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LAS CINCO FUNCIONES PRINCIPALES DE LA DIRECCIN

mpliamente reconocida como la obligacin principal de la alta gerencia, el concepto de


PLANIFICACIN ha tomado un nuevo e importante significado y un rol preponderante dentro de
las empresas conscientes de la organizacin.

Hoy, el mundo cambia a gran velocidad. Muchas


industrias
se
desarrollan
bajo
esquemas
tradicionales, otras florecen bajo esquemas
tradicionales, otras florecen bajo la fuerza de una
idea original. Otras establecidas desde hace muchos
aos, pero muy lentas para cambiar, envejecen por la
presin de las expectativas de sus clientes, por cargas
econmicas y el renovado compromiso de mejorar la
calidad por parte de sus competidores.
Las organizaciones de hoy, grandes o pequeas,
necesitan saber dnde se encuentran, hacia donde
van, y cmo proceder de una manera ms confiable y
eficiente de lo que lo hicieron en el pasado. Tom
Peters. W. Edwards Deming y otros autores
contemporneos nos refuerzan el mensaje: hoy en
da, los recursos (econmicos, humanos, etc.) deben
ser anticipados, organizados, y maximizados como
nunca antes lo fueron. El proceso por el cual los
productos y servicios son desarrollados, producidos y
distribuidos, deben ser pulidos para extraer el
mximo valor de esfuerzo.
Las personas deben ser capacitadas. Los costos deben
ser controlados. Deben disearse estrategias,
ponerlas en prctica y medir sus resultados.
El sistema por el cual lo anterior es organizado y
logrado, es conocido como el PROCESO DE
PLANIFICACIN. Consiente en una serie de pasos, el
resultado ideal es lograr una estrategia
organizacional. Es claramente uno de los caminos que
distinguen a las empresas conscientes de la
organizacin. En resumen, tales empresas reconocen
que un proceso de planificacin no es slo otra
herramienta de la direccin, sino que una necesidad
moderna de la gestin, un medio esencia por el cual

los negocios buscan definir su trayectoria, controlar


su destino y maximizar su probabilidad de xito.
Las cinco funciones fundamentales que deben estar
siempre presentes en la mente de los ejecutivos
sensibilizados con la calidad y que deben ser
ejecutadas
en
forma
eficiente,
son:
PLANIFICAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
COORDINAR
CONTROLAR

El proceso de planificacin eficaz abarca ocho pasos o


fases, que se definen as:
1. Visin de los resultados a alcanzar
Qu debe realizarse en toda la extensin de este plan? Y
Cmo ha de encajar esto en la situacin que debera ser
parte del plan general?
2. Evaluacin de la situacin
Aqu el directivo lleva a cabo una detallada evaluacin,
interna y externa, para tener un claro entendimiento de
los factores que podran ayudar u obstaculizar sus
esfuerzos con el fin de poder establecer objetivos
realistas.
3. Definir y establecer los objetivos
El ejecutivo sabe que sin contar con objetivos realistas, la
empresa ir a la deriva, ya que dichos objetivos
construyen la base de las decisiones ms importantes de
la funcin directiva. El director sabe tambin que sin
objetivos, el personal se orientar perfectamente hacia
las tareas en vez preferencia a orientarse hacia
los resultados
El ejecutivo necesita establecer objetivos realistas largo,
medio y corto plazo y sabe que conseguir estos los das
tras da ha de contribuir apropiadamente a alcanzar

EL PROCESO DE
PLANIFICACIN
1
2

Cmo debera ser


Como es actualmente

Objetivos (LO,MO,CP)

Programas/Mtodos

5
6
7
8

Costos (Dinero, Personas, Tiempo)


Calendario
Aplicacin del plan
Seguimiento

Objetivos de mediano y largo Plazo.


Los objetivos realistas constituyen la base de:
Compensaciones equitativas
Valoracin realista del personal
Control positivo
Normas realistas de actuacin
Escala efectiva de promocin del personal.
El profesional moderno, concede especial atencin al
establecimiento de objetivos realistas razonables,
competitivos y factibles. Estos se dividen en porciones
abordables para que puedan asignarse a individuos que
posean las condiciones y habilidades especiales y necesarios
para su realizacin.
Esto hace que los objetivos sean ms accesibles por haber
sido llevado a un nivel en el cual puede alcanzarse con
mayor facilidad.
La capacidad de estar atentos es el secreto de toda obra.
O.S. Marden
4. Establecer un programa definido que incluya un plan de
accin
El profesional comprende que el hecho de establecer
objetivos realistas no es sino un paso del proceso de
planificacin. Muchas veces esos objetivos no llegan a
alcanzarse porque los programas y planes de accin, que
son factibles de llevar adelante, no han sido
cuidadosamente estudiados y formulados. Los planes y
programas de seguimiento pueden garantizar el logro de los
resultados deseados siempre que se sigan de un modo firme
y continuado. Es el director quien debe ensear a sus
subordinados a planificar con efectividad para alcanzar los
objetivos previstos.
Al formular los programas y planes de accin definitivos
para conseguir los resultados prescritos, el gerente necesita
interesar a sus subordinados a fin de que todo el personal
entienda claramente:

a. Las condiciones requeridas para el logro de


los objetivos fijados.
b. Quien debe hacer cada parte de los trabajos
respectivos.
c. Como estn enlazadas las diferentes partes
de estos trabajos.
d. Las condiciones que contribuirn a ayudar y
contribuirn a obstaculizar su realizacin.
e. La asignacin del tiempo. Cuando deben
llevarse a efecto los planteles e ideas
programados.
f. Como todas las funciones deben estar
debidamente coordinadas entre si.
g. Que las opiniones de todos los interesados
estn unificadas y que cada persona est
dispuesta a realizar su parte respectiva.
h. Cul es la situacin global y cual la parte
correspondiente a cada individuo, a fin de
que todos ellos puedan unirse en un plan
conjunto de accin concertada.
i. Que es lo necesario para garantizar la
consecucin del objetivo.

Determinar los mtodos a utilizar


El ejecutivo que se desempea con una actuacin
notable, no acostumbra a dejar ningn detalle al
azar. Busca los mejores y ms seguros mtodos a fin
de que los programas y planes de accin se
traduzcan en los resultados deseados. En las
posteriores secciones del seminario, nos ocupamos
con ms detalle a desarrollar mtodos y
procedimientos de eficacia.
5. Estimular un presupuesto de gastos
Debido a que toda actividad de organizacin y
gestin tiene un costo asociado, debemos
preparara un presupuesto de gasto en el tiempo
que considere el costo de recursos humanos,
materiales y otros conceptos relevantes.

6. Fijar un Calendario
El trabajo a desarrollar debe ser programado de forma que cada
fase de los resultados deseados se realice en el tiempo prescrito,
fijando fechas tope para que los interesados las conozcan y se
esfuercen por lograrlas.
7. Aplicar el plan
La aplicacin de los planes se realizan cuidando que todos
entiendan el cual es su cometido en la empresa, que se
comprometan alcanzar los resultados convenidos y que acten
todos ellos, de manera unificada y concentrada para llevar acabo
dicho plan.
8. Labor de seguimiento; concentrarse en lo esencial.
El ejecutivo que acta con xito alcanza de manera segura un alto
agrado de realizacin manteniendo sistemas eficaces de
evaluacin del rendimiento a fin de que stos sealen las posibles
desviaciones de resultados previstos asegurando as la aplicacin
de la accin correctiva oportunamente. No se detiene
exclusivamente en los detalles especficos en s, sino que se
concentra en los factores que son esenciales para el buen xito
del proyecto. Su inters se centra en que lo que podra
obstaculizar el logro de los resultados deseados, estando alerta a
cuanto pueda sealar la presencia de problemas potenciales. De
este modo se puede aplicar la accin correctiva y alcanzar los
objetivos.
El ejecutivo profesional consigue los resultados deseados de
modo consistente, concentrando a su atencin el punto a donde
l requiere estar (la situacin que debera ser) ms que en la
situacin en que ahora sta (la situacin que es). Aplica los
conceptos de la buena planificacin para ayudarse de la situacin
como est y llegar a la situacin que debera estar
Las grandes batallas han sido ganadas antes de que empezaran.
John Lubbock
ALGUNO DE LOS TERMINOS EMPLEADOS EN EL PROCESO DE
PLANIFICACIN
Con frecuencia se produce cierta confusin en la definicin de
palabras o frases empleados en la funcin directiva. Algunos
autores de texto sobre direccin y algunas
Empresas u organizaciones dan un significado a un frase o
palabra, mientras que otros autores u organizaciones emplean
esa misma palabra o frase donde, mientras que otros autores
emplean esa mis palabra o frase con distinta significacin, a
continuacin damos algunos de los trminos empleados al tratar
de planificacin, as como las definiciones usadas en este
seminario.

Misin: la razn de la existencia de una organizacin. En


una empresa del sector privado, el trmino se refiere a sus
propsitos ms que tan solo al beneficio o utilidad a
realizar, algunas organizaciones prefieren emplear el
trmino de propsito continuo en lugar de misin.
Valores Esenciales: Conjunto de principios y creencias
bsicas y fundamentales por las cuales una organizacin
conduce una actuacin.
Metas/Objetivos: Se emplea indistintamente para significar
la direccin de la empresa y qu resultados persigue.
Algunas empresas califican de metas a lo que se
conseguir a largo plazo y de objetivos a las partes de la
meta, o bien a sus propsitos a corto plazo.
Visin: Concepto usado en el proceso de planificacin para
determinar la capacidad de describir una, mirada futurista
de una organizacin o una de sus partes.
Polticas: guas generales estratgicas relativas a acciones,
las que detallan qu es lo que se puede hacer y que no se
puede hacer en el rea de operaciones de una empresa.
Procedimiento: Proceso a seguir pas a pas, que
comprende una serie cronolgica de acciones a tomar.
Planes estratgicos: Se refiere a las planificaciones de alto
nivel en una empresa. Los resultados a largo plazo y las
decisiones en relacin con el propsito continuo de la
empresa se hallan siempre en el centro mismo de la
planificacin estratgica.
Planes operacionales: Generalmente se refiere a la
ejecucin de la planificacin estratgica de alto nivel en la
organizacin. Las decisiones a largo plazo necesitan ser
aplicadas da tras da y mes tras mes, por ejecutivos de nivel
medio que son los que deben planificar operacionalmente
para la puesta en prctica d tales decisiones.
Presupuestos: Un plan cuantificado en trminos
monetarios
Plan de ejecucin: Plan referido al uso de recursos
humanos.
Plan nico: Plan desarrollado para alcanzar un objetivo
concreto. (e.g. el traslado a otra localidad, introduccin de
un nuevo producto).
Planes de larga duracin: Planes para aplicar a situaciones
repetitivas (e.g. preparar la facturacin y ocuparse de las
reclamaciones). Una vez que se pone este plan fijo en
ejecucin, pasa a ser un procedimiento normal,
denominndosele con frecuencia POE (Procedimiento de
Operacin Estndar).

PLAN GERENCIAL
Nombre: ____________________________ Organizacin: _____________________________
Cargo: __________________________ Periodo: ___________ desde: _________ a: _________
VISIN DEL DEBERIA SER: (Una clara descripcin de su visin de largo plazo)
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EVALUACIN DE LA SITUACION ACTUAL


Fortalezas:

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Debilidades o Vulnerabilidades:
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Recursos: (Recursos disponibles):


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OBJETIVOS
Largo Plazo:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

Plazo Mediano:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

Corto Plazo:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

METODOS Y PROGRAMAS (Descripcin paso a paso de cmo alcanzar cada objetivo)

Largo Plazo:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

Plazo Mediano:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

Corto Plazo:
1.- ________________________________________________________________________
2.- ________________________________________________________________________
3.- ________________________________________________________________________
4.- ________________________________________________________________________
5.- ________________________________________________________________________

COSTO ESTIMADO O PRESUPUESTO

Financiero (Qu gasto o inversin requerir cada estrategia?)


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Recursos humanos (Qu costos en recursos humanos son necesarios para llevar a cabo estas
estrategias?).
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Tiempo: (Cunto tiempo necesitan comprometer aqullos involucrados en el plan?)


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CALENDARIO (cada objetivo tiene una fecha de trmino)


Largo Plazo
1.- ___________________
2.- ___________________
3.- ___________________
4.- ___________________
5.- ___________________

Mediano Plazo
1.- _______________
2.- _________________
3.- _________________
4.- _________________
5.-_________________

Corto Plazo
1.-________________
2.-________________
3.- ________________
4.-________________
5.-________________

PLAN DE EJECUCIN (Un resumen del plan general que liste paso a paso quines deben saber, quines deben informar,
cmo se dar a conocer el plan, cundo comienza el plan y quines sern responsables por cada una de sus partes.)

Quines deben saber?


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Quines deben informar?


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Cmo se dar a conocer el plan?


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Cundo comienza el plan?


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Quines sern responsables por cada una de sus partes?


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PLAN DE SEGUIMIENTO (un resumen del plan general que describa que tipo de informacin se requiera para el
seguimiento, quin deber proporcionarla, con qu periodicidad y en qu forma):

Qu tipo informacin ser necesaria para el seguimiento?


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__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
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Con qu periocidad?
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__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
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En que Forma?
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__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
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EQUIPO HUMANO IMPORTANTE PARA EL XITO DEL PLAN:

1.- _______________

4.- _______________

2. - ______________

5.- _______________

3.- _______________

6.- _______________

Aprobado por: ______________________

PROYECTO DE APLICACIN
PROCESOS DE PLANIFICACIN

Prepare su propio proyecto de planificacin con un


horizonte de 1 a 3 aos, relativo a una de las
siguientes reas.

PLAN-5.Antes de elegir el tema para su proyecto de


planificacin, comntelo con su instructor.

Un aspecto de trabajo
Instructor por si hubiera sugerencias que pudiera
recibir. Despus comprtalo con alguien que tenga
alguna participacin en su aplicacin.
Compromtase con l a ejecutar el plan.
Un proyecto para su rea de responsabilidad
Un plan para toda su organizacin, si su
responsabilidad es la direccin general.
Un proyecto para la comunidad benfico o
parroquial
Un proyecto para su propio progreso educativo.
Tiene todos los puntos del formulario PLAN
GERENCIAL que aparece en la pgina

Lo que hace grande a una persona es su habilidad


para decidir que es importante y concentrar su
atencin sobre ese punto:

Una vez terminado el trabajo mustrelo a su


Mantenga el plan a mano, ya que posteriormente
durante el seminario, otros participantes podran
apoyarse en su trabajo.

Annimo