MDULO 2 MICROSOFT ACCESS

CURSO PROFISSIONAL DE TCNICO DE MULTIMDIA TECNOLOGIAS DA INFORMAO E COMUNICAO 2008/2009

RESUMO PRTICO
ACCESS 2003
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M2 - MICROSOFT ACCESS
CURSO PROFISSIONAL DE TCNICO DE MULTIMDIA TECNOLOGIAS DA INFORMAO E COMUNICAO - 2008/2009

RESUMO PRTICO - ACCESS 2003

Sumrio
1- Abrir o programa Microsoft Access: ....................................................................................................4 2 Abrir uma base de dados j existente, para consulta: .........................................................................4 3 Criar um novo ficheiro........................................................................................................................4 3.1 Criar a estrutura do novo ficheiro: ...............................................................................................5 3.2 Gravar a estrutura do novo ficheiro .............................................................................................6 3.3 Introduo de dados e criao de novos registos (fichas)............................................................7 3.4- Alteraes estrutura ....................................................................................................................7 4 Verificar o contedo de uma base de dados em formato tabela: ........................................................8 4.1 Verificar os dados da tabela:.........................................................................................................8 4.2 Fixar uma coluna de dados: ..........................................................................................................8 4.3 Ocultar campos menos importantes: ............................................................................................9 4.4 Visualizar/ ocultar campos atravs da lista de campos:...............................................................9 4.5 Ordenao (indexao) dos dados para facilitar a consulta:......................................................10 4.6 Localizar rapidamente uma ficha:..............................................................................................11 5 - Seleccionar informao com base em filtros:....................................................................................12 5.1 Estabelecer uma condio de filtragem com base num exemplo (seleco): ............................12 5.2 Estabelecer uma condio de filtragem com base num formulrio: ..........................................12 5.3 Estabelecer uma expresso de filtragem com mais de uma condio em simultneo: ..............13 5.4 Estabelecer uma expresso de filtragem com condies em alternativa: ..................................14 5.5 Estabelecer uma expresso de filtragem com condies mltiplas (de texto e numricas): .....15 6- Estabelecer um campo relacional entre as tabelas Livros e Leitores .................................................18 6.1 - Criar o campo relacional na tabela Livros..................................................................................18 6.2 Estabelecer os relacionamentos .................................................................................................18 7 Criar listagens de dados para consulta ou impresso, usando o Assistente de Consultas ................20 7.1 Criar uma Consulta ....................................................................................................................20 7.2 Alterar uma Consulta simples adicionando uma filtragem........................................................21 7.3 Imprimir uma Consulta ..............................................................................................................22 7.4 Enviar uma Consulta para o Microsoft Word ............................................................................22 8.1 - Para abrir um formato de apresentao j construdo: ...............................................................22 8.2 Criar um formato de apresentao (Novo Formulrio)..............................................................23 8.3 Alterar o formato de apresentao (Estrutura do Formulrio)...................................................24 8.4 Introduo de novos campos no formulrio de apresentao ....................................................26 8.5 Campos de imagem criar o campo; alterar o formato; importar as imagens ..........................26 8.5.1 Criar o campo de imagem .......................................................................................................26 9 Criar formulrios com tabelas relacionais ........................................................................................27 9.1 Criar o formulrio para a tabela Leitores usando o Assistente de Formulrios.........................27 9.2 Criar um sub-formulrio Livros Requisitados no formulrio Fichas dos Leitores.............28 9.3 Introduzir campos calculados no formulrio de apresentao...................................................29 9.4 Introduzir Grupos de Opo no formulrio: ..............................................................................31 9.4.1 Criar o campo para armazenar a opo escolhida, no grupo ..................................................31 9.5 Criar um grupo de opo no formulrio.....................................................................................31 10 Criar um relatrio com o Assistente de Relatrios .........................................................................32

1- Abrir o programa Microsoft Access:

Escolha no menu Iniciar, Todos os

programas, a aplicao Microsoft Access Ou

Localize na rea de trabalho o cone Microsoft Access e abra o programa com um duplo click

2 Abrir uma base de dados j existente, para consulta:

Seleccione no menu Ficheiro a opo

Abrir.... Dentro da Pasta Os meus documentos localize a pasta Bases de Dados e escolha o ficheiro ALIMENTOS Nota. Caso j tenha utilizado a base de dados pelo menos uma vez, ela passa a estar disponvel na listagem do painel lateral do lado direito onde pode ser obtida tambm na opo Mais Ficheiros

3 Criar um novo ficheiro

- Feche a base de dados que estava a utilizar (menu Ficheiro, opo Fechar), antes de iniciar a
construo de um novo ficheiro.

Para criar um novo ficheiro, seleccione no menu Ficheiro, a opo Novo Na janela seguinte, seleccione Base de dados vazia na listagem da direita.

Verifique se est na directoria Bases de dados, atribua um nome ao ficheiro da nova base de
dados, neste caso Livros e termine com um click no boto Criar.
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 Confirme que na opo Tabelas se encontra seleccionada a opo Criar tabela na vista de
estrutura e escolha o cone Abrir

3.1Criaraestruturadonovoficheiro:

Adicione os campos um a um, escrevendo o Nome do campo, escolhendo o Tipo de Dados da

lista disponvel no menu descendente e, se necessrio, alterando as propriedades do campo criado, como por exemplo o tamanho dos campos de texto (ver imagens seguintes)

Na parte inferior da janela que se reproduz, podem definir-se as Propriedades do campo:

- Num campo de texto pode definir-se, por exemplo, o Tamanho do Campo, isto , o nmero de caracteres que se pode escrever nesse campo. - O parmetro Necessrio permite definir se o campo de preenchimento obrigatrio ou no. O parmetro Indexado define se o campo utilizado para indexao, isto , ordenao alfabtica da tabela; se a opo for Sim pode ainda definir se permitida a introduo de fichas com informao idntica nesse campo ou no

Nota. Se pretender obter informaes mais pormenorizadas sobre as diferentes propriedades de um campo deve colocar o cursor na linha que define essa propriedade e recorrer, se necessrio, tecla F1 para obter ajuda Para alterar as propriedades de um campo coloque o cursor na linha da tabela de estrutura que contm o nome do campo. 3.2Gravaraestruturadonovoficheiro

Para gravar a estrutura do ficheiro que criou escolha no menu Ficheiro aopo Guardar comoou
o cone da disquete na barra de ferramentas. - Apague o nome Tabela 1 e escreva o nome que pretende dar tabela de dados que criou. Neste caso atribua o nome Biblioteca Pessoal:

- Responda No na mensagem seguinte.

Nota. Esta mensagem permite criar um campo numrico, uma chave primria, que numera automaticamente as fichas medida que vo sendo criadas. Neste exemplo no necessrio mas pode ser til noutras situaes.

3.3Introduodedadosecriaodenovosregistos(fichas) - Depois de definida a estrutura da base de dados segue-se a introduo de dados. Para isso pode fechar a janela da estrutura e abrir a tabela que criou. Em alternativa pode usar o cone para visualizar a tabela que criou.

Para introduzir novos dados basta escrev-los na tabela. A primeira vez que abre a tabela o cursor
encontra-se colocado na clula correspondente ao primeiro campo. Para facilitar o preenchimento e tornar os dados mais legveis pode alargar-se as colunas disponveis para cada campo. Nota. O alargamento das colunas tem um efeito apenas visual j que as definies do campo com o nmero de caracteres definidos na estrutura, continuam em vigor.

- Introduza algumas fichas sua escolha ou baseadas no exemplo. - Utilize a tecla de Tabulao para mudar de campo. Aps preencher o ltimo campo de uma ficha, a mesma tecla permite-lhe mudar para uma nova ficha. Cada vez que muda de linha a ficha gravada. 3.4Alteraesestrutura medida que vai introduzindo os dados pode constatar ser necessrio efectuar alteraes estrutura. Por exemplo, pode ser necessrio alterar o nmero de caracteres num determinado campo ou o formato num campo numrico ou mesmo introduzir um novo campo. Pode ento mudar para o modo de definio da estrutura para fazer alteraes Ex: Acrescentar um novo campo com o preo do livro:

- Escolha o cone de definio da estrutura - Acrescente um novo campo, Preo e escolha o Tipo de dados Moeda. Pode ainda definir nas propriedades do campo a opo Formatar Euro. - Escolha o cone de visualizao da tabela tabela de dados. para sair da estrutura e regressar

Grave as alteraes que efectuou. Escolha Sim na caixa de dilogo que surge no ecr.

Observaes: - Tenha ateno s alteraes de propriedades de um campo que j contm dados.

.- No se podem anular alteraes a dados que resultem de uma alterao propriedade Tamanho do campo depois de guardar essas alteraes no modo estrutura da tabela. - Por exemplo, se diminuir o tamanho do campo num campo de texto os dados que ultrapassem a nova definio so rejeitados. Se os dados num campo do tipo Nmero no se ajustarem nova definio pode acontecer que, por exemplo, todos os nmeros que eram decimais passem a ser arredondados para o inteiro mais prximo (isto pode acontecer quando passa de um tamanho do campo Simples para Nmero inteiro).

4 Verificar o contedo de uma base de dados em formato tabela:

Seleccione Tabela de Alimentos e a opo Abrir

4.1Verificarosdadosdatabela:

- Utilize as setas do elevador vertical para consultar os diferentes alimentos. - Utilize as setas elevador horizontal para consultar os diferentes campos de informao disponveis para cada alimento. - Em alternativa, utilize as setas de mudana de ficha para mudar de registo.

- As setas - A seta

permitem ir rapidamente para o primeiro ou para o ltimo registo da tabela. insere o cursor num novo registo aps o ltimo existente.

4.2Fixarumacolunadedados:

- Para evitar que se perca a relao entre o campo Nome do Alimento e os restantes, pode fixar-se a coluna de forma a impedir a sua movimentao quando se faz a consulta horizontal da tabela

Para fixar a coluna do campo Nome do Alimento:

- Seleccione com o rato a coluna Nome do Alimento e, em seguida, escolha no menu Formatar a opo Fixar Colunas. Nota. Em alternativa, pode obter um menu semelhante usando o boto da direita do rato sobre o ttulo da coluna que pretende fixar. -Utilize as setas do elevador horizontal para consultar os diferentes campos de informao de cada alimento e verifique que a coluna Nome do Alimento se mantm fixa permitindo a consulta horizontal da informao sem perda da referncia ao alimento em causa.

Quando quiser voltar situao normal, use a opo Libertar todas as colunas no menu
Formatar. 4.3Ocultarcamposmenosimportantes: - Para facilitar a consulta, possvel ocultar campos que no sejam relevantes num determinado momento.

Para ocultar as colunas dos campos no relevantes:

- Seleccione, usando o rato, a(s) coluna(s) a ocultar e, em seguida, escolha no menu Formatar a opo Ocultar Colunas. Experimente, por exemplo, seleccionar as colunas referentes energia das Protenas, Glcidos e Lpidos - Como alternativa pode fazer um click com o boto da direita do rato sobre o ttulo da coluna a ocultar e, em seguida escolher a opo Ocultar Colunas. Nota. possvel seleccionar vrias colunas e ocult-las simultaneamente. Para seleccionar simultaneamente vrias colunas contguas, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica com o rato no ttulo das colunas que pretende. 4.4Visualizar/ocultarcamposatravsdalistadecampos: - Para voltar a visualizar os campos que ocultou na actividade anterior:



- Seleccione no menu Formatar a opo Mostrar colunas... - Na caixa de dilogo seguinte (ver imagem ao lado) pode: - visualizar ou ocultar qualquer campo.

- Escolha da lista os campos que pretende visualizar ou ocultar e termine escolhendo a caixa Fechar. 4.5Ordenao(indexao)dosdadosparafacilitara consulta: - Para encontrar rapidamente um registo (uma ficha) por vezes til ordenar alfabeticamente os dados de um determinado campo ou ordenar por ordem crescente ou decrescente os dados dos campos numricos. Nota. Antes de iniciar esta actividade, fixe (ver 3.2) as colunas dos campos Nome do Alimento e Grupo Alimentar

Para ordenar os alimentos pelo seu valor crescente em Protenas. - Seleccione a coluna ou coloque o cursor no campo que pretende ordenar.

- Neste exemplo, seleccione ou coloque o cursor na coluna Protenas - Em seguida, seleccione o cone - Verifique que toda a tabela ficou ordenda pelo campo Protenas, isto , os alimentos ficaram ordenados pelo valor crescente em protenas.

- Para ordenar os alimentos pelo seu Grupo Alimentar

- Seleccione a coluna ou coloque o cursor no campo que pretende ordenar

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- Neste exemplo, seleccione ou coloque o cursor no campo Grupo Alimentar - Seleccione o cone

- Verifique que toda a tabela ficou agora ordenada pelo campo Grupo Alimentar

Volte a ordenar a tabela pelo campo Nome do Alimento

. 4.6Localizarrapidamenteumaficha: - Para encontrar rapidamente um registo (ficha) a partir de uma determinada expresso num determinado campo

- Para encontrar um determinado alimento, seleccione ou coloque o cursor no campo onde vai efectuar a busca, neste caso o campo Nome do Alimento. Em seguida, seleccione o cone Localizar -

- Escreva o nome do alimento que pretende encontrar, por exemplo Mel. - Escolha a caixa Localizar seguinte para encontrar o registo deste alimento. - Para terminar tem de fechar a janela Localizar e Substituir.

- Efectue outras buscas repetindo o procedimento descrito, mas tenha em ateno o seguinte:
- A palavra que procura pode no ser a nica escrita no campo e por isso pode ter de usar a opo Qualquer parte do campo:

Ex: Se procurar a palavra Acar a busca falha pois s existe Acar branco e no apenas Acar. preciso por isso seleccionar a opo Coincidir: Qualquer parte do campo. Nota. As pesquisas podem tambm falhar se no se seleccionar primeiro a coluna correspondente ao campo que se pretende. Por exemplo, se pretender pesquisar o alimento Presunto com o cursor colocdo no campo Protenas(g) surge a seguinte mensagem:

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- Para resolver o problema seleccione na opo Procurar em: Tabela de Alimentos: Tabela 5 - Seleccionar informao com base em filtros: - Para facilitar a consulta, possvel seleccionar informao, com base em expresses de filtragem que procuram determinadas ocorrncias nos dados e separam as fichas que obedecem s condies pr-estabelecidas. 5.1Estabelecerumacondiodefiltragemcombasenumexemplo(seleco):

Antes de iniciar a filtragem, seleccione uma ocorrncia idntica que pretende pesquisar
(filtrar) - Ex: Seleccione a expresso 4- Farinceos no campo Grupo Alimentar. Em seguida escolha o cone Filtrar por seleco (veja imagem seguinte)

Ao fazer a filtragem foram seleccionados e separados todos os registos (fichas) em que a expresso seleccionada existia

- Para desactivar .a filtragem e voltar a consultar todas as fichas escolha o cone Remover Filtro:

5.2Estabelecerumacondiodefiltragemcombasenumformulrio:

- Para iniciar a filtragem escolha o cone

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- Na caixa de dilogo que surge: - Apague a expresso 4-Farinceos da coluna Grupo Alimentar e quaisquer outras expresses que possam existir no formulrio. Use a tecla Delete. Nota. Se no apagar estas expresses elas sero usadas como condies de filtragem.

- Coloque o cursor no campo Protenas (g) com um click do rato e escreva a expresso >20

- Esta expresso vai seleccionar apenas os alimentos que possuam no campo Protenas um valor superior a 20. - Para aplicar a filtragem, seleccione o cone - Verifique na ltima linha da tabela que o filtro seleccionou apenas as fichas dos alimentos que esto de acordo com a expresso de filtragem. Pode confirmar o resultado atravs dos dados da coluna Protenas (g):

Para desactivar .a filtragem e voltar a consultar todas as fichas escolha o cone Remover
Filtro: 5.3Estabelecerumaexpresso condioemsimultneo: defiltragemcommaisdeuma

- Para iniciar a operao de filtragem escolha o cone

- Na caixa de dilogo seguinte: - Coloque o cursor no campo Lpidos (g) com um click do rato e escreva a expresso >30 - No apague a expresso Protenas (g) >20 - Esta expresso vai permitir seleccionar apenas os alimentos que possuam no campo Protenas (g) um valor superior a 20 e, simultaneamente, um valor superior a 30 no campo Lpidos (g).

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- Para aplicar a expresso de filtragem, seleccione o cone na barra de cones superior. - Verifique na ltima linha da tabela que o filtro seleccionou apenas as fichas da tabela que esto de acordo com a expresso de filtragem.

No se esquea de desactivar .a filtragem antes de iniciar uma nova consulta. - Escolha o cone Remover Filtro:

- Constate que passou a poder consultar novamente todas as fichas da base de dados ALIMENTOS. 5.4Estabelecerumaexpressodefiltragemcomcondiesemalternativa:

- Para iniciar a operao de filtragem escolha o cone - Para remover toda a expresso da filtragem anterior, escolha na caixa de filtragem,
o cone Limpar grelha

- Volte a escrever a expresso >20 no campo Protenas (g)

- Escolha o separador Ou na ltima linha da janela de filtragem

- Escreva no campo Lpidos (g) a expresso >30. - A expresso de filtragem ser: Protenas (g) >20 OU Lpidos (g) >30

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Esta expresso permite seleccionar os alimentos que possuam no campo Protenas um valor superior a 20 ou, em alternativa, um valor superior a 30 no campo Lpidos. - Para aplicar a expresso de filtragem seleccione o cone superior. - Verifique que o filtro seleccionou apenas as fichas da tabela que verificam a condio de filtragem, num total de 24 registos. Confirme que a filtragem est correcta observando os valores que aparecem nas colunas Protenas (g) e Lpidos (g). na barra de cones

Para desactivar a filtragem e voltar a consultar todas as fichas escolha o cone Remover
filtro. 5.5Estabelecerumaexpressodefiltragemcomcondiesmltiplas(detextoe numricas):

- Para iniciar uma nova filtragem, escolha o cone No se esquea de usar o cone Limpar Grelha para remover toda a expresso da filtragem anterior - Na caixa de filtragem, escolha no menu descendente do campo Grupo Alimentar a expresso 1-Lacticnios

- Introduza as restantes condies de filtragem: Protenas (g) >15 E Lpidos (g) >20 - Para executar a filtragem, seleccione o cone Aplicar Filtro cones superior. na barra de

- Verifique na ltima linha da tabela que o filtro seleccionou apenas as fichas da tabela que esto de acordo com a expresso de filtragem, num total de 4 registos.

Nota. Se pretender executar uma filtragem que implique usar uma condio mltipla no mesmo campo pode escrever toda a expresso na clula correspondente. Por exemplo, para obter os alimentos do grupo alimentar 1- Lacticnios com um valor em lpidos que se situe entre 10 e

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30 deve preencher a caixa de filtragem de acordo com a figura seguinte, ou seja a expresso no campo Lpidos (g) ser >10 E <30

- Verifique a obteno de 3 registos correspondentes s condies estabelecidas.

Para desactivar a filtragem e voltar a consultar todas as fichas escolha o cone Remover Filtro.

5.6 Estabelecer uma expresso de filtragem em campos de texto, recorrendo ao uso de asteriscos: Abra a base de dados Peixes e, em seguida, a tabela PEIXES: - Realize uma breve consulta tabela e fixe as colunas Nome Vulgar, Origem e Comportamento (ver act. 3.2) - Construa a seguinte expresso de filtragem por formulrio: Origem Amrica do Sul E Comportamento agressivo - Nota. Pode escolher a expresso Amrica do Sul a partir do menu descendente do campo Origem. A palavra agressivo deve escrev-la no espao em branco da coluna Comportamento - Verifique que a filtragem falha pois no campo Comportamento a expresso agressivo nunca aparece isolada. Neste caso necessrio utilizar astericos para isolar a expresso desejada.

Altere a expresso de filtragem introduzindo no campo Comportamento a expresso agressivo entre asteriscos - *agressivo*

Verifique, aplicando a filtragem, que apenas se obtem um registo.

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Altere a expresso de filtragem colocando no campo Origem a expresso Amrica do Sul entre asteriscos - *Amrica do Sul* - Verifique que esta expresso de filtragem permite seleccionar 4 registos.

- A utilizao dos asteriscos permitiu isolar as expresses desejadas onde quer que estas se encontrassem no campo de pesquisa. (alargue as colunas de forma a visualizar melhor os dados).

- Repita a filtragem mas utilize as condies anteriores em alternativa (deve obter 30 registos): Origem *Amrica do Sul* OU Comportamento *agressivo* Faa uma nova filtragem desta vez com condies mltiplas simultneas Origem *Amrica do Sul* E Comportamento *bom* OU Origem *ndia* E Comportamento *bom*

OU Origem *Brasil* E Comportamento *satisfatrio*

Resultado: 5 registos

Limpe a grelha da filtragem anterior e tente outra filtragem mltipla: Origem *Amrica do Sul* E Tamanho at (cm) >=25 OU Origem *ndia* E Tamanho at (cm) >=14

OU Origem *Tailndia* E Tamanho at (cm) >=20 Resultado: 6 registos

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Experimente outras operaes de filtragem noutros campos. - Sugestes: - Nunca inicie filtragens em determinado campo sem ter feito uma pequena consulta para ter uma ideia do seu contedo. - Comece sempre com filtragens abrangentes e v restringindo o mbito das mesmas para limitar o nmero de fichas encontradas. - Utilize abreviaturas e asteriscos para poder ter mais possibilidades de encontrar as ocorrncias que procura.

6- Estabelecer um campo relacional entre as tabelas Livros e Leitores

Abra a estrutura da tabela Livros

6.1CriarocamporelacionalnatabelaLivros

- Crie na estrutura da tabela Livros um novo campo com o nome Nmero de leitor, do tipo
Nmero, com as propriedades Inteiro Longo e Indexado Sim (Duplicao autorizada) - Grave a alterao estrutura e feche a janela. 6.2Estabelecerosrelacionamentos

No menu Ferramentas, escolha a opo Relaes

- Adicione as trs tabelas Actividades, Leitores e Livros e, quando tiver terminado, escolha Fechar.

Estabelea os seguintes relacionamentos:

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Arraste o campo Actividades da tabela Actividades para o campo Actividade da tabela Leitores. Esta operao cria um relacionamento entre os referidos campos nas duas tabelas.

- Escolha a opo Impor integridade referencial. Neste caso podem ser activadas um conjunto de regras que visam preservar as relaes entre as tabelas, nomeadamente: - Propagar actualizao dos campos relacionados quando se realizam alteraes na tabela primria, os valores correspondentes nas tabelas com ela relacionadas so tambm alterados. - Propagar eliminao dos registos relacionados apagar um registo na tabela primria implica apagar todos os registos com ele relacionados que existam em outras tabelas.

Escolha Criar para estabelecer a relao. Arraste o campo Nmero do Leitor da tabela Leitores para o campo Nmero do leitor na tabela
Livros. - Escolha Criar (no escolha Impor integridade referencial neste caso).

- Para completar este exemplo, abra a tabela Livros e preencha o campo Nmero do Leitor para todos os livros que existem na base de dados. No se esquea que deve usar um nmero de leitor que conste da tabela Leitores. Alm disso, um leitor pode ter requisitado vrios livros, pelo que pode aparecer o mesmo nmero de leitor para vrios livros. Verifique os efeitos, na tabela Leitores, do preenchimento que efectuou. Exemplo:

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Nota. Se durante o processo de construo de relaes entre tabelas tiver necessidade de apagar alguma relao, basta abrir a janela de relaes (menu Ferramentas, opo Relaes), seleccionar a linha que determina a relao e usar a tecla Delete para apagar. Se pretender apagar uma tabela deve proceder da mesma forma. - As relaes entre tabelas podem assumir outras formas, nomeadamente: - um-para-um, quando para cada registo de uma tabela corresponde um nico registo na tabela que com ela se relaciona; - muitos-para-muitos, quando para vrios registos de uma tabela existem muitos outros registos na outra tabela. Neste caso necessrio decompor esta situao em vrias relaes do tipo um-para muitos. importante realar que o campo relacionado deve ter, sempre que possvel, o mesmo nome e o mesmo tipo em ambas as tabelas. Se for necessrio estabelecer relaes entre os campos de forma manual, arrasta-se o campo de uma tabela para o seu campo relacionado na outra tabela. tambm possvel remover relaes, seleccionando-as e usando a tecla Delete.

7 Criar listagens de dados para consulta ou impresso, usando o Assistente de Consultas Uma consulta uma forma de analisar a informao nas tabelas da base de dados, de forma a obter um conjunto filtrado de informao. A alterao dos dados na consulta implica a sua imediata alterao nas tabela(s) a que est associada. - O Assistente de Consultas permite a escolha de uma ou mais tabelas de dados para incluir na consulta, a escolha dos campos a listar e a criao de uma expresso de filtragem. - possvel escolher o ecr ou a impressora para visualizar ou imprimir a listagem de dados produzida pela expresso de filtragem. - As consultas podem ser gravadas e quando, posteriori, se voltam a abrir, so automaticamente executadas com base nos dados actualizados. 7.1CriarumaConsulta

Feche o ficheiro que estava a utilizar e abra o ficheiro PEIXES. Na janela da base de dados, escolha a opo Consultas, Criar uma consulta usando o assistente e a caixa Novo.

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- Escolha a opo Assistente de Consultas Simples e faa OK.

- Escolha os campos que pretende adicionar Consulta. Neste exemplo, escolha Nome Vulgar, Nome Cientfico, Origem, Tamanho at (cm) e Preo Pblico.

- Escolha a caixa Seguinte. - No ecr seguinte, mantenha a seleco em Detalhe e escolha Seguinte. - No ltimo ecr, escolha um nome para a consulta, ou mantenha o nome sugerido e escolha Concluir. A consulta pedida surgir numa janela no ecr. 7.2AlterarumaConsultasimplesadicionandoumafiltragem - Escolha o cone de definio da estrutura janela. da consulta, no canto superior esquerdo da

- Na janela seguinte, possvel alterar a consulta adicionando expresses de filtragem e condies vrias:

- Adicione as expresses de filtragem Origem *Amrica do Sul* e Tamanho >9. - Na linha Ordenao pode definir qual o campo que deseja para ordenar a consulta.

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 - Mande executar a consulta, escolhendo o cone Executar - Grave a nova consulta com outro nome. Escolha no menu Ficheiro a opo Guardar como
- Utilize, por exemplo, o nome Peixes Amrica do Sul>9cm e termine com OK.

7.3ImprimirumaConsulta

- Para imprimir uma consulta, seleccione a consulta construda previamente e escolha o cone de
pr-visualizao da impresso. - Utilize o zoom para observar a pgina a imprimir. Se pretender imprimir, escolha o cone da impressora na barra de ferramentas ou a opo Imprimir no menu Ficheiro. 7.4EnviarumaConsultaparaoMicrosoftWord

- Para enviar uma consulta para o Word, basta seleccion-la com um click e escolher na barra de ferramentas o cone Publicar com o Microsoft Word.

Neste exemplo, a consulta Peixes Amrica do Sul>9cm ser enviada para o Word onde podem ser feitas as alteraes desejadas, uma vez que a consulta exportada como uma tabela do Word. 8 Utilizar um formato de apresentao de dados (Formulrio) - Um formato de apresentao (Formulrio) permite a consulta dos dados de uma forma mais organizada devido possibilidade de uma disposio adequada e simultnea de todos os campos. 8.1Paraabrirumformatodeapresentaojconstrudo: - Feche a tabela que estava a consultar. Na janela de Base de Dados escolha na lista dos Objectos a opo Formul (Formulrios)

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- Escolha o formulrio peixes2 e o cone Abrir - Esta operao abre o formulrio da base de dados Peixes.

- Consulte o formato de apresentao, usando as setas situadas na base de cada ficha para ir visualizando cada um dos registos. 8.2Criarumformatodeapresentao(NovoFormulrio)

Para criar um formato de apresentao para a tabela de dados Biblioteca Pessoal: - Escolha o separador Formulrios (Formul) na janela da Base de Dados (se necessrio feche a tabela de dados Biblioteca Pessoal). - Escolha o cone Novo

Na janela Novo Formulrio, escolha da lista de formulrios automticos, a opo Colunas.

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- Seleccione com o rato a tabela a utilizar. Neste exemplo, Biblioteca Pessoal

- criado um novo formato de apresentao que pode ser utilizado de imediato para consulta, introduo de novos dados, filtragens, etc.

Nota. Use a opo Guardar comodo menu Ficheiro para gravar o formulrio que criou. D-lhe o nome Fichas de Biblioteca. 8.3Alteraroformatodeapresentao(EstruturadoFormulrio)

Para alterar o formato de apresentao que criou:

- Escolha o cone de Desenho do Formulrio - Surge no ecr uma janela de edio do formato. Use o rato para ampliar a zona de trabalho disponvel.

- Utilizando as ferramentas de edio do formato de apresentao possvel, alterar o formato (posio dos campos, espao para os dados, tamanho do texto, cores) de modo a melhorar a legibilidade dos dados.

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- Se necessrio, escolha o cone Caixa de ferramentas edio do formato de apresentao.

para abrir a janela de ferramentas de

8.3.1 Para movimentar os campos de um local para outro seleccione o campo com um click do rato. Coloque o cursor (seta) na extremidade do campo a movimentar at que surja a imagem de uma mo. Mantendo pressionado o boto do rato, arraste o campo para uma nova posio. 8.3.2 Para movimentar o nome do campo independentemente do espao para os dados, seleccione o campo que pretende movimentar. Coloque o cursor sobre o pequeno quadrado negro que surge no canto superior esquerdo do campo seleccionado at que surja a imagem da mo com o dedo indicador a apontar.

Pode agora movimentar o nome do campo para a sua nova posio 8.3.3 Para ampliar a zona de dados de um campo, seleccione com um click a zona de dados de um campo. Quando aproxima o cursor do rato dos limites do rectngulo seleccionado, surgem pequenas setas a negro que podem ser utilizadas para ampliar ou diminuir a zona de dados. 8.3.4 Para melhorar a aparncia do formulrio podem usar-se as opes de alinhamento disponveis no menu formatar. - Seleccione todos os campos do formulrio. Para isso escolha no menu Editar a opo Seleccionar tudo. - No menu Formatar escolha Alinhar e experimente uma das opes possveis.

8.3.5 Pode ainda efectuar muitas outras alteraes ao formulrio, como, por exemplo, alargar o cabealho e inserir um ttulo (use o cone Aa da caixa de ferramentas); - alterar cores da linha/dos limites, das letras, do fundo/preenchimento; - inserir efeitos especiais; - alterar a largura de linhas; -inserir uma imagem menu Inserir, opo Imagem

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8.3.6 Quando terminar as alteraes grave o formato (cone Guardar) e use o cone consultar o formulrio. 8.4Introduodenovoscamposnoformulriodeapresentao

para

- Um dos problemas frequentes na construo de bases de dados a no actualizao automtica do formulrio de apresentao. Assim, sempre que se acrescenta novos campos estrutura de uma tabela de dados, estes no aparecem no formato de apresentao.

- Acrescente um novo campo estrutura da tabela que criou na actividade anterior. (Tabela,
Estrutura) e, em seguida, grave e feche a tabela que alterou.

Para acrescentar campos novos a um formulrio j existente proceda do seguinte modo:

- Abra o formulrio que pretende alterar e verifique que o novo campo no apresentado automaticamente.

Seleccione o cone de desenho do formulrio Escolha o cone - Lista de campos

Seleccione o campo que pretende acrescentar ao formulrio e arraste-o da lista para o local pretendido no formulrio de presentao. - Se necessrio, ajuste a posio e as dimenses do campo na pgina.

Grave as alteraes ao formulrio.

8.5Camposdeimagemcriarocampo;alteraroformato;importarasimagens 8.5.1Criarocampodeimagem - Efectue a alterao estrutura da sua tabela (Tabela Estrutura), introduzindo o novo campo com o nome Imagem e escolhendo o tipo de dados -Objecto OLE. - Grave a nova estrutura. Exemplo:

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8.5.2Introduzirereposicionaronovocamponoformatodeapresentao - Proceda como na atividade 8 e introduza o novo campo no formato de apresentao. Reposicione o campo e ajuste-o s dimenses necessrias para aceitar as imagens. Grave. Exemplo:

8.5.3Importarimagenseassocilasacadaumadasfichas Nota. As imagens devem ser previamente criadas (por exemplo com o scanner) ou obtidas na Internet e devem estar gravadas no disco rgido. - Abra o formato que alterou em 9.2 e coloque-se na primeira ficha. - Seleccione com um click do boto da direita do rato, o espao do campo Imagem. - Escolha, no menu descendente, a opo Inserir Objecto. - Na janela seguinte escolha a opo Criar de Ficheiro. - Escolha o boto Procurar e procure no disco rgido (pasta - As minhas imagens), a imagem que pretende incluir na ficha. Termine escolhendo OK. A imagem ficar associada ao campo Imagem desta ficha. - Repita o procedimento para as outras fichas, associando uma imagem a cada ficha.

9 Criar formulrios com tabelas relacionais - Com a base de dados Biblioteca Escolar aberta, crie um novo formulrio que integre todas as tabelas relacionais para permitir a consulta dos livros requisitados por cada um dos leitores.

9.1CriaroformulrioparaatabelaLeitoresusandooAssistentedeFormulrios

- No separador de Formulrios escolha Criar formulrio utilizando o assistente e a opo Novo (se necessrio reveja a actividade 7.1, p.18)

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Escolha Assistente de Formulrios e a tabela Leitores

- Escolha os campos a incluir no formulrio. Neste exemplo seleccione todos os campos. - No ecr seguinte escolha Colunas. - No ecr seguinte escolha o estilo a aplicar ao formulrio, por exemplo, o estilo Pintura Sumi. - No ecr final, atribua um nome ao formulrio, por exemplo, Fichas dos Leitores e escolha Concluir. 9.2CriarumsubformulrioLivrosRequisitadosnoformulrioFichasdosLeitores

- Abra a estrutura do formulrio Fichas dos leitores (se necessrio, veja a actividade 7.2) - Redimensione o espao reservado apresentao dos dados de modo a que este ocupe todo o ecr. - Escolha a ferramenta de criao de um Sub-formulrio. - Desloque o rato para um espao amplo da zona de dados do formulrio e arrastando crie uma zona rectangular que ficar reservada para o sub-formulrio Livros Requisitados: - Na janela Assistente de Subformulriosque surge no ecr, mantenha seleccionada a opo Utilizar tabelas e consultas existentes e escolha Seguinte. - No ecr seguinte escolha a tabela a incluir no sub-formulrio, neste caso a tabela Livros, e seleccione todos os campos da tabela.

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- No ecr seguinte, mantenha seleccionadas as opes que o programa apresenta, isto , Mostrar Livros para cada registo em Leitores usando Nmero do Leitor e escolha Seguinte. - No ecr final, altere o nome do sub-formulrio para Livros requisitados e escolha Concluir. - Se necessrio, reposicione e redimensione o sub-formulrio. - Grave as alteraes ao formulrio Fichas dos Leitores.

9.3Introduzircamposcalculadosnoformulriodeapresentao Dados que resultem de operaes matemticas no devem ser armazenados em campos estticos da tabela. O principal problema reside na no actualizao automtica desses valores no caso de terem sido calculados com base em datas. Por exemplo, se pretendermos calcular a idade dos leitores, o campo idade deve ser definido como um campo calculado no formato, usando o campo da data de nascimento do leitor. Isto permite a sua actualizao sempre que o formato for consultado.

Acrescente, na estrutura da tabela Leitores (base de dados Biblioteca Escolar), um novo campo
para armazenar a Data de Nascimento do leitor (reveja actv. 6.4, p.17.)

Preencha o novo campo Data de Nascimento com datas para todos os leitores da sua tabela.
Nota. O preenchimento deste campo feito introduzindo 2 dgitos para dia-ms-ano separados por (-), independentemente do formato que escolheu nas propriedades do campo (ex: 12-03-77).

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 Acrescente o novo campo Data de Nascimento ao formulrio Fichas dos Leitores. Se necessrio,
reveja a actividade 8, p.21.

Mantenha aberto, em modo desenho da estrutura, o formulrio Fichas dos Leitores. Insira uma
Caixa de texto. Esta vai permitir definir a expresso de clculo para a idade do leitor: - Escolha o boto Caixa de texto no menu das Ferramentas. - Faa um clique no local do formulrio onde pretende colocar o clculo da idade. - Surge uma Caixa de Texto Independente

Mantendo o campo Texto Independente seleccionado, escolha o cone Propriedades

barra de ferramentas superior.

na

- Na janela de Propriedades do campo, escolha Dados e, na linha Origem do Controlo, escolha o . smbolo

Na janela seguinte Construtor de Expresses, construa a expresso de clculo para a idade do

leitor: =Int((Agora()-[Data de Nascimento])/365)

Esta expresso ir calcular o valor inteiro, em anos, da diferena entre a data actual e a data de nascimento. Se omitir a diviso por 365, a idade surgir em dias. Tenha ateno ao nmero de parntesis curvos de que necessita e utilizao de parntesis rectos no nome do campo Data de Nascimento. Nota. Em vez de escrever a expresso de clculo, pode seleccionar cada elemento escolhendo-o na pasta respectiva e seleccionando-o com um duplo-click. Este procedimento pode ajud-lo a evitar erros de escrita da expresso. Os elementos necessrios a esta expresso particular seleccionam-se a partir da seguinte localizao: Int Agora() Data Nascimento (Funes, subdirectoria Funes Incorporadas, Matemtica) (Expresses Comuns, Data/Hora Actual) (Tabelas, subdirectoria Leitores, Data de nascimento).

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 Complete a alterao da estrutura, alterando o rtulo da caixa de texto para Idade. Consulte o formulrio e verifique se o campo calculado est a funcionar correctamente.
9.4IntroduzirGruposdeOponoformulrio: Um grupo de opo facilita o preenchimento de dados no formulrio, permitindo que o utilizador indique a sua opo atravs de um click do rato ou colocando um x numa caixa de opo, em vez de digitar determinado conjunto de caracteres no prenchimento de dados de um campo. 9.4.1Criarocampoparaarmazenaraopoescolhida,nogrupo - Efectue a alterao estrutura da sua tabela Leitores, introduzindo o novo campo Categoria e escolhendo o tipo de dados Texto. - Grave e feche a nova estrutura. 9.5Criarumgrupodeoponoformulrio

Abra o formulrio Ficha dos Leitores em modo estrutura (Formulrios, Estrutura)

- Escolha o cone Grupo de Opes, na Caixa de Ferramentas. - Faa um click no local do formulrio onde pretende colocar o grupo de opo (neste exemplo, direita dos dados do leitor).

- Constate que surge no ecr o Assistente de Grupo de Opes.

- No primeiro ecr, escreva as opes pretendidas para os nomes das etiquetas. Neste caso, Scio Vitalcio, Scio Efectivo e No Scio. Escolha, Seguinte.

- No segundo ecr, indique que, neste exemplo, no pretende uma predefinio e escolha, Seguinte.

- No terceiro ecr, mantenha as opes estabelecidas e escolha Seguinte. - No quarto ecr, indique que pretende guardar o valor do dado no campo Categoria.

- No quinto ecr, escolha o tipo e o estilo de controlo que quer utilizar no Grupo de Opo.

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- Por ltimo, escreva uma legenda para o Grupo, por exemplo Categoria e escolha Concluir. - Se necessrio, ajuste a posio do grupo de opo de modo a conseguir uma aparncia mais adequada. - Grave o formulrio e consulte-o, testando o grupo de opo que criou.

10 Criar um relatrio com o Assistente de Relatrios Um relatrio a forma normalmente utilizada para apresentar um conjunto de informao da base de dados, sob a forma de um documento impresso. O relatrio permite produzir uma listagem organizada os dados de uma ou mais tabelas.

Na janela da base de dados, escolha a opo Relatrios, Criar relatrio usando o assistente e a caixa Novo.

- Escolha na janela do Novo relatrio as opes Assistente de Relatrios e a tabela Peixes.

Termine com OK.

- Na janela seguinte escolha os campos que pretende incluir no relatrio. Neste exemplo escolha
sucessivamente, Nome Vulgar, Nome Cientfico, Famlia e Origem.

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 - No ecr seguinte onde se pergunta o nvel de agrupamento que deseja, escolha o campo Famlia.

- No ecr seguinte onde se pergunta a ordem de classificao, pea para ordenar pelo campo Nome
Vulgar. Escolha Seguinte.

- No ecr seguinte pode escolher o tipo de esquema que deseja para o relatrio.e a orientao da folha. Escolha a caixa Seguinte. - Na janela seguinte escolha o estilo e depois a caixa Seguinte. - Escreva um ttulo para o relatrio e click em Concluir. Grave o relatrio que construiu. Feche a janela.

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