Application Des Exigences Dgi PDF

Contrles des comptabilits informatises
Application des exigences DGI dans les lignes Sage Start, 30 et 100
2 Instruction 13L-1-06 n1
du 24 janvier 2006
Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. Marques Start, Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque dpose de Apple Computer Inc.
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Sommaire gnral
Sommaire
Introduction______________________ 3 Processus de validation des critures comptables ____________ 4 Processus de cltures priodiques ______________________ 5
Sage comptabilit........................................... 6
Permanence du chemin de rvision _________________________ 25

Pont comptable des applications en amont___________________________________ 26
Gestion commerciale, et Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise .......26 Slection du format dimpression..................................28 Emplacement des fichiers PDF ....................................29 Moyens de paiement .....................................30
Processus de cltures exercices _______________________ 12

Contrles pralables..................................... 13 Le fichier comptable doit tre imprativement en accs mono utilisateur ................................................. 13 Contrle des donnes comptables............................... 15 Clture de lexercice..................................................... 15 Impression des documents annuels au format PDF .................................................... 17 Slection du format dimpression ................................. 18 Emplacement des fichiers PDF .................... 20 Sauvegarde des impressions gnres ....... 21
Slection du format dimpression..................................31 Emplacement des fichiers PDF ....................................32 Immobilisations.............................................33 Slection du format dimpression..................................34 Emplacement des fichiers PDF ....................................35 Paie SAGE pour Windows..............................37 Slection du format dimpression..................................38 Emplacement des fichiers PDF ....................................39 Paie pour Macintosh .....................................40 Slection du format dimpression..................................41 Emplacement des fichiers PDF ....................................42
Archivage des donnes de la comptabilit ____________________ 22
Intangibilit des pices commerciales __________________________ 43

Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise .......44 Slection du journal de vente .......................................45
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Sommaire gnral
Archivage dans les applications priphriques _____ 46

Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise ...... 47 Impression des journaux.............................................. 47 Impression des factures............................................... 50 Moyens de paiement .................................... 55 Slection du format dimpression................................. 56 Emplacement des fichiers PDF.................................... 57 Immobilisations ............................................ 58 Slection du format dimpression................................. 59 Emplacement des fichiers PDF.................................... 60 Etats comptables et fiscaux ........................ 62 Slection du format dimpression................................. 62 Emplacement des fichiers PDF.................................... 63
Chronologie des critures en comptabilit_____________________ 64 Documentations des logiciels __ 66
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Introduction
Introduction
Linstruction 13L-1-06 n 12 du 24 janvier 2006 publie au Bulletin Officiel des Impts et relative au contrle des comptabilits informatises impose un certain nombre dexigences aux entreprises franaises tenant leur comptabilit au moyen dun systme informatis afin quelle soit rpute sincre, rgulire et probante. Les applications Sage Ligne 100, Ligne 30 et Start proposent les fonctionnalits mtiers permettant de rpondre aux exigences de la DGI. Ce guide pratique dcrit comment rpondre ces exigences au travers de votre application Sage de manire illustre. Dans ce manuel, toutes les indications et manipulations indiques sont ralisables sur les applications Ligne 100, Ligne 30 et Start. Nous parlerons donc de Sage comptabilit, Sage Gestion commerciale, Sage Saisie de caisse dcentralis, Sage Immobilisations, Sage Moyens de Paiement, Sage Paie pour Macintosh sans faire rfrence la ligne de produit sauf cas particulier. Les exigences de la DGI en matire de comptabilits informatises sarticulent autour des 5 grandes familles suivantes : Processus de validation des critures comptables, Processus de cltures priodiques et dexercices, Processus de comptabilisation des pices des applications en amont de la comptabilit, Documentation de lapplication, Conservation et archivage des documents comptables.
A chaque en-tte de chapitre sont mentionns dans un encadr les paragraphes de linstruction correspondants
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Processus de validation des critures comptables
Processus de validation des critures comptables
Paragraphes 19 24 de linstruction Principe du caractre intangible ou de lirrversibilit des critures comptables
Historisation des critures brouillard Un traitement informatique volontaire et irrversible de validation des critures comptables, qui soppose la saisie en mode brouillard , interdit toute modification ou suppression des enregistrements ayant fait lobjet de ce traitement assurant ainsi lintangibilit des enregistrements comptables (PCG 420-5). Attributs des critures valides Chaque criture valide doit prsenter les attributs non modifiables suivants : date de valeur comptable ou date de validation, rfrence de la pice justificative (PCG 420-2) afin dassurer la permanence du chemin de rvision (PCG 410-3).
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Processus de cltures priodiques
Paragraphes 25 29 de linstruction Principe dune procdure de clture priodique des enregistrements chronologiques
Clture priodique Il sagit dun processus figeant la chronologie et garantissant lintangibilit des enregistrements comptables. Il doit tre mis en uvre au plus tard avant lexpiration de la priode suivante. La priode est lintervalle de temps durant lequel les critures sont enregistres en vue de leur centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin dtablir des situations intermdiaires en cours dexercice comptable. Dun point de vue pratique il est vivement conseill de procder la clture aprs envoi de la dclaration de TVA.
Comptabilisation dun vnement intervenant sur une priode dj clture Cette opration sera enregistre avec une date de comptabilisation gale la date du premier jour de la priode non encore clture avec mention expresse de sa date de survenance.
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Sage comptabilit
Dans votre application Sage Comptabilit, une criture est provisoire tant que la priode comptable laquelle elle appartient est ouverte. Pour rpondre lexigence DGI garantissant lintangibilit des enregistrements comptables, il convient par consquent de lancer le processus de clture priodique. Clture priodique : il sagit dun processus irrversible figeant une priode (ni cration de nouvelles critures sur la priode clture ni modification / suppression). Le lancement de ce traitement est irrversible (un message dalerte sur lcran de lancement vous le signale). La responsabilit de toute modification par SGBD vous incombe. Les informations et donnes saisies par lUtilisateur du progiciel et stockes dans les bases de donnes relationnelles ne doivent pas faire lobjet de modifications ultrieures. Toute modification intervenant sur les informations et donnes stockes aprs la saisie initiale est de la responsabilit de lUtilisateur ; Sage ne saurait tre tenue pour responsable ce titre. La saisie dune nouvelle criture ntant pas permise sur une priode clture, elle sera saisie la date du premier jour de la priode non encore clture et nous vous conseillons de saisir la date de survenance dans le libell de lcriture. Cette date de survenance est indicative ; en aucun cas elle est prise en compte dans les processus dexploitation ou les ditions standards. La clture dfinitive des journaux ncessite imprativement de sauvegarder le fichier comptable avant dexcuter cette commande. Vrifier que le mode assistant est activ, dans le menu Fentre la ligne Mode Assistant doit comporter une coche, dans le cas contraire il suffit de cliquer sur la ligne pour lactiver. Lancez la fonction de clture dexercice de votre application Sage Comptabilit par la commande Traitement / Clture de journaux ; lassistant de clture est propos :
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Slectionnez loption Totale puis cliquez sur le bouton suivant.

Slection des journaux
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Processus de cltures priodiques Slectionner par un simple clic les types journaux clturer totalement Aucun journal n'est par dfaut slectionn. Cliquez sur le bouton Tout slectionner Les journaux de situation ne peuvent pas tre clturs et ne sont pas affichs dans cet cran. Slectionner la priode limite clturer. Ce menu local non ditable prsente la liste des priodes de l'exercice. Par dfaut, il affiche le mois prcdant le mois en cours. La priode limite clturer correspond en principe la priode de dclaration de votre TVA. Exemple vous tl dclarez votre TVA le 21/05 vous devez clturer les critures jusquau 30/04.
Le bouton Suivant devient accessible si au moins un journal est slectionn et si la date limite est dfinie.
Impression des journaux
Souhaitez-vous imprimer ? Les journaux non encore imprims : les journaux non encore dits appartenant la priode dfinie sont dits. Vous pouvez conserver cette slection. Tous les journaux : tous les journaux du 1er mois de l'exercice au mois slectionn sont dits.
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Processus de cltures priodiques Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom et lance la clture des journaux en fonction des paramtres saisis. Il ne devient accessible que si au moins un journal est slectionn et si la date limite est dfinie. Le lancement de ce traitement est irrversible (un message dalerte sur lcran de lancement vous le signale). La responsabilit de toute modification par SGBD vous incombe.
Slection du format dimpression
Cochez imprativement loption Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK]. La tenue dune comptabilit informatise est soumise des obligations en termes de conservation et de prsentation des documents comptables, rcapitules dans linstruction de la Direction Gnrale des Impts n 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de respecter. La fentre Impression permet dimprimer les documents au format PDF. Il incombe lutilisateur de les archiver et de les conserver sur un support prenne et ainsi de respecter ces obligations.
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Processus de cltures priodiques Equivalent sur Macintosh
Emplacement des fichiers PDF
Nous vous proposons dadopter larborescence suivante : lendroit de stockage de votre fichier comptable, crer un rpertoire par anne avec deux sous rpertoires, un destin lenregistrement des impressions mensuelles ou trimestrielles, un autre pour stocker les impressions annuelles et un sous rpertoire par applications gnrant des critures dans la comptabilit (Gestion commerciale, Saisie de caisse dcentralis, Moyens de paiement, Etats comptables et fiscaux, Paie).
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Processus de cltures priodiques Exemple :
Il est indispensable de limiter laccs en lecture seule aux utilisateurs non habilits afin dviter tout risque de suppression. Aprs slection du rpertoire Documents mensuels 2006 modifier le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture. Exemple : Si on procde une clture mensuelle du mois davril, le nom du fichier pdf sera : Impressions_des_journaux_0406.pdf.
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Processus de cltures exercices
Clture exercice : [] au terme dune priode de 12 mois [], il doit tre obligatoirement procd la clture de lexercice. . Cest la clture annuelle que sont tablis les comptes annuels au vu des enregistrements comptables et dinventaire : bilan, compte de rsultat et annexe forment un tout indissociable.
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Contrles pralables
Le fichier comptable doit tre imprativement en accs mono utilisateur

Vrification des utilisateurs connects
Si vous utilisez lapplication en rseau vrifiez que vous tes le seul utilisateur sur la base de donnes, lancez le menu Configuration systme et partage du menu Fichier et slectionnez le volet Utilisateurs connects . Le volet Utilisateurs connects permet de visualiser, le cas chant, les noms des utilisateurs connects aux diffrents fichiers ouverts. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Utilisateurs connects ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme. Cette fiche est vide si le mode daccs nest pas avec le Serveur Sage.
Lorsquun ou plusieurs utilisateurs sont connects, le bouton Envoyer un message permet daccder la fentre de saisie dun message. Le bouton nest pas accessible si lutilisateur slectionn sur la liste est le poste de travail. Slectionnez pralablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message et cliquer sur le bouton Envoyer un message.
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Le programme ne vous prvient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message. Vous disposez de 255 caractres alphanumriques pour rdiger le texte de votre message, cliquer ensuite sur le bouton Envoyer.
Passage de la base en mono utilisateur
Aprs dconnexion des utilisateurs lancer la fonction Autorisations daccs du menu Fichier
Slectionner loption Mono-utilisateur dans le menu Accs.
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Processus de cltures exercices Contrle des donnes comptables Imprimer au pralable une balance gnrale, Bilan, Compte de rsultat et vrifier que les donnes correspondent votre liasse fiscale.
Que faire en cas de diffrence :
Le montant du rsultat de la liasse est diffrent de la balance : Vrifier que les OD passes dans les Etats comptables et fiscaux ont bien t comptabilises Les totaux du bilan/compte de rsultat de la liasse et de ltat prparatoire sont diffrents. Cest probablement li un compte non dfini dans une fourchette. Vous pouvez comparer les totaux intermdiaires pour isoler les rubriques concernes.
La comptabilit propose par ailleurs des outils de contrles qui vous permettent disoler rapidement ces erreurs de paramtrage. Veuillez lancer la fonction Contrles de paramtrage accessible partir du Menu Etat / Analyse et contrle. Lcran suivant est propos :
Veuillez slectionner dans la liste Type de contrle ltat que vous souhaitez vrifier. Vous obtenez un tat qui rfrence les erreurs de paramtrage comme les comptes en doublon ou non rfrencs. Aprs rectification et vrification vous pouvez passer ltape suivante. Clture de lexercice Avant tout traitement veuillez procder obligatoirement une sauvegarde de votre base comptable (fichier avec une extension .mae). Il est galement indispensable de procder un test de restauration afin de vrifier le bon fonctionnement de la procdure de sauvegarde. Lancez la fonction de clture dexercice de votre application Sage Comptabilit par la commande Traitement / Fin dexercice.
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Cliquer sur le bouton Clture de lexercice de la barre doutils Fonctions avances revient activer cette commande.
La clture ne peut seffectuer que sur le premier exercice non cltur. Il faut quil soit actif pour pouvoir lancer la commande. Clturer un exercice a pour consquence d'interdire toute saisie ou modification des critures enregistres. Il ne sera pas possible d'importer des critures. La mise jour de l'exercice par l'intermdiaire d'autres applications (la gestion commerciale ou la paie) ne sera galement plus possible.
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Impression des documents annuels au format PDF

Si vous tes soumis la gestion des normes IFRS il est indispensable dimprimer les documents la norme nationale. Cliquer sur le bouton Norme nationale de la barre doutils norme. La norme slectionne est rappele dans la barre de statut au bas de la fentre de lapplication.
Liste des documents imprimer Grand livre gnral Grand livre tiers Journal + Journal gnral Balance gnrale Balance tiers Bilan
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Processus de cltures exercices Compte de rsultat
Pour les utilisateurs des Etats comptables et fiscaux Sage, nous vous invitons utiliser les fonctions darchivage de la liasse. Si vous tes soumis aux IFRS, nous vous invitons galement imprimer les documents en activant la norme IFRS. Vous trouverez ci-joint la description pour imprimer le grand livre, la mme procdure devra tre duplique pour les autres documents imprimer. Menu Etat, slectionnez Grand livre des comptes, slectionnez dans la liste droulante Type dtat le modle Base ou Dvelopp et cliquez sur le bouton [OK] Slection du format dimpression
Cochez imprativement loption Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK]. La tenue dune comptabilit informatise est soumise des obligations en termes de conservation et de prsentation des documents comptables, rcapitules dans linstruction de la Direction Gnrale
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Processus de cltures exercices des Impts n 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de respecter. La fentre Impression permet dimprimer les documents au format PDF. Il incombe lutilisateur de les archiver et de les conserver sur un support prenne et ainsi de respecter ces obligations. Equivalent sur Macintosh
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Aprs slection du rpertoire Documents annuels 2006 modifier le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture: Exemple : Grand-livre_des_comptes_2006.pdf Veuillez suivre cette procdure pour lensemble des autres tats imprimer.
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Sauvegarde des impressions gnres

Veuillez procder la sauvegarde du fichier *.pdf gnr afin de le conserver en archive sur un support prenne de votre choix (exemple CD ou DVD non rinscriptibles).
Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents [] sous une forme dmatrialise dans un format immdiatement lisible. Le dlai gnral de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique.
Vous pouvez bien entendu imprimer le fichier pdf afin de conserver une archive papier.
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Archivage des donnes de la comptabilit
Paragraphes 100 de linstruction : La date de larchivage correspond gnralement, non pas la date de la clture de lexercice, mais celle de la clture relle des comptes, soit une date proche de la date de dpt des dclarations.
Lancez la fonction Exporter de la comptabilit Format ligne 100 et 30, HTML du menu Fichier. Cliquer sur le bouton Export/format Ligne 100 et 30, HTML de la barre doutils Fonctions avances revient activer cette commande. Slectionnez un format de slection ou crez-le. Le tableau ci-dessous indique les paramtres y mentionner Vous ne grer pas les IFRS Fichier Ecritures Norme Champ Toutes De
Vous grer les IFRS, nous vous conseillons de gnrer deux archives distinctes, une pour chaque norme en utilisant les formats de slection ci-dessous : Archivage en norme nationale Fichier Ecritures Norme Champ Nationale De
Archivage en norme IFRS Fichier Ecritures Norme Champ IFRS De
Nous illustrerons le cas dune comptabilit non soumise aux IFRS. Le format de slection prsente la forme suivante :
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Cliquez sur le bouton [Exporter] Vous obtenez la fentre suivante,
Dans la zone type slectionner loption Format XML (*.xml), veuillez indiquer dans la zone Nom de fichier les coordonnes appropries. Exemple : Archivage comptabilit 2006.
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Archivage des donnes de la comptabilit Cliquer sur le bouton [Enregistrer] pour valider le traitement.
Sauvegarde du fichier gnr
Veuillez procder la sauvegarde du fichier *.xml gnr afin de le conserver en archive sur un support prenne de votre choix (exemple CD ou DVD non rinscriptibles)
Paragraphes 96 de linstruction : Une procdure darchivage vise les objectifs suivants : copier sur support informatique prenne ces documents et donnes, de manire permettre leur exploitation indpendamment du systme
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Permanence du chemin de rvision
Dans les applications en amont de la comptabilit : lorsquil existe un processus de comptabilisation (pont des achats, des ventes, des stocks, de la production, des paies, des immobilisations, des critures bancaires, de trsorerie ), il doit exister un outil de simulation permettant lutilisateur de contrler les critures comptables gnres avant de lancer le traitement de comptabilisation relle (traitement dfinitif irrversible interdisant la modification / suppression des lments dorigine qui prennent le statut comptabilis ). Chacune des applications priphriques de la Sage comptabilit proposent une fonction dimpression du journal comptable rpondant ainsi cette obligation. Nous vous conseillons par ailleurs darchiver galement les journaux comptables mis partir de ces diffrentes applications. Vous trouverez ci-dessous la description de ce processus pour lensemble des applications concernes.
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Pont comptable des applications en amont

Gestion commerciale, et Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise
Avant la mise jour comptable des critures dans la comptabilit veuillez procder limpression du journal comptable correspondant. Lancez la fonction Journaux comptables du menu Etat, la fentre suivante est propose :
Domaine : Liste droulante permettant la slection des tats comptables : Factures des ventes : (valeur par dfaut) permet limpression des tats relatifs au journal des ventes. Factures des achats : permet limpression des tats relatifs au journal des achats. Rglements clients : permet limpression des tats relatifs au journal des rglements des ventes.
Rglements fournisseurs : permet limpression des tats relatifs au journal des rglements des achats. Slectionnez le domaine en fonction de votre gestion.
Lopration dimpression des journaux comptables correspondant doit tre rpte pour chacun des domaines grs.
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Permanence du chemin de rvision Journal analytique Liste droulante permettant dimprimer le journal analytique correspondant au plan dsign en ventilation. Slectionnez loption approprie. Etat des pices Liste droulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pices comptabilises, soit les pices non comptabilises. Slectionnez loption par dfaut pices non comptabilises Date de / Zones permettant de slectionner la priode prendre en compte pour limpression. Par dfaut, le programme reprend lanne civile correspondant la date du micro-ordinateur. Veuillez slectionner la priode correspondante la comptabilisation de vos factures. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Cliquez sur le bouton [OK]
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Permanence du chemin de rvision Slection du format dimpression
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Permanence du chemin de rvision Equivalent sur Macintosh
Aprs slection du rpertoire Documents gestion commerciale 2006, modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable: Exemple : Journaux_ventes_Gescom_010106_150106.pdf. Aprs la mise jour comptable des critures dans votre logiciel de comptabilit et avant la procdure de clture partielle dcrite dans le chapitre Principe de permanence du chemin de rvision , vrifiez la concordance des informations.
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Moyens de paiement
Avant la mise jour comptable des critures dans la comptabilit veuillez procder limpression du journal comptable correspondant. Lancez la fonction Mise jour de la comptabilit du menu Traitement, la fentre suivante est propose :
Slectionner loption Edition du journal comptable . Date limite Indiquez la date de fin de vos critures. Etat des chances Liste droulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pices comptabilises, soit les pices non comptabilises. Slectionnez loption pices non comptabilises Cliquez sur le bouton [Mise jour directe].
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Permanence du chemin de rvision Slection du format dimpression
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Aprs slection du rpertoire Moyens de paiement 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable des critures: Exemple : Journaux_comptables_MDP_150106.pdf. Aprs la mise jour comptable des critures dans votre logiciel de comptabilit, vrifiez la concordance des informations.
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Immobilisations
Avant la mise jour comptable des critures dans la comptabilit veuillez procder limpression du journal comptable correspondant. Lancez la fonction Journaux comptables du menu Etat, la fentre suivante est propose :
Type Liste droulante permettant de choisir entre : Exercice : comptabilisation annuelle des critures en date de fin dexercice, Mois : comptabilisation mensuelle avec rgularisation ventuelle sur le dernier mois de lexercice, Situation : impression du journal comptable une date diffrente de celle de la fin dexercice. Les valeurs obtenues seront calcules en fonction de la date de situation saisie dans les listes droulante
Priode. Slectionnez loption conformment la frquence de mise jour des critures, mensuelle, annuelle. Si vous comptabilisez vos critures avec une frquence diffrente (ex : mise jour trimestrielle) veuillez slectionner loption Situation . Exercice Liste droulante permettant de slectionner lexercice sur lequel portera limpression. Par dfaut, le dernier exercice sur lequel un calcul des amortissements (fonction Traitement / Calcul des amortissements) a t lanc est propos. Priode de / Dans le cadre de limpression dun journal de type Mois ou Situation, saisissez dans les colonnes De et les dates de la situation demande.
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Permanence du chemin de rvision Ecritures Laissez la valeur par dfaut Dotations comptabiliser . Cliquez sur le bouton [OK]
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Emplacement des fichiers PDF Aprs slection du rpertoire Immobilisations 2006 , modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable des critures.
.
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Sage 2006
Aprs slection du rpertoire Immobilisations 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable des critures: Exemple : Journal_comptable_Immo_010106_310106.pdf. Vrifiez la concordance des informations avec la comptabilit. Cette opration doit tre rpte autant de fois que la frquence des mises jour comptable.
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Paie SAGE pour Windows

Avant la passation comptable des critures de Paie dans la comptabilit, veuillez procder limpression du journal de Paie correspondant. Lancez la fonction Passation comptable du menu Annexes, la fentre suivante est propose :
Cette fonction permet de lancer directement la passation comptable et permet aussi dditer le journal de Paie correspondant. La fentre de slection se prsente comme suit : Comptabilisation au La date propose par dfaut est celle du dernier jour du mois en cours, il est possible de la modifier. Par dfaut, sont repris tous les bulletins non encore comptabiliss.
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Permanence du chemin de rvision Reprise des bulletins dj comptabiliss, partir de Une case cocher permet dindiquer si des bulletins dj comptabiliss, doivent faire lobjet dune nouvelle comptabilisation. Ces bulletins seront ceux compris entre la date indique ici, jusqu la date indique prcdemment Comptabilisation au. Edition du journal de Paie Cette dition reprend tous les lments transfrs en comptabilit sur la priode slectionne. Date de la passation / Rfrence / Libell La date de passation par dfaut est celle du dernier jour du mois en cours, la conserver ou la modifier. Le programme propose comme rfrence PAIE suivie du mois et de lanne en cours, et comme libell OD PAIE. Conservez ou modifiez ces deux propositions par dfaut. Le programme affiche les rfrence et libell pour toutes les lignes dcritures ne possdant pas de rfrence et libell. Type dcriture Slectionnez Normal pour diter le journal de Paie. Slection du format dimpression
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Permanence du chemin de rvision Emplacement des fichiers PDF Aprs slection du rpertoire Paie 2006, modifiez le nom du fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable des critures. Exemple : Journal_Comptable_Paie_010206_280206.pdf
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Paie pour Macintosh

Avant la clture annuelle de la comptabilit veuillez lancer la fonction Journaux comptables du menu Etat, la fentre suivante est propose :
La fentre de slection du journal comptable se prsente comme suit : Les rglages par dfaut offerts par cette fentre permettent dobtenir un tat donnant les critures comptables de paie sur la priode slectionne. Etablissement Laissez loption par dfaut : Tous Priode Zones de saisie permettant denregistrer la priode sur laquelle vous souhaitez obtenir limpression du journal. La priode doit correspondre celle de vos critures de paie. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Type Les deux : (valeur par dfaut) sont imprimes les critures comptables de salaires et de charges ; Salaires : ne sont imprimes que les critures comptables des salaires bruts et des cotisations salariales
Charges : ne sont imprimes que les critures comptables des cotisations patronales. Slectionner loption correspondant votre mode de gestion.
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Permanence du chemin de rvision Dtail par salari La liste droulante permet de choisir entre : Net payer : le net payer est rparti sur le compte salari dfini dans chaque volet Structure / Salaris / Qualification de la fiche salari (la rubrique Net payer est dfinie dans le volet A propos de / Prfrences). Acompte : l'acompte est rparti sur le compte salari dfini dans chaque fiche salari (la rubrique Acompte est dfinie dans le volet Prfrences de la prsente commande). Les deux : le net payer et l'acompte sont rpartis sur les comptes dfinis dans chaque fiche salari.
Aucun : (valeur par dfaut) la mise jour en comptabilit est effectue sans les dtails par salari. Les choix Net payer, Acompte et Les deux font gnrer autant de lignes d'criture qu'il y a de salaris. Le choix Aucun permet de regrouper les valeurs du net payer et des acomptes en une seule criture. Pour cela, vous devez dfinir au pralable le compte dans la zone Compte net payer de ce volet. Slectionner loption correspondant votre mode de gestion. Dtail des rubriques Dcochez cette option et cliquez sur le bouton [OK]. Slection du format dimpression
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Sage 2006
Permanence du chemin de rvision Emplacement des fichiers PDF Aprs slection du rpertoire Paie 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la mise jour comptable des critures: Exemple : Journal_comptable_Paie_010106_310306.pdf. Vrifiez la concordance des informations avec la comptabilit. Cette opration doit tre rpte autant de fois que la frquence des mises jour comptable.
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Intangibilit des pices commerciales
Paragraphes 30 48 de linstruction Principe de permanence du chemin de rvision
Processus de comptabilisation des pices commerciales Le texte mentionne lobligation de permanence du chemin de rvision cest dire lintangibilit entre notamment la pice commerciale justificative et lcriture comptable correspondante. Par extension ce principe peut tre tendu aux autres applications Immobilisations, Moyens de paiement, Paie et Etats comptables et fiscaux.
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Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise

Aprs chaque mise jour comptable des applications cites il est ncessaire de procder la clture de ces critures dans la comptabilit : Lancez la fonction de clture dexercice de votre application Sage Comptabilit Menu Traitement, Clture de journaux, lassistant de clture est propos :
Slectionnez loption Partielle puis cliquez sur le bouton suivant
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Permanence du chemin de rvision Slection du journal de vente
Le processus de clture du journal de vente dcrite ci-dessous doit galement tre appliqu en cas dutilisation dun logiciel de facturation externe quel que soit le processus de mise jour comptable utilis, importation, utilisation dun lien ODBC, critures en direct ou par exploitation des objets mtiers Sage dans une base relationnelle. Slectionner par un simple clic les journaux clturer partiellement. La suppression ou modification des lments comptables (Date, N compte, Montant) n'est plus autorise. Il est cependant possible d'ajouter de nouvelles critures comme par exemple de nouvelles ventes ou rglements partir de la gestion commerciale. Slectionner la date de validation des critures. Par dfaut, la date du jour est propose. Nous vous conseillons dindiquer la mme date des pices commerciales mises jour. Limpression des journaux nest pas obligatoire cette tape, vous pouvez slectionner loption Non. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement.
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Archivage dans les applications priphriques
Nous vous conseillons darchiver galement les journaux comptables mis partir de ces diffrentes applications ainsi que les factures de ventes mises par la Gestion commerciale ou Saisie de caisse dcentralise. Vous trouverez ci-dessous la description de ce processus pour lensemble des applications concernes.
Veuillez procder la sauvegarde du fichier *.pdf gnr dans les processus dcris ci-dessous afin de le conserver en archive sur un support prenne de votre choix (exemple CD ou DVD non rinscriptibles).
Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents [] sous une forme dmatrialise dans un format immdiatement lisible. Le dlai gnral de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique
Vous pouvez bien entendu imprimer le fichier pdf afin de conserver une archive papier
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Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise
Impression des journaux Veuillez procder avant la clture annuelle de la comptabilit limpression des journaux partir de la gestion commerciale. Ceci permettra ainsi de justifier en comptabilit lorigine des mouvements de la gestion commerciale. Nous vous invitons galement vivement comparer les totaux des journaux de vente ainsi imprims avec ceux de la comptabilit. Lancez la fonction Journaux comptables du menu Etat, la fentre suivante est propose :
Domaine : Liste droulante permettant la slection des tats comptables : Factures des ventes : (valeur par dfaut) permet limpression des tats relatifs au journal des ventes. Factures des achats : permet limpression des tats relatifs au journal des achats. Rglements clients : permet limpression des tats relatifs au journal des rglements des ventes.
Rglements fournisseurs : permet limpression des tats relatifs au journal des rglements des achats. Slectionnez le domaine en fonction de votre gestion. Attention ! Lopration dimpression et de conservation des journaux comptables correspondant doit tre rpte pour chacun des domaines.
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Archivage dans les applications priphriques Journal analytique Liste droulante permettant dimprimer le journal analytique correspondant au plan dsign en ventilation. Slectionner loption approprie. Etat des pices Liste droulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pices comptabilises, soit les pices non comptabilises. Slectionnez loption par dfaut pices comptabilises Date de / Zones permettant de slectionner la priode prendre en compte pour limpression. Par dfaut, le programme reprend lanne civile correspondant la date du micro-ordinateur. Veuillez slectionnez la priode correspondante votre exercice comptable Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Cliquez sur le bouton [OK]
Cochez imprativement loption Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK].
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Archivage dans les applications priphriques La tenue dune comptabilit informatise est soumise des obligations en termes de conservation et de prsentation des documents comptables, rcapitules dans linstruction de la Direction Gnrale des Impts n 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de respecter. La fentre Impression permet dimprimer les documents au format PDF. Il incombe lutilisateur de les archiver et de les conserver sur un support prenne et ainsi de respecter ces obligations. Equivalent sur Macintosh
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Archivage dans les applications priphriques Aprs slection du rpertoire Documents gestion commerciale 2006, modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture: Exemple : Journaux_ventes_gescom_2006.pdf Rptez lopration pour chaque domaine gr. Impression des factures Liste des documents des ventes : On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Liste des documents de vente de la barre doutils Gestion des ventes. On peut aussi ouvrir la liste des documents de vente en cliquant sur licne Liste des documents de vente de la barre verticale Gestion des ventes. On peut galement y accder partir du menu Traitement, Documents des ventes
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Archivage dans les applications priphriques Bouton Slectionner les documents Ouvre la fentre permettant deffectuer des slections dans la liste
Priode de / Indiquez la priode correspondante votre exercice comptable. Cette priode peut-tre rduite au trimestre, au mois en fonction du volume de factures gres afin de faciliter la recherche des documents. Liste droulante Document Slectionnez loption : Facture comptabilise : seules les factures comptabilises apparaissent. Slection des documents Veuillez slectionner lensemble des factures, vous pouvez utiliser cet effet le menu contextuel, Slectionnez tout laide du clic droit de la souris ou le raccourci clavier Ctrl + A. Bouton [Imprimer le(s) document(s) Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la liste des documents de vente, lance limpression des documents. Cliquez ensuite sur ce bouton. Selon que vous avez dfini ou non un modle par dfaut la fentre suivante vous permet de slectionner un modle de mise en page.
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Cochez imprativement loption Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK]. La tenue dune comptabilit informatise est soumise des obligations en termes de conservation et de prsentation des documents comptables, rcapitules dans linstruction de la Direction Gnrale des Impts n 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de respecter. La fentre Impression permet dimprimer les documents au format PDF. Il incombe lutilisateur de les archiver et de les conserver sur un support prenne et ainsi de respecter ces obligations. Equivalent sur Macintosh
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Archivage dans les applications priphriques Aprs slection du rpertoire Documents gestion commerciale 2006, modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture, lexercice comptable, le trimestre, le mois en fonction du volume de facture gr : Exemple : Factures_ventes_gescom_010106_311206.pdf
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Moyens de paiement
Veuillez procder avant la clture annuelle de la comptabilit limpression des journaux partir de Moyens de Paiement. Lancez la fonction Mise jour de la comptabilit du menu Traitement. La fentre suivante est propose :
Slectionner loption Edition du journal comptable. Date limite Indiquez la date de fin dexercice. Etat des chances Liste droulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pices comptabilises, soit les pices non comptabilises. Slectionnez loption pices comptabilises Cliquez sur le bouton [Mise jour directe]
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Archivage dans les applications priphriques Slection du format dimpression
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Archivage dans les applications priphriques Equivalent sur Macintosh
Aprs slection du rpertoire Moyens de paiement 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture: Exemple : Journaux_comptables_MDP_010106_311206.pdf.
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Immobilisations
Veuillez procder avant la clture annuelle de la comptabilit limpression des journaux de partir des Immobilisations. Lancez la fonction Mise jour comptable du menu Traitement. La fentre suivante est propose.
Type Liste droulante permettant de choisir entre : Exercice : comptabilisation annuelle des critures en date de fin dexercice, Mois : comptabilisation mensuelle avec rgularisation ventuelle sur le dernier mois de lexercice, Situation : impression du journal comptable une date diffrente de celle de la fin dexercice. Les valeurs obtenues seront calcules en fonction de la date de situation saisie dans les listes droulante
Priode. Slectionner loption conformment la frquence de mise jour des critures, mensuelle, annuelle. Si vous comptabiliser vos critures avec une frquence diffrente (ex : mise jour trimestrielle) veuillez slectionner loption Situation . Exercice Liste droulante permettant de slectionner lexercice sur lequel portera limpression. Par dfaut, le dernier exercice sur lequel un calcul des amortissements (fonction Traitement / Calcul des amortissements) a t lanc est propos.
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Archivage dans les applications priphriques Priode de / Dans le cadre de limpression dun journal de type Mois ou Situation, saisissez dans les colonnes De et les dates de la situation demande. Ecritures Slectionnez la valeur Tout . Cliquez sur le bouton [OK]
Cochez imprativement loption Impression dans un fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK]. La tenue dune comptabilit informatise est soumise des obligations en termes de conservation et de prsentation des documents comptables, rcapitules dans linstruction de la Direction Gnrale des Impts n 13 L-1-06 en date du 24 janvier 2006, obligations que chaque Utilisateur se doit de respecter. La fentre Impression permet dimprimer les documents au format PDF. Il incombe
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Archivage dans les applications priphriques lutilisateur de les archiver et de les conserver sur un support prenne et ainsi de respecter ces obligations. Equivalent sur Macintosh
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Aprs slection du rpertoire Immobilisations 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture: Exemple : Journaux_comptables_Immo_011006_311206.pdf. Autres tats des immobilisations archiver au titre de lexercice : Etat des immobilisations Etat des amortissements Etat des sorties Etat des crdit-bail / location
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Etats comptables et fiscaux

Veuillez procder avant la clture annuelle de la comptabilit limpression des journaux de partir des Etats comptables et fiscaux si vous avez saisi des OD. Lancez la fonction Journaux du menu Etats. Slection du format dimpression
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Archivage dans les applications priphriques Emplacement des fichiers PDF
Aprs slection du rpertoire Etats comptables et fiscaux 2006 modifiez le nom de fichier en indiquant la priode concerne par la clture: Exemple : Journal_ECF_OD_2006.pdf
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Chronologie des critures en comptabilit

Afin dassurer la chronologie des critures comptables il est ncessaire dutiliser les options de numrotation continue et de protection du numro de pice. Lancez la fonction A propos de votre application Sage Comptabilit, Menu Fichier, volet Paramtres, la fentre suivante est propose :
Dans le sous volet Saisie, cochez les options : Protection de la zone N pice Numrotation continue pour le fichier
A la gnration du message dalerte ci-dessous cliquez sur le bouton [OUI]
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Vous disposez des zones Rfrence et N facture pour identifier vos factures. Lactivation du paramtrage vous permettant dutiliser les options de numrotation continue et de protection du numro de pice est ncessaire pour que la tenue de votre comptabilit informatise respecte les principes du caractre intangible ou de lirrversibilit des critures comptables, dune clture priodique des enregistrements chronologiques et de la permanence du chemin de rvision. Ainsi il est de la responsabilit de lUtilisateur dactiver ce paramtrage. En cas de contrle fiscal, Sage ne pourrait pas tre tenue responsable de la non activation du paramtrage permettant aux Utilisateurs dutiliser les options de numrotation continue et de protection du numro de pice.
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Documentations des logiciels
Documentations des logiciels
Paragraphe 49 56 : ces points traitent de la documentation fournie avec les logiciels Les logiciels Sage sont livrs avec leur manuel de rfrence correspondant. Les manuels intgrent la description dtaille de lensemble des fonctionnalits de lapplication ainsi que lindication des volutions significatives propres chaque version. Les manuels de rfrences sont complts du manuel de la gamme qui dcrit lensemble des fonctionnalits communes, dun manuel dinstallation et dun manuel spcifique pour les bases relationnelles.
Paragraphe 57. La loi n 94-361 du 10 mai 1994 prvoit un accs trs restrictif au code source des programmes Dvelopps par des concepteurs indpendants de l'entreprise vrifie. Afin de rpondre cette exigence Sage est adhrent de lAgence pour la Protection des Programmes (APP) auprs de qui elle dpose rgulirement les programmes sources et leurs diffrentes mises jour.
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Contrles des comptabilits informatises

Permanence du chemin de rvision _________________________ 25

Processus de cltures exercices _______________________ 12

Archivage des donnes de la comptabilit ____________________ 22

Intangibilit des pices commerciales __________________________ 43

Archivage dans les applications priphriques _____ 46

Chronologie des critures en comptabilit_____________________ 64 Documentations des logiciels __ 66

Processus de validation des critures comptables

Processus de validation des critures comptables

Paragraphes 19 24 de linstruction Principe du caractre intangible ou de lirrversibilit des critures comptables

Processus de cltures priodiques

Processus de cltures priodiques

Processus de cltures priodiques

Processus de cltures priodiques

Slectionnez loption Totale puis cliquez sur le bouton suivant.

Processus de cltures priodiques Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Processus de cltures priodiques Exemple :

Processus de cltures exercices

Processus de cltures exercices

Processus de cltures exercices

Le fichier comptable doit tre imprativement en accs mono utilisateur

Processus de cltures exercices

Slectionner loption Mono-utilisateur dans le menu Accs.

Processus de cltures exercices

Processus de cltures exercices

Impression des documents annuels au format PDF

Processus de cltures exercices Compte de rsultat

Processus de cltures exercices

Emplacement des fichiers PDF

Processus de cltures exercices

Sauvegarde des impressions gnres

Archivage des donnes de la comptabilit

Archivage des donnes de la comptabilit

Archivage en norme IFRS Fichier Ecritures Norme Champ IFRS De

Archivage des donnes de la comptabilit

Cliquez sur le bouton [Exporter] Vous obtenez la fentre suivante,

Permanence du chemin de rvision

Permanence du chemin de rvision

Permanence du chemin de rvision

Pont comptable des applications en amont

Permanence du chemin de rvision Slection du format dimpression

Permanence du chemin de rvision Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Permanence du chemin de rvision

Permanence du chemin de rvision Slection du format dimpression

Permanence du chemin de rvision Equivalent sur Macintosh

Emplacement des fichiers PDF

Permanence du chemin de rvision

Slection du format dimpression

Permanence du chemin de rvision Equivalent sur Macintosh

Permanence du chemin de rvision

Permanence du chemin de rvision

Paie SAGE pour Windows

Permanence du chemin de rvision

Paie pour Macintosh

Permanence du chemin de rvision

Intangibilit des pices commerciales

Paragraphes 30 48 de linstruction Principe de permanence du chemin de rvision

Permanence du chemin de rvision

Gestion commerciale, Start Compta facture, Saisie de caisse dcentralise

Slectionnez loption Partielle puis cliquez sur le bouton suivant

Chronologie des critures en comptabilit___________________ 64 Documentations des logiciels 66