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Operacin de Microsoft Excel

R e p r e s e n t a c i n g r f i c a de d a t os
Ge ne r a l i d a d e s
Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica. Los grficos de Excel contienen muchos objetos (ttulos, etiquetas en los ejes, etc.), que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.

Tipos de grficos
El tipo de grfico a utilizar depende de la informacin y de cmo se quiera presentarla. A continuacin se explican los principales tipos de grficos y sus propsitos. Circular: Utilizado cuando se desea mostrar la relacin entre las partes de un todo. Barras: Se utiliza para comparar valores en un punto dado del tiempo. Columnas: Similar al grfico de barras; es usado para enfatizar la diferencia entre diferentes valores. Lneas: Permite enfatizar la evolucin y el cambio de distintos valores en el tiempo. Superficie: Similar al de lneas; es til para hacer notar la cantidad de cambios en los valores graficados.

Terminologa de los grficos


Serie de datos: Las barras, las secciones del crculo, lneas u otros elementos que representan los valores trazados. Categoras: Las categoras reflejan el nmero de elementos en las series. Estas corresponden por lo general a las columnas que tiene en su grfico de informacin. Ejes: Un lado del grfico. Por ejemplo en un grfico bidimensional, hay un eje X (horizontal, el que contiene la categora y /o rtulos de series de datos) y un eje Y (vertical, lista los posibles valores). Los puntos de sus datos se encuentran en el centro para indicar el valor de una categora o series de datos.

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Leyendas: Las leyendas definen elementos separados de un grfico. Por ejemplo la leyenda para un grfico circular mostrar lo que representa cada seccin del crculo. Lneas de divisin: Estas nos sern tiles para enfatizar las escalas del eje Y o X de las series de datos. Por ejemplo, las lneas de divisin principales del eje Y pueden ayudarnos para seguir un punto desde el eje X o Y de forma de identificar el valor exacto del punto.

A s i s t e nt e p a r a g r f i c o s
La manera ms simple de introducir un grfico en Excel es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos. Antes de acceder a dicho asistente, deben seleccionarse sobre la hoja de clculo, los datos que se desean representar. Aunque este asistente permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza previa al llamado del mismo. Para crear un grfico con el Asistente para Grficos, deben seguirse los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar los datos a representar. Seleccionar la opcin Grfico del men Insertar o hacer clic en el botn Asistente para Grficos de la barra de herramientas

Estndar.
A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar de confeccionar el grfico deseado. Este primer cuadro de dilogo mostrado por el Asistente permite elegir el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar, entre dos listas que clasifican los grficos en estndar y personalizados. Al seleccionar cada posibilidad, aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfico proporciona. Adems se podr obtener una vista preliminar del grfico elegido, seleccionando el botn Presionar para ver muestra.

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En la parte inferior de cada cuadro del asistente para Grficos, se encuentran unos botones los que permiten: Siguiente, pasar al siguiente cuadro del asistente; Atrs, volver al cuadro anterior (activo a partir del segundo cuadro); Terminar, insertar el grfico tal como aparece en la vista preliminar; y Cancelar, dejar sin efecto la creacin del mismo. Adems, desde cualquier cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, seleccionado el botn que aparece en la parte inferior izquierda de los mismos. Una vez realizada la seleccin del tipo de grfico a utilizar, seleccionar el botn Siguiente. El segundo cuadro de dilogo permite comprobar o corregir, mediante sus referencias, la seleccin de datos realizada. sta aparece representada del mismo modo que en la barra de frmulas. As, los rangos de datos no continuos estn separados en el cuadro Rango de Datos: por un carcter punto y coma (;). Si se quiere modificar el rango, existen dos posibilidades: 1) cambiar las Especificar si las series estn dispuestas en filas o columnas referencias de las celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro; 2) o haciendo clic sobre el botn ocultar cuadro que aparece en la parte derecha de ste. Con esta ltima opcin, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas, cada vez que cambia la seleccin. Al hacer nuevamente clic sobre la parte derecha del cuadro, se vuelve a visualizar en su totalidad el cuadro de dilogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la seleccin se lee por filas o por columnas (sector Series en), as como las series que estn consideradas para la representacin grfica y para los rtulos de los ejes. stas vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo anlogo el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de dilogo se puede dar por terminado el grfico seleccionado el botn Terminar o pasar al siguiente cuadro de dilogo seleccionando el botn Siguiente. El tercer cuadro de dilogo permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentacin del grfico, aportando una vista preliminar del mismo. As se determina el ttulo, las inscripciones de los ejes, la apariencia de stos, la leyenda, la aparicin o no de tabla de datos y los rtulos. Las opciones de terminar, continuar o volver hacia atrs, son las mismas que en los cuadros anteriores.
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El cuarto y ltimo cuadro de dilogo, se refiere a la ubicacin del grfico. As se puede colocar como objeto en una hoja de clculo o colocar en una nueva hoja.

Para situar al grfico en una hoja de grfico nueva, donde el grfico ocupar la totalidad la misma, seleccionar la opcin En una hoja nueva y, a continuacin, escribir un nombre para la misma. Para situar al grfico como un objeto incrustado en una hoja de clculo, donde el grfico quedar flotando sobre la misma, seleccionar la opcin Como objeto en y, a continuacin, escoger de la lista la hoja deseada. Seleccionando el botn Terminar, el grfico aparece ya en el lugar indicado. Si el grfico es situado como un objeto, se podr desplazar a algn otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra. Basta seleccionar todo el grfico haciendo clic sobre l (los tiradores o cuadros de dimensin aparecen en los bordes del mismo) y arrastrarlo con el ratn (el puntero adoptar la forma de cruz al arrastrarlo) soltndolo en el lugar deseado. No es

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necesario que el grfico est alineado con el borde de las celdas pues no est contenido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el grfico, ya es parte de la hoja de clculo, el que se guarda y abre, con el libro de trabajo donde fue incrustado.

Se l e c c i n y e d i c i n d e o b j e t o s g r f i c o s
Los grficos de Excel estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea del grfico. El usuario puede configurar los grficos, puede aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario seleccionarlo.

Cuando se selecciona un grfico, Excel muestra las celdas que se tomaron para su confeccin (rtulos y series de datos) resaltadas y sealadas en la hoja de clculo. Para seleccionar un elemento concreto del grfico, hacer clic en el elemento del grfico que se desee. Las series de datos, los rtulos de datos y la leyenda tienen elementos individuales que pueden seleccionarse, una vez seleccionado el grupo. Otros objetos como el ttulo del grfico y los ttulos de los ejes, se seleccionan directamente haciendo clic sobre los mismos. Por ejemplo, para seleccionar un nico marcador de datos en una serie de datos, hacer clic en las series de datos y, a continuacin, hacer clic en el marcador de datos que se desee. Excel presentar el nombre de un elemento del grfico en una sugerencia si se deja reposar el puntero del ratn sobre el elemento.

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Ttulo del grfico seleccionado

Marcador de serie de datos seleccionado

La accin de doble clic sobre cualquier objeto del grfico, despliega un cuadro de dilogo con opciones para modificar el formato de dicho objeto. Si por ejemplo se hace doble clic sobre una de las series presentadas, aparece un cuadro de dilogo con opciones para modificar su formato, entre las que se destacan: opciones para cambiar las tramas (donde se puede modificar el estilo, color y grosor para los bordes; y el color as como los efectos de relleno para el rea de la misma), opciones pa r a mostrar los rtulos o los valores, cambiar el orden de las series, etc. Otra forma de seleccionar un elemento del grfico, es luego de seleccionado el grfico, hacer clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico de la barra de herramientas Grfico y, a continuacin elegir el elemento que se desee de la lista que se despliega. Otra forma de seleccionar los elementos de un grfico para su posterior modificacin, es haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto que interesa, en cada caso aparecer un men contextual que permite cambiar las caractersticas del mismo. Segn el elemento del grfico sobre el cual se realice esta accin, ser el men contextual que se despliegue:

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Accin sobre ejes del grfico Accin sobre una de las series Accin sobre alguna parte del rea Accin sobre las lneas de divisin

Cuando un grfico o alguno de sus elementos se encuentra seleccionado, las opciones de men principal Insertar y Formato, muestran posibilidades especficas para dicho grfico y para sus elementos.

B a r r a d e he r r a m i e n t a s g r f i c a

Excel dispone de una barra de herramientas grfica, denominada Grfico, que puede visualizarse en la pantalla por medio del men contextual. En esta barra se localiza el botn Tipo de Grfico, que da paso al men desplegable donde es posible elegir el tipo de grfico deseado, en caso de querer cambiarlo. Adems, Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo.

Utilizando los botones de esta barra de herramientas se pueden agregar distintos tipos de autoformas (conjunto de formas previamente diseadas que incluye formas bsicas como rectngulos y crculos, una amplia variedad de lneas y sealadores, flechas de bloque, smbolos de organigrama, cintas y estrellas, y llamadas), figuras geomtricas (lneas, rectngulos, eclipses) cuadros de texto, objetos de WordArt, en la propia hoja de clculo. Tambin existen botones que permiten agregar color, cambiar los bordes, girar o agregar sombras o efectos 3D a una forma. Para esto, seleccionar la forma y, posteriormente utilizar dichas herramientas de la barra de herramientas Dibujo.

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Gr f i c o s c o m b i na d o s
Los grficos combinados permiten representar dos o ms series de datos con formatos diferentes sobre un mismo grfico. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo grfico dos series usando columnas para representar una serie y lneas para la otra. De esta manera se facilita la comparacin entre ellas y es posible investigar posibles interacciones entre los dos conjuntos de datos. Un grfico combinado tambin puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de abscisas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy diferentes. Para introducir un grfico combinado, seguir el siguiente procedimiento: 1. 2. Construir inicialmente un grfico del mismo tipo para todas las series. Tras colocarlo en la hoja, se selecciona la serie que se quiere representar con otro tipo de grfico (haciendo clic sobre cualquier punto de ella) y posteriormente seleccionar la opcin Tipo de Grfico, del men Grfico, o el botn herramientas Grfico. 3. Tipo de Grfico de la barra de

Se abre de nuevo la primera ventana del Asistente para Grficos, donde se podr escoger el tipo de grfico que se va a aplicar a la serie seleccionada. Finalizar haciendo clic en el botn Terminar.

4.

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