Vous êtes sur la page 1sur 106

GUIDE UTILISATEUR

Fevrier 2012

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Rdig par : M. MBIN Gustave


Chef de Projet Conception et Rdaction des programmes

Page 2

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

SOMMAIRE
PRESENTATION DU LOGICIEL CONFIGURATION MINIMALE REQUISE INSTALLATION PROCEDURE DINSTALLATION PARAMETRAGE COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE Identification : matricule et mot de passe Choix de la socit Choix du module UTILISATION Au niveau e la forme : Au niveau du fond : I.MODULE PAIE Prsentation de linterface Ellipse PAIE Prsentation des diffrents menus Ellipse PAIE. Menu Fichier Accs Basculer vers un autre menu Modifier une socit Table socit Utilisateurs Crer un nouvel utilisateur Changer mot de passe Changer de serveur Mise en page Configuration de limprimante Quitter Menu Saisie Liste des employs Comment crer un nouvel employ ? Consulter et/ou modifier une fiche Employ Sous menu gestion des journaliers Saisie des lments fixes Comment crer un lment fixe ? Saisie des lments variables Saisie des engagements et prts IRPP sur gratification Saisie des heures Saisie des absences Gestion des sanctions Gestion des avancements employs Sous menu saisie rapide Sous menu enfant du personnel Le menu Traitements Calcul paie Le calcul des bulletins Comment faire ce calcul ? CNPS Non Plafonn Visualisation bulletin Annulation paie Visualiser cumul
Page 3

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Affectation DIPE Ecritures comptables Mutation de personnel Affectation de rubrique Dpart en cong Exportation et virement de salaire Importation/Correction des Numeros CNP cration de la disquette DIPE magntique Le menu clture la clture mensuelle Aprs la clture : Rcapitulatif de la paie La clture annuelle Impression groupe Etats imprims du personnel Salaires Journaux de paie Sous menu Rglement Sous menu Crdit Sous menu Heures Cotisations/impts Rubrique paie Le menu Paramtres La socit Exemple Secteur dactivit Zone de salaire Salaire normal Salaire domestique Direction et les Services Ville et Taxe Communale Pays Organismes : Partenaire Banque, Assurance, Syndicat Paramtre de paie Paramtres gnraux Anciennet sur base Salaire Anciennet nouvelle non-calcule Avancement effectu Avantages en nature Paramtres de cotisations locales La CNPS Le Crdit foncier et le Fond National de lemploi (CF & FNE) Limpt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC. La Taxe Communale(TC) La redevance audiovisuelle du mois CRTV. Les Paramtres de cotisations expatries Rubriques de paie Modifier une rubrique Jour fri Plan comptable Menu Analytique Sous menu liste Sous menu affectation des analytiques Sous menu billetage Sous menu journal de paie
Page 4

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu totaux sur salaires Menu Utilitaires Sous menu sauvegarde Sous menu restauration Sous menu R-indexation Sous menu Import de donnes Sous menu Export Sous menu conversion Menu Aide Menu A propos II. MODULE GRH Prsentation de linterface Ellipse GRH Prsentation des diffrents menus. - Menu Fichier Accs Basculer vers un autre menu Utilisateurs Changer mot de passe Mise en page Configuration de limprimante Quitter Ellipse GRH B - Menu Saisie Sous menu liste du personnel Sous menu enfants du personnel Sous menu repos employ Sous menu jour de repos employ Sous menu gestion des congs employs 6001 : Liste des Congs prvus pour le mois 6002 : Enregistrer un nouveau Cong 6003 : Consultation/Modification Congs programms (Lettres de dpart cong/Avis de retour cong) 6004 : Liste de tous les congs de lanne 6005 : Donnes de cong dans le fichier personnel 6006 : Valider la liste des dparts cong du Mois 6007 : Mise jour des cumuls congs 6008 : Requte sur les dparts Cong et les non-dparts par priode 6009 : Traitement des avis de retour Cong 6010 : Correction du dernier cong Sous menu saisie des engagements et prts 9001 - Crer un nouveau Engagement/Prt 9002 Consulter un Engagement ou prt 9003 Consulter tous les prts Entreprise (dun employ) 9004 Tableau des prts diffrs. 9005 Traitement des Crdits multiples agents (Diffrer Crdits si quotit atteint) 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle 9007 - Quelques Editions Sous menu gestion des permissions et absences 001 Saisie des Absences dun jour donn. 002 Consulter Absences dun employ 003 Consulter un type de permission donn 004 Impression des absences et permissions 005 Absences par Jour 006 Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifie Sous menu Gestion des absences non valides des fiches de pointage
Page 5

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu gestion des accidents et primes de scurit Sous menu gestion des sanction 1.Nouvelle sanction : 2. Consulter/modifier fiche de sanction 3. Table des Sanctions 4.Nouvelle demande dexplication 5.Consulter/Modifier une demande dexplication 3. Table des demandes dexplication Sous menu initialisation casernet mensuel 001 initialisation des semaines de travail du mois : Sous menu saisie des heures travailles par jour Menu heures et jours travaills Sous menu gestion des avancements 0001 Lancer le Traitement des Avancements Automatiques du Mois 002 Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois 003 Valider la liste des Avancements Automatiques du mois 004 Consulter Profil Mouvement dun employ 005 Impact des avancements du mois sur la masse salariale 006 Vrification des mises jour de lhistorique/Carrire Employ Sous menu gratification annuelle du personnel Sous menu traitement mise la retraite employ Enregistrer un nouveau dpart en retraite Sous menu gestion de la mutuelle Volet 1 : Gestion des Prts Mutuelle 1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... 2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle 3 - Consulter les Prts Mutuelle 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) 5. Editer l'tat des prts par employ(e) 6 - Etat Solde des Prts Employs 7 - Impression des Bons Mutuelle 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles... Volet 2 : Contribution Mutuelle Consultation/Modification Contribution Mensuelle dun employ 2. Liste des Contribution du Mois en cours 3.Mise jour du Capital par Employ (depuis la date dembauche) Menu Traitements Sous menu visualiser cumul Sous menu affectation DIPE Sous menu mutation du personnel Menu Etats et interrogations Sous menu impression groupe Sous menu grille de salaire Sous menu Etats imprims du personnel Sous menu Crdit Sous menu Heures Sous menu Cumul Menu Paramtres Sous menu salaire normal Sous menu salaire domestique Sous menu direction Sous menu poste Sous menu ville Sous menu pays
Page 6

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu organisme Sous menu jours fris Sous menu type permission et absence Sous menu Sanction du personnel Menu Utilitaires Sous menu export Sous menu ellipse zip Sous menu Conversion de fichiers Sous menu correction de la prime CRTV Sous menu correction de la prime assiduit Sous menu traitement sur les heures Menu Aide ANNEXE I Introduire votre N Licence ELLIPSE Commander votre N Licence ELLIPSE

Page 7

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

PRESENTATION DU LOGICIEL
I- CONFIGURATION MINIMALE REQUISE Le programme fonctionne sur tout micro-ordinateur supportant lintgrateur Microsoft Windows. Microsoft Windows (versions Windows 95, Windows 98, Windows NT 4, Windows 2000, Windows XP, Windows Seven) nest pas fourni et doit avoir t install sur le disque dur avant linstallation du programme. La configuration matrielle minimale (microprocesseur et mmoire vive) est assujettie au systme dexploitation install. Le micro-ordinateur doit tre quip dune souris et dun lecteur CD Rom. Lespace disque minimum pour installer et utiliser le programme est de 20 Mo. II- INSTALLATION Lacquisition de licence Ellipse vous donne droit votre Package Ellipse contenant un CD dinstallation et un guide utilisateur. Vous devrez prendre le soin de vrifier que votre CD possde bien son code dinstallation.

Page 8

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

PROCEDURE DINSTALLATION

Lopration dinstallation consiste transfrer le contenu du CD sur le disque dur. Une fois cette opration ralise, toutes les donnes seront stockes sur le disque dur. Le CD ne servira plus. Il est impratif de le conserver, il sera ncessaire en cas de mise jour du programme. La procdure dinstallation est automatique, le programme guide lutilisateur pas pas par une succession de messages lcran. Un certain nombre de contrles de cohrence sont effectus tout au long du droulement de cette procdure. Durant linstallation du programme, il convient de suivre scrupuleusement les indications portes sur les pages qui suivent.
Programmes rsidents. Les utilisateurs de logiciels rsidents doivent les dsactiver avant dinstaller le programme. Ces logiciels pourront tre relancs une fois la procdure dinstallation du programme achev.

Cet installation sera cloture par la cration dun raccourci de demarrage du logiciel sur le bureau. III- PARAMETRAGE Aucun paramtrage de bas niveau nest fait. Ce qui vous reste faire est daller sur le bureau windows, double cliquer sur licne ci-aprs pour demarrer votre application.

IV- COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE Double cliquer sur licne ellipse prsent sur le bureau, une boite de dialogue intitule connexion saffiche. Vous devez alors saisir : v Votre identifiant ; v Votre mot de passe. Aprs cela, vous devez slectionner votre socit puis valider.
NOTONS BIEN Si la zone socit reste grise, et donc non active, cela signifie quaucune socit nest accessible par votre identifiant. Votre logiciel est configur par dfaut avec lentreprise HYSACAM. Ainsi, lors du premier demarrage, vous devez la selectionner comme votre socit. Aprs validation, Vous devez alors choisir le module ou lenvironnement de travail Paie ; Car cest dans cet interface que vous allez commencer votre premire opration savoir Crer votre propre socit ou modifier celle par dfaut.

Page 9

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Pour les prochains demarrages : Aprs avoir slectionn votre socit, vous devez alors choisir votre environnement de travail ou du moins le module sur lequel vous travaillerez.

Identification : matricule et mot de passe

Choix de la socit

Vous tes sur Ellipse GRH-PAIE et il comporte deux modules savoir :

Choix du module

Page 10

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

UTILISATION
Le choix du module vous renvoie lune des deux interfaces de travail dellipse. Nanmoins quelque soit le choix du module, les interfaces sont presque identiques tant sur la forme que sur le fond.

Au niveau de la forme :
Elles prsentent chacune une barre de titre, une barre de menus, une barre doutil standard, les boutons de rduction/dagrandissement/de fermeture et enfin un espace divis en 2 parties. La partie de gauche de couleur jaune, prsente le logo du logiciel. La partie de droite de couleur noire affiche le mois en cours et autres informations (date et heure systme, le nom de la socit ainsi que lauteur du logiciel)

Au niveau du fond :
Nous avons les commandes qui ralisent les mmes actions ou affichent les mmes fentres quelque soit le module choisi.

Page 11

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

I. MODULE PAIE

Page 12

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Prsentation de linterface Ellipse PAIE

Ce module permet de faire le calcul de la solde des employs tous les mois. Vous pourrez alors crer votre socit ou vos socits, les paramtrer, crer vos directions, services, les postes ou fonctions des employs, les sections analytiques ou encore sections de charges ou de profits, ainsi que tout autre paramtre important qui justifie la spcificit de votre organisation : banque, caisse, assurance, syndicat, les rubriques de la paie, les codes villes et surtout votre grille de salaire interne. Il sagit dune fentre Windows sur laquelle vous travaillez tout le temps pour le calcul de la paie de votre personnel. La barre de menu comporte 7 commandes de menu (Fichier, Saisie, Traitements, Etats et interrogations, Paramtres, Utilitaires, Aide). Elle est place juste en bas de la barre de titre sur laquelle il est crit : Ellipse, logiciel de gestion des ressources humaines prcde de licne Ellipse. La barre des raccourcis suit directement la barre des menus. Dans la section qui va suivre nous dtaillerons les menus Ellipse PAIE.

Prsentation des diffrents menus Ellipse PAIE.


Vous commencez travailler sur le module Ellipse PAIE ; nous allons ensemble drouler lensemble des menus de ce module. - Le menu Fichier ; - Le menu Saisie ; - Le menu Traitements ; - Le menu tats et interrogations ; - Le menu paramtres ; - Le menu utilitaire ; - Le menu aide.

Page 13

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

a- Menu Fichier

En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu de la barre des menus. Alors le menu fichier se droule et vous obtenez la page de commande des menus. Voyons en dtail chaque menu.

Accs
Cette ligne de commande permet de changer dutilisateurs ou de socit courante.

Basculer vers un autre menu

Cette ligne de commande est utilise pour basculer ou naviguer entre les diffrents modules qui sont votre porte (GRH ou PAIE), ceci sans avoir vous identifier nouveau.

Crer une socit


Permet de crer autant de socit que le permet votre licence Ellipse. Cette application est une multi-socit. Mais durant votre session, vous travaillerez sur une seule socit la fois. Pour changer de socit, utiliser la commande Accs . Pour une premire installation dEllipse GRHPAIE, vous devez crer votre socit. Le menu Fichier vous permet de crer votre socit. Ce menu vous permet de le faire ; une fentre titre Ellipse PAIE et GRH Fiche socit apparat sur
Page 14

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

votre cran, elle se prsente de la manire suivante : Le logiciel signalera une saisie obligatoire chaque fois que vous voudrez valider une cration sans remplir les champs. Le numro denregistrement sincrmente automatiquement chaque fois quune nouvelle structure est cre dans votre machine. Aprs la saisie des donnes, vous devez valider en cliquant sur le bouton OK de cette fentre. Des icnes de raccourci situes au dessus de la fentre vous permettent daccder directement une tche sans passer par les diffrents menus. Ds que vous avez cr votre Socit, vous devez vous donner les possibilits dy accder, pour cela vous allez utiliser la commande Utilisateurs du menu Fichier pour saisir le nom de lutilisateur et le mot de passe qui vous permettra daccder votre nouvelle structure (socit).

Modifier une socit


Cette ligne de commande permet de modifier les paramtres gnraux de la socit en cours, savoir : boite postale, tlphone, mail et autres. Tous les lments qui sont ici sont importants pour lintgrit de votre organisation et pour les ditions qui vont tre possibles sur ELLIPSE. Tenez par exemple votre numro dimmatriculation unique. Fig. Gnralits Fiche Socit

En cliquant sur longlet Autres informations , on obtient la fentre cidessous qui prsente dautres informations sur votre organisation.
Ici vous prcisez : Vous tes exonrez Crdit Foncier ou pas Si votre organisation bnficie dun abattement Zone Franche ou pas et quel est le taux dabattement Renseignez aussi : Votre Numro CNPS, la clef associe, le Centre de dclaration, car tout ceci saffiche sur les tats de dclaration mensuelle et annuelle. Renseignez aussi : votre Rgime CNPS, votre secteur dactivit : vous pouvez cliquer sur le bouton F6 pour choisir parmi les secteurs dactivits par dfaut. Votre numro de registre de commerce (RC N), Votre numro de contribuable (ou didentification unique)
Page 15

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE Votre capital. La banque de domiciliation entreprise et le numro de compte associ.

1992 2012

Observez le bouton Exercice langle droite, il vous permettre de faire la mise jour de votre exercice de paie et mme de pouvoir visualiser et modifier parfois les dates (priodes) de paie.

Par la suite vous pouvez cliquez sur longlet Complment de la fiche Socit pour inclure le logo de votre entreprise, etc.

Table socit
Cette commande permet de lister et /ou consulter lensemble des socits prsentes dans votre base de donnes Ellipse

Page 16

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Utilisateurs
Cette commande permet dafficher la liste des utilisateurs avec possibilit dajout, de suppression et de modification de chaque utilisateur. Ici vous affichez la liste de tous les utilisateurs, et mme vous pouvez modifier les paramtres et habilitations de chaque utilisateur. En cliquant sur le bouton Modifier , on obtient la fentre superpose qui renseigne sur les modules accessibles par lutilisateur slectionn, savoir : - Interface Paie - Elments de salaires ou pas, - Interface Ressources Humaines, Observez que sur cette mme fentre vous pouvez changer le mot de passe de chaque utilisateur (ceci concerne les administrateurs). On peut aussi fixer les heures de connexion et la priode de dates pour chaque utilisateur. Si vous ne prcisez aucune date, ni aucune heure, alors lutilisateur concern pourra se connecter quand il veut et toute heure. Observez que sur cette fentre vous avez les boutons Socits et Menu . Le premier sert donner lutilisateur courant la possibilit de travailler sur une ou plusieurs socits de votre groupe. Le bouton Menu , lui permet de dire quels sont ses privilges sur les menus.

Crer un nouvel utilisateur


Le bouton Nouveau permettra de crer un nouvel utilisateur. Vous enregistrerez lidentit de lutilisateur, le nom, le prnom et le mot de passe. Aprs vous validez en cliquant sur le bouton OK . La fentre de la table des utilisateurs permet galement de modifier ou de supprimer les utilisateurs et leur mot de passe. Il suffit pour cela de cliquer sur les boutons Modifier ou Supprimer de cette table et dapporter les corrections ncessaires. Aprs tous ces paramtrages, ds que vous demandez entrer dans votre logiciel de paie Ellipse en double cliquant sur son icne ou en passant par le menu Dmarrer, la fentre de connexion tudie plus haut saffiche pour vous permettre de vous identifier (matricule + mot de passe utilisateur). Slectionner dans la liste des socits alloues votre profil, la nouvelle socit. Si vos coordonnes sont correctes, alors la fentre de cration du tout premier exercice de votre nouvelle socit.

Page 17

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Ds que vous saisissez les dates de votre premier exercice dans cette fentre et que vous validez en cliquant sur le bouton OK , votre fentre de travail apparat lcran. Vous pouvez dsormais effectuer vos travaux de paie sur votre PC.
Attention : Ces dates ne peuvent tre saisies et valides quune seule fois pour une mme socit. Elles ne peuvent donc tre modifies.

Changer mot de passe


Ce menu permet de changer le mot de passe dun utilisateur. Pour ce faire, saisir dabord le mot de passe qui doit tre chang, vous pourrez la suite taper le nouveau mot de passe.

Changer de serveur
Cette commande est destine aux bases se trouvant distance et dont le rpertoire est disponible sur vos disques virtuels dans le voisinage rseau ou tout simplement pour travailler en parallle sur plusieurs bases la fois sur le mme disque

Mise en page
Permet de choisir la mise en page qui vous convient. Ici, Ellipse utilise les API Windows, car cette utilitaire de mise en page est celui de votre systme dexploitation.

Configuration de limprimante
Cette commande permet de configurer une imprimante donne. Ici aussi, Ellipse utilise les API Windows, car cette utilitaire de mise en page est celui de votre systme dexploitati on.

Quitter
Cette commande permet de fermer lapplication et de quitter le logiciel Ellipse GRH-PAIE.

Page 18

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Saisie
Le menu de saisie permet de paramtrer et de mettre jour les tables suivantes : Employs Engagements Elments fixes Absences Elments variables.

Liste des employs


Cette commande affiche la liste des employs. Ici, vous pourrez consulter les informations sur les fiches employs ; vous pouvez aussi

crer de nouveaux employs ou mme en supprimer. Nous allons mieux vous prsenter les lments de cration, de consultation, de suppression et de modification de la fiche employ. Cette table liste tous les employs de la socit laquelle vous tes connecte, et seulement ceux-l. Cela ne veut pas dire que vous visualisez l tous les employs de votre groupe.
Page 19

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Les autres ne seront visibles que lorsque vous vous connecterez la socit laquelle ils appartiennent. Pour grer cet cran du personnel, vous observez les boutons fermer, supprimer, nouveau, modifier et cherche.
Fermer Supprimer Nouveau Modifier Cherche Navigation Permet de quitter cette fentre et revenir lcran menu gnral Permet de supprimer lemployer donc le nom est en surbrillance Permet de crer un nouvel employ dans cette socit Permet de modifier les paramtres de lemploy courant (en surbrillance) Pour rechercher dans cette liste un employ et/ou un groupe demploys prcis Aller au premier, au suivant, au prcdent ou au dernier employ de la liste affiche

Comment crer un nouvel employ ?


Pour crer un nouvel employ, cliquer sur le bouton Nouveau. Ds lors, la fentre ci-dessous saffiche et il ne vous reste plus qu renseigner les champs. Ici, on observe que la fentre en cration possde 7 onglets ou sousfentres qui sont : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Etats civil Situation professionnelle Gestion lment de Salaires Gestion lment de Carrire Elment Expatris Elments de congs Elment de la mutuelle personnel

Pour ne pas nous y attarder, et mieux pour plus de lisibilit, passons la modification dune fiche de personnel.

Consulter et/ou modifier une fiche Employ


Pour modifier la fiche dun employ, retrouv tout dabord lenregistrement portant ses coordonnes dans la liste (Matricule, nom et prnom, ) ensuite cliquez sur le bouton MODIFIER.

ELLIPSE vous permet de retrouver rapidement votre enregistrement dans la table en tapant les caractres de dbut du nom ou du prnom devant la zone nom/Prnom. Ainsi il est possible de modifier les donnes saisies pour un employ. La fentre ci-dessous prsente les dtails de la fiche Employ. Elle comporte sept (07) onglets, autrement dit Sept (07) pages de dtails qui sont : Etat civil, Situation professionnelle, Salaires,
Page 20

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Carrire, Expatri, Absence, Mutuelle. La 1re page qui saffiche (voir ci-dessus) est la page dnomme ETAT CIVIL Comme son nom lindique, elle prsente les informations relatives ltat civil de lemploy, et aussi ses lments didentification (carte nationale didentit et passeport). Dans la fiche Employ ci-dessus, vous allez alors saisir les lments de votre nouvel employ. Attention : des lments obligatoires sont saisir automatiquement avant de pouvoir valider votre nouvelle fiche ; ce sont : le matricule et le nom de lemploy. Mais plus gnralement il faut renseigner correctement le nom, le prnom, la date de naissance de lemploy (voir calcul de sa retraite), sa ville de rsidence (la taxe communale), son sexe, etc Ici aussi on peut renseigner les numros de tlphones (bureau, domicile, fax) de lemploy, etc La fentre suivante prsente la page des lments de longlet SITUATION PROFESSIONNELLE Cette fentre enregistre toutes les informations concernant la situation professionnelle dun employ ; Ce sont entre autres :
Son compte courant (Compte individuel qui est suivi en comptabilit personnel sur les 425 personnels), Son code analytique (son appartenance un centre de gestion des cots) et qui reprsente ainsi sa charge salariale, Sa zone de salaire, Son secteur dactivit, Sa direction et son service Son poste Son Numro DIPE et la ligne DIPE Le syndicat auquel il appartient (cette zone peut rester vide sil nappartient aucun syndicat professionnel), Son Numro CNPS (ici Ellipse prcise comment insrer le numro CNPS, le format) Son jour de repos courant de la semaine et le suivant)

Notons bien : Les boutons A, Z, S, B, Q et Y vous tes slectionner linformation utiliser dans des tables des valeurs par dfaut.

La fentre suivante dnomme SALAIRES prsente la page des lments de paie de lemploy.
Les lments de salaires sont les lments de contrats de lemploy : 1. Sa date dembauche ou darrive dans votre organisation, 2. La dure de son contrat, IND pour Indtermine 3. Son contrat (Local, Expatri, Expatri Africain), 4. Son statut (Employ, Maitrise, Cadre) 5. Sa catgorie (01, 02, 03, ) toujours sur deux (02) positions 6. Son chelon (A, B, C, D,) 7. Lchance de son contrat,
Page 21

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE 8. Sa date dpart sil ne fait plus partie de lentreprise 9. Sa nature du paie en cours (normal, suspendu, dpart cong, dmission, licenciement) 10. Son mode de paie (Espce, virement, cheque).

1992 2012

Il faut galement prciser sa banque, son numro de compte bancaire ; donnez le montant de son salaire de base ; Prcisez ses avantage en nature : logement (15%), voiture (10%), lectricit (4%), eau (2%), 1 domestique (5%) La fentre ci-contre prsente la page des lments de Carrire de lemploy. Elle se nomme CARRIERE Zone cong Vous pouvez renseigner ici toutes les informations sur les congs de lemploy Ainsi vous allez prciser pour un premier temps les informations de cong de lemploy (dpart prvu, retour prvu et ensuite rel). Par la suite le systme grera cela tout seul. Par contre il existe dans linterface RH tout un module de gestion des congs. Zone Cumul Cong Cette zone nest pas ouverte la saisie. Les informations sont mises jour automatiquement par le systme.

Zone Avancement La petite table au milieu de limage prsente lvolution de lemploy dans votre entreprise. Elle est mise jour automatiquement par le systme lors de la cloture mensuelle de la paie, aprs traitement des avancements du mois (Voir Module Gestion des Avancements, GRH) Vous pouvez utiliser la plage droite pour faire la mise jour (ajouter, Modifier, Supprimer un enregistrement dans la table) de la carrire de chaque employ en prcisant chaque fois : 1. Date davancement, 2. La nouvelle catgorie 3. Le nouvel chelon 4. La rfrence de la lettre dadministration 5. La date de signature du directeur.

Page 22

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Si lemploy na pas un statut Expatri , alors longlet Expatri restera gris, non-actif Sinon, vous accderez la page nomme EXPATRIES Cest la fentre des Cotisations et caisses expatries de lemploy. Pour le reste savoir CONGE et MUTUELLE , elles prsentent juste un historique des congs de lemploy et ses mouvements de la mutuelle.

Sous menu gestion des journaliers


Il sagit ici de la saisie des charges patronales dues sur les services rendus par les journaliers pendant le mois courant de la paie ;
Cest--dire : allocation familiale et pension vieillesse, accident de travail, crdit foncier et FNE, avantages en nature rels.

Ces montants vont tre pris en compte lors des dclarations des taxes et reversements du mois.

Saisie des lments fixes


Il sagit de la saisie des lments fixes cest--dire des lments obligatoires en gain ou en retenue de lemploy qui reviennent tous les mois jusqu la date dchance qui est saisie ou jusqu la suppression manuelle. A chance, un lment fixe disparait du bulletin du salari de faon automatique.

NOTONS BIEN Il faut rappeler que lors de la cration de la fiche dune nouvelle recrue, on doit positionner sa catgorie, son chelon, mais surtout ses lments fixes. Cest cet ensemble qui forme son traitement salarial en entreprise. Par la suite il peut sabonner une assurance, un crdit ou mme dautres primes et indemnit qui reviendraient donc tous les mois dans son bulletin de paie

Sont considrs comme lments fixes de paie, tous les lments de paie directement lis au contrat de lemploy ou alors lis son anciennet et qui apparaissent tous les mois sans changement (sauf exceptionnellement) dans son bulletin de paie. Ce sont les lments tels que :
Page 23

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

1. lindemnit de transport, 2. lindemnit de logement, 3. la prime dassiduit, 4. la prime de responsabilit, 5. de technicit, 6. de caisse, 7. etc. Comment crer un lment fixe ? Pour saisir un nouvel lment, il faut choisir loption Crer un lment fixe , puis ensuite, il faut cliquer sur le bouton Continuer alors vous obtenez lcran la fentre ci-dessous : Pour remplir la fiche, il faut : Saisir le matricule de lagent dans la zone Employ ou utilisez le bouton F5 pour le retrouver dans la base de tous les employs de votre entreprise ; Tapez le code rubrique, (Par exemple taper 265 pour Indemnit Logement) ou utilisez le bouton F6 pour slectionner la rubrique dans la liste de toutes les rubriques de paie par dfaut; Indiquez le montant, Et ensuite indiquez la page des dates de dbut et de fin deffet
(Utilisez le bouton date juste cot de la zone Dbut effet pour renseigner automatiquement une plage qui ira ainsi du 01er janvier 1980 au 31 dcembre 2099) ;

Le sens est automatiquement renseign car la rubrique la slection peut avoir pour sens 1 (pour gain) ou 2 (pour retenue).
Dans certains cas on aurait prciser le montant de la rubrique la Base, puis ensuite la squence et le taux pratiquer pour que le systme vous propose dans ce cas le montant. Mais ce cas est trs rare.

Si vous avez fini de remplir toutes les zones de cette fentre, cliquez sur le bouton OK pour valider la cration de la nouvelle fiche, autrement dit lajout dun nouvel lment fixe lemploy concern.
Attention : Llment fixe peut aussi tre une retenue de paie du genre Prime de police dassurance dduire chaque mois du salaire de lemploy ou mme un remboursement planifi sur plusieurs mois taux/montant fixe. On peut aussi afficher la liste de tous les employs bnficiant ou lis une mme rubrique (lment fixe). Choisir la 2me ligne et cliquer sur continuer. De mme, on peut aussi afficher la liste de tous les lments fixe dun mme employ. Choisir la 3me ligne et cliquer sur continuer.

Saisie des lments variables


Il sagit des lments de paie du mois, encore appels les lments variables de paie du mois. Ils sont constitus : 1. de primes et indemnits, affects lemploy pour le mois en cours seulement, 2. des acomptes ou avances sur salaire. A la diffrence donc des lments fixes, la fiche dun lment variable na pas de la plage de dates deffet.

Page 24

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Les lments variables sont automatiquement supprims lors de la clture mensuelle car ils ne sont valables que pour le mois en cours.

Idem que pour les lments fixes la seule diffrence quici il ne sagira pas de dates dchance.

Saisie des engagements et prts


La gestion des engagements et des prts est un vritable module de gestion des prts et autres crdits accords aux employs et dont la planification des remboursements est faite pour oprer des retenues chaque calcul de la paie ceci pendant le nombre de fois ncessaire pour satisfaire le montant emprunt (capital) Ici, il sagit effectivement dengagements contracts par le salari auprs dorganismes tels que sa propre socit, les socits dassurance, les mutuelles et autres. Il est possible de crer un nouvel engagement/nouveau prt, ou simplement de le consulter. Dautres traitements sont galement possibles.
Le principe est le suivant : M. UNTEL qui est employ HYSACAM Douala a obtenu de sa direction un prt dun million de faon contractuelle, il remboursera le prt par chance. Le logiciel vous proposera de saisi : 1. le matricule de lemploy prteur, 2. Le code rubrique de prt 3. Le montant du prt 4. Le nombre total dchance accord ou le montant de lchance.

Si vous saisissez le nombre dchance, Ellipse PAIE vous propose le montant de lchance et si vous saisissez le montant de lchance, il vous propose le nombre dchances. Puis vous allez prciser la date du premier remboursement c'est-dire la date de la premire chance, Ellipse PAIE vous donne directement le mois de la dernire chance. NB : une chance peut tre diffre, auquel cas, la date de la dernire chance ne sera plus la mme. Pour saisir un nouvel engagement choisir la ligne 9001 crer un nouveau Engagement ou prt , puis cliquez sur le bouton Continuer . Vous tes alors invit remplir les zones :
Page 25

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE Employ Code crdit Somme rembourser Nombre total dchances

1992 2012

Tapez le matricule de lemploy ou slectionner le bouton F5 pour vous aider Tapez ici le code de la rubrique de crdit (Ex. 321 pour PRET SCOLAIRE) ou utilisez le bouton F6 pour vous aider. Dans cette zone renseigner le montant du prt, crdit, ou objet de lengagement. Renseignez ici le nombre de mois de remboursement ou dengagement. Le montant inscrit ici est directement utilis pour calculer le montant de chaque chance. Vous pouvez aussi directement renseigner le montant de lengagement mensuel, du coup le nombre dchances est recalcul. Date de la premire chance de remboursement ou dengagement respect. La date de la dernire chance est recalcule et affich automatiquement. Slectionnez cette zone si vous souhaitez bloquer le remboursement des engagements ou le respect des chances.

Montant/Echance

Premire chance

Remboursement diffr

Vous pouvez alors slectionner le bouton OK pour valider lenregistrement de votre Engagement ou Prt. Mais galement, vous pouvez aussi lancer les traitements suivant : 9002 Consulter un engagement ou prt 9003 Consulter tous les prts Entreprise 9004 Tableau des Prts diffrs 9005 Traitement des Crdits Multiples par employs (Diffrs des crdits si quotit saisissable atteint) 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle 9007 Quelques ditions

IRPP sur gratification


Ce menu permet de grer le lissage de lIRPP sur la gratification. Il vous est possible sur Ellipse paie de Calculer la paie du mois sans tenir compte de limpt IRPP, et ainsi obtenir un bulletin non tax, sur lequel napparaitra que des lments de dclaration ne pas du mois. Tenez, par exemple, lune des mthodes de lissage de lIRPP en fin danne consiste : 1. Retrouver lensemble des gains de lanne, donc de janvier dcembre, et de calculer ainsi lIRPP annuel, maintenant que lon a tous les gains, 2. De calculer la somme des IRPPs pays pour cet agent de janvier novembre, 3. Ensuite de faire la diffrence entre les deux (02) valeurs (1.) et en (2.) pour connaitre lIRPP supporter en dcembre. Il est courant dans cette mthode dajouter en (1.) la gratification et mme parfois les congs pour runir globalement tous les gains de lagent avant de calculer son IRPP annuel.

Page 26

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Saisie des heures


Lune des forces de ELLIPSE cest incontestablement son module de pointages des heures travailles. Cependant, lorsque toutes les heures du mois ont t saisies pour les employs lhoraires et mme les heures supplmentaires pour les employs au mensuel, le systme propose alors de gnrer le calcul des heures cumules du mois. Et pour chaque employ, il va crer une fiche de cumuls des heures du mois. La table cicontre prsente alors ces heures l. Normalement elle ne doit pas permettre des modifications, sinon, on perd la concordance avec le fichier des heures par jour.
Les employs horaires peuvent aussi avoir les heures supplmentaires ; celles-ci se dgagent du surplus dheures pointes dans le mois par rapport au nombre dheures normales tablies entre lemploy et lemployeur. Les employs mensuels eux aussi bnficient des heures supplmentaires qui sont pointes de faon manuelle et saisies avant le calcul de la paie du mois ; on a ainsi des heures supplmentaires : 110%, 115%, 120%, 130%, 140%

En cliquant sur modifier la table ci-dessous apparait et vous pourrez alors, aprs avoir entr le matricule de lemploy, mettre jour les donnes concernant ses heures travailles et ses heures supplmentaires.

Page 27

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Saisie des absences


(A voir dans linterface RH) La version de Ellipse Paie et GRH que vous avez acquise possde plusieurs modules de gestion des ressources humaines et parmi eux la gestion des absences.
Cest quoi une absence ? On parle dune absence lorsque pour un jour de travail donn, un employ na pas t prsent. Il peut ne pas tre prsent (et donc absent) pour plusieurs raisons ; cest pourquoi Ellipse Paie gre les type dabsences. Il en existe plusieurs par dfaut le systme, mais vous pouvez toujours crer de nouveaux types dabsence.

Il sagit de positionner dans la base des absences, les employs qui ont t absents au cours du mois, on prcisera chaque fois : v Le matricule, (vous tapez le
matricule et le systme affiche le nom, le prnom de lemploy concern) v

Le jour de dbut et de fin dabsence, (par exemple dans le


cas dune absence pour cong, pour repos mdical, ou mme tout simplement pour mise pied pour indiscipline).

v Le nombre de jours dabsences, v Et surtout indiquer si labsence est justifie ou pas.


NOTONS BIEN Lors du choix du type dabsence, le systme peut vous informer si cette absence est rmunre ou pas. Le nombre de jour est 30 pour les mensuels ; jours travaills = 30 jours absences Ce qui implique que le taux mensuel est calcul au prorata du nombre de jours travaills.

Gestion des sanctions


( voir dans linterface des ressources humaines).

Dans Ellipse Paie, vous pouvez aussi grer les sanctions infliges aux personnels, mais avant les sanctions, vous avez la possibilit de crer, diter et de distribuer des demandes dexplication.

Page 28

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Les diffrents types de sanctions peuvent sinscrire dans ce tableau. Vous pouvez tout moment en rajouter ou alors les modifier. Le systme prendra en compte ces modifications.

Gestion des avancements employs


( voir dans linterface GRH)

Sous menu saisie rapide


Cette table permet de mettre jour les informations concernant le personnel sans avoir rentrer dans le menu liste des employs . Ainsi, comme son nom lindique, vous pouvez rapidement y rechercher la fiche dun employ, la mettre jour, la supprimer ou toute autre action permise.

Sous menu enfant du personnel


Cette commande affiche la liste des enfants de chaque employ ; pour ce faire, tapez le matricule du parent et mettez jour les informations concernant ses enfants.

Page 29

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le menu Traitements

Cest le menu des oprations proprement dit. Ici on effectue les traitements aprs toutes les saisies. Lorsque tous les lments de salaire des employs sont saisis, on procde au traitement de la paie. Ce traitement est constitu de lensemble des oprations qui permettent de calculer les salaires des employs.

Calcul paie
Il permet de lancer la procdure de calcul des bulletins. Avant de procder au calcul de la paie, on commence dabord par clturer celle du mois prcdent. Nous reviendrons sur la procdure de clture aprs les dtails sur le calcul. Pour le mois courant, il est bon ici de rappeler toutes les actions mener avant de procder au calcul de la paie : 1. 2. 3. 4. 5. la mise jour de la base employe la saisie des nouveaux lments fixes et variables la saisie des engagements (crdit et autres) la saisie des absences, les pointages des employs.

On peut ds prsent lancer le traitement de la paie du mois. Cette opration consiste gnralement : 1. 2. 3. Calculer la paie des employs ;(globalement ou en appliquant des filtre afin de slectionner les agents soit par service, soit par statut, soit par plage de matricule, etc) Visualiser les bulletins de paie calculs ; Et dans une moindre mesure annuler les paies sur lesquelles des oprations de modification et de recalcule sont ncessaires.

Le calcul des bulletins Cette fonctionnalit : Slectionne dans la base des employs ceux qui ont effectivement droit un salaire pour le mois courant (Type Paie = NORMALE), Ensuite lance le traitement de calcul de leur paie.
On peut ainsi calculer la paie du seul agent YYY, matricule _ _ ou alors la paie de tous les agents du service 50001, (50001 tant le code du Service Gnral).
Page 30

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Comment faire ce calcul ? Choisir la commande Calcul Paie du menu Traitement. Une nouvelle fentre titre Calcul de la paie : mois aaaa saffiche lcran
(mois aaaa tant le mois et lanne courant de calcul de la paie dans la socit).

Exemple : Calcul de la paie Septembre 2011 (voir fentre ci-dessous) Sur la fentre ci-dessous, vous pouvez saisir les critres de slection des agents dont vous voulez calculer la paie. Une fois la paie dun agent calcule, il vous est possible : v Soit de la conserver telle quelle, v Soit de lannuler et de la recalculer.
Il est noter quun double calcul nest pas possible.

Tapez en marge de chaque zone (exemple : code ville) le code que vous souhaiter insrer pour votre critre de slection. Si vous ne mettez rien, il est entendu que vous slectionnez dans ce cas tous les employs dont la paie nest pas encore calcule. Pour valider vos critres de slection ou alors continuer tout simplement en slectionnant tout le monde, cliquez sur le bouton ok . CNPS Non Plafonn Cliquez sur cet interrupteur si vous ne souhaitez pas un plafonnement dans le calcul de la base de la CNPS Pension Vieillesse des employs que vous avez slectionns. Ce sont des cas qui peuvent arriver. Cette fentre ci-dessus prsente la liste des agents qui sont slectionns et pour lesquels le calcul de la paie va seffectuer. Pour lancer le traitement de calcul de leur paie : Il faut cliquer sur le bouton Calculer la Paie situ au bas de la fentre. Une bote de dialogue souvre pour vous demander de confirmer le bien fond de vos intentions. Pour continuer cliquer sur le bouton OUI de cette nouvelle fentre. A la fin du traitement un message saffiche sur votre cran et prcise que le traitement de calcul de Paie est termin.

Page 31

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Visualisation bulletin
Cette commande permet de visualiser les bulletins calculs.

Sur cette fentre vous visualisez les lments calculs de chaque bulletin de paie. Des boutons de parcours y sont prsents pour vous permettre de passer dune fiche lautre.

Dans la zone Matricule recherch, tapez le code (matricule) de lemploy recherch puis appuyez deux fois (02) sur le bouton ENTREE de votre clavier pour afficher le bulletin de lemploy en question.

Annulation paie
Elle permet dannuler une paie si son calcul nest pas satisfaisant au vue des bulletins. Le processus est similaire celui du calcul de la paie, sauf quici, le logiciel nannule que les calculs qui ont t effectus lors du processus de calcul. Vous pouvez slectionner les agents particuliers et annuler seulement leur paie ou alors annuler la paie de lensemble des agents en cliquant directement sur ok dans la fentre comportant les critres de slection comme nous lavons vu prcdemment pour le calcul de la paie.
Une erreur dans la gestion de cette fentre peut occasionner de grands dommages ; nous vous recommandons donc vivement la matrise de lusage de cette table.
Page 32

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Visualiser cumul
Il permet de visualiser les cumuls des employs par rubrique paie sur lhistorique depuis le dbut de lanne,

et mme pour plusieurs annes.

Affectation DIPE
Cest laffectation des DIPE aux employs par groupe de 20 et par numro DIPE. ELLIPSE PAIE met votre disposition un module permettant daffecter automatiquement des nouveaux numros DIPE obtenus en dbut danne, ceci pour faciliter lattribution des DIPE aux employs quand ces derniers sont devenus nombreux. Le principe est le suivant : ELLIPSE considre que chaque numro DIPE est attribu aux 20 prochains employs qui nont pas encore de nouveaux numros DIPEs, et ainsi de suite. Il vous propose la fin les numros qui nont pas t utiliss.

Ecritures comptables
Cette opration consiste gnrer les critures comptables de la paie (charges salariales/patronales du mois) dans le but de les exporter en cas de besoin da ns un fichier comptable.

Page 33

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE 1. 2. 3. 4.

1992 2012

Vous devez cliquer sur le bouton qui se situe gauche de la zone charges salariales pour lactiver. Vous allez ensuite slectionner le rpertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton situ droite de la zone de saisie du rpertoire. Puis vous saisissez le nom du fichier sauvegarder dans la nouvelle fentre qui saffiche. Ensuite vous cliquez sur le bouton GENERER .

Vous adoptez la mme procdure pour les charges patronales. Vous saisissez les informations complmentaires et vous cliquez sur le bouton gnrer pour la gnration des critures comptables.

Mutation de personnel
Il permet de muter votre personnel groupe dune socit lautre sur votre base de donnes. Il sagit ici denregistrer tous les mouvements du personnel en termes de changement de ville en demeurant dans la socit ou de changement de service et mme danalytique. Pour grer les mutations dune Socit, dune Ville, dun Service ou dun Analytique lautre, il suffit de cliquer sur la petite flche droulante qui se trouve devant leur diffrente zone de saisie et de slectionner llment dsir. Aprs la slection dans les diffrentes zones ci-dessus cites, vous devez saisir la liste des matricules de tous les employs concernes par ces mutations en les sparant par des ; . Enfin, cliquer sur le bouton Muter pour lancer les mutations. Une bote de dialogue souvre pour vous demander de confirmer le bien fond de vos intentions. Pour continuer cliquer sur le bouton OUI de cette nouvelle fentre. A la fin du traitement un message saffiche sur votre cran et prcise le nombre demploys muts.

Affectation de rubrique
Cette commande permet daffecter une rubrique de paie (en lments fixes, variables ou mme comme engagement) un groupe demploys la fois. Par exemple, cette commande simplifie la vie au cas il yaurait une prime quelconque affecter tout le personnel ; pas besoin de parcourir les fiches employs par employs, un seul click ici et le tour est jou ! Vous obtenez donc lcran lensemble des employs slectionns bnficiaires de cette prime. Cliquez sur SUIVANT pour la suite, et vous obtenez la fentre cidessous qui vous propose de renseigner : 1. Le type daffectation (Montant ou Taux), pour cet exemple il sagira dun montant de 15.000 FCFA 2. Le Type de llment de Paie (Variable, Fixe ou engagement) ; pour cet exemple il sagira de Variable
Page 34

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Si vous aviez dit FIXE alors il vous proposait de renseigner la plage de dates deffet, Si vous aviez dit ENGAGEMENT, il vous proposait de renseigner le montant de lchance, la date de la 1re chance et le nombre dchance.

Pour finir Cliquez tout simplement sur le bouton AFFECTER et le systme affectera de faon automatique le montant tout le personnel slectionn, comme lment variable.

Dpart en cong
Permet de positionner une slection demploys comme devant aller en congs. Cest tout. Vous pourrez tout aussi bien ouvrir chaque fiche demploy et dans la zone type de salaire, choisir dans la combo DEPART CON que cela ferait la mme chose, mais le feriez pour tous les employs dans ce cas, Or cette fonction ici le fait dun seul cout. La consquence immdiate est que lors du calcul de la paie de ces employs, le systme calcule tout seul le montant CONGES PAYS et linsre dans le bulletin du mois

Exportation et virement de salaire


Cette fonction permet dexporter les net payer ainsi que le numro de compte de chaque employ pay dans le mois de paie en cours, suivant le format de banque.

Aprs le calcul des bulletins, vous aimeriez parfois exporter les salaires nets ou les numros de compte bancaire des employs directement dans les institutions bancaires ou vos employs sont domicilis. La fentre ci-dessus saffiche et l vous devez renseigner le code linstitution bancaire, puis cliquer sur le bouton CONTINUER-F12, et vous verrez safficher dans la table la liste des virements de salaire de cette institution l. Ensuite vous passez longlet Plan dexportation . Ici, vous allez renseigner le fichier dexportation et son rpertoire (lieu demplacement), avant de lancer alors le traitement dexportation. Deux (02) options (boutons) aux choix pour lexportation : - Exporter Avec Dlimiteur pour EXCEL ; - Exporter Sans Dlimiteur ; - importation et changement numro CNPS . Il permet dimporter les numros CNPS pour les DIPE magntiques mensuelles, annuelles et en dbut dexercice.

Page 35

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Importation/Correction des Numeros CNPS Les Numros CNPS que vous avez dans vos bases de donnes des employs peuvent tre mal renseigns ou mme pas du tout renseigns. Le prsent module vous permet de les renseigner partir d'un fichier EXCEL ou mme TEXTE. Dans Ellipse pour un certain nombre d'employs de la socit en cours. Pour le faire vous devez dfinir un fichier TEXTE donc les rubriques ou colonnes sont spares par des points-virgules (;).
Vous devez avoir le format suivant : Colonne 1 : le matricule de l'employ ...........Exemple : 1591 Colonne 2 : le nom de l'employ ..................Exemple : MBIN Colonne 3 : le Numro CNPS...........................Exemple : 3548527142G (sans les tirets et donc sur 11 caractres) Donner un nom a votre fichier, du genre "Numeros_CNPS13062011.csv" , puis enregistrez-le sur c:\ Ceci dit, il vous est aussi possible de slectionner un employ quelconque, de vrifier et mme de modifier son NUMERO CNPS, Pour le faire observez le haut de cette fentre, le champ Matricule pour choisir lemploy concern, et le champ Numro CNPS pour consulter et modifier son numro.

Cration de la disquette DIPE magntique


La loi exige que tous les salaris soient dclars et quils cotisent pour leur pension vieillesse pendant 180 mois, ie 15 ans ou alors quils prennent leur retraite passs lge de la retraite en vigueur.
La saisie des mises jour des tables la CNPS sest avre difficile du fait du grand nombre des employs/salaris qui cotisent.

ELLIPSE met votre disposition le module Cration de la Disquette DIPE magntique pour exporter au format des fichiers CNPS : 1. Les DIPEs en dbut dannes 2. Les DIPEs mensuels 3. Les DIPEs du personnel embauch en cours dexercice 4. Les DIPEs en fin dexercice 5. Les personnels temporaires
Peut-tre faut-il rappeler que pour utiliser ce module, il est des pralables exigs, tels que : Avoir rcupr votre identifiant ENTREPRISE la CNPS et la Clef ; Avoir aussi le NCNPS de chacun des employs de votre entreprise Avoir demand et obtenu de la CNPS les N DIPEs des employs pour lexercice en cours, Evidemment vous devez possder un N de contribuable.

Slectionnez lune des cinq (5) options proposes pour avancer. Dans cet exemple, nous choisissons la 1re option i.e. DIPEs Mensuel , puis nous validons en cliquant sur le bouton CONTINUER .

Page 36

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE
Attention : on ne peut avoir une disquette DIPE magntique CNPS sur une paie dj clture ; alors vous devez crer cette disquette DIPE avant de clturer la paie du mois en cours.

1992 2012

Alors la nouvelle fentre qui saffiche se prsente comme ci-dessous : Vous devrez vrifier que tous les employs qui safficheront ont un NCNPS, un NDIPE, une Clef CNPS et une Clef DIPE bien positionns, sinon les donnes ne seront pas satisfaisantes, bien que la Base du CNPS tolre que parfois ces informations soient laisses

VIDE , ce qui est exig alors cest le matricule interne de lemploy, c'est--dire lidentifiant unique que possde le salari au sein de votre entreprise. Ce matricule doit dailleurs rester le mme tout au long de la dure de son embauche dans votre entreprise. Cliquez sur le bouton CONTINUER . Alors la fentre ci-dessous va safficher, mais la table sera vide. Utiliser le bouton DEMARRER pour dmarrer le formatage des donnes pour que le fichier de sortie soit au format CNPS, et cest donc aprs quoi la table se rempli telle que vous le voyez sur limage ci-dessous. Il ne vous reste plus qu exporter le fichier et le porter aux informaticiens de la CNPS. Choisir le bouton EXPORTER pour le faire. 1. 2. Renseignez alors le dlimiteur VIDE Utilisez le bouton Parcourir pour choisir lemplacement du fichier destination dans votre machine, Donnez un nom au fichier du
Page 37

3.

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

4.

genre DIPECNPS_mois_anne (exemple : DIPECNPS Aot 2011) Puis cliquez sur le bouton Exporter qui est actif.

Page 38

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le menu clture
Ce menu permet de lancer la procdure de la clture mensuelle, de la clture annuelle de la paie, de ldition de tous les tats de fin du mois et danne. La clture de la paie consiste arrter dfinitivement la paie dun mois ou celle dune anne pour pouvoir calculer celle du mois ou de lexercice suivant. Avant de lancer la clture, pensez faire diter ou imprimer tous les tats relatifs la paie du mois clturer.

La clture mensuelle
Une fois les impressions du mois termines, vous devez faire une sauvegarde. Il faut toujours en faire, on en fait jamais trop. Pour ce faire, choisissez la commande Clture mensuelle du menu clture, la fentre suivante saffiche :

Pour le cas des employs qui ont pris leur cong, il faut suspendre leur paie lors du calcul de la paie des employs pour rendre la clture possible. Il nest pas superflu de rappeler que pour passer dun mois de paie lautre, il faut clturer la paie.

Loption avant clture vous permet de prciser le rpertoire de sauvegarde de votre base avant lopration de clture. Loption aprs clture vous permet de prciser le rpertoire de sauvegarde de votre base aprs lopration de clture. Une fois tout ceci prcis, vous pouvez alors dcocher les deux cases avant clture et aprs clture puis cliquer sur le bouton Dbuter pour lancer lopration de clture mensuelle. Aprs la clture : 1. Les lments variables sont supprims 2. Les bulletins de paie le sont galement 3. Les lments du journal de paie sont envoys dans le fichier de cumul annuel.
Page 39

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

4. 5.

Le nouveau mois de paie est activ, et les diffrentes semaines aussi, Le pointeur des avancements automatique est remis FAUX, tant quil le reste, vous ne pourrez pas calculer la paie du nouveau mois en cours, aussi devriez-vous faire le traitement des congs du mois, le traitement des avancements automatiques du mois, le traitement des employs en retraite du mois, les retours de congs prolongs tels que les congs de maternit, et la leve de suspension pour les employs SUSPENDUS qui reviennent la paie. 6. Les heures de pointage des agents par jour CASERNET sont rinitialises.

Rcapitulatif de la paie
Ce module est un regroupement dtats quil est bon dimprimer avant la clture annuelle proprement dite. Car comme dans tout agenda de gestion, il existe des tats dit Etats de fin danne . ELLIPSE a choisit de placer cette ligne de commande entre celle de la clture mensuelle et celle de la Clture Annuelle.

La clture annuelle sur le mois 0/12


La clture annuelle vous permet de clturer un exercice de paie et douvrir lexercice de paie suivant. Cette opration nest disponible quaprs la clture mensuelle du dernier mois de paie. Son processus est identique celui de la clture mensuelle. Seulement, aprs la clture du dernier mois de votre anne de paie, Ellipse Paie vous dira que vous tes dsormais au mois 0/12. Ce mois 0/12 est un mois intermdiaire sur lequel seules les impressions de fin danne sont possibles Ces tats de fin danne ne sont disponible quici. Astuce : Pour vos sauvegardes, vous devez disposer de 12 + 1 dossiers de paie reprsentant chacun la paie avant clture de chaque mois (de janvier dcembre, puis ensuite le 13me dossier va contenir la paie des donnes de fin danne.

(0/12) quil vous est possible de faire la clture annuelle de votre paie. Si cette clture se passe bien, dsormais vous serez sur 1/12, cest--dire au premier mois de paie de la
Cest maintenant sur ce mois nouvelle anne.

Page 40

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le menu Etats
Ici, on va pouvoir diter tous les tats disponibles automatiquement sur Ellipse PAIE. Les tats Ellipse Paie sont mis votre disposition ds que les traitements de calcul de la paie sont termins. Ces tats sont ceux de la paie, des dclarations, des taxations, des cotisations et autres.

Impression groupe
Le logiciel tant conu pour une utilisation locale, vous navez plus qu reprer votre tat et le lancer en impression soit lcran, soit vers limprimante. NB : Pour vous faciliter la tche, vous pouvez utiliser la commande Impression groupe pour imprimer tous vos tats de fin de mois en quelques clics.

Etats imprims du personnel


Ici on peut imprimer ltat du personnel : Par ville, Avec prime fixe, Par ville/type de paie, Par ville/statut, Par analytique, Par anciennet, Par poste/fonction, Avec compte courant, En dbut dexercice par N DIPE, Mut en cours dexercice, Enfant du personnel par matricule, Fiche individuelle de renseignement, En fin danne.
Page 41

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Salaires
Il permet dimprimer ltat des dcouverts, des retenues sur salaires, des primes et indemnits sur salaires, des employs rmunrs, des employs non rmunrs, variation du salaire net, bulletin de paie, bulletin de paie ancien format, bulletin de simulation, bulletin de charges, totaux sur salaires, Exportation des salaires nets, rcapitulatif gnral, cart salaire de base avec grille normale.

Journaux de paie
Ce menu permet dimprimer le journal de paie, le rcapitulatif journal par service, par rubrique, journal comptable par matricule et par compte, journal de centralisation (salaire).

Sous menu Rglement


Ce menu permet dimprimer ltat des rglements de salaire par virement, par chque et par caisse. Tous les tats de virements par banque, par caisse et surtout le billetage (le dcompte des sommes verser par type de
monnaies 10f, 25f, 50f, 100f, 500f, 1000f, 2000f, 5000f et 10.000f.) en faisant des totaux qui vous facilitent les

dcomptes la banque et lors des paiements de salaire par caisse.

Sous menu Crdit


Il permet dimprimer ltat des crdits par ville/service, les crdits socit par ville/service, les crdits mutuelle par ville/service, limprim pour avance et acompte et les remboursements de crdits.

Page 42

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu Heures


Il permet dimprimer les fiches de pointage et ses variables, le rcapitulatif des heures et absences.

Cotisations/impts
Vous slectionnez votre Etats parmi ceux lists ici, savoir Cotisations Syndicales, Redevance CRTV, Reversement CF/FNE, Rglement DIPE, Cotisation CNPS, Journaux, Rglements Salaires, Retenues Salariales, Masse salariale, puis sous prcisez dans le deuxime onglet (slection) pour quelle ville, quelle service, quel statut demploys, quelle section analytique de salaire, quel type de contrat employ et mme vous pouvez prciser la (les) plage(s) de matricules concernes.

FENETRE DE SELECTION POUR EDITION


Pour toutes les ditions sur ELLIPSE, vous aurez trs souvent cette fentre ci-contre. Elle vous permet de faire des requtes et/ou des filtres chaque impression. La ville, le statut, Service, Contrat, Analytique, les matricules concerns, les rubriques de paie concerns, parfois aussi le compte concern, aussi si cest une impression lcran ou une impression directe.

Page 43

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Rubrique paie

Il permet dimprimer les tats de rubriques de paie par matricule, au nombre desquels ltat des retenues mutuelle du personnel dont le code est 998, mais plus encore ltat des matricules par rubrique et par lments fixes et variables, lignes de paie, masse salariale par type rubrique, par analytique, par service, par services dtaills, par services dtaills avec pourcentages, journal de paie, rapprochement pour quotit retenue, tat des salaires du mois par matricule, masse salariale par rubrique de paie. Dans ce sous-menu, on a aussi lensemble des tats qui taient trs utiliss dans lancien programme. A savoir : - Masse salariale par Service, - Journal de paye - Rapprochement pour Quotit retenue - Etat des salaires du mois - Etat des salaires du mois par rubrique

Sous menu Cumul


Le menu cumul permet de ressortir le salaire moyen, provision pour dpart et pour congs, analyse salaire, cumul annuel par matricule, par rubrique et par analytique, requte sur cumul, masse salariale par service et par rubrique de paie.

Page 44

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le menu Paramtres
Le paramtrage permet de saisir tout ce qui est cration dun point de vue comptable et commercial.

La socit Exemple
Le logiciel est install avec une socit nomme Exemple, ceci vous permet de voir comment est utilis le logiciel et comment peuvent se faire les paramtrages et les saisies. Les paramtrages sont reprsents par lensemble des lments qui entrent dans la composition du salaire. Tout un menu est rserv aux paramtres dEllipse PAIE. Il sagit de la constitution des tables et des paramtres de la lgislation du travail et de la convention tels quils ont appliqus dans votre socit.

Secteur dactivit
Dans cette table, nous avons enregistr pour vous les secteurs dactivit possibles de notre environnement. Ellipse a dj cr pour vous les secteurs par dfaut qui sont proposs par la convention collective. Trs souvent pour les socits de service, Il faudra choir le code 32 : Secteur TERTIAIRE II (173.33 Heures par mois). Une grille de salaire peut tre associe chaque Secteur dactivit.

Zone de salaire
Dans cette table nous avons enregistr pour vous les zones de salaire de notre environnement. On a au dpart 4 (I, II, III, IV) ; bien que aujourdhui la notion de zone de salaire est devenu un peu caduque ; pour cela, lutilisateur peut affecter tous ses employs dans la zone I. Une grille de salaire peut tre associe chaque Zone de salaire.

Salaire normal
Vous trouverez livr avec le logiciel, une grille de salaire correspondant aux catgories, chelons, zones de salaires et secteurs dactivit. Ici, Ellipse PAIE a enregistr pour lutilisateur la grille de salaire normal applique en zone I, Tertiaire II (173,33 Hr/Mois) pour les catgories de 1 12 et pour les chelons de A G.
Page 45

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Salaire domestique
Idem. Une grille dans laquelle on a renseign les salaires domestique, employs de maison, etc

Direction et les Services


Voici le moment de structurer votre organisation en machine. Identifier toutes les directions, Identifier tous les services associs chaque direction Puis saisir dans cette table toutes vos directions. Vous saisirez aussi dans cette table les services lis chaque direction.

Vous pouvez crer autant de direction que vous souhaitez, et associer chaque direction autant de services que possible. Il faudrait cependant rester cohrent, car chaque employ est par la suite associ un service, et donc une direction. Voil la structuration de lentreprise, ne pas confondre la gestion des centres de couts car deux (02) employs de services diffrents peuvent tre associs un mme centre de cout (analytique), et vis-versa.

Page 46

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Ville et Taxe Communale


Saisir ici la liste des villes. Attention les valeurs de la taxe communale de la ville slectionne (ici cest Douala) pourront tre saisies lors de la cration/modification de la fiche de la ville.
Exemple TAXE COMMUNALE DOUALA Les salaires <= 15.000 f alors Taxe Com = 58 F Les salaires <= 25.000 f alors Taxe Com = 83 F Les salaires <= 50.000 f alors Taxe Com = 170 f Les salaires <= 75.000 f alors Taxe Com = 270 f Les salaires <= 100.000 f alors Taxe Com = 520 f Les salaires <= 125.000 f alors Taxe Com = 770 f Les salaires <= 150.000 f alors Taxe Com = 1020 f Les salaires <= 200.000 f alors Taxe Com = 1270 f Les salaires <= 350.000 f alors Taxe Com = 1520 f Les salaires <= 400.000 f alors Taxe Com = 2020 f Les salaires <= 500.000 f alors Taxe Com = 2270 f Les salaires <= 999.999 f alors Taxe Com = 2520 f

Pays
Il faut saisir dan Ellipse la liste des pays. Car vos employs peuvent tre issus de nationalits diffrentes et dans leur fiche employe, il vous est demand de renseigner sur le pays

Organismes : Partenaire Banque, Assurance, Syndicat


Ce sont : les banques, les syndicats, les assurances et autres tablissements avec lesquels votre entreprise entretien des relations. Ces partenaires peuvent avoir des contrats avec votre socit, des contrats directs ou indirects (en passant par les contrats quils ont directement avec vos employs).

Lapplication de paie et de gestion des ressources humaines peut adresser des chques de virement ces organismes suivant le total des retenues sur salaires opres sur la paie des agents qui ont prsents auprs de lentreprise une autorisation de retenue sur salaire au profit de lorganisme concern. Il faut toujours exig davoir ce document de lemploy avant doprer un quelconque prlvement sur son salaire.

Page 47

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Paramtre de paie
On vient alors llment essentiel du paramtrage ELLIPSE. Cest une zone dangereuse et rserve aux seuls administrateurs de votre paie. Les personnes qui choisissent cette commande doivent avoir une grande notion dans la gestion des paramtrages de paie, dans la comprhension de la lgislation du travail, dans la comptabilit et autres. Il sagit ici du paramtrage exclusif de votre logiciel pour lui donner la configuration. Vous pouvez constater que lutilisateur peut ainsi crer autant de fiche de paramtres autant quil peut. Mais une seule fiche de paramtres est allouable/affectable une socit. Cette affectation se fait lors du paramtrage de la fiche Socit. La fiche des paramtres de Ellipse paie est prsente en plusieurs pages ou onglets : 1. Les paramtres gnraux dabord, 2. Les paramtres de cotisations locales, 3. Les paramtres de cotisations expatries 4. Et la suite des paramtres de cotisations expatries

Paramtres gnraux

Avant de continuer, il faut retenir que des codes de certaines rubriques ont t retenus pour donner au paramtrage une intgrit assez solide. Par exemple :
100. Salaire de base 210. Congs pays 200 :Anciennet nouvelle 860. Cumul cong 190. Anciennet gele 710. Brut imposable 299 :Indemn compensatrice 705 :Brut non imposable, 999. Net payer 835. Brut

Page 48

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le premier Echelon : Il permet de positionner la valeur du plancher catgoriel dans le calcul danciennet nouvelle Il sera A pour une grille de salaire ayant les chelons A B C D il sera 1 pour une grille de salaire ayant les chelons 1 2 3 4 Ainsi quand lutilisateur aura cr/modifi des rubriques (voir la ligne de commande paramtresRubriques), il devra sassurer que les valeurs de codes rubriques cres/modifies restent bien celles qui sont positionnes sur la fiche de paramtres de paie. Sinon, il devra aussi renseigner les bons codes aprs. Anciennet sur base Salaire Quand vous cochez cette rubrique, cest que vous souhaitez que le systme calcule lanciennet de chaque agent sur la base de son salaire de base. Mais normalement lanciennet est calcule sur le plancher du salaire de base catgoriel. Cest--dire que si lemploy est par exemple en catgorie 08, chelon D, alors son anciennet sera calcule sur la base du salaire de base de Catgorie 08, chelon A. Anciennet nouvelle non-calcule Il peut arriver que votre socit ne veuille pas que le systme calcule tout seul lanciennet nouvelle. Alors On attribuera par exemple un lment fixe dnomm Anciennet gele dont le montant sera fix par lemployeur. Avancement effectu Ce champs renseigne aux oprateurs ou administrateurs de votre paie si le traitement des avancements automatiques du mois a dj t trait ou pas. Vous savez que si vous ne traitez pas les avancements du mois, il ne vous sera pas possible de calculer les bulletins du mois. Il faut absolument clturer les avancements avant de calculer la paie. Avantages en nature Sur la fiche (photographie ci-dessus), on note ceci : Eau (2%) , Electricit (4%), Domestique (5%), Logement (15%), Vhicule (10%) et la Nourriture. Ce sont les taux davantages en nature en vigueur dans la lgislation au moment de ce jeu dessai. Par la suite lutilisateur peut les changer, au gr du temps et dune nouvelle lgislation.

Paramtres de cotisations locales


Il sagit de lunivers de la lgislation pr paramtre qui fait dailleurs la force du logiciel Ellipse Paie. Nous retrouvons ici tous les codes des rubriques utilises pour le calcul des taxes et autres impts en vigueur et impos par le lgislateur.

Page 49

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

La CNPS Cette zone concerne les lments de reversement et de dclaration CNPS du mois. Rappelons que la CNPS dans le logiciel de paie traite des sujets suivants : N 1234Libell CNPS Pension Vieillesse salariale CNPS Accident de travail CNPS Allocations Familiales CNPS Pension Vieillesse patronale Code 440 725 720 700 Taux 2.8% 1.75 % ou 2.5% 7% 4.2%

Rappelons quici, en ce qui concerne la pension vieillesse, la base brute de calcul est plafonne 300.000 FCFA, ce qui correspond une valeur payer de 300.000 FCFA x 2.8 = 8400 FCFA pour tout salaire dont la base brute de calcul CNPS suprieure ou gale 300.000 FCFA. Le Crdit foncier et le Fond National de lemploi (CF & FNE) Cette zone concerne les lments de reversement et de dclaration Crdit foncier (CF) et au Fond national de lEmploi (FNE) pour le mois en cours. Rappelons que la CF et le FNE sont paramtrs tels quil suit : N 123Libell CF salariale CF patronal FNE patronale Code 430 715 435 Taux 1.00% 1.50% 1.00%

Limpt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC. Il sagit du nouvel impt. Celui qui est en vigueur depuis le 1er janvier 2004. Il arrive en remplacement de la Surtaxe Progressive (SP) et de la Taxe proportionnelle (TP).

Page 50

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Vous trouverez dans les nouveaux documents de la lgislation et sur le site Internet du ministre des finances sa dfinition, sa base de taxation, ainsi que lensemble des lments de paie qui rentre dans le calcul de la base brute de son calcul. Par ailleurs certains pourraient tout simplement utiliser la grille valable pour retrouver limpt payer par leurs salaris. Ellipse paie calcul automatiquement la valeur de cet impt, en utilisant les lments cidessous : N 1234567891011Libell Code ISR 1er Taux dimposition (Valeur < 2.000.000) 2me Taux dimposition (2.000.001 <= Valeur < 3.000.000) 3me Taux dimposition (3.000.001 <= Valeur < 5.000.000) 4me Taux dimposition (Valeur > 5.000.000) Taux (ISR + CAC) Montant abattement annuel Minimum taxable Salaire Code CAC (Centimes additionnels Communaux Taux de prlvement CAC Base de prlvement CAC Code 475 10.00% 15.00% 25.00% 35.00% 1.10% 500.000 FCFA 60.000 FCFA 390 10% IRPP

La Taxe Communale(TC) Il sagit dune taxe lie la ville. Par exemple pour la ville de Douala/Cameroun on notera ceci : L 1 2 3 4 5 6 salaire 15000 25000 50000 75000 100000 125000 montant TC 58 83 170 270 520 770 L 7 8 9 10 11 12 salaire 150000 200000 350000 400000 500000 999999 montant TC 1020 1270 1520 2020 2270 2520

La redevance audiovisuelle du mois CRTV. Il existe une grille pour la redevance audiovisuelle ; elle est applicable sur toute ltendue du territoire, et ne dpend ni de la zone, ni du secteur dactivit et mme pas de la ville. Assiette salaire Nombre Montant unitaire Total Salaire Entre 0 50 00 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000 700 000 800 000 900 000 1000 000 et PLUS Et 50 000 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000 700 000 800 000 900 000 1000 000 Montant CRTV 0 750 1950 3250 4550 5850 7150 8450 9750 11050 12350 13000

Page 51

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Les Paramtres de cotisations expatries

Cette page concerne les cotisations trangers, et particulirement la France et certains pays africains francophones.
De faons gnrales Sur la fiche de paramtrage, un numro de code est affect chaque rubrique de paie, ce numro nous permet de retrouver facilement un lment de paie recherch, il suffit pour cela daller dans le menu Paramtre et de slectionner la commande Rubrique de paie. En cliquant sur cette commande vous vous retrouverez face une fentre intitule Table des Rubriques de paie, vous naurez plus qu saisir le numro de code de votre rubrique pour la retrouver facilement.

Page 52

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Rubriques de paie
Voici effectivement comment se prsente la table des rubriques de paie.

Il faut noter que le logiciel Ellipse paie vous est livr avec toutes les rubriques de paie qui sont couramment utilises dans les entreprises pour traiter la paie du personnel. NOUVEAU : Pour ajouter de nouvelles rubriques, MODIFIER : On peut aussi modifier la fiche dune rubrique en cliquant sur ce bouton MODIFIER SUPPRIMER : On peut supprimer une rubrique, condition de vrifier que cette rubrique na jamais t utilise dans le cadre dun quelconque paramtrage. SELECTION : Ce bouton permet de faire une requte afin dafficher un groupe de rubriques ayant nos critres de recherche en commun LISTE : Ce bouton vous imprime un tat listant les rubriques, COMPTES : Ce bouton imprime un tat des rubriques, cette fois en associant chaque rubrique les comptes comptables paramtrs pour la gnration et/ou la diffusion des critures comptables de paie Modifier une rubrique Cliquons alors sur le bouton Modifier pour afficher en consultation/modification la rubrique 028 : INDEMNITE COMPENSATRICE. On obtient la fentre ci-contre, dont voici dailleurs les explications :
v Comment lire et comprendre chaque rubrique de cette fiche ?

Page 53

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Code Rubrique Libell

028

Ce qui signifie que le code rubrique est 028. Dans le bulletin on verra cette mme valeur SALAIRE MENSUEL Il aurait pu tre Aucun , Prime, Indemnit, Crdit, avance, Impt, Retenue expatri, retenue, salaire, Heure, Remboursement, Net ou Cumul. Lutilisateur naura qu positionner la valeur adquate, le logiciel saura ce quil en est, suivant la lgislation

Type Salaire

Salaire

Sens Imposable Anciennet Absence Heure supp Cumul expatri Rubrique patronale Bulletin Journal de paie Elment exceptionnel Licenciement Impt sur le

GAIN Oui Oui Oui Oui Oui Gris Oui Oui Non Non Non Oui, Non

Il aurait pu tre GAIN ou RETENU Ce qui signifie que cette rubrique fait partie du Brut Imposable Non Qu il fait plutt partie du Brut Non Imposable La valeur de cette rubrique participe la base de calcul de lanciennet nouvelle La valeur cette rubrique est recalcule au prorata du nombre de jours de prsence La valeur cette rubrique participe la base de calcul du centime de lheure supplmentaire Sa valeur participe la base de calcul du Cumul expatri Quand elle active, seule elle indique que la valeur de cette rubrique est une charge patronale Le oui indique que cette rubrique doit safficher sur le bulletin ( certaine rubriques telles les rubriques patronales en effet ne doivent pas safficher sur le bulletin du salari) Le oui indique que cette rubrique doit safficher sur le journal de paie ( certaine rubriques telles les rubriques patronales en effet ne doivent pas safficher sur le journal de paie du mois) Le Oui indique que cette rubrique est un lment exceptionnel. Pour le positionner en exceptionnel, lutilisateur doit revoir la dfinition dun lment exceptionnel dans les livres de fiscalit. La valeur cette rubrique participe la base de calcul de lindemnit de licenciement et de la provision pour dpart. La valeur cette rubrique participe la base de calcul de limpt sur le revenu Taxable sur IRPP Pour le reste cest pareil il sagira chaque fois de dire si oui ou non la rubrique est taxable pour limpt en question.

revenu (IRPP) Autres

La deuxime page de cette fiche prsente la liaison avec la comptabilit. Ce paramtrage est trs utile pour la gnration des critures comptables de la paie, par employ, par service, par direction, par ville, ou mme par centre de suivi des couts (section analytique)

Comptabilit Compte Expatri Compte Cadre Local Compte Matrise Local Compte Employ Local Autre

Renseigner dans les zones indiques les comptes comptables lis aux charges salariales ou patronales associes la rubrique Compte de charges pour un agent Expatri Compte de charges pour un agent Cadre local Compte de charges pour un agent Matrise local Compte de charges pour un agent Employ local Compte de charges pour un agent de session local.

Page 54

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Jour fri
Il sagit des jours de non travail, fixes, chms ou alors ceux qui sont dclars par ladministration au cours de lanne. Il est important de noter quil faut positionner les jours fris du mois avant le calcul de la paie. Sinon le logiciel vous recommandera dannuler le calcul de la paie pour pouvoir positionner les jours fris.

Plan comptable
Il sagit dune section des comptes de votre comptabilit qui se retrouve dans le logiciel de paie. Ce sont les comptes de charges salariales, patronales et de reversements de taxes et autres cotisations. Sous cette table des comptes, lutilisateur observera les boutons de gestion des listes auxquels il est dj habitu sur les produits Ellipse. En appuyant sur le bouton Modifier , une nouvelle fentre titre Fiche Compte souvrira et renseignera sur les dtails du compte slectionn dans la liste ci-dessus. Numro de compte : Il sagit du code comptable de rfrencement du numro de compte. Exemple : 42000000 Libell : Il sagit de la dsignation du compte Cocher la rubrique Analytique obligatoire , pour les comptes sur lesquels vous dsirez obtenir un cumul de charges salariales ou patronale. Suivi de budget, Ce sont ces comptes qui vont tre utiliss dans le paramtrage des rubriques de paie pour indiquer les liaisons avec la comptabilit. Il est galement possible de crer et/ou de modifier un compte ; pour cela cliquer sur Nouveau ou alors sur Modifier et renseignez les champs.

Page 55

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Analytique
Ce menu englobe ldition de la liste des sections analytiques, des actions daffectation, le journal de paie, le billetage et de ressortir les totaux sur salaire.

Sous menu liste

Il permet dafficher les listes des diffrents centres de couts (sections analytiques). Par ce menu, il vous est possible de faire la mise jour de votre structuration interne, pour mieux percevoir les charges salariales par centre de couts.

Sous menu affectation des analytiques


Ici, il sagit des diffrentes affectations en fonctions des diffrents choix de requte possibles. Vous souhaitez affecter un groupe demploys prcis une section analytique prcise, connaissant les critres de slection ( ville de rsidence, du service, du statut, du type de contrat, de lanalytique mme, ou alors du matricule

Sous menu billetage


Ce menu est affect au billetage de la paie.

Sous menu journal de paie


Il permet dimprimer les journaux de paie par analytique.

Sous menu totaux sur salaires


Comme son nom lindique, il permet dimprimer les totaux sur salaires, sils sont disponibles

Page 56

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Utilitaires
Les sous menus de ce menu sont trs importants dans la gestion de la base des donnes de la paie. Cest eux qui permettent la rcupration des donnes sauvegardes aprs les oprations de clture ainsi que la r-indexation de certains fichiers.

Sous menu sauvegarde


La sauvegarde permet le stockage des fichiers de donnes dans un rpertoire pour leur restauration en cas de perte des donnes due certains vnements imprvisibles. Elle peut galement savrer importante lorsquaprs une opration de clture de la paie mensuelle ou annuelle, le besoin de se servir des donnes de la paie lies au mois ou lexercice cltur simpose. On procde dans ce cas la restauration de ces donnes sauvegardes. Cliquez sur parcourir (image de longue-vue) afin de choisir le rpertoire que vous destinez la sauvegarde ; saisissez le nom du fichier sauvegarder et validez. Si tout se passe bien, un message vous annonce que la sauvegarde est termine.

Sous menu restauration


Elle consiste rcuprer les fichiers sauvegards. Elle est importante dans le traitement des salaires parce quelle permet de rcuprer la paie traite des mois ou des exercices clturs. Procdez de la mme manire que pour la sauvegarde pour restaurer vos fichiers, sauf quici vous devez slectionner la commande Restauration du menu Utilitaire.

Sous menu R-indexation


En cliquant sur la commande Rindexation du menu utilitaire, la fentre suivante saffiche : On distingue trois types de R-indexation : v La r-indexation normale qui seffectue simplement. v La r-indexation avec suppression : cest une r-indexation normale,

Page 57

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

mais avec suppression des rubriques non conformes. v La r-indexation avec compactage : cest une r-indexation avec suppression mais aussi avec compactage sur des zones o il ya eu suppression. Attention : Avant toute r-indexation, il est fortement recommand de faire une sauvegarde de tous vos fichiers sur des supports amovibles. Pour rindexer un fichier, on le slectionne et on lenvoi dans la zone de fichiers rindexer en cliquant sur la flche direction droite, on clique ensuite sur le bouton Rindexer. On peut galement rindexer lensemble des fichiers en cliquant sur la double flche direction droite, lensemble des fichiers se transportent dans la zone des fichiers rindexer, on clique ensuite sur le bouton Rindexer.

Sous menu Import de donnes

ELLIPSE PAIE vous permet dimporter des fichiers que vous avez organiss dans une feuille EXCEL et enregistr ensuite au format .TXT ou .CSV en respectant le nombre de rubriques du fichier et en insrant une premire ligne spciale qui permet au systme de reconnaitre son Format. Quand le format est reconnu, en cliquant sur le bouton VALIDER, vous observerez que le bouton IMPORTER devient actif, sinon il restera gris, et donc non oprant.

Pour continuer vous cliquerez sur le bouton IMPORTER et le systme prendra la suite du traitement.

Sous menu Export


Sur ELLIPSE GRH-PAIE, vous pouvez exporter tous les fichiers suivant vos convenances et vers des emplacements de votre choix. Par contre les fichiers Exports seront toujours au format .TXT, ceci pour vous permettre de les manipuler sur EXCEL ou tous autres tableurs. Ds que la fentre ci-dessus saffiche, vous devez choisir la table exporter (Crdit, Personnel, Ligne de Paie, etc.). Ensuite vous allez prciser les conditions de recherche puis cliquez sur le bouton OK. Le bouton AVANCE vous permet daffiner vos conditions de recherche. La liste des lments slectionns (ici il sagit dun exemple sur le personnel).

Page 58

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Cliquez alors sur le bouton Suivant pour continuer et l, vous obtiendrez alors la fentre ci-dessous qui permet de prciser les conditions dexportation, i.e. le format du fichier, le nom, le dlimiteur des rubriques

Sous menu conversion


Il permet galement de faire la conversion des fichiers au format dEllipse vers dautres types de fichiers.

Menu Aide
Il vous permet dditer ce guide en ligne

Menu A propos

Page 59

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

II. MODULE GRH

Page 60

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Prsentation de linterface Ellipse GRH


Idem que pour la paie. La barre de menu comporte 7 commandes de menu (Fichier, Saisie, Traitements, Etats et interrogations, Paramtres, Utilitaires, Aide). Elle est place juste en bas de la barre de titre sur laquelle il est crit : Ellipse, logiciel de gestion des ressources humaines prcde de licne Ellipse. La barre des raccourcis suit directement la barre des menus. Dans la section qui va suivre nous dtaillerons les menus Ellipse GRH.

1- Prsentation des diffrents menus.


Vous commencez travailler sur le module Ellipse GRH ; Nous allons ensemble drouler lensemble des menus de ce module. Idem comme dans linterface paie

Page 61

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

A - Menu Fichier
En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu de la barre des menus. Alors le menu fichier se droule et vous obtenez la page de commande des menus. Voyons en dtail chaque menu.

Accs
Cette ligne de commande permet de changer dutilisateurs ou de socit courante. Idem comme dans linterface Ellipse Paie

Basculer vers un autre menu


Cette ligne de commande est utilise pour basculer ou naviguer entre les diffrents modules qui sont votre porte (GRH ou PAIE). Idem comme dans linterface Ellipse Paie

Utilisateurs
Cette commande permet dafficher la liste des utilisateurs avec possibilit dajout, de suppression et de modification de chaque utilisateur. Pour une premire utilisation, cliquez sur le bouton Nouveau pour vous donner les droits ncessaires pour avoir votre session. Aprs la saisie de lidentit de lutilisateur, du nom, du prnom et du mot de passe qui devront dornavant vous permettre daccder aux fichiers de gestion du personnel de votre socit, vous devez valider en cliquant sur le bouton OK ou en appuyant sur la touche Entre de votre clavier, ds que vous le faites, ces coordonnes sont enregistres et saffichent dans la table des utilisateurs chaque fois que vous y accder.

Page 62

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Changer mot de passe


Ici, il est possible de changer le mot de passe dun utilisateur. 1. Tapez votre mot de passe courant dans la zone Entrez votre mot de passe , 2. Puis Entrez le nouveau mot de passe souhait dans la zone Nouveau mot de passe 3. Ensuite entrez de nouveau ce nouveau mot de passe pour confirmer

Mise en page
Permet de choisir la mise en page qui vous convient. Idem comme dans linterface paie

Configuration de limprimante
Cette commande permet de configurer une imprimante donne. Idem comme dans linterface paie

Quitter Ellipse GRH


Cette commande permet de fermer lapplication et de quitter le logiciel Ellipse GRH-PAIE. Idem comme dans linterface paie

Page 63

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

B - Menu Saisie
Ce menu permet dentrer lensemble des lments du personnel dans la base de donnes, il est constitu de plusieurs sous-menu. Contrairement ce quoi ce menu fait penser, il ne sagit pas seulement des saisies, mais plus de lancement de modules qui vont permettre des traitement aussi bien sur les enfants du personnel, les rotations du personnel et donc la gestion des jours de repos, la gestion des congs, des engagement et/ou crdits, la gestion des permissions et autres absences, le suivi des validations des absences constates au pointage, la gestion de la prime de scurit, la gestion des sanctions, la gestion des avancements, de la gratification de fin dannes et des problmes lis liRPP annuel, la gestion du traitement des retraits, et le grand module de gestion de la mutuelle. Mais le plus important et cest une primordiale dans la main-duvre pointe lheure, le module de gestion du CASERNET .

Sous menu liste du personnel


Il permet dafficher les donnes du personnel, nous avons les boutons NOUVEAU pour crer un nouvel employ, MODIFIER pour modifier les informations sur le personnel, CHERCHER pour faire des recherches dans la base de donnes, SUPPRIMER pour supprimer et FERMER pour quitter la fentre.

Idem comme dans linterface Ellipse Paie

Page 64

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu enfants du personnel


Il permet de retrouver, partir du matricule dun employ, la liste de ses enfants. Le Bouton NOUVEAU permet de crer un nouveau enfant toujours a partir du matricule du parent.

Choisir lemploy concern, Puis renseignez pour lenfant saisir : - Le nom - Le prnom - La date de naissance - Le lieu de naissance - Le sexe (masculin ou fminin) - Le Numro de registre de lActe de naissance.

Sous menu repos employ


Cette commande affiche le jour de repos dun employ, avec la possibilit de rechercher, modifier ou imprimer la liste. Pour modifier, utiliser le bouton MODIFIER et cliquer sur la flche du menu droulant pour changer de jour.

Sous menu jour de repos employ


Il permet davoir en gnral les informations sur le jour de repos dun employ et de faire la saisie et limportation de ces jours. Cest vritablement le menu dIMPORTATION des JOURS DE REPOS
La Propret Urbaine tant oblige de travailler 7jr/7 et 24h/24 souhaitent faire roter le personnel pour que des agents ne soient pas seuls supporter travailler les dimanches et jours fris. Ce module propose dailleurs que si vous avez t de repos pendant une priode le lundi, la prochaine rotation vous serez de repos le mardi, ensuite le mercredi, le jeudi, etc

1er volet : informations Pour saisir un jour de repos, il faut introduire le matricule de lemploy et taper le code du jour de repos ; ces codes vont de 1 7 reprsentants chaque jour de la semaine. Valider avec le bouton OK.

Page 65

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Fentre dimportation des jours de repos

2me volet : importation Un fichier Excel des jours de repos est mis la disposition des ressources humaines ; Ce fichier est ensuite enregistrer sous le format .CSV, format de limportation. Cliquer ensuite sur Parcourir pour choisir le rpertoire dans lequel le fichier est log, Validez puis cliquer sur Importer.

Page 66

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu gestion des congs employs


Il permet de grer dans lensemble les congs des employs. Il est essentiel de noter quon ne peut grer les

congs du mois en cours sans avoir cltur la paie du mois prcdent. 6001 : Liste des Congs prvus pour le mois

Cette fonction permet dafficher une proposition de liste des congs du mois en cours qui est remis au RH pour validation.

Pour modifier une proposition de cong, choisir loption Modifier, la fentre suivante apparait alors :

Page 67

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

6002 : Enregistrer un nouveau Cong Cette fonction permet denregistrer un nouveau cong a partir du matricule de lemploy Il faut prendre soin de renseigner les bonnes dates sinon un message

derreur apparait :

6003 : Consultation/Modification Congs programms (Lettres de dpart cong/Avis de retour cong) Cette fonction permet de consulter ou modifier les informations sur un cong ; en mme temps, Il permet galement dimprimer des lettres de dpart et de retour cong. Les boutons TOUT permet dimprimer toutes les lettres la fois et UNE donne la possibilit de spcifier et choisir limpression dune et une seule lettre.

6004 : Liste de tous les congs de lanne Cette fonction permet dafficher les congs des employs sur lanne

Page 68

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

6005 : Donnes de cong dans le fichier personnel Cette fonction affiche les donnes de congs (date de dpart, date de retour, date de dernier cong) dans le fichier du personnel

6006 : Valider la liste des dparts cong du Mois Cette fonction est trs importante Elle permet de faire la validation automatique de la liste des congs pralablement remise au RH pour consultation.

Vous devez rentrer : - une rfrence de lettre cong sign par la direction - Renseigner sur qui a sign cette lettre groupe

Page 69

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

- Sur la date de signature de cette lettre Evidemment, ce qui suppose que vous avez dj imprim la liste des dparts cong valids et que le directeur valid cette liste. Revenu sur Ellipse, vous pouvez alors faire la mise jour de votre liste en excluant ceux que le directeur juge utile de les retenir, et aussi en ajoutant manuellement ceux qui nont pas t dsigns automatiquement par le systme. Quand tout se passe bien, le systme vous renvoie un message systme qui saffiche : Traitement Termin 6007 : Mise jour des cumuls congs Cette fonction permet de mettre jour les cumuls de cong dans le fichier du personnel A la fin de lopration, le message cicontre saffiche : Traitement Termin 6008 : Requte sur les dparts Cong et les non-dparts par priode Cette fonction permet de faire les requtes lies aux congs en renseignant les champs de date ; Continuer avec le bouton Remplir

6009 : Traitement des avis de retour Cong Cette fonction permet de traiter les avis de retour cong

6010 : Correction du dernier cong Cette fonction permet de faire des corrections sur les dates du dernier cong pour tout le personnel

Page 70

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu saisie des engagements et prts


Ici, il est possible de grer les diffrents prts contacts par un employ (mutuelle, prts scolaire, prts socit, )

9001 - Crer un nouveau Engagement/Prt Loprateur de la paie reoit des services RH des BONS pour oprer des retenues sur le salaire de certains employs. Ces bons peuvent tre traits soient comme un lment variable de paie (intervenant une seule fois), Soit comme un lment fixe nombre de mois dfini ou pas, Soit finalement comme un prt dont on connait le capital emprunt, le montant de chaque chance de retenu, le nombre dchances, la date (ou le mois) du premier paiement (ou de la premire coupure) et finalement la date de la dernire coupure. Cette fonction permet de saisir un nouveau prt, en introduisant dans la machine et partir dun bon le matricule de lemploy, le montant du prt (Capital), le motif et le nombre de mensualits 9002 Consulter un Engagement ou prt Cette fonction permet dafficher une catgorie de prt donn en utilisant le code du prt ;

Page 71

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Il faut pour cela avoir entr le bon code de prt qui vous intresse. Par exemple si vous tapez 997 correspondant au prt socit, vous aurez une boite semblable celle ci-dessus : Vous choisirez lun des endett, Si vous cliquez sur Modifier, vous aurez la fentre ci-contre :

9003 Consulter tous les prts Entreprise (dun employ) Cette fonction permet dafficher lensemble des diffrents prts dun employ en utilisant son matricule. Cliquez sur Modifier si vous avez entr des informations errones sur un prt ; par contre, Diffrer permet de diffrer le paiement dun prt une date ultrieure ; cliquez sur supprimer pour supprimer un prt donn. 9004 Tableau des prts diffrs.
Diffrer un prt, cest donner un ordre au systme afin quaucune retenue ne soit oprer sur le salaire de lemploy concern par le prt. Il est important de grer les prts diffrs, sinon, on pourrait garder indfiniment des prts ltat de diffrs. Et jamais ils ne seront alors rembourss.

Cette fonction permet dafficher lensemble des prts diffrs par type en utilisant le code du prt.

9005 Traitement des Crdits multiples agents (Diffrer Crdits si quotit atteint) Suivant la lgislation du travail, on ne doit pas prlever plus du tiers (1/3) des gains de lemploy pour des remboursements et autres crdits. Pour cela, Ellipse permet aux oprateurs de pouvoir vrifier que pour des employs concerns par les oprations de retenues crdits du mois, quil nen est pas qui ont perdu plus du (1/3) tiers de leur salaire. 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle Cette fonction permet de regrouper lensemble des prts mutuels en un seul prt afin de prlever la quotit cessible sur le salaire de lemploy. Cette opration passe par le bouton CONTINUER, qui nous renvoi une fentre qui permet de rechercher lensemble des prts par le bouton CHERCHER, et ensuite on clique sur le bouton CONVERSION, une boite de dialogue saffiche pour demander lutilisateur de faire attention vu le caractre dangereux de lopration (prire de bien lire la boite de dialogue qui saffiche).

Page 72

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Enfin, pour continuer, cliquez sui OUI et en fonction de la catgorie de chaque employ endett, une certaine somme est prleve sur son salaire comme prt mutuel avec pour code 997 : prts et engagements mutuelle.

Le contexte :
Mbella Souffo a dans nos fichiers trois (03) prts mutuelle quil a reu. On peut facilement retracer les origines des trois prts, car les bons mutuelle ont t saisis dans linterface Mutuelle, et dailleurs ce sont ces bons qui ont gnr les trois (03) crdit en question. Seulement, ces crdits ne sont pas octroys au mme montant, au mme moment et pas avec le mme montant de remboursement par chance. Le systme connaissant la catgorie de Mr Mbella Souffo (MatriculeFiche Employ Catgorie) va vous demander de renseigner sur le montant standard de prlvement mensuel. Comme il est par exemple la 6me Catgorie, le systme tablira quil faut lui prlever 30.000 Frs CFA pour lchance. Le systme va donc calculer la somme des restes rembourser des trois prts, ce qui constituera le capital du nouveau prt donc lchance sera dtermin comme indique. Et la paie du mois sera la date de premire coupure. Le nombre de mois dchances tant Capital/30.000 Frs CFA.

9007 - Quelques Editions Cette fonction permet de faire des ditions et tats des crdits diffrs et non diffrs.

Page 73

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu gestion des permissions et absences

Cette commande permet de grer les diffrents types dabsences et permissions dun employ, et de suivre les permissions de tous genres et les absences du personnel. En effet, il est possible de saisir les absences dun jour donn, ou tout simplement consulter ces absences. 001 Saisie des Absences dun jour donn. On suppose que les fiches de pointages des jours travaills par les employs sont organises par jour, et donc les oprateurs de saisie de la paie sont plus laise saisir par jour. Cette fonction permet la saisie des absences dun jour donn ; on clique sur le bouton CONTINUER et la fentre des diffrentes permissions saffiche et en fonction de ce que lon veut faire, porter son choix. On peut consulter tous les diffrents types dabsences dun employ, consulter un type de permissions donn en utilisant le code de labsence, et IMPRIMER les absences et permissions dune priode donn

Page 74

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Mais avant de continuer, on doit choisir le type dabsence et/ou de permission, ce qui propose donc une saisie regroupe par type de permission/absence. On dnombre ainsi les types dabsence et/ou permission suivants dans ELLIPSE
001 ABSENCE 004 MISSION 007 - AFFAIRES PERSONNELLES 010 - DEUIL MEMBRE DE FAMILLE 013 - ASSISTANCE FAMILIALE 016 - ACCIDENT DE CIRCULATION 002 - CONGE ANNUEL 005 - DEUIL PARENTS 008 - REPOS MEDICAL / ARRET MALADIE 011 - CONGE POUR MARIAGE 014 - DEPART DEMISSION 017 - ACCIDENT DE TRAVAIL 003 - PERMISSION MALADIE 006 - FORMATION PROFESSIONNELLE 009 - CONGE DE PATERNITE 012 - REJOUISSANCE FAMILIALE 015 - DEPART LICENCIEMENT 018 - SANCTION - MISE A PIED

Si on a choisi le type 001 ABSENCE, en cliquant sur le bouton Continuer , la fentre suivant saffiche lcran : Et on peut : - soit saisir une nouvelle absence (saisir les donnes de labsence et cliquer sur le bouton Ajouter ) - Soit modifier une fiche dabsence dj saisie et prsente dans la liste, (slectionner une ligne de la liste des
absences, ce qui affiche ses lments plus haut, on les modifie puis on clique sur le bouton Modifie )

Soit mme supprimer une fiche dabsence prsente dans la liste (utiliser le bouton Supprimer pour supprimer la
ligne slectionne dans la liste)

Page 75

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

002 Consulter Absences dun employ Cette fonction permet dafficher, partir du matricule dun employ, ses diffrents types dabsence.

003 Consulter un type de permission donn Cette fonction permet dafficher les tats dun type dabsence partir de son code. Par exemple, pour lassistance familiale ayant pour code 013 ASSISTANCE FAMILIALE, nous avons les tats suivants :

004 Impression des absences et permissions Cette fonction permet limpression des diffrents types dabsence. Les options dimpression sont les suivantes :
-

Tous les employs absents du mois Une slection demploys (plage de matricules contigus) Toutes les absences (sans prcision sur le type dabsence) Pour une slection de types dabsence (plage de code dabsence
contigus)

005 Absences par Jour Cette fonction permet davoir toutes les absences enregistres pour un jour donn. Gnralement on est but du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures, on peut positionner des employs comme tant absents, du coup on a plus la visibilit sur lintgralit des absences en machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction va rgler ce problme. Pour cela :
1. 2. Taper une date valide dans le champ Taper la date du jour ICI , Cliquer ensuite sur le bouton Rechercher

Remarque : Vous pouvez ici imprimer la table des absences par jour, qui renseigne aussi sur absence pay ou non, absence maladie, absence cong, absence non justifie (ABS)

006 Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifie Gnralement on est but du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures, on peut positionner des employs comme tant absents, du coup on a plus la visibilit sur lintgralit des absences en machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction permet :
1. De lister toutes les absences des pointages jour par jour et de les prsenter aux RH pour quils sassurent que ces personnes ne bnficiaient pas dune permission quelconque qui aurait chappe celui qui les a programm pour le travail de ce jourl.

Page 76

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE
2.

1992 2012

Et si cette vrification est faite, toutes les autres absences sont positionnes en ABSENCE INJUSTIFIEE (dont le code est 001)

Sous menu Gestion des absences non valides des fiches de pointage
Il sagit dimprimer la liste des absences non valids des fiches de pointage sur tout le mois et aprs impression, remettre cette liste au RH pour validation, et aprs retour la paie pour confirmation. Pour afficher cette liste, deux options soffrent vous :
1. 2. Soit cliquer sur tout le mois pour avoir les tats mensuels Soit entrer une date valide dans lespace prvu cet effet.

Sous menu gestion des accidents et primes de scurit


Cette commande permet de grer la prime de scurit dans son ensemble, on peut saisir un nouvel accident, consulter la liste des accidents dj enregistrs, les accidents de travail ; il est mme possible de ressortir la liste des accidents par jour. Nous allons prendre titre dexemple la saisie dun nouvel accident. Slectionner loption qui vous intresse :
1. soit laccident de travail, 2. soit laccident de route. Puis cliquer sur le bouton Continuer

Il ya des champs obligatoires comme le matricule de lemploy, le lieu de laccident et les dommages, et aprs avoir saisi tous les accidents on procde lharmonisation de la prime de scurit qui doit couper pendant les trois mois suivants la prime de scurit aux employs.

Sous menu gestion des sanction


Permet de grer les diffrents types de sanctions savoir : les demandes dexplication, les avertissements, les mises pied Il est donc possible de consulter, modifier ou supprimer les sanctions. 1.Nouvelle sanction :

Page 77

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Cette fonction permet de saisir une nouvelle sanction pour un employ. F5 permet de choisir le matricule de lemploy sanctionner F6 permet de choisir rapidement la sanction lui adresser.
Il faut absolument renseigner tous les champs sinon le message derreur apparait :

2. Consulter/modifier fiche de sanction Cette fonction permet de faire une requte pour obtenir lensemble des sanctions dun employ donn. Ici, on peut galement :
Imprimer la sanction, Modifier la fiche de cette sanction Et dans une certaine mesure, on peut supprimer la sanction

3. Table des Sanctions Cette fonction vous permet dafficher la table des sanctions de vos employs. Elle est mise la disposition des utilisateurs ayant plus de droit sur lapplication. Elle offre une vue complte de toutes les sanctions. 4.Nouvelle demande dexplication Cette fonction permet de saisir les demandes dexplication. Cest une fiche simple Entrer les informations suivantes :
Rfrence de la demande (suivi courrier) Demande du : la date de la demande dexplication Le matricule de lemploy Puis enfin le motif de la demande. Cliquer pour terminer sur le bouton Valider pour enregistrer la demande.

5.Consulter/Modifier une demande dexplication Idem comme pour consulter/modifier une sanction

3. Table des demandes dexplication Idem comme pour Table des Sanctions

Page 78

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu initialisation casernet mensuel


Ce module est utiliser en premier ds la clture du mois de paie et donc louverture du nouveau mois de paie. Cest lui qui permet de remettre les pointeurs jour en ce qui concerne les fiches des heures/jours travaill(e)s. Cette opration permet de mettre jour le CASERNET du mois, cest--dire mettre jour les heures de travail des employs pour le mois de la paie en cours.

001 initialisation des semaines de travail du mois : Cette fonction va donc initialiser les semaines du mois (les crer, les ouvrir, et permettre quelle soit disponible pour accueillir les jours de travail). La fentre pointage des heures de travail qui saffiche, vous renseigne sur les fiches semaines crer, puisque le systme connait dj votre mois de paie, il sait pouvoir le diviser en des tranches de 7 jrs compter du premier jour du mois de paie dans votre organisation ( HYSACAM Douala, le 1er jour du mois est le 25 du mois prcdent) Il ne reste plus qu cliquer sur initialiser les heures du mois. Ellipse GRH procde leffacement des heures du mois prcdent et au positionnement des heures du mois en cours.
Attention Le positionnement des heures du mois en cours signifie que le systme suppose que tous ceux qui sont prsent dans la base vont travailler tous les jours pour 5 heures de travail les jours prcdents leur jour de repos, et 7 heures les autres jours. Evidemment le systme mettra 0 heures les jours de repos. Ceux qui sont en absence (maladie, cong ou tout autre permission) encore courue se verront points 0 heures pour ces jours-l.

Sous menu cumul heures valides du mois


Comme son nom lindique, il affiche le cumul des heures du mois. Aprs saisie des fiches de pointage et gnration du fichier des cumuls des heures, il est important de savoir comment se comporte chaque compte des heures employ. Cette fonction vous renseigne dessus. Le bouton Modifier offre la possibilit de mettre jour les heures travailles du personnel ainsi que leurs heures supplmentaires. Mais attention les modifications opres ici ne sont pas prises en compte dans les fiches de pointage, car ce sont des lissages sur des reporting. Il est plutt intressant de revenir sur les

Page 79

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

fiches de pointage jour par jour pour faire des modifications, suppressions et autres ajouts.

Sous menu saisie des heures travailles par jour


Cest ici que sont saisies toutes heures, mais surtout les heures supplmentaires (120, 130, 140, 150% des heures) et de cocher les absences prsentes dans les fiches de pointage des employs (absences non valides des fiches de pointage) aprs linitialisation du CASERNET. Quand loprateur reoit ces fiches de pointage jour par jour, il doit utiliser ce menu. Il y a toutes les informations ncessaires au remplissage des feuilles de pointage pour la paie et mme pour la gestion des prsences, car cest aussi ici que lon pointe toutes les absences consignes par le responsable de service qui a contrl ses effectifs. Au bas de cette fentre, vous pouvez observer les boutons suivant. Nous allons dtailler leur fonction plus bas.

Page 80

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Comment commencer ? On y accde en introduisant la date du jour, attention cette date doit tre valide, sinon, un message derreur apparait. La date doit tre comprise entre le 1er jour du mois de paie et le dernier jour. Ces deux (02) dates sont affiches au haut de votre fentre. Cette fentre renseigne aussi sur votre exercice comptable et sur la dnomination de votre mois de paie.

Une fois une date valide entre, la table ci-dessus saffiche : Introduire le Matricule de lemploy dans le champ Employ ou utilisez F5 pour rechercher lemploy dont on veut saisir les heures travailles le jour courant. Si le systme le reconnait alors il vous affiche des informations sur lui (nom, prnom, jour de repos, en cong ce moi oui/non, sont service, sa fonction, ses fiches dabsences dans lanne, ses congs, ensuite le pointage de ce jour dj fait sur sa fiche, le cumul par type dheures, cumul gnral de ses heures dans le mois en cours. Au cas o il serait absent, on coche la case : Absent ce jour-ci ! On peut ainsi saisir les heures suivantes :
HN. Jour Nbre heures Normale jour (de 06 heures 18. Heures 59) HN. Nuit Nbre Heures normales nuit (de 19 heures 5 heures 59) Hr Jr.Repos Nbre dheures jour de repos travaill Hr Jr.Fri Nbre dheures jour fri travaill F3 110% Nbre dheures 110 % du jour F4 115% Nbre dheures 1150 % du jour F6 120% Nbre dheures 120 % du jour F7 130% F8 140% F9 150% F11 200% Nbre dheures 130 % du jour Nbre dheures 140 % du jour Nbre dheures 150 % du jour Nbre dheures 150 % du jour

Cette mme fiche renseigne sur le salaire horaire et le salaire mensuel de lagent, sur le salaire courant horaire du mois qui tient compte de son pointage mensuel courant, sur son anciennet nouvelle et sur le total de ses primes. Elle donne aussi le total (en jours) des absences depuis le dbut de lanne et une estimation du montant des congs pays. Vous enregistrerez les modifications sur le pointage du jour en appuyant sur le bouton Enregistrer- F12 ou tout simplement en appuyant sur la touche fonction F12 de votre clavier.
Le bouton CASERNET permet dafficher le CASERNET mensuel d un employ tel que vous le montre limage cidessous : Ceci est le reporting jour par jour et pour tous les jours du mois de paie en cours (dans cet exemple du 26/08/2011 au 25/09/2011). Mais galement vous pouvez souhaiter avoir ce reporting semaine par semaine, pour toutes les semaines de paie du mois de paie courant. Cette fois l, choisissez le bouton Quotas Hebdo au bas de cette fiche.

Page 81

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE
HARMONISATION DU CASERNET

1992 2012

Aprs avoir saisi toutes les heures du mois, y compris les heures supplmentaires, les absences, les sanctions et autres, il faut procder lharmonisation du CASERNET en cliquant sur le bouton harmonisation, La boite ci-dessous saffiche (bien lire le message quelle contient !).
Bienvenue dans cette section! Il s'agit ici de lancer le traitement de r-calcul des heures du mois, par employ(e), par jour, par semaine et videmment par mois. Ce module permet de mettre jour les donnes des heures travailles par chaque employ(e). Ainsi on pourra alors tirer la suite de ce traitement : - le casernet quotidien, pour chaque jour - le casernet hebdomadaire, pour chaque semaine dans ce mois, - et enfin le casernet mensuel, qui va pendre en compte toutes heures du mois, en tenant bien sr compte . Du quota journalier (7h/jour ou nuit), . Du quota des 40 heures par semaine, avec 2 heures supplmentaires 120% . Du quota mensuel qui est dtermin en fonction du mois, du jour de repos de l'employ(e), Il faut aussi souligner que ce module est trs important quand vous avez fait la mise jour du fichier des absences (cong, maladie, permission, absences justifies, absences non justifies,...) D'ailleurs les absences non-justifies vont fortement impacter les heures par dfaut du casernet. Les primes sont toujours IMPACTES par les absences, quelles soient justifies ou pas, payes ou pas. Seules les primes CRTV et LAIT ne seront pas touches. Maintenant, Attention ! Ce traitement peut prendre plusieurs minutes. Vous devez patienter pendant le long traitement. Nanmoins vous pouvez interrompre le traitement en appuyant sur le bouton "Arrter !". Pour continuer, appuyer sur le bouton "Traitement des heures.

Ensuite lancer le traitement des heures en cliquant sur le bouton traitement des heures. Le traitement peut tre arrt tout moment en cliquant sur le bouton ARRETER. Le bouton ANNULER HEURES SUPP permet dannuler les heures supplmentaires 120% aux employs ayant dj un forfait dheures supplmentaires. ; Pour continuer, il faut cliquer sur oui.

Menu heures et jours travaills


Ce menu attribue par dfaut tous les employs, les heures de jours fris travaills afin de faire les mises jour avec les fiches de pointage, cest-dire retranch ces heures aux absents. La procdure consiste introduire la date du jour fri en question et cliquer sur continuer. Ensuite cliquer sur le bouton jour fri ou heure 200% ; le bouton annuler permet dannuler ces heures.

Page 82

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu gestion des avancements


Il permet de grer, dans lensemble, les avancements automatiques du personnel. 0001 Lancer le Traitement des Avancements Automatiques du Mois Cette fonction permet de lancer le traitement des avancements automatiques du mois. Pour y arriver, cliquer sur valider, une boite de dialogue saffiche nous demandant dcraser les avancements du mois prcdents ; Cliquez sur oui. Cependant, si vous avez plutt cet autre message ci-dessous, cest que vous navez pas cltur les tats de ce mois, car il est essentiel de noter quon ne peut traiter les avancements du mois en cours quaprs avoir fait la clture de la paie du mois prcdent. Vous devez donc basculer dans Ellipse Paie et procder la clture du mois pass. Ds que tout est OK, la boite suivante saffiche :

Page 83

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le bouton Rechercher permet dafficher la liste des employs qui doivent tre avancs au cours du mois, puis cliquer sur enregistrer. Une boite saffiche pour confirmer lenregistrement des avancements. Cliquer sur ok Vous devez enregistrer cette liste de propositions en cliquant sur le bouton Enregistrer Limpact des avancements automatiques sur la masse salariale est donn ici , ainsi que le nombre des employs concerns. 002 Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois Cette fonction affiche la liste des employs qui vont tre avancs au cours du mois. Vous devez imprimer cette liste et la remettre au responsable des Ressources humaines de votre socit, qui pourra la faire valider par le Directeur. Pour y arriver, cliquer sur Imprimer. La zone rouge est numrique ; 1 veut dire valid et 0 non valid Le bouton imprimer ce niveau permet dafficher la liste des avancements confirms et non confirms qui seront remis aux RH pour validation. 003 Valider la liste des Avancements Automatiques du mois Cette fonction permet la validation des avancements automatiques du mois. Ceci passe par le bouton Valider et enregistrer Saisir dans le champ Ref lettre dadministration la rfrence appose sur la liste imprime et valide par le Directeur. (Par exemple : avancement Octobre 2011) et Puis saisir aussi la Date de validation du directeur dans le champs date de signature (par exemple : 30/10/2011) sont des obligatoires. Le bouton Valider et enregistrer permet de valider et enregistrer en mme temps les avancements. Il est aussi possible dimprimer les tats davancements valids.
Attention : La validation des avancements est une opration irrversible, il faut donc tre sur avant de valider et enregistrer.

004 Consulter Profil Mouvement dun employ Cette fonction permet de consulter le profil dun employ, son historique davancement, ce quon

Page 84

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

dnomme parfois Carrire . Ceci renseigne pour un employ donn, quel a t son parcours depuis son arrive dans votre entreprise. 005 Impact des avancements du mois sur la masse salariale Cette fonction affiche limpact des avancements sur la masse salariale. Mais elle est dj largement traite dans les fonctions prcdentes.

006 Vrification des mises jour de lhistorique/Carrire Employ Cest une routine qui permet la vrification et la mise jour dun employ mal renseign.

Sous menu gratification annuelle du personnel


Ce menu permet de grer la gratification du personnel en fin danne ; il est possible de gnrer la liste des gratifications de lanne en cours, consulter la fiche de gratification dun employ ou de tous les employs, faire les imprims des diffrents tats qui traitent de la gratification.

Page 85

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu traitement mise la retraite employ


Ce menu permet de grer les mises la retraite des employs ; il est possible en effet denregistrer un nouveau dpart, consulter ou modifier les dparts dj enregistrs, faire afficher les listes de tous les dparts prvus pour lanne etc.

01- Enregistrer un nouveau dpart en retraite

Cette fonction de consulter et de saisir les employs qui iront bientt en retraite. Le traitement se fait de faon unique, employ par employ. Elle permet aussi de projeter pour un employ donn quoi il a droit, sil dcide daller la retraite la date X que loprateur peut introduire.

Page 86

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu gestion de la mutuelle

Volet 1 : Gestion des Prts Mutuelle


NOTONS BIEN
Le personnel de votre entreprise se regroupe au sein dune mutuelle dnomm MUTUELLE . Chaque employ cotise tous les mois un montant qui est retenu directement dans sa solde du mois. Lensemble des montants retenus en revers au bureau de la mutuelle par cheque ou directement par virement dans le compte de la mutuelle. Dans ce cas lentreprise, dans ses accords avec le bureau de la mutuelle se charge de retenir ces montants et de les reverser la mutuelle suivant le schma que nous venons de dcrire plus haut. Les employs peuvent par ailleurs bnficier des crdits MUTUELLE. ELLIPSE GRH vous permet alors de saisir tous les bons mutuelle rsultant des crdits octroys dans le mois. ELLIPSE peut vous donner tous les tats de bons mutuelle mis, mais plus encore tous les tat sur les sommes retenues dans la paie des employs pour permettre le remboursement des dettes Mutuelle.

Ce menu permet la gestion globale de la Mutuelle ; cliquer sur gestion des prts mutuelle pour continuer Voici les diffrentes fonctions de cette interface :
1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... 2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle 3 - Consulter les Prts Mutuelle 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) 5 - Editer l'tat des prts par employ(e) 6 - Etat Solde des Prts Employs 7 - Impression des Bons Mutuelle 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles...

1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... Cette fonction permet de saisir les dettes mutuelles partir des bons mutuelle ; on introduit la date des bons, le code du crdit, me matricule dun employ et le nombre dchance ; valider avec le bouton OK-F12
Remarque : Le bon Mutuelle est dabord considr comme tel, mais ensuite il est repris dans linterface PAIE de faon transparente comme nouveau prt. Mais il faut rappeler que sa trace peut par la suite se perdre dans la paie du fait des recapitalisations des prts de mme nature, mais la mutuelle pourra toujours vous renseigner sur tous les prts.

Page 87

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle Cette fonction Permet de saisir les remboursements anticips, cest--dire quun employ dcide de rembourser sa dette en espces la caisse. Ce reu de caisse est renvoy la paie et saisi dans cette rubrique. Cela a pour consquence de diminuer sa dette auprs de son compte Mutuelle.
Plusieurs employ qui sollicitent des prts Mutuelle aiment souvent faire des remboursements anticips pour ne pas que les retenues oprer sur leur paie impactent gravement le NET percevoir, surtout quand ils souhaitent obtenir un prt consistant auprs dune banque.

3 - Consulter les Prts Mutuelle Cette fonction permet de consulter les prts Mutuelle de toute sorte ; Cest une fonction trs dlicate du moment quelle offre consulter tous les prts Mutuelle qui existent dans votre base.

Le bouton modifier permet de modifier les informations sur un prt. 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) Affiche ltat des prts dun employ ; F5 permet de faire le choix du matricule de lemploy, cliquer sur solde compte pour avoir lhistorique de cet employ qui peut tre imprim.

Page 88

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

5.Editer l'tat des prts par employ(e) Permet dditer ltat des prts par employ. Ceci se fait par le bouton continuer puis valider en cliquant sur OUI

6 - Etat Solde des Prts Employs Ressort les tats de solde des prts de tous les employs. Cet tat peut tre export sous Excel, on utilise le bouton solde compte pour ressortir cet tat. 7 - Impression des Bons Mutuelle Cette fonction permet de spcifier ltat des saisies des bons mutuelle par jour et faire les diffrentes requtes. 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles... Annule et corrige toutes les contributions dans la mutuelle. Le message suivant qui saffiche est extrmement important car son action est irrversible, donc il vaut mieux bien lire et tre absolument sur avant de cliquer sur OUI

Page 89

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Volet 2 : Contribution Mutuelle


Il faut rappeler que les contributions Mutuelle ne se font pas manuellement, mais seulement lissu de chaque Calcul de la Paie. Ladhsion la Mutuelle HYSACAM se fait par exemple lembauche et videmment votre dpart de lentreprise vous recevez le solde positif de votre compte de contribution Mutuelle, Si ce solde est par contre ngatif, alors lentreprise prlvera de votre solde de tout compte le montant manquant pour le restituer la Mutuelle. Dans ce volet, Trois (03) actions sont disponibles, savoir :
1. 2. 3. Consultation/Modification Contribution Mensuelle dun employ Liste des Contribution du Mois en cours Mise jour du Capital par Employ (depuis la date dembauche), minor par la date de dbut de la Mutuelle.

1.

Consultation/Modification Contribution Mensuelle dun employ

Ici, il est possible de Consultation ou de modification les contributions mensuelle dun employ. Pour ce faire, appuyer sur F5 pour entrer le matricule de lemploy recherch.

2. Liste des Contribution du Mois en cours Cest la liste des contributions du mois en cours. Les critres de recherches peuvent tre la ville, ou le service, ou encore le statut ou mme le type de contrat etc. Simplement aller imprimer ltat des Rubriques de Paie par employ en tapant pour code rubrique 998. 3.Mise jour du Capital par Employ (depuis la date dembauche)
minor par la date de dbut de la Mutuelle.

Cette fonction permet la mise jour du capital des cotisations par employ depuis leur embauche.

Page 90

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Traitements
Aprs avoir entr toutes les donnes, dans le menu prcdent, le menu traitements vous permet de visualiser les cumuls de chaque employ, leur affecter de nouveau numro DIPE aprs clture et grer, sil y a lieu, des affectations du personnel.

Sous menu visualiser cumul


Ce menu permet de visualiser les cumuls de chaque employ sur plusieurs annes. Il prsente les cumuls par rubrique de paie (Rubr.) par employ (Matr.) pour les mois de janvier dcembre de chaque anne, en proposant le total cumul pour chaque rubrique par employ.

Ainsi voici comment lire cette table : Exemple 1re ligne de la table : Lemploy 0042 cumul 90.758 Fr CFA sur la rubrique 115 (Heures Supplmentaires 115%) sur lanne. Et plus loin en bas on peut lire que sur la rubrique 100 (Salaire de Base/Heures normale travailles) notre employ 0042 aura cumul sur lanne 1.553.768 FCFA Son cumul cong (860) qui est 2.441.219 fCFA sest annul en janvier, ce qui signifie quil prend ses congs en janvier. Son salaire normal (100) ne redevient consistant que plus tard en avril, ce qui signifie que cet employ a prs de 60 jours de cong.

Page 91

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu affectation DIPE


Ici, il sagit daffecter de nouveaux numros DIPE aux employs, aprs la clture annuelle. En dbut de chaque anne, les services de ressources humaines, et notamment la responsable des assurances et CNPS doit se rendre au Centre de la Caisse Nationale de Prvention Sociale pour obtenir pour les employs les numros DIPE pour la nouvelle anne.
Un Numro DIPE pouvant servir 20 employs (chaque numro DIPE ayant 20 lignes DIPE), il lui suffira de connaitre le nombre de ses effectifs, de le diviser par 20 et ajouter 1 si leffectif nest pas un multiple de 20. Mais bref, il faut toujours prendre un peu plus car on peut avoir des embauches en cours danne. Et donc pour un effectif de 1.000 employs, on aura besoin de 1.000 / 20 = 50 numro DIPE au moins.

1. 2. 3.

4.

Renseigner la ville : Par exemple taper DLA pour DOUALA Puis entrer au fur et mesure les numros DIPE reu, en utilisant la flche vers la droite == Tous les numros entrs devront alors se retrouver dans la zone intitule NDIPE affecter ; Le bouton Suivant qui est gris sur votre schma devient actif une fois que vous avez entr au moins un numro DIPE, Cliquer donc sur ce bouton Suivant pour continuer la procdure daffectation et suivez les instructions qui saffichent.

Sous menu mutation du personnel


Ce menu permet de grer les affectations et/ou mutation du personnel :
Dune socit du groupe vers une autre Dun service de votre socit vers un autre Dune ville vers une autre, Dune section analytique vers une autre ;

Pour le 1er cas, la procdure consiste choisir la socit, la ville ou le service dans lequel lemploy doit tre mut et cliquer sur le bouton Muter. Puis vous tapez les matricules des employs concerns. Enfin vous cliquer sur le bouton Muter qui seul fait le travail.
En fait pourquoi cette fonction ?
Cas de figure o vous tes un groupe de socits et vous pouvez muter un employ de la socit base Douala vers Yaound. Vous devez en mme temps conserver ses cumuls, tout son dossier disciplinaire, ses cotisations, ses contributions mutuelle, ses dettes etc... Et dailleurs vous pouvez crer une socit DEPART dans laquelle vous muter tous les employs qui ont quitt votre socit, pour la retraite, par licenciement ou autre

Page 92

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Etats et interrogations


Ce menu permet dimprimer tous les tats disponibles sous Ellipse GRH. Ce sont dans cet interface les tats importants pour la gestion des ressources humaines. Il nest pas possible ici dimprimer des tats lis au traitement salarial des employs. Ceci nest disponible que dans la paie, car les privilges daccs sont plus levs dans linterface Ellipse Paie.

Sous menu impression groupe


Ici, il est possible dimprimer les cotisations syndicales, les redevances audiovisuelles, les reversements crdits foncier/FNE, les journaux de paie, les rcapitulations par rubrique etc. la procdure consiste choisir ltat et cliquer sur Imprimer.

Sous menu grille de salaire


Il affiche la grille de salaire. Cette grille de salaire cest effectivement :
Pour une socit donne, Une zone de salaire donne, Un secteur dactivit donn, Et maintenant pour chaque Echelon dune Catgorie donne on a : o Le salaire mensuel o Le Salaire horaire

Sous menu Etats imprims du personnel


Ce menu permet dimprimer le personnel par ville, avec prime, par type paie, par ville/statut, par anciennet, en dbut dexercice, par numro DIPE, par compte courant, par matricule etc. il donne aussi les fiches individuelles, les volets dembauche, les attestations demploi La procdure consiste choisir ltat imprimer, renseigner le matricule de lemploy et cliquer sur le bouton Imprimer.

Page 93

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu Crdit


Ce menu permet dimprimer ltat des crdits par ville/service, les imprims avance et acompte et les remboursements de crdits. Voici les diffrents tats imprimer ici :
Crdits par ville et par service Imprim pour avance et acompte (Etat vierge) Remboursement des crdits par socit, par service, par type de crdit et par employ.

Sous menu Heures


Ce menu prsente ltat de limprim des fiches de pointage, le rcapitulatif des heures et absences. On peut aussi visualiser les absences par jour, par employ, es absences pointage non encore justifies, impression du casernet et la visualiser les heures travailles par employ.

Sous menu Cumul


Ici, il sagit de limprim de ltat des salaires moyens, les provisions pour congs, lanalyse des salaires, cumul annuel par matricule, par rubrique et par analytique, la masse salariale par rubrique et par service.

Page 94

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Paramtres
Le paramtrage permet de saisir tout ce qui est cration dun point de vue comptable et commercial. Le logiciel est install avec une socit nomme Exemple, ceci vous permet de voir comment est utilis le logiciel et comment peuvent se faire les paramtrages et les saisies. Les paramtrages sont reprsents par lensemble des lments qui entrent dans la composition du salaire. Tout un menu est rserv aux paramtres dEllipse GRH. Il sagit de la constitution des tables et des paramtres de la lgislation du travail et de la convention tels quils ont appliqus dans votre socit.

Sous menu salaire normal


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu salaire domestique


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu direction


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu poste


Ici, il est question denregistrer tous les diffrents types de poste dans votre entreprise. Vous avez la possibilit dans ce menu de crer un nouveau poste si la socit stend ; pour ce faire cliquer sur Nouveau. Vous pouvez galement Modifier un code ou un libell de poste ou carrment en Supprimer un. Les boutons de direction vous permettent de naviguer dun poste un autre.

Sous menu ville


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu pays


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu organisme


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu jours fris


Page 95

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Sous menu type permission et absence


Cette commande affiche les diffrents types de permission dabsence enregistrs dans la base de donnes et indique ceux qui sont conventionnellement pays comme permission pour mission, permission pour deuil par an, les congs pour naissance homme

Sous menu Sanction du personnel


Idem voir dans linterface Ellipse Paie

Page 96

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Utilitaires
Ce sont des outils qui permettent aux administrateurs informaticiens et dans une certaine mesure aux oprateurs de la paie de pouvoir mieux entretenir leur base de donnes de la paie et de la gestion des ressources humaines. Il faut bien les manipuler car des erreurs ici peuvent plutt tre fatales pour votre travail et des mois defforts perdus.

Sous menu export


Sur ELLIPSE GRH-PAIE, vous pouvez exporter tous les fichiers suivant vos convenances et vers des emplacements de votre choix. Par contre les fichiers Exports seront toujours au format .TXT, ceci pour vous permettre de les manipuler sur EXCEL ou tous autres tableurs. Ds que la fentre ci-dessus saffiche, vous devez choisir la table exporter (Crdit, Personnel, Ligne de Paie, etc.). Ensuite vous allez prciser les conditions de recherche puis cliquez sur le bouton OK.
Le bouton AVANCE vous permet daffiner vos conditions de recherche. La liste des lments slectionns (ici il sagit dun exemple sur le personnel). Cliquez alors sur le bouton Suivant pour continuer et l, vous obtiendrez alors la fentre ci-dessous qui permet de prciser les conditions dexportation, i.e. le format du fichier, le nom, le dlimiteur des rubriques

Sous menu ellipse zip


Ellipse GRH-PAIE a son propre outil de compression et darchivage reprsent ici par Ellipse Zip. Pour lutiliser, commencez par Valider puis sur la table qui saffiche, allez Fichier de la barre des menus, l vous pourrez crer une nouvelle archive ou alors ouvrir une archive dj enregistre. Le menu Excution quant lui donne la possibilit dextraire le ou les fichiers slectionns.

Page 97

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Sous menu Conversion de fichiers


Cette fonction permet :
De convertir des fichiers au format TXT CSV au format ELLIPSE, De convertir des fichiers au Format ELLIPSE vers le format TEXTE, exploitable par tous les autres format.

Sous menu correction de la prime CRTV


Cette commande met automatiquement jour la prime CRTV pour tous les employs de la catgorie 2 la catgorie 9 sous certaines conditions. Lire attentivement le message qui saffiche ci-dessous avant de valider. De la 2me la 4me catgorie De la 5me la 9me catgorie : 800 FCFA :2.000 FCFA

Sous menu correction de la prime assiduit


Idem. La fonction suivante va mettre jour la prime dassiduit pour lensemble du personnel, en respectant les rgles suivantes :
Les bnficiaires De la 2me la 4me cat. Tous les employs en 5me De la 6me la 7me De la 8me la 9me De la 2me la 9me : 5.000 FCFA : 10.000 FCFA : 15.000 FCFA : 20.000 FCFA

Sous menu traitement sur les heures


Cette commande permet dimprimer les diffrents casernets, on peut imprimer le casernet mensuel ou hebdomadaire pour chaque employ. La procdure consiste choisir en cliquant soit sur casernet mensuel soit sur casernet hebdo. NB : on peut avoir les tats du casernet suivant Le casernet Hebdomadaire : pour une semaine Le casernet bi-hebdo : pour deux semaines ;

Page 98

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Le casernet tri-hebdo : pour 3 semaines Le Casernet Mensuel : pour le mois ; Il suffit pour cela de spcifier les dates

Page 99

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Menu Aide
Un menu daide comme dans tout logiciel qui tourne sous Windows

Introduire votre N de licence ELLIPSE

Aprs le temps dutilisation TEST GRATUIT, vous devez obtenir du service commercial ELLIPOSE un numro de Code qui vous permette de bnficier dsormais de la version Commerciale de notre produit.

Comment obtenir votre Licence Pour obtenir ce code (N Licence), cest trs simple ; Il vous suffit de nous renvoyer pour votre machine (PC) le Numro de code (N Code) qui saffiche votre cran. Il commence gnralement par ELP suivi dune suite de chiffres et de lettres qui font de vous et de votre machine un utilisateur identifi dans le rseau des clients ELLIPSE. Envoyez-nous ce code par email ou par tlphone, et vous recevrez en retour le numro de licence.

Page 100

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

ANNEXE I
ETUDE DE CAS (Ellipse paie) 1/ Mr Franois MOUTCHO est employ CBK and Co depuis le 01.01.1998. Cet exercice consiste calculer sa paie du mois de juin 2003 en tenant compte de ses lments de paie cidessous.

Salaire de Base (SB) = 94.700 C/E = 05/B Transport = 40.000 Logement = 20.000 NB : Ce traitement prendra en compte son anciennet nouvelle. 2/ Imaginer un dcoupage dlments de paie pour un employ qui doit percevoir un net de 150.000 FCFA en Cat/E = 05/B o Sbrut = 116,5% Snet. Paie linverse.

Rsolution 1/ Nous clturons dabord la paie du mois davril 2003 en utilisant la commande clture mensuelle du menu clture, et en sauvegardant cette paie du mois davril dans un rpertoire de notre choix. Passons au calcul de la paie du mois de juin de lemploy Moutcho.

Page 101

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Slectionnons lemploy Moutcho et prsentons les diffrents onglets de sa fiche de lemploy.

Passons lenregistrement des lments de paie de lemploy Moutcho. Pour cela, slectionnons le Menu Saisie et choisissons la commande Elments fixes ; sur la fentre titre Elments fixes du personnel qui apparat lcran cliquons sur le bouton Nouveau, une nouvelle fentre Fiche Elment Fixe apparat et se superpose sur la premire, dans celle-ci, entrons le Matricule de lemploy Moutcho et ses lments fixes de paie soient : Transport : 40.000 Fcfa Logement : 20.000 Fcfa Validons en cliquant sur OK Rsolution Cas N2 Supposons que notre employ sappelle Njoh Marcel, Son salaire net doit tre gal 150.000 F SBrut = 116,5% SNet SBrut = 174.750 F Dans la grille des salaires (Menu paramtre , Commande salaire normal ) nous relevons que en Zone 1, Tertiaire I 173Hrs/M on : Cat/E = 05/B le Salaire de Base = 94.690 F.

Page 102

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Par ailleurs nous savons que : Salaire de Base + Primes ou Indemnits = SBrut 94.690 F + P ou I = 174.750 F Primes ou Indemnits = 80.060 F Salaire Brute 174.750 F Retenues = Salaire Net Retenues = 150.000 F

Retenues = 24.750 F En considrant les lments de paie suivants :

Transport : 30.000 F Indemnits diverses : 20.000 F Elments exceptionnels : 10.050 F Logement : 20.000 F Assurance Maladie : 12.300 F

Le Bulletin de paie de M. Njoh se prsentera de la manire suivante :

Page 103

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Page 104

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

CONTACTEZ NOUS
POUR TOUS LES AUTRES LOGICIELS DE LA GAMME ELLIPSE
Les logiciels du pack ELLIPSE
64, rue de lHtel de ville.1er Etage Ancien BIAO, Immeuble ART

BP : 12 247 Douala Bonanjo. Tel : +237 74 44 44 94


Audits, Conseils et Formation, Ingnierie Informatique Logiciels - Systmes et Rseaux Fournitures diverses -Services et assistance Ellipse.softtech@gmail.com et/ou ellipse.softtech@bepanda-blues.net

Page 105

Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE DUTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE

1992 2012

Bienvenue dans lunivers ELLIPSE


Des Logiciels Solides, Puissants et Intgres pour votre gestion. Ellipse Internet et Tlcommunications Ellipse Formation,
Ellipse Paie et GRH Ellipse Comptabilit Ellipse Gestion Commerciale Ellipse Force de Vente Ellipse Logistique, Etc

SESSIONS FORMATION

ELLIPSE
LE CATALOGUE 2011-2012 Ellipse.softtech@gmail.com

Nos Services Rseaux - Systmes - Tlcom Dveloppement de Progiciels Assistance et Maintenance Cration et hbergement de Sites Internet Formation dentreprises Fournitures Audit et Conseil Stratgies et Ressources Humaines La Sous-traitance. etc.

64, Rue de lhtel de ville BP 12247 Bonanjo Douala. CAMEROUN Tel +237.342.25.22 Fax : +237.342.25.22 Cell +237.983.67.96 / 936.40.84

Page 106