2009 Sage
Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Start, Sage 30, Sage 100, Intgrale, et Sage 1000 sont des marques dposes appartenant Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques dposes de Apple Computer Inc.
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Sommaire gnral
25 39 357 360 605 Introduction Menu Fichier Menu Edition Menu Structure Menu Traitement
1001 Menu Etat 1077 Menu Fentre 1100 Menu Aide (?) 1101 Annexes
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Sommaire
Sommaire
Introduction Gnralits et installation du programme ..26
Gnralits concernant Sage 100 Saisie de caisse dcentralise................................................ 26 Version Windows ............................................... 26 Version Macintosh.............................................. 26
Cration dun fichier commercial avec ouverture dun fichier comptable existant.........42 Ouverture du fichier comptable - Assistant de cration de fichier ........................................43 Saisie des coordonnes de lentreprise Assistant de cration de fichier ........................44 Reprise des lments commerciaux Assistant de cration de fichier ........................45 Informations sur les donnes commerciales Assistant de cration de fichier ........................45 Options de gestion de votre fichier commercial Assistant de cration de fichier ........................46 Codification automatique des rfrences articles Assistant de cration de fichier ........................46 Codification automatique des codes barres Assistant de cration de fichier ........................47 Options dinitialisation des donnes commerciales - Assistant de cration de fichier48 Structuration du catalogue articles - Assistant de cration de fichier ........................................49 Paramtres de classification du catalogue articles - Assistant de cration de fichier..........50
Crer un niveau ne dpendant daucun autre... 50 Crer un niveau dpendant dun autre.............. 50 Modifier un niveau............................................. 50 Supprimer un niveau ......................................... 51
Utilisation en client/serveur.............................. 31
Contrle sur les connexions rseau........................ 31
Paramtres des tarifs - Assistant de cration de fichier...........................................................51 Informations sur les donnes commerciales Assistant de cration de fichier ........................51 Cration du fichier commercial - Assistant de cration de fichier .............................................52 Cration dun fichier commercial et dun fichier comptable.........................................................53 Enregistrement de la raison sociale de lentreprise - Assistant de cration de fichier....54 Saisie des coordonnes de lentreprise Assistant de cration de fichier ........................55 Dfinition de lexercice et de la longueur des comptes - Assistant de cration de fichier........55
3
Menus propres au systme dexploitation .36 Menu Systme...........................................37 Menu Saisie de caisse dcentralise (Mac OS X) ................................................38 Menu Fichier Nouveau ....................................................41
Remarque importante pralable ...................... 41 Assistant de cration dun nouveau fichier ...... 41
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Sommaire
Identification de votre monnaie de tenue comptable - Assistant de cration de fichier.... 56 Caractristiques de la monnaie de tenue comptable - Assistant de cration de fichier.... 57 Reprise des lments comptables - Assistant de cration de fichier ....................................... 58 Slection des lments repris - Assistant de cration de fichier ............................................ 59 Cration du fichier comptable - Assistant de cration de fichier ............................................ 59 Cration du fichier commercial - Assistant de cration de fichier ............................................ 60 Utilisation manuelle de la commande Nouveau62 Cration dun fichier comptable ....................... 63 Ajustement automatique de la taille des fichiers ............................................................. 65 Volet Communication - Fiche entreprise ........104 Volet Prfrences - Fiche entreprise..............105 Volet Options - Fiche entreprise.....................109
Organisation des options ..................................... 110
Catgorie comptable - Option de lentreprise.114 Catgorie tarifaire - Option de lentreprise .....116 Champ statistique articles - Option de lentreprise......................................................117
Enumrs statistiques articles ............................. 118
Ouvrir .........................................................66
Fichier comptable associ ............................... 68
Rfrence conditionnement ................................. 126 Code barres article ............................................... 128 Code barres gamme ............................................ 130 Code barres conditionnement .............................. 133
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Sommaire
Informations libres................................................. 152 Liste dtaille des mouvements ........................... 189 Liste des tickets archivs ..................................... 189
Mode darrondi - Option de lentreprise ......... 153 Mode dexpdition - Option de lentreprise .... 154 Mode de rglement - Option de lentreprise .. 155 Organisation Option de lentreprise ............ 157 Organisation - Slection des domaines......... 157 Documents des ventes - Organisation .......... 158
Documents des ventes - Deuxime niveau Slection des pices ............................................. 158 Documents des ventes - Troisime niveau Liste des colonnes ................................................ 161
Priodicit - Option de lentreprise .................194 Service contact - Option de lentreprise .........195 Souches et numrotation - Options de lentreprise......................................................196 Structure banque - Option de lentreprise ......199 Type contact - Option de lentreprise .............201 Type tiers - Option de lentreprise ..................202
Compte gnral associ ...................................... 203
Modle Ecran 2 ............................................. 171 Modle Ecran 3 ............................................. 172 Modle Ecran 4 ............................................. 173 Paramtrage des crans de saisie 2, 3 et 4 .. 174 Paramtrage des boutons ............................. 178 Paramtrage des colonnes des crans 1, 2, 3 et 4...................................................... 183 Rglements multiples .................................... 185
Rglements multiples des crans de type 1 ......... 185 Rglements multiples des crans de types 2 et 4. 185
Protection de zones........................................217
Remise en banque - Organisation................. 188 Interrogation de compte caisse Organisation .................................................. 188
Liste des mouvements de caisse .......................... 188 Liste des documents de caisse ............................. 189
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Tiroir caisse ................................................... 237 Terminal TPE................................................. 238 Gnralits sur le paramtrage des claviers . 239
Conseils de paramtrage ...................................... 240 Zones de saisie du volet Clavier ........................... 241
Sommaire
tarifaires......................................................... 283
Champs disponibles Champs du fichier Tarifs par catgories tarifaires......................................... 283 Correspondance des champs Champs du fichier Tarifs par catgories tarifaires............................... 283 de site site ......................................................... 301 Message E-mail .............................................. 301 Fichier magntique.......................................... 302 Contrle dunicit des numros de lots ........... 302 Journal de traitement ...................................... 303
Dtail dune communication planifie.............305 Volet Fiche principale - Communication planifie ..........................................................306 Volet Donnes - Communications planifies..307
Emission de donnes ........................................... 308 Clients ............................................................. 308 Factures et rglements ................................... 308
Imprimer les paramtres socit............. 311 Mise en page .......................................... 312 Format dimpression ............................... 313 Impression diffre ................................. 314 Outils....................................................... 316 Mise jour des tarifs............................... 317
Processus de mise jour des tarifs ...............317 Assistant de mise jour des tarifs..................318 Slection du type de mise jour - Assistant de mise jour des tarifs ......................................319 Slection des articles - Mise jour des tarifs .321 Slection de la catgorie tarifaire et des tarifs dexception ............................................322 Paramtrage de la mise jour des tarifs dachat - Mise jour des tarifs .......................322 Paramtrage de la mise jour des tarifs de vente - Mise jour des tarifs .....................323
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Sommaire
Paramtrage de la mise jour du coefficient Mise jour des tarifs ..................................... 324 Paramtrage de la mise jour des remises Mise jour des tarifs ..................................... 325 Paramtrage du recalcul des prix de vente Mise jour des tarifs ..................................... 325
Rpercussion sur le prix de vente......................... 326
Maintenance ........................................... 350 Afficher le journal de maintenance.......... 351 Importer les prfrences ......................... 352 Exporter les prfrences......................... 354 Lancement des applications ................... 355 Quitter ..................................................... 356 Menu Edition Dupliquer................................................. 358
Duplication par Glisser/Dposer.....................359
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Sommaire
Menu contextuel de la liste des articles ................ 377
Articles Dtail de la fiche ............................ 378 Volet Fiche principale - Article ....................... 380
Menus contextuels sur les listes du volet Fiche principale - Article.................................................. 384
Sous-volet Documents - Volet Champs libres de la fiche article...................................411 Volet Stock - Articles ......................................413
Menu contextuel de la liste des dpts - Articles . 416 Articles particuliers - Volet stock de la fiche article.................................................................... 417 Article simple gamme - Volet stock de la fiche article.................................................................... 417 Article double gamme - Volet stock de la fiche article.................................................................... 418 Article conditionnement - Volet stock de la fiche article ........................................................... 420 Article suivi en srialis - Volet stock de la fiche article ........................................................... 422 Article gr par lot - Volet stock de la fiche article 423 Article en contremarque - Volet stock de la fiche article.................................................................... 424
Dtail dune catgorie tarifaire (articles une seule gamme) ................................................................. 389 Dtail dune catgorie tarifaire (articles deux gammes) ...................................................... 390 Dtail dune catgorie tarifaire (article conditionnement)................................................... 390
Nomenclatures........................................ 425
Liste des nomenclatures ................................425
Oprations possibles sur la liste des nomenclatures...................................................... 426 Menu contextuel de la liste des nomenclatures ... 428
Gestion des conditionnements - Articles ....... 397 Nouveau tarif - Articles .................................. 398 Volet Complment - Articles .......................... 399
Catgories comptables - Articles .......................... 402
Volet Champs libres - Articles ....................... 407 Sous-volet Statistique article - Volet Champs libres de la fiche article .................................. 407 Sous-volet Information libre - Volet Champs libres de la fiche article .................................. 409
Menu contextuel de la liste des informations libres - Article ........................................................ 410
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tape 4 de lAssistant de gnration automatique des sections - Sections totalisatrices ...................................................466 Section analytique - Dtail de la fiche ............467 Volet Fiche principale - Section analytique ....468 Volet Information libre - Section analytique....470 Volet Cumuls - Section analytique .................471 Gestion des graphiques - Section analytique.471
Slection de la srie du graphique Section analytique ................................................ 472
Cration dun compte gnral ....................... 446 Assistant de cration dun compte gnral comptable ...................................................... 446
Informations principales ........................................ 446 Informations libres................................................. 448
Cration manuelle dun compte gnral........ 449 Compte gnral Dtail de la fiche .............. 449 Volet Fiche Principale - Compte gnral ....... 450 Volet Bloc-notes - Compte gnral................ 454 Volet Information libre - Compte gnral....... 454 Volet Cumuls - Compte gnral .................... 455 Gestion des graphiques - Comptes gnraux 456
Slection de la srie du graphique - Comptes gnraux ............................................................... 456
Cration dun code journal .............................480 Assistant de cration dun code journal..........480
Identification du journal ........................................ 480 Paramtrage dun journal de type trsorerie ........ 481 Options du journal ................................................ 482
Cration manuelle dun code journal..............484 Code journal - Dtail de la fiche .....................484
Banques.................................................. 489
Oprations possibles sur la liste des banques489 Banque - Dtail de la fiche .............................490 Volet Identification - Banque ..........................491 Volet Contacts - Banque ................................492 Volet R.I.B. - Banque......................................494
Coordonnes de lagence .................................... 497
Assistant de gnration automatique des sections ......................................................... 463 tape 1 de lAssistant de gnration automatique des sections................................................... 463 tape 2 de lAssistant de gnration automatique des sections.............................. 464 tape 3 de lAssistant de gnration automatique des sections.............................. 464
Slection par Enumr.......................................... 465 Slection par Intervalle.......................................... 465
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Sommaire
modles de rglement ................................... 499 Modle de rglement Dtail de la fiche ...... 500 Sous-volet Tarif dexception par article Volet Tarifs clients ..........................................542
Crer un tarif dexception ..................................... 542 Modifier un tarif dexception ................................. 543 Supprimer un tarif dexception ............................. 543 Dtail dun tarif dexception .................................. 543
Codes affaires..........................................503
Codes affaires - Liste..................................... 503
Menu contextuel de la liste des codes affaires ..... 505
Code affaire Dtail de la fiche .................... 505 Volet Fiche principale - Code affaire ............. 506 Volet Information libre - Code affaire............. 509 Volet Statistiques - Code affaire .................... 510 Gestion des graphiques - Code affaire.......... 510
Slection de la srie du graphique - Code affaire . 510
Sous-volet Statistiques Volet Statistiques de la fiche client..............................................547 Sous-volet Surveillance Volet Statistiques de la fiche client..............................................548 Gestion des graphiques Clients ..................549
Slection de la srie du graphique Clients ........ 549
Clients......................................................512
Oprations possibles sur la liste des clients.. 512
Cration de client par duplication..................... 513 Menu contextuel de la liste des clients.................. 515
Client - Dtail de la fiche................................ 515 Cration dun document des ventes partir de la fentre du client .................................... 516 Volet Identification - Clients ........................... 517 Volet Contacts Clients ................................ 519 Volet Complment - Clients........................... 521
Conditions de rglement ....................................... 523
Volet Champs libres - Clients ........................ 533 Sous-volet Statistique tiers Volet Champs libres de la fiche client ................................... 533 Sous-volet Information libre Volet Champs libres de la fiche client ................................... 535 Sous-volet Documents Volet Champs libres de la fiche client ................................... 535 Volet Livraisons - Clients ............................... 537 Volet Tarifs - Clients ...................................... 539 Sous-volet Remise par famille - Volet Tarifs clients .................................................. 541
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Modles denregistrement Dtail de la fiche571 Volet Fiche principale - Modle denregistrement............................................ 572
Assistant de paramtrage des modles denregistrement ................................................... 574
Collaborateurs .........................................579
Liste des collaborateurs................................. 579
Menu contextuel de la liste des collaborateurs. ... 580
Collaborateurs Dtail de la fiche................. 580 Volet Identification Collaborateur................ 581 Volet Profil - Collaborateur ............................ 582 Volet Profil - Collaborateur ............................ 584
Caisses ....................................................585
Liste des caisses ........................................... 585
Menu contextuel de la liste des caisses................ 586
Caisse Dtail de la fiche ............................. 587 Volet Fiche principale Caisse ..................... 587 Volet Caissiers Caisse................................ 590 Volet Afficheur Caisse ................................ 591
Description de lcran.....................................615
Menu contextuel de la liste des ventes comptoir.. 618 Personnaliser la liste des colonnes des ventes comptoir ............................................................... 618
Dpt de stockage Dtail de la fiche .......... 593 Volet Fiche principale Dpt de stockage .. 594 Volet Caisse Dpt de stockage ................ 595 Volet Contacts Dpt de stockage ............. 596 Volet Emplacements - Dpt......................... 597
Menu contextuel de la liste des emplacements de stockage........................................................... 599
Sommaire
Articles gammes Ventes comptoir ........... 625 Articles conditionnement Ventes comptoir626 Articles grs en vente au dbit Ventes comptoir......................................................... 627 Articles srialiss Ventes comptoir............. 627
Affectation des numros de srie..................... 629 Modification des numros de srie ....................... 629 Suppression des numros de srie....................... 630
Liste des rglements tickets Ventes comptoir..........................................................648 Gestion des carts de rglements de tickets Ventes comptoir .............................................649
Total TTC du ticket suprieur au rglement ......... 649 Ecart de rglement ............................................... 650 Ecart de rglement ou de conversion ............. 650 Rendu classique.............................................. 651 Ecart de rglement ou rendu despces ......... 651 Total TTC du ticket infrieur au rglement ........... 651
Ecart de rglement, cart de conversion ou rendu despces .............................................. 651 Protection de la gnration des carts................. 652
Suppression dun rglement Ventes comptoir..........................................................652 Transformation des documents Vente comptoir..........................................................653 Intgration des documents Vente comptoir.654
Particularits de lintgration dans les tickets....... 656 Intgration d'un document contenant des articles de type ressource .................................... 657
Articles de type ressource Ventes comptoir 632 Articles nomenclature Ventes comptoir ... 632 Modification dun document ou dun ticket Vente comptoir .............................................. 634 Mise en attente et rappel des tickets Vente comptoir .............................................. 634 Liste des tickets et des documents de vente Vente comptoir.................................. 636 Fin de saisie et rglement dun ticket Ventes comptoir............................................. 637 Validation du rglement et impression Ventes comptoir............................................. 638
Saisie des rglements Ecran de type 3.............. 639 Rglement par chque.......................................... 640 Rglement par carte bancaire............................... 640 Rglement par bon dachat ................................... 640 Enregistrement des rglements sur des caisses diffrentes ............................................................. 641 Tickets Enregistrement des rglements dans des caisses diffrentes.......................................... 641 Documents Enregistrement des rglements dans des caisses diffrentes 641
Slection des documents des ventes.............664 Envoi des documents des ventes par e-mail..665
Fonctionnement .............................................. 665 Objets des e-mails .......................................... 665 Gestion des adresses ..................................... 665
Rglement dune facture en fin de saisie Ventes comptoir............................................. 642 A rendre Ventes comptoir........................... 642 Acomptes Ventes comptoir......................... 643
Interrogation du compte ........................................ 645
Comptabilisation directe des documents de vente..........................................................671 Cration des documents des ventes ..............673
Identification du caissier ....................................... 675
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Sommaire
Saisie des documents des ventes ................. 675 En-tte - Documents des ventes ................... 676
Affichage de len-tte des documents de vente en Mode personnalis................................................ 680 Cration dune pice partir dune fiche client ..... 682 Slection dun client Documents des ventes...... 682 Menu contextuel de la liste de slection dun client 683 Lignes de pices particulires .............................. 716 Insertion dune ligne avant une autre ................... 716 Insertion dun saut de ligne .................................. 716 Insertion dun sous-total ....................................... 716 Modification de la ligne de totalisation ............ 717 Insertion dune ligne de remise supplmentaire... 717 Enregistrement dune remise identique sur certaines lignes .................................................... 718 Recalcul des modles denregistrement .............. 718
Cration dun compte client en saisie de document des ventes 683 Validation de len-tte Documents des ventes ... 683
Informations gnrales sur la pice ou la ligne Documents des ventes .................................. 684 Fonctions annexes - Documents des ventes. 685 Informations sur le document - Documents des ventes ............................................................ 686 Information libre Documents des ventes .... 691 Solvabilit Documents des ventes.............. 692 Saisie des lignes Documents des ventes ... 694
Menu contextuel des lignes des documents de vente ..................................................................... 695 Oprations possibles sur les lignes de pice ........ 696 Saisie dune nouvelle ligne............................... 696 Modification dune ligne saisie ......................... 696 Suppression dune ligne................................... 696 Insertion dune ligne vide ................................. 697 Lignes des bons davoir et des factures davoir 697 697
Dplacement des lignes................................... 697 Trier les lignes dun document ......................... 698
Colonnes de saisie des documents de vente 698 Slection dun article Documents des ventes ............................................................ 711
Slection dun article Gestion classique............. 712 Menu contextuel de la liste de slection dun article..................................................................... 713 Personnaliser les colonnes de la liste de slection dun article............................................................. 714 Slection dun article Mode catalogue ............... 714
Application des barmes Documents des ventes.............................................................731 Articles particuliers Documents des ventes.732 Articles conditionnement - Documents des ventes...................................................................732
Aucun conditionnement principal ......................... 733 Un conditionnement principal a t paramtr..... 733
Articles grs en vente au dbit - Documents des ventes ......................................................734 Articles gamme Documents des ventes ...735
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Sommaire
Articles gamme simple Documents des ventes 735 Saisie dune ligne darticle simple gamme Documents des ventes.......................................... 736 Modification dune ligne darticle simple gamme Documents des ventes 737 Totalisation dans les documents .......................... 752 Nomenclature commerciale / compos .......... 752 Nomenclature commerciale / composant ....... 753
Articles nomenclature et gamme.................... 753 Article nomenclature commerciale et gamme Article nomenclature de fabrication et gamme Menu contextuel de la fentre Composition de larticle Personnalisation de la fentre Composition de larticle 753 753
Suppression dune ligne darticle simple gamme Documents des ventes.......................... 737 Cas particulier des articles gamme non grs en stock Documents des ventes ........................ 737 Articles gamme double - Documents des ventes 737 Prsentation de la fentre ................................ 738 Saisie dune ligne darticle double gamme Documents des ventes.......................................... 739 Modification dune ligne darticle double gamme - Documents des ventes .......................... 739 Suppression dune ligne darticle double gamme - Documents des ventes 739
Articles en indisponibilit - Documents des ventes ......................................................757 Gestion des articles non livrs Documents des ventes.............................................................757
En indisponibilit totale ........................................ 757 Quantit zro..................................................... 759 Les deux............................................................... 759 Lignes darticles non livrs ................................... 760
Articles srialiss ou grs par lot - Documents des ventes ..................................................... 739
Affectation des numros de srie ou de lot........... 742 Modification des numros de srie ou de lot......... 743 Suppression des numros de srie ou de lot........ 743 Contrle dunicit des numros de lots Documents des ventes............................................................. 744 Transformation des pices comportant des articles srialiss ou par lots - Documents des ventes ......... 744 Retour en stock dun article srialis .................... 744
Articles grs en FIFO / LIFO - Documents des ventes ............................................................ 745 Article forfaitaire - Documents des ventes..... 746 Article factur au poids - Documents des ventes 746 Articles nomenclature - Documents des ventes 747
Valorisation avec rpartition du prix de vente ....... 749 Articles nomenclature commerciale/compos 749 Articles nomenclature commerciale/composant... 750 Valorisation sans rpartition du prix de vente ....... 751 Nomenclature commerciale / compos ........... 751 Nomenclature commerciale / composant ........ 751
Transformation des bons de commande et des prparations de livraison Indisponibilits........... 764 Article sans particularit .................................. 765 Article gamme simple................................... 765 Article double gamme .................................. 766
Conflits de remises - Documents des ventes .769 Valorisation des documents de ventes...........770 Valorisation TTC Documents des ventes ....771 Acomptes et bons dachat Documents des ventes.............................................................773
Historique comptable des acomptes Documents des ventes ............................................................ 775
Tableaux rcapitulatifs de la prise en compte des valeurs............................................................ 752 Nomenclature commerciale / compos ........... 752 Nomenclature commerciale / composant ........ 752
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Rglement comptant Documents des ventes ............................................................ 781 Imputation des rglements Documents des ventes ..................................................... 784 Duplication des documents des ventes ......... 784
Duplication par Glisser/Dposer ........................... 787 Export des tats Impression des documents des stocks 824
Cration dun document des stocks ...............824 Saisie des documents des stocks ..................825 En-tte - Documents des stocks ....................826
Validation de len-tte........................................... 827
Transformation des documents des ventes... 789 Transformation des documents autres que les factures .................................................... 790
Description de la fentre de slection ................... 793
Informations gnrales sur la pice ou la ligne Documents des stocks ...................................828 Saisie des lignes - Documents des stocks .....828
Menu contextuel des documents des stocks ....... 830 Oprations possibles sur les lignes de pice Documents des stocks ......................................... 830 Dplacement des lignes.................................. 830 Trier les lignes dun document ........................ 831
Fonctions annexes Documents des stocks .831 Colonnes de saisie des documents des stocks.... 832 Slection dun article - Documents des stocks836
Menu contextuel de la liste de slection dun article Documents des stocks 837
Transformation des factures Documents es ventes ....................................................... 800 Intgration dun document de vente .............. 803 Impression des documents des ventes ......... 805
Impression de la liste des documents des ventes. 805 Impression dun document des ventes.................. 805
Personnaliser la liste de slection dun article Documents des stocks ...................................... 837 Slection dun article Mode catalogue .............. 838
Les documents des ventes et leur influence sur le stock .................................................... 811
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Sommaire
Volet Informations ligne Information ligne du document de stock ................................................ 848 Volet Informations libres Information ligne du document de stock ................................................ 849 Volet Informations libres srie/lot Information ligne du document de stock .................................. 850 Volet Emplacements Information ligne du document de stock ................................................ 850 Saisie manuelle du rglement et affectation une chance.............................................................. 871 Menu contextuel de la saisie des rglements ...... 874 Personnaliser la liste de la saisie des rglements 874
Reprise de lhistorique comptable - Saisie des rglements...............................................875 Rapprochement des rglements ....................876
Slection des chances rgler ........................ 876 Affectation des chances partir dun rglement existant ................................................................. 876 Imputation dun rglement des chances ....... 876 Slection des chances rgler Description de la fentre ......................................................... 877 Affectation dune chance un rglement.... 878 Suppression de laffectation dun rglement ... 879
Cration du rglement partir d'une slection dchances ...................................................879 Gestion des carts de rglement ...................880
Gestion manuelle des carts................................ 880 Gestion automatique des carts de rglement en cas de saisie pralable du rglement................... 881 Gestion automatique des carts de rglement en cas de gnration du rglement........................... 882
Les documents des stocks et leur influence sur le stock .................................................... 865
Remise en banque.................................. 889 Gestion des rglements...........................867 Saisie des rglements .............................868
Fentre de saisie des rglements ................. 868
Limitations de la liste............................................. 870 Slection de lchance et enregistrement du rglement ...................................................................... 871
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Slection des rglements remettre en banque ...........................................................889 Rglements remettre en banque.................893 Impression de la remise en banque ...............894
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Sommaire
Liste des mouvements de caisse (X de caisse).................................................. 896
Menu contextuel de la liste des mouvements de caisse ............................................................... 898 Personnaliser la liste des mouvements de caisse 899 des documents et tickets...................................... 917
Liste des documents de caisse ..................... 903 Oprations possibles sur la liste des documents et tickets...................................... 905
Slection des mouvements ................................... 905 Accs la fiche caisse.......................................... 906
Informations sur une ligne Lignes des documents et tickets...................................... 913 Impression de lhistorique des lignes des documents et tickets...................................... 914
Slection simplifie Impression de lhistorique des lignes de documents et tickets ....................... 914 Format de slection Impression de lhistorique des lignes de documents et tickets ....................... 916 Impression dans un fichier Impression de lhistorique
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Impression de la rgularisation dinventaire ...948 Mise jour des valeurs de stock ....................950
Articles grs en FIFO/LIFO ........................... 952 Articles grs en srialis ou par lots ............. 953 Contrles......................................................... 953 Prcautions dutilisation .................................. 954
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Sommaire
Importation de la situation de stock ............... 954
Import de linventaire............................................. 954 Premire mthode............................................ 954 Deuxime mthode .......................................... 954
Description de la fentre de mise jour de la comptabilit ................................................... 967 Mise jour directe de la comptabilit ............ 971 Mise jour comptable par exportation dun fichier 971 Particularits de la mise jour comptable..... 971 Comptabilisation de lIFRS ............................ 972
Contrles exercs ............................................ 973
Transfert de la date dchance contrepartie 973 Transfert du compte de tiers sur la ligne de contrepartie.................................................... 974 Comptabilisation des rglements .................. 975
Comptabilisation des rglements dans un journal de type Gnral.......................................................... 975
Mise jour des factures ngatives ................ 975 Traitement des assujettissements ................. 976 Mise jour des registres ............................... 978 Suppression dun exercice du fichier comptable ...................................................... 978 Comptabilisation des frais dexpdition ......... 978 Comptabilisation des bons dachat................ 979
Principe de la gestion des bons dachat................ 981
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Slection simplifie - Journaux de vente......1039 Format de slection - Journaux de vente .....1041 Exporter Journaux de vente ......................1043
Statistiques par famille darticles (caisses) ................................................1018 Statistiques par mode de rglements (caisses) ................................................1019 Statistiques articles................................1020 Statistiques par articles (articles)...........1021
Slection simplifie - Statistiques articles.... 1021 Format de slection - Statistiques articles... 1024 Exporter - Statistiques articles..................... 1027
Statistiques par familles darticles (articles) .................................................1028 Palmars des ventes darticles ..............1029 Statistiques clients .................................1030
Liste clients ........................................... 1061 Statistiques par familles darticles (clients) ..................................................1031
Slection simplifie - Statistiques clients..... 1031 Format de slection - Statistiques clients .... 1034 Exporter - Statistiques clients ...................... 1036 Slection simplifie - Liste clients.................1061 Format de slection - Liste des clients .........1062 Exporter - Liste des clients ...........................1063
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Sommaire
clients .......................................................... 1065 Exporter - Etiquettes et mailings clients ...... 1066 Impression sur la messagerie Etiquettes et mailings clients ............................................ 1066
Barre verticale....................................... 1096 Mode Assistant ..................................... 1097 Mode personnalis................................ 1098
Colonnes des documents des stocks................. 1105 Colonnes de la saisie dinventaire...................... 1107 Colonnes des rglements .................................. 1107 Colonnes de la remise en banque ..................... 1109 Colonnes de la liste des mouvements de caisse 1109 Colonnes de la liste des documents de caisse .. 1110 Colonnes de la liste dtaille des mouvements . 1111 Colonnes de la liste des tickets archivs............ 1112
Volet Menus Personnaliser linterface ...... 1087 Volet Clavier Personnaliser linterface...... 1087 Volet Rpertoires Personnaliser linterface1088 Volet Programmes externes Personnaliser linterface ..................................................... 1089 Volet Favoris - Personnaliser linterface ...... 1090
Personnaliser les crans .......................1091 Personnaliser la liste..............................1092 Ajustement automatique des colonnes..1093 Prfrences ...........................................1094
Banque ............................................................... 1122 Client .................................................................. 1124 Client payeur ...................................................... 1127 Client / lieux de livraison .................................... 1131 Condition de livraison ......................................... 1131 Devise ................................................................ 1132 Document vente entte ...................................... 1132
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Sommaire
Document stock entte ....................................... 1136 Document acompte ............................................. 1136 Document bon dachat ........................................ 1137 Document chance ........................................... 1137 Document ligne ................................................... 1138 Dossier entreprise ............................................... 1146 Etats libres articles .............................................. 1147 Etats libres documents........................................ 1149 Etats libres tiers................................................... 1151 Famille................................................................. 1152 Glossaire ............................................................. 1154 Mouvement de stock ........................................... 1155 Nomenclature...................................................... 1156 Objet tat............................................................. 1156 Pays .................................................................... 1157 Pied de document ............................................... 1157 Plan analytique.................................................... 1160 Rglement........................................................... 1161 Relev ................................................................. 1162 Collaborateur....................................................... 1162 Statistiques tiers.................................................. 1163 Valorisation devise .............................................. 1163 Vendeurs et caissiers.......................................... 1164 Afficheur ........................................................ 1178 Afficheur caisse............................................. 1178 Dossier entreprise ......................................... 1179
Fichier Dossier ................................................... 1179 Catalogue article - Options de la fiche entreprise ........................................................... 1187 Communication - Options de la fiche entreprise 1187
Enumr informations libres - Options de la fiche entreprise ............................................... 1188 Billets et pices - Options de la fiche entreprise ........................................................... 1188 Codification automatique - Options de la fiche entreprise 1189
Calendrier...................................................... 1191
Groupes dvnements agenda - Options de la fiche entreprise .......................................... 1192 Evnements agenda - Options de la fiche entreprise 1192
Catgories comptables - Options de la fiche entreprise................................................... 1192 Catgories tarifaires - Options de la fiche entreprise 1193
Champs statistiques articles - Options de la fiche entreprise .......................................... 1193 Enumrs statistiques articles - Options de la fiche entreprise .......................................... 1193 Champs statistiques tiers - Options de la fiche entreprise 1193
Enumrs statistiques tiers - Options de la fiche entreprise .......................................... 1193 Codes risque - Options de la fiche entreprise 1194 1194 1194 Conditions de livraison - Options de la fiche entreprise Intituls Conditionnement - Options de la fiche entreprise
Enumrs conditionnement - Options de la fiche entreprise.................................................... 1194 Devises - Options de la fiche entreprise ....... 1195 Gammes - Options de la fiche entreprise...... 1196
Enumrs gamme - Options de la fiche entreprise 1196 Modes arrondi - Options de la fiche entreprise ........................................................... 1196 Modes expdition - Options de la fiche entreprise ........................................................... 1197 Modes rglement - Options de la fiche entreprise ........................................................... 1197 Niveaux d'analyse - Options de la fiche entreprise 1197
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Sommaire
Organisation Documents - Options de la fiche entreprise 1198 Organisation Documents internes - Options de la fiche entreprise 1200 Organisation Autres fonctions - Options de la fiche entreprise................................................ 1200 Rglements Options de la fiche entreprise . 1202 Pays - Options de la fiche entreprise ............. 1203 Priodicits - Options de la fiche entreprise... 1203 Fichier clients ..................................................... 1226 1204 1208 Client ............................................................. 1226 Informations libres Client............................ 1228 Banques Client........................................... 1229 Conditions de rglement Client .................. 1230 Dpts de livraison client .............................. 1230 Contacts clients............................................. 1231 Fiches Articles............................................... 1231 Informations libres - Article............................ 1234 Liste nomenclatures Article ........................ 1234 Glossaires - Article ........................................ 1235 Conditionnements - Article ............................ 1235 Comptabilit - Article ..................................... 1236 Rfrences fournisseurs Article ................. 1236 Enumrs de gamme - Article....................... 1237 Tarifs par numrs de gamme - Article....... 1237 Tarifs de vente - Article ................................. 1239 Gammes de remise du tarif - Article.............. 1240 1240
Plans analytiques - Options de la fiche entreprise ............................................................ 1203 Enumrs analytiques - Options de la fiche entreprise Units de vente/achat - Options de la fiche entreprise
Rsiliations abonnements - Options de la fiche entreprise.................................................... 1206 Ressources - Options de la fiche entreprise .. 1206 Informations libres - Options de la fiche entreprise
Service contact - Options de la fiche entreprise ............................................................ 1208 Structure banque - Options de la fiche entreprise ............................................................ 1209 Type contact................................................... 1209 Contacts dossier ............................................ 1210 Comptoir......................................................... 1210 Clavier ............................................................ 1212 Paramtrage clavier ....................................... 1212 Informations libres - Comptes gnraux ........ 1215 Rpartition analytique - Comptes gnraux... 1215 Fichier Plan analytique (Codes affaires) ........ 1216
Dpts de stockage - Article ......................... 1240 Dpts de stockage - Article gamme ......... 1241 Modles denregistrement - Articles.............. 1241
Fichier Commissions .......................................... 1242 Slection articles/familles, clients / catgories/reprsentants du barme 1243 Gamme du barme ....................................... 1243 En-ttes de documents ................................. 1245 Informations libres - En-ttes de documents. 1248 Informations libres srie/lot ........................... 1249 Lignes de documents .................................... 1249 Acomptes/chances.................................... 1252 Famille darticles ........................................... 1253 Comptabilit - Famille darticles .................... 1254 Famille/catgorie tarifaire.............................. 1255 Tarifs par quantits - Familles darticles........ 1255 Famille/remises clients.................................. 1256 Fichier Documents ............................................. 1243
Fichier taux de taxes ........................................... 1217 Fichier codes journaux ........................................ 1218 Modles de rglement.................................... 1219 Contacts banque ............................................ 1222 Emplacement de dpt .................................. 1223 Contacts dpt ............................................... 1224 Caisse ............................................................ 1224 Glossaire ........................................................ 1225 Fichier banques................................................... 1219 Fichier dpts de stockage ................................. 1223
Fichier Famille/remise par client......................... 1256 Fichier Modles denregistrement ...................... 1256 Fichier Rabais, remises et ristournes ................. 1256
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Sommaire
Fichier Rglements ............................................. 1257 Liens rglements/chances ......................... 1258 Fichier Rglement ticket archive ......................... 1258 Fichier Soldes et promotions............................... 1259 Fichiers Ticket archive ........................................ 1259 En-tte ticket archive...................................... 1259 Fichier Ligne ticket archive............................. 1260
Statistiques de caisse par mode de rglement .......................................................... 1297 Liste des documents des stocks ....................... 1297 Etat de contrle de la liste des documents des stocks ................................................................ 1297 Liste des rglements ......................................... 1298 Statistiques clients ............................................. 1298 Statistiques clients ....................................... 1298 Statistiques clients par famille ...................... 1299 Statistiques clients Palmars des ventes .. 1299 Statistiques articles ...................................... 1300
Statistiques articles ............................................ 1300 Mouvements de stock ....................................... 1302 Commissions vendeurs ..................................... 1304 Journal de vente ................................................ 1304 Etats libres et impressions du menu Traitement 1304
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Introduction
Introduction
Ce chapitre donne accs aux paragraphes suivants :
Gnralits et installation du programme, page 26, Particularits du programme et compatibilit, page 29, Nouveauts de la version, page 33, Menu Systme, page 37, Menu Saisie de caisse dcentralise (Mac OS X), page 38.
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Introduction
Ce premier chapitre prsente la configuration matrielle ainsi que la procdure dinstallation et de dmarrage du programme.
Version Windows
La configuration matrielle que nous recommandons est constitue dun micro-ordinateur configur comme suit :
au minimum dun processeur Pentium IVcadenc 1 GHz et dune mmoire vive (RAM)
de 512 Mo,
pour une version monoposte ou un poste client en cas dinstallation en rseau : Windows
2000, XP ou Vista,
recommande : processeur Pentium IV cadenc 2 GHz et mmoire vive (RAM) de 1 Go, pour un poste serveur en rseau : Windows 2000 ou 2003.
La capacit des disques durs dpend des volumes dinformations grer et des applications installes. Tous les programmes de la gamme Sage sont conformes la Norme Microsoft Office Compatible.
Version Macintosh
Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le systme dexploitation Mac OS version 10.x exclusivement. Les programmes de la gamme Sage ne peuvent tre installs que sur des Macintosh avec processeur Power Macintosh ou dun niveau suprieur.
Installation du programme
Le processus d'installation, tant sur Macintosh que sur Windows, est dcrit dans le Manuel de la gamme ainsi que dans le Manuel dinstallation . Veuillez vous y reporter.
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Introduction
S'il s'agit d'une mise jour d'une installation existante, les anciens fichiers de travail doivent, en gnral, tre convertis. Il est, dans ce cas, vivement conseill de sauvegarder, avant de lancer la mise jour, certains fichiers que vous auriez pu modifier et que linstallation risque de supprimer. Veuillez consulter pour cela le Manuel de la gamme qui vous donnera toutes explications sur les manuvres raliser pour convertir les fichiers.
Une modification concernant les extensions de certains fichiers utiliss par le programme est intervenue partir de la version 7.10 du programme. Le tableau ci-aprs rcapitule les fichiers dont l'extension a t modifie.
Type de fichier Modle de mise en page Modle dexportation Format dimpression
Ancienne extension
BRZ MOD FMT
Nouvelle extension
BGC MGC FGC
Prcisons que seuls les modles de mise en page peuvent tre convertis dune ancienne version la nouvelle. Les modles dexport ainsi que les formats dimpression doivent tre recrs. Pensez nommer vos propres fichiers en consquence, lors de leur conversion ou de leur cration, pour permettre au programme de vous les proposer par dfaut lors de leur prochaine utilisation.
Cas des modles dexportation. Lorsque lutilisateur ouvrira un format dj cr dans une version prcdente du programme, aprs vrification de la validit de ce format (type de fonction, application), le programme proposera deffectuer la conversion de ce format dans une version plus rcente : Le format [Nom du format] a t cr avec une version antrieure. Souhaitez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ? Attention ! Ce format ne pourra plus tre utilis sur la prcdente version. Nous vous re-
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Introduction
commandons deffectuer au pralable sa sauvegarde si cela savre ncessaire ! [Oui] [Non] Les rponses possibles ont les effets suivants :
[Oui] : convertit et ouvre le fichier slectionn. [Non] : (valeur propose par dfaut) annule louverture et revient la fentre de slection.
Les formats concerns sont les suivants :
Type Modles dexport Modles dexport/import paramtrables Formats de slection Formats de recherche Extension .MGC .EGC .FGC .SGC
Arrt du programme
Les diffrentes possibilits de lancement et darrt du programme sont dcrites dans le Manuel de la gamme . Elles sont identiques pour tous les programmes de la Ligne Sage 100. Veuillez vous y reporter.
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Introduction
Le programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise est un progiciel permettant la ralisation des oprations de vente partir de postes dcentraliss :
gestion des articles et des nomenclatures, gestion des familles darticles et structuration des familles et des articles, gestion des articles gamme simple ou double, conditionnements divers, facturs au
poids, facturs forfaitairement, grs en contremarque, srialiss, grs par lot, des articles lis, des nomenclatures commerciales,
codification automatique des rfrences et des codes barres articles, gestion des articles nomenclature gamme, srialiss ou grs par numro de lot, gestion des fiches clients et fournisseurs, gestion des dpts multiples ainsi que des emplacements dans ces dpts, informations libres paramtrables, mise jour automatique et assiste des tarifs, gestion des ventes et des stocks, dition des commandes, bons de livraison, factures et autres documents clients et stocks,
nomenclatures commerciales, cycle administratif des pices,
gestion par affaires, saisie des rglements clients, gestion des reprsentants, du chiffre daffaire quils ont dgag ainsi que de leur commissionnement,
tat et rgularisation dinventaire, dition des statistiques, envoi de pices ou de documents par lintermdiaire dun programme de messagerie
Internet (e-mail),
recherche dadresses en cration de clients ou de fournisseurs, surveillance financire avec intgration des donnes dans les fiches clients ou fournisseurs,
transfert de donnes vers le logiciel de comptabilit Sage Comptabilit, transferts de donnes de ou vers dautres logiciels de gestion partir de modles paramtrables,
transfert de donnes vers des sites quips du programme Sage Gestion commerciale
au moyen dun programme de messagerie Internet ou par fichiers magntiques,
paramtrage des transferts automatiques de ces donnes intervalles rguliers (communication de site site),
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Introduction comptabilisation ventuelle selon les normes DGI, archivage manuel ou assist des donnes, et, bien entendu, gestion de leuro et des devises.
Ce programme est en relation directe avec le programme Sage Gestion commerciale version 16.00 ou ultrieure dont il utilise les mmes versions de fichiers. La possession de ce dernier programme, vendu indpendamment, est indispensable afin de pouvoir enregistrer les familles darticles et les articles eux-mmes. Ce dernier permet par ailleurs la ralisation de nombreuses autres fonctionnalits absentes du programme Sage Saisie de caisse dcentralise telles que les oprations dachat. Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise utilise galement un fichier comptable issu du programme Sage 100 Comptabilit version 16.00. La possession de ce programme nest pas indispensable bien que la cration du fichier comptable soit imprative (cette cration et le paramtrage de base peuvent tre raliss soit dans le programme de Saisie dcentralise ou dans celui de Gestion commerciale). Lutilisation de ce programme comptable apporte nanmoins un confort dutilisation trs apprciable pour le gestionnaire. Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise appartient la Ligne Sage 100 des programmes de gestion dvelopps par le groupe Sage France tels que Sage 100 Comptabilit, Sage 100 Moyens de paiement, Sage 100 Immobilisations, Sage 100 Manager, Sage Serveur et Sage Paie 100 (sur Macintosh). Les programmes de la gamme Sage sont disponibles en deux versions, lune pour utilisation sur micro-ordinateur Apple Macintosh et lautre pour utilisation sur Pc quip du programme Microsoft Windows. De plus, sur chacun de ces environnements, les programmes de la gamme Sage sont dclins en plusieurs versions. Elles sont prsentes ci-dessous.
Versions du programme
Le programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise nest disponible quen une seule version tant sur Windows que sur Macintosh.
Microsoft Windows nest pas fourni avec le programme. Vous devez en faire lacquisition sparment et linstaller sur votre disque dur avant Sage 100 Saisie de caisse dcentralise.
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Introduction
Lusage dune souris est indispensable. Cette souris peut comporter un bouton sur Macintosh et deux ou trois boutons sur Windows. Sage Saisie de caisse dcentralise sous Windows utilise les boutons droit et gauche ainsi que la mollette pour le dfilement des listes. Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnant sous Microsoft Windows, il est possible de raliser la presque totalit des manuvres partir du clavier. Les raccourcis clavier vous sont donns dans le Manuel de la gamme .
Il est possible, sous Windows, de paramtrer les boutons utiliser sur une souris. Nous dcrirons dans ce manuel les boutons dans leur ordre normal c'est--dire pour utilisation par un droitier. Le bouton de gauche est destin aux oprations courantes et celui de droite certaines fonctions annexes (apparition des menus contextuels par exemple). Si vous avez invers cet ordre par convenance personnelle, il y a lieu d'en tenir compte dans la lecture des explications.
Le format des donnes est le mme pour la version Macintosh de Sage Saisie de caisse dcentralise et pour sa version Microsoft Windows. Vous pourrez donc changer, sans aucun problme, aprs une simple reconnaissance du systme ayant servi formater le support magntique, les donnes saisies sous lun ou lautre des systmes dexploitation. En particulier, Sage Saisie de caisse dcentralise saccommode tout fait des rseaux htrognes combinant Macintosh et PC, dans lesquels il est possible dinterroger et de travailler sur un mme fichier de gestion partir des deux types de micro-ordinateurs. Vous devez nanmoins disposer des deux versions du programme (Macintosh et Windows) et du logiciel Sage Serveur pour prtendre ce type dutilisation. Cette compatibilit stend en plus la rcupration des donnes comptables exportes par Sage Saisie de caisse dcentralise qui peuvent tre importes, au choix, sur une version Macintosh ou une version Windows dun fichier comptable issu du programme Sage 100 Comptabilit. Dans le cas o lutilisateur possde simultanment Sage Saisie de caisse dcentralise et Sage Comptabilit, les fichiers de gestion et les fichiers comptables, dont certaines informations seront directement utilises par la gestion, doivent tre lis afin dviter toute conversion lors des transferts comptables en fin de priodes.
Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise version 16.00 est interfac avec le programme Sage Comptabilit version 16.00. Si vous ne possdez pas cette dernire version, il faudra en demander la mise jour avant de pouvoir faire lchange des donnes comptables.
Tous les programmes de la gamme Sage sont conformes la Norme Microsoft Office Compatible.
Utilisation en client/serveur
Lutilisation de Sage Saisie de caisse dcentralise en rseau client / serveur ncessite une mise jour du programme Sage 100 Serveur (pour Windows NT ou pour Mac OS).
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Introduction
L'ouverture de ce fichier comptable par une autre application (Comptabilit, Immobilisations et Moyens de paiement) est gre par l'application qui a servi ouvrir le fichier comptable.
Exemple
Soit une installation ayant les caractristiques suivantes : - 8 postes sont connects en rseau Client/Serveur et tous disposent dune version des programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse dcentralise, - le nombre de licences pour la saisie de caisse est de 4, - le nombre de licences pour la gestion commerciale est de 2. Quatre postes utilisent la saisie de caisse et les mmes fichiers commercial et comptable. Deux autres postes utilisent la gestion commerciale et interrogent le mme fichier comptable que les quatre prcdents postes. Il sera impossible un septime poste douvrir le mme fichier commercial ou comptable que ce soit par lintermdiaire du programme de gestion commerciale ou de saisie de caisse. Lorsque le nombre maximal de connexions est atteint, le programme affichera le message suivant : La limite du nombre dutilisateurs pour la licence est atteinte ! Veuillez mettre jour votre licence. [OK] A ce stade, il est ncessaire de saisir par le biais du bouton Cl de la fonction A propos de votre socit du menu Aide (sur Windows) ou du menu Pomme (sur Macintosh) dune des applications concernes, une cl d'authenticit correspondant au nombre de licences autorisant le total des ouvertures simultanes dsir.
Le nombre de licence est attribu par la cl d'authenticit du logiciel. Cette cl vous est communique par les services clients de Sage France.
Documentation fournie
La documentation fournie avec le programme se compose de :
un Manuel de la gamme , qui donne toutes les explications sur linstallation du programme, lutilisation des fentres, des menus, de la barre doutils Navigation, etc. ; ce manuel vous est fourni sous forme lectronique ;
un Manuel de rfrence , celui que vous consultez actuellement, qui vous dcrit, menu
par menu, toutes les fonctions du programme ; ce manuel peut galement tre consult sous forme lectronique ; Si vous recherchez des explications sur une fonction ou une zone de saisie particulire, nous vous conseillons de consulter lindex en fin de manuel ou le sommaire au dbut.
Nous vous conseillons trs vivement de consulter au pralable le Manuel de la gamme qui donne toutes les explications concernant lutilisation des fentres, des menus et de toutes les particularits relatives lergonomie du programme et celles de votre environnement. Par souci de simplification, nous ne reprendrons pas dans le prsent manuel toutes les explications concernant le maniement des fentres et des zones de saisie.
Nous supposerons galement que vous avez install et lanc le programme comme indiqu dans le Manuel de la gamme.
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Introduction
Nouveauts de la version
Nouveauts fonctionnelles
La version 16 du programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise dispose dun grand nombre de fonctionnalits nouvelles qui faciliteront lutilisation du programme tout en le rendant conforme aux directives europennes. Historique des documents Sage Saisie de Caisse Dcentralise propose dsormais une reprsentation graphique de l'historique d'un document ou d'une ligne de document, directement depuis un document en cours de consultation.
Macintosh
La reprsentation graphique est uniquement disponible sous l'environnement Windows. A cela s'ajoute une fonction de Traabilit des documents qui permet de retrouver partir d'un N de pice l'ensemble des lignes de documents qui font rfrence ce N de pice. Envoi du document par e-mail La fonction d'envoi d'un document par e-mail propose dans cette nouvelle version de la Saisie de Caisse Dcentralise une double volution :
Le fichier joint est gnr au format pdf (sur option pour les devis) Il est possible de demander une prvisualisation du mail avant son envoi pour contrle ou
ajout de d'informations complmentaires. Gestion des favoris Le menu Fentre / Personnaliser l'interface comporte un nouveau volet [Favoris] permettant de rfrencer les socits les plus couramment utilises. Cette nouvelle fonction permet de passer d'un dossier un autre sans avoir utiliser les fonctions Fichier / fermer et Fichier / Ouvrir. Recherche d'articles La nouvelle version permet d'effectuer une recherche d'articles en saisie de document sur base de la dsignation des articles, et sans respecter la casse.
Exemple
Recherche de tous les articles qui contiennent dans leur dsignation le mot " or ". Personnalisation des libells Poids Net et Poids Brut Les libells 'Poids Net' et 'Poids Brut' peuvent tre renomm pour l'ensemble de l'application afin d'tendre la gestion de la taxe parafiscale sur le poids d'autres cas mtiers. Priode de validit de saisie des documents Il est possible de dfinir une priode de validit de saisie afin que l'application vrifie la cohrence de la date saisie en entte de document. Ce contrle vite ainsi les erreurs de date qui ont une consquence directe sur les stocks. Calcul de la marge Plusieurs critres de dtermination de la marge sont proposs (Prix de revient, CMUP, Dernier prix d'achat, Prix d'achat et Cot standard). Comptabilisation des factures et des rglements La comptabilisation simultane des factures et des rglements est dsormais optionnelle. Articles gamme Depuis la saisie de document, il est dsormais possible de procder une multi-slection des numrs de gamme permettant ainsi d'affecter une quantit ou une remise un ensemble
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Introduction
d'numrs. Il est en outre possible d'affecter ces donnes tous les numrs de gamme en une seule opration. Priode de fermeture Dfinition d'une priode de fermeture annuelle dans la fiche tiers, priode prise en compte dans le calcul de la date de livraison et exploite afin d'alerter l'utilisateur que la date de livraison saisie dans un document tombe pendant la priode de fermeture d'un tiers. Numro de pice des documents La longueur d'un N de pice passe de 8 9 caractres. Modifications des factures comptabilises Certaines zones extracomptables d'entte ou de ligne de document, telles que le reprsentant, la date de livraison et d'autres encore sont maintenant modifiables dans les factures qui ont t comptabilises. Remplacer le document d'origine Nouvelle option de la fonction de duplication de document permettant, en cas d'erreur de saisie, de dupliquer un document et de supprimer le document d'origine, tout en conservant le N de pice du document d'origine. Articles srialiss Un nouveau contrle est ajout en saisie d'un bon de retour ou d'une facture de retour client. L'application vrifie que le numro de srie entrant en stock est bien puis dans le stock et dans le cas contraire en informe l'utilisateur. Dupliquer un client Cette fonction permet de rcuprer, pour un nouveau tiers cr, les paramtres, options et documents associs d'un tiers existant.
les Actions
sous forme de liste droulante et de zones de saisies rattaches, telles que Associer / Voir les critures associes, Imprimer les modles de document, Voir le dtail,...,
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Pour plus de dtails sur cette nouvelle ergonomie, reportez-vous au Manuel de la Gamme v16.00.
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Introduction
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Introduction
Menu Systme
Ce menu nexiste que dans la version Windows. Il apparat dans toutes les fentres du programme (fentres non modales, voir le Manuel de la gamme ).
Une fentre modale est, en gnral, pourvue de boutons OK et/ou Annuler.
Les fonctions des menus Systme sont dcrites dans le Manuel de la gamme. Nous vous invitons vous y reporter. Le menu Systme souvre en cliquant avec le pointeur de la souris sur licne reprsentative du programme qui se trouve gauche de la barre de titre de toute fentre non modale. On peut galement louvrir partir du clavier :
en pressant ALT + TIRET pour les fentres de travail (fentre active), en pressant ALT + ESPACE pour la fentre de lapplication.
Rappelons succinctement que les commandes de ce menu permettent, suivant les cas, de :
Restaurer les dimensions de la fentre leur taille primitive si elles ont t rduites auparavant.
Dplacer la fentre partir du clavier. Modifier les dimensions de la fentre partir du clavier. Rduire la fentre sous forme de bouton. Agrandir la fentre son maximum. Fermer la fentre (ou le programme sil sagit de la fentre de lapplication). Fermer simultanment toutes les fentres des lments appartenant une liste. Dplacer la slection par la fonction Glisser/Dposer si la fonction le permet.
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Introduction
Macintosh
Ce menu nexiste que dans la version Macintosh du programme. Ce menu est galement prsent dans toutes les applications fonctionnant sur Macintosh. Il offre un certain nombre de fonctions propres ce micro-ordinateur et qui dpendent du systme dexploitation utilis.
Le menu Saisie de caisse dcentralise propose, en dehors des commandes propres au Macintosh, des fonctions particulire au programme Sage Saisie de caisse dcentralise :
A propos de Sage 100 Saisie de caisse dcentralise, Sage sur le Web, Actualiser les droits daccs au portail.
Ces fonctions sont identiques celles que lon trouve dans le menu Aide (?) de la version Windows. Voir le titre Menu Aide (?), page 1100. Les autres fonctions sont typiques de lenvironnement Macintosh. Pour plus dinformations, reportez-vous aux explications donnes dans la documentation Macintosh. Pour plus dinformations sur les fonctions cites, reportez-vous aux explications donnes dans le Menu Aide (?), page 1100 de ce manuel. Les autres fonctions sont typiques de lenvironnement Macintosh. Pour plus dinformations, reportez-vous aux explications donnes dans la documentation Macintosh.
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Menu Fichier
Menu Fichier
Ouvrir, page 66 : permet douvrir un fichier commercial existant ainsi que le fichier
comptable qui lui est systmatiquement associ,
Favoris, page 70 : permet denregistrer des raccourcis vers les fichiers de gestion les
plus couramment utiliss.
Fermer, page 71 : permet de fermer les fichiers actuellement ouverts, A propos de votre socit, page 72 : permet lenregistrement de toutes les donnes
concernant la socit,
Lire les informations, page 206 : donne des informations statistiques sur les fichiers
commercial et comptable actuellement ouverts,
Configuration systme et partage, page 208 : permet denvoyer des messages et den
recevoir des autres utilisateurs connects au mme fichier commercial,
autoriser ou interdire laccs certaines commandes pour certains utilisateurs : Autorisations daccs, page 213, commande qui donne accs trois autres fonctions : - Gestion du Mot de passe, page 219, - Utilisateurs, page 220, - Paramtres de scurit, page 222,
Priphriques de caisse, page 223 paramtrage des priphriques (afficheur, imprimantes, TPE, etc.) et des claviers,
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Menu Fichier
Exporter au format Sage, HTML, page 257 : exportation de donnes selon un format propre aux applications de gestion Sage, Exporter au format dexportation paramtrable, page 263 : exportation de donnes selon un format paramtr par lutilisateur,
Format import/export paramtrable, page 267 : paramtrage des formats propres lutilisateur,
Communication site site, page 289 qui donne accs aux fonctions suivantes :
Communication, page 290 : transfert dinformations entre applications Sage, Communications planifies, page 304 : paramtrage des heures et dates du lancement des communications,
Imprimer les paramtres socit, page 311 : impression des paramtres concernant la
socit,
Mise en page, page 312: accs au programme de mise en page des documents imprims,
Format dimpression, page 313: paramtrage du format dimpression par dfaut, Impression diffre, page 314 : gestion des impressions dont lexcution a t diffre, mettre jour et rajuster des donnes, faire des oprations de maintenance et partager
des prfrences du poste avec dautres utilisateurs : Outils, page 316 : - Mise jour des tarifs, page 317, - Mise jour des rfrences et des codes barres, page 337, - Recalcul des informations libres, page 346, - Rajustement des cumuls, page 347, - Maintenance, page 350, - Afficher le journal de maintenance, page 351, - Importer les prfrences, page 352, - Exporter les prfrences, page 354,
Lancement des applications, page 355 : lancement des autres applications Sage ventuellement prsentes sur le poste,
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Menu Fichier
Nouveau
Fichier / Nouveau
Cette commande permet de crer un nouveau fichier commercial. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Nouveau fichier] de la barre doutils Standard . Voir le Manuel de la gamme pour les explications sur les barres doutils. Un fichier ne peut tre cr que si aucun autre nest ouvert. La cration de fichiers de gestion peut tre ralise de deux faons diffrentes :
soit avec laide dun assistant : Assistant de cration dun nouveau fichier, page 41, soit manuellement : Utilisation manuelle de la commande Nouveau, page 62.
crer un fichier commercial en lui associant un fichier comptable existant, crer un fichier commercial et un fichier comptable, enregistrer les informations sur la socit (volet Fichier / A propos de votre socit /
Identification ),
enregistrer la monnaie de tenue commerciale et la paramtrer si ncessaire, enregistrer la monnaie de tenue comptable et la paramtrer si ncessaire,
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Menu Fichier enregistrer la devise dquivalence et la paramtrer si ncessaire (cette devise est utilise
avec lInverseur). Ces informations, indispensables toute utilisation du programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise, seront enregistres dans les zones adquates des fichiers et apparatront dans les commandes du programme qui les utilisent. Elles ncessiteront cependant dtre compltes de certaines donnes, en particulier dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de votre socit, afin de pouvoir dbuter une gestion digne de ce nom.
Prenez connaissance attentivement des informations donnes dans chaque fentre. Cette fentre vous offre le choix entre :
Ouvrir un fichier comptable existant (valeur par dfaut) : le fichier commercial qui va
tre cr sera rattach un fichier comptable existant. Voir le titre Cration dun fichier commercial avec ouverture dun fichier comptable existant, page 42.
Cration dun fichier commercial avec ouverture dun fichier comptable existant
Les tapes de lassistant sont les suivantes :
Ouverture du fichier comptable - Assistant de cration de fichier, page 43, Saisie des coordonnes de lentreprise - Assistant de cration de fichier, page 44, Reprise des lments commerciaux - Assistant de cration de fichier, page 45, Informations sur les donnes commerciales - Assistant de cration de fichier, page 45, Options de gestion de votre fichier commercial - Assistant de cration de fichier,
page 46,
Codification automatique des codes barres - Assistant de cration de fichier, page 47,
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Menu Fichier Options dinitialisation des donnes commerciales - Assistant de cration de fichier,
page 48,
Structuration du catalogue articles - Assistant de cration de fichier, page 49, Paramtres de classification du catalogue articles - Assistant de cration de fichier,
page 50,
Paramtres des tarifs - Assistant de cration de fichier, page 51, Informations sur les donnes commerciales - Assistant de cration de fichier, page 51, Cration du fichier commercial - Assistant de cration de fichier, page 52.
Voir le titre Saisie des coordonnes de lentreprise - Assistant de cration de fichier, page 55.
Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fentre de slection Ouvrir le fichier comptable permettant de choisir le fichier comptable qui sera associ au nouveau fichier de gestion.
Slectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le fichier commercial ne souvre pas. Vous pouvez aussi
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crer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Voir plus loin les explications donnes sur ce point. Voir le titre Cration dun fichier commercial et dun fichier comptable, page 53.
Il est indispensable que le fichier comptable attach ait t conu avec la version 16.00 du programme Sage 100 Comptabilit ou 16.00 du programme Sage 30 Comptabilit. Si vous disposez dune version du programme Sage Comptabilit antrieure ces versions, vous devez, dune part, faire lacquisition de la dernire version et, dautre part, convertir le fichier comptable laide du programme Sage Maintenance.
Le transfert en comptabilit des pices de vente et/ou dachat ne peut seffectuer que sur des fichiers comptables conus avec les programmes cits dans la remarque prcdente.
Si vous ne disposez pas dun programme Sage Comptabilit, il faudra alors revenir ltape prcdente en cliquant sur le bouton [Prcdent] et slectionner loption Crer un nouveau fichier comptable.
Bouton [Prcdent] Ce bouton permet de revenir ltape prcdente de lassistant. Bouton [Suivant] Valide les options enregistres et passe ltape suivante de lassistant. Ce bouton ne devient actif que si un fichier comptable a t slectionn. Les autres boutons ont le rle prcis plus haut.
Le programme attribue au fichier commercial la raison sociale enregistre dans le fichier comptable. De la mme faon, il reporte dans les zones de cette fentre les informations quivalentes trouves dans le fichier comptable. Ces informations peuvent tre modifies. Les zones dont se compose cette fentre sont celles qui apparaissent dans le volet Identification de la fiche de lentreprise. Voir le Volet Identification - Fiche entreprise, page 74 pour connatre les informations saisir dans les zones respectives.
Application de leuro Les entreprises appartenant un pays de la zone Euro sont, sauf cas trs particulier, dans lobligation de choisir leuro comme monnaie de tenue comptable et ceci depuis le 1er janvier 2002.
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Les boutons du bas de lcran sutilisent comme dcrit ci-dessus.
Fichier prt lemploi : (valeur propose par dfaut) le programme reprend les options
telles quelles sont paramtres dans le fichier modle G_MODELE.GCM (ou GMODELE.GCM sous Sage SQL). Lutilisateur disposera dun fichier commercial paramtr avec les options de base, options quil pourra modifier au fur et mesure de lutilisation du programme et de la dcouverte des fonctions qui lui sont utiles.
Cette fentre est informative sur les oprations que lassistant va excuter ou celles que lutilisateur doit raliser. Passez ltape suivante avec le bouton [Suivant]. Dans le cas o on a demand un fichier prt lemploi, cette tape est celle de la cration du fichier commercial.
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Menu Fichier
Voir le titre Cration du fichier commercial - Assistant de cration de fichier, page 52.
Les options proposes ont les rles suivants. Codifier automatiquement les articles et les codes barres Cette option entranera louverture dune fentre de lassistant permettant de codifier automatiquement les rfrences des articles. Dfinir les particularits des articles Permet de dfinir les particularits de certains articles : gamme(s), srialiss (affectation dun numro de srie) ou grs par lots (avec affectation dun numro de lot), conditionnements diffrents pour un mme article, nomenclatures de fabrication, gestion demplacements multiples par articles et par dpts. Structurer votre catalogue article Permet douvrir une fentre de lassistant dans laquelle la structure de la codification de vos articles pourra tre dfinie. Cette codification nest pas dfinitive et pourra voluer au fur et mesure de lvolution de votre entreprise. Dfinir les options pour la gestion des tarifs Permet douvrir une fentre de lassistant dans laquelle on peut enregistrer les diffrentes catgories tarifaires qui seront appliques aux clients. Les crans qui vont apparatre la validation de cette fentre par le bouton [Suivant} seront fonction du choix fait ici. Les boutons du bas de lcran sutilisent comme dcrit ci-dessus.
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Les zones de paramtrage prsentes dans cette fentre ont les rles suivants. Longueur totale des rfrences articles Cette zone fixe le nombre de caractres de la rfrence article qui sera automatiquement gnre lors de la cration de tout nouvel article. Cette longueur est comprise entre 0 et 18 caractres alphanumriques. Voir les principes de codification sous le titre Codification automatique - Options de lentreprise, page 121. Type de racine Cette zone offre deux choix :
Racine fixe : (valeur par dfaut) la racine de codification utilise sera celle prcise dans
la zone suivante Racine fixe.
Racine famille : la racine utilise pour la codification des articles sera celle prcise dans
la fiche de la famille laquelle appartient larticle. Dans ce deuxime cas, consultez le titre Familles darticles, page 361. Racine fixe Cette zone nest accessible que si le choix fait dans la zone prcdente Type de racine est Racine fixe. Dans ce cas, elle permet denregistrer la valeur de la racine fixe utilise par le programme dans la codification des articles. Les boutons du bas de lcran sutilisent comme dcrit ci-dessus.
Les zones de paramtrage prsentes dans cette fentre ont les rles suivants. Voir les principes de codification sous le titre Codification automatique - Options de lentreprise, page 121.
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Menu Fichier
Norme des codes barres Cette zone permet de prciser la norme du code barres utilise :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise, les codes barres sont gnrs
automatiquement en fonction de la longueur et des paramtres des racines.
C39 : les codes barres gnrs seront au format de la norme des codes barres C39. EAN 8 : les codes barres seront gnrs sur 8 caractres numriques. Le dernier caractre constitue la cl de contrle calcule automatiquement par le programme. Lincrmentation seffectue sur les 7 premiers caractres.
EAN 13 : les codes barres seront gnrs sur 13 caractres numriques. Le dernier
caractre constitue la cl de contrle calcule automatiquement par le programme. Lincrmentation seffectue sur les 12 premiers caractres.
EAN 128 : les codes barres seront constitus de caractres numriques. Le dernier caractre constitue la cl de contrle calcule automatiquement par le programme. Lincrmentation seffectue sur les premiers caractres. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur totale des codes barres qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Cette zone est inaccessible si la norme des codes barres est EAN8 ou EAN13. Type de racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Racine fixe : (valeur par dfaut) la racine du code barres article est fixe et doit tre saisie
dans la zone Racine fixe ci-dessous. La zone Longueur de la racine qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
Racine code barre famille : la racine du code barre article sera la valeur enregistre
dans la zone Racine code barres du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Menu Fichier
Les articles concerns sont les suivants. Articles gammes de type produit Articles comportant des gammes simples ou doubles.
Exemple
T-shirts de diffrentes couleurs. Articles srialiss ou suivis par lot Articles comportant des numros de srie ou de lots. Articles conditionnement Articles vendus sous divers conditionnements. Nomenclatures de fabrication Articles dont lassemblage est ralis par les soins de lentreprise. Gestion demplacements multiples Articles stocks en diffrents endroits ou en diffrents dpts.
Exemple
Articles stocks un emplacement avant contrle de rception diffrent de lemplacement aprs contrle. Les boutons du bas de lcran sutilisent comme dcrit ci-dessus.
Les diffrentes structures de base sont enregistres dans cette fentre. Elles pourront tre modifies et compltes en utilisation courante du programme. Les niveaux hirarchiques, 4 au maximum, sont enregistrs dans cette fentre :
un niveau prcd daucune icne ne possde pas de niveaux dpendant de lui ; un niveau prcd dun triangle pointe en bas ( ) prsente des niveaux hirarchiques
qui en dpendent et qui sont lists la suite avec un dcalage ; cliquez sur licne pour refermer ces niveaux ;
un niveau prcd dun triangle pointe droite ( ) prsente des niveaux hirarchiques qui
en dpendent mais qui sont actuellement cachs ; cliquez sur licne pour afficher ces niveaux.
Modifier un niveau
1 . Slectionnez la ligne du niveau modifier. 2 . Retapez dsignation et/ou code dans les zones de saisie en bas de la liste. 3 . Validez par la touche ENTRE (exclusivement).
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Menu Fichier
Supprimer un niveau
1 . Slectionnez la ligne du niveau supprimer. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer].
La suppression dun niveau supprime galement tous les niveaux qui en dpendaient.
Cette fentre permet dune part de dfinir le type de tarif utilis par dfaut :
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Menu Fichier
Voir le titre Cration du fichier comptable - Assistant de cration de fichier, page 59.
Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fentre de slection permettant de prciser le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.
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Menu Fichier
1 . Slectionnez lemplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement lextension .GCM. 3 . Prcisez ventuellement la taille du fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille du fichier en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fentre de lassistant. Il entrane la gnration du fichier ainsi que le transfert des donnes du fichier comptable reprises dans le fichier commercial. Ce bouton nest disponible que si un nom de fichier a t dfini. Les autres boutons ont le rle dfini prcdemment. Lorsque la cration du fichier a t ralise, le volet Fichier / A propos de votre socit / Identification souvre et affiche les donnes sur la socit reprises du fichier comptable. Pour plus dinformations, reportez-vous la commande A propos de votre socit, page 72.
Saisie des coordonnes de lentreprise - Assistant de cration de fichier, page 55, Dfinition de lexercice et de la longueur des comptes - Assistant de cration de fichier,
page 55,
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Menu Fichier Reprise des lments comptables - Assistant de cration de fichier, page 58, Slection des lments repris - Assistant de cration de fichier, page 59, Cration du fichier comptable - Assistant de cration de fichier, page 59, Cration du fichier commercial - Assistant de cration de fichier, page 60.
Indiquez la raison sociale de votre socit Cette zone de 35 caractres alphanumriques doit tre obligatoirement saisie. Si la valeur saisie dans cette zone est diffrente de celle que vous avez tape lors de linstallation du programme, un message vous demandera de confirmer cette disparit. Les rponses possibles ce message sont les suivantes :
Oui : le programme passe lcran suivant de lassistant ; Non : le programme reste sur la fentre actuelle de lassistant et vous permet de la modifier. Reprise des informations de la fiche Identification Si loption Oui reste coche, le programme reprendra les informations que vous avez enregistres lors de linstallation du programme et les recopiera dans la fiche didentification des fichiers de gestion que vous paramtrez actuellement. Si vous cochez loption Non, ltape suivante du paramtrage vous demandera denregistrer les informations gnrales sur la socit. Pour plus dinformations sur la procdure dinstallation, reportez-vous au Manuel de la gamme. Bouton [Suivant] Valide les options enregistres et passe ltape suivante de lassistant. Ce bouton ne devient actif que si un nom de socit a t saisi. Les autres boutons ont les rles dfinis plus haut.
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Si vous navez pas demand, dans lcran prcdent, la reprise des informations saisies lors de linstallation du programme, les zones de cette fentre sont vides et devront tre enregistres. Les valeurs saisies seront reportes la fois dans le fichier commercial et dans le fichier comptable. Si vous avez demand la reprise des informations dinstallation, ces zones seront compltes par les valeurs saisies. Elles restent modifiables. Pour plus dinformations sur les zones de saisie et leur destination, reportez-vous au Volet Identification - Fiche entreprise, page 74. Activit Zone de 35 caractres alphanumriques destine prciser lactivit de lentreprise. N didentifiant Zone pour lenregistrement du numro didentification C.E.E. de la socit. Tlcommunication Cet encadr regroupe deux zones permettant de saisir les numros de tlphone et de tlcopie.
Il est possible denregistrer dautres numros de tlcommunications. Voir les volets Identification et Contacts de la commande Fichier / A propos de votre socit.
des dates limites de lexercice, de la longueur des comptes gnraux, de la longueur des codes affaires (ou sections analytiques dans la comptabilit).
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Menu Fichier
Date dbut / Date fin dexercice Le programme propose dans ces deux zones les dates limites de lanne civile en cours (date du micro-ordinateur). Un exercice comptable est limit 36 mois. Elles peuvent tre modifies en les tapant sous la forme JJMMAA sans sparateur. Ces zones comportent un bouton ouvrant un calendrier. Voir le Manuel de la gamme sur lutilisation du calendrier. Comptes gnraux La longueur des comptes doit tre fixe entre 3 et 13 caractres. Si vous laissez la valeur propose par dfaut, 0, vous prcisez au programme que cette longueur doit rester flottante, cest--dire que vous vous rservez la possibilit, lors de lenregistrement, de saisir un numro de compte de 3 13 caractres. Sections analytiques (Codes affaires) La longueur des numros des sections analytiques (ou codes affaires) obit aux mmes rgles que celles des comptes gnraux.
Les codes affaires du fichier commercial correspondent aux sections analytiques du fichier comptable.
Leuro est propos par dfaut. Cochez la case correspondant celle qui convient.
Application de leuro Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises appartenant la zone Euro sont dans lobligation de choisir leuro comme monnaie de tenue comptable.
Si votre comptabilit est tenue dans une autre monnaie, cochez la case Autre et enregistrez sa dsignation dans la zone de saisie adjacente. Dans ce cas une fentre supplmentaire de paramtrage apparatra. Voir ci-dessous le titre Caractristiques de la monnaie de tenue comptable - Assistant de cration de fichier, page 57.
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Menu Fichier
Les boutons ont le rle dfini plus haut.
Le programme mentionne en haut de lcran le nom de la monnaie de tenue de compte enregistre dans lcran prcdent. Les informations attendues sont les suivantes. Voir plus loin les valeurs par dfaut proposes par le programme. Nombre de dcimales Zone permettant de saisir une valeur comprise entre 0 et 4. Toute autre valeur est refuse. Sparateur de dcimales Cette zone peut tre laisse vide (cas de monnaie sans dcimales) ou complte avec un des deux caractres suivants :
Code ISO Enregistrez dans cette zone le code ISO (3 caractres alphabtiques) de la monnaie. Sigle Zone de 5 caractres alphanumriques pour la saisie du sigle de la monnaie. Ce sigle apparatra sur la barre des tches en fonction de la position de lInverseur.
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Menu Fichier
Le programme propose des valeurs par dfaut qui seront appliques si vous utilisez le franc franais ou leuro ou bien si vous slectionnez une autre monnaie sans paramtrer la prsente fentre. Ces valeurs sont rsumes dans le tableau suivant.
Sparateur dcimales , (virgule) , (virgule) Sparateur milliers Aucun Aucun
Dcimales
Sigle
A dfinir
Les valeurs tires de ce paramtrage (nombre de dcimales, sparateurs de dcimales, sparateur de milliers) serviront au paramtrage du format Montant disponible dans le volet Fichier / A propos de votre socit / Initialisation .
Exemple Dcimales 2 0 Sparateur dcimales , (virgule) , (virgule) Sparateur milliers Espace . (point) Format Montant # ##0,00 #.##0
partir dun modle : (valeur par dfaut) ce modle a t enregistr sur votre disque dur
lors de linstallation du programme ; il comporte toutes les donnes de base (comptes, journaux, etc.) ncessaires pour dbuter une gestion comptable ; il pourra tre complt par la suite avec les lments dont vous aurez besoin ;
partir du modle en slectionnant les donnes rcuprer : le modle dcrit ci-dessus est partiellement repris ; un cran de lassistant souvre pour prciser ces donnes; Voir ci-dessous le titre Slection des lments repris - Assistant de cration de fichier, page 59.
paramtrage manuel : les donnes comptables devront tre enregistres par lutilisateur.
Le modle se nomme C_MODEL.MAE. Sur Windows il a t enregistr dans le dossier (ou rpertoire) prcis, en fonction de la version du systme dexploitation utilise, dans le Manuel dinstallation.
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Menu Fichier
Sauf dans le cas o le deuxime choix partir du modle en slectionnant les donnes rcuprer aurait t fait dans la liste, la fentre de lassistant qui souvre en cliquant sur le bouton [Suivant] est celle intitule Reprise des lments commerciaux. Voir la description de cette fentre et de celles qui lui succdent sous le titre Reprise des lments commerciaux - Assistant de cration de fichier, page 45.
Cochez les donnes structurelles dont vous demandez la reprise partir du modle :
le plan comptable : cette option est systmatiquement coche, les taux de taxe, les codes journaux, les modles de saisie et les libells.
La fentre de lassistant qui souvre en cliquant sur le bouton [Suivant] est celle intitule Reprise des lments commerciaux. Voir la description de cette fentre et de celles qui lui succdent sous le titre Reprise des lments commerciaux - Assistant de cration de fichier, page 45.
de prciser le nom et lemplacement de stockage du fichier qui va tre cr, de prciser approximativement le nombre de ligne enregistres par an ou de fixer une taille pour le fichier.
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Menu Fichier
Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fentre de slection permettant de prciser le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.
1 . Slectionnez lemplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement lextension .MAE. 3 . Enregistrez ventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Suivant] Il entrane la gnration du fichier ainsi que lenregistrement des donnes saisies dans les fentres prcdentes de lassistant. Ce bouton nest disponible que si un nom de fichier a t dfini. Les autres boutons ont le rle dfini prcdemment.
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Menu Fichier
Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fentre de slection Crer le fichier commercial permettant de prciser le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.
1 . Slectionnez lemplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier en respectant les rgles de Windows. Le programme ajoutera automatiquement lextension .GCM. 3 . Enregistrez ventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fentre. Il entrane la gnration du fichier, le transfert des donnes du fichier comptable reprises dans le fichier commercial ainsi que le report des donnes saisies dans les fentres de lassistant. Ce bouton nest disponible que si un nom de fichier a t dfini. Les autres boutons ont le rle dfini prcdemment. Une fois la cration effectue, le volet Fichier / A propos de votre socit / Identification souvre pour vous permettre de complter les donnes sur lentreprise. Pour plus dinformations, reportez-vous la commande A propos de votre socit, page 72.
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Ce nom de fichier doit respecter les rgles de Windows. Ce nom se termine par lextension .GCM. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au dossier lors de sa cration. Il nest donc pas ncessaire de la taper. Chemin daccs Si le rpertoire propos par le programme ne convient pas, reportez-vous, si ncessaire, au manuel de Microsoft Windows ou celui du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Capacit en Ko Par dfaut, la taille dun nouveau fichier est fixe 400 Ko (environ 400 000 caractres). Pour commencer une gestion digne de ce nom, il est conseill de fixer la taille du fichier 500 Ko. Ne prvoyez pas trop grand cependant, les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. La taille des fichiers s'augmente automatiquement partir d'un certain seuil. La fonction qui permet cet agrandissement est dcrite ci-aprs. Voir Ajustement automatique de la taille des fichiers, page 65. Si vous prfrez faire cette augmentation de taille manuellement, il vous sera toujours possible de les agrandir ultrieurement sils savrent trop petits (avec la fonction Agrandir du programme Sage Maintenance). Rappelez-vous que si vous enregistrez une taille suprieure la capacit de vos disquettes, vous ne pourrez pas sauvegarder votre fichier par une simple copie. Il vous faudra alors employer un utilitaire de sauvegarde.
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Menu Fichier
La commande Lire les informations, page 206 vous renseigne sur ltat de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo). La taille minimale dun fichier commercial est de 400 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets). La cration du fichier est lance ds que vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou que vous validez. Un message vous indique le degr davancement du processus. Si un fichier du mme nom que celui que vous avez enregistr existe dj lemplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit tre supprim par le nouveau. Il vous est ensuite propos douvrir le fichier comptable auquel le fichier commercial sera li.
Slectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton Annuler le fichier commercial ne souvre pas. Vous pouvez aussi crer un fichier comptable en cliquant sur le bouton Nouveau. Voir plus loin les explications donnes sur ce point.
Il est indispensable que le fichier comptable attach ait t conu avec la version 16.00 du programme Sage 100 Comptabilit ou Sage 30 Comptabilit. Si vous disposez dune version du programme Sage Comptabilit antrieure, vous devez convertir le fichier comptable laide du programme Sage Maintenance.
Le transfert en comptabilit des pices de vente ou des rglements ne peut seffectuer que sur un fichier comptable conu avec la version 16.00.
Si vous ne disposez daucun programme Sage Comptabilit, il faudra alors crer ce fichier en cliquant sur Nouveau. Voir ci-dessous.
Si vous avez slectionn un fichier comptable existant, les informations de la fiche entreprise de ce dernier seront automatiquement reportes dans celle du fichier commercial. Elles sont modifiables.
Menu Fichier
Windows
Ce nom de fichier doit respecter les rgles de Windows. Ce nom se termine par lextension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au dossier lors de sa cration. Il nest donc pas ncessaire de la taper. Si un fichier du mme nom que celui que vous avez enregistr existe dj lemplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit tre supprim par le nouveau.
Un fichier comptable cr dans ces conditions est automatiquement li au fichier commercial ouvert. Voir loption Fichiers lis - Option de lentreprise, page 143 dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de votre socit
Lorsque vous aurez valid la cration, le programme demandera de prciser les dates de lexercice en cours. Il vous proposera par dfaut les dates de dbut et de fin de lanne correspondant la date du micro-ordinateur. Il vous proposera galement de prciser la longueur des comptes de la comptabilit.
Date dbut / Date de fin Enregistrez dans ces deux zones les dates limites de lexercice comptable. Un exercice comptable est limit 36 mois.
Rappelons que les dates doivent tre saisies sous la forme numrique JJMMAA sans sparateur.
Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Longueur dun compte gnral La longueur des comptes doit tre fixe entre 3 et 13 caractres.
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Menu Fichier
Si vous laissez 0, vous prcisez au programme que cette longueur doit rester flottante, cest-dire que vous vous rservez la possibilit, lors de lenregistrement, de saisir un numro de compte de 3 13 caractres. Longueur dune section analytique La longueur des numros de sections analytiques obit aux mmes rgles que celle des comptes gnraux. A la validation de cette fentre, le programme procde la cration du fichier comptable puis ouvre la fiche de saisie des paramtres de lentreprise. Voir la commandeA propos de votre socit, page 72.
Un fichier de 10 Mo sera agrandi de 500 Ko. Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko. Cet ajustement automatique ne vous empche pas de raliser vous-mme les agrandissements de fichier l'aide du programme Sage Maintenance. Ce programme peut tre lanc directement partir de la fonction Fichier / Outils / Maintenance.
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Menu Fichier
Ouvrir
Fichier / Ouvrir
Cette commande permet douvrir un fichier commercial et davoir accs aux informations quil contient. Elle nest accessible que si aucun autre fichier commercial nest ouvert. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Ouvrir un fichier] de la barre doutils Standard . Voir le Manuel de la gamme pour les explications sur les barres doutils. Slectionnez dans la fentre le fichier commercial qui vous intresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir. Si ncessaire, changez demplacement de stockage.
Si, la suite dune panne de courant survenue en cours dutilisation du programme Sage Gestion commerciale, celui-ci refuse douvrir un fichier commercial (ou un fichier comptable, le plus souvent les deux) en affichant un message du genre Ce dossier est dj ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance. Il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Pour plus de dtails, voir le Manuel de la gamme.
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Nom dutilisateur Liste droulante ditable permettant de slectionner le niveau affect lutilisateur qui tente douvrir les fichiers. Voir la commandeAutorisations daccs, page 213.
Rappelons quil faut taper <Administrateur> pour ouvrir le fichier avec des droits dadministrateur ou le mot de passe spcifique ladministrateur sil a t modifi.
Mot de passe Zone de 4 caractres alphanumriques (en fonction de loption coche dans la fonction Fichier / Autorisations daccs / Paramtres de scurit) permettant de saisir le mot de passe correspondant au nom dutilisateur. Tapez celui-ci exactement comme il a t enregistr. Les lettres majuscules sont considres comme diffrentes des minuscules. Afin den prserver la confidentialit, les caractres taps sont remplacs lcran par des toiles sur Windows et par des points sur Macintosh. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] ou validez.
Le mot de passe est enregistr par lutilisateur lui-mme. LAdministrateur na plus accs aux mots de passe des autres utilisateurs. Ce mot de passe peut tre paramtr pour tre modifi tous les 90 jours. Dans ce cas, lorsque le dlai est expir, une fentre denregistrement du mot de passe remplace celle prsente ci-dessus. Si lutilisateur du fichier commercial est galement rfrenc comme utilisateur du fichier comptable mais avec un mot de passe diffrent, la fentre de saisie du mot de passe apparatra une seconde fois pour quil saisisse son mot de passe permettent laccs ce dernier fichier. Si lutilisateur du fichier commercial est considr comme Invit pour le fichier comptable, cette seconde fentre ne saffiche pas.
Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur la gestion des autorisations daccs et lenregistrement des mots de passe des utilisateurs.
Si vous ouvrez un fichier commercial dune version antrieure du programme, celui-ci vous propose de le convertir en affichant le message suivant : Ce fichier nest pas converti. Voulez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ? Attention ! Cette opration peut prendre plusieurs heures selon la taille de votre fichier ! [Oui] [Non] [Oui] : lance la conversion. [Non] : nouvre pas le fichier et neffectue aucune conversion (valeur propose par dfaut). Le fichier dorigine, non converti, est conserv mais rebaptis en [NOM DU FICHIER]_OLD.GCM Si le fichier comptable systmatiquement associ au fichier commercial na pas t converti non plus, il doit ltre avant le fichier commercial. Dans ce but, un message saffiche : Voulez-vous convertir le fichier li XXX ? [Oui] [Non] [Oui] : lance la conversion du fichier comptable (valeur par dfaut). [Non] : annule la procdure complte. Si la conversion du fichier comptable est demande, une fentre souvre pour confirmer le fichier qui sera trait.
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Menu Fichier
Vrifiez que le fichier comptable est bien celui qui est associ au fichier commercial convertir. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour lancer la conversion. Lutilisateur est averti des oprations qui seffectuent grce des fentres qui saffichent. Comme pour le fichier commercial, lancienne version du fichier comptable est conserve en adjoignant _OLD son nom. Voir la description du programme Maintenance dans le Manuel de la gamme.
aucun fichier comptable nest li au fichier commercial : une fentre souvre alors pour
vous permettre sa slection ;
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Menu Fichier
Slectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous annulez cette affectation, le fichier commercial ne souvre pas. Il est possible de crer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Si le fichier comptable est protg, la fentre de saisie du mot de passe apparatra. Le programme effectue un contrle de cohrence entre la raison sociale enregistre dans le fichier commercial et celle du fichier comptable. Si elles ne correspondent pas, un message davertissement apparatra. Vous pouvez passer outre. Si vous affectez un fichier comptable qui nest pas celui dorigine, il ny aura plus correspondance avec les options et les rsultats seront aberrants.
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Menu Fichier
Favoris
Fichier / Favoris
Le menu Favoris permet d'accder aux fichiers de gestion les plus couramment utiliss. Il permet de simplifier le processus d'ouverture d'une socit, par la slection d'une socit rfrence. Le paramtrage des favoris seffectue dans Fentre / Personnaliser linterface / Favoris Le menu Favoris est gris si aucun favori n'est dfini. Sil existe au moins un favori dfini dans Fentre / Personnaliser linterface / Favoris, il prsente un sous-menu comportant les favoris dfinis.
La liste des favoris est toujours accessible, mme si un fichier est ouvert. Si l'utilisateur slectionne un autre fichier que celui ouvert, un message de confirmation est affich : " Le fichier xxx va tre automatiquement ferm pour permettre l'ouverture du fichier xxx " : Oui : le fichier en cours est ferm et le fichier slectionn souvre. Non : le fichier en cours nest pas ferm et le fichier slectionn ne souvre pas.
Si le fichier est protg par un mot de passe, la fentre Autorisation daccs saffiche, permettant de saisir le nom dutilisateur et le mot de passe ( Ouvrir, page 66 ).
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Menu Fichier
Fermer
Fichier / Fermer
Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement utilis. Le fichier comptable est referm simultanment. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + W. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Fermer le fichier] de la barre doutils Standard . Si vous lancez cette commande alors que des fentres sont encore ouvertes lcran, elles seront automatiquement refermes comme si vous aviez valid, cest--dire accept les modifications ventuellement faites.
Cette commande ne sert pas la fermeture des fentres ouvertes lcran. Pour cela, consultez le Manuel de la gamme .
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Menu Fichier
On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [A propos de votre socit] de la barre doutils Standard . Le Manuel de la gamme vous donnera toutes explications sur les barres doutils. Cette commande permet de :
consulter et modifier la fiche de lentreprise, enregistrer les paramtres gnraux de gestion, enregistrer les contacts au sein de votre socit, conserver les prfrences concernant le fichier de gestion utilis, paramtrer les options de lentreprise.
Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise ne pouvant tre utilis que conjointement avec le programme Sage Gestion commerciale, il est conseill de raliser tous les paramtrages initiaux dans ce dernier programme puis de les importer par le moyen de la fonction Fichier / Communication de site site. De cette faon, les informations gnrales seront cohrentes entre les fichiers de gestion utiliss par ces deux programmes et seules les particularits propres ltablissement utilisant le prsent programme devront tre adaptes. Voir les remarques faites au dbut de ce menu : Remarque importante pralable, page 41.
Cette commande nest accessible que si un fichier commercial est ouvert. Son nom est complt par celui du fichier. Cette fentre apparat automatiquement aprs la cration dun nouveau fichier commercial (sauf si le fichier a t cr au moyen de lAssistant de cration de fichier, auquel cas les volets Identification et Initialisation ainsi que certaines autres informations, les devises ou les catgories de facturation par exemple, sont dj renseignes).
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Menu Fichier
Pour imprimer le contenu de la fiche didentification de lentreprise ainsi que ses options, utiliser la commande Fichier / Imprimer les paramtres socit. Slectionnez ensuite, dans le menu hirarchique qui souvre, les informations imprimer. Par dfaut, la commande A propos de votre socit souvre sur le premier des huit volets qui composent la fiche de lentreprise. pendant une session dutilisation, le volet qui souvre par dfaut est le dernier consult.
Nous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, lutilisation des fentres et des boutons, la barre doutils Navigation, la commande Rechercher/Remplacer et bien dautres commandes dusage gnral sont regroupes dans le Manuel de la gamme .
La version Windows du programme utilise des onglets pour accder aux diffrents volets de cette fonction. La version Macintosh utilise des boutons pour accder aux diffrents volets de cette fonction. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au Volet Identification - Fiche entreprise, page 74 lorsquon consulte un autre volet de la fiche. Onglet / Bouton Initialisation Permet daccder au Volet Initialisation - Fiche entreprise, page 75. Ce volet permet denregistrer les informations gnrales concernant la gestion des devises de tenue commerciale, de tenue de comptabilit ainsi que leurs formats. Onglet / Bouton Contacts Permet daccder au Volet Contacts - Fiche entreprise, page 79. Ce volet permet denregistrer la liste des contacts ainsi que leurs coordonnes tlphoniques. Onglet / Bouton Comptable Permet daccder au Volet Comptable - Fiche entreprise, page 81. Ce volet permet denregistrer des informations gnrales concernant la gestion comptable. Onglet / Bouton Commercial Permet daccder au Volet Commercial - Fiche entreprise, page 95. Ce volet permet denregistrer des informations gnrales concernant la gestion commerciale. Onglet / Bouton Communication Permet daccder au Volet Communication - Fiche entreprise, page 104. Ce volet permet denregistrer les diffrents paramtres ncessaires aux communications Internet. Onglet / Bouton Prfrences Permet daccder au Volet Prfrences - Fiche entreprise, page 105. Ce volet permet dadapter le programme par rapport vos habitudes de travail. Onglet / Bouton Options Permet daccder au Volet Options - Fiche entreprise, page 109. Ce volet regroupe des informations gnrales renseigner avant toute utilisation du programme. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
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Menu Fichier
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
On revient au volet Identification de la fiche de lentreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Identification] sur Macintosh. Raison sociale Zone de 35 caractres alphanumriques maximum. Cette information doit tre saisie obligatoirement. A louverture des fichiers, un contrle de cohrence est ralis avec le fichier comptable associ. Si les deux raisons sociales sont diffrentes, un message dalerte vous demande de confirmer cette disparit. Activit Zone de 35 caractres alphanumriques destine prciser lactivit de lentreprise. Adresse / Complment Ces deux zones servent lenregistrement de ladresse de lentreprise. 35 caractres alphanumriques chacune. C.P. / Ville Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations y saisir ne doivent pas dpasser respectivement 9 et 35 caractres alphanumriques. Rgion Zone de 25 caractres alphanumriques, permettant lenregistrement de la rgion de lentreprise. Pays Liste droulante ditable permettant lenregistrement du pays de lentreprise. La saisie directe est possible. Commentaire Zone de 69 caractres alphanumriques pour lenregistrement dinformations diverses. SIRET / NAF (APE) La zone de gauche (14 caractres alphanumriques) permet denregistrer le numro affect lentreprise. La zone de droite (5 caractres alphanumriques au maximum) sert la saisie du NAF (ex code APE). Un contrle de validit de saisie est effectu sur la zone SIRET dans le cas o le code pays (cest--dire le code ISO 3) correspondant au pays enregistr dans la zone Pays, est FRA (France). Les codes pays sont paramtrs dans loption Pays - Option de lentreprise, page 189. Des messages derreur apparatront si les valeurs saisies sont incorrectes.
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Comme le numro de SIRET, le NAF (ou code APE) apparatra sur la page de prsentation des tats imprims. N identifiant Zone de 25 caractres alphanumriques pour lenregistrement du numro didentification C.E.E. de la socit.
Tlcommunication
Tlphone Zone permettant denregistrer le numro de tlphone principal de la socit. 21 caractres alphanumriques. Tlcopie Zone permettant denregistrer le numro de tlcopie principal de la socit. 21 caractres alphanumriques. E-mail Zone permettant de saisir une adresse E-mail laquelle vous envoyez frquemment des messages. 69 caractres alphanumriques. Le titre de cette zone est un lien qui permet denvoyer un message (e-mail) ladresse enregistre. Cet envoi nest possible que si le poste dispose dun logiciel de communication via Internet.
Windows
Lapparition de la fentre de saisie du message peut tre prcde dune autre demandant la slection dun profil de messagerie si aucun na t enregistr. Cet enregistrement de profil par dfaut seffectue dans la commande Fentre / Prfrences. Le Service contact destinataire des mails peut galement tre paramtr dans cette mme fonction. Site Zone permettant de saisir ladresse dun site Internet auquel vous vous connectez frquemment. 69 caractres alphanumriques. Le titre de cette zone est un lien qui permet de se connecter au site mentionn. Cette connexion nest possible que si le poste dispose dun programme de navigation Internet.
Exemple
Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr. Si aucun site na t enregistr, le programme de navigation est lanc avec connexion au site paramtr par dfaut.
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Menu Fichier
Cette fentre comporte quatre zones et une case cocher qui permettent de paramtrer les diffrentes monnaies utilises :
la monnaie de tenue commerciale, la devise dquivalence, la monnaie de tenue de la comptabilit, la longueur des comptes les formats daffichage, ainsi que lapplication optionnelle de la norme DGI.
Il sagit de la devise dexpression des valeurs montaires. Intitul Cette zone liste droulante affiche la liste des devises enregistres dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de votre socit. Par dfaut, lors de la cration dun fichier commercial, le programme cre une devise nomme Tenue de compte . Lenregistrement de cette devise est obligatoire. Il est possible de crer (ou de modifier) une devise depuis cette zone (35 caractres alphanumriques) et les suivantes en slectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise modifier. Il sera nanmoins ncessaire de complter les informations sur cette devise dans le volet Options comme dcrit plus loin.
Application de leuro. Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro sont dans lobligation de slectionner leuro dans cette zone.
Unit Zone affichant lintitul de la devise slectionne dans la zone prcdente ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractres alphanumriques. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destins lexportation ou limportation. Certains objets de la mise en page permettront ce genre dimpression.
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Menu Fichier
Voir la commande Mise en page dans le Manuel de la gamme. Sous-unit Zone affichant lintitul de la sous unit de la devise slectionne dans la zone Intitul ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractres alphanumriques. Ces deux zones ne sont utilises que pour limpression des montants en toutes lettres. Par dfaut elles proposent euro et cent.
Exemple
Trois mille Dollars et cinquante cents : Dollars a t enregistr comme unit montaire et cents comme sous-unit. Format montant Zone de 31 caractres alphanumriques permettant de dfinir le format de la devise. Ce format est indpendant du format montant et sera utilis en saisie de document. Devise dquivalence Zone liste droulante affichant la liste des devises enregistres dans le volet Options comme ci-dessus. Cette devise sera utilise par une fonction commune tous les programmes de la Ligne Sage 100. LInverseur, permet dafficher instantanment lcran, dans les zones affichant des montants, les valeurs dans une devise choisie. Il permet galement les saisies dans lune ou lautre des devises. Cette zone propose un choix supplmentaire, Aucune, dans le cas o lutilisateur du programme naurait pas la ncessit dutiliser lInverseur ni de tenir sa gestion en faisant rfrence une autre devise.
Application de leuro. Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro sont dans lobligation de slectionner leuro dans cette zone. Il leur reste cependant la possibilit de slectionner le Franc franais pour conserver la possibilit de vrifier la correspondance entre les valeurs saisies en euros et lancienne monnaie nationale par utilisation de lInverseur. La slection dune autre devise reste galement possible pour les filiales de socits hors de la zone Euro.
La devise dfinie dans cette zone sera propose par dfaut si lInverseur est actif :
lors de limpression des tats, lors de lexportation des critures comptables par la commande Mise jour de la comptabilit.
Cette zone liste droulante affiche la liste des devises enregistres dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de votre socit. Cette devise sera propose par dfaut lors de la mise jour comptable. Voir la commande Mise jour de la comptabilit, page 962. Aucune saisie nest possible depuis cette zone. Le choix dune devise est obligatoire. En cration de fichier, cette devise est la mme que celle cre pour la tenue commerciale moins que le fichier comptable associ ne comporte dj une devise.
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Menu Fichier
Application des normes comptables internationales IFRS Cette case sera coche dans le cas o la socit est concerne par les normes internationales de tenue de la comptabilit IAS/IFRS. Si la socit nest pas concerne, cas des entreprises nayant ni filiale ni maison mre ltranger, il est conseill de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant lIFRS seront ainsi masques lutilisateur et les fentres de saisie et daffichage seront plus claires. Si cette case est coche, elle rendra disponible toutes les fonctionnalits qui en dpendent : disponibilit des zones propres lIFRS dans loption Plan analytique, la fonction Codes journaux, la saisie des pices, etc. Il nest plus possible de dcocher cette zone ds linstant o :
un journal de type IFRS a t cr, un journal analytique IFRS a t cr, des critures IFRS ont t saisies.
Les deux zones dcrites ci-dessous permettent de consulter, et de modifier si cela est possible, la longueur des comptes gnraux et des sections analytiques utiliss. Compte gnral La valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13. Dans ce cas la longueur du compte est dfinitivement fixe. Vous pouvez galement y laisser le zro (0) propos par dfaut. Vous indiquez ainsi au programme que la longueur des comptes est flottante cest--dire quelle peut varier entre 3 et 13 caractres au gr de vos saisies. Section analytique Le paramtrage du format des sections analytiques est identique celui des comptes gnraux. Ces longueurs ne sont plus modifiables ds lors que des comptes ont t saisis.
Si dans le programme Sage 100 Comptabilit loption EDI est coche, les comptes ne peuvent pas avoir plus de 12 caractres alphanumriques.
Formats
Zones ditables permettant de dfinir les formats des montants, des quantits et des prix unitaires.
Quantit : indique le format daffichage des quantits lcran et dans les tats. Le format
par dfaut est # ##0,00.
Exemple
Le format # ###,00 nimprimera rien si le nombre est nul. Sil est dcimal, il saffichera avec deux chiffres. Les nombres ngatifs sont par dfaut prcds du signe moins (). Vous pouvez enregistrer trois formats diffrents pour les valeurs positives, ngatives et nulles. Ces formats devront tre spars par des points-virgules.
Exemple
Le format # ##0,00;(# ##0,00);0 affiche les nombres positifs suivant la prsentation standard et les chiffres ngatifs entre parenthses. Les nombres nuls sont reprsents par un seul zro.
On peut modifier un format en ajoutant des dcimales mais il est impossible de faire linverse.
Prix : indique le format daffichage des montants ou des prix lcran et dans les tats. Ce
format est enregistr dans le fichier comptable. Le signe # remplace nimporte quel chiffre.
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Menu Fichier
Les chiffres non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 (zro) force limpression dun chiffre (ventuellement un zro) la position. Vous pouvez enregistrer jusqu 31 caractres, chiffres, lettres ou signes de ponctuation (dont 4 dcimales). Voir en annexe les possibilits de paramtrage de cette zone. Le format par dfaut est # ##0,00.
Le format utilis pour les saisies est le Format montant paramtr plus haut dans ce volet. Si vous augmentez le nombre de dcimales, un message vous avertira que la modification du nombre de dcimales va tre enregistre dans le fichier comptable et quelle sera irrversible. Exemple
Le format # ##0,00 euros imprimera tout montant avec au moins un chiffre des units (0 sil y a lieu) et deux dcimales (gales 0 sil y a galement lieu). Les milliers seront spars des centaines par un espace, les dcimales par une virgule. Le symbole de leuro sera ajout la fin de chaque nombre (mais ne devra pas tre saisi).
Quel que soit le format, le nombre de dcimales ne peut excder 4.
Norme DGI
Cette case cocher, non coche par dfaut, entrane, lorsquelle est coche :
la proposition de clture des critures comptables lors de la mise jour directe, linterdiction de crer un nouvel exercice comptable lors dune mise jour comptable, si
deux exercices sont dj ouverts. Si cette cas est coche et que lutilisateur la dcoche, un message dalerte non bloquant apparat : Attention ! La modification de ce paramtre engage votre responsabilit dans le cadre du BOI 13-L-1-06 N 12 sur les comptabilits informatises. [OK]
xx jours avant et aprs la date du jour Pour activer loption Priode de validit de saisie des documents, un nombre de jour doit tre saisi dans la zone jours avant et aprs la date du jour. En cas de modification de la date affiche dans len-tte du document, le programme contrle cette nouvelle date. Si la nouvelle date nest pas incluse dans la priode de validit de saisie des documents, le message suivant saffiche : La date saisie nentre pas dans la priode de validit de saisie dun document ! [OK]
Exemple
Loption Priode de validit de saisie des documents est active et le nombre de jour affich est 10. Un document est cr le 20 mars 2009, la zone Date affiche 200309. Lutilisateur dcide de modifier cette date de cration, il doit saisir une date comprise entre le 10 mars 2009 et le 30 mars 2009.
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Menu Fichier
Les noms des personnes ou des services de votre socit que lon peut enregistrer dans ce volet sont ceux auxquels on peut sadresser pour les diffrentes oprations ou transactions effectues.
Exemple
On peut enregistrer les noms des acheteurs ou du service achats pour que les fournisseurs puissent sadresser directement eux. On peut enregistrer le service commercial pour toutes les oprations concernant les ventes aux clients. On peut enregistrer le responsable du service comptable pour toutes les questions concernant les rglements. Etc. Liste des contacts La zone de liste prsente tous les contacts dj enregistrs. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de lcran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.
Cette liste possde un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn et Personnaliser la liste sont indisponibles.
Nom : 35 caractres alphanumriques, Prnom : 35 caractres alphanumriques, Service : zone liste droulante permettant de slectionner un des services enregistrs
dans loption Service contact de cette mme fonction,
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Type contact : liste droulante qui permet de slectionner un type de contact enregistr
dans loption Type contact du volet Options de la fiche entreprise.
Tlcommunication
Tlphone : 21 caractres alphanumriques, Portable : 21 caractres alphanumriques pour le numro du tlphone portable, Tlcopie : 21 caractres alphanumriques, E-mail : 69 caractres alphanumriques pour lenregistrement de ladresse mail du contact. Le titre de cette zone est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie Internet install sur le poste et denvoyer un e-mail ladresse mentionne.
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Menu Fichier
Ce volet donne accs quatre sous-volets :
Sous-volet Facturation - Volet Comptable de la fiche entreprise, page 82, Sous-volet Rglement/caisse - Volet Comptable de la fiche entreprise, page 86 et Sous-volet Gnral - Volet Comptable de la fiche entreprise, page 89 Sous-volet Engagement - Volet Comptable de la fiche de lentreprise, page 94
qui permettent lun de paramtrer les lments comptables de facturation, lautre celui des rglements et le troisime denregistrer les paramtres gnraux concernant la comptabilit et le quatrime la comptabilisation des engagements sur les journaux de situation.
Cet encadr, ainsi que le suivant, runissent toutes les options utilises par la mise jour comptable. Certaines des options qui apparaissent maintenant dans ce volet taient, dans les versions prcdentes, disponibles dans la commande Traitement / Mise jour de la comptabilit. Code journal ventes Cette zone permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables des ventes (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux existant dans le fichier comptable. N de pice des critures de vente / Rfrence pice des critures de vente Cet ensemble de deux zones liste droulante permet de paramtrer linformation qui sera reprise dans les colonnes N de pice et Rfrence pice du programme Sage Comptabilit. Les diffrents choix offerts sont les suivants :
N de pice :
N facture : (valeur propose par dfaut) la colonne N de pice des critures comptables reprend le numro de facture de vente ou dachat. Automatique : la numrotation des critures de ventes ou dachats sera fonction du paramtrage fait pour la numrotation du journal destinataire. N facture : la colonne Rfrence pice des critures comptables reprend le numro de facture de vente ou dachat. Rfrence : (valeur par dfaut pour ce choix) la colonne Rfrence pice des critures comptables reprend la valeur saisie dans la zone Rfrence des en-ttes de factures.
Rfrence pice :
-
Libell des critures de vente Cette zone permet de paramtrer le libell des critures qui seront transfres en comptabilit lors de la mise jour comptable des critures de ventes. La zone de saisie (35 caractres alphanumriques) permet denregistrer certains codes prsents ci-dessous. Linsertion, dans le texte, du caractre @ suivi dune lettre code permet dinsrer automatiquement une donne tire des fichiers. Ces codes sont les suivants :
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Menu Fichier @R : affiche le contenu de la zone Rfrence de len-tte de pice. @T : affiche le type du document : Facture si la valorisation est positive, Avoir si elle est
ngative.
Exemple
On a saisi comme libell ventes : Facture n @P @I. Le programme affichera des libells de la forme : Facture n FA020035 Billo & fils Facture n FA020150 Blanc Si aucun paramtrage nest fait dans cette zone, le programme affichera le libell par dfaut Fac suivi de lintitul du tiers. Dans le cas des rglements, le libell qui saffiche est celui enregistr par lutilisateur lors de la saisie du rglement. Comptabilisation des avoirs et retours Cette zone permet de dfinir comment le programme doit traiter, lors de la mise jour comptable, les lignes et valorisations ngatives trouves dans les pices ou rsultant dun bon de retour ou dun bon davoir financier :
Inverser le sens : (valeur par dfaut) les critures sont inverses sur les comptes concerns,
Valeur ngative : les critures sont transfres telles quelles apparaissent dans les pices et sont prcdes du signe moins ().
Exemple
Une facture de vente est valorise de la faon suivante : Total HT 1 000,00 TVA 196,00 Total TTC 1 196,00 La mise jour comptable sera faite de la faon suivante si Inverser le sens est slectionn :
Date 1501NN 1501NN 1501NN N pice FA020001 FA020001 FA020001 N compte 7010000 Vente de marchandises 445700 TVA collecte 411000 Carat Dbit 1 000,00 196,00 1 196,00 Crdit
Transfert des documents de caisse dans le journal de caisse Si cette case est coche, les documents et rglements reus dun programme Sage Saisie de caisse dcentralise seront systmatiquement transfrs sur le journal dont on aura indiqu le code dans la zone attenante.
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Menu Fichier
Si loption est slectionne, les rglements lis aux factures sont comptabiliss en mme
temps que les factures.
Si loption nest pas slectionne, seules les factures sont comptabilises. Dans ce cas, la comptabilisation des rglements seffectue partir de la fonction Traitement / Mise jour de la comptabilit.
Aucun : (valeur par dfaut) les critures comptables sont transfres en monnaie de
tenue de comptabilit. Les valeurs en devises trangres ne sont pas transfres. Ce choix ne permet pas dutiliser la zone Transfert devises.
Les deux : . les critures comptables sont gnres en monnaie de tenue de comptabilit.
Les valeurs en devises trangres sont transfres pour les pices comportant des montants en devise. Les pices ne comportant pas de montant en devise sont transfres en devise de tenue commerciale. Les colonnes concernant les devises sont proposes dans les journaux et les tats du programme Sage Comptabilit et permettent des analyses prcises dans les diffrents tats de ce programme. Transfert devises Cette zone liste droulante nest pas accessible si la zone Devise est positionne sur Aucune. Elle permet de paramtrer la faon avec laquelle le programme transfrera les montants en devise. Elle propose les choix suivants :
Compte tiers : (valeur par dfaut) seul le montant TTC en devise de la facture sera transfr sur le compte de tiers.
Selon option saisie devise : les devises sont transfres sur les comptes dont loption
Saisie devise est coche.
Tous les comptes : les devises sont transfres sur tous les comptes et aucun contrle
dquilibrage nest fait.
Tous les comptes avec quilibre : les devises sont transfres sur tous les comptes et
un contrle dquilibrage est effectu. En cas de dsquilibre, cest le compte de TVA ayant la plus grande valeur qui est modifi. Valeur en devise Cette zone permet de paramtrer la faon avec laquelle le programme calculera les totaux en devises des documents. Elle propose les choix suivants :
Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculs partir des totaux en monnaie locale par application du cours de la devise. Valeur propose par dfaut.
Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculs partir du cumul des valeurs en
devises de chaque ligne du document. Cette dtermination seffectuera dans les cas suivants :
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Menu Fichier
lors de laffichage des totaux lcran (valorisation de la pice), lors de la dtermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation, lors de limpression des documents, lors du transfert comptable.
Transfert IFRS Cette zone napparat que si loption Application des normes comptables internationales IFRS est coche dans le volet Initialisation de la prsente commande. Dans ce cas, elle propose les valeurs suivantes :
Aucun (valeur par dfaut) : les ventilations IFRS ne seront pas reportes en comptabilit. Comptes HT : les imputations analytiques transfres en comptabilit sont celles gnres uniquement sur les comptes HT.
Tous les comptes : les imputations analytiques transfres en comptabilit sont celles
gnres sur tous les comptes : - comptes HT, - comptes de TVA, - comptes de tiers, - comptes de trsorerie.
Lutilisation dun plan analytique IFRS impose que la totalit des critures transfres en comptabilit se verront attribuer des imputations analytiques. Si aucune section IFRS nest affecte un document de vente ou dachat, cest la section dattente qui sera automatiquement affecte. La section dattente est paramtre dans loption Plan analytique de la prsente fonction.
Aucun : (valeur par dfaut) aucune ventilation analytique ne sera transfre en comptabilit.
Affaire : la ventilation analytique effectue lors du transfert comptable portera sur le code
affaire enregistr dans les lignes de document. Rappelons que le programme Sage 100 Comptabilit permet l'enregistrement de 11 plans analytiques (10 plans analytiques plus un plan IFRS sil est utilis) et que les cinq premiers d'entre eux ncessitent une ventilation quilibre des sommes reportes. En cas de dsquilibre, cette valeur sera porte sur la section analytique dattente dfinie dans loption Plan analytique (commande Fichier / A propos de votre socit). Lors de la mise jour de la comptabilit, il peut se produire les cas suivants :
les ventilations analytiques sont quilibres par rapport l'criture gnrale : le transfert
s'effectue normalement ;
les ventilations analytiques ne sont pas quilibres : le tableau suivant rsume les oprations qui vont s'effectuer.
Plan analytique utilis 15 quilibrage analytique Non renseign Renseign 6 10 Non renseign Renseign Consquences Message derreur. Le transfert comptable ne sexcute pas. quilibrage automatique sur la section analytique dquilibre. Transfert comptable des critures analytiques avec le dsquilibre. quilibrage automatique sur la section analytique dquilibre.
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Quantit Liste droulante dfinissant la faon avec laquelle les quantits seront transfres dans la colonne Quantit des critures comptables et proposant les choix suivants :
Aucun : les quantits ne sont pas reportes (valeur par dfaut). Compte HT : seules les quantits des comptes HT seront reportes. Selon option saisie quantit : les quantits sont reportes pour les seuls comptes dont
la zone Saisie quantit de la fiche principale est coche.
Tous les comptes : les quantits sont reportes pour tous les comptes de la manire suivante : - Comptes HT : quantits des lignes, - Comptes TTC : quantit globale du document (si le rglement se fait en plusieurs chances, la quantit est gnre sur la premire chance uniquement), - Comptes TVA et escompte : quantit globale du document. La colonne Quantit est propose dans les journaux et les tats de Sage Comptabilit et permet des analyses prcises dans les diffrents tats de ce programme. Informations libres enttes Cette zone liste droulante dfinit dans quelles conditions les informations libres de len-tte de la pice de vente seront transfres dans les informations libres des critures comptables. Ce transfert seffectue sous les conditions suivantes :
les intituls des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilit
doivent tre identiques,
leurs types (texte, valeur,...) doivent tre identiques. Le nombre de caractres transfr de la gestion commerciale dans la comptabilit est celui dfini dans le paramtrage de linformation libre de la comptabilit Les options proposes sont les suivantes : Aucun : (valeur par dfaut) aucun transfert des informations libres nest effectu, Compte TTC : les informations libres ne sont transfres que sur lcriture TTC de la
comptabilit,
Compte HT : les informations libres ne sont transfres que sur lcriture HT de la comptabilit,
Compte TVA : les informations libres ne sont transfres que sur lcriture de TVA de la
comptabilit,
Tous les comptes : les informations libres sont transfres sur toutes les critures de la
comptabilit. Sil y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report seffectuera sur toutes les lignes en fonction du paramtrage ralis.
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Cet encadr ainsi que le suivant runissent toutes les options utilises par la mise jour comptable. Code journal des rglements Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable. N pices critures de rglement / Rfrence pice des critures de rglement Ces deux zones liste droulante permettent de paramtrer linformation qui sera reprise dans les colonnes N de pice et Rfrence pice du programme Sage Comptabilit lors du transfert des rglements. Les diffrents choix offerts sont les suivants :
Compte virement interne remise en banque Zone liste droulante ditable permettant de slectionner le compte gnral qui servira lors de la mise jour directe de la comptabilit partir de la commande Traitement / Gestion des rglements / Remise en banque. Si aucun compte na t prcis ici, un message derreur saffichera lors de lutilisation de cette fonction. Comptabilisation des bons dachat Cette case cocher permet, lorsquelle est coche, la comptabilisation des bons dachat mis lintention des clients dans le cas des factures de retour, davoir ou des factures ngatives.
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Voir le titre Bons dachat, page 776. Si cette case est dcoche en cours dutilisation du programme, un message davertissement apparatra : Attention ! Les bons dachat en cours ne pourront pas tre comptabiliss. Confirmervous la gestion des bons dachat sans comptabilisation ? [Oui] [Non]
Les zones regroupes dans cet encadr permettront au programme de grer automatiquement les carts de rglement qui pourront tre constats. Code journal Zone liste droulante ditable permettant de slectionner un journal de type Gnral. Ce journal servira lenregistrement des critures des carts de rglement. Ecart maximum Cette zone est destine la saisie du montant maximum qui entranera la gnration automatique dune criture dcart de rglement. Ce montant doit tre exprim en monnaie de tenue commerciale. Un complment dinformation sur la gnration des carts de rglement est donn dans la fonction Saisie des rglements, page 868. Compt dbit Zone liste droulante ditable permettant la slection du compte gnral sur lequel sera porte lcriture dcart quand elle est de sens dbiteur. Compte crdit Zone liste droulante ditable permettant la slection du compte gnral sur lequel sera porte lcriture dcart quand elle est de sens crditeur.
Cette case cocher ainsi que les deux zones dpendant de ce titre dfinissent si les mouvements divers de caisse doivent tre comptabiliss. Si cette case est coche, les mouvements divers de caisse seront comptabiliss.
Exemple
Une sortie dargent pour lachat de timbres ou un pourboire un livreur. Les deux zones prsentes dans cet encadr deviennent disponibles si cette case est coche. Les comptes quil est ncessaire dy enregistrer seront automatiquement utiliss pour la passation des critures de mouvements divers de caisse. Si vous nenregistrez pas de compte un message derreur vous rappellera davoir le faire. Le compte dbit de mouvement divers de caisse est obligatoire ! [OK]
Si votre plan comptable ne comporte pas encore les comptes ncessaires ces zones, dcochez loption Comptabilisation mouvements divers de caisse, crez les comptes et recommencez le paramtrage de ce volet.
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Il est cependant possible de vous rserver la possibilit de choisir au vol le compte qui doit tre mouvement lors de la saisie du mouvement. Voir la commande Mouvements de caisse, page 814. Compte dbit Cette zone, ainsi que la suivante, ne devient active que si la case Comptabilisation mouvements divers de caisse est coche. Elle permet denregistrer le compte gnral qui sera mouvement lors de lenregistrement dun mouvement divers au dbit de la caisse. Lenregistrement dun compte dans cette zone nest pas obligatoire. Voir les explications ci-dessus. Compte crdit Cette zone a un rle identique la prcdente mais sert dans le cas de mouvements divers crditeurs de la caisse. Mouvementer la caisse pour les remises en banque Cette case cocher, coche par dfaut, entrane la gnration des mouvements de sortie de caisse lors de la remise en banque des rglements. Un complment dinformation est donn dans la fonction Remise en banque, page 889.
Encours client
Les deux zones dpendant de ce titre permettent de grer le risque client. La premire dtermine le moment o seffectue le contrle et la seconde estime le dpassement dencours (sil y a lieu). Contrle Liste droulante proposant les choix suivants :
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Menu Fichier Aucun : (valeur par dfaut) aucun calcul de dpassement dencours nest effectu. La
gestion du risque client est laisse lapprciation de lutilisateur par lintermdiaire des Codes risques enregistrs dans le volet Options de la prsente fonction et affects aux clients prsentant un risque. Voir le Volet Options - Fiche entreprise, page 109 ainsi que la Solvabilit Documents des ventes, page 692.
Cration de len-tte document : le dpassement dencours est systmatiquement calcul au moment de la validation de len-tte de pice. Voir la commande Documents des ventes, page 660.
Validation de ligne : la validation de chaque ligne de pice (en cration ou en modification) entrane le recalcul du dpassement dencours en tenant compte de cette nouvelle ligne. Ce choix implique le calcul du dpassement dencours la validation de len-tte de pice.
Base Liste droulante permettant de paramtrer ce qui doit tre pris en compte pour la dtermination de lencours :
Solde comptable : (valeur par dfaut) le dpassement dencours est calcul par diffrence entre lencours maximum autoris et le solde comptable.
Solde + FA : le dpassement dencours est calcul par diffrence entre lencours maximum autoris et le solde comptable major des factures non comptabilises.
Les deux articles saisir dans cet encadr sont ceux qui serviront aux passations comptables pour la TVA non perue et pour les escomptes. Les comptes gnraux rattachs ces articles devront tre ceux sur lesquels ces mouvements doivent tre ports en comptabilit. Article TVA/NP (non perue) Cette zone ouvre une liste droulante ditable permettant de slectionner larticle dont le compte servira de passerelle comptable dans le cas de lutilisation dun taux de taxe de type Taxe non perue. Voir la fonction Taux de taxes, page 473.
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Article descompte Liste droulante ditable permettant lenregistrement de la rfrence de larticle dont le compte servira de passerelle comptable pour limputation des escomptes accords ou obtenus.
Les zones regroupes dans cet encadr permettront au programme de grer automatiquement les carts darrondi de conversion en euros qui pourront tre constats. Ces zones reprennent les comptes enregistrs dans le volet A propos de votre socit / Prfrences du programme Sage Comptabilit ayant ventuellement servi la cration du fichier comptable. Les comptes enregistrs ici seront reports dans le fichier comptable. Code journal Zone liste droulante ditable permettant de slectionner un journal de type Gnral. Ce journal servira lenregistrement des critures des carts de conversion. Ecart maximum Cette zone est destine la saisie du montant maximum qui entranera la gnration automatique dune criture dcart de conversion. Ce montant doit tre exprim en monnaie de tenue commerciale. Compt dbit Zone liste droulante ditable permettant la slection du compte gnral sur lequel sera porte lcriture dcart quand elle est de sens dbiteur. Compte crdit Zone liste droulante ditable permettant la slection du compte gnral sur lequel sera porte lcriture dcart quand elle est de sens crditeur. Ces zones reprennent les comptes enregistrs dans le volet A propos de votre socit / Prfrences du programme Sage Comptabilit ayant ventuellement servi la cration du fichier comptable. Les comptes enregistrs ici seront stocks dans le fichier comptable. Les carts de conversion lis leuro ne sont plus imputs ni sur le compte de TVA ni sur le compte HT. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont converties par application du cours.
Exemple
La gestion commerciale est tenue en livres sterling et la comptabilit en euros. 1 euros = 0.679 . Compte dcart dbit : 668800. Compte dcart crdit : 768800. On transfre la facture suivante en comptabilit : Total HT : 100.00 soit 147.28 euros TVA : 19.60 soit 28.87 euros TTC : 119.60 soit 176.14 euros
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Les critures transfres sont les suivantes :
Compte 411000 668800 445719 701019 Dbit 176.14 0.01 28.87 147.28 Le compte dcart de conversion dbit est utilis. Lcart est constat au dbit. Crdit Commentaire
La zone prsente dans cet encadr permet denregistrer le compte de contrepartie qui sera propos par dfaut lors de la saisie des rglements clients. Cette option ne sera utilise que par les socits assujetties la TVA sur encaissement. Compte de TVA Liste droulante ditable permettant de slectionner le compte comptable sur lequel doivent tre ports les montants de la TVA sur encaissement.
Dans les versions du programme antrieures la version 10.00, ce sous volet offrait une fonction permettant dassocier un fichier comptable au fichier commercial utilis. Cette fonction est maintenant reporte dans loption Fichiers lis de la prsente commande.
Ces deux zones permettent de renseigner les comptes dcart dbit et crdit pour la comptabilisation des carts des factures issues des tickets. Compte de vente Liste droulante ditable permettant de slectionner le compte comptable sur lequel doit tre port le montant de lcart lorsque lcriture dcart est au dbit, usuellement le compte 6580000. Compte dachat Liste droulante ditable permettant de slectionner le compte comptable sur lequel doit tre port le montant de lcart lorsque lcriture dcart est au crdit, usuellement le compte 7580000.
Exemple 1
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Exemple 2
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Sa comptabilisation gnrera les critures suivantes :
Compte 4110000 4457196 7010196 658000 Total 120.00 Compte tiers COMPTOIR Dbit 120.00 19.60 100.00 0.40 120.00 Crdit
Ce volet permet le paramtrage de la comptabilisation des engagements. Les zones proposes dans ce volet sont identiques celles du sous-volet Facturation de la prsente fonction lexception de la fonction de transfert des documents de caisse qui est absente. Les fonctions disponibles dans le prsent volet sont tout fait indpendantes de celles du volet Facturation et ne concernent que les engagements. Les zones Code journal ventes et Code journal achats ne proposent que des journaux de type Situation. Les zones N pice et Rfrence pice et celles de lencadr Transfert comptable des informations complmentaires ont un fonctionnement identique celles du volet Facturation .
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Appel tiers Cette zone permet de slectionner le critre par dfaut utiliser pour la slection dun tiers lors de la saisie dun document. La liste droulante permet de slectionner :
Bon de commande : les dates dchance figurant sur les bons de commande ne seront
plus recalcules lors de la transformation de ces documents.
Document transform en Recalcul de la date du document dorigine Bon de commande Oui Prparation de livraison Oui Non Bon de livraison Oui Non Non Facture Oui Non Non Non
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Menu Fichier Prparation de livraison : les dates dchance figurant sur les prparations de livraison
ne seront plus recalcules lors de la transformation de ces documents.
Document transform en Recalcul de la date du document dorigine Bon de commande Oui Prparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Oui Oui Non Facture Oui Oui Non Non
Bon de livraison : les dates dchance figurant sur les bons de livraison ne seront plus
recalcules lors de la transformation de ces documents.
Document transform en Recalcul de la date du document dorigine Bon de commande Oui Prparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Oui Oui Oui Facture Oui Oui Oui Non
Facture : les dates dchance sont systmatiquement recalcules. Valeur par dfaut.
Document transform en Recalcul de la date du document dorigine Bon de commande Oui Prparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Oui Oui Oui Facture Oui Oui Oui Oui
Choix remises Liste droulante permettant de grer le mode de calcul lors de lapplication des remises en cas de conflits entre celle dfinie dans les fiches clients, celle dfinie dans les tarifs articles et celle dfinie dans les familles.
Choix manuel : (valeur par dfaut) le choix sera laiss lutilisateur dans chaque pice
par laffichage dune fentre de slection reprenant toutes les possibilits numres cidessus.
Remise article : la remise indique dans les tarifs de larticle sera reprise automatiquement en saisie de document.
Remise famille : la remise indique dans les tarifs de la famille de larticle sera reprise
automatiquement en saisie de document.
Remise client : la remise indique dans la fiche client sera reprise automatiquement en
saisie de document.
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Menu Fichier Remise cumule : les pourcentages des remises client, famille et article sajouteront
arithmtiquement.
Remise en cascade : les diffrents taux de remise sont appliqus en cascade. Choix manuel et cat. / famille : identique au choix manuel mais tenant compte en plus de
la remise par catgorie et par famille.
Remise article et cat. / famille : identique la remise article mais tenant compte en plus
de la remise par catgorie et par famille.
Remise famille par client et cat. / famille : identique la remise par famille et par client
mais tenant compte en plus de la remise par catgorie et par famille.
Remise famille par catgorie tarifaire : identique la remise par famille mais tenant
compte en plus de la remise par catgorie et par famille.
Remise client et cat. / famille : identique la remise par client mais tenant compte en
plus de la remise par catgorie et par famille.
Remise cumule et cat. / famille : identique la remise cumule mais tenant compte en
plus de la remise par catgorie et par famille.
Choix remise
Conflit de remise
Remise applique
Les remises par catgories tarifaires dfinies dans les fiches de familles darticles ne sont jamais prises en compte dans les 6 premiers choix.
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Menu Fichier
Le tableau ci-dessous rsume option par option les choix que le programme excutera dans le cas dun conflit de remise en fonction de la slection faite dans cette zone.
Choix remise Choix manuel Remise applique ou autre vnement Affichage de la fentre de conflit de remise proposant : - Remise article - Remise par famille et par client - Remise client. Remise article (si elle existe) Remise par famille et par client (si elle existe) Remise client (si elle existe) Cumul (si cela est possible et si elles existent) des - Remise article - Remise par famille et par client - Remise par client sinon affichage de la fentre de conflit de remise Application (si elles existent et si elles sont limites 3) des - Remise article - Remise par famille et par client - Remise par client sinon affichage de la fentre de conflit de remise Affichage de la fentre de conflit de remise proposant : - Remise article - Remise par famille et par client - Remise par famille et par catgorie tarifaire - Remise client. Remise article (si elle existe) Remise par famille et par client (si elle existe) Remise par famille et par catgorie tarifaire (si elle existe) Remise client (si elle existe) Cumul (si cela est possible et si elles existent) des - Remise article - soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et par catgorie tarifaire - Remise par client sinon affichage de la fentre de conflit de remise Application (si elles existent et si elles sont limites 3) des - Remise article - soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et par catgorie tarifaire - Remise par client sinon affichage de la fentre de conflit de remise
Remise en cascade
Remise article et cat. / famille Remise famille par client et cat. / famille Remise famille par cat. Tarifaire Remise client et cat. / famille Remise cumule et cat. / famille
Format de la date de livraison Liste droulante offrant le choix du format de la date de livraison :
Date : (valeur par dfaut) la date de livraison indique dans les pices dachat et de vente
sera sous la forme JJMMAA,
Semaine : la semaine de livraison sera indique sous la forme dune semaine civile de 01
52, la date de livraison sera sous la forme numro de semaine/anne,
Julien : la date de livraison sera indique sous la forme dun jour civil de 001 365, la
date de livraison sera sous la forme numro de jour/anne.
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Menu Fichier
Toute modification du format de la date de livraison sera rpercute rtroactivement. Dans le cas de lignes de documents disposant dune date de livraison au format Semaine, la date rellement enregistre correspond au lundi de la semaine concerne.
Marge calcule selon Cette option permet de paramtrer la valeur prendre en compte lors de la dtermination de la marge. Elle s'applique l'ensemble du dossier. Le menu droulant propose les valeurs suivantes:
Prix de revient (valeur par dfaut) CMUP Dernier prix d'achat Cot standard Dernier prix dachat
Interdire la saisie des donnes mises en sommeil Cette option permet, lorsquelle est coche, de bloquer lutilisation des lments mis en sommeil dans les traitements qui affichaient, dans les versions prcdentes du programme, un simple message non bloquant lorsque des tentatives de saisie taient faites. Si cette zone nest pas coche, le programme fonctionne comme dans les prcdentes versions en affichant le message mais en autorisant des saisies ventuelles.
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Menu Fichier
Paramtres articles
Type tarif par dfaut Liste droulante permettant de dfinir le type de tarif :
toutes les lettres majuscules de lalphabet, tous les chiffres de 0 9, ainsi que les 7 caractres suivant : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le
signe (+), le signe dollar ($), le point (.) et lespace. Ce dernier sera reprsent par le signe soulign (_) mais sera effectivement enregistr comme un espace.
Pour imprimer des tiquettes code C39 il faut utiliser le format suivant : * @ *. Ce format est utiliser dans la commande Fichier / Mise en page.... Dautre part, il faut galement slectionner la police approprie ainsi que sa taille.
Lutilisation des codes EAN8 et EAN13 est rglemente par GENCOD. Nous ne rentrerons pas dans le dtail pour ceux-ci dans la mesure ou une inscription est obligatoire pour les fabricants qui veulent les utiliser. Si loption Interprtation code EAN est slectionne, le programme sera alors capable dinterprter et dimprimer ces codes qui incluent la rfrence de larticle mais aussi son prix et / ou son poids. Les versions 14 et suivantes du programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise installent des polices Quartet Systems pour limpression des codes barres. Veuillez vous rfrer au Manuel de la gamme pour le paramtrage des modles de mise en page utilisant des champs dimpression de codes barres. Pour toute information sur lutilisation des polices de caractres codes barres, vous pouvez vous rendre sur le site Internet de Quartet Systems : www.quartet.fr/sage.html. Les zones de slection qui suivent ne sont pas disponibles si la case cocher Interprtation code EAN nest pas slectionne. Prfixe 20 Liste droulante permettant la slection de linformation qui sera rattache la rfrence de larticle dans le code barres :
Appel du prix, dans ce cas le programme ne rattache pas le prix au code barres. Le prix
sera celui de la fiche article,
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Unit prix Liste droulante permettant la slection de la codification du prix :
Centimes, Dcimes.
Exemple
Un article ayant un prix unitaire de 15 euros sera codifi 1500 en cents (ou euro cents), et 150 en dcimes. Unit poids Zone liste droulante permettant de slectionner une unit de poids parmi celles proposes :
Dclenchement Cette zone permet le rglage de la gestion de l'indisponibilit en stock des articles lors de la saisie des documents de vente. Les possibilits offertes sont les suivantes :
Bon de commande : (valeur par dfaut) lindisponibilit est gre partir du bon de commande. Dans ce cas, lors de la saisie d'un bon de commande client, le programme proposera la fentre d'indisponibilit de l'article en cours de saisie si celui-ci est partiellement ou totalement indisponible en stock.
Bon de livraison : lindisponibilit est gre partir des bons de livraison. Aucune fentre
n'apparatra en saisie de commande ou de prparation de livraison. La fentre d'indisponibilit apparatra ds que la quantit en stock sera insuffisante pour effectuer la livraison.
Aucun : l'indisponibilit n'est pas gre pour les articles en cours de saisie. Voir ci-aprs. Lorsque l'option Dclenchement est sur Aucun, le contrle de l'indisponibilit s'effectue de la manire suivante : Loption Gestion de stocks ngatifs est coche :
Articles grs au CMUP : la fentre d'indisponibilit nest jamais propose dans les documents de vente quel que soit le type de document, et le message de confirmation indiquant que l'opration va rendre le stock ngatif napparat pas. Articles grs en FIFO, LIFO, srialis et par lot : la fentre d'indisponibilit est propose dans les bons de livraison et factures de vente. Tous les articles grs en stock quelle que soit la mthode : la fentre d'indisponibilit est propose dans les bons de livraison et factures de vente (fonctionnement identique la position Bon de livraison).
Articles non livrs Cette zone liste droulante offre plusieurs choix concernant la gestion des articles non livrs :
Aucune : (valeur par dfaut) le programme assure la gestion des reliquats comme cela
est indiqu pour les articles en indisponibilit dans la commande Traitement / Documents des ventes.
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Menu Fichier En indisponibilit totale : dans le cas dune indisponibilit totale dun article, ce choix
entrane la gnration dune ligne avec une valeur nulle dans la colonne Quantit livre. Cette ligne sera reporte sur le bon de livraison (ou sur le document qui suit dans lordre paramtr de succession des pices) afin que le client sache que son article est toujours en commande mais quil na pu tre livr.
Les deux : cette option combine les deux choix prcdents : livraison non assure par
suite dindisponibilit ou par suite dune action volontaire du gestionnaire. Gestion des stocks ngatifs Dans les documents des ventes cette option autorise la saisie de mouvement de sortie de stock rendant ngatif le solde en quantit du dpt. Cette sortie sera valorise au dernier prix dachat. Un message vous en avertira.
La gestion des stocks ngatifs peut donc fausser la valorisation de l'inventaire.
Cet encadr donne accs aux zones permettant la gestion des emplacements multiples dun mme article dans les dpts si la case Gestion multi-emplacements par dpt est coche. Si cette case est coche ou dcoche alors que le fichier commercial ne comporte aucun mouvement, cette opration na aucune incidence. Si cette case est coche ou dcoche alors que le fichier commercial comporte des mouvements en historique, deux messages davertissements seront affichs :
Emplacement non principal : les sorties darticles seffectuent en priorit sur les emplacements non principaux de larticle. La recherche des articles disponibles seffectue en fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone sil y a lieu) et ceci dans tous les dpts o larticle est rfrenc (la fentre dindisponibilit saffichera si larticle est disponible dans un autre dpt et proposera lutilisateur de choisir). Lemplacement principal est interrog en dernier.
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Menu Fichier Emplacement principal : (valeur par dfaut) les sorties des articles sont faites dabord
sur lemplacement principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dpts si indisponibilit dans lemplacement principal.
Zone emplacement : les sorties des articles sont effectues en fonction de la Zone : A en
premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de lemplacement dclar comme principal. Voir dans la fonction Dpts de stockage, page 592 les explications donnes sur les principes de stockage et les notions voques ici.
Type N srie/lot Cette zone permet de formater loption de numrotation disponible pour les articles grs par numros de srie ou de lot lors de leur entre en stock (uniquement) :
Alphanumrique (valeur par dfaut) : 30 caractres alphanumriques maximum disponibles pour cette numrotation,
SSCC-18 : codes barres sur 18 caractres numriques. Cette codification ne concerne que les articles entrant en stock. Elle nest pas applique aux articles dj en stock. Si le mode de codification pour lune ou lautre de ces options de numrotation est modifie alors quil existe des articles numrots, un message davertissement souvre : La modification ne sera pas reporte sur les numros srie/lot et complment srie/lot dj saisis. Voulez-vous rellement effectuer cette modification ? [Oui] [Non]
Numrique : 30 caractres numriques maximum disponibles, EAN 8 : codes barres sur 8 caractres numriques, EAN 13 : codes barres sur 13 caractres numriques,
[Oui] : la modification effectue sera prise en compte seulement sur les articles entrs en
stock la suite de cette modification.
Alphanumrique (valeur par dfaut) : 30 caractres alphanumriques maximum disponibles pour cette numrotation,
SSCC-18 : codes barres sur 18 caractres numriques. Cette codification ne concerne que les articles entrant en stock. Elle nest pas applique aux articles dj en stock. Si le mode de codification pour lune ou lautre de ces options de numrotation est modifie alors quil existe des articles numrots, un message davertissement souvre : La modification ne sera pas reporte sur les numros srie/lot et complment srie/lot dj saisis. Voulez-vous rellement effectuer cette modification ? [Oui] [Non]
Numrique : 30 caractres numriques maximum disponibles, EAN 8 : codes barres sur 8 caractres numriques, EAN 13 : codes barres sur 13 caractres numriques,
[Oui] : la modification effectue sera prise en compte seulement sur les articles entrs en
stock la suite de cette modification.
Menu Fichier
Contrle dunicit des N lot Zone liste droulante offrant les choix suivants :
Oui : le programme vrifiera quil ny a aucun doublon dans les numros de lots enregistrs (pour une mme rfrence article) dans une entre en stock (sauf dans les bons de retour client) ;
Non : le programme autorise plusieurs articles portant la mme rfrence avec le mme
numro de lot entrer en stock.
Cet encadr regroupe des paramtrages concernant la commande Fichier / Communication site site. Dpt metteur Cette zone liste droulante propose les choix suivants :
Aucun : (valeur par dfaut) aucune identification de lmetteur ne sera faite. Choix faire
si aucune transmission par mail nest envisage.
Liste des dpts : la liste reprend les dpts enregistrs dans la commande Structure /
Dpts de stockage et permet de slectionner celui qui servira lidentification des mails envoys. Adresse E-mail du site principal Zone de 69 caractres alphanumriques permettant la saisie de ladresse E-mail du site auquel les donnes sont envoyes par lintermdiaire dInternet. Voir la commande Communication site site, page 289.
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Prfrences de saisie
Confirmation suppressions Liste droulante permettant de demander une confirmation manuelle de l'utilisateur lors des suppressions. Trois options sont proposes :
Elments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la suppression concerne plusieurs lments, une confirmation est demande pour chacun.
Liste : (valeur par dfaut) le programme demande galement confirmation avant toute
suppression ; la diffrence de l'option prcdente, si la suppression concerne plusieurs lments, la confirmation est globale.
Ce paramtrage concerne les fichiers en cours dutilisation. Il est possible de modifier ces rglages poste par poste, en cas dutilisation en rseau notamment, par la commande Fentre / Prfrences.
Oui : (valeur par dfaut) un compte client pourra tre cr au cours de la saisie dune
pice.
Non : il sera impossible de crer un compte tiers ou une rfrence article au cours de la
saisie dune pice. Import en mise jour Liste droulante permettant de slectionner les diffrents types dimportation pour les fiches articles, les familles darticles, ainsi que les fiches clients. Lors de limportation dun fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrle les rfrences articles. Si une rfrence article est identique dans le fichier commercial le programme peut :
arrter limportation, mettre jour la rfrence article, la fiche client, la famille darticle
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Sans modification : (valeur par dfaut) limportation sera arrte. Un message avertira
lutilisateur.
Modification : lors de limportation dun fichier texte comportant une des fiches ci-dessus,
si le programme dtecte une rfrence article, tiers ou famille existant dans le fichier commercial, elle sera mise jour.
Choix manuel : lors de limportation dun fichier texte comportant des fiches ci-dessus, si
le programme dtecte une rfrence article, tiers ou famille existant dans le fichier commercial, il affiche un message demandant la confirmation de la mise jour. Affichage marge en saisie Cette option, non slectionne par dfaut, permet laffichage du prix de revient total et de la marge totale dgage pour la pice de vente ouverte lcran. Affichage stock en saisie Cette case cocher entranera laffichage des valeurs concernant le stock de larticle dont la ligne est slectionne dans une pice dachat, de vente ou de stock. Voir les commandes Documents des ventes, page 660 et Documents des stocks, page 817 du menu Traitement. Identifier le caissier chaque opration Si cette case est coche, une fentre apparatra systmatiquement afin que le caissier sidentifie lors des oprations suivantes :
Ouverture de caisse, Vente comptoir, Saisie dun document des ventes, Mouvement de caisse.
Si cette option nest pas coche, seule la fonction douverture de caisse demandera le nom, et ventuellement le mot de passe, du caissier. Toutes les oprations qui sensuivront, jusqu la fermeture de la caisse, seront enregistres sous son nom. Les modifications apportes cette option nont deffet que sur les caisses cres ultrieurement. Recalcul des modles denregistrement en modification de ligne Cette option, non coche par dfaut, entrane, lorsquelle est coche, un recalcul des modles denregistrement lors de la modification dune ligne qui ferait appel un tel modle. Cette modification sapplique aux documents de vente, de stock et la saisie des tickets. Voir la commande Modles denregistrement, page 570.
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Client ventes comptoir Cette zone liste droulante ditable permet de slectionner un des clients de la liste des clients. Voir la commande Clients, page 512. Celui-ci sera propos par dfaut lors de la cration des caisses mais il pourra tre modifi. Voir la commande Caisses, page 585.
Les clients comptoir sont utiliss par le programme avec le paramtrage ralis dans la commande Structure / Clients : comptes gnraux rattachs, catgorie comptable, catgorie tarifaire, etc.
Mode de rglement mouvements de caisse Cette zone liste droulante ditable permet de slectionner un mode de rglement pour les mouvements de caisse suivants :
Dclaration et contrle fond de caisse Cette zone permet, lorsquune dclaration de fond de caisse est ralise lors de louverture dune caisse, de prciser comment le fond est dfini et sera contrl :
Global : la dclaration du fond de caisse est faite globalement pour chaque devise sans
prcision du nombre de pices et de billets qui le composent. Le contrle sera fait sur la valeur globale de la caisse.
Dtail billet et pices : (valeur par dfaut) les billets et pices composant le fond de
caisse doivent tre dclars en dtail pour chaque devise. Le contrle de caisse seffectuera sur le nombre des billets et de pices. Cette option est en liaison directe avec loption de la fiche de lentreprise qui permet denregistrer des tables de billets et de pices qui peuvent exister dans chaque devise. Ces tables permettent de :
Clture de caisse
Souche des factures gnres Cette liste droulante dtermine la souche qui sera utilise par dfaut pour la cration des factures lors de la clture de caisse. Cette souche restera modifiable lors des oprations de clture.
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Regroupements tickets Cette zone liste droulante indique le regroupement souhait lors de la clture de caisse :
Une facture par ticket : aucun regroupement des tickets ne sera effectu lors de la clture de caisse. Chaque ticket gnrera une facture. Cette information reste modifiable lors de lopration de clture de caisse. Les choix faits dans cette zone ont une influence sur les rles des deux zones qui suivent. Gnrer la facture sur le compte client associ la caisse Cette case cocher dfinit la faon dont les clients sont reports dans les factures lors des cltures de caisse :
Par jour (valeur par dfaut), Par semaine, Par quinzaine, Par mois,
Non coche : (valeur par dfaut) le client repris en en-tte des factures issues de la clture de caisse est celui enregistr dans len-tte des tickets.
Coche : le client repris dans len-tte des factures issues de la clture de caisse est le
client dfini comme client ventes comptoir dans la fiche caisse condition que la catgorie comptable des tickets dorigine soit identique celle du client ventes comptoir. Si la catgorie comptable des tickets dorigine est diffrente de celle du client ventes comptoir, le report seffectuera comme dans le cas o cette case nest pas coche. Cette case nest pas accessible si le choix Une facture par ticket a t fait dans la zone Regroupement tickets. Le tableau ci-aprs rsume les possibilits de paramtrage.
Client mentionn en en-tte des factures Regroupement tickets Gnrer la facture sur le compte client associ la caisse Catgories comptables tickets et client comptoir identiques Client du ticket Client du ticket Client vente comptoir Catgories comptables tickets et client comptoir diffrentes Client du ticket Client du ticket Client du ticket
Une facture par ticket Autres regroupements (par jour, par semaine, par quinzaine ou par mois)
Date des factures gnres Cette zone liste droulante nest active que lorsque la slection faite dans la zone Regroupement tickets porte sur Par semaine, Par quinzaine ou Par mois. Dans ce cas il est possible de choisir entre :
Premier jour de la priode : les factures issues de la clture de caisse sont gnres la
date du premier jour de la priode de regroupement ;
Dernier jour de la priode : les factures issues de la clture de caisse sont gnres la
date du dernier jour de la priode de regroupement. Le paramtrage de cette option dpend du choix fait dans la zone Regroupement tickets.
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Le tableau ci-dessous rsume les possibilits offertes.
Regroupement tickets Une facture par ticket Par jour Par semaine, Par quinzaine, Par mois Date des factures gnres Premier jour de la priode (non modifiable) Premier jour de la priode (non modifiable) Premier jour ou dernier jour de la priode
Regroupements rglements Cette zone liste droulante prcise le regroupement qui sera ralis par le programme lors de la clture de caisse :
Aucun : (valeur par dfaut) les rglements de chaque ticket sont conservs et rattachs
aux factures correspondantes.
Espces uniquement : les rglements dont le type est Espce sont regroups en un seul
qui sera rattach la facture correspondante. Si plusieurs rglements de type Espce ont t enregistrs, le programme effectuera autant de regroupements que de modes de rglement. Les autres rglements sont conservs et rattachs aux factures correspondantes.
Tous les modes de rglement : tous les rglements sont regroups par mode et rattachs aux factures correspondantes. Cette information reste modifiable dans la fentre de paramtrage de la clture de caisse.
Les Options sont des informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de gestion. La liste des types doptions proposs est invariable. Il est impossible den ajouter ni den supprimer.
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Certaines options du programme Sage Gestion commerciale ntant pas utilises par Sage Saisie de caisse dcentralise sont absentes de cette liste.
Les options disponibles dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise sont les suivantes :
Catalogue articles - Options de lentreprise, page 112 Catgorie comptable - Option de lentreprise, page 114, Catgorie tarifaire - Option de lentreprise, page 116, Champ statistique articles - Option de lentreprise, page 117, Champ statistique tiers - Option de lentreprise, page 118, Code risque - Option de lentreprise, page 120, Codification automatique - Options de lentreprise, page 121, Condition de livraison - Option de lentreprise, page 136, Conditionnement - Option de lentreprise, page 137, Devise - Option de lentreprise, page 140, Fichiers lis - Option de lentreprise, page 143, Gamme - Option de lentreprise, page 146, Information libre - Option de lentreprise, page 149, Mode darrondi - Option de lentreprise, page 153, Mode dexpdition - Option de lentreprise, page 154, Mode de rglement - Option de lentreprise, page 155, Organisation Option de lentreprise, page 157, Pays - Option de lentreprise, page 189, Plan analytique - Option de lentreprise, page 190, Priodicit - Option de lentreprise, page 194, Service contact - Option de lentreprise, page 195, Souches et numrotation - Options de lentreprise, page 196, Structure banque - Option de lentreprise, page 199, Type contact - Option de lentreprise, page 201 Type tiers - Option de lentreprise, page 202, Unit de vente - Option de lentreprise, page 205. Organisation des options
Les options disposent de deux, trois et mme quatre niveaux de saisie (en fonction du type doption) :
le premier niveau nest pas modifiable, cest celui de la liste des options ;
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Menu Fichier le deuxime niveau est celui des intituls doptions ; leur nombre est en gnral limit ;
cela vous sera prcis pour chaque option ;
le troisime niveau (qui nexiste pas pour toutes les options) permet de subdiviser certains
intituls doptions en numrs ou de paramtrer des donnes propres aux intituls ;
3 . Tapez ensuite les informations dans les zones de droite de la fentre. La saisie de lintitul est obligatoire. Deux intituls ne peuvent porter le mme nom. Le contrle seffectue sur tous les caractres au niveau des intituls et sur les 13 premiers caractres au niveau des numrs. La validation de la saisie dun intitul seffectue dune des faons suivantes :
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2.
cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils Navigation ou utilisez son raccourci clavier.
Pour remonter dans la hirarchie des options, ouvrir la liste droulante servant de titre la liste et choisir soit Options pour remonter au premier niveau, soit le nom de lintitul sil existe.
Cette option permet denregistrer les catgories de produits et sorganise sur quatre niveaux hirarchiques. Ces catgories peuvent tre affectes aux familles et aux articles afin de les situer dans le cycle de la commercialisation.
Dans les versions prcdentes du programme, cette option sappelait Catgorie de produit. Exemple
Exemple dorganisation portant sur les bijoux : Premier niveau : - Bagues, - Colliers, - Bracelets. Deuxime niveau correspondant aux bagues : - Chevalires, - Alliances, - Avec pierres. Troisime niveau correspondant aux chevalires : - Or, - Argent, - Platine. Quatrime niveau correspondant aux chevalires or : - Gravure texte, - Gravure armoiries. La totalit des quatre niveaux nest pas ncessairement utilise.
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Les niveaux suivis en stock sont reprs par une icne sur leur ligne.
Autres niveaux
Premier niveau : il sert enregistrer le code et le nom du niveau et prciser si les articles qui lui appartiennent sont grs en stock. Contrairement ce qui existait dans les anciennes versions (10 niveaux maximum), le nombre de niveaux est ici illimit. Validez les informations saisies par la touche ENTRE.
Trois niveaux suivants : ils permettent chacun de saisir un intitul et un code. Ils dpendent chacun du niveau hirarchiquement suprieur. Laccs aux niveaux suivants se fait par un double-clic sur la ligne du niveau hirarchiquement suprieur.
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Exemple
Si le premier niveau comporte des bagues et des bracelets et que chacun deux existe en or et en argent, il faudra enregistrer la structure suivante : Bagues - Or, - Argent. Bracelets - Or, - Argent. Pour chaque niveau, les informations saisir sont les suivantes. Intitul 35 caractres alphanumriques. Saisie obligatoire. Il est conseill denregistrer les catgories les plus usites en premier. Code Information obligatoire saisir sur 2 caractres alphanumriques majuscules. Deux lments dun mme niveau ne peuvent comporter le mme code. La concatnation des codes de chaque niveau permettra de constituer le code dune famille. Suivi en gestion de stock Cette option nest applicable quau premier niveau et impose que la famille darticles laquelle la catgorie de produit en question sera affecte, sera suivie en stock selon un des modes dcrits dans la fonction Familles darticles (menu Structure). Les niveaux suivis en stock ont leur ligne marque dune icne particulire. Il est ncessaire de valider pour enregistrer toute modification cette zone. Les numrs sont toujours modifiables. Cette modification sapplique immdiatement aux familles et aux articles concerns. Il est impossible de modifier un niveau auquel des familles ou des articles seraient rattachs. Un message davertissement le rappellera. Suppression impossible ! La famille XXX est rattache lnumr YYY. [OK] . Suppression impossible ! Larticle XXX est rattach lnumr YYY. [OK] .
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Si une nouvelle catgorie comptable est cre sur le site central (utilisant le programme Sage Gestion commerciale) puis affecte certains articles, il sera ncessaire de raliser cette mme cration sur les sites dcentraliss (utilisant le programme Sage Saisie de caisse dcentralise) avant dimporter les articles affects cette nouvelle catgorie afin que ce nouveau paramtre soit pris en compte.
Cette option prsente deux niveaux. Le premier affiche les types de catgories comptables. Il y en a deux qui ne sont pas modifiables : Vente et Stock.
La catgorie comptable Achat disponible dans Sage Gestion commerciale est absente de la saisie de caisse dcentralise.
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A chacune de ces catgories pourront tre affects, dans la fiche article (au moyen du programme Sage Gestion commerciale), des comptes gnraux, analytiques, de TVA ou de taxe parafiscale afin dautomatiser la passation des critures comptables.
Exemple
Une partie de vos ventes est ralise lexportation. Il vous faudra crer une catgorie Vente / Ventes export afin de pouvoir enregistrer, dans la famille de larticle, un compte de produits ventes export et un compte de TVA 0,00 %. Intitul 35 caractres alphanumriques.
Il est vivement conseill denregistrer toutes les catgories comptables avant de commencer la gestion proprement dite. Si vous ajoutez une catgorie comptable aprs avoir dj cr des familles, pensez la renseigner dans les familles existantes, sans quoi les articles nauront pas de passerelle comptable pour limputation des mouvements sur cette catgorie. Il ny aura pas non plus de valorisation de TVA si les comptes de TVA ne sont pas renseigns.
Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques. Type tarif Zone liste droulante proposant les deux choix suivants :
HT : les prix appliqus sentendront hors taxes, TTC : les prix appliqus seront toutes taxes comprises.
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Le choix propos par dfaut lors de toute cration de catgorie tarifaire est fonction du paramtrage fait dans la zone Type de tarif par dfaut en cration darticle du volet Prfrences de la prsente fonction. Si une modification de la valeur mentionne dans cette zone est opre sur une catgorie tarifaire existante, un message davertissement apparatra pour vous proposer de rpercuter la modification dans les fiches articles lors de la fermeture de la fiche A propos de votre socit ou lors du passage un autre volet. Vous pouvez reporter la modification du type de tarif dans les fiches articles. Les tarifs de vente doivent tre mis jour partir de la fonction Mise jour des tarifs. Voulez-vous apporter la modification du type de tarif fans les fiches articles ? [Oui] [Non] Les rponses qui peuvent tre faites auront les consquences suivantes :
[Oui] : le type de tarif sera modifi dans les fiches articles qui comportent cette catgorie
tarifaire ;
[Non] : aucune modification nest apporte aux fiches articles qui pourraient mentionner
cette catgorie tarifaire. La modification du type de tarif ninterviendra que sur les articles nouvellement crs.
laffectation dinformations supplmentaires dans les fiches articles, les ruptures lors des impressions statistiques articles, les critres de slection dans les impressions.
La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouvent les zones de saisie. Seul lintitul est saisissable.
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Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques, permettant denregistrer la dsignation du champ.
La zone de gauche donne la liste des numrs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie de lintitul. Intitul Zone de 21 caractres alphanumriques au maximum permettant la saisie de la dsignation de lnumr.
laffectation dinformations supplmentaires dans les fiches tiers, les ruptures lors des impressions statistiques clients, les critres de slection dans les impressions.
Contrairement aux champs statistiques articles, les champs statistiques tiers et leurs numrs sont repris du fichier comptable.
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La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie. Seul lintitul est saisissable. Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques, permettant denregistrer la dsignation du champ.
La zone de gauche donne la liste des numrs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie de lintitul. Intitul Zone de 21 caractres alphanumriques, permettant denregistrer la dsignation de lnumr.
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Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques maximum. Action Ouvre une liste droulante permettant dassocier 3 actions diffrentes aux intituls chaque code risque :
A bloquer : la transformation dun bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne peut se faire. Il sera toutefois possible de crer un devis et/ou un bon de commande avec un message davertissement sur sa solvabilit. Dpassement dencours Les deux zones sous ce titre permettent denregistrer une fourchette de montants qui reprsentent la tolrance de dpassement de len-cours. Lors de la saisie dun document des ventes pour un client (sauf les devis), le programme analysera len-cours du client et, sil constate un dpassement par rapport la valeur saisie dans sa fiche, il proposera laction associe la fourchette de valeurs dans laquelle se situe le dpassement.
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Voir les explications donnes dans le Volet Comptable - Fiche entreprise, page 81 de cette mme fonction ainsi que celles portant sur les Documents des ventes, page 660 (menu Traitement). Voir aussi la commande Clients, page 512 pour ce qui concerne la saisie de len-cours maximum autoris. Les montants affects deux codes risque ne doivent pas se chevaucher. Un message derreur saffichera si tel est le cas.
La liste affiche lcran, non modifiable, prcise les diffrentes codifications qui peuvent tre paramtres :
Rfrence article, Rfrence gamme, Rfrence conditionnement, Code barres article, Code barres gamme, Code barres conditionnement.
Selon le cas, la codification automatique peut se composer de :
une racine qui peut tre fixe ou issue de la famille dappartenance de larticle, une norme (C39, EAN 128, etc.) dans le cas des codes barres,
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Menu Fichier un complment facultatif qui peut tre un intitul ou une quantit selon le cas, un numro squentiel attribu par le programme en fonction des numros dj gnrs.
Voir les exemples donns pour chaque combinaison. Cette numrotation est propose par le programme mais peut tre modifie par lutilisateur ponctuellement condition de ne pas enregistrer un numro existant, auquel cas le programme refuserait la saisie avec un message davertissement : La rfrence XXX existe dj pour larticle YYY ! [OK] Ne pas oublier de valider aprs la saisie de la dernire zone. Chacune des options de codification offrant des options diffrentes, chaque cas est prsent cidessous avec des exemples dtaills.
Rfrence article
Cette option est destine au paramtrage des rfrences des articles sans gamme ni conditionnement.
Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numrotation Cette zone commune toutes les codifications permet de prciser le type de numrotation :
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Reportez-vous la fonction Familles darticles, page 361 pour plus de prcisions sur cette racine. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a t fait dans la zone Numrotation. Longueur (numrotation) Longueur totale de la rfrence y compris la racine. 2 caractres numriques maximum soit une valeur comprise entre 1 et 99. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Racine fixe : la racine de la rfrence article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
Racine famille : la racine de la rfrence article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient. Racine Intitul de la racine saisir dans le cas o Racine fixe a t slectionn dans la zone prcdente. Zone inaccessible lorsque le type racine est Racine famille.
Rappelons que la longueur de lintitul de la racine fixe ou de la racine famille est incluse dans la longueur totale de la codification et quun intitul trop long pourra limiter le nombre darticle pouvant tre codifis.
Rfrence gamme
Cette option est destine au paramtrage des rfrences des articles comportant un numr de gamme simple ou double.
Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numrotation Cette zone commune toutes les codifications permet de prciser le type de numrotation :
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Menu Fichier Manuelle (valeur par dfaut) : lutilisateur dfinira la rfrence au moment de la saisie. Ce
choix rend inaccessibles les autres zones du volet.
Aucune (valeur par dfaut) : aucune racine ne sera utilise. Les zones Longueur et
Racine qui suivent la prsente zone sont estompes.
Racine fixe : la racine de la rfrence article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
Racine famille : la racine de la rfrence article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Aucun (valeur par dfaut) : aucun complment nest insr ; Intitul numr. : insertion de lnumr de gamme (article une seule gamme) ou de
la concatnation des deux numrs (articles deux gammes) dans la rfrence de larticle gamme ; dans ce cas, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible.
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Longueur (complment) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitul numr a t fait dans la zone prcdente. Elle permet denregistrer le nombre de caractres de lintitul de lnumr que le programme doit afficher. 2 caractres numriques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99.
Il est important de consulter les exemples suivants qui prcisent les limites de la numrotation automatique des rfrences dans le cas des articles gamme. Exemples
Les gnralits concernant larticle prsent dans les exemples ci-dessous sont rsumes dans le tableau qui suit.
Caractristique Code article Gamme de produit affecte larticle BAOR02 Pierres compose des numrs suivants: Emeraude, Rubis Saphir BIJOUARG BIJARG 18 Valeur
Les diffrents cas de figure ne seront pas tous explors dans le dtail. Seuls les cas de paramtrage complexes sont donns en exemple. Rfrence avec incrmentation, rfrence article et complment. Soit le paramtrage suivant :
Zone Incrmentation Type racine Longueur racine Complment Longueur complment Oui Rfrence article 6 Intitul numr 5 Contenu
Rfrences gnres :
Enumr Emeraude Rubis Saphir Rfrence BAOR02EMERA000000 1 BAOR02RUBIS0000002 BAOR02SAPHI0000003
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Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Incrmentation Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Complment Longueur (complment) Contenu Automatique Non Vide Rfrence article Vide Vide Intitul numr 7
Larticle considr, dont la rfrence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur et Maille comportant respectivement les numrs suivants : Longueur : - 34 cm, - 42 cm, - 54 cm, - 64 cm. Maille : - Classique, - Forat. Il va donner lieu la cration des rfrences suivantes :
Enumr 1 34 cm Enumr 2 Classique Forat 42 cm Classique Forat 54 cm Classique Forat 64 cm Classique Forat Rfrence gnre CHAAR/VAR34_CMCL CHAAR/VAR34_CMFO CHAAR/VAR42_CMCL CHAAR/VAR42_CMFO CHAAR/VAR54_CMCL CHAAR/VAR54_CMFO CHAAR/VAR64_CMCL CHAAR/VAR64_CMFO
Les intituls des gammes sont concatns et limits 7 caractres au total. Lespace est remplac par un trait de soulignement.
La longueur maximale dune rfrence est de 18 caractres alphanumriques. Lorsquune valeur fixe est paramtre pour un lment de la rfrence, le programme courte les autres lments pour rester dans le limites du champ.
Rfrence conditionnement
Cette option est destine au paramtrage des rfrences des articles comportant un conditionnement.
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Le principe de fonctionnement est identique celui des articles gamme. La seule diffrence rside dans la zone Complment qui offre les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) aucun complment nest insr ; Intitul numr : insertion de lnumr du conditionnement dans la rfrence de larticle conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible ;
Rfrence avec complment. La rfrence de gamme doit comporter la rfrence de larticle laquelle on veut adjoindre la quantit du conditionnement. Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Incrmentation Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Complment Longueur (complment) Contenu Automatique Non Vide Rfrence article Vide Vide Qt conditionnement Vide
La cration de larticle EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin compos des numrs
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suivants :
Intitul du conditionnement Ecrin de 4 Ecrin de 12 Ecrin de 24 4 12 24 Quantit
Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numrotation Cette zone commune toutes les codifications permet de prciser le type de numrotation :
Manuelle (valeur par dfaut) : lutilisateur dfinira le code barres au moment de sa saisie.
Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet.
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Norme Cette zone permet de prciser la norme du code barres utilise :
EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise ; C39, EAN 8 : longueur fixe 8 caractres, EAN 13 : longueur fixe 13 caractres,
Racine fixe : (valeur par dfaut) la racine du code barres article est fixe et doit tre saisie
dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistre
dans la zone Racine code barres du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Code barres partir de la racine code barres famille. Le code barres doit respecter la norme EAN13. Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Norme Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Contenu Automatique EAN13 Vide Racine code barres famille Vide Vide
La racine code barres enregistre pour la famille BIJOUXARG est 1234. La cration de larticle BAAR01 affect cette famille va gnrer un code barres 123400000001 sil est le premier article de la famille. Code barres partir de la rfrence article.
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Le code barres doit respecter la norme EAN13 et les 5 premiers caractres de la rfrence article doivent tre repris. Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Norme Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Contenu Automatique EAN13 Vide Rfrence article 5 Vide
Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numrotation Cette zone commune toutes les codifications permet de prciser le type de numrotation :
Manuelle (valeur par dfaut) : lutilisateur dfinira le code barres au moment de la saisie.
Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet.
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Incrmentation Cette zone propose les choix suivants :
EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise ; C39, EAN 8 : longueur fixe 8 caractres, EAN 13 : longueur fixe 13 caractres,
Aucune (valeur par dfaut) : aucune racine ne sera utilise. Les zones Longueur et
Racine qui suivent la prsente zone sont estompes.
Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Rfrence article : la racine affecte au code barres gamme sera la rfrence de larticle.
Le nombre de caractres qui seront affichs est paramtr dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet denregistrer le nombre de caractres affichs lorsque le type racine est Rfrence article. Cette zone est estompe dans les autres cas. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la rfrence de larticle sera reprise intgralement dans la rfrence de la gamme. Racine Intitul de la racine saisir dans le cas o Racine fixe a t slectionne dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Complment Cette zone permet dindiquer la valeur qui sera insre aprs la racine et propose les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) aucun complment nest insr ; Intitul numr. : insertion de lnumr de gamme (article une seule gamme) ou de
la concatnation des deux numrs (articles deux gammes) dans le code barres de larticle gamme ; dans ce cas, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible.
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Longueur (complment) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitul numr a t fait dans la zone prcdente. Elle permet denregistrer le nombre de caractres de lintitul de lnumr que le programme doit afficher. La longueur est comprise entre 1 et 18.
Exemples
Code barres avec complment et article une seule gamme. Le code barres de gamme doit comporter la rfrence de la famille laquelle on veut adjoindre les 5 premiers caractres de lnumr. Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Incrmentation Norme Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Complment Longueur (complment) Contenu Automatique Non EAN13 Vide Rfrence famille Vide Vide Intitul numr 5
La famille BIJOUXARG a comme racine code barres : 1234. La cration de larticle BAOR01 auquel on affecte la gamme Pierres compos des numrs suivants : - 12345, - 23456, - 34567, - 45678 va donner lieu la cration des codes barres suivants :
Enumrs 12345 23456 34567 45678 Codes barres gnrs 1234123450018 1234234560019 1234345670010 1234456780011
Le code barre se compose donc de la racine (4 caractres), du complment (intitul numr sur 5 caractres), du numro (3 caractres) et dune cl (1 caractre) gnre par le programme en fonction de la norme. 4 + 5 + 3 + 1 = 13. Codes barres avec complment et article deux gammes. Le paramtrage est identique celui de lexemple prcdent mais larticle considr, dont la rfrence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur et Maille comportant respectivement les numrs suivants : Longueur : - 34, - 42, - 54,
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- 64. Maille : - 10, - 20. Il va donner lieu la cration des codes barres suivants :
Enumr 1 34 10 20 42 10 20 54 10 20 64 10 20 Enumr 2 Rfrence gnre 1234341000013 1234342000012 1234421000018 1234422000017 1234541000011 1234542000010 1234641000010 1234642000019
Les intituls des gammes sont concatns. Le code barre se compose donc de la racine (4 caractres), de lintitul numr (4 caractres soit 2 pour lnumr 1 et 2 pour lnumr 2), du numro (4 caractres) et dune cl (1 caractre) gnre par le programme en fonction de la norme. 4 + 4 + 4 + 1 = 13.
Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numrotation Cette zone commune toutes les codifications permet de prciser le type de numrotation :
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Menu Fichier Manuelle (valeur par dfaut) : lutilisateur dfinira le code barres au moment de la saisie.
Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet.
EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise ; C39, EAN 8 : longueur fixe 8 caractres, EAN 13 : longueur fixe 13 caractres,
Aucune (valeur par dfaut) : aucune racine ne sera utilise. Les zones Longueur et
Racine qui suivent la prsente zone sont estompes.
Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Rfrence article : la racine affecte au code barres gamme sera la rfrence de larticle.
Le nombre de caractres qui seront affichs est paramtr dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet denregistrer le nombre de caractres affichs lorsque le type racine est Rfrence article. Cette zone est estompe dans les autres cas. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la rfrence de larticle sera reprise intgralement dans la rfrence de la gamme. Racine Intitul de la racine saisir dans le cas o Racine fixe a t slectionne dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas.
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Complment Cette zone permet dindiquer la valeur qui sera insre aprs la racine et propose les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) : aucun complment nest insr ; Intitul numr : insertion de lnumr du conditionnement dans le code barres de
larticle gamme ; dans ce cas, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible.
Code barres avec racine fixe et quantit du conditionnement. La racine fixe est 1255. La quantit du conditionnement est limite 2 caractres. Le paramtrage raliser est le suivant :
Zone Numrotation Incrmentation Norme Longueur (numrotation) Type racine Longueur (racine) Racine Complment Longueur (complment) Contenu Automatique Non EAN13 Vide Racine fixe Vide 1255 Qt conditionnement 2
La cration de larticle EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin compos des numrs suivants :
Intitul du conditionnement Ecrin de 4 Ecrin de 12 Ecrin de 24 4 12 24 Quantit
Le code barre se compose donc de la racine (4 caractres), du complment (intitul de conditionnement sur 2 caractres), du numro (6 caractres) et dune cl (1 caractre) gnre par le pro 2009 Sage 135
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gramme en fonction de la norme. 4 + 2 + 6 + 1 = 13.
Intitul Zone de 35 caractres permettant lenregistrement de la dsignation de la condition de livraison. Code condition de livraison Zone de 4 caractres alphanumriques permettant la saisie du code INCOTERMS 1990.
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Les Incoterms proposent une srie de rgles internationales pour linterprtation des termes commerciaux les plus utiliss dans le commerce international.
Incoterm A lusine... lieu convenu Franco le long du navire... port dembarquement convenu Franco transporteur... lieu convenu Franco bord... port dembarquement convenu Cot et Fret... port de destination convenu Port pay jusqu... lieu de destination convenu Cot, Assurance et Fret... port de destination convenu Port pay, Assurance comprise jusqu... Rendu frontire... lieu convenu Rendu Ex-ship... port de destination convenu Rendu Quai (Droit acquitts)...port de destination convenu Rendu droits non acquitts... lieu de destination convenu Rendu droits acquitts... lieu de destination convenu Ex Works Free Alongside Ship Free CArrier Free On Board Cost and FReight Carriage Paid to Cost, Insurance, Freight Carriage Insurance Paid Delivred At Frontier Delivred Ex Ship Delivred Ex Quay Delivred Duty Unpaid Delivred Duty Paid exw fas fca fob cfr cpt cif cip daf des deq ddu ddp Sigle
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Units de conditionnement
Le deuxime niveau sert au paramtrage des units de conditionnement.
La liste prsente la dnomination des diffrents conditionnements ainsi que les quantits dunit de vente quils contiennent. Le classement seffectue par ordre croissant de quantit. Le classement est lordre de saisie. Les quantits par dfaut ne doivent pas tre nulles. Les slections multiples sont possibles pour les ventuelles suppressions. Intitul Zone de 21 caractres alphanumriques permettant la saisie de la dsignation de lunit de conditionnement.
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Quantit par dfaut Sert la saisie du nombre dunits de vente incluses dans le conditionnement. Un test dunicit est fait par le programme. Deux units de conditionnement ne peuvent avoir le mme intitul et la mme quantit simultanment. Si un numr de conditionnement est ajout la liste, une fentre saffichera pour vous proposer dajouter le nouvel numr aux articles disposant dj de ce conditionnement. Voulez-vous reporter la cration des numrs de conditionnement pour les articles disposant du conditionnement XXX ? [Non] [Tous les articles] [Validation pas pas] Les choix proposs sont les suivants :
[Non] : lnumr de conditionnement ne sera pas ajout aux articles. [Tous les articles] : tous les articles auxquels ce conditionnement est affect disposeront
du nouvel numr. Dans ce cas la rfrence de lnumr reste vide (et pourra tre complte ultrieurement).
[Validation pas pas] : la slection de ce choix ouvrira une fentre pour chacun des articles existants.
denregistrer une rfrence par numr de conditionnement pour larticle considr (18
caractres alphanumriques maximum, dune part cette rfrence doit tre unique et dautre part le couple intitul de lnumr / quantit de conditionnement doit tre unique pour larticle considr, un contrle est effectu),
de fixer une quantit colise diffrente si tel est le cas, de fixer un prix de vente pour chacune des catgories tarifaires ou pour chacun des tarifs
dexception. Les valeurs par dfaut sont galement reprises. La valeur par dfaut du prix est celle du prix de vente gnral multiplie par la quantit colise. Bouton [OK] Valide les saisies faites et propose larticle suivant. Bouton [Suivant] Passe larticle suivant sans enregistrer dinformation pour le prsent. Lnumr de conditionnement nest pas cr pour larticle considr. Bouton [Annuler] Met fin au processus. Les informations prcdemment valides sont enregistres.
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Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques permettant la saisie de la dsignation de la devise. Unit Zone permettant la saisie en lettres de lintitul de la devise. 21 caractres alphanumriques. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destins lexportation ou limportation. Certains objets de la mise en page permettront ce genre dimpression. Voir la commande Mise en page dans le Manuel de la gamme. Sous unit Zone permettant la saisie en lettres de lintitul de la sous unit de la devise. 21 caractres alphanumriques. Format Zone de 31 caractres alphanumriques permettant de dfinir le format de la devise. Ce format est indpendant du format montant et sera utilis en saisie de document. Sigle Symbole de la devise. 5 caractres alphanumriques.
Exemple
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Il est indispensable denregistrer des sigles dans le cas de lutilisation de lInverseur car la Barre dtat affichera celui de la devise dquivalence ou de tenue commerciale suivant le cas.
Zone Euro Cette case devait tre coche dans le cas o la devise en question appartient la zone Euro (tout au moins du 01/01/1999 au 31/12/2001). Cocher cette case fixe le cours dfinitivement (le cours des monnaies des pays appartenant la zone Euro par rapport la monnaie euro a t fix dfinitivement le 01/01/99).
Si vous utilisez lassistant EuroPassport pour raliser toutes les oprations de passage leuro, celui-ci le fera votre place de mme quil renseignera la zone Code ISO.
Code ISO Zone de 3 caractres alphanumriques permettant la saisie du code ISO. Ce code est indispensable en cas dexportation ou dimportation de donnes car les devises sont repres laide de ce code. Code ISO num Le code ISO numrique est utilis dans les dcomptes montiques commerant pour identifier la devise de transaction. Utiliser cette zone pour saisir le code ISO num affiche dans les fichiers de dcompte montique pour Moyens de paiement et spcifiquement pour la banque BNP-Paribas.
Cotation
Les zones suivantes ainsi que celles apparaissant aprs slection de Ancienne cotation saffichent en slectionnant lune ou lautre dsignation dans la zone liste droulante. Les zones apparaissant sous Cotation et Ancienne cotation sont destines aux utilisateurs appartenant un pays de la zone Euro qui pouvaient, compter du 01/01/1999, faire leurs oprations commerciales ou comptables soit dans leur ancienne devise soit en euro et, compter du 01/01/2002 en euro pour la totalit de leur gestion.
Application de leuro Les zones apparaissant sous les titres Cotation et Ancienne cotation taient destines aux utilisateurs appartenant un pays de la zone Euro qui pouvaient, compter du 01/01/2002, faire leurs oprations commerciales ou comptables en euro pour la totalit de leur gestion.
Les utilisateurs utilisant une devise dun pays hors de la zone Euro nutiliseront que la partie Cotation de la fentre. Cours Cette zone permet denregistrer le taux de change de la devise (14 caractres numriques dont 6 dcimales au maximum) qui sera utilis pour convertir les prix exprims dans la devise en cours de paramtrage par rapport la devise de cotation enregistre plus loin. Les rsultats des calculs de conversion seront arrondis au format enregistr pour la devise plus une dcimale. Mode de cotation Cette zone liste droulante permet dindiquer le mode de conversion qui sera utilis pour traduire la devise en cours de paramtrage par rapport la devise de cotation :
Certain : la valeur en devise est dtermine par division du montant en devise de cotation
par le cours.
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Devise de cotation Cest la devise par rapport laquelle on fixe le cours de la devise en cours de paramtrage. Cette zone liste droulante propose la liste des devises saisies dans cette mme fonction. Une devise peut tre cote par rapport elle mme et dans ce cas son cours est 1. Exemple de conversion Le programme affiche automatiquement, en dessous de la zone Devise cotation, un exemple de la conversion obtenue par application du Cours, du Mode de conversion et de la Devise de cotation enregistrs dans les zones qui prcdent. Vous pouvez ainsi vrifier le bien fond de votre paramtrage. Cours priode Cette zone permet denregistrer toute information sur le cours de change de la monnaie locale avec la devise pivot (cours moyen, cours au 1er du mois, etc.). Cette zone na quun rle informatif. 14 caractres alphanumriques. Cours clture Cours de fin dexercice qui sera utilis, en comptabilit, pour la rvaluation des dettes et des crances en devises. 14 caractres alphanumriques.
Ancienne cotation
Les zones apparaissant sous cette dsignation seront essentiellement utilises par les gestionnaires dont la devise aura disparu au profit de leuro (ou qui ont dcid de basculer dans cette nouvelle devise sans attendre la date fatidique). Elles permettront de conserver une trace de lancienne cotation de la devise en cours de consultation par rapport leur ancienne devise.
Toutes les zones de cette partie ont un fonctionnement identique celui des zones du mme nom dcrites ci-dessus lexception de la suivante. Date limite Cette zone affiche la date laquelle la devise en cours de consultation a cess dtre cote par rapport la devise de rfrence.
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Cette fentre permet de prciser, pour la devise slectionne, les billets et les pices qui existent dans cette monnaie. Ces tables permettront de dfinir le dtail du fond de caisse ou le montant de la caisse en espces si ce dtail a t paramtr dans le volet Prfrences de la prsente fonction, en slectionnant Dtail billets et pices dans la zone Dclaration et contrle fond de caisse. Voir le Volet Prfrences - Fiche entreprise, page 105. Intitul Cette zone sert lenregistrement de lintitul du billet ou de la pice. 35 caractres alphanumriques. Valeur Valeur correspondante du billet ou de la pice en unit de la devise.
Exemple
Si la devise est le Franc Suisse, la pice de 5 centimes aura pour valeur 0,05.
soit louverture de la nouvelle application tout en maintenant ouverte Sage 100 Saisie de
caisse dcentralise afin de pouvoir travailler simultanment sur les deux.
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Ce paramtrage seffectue dans la commande Prfrences, page 1094. Voir cette commande pour les possibilits offertes.
Les fichiers de donnes qui permettront de lancer les applications Sage correspondantes sont les suivants :
Fichier comptable pour le lancement de Sage 100 Comptabilit, Fichier immobilisations pour le lancement de Sage 100 Immobilisations, Fichier moyens de paiement pour le lancement de Sage 100 Moyens de paiement, Fichier tats comptables et fiscaux pour le lancement de Sage 100 Etats comptables et
fiscaux,
Fichier trsorerie pour le lancement de Sage Trsorerie, Fichier salaris pour le lancement de Sage 100 Paie.
Macintosh
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2 . Slectionnez le fichier dans le dossier o il est stock. Le nom du fichier attach, prcd du chemin pour y parvenir, apparat la droite du bouton [Attacher].
1 . Slectionnez la ligne concerne en cliquant dessus. 2 . Cliquez sur le bouton [Attacher] et oprez comme pour un attachement.
1 . Slectionnez la ligne concerne en cliquant dessus. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. La suppression dun fichier attach ne supprime pas le programme correspondant de la liste des applications prsente dans le menu Fichier.
Le fichier comptable slectionn sur la ligne Comptabilit est associ par dfaut au fichier commercial actuellement ouvert.
La modification du fichier comptable li nintervient quaprs la fermeture du fichier commercial et sa rouverture. Tant que cette opration na pas t faite, le fichier comptable prcdemment li est toujours associ au fichier commercial et toute opration, comme la mise jour comptable par exemple, seffectuera dans ce fichier.
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Menu Fichier
Si le lien entre fichier comptable et fichier commercial est supprim, la rouverture ultrieure du fichier commercial sera suivie de louverture de la fentre permettant de choisir le fichier comptable associer.
soit par produit, un mme article peut exister en diffrentes tailles et/ou en diffrentes couleurs.
soit par des remises sur les quantits darticles achetes ou vendues, soit par des remises sur les montants ( lachat ou la vente), soit sur les prix nets : les diffrentes tranches se voient appliquer des prix particuliers en
fonction des quantits.
Le premier niveau permet de dfinir lintitul de la gamme et son type. Vous pouvez saisir un maximum de 50 gammes. Intitul 35 caractres alphanumriques maximum permettant de saisir la dsignation de la gamme. Type Liste droulante offrant les choix suivants :
Produit : un mme article existe sous diffrentes prsentations (taille, couleur, etc.). Remise par quantit : sert la dfinition de gammes pour des remises par quantits (
lachat ou la vente).
Remise par montant : sert la dfinition de gammes pour les remises sur le montant (
lachat ou la vente).
Prix net : applique directement un prix net, par tranches de quantits, sans passer par les
remises en quantit.
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Exemple
Si vous avez saisi une gamme de produits compose de T-shirts, vous pourrez enregistrer les diffrentes tailles proposes (S, M, L, XL, XXL). Vous vendez de la papeterie et vous offrez une remise de 10 euros par tranche de 250 euros dachat partir de 100 euros. Vous enregistrerez une gamme de remise telle la suivante : jusqu 100 jusqu 350 10 euros jusqu 600 20 euros jusqu 850 30 euros etc. La premire tranche est laisse vide puisquelle ne donne pas lieu remise. Les montants des remises en euros sont saisis dans la fiche article. Il est possible de modifier, de crer ou de supprimer les numrs dans chaque fiche article sans que cela ait de rpercussion sur la liste mre enregistre ici.
Il est possible denregistrer des gammes sans numrs et de complter ceux-ci dans la fiche article ellemme. Ceci vous offre donc un ventail illimit de remises ou de gammes.
Si le type de gamme est Produit, linformation saisir est lintitul. Intitul 21 caractres alphanumriques maximum permettant de saisir la dsignation de lnumr de la gamme. Si le type de gamme est Remise par quantit, Remise par montant ou Prix net, linformation saisir est la limite suprieure des tranches. Jusqu Limite suprieure de la tranche. Celle-ci est comprise dans la tranche. Pour enregistrer la limite maximale, taper des 9 refus. Si un numr de gamme de type Produit est ajout la liste, une fentre saffichera pour vous proposer dajouter le nouvel numr aux articles disposant dj de cette gamme.
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Menu Fichier
Voulez-vous reporter la cration des numrs de gamme pour les articles disposant de la gamme XXX ? [Non] [Tous les articles] [Validation pas pas] Les choix proposs sont les suivants :
[Non] : lnumr ne sera pas ajout aux articles. [Tous les articles] : tous les articles auxquels cette gamme est affecte disposeront du
nouvel numr. Dans ce cas la rfrence de lnumr reste vide (et pourra tre complte ultrieurement) et le prix dachat sera celui de la fiche principale de larticle.
[Validation pas pas] : la slection de ce choix ouvrira une fentre de paramtrage pour
chacun des articles existants.
denregistrer une rfrence par numr pour larticle considr (18 caractres alphanumriques maximum, cette rfrence doit tre unique, un contrle est effectu),
de prciser lventuel code barres attach larticle, de fixer son prix dachat, par dfaut celui de la fiche principale de larticle est propos, de fixer un prix de vente pour chacune des catgories tarifaires ou pour chacun des tarifs
dexception. Les valeurs par dfaut sont galement reprises. Dans le cas dun article double gamme, le couple dnumr de gamme est spcifi.
La zone de saisie des fournisseurs est inaccessible sur Sage Saisie de caisse dcentralise.
Bouton [OK] Valide les saisies faites et propose larticle suivant. Bouton [Suivant] Passe larticle suivant sans enregistrer dinformation pour le prsent. Lnumr de gamme nest pas cr pour larticle considr. Bouton [Annuler] Met fin au processus. Les informations prcdemment valides sont enregistres.
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les articles, les comptes gnraux, les clients, les en-ttes de documents des ventes et les lignes de ces mmes documents.
Ces informations peuvent tre de toutes natures et dfinies par lutilisateur. Il pourra complter leurs dsignations dans un volet particulier des fiches articles ou tiers ou des pices de vente. Voir les commandes Clients, page 512 et Documents des ventes, page 660.
Exemple
Vous souhaitez enregistrer dans la fiche des clients les objectifs de vente que vous vous fixez. Crez une information libre Objectif de type Valeur et saisissez dans chaque fiche client le montant du chiffre daffaire raliser. Vous voulez consigner dans les fiches articles le volume occup par larticle. Enregistrez une information libre Volume.
Le premier niveau dinformation libre offre six types de fichiers. Cette liste nest pas modifiable.
Articles : les informations libres concerneront les articles et nomenclatures. Comptes gnraux : les informations libres concerneront les comptes comptables. Clients : les informations libres concerneront les clients. En-tte de documents : les informations libres concerneront les en-ttes de pices de
vente. Les documents des stocks ne sont pas concerns.
Lignes de documents : les informations libres concerneront les lignes de pices de vente
et de stock.
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Menu Fichier Numros srie/lot : les informations libres de ce type sont associes aux numros de
srie et de lot. Il est possible den saisir 64. Les 4 premires apparatront automatiquement dans les fentres Srialisation et Gestion des lots ouvertes lors de lentre en stock dun article gr par numro de srie ou de lot. Les autres pourront y tre ajoutes par la fonction de personnalisation des colonnes. Voir les titres Articles srialiss Ventes comptoir, page 627, Articles grs par lots Ventes comptoir, page 630 et Articles srialiss ou grs par lot - Documents des ventes, page 739. Pour ouvrir un de ces types, faites un double-clic sur sa ligne ou cliquez sur le bouton [Voir/ Modifier] de la barre doutils Navigation aprs slection de la ligne. Vous pouvez aussi valider la ligne.
Les informations libres concernant les tiers, les comptes gnraux et les sections analytiques sont reprises du fichier comptable ouvert en ligne.
La saisie, modification ou suppression des informations libres seffectue comme pour toutes les autres options. Voir le Manuel de la gamme pour un complment dinformation. Intitul Cette zone de 31 caractres alphanumriques sert pour lenregistrement de lintitul de l'information libre. Cet intitul pourra servir de critre de slection dans les commandes suivantes :
la commande Rechercher, les formats de slection des impressions des tats, les formats de slection de lexportation des donnes, dans lidentification des objets de mise en page.
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Menu Fichier
Type Cette liste droulante offre les choix suivants :
Texte : linformation saisir sera un texte. Dans ce cas vous devez paramtrer, dans la
zone Longueur, la longueur maximale de linformation saisissable (de 1 69 caractres).
Montant : linformation saisir sera un montant dont le format daffichage sera celui paramtr dans le volet Initialisation de la prsente fonction.
Valeur : linformation saisir sera une valeur numrique sans format particulier. On pourra
y saisir jusqu 4 dcimales.
Date : linformation saisir sera une date courte, cest--dire au format JJMMAA. Date longue : linformation saisir sera une date longue, cest--dire au format JJMMAAAA.
Table : linformation correspondante sera choisie dans une table complter par lutilisateur. Voir plus loin comment enregistrer les numrs dune table.
Les dates de type Date courte permettent la gestion de la priode allant du 01/01/1928 (01/01/28) au 01/ 01/2027 (01/01/27).
Dans le cas dinformations libres de type Valeur calcules ou Table, deux lments supplmentaires apparaissent sur la ligne de lintitul de linformation libre :
une icne place gauche de lintitul symbolise que cette information est calcule ; un petit triangle dispos droite rappelle lutilisateur quune page de paramtrage supplmentaire devient accessible pour cette information.
Longueur Cette zone nest disponible que dans le cas o la slection faite dans la zone Type est Texte. Dans ce cas on peut y saisir une longueur comprise entre 1 et 69 caractres. Cette information est obligatoire. Cette zone est grise dans les autres cas. Boutons [Monter] / [Descendre] Lordre denregistrement des dsignations est celui de la saisie. Si vous souhaitez un ordre diffrent, slectionnez la ligne de linformation libre et cliquez sur le bouton [Monter] ou [Descendre] suivant le cas. Le bouton [Monter] est inactif lorsque vous slectionnez la premire dsignation de la liste. Le bouton [Descendre] est inactif en cas de slection de la dernire. Le dplacement dune information libre est sans consquence sur les donnes enregistres pour cette information ou les autres. Equivalent clavier pour Monter :
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Menu Fichier
Intitul Saisissez dans cette zone et validez les intituls des numrs de la table. 21 caractres alphanumriques maximum. Le nombre dnumrs nest pas limit. Leur classement seffectue par ordre alphabtique.
Si vous travaillez en rseau sur un mme fichier commercial, la modification du type ou de la longueur ne sera pas permise tant que le fichier sera utilis par plusieurs postes.
Un message de confirmation saffichera avant toute modification entranant une perte de donnes.
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Menu Fichier
Suppression dune information libre Elle na aucune influence sur les autres informations libres et les donnes enregistres dans celles-ci. Par contre, toutes les donnes enregistres dans linformation libre supprime le sont galement.
Fin infrieur : affiche le montant termin par la Valeur immdiatement infrieure. Les types Fin permettent dutiliser des prix psychologiques.
Proche : arrondit la Valeur la plus proche (option par dfaut), Suprieur : arrondit la Valeur immdiatement suprieure, Infrieur : arrondit la Valeur immdiatement infrieure, Fin proche : affiche le montant termin par la Valeur la plus proche, Fin suprieur : affiche le montant termin par la Valeur immdiatement suprieure,
Exemple
Supposons que vous ayez enregistr la valeur 50,00 et que le prix devant subir larrondi soit de 814,18. Vous obtiendrez les diffrentes valeurs suivantes : 814,18 arrondi aux 50,00 proches = 800,00 814,18 arrondi aux 50,00 suprieurs = 850,00 814,18 arrondi aux 50,00 infrieurs = 800,00
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Menu Fichier
Supposons que vous ayez enregistr la valeur 99,00 et que le prix devant subir larrondi soit toujours de 814,18. Vous obtiendrez les diffrentes valeurs suivantes : 814,18 arrondi aux 99,00 fin proches = 799,00 814,18 arrondi aux 99,00 fin suprieurs = 899,00 814,18 arrondi aux 99,00 fin infrieurs = 799,00
Si le montant arrondir est infrieur Valeur, le programme naffiche rien.
Intitul 35 caractres alphanumriques permettant la saisie de la dsignation du mode dexpdition. Code mode de transport Zone de 3 caractres alphanumriques permettant lenregistrement dun code pouvant tre utilis pour la dclaration dchanges de biens. Article frais dexpdition Cette zone permet de slectionner larticle qui servira de passerelle comptable pour le report des charges dexpdition en comptabilit. Nimporte quel article peut tre choisi mais nous conseillons de crer des articles spcifiques.
Exemple
Exemple darticle pour la comptabilisation des frais de transport : ZTransport. Calcul de frais dexpdition Trois zones permettent la dtermination des frais de transport lis au mode de transport en cours de paramtrage :
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Menu Fichier Type de valeur : zone liste droulante offrant le choix entre :
Montant forfaitaire : (valeur par dfaut) ce montant doit tre saisi dans la zone Valeur immdiatement droite. Quantit : le montant saisi dans la zone Valeur sera multipli par le total des quantits mentionnes dans la pice de vente pour la dtermination des frais de transport. Poids net ( ou libell personnalis ) : le montant saisi dans la zone Valeur sera multipli par le poids net total des articles mentionns dans la pice de vente pour la dtermination des frais de transport. Poids brut ( ou libell personnalis ) : le montant saisi dans la zone Valeur sera multipli par le poids brut total des articles mentionns dans la pice de vente pour la dtermination des frais de transport.
Valeur : zone permettant la saisie du montant forfaitaire ou du montant unitaire des frais
de transport en fonction du choix fait dans la zone prcdente.
HT / TTC : mode dapplication des frais de livraison. Cette zone propose par dfaut la
valeur dfinie dans la zone Type de tarif par dfaut en cration darticle du volet Prfrences de la prsente fonction : - HT : le montant calcul des frais est inclus dans le total HT de la pice. Les taxes sont calcules en fonction du paramtrage de larticle frais dexpdition. - TTC : le montant calcul des frais est inclus dans le total TTC de la pice. Les taxes sont dtermines en fonction du paramtrage de larticle frais dexpdition.
Les modifications ventuelles de ces frais dexpdition naffectent pas les factures dj enregistres.
Franco de port Ces trois zones permettent dindiquer le montant au dessus duquel les frais dexpdition ne sont plus facturs.
HT / TTC : cette zone nest accessible que si Montant forfaitaire a t slectionn dans
la zone Type de valeur. Elle prend par dfaut la valeur dfinie dans la zone Type de tarif par dfaut en cration darticle du volet Prfrences de la prsente fonction : - HT : le montant des frais nest plus appliqu si le total HT des lignes de la pice dpasse le montant spcifi. - TTC : le montant des frais nest plus appliqu si le montant total TTC de la pice dpasse le montant spcifi.
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Menu Fichier
Le premier mode de rglement tant propos par dfaut lors de lenregistrement des conditions de paiement, il est conseill dy enregistrer le plus courant.
Type de rglement Zone liste droulante permettant denregistrer une information qui automatisera certaines actions lors de la saisie de caisse dcentralise. Les choix, et leurs actions, sont les suivants :
Aucun : (valeur par dfaut) le mode de rglement ne prsente aucune particularit (en
saisie de caisse dcentralise tout du moins).
Espce : le mode de rglement est de type espce. Chque : le mode de rglement est de type chque. La saisie dun tel mode lors dune
vente comptoir lancera une impression chque.
Carte bancaire : le mode de rglement est de type carte bancaire. La saisie dun tel mode
lors dune vente comptoir lancera une communication carte bancaire.
Bon dachat : le mode de rglement est le bon dachat. Dans ce cas, il est obligatoire :
daffecter un code journal dans la zone Code journal rglements clients ; si tel nest pas le cas, un message derreur saffichera : Le code journal est obligatoire pour les modes de rglement de type Bon dachat ! [OK] que le code journal affect soit de type Gnral ; si tel nest pas le cas, un message derreur saffichera : Le code journal XXX nest pas de type Gnral ! [OK]
Si vous souhaitez comptabiliser les bons dachat par le biais de la fonction Traitement / Mise jour de la comptabilit, il est ncessaire que le code journal associ au mode de rglement Bon dachat dispose dun compte de contrepartie.
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Menu Fichier
Code journal rglements clients Cette zone propose la liste des journaux de type Trsorerie ou Gnral. Elle permet dassocier un journal particulier au mode de rglement concern dans le cas du rglement des clients.
Organisation - Slection des domaines, page 157, Documents des ventes - Organisation, page 158, Documents des stocks - Organisation, page 163, Ventes comptoir - Organisation, page 164, Saisie dinventaire - Organisation, page 186, Rglements - Organisation, page 186, Remise en banque - Organisation, page 188, Interrogation de compte caisse - Organisation, page 188.
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Les niveaux suivants, auxquels on accde par un double clic sur la ligne du domaine paramtrer ou par sa slection puis lutilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation , permettent lenregistrement dinformations propres chaque fonction. Leur ordre dans la liste correspond celui des commandes dans le menu Traitement. Le tableau ci aprs rsume la succession des niveaux auxquels les commandes donnent accs.
Commande Documents des ventes 1er niveau Nant 2me niveau Souche par dfaut par document Modle dimpression par dfaut Validit des documents Modle dimpression par dfaut Dsignation des crans Modles dcran Document par dfaut 3me niveau Paramtrage des colonnes 4me niveau
Nant
Ventes comptoir
Nant
Affichage
Colonnes Saisie dinventaire Rglements Remise en banque Interrogation de compte caisse Nant Numrotation des pices Nant Nant Paramtrage des colonnes Paramtrage des colonnes Paramtrage des colonnes Slection de la liste Paramtrage des colonnes
Documents des ventes - Organisation Documents des ventes - Deuxime niveau - Slection des pices
Le niveau qui suit le prcdent (en effectuant un double-clic sur une ligne ou en utilisant le bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils Navigation ) sert la dfinition de la chane des documents, leur validit et la souche utilise par dfaut. Il permet galement denregistrer le modle imprim par dfaut ainsi que la langue utilise.
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Dans les prcdentes versions du programme, le deuxime niveau de loption Organisation permettait le paramtrage des souches. Cette fonction est maintenant reporte dans une autre option de la fiche de lentreprise, loption Souches et numrotation. Veuillez vous y reporter.
Voir loption Souches et numrotation - Options de lentreprise, page 196. Cette liste nest pas modifiable. Elle prsente une liste de documents diffrente suivant le cycle slectionn. Document valide Cette case, coche par dfaut, prcise si le document correspondant, celui slectionn dans la liste, sera propos dans la liste des documents lors de leur saisie ou de leur transformation.
Exemple
Un document valide est prcd, dans la liste, par une icne particulire. Un document dsactiv est prcd, dans la liste, par une autre icne.
Si vous ne dsirez pas utiliser les bons de retours, slectionnez leur ligne puis dcochez cette case et enfin validez pour que la modification soit prise en compte. Pour valider nouveau un type de document, faites lopration inverse. Souche par dfaut Cette zone mentionne les souches disponibles pour le type de document (enregistres dans loption Souches et numrotation de la mme fonction). Slectionnez celle qui sera propose par dfaut lors de la cration dune pice de ce type. En cration de pice, il sera cependant possible de modifier cette slection et de choisir une autre souche. Pour enregistrer (ou modifier) cette souche par dfaut, il faut : 1 . slectionner, dans la liste, le type de document concern, 2 . slectionner la souche par dfaut, 3 . valider.
Exemple
Les Bons davoir financier seront par dfaut numrots partir de la souche Avoir.
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Cette zone englobe deux listes droulantes et deux boutons qui permettent de slectionner ou dslectionner un modle dimpression pour chacune des langues utilises. Langue Zone liste droulante permettant de slectionner :
Langue 1 : permet de slectionner un modle dimpression dans la langue 1. Langue 2 : permet de slectionner un modle dimpression dans la langue 2.
Nombre dexemplaires Cette zone, par dfaut 1, permet de prciser le nombre dexemplaires du type de document slectionn qui seront imprims. Dans le cas des factures et des factures davoir, cette zone est estompe car le nombre de factures imprimes est dtermin par la valeur saisie dans la zone Nb Facture de la fentre Informations document que lon peut ouvrir dans chaque document des ventes. Bouton [Attacher] Bouton ouvrant la fentre de slection du modle de mise en page. La dsignation du modle slectionn apparat la droite de ce bouton. Ce paramtrage doit tre fait pour chacune des langues utilises.
Le chemin daccs ainsi que le modle slectionn seront enregistrs dans le fichier PRFRENCES du poste de travail.
La dfinition du modle de mise en page seffectue poste par poste, compte tenu qu chaque poste une imprimante diffrente peut tre affecte. Lutilisation de ce bouton ouvre une fentre de slection.
Choisissez le modle correspondant au document en cours de paramtrage puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le nom du modle slectionn apparat la droite du bouton [Attacher].
Windows
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Lors de limpression des documents, la fentre de slection du modle de mise en page souvrira selon les dispositions suivantes :
Il faut, sur Macintosh, cliquer sur le bouton [Modle] (qui se trouve dans la fentre de slection du modle de document ouverte la validation dune impression) pour lancer limpression en utilisant le modle dfini dans loption Organisation.
Si plusieurs documents de type diffrents ont t slectionns et quil existe des modles
rattachs un type de document dans loption Organisation, le programme ne prslectionnera aucun type de document.
Macintosh
Le bouton [Modle] (qui se trouve dans la fentre de slection du modle de document) sera estomp dans ces deux derniers cas. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer laffectation du modle de mise en page au document en cours de paramtrage.
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Le statut des colonnes, cest--dire leur disponibilit ou leur affichage, est rappel par une petite icne place en dbut de ligne. Le paramtrage du statut des colonnes seffectue de la faon suivante : 1 . slectionnez lintitul de la colonne paramtrer, 2 . cliquez sur lune des cases disponibles (ou sa dsignation), 3 . validez. Licne qui saffiche sur la ligne est le reflet du paramtrage fait. Les statuts disponibles dans cette fentre sont les suivantes. Obligatoire par lapplication Une telle colonne est impose par le programme et ne peut tre desslectionne. Les autres boutons cocher sont estomps. Une colonne dont cette option est coche est marque dune icne particulire. Cette option est estompe pour toutes les colonnes non imposes par le programme. Obligatoire pour le fichier Une telle colonne est impose par ladministrateur et ne peut tre desslectionne par les diffrents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marque dune icne particulire. Masque pour le fichier Une telle colonne est interdite par ladministrateur et ne peut tre affiche par les diffrents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marque dune icne particulire. Disponible pour le fichier Une telle colonne est autorise par ladministrateur et peut tre affiche ou non par les diffrents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est repre par une icne particulire.
Ces rglages ne valent que pour le fichier commercial en cours dutilisation.
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Les colonnes disponibles dans les documents de vente sont prcises dans les Annexes. Voir le titre Annexe 1 Liste des colonnes de loption Organisation, page 1102.
Les colonnes des documents compacts sont prsentes dans la fonction Archivage, page 984.
Cette liste nest pas modifiable non plus. Elle prsente une liste de documents diffrente suivant le cycle slectionn. Document valide Cette case, coche par dfaut, prcise si le document correspondant, celui slectionn dans la liste, sera propos dans la liste des documents lors de leur saisie ou de leur transformation.
Exemple
Si vous ne dsirez pas utiliser les mouvements dentre, slectionnez leur ligne puis dcochez cette case et enfin validez pour que la modification soit prise en compte. Pour valider nouveau un type de document, faites lopration inverse.
Cette zone englobe deux boutons qui permettent de slectionner ou dslectionner un modle dimpression pour document des stocks utiliss.
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Bouton [Attacher] Bouton ouvrant la fentre de slection du modle de mise en page. La dsignation du modle slectionn apparat la droite de ce bouton. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer laffectation du modle de mise en page au document en cours de paramtrage. La slection dun modle de document seffectue exactement comme pour les documents de vente. Voir plus haut les explications donnes.
Si vous disposez dun clavier relgendable, le modle dcran 1 qui privilgie la saisie au clavier sera tout indiqu.
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Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques permettant de donner une dsignation particulire un modle dcran. Modle dcran Zone liste droulante offrant le choix entre les quatre modles dcran disponibles lors des oprations de saisie comptoir. Les quatre modles sont dsigns :
Ecran 4 et diffrent par leur aspect et leur fonctionnement. Ils sont dcrits ci-dessous. Type de document par dfaut Cette zone liste droulante permet la slection dun type de document de vente associ lcran de saisie :
Facture davoir. Il est possible de dfinir pour chaque cran un type de document par dfaut.
Exemple
Ticket (valeur par dfaut), Devis, Bon de commande, Prparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon davoir financier, Facture, Facture de retour,
Un cran est dfini pour la saisie des factures et nomm Ecran de saisie factures. Le type de document qui lui est affect est : Facture. Les boutons paramtrs dans cet cran de saisie sont affects aux principales fonctions de saisie des factures. Lcran est affect la caisse n 3 (dans la fonction Structure / Caisses).
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Quand le caissier ouvre cette caisse, il se trouve directement devant lcran de saisie des factures sans avoir raliser dautres manipulations. Le paramtrage des crans est dtaill sous les titres suivants :
Modle Ecran 1, page 166, Modle Ecran 2, page 171, Modle Ecran 3, page 172, Modle Ecran 4, page 173, Paramtrage des crans de saisie 2, 3 et 4, page 174, Paramtrage des boutons, page 178, Paramtrage des colonnes des crans 1, 2, 3 et 4, page 183, Rglements multiples, page 185.
La prsentation des modles dcran 1 4 est impose par le programme. Seul leur contenu est paramtrable par lutilisateur : colonnes daffichage et boutons prsents dans lcran.
Modle Ecran 1
Pour voir laspect dun modle dcran, il est ncessaire de louvrir par la fonction Traitement / Ouverture de caisse aprs avoir affect le modle dcran une caisse dans la fonction Structure / Caisses.
Des zones de saisie diffrentes, dautres colonnes et des informations supplmentaires que celles proposes par dfaut peuvent apparatre aprs paramtrage. Ce paramtrage seffectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur le nom de lcran dans la liste. Ces deux volets sont dcrits ci-aprs. Ce modle dcran est exclusivement rserv une saisie au clavier. Toutes les commandes devront donc tre associes des touches du clavier. Cette association seffectue dans le Volet Clavier - Priphriques de caisse, page 224.
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Les zones dont se compose cette fentre sont les suivantes. Nous dtaillons cette fentre avec tous les lments quil est possible dy insrer. Le titre de la fentre rappelle le numro du ticket de caisse (incrment automatiquement) ainsi que la dsignation de la caisse. En haut et gauche, une zone sert laffichage du caissier, du client et du dpt. La zone Caissier nest pas modifiable. La zone Dpt nest plus modifiable aprs saisie dune ligne. Voir plus loin le titre Ecran 1 - Paramtrage de laffichage, page 168. A la droite de cette zone, les informations quil est possible de modifier lors dune vente comptoir : Date Date du ticket. Par dfaut date du jour (date systme). Modifiable en particulier grce au bouton associ cette zone. Vendeur Zone destine enregistrer le nom dun vendeur lorigine de la transaction. La liste droulante ne propose que les collaborateurs enregistrs comme Vendeur/reprsentant dans le volet Profil de leur fiche. Tarif Zone affichant le type de tarif affect au client enregistr. Cette valeur est modifiable sauf dans le cas o le client est affili une centrale lachat. Dans ce cas, cest le type de tarif de la centrale dachat qui est affect par dfaut et non modifiable. Centrale dachat Cette zone est destine lenregistrement de la centrale dachat laquelle est affili le client slectionn. Si cette centrale dachat est enregistre dans la fiche du client (volet Tarifs de la fiche client), sont numro apparatra automatiquement dans cette zone et la zone prcdente sestompe. Si le client nest pas affili une centrale dachat, il est possible den slectionner une, auquel cas, les conditions de ventes faites la centrale sappliqueront au tiers. Cette affiliation ne sera pas dfinitive. Encore droite de cette zone, les totaux HT et TTC sont affichs en gros caractres afin dtre bien visibles du caissier. Au centre les colonnes dont la prsence est paramtrable. Voir plus loin le titre Ecran 1 - Paramtrage des colonnes, page 170. La zone en bas et gauche de la fentre sert laffichage des raccourcis clavier (10 au maximum) qui ont pu tre paramtrs dans la commande Priphriques de caisse.
Si vous avez paramtr plus de 10 raccourcis clavier, ceux-ci napparatront pas tous dans la zone. Nous vous conseillons dans ce cas dutiliser un raccourci clavier consacr laffichage dune fentre qui rappellera la liste complte des raccourcis clavier. Voir la commande Priphriques de caisse.
le mode de Rglement, zone impose par le programme qui reprend la liste des modes
de rglements enregistrs dans les options de lentreprise et propose le premier de la liste,
le Montant rgl, zone de saisie destine au caissier, la Devise de rglement, zone de slection optionnelle reprenant les diffrentes devises
enregistres dans les options de la fiche entreprise,
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Menu Fichier le libell du rglement, zone impose par le programme reprenant le libell structur des
rglements,
la devise rendre, zone de slection optionnelle reprenant les diffrentes devises enregistres dans les options de la fiche entreprise.
Cette liste est invariable et aucune information supplmentaire ne peut y tre ajoute.
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Cette liste propose les informations quil est possible dafficher dans lcran de saisie 1. Cette liste est immuable et aucune information supplmentaire ne peut y tre ajoute. Pour afficher une information : 1 . Cliquez sur la ligne de linformation. 2 . Cochez la case Afficher en vente comptoir. 3 . Validez. Une coche ( ) apparat sur la ligne. Pour masquer une information : 1 . Cliquez sur la ligne de linformation. 2 . Dcochez la case Afficher en vente comptoir. 3 . Validez. La coche disparat.
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Les information quil est possible dafficher sont les suivantes :
Information Caissier Date Type Simple affichage. Non modifiable. Zone de saisie de date. Modifiable lors dune vente comptoir. Affiche par dfaut la date du jour. Un calendrier est disponible en cliquant sur le bouton adjacent. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Propose les devises enregistres dans loption Devise de cette mme commande. Simple affichage. Non modifiable aprs saisie dune ligne de document. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Propose la centrale dachat affecte au client. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Affiche par dfaut la premire catgorie tarifaire. Affichage non modifiable. Affichage non modifiable. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Affiche par dfaut le vendeur associ la caisse. Permet dassocier un client au ticket en cours de saisie. Permet la slection de la devise du montant rendre. Permet la slection du code Affaire Par dfaut Oui Oui
Devise de rglement Dpt Centrale dachat Tarifs Total HT Total TTC Vendeur Client Devise rendre Affaire
Non
Les informations dont vous demandez laffichage apparatront des emplacements dtermins par le programme et quil est impossible de modifier. Les autres informations affiches par le programme (Mode de rglement, A rendre, Montant rgl) sont imposes. Le caissier est dtermin au moment de louverture de caisse, il nest donc pas modifiable. Voir la commande Vente comptoir, page 610. Le dpt est associ la caisse, il nest donc pas modifiable non plus aprs saisie dune ligne de document. Voir la commande Caisses, page 585.
Les zones de lencadr Paramtres du bouton ne sont pas disponibles dans cet cran.
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Les colonnes disponibles en saisie comptoir sont dtailles dans les informations gnrales sur laffichage des colonnes dans les crans. Voir le titre Paramtrage des colonnes des crans 1, 2, 3 et 4, page 183. En saisie de documents, les colonnes de la saisie comptoir sont remplaces par celles du document de vente en cours de saisie et paramtres dans cette mme option.
Modle Ecran 2
Cet cran de saisie est destin un usage mixte, clavier plus souris, puisque des boutons remplacent certaines fonctionnalits dont le paramtrage au clavier tait ncessaire dans lcran de type 1.
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Dautres zones de saisie, des colonnes et des informations supplmentaires peuvent apparatre aprs paramtrage de lcran de base. Ce paramtrage seffectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur leur nom dans la liste. Ces deux volets sont dcrits ci-aprs. Cette association seffectue dans le Volet Clavier - Priphriques de caisse, page 224. Les zones dont se compose cette fentre sont les suivantes. Nous dtaillons cette fentre avec toutes les zones quil est possible dy insrer. Un bouton [Raccourcis] ouvre la liste des raccourcis clavier qui ont pu tre paramtrs dans la commande Priphriques de caisse.
Voir la commande Vente comptoir pour la prsentation de la fentre des raccourcis. Une zone supplmentaire comportant dix boutons au maximum fait son apparition. Ces boutons peuvent tous tre doubls dun raccourci clavier. Le paramtrage du modle dcran 2 est identique celui des crans 3 et 4. Voir le titre Paramtrage des crans de saisie 2, 3 et 4, page 174.
Modle Ecran 3
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Cet cran de saisie est destin un usage mixte, clavier plus souris. La saisie du rglement, simple ou multiple, seffectue directement dans la fentre et la fentre multirglement nest donc pas disponible partir de cette fonction. Dautres zones de saisie, des colonnes et des informations supplmentaires peuvent apparatre aprs paramtrage de lcran de base. Ce paramtrage seffectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur leur nom dans la liste. Ces deux volets sont dcrits ci-aprs. Cette association seffectue dans le Volet Clavier - Priphriques de caisse, page 224. Les raccourcis clavier ne peuvent plus safficher dans la fentre. Par contre, un bouton Raccourcis permet douvrir la fentre qui en donne la liste. Les zones de saisie du mode de rglement, du montant du rglement et de la devise sont remplaces par un tableau qui permet galement de faire la saisie des rglements multiples. La zone de boutons prsente dans lcran modle 2 est modifie. Le paramtrage du modle dcran 3 est identique celui des crans 2 et 4. Voir le titre Paramtrage des crans de saisie 2, 3 et 4, page 174.
Modle Ecran 4
Ce modle est adapt une saisie tactile ou lusage de la souris et comporte de gros boutons sa partie infrieure. Le paramtrage du modle dcran 4 est identique celui des crans 2 et 3. Voir le titre Paramtrage des crans de saisie 2, 3 et 4, page 174.
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Les fonctionnalits de base sont prsentes dans la liste de gauche. Cette liste propose les informations quil est possible dafficher dans les crans de saisie 2, 3 et 4. Aucune information supplmentaire ne peut y tre ajoute. Par contre, certaines fonctionnalits peuvent tre modifies et leur nouvelle dsignation apparatra dans la liste de gauche en remplacement de celle dorigine. Certaines des ces fonctionnalits apparatront dans lcran sous la forme de boutons.
Exemple
Ticket ou Facture. Certaines autres sous la forme de zones daffichage ou de listes droulantes. Dans ce cas, les boutons de lencadr Paramtres du bouton sont griss.
Exemple
Dpt ou Vendeur.
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Les fonctionnalits quil est possible dafficher sont rsumes dans le tableau suivant.
Disponibilit dans crans 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 Bouton Simple affichage. Non modifiable. Zone de date. Modifiable lors dune vente comptoir. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Simple affichage. Non modifiable aprs saisie dune ligne de document. Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Affichage non modifiable. Affichage non modifiable. Bouton Zone liste droulante ditable. Modifiable lors dune vente comptoir. Bouton de la fentre multirglement. Bouton de la fentre multirglement Valide la saisie du ticket et enregistre le rglement. Affiche par dfaut le vendeur associ la caisse. Entrane limpression dune facture. Entrane la saisie du rglement. Entrane limpression du ticket. Entrane lapparition de la fentre de saisie des rglements multiples. Entrane louverture de la liste des raccourcis clavier. Affiche par dfaut la centrale dachat laquelle le client est affili. Ouvre une liste droulante affichant les clients. Affiche par dfaut la premire catgorie tarifaire. Affiche par dfaut date du jour. Un calendrier est disponible en cliquant sur le bouton adjacent. Propose les devises enregistres dans loption Devise de cette mme commande.
Fonctionnalit
Type
Rle
Devise de rglement
2, 4
Dpt
2, 3, 4
2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 4 2, 3, 4 2, 3, 4
Tarifs
2, 3, 4
2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4
2, 3, 4
2, 3
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Disponibilit dans crans 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 2, 3, 4 4 4 4
Fonctionnalit
Type
Rle
Client Devise rendre En attente Rappel ticket Crer doc. (document) Liste vendeurs Modif. (modification) ligne Changer tarif
Zone liste droulante Zone liste droulante Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton
Permet dassocier un client au ticket en cours de saisie. Permet la slection de la devise du montant rendre Permet de mettre en attente le ticket en cours de saisie Permet de rappeler lcran le ticket mis en attente Permet de crer un document des ventes Ouvre la liste des vendeurs et permet den slectionner un Permet de modifier la dernire ligne valide Ouvre la liste des tarifs et permet den slectionner un. Nest actif que si linformation Tarif a t affiche. Supprime la ligne slectionne. Affiche la liste des clients. Affiche la liste des documents de vente Affiche une liste de tickets Affiche la liste des rglements Cre un bon de commande client Cre une facture client Transforme le document lcran Ouvre la fentre de saisie des acomptes Ouvre la fentre de saisie des chances de rglement Imprime le document affich lcran Ouvre la liste des codes Affaires Permet dimputer un bon dachat Permet la comptabilisation du document
Suppr. (supprimer) ligne Liste clients Liste docs (documents) Liste tickets Liste rglt (rglements) Crer BC Crer FA Transformer Acomptes Echances Imprimer doc. Affaire Imputer un bon dachat Comptabiliser le document
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2, 3, 4 4 4
Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Bouton Zone liste droulante Bouton Bouton
Le paramtrage des imprimantes et autres priphriques seffectue dans le Volet Priphriques - Priphriques de caisse, page 223.
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Le tableau ci-dessous prcise le nombre de boutons quil est possible dinsrer par modle dcran et leur paramtrage par dfaut.
Bouton Nombre de boutons Bouton 1 Bouton 2 Bouton 3 Bouton 4 Bouton 5 Bouton 6 Bouton 7 Bouton 8 Bouton 9 Bouton 10 Bouton 11 Bouton 12 Bouton 13 Bouton 14 Bouton 15 Bouton 16 Bouton 17 Bouton 18 Bouton 19 Bouton 20 Bouton 21 Bouton 22 Bouton 23 Bouton 24 Annuler Facture Fin de saisie Raccourcis Ticket Multirglement Valider En attente Rappel ticket Crer doc. Ecran 2 10 Annuler Facture Fin de saisie Ticket Raccourcis Valider En attente Rappel ticket Crer doc. Ecran 3 9 Annuler Facture Fin de saisie Ticket Multirglement Raccourcis Valider En attente Rappel ticket Crer doc. Liste vendeurs Modif ligne Changer tarif Suppr. ligne Liste clients Liste docs. Liste tickets Liste rglt. Crer BC Crer FA Transformer Acomptes Echances Imprimer doc. Ecran 4 (1) 24
1. Les boutons de lcran 4 sont agrandis en hauteur par rapport ceux des autres cran et disposs en bas de lcran.
Pour insrer une fonction : 1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste. 2 . Cochez la bote cocher Afficher en vente comptoir. 3 . Validez. Une coche ( ) apparat sur la ligne pour marquer que la fonction a t insre. Pour enlever une fonction : oprez en sens inverse.
Il est ncessaire que les fonctions choisies soient en rapport avec le document associ par dfaut lcran de saisie.
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Il est possible dinsrer dautres fonctions que celles proposes dans la liste. Pour cela on peut modifier une des fonctions proposes dont on na pas lutilit. Seules sont modifiables les fonctions qui apparaissent lcran sous forme de boutons.
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Les fonctions disponibles sont les suivantes.
Disponible en saisie de Contrles Ticket Oui Document Oui Actif lorsquil existe au moins une ligne dans le corps du document ou du ticket en cours de saisie. Permet daccder la fentre de saisie sacompte pour le document ou le ticket en cours. Annule les informations en cours de saisie. Inactif pour les tickets. Actif sil existe au moins une ligne dans le corps du document en cours de saisie. Permet dappliquer les barmes pour le document en cours de saisie. Actif en permanence. Permet dafficher la liste des tarifs. Comptabilise le document en cours dans la Comptabilit Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un bon davoir financier. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un bon de commande. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un bon de livraison. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un bon de retour. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un devis. Bouton actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie. Permet de slectionner au autre type de document saisir. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou document. Permet de crer un ticket. Utile lorsque le type de document par dfaut nest pas ticket. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer une prparation de livraison.
Fonction
Acomptes
Annuler Barmes
Oui Non
Oui Oui
Oui Oui Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Oui
Oui Oui Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Oui
Crer BC
Crer BL
Crer BR
Crer un devis
Crer devis
Crer un document
Crer doc.
Crer un ticket
Crer ticket
Crer PL
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Disponible en saisie de Contrles Ticket Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Si pas de ticket en cours de saisie Oui Non Document Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Si pas de document en cours de saisie Non Oui Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer une facture. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un facture davoir. Actif lorsquil nexiste aucune ligne dans la fentre de saisie de ticket ou de document. Permet de crer un facture de retour. Devient actif en rglement de ticket. Permet la slection de la devise rendre. Inactif pour les tickets. Actif lorsquil existe au moins une ligne de document. Permet laffichage de la fentre Echancier du document. Inactif pour les tickets. Actif sil existe au moins une ligne dans le corps du document en cours de saisie. Permet denvoyer le document en cours de saisie par e-mail. Actif pour : un ticket, une facture, une facture de retour, une facture davoir. Actif aprs lactivation de la fonction Fin de saisie. Permet de lancer limpression du ticket sur limprimante facturette. Devient actif aprs lactivation de la fonction Fin de saisie. Permet de lancer limpression du ticket sur limprimante ticket. Inactif pour les tickets. Permet de lancer limpression du document en cours de saisie sur limprimante dfinie pour les documents. Actif aprs activation du bouton Fin de saisie. Permet dappeler les rglements dj saisis en vue de les lier au document en cours. Utilis dans les crans de type 3. Permet dimputer un bon dachat la facture ou au ticket en cours de saisie Inactif pour les tickets. Actif si une ligne de document est saisie. Permet daccder la fentre de saisie des informations libres de len-tte du document.
Fonction
Crer FV
Crer FR
Devise Echancier
Envoyer e-mai
Non
Oui
Fin de saisie
Fin de saisie
Oui
Non (dans les DE, BC, BL, PL, BA et BR) (1) Oui (dans les FA,FR et FV) Oui (FA, FR et FV) Non
Impression facture
Facture
Oui
Impression ticket
Ticket
Oui
Imprimer doc.
Non
Oui
Imputer rglt
Oui
Oui Non
Oui Oui
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Disponible en saisie de Contrles Ticket Non Document Oui Inactif en saisie de ticket. Permet daccder la fentre Informations document (des champs peuvent tre griss sil existe dj des lignes dans le document). Permet dintgrer un autre document dans le document ou le ticket en cours de saisie. Permet laffichage de la liste des clients. Actif uniquement lorsquaucune ligne de document nest saisie. Actif uniquement lorsquaucune ligne na encore t saisie. Permet laffichage de la liste des dpts et la slection dun autre dpt que celui dfini par dfaut pour la caisse. Actif aprs activation du bouton Fin de saisie. Permet laffichage de la liste des devises en : saisie de rglements de ticket saisie de rglement de vente. Actif uniquement lorsquaucune ligne na encore t saisie. Permet laffichage de la liste des documents. Actif aprs activation du bouton Fin de saisie. Permet laffichage de la liste des devises en : saisie de rglements de tickets, saisie de rglement de vente. Actif en permanence. Permet laffichage de la liste des raccourcis dfinis dans le paramtre Clavier. Actif uniquement lorsquaucune ligne na encore t saisie. Permet laffichage de la liste des tickets dj valids. Actif en permanence. Permet dafficher la liste des vendeurs. Permet de mettre en attente le ticket en cours de saisie. Actif lorsquil existe au moins une ligne dans le corps du document ou du ticket en cours de saisie.
Fonction
Oui Oui
Liste dpts
Liste devises
Oui
Liste doc.
Liste rglts
Raccourcis
Oui
Oui
Liste tickets
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Disponible en saisie de Contrles Ticket Oui Document Non (DE, BC, PL, BL, BA et BR) Oui (FA, FR et FV) Oui Actif aprs lactivation du bouton Fin de saisie en saisie de ticket, de facture, de facture davoir et de facture de retour sur les crans 1, 2 et 4. Inactif en modification dune FA, FV ou FR existante. Actif lorsquil nexiste aucune ligne en cours de saisie. Permet de rappeler les tickets mis en attente. Toujours actif. Permet la saisie dun mouvement de caisse indpendamment du ticket ou du document en cours de saisie. Toujours actif. Permet la saisie dun rglement client non associ un ticket ou un document. Actif lorsquil existe un rglement li au document ou au ticket en cours de saisie. Permet limpression du dernier rglement saisi. Utilis dans les crans de type 3. Actif lorsquil existe au moins une ligne pour le document en cours de saisie. Actif lorsquune ligne de document a t saisie. Permet laffichage de la fentre Solvabilit pour le client. Permet la transformation du document en cours de saisie en un autre document. Permet la transformation seulement des tickets valids et rappels en saisie de vente comptoir pour leur transformation en ticket de sens inverse. Actif aprs lactivation du bouton Fin de saisie. Pour les tickets, la validation nest possible que sil existe au moins un rglement associ. Inactif pour les tickets. Actif lorsquune ligne de document a t saisie. Permet laffichage de la fentre de valorisation TTC du document.
Fonction
Multirglement
Rappel ticket
Rappel ticket
Oui
Mvt caisse
Oui
Oui
Oui Oui
Oui Oui
Oui Oui
Transformer le document
Transformer
Oui
Oui
Valider
Valider
Oui
Oui
Valorisation TTC
Valorisation
Non
Oui
1. Rappelons que les abrviations sont les suivantes : DE : devis, BC : bon de commande, PL : prparation de livraison, BL : bon de livraison, BA : bon davoir, BR : bon de retour, FA : facture, FR : facture de retour, FV : facture davoir FC : facture comptabilise.
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Les colonnes disponibles en saisie comptoir sont regroupes dans le tableau suivant.
Intitul Rfrence article Rfrence client Dsignation Rfrence Gamme 1 Gamme 2 N de srie/lot Complment srie/lot P.U. HT P.U. TTC P.U. Devise Quantit Qt colise Conditionnement Date de livraison Remise P.U. net Statut colonne Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Non gre Non gre Non gre Ticket Document
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Intitul P.U. net TTC P.U. net Devise Montant HT Montant HT Devise Montant TTC Collaborateur Mode de rglement Montant rglement Statut colonne Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Obligatoire pour lapplication Obligatoire pour lapplication Facture Facture de retour Facture davoir Facture Facture de retour Facture davoir Facture Facture de retour Facture davoir Facture Facture de retour Facture davoir Facture Facture de retour Facture davoir Non gre Non gre Ticket Document
Obligatoire pour le fichier Obligatoire pour lapplication (crans 1, 2 et 4) Obligatoire pour le fichier (cran 3) Obligatoire pour lapplication (crans 1, 2 et 4) Obligatoire pour le fichier (cran 3) Disponible pour le fichier
Echance rglement
Information libre 1 64
Rappelons que les colonnes Masques pour le fichier peuvent tre affiches en les rendant Obligatoires pour le fichier ou Disponibles pour le fichier et en utilisant la fonction Personnaliser la liste. Les colonnes affiches lors de la saisie dun document des ventes partir de la fonction Ventes comptoir sont celles paramtres ici et non celles de la fonction Documents des ventes.
Obligatoire pour lapplication, Obligatoire pour le fichier, Masque pour le fichier, Disponible pour le fichier.
Pour modifier la largeur dune colonne : positionnez le pointeur sur le trait qui spare le titre de la colonne modifier de celui de la suivante (il change alors daspect), cliquez et faites glisser. Pour modifier lemplacement dune colonne : positionnez le pointeur sur le titre de la colonne (il change alors daspect), cliquez et faites glisser.
Si vous utilisez un lecteur de codes barres (douchette ou autre) pour enregistrer les articles, nous vous conseillons de faire passer la colonne Quantit avant celle de la Rfrence article afin de faciliter vos saisies car, dans ce cas, lenregistrement de la rfrence valide galement la ligne.
En saisie de documents, les colonnes de la saisie comptoir sont remplaces par celles du document de vente en cours de saisie et paramtres dans cette mme option et les colonnes relatives
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aux rglements sont accessibles uniquement pour les documents de type Facture, Facture de retour et Facture davoir.
Rglements multiples
Dans le cas o vous auriez prvu des rglements multiples, une fentre saffichera lappel du raccourci clavier, de la touche ou du bouton correspondant. Cette fentre est diffrente en fonction du modle dcran vente comptoir partir duquel elle est appele.
Cette fentre nest pas accessible depuis un cran de modle 3 puisque ce dernier affiche les zones de saisie du rglement directement dans le corps de la fentre.
Son utilisation sera vue dans la partie du manuel traitant des ventes comptoir. Voir la commande Vente comptoir, page 610. Aucun paramtrage nest possible.
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La partie infrieure de la fentre affiche 8 raccourcis clavier au maximum. Seuls les raccourcis suivants, sils ont t paramtrs, peuvent apparatre dans cette zone :
Liste des modes de rglement, Liste des devises, Imputer rglement, Supprimer rglement, Impression ticket, Impression facture, Valider, Annuler.
Rglements - Organisation
Le premier niveau de lorganisation des rglements prsente deux options.
Numrotation des pices Cette zone liste droulante dfinit la mthode avec laquelle les pices de rglement seront numrotes :
Manuelle : le numro de rglement est impos par le programme sauf en cas de saisie du
rglement par la commande Traitement / Gestion des rglements / Saisie des rglements. Voir le tableau ci-dessous.
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La gestion des numros de rglements dpend du traitement qui est lorigine du rglement et est rsume dans le tableau ci-aprs :
Traitement Vente comptoir Numrotation automatique Numro dfini dans la zone Numro en cours de cette fentre Numro dfini dans la zone Numro en cours de cette fentre Numro dfini dans la zone Numro en cours de cette fentre Numrotation manuelle Numro de ticket
Rglement au comptant (factures des documents des ventes) Gestion des rglements / Saisie des rglements
Numro de facture
Pas de numro impos. Lutilisateur est libre denregistrer le numro de son choix
Numro en cours Cette zone nest disponible que si la prcdente affiche Automatique. Dans ce cas, le programme affiche le numro qui sera utilis pour la prochaine pice de rglement. Il est possible de modifier cette valeur en la saisissant (13 caractres alphanumriques).
Laffectation dun mme numro deux pices diffrentes peut conduire des incohrences.
Veuillez vous reporter aux indications donnes sur les documents de vente pour le paramtrage des colonnes. Les colonnes disponibles dans la saisie des rglements sont prcises dans les Annexes. Voir le titre Annexe 1 Liste des colonnes de loption Organisation, page 1102.
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Un double-clic sur une des lignes de la liste fait souvrir la liste des colonnes qui peuvent safficher dans la fonction correspondante. Les tableaux ci-aprs rsument les colonnes proposes par dfaut et celles que lon peut ajouter. Veuillez vous reporter aux indications donnes sur les documents de vente pour le paramtrage des colonnes. Les tableaux ci-aprs rsument les colonnes prsentes par dfaut (O) dans les documents paramtrables ou celles qui sont masques (M).
Les colonnes non disponibles pour toute la gamme de documents ne sont pas mentionnes.
Les colonnes sans mention particulire pour un document donn sont disponibles. Les colonnes proposes par dfaut ont le statut Obligatoire pour le fichier. Les colonnes optionnelles ont le statut Masque pour le fichier.
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Voir le titre Annexe 1 Liste des colonnes de loption Organisation, page 1102.
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Code pays Zone de 3 caractres alphanumriques permettant de saisir le code correspondant au pays considr (norme ISO3166). Code DEI Zone de 3 caractres alphanumriques. Coefficient dassurance Zone de 14 caractres numriques. Le coefficient dassurance permet de calculer la valeur statistique de la ligne pour la Dclaration dchanges de biens. Par dfaut cette zone ainsi que la suivante sont paramtres sur 1. Coefficient de transport Zone de 14 caractres numriques. Le coefficient de transport permet de calculer la valeur statistique de la ligne pour la Dclaration dchanges de biens. La valeur statistique de la dclaration dchanges des biens sera gale la valeur hors taxes de la ligne augmente de ces deux taux.
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Exemple
Si votre activit est double (produits et agences), vous pouvez crer deux plans analytiques : Produits et Agences. Vous pourrez ainsi affecter chacun de ces plans, les sections analytiques qui sy rapportent.
Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement tre ventils 100 %. Il en est de mme du plan IFRS si celui-ci est utilis.
En effet, il est noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme neffectuera de contrle sur la totalit de la ventilation que sur les cinq premiers plans ainsi que sur le plan IFRS. La ventilation 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrle. Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques permettant de saisir la dsignation du plan analytique. Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise permet la ventilation analytique deux niveaux :
Fiches articles : ventilation par produit : les plans de ce type sont reprs par une icne spcifique ;
Affaires : ventilation par affaire : les plans de ce type sont reprs par une icne spcifique. Les critures comptables issues de la facturation pourront tre ventiles sur ces deux types de plans analytiques dans le fichier comptable.
Ds lors quune option est slectionne, lautre devient inaccessible. Il est impossible dutiliser le mme plan en analytique Article et Affaires.
Plan analytique Article Case cocher permettant de dsigner le plan analytique utilisable pour la ventilation analytique des fiches articles. Seul un plan analytique peut tre utilis en ventilation des fiches articles. Le plan ainsi slectionn est repr par une petite icne dans la marge de gauche. Il ne peut y avoir quun seul plan analytique affect aux articles. La slection dun autre plan remplace le prcdent. Plan analytique Affaires Case cocher permettant de dsigner le plan analytique utilisable pour la ventilation des documents (affectation de la section analytique dans len-tte et sur chaque ligne des documents de vente et dachat). Le plan ainsi slectionn est repr par une petite icne dans la marge de gauche. Il ne peut y avoir quun seul plan analytique affect aux affaires. La slection dun autre plan remplace le prcdent. Plan analytique IFRS Cette case cocher permet de prciser le plan destin la gestion IFRS. Elle est masque si aucune gestion IFRS na t demande. Un plan analytique Articles ou Affaires peut tre affect la gestion de lIFRS. Dans ce cas, lors de la mise jour en comptabilit un message indiquant que ce plan est utilis en Articles (ou Affaires) et IFRS saffichera. Une confirmation sera demande pour poursuivre le traitement en utilisant la ventilation IFRS. Le paramtrage de la gestion IFRS se fait dans le Volet Initialisation - Fiche entreprise, page 75. Lorsquun plan est dsign comme IFRS, il apparat dans la liste avec une icne particulire. Un seul plan peut tre dsign comme IFRS. La slection dun autre plan remplace le prcdent.
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Si le plan analytique a t affect aux articles ou aux affaires avant dtre affect la gestion IFRS, il conserve son icne dorigine.
Il nest pas possible de supprimer laffectation IFRS dun plan analytique si une section de ce plan a t affecte un compte de tiers. Pour accder aux autres niveaux de paramtrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation . Voir ci-dessous le dtail des fentres de paramtrage.
Il nest pas ncessaire quun plan IFRS soit structur.
Section analytique dattente Cette zone liste droulante donne accs la liste des sections du plan slectionn. Elle permet denregistrer une section qui servira faire lquilibrage analytique lors des mises jour comptables. Une rpartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, lquilibre analytique nest ralis que si une section dattente a t dfinie.
Un plan analytique structur est repr dans la liste des plans analytiques par un triangle dispos la droite de sa dsignation.
Ce paramtrage na aucun caractre obligatoire. Vous pouvez choisir de crer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numros de section dfinie lors de la cration du dossier (et ventuellement modifie dans le volet Initialisation).
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Exemple
Les numros des sections du plan analytique Activit peuvent tre structurs comme suit : les 2 premiers caractres correspondent la Rgion, les 3 caractres suivants correspondent au Reprsentant, les 2 derniers caractres correspondent aux Produits. Les sections analytiques du plan Activit seront donc : NODUPFA Nord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie NODUPOR Nord - M. Dupont - Or ESDUPFA Est - M. Dupont - Bijouterie fantaisie NOALFFA Nord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie, etc. Cette codification vous permettra dobtenir un plan analytique homogne. Pour enregistrer la structure de numrotation dun plan analytique, faites un double-clic sur son intitul. Intitul La structure dun numro de section est dfinie par un intitul pouvant atteindre 35 caractres alphanumriques. Longueur Elle peut varier de 1 13.
La longueur des sections analytiques dfinie dans le volet Initialisation nest prise en compte que pour les plans analytiques pour lesquels aucune structure de numro nest enregistre. De plus le contrle ne seffectue que sur la somme des longueurs des numrs.
A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numro compose de 6 lments. La longueur totale du numro de section, soit le total de chacun de ses lments ne doit pas excder 13 caractres.
Aprs la cration de la premire section analytique, la modification dune structure devient impossible pour le plan analytique concern.
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Vous enregistrez ici chaque poste de la structure, soit, dans notre exemple, une liste de pays. Un poste est dfini par un Numro et un Intitul Numro 2 caractres alphanumriques maximum. Intitul 35 caractres alphanumriques maximum.
En cration de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la cration des sections analytiques.
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Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques permettant de saisir la dsignation de la priodicit. 10 priodicits peuvent tre saisies.
de la prsente fonction pour les personnes des services centraux de votre socit, de la commande Structure / Dpts de stockage pour les responsables de vos dpts, de la commande Structure / Clients pour vos diffrents interlocuteurs chez ces tiers.
Les informations enregistres ici pourront servir slectionner les destinataires de mailings adresss via la messagerie. Le nombre de services qui peuvent tre enregistrs est illimit.
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Intitul Intitul du service. 35 caractres alphanumriques. Abrg Zone de 3 caractres alphanumriques majuscules dont la saisie nest pas obligatoire et qui sert identifier le service. Si cet abrg est utilis, il doit tre unique. Un message davertissement apparatra en cas de saisie dun abrg existant. Ce code sera utilis dans les objets de mise en page des documents afin dinsrer commodment des informations relatives aux contacts.
de dfinir les souches utilises par les documents des ventes et des stocks, de prciser leur numrotation, de consulter le niveau de numrotation atteint pour chaque document des domaines cits.
La souche affecte par dfaut un type de document donn est paramtre dans loption Organisation. Voir cette option sous le titre Organisation Option de lentreprise, page 157. Le premier niveau de la prsente option permet de slectionner les domaines concerns.
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Un double clic sur une ligne ou sa slection et lutilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation permet daccder au niveau suivant.
Cette fentre permet denregistrer jusqu 50 souches diffrentes pour le domaine considr ainsi que les journaux de ventes ou de situation affects la souche. Elle permet galement de paramtrer la numrotation des diffrentes pices qui peuvent tre gres avec la souche correspondante et de consulter, en cours dutilisation, le numro de pice courant. Il est possible daffecter simultanment un journal de vente et un journal de situation la mme souche. Le premier servira par dfaut lors de la comptabilisation des ventes suivant le cas et le second pour la comptabilisation des engagements des ventes.
Aucune souche ne peut tre enregistre pour les documents de ce domaine. Seule la structure des numros de pice peut tre paramtre. Il nest pas non plus possible denregistrer de journaux par dfaut pour ce domaine.
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Souches
Seuls les documents des ventes disposent de souches. Cette fentre permet de dfinir 50 souches spcifiques pour les documents de vente et de leur affecter des codes journaux pour la comptabilisation des factures correspondantes. La mise en place de ces souches de numrotation par cycle permet de structurer la facturation.
Exemple
Les documents de vente peuvent tre subdiviss en 3 souches, une souche pour les ventes externes lentreprise, une souche pour la facturation interne entre les diffrents services et une autre souche pour la refacturation. Activation souche Bote cocher activant lutilisation de la souche et permettant denregistrer les donnes qui la concernent. Intitul souche Zone de 35 caractres alphanumriques pour la saisie de la dsignation de la souche. Journal de vente Zone liste droulante permettant daffecter un code journal aux pices issues de la souche considre. Lors du transfert des critures par la fonction Traitement / Mise jour de la comptabilit, ces critures seront portes par dfaut sur le journal correspondant.
Cette zone propose tous les types de journaux dans cette zone pour permettre la slection dun journal de trsorerie pour la comptabilisation directe des ventes.
Journal de situation Zone liste droulante permettant daffecter un code journal de situation aux pices issues de la souche considre. Seuls les journaux de type Situation sont proposs. Ce code permet la comptabilisation des engagements sur un journal diffrent de celui paramtr dans le volet Fichier / A propos de votre socit / Comptable / Engagement . Pour crer une souche : 1 . Cliquez sur la premire ligne vide dans la zone de gauche. 2 . Cochez la case Activation souche. 3 . Enregistrez lIntitul de la souche. 4 . Paramtrez ventuellement les codes journaux. 5 . Paramtrez le format des numros des pices en enregistrant le numro partir duquel la squence doit commencer. 6 . Validez. Pour modifier un souche : 1 . Slectionnez la ligne de la souche. 2 . Apportez les modifications souhaites. 3 . Validez. Les modifications ne sappliquent quaux pices qui seront enregistres aprs la modification. Aucun contrle nest exerc si vous paramtrez des numros de pices qui existent dj. Pour supprimer une souche : 1 . Slectionnez la souche. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation .
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Les zones de lencadr N de pice courant, de 9 caractres alphanumriques au maximum, permettent de saisir le premier numro de la souche correspondante pour le type de document considr. Les documents proposs correspondent au domaine slectionn. En cours dutilisation, cette zone affiche le numro qui sera propos lors de la prochaine cration de pice.
BBAN : permet de paramtrer les codes banques selon la structure BBAN (Basic Bank
Account Number Identifiant national dun compte bancaire), structure actuellement utilise par des banques trangres.
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Menu Fichier IBAN : permet de paramtrer les codes banques selon la structure IBAN (International
Bank Account Number) qui est un projet de norme internationale didentification des comptes bancaires.
Il est galement possible de paramtrer une structure la norme EDI en choisissant Locale. La structure BIN des versions prcdentes du programme nexiste plus.
Pour chacun de ces choix il est propos les paramtrages rsums dans le tableau suivant.
Intitul Structure Locale Aucun, France, Espagne, Portugal ou Belgique 5 5 11 2 France par dfaut mais modifiable Autre Manuelle EDI EDI BBAN BBAN IBAN IBAN
14 17 17 0 Non
14 17 17 2 Non
0 17 17 0 Non
0 0 34 (1) 0 Non
Lorsque cette structure est slectionne, toutes les autres zones de la fentre sestompent et sont inutilisables. Pour les banques ltranger, adopter de prfrence la structure EDI pour pouvoir faire face toutes les structures possibles. Si un RIB possde une cl, celle-ci doit tre incluse dans le numro de compte. La structure EDI ne gre pas le contrle de la cl. Code Banque Les zones la droite de ce titre permettent de paramtrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 14 caractres maximum. Longueur Enregistrer dans ces zones le nombre de caractres maximum de la partie correspondante du RIB Type Cette zone liste droulante propose :
Alphanumrique : (valeur par dfaut) les caractres qui composent la partie du RIB peuvent tre des lettres, des chiffres ou des signes.
Numrique : les caractres qui composent la partie du RIB ne sont que des chiffres.
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Code Guichet Les zones la droite de ce titre permettent de paramtrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 17 caractres maximum. N compte Les zones la droite de ce titre permettent de paramtrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 17 caractres maximum. Le programme ne grant pas les sparateurs, la totalit du RIB des banques locales est reporte sur le numro de compte. Cl Les zones la droite de ce titre permettent de paramtrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 2 caractres maximum. Contrle de la cl Cette zone liste droulante propose les choix suivants :
Aucun : aucun contrle de la cl nest fait par rapport aux autres caractres du RIB. Cest
le cas des banques trangres qui utilisent un autre algorithme que celui des banques franaises.
France : (valeur par dfaut) la cl sera vrifie selon les rgles de dtermination de la cl
utilises en France.
Belgique : la cl sera vrifie selon les rgles de dtermination de la cl utilises en Belgique. Rappelons que la codification des RIB en France est la suivante :
Zone Code Banque Code Guichet Numro de compte Cl RIB Exemple 5 caractres numriques 5 caractres numriques 11 caractres numriques 2 caractres numriques (dtermins selon un algorithme de calcul) Caractristiques
La structure des comptes bancaires en Belgique est la suivante : 3 caractres numriques + tiret + 7 caractres numriques + tiret + 2 caractres numriques (123-4567890-12).
En cas dimportation de banques (fonctions comptables, clients ou fournisseurs), le programme effectue un contrle sur le type de banque rsidente ou trangre. Si la longueur des comptes imports est suprieure celle paramtre, ces comptes sont tronqus par la droite la longueur enregistre.
Interlocuteur
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Cette fentre permet de paramtrer le mode de cration des comptes de tiers clients. Il se compose des lments suivants. Numrotation Cette zone liste droulante propose les choix suivants :
Manuelle : (valeur par dfaut) la saisie du compte de tiers est laisse entirement aux
soins de loprateur. Dans ce cas, les zones Longueur et Racine sont inaccessibles.
Manuelle avec racine : la racine saisie sera propose par dfaut et loprateur la compltera avec les indications de son choix (dans la limite de la longueur dfinie).
La longueur des comptes de tiers est indpendante du paramtrage fait dans le volet Initialisation de la prsente fonction sur la longueur des comptes gnraux. Elle est limite 17 caractres alphanumriques comme cela est prcis plus loin.
Les valeurs enregistres dans les zones de ce volet peuvent tre modifies tout moment, les modifications nintervenant que sur les comptes de tiers enregistrs par la suite.
Exemple
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Numrotation : Automatique. Longueur : 7. Racine : C20 (cette racine reprsente, par exemple, le quantime de lanne). Les clients successivement crs se verront attribuer les numros (non modifiables) suivants : C200001 C200002 C200003 etc. Longueur Cette zone sert enregistrer la longueur du numro du tiers en cas de gnration automatique ou de saisie manuelle avec racine. Trois choix se prsentent en fonction de la slection faite dans la zone Numrotation :
Manuelle : zone inaccessible. Automatique : aucune valeur nest propose par dfaut mais elle est doit tre comprise
entre 1 et 17. La longueur de la racine est incluse dans cette valeur. La valeur 0 nest pas admise.
Manuelle avec racine : si une valeur entre 1 et 17 est saisie la longueur des numros de
tiers sera limite cette valeur (qui inclut la longueur de la racine saisie). La valeur 0 nest pas admise. Dans ce dernier cas, si un numro de tiers est saisi avec un nombre de caractres infrieur ou suprieur la valeur fixe enregistre, un message saffichera. La longueur du compte client doit tre de XXX caractres ! Souhaitez-vous tronquer ou complter par des zros ce numro ? [Oui] [Non] [Oui] : le programme tronque la valeur saisie ou la complte avec des zros. [Non] : la validation est annule et lutilisateur doit faire les modifications qui conviennent. Racine Zone de 17 caractres alphanumriques maximum pour la saisie du radical du numro de tiers dans le cas de saisie automatique ou manuelle avec racine. Dans le cas de saisie manuelle avec racine, la modification de cette racine lors de lenregistrement du numro de tiers entrane lapparition dun message qui bloque la saisie tant que le radical nest pas rtabli sa valeur paramtre. Il est ncessaire de valider toute modification faite lune des zones de cette fentre.
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Intitul L'intitul saisi ici constituera les premiers caractres de l'intitul du compte gnral cr automatiquement rattach au compte de tiers ; il peut tre saisi sur 17 caractres alphanumriques. Le programme le compltera automatiquement par lintitul du compte de tiers. Radical / Compte Cette zone dfinit la composition du numro du compte gnral cr automatiquement :
Radical : le numro du compte gnral sera compos d'un radical saisi, suivi du numro
du compte de tiers ; le radical peut tre saisi sur 13 caractres, les 3 premiers tant numriques.
Le type tiers Client est dfini comme suit : Intitul : Clt. Radical : 411 Lors de la cration du compte tiers suivant Numro : DUPOND Intitul : Monsieur Dupond Type tiers : Client le programme crera automatiquement le compte gnral rattach : Numro : 411DUPOND (radical + numro compte tiers) Intitul : Clt. Monsieur Dupond (intitul + intitul compte tiers) Principal Case cocher permettant de dfinir quel compte sera repris par dfaut comme compte gnral de rattachement du compte tiers. Les critures comptables de facturation seront transfres par dfaut sur le compte principal du compte de tiers.
Ce compte pourra tre modifi dans len-tte des documents.
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Menu Fichier
Par dfaut, le programme propose :
Type tiers Client 411 Radical Cl. Intitul coch Principal
Le compte dfini comme principal est repr dans la liste par une coche (
).
Il ne peut y avoir quun seul compte principal. Si vous voulez le supprimer, il faut en crer un autre et lui attribuer le statut de principal.
Il est possible de saisir 30 intituls dunits de vente. Intitul Zone de 21 caractres alphanumriques permettant de saisir la dsignation de lunit de vente.
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Menu Fichier
On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Lire les informations] de la barre doutils Standard . Cette commande affiche une fentre reprenant la liste et ventuellement le cumul des pices enregistres. Elle donne galement le contenu des fichiers utiliss parle programme Sage Saisie de caisse dcentralise.
Voir la fonction Rajustement des cumuls, page 347. Fichiers Le cadre du haut droite donne la liste des diffrents fichiers entrant dans la composition du fichier slectionn dans la zone Fichier concern ainsi que le nombre denregistrements prsents dans chacun deux. Type de documents Cette liste droulante permet de slectionner le type de document sur lequel on dsire des informations. Par dfaut, loption Tous les documents est slectionne et la liste du bas affiche la liste de tous les documents. Si vous choisissez un document non autoris dans les options de lentreprise (Organisation) la liste restera vide. Liste des documents Le bas de la fentre est occup par la liste des documents slectionns. Les colonnes donnent les informations suivantes :
Documents : donne lintitul des documents lists, Nombre : nombre de documents crs, N dernier : dernier numro de pice utilis, Date : date de la dernire pice enregistre,
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Menu Fichier Valeur H.T. : cumul des montants HT des pices correspondantes. Cette colonne nest
renseigne que si une valorisation a t demande dans la liste droulante du mme nom. Bouton Calculer les cumuls Le bouton Calculer les cumuls permet de lancer le calcul des informations affiches dans la partie infrieure de la fentre. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
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Menu Fichier
On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Configuration systme et partage] de la barre doutils Standard .
elle permet d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts ; elle permet de connatre quels sont les utilisateurs au cas o le programme est utilis en
rseau ;
elle donne accs, toujours dans le cas d'un fonctionnement en rseau, une messagerie
entre les diffrents utilisateurs des programmes Sage. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Configuration systme
On revient au volet Configuration systme en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Configuration systme] sur Macintosh. Il fournit des informations sur les diffrents fichiers utiliss. Les fichiers sont slectionns par le moyen d'une liste droulante qui offre choisir parmi les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir sur Sage Saisie de caisse dcentralise, le fichier commercial ou le fichier comptable. Slection du fichier Elle seffectue dans une liste droulante qui propose :
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Menu Fichier
Taille Taille en Ko du fichier. Taille disponible Espace en Ko restant libre dans le fichier. % disponible Pourcentage d'espace disponible dans le fichier par rapport sa taille totale. Mode d'accs On peut trouver dans cette zone les mentions suivantes :
Accs sans serveur Sage : le poste de travail n'est pas configur pour fonctionner en
rseau avec Sage Serveur ;
Accs client / serveur : le poste de travail est configur pour pouvoir se connecter un
serveur et fonctionner en rseau via Sage Serveur.
Windows
Rappelons que pour fonctionner en rseau sous Windows, il est ncessaire que le poste de travail soit connect un poste serveur, que le programme Sage Serveur pour Netware ou Windows NT ait t install sur le serveur, que le poste de travail ait t configur par le moyen des disquettes du programme Sage Serveur et que la zone Accs de la commande Autorisations d'accs soit paramtre sur Multiutilisateurs. La configuration en rseau sur Macintosh est identique celle sous Windows la diffrence que la configuration du poste de travail n'est pas ncessaire. Serveur Dsignation et version du programme Sage Serveur utilis. Dans le cas o aucun serveur n'est utilis, cette zone est vide. Utilisateur(s) en cours Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connects au fichier objet de l'interrogation. L'utilisateur tant lui-mme compris dans ce nombre, la valeur affiche est au minimum de 1. Type daccs Cette information est positionne par dfaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en rseau. Si vous ne travaillez pas en rseau avec le programme Sage Gestion commerciale, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en rseau, consultez la documentation fournie avec le programme Sage Serveur.
Cette fonction se trouvait, dans les versions du programme antrieures la V15, dans la fentre de la fonction Autorisations daccs.
Macintosh
Utilisateurs connects
On accde au volet Utilisateurs connects en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Utilisateurs connects] sur Macintosh.
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Menu Fichier
Cette fentre n'est renseigne que dans le cas d'un fonctionnement en rseau via le programme Sage 100 Serveur. Elle donne la liste des diffrents utilisateurs connects en mme temps que vous aux diffrents fichiers que vous-mme utilisez. L'ordre d'affichage des utilisateurs est fonction des connexions successives aux fichiers. Nom de l'utilisateur Nom de l'utilisateur sur le rseau, cest--dire nom sous lequel lutilisateur sest connect au rseau. Application Nom de l'application utilisant un des fichiers lui-mme ouvert par Sage Saisie de caisse dcentralise.
Exemple
Si le mme fichier comptable est ouvert la fois par Sage Comptabilit sur votre poste et par un autre utilisateur se servant du programme Sage Saisie de caisse dcentralise, c'est le nom de ce dernier programme qui sera mentionn. Fichier Nom du fichier utilis. Il apparatra autant de fois que des utilisateurs et des applications diffrentes l'utiliseront. Etat On trouvera dans cette colonne les mentions suivantes :
Inactif : le poste considr n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant ; En attente : le poste considr a un message d'attente affich sur son cran. Un poste
peut tre mis en attente par le traitement effectu sur un autre poste.
Exemple
Si la mise jour de la comptabilit est lance sur un poste utilisant Sage Saisie de caisse dcentralise, tout autre poste qui essaiera daccder au mme fichier comptable sera mis en attente. Les informations mentionnes sont celles l'instant de l'interrogation mais ne sont pas mises jour en temps rel. Pour connatre les modifications intervenues, il est ncessaire de fermer la commande et de la relancer.
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Cette commande n'est utilisable que par ceux qui disposent d'un rseau et de Sage 100 Serveur. Elle ne prvient pas au cas o un destinataire ne serait pas en mesure de recevoir votre message. Tel sera le cas si le destinataire excute un traitement lors de la rception dun message. Ce sera aussi le cas si le destinataire a lcran une fentre par dessus laquelle il est impossible dafficher une autre fentre (le programme bipe si lon tente de le faire).
Exemple
Fentres de slection simplifie des tats. Message pour Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur slectionn. Si vous en avez slectionn plusieurs, le message sera cependant envoy tous. De Votre nom sur le rseau. Texte du message Vous disposez de 255 caractres alphanumriques pour le texte de votre message. Bouton [Annuler] Ce bouton referme la fentre de saisie de message sans rien faire. Bouton [Envoyer] Ce bouton envoie le message tous les destinataires.
Rception de message
Lorsque vous recevez un message, une fentre Rception message s'ouvre sur votre cran.
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Menu Fichier
Cette fentre mentionne votre nom sur le rseau, celui de l'expditeur et le texte du message. Lorsque vous en avez pris connaissance, cliquez sur le bouton [OK] pour la refermer. Si entre le moment o votre interlocuteur a slectionn votre nom dans la liste et a rdig puis envoy son message, vous avez abandonn temporairement le programme Sage Saisie de caisse dcentralise (sans le quitter) pour travailler sur un autre programme, le message n'apparatra pas. Il s'affichera seulement si vous ractivez la gestion commerciale.
Macintosh
Sur cette machine, la rception d'un message dans ces conditions fait monter et descendre le bouton [Sage] dans le Dock . Si vous recevez un message alors qu'une fentre propre au systme se trouve l'cran (ouvrir un fichier, slection des impressions, message, etc.) il ne sera pas pris en compte.
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Menu Fichier
Autorisations daccs
Fichier / Autorisations daccs
Cette commande permet ladministrateur de limiter laccs par mot de passe aux commandes de son choix pour les autres utilisateurs. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Autorisation daccs] de la barre doutils Standard . Elle donne accs un menu hirarchique qui permet de lancer les fonctions de paramtrage des accs.
Prcisons que dornavant la gestion des autorisations seffectue au niveau de la gamme des applications Sage 100. Vous trouverez dans le Manuel de la gamme toutes les explications concernant la mise en uvre des protections des fichiers. Les informations donnes ci-dessous sont un simple rappel des dispositifs de protection propres Sage Saisie de caisse dcentralise en particulier en ce qui concerne la protection des caisses. Le menu ouvert par cette commande donne accs aux fonctions suivantes :
Gestion du Mot de passe, page 219 : cette fonction permet de modifier le mot de passe
affect ladministrateur.
Utilisateurs, page 220 : cette fonction permet de grer les utilisateurs du fichier commercial actuellement ouvert.
Paramtres de scurit, page 222 : ce volet permet de dfinir les rgles de scurit
concernant les mots de passe et leur renouvellement.
A lexception de la premire fonction du menu hirarchique, les fonctions du menu auquel la fonction Autorisations daccs donne accs nest disponible que lorsque lutilisateur ayant ouvert le fichier est lAdministrateur ou un utilisateur ayant les droits dadministrateur. La premire fonction sera toujours disponible pour que chaque utilisateur puisse enregistrer son mot de passe ou le renouveler si ncessaire.
Protections concernant les caisses Traitements concernant les caisses Protection de louverture de caisse : une ligne de protection Ouverture de toutes les
caisses apparat dans le menu Traitement de la liste des fonctions protges dans la prsente commande. Si cette ligne est protge, il sera impossible un caissier daccder une caisse autre que celles qui lui sont associes. Un message derreur le rappellera. Voir la commande Ouverture de caisse, page 606.
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Menu Fichier Protection des mouvements de caisse : si cette ligne est protge, il sera impossible
une personne non autorise de consulter ou dditer les mouvements de caisse. Voir la commande Mouvements de caisse, page 814.
Protection de la clture de caisse : si cette ligne est protge, il sera impossible une
personne non autorise deffectuer la clture dune caisse. Voir la commande Clture de caisse, page 929.
Ventes comptoir
Les ventes comptoir disposent de plusieurs niveaux de protection :
[OK] : valide lutilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deux cas peuvent alors se prsenter : - le nom dutilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrs sont incorrects : le message est affich nouveau ; - lutilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de modifier ou de supprimer, lopration est valide. [Annuler] : retour la fentre de saisie du ticket sans modification ni suppression de la ligne slectionne.
[OK] : valide lutilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deux cas peuvent alors se prsenter :
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Menu Fichier
le nom dutilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrs sont incorrects : le message est affich nouveau ; lutilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de saisir des quantits ngatives, lopration est valide.
Protection contre la saisie de prix de vente et de remises (autres que ceux proposs
par dfaut par le programme en fonction des paramtrages faits dans les familles darticles, les articles, les clients et les barmes) : si un utilisateur non autoris essaie denregistrer un prix de vente ou une remise, un message saffichera :
[OK] : valide lutilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deux cas peuvent alors se prsenter : - le nom dutilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrs sont incorrects : le message est affich nouveau ; - lutilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de saisir des prix de vente et des remises, lopration est valide. [Annuler] : retour la fentre de saisie du ticket sans validation de la ligne.
Lapparition de ces messages ne bloquent pas les autres utilisateurs pouvant utiliser les mmes fichiers en rseau. La saisie dun utilisateur ayant les autorisations ncessaires pour faire les saisies et modifications voques ci-dessus nest valable que pour ces modifications ponctuelles mais ne modifie pas le niveau dautorisation de la personne ralisant les saisies.
Interrogation de caisse
Il est possible de limiter linterrogation des caisses aux informations suivantes :
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Menu Fichier Tickets archivs, Interrogation de toutes les caisses : si la protection est active, lutilisateur ne pourra
interroger que les caisses auxquelles il est associ. La slection dune autre caisse dans la commande Traitement / Interrogation de caisse sera subordonne louverture dune fentre demandant le mot de passe de lutilisateur. Voir la commande Interrogation de caisse, page 896.
Contrle de caisse
Dans ce cas galement, il est possible de limiter laccs :
Protection du contrle de caisse : laccs la fonction est totalement interdit lutilisateur ainsi rfrenc. Voir la commande Contrle de caisse, page 923. Cette interdiction peut tre module des faons suivantes :
Niveau dutilisateur reprsente le niveau dutilisateur affect lutilisateur. Cette affectation seffectue dans la commande Structure / Vendeurs et caissiers.
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Menu Fichier Etat caissier reprsente la qualit de caissier affecte un utilisateur dans la commande
Structure / Vendeurs et caissiers.
Niveau dutilisateur Autorisation daccs Etat caissier Ouverture de toutes les caisses
Administrateur
Autre
Autoris
Interdit
Autoris
Interdit
Oui Ouverture des caisses associes uniquement Contrle des caisses associes uniquement Interrogation des caisses associes uniquement
Interdiction impossible
Interdiction impossible
Contrle des caisses associes uniquement Interrogation des caisses associes uniquement
Interdiction impossible
Interdiction impossible
Prcisons que lassociation certaines caisses seffectue dans la commande Structure / Vendeurs et caissiers.
Si ladministrateur dsire pouvoir accder aux caisses quel que soit ltat des autorisations, il doit crer une fiche caissier son nom dans la commande voque prcdemment.
Protection de zones
Ladministrateur peut protger certains champs lintrieur de fentres de fonctions qui ne pourront, ainsi, pas tre modifis par les personnes non autorises.
Exemple
Les caissiers peuvent se voir interdire la modification des dates de ventes comptoir.
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Menu Fichier
La liste des champs protgeables est la suivante.
Fentres Saisie des documents de vente et de stock Saisie vente comptoir Ouverture de caisse Mouvement de caisse Article Saisie rglements N pice Date Date Date Date Prix dachat Prix de revient Date N pice Zones
La fonction de protection des champs se trouve tout la fin de la liste des fonctions protger. Ces zones napparaissent pas dans les fonctions auxquelles elles appartiennent dans la zone Fonctions de la fentre Autorisations daccs mais elles sont regroupes en fin de liste par type de zone. Les tableaux qui suivent prcisent les fonctions dans lesquelles on peut protger les diffrents types de zones.
La zone Date peut tre protge en consultation ou en modification dans les fentres suivantes : - Documents des ventes, - Documents des stocks, - Ventes comptoir, - Ouverture de caisse, - Mouvement de caisse, - Contrle de caisse, - Clture de caisse, - Saisie des rglements. Cette protection stend aux oprations suivantes :
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Menu Fichier
Cette fonction permet denregistrer ou de modifier le mot de passe de ladministrateur ou dun utilisateur.
Voir le Manuel de la gamme pour toutes les explications sur cette fonction.
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Menu Fichier
Utilisateurs
Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs
Rappelons que cette fonction nest disponible que si lutilisateur ayant ouvert le fichier commercial est lAdministrateur ou un utilisateur ayant les droits dadministrateur.
Cette fonction est rserve lAdministrateur ou aux utilisateurs disposant des droits dadministrateur. Elle permet de grer la liste des utilisateurs pouvant accder au fichier commercial actuellement ouvert ainsi que leurs droits daccs aux fonctions qui leur sont autorises. Elle souvre sur la liste des utilisateurs.
Utilisateurs
Les lignes de la liste des utilisateurs donnent accs leur fiche qui se compose de deux volets :
Volet Identification - Utilisateur, page 220, Volet Autorisations - Utilisateur, page 221. Volet Identification - Utilisateur
Les zones de ce volet permettent de renseigner les gnralits sur lutilisateur. Les droits sont renseigns dans le volet Autorisations dcrit plus loin.
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Menu Fichier
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Menu Fichier
Paramtres de scurit
Fichier / Autorisations daccs / Paramtres de scurit
Rappelons que cette fonction nest disponible que si lutilisateur ayant ouvert le fichier commercial est lAdministrateur ou un utilisateur ayant les droits dadministrateur.
Cette fonction permet denregistrer les paramtres de scurit concernant les mots de passe et leur renouvellement priodique sil y a lieu. Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur cette fonction.
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Menu Fichier
Priphriques de caisse
Fichier / Priphriques de caisse
dune part des priphriques de caisse cest--dire lafficheur, les diffrentes imprimantes
(ticket, facture, chques, etc.), le terminal T.P.E. (Titre de Paiement Electronique terminal carte bancaire),
dautre part le paramtrage des diffrents claviers que votre installation peut comporter.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Priphriques de caisse] de la barre doutils Standard . Son lancement ouvre une fentre comportant deux volets :
Volet Priphriques - Priphriques de caisse, page 223, Volet Clavier - Priphriques de caisse, page 224.
On accde ce volet en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur un bouton sur Macintosh.
Une liste de priphriques la partie gauche. Cette liste est invariable. Elle propose tous
les priphriques quune caisse peut comporter : - Imprimante ticket : imprimante servant, lorsquelle est coche, limpression du ticket de caisse ; - Imprimante facture : imprimante servant limpression des factures ; elle peut tre spcialise ou constitue par une imprimante classique Windows ; - Imprimante document : imprimante servant limpression des documents ; - Imprimante chque : imprimante servant limpression des chques ; cette imprimante est souvent couple avec le terminal carte bancaire (TPE) et le programme peut en tenir compte ;
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Menu Fichier
Imprimante rglement : imprimante servant limpression du reu du rglement (autre que les bons dachat ou les chques), Imprimante bon dachat : imprimante destine limpression des bons dachat, Afficheur : dispositif daffichage indpendant de lcran du micro-ordinateur ; Tiroir caisse : dispositif grant le tiroir caisse et son ouverture en fin de transaction ; TPE : Terminal de Paiement Electronique cest--dire les cartes bancaires ; ces terminaux sont parfois coupls avec les imprimantes chques ; Imprimante X de caisse : imprimante permettant dimprimer les mouvements de trsorerie en cours ou X de caisse ; comme limprimante facture, ce peut tre une imprimante spcialise ou Windows ; Imprimante remise en banque : imprimante permettant dditer ltat des rglements remis en banque ; Imprimante contrle de caisse : imprimante permettant dimprimer ltat de contrle de caisse ; comme limprimante facture, ce peut tre une imprimante spcialise ou Windows. Imprimante archive / Ticket : imprimante servant limpression des tickets archivs sur une imprimante ticket ; elle peut tre spcialise ou constitue par une imprimante classique Windows ; Imprimante archive / Facture : imprimante servant limpression des tickets archivs sur une imprimante facturette.
Gnralits sur les priphriques et imprimantes, page 225, Imprimantes Ticket, Facture, Archive / Ticket et Archive / Facture, page 226, Imprimantes Chque, X de caisse, Remise en banque et Contrle de caisse, page 231, Afficheur, page 232, Tiroir caisse, page 237, Terminal TPE, page 238, Gnralits sur le paramtrage des claviers, page 239.
On accde ce volet en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur un bouton sur Macintosh.
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Cette fentre permet de paramtrer les raccourcis clavier dont chaque utilisateur peut disposer. Il est possible de crer 10 configurations au maximum. Les descriptions concernant le paramtrage des claviers sont regroupes sous le titre Gnralits sur le paramtrage des claviers, page 239.
Windows
Les descriptions qui suivent ne valent que pour la version Windows du programme. Les pilotes permettant au programme Sage Saisie de caisse dcentralise de grer ces priphriques sont :
soit des objets OPOS (OLE Point Of Sale) dvelopps par EPSON pour la majorit des
priphriques,
soit des pilotes (ou drivers) spcifiques comme ceux grant les terminaux TPE, soit les pilotes des imprimantes Windows ou Macintosh dans le cas o des imprimantes
classiques seraient utilises.
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Menu Fichier
Cette commande permet de slectionner ceux correspondant votre quipement. Les objets OPOS doivent tre installs sur le disque dur afin de pouvoir les affecter aux priphriques dont ils grent le fonctionnement.
Linstallation des objets OPOS seffectue avec un programme dinstallation identique ceux que vous pouvez utiliser pour linstallation de programmes Windows classiques tels les programmes Sage. Ces objets sont fournis avec les priphriques qui les utilisent. Macintosh
Les objets OPOS ne sont pas utiliss sur Macintosh. Aucune installation pralable nest donc raliser. Le programme propose, sauf pour le priphrique TPE (voir ci-dessous), des pilotes dj paramtrs dans le programme et correspondant aux principaux priphriques compatibles avec Macintosh que lon peut trouver sur le march. Sage met cette liste de pilotes jour au fur et mesure de la sortie de nouveaux produits. Il est propos un pilote de base intitul Standard et des pilotes spcifiques pour chaque type de priphrique (sauf le TPE). Plusieurs types dinstallation diffrents sont considrer.
Linstallation des pilotes ayant t ralise au pralable, excutez les oprations suivantes : 1 . Slectionnez le type dimprimante paramtrer en cliquant sur sa ligne dans la liste. 2 . Cochez loption Priphrique disponible.
Si cette option nest pas disponible, il y a de fortes possibilits que les pilotes naient pas t installs. Vrifiez ce point. Une ligne OPOS doit tre prsente dans les Programmes du menu Dmarrer de Windows.
3 . Slectionnez le pilote OPOS ou le pilote spcifique sur Macintosh, dans la zone liste droulante Pilote. Consultez la documentation fournie avec le matriel pour connatre le type de pilote qui convient. Dans le cas de limprimante chque, il se peut que celle-ci soit couple avec le terminal TPE. Vous choisirez alors Par TPE CKD dans cette zone. 4 . Si un pilote OPOS a t slectionn, choisissez lorientation du papier dans la zone Orientation papier pilot OPOS. Cette zone propose : - Portrait : (valeur par dfaut) impression classique dans le sens de la largeur du papier et du haut vers le bas,
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Menu Fichier
Paysage : impression dans le sens de la hauteur, Rotation de 180 : impression du papier dans le sens de la largeur mais du bas vers le haut.
5 . Cochez la ou les options que limprimante doit respecter : - Impression gamme en colonne : option ne concernant que les articles gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes se rapportant une mme rfrence article ( condition quelles se suivent). - Regroupement par article : comme dans le cas de loption prcdente, celle-ci permet de regrouper les lignes de document conscutives concernant la mme rfrence article. Cette option ne concerne pas les articles gamme. - Impression des glossaires rattachs larticle : option permettant limpression de tous les glossaires rattachs larticle condition que les objets de mise en page Glossaire article ou Texte global soient intgrs au modle de mise en page slectionn. - Impression dtail nomenclature article : le lancement de limpression aprs slection de cette option va raliser limpression des valeurs prsentes dans le tableau suivant ( condition que les objets de mise en page correspondants aient t prvus dans le modle). Les objets doivent tenir compte de la langue du modle. Voir ci-dessous le titre Impression du dtail de la nomenclature article, page 229. - Impression dtail des lignes composantes : cette option permet limpression du dtail de la nomenclature, dans le cas uniquement des articles nomenclature commerciale / compos. Cette option est sans effet sur les nomenclature commerciale / composant puisque dans ce cas toutes les lignes des composs et des composants simpriment systmatiquement. Cette option naura de rsultat que si le modle de mise en page de limpression a t paramtr cette fin. Les objets de mise en page ncessaires sont dtaills dans les Annexes. Limpression des nomenclature commerciale / composant nexige aucun objet de mise en page particulier. Les valeurs ne simpriment simplement pas sur la ligne du compos. Le programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise est fourni avec un modle dimpression des factures avec nomenclatures, disponible dans le sous-dossier VENTES du dossier DOCUMENTS STANDARDS et intitul FACTURE NOMENCLATURE.BGC sous Windows et FACTURE NOMENCLATURE sur Macintosh. Vous pourrez lutiliser comme modle pour raliser des bons de commande ou bons de livraison avec nomenclatures. Ce modle comporte une colonne supplmentaire pour les quantits des composants. - Tri selon rfrence article : cette option permet de demander ce que les lignes de pice soient tries, lors de limpression, par numro de rfrence article. Par dfaut, les lignes sont imprimes dans lordre de saisie. 6 . Validez. Une coche ( liste. ) doit apparatre en face de la dsignation de limprimante dans la
7 . Utilisez le bouton [Attacher] pour associer un modle de mise en page au type dimpression spcifique. Une fentre de dialogue Slectionner le modle souvre pour vous permettre de slectionner un modle prexistant ou un que vous auriez vous-mme paramtr.
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Menu Fichier
Le programme est livr avec des modles de mise en page intituls sous Windows : - BON DACHAT 80MM.BGC, - CHEQUE.BGC, - FACTURETTE 66 COLONNES.BGC, - TICKET 70MM MULTI REGLEMENT.BGC, - TICKET 70MM.BGC, - TICKET 80MM MULTI REGLEMENT.BGC, - TICKET 80MM.BGC et sur Macintosh : - BON DACHAT 80MM, - CHEQUE, - FACTURETTE 66 COLONNES, - TICKET 70MM MULTI REGLEMENT, - TICKET 70MM, - TICKET 80MM MULTI REGLEMENT, - TICKET 80MM pour limpression des tickets ainsi que diffrents autres modles pour limpression du X de caisse et autres tats. Voir les fonctions utilisant des modles. Dans le cas de limpression des archives / facture, le bouton [Attacher] permet la slection dun modle de mise en page de types documents des ventes ou des stocks. La fonction Fichier / Mise en page est dcrite dans le Manuel de la gamme. Elle permet de paramtrer la mise en page des documents imprims, y compris les tickets de caisse. Le bouton [Supprimer] permet de supprimer lassociation entre un modle de mise en page et un type dimpression particulier.
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Les imprimantes dsignes sous ce titre peuvent tre paramtres comme limprimante ticket lexception des options.
Menu Fichier
Macintosh
Sur Macintosh, le pilote utiliser est intitul Standard. Si vous souhaitez nanmoins affecter une imprimante particulire un type dimpression donn (exemple : un justificatif de bon dachat), ralisez le paramtrage suivant : 1 . Slectionnez le type dimprimante paramtrer en cliquant sur sa ligne dans la liste. 2 . Cochez loption Priphrique disponible. 3 . Dans la zone Pilote, slectionnez Imprimante Windows ou Standard sur Macintosh. 4 . Cliquez sur le bouton [Configurer] pour paramtrer les impressions. Une fentre Mise en page souvre. Cette fentre peut avoir un aspect diffrent en fonction de limprimante utilise.
5 . Paramtrez les donnes propres limprimante et au format de papier utilis. Vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimante pour slectionner une autre imprimante que celle affiche par dfaut ou modifier sa configuration. 6 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications ventuelles dans la fentre Mise en page . 7. Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d'outils Navigation pour enregistrer laffectation de limprimante.
Imprimantes Macintosh
Dans le cas des versions du programme fonctionnant sur Macintosh, la fentre de paramtrage des imprimantes dispose dun bouton supplmentaire [Connexion] qui ne devient actif que lorsquon slectionne un pilote dimprimante non standard. Dans ce cas, ce bouton permet de prciser quel port, Imprimante ou Modem, limprimante est relie et denregistrer ses paramtres de communication. Pour ces derniers, reportez-vous la documentation fournie avec limprimante.
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Les imprimantes dsignes sous ce titre peuvent tre paramtres comme limprimante ticket lexception des options.
Sur Macintosh, le pilote utiliser est intitul Standard. Si vous souhaitez nanmoins affecter une imprimante particulire un type dimpression donn (exemple : une imprimante facture), ralisez le paramtrage suivant : 1 . Slectionnez le type dimprimante paramtrer en cliquant sur sa ligne dans la liste. 2 . Cochez loption Priphrique disponible. 3 . Dans la zone Pilote, slectionnez Imprimante Windows ou Standard sur Macintosh. 4 . Cliquez sur le bouton [Configurer] pour paramtrer les impressions. 5 . Une fentre Mise en page souvre. Cette fentre peut avoir un aspect diffrent en fonction de limprimante utilise.
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6 . Paramtrez les donnes propres limprimante et au format de papier utilis. Vous pouvez cliquer sur le bouton [Imprimante] pour slectionner une autre imprimante que celle affiche par dfaut ou modifier sa configuration. 7 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications ventuelles dans la fentre Mise en page . 8. Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d'outils Navigation pour enregistrer laffectation de limprimante.
9 . Associez ventuellement un modle de mise en page en cliquant sur le bouton [Attacher]. Voir plus haut le modus operandi. 10 . Poursuivez les mmes oprations pour les autres configurations dimprimante de ce type.
Imprimantes Macintosh
Dans le cas des versions du programme fonctionnant sur Macintosh, la fentre de paramtrage des imprimantes dispose dun bouton supplmentaire [Connexion] qui ne devient actif que lorsquon slectionne un pilote dimprimante non standard. Dans ce cas, ce bouton permet de prciser quel port, Imprimante ou Modem, limprimante est relie et denregistrer ses paramtres de communication. Pour ces derniers, reportez-vous la documentation fournie avec limprimante.
Afficheur
La fentre qui saffiche lors de la slection de ce type de priphrique est diffrente.
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Menu Fichier
Lutilisation de cette fentre est identique celle des imprimantes. Par contre la configuration de lafficheur est particulire et sobtient en cliquant sur le bouton [Configurer].
Configurer lafficheur
Pour configurer lafficheur, cliquez sur le bouton [Configurer]. Un cran particulier apparat.
Cette fentre permet de paramtrer les diffrentes informations qui vont apparatre sur lafficheur de la caisse en fonction des diffrentes tapes de la transaction.
Il est possible, dans la commande Structure / Caisses, de modifier caisse par caisse les valeurs paramtres ici. La prsente fonction ne sert quau paramtrage global de lafficheur.
Les zones composant cette fentre ont les rles suivants. Nombre de lignes Nombre de lignes que lafficheur est capable dafficher simultanment. 2 caractres numriques. Ce nombre est en gnral dtermin par le pilote OPOS slectionn pour lafficheur. Sinon, voir la documentation fournie avec le matriel. Nombre de caractres par ligne Nombre de caractres (ou colonnes) par ligne que lafficheur est capable dafficher. 2 caractres numriques. Ce nombre est en gnral dtermin par le pilote OPOS slectionn pour lafficheur. Sinon, voir la documentation fournie avec le matriel.
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Menu Fichier
Liste des actions Cette zone affiche toutes les actions dj enregistres, cest--dire les informations qui apparatront sur lafficheur en fonction des tapes de la transaction. Pour en ajouter une, slectionnez une action, choisissez un cadrage, tapez le texte de la ligne dans les zones disposes sous la liste puis validez. Pour en modifier une, slectionnez-la en cliquant dessus puis faites comme pour une cration. Pour en supprimer une, slectionnez-la en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton [Supprimer] en bas de la fentre. Le programme classe automatiquement les actions dans lordre logique. Par contre, pour un mme type daction (exemple louverture de caisse), lutilisateur doit enregistrer les informations dans lordre quil dsire. Action Cette zone liste droulante propose 7 stades diffrents pour laffichage :
Validation ligne : informations affiches lors de la validation dune ligne ; Fin de ticket : informations affiches lors de lutilisation de la fonction Fin de ticket. Mode rglement : informations affiches lors de la slection du mode de rglement. Rendu : informations affiches lorsque le montant rendre est calcul. Validation document : message affich lors de la validation du document. Ce message est temporis et reste affich pendant 2 secondes. Il est suivi de laction Ouverture caisse (ouverture du tiroir caisse).
Centr : le texte sera centr sur la ligne. A gauche : le texte sera align gauche. A droite : le texte sera align droite.
Texte de la ligne Cette zone de 69 caractres alphanumriques maximum sert lenregistrement des informations qui doivent tre affiches. Les textes doivent tre imprativement saisis entre guillemets (" "). Une ligne vide est obtenue en insrant un espace (entre guillemets). Des fonctions dont la syntaxe est dcrite ci-dessous doivent tre utilises pour laffichage des informations concernant les articles, les montants, les modes de rglement, etc. Les fonctions doivent tre tapes au clavier en respectant strictement leur syntaxe.
Prenez garde que les textes taps et les fonctions insres sur une mme ligne ne dpassent pas le nombre de caractres disponibles sinon laffichage sera tronqu par la droite. Exemple
Dans le cas dun afficheur de 20 colonnes, le texte "BIJOU SA vous souhaite la bienvenue" saffichera comme BIJOU SA vous souhai. Quand deux fonctions (ou plus) se suivent sur une mme ligne, elles doivent tre spares par le signe plus (+).
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Menu Fichier
Exemple
Si vous voulez afficher sur une ligne la date et lheure du ticket, enregistrez le texte suivant Date(1)+Heure(8) Le nombre de caractres affect une fonction doit tre prcis dans les parenthses qui suivent la dsignation de la fonction.
Exemple
Pour afficher la quantit, la dsignation dun article et le montant TTC sur une ligne en les sparant chacun par deux espaces vides, paramtrez la ligne comme suit : Quantite(3)+" "+DesArt(15)+" "+MontantTTC(8). Dans ce cas, le nombre total de caractres de la ligne sera de 30, la quantit saffichera sur 3 colonnes, la dsignation sur 15 et le montant total sur 8 (virgule et dcimales incluses).
Si vous attribuez un nombre de caractres insuffisant par rapport aux valeurs enregistres dans le fichier ou calcules par le programme, laffichage sera tronqu. En ce qui concerne les dates, le chiffre mentionn entre parenthses correspond au format daffichage. Pour les heures, le paramtrage est un peu diffrent. Voir ci-dessous.
Le format daffichage des montants et celui des quantits seront ceux paramtrs dans le volet Fichier / A propos de votre socit / Initialisation . En cas derreur dans la saisie, le programme affiche un message et slectionne la partie du texte qui lui semble poser problme. Bouton [Supprimer] Supprime la ligne daffichage slectionne. Un message de confirmation apparat. Bouton [OK] Enregistre les saisies faites. Bouton [Annuler] Nenregistre pas les saisies ou modifications faites.
Fonctions daffichage
Le tableau ci-aprs prcise les diffrentes fonctions utilisables dans lafficheur ainsi que leur syntaxe. Rappelons que le nombre de caractres sur lequel doit safficher la valeur extraite par la fonction doit tre prcis entre les parenthses.
Rappelons que la syntaxe doit tre strictement respecte.
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Le paramtrage des dates et des heures est prcis plus loin.
Fonctions Rfrence article Dsignation article Prix unitaire TTC Prix unitaire TTC en devise dquivalence Gamme 1 Gamme 2 Prix unitaire HT Prix unitaire HT en devise dquivalence Prix unitaire en devise Quantit Quantit colise Poids net global Poids brut global Remise Montant HT Montant HT en devise dquivalence Montant HT devise Total HT Total Ht en devise dquivalence Total HT devise Montant ligne TTC Montant ligne TTC en devise dquivalence Syntaxe RefArt() DesArt() PrixUnitaire() PrixUnitaireEqui() Gamme1() Gamme2() PUHT() PUHTEsui() PUDevise() Quantite() SteColis() PoidsNet() PoidsBrut() Remise() MontantHT() MontantHTEqui() MontantHTDevise() TotalHT() TotalHTEqui() TotalHTDevise() MontantTTC() MontantTTCEqui() Commentaires Rfrence de larticle en cours de saisie Dsignation de larticle en cours de saisie Prix unitaire de larticle en cours de saisie Prix unitaire en devise dquivalence de larticle en cours de saisie Enumr de gamme 1 de larticle en cours de saisie Enumr de gamme 2 de larticle en cours de saisie Prix unitaire HT de larticle en cours de saisie Prix unitaire HT en devise dquivalence de larticle en cours de saisie Prix unitaire en devise de larticle en cours de saisie Quantit de larticle en cours de saisie Quantit colise de larticle en cours de saisie Poids net global de larticle en cours de saisie Poids brut global de larticle en cours de saisie Remise pour larticle en cours de saisie Montant HT de larticle en cours de saisie Montant HT en devise dquivalence de larticle en cours de saisie Montant HT en devise de la ligne en cours de saisie Total HT du document ou du ticket Total HT en devise dquivalence du document ou du ticket Total HT en devise du document ou du ticket Montant TTC de la ligne saisie Montant TTC de la ligne en devise dquivalence
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Fonctions Mode de rglement Montant rglement Montant rglement en devise dquivalence Montant rendu Date Heure Total TTC Total TTC en devise dquivalence Montant rglement Montant rglement en devise dquivalence Syntaxe ModRegl() MontantRegl() MontantReglEqui() Arendre() Date() Heure() TotalTTC() TotalTTCEqui() MontantRegl() MontantReglEqui() Commentaires Mode de rglement slectionn Montant du rglement Montant du rglement exprim en devise dquivalence Montant rendu Format Date : voir descriptif ci-dessous Format Heure : voir descriptif ci-dessous Total TTC du ticket Total TTC du ticket en devise dquivalence Montant du rglement Montant du rglement exprim en devise dquivalence
Format des heures Le chiffre indiquer entre les parenthses de la fonction Heure() indique le nombre de caractres qui doivent tre affichs sachant que le format classique des heures est HH:MM:SS.
Paramtrage Heure(2) Heure(5) Heure(8) HH HH:MM HH:MM:SS Affichage
Tiroir caisse
Le paramtrage est des plus simples puisquil suffit de slectionner le pilote et de valider. Louverture du tiroir caisse est automatique lors des traitements suivants :
la validation dun ticket de caisse, la validation de la saisie dun rglement ou dun acompte de vente comptoir,
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Menu Fichier la validation de la dclaration du fond de caisse, la validation dun mouvement divers de caisse, la validation de la saisie du rglement comptant ou dun acompte dans une pice de
vente classique.
Terminal TPE
La fentre de paramtrage du priphrique TPE (Terminal de Paiement Electronique) se prsente comme suit.
Le paramtrage seffectue comme une imprimante mais, dans ce cas, il nest pas question dobjets OPOS slectionner mais de protocoles de communication pour la transmission des donnes. Protocole Cette zone liste droulante propose les protocoles de transmission suivants :
Protocole CKD 6 (protocole Euro). Veuillez vous rfrer la documentation reue avec le terminal carte bancaire pour paramtrer les rglages qui conviennent. Bouton Configurer Ce bouton permet de slectionner le port de lordinateur par lequel la transmission doit seffectuer. La liste des ports srie disponibles saffiche.
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Bouton [Paramtres] Ce bouton permet denregistrer les paramtres de communication ou de vrifier la validit de ceux proposs par dfaut.
Veuillez vous rfrer aux instructions donnes avec le terminal TPE dont le poste dispose. Le bouton [Paramtres par dfaut] rend au port de communication les rglages quil avait lorigine.
Cette fentre permet de paramtrer les raccourcis clavier dont chaque utilisateur peut disposer. Il est possible de crer 10 configurations au maximum. Ce paramtrage est indpendant du type dcran (1, 2 ou 3) utilis. Voir la partie concernant les ventes comptoir de loption Organisation Option de lentreprise, page 157.
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De cette faon, il est possible daffecter chaque caissier ( concurrence de 10) un rglage qui convienne ses habitudes de travail. Cette affectation seffectue dans le volet Structure / Caisses / Fiche principale . Le paramtrage dun clavier seffectue de la faon suivante : 1 . Slectionnez une ligne vide dans la liste des claviers en cliquant dessus. 2 . Enregistrez un intitul de clavier dans la zone Intitul du clavier et validez pour le crer. 3 . Slectionnez sa ligne pour le paramtrer. 4 . Slectionnez une fonction puis un lment de fonction dans les zones liste droulante disposes sous la liste. 5 . Tapez, dans la zone prvue cet effet, la touche de fonction ou la combinaison de touches qui servira de raccourci. 6 . Cochez la case Affichage si vous dsirez que le raccourci apparaisse dans la liste des raccourcis. 7 . Cliquez sur le bouton [Attribuer] pour enregistrer le raccourci. 8 . Continuez le paramtrage si ncessaire. 9 . Lorsque le paramtrage a t ralis, refermez simplement la fentre. Pour modifier un raccourci, slectionnez la ligne au pralable et reprenez le paramtrage au point 3 ci-dessus. Pour supprimer un raccourci, slectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message de confirmation apparatra.
Conseils de paramtrage
Nutilisez pas les touches ou les combinaisons de touches de fonction propres Windows (F1, F4, etc.) ou au Macintosh (COMMANDE + X, COMMANDE + C, etc.), cela risquerait de provoquer des conflits. Nutilisez pas de touches simples (par exemple F pour la fonction Facture ou T pour le Ticket). Ces touches du clavier, tant alphabtique que numrique, ne pourraient plus tre utilises en saisie simple. Privilgiez les combinaisons de touches CTRL + , MAJUSCULE + , COMMANDE + , etc.
Les crans de saisie des ventes comptoir ne disposant daucun bouton avec icne, les combinaisons de touches habituellement utilises par les programmes de gestion Sage sont donc disponibles.
Il nest pas possible, comme pour les articles ou les clients, dutiliser des raccourcis utilisant plus de deux touches conscutivement. Par contre il est possible, pour certaines combinaisons, dutiliser trois touches simultanment.
Exemple
ALT + MAJUSCULE + H.
Si vous affectez une commande un raccourci dj attribu un article, un message derreur vous le rappellera.
Si le programme nenregistre pas la combinaison tape cest quil la considre comme non valable. Il faut donc en enregistrer une autre. Si le nombre de raccourcis paramtrs dpasse les possibilits daffichage du modle dcran, en particulier le modle 3 qui nen permet aucun, rappelez-vous que la fonction Commande / Liste des raccourcis clavier permet douvrir une fentre affichant la totalit des raccourcis.
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Les raccourcis ne se limitent pas aux fonctions de base. On peut paramtrer des raccourcis pour appeler des articles, des vendeurs, des devises ou des modes de rglement. Voir plus bas.
la fonction et/ou son lment, la touche ou la combinaison de touche de raccourci, une coche ( ) quand le raccourci doit safficher dans la fentre de saisie comptoir (si
cette dernire le permet) ou dans la liste des raccourcis. Les fonctions sont automatiquement classes par le programme dans lordre des fonctions et des lments de fonction. Pour modifier ou supprimer un raccourci, cliquez sur sa ligne dans cette liste avant de procder ces oprations. Si une ligne est slectionne, il est ncessaire de cliquer dessus tout en pressant une touche CTRL sur Windows ou COMMANDE sur Macintosh pour la dslectionner avant de pouvoir saisir un autre raccourci. Fonction Cette zone liste droulante prsente tous les groupes de fonctions que lon peut lancer au moyen dun raccourci clavier. Chaque groupe de fonctions donne accs des lments de fonctions que la zone liste droulante Elment de fonction permet de slectionner.
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Le tableau suivant prcise les informations que cette zone et la suivante permettent de slectionner.
Valeur propose par dfaut
Fonction Commande
Rle Permet de dfinir le type de document cre Valide les lignes saisies et permet daccder la saisie des rglements. Valide le ticket en cours de saisie et lance limpression sur limprimante ticket dfinie dans la commande Priphriques de caisse. Cette fonction est galement prsente dans la saisie multirglements. Elle permet alors la validation et limpression du ticket. Dans les deux cas, cette fonction est suivie de louverture du tiroir caisse. Supprime le ticket en cours de saisie. Dans ce cas le numro de pice sera nouveau propos pour le ticket suivant. Dans la saisie multirglements, seuls les rglements ventuellement gnrs seront supprims et le ticket en cours sera propos dans ltat o il se trouvait avant la saisie multirglement. Les tickets valids partir de la liste des tickets ne sont pas supprims. Permet de changer la catgorie tarifaire avant de commencer la saisie des lignes. Affiche la liste des vendeurs dfinis dans la commande Structure / Vendeurs et caissiers. Affiche la liste des devises dfinies dans les options de lentreprise. Affiche la liste des modes de rglement enregistrs dans les options de lentreprise. Affiche la liste des raccourcis dfinis dans la prsente fonction. Ouvre la fentre de saisie multirglement. Imprime le ticket sous forme de facture partir de limprimante et du modle de mise en page paramtrs dans la fonction Priphriques de caisse. Cette impression ne peut seffectuer quavant validation du ticket de caisse. Imprime le ticket sous forme dun ticket partir de limprimante et du modle de mise en page paramtrs dans la fonction Priphriques de caisse. Supprime un rglement.
Annuler
Liste des devises Liste des modes de rglement Liste des raccourcis clavier Multirglement Impression facture
Impression ticket
Supprimer un rglement
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Valeur propose par dfaut
Fonction
Rle Supprime la dernire ligne valide. Slectionne la dernire ligne de la liste et permet de la modifier (si non utilisation dune souris). Utiliser les touches HAUT et BAS pour slectionner une autre ligne. Affiche la liste des clients et permet de modifier le client affect par dfaut au ticket. Met le ticket en attente sans le valider. Convertit le montant rendre dans la devise slectionne. Affiche la liste des tickets en attente Permet la saisie des acomptes Applique les barmes Permet la cration dun ticket Propose la cration dun devis Propose la cration dun bon de commande Propose la cration dune prparation de livraison Propose la cration dun bon de livraison Propose la cration dun bon davoir financier Propose la cration dun bon de retour Propose la cration dune facture Propose la cration dune facture davoir Propose la cration dune facture de retour Envoie le document par e-mail Imprime le document en cours de saisie lorsque ce nest pas un ticket Permet la saisie des informations libres entte pour les documents autres que les tickets Permet la saisie des informations sur le document Permet lintgration dun document Permet limputation dun rglement existant au document ou au ticket en cours de saisie
Mise en attente Devise rendre Rappel ticket Acomptes Appliquer les barmes Crer un ticket Crer un devis Crer un bon de commande Crer une prparation de livraison Crer un bon de livraison Crer un bon davoir financier Crer un bon de retour Crer une facture Crer une facture davoir Crer une facture de retour Envoyer un document par e-mail Imprimer document Informations libres
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Valeur propose par dfaut
Fonction
Elment de fonction Saisir un mouvement de caisse Saisir un rglement Solvabilit Transformer Valorisation TTC Echancier Liste des dpts Liste des documents Liste des tickets Imputer un bon dachat Comptabiliser le document Liste des centrales dachat
Rle Permet la saisie dun mouvement de caisse Permet la saisie dun rglement Affiche les informations sur la solvabilit du client Transforme le ticket ou le document Affiche les informations relatives la valorisation TTC du document Permet la saisie des chances pour le document Affiche la liste des dpts Affiche la liste des documents et permet de rappeler lcran un document existant Affiche la liste des tickets et permet de rappeler lcran un ticket existant Permet daffecter un bon dachat la facture ou au ticket en cours Comptabilise la facture affiche. Affiche la liste des clients dans lesquels on peut choisir celui qui est une centrale dachat Permet dattribuer un raccourci un vendeur particulier. Permet dattribuer un raccourci un article particulier. Permet dattribuer un raccourci une devise particulire. Permet dattribuer un raccourci un mode de rglement particulier.
Liste des vendeurs Liste des articles Liste des devises Liste des modes de rglement
Les actions attaches certains modes de rglement sont les suivantes. Ces actions sont ralises au moment de la validation du ticket.
Mode de rglement Chque Carte bancaire Action Lance limpression sur limprimante chque associe au poste. Lance une communication entre le terminal TPE et le centre carte bancaire.
Si la transaction carte bancaire est refuse pour une quelconque raison, un message apparatra pour signaler que la transaction est annule. Ce message sera accompagn de deux boutons : [Oui] : le ticket sera valid. [Non] : le ticket ne sera pas valid et restera lcran en attente dune autre opration (de rglement par exemple).
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Menu Fichier
Elment de fonction Les valeurs proposes par cette zone liste droulante dpendent de la slection faite dans la zone prcdente. Voir le tableau ci-dessus. Une courte description de la fonction affiche apparat dans la zone Description. Voir ci-dessous. Touche Zone permettant denregistrer la touche ou la combinaison de touches servant de raccourci la fonction en cours de paramtrage. Les touches servant au raccourci elles-mmes doivent tre tapes. Voir les consignes donnes plus haut sur le paramtrage des raccourcis. Affichage Case cocher imposant au programme dafficher le raccourci dans la fentre de saisie comptoir (si cette dernire le permet) ou dans la liste des raccourcis.
Si vous ne cochez pas cette zone, le raccourci napparatra ni dans la fentre de vente comptoir, ni dans la liste des raccourcis. Cette possibilit peut tre applique des fonctions que vous voulez rserver certains utilisateurs.
Description Le programme affiche, dans cet encadr, une courte description de la fonction slectionne. Bouton [Attribuer] Attribue le raccourci la fonction. Si aucune touche ou combinaison de touches na t saisie dans la zone Touche, ce bouton reste sans effet. Si vous affectez le mme raccourci deux fonctions diffrentes, un message derreur apparatra. Le raccourci XXX existe dj ! [OK] Bouton [Supprimer] Supprime le raccourci slectionn dans la liste des fonctions.
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Menu Fichier
Importer
Fichier / Importer
Cette commande permet dimporter des informations dans un fichier de gestion commerciale. Elle ouvre un menu hirarchique.
un format fixe propos par le programme : Importer au format Sage, page 247, un format paramtrable par lutilisateur : Importer au format paramtrable, page 252.
Voir ci-aprs les descriptions de ces fonctions.
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Menu Fichier
Cette commande permet dimporter des informations dans un fichier de gestion commerciale selon un format fixe propos par le programme. On peut lancer la commande Format Sage en cliquant sur le bouton [Importer au format Sage] de la barre doutils Fonctions avances .
Dans le cas dun change de donnes entre le programme Sage Saisie de caisse dcentralise et le programme Sage Gestion commerciale associ (pour la gestion des articles et familles darticles par exemple), les oprations seront beaucoup plus simplement menes en utilisant la commande Fichier / Communication site site.
Le format Sage vous est prcise en Annexe. Ce sont des fichiers au format texte qui doivent toujours tre prcds dun drapeau den-tte, identificateur permettant au programme Sage Saisie de caisse dcentralise de dterminer quel fichier est concern. De mme, il doit se terminer par un drapeau de fin qui indique au programme la fin du fichier dimportation. Chaque information doit tre seule sur une ligne et spare de la suivante par un retour chariot. Un enregistrement doit toujours tre import en entier. Les importations partielles sont refuses.
Exemple
Supposons limportation des informations comptables dun article. Le fichier correspondant se compose des champs suivants : Type Catgorie comptable Compte gnral Section analytique Compte taxe 1 Compta taxe 2 Compte taxe 3. Ce qui, outre les drapeaux, reprsente 7 lignes dinformation. Si une de ces informations est manquante, par exemple certains comptes de taxe, elles doivent tre remplaces par des retours chariot. Ces informations devant tre importes pour chaque catgorie comptable existante, les donnes comptables de chaque nouvel article seront prcdes du drapeau den-tte des informations comptables article mais il ny aura quun seul drapeau de fin. Certaines informations doivent apparatre dans ces fichiers sous forme codifies et non pas comme elles saffichent lcran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspondance.
Exemple
Reprenons lexemple des donnes comptables articles. La dsignation du type peut prendre trois valeurs Vente, Achat (non gr dans la saisie de caisse mais qui peut tre prsent dans les fichiers) et Stocks. Ces qualits correspondent respectivement aux codes 1, 2 et 3. Le fichier dimportation devra donc mentionner 1, 2 ou 3. Cette commande peut tre lance alors quun fichier commercial est ouvert ou non. Une fentre apparat, permettant de slectionner le fichier dimportation.
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Menu Fichier
Cette fentre comporte une case cocher particulire. Suppression du fichier aprs import Cette option, non coche par dfaut, entrane la suppression du fichier dimportation aprs que les oprations se soient droules avec succs. Faites les rglages dsirs, slectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez. Limportation est immdiatement lance. Si le programme constate des anomalies dans les fichiers dimportation ou des doublons entre les fichiers, il peut se produire diffrents vnements qui sont regroups sous le titre Gestion des erreurs en importation de donnes - Format Sage, page 249. Si aucun fichier commercial nest ouvert au lancement de cette fonction, il est possible den crer un nouveau sous les rserves voques dans la remarque Attention ci-dessous. Pour cela, le programme ouvre une fentre Crer le fichier commercial qui permet denregistrer le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier.
La cration dun fichier de cette faon nest possible que si le fichier dimportation contient les donnes du dossier ncessaires la cration du fichier et nentrane pas lapparition du volet A propos de votre socit / Fiche principale .
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Menu Fichier
Vous pouvez saisir les valeurs importer dans un traitement de texte en utilisant la touche ENTRE pour passer dune ligne la suivante. Le fichier doit tre enregistr en format texte (TXT).
Loption Import en mise jour du volet Prfrences de la fonction A propos de votre socit permet diffrents types dimportation concernant les fiches articles, les familles darticles et les fiches clients. Lors de limportation dun fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrle les rfrences articles. Si une rfrence article est identique dans le fichier commercial le programme peut :
arrter limportation, mettre jour la rfrence article, la famille darticles, la fiche client, la fiche fournisseur, ou encore afficher un message permettant de confirmer la mise jour.
Type Ce menu droulant propose les choix suivants :
Format texte (*.txt) : (propos par dfaut) permet limportation des fichiers au format de la
Ligne 100 (identifis par des drapeaux et ayant comme sparateur de champs le retour chariot)
Tous les fichiers (*.*) : cette option permet l'importation des fichiers au format de la Ligne
100. Le traitement est identique celui du type Format texte.
soit mettre fin limportation des donnes (comme dans les versions prcdentes), soit poursuivre limportation des donnes en ignorant lenregistrement posant problme.
Dans ce cas, un message saffichera : Description de lanomalie. Souhaitez-vous poursuivre limport en ignorant cet enregistrement ? [Oui] [Non] Suivant la rponse faite, il se produira les vnements suivants :
[Oui] : le programme reprend limportation des donnes en ignorant lenregistrement litigieux. Les trois premires lignes de ce dernier sont reportes dans un fichier texte Journal de traitement . Lenregistrement erron complet, y compris les fichiers qui en dpendent, sont reports dans un nouveau fichier texte comportant le mme nom que celui du fichier dimportation mais auquel un numro dordre est ajout (1 pour la premire anomalie, 2 pour la deuxime, etc.).
[Non] : le processus dimportation est arrt. Les enregistrements qui prcdaient sont
imports. Les enregistrements restants sont reports dans une copie du fichier dimporta 2009 Sage 249
Menu Fichier
tion reprenant le nom du fichier dimportation en le faisant prcder automatiquement dun numro dordre. Le fichier dorigine est enregistr avec lextension .OLD.
Exemple
Supposons un fichier IMPLCLI.TXT permettant limportation de fiches clients dans un fichier commercial. Il se compose des lignes suivantes : #VER 6 #CCLI DUPONT .../... #CCLI DUVAL .../... #CCDL ADRESSE DUVAL .../... #CCLI DURAND .../... #FIN En importation de donnes, le message suivant saffiche : Le client DUVAL existe dj comme fournisseur, ligne XXX ! Souhaitez-vous poursuivre limportation en ignorant cet enregistrement ? Oui Non Si la rponse est Oui, les oprations suivantes vont seffectuer : Report de lerreur Le client DUVAL existe dj comme fournisseur, ligne XXX dans le Journal de traitement. Report des trois premires lignes du fichier dans le Journal de traitement : #CCLI DUVAL Client Duval Report du message Reprise de limport Date et Heure Report de lenregistrement erron complet dans un nouveau fichier texte. Reprise de limportation des donnes partir de DURAND. Si la rponse est Non, les oprations suivantes vont seffectuer : Limportation de donnes est arrt mais le client DUPONT est import. Report de lerreur Le client DUVAL existe dj comme fournisseur, ligne XXX dans le Journal de traitement. Report du message Arrt de limport Date et Heure Cration du fichier IMPLCLI1.TXT avec les fichiers non imports : #CCLI DUVAL .../... #CCDL ADRESSE DUVAL .../... #CCLI DURAND .../... #FIN Report du message Cration du fichier IMPCLI1.TXT dans le Journal de traitement. Le fichier IMPLCLI.TXT est renomm IMPLCLI.OLD.
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Ces fichiers peuvent tre consults et imprims au moyen dun programme de traitement de texte ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Macintosh.
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Menu Fichier
Cette commande permet de traiter des fichiers dimportation ayant un format paramtrable par lutilisateur. On peut lancer la commande Format paramtrable en cliquant sur le bouton [Importer au format paramtrable] de la barre doutils Fonctions avances . Cette fonction permet de slectionner un des formats qui auraient pu tre crs au pralable dans la fonction Format import/export paramtrable. Voir la commande Format import/export paramtrable, page 267. Le lancement de cette fonction ouvre une fentre de slection dun format dimportation paramtr.
Les fichiers de formats paramtrables comportent, sous Windows, lextension .EGC. La slection dun fichier non compatible entrane laffichage dun message derreur.
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Certaines donnes importes existent dj dans le fichier commercial : la mise jour des
donnes existantes est ralise si loption Import en mise jour du volet Prfrences de la fiche de lentreprise lautorise (paramtrage autre que Sans modification).
Les donnes importes nexistent pas : elles sont cres dans le fichier commercial. Si
certains champs sont absents dans le fichier dimportation, ils sont renseigns avec les valeurs par dfaut (qui pourront tre modifies manuellement et ponctuellement). Voir le Volet Prfrences - Fiche entreprise, page 105. Les valeurs par dfaut sont dtailles sous le titre Format import/export paramtrable, page 267. Limportation des documents ne peut pas tre ralise en modification. Limportation des tarifs par catgories tarifaires prsente des particularits dtailles ci-dessous. Il en est de mme pour les articles.
Importation en ajout
Limportation ne peut se faire que pour des donnes nexistant pas dans le fichier commercial destinataire. Cest notamment le cas des documents dont limportation prsente les caractristiques suivantes :
Toutes les donnes de len-tte ne sont pas importes. Les valeurs non importes sont
remplaces par les valeurs par dfaut. Il en est de mme pour les lignes pour lesquelles les valeurs non importes sont remplaces par les valeurs par dfaut.
Les conditions de paiement ne sont pas importes. Elles sont remplaces par les conditions par dfaut existant dans la fiche du tiers.
Larticle BAAR01 comporte des tarifs pour les catgories tarifaires Grossiste, Dtaillant et Vente comptoir. On lance une importation paramtrable dun fichier comportant uniquement les tarifs de la cat 2009 Sage 253
Menu Fichier
gorie tarifaire Grossiste et dans lequel larticle BAAR01 est mentionn. Le programme ne supprime pas les tarifs Dtaillant et Vente comptoir pour le dit article.
si la famille dont dpend un article import nexiste pas ; si le compte comptable gnral associ un tiers nexiste pas ; et dune faon gnrale en cas de prsence de tout lment non dfini dans le fichier
dimportation et manquant dans le fichier destinataire.
Longueur des champs. Dans le cas de champs alphanumriques, si la longueur des donnes im-
portes est suprieure celles du fichier destinataire, la valeur importe sera tronque des derniers caractres. Dans le cas des champs numriques : si la longueur des donnes importes est suprieure celles du fichier destinataire, la valeur importe sera galement tronque des derniers caractres, dcimales comprises. Si les donnes importes sont plus courtes, aucune incidence.
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Menu Fichier
erreur dtecte et ligne, ligne denregistrement concerne, nombre denregistrements crits, nombre derreurs dimportation, recopie du fichier dorigine, date et heure de larrt du traitement.
Ces fichiers peuvent tre consults et imprims au moyen dun programme de traitement de texte ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et Text Edit sur Macintosh.
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Menu Fichier
Exporter
Fichier / Exporter
Cette commande permet dexporter des informations dun fichier de gestion commerciale. Elle ouvre un menu hirarchique.
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Menu Fichier
Cette commande permet de traiter des fichiers dexportation ayant un format fixe propos par le programme. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Exporter au format Sage] de la barre doutils Fonctions avances . Cette commande vous permet donc dextraire dun fichier du programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise tout ou partie des donnes sous forme de :
fichier au format SYLK qui prsente les donnes sous une configuration reconnue par
beaucoup de tableurs,
fichier au format Texte qui enregistre les donnes sous la forme dun fichier texte au format dimportation de la Ligne Sage 100,
fichier au format HTML qui pourra tre directement exploit par les programmes de navigation sur Internet,
fichier au format Classeur Microsoft Excel (version 7.00 ou ultrieure) qui lancera automatiquement louverture de ce programme, la lecture des donnes exportes et leur exploitation.
Windows
Cette dernire option nest disponible que sur les versions du programme fonctionnant sur Windows.
Dans le cas dun change de donnes entre le programme Sage Saisie de caisse dcentralise et le programme Sage Gestion commerciale associ (pour la gestion des articles et familles darticles par exemple), les oprations seront beaucoup plus simplement menes en utilisant la commande Fichier / Communication site site.
Les documents gnrs par cette commande devront tre ouverts partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus. Si lexportation seffectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours gnres en colonne, spares par un retour chariot et agrmentes de drapeaux, codes permettant au programme de dterminer lorigine, le fichier concern et la fin des enregistrements. Toutes explications concernant ces drapeaux sont donnes sous le titre concernant les importations et dans les annexes.
Lexportation sous forme de fichier au format Texte seffectue dans le format que Sage Saisie de caisse dcentralise utilise pour ses importations. Il est donc possible de rutiliser un tel fichier en importation sur un autre micro-ordinateur quip de ce programme.
Le lancement de cette commande fait tout dabord apparatre une fentre permettant dappeler un format dexportation dj cr ou den enregistrer un nouveau.
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Menu Fichier
Slectionnez le modle que vous voulez utiliser ou modifier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou sur le bouton [Nouveau] pour enregistrer un nouveau modle de slection. Si vous choisissez de crer un modle de slection, une nouvelle fentre souvre pour la saisie du nom, de la taille et de lemplacement de stockage de ce fichier. La taille de 200 Ko propose par le programme est en rgle gnrale largement suffisante. Dans les deux cas, un cran de paramtrage apparat ensuite.
Le principe de cet cran est identique celui des formats de slection utiliss lors de limpression laide du bouton Plus de critres. Les colonnes servent au stockage des critres de slection et les zones au dessus des titres des colonnes servent leur saisie. Quelques prcisions doivent tre apportes concernant le principe de fonctionnement de cette commande et la notion de Groupe. Les informations extraire sont prcises dans les deux premires colonnes. La premire sert lenregistrement du fichier, la seconde, celle du champ lintrieur de ce fichier. La colonne Cellule L :C permet de prciser partir de quelle cellule du tableur (si vous faites des transferts sur un tableur, cas le plus frquent), les informations extraites seront insres dans la feuille de calcul. Les informations sont toujours insres en colonnes.
Exemple
Supposons un transfert dinformations sur le fichier client (numro de compte et nom seulement). Vous voulez ne slectionner que les clients habitant Paris. Vous avez enregistr les paramtres
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Menu Fichier
suivants :
Fichier Clients Clients Clients Champ Code postal Numro client Intitul 0:0 10:5 10:6 Cellule L:C 75000 De 75999
La ligne de critre Code postal ne sert qu la slection des clients sur Paris, cest la raison pour laquelle on a prcis 0 :0 comme adresse de cellule. Le programme comprend alors quil ne doit pas exporter cette information, mais quil doit en tenir compte pour la slection. Vous verrez les donnes apparatre dans la feuille de calcul de la faon suivante :
Ligne / Colonne 10 11 12 13 CARAT DIAMA EMERA OPALE 5 6 Carat Sarl Diamant vert Emeraude SA Opale
Le Groupe permet de regrouper, comme son nom lindique, des informations obissant aux mmes rgles de slection.
Exemple
Supposons que lon veuille extraire les noms des clients appartenant aux catgories tarifaires Grossiste (la premire saisie) et Centrales dachat (la troisime saisie). On ne peut raliser une slection continue car la catgorie tarifaire dtaillant qui est la deuxime serait galement slectionne. Il nous faut donc utiliser les groupes et nous paramtrerons le modle comme suit.
Fichier Clients Clients Clients Clients Champ Catgorie tarifaire Intitul Catgorie tarifaire Intitul A A B B Groupe Cellule L:C 0:0 1:1 0:0 0:1 Centrale dachat De Grossiste
Le groupe A servira donc slectionner les clients grossistes mais ninsrera que leur nom dans la feuille de calcul partir de la cellule L1 :C1. Le groupe B fera de mme pour les clients centrales dachat et insrera leur nom la suite de ceux appartenant la catgorie Grossiste. Cest la raison pour laquelle nous avons mentionn 0 :1 dans la colonne Cellule L :C. La cration dun modle seffectue comme suit : 1 . appel de la fonction et cration dun nouveau modle, 2 . enregistrement dun titre (simple information permettant de dcrire le modle plus prcisment que son nom de document), 3 . pour chaque ligne de critre, enregistrement : - du fichier, - du champ, - du groupe ventuel, - de la cellule origine du transfert si rutilisation dans un tableur,
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du critre de slection si le champ donne lieu une liste droulante ou de la fourchette de critres si le champ est ditable,
4 . impression ventuelle de la liste des critres, 5 . enregistrement du modle en refermant la fentre. Par dfaut, toutes les informations dpendant dun critre de slection non mentionn sont slectionnes. Lutilisation dun modle est encore plus simple : 1 . slection du modle dexportation, 2 . slection du type de fichier gnr, 3 . lancement de la gnration du fichier. Le traitement des lignes dun modle seffectue comme suit :
Enregistrer une nouvelle ligne : enregistrez son contenu dans les zones de saisie audessus des colonnes, validez par la touche ENTRE ou cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation .
Modifier une ligne : slectionnez-la au pralable, apportez les modifications et enregistrez comme indiqu ci-dessus.
Imprimer
Permet dditer et de conserver sous forme imprime la liste des critres du modle.
Exporter
Permet de lancer la gnration du fichier dexportation en fonction des critres enregistrs dans les colonnes de la fentre. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fentre souvre pour vous permettre de donner un nom au fichier qui va recevoir les informations et de dterminer lemplacement de stockage de ce fichier qui sera gnr.
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Windows
Le programme indique lextension ajouter au nom du fichier en fonction du type dexportation ralis. Si vous ne la saisissez pas, le programme lajoutera de lui-mme. Type Cette liste droulante propose les choix suivants :
Windows
Format texte (*.TXT) (valeur par dfaut), Format sylk (*.SLK), Format html (*.HTM), Format Classeur Microsoft Excel (*.XLS).
Formats dexportation
Les documents gnrs par cette commande devront tre ouverts partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus.
Format texte
Si lexportation seffectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours gnres en colonne, spares par un retour chariot et agrmentes de drapeaux, codes permettant au programme de dterminer lorigine, le fichier concern et la fin des enregistrements. Toutes explications concernant ces drapeaux sont donnes dans la commande Fichier / Importer... et dans le fichier Annexes. Lexportation sous forme de fichier au format Texte (ou ASCII) seffectue dans le format que le programme Sage Gestion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de rutiliser un tel fichier en importation sur un autre micro-ordinateur quip de ce programme.
Format Sylk
Le format Sylk est un format reconnu par la plupart des tableurs.
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Si vous disposez dExcel version 7 ou ultrieure, vous pouvez galement exporter les valeurs sous la forme dun classeur Microsoft Excel.
Format HTML
Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la gnration dun fichier qui pourra directement tre exploit par des navigateurs Internet. Ce format vous permettra, par exemple, de crer un catalogue darticles que vous copierez sur un site Internet et qui pourra tre consult par vos clients. Le paramtrage du modle dexportation seffectue comme pour le format SYLK. Par contre ladresse de cellule indique pour chaque ligne du format dexportation nest utilise que pour dfinir lordre de lexportation.
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Menu Fichier
Cette commande permet de gnrer des fichiers dexportation ayant un format paramtrable par lutilisateur. On peut lancer la commande Exporter au format paramtrable en cliquant sur le bouton [Exporter au format paramtrable] de la barre doutils Fonctions avances . Cette fonction permet de slectionner un des formats qui auraient pu tre crs au pralable dans la fonction Format import/export paramtrable. Voir la commandeFormat import/export paramtrable, page 267. Le lancement de cette fonction ouvre une fentre de slection du modle dexportation qui doit tre utilis dans le cadre de lexportation de donnes envisage : Ouvrir le format paramtrable .
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Menu Fichier
Donnez un nom et un emplacement de stockage au fichier .TXT qui va tre cr. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou validez.
le Code famille dans le cas dune exportation des donnes sur les familles darticles.
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Menu Fichier la Rfrence article et la Catgorie tarifaire dans le cas dune exportation des tarifs par
catgories tarifaires,
le Code famille dans le cas dune exportation des donnes sur les familles darticles.
Les zones de et sont des listes droulantes ditables qui permettent de choisir une fourchette dinformations exporter. La slection est faite sur un champ qui dpend du choix fait dans la zone prcdente et qui est prcis dans le tableau ci-dessous.
Type dexportation Clients Articles Tarifs par catgories tarifaires N client Rfrence article Rfrence article Catgories tarifaire Familles Code famille Slection Taille 17 caractres alphanumriques 18 caractres alphanumriques 18 caractres alphanumriques Toutes Liste des catgories tarifaires 10 caractres alphanumriques
Si vous laissez ces deux zones vides, la totalit des donnes sera exporte. Cliquez sur le bouton [OK] pour gnrer le fichier.
Dans le cas de lexportation des documents, la fentre de slection est plus complte.
Domaine :
Ventes, Stocks,
Type document :
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Tous ou Liste des documents en fonction du domaine,
Dpt de / .
Si vous laissez ces zones vides, la totalit des donnes sera exporte. Cliquez sur le bouton [OK] pour gnrer le fichier.
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pour limportation ou lexportation de donnes, et pour limportation en mise jour de donnes de structure, cest--dire de donnes concernant les tiers, les articles ou les familles qui viendront sajouter aux donnes existantes dans le fichier commercial. La dfinition de formats de fichiers paramtrables permet d'importer ou d'exporter des donnes concernant :
les clients, les articles, le stock des articles, les tarifs par catgories tarifaires, les tarifs clients, les familles darticles, les documents.
de et vers n'importe quel logiciel capable d'mettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII. Vous pouvez galement accder cette commande en cliquant sur le bouton [Dfinir les formats dimport/export paramtrables] de la barre doutils Fonctions avances . Cette fonction, disponible sur tous les programmes de la gamme Ligne Sage 100 est dtaille dans le Manuel de la gamme . Ne sont dtailles ci-aprs que les informations utilises par cette fonction et propres au programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise. Le lancement de cette fonction ouvre une fentre de dialogue Ouvrir le format paramtrable permettant de slectionner un format existant ou den crer un nouveau.
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Menu Fichier
Si vous choisissez de crer un format, une seconde fentre Enregistrer le format paramtrable souvre.
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Menu Fichier
On accde aux volets de cette fentre par des onglets sur Windows et par une zone liste droulante sur Macintosh. Le second volet Particularits et les zones quil comporte est prsent dans le Manuel de la gamme .
Vrifier
Cette fonction lance une vrification du paramtrage du format par rapport au fichier qui doit tre import. Elle ne ralise aucune importation mais affiche des messages derreur quand elle rencontre des incohrences entre le fichier importer et le paramtrage du format.
Gnrer
Cette fonction permet de vrifier le format paramtr en ditant un fichier qui contient des valeurs fictives, suites de lettres et de chiffres en fonction du format des champs insrs. Le programme demande le nom du fichier gnrer. Ce fichier au format TXT peut tre consult avec un diteur de texte ou un programme de traitement de texte.
Paramtrer
Ce bouton nest disponible que lors du paramtrage des formats de types : - Clients, - Documents. Ce bouton ouvre une fentre Paramtrages dimport qui permet de modifier la numrotation des comptes imports. Pour plus de dtails, voir Paramtrages dimportation, page 271.
Imprimer
Cette fonction lance ldition dun document rsumant le paramtrage du format en cours de consultation. Le format de ce document est fixe. Intitul Intitul que vous pouvez donner au format. Il sera rappel dans le titre de la fentre. Il peut tre diffrent du nom du fichier. Type de donnes Zone liste droulante prcisant le type de donnes qui peuvent tre paramtres dans le format dimport/export paramtrable. Ce sont :
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Articles, Stock articles, Tarifs catgories tarifaires, Tarifs clients, Familles (darticles),
Documents. Ds quune ligne de champ a t enregistre dans la liste, cette zone sestompe et ne peut plus tre modifie. Liste des champs Cette zone de liste affiche les champs qui peuvent tre insrs dans les formats dimportation ou dexportation en fonction du type de donnes slectionn dans la zone correspondante. Les boutons qui grent le contenu de cette liste sont dtaills ci-dessous. Linsertion des champs seffectue :
en les slectionnant dans la zone liste droulante en dessous de la liste, en paramtrant leur longueur si elle ne correspond pas la valeur propose par dfaut, en cliquant sur le bouton Insrer.
Les champs marqus dune astrisque (*) dans la liste des champs sont obligatoires. Leur absence la fermeture du format entranera un message derreur : Le champ XXX est obligatoire ! [OK] Les informations donnes dans cette liste sont les suivantes :
Champ : intitul du champ. Non modifiable. Valeur par dfaut : valeur ventuellement enregistre dans la fentre ouverte par le bouton Proprits.
Longueur : nombre de caractres dont se compose le champ. Les valeurs proposes par
dfaut sont modifiables.
Les donnes qui peuvent faire lobjet dun format dimport/export paramtrable et leurs particularits sont rsumes sous les titres suivants :
Caractres non grs, page 275, Champs du fichier Clients, page 276, Champs du fichier Articles, page 279, Champs du fichier Stocks articles, page 282, Champs du fichier Tarifs par catgories tarifaires, page 283, Champs du fichier Tarifs clients, page 284, Champs du fichier Familles darticles, page 285, Champs du fichier Documents, page 286.
Bouton [Insrer] Insre dans la liste le champ qui a t slectionn dans les zones en dessous de la liste. Si une ligne est slectionne lors de cette insertion, la nouvelle ligne sera insre au dessus. Les lignes insres peuvent tre dplaces dans la liste par le biais des boutons [Monter] et [Descendre].
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Le programme ne contrle pas si un champ est insr plusieurs fois. Bouton [Supprimer] Supprime la ligne qui est slectionne dans la liste. Bouton [Proprits] Ouvre la fentre Champ dcrite ci-dessous sous le titre Proprits des champs. Bouton [Monter] Ce bouton dplace la ligne slectionne vers le haut de la liste (si cette ligne nest pas la premire). Bouton ]Descendre] Ce bouton dplace la ligne slectionne vers le bas de la liste (si cette ligne nest pas la dernire). Pour enregistrer le format, il suffit de fermer la fentre ou de passer au volet Particularits .
Paramtrages dimportation
Cette fonction est lance en cliquant sur la fonction Paramtrer de la fentre de la fonction Format import/export paramtrable. Elle nest disponible que dans les formats dont les types de donnes sont Clients et Documents. Elle permet de modifier la structure des comptes de tiers et, ventuellement, de leur affecter un compte collectif si celui-ci est manquant dans le fichier dorigine.
Dans le cas des documents, le paramtrage dimportation ne peut porter que sur les numros de comptes clients. Pour modifier une numrotation, cliquez sur la ligne :
Numrotation des comptes de tiers : si vous voulez modifier leur structure lors de
limportation,
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Cette fentre propose toujours les comptes clients, quel que soit le format paramtr. Si un des critres proposs ne doit pas tre utilis, mettre les valeurs des numros zro.
Avant conversion : toute valeur alphabtique ou numrique saisie est remplace. Aprs conversion : toute valeur alphabtique ou numrique saisie remplace ce qui se
trouvait la position.
Lastrisque (*) remplace tous les caractres du numro partir de la position de lastrisque.
Exemple
Inspirez-vous des exemples donns dans le tableau ci-dessous pour vos paramtrages.
Paramtrage Avant conversion 411* Aprs conversion * Rsultat obtenu Avant conversion 411DUPON Aprs conversion DUPON Commentaires
Le radical 411 est supprim. Le compte tiers est alors compos des derniers caractres du compte initial. Le radical 411 est supprim et remplac par la lettre C. Les derniers caractres du compte initial sont conservs. Le compte initial est conserv et la lettre F est ajoute devant. Type de modification apporter si un client et un fournisseur comportent le mme numro 001.
411*
C*
411DUPON
CDUPON
* 001
F* F001
001 001
F001 F001
Pour paramtrer une conversion : 1 . Slectionnez la ligne paramtrer. 2 . Enregistrez les modifications dans les zones de saisie en dessous de la liste. 3 . Validez. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les paramtrages. Critre de slection Permet de prciser si les paramtres de numrotation constituent galement des critres de slection. Cette option nest pas coche par dfaut. Cette option est commune tous les masques de paramtrage.
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Exemple
Dans le cas du fichier documents, le domaine peut tre : Ventes, Achats ou Stocks. Le type de document, fonction du domaine, peut tre : Devis, Bon de retour, Facture, etc. On accde ces volets par des onglets sur Windows et par une zone liste droulante sur Macintosh.
Prsentation de base
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Valeur par dfaut Zone de saisie dont le type (alphanumrique, alphanumrique majuscules, nombre, date, etc;) dpend du champ dont lintitul est rappel dans le titre de la fentre. Les tableaux qui suivent prcisent les caractristiques de chacun de ces champs. Cette zone permet denregistrer la valeur fixe que prendra le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation.
Exemple
Affectation dun numro de compte collectif fixe 4110000 pour les clients exports. Non prsent dans le fichier Case cocher qui prcise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui sera import et quil doit ajouter ce champ, ventuellement en y mentionnant la valeur par dfaut saisie dans la zone correspondante, la position o il a t paramtr. Cette option nest pas coche par dfaut.
Champs formats
Lorsque le champ peut prsenter diffrents formats, tels les champs de date, une zone supplmentaire apparat pour prciser le format utilis dans le fichier import ou export. Format Enregistrez dans cette zone le format de date du champ. Les formats de date sont dcrits en Annexe.
Lorsquun champ peut prendre plusieurs valeurs tels les champs des informations libres, le programme ajoute une zone supplmentaire pour prciser la position de linformation libre. Numro dindice Enregistrez dans cette zone le numro dindice du champ importer / exporter. Ce numro dindice est affich dans la liste des champs aprs lintitul du champ.
Exemple
Linformation libre Pourcentage teneur en or a t enregistre en quatrime position de la liste des informations libres articles. Si cette information doit tre traite, il faudra enregistrer 4 dans la zone Numro dindice. Les comptes gnraux de comptabilisation des mouvements des articles dpendent de la catgorie comptable qui leur est affecte. Pour que le programme sache quelle catgorie le compte import ou export est affect, il faut prciser la position de la catgorie comptable dans la liste (volet Complment de la fiche article).
Une telle zone peut tre insre plusieurs fois avec des numros dindices diffrents.
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Prenons le champ Structure banque des articles. Il peut prendre comme valeurs : Locale, autre, IBAN, etc. Le fichier importer mentionne 0 pour Locale, 1 pour autre, 2 pour BBAN, etc. Cette correspondance permet de dfinir quelle est la valeur de correspondance entre les deux fichiers. Pour avoir accs ces choix : 1 . cliquez sur la ligne du champ pour la slectionner ; 2 . cliquez sur le bouton [Proprits] dans le volet Description ; 3 . cliquez sur longlet Correspondance pour ouvrir le volet du mme nom ;
4 . slectionnez la ligne qui convient ; 5 . enregistrez la correspondance et validez par la touche ENTRE ; 6 . faites de mme pour les autres valeurs possibles ; 7 . cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fentre aprs paramtrage.
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Certains caractres non grs par le programme sont transforms de faon ne pas gner cette importation. Le Manuel de la gamme prcise comment cette substitution est ralise. Le tableau suivant rappelle les caractres grs sans substitution.
Champ N compte client / fournisseur N compte collectif Type 17 AN majuscules (1) 13 AN majuscules dont les 3 premiers sont numriques 18 AN majuscules (C39) Caractres grs 09 AZ Les 10 suivants : 09 AZ 09 AZ / % + $ . _ ou Espace 09 AZ / % + $ . _ ou Espace 09 AZ Valeur ignore si elle ne correspond pas au format de linformation libre Commentaire
Rfrence article
Code barres
18 AN majuscules (C39)
1. AN : alphanumrique.
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Zones Adresse livraison Complment livraison CP livraison Ville livraison Rgion livraison Pays livraison Expdition livraison Contact livraison Condition livraison Tlphone livraison Tlcopie livraison E-mail livraison Catgorie tarifaire Taux remise Taux escompte Taux relev Taux R.F.A. Encours autoris Valeur info libre Inutilis Longueur 35 35 9 35 25 35 2 35 2 21 21 69 2 14 14 14 14 14 69 AN AN AN AN AN AN N AN N AN AN AN N N N N N N AN Permet dindiquer un champ du fichier qui doit tre ignor Correspondance dfinir Format double Format double Format double Format double Type Obligatoire Particularits
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Les correspondances proposes sont les suivantes.
Champ Catgorie comptable Correspondances Catgorie comptable 1 Catgorie comptable 50 Locale Autre BBAN IBAN Catgorie tarifaire 1 Catgorie tarifaire 32 1 50 0 1 2 3 1 32 Valeur par dfaut 1 Commentaires
Structure banque
Catgorie tarifaire
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Zones Poids net Poids brut Code barres Longueur 14 14 18 N N AN Type Obligatoire Particularits Format double Format double Contrle unicit dans le fichier articles et les numrs de gamme Correspondance dfinir
Suivi stock Champ statistique / Indice Compte gnral / Indice Section analytique / Indice Code taxe 1 / Indice Taux de taxe 1 / Indice Code taxe 2 / Indice Taux de taxe 2 / Indice Code taxe 3 / Indice Taux de taxe 3 / Indice Valeur info libre / Indice Inutilis
1 21 13 13 3 14 3 14 3 14 69
N AN AN AN AN N AN N AN N AN
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Les correspondances proposes sont les suivantes.
Champ Type prix de vente Gamme 1 Correspondances Prix de vente HT Prix de vente TTC Aucune Gamme 1 Gamme 50 Aucune Gamme 1 Gamme 50 Aucun Conditionnement 1 Conditionnement 20 Unit vente 1 Unit vente 30 Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme Aucun Srialis CMUP FIFO LIFO Par lot 0 1 0 1 50 0 1 50 0 1 20 1 30 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 Valeur par dfaut 0 0 Commentaire
Gamme 2
Conditionnement
Unit vente
Unit poids
Suivi stock
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282
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Rfrence article
18
AN
Oui
18 14 1
AN N N
Oui Format Double. Indice = numro de catgorie tarifaire Correspondance dfinir. Indice = numro catgorie tarifaire
14 1 14 14 1
N N N AN AN
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Les correspondances proposes sont les suivantes.
Champ Unit de vente Correspondances Unit vente 1 Unit vente 30 Aucun Srialis CMUP FIFO LIFO Par lot Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme 1 30 0 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Valeur par dfaut 1 Commentaire
Suivi stock
Unit poids
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Zone Type prix Prix unitaire Quantit Conditionnement Remise Prix revient unitaire Taux de taxe 1 Type taux taxe 1 Taux de taxe 2 Type taux taxe 2 Taux de taxe 3 Type taux taxe 3 Dpt Valeur info libre / Indice Inutilis 1 35 69 1 1 Longueur 1 14 14 35 14 14 N N N AN N N N N N N N N AN AN Permet dindiquer un champ du fichier qui doit tre ignor Format double Format prix Format double Correspondance dfinir Format double Correspondance dfinir Format double Correspondance dfinir Oui Type Obligatoire Particularits Correspondance dfinir Format prix
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Menu Fichier
Les correspondances proposes sont les suivantes.
Champ Domaine Ventes Achats Stocks Devis Bon de commande vente Prparation de livraison Bon de livraison vente Bon de retour vente Bon davoir financier vente Facture vente Prparation de commande achat Bon de commande achat Bon de livraison achat Bon de retour achat Bon davoir financier achat Facture achat Mouvement dentre Mouvement de sortie Dprciation Virement dpt dpt Prparation de fabrication Ordre de fabrication Bon de fabrication Aucun Gamme 1 Gamme 50 Aucun Gamme 1 Gamme 50 HT TTC Pourcentage Forfaitaire Par unit Correspondances 0 1 2 0 1 2 3 4 5 6 11 12 13 14 15 16 20 21 22 23 24 25 26 0 1 50 0 1 50 0 1 0 1 2 Valeur par dfaut 0 Commentaire
Type document
Enumr Gamme 1
Enumr Gamme 2
0 0
Lorsque les champs sont absents dans le format paramtrable, les informations de la 1re ligne sont reprises par dfaut (exemple Dpt). Si linformation de len-tte nexiste pas dans les lignes (exemple Lieu de livraison), linformation est reprise par dfaut comme en saisie de document.
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Menu Fichier
Cette commande ouvre un menu hirarchique qui donne accs aux fonctions suivantes :
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Menu Fichier
Communication
Fichier / Communication site site / Communication
Cette commande permet un change dinformations et de donnes beaucoup plus simple entre le programme Sage Saisie de caisse dcentralise et le programme Sage Gestion commerciale que les classiques fonctions importer et exporter dcrites prcdemment. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Communication site site] de la barre doutils Fonctions avances . Elle sera utilise en cas de transfert de donnes exceptionnel. Pour les transferts (mission ou rception) raliss de faon rptitive, la commande Communications planifies du mme menu est beaucoup plus indique puisquelle conserve les paramtrages faits. Elle gnre les donnes sous forme de :
fichiers joints des messages E-mail qui sont automatiquement envoys par utilisation de
la technologie Internet : cette option ncessite que chaque site soit quip dun modem et dispose dune adresse E-mail auprs dun fournisseur de service Internet,
ou de fichiers magntiques qui sont gnrs mais dont lenvoi doit tre assur par lutilisateur lui-mme selon les techniques sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ou simple disquette).
Macintosh
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent gnrer que des fichiers magntiques. Les oprations denvoi et de rception de donnes ainsi que lintgration des donnes dans les programmes destinataires seffectuent laide dun assistant qui dcompose chaque opration effectuer et guide lutilisateur pas pas.
Lutilisation de cette commande nest conseille que dans le cas de gestion sur des postes distants. Si tous les postes sont connects par le biais dun rseau aux mmes fichiers de donnes, lutilisation de cette fonction est inutile.
Les donnes ainsi transfres ne sont pas supprimes du site partir duquel elles sont exportes.
Saisie de ladresse E-mail du site principal cest--dire du site auquel le poste de saisie
dcentralise envoie les informations sur les transactions commerciales effectues (entre autres) : la saisie doit seffectuer dans le volet Fichier / A propos de votre socit / Communication .
Saisie des adresses e-mail des dpts : cette saisie seffectuera dans les fiches des
dpts de la commande Structure / Dpts de stockage.
Code du dpt : cette information est obligatoire et il est ncessaire de la saisir afin
quelle identifie de faon certaine le site lorigine de lenvoi de donnes. Cette informa 2009 Sage 290
Menu Fichier
tion doit tre unique pour tous les sites ainsi connects. La saisie de cette information, ainsi que de la suivante, seffectue dans la commande Structure / Dpts de stockage.
Adresse E-mail du dpt : linverse de ladresse E-mail du site principal, cette adresse
servira au programme pour aller chercher les messages et les fichiers joints reus du site principal.
Lenregistrement dune adresse E-mail dun dpt na aucun influence sur les slections que le programme peut effectuer. En fait, lenvoi de donnes concerne systmatiquement lensemble des dpts du site dcentralis.
Profil pour la communication des donnes E-mail : cette zone, qui apparat dans la
commande Fentre / Prfrences, sert enregistrer le nom du profil utilisateur paramtr dans la fonction Courrier du Panneau de configuration Windows. Les informations contenues dans le profil serviront lidentification du poste appelant et du poste appel suivant le cas.
Macintosh
Cette dernire information nest pas disponible sur ce micro-ordinateur. Voir les explications donnes sur ce point dans la documentation Windows.
Labsence de ces informations gnrera des messages derreur lors de lutilisation de cette commande.
Lors de la premire utilisation de la fonction Communication de site site, le programme crera un dossier (ou rpertoire) COMMUNICATION dans lequel se trouveront quatre sous-dossiers :
EMIS : dossier destin au stockage des fichiers dexportation une fois leur expdition ralise,
RECUS : dossier destin au stockage des fichiers dimportation reus et dans lequel le
programme va rechercher les donnes intgrer dans les fichiers de gestion,
REJETES : dossier contenant les fichiers non reconnus par le programme, TRAITES : dossier contenant les fichiers dimportation dont les donnes ont t intgres
dans les fichiers de gestion utiliss par le programme. Si lon ne demande pas la suppression des fichiers dimportation, il sera ncessaire de vider priodiquement ces dossiers par les fonctions de lExplorateur Windows ou bien du Bureau (Finder) Macintosh afin de ne pas les laisser encombrs de fichiers devenus inutiles. Ces dossiers se trouvent :
Sur Windows : dans le dossier systme contenant les programmes communs ; cet emplacement peut tre modifi au moment de linstallation du programme.
Sur Macintosh : dans le dossier SYSTME. Il nest pas possible dans ce cas de modifier
leur emplacement.
Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni lemplacement de stockage de ces dossiers une fois linstallation faite. Un message derreur apparatra si le programme ne les trouve pas lendroit o il sattend les trouver et il sera ncessaire de recommencer linstallation du programme.
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T : ce symbole indique que les donnes correspondantes peuvent tre transfres dun site quip du programme considr vers un site quip de lautre programme.
Exemple
Les fiches clients peuvent tre transfres de la gestion commerciale vers la saisie de caisse dcentralise et rciproquement. Les articles ne peuvent tre transfrs que de la gestion commerciale vers la saisie de caisse dcentralise. Si les codes affaires reus par le programme Sage Saisie de caisse dcentralise nexistent pas dans le fichier comptable associ, ils sont crs avec lintitul Section crer . Lutilisateur devra ensuite les complter manuellement.
Dans le programme Sage Gestion commerciale, une option, Type de fichier dinventaire, permet de gnrer des lignes dinventaire lintention du site distant (Saisie de caisse dcentralise) avec ou sans le dtail des emplacements de stockage.
Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affiches par chaque fentre de lassistant.
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Menu Fichier
Cette fentre offre choisir entre :
les fiches des clients qui ont pu tre enregistres dans le programme Sage Saisie de
caisse dcentralise, option coche par dfaut,
les documents de vente et les rglements. Option galement coche par dfaut.
Si loption Comptabilisation mouvements divers de caisse du volet Fichier / A propos de votre socit / Comptable / Rglement/caisse est coche, cette dernire option exportera galement les rglements de ce type. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui voqu prcdemment. Bouton [Prcdent] Ce bouton permet de revenir au stade prcdent de lassistant afin de modifier les valeurs paramtres. Ce bouton a un rle identique dans toutes les fentres de lassistant. La validation par le bouton [Suivant] de la fentre va ouvrir dautres fentres de lassistant en fonction des choix faits.
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Menu Fichier
N client de / Ces deux zones permettent de slectionner une fourchette de clients transfrer.
Rappelons que si des zones de slection sont laisses vides, cest la totalit des informations correspondantes qui sont slectionnes, dans ce cas tous les comptes tiers et/ou toutes les dates de cration.
Date de cration de / Ces deux zones permettent la slection des fiches clients en fonction de leur date de cration. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande.
Type de donnes Cette zone liste droulante permet la slection des types de documents transfrer :
Donnes non transfres : (valeur par dfaut) tous les documents et rglements non
encore transfrs seront exports.
Toutes : tous les documents et rglements, quils aient dj t transfrs ou non, seront
exports. Etat des pices Zone liste droulante proposant :
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Menu Fichier Non comptabilises : (valeur par dfaut) seuls les factures et les rglements non comptabiliss seront transfrs.
Coche : (valeur par dfaut) les factures et les rglements transfrs auront le statut
comptabilis dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise ;
Non coche : les factures et les rglements gardent leur statut davant transfert. Fin de transfert des donnes
La validation de la fentre Transfert des documents et des rglements (ou de la fentre Transfert des clients si ce seul transfert a t paramtr) ouvre une dernire fentre de lassistant.
Macintosh
Cette fentre ne souvre pas sur les versions du programme destines ce micro-ordinateur. Le transfert des donnes est lanc ds la validation de la fentre qui prcde. Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent gnrer que des fichiers magntiques.
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Menu Fichier
Cette dernire tape de lassistant prcise sous quelle forme les donnes transfrer doivent tre exportes :
sous la forme dun fichier joint un message E-mail (valeur par dfaut), sous la forme dun fichier magntique.
Macintosh
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent gnrer que des fichiers magntiques.
Rappelons que le programme ne fait aucune slection sur les dpts du site dcentralis lorsquil envoie des donnes.
Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fentre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi la fin du traitement et la gnration du message ou du fichier magntique. Le mail sera envoy ds lutilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le mail sera class dans les messages en attente et lutilisateur devra alors lmettre de faon manuelle par lintermdiaire de son programme de messagerie. Si le profil na pas t dfini dans la zone Profil de la messagerie de la commande Fentre / Prfrences, lapplication fera appel au profil dfini par dfaut dans le logiciel de messagerie. Cette fentre ne saffiche que si le programme de courrier dfini dans les options de Internet Explorer est :
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Menu Fichier
Le code du dpt metteur nest pas renseign ! [OK] Dans le cas o la gnration dun fichier magntique a t demande, celui-ci sera stock dans le dossier EMIS lui-mme prsent dans le dossier COMMUNICATION.
Macintosh
ladresse du destinataire sera celle enregistre dans la zone Adresse E-mail du site
principal du volet Fichier / A propos de votre socit / Communication (si aucun adresse na t mentionne, un message derreur apparatra, voir ci-dessus),
Les fichiers joints aux messages e-mail sont systmatiquement compacts afin dutiliser moins de place. A la rception, ils sont automatiquement dcompacts au moment de leur enregistrement dans le dossier (ou rpertoire) RECUS. Ce compactage se traduit par la modification de lobjet du message et du nom du fichier joint.
Macintosh
Exemple dobjet de message gnr par le programme : SSC15060701DE01 S programme Sage Saisie de caisse dcentralise SC structure de fichier standard compact 150607 le mail a t gnr le 15/06/07 01 code dincrmentation DE01 code du dpt metteur.
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Menu Fichier un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message
et contiendra les informations transfres. Le nom de ce fichier est gnr automatiquement par le programme selon la codification suivante : - le premier caractre alphanumrique reprsentera le programme ayant gnr le fichier : S pour le programme Sage Saisie de caisse dcentralise, - les deux caractres alphanumriques suivants identifient la structure du fichier : le programme Sage Saisie de caisse dcentralise peut gnrer des fichiers : - ST : pour un fichier darticles, de familles, de clients, de factures et/ou de rglements non compact, - SC : pour un fichier similaire compact, - les 6 caractres numriques suivants reprsenteront la date de gnration du fichier sous la forme JJMMAA, - les deux caractres suivants reprsentent le code dincrmentation (donne propre aux fichiers Sage) : sur le programme Sage Saisie de caisse dcentralise ce code est 01, - les caractres alphanumriques restants, 8 au maximum, reprsentent le code du dpt metteur enregistr dans la zone Dpt metteur du volet Fichier / A propos de votre socit / Prfrences ; le code lui-mme est enregistr dans la commande Structure / Dpts de stockage ; - lextension .TXT pour un fichier de texte.
Exemple
Exemple de dsignation de fichier joint gnr par le programme : SSC15060701DE01.TXT S programme Sage Saisie de caisse dcentralise SC structure de fichier standard compact 150607 le fichier a t gnr le 15/06/07 01 code dincrmentation DE01 code du dpt metteur .TXT extension du fichier.
Fichier magntique
Le fichier magntique gnr, si le paramtrage a t fait en ce sens, est strictement identique au fichier joint dcrit ci-dessus. Il est enregistr dans le dossier (ou rpertoire) EMIS qui, lui-mme, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Voir plus haut les informations donnes sur ces dossiers. Lutilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site principal o il devra tre enregistr dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.
Les fichiers ne sont pas compacts dans ce cas.
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Menu Fichier
La codification des fichiers est dcrite plus haut.
Il est ncessaire de slectionner loption Recevoir les donnes avant de cliquer sur le bouton Suivant.
Articles intgrer Cette zone permet de slectionner la manire avec laquelle les articles seront imports :
Nouveaux articles : (valeur par dfaut) tous les articles non prsents dans le fichier commercial seront imports. Les articles existant dj dans le fichier seront conservs en ltat. Les familles associes aux articles seront cres si elles nexistent pas dans la base. Si elles existent dj, elles seront conserves en ltat. Sont galement imports : - la structure du catalogue article si celle-ci a t paramtre dans le fichier import, - les dpts et les emplacements dans les dpts, - les emplacements principaux et les emplacements de contrle ventuellement dfinis pour les articles.
Tous : tous les articles seront imports. Les articles inexistants seront crs. Les articles
prsents seront modifis.
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Menu Fichier
Fonctionnement identique pour les familles, la structuration du catalogue, les dpts et les emplacements.
Lors de la rception des articles, les ressources qui lui sont associes sont galement rceptionnes. Le paramtrage fait dans cette zone et dans la suivante annule, temporairement, les rglages faits concernant les importations dans la zone Import en mise jour du volet Fichier / A propos de votre socit / Prfrences .
Clients intgrer Cette zone permet de slectionner la manire avec laquelle les clients seront imports :
Nouveaux clients : (valeur par dfaut) tous les clients non prsents dans le fichier commercial seront imports. Les clients existant dj dans le fichier seront conservs en ltat.
Tous : tous les clients seront imports. Les clients inexistants seront crs. Les clients
prsents seront modifis. Si le compte gnral associ nexiste pas, il sera cr dans le plan comptable avec lintitul Compte crer. Rajustement des valeurs de stock Ces cases cocher permettent, si Oui (coch par dfaut), de procder un rajustement du stock avant et aprs limportation dinventaire. Si le fichier dimportation contient des informations concernant plusieurs dpts, le rajustement seffectue une seule fois avant et aprs importation. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui voqu prcdemment. La validation par le bouton [Suivant] de la fentre va ouvrir dautres fentres de lassistant en fonction des choix faits.
Cette fentre permet de slectionner la faon avec laquelle vous devez recevoir les donnes en provenance du site principal :
Recevoir les donnes par messagerie, option coche par dfaut : le programme recherchera les messages E-mail non lus dans la bote aux lettres dont ladresse est enregistre dans la fiche du dpt (commande Structure / Dpts de stockage) dont le nom a t saisi dans la zone Dpt metteur du volet Fichier / A propos de votre socit / Prfrences ; sil en trouve, il incorporera le contenu du fichier joint dans les fichiers de gestion ouverts sur le programme ;
Recevoir les donnes par fichier magntique : le programme recherchera les fichiers
de donnes entreposs dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.
Macintosh
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent recevoir que des fichiers magntiques et cette zone de choix napparat pas.
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Si des erreurs se produisent lors de limportation, les fichiers non traits seront transfrs dans le sous-dossier REJETES du dossier COMMUNICATION. Supprimer les messages ou les fichiers aprs importation Cette option, coche par dfaut, entranera la suppression des mails ou des fichiers magntiques aprs leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Si cette case nest pas coche, les messages E-mail sont conservs dans la bote de rception de votre programme de messagerie (mais nots comme lus) et les fichiers magntiques sont transfrs dans le sous-dossier TRAITS du dossier COMMUNICATION. Afficher le journal de traitement Cette option est coche par dfaut. Elle entrane laffichage systmatique du journal de traitement aprs un transfert de donnes. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fentre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi la fin du traitement et la gnration du message ou du fichier magntique.
sous la forme dun fichier joint un message E-mail, sous la forme dun fichier magntique.
Limportation darticles ne gnre aucun mouvement de stock. Voir les informations complmentaires donnes dans la partie Traitement / Documents des stocks de ce manuel. Si le fichier dimportation dinventaire contient des informations concernant des dpts non enregistrs dans la commande Structure / Dpts dinventaire, les informations concernant ces dpts napparatront pas dans les fonctions du programme qui les mentionnent (volet Stock de la fiche article par exemple). Pour que le programme puisse exploiter ces donnes, il est ncessaire que les dpts aient t rfrencs pralablement dans la commande cite plus haut. Une modification a t apporte dans la structure des fichiers dimportation des articles par dpts. Dans les versions prcdentes, le programme metteur gnrait autant de fichiers .TXT que de dpts. Dans la version actuelle, tous les articles sont regroups dans un mme fichier et des drapeaux permettent de diffrencier les articles appartenant chaque dpt.
Message E-mail
Dans le cas o limportation des donnes est ralise partir dun message E-mail, le programme accepte les messages dont le code origine est G (code du programme Sage Gestion commerciale). Le programme nacceptera que les messages et les fichiers joints dont le code dpt est identique celui du dpt paramtr dans la zone Dpt metteur du volet Fichier / A propos de votre socit / Prfrences . Voir plus haut la forme des messages et des fichiers gnrs lors de lexportation.
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Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par lassistant et possdant en pice jointe un fichier dont le nom est galement accept seront traits. Les autres messages dont lobjet ne correspond pas seront ignors. Si le programme ne trouve aucun message traiter, il affiche un message davertissement. Vous navez aucun message ou fichier traiter ! [OK] Lorsque les messages ont t traits par lassistant communication site site, ils sont, en fonction du paramtrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers aprs importation, soit supprims soit nots comme lus dans la bote de rception de votre programme de messagerie et les fichiers joints sont enregistrs dans le dossier TRAITS. Il sera alors ncessaire que lutilisateur du programme supprime les messages dont il na plus lutilit. Cette opration devra seffectuer dans le programme de messagerie.
Fichier magntique
Si limportation est faite partir dun fichier magntique, le programme incorporera les donnes de tous les fichiers de texte placs dans le dossier (ou rpertoire) RECUS qui, lui-mme, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Voir plus haut les informations donnes sur ces dossiers.
Les fichiers magntiques ntant pas compacts, aucune opration de dcompactage na lieu lorsquils sons enregistrs dans le dossier RECUS.
Le programme nacceptera que les fichiers magntiques dont le code dpt est identique celui du dpt paramtr dans la zone Dpt metteur du volet Fichier / A propos de votre socit / Communication . Si le dossier RECUS nexiste pas, un message derreur saffichera. Problme dinstallation ! Le rpertoire de stockage des fichiers de communication nexiste pas ! Veuillez procder la rinstallation de votre application ! [OK] Si ce dossier ne contient aucune donne intgrer, un message dalerte similaire celui dcrit plus haut apparatra. Une fois limportation des donnes effectue, les fichiers magntiques sont, en fonction du paramtrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers aprs importation, supprims ou transfrs dans le dossier TRAIT do ils devront tre priodiquement supprims partir de lExplorateur Windows ou du Bureau (Finder) Macintosh.
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Journal de traitement
Chaque fois que le programme traite un fichier dimportation par le biais de la commande Communication il gnre ou complte un journal de traitement avec les caractristiques des donnes importes ainsi que les erreurs rencontres. Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il est enregistr dans le dossier du programme. Il peut tre consult ou imprim par lintermdiaire dun diteur de texte (Bloc-notes ou WordPad sur Windows - TeachText ou SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition / Afficher le journal de traitement (consultation lcran seulement).
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Communications planifies
Fichier / Communication site site / Communications planifies
Cette commande permet de paramtrer des transferts (mission ou rception) de donnes ayant un caractre rptitif. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Communication planifie] de la barre doutils Fonctions avances . Elle permet :
dune part denregistrer les priodes auxquelles les fonctions de la communication de site
site seront automatiquement effectues ;
dautre part de conserver les paramtres de slection des donnes mettre ou recevoir. De plus, cette fonction permet de lancer les communications que le programme Sage Saisie de caisse dcentralise soit actif ou non (le micro-ordinateur doit cependant tre allum !).
Les slections que cette fonction permet sont strictement identiques ceux dcrits plus haut dans la commande Communication. Nous invitons le lecteur sy rfrer pour plus de dtails.
Un historique des communications planifies est conserv dans le journal de traitement (JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh). Lexcution dune communication planifie est impossible si plusieurs utilisateurs sont connects au fichier commercial. Un message davertissement apparatra alors sur tous les postes, incitant les utilisateurs se dconnecter. Il existe plusieurs utilisateurs connects. La communication site site prvue ne peut tre lance. [OK] Si le programme ne trouve aucune donne transmettre ou recevoir en fonction des paramtrages raliss ou bien si aucun paramtrage na t fait, un message saffichera.
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Menu Fichier
La cration, la consultation, la modification ou la suppression des communications planifies se font comme dans toute liste dlments des programmes Ligne Sage 100. Voir le Manuel de la gamme sur ces points. La liste affiche une colonne Origine qui indique avec quel logiciel la communication planifie a t cre. Il est impossible, sur le programme Sage Saisie de caisse dcentralise, douvrir un paramtrage de communication qui aurait t cr au moyen du programme Sage Gestion commerciale du fait des diffrences de traitement de donnes qui existent entre les deux. Un message davertissement apparatra si vous tentez de raliser cette opration. Cette tche planifie na pas t cre avec Saisie de caisse dcentralise ! Sa consultation est impossible ! [OK]
Cette information est surtout destine aux postes travaillant en rseau dans lequel des programmes Gestion commerciale et Saisie de caisse dcentralise peuvent interroger le mme fichier de donnes.
La fonction Atteindre nest pas disponible sur cette commande. Le classement des communications planifies obit la commande Tri de la barre doutils Navigation :
sur lIntitul (valeur par dfaut), sur le Type ou sur la Frquence. Menu contextuel de la liste des communications planifies
Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Voir le Manuel de la gamme pour toutes les explications concernant ces menus. Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Menu Fichier
Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au Volet Fiche principale - Communication planifie, page 306 quand on se trouve sur lautre. Ce volet permet denregistrer les donnes gnrales concernant llment. Onglet / Bouton Donnes Permet daccder au Volet Donnes - Communications planifies, page 307 qui sert lenregistrement des informations transfrer ou recevoir. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Les zones de cette fentre ont les rles suivants. Type Zone liste droulante offrant les choix suivants :
Messagerie : (valeur par dfaut) cest--dire par le biais dun E-mail et dun logiciel de
communication via Internet ;
Fichier magntique : les informations seront transmises sur support magntique. Dans
ce cas, le fichier devra tre disponible lendroit o le programme sattend le trouver.
Macintosh
Cette zone nexiste pas sur cette version du programme car seules les transmissions par fichier magntique sont disponibles dans cet environnement.
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Menu Fichier
Voir la commande Communication, page 290 pour les oprations dmission ou de rception de donnes. Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques pour lenregistrement de la dsignation de la communication planifie. Frquence Zone liste droulante permettant de paramtrer la frquence des communications :
Quotidienne : (valeur par dfaut) la transmission seffectuera tous les jours y compris les
samedis et dimanches.
Jour ouvr : la transmission seffectuera tous les jours du lundi au vendredi. Hebdomadaire : la transmission aura lieu une fois par semaine. Dans ce cas, la zone Le
devient active pour prciser le jour.
Mensuelle : la transmission aura lieu une fois par mois. Dans ce cas, la zone Le devient
active pour prciser le jour. Le Cette zone nest active que si le choix fait dans la zone Frquence est Hebdomadaire ou Mensuelle. Elle offre suivant le cas :
Hebdomadaire : tous les jours de la semaine (du lundi au dimanche), Mensuelle : tous les jours du mois (du 1 au 31).
Dans le cas des mois de 28, 29 ou 30 jours, lenregistrement de la valeur 31 (ou 29 ou 30 dans le cas de fvrier) entranera un report de la date de transmission au dernier jour du mois. Heure Lheure de transmission doit tre enregistre suivant le format HH :MM. Dmarrage Zone liste droulante offrant les choix suivants :
Cette zone nexiste pas sur cette version. Le dmarrage ne peut avoir lieu que si le programme est lanc (mais pas forcment actif).
dune part en fonction du type de transmission slectionn (mission ou rception), dautre part en fonction du type de donnes slectionn dans la liste de gauche.
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Il est possible de slectionner plusieurs types de donnes transfrer dans une mme session.
Clients
Si la transmission doit concerner les clients, slectionnez cet item dans la liste de gauche puis cliquez sur la case Clients la partie droite. Une coche ( ) apparat en face de cette dsignation dans la liste. Pressez la touche ENTRE pour valider.
Les zones dont se compose cette fentre sont identiques celles dcrites plus haut dans lAssistant communication site site. Veuillez vous y reporter.
Factures et rglements
Si la transmission doit concerner les factures et les rglements, slectionnez cet item dans la liste de gauche puis cliquez sur la case Factures et rglements la partie droite. Une coche ( ) apparat en face de cette dsignation dans la liste. Pressez la touche ENTRE pour valider.
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Menu Fichier
Les zones dont se compose cette fentre sont identiques celles dcrites plus haut dans lAssistant communication site site. Veuillez vous y reporter.
Rception de donnes
Dans ce cas, un seul type de paramtrage est propos.
Les zones dont se compose cette fentre sont identiques celles dcrites plus haut dans lAssistant communication site site. Veuillez vous y reporter.
Les informations qui suivent ne concernent que les versions Windows du programme. Si vous dsirez que les oprations de transfert de donnes puissent seffectuer lorsque le programme nest pas en fonctionnement, il faut vous assurer des conditions suivantes :
si vous utilisez Windows NT4, il est indispensable dutiliser le programme Microsoft Internet Explorer version 5 ou ultrieure dont linstallation saccompagne de celle dun programme annexe nomm Tches planifies ;
si vous utilisez Windows 98SE ou une version ultrieure (Windows 2000 par exemple), le
gestionnaire des tches planifies est automatiquement install.
Si vous voulez vrifier sa prsence, le gestionnaire des tches planifies apparat normalement dans le dossier PROGRAMMES / ACCESSOIRES / OUTILS SYSTME du menu Dmarrer. Si vous utilisez le programme Netscape Navigator, il sera ncessaire dinstaller Microsoft Internet Explorer version 5 si vous nutilisez pas Windows 98 ou Windows 2000 afin de pouvoir bnficier de lutilitaire des
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Menu Fichier
tches planifies. Vous pourrez nanmoins utiliser le navigateur de votre choix malgr cette double installation.
Lenregistrement dune communication planifie lorsque lapplication est arrte entranera lapparition dune telle tche dans la fentre des tches planifies. Si une communication planifie est supprime :
dans la prsente fonction : elle disparatra galement du gestionnaire des tches planifies ;
dans le gestionnaire des tches planifies : elle ne sera pas supprime dans la prsente
fonction. Cette suppression devra se faire manuellement. Pour ractiver une communication planifie qui aurait t supprime par mgarde dans le gestionnaire des tches, il est ncessaire de la valider nouveau.
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Menu Fichier
Cette commande permet dimprimer les informations enregistres dans les fichiers et concernant lentreprise. Cette commande ouvre un menu hirarchique.
Les lments dont il est possible dobtenir limpression sont les suivants :
Dossier entreprise, Options, Champs statistiques tiers, Champs statistiques articles, Conditionnements, Gammes.
Le processus est le mme pour chacune des commandes du menu : sa slection ouvre la fentre de paramtrage des impressions. Aucune slection nest possible sur les lments imprimer.
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Menu Fichier
Mise en page
Fichier / Mise en page
Cette commande permet de mettre en page les tats et courriers que certaines commandes de Sage Saisie de caisse dcentralise permettent dimprimer. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Mise en page] de la barre doutils Standard . Elle donne accs un vritable programme de mise en page comportant ses propres menus. Ce programme sert llaboration des documents de vente et dachat et des lettres du mailing pour les adapter vos habitudes ou votre papier. Il est compltement dcrit dans le Manuel de la gamme .
Plusieurs modles de documents ont t fournis sur le CD-Rom original. Vous pouvez les utiliser tels quels sils vous conviennent ou les adapter vos besoins. Vous pouvez galement crer des nouveaux modles.
Les objets de mise en page spcifiques Sage 100 Saisie de caisse dcentralise sont dcrits en Annexe.
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Menu Fichier
Format dimpression
Fichier / Format dimpression
Cette commande permet de paramtrer le format dimpression des documents que le programme permet dimprimer. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Format dimpression] de la barre doutils Standard .
Les paramtres affichs dans cette fentre dpendent de limprimante slectionne. Vous pouvez y paramtrer des informations comme :
les caractristiques dimpression, la rsolution graphique de limpression, le type dalimentation en papier (cas des imprimantes matricielles), les dimensions du papier utilis, son orientation la franaise (portrait) ou litalienne (paysage), le mode dimpression (normal ou preuve), etc.
Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les ventuelles modifications.
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Menu Fichier
Impression diffre
Fichier / Impression diffre
Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez diffr lexcution. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Impression diffre] de la barre doutils Standard . Lorsque vous la lancez, une liste saffiche avec toutes les impressions diffres demandes.
Windows Macintosh
La commande est estompe si aucune impression diffre na t enregistre. Si aucune impression diffre na t paramtre, un message vous en avertira. Les impressions diffres sont enregistres partir des fentres dimpression ou des formats de slection.
Tous les documents sont dirigs vers la mme imprimante. Ils disparaissent de la liste ds leur impression acheve. Liste des tats slectionns Cette liste prsente tous les documents dont on a demand limpression diffre. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour lancer limpression des documents. Bouton [Annuler] Referme la commande sans lancer dimpression. Les documents restent inchangs dans la liste. Bouton [Modifier] Ce bouton permet de modifier les caractristiques d'une impression diffre (que vous avez slectionne au pralable) :
en ouvrant le format de slection (non simplifi) de la commande dont est issu l'tat modifi. Il vous appartient alors de modifier les slections faites et de relancer l'impression diffre en cliquant sur le bouton adquate. Il est possible d'annuler cette modification en cliquant sur le bouton [Annuler] ou en validant dans la fentre du message.
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Menu Fichier
Vous pouvez aussi lancer cette commande en effectuant un double-clic sur la ligne modifier. En cas de slections multiples, seul le premier tat vous est propos la modification.
Rappelons que lon peut maintenant grer le double-clic poste par poste. Ce paramtrage seffectue dans la commande Fentre / Prfrences.
Bouton [Supprimer] Supprime les documents slectionns dans la liste. Le Manuel de la gamme vous informe sur la slection dans les listes.
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Menu Fichier
Outils
Fichier / Outils
Cette fonction ouvre un menu hirarchique qui donne accs plusieurs fonctions permettant diverses oprations sur les fichiers utiliss par la Gestion commerciale et notamment les mises jour de donnes.
Mise jour des tarifs, page 317, Mise jour des rfrences et des codes barres, page 337, Recalcul des informations libres, page 346, Rajustement des cumuls, page 347, Maintenance, page 350, Afficher le journal de maintenance, page 351, Importer les prfrences, page 352, Exporter les prfrences, page 354.
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Cette commande permet de modifier les tarifs des articles de manire automatique. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Mise jour des tarifs] de la barre doutils Fonctions avances . Une modification importante lie aux volets Nouveau tarif prsents dans les articles et dtaills ci-dessus dans cet additif apporte de profonds changements cette fonction dont le dtail complet du fonctionnement est prsent ci-dessous.
soit une modification directe dans la fiche de larticle ou de la catgorie tarifaire avec application immdiate,
soit une modification globale dans laquelle on slectionne certains produits selon des critres prcis et on leur applique une nouvelle tarification. Cette deuxime mthode, particulirement utile lorsque le nombre de rfrences est important, senrichit de nouvelles possibilits de modifications de tarifs grce lapparition, dans les fiches permettant lenregistrement de tarifs, de nouveaux volets Nouveau tarif qui permettent denregistrer lavance les modifications de tarifs globales ou spcifiques que lon veut appliquer une date donne. Le pr-enregistrement des modifications de tarifs seffectue en plusieurs tapes : 1 . Dans une premire tape, on enregistre dans les volets Nouveau tarif les nouvelles valeurs que lon veut affecter dans le futur aux articles ou aux fiches de tarification spcifiques (catgories tarifaires clients, tarifs dexception clients, etc.). On peut prciser, pour les tarifs spcifiques, une date dapplication si elle est connue ou la laisser vide en se laissant la possibilit de la dfinir ultrieurement. Lorsque le nouveau tarif est enregistr dans le sous-volet Nouveau tarif dune fiche article (tarif gnral de larticle), le programme impose denregistrer la date de validit. Cette tape nest pas obligatoire et peut tre remplace par celle dcrite au troisime point de cette liste. 2 . Dans une seconde tape, on dcide que, compter dune date donne, les tarifs de tous les articles ou de certains dentre eux seront modifis en fonction de critres saisir. On lance donc cette fonction en slectionnant le type de mise jour Date dapplication et en enregistrant la date laquelle la modification de tarif doit intervenir. On slectionne ensuite les articles en fonction des critres proposs par la fonction. On prcise la valeur de la mise jour et sa mthode dapplication (pourcentage, ajout ou remplacement). Le lancement de la mise jour va transfrer dans les zones des volets Nouveau tarif toutes les informations apparaissant dans les zones quivalentes des volets Tarif actuel correspondants sauf dans celles qui comportent dj des valeurs saisies manuellement qui sont ainsi conserves. La date dapplication enregistre dans la prsente fonction est galement recopie dans le volet Nouveau tarif sauf dans le cas o cette date est dj renseigne.
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Menu Fichier
3 . La troisime tape est facultative ou bien peut remplacer la premire ou encore tre utilise conjointement avec elle. On peut lutiliser pour peaufiner les tarifs proposs dans les volets Nouveau tarif et y enregistrer toutes les modifications non encore saisies. 4 . La quatrime et dernire tape sera ltape finale qui verra la modification des tarifs appliqus sur les articles. On lance nouveau la prsente fonction en faisant le choix du type de mise jour Nouveaux tarifs et en prcisant la date de mise jour. ce stade, il est encore possible de slectionner certains articles. Le lancement de la mise jour transfrera, dans la fiche principale et les fiches annexes des articles slectionns, toutes les informations contenues dans les volets Nouveau tarif . Le contenu des zones de ces volets sera effac dans lattente dune modification future ( lexception des zones de ce volet qui ne permettent pas un enregistrement pralable des modifications tarifaires). Ne seront pris en compte que les nouveaux tarifs dont la date dapplication mentionne dans leur volet est antrieure ou gale celle enregistr dans la prsente fonction. Les articles ou fiches tarifaires spcifiques possdant une date dapplication postrieure celle mentionne ici ne seront pas concernes par la mise jour. Voir le Volet Nouveau tarif dune catgorie tarifaire article, page 389 pour connatre quelles sont les zones qui ne permettent pas cet enregistrement pralable. La modification des tarifs peut se faire :
soit avec laide dun assistant : Assistant de mise jour des tarifs, page 318, soit en paramtrant soi-mme la fonction : Utilisation manuelle de la commande Mise
jour des tarifs, page 328.
mettre jour les tarifs de vente, mettre jour les coefficients de marge, mettre jour les remises clients, reporter si ncessaire les modifications des prix dachat ou des coefficients sur les prix de
vente,
imprimer un tat de contrle pour vrifier les rpercussions de vos paramtrages ou lancer effectivement les mises jour suivant les paramtrages faits.
Les diffrentes phases de la mise jour des tarifs au moyen de lassistant sont les suivantes :
Slection du type de mise jour - Assistant de mise jour des tarifs, page 319, Slection des articles - Mise jour des tarifs, page 321, Slection de la catgorie tarifaire et des tarifs dexception, page 322
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Menu Fichier Paramtrage de la mise jour des tarifs dachat - Mise jour des tarifs, page 322, Paramtrage de la mise jour des tarifs de vente - Mise jour des tarifs, page 323, Paramtrage de la mise jour du coefficient - Mise jour des tarifs, page 324, Paramtrage de la mise jour des remises - Mise jour des tarifs, page 325, Paramtrage du recalcul des prix de vente - Mise jour des tarifs, page 325, Mise jour des tarifs, page 327.
Lisez attentivement les conseils donns sur chaque fentre. Voir les explications sur le fonctionnement de la mise jour dans le paragraphe Processus de mise jour des tarifs, page 317. Type de mise jour Cette zone liste droulante propose les choix suivants :
Directe : (valeur par dfaut) la mise jour seffectue directement sur les tarifs en vigueur
en fonction des choix faits dans les cases cocher de cette fentre et des paramtrages faits dans les autres fentres de lassistant (fonctionnement identique celui des anciennes versions du programme).
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Menu Fichier
Lorsque ces modifications auront t excutes, il sera ncessaire de relancer lassistant de mise jour des tarifs en slectionnant, cette fois, loption Nouveau tarif pour finaliser lactualisation des tarifs.
Nouveau tarif : la slection de ce choix fait sestomper toutes les autres options de la
fentre de lassistant. Seule la zone de saisie de date la droite de la prsente zone est active. Il est ncessaire dy enregistrer la date dapplication des nouveaux tarifs. Dans ce cas, toutes les valeurs enregistres dans les volets Nouveau tarif des fonctions qui en disposent seront transfres dans les zones correspondantes des volets Tarif actuel qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes. Les valeurs prsentes dans les volets Nouveau tarif seront effaces ensuite. Ne seront appliques que les modifications pour lesquelles une date dapplication avait t paramtre condition que ces dates soient antrieures ou gales celle enregistre dans la prsente fonction.
Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets Tarif actuel et Nouveau tarif : Catgories tarifaires articles dans le volet Structure / Articles / Fiche principale , Tarifs clients dans le volet Structure / Articles / Fiche principale , Tarifs dexception clients dans le volet Structure / Client / Tarifs / Tarif dexception .
Inclure les gammes prix net : cette option, non coche par dfaut, permet la mise jour
des gammes de prix nets avec les paramtres saisis dans la prsente fonction. Elle sapplique sur les tarifs de vente lorsque la mise jour seffectue en pourcentage ou en ajout.
Mise jour des tarifs dachat, Mise jour des tarifs de vente, Mise jour des coefficients, Mise jour des remises.
Plusieurs options peuvent tre simultanment slectionnes.
Exemple
Mise jour des gammes de prix nets Soit une gamme de prix nets lachat subissant une augmentation de 3 %.
Enumr de gamme Prix dachat de larticle Jusqu 10 Jusqu 20 jusqu 99999999 Prix dachat 100,00 95,00 90,00 85,00 Nouveau prix dachat 103,00 97,85 92,70 87,55
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Cette fonction est commune avec celle du programme Sage Gestion commerciale qui permet la mise jour des tarifs dachat. Il vous est donc possible de lancer ce type de mise jour depuis le programme de Saisie dcentralise mais vous ne pourrez en constater le rsultat sauf si vous demandez une mise jour des tarifs de vente en fonction des prix dachat.
Bouton [Annuler] Referme lassistant en interrompant le processus engag. Ce bouton a un rle identique dans toutes les fentres de lassistant. Bouton [Suivant] Valide les options enregistres et passe ltape suivante de lassistant. Il a un rle identique dans toutes les fentres de lassistant.
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les catgories tarifaires uniquement les tarifs dexception uniquement les catgories tarifaires et les tarifs dexception ni les catgories tarifaires, ni les tarifs dexception
Catgorie tarifaire Pour pouvoir slectionner une catgorie tarifaire dans la liste droulante, loption Catgorie tarifaire doit tre coche. La liste droulante permet de slectionner une des catgories tarifaires cres dans Fichier / A propos de votre socit / Options / Catgorie tarifaire. Si loption Catgorie tarifaire nest pas active, les champs Prix dachat des volets suivants sont inactifs. Tarifs dexception de ... ... Pour pouvoir slectionner une fourchette de clients dans la liste droulante, loption Tarifs dexception doit tre coche.
Paramtrage de la mise jour des tarifs dachat - Mise jour des tarifs
Cette fentre napparat que si lutilisateur a coch loption Mise jour des tarifs dachat dans la fentre Slection du type de mise jour .
La mise jour des tarifs dachat pourra tre suivie de la modification correspondante des tarifs de vente. Un cran vous le proposera plus loin dans le processus.
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Montant de la modification / Type de modification Enregistrez dans la zone de gauche la valeur dont la catgorie d'information doit tre modifie. Cette valeur doit tre en rapport avec le choix fait dans la zone de droite. 14 caractres numriques. La zone de droite est une liste droulante permettant le paramtrage de la modification apporter au prix dachat des articles considrs :
Pourcentage : la valeur saisie dans la zone prcdente sera considre comme une
majoration du prix en pourcentage,
Ajouter : la valeur saisie sera ajoute au prix dachat existant, Remplacer : la valeur saisie remplace le prix dachat existant.
La saisie dun montant ngatif est considre comme une minoration du prix.
Arrondi prix dachat Cette zone permet darrondir le rsultat de la mise jour en proposant les choix suivants :
Aucun : aucun arrondi ne sera ralis sur la valeur modifie ; Liste des arrondis : la liste qui souvre reprend toutes les valeurs enregistres dans
loption Fichier / A propos de... / Options / Mode darrondi et permet de slectionner celle de son choix. La valeur modifie sera arrondie selon la slection effectue dans cette liste droulante.
Exemple
Si lutilisateur souhaite augmenter le prix dachat dune srie darticles de 10 % il slectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. Sil souhaite ajouter 100 euros lancien prix dachat, il slectionnera Ajouter et tapera 100. Sil souhaite remplacer tous les prix des articles slectionns par un mme montant, 250 euros par exemple, il slectionnera Remplacer et tapera 250. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui dcrit plus haut.
Paramtrage de la mise jour des tarifs de vente - Mise jour des tarifs
Cette fentre napparat que si lutilisateur a coch loption Mise jour des tarifs de vente dans la fentre Slection du type de mise jour .
Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont la catgorie d'information doit tre modifie. Cette valeur doit tre en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractres numriques.
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Menu Fichier
Type de modification Liste droulante permettant le paramtrage de la modification apporter au prix de vente des articles considrs :
Pourcentage : la valeur saisie dans la zone prcdente sera considre comme une
majoration du prix en pourcentage,
Ajouter : la valeur saisie sera ajoute au prix de vente existant, Remplacer : la valeur saisie remplace le prix de vente existant.
La saisie dun montant ngatif est considre comme une minoration du prix.
Arrondi prix de vente Cette zone permet darrondir le rsultat de la mise jour en proposant les choix suivants :
Aucun : aucun arrondi ne sera ralis sur la valeur modifie ; Liste des arrondis : la liste qui souvre reprend toutes les valeurs enregistres dans
loption Fichier / A propos de... / Options / Mode darrondi et permet de slectionner celle de son choix. La valeur modifie sera arrondie selon la slection effectue dans cette liste droulante.
Exemple
Si lutilisateur souhaite augmenter le prix de vente dune srie darticles de 10 % il slectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. Sil souhaite ajouter 100 euros lancien prix de vente, il slectionnera Ajouter et tapera 100. Sil souhaite remplacer tous les prix des articles slectionns par un mme montant, 250 euros par exemple, il slectionnera Remplacer et tapera 250. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui dcrit plus haut.
Cette fentre prsente deux zones de paramtrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont les coefficients doivent tre modifis. Cette valeur doit tre en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractres numriques. Type de modification Liste droulante permettant le paramtrage de la modification apporter au coefficient de marge des articles considrs :
Pourcentage : la valeur saisie dans la zone prcdente sera considre comme une
majoration du coefficient en pourcentage,
Si lutilisateur souhaite augmenter le coefficient dune srie darticles de 10 % il slectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. Sil souhaite ajouter 0,2 lancien coefficient, il slectionnera Ajouter et tapera 0,2. Sil souhaite remplacer tous les coefficients des articles slectionns par une mme valeur, 3 par exemple, il slectionnera Remplacer et tapera 3. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui dcrit plus haut.
Cette fentre prsente deux zones de paramtrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont les remises doivent tre modifies. Cette valeur doit tre en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractres numriques. Type de modification Liste droulante permettant le paramtrage de la modification apporter la remise des articles considrs :
Pourcentage : la valeur saisie dans la zone prcdente sera considre comme une
majoration de la remise en pourcentage,
Ajouter : la valeur saisie sera ajoute la remise existante, Remplacer : la valeur saisie remplace la remise existante.
La saisie dun montant ngatif est considre comme une minoration de la remise. Exemple
Si lutilisateur souhaite augmenter la remise sur une srie darticles de 10 % il slectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. Sil souhaite ajouter 0,2 lancienne remise, il slectionnera Ajouter et tapera 0,2. Sil souhaite remplacer toutes les remises des articles slectionns par une mme valeur, 3 par exemple, il slectionnera Remplacer et tapera 3. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui dcrit plus haut.
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Cette fentre prsente deux zones de paramtrage. Rpercussion sur le prix de vente Cette option permet de recalculer le prix de vente dans le cas dune mise jour du prix dachat ou du coefficient. Elle offre les choix suivants :
Aucun : aucun arrondi ne sera ralis sur la valeur modifie ; Liste des arrondis : la liste qui souvre reprend toutes les valeurs enregistres dans
loption Fichier / A propos de... / Options / Mode darrondi et permet de slectionner celle de son choix. La valeur modifie sera arrondie selon la slection effectue dans cette liste droulante.
Rpercussion sur les prix de vente calculs. Vous voulez effectuer une modification du prix dachat ou du coefficient avec un rajustement du prix de vente pour les articles dont le prix de vente est obtenu par le calcul
Prix dachat * Coefficient. Slectionnez loption Prix calculs dans la zone Rpercussions sur le prix de vente. Le prix dachat du volet Fiche principale des articles rpondant la slection sera modifi ainsi que le prix de vente qui rsulte du calcul prix dachat * coefficient.
Rpercussion sur tous les prix. Vous voulez effectuer une modification du prix dachat ou du coefficient avec un recalcul du prix de vente pour tous les articles. Slectionnez loption Tous les prix dans la zone Rpercussions sur le prix de vente.
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Le prix dachat du volet Fiche principale des articles rpondant la slection faite sera modifi ainsi que le prix de vente. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui dcrit plus haut.
Imprimer ltat de contrle (valeur propose par dfaut) : les mises jour napparatront
que sur un tat imprim vous permettant de vrifier au pralable le rsultat des modifications demandes ; dans ce cas la validation de cette fentre par le bouton [Fin] est suivie de lapparition de la fentre de paramtrage des impressions ;
Mettre jour les tarifs : la mise jour des tarifs, des coefficients et/ou des remises est
lance en fonction des paramtrages faits. Limpression de ltat de contrle et la mise jour des tarifs peuvent tre simultanes.
Validation pas pas Option qui permet, quand on a slectionn Oui, de faire dfiler chaque article, en fonction des slections opres, avec le rsultat de la mise jour. Il sera alors possible de modifier ou de rvoquer ce rsultat. Cette possibilit est dcrite dans le paragraphe qui suit. Ces cases doption ne sont actives que si la case Lancer la mise jour des tarifs est coche. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fentre. Il entrane la mise jour des tarifs en fonction des consignes enregistres dans les fentres de lassistant. Les autres boutons ont le rle dfini prcdemment.
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Cette fonction est identique celle qui apparat lors de la mise jour manuelle des tarifs. Voir les explications donnes sous le titre Validation de la mise jour des tarifs, page 334
La mise jour des tarifs peut seffectuer dune manire globale ou partielle en utilisant les diffrentes possibilits de slection proposes dans cette fonction. Les zones de cette fentre ont les caractristiques suivantes. Bouton [Fonctions] Ce bouton propose la fonction suivante :
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Rpertoire des articles, Fiches articles, Liste des nomenclatures, Fiches nomenclatures. Rappelons que la commande Rechercher est obtenue en cliquant sur le bouton [Rechercher] de la barre doutils Navigation (voir le Manuel de la gamme ).
Les deux zones dcrites ci-dessous ne sont actives que lorsque loption Slection daprs recherche nest pas valide. Il nest pas obligatoire de renseigner simultanment ces critres. Rfrence article Listes droulantes permettant la slection dune fourchette darticles. Code famille Listes droulantes permettant la slection dune fourchette de codes famille. Type de mise jour Cette zone liste droulante propose les choix suivants :
Directe : (valeur par dfaut) la mise jour seffectue directement sur les tarifs en vigueur
en fonction des choix faits dans les cases cocher de cette fentre et des paramtrages faits dans les autres fentres de lassistant (fonctionnement identique celui des anciennes versions du programme).
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Lorsque ces modifications auront t excutes, il sera ncessaire de relancer la fonction de mise jour des tarifs en slectionnant, cette fois, loption Nouveau tarif pour finaliser lactualisation des tarifs.
Nouveau tarif : la slection de ce choix fait sestomper toutes les autres options de la
fentre lexception de celles permettant de slectionner les articles, le familles ou les fournisseurs. Il est ncessaire denregistrer dans la zone de saisie de date la droite de la prsente zone la date dapplication des nouveaux tarifs. Dans ce cas, toutes les valeurs enregistres dans les volets Nouveau tarif des fonctions qui en disposent seront transfres dans les zones correspondantes des volets Tarif actuel qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes. Les valeurs prsentes dans les volets Nouveau tarif seront effaces ensuite. Ne seront appliques que les modifications pour lesquelles une date dapplication avait t paramtre condition que ces dates soient antrieures ou gales celle enregistre dans la prsente fonction.
Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets Tarif actuel et Nouveau tarif : Catgories tarifaires articles dans le volet Structure / Articles / Fiche principale , Tarifs clients dans le volet Structure / Articles / Fiche principale , Tarifs dexception clients dans le volet Structure / Client / Tarifs / Tarif dexception .
Inclure les gammes prix nets Cette case cocher, non coche par dfaut, entrane la mise jour des gammes de prix nets avec les paramtres saisis dans la prsente fentre. Elle sapplique sur les tarifs de vente lorsque la mise jour seffectue en pourcentage ou en ajout. Voir les exemples donns sous le titre Slection du type de mise jour - Assistant de mise jour des tarifs, page 319. Catgorie tarifaire En cochant Catgorie tarifaire, la liste droulante permettant la slection dune catgorie tarifaire devient active. Par dfaut toutes les catgories tarifaires sont slectionnes. Seul le prix de vente ou le coefficient de la catgorie slectionne dans la liste droulante sont mis jour. Si l'option Catgorie tarifaire n'est pas coche, les champs Prix d'achat sont griss. Tarifs dexception En cochant Tarifs dexception, les listes droulantes permettant la slection des clients concerns par la mise jour devient active. Par dfaut tous les clients sont slectionns. Seul les tarifs des clients slectionns dans la liste droulante sont mis jour. Prix dachat Permet la modification du prix dachat des articles. Trois zones servent lenregistrement de cette information :
une case d'option (non coche par dfaut) permet de slectionner la catgorie d'information sur laquelle doit porter la mise jour,
une zone de saisie qui permet denregistrer une valeur en fonction de la modification que
vous voulez apporter au prix dachat,
Montant de la modification Enregistrer ici la valeur dont la catgorie d'information doit tre modifie. Cette valeur doit tre en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractres numriques.
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Type de modification Liste droulante permettant le paramtrage de la modification apporter :
Pourcentage : la valeur saisie dans la zone prcdente sera considre comme une
majoration du prix en pourcentage,
Ajouter : la valeur saisie sera ajoute au prix dachat existant, Remplacer : la valeur saisie remplace le prix dachat existant.
La zone de saisie et la liste droulante ne sont accessibles que si loption Prix dachat est slectionne.
La saisie dun montant ngatif est considre comme une minoration du prix. Si une catgorie tarifaire a t slectionne, loption Prix dachat sera estompe.
Coefficient Permet la modification du coefficient multiplicateur. Les trois zones qui servent lenregistrement de cette information ont un fonctionnement identique celui dcrit pour les zones Prix dachat. Prix de vente Permet la modification du prix de vente des articles. Les trois zones qui servent lenregistrement de cette information ont un fonctionnement identique celui dcrit pour les zones Prix dachat.
Cette option modifie galement le prix de vente en devises sil y a lieu mais uniquement si la modification seffectue en pourcentage.
Remise Permet la modification de la remise. Les trois zones qui servent lenregistrement de cette information ont un fonctionnement identique celui dcrit pour les zones Prix dachat. Rpercussion sur prix de vente (PV) Option qui permet quand elle est slectionne (non coche par dfaut) de recalculer le prix de vente dans le cas dune mise jour du prix dachat ou du coefficient. Trois cas sont possibles. Ils sont dcrits sous le titre plus loin Validation pas pas Option qui permet, quand elle est slectionne (non coche par dfaut), de faire dfiler chaque article avec le rsultat de la mise jour. Il sera alors possible de modifier ou de rvoquer ce rsultat.
Si vous voulez modifier manuellement les prix pour chaque article, slectionnez uniquement loption Validation avant enregistrement. Vous pouvez alors faire dfiler les fentres de validation article par article et saisir les nouveaux prix pour chacun deux.
Arrondi PA Cette zone ne devient active que si loption Prix dachat est coche. Elle propose les choix suivants :
Aucun : aucun arrondi ne sera ralis sur la valeur modifie ; Liste des arrondis : la liste qui souvre reprend toutes les valeurs enregistres dans
loption Mode darrondi du volet Fichier / A propos de... / Options et permet de slectionner celle de son choix. La valeur modifie sera arrondie selon la slection effectue dans cette liste droulante. Arrondi PV Cette zone ne devient active que si les options Prix de vente ou Rpercussion sur PV sont coches. Elle se comporte exactement comme la prcdente.
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Nous prsentons ici les diffrents cas qui peuvent se produire lorsque lon demande la rpercussion sur le prix de vente dune modification des tarifs dachat ou du coefficient.
Premier cas. Seul le prix dachat du volet Fiche principale , celui des rfrences fournisseur
rpondant la slection faite sur le numro de fournisseur, celui des catgories tarifaires et celui des tarifs par client sera modifi. Vous voulez effectuer une hausse du prix dachat sans recalcul du prix de vente. Slectionnez loption Prix dachat uniquement.
Exemple
Le prix de vente de la Catgorie tarifaire 3 a t saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix dachat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix dachat de 50 euros sans rpercussion sur le prix de vente. Vous obtiendrez le rsultat ci dessous :
BAAR01 Fiche Principal Cat. Tarifaire 1 Cat. Tarifaire 2 Cat. Tarifaire 3 Prix dachat 150 150 150 150 Bague en argent Coefficient 2 2 3 2 Prix de vente 200 200 300 500
Ni les prix de vente ni les coefficients nont t modifis. Cette procdure est identique si vous souhaitez modifier le coefficient.
Deuxime cas. Vous voulez effectuer une hausse du prix dachat avec un rajustement du prix
de vente pour les articles dont le prix de vente est obtenu par le calcul Prix dachat * coefficient. Slectionnez les options suivantes :
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Exemple
Le prix de vente de la Catgorie tarifaire 3 a t saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix dachat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix dachat de 60 euros avec rpercussion sur le prix de vente calcul. Vous obtiendrez le rsultat ci dessous :
BAAR01 Fiche Principal Cat. Tarifaire 1 Cat. Tarifaire 2 Cat. Tarifaire 3 Prix dachat 160 160 160 160 Bague en argent Coefficient 2 2 3 2 Prix de vente 320 320 480 500
Les prix de vente qui rsultaient du calcul Prix dachat * coefficient ont t modifis. Le prix de vente qui tait saisi directement na pas chang.
Troisime cas. Vous voulez effectuer une hausse du prix dachat avec un recalcul du prix de vente pour tous les articles. Slectionnez les options suivantes :
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Le prix de vente de la Catgorie tarifaire 3 a t saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix dachat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix dachat de 40 euros avec rpercussion sur le prix de vente. Vous obtiendrez le rsultat ci dessous :
BAAR01 Fiche Principal Cat. Tarifaire 1 Cat. Tarifaire 2 Cat. Tarifaire 3 Prix dachat 140 140 140 140 Bague en argent Coefficient 2 2 3 2 Prix de vente 280 280 420 280
Tous les prix de vente ont t modifis y compris le prix de vente saisi directement.
Cette fonction est identique celle que lon obtient avec lassistant. Voir le titre Validation pas pas, page 327. Si larticle comporte une gamme de produit, cette fentre saffichera autant de fois quil existe dnumrs. La zone Enumr en haut de la fentre affiche alors lintitul de lnumr. Si larticle comporte une double gamme, cette fentre saffichera autant de fois quil existe de couples dnumrs. La zone Enumr affiche alors lintitul du couple dnumrs. Si larticle comporte un conditionnement, cette mme fentre saffichera autant de fois quil existe de conditionnements. La zone Enumr affiche alors lintitul du conditionnement. Les zones composant cette fentre sont les suivantes.
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Les trois zones dcrites ci-dessous concernent laffichage du tarif du volet Fiche principale de larticle. La disponibilit de ces zones dpend de la ou des valeurs sur lesquelles porte la mise jour. Prix achat Il se compose de deux zones :
Ancien : affiche le prix dachat existant du volet Fiche principale, Nouveau : affiche le rsultat de la mise jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractres numriques maximum. Coefficient Il est compos des deux zones suivantes :
Ancien : affiche le coefficient existant du volet Fiche principale, Nouveau : affiche le nouveau coefficient rsultant de la mise jour du tarif. Information
modifiable. 14 caractres numriques. Prix de vente Il se compose de deux zones :
Ancien : affiche le prix de vente existant du volet Fiche principale, Nouveau : affiche le rsultat de la mise jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractres numriques maximum.
Catgories tarifaires
Catgories tarifaires de vente La zone du bas permet de visualiser et de modifier les nouveaux prix de vente, coefficient et remise des catgories tarifaires. Les valeurs affiches sont les suivantes :
lintitul des catgories tarifaires, lancien coefficient de la catgorie tarifaire (non modifiable les coefficients napparaissent pas dans le cas des articles gamme ou conditionnement),
le nouveau coefficient de la catgorie tarifaire (modifiable), lancien prix de vente (non modifiable), le nouveau prix de vente (modifiable), lancienne remise, elle nest pas modifiable, la nouvelle remise rsultant de la mise jour des tarifs est modifiable.
Les zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier le coefficient, le prix de vente et / ou la remise. Coefficient Il permet de saisir le nouveau coefficient pour la catgorie tarifaire ou le tarif par client slectionn. 14 caractres numriques. Prix de vente Il permet de saisir le nouveau prix de vente pour la catgorie tarifaire ou le tarif par client slectionn. Si le prix de vente est exprim en devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera exprim dans cette devise. 14 caractres numriques. Remise Il permet de saisir la nouvelle remise pour la catgorie tarifaire ou pour le tarif par client slectionn. 14 caractres numriques.
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Menu Fichier
Tarif dexception
Si larticle considr possde des tarifs dexception clients, il apparatront dans la liste du bas et il sera possible de les modifier manuellement. Le principe daffichage de la liste est identique celui des catgories tarifaires de vente dcrites plus haut. Le numro du client apparat en dbut de ligne. Les modifications seffectuent dans les zones de saisie en bas de la liste. Bouton [OK] Il valide la mise jour du tarif de larticle considr en enregistrant les ventuelles modifications et passe larticle suivant. Si larticle comporte une gamme de type produit, le premier numr de la gamme saffiche.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Ignorer] Il ne tient pas compte de la mise jour du tarif et conserve donc les anciennes valeurs pour larticle concern et passe larticle suivant. Si larticle comporte une gamme de type produit, le premier numr de la gamme saffiche. Bouton [Annuler] Il interrompt le dfilement des articles. Les articles prcdemment valids auront leurs tarifs modifis. Les articles non encore valids ne sont pas mis jour.
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Menu Fichier
Cette fonction lance un assistant qui permet de crer ou de mettre jour les rfrences des numrs de conditionnement, des numrs de gamme et des codes barres. Elle peut tre lance en cliquant sur le bouton [Mise jour des rfrences et des codes barres] de la barre doutils Fonctions avances .
Cette fonction lance systmatiquement un assistant, quelle que soit la position coche ou non coche de la fonction Fentre / Mode assistant.
Slection du type de traitement - Assistant de mise jour des rfrences et des codes
barres, page 337,
Slection des donnes mettre jour - Assistant de mise jour des rfrences et des
codes barres, page 338,
Paramtres des rfrences gammes - Assistant de mise jour des rfrences et des
codes barres, page 340,
Paramtres des rfrences de conditionnements - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres, page 341,
Paramtres des codes barres articles - Assistant de mise jour des rfrences et des
codes barres, page 342,
Paramtres des codes barres des numrs de gammes - Assistant de mise jour des
rfrences et des codes barres, page 343,
Rcapitulatif des paramtres de mise jour - Assistant de mise jour des rfrences et
des codes barres, page 345.
Slection du type de traitement - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La premire tape de lassistant permet de choisir le ou les traitements qui vont tre effectus.
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Menu Fichier
Les cases cocher pourront tre coches par dfaut si des valeurs les concernant ont t enregistres dans loption Codification automatique (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables. Voir le titre Codification automatique - Options de lentreprise, page 121. Les options proposes par cette fentre ont les rles suivants. Mise jour des rfrences gammes Le programme mettra jour les rfrences des articles gammes simples ou doubles. Mise jour des rfrences de conditionnements Le programme mettra jour les rfrences des articles conditionnements. Mise jour des codes barres articles Le programme mettra jour les codes barres des articles sans particularits. Mise jour des codes barres des numrs de gamme Le programme mettra jour les codes barres des articles numrs de gamme simple ou double. Mise jour des codes barres des numrs de conditionnements Le programme mettra jour les codes barres des articles conditionnements. Mise jour uniquement des articles pour lesquels ces codes sont inexistants Cette zone propose deux boutons radio :
Oui : (option coche par dfaut) la ou les mises jour paramtres dans les zones prcdentes ne seffectueront que pour les articles pour lesquels ces rfrences ou ces codes articles sont vides.
Slection des donnes mettre jour - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La deuxime tape de lassistant permet de choisir le ou les articles qui vont faire lobjet des traitements paramtrs dans ltape prcdente.
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La slection des articles seffectue de la faon suivante.
Types darticles Articles sans particularits Articles gamme(s) Articles conditionnement(s) Critres de slection pris en compte Tous les critres sauf ceux concernant les gammes et les conditionnements Tous les critres sauf ceux concernant les conditionnements Tous les critres sauf ceux concernant les gammes
Les options proposes par cette fentre ont les rles suivants. Rfrence article de / Zones permettant la slection dune fourchette darticles qui seront traits. Si ces zones sont laisses vides, la slection portera sur tous les articles. Code famille de / Zones permettant la slection dune fourchette de familles dont les articles seront traits. Si ces zones sont laisses vides, la slection portera sur toutes les familles. Gamme 1 Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Toutes : (valeur par dfaut) tous les articles comportant une gamme simple seront slectionns.
Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 1 enregistres dans
loption Gamme du volet Fichier / A propos de / Options sont proposes. La slection des articles portera sur ceux qui possdent la gamme slectionne. Gamme 2 Zone liste droulante fonctionnant exactement comme la prcdente mais permettant une slection des articles deux gammes sur la deuxime gamme. La liste droulante propose une option supplmentaire :
Toutes : (valeur par dfaut) tous les articles comportant une gamme double seront slectionns.
Aucune : aucun article comportant une gamme de niveau 2 ne sera slectionn. Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 2 enregistres dans
loption Gamme du volet Fichier / A propos de / Options sont proposes. La slection des articles portera sur ceux qui possdent la gamme slectionne. Conditionnement Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Tous : (valeur par dfaut) tous les articles conditionnement. Liste des conditionnements : tous les conditionnements enregistrs dans loption Conditionnement du volet Fichier / A propos de / Options sont proposs. La slection des articles portera sur ceux qui possdent le conditionnement slectionn. Fournisseur de / Zones permettant la slection dune fourchette de fournisseurs dont les articles seront traits. Si ces zones sont laisses vides, la slection portera sur tous les fournisseurs. Lorsquun article est achet chez plusieurs fournisseurs, seuls seront pris en compte les fournisseurs principaux. Les boutons ont les rles dcrits ci-dessus.
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Menu Fichier Paramtres des rfrences gammes - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La troisime tape de lassistant permet de paramtrer les rfrences des articles gamme(s) slectionns dans les tapes prcdentes. Elle ne souvre que si loption Mise jour des rfrences gammes a t coche dans la premire tape de lassistant Slection du type de traitement .
Toutes les valeurs affiches par dfaut sont celles qui ont t enregistres dans loption Codification automatique / Rfrence gamme (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables. Voir le titre Rfrence gamme, page 123. Longueur totale des rfrences (Nombre de caractres) Zone de saisie de 2 caractres numriques reprenant la valeur saisie dans la zone Longueur de loption Codification automatique / Rfrence gamme. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune racine ne sera utilise. Les zones Longueur et
Racine qui suivent la prsente zone sont estompes.
Racine fixe : la racine de la rfrence article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
Racine famille : la racine de la rfrence article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Menu Fichier Intitul numr. : insertion de lnumr de gamme (article une seule gamme) ou de
la concatnation des deux numrs (articles deux gammes) dans la rfrence de larticle gamme ; dans ce cas, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible. Longueur (complment) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitul numr a t fait dans la zone prcdente. Elle permet denregistrer le nombre de caractres de lintitul de lnumr que le programme doit afficher. 2 caractres numriques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. Les boutons ont les rles dcrits ci-dessus.
Paramtres des rfrences de conditionnements - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La quatrime tape de lassistant permet de paramtrer les rfrences des articles conditionnements slectionns dans les tapes prcdentes. Elle ne souvre que si loption Mise jour des rfrences de conditionnements a t coche dans la premire tape de lassistant Slection du type de traitement .
Toutes les valeurs affiches par dfaut sont celles qui ont t enregistres dans loption Codification automatique / Rfrence conditionnement (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables. Voir le titre Rfrence conditionnement, page 126. Le principe de fonctionnement est identique celui des articles gamme. La seule diffrence rside dans la zone Complment qui offre les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) aucun complment nest insr ; Intitul numr : insertion de lnumr du conditionnement dans la rfrence de larticle conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible ;
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Menu Fichier Paramtres des codes barres articles - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La cinquime tape de lassistant permet de paramtrer les codes barres des articles sans particularits (ni gammes ni conditionnements) slectionns dans les tapes prcdentes. Elle ne souvre que si loption Mise jour des codes barres articles a t coche dans la premire tape de lassistant Slection du type de traitement .
Toutes les valeurs affiches par dfaut sont celles qui ont t enregistres dans loption Codification automatique / Code barres article (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables. Voir le titre Code barres article, page 128. Norme des codes barres Cette zone permet de prciser la norme du code barres utilise :
EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise ; C39, EAN 8 : longueur fixe 8 caractres, EAN 13 : longueur fixe 13 caractres,
Racine fixe : (valeur par dfaut) la racine du code barres article est fixe et doit tre saisie
dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistre
dans la zone Racine code barres du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
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Menu Fichier
Racine Intitul de la racine saisir dans le cas o Racine fixe a t slectionne dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Les boutons ont les rles dcrits ci-dessus.
Paramtres des codes barres des numrs de gammes - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La sixime tape de lassistant permet de paramtrer les codes barres des articles gamme simple ou double slectionns dans les tapes prcdentes. Elle ne souvre que si loption Mise jour des codes barres des numrs de gammes a t coche dans la premire tape de lassistant Slection du type de traitement .
Toutes les valeurs affiches par dfaut sont celles qui ont t enregistres dans loption Codification automatique / Code barres gamme (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables. Voir le titre Code barres gamme, page 130. Norme des codes barres Cette zone permet de prciser la norme du code barres utilise :
EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour prciser le nombre de caractres du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la codification portera sur la longueur totale des lments la composant. Type racine Zone liste droulante proposant les choix suivants :
Aucune (valeur par dfaut) : aucune norme nest utilise ; C39, EAN 8 : longueur fixe 8 caractres, EAN 13 : longueur fixe 13 caractres,
Aucune (valeur par dfaut) : aucune racine ne sera utilise. Les zones Longueur et
Racine qui suivent la prsente zone sont estompes.
Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit tre saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la prsente zone permet denregistrer le nombre de caractres de la racine.
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Menu Fichier Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistre dans la zone
Racine rfrence du volet Complment de la fiche de la famille laquelle larticle appartient.
Rfrence article : la racine affecte au code barres gamme sera la rfrence de larticle.
Le nombre de caractres qui seront affichs est paramtr dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet denregistrer le nombre de caractres affichs lorsque le type racine est Rfrence article. Cette zone est estompe dans les autres cas. La longueur doit tre comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laisse vide, la rfrence de larticle sera reprise intgralement dans la rfrence de la gamme. Racine Intitul de la racine saisir dans le cas o Racine fixe a t slectionne dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Complment Cette zone permet dindiquer la valeur qui sera insre aprs la racine et propose les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) aucun complment nest insr ; Intitul numr : insertion de lnumr du conditionnement dans la rfrence de larticle conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible ;
Paramtres des codes barres des numrs de conditionnements - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La septime tape de lassistant permet de paramtrer les codes barres des articles conditionnement slectionns dans les tapes prcdentes. Elle ne souvre que si loption Mise jour des codes barres des numrs de conditionnements a t coche dans la premire tape de lassistant Slection du type de traitement .
Toutes les valeurs affiches par dfaut sont celles qui ont t enregistres dans loption Codification automatique / Code barres conditionnement (volet Fichier / A propos de / Options ). Toutes ces valeurs proposes sont modifiables.
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Menu Fichier
Voir le titre Code barres conditionnement, page 133. Le principe de fonctionnement est identique celui des articles gamme. La seule diffrence rside dans la zone Complment qui offre les choix suivants :
Aucun (valeur par dfaut) aucun complment nest insr ; Intitul numr : insertion de lnumr du conditionnement dans la rfrence de larticle conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur dispose juste en dessous devient accessible ;
Rcapitulatif des paramtres de mise jour - Assistant de mise jour des rfrences et des codes barres
La huitime et dernire tape de lassistant rappelle tous les paramtrages qui ont t demands dans les tapes prcdentes.
Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] et lance les traitements qui ont t demands. Les autres boutons ont les rles dcrits ci-dessus.
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Menu Fichier
La fentre permettant de slectionner les informations libres de type Valeur calcule est ouverte en slectionnant cette fonction du sous menu Outils. Pour plus de dtails sur cette fonction, voir le manuel de la gamme.
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Menu Fichier
En cas dinterruption intempestive du programme en cours dutilisation, il est conseill deffectuer deux oprations :
dune part une recopie des donnes au moyen de la commande Recopier les donnes du
programme Sage Maintenance (voir le Manuel de la gamme ce programme peut tre lanc par une des commandes du prsent sous-menu Outils),
Recalcul des cumuls en quantit Cette option (slectionne par dfaut) permet quand elle est slectionne de lancer une vrification et un ventuel rajustement des quantits en stock de chaque article. Les cumuls de stock (Stock rel, command, rserv, terme et valeur du stock) seront recalculs en fonction des lignes de documents existantes.
Le rajustement prend en compte les quantits rserves par les projets de fabrication.
Recalcul du CMUP Cette option (non slectionne par dfaut) permet quand elle est slectionne de lancer une vrification et un ventuel rajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi du stock CMUP. Le prix de revient et le CMUP de chaque ligne de sortie de stock seront recalculs dans lordre suivant : domaine (stock, vente), date, numro de pice. La slection de cette option entrane :
la slection de loption Recalcul des cumuls en quantit (si elle ne ltait pas) et son
inaccessibilit,
Recalcul FIFO/LIFO Cette option (non slectionne par dfaut) permet quand elle est slectionne de lancer une vrification et un ventuel rajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi du stock FIFO/LIFO.
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Menu Fichier
Cette option, comme la suivante, ne sont accessibles que si loption Recalcul du CMUP est coche. Recalcul srialis Cette option (non slectionne par dfaut) permet quand elle est slectionne de lancer une vrification et un ventuel rajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi du stock Srialis et par lot. Le prix de revient de chaque ligne de sortie de stock sera recalcul dans lordre suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numro de pice. Recalcul bons de retour de vente Permet de recalculer les lignes de documents de vente mentionnant des entres darticles. Ce calcul se fait lidentique de celui portant sur les sorties en quantit. Recalcul des montants HT et TTC des lignes Permet de demander le recalcul des montants HT et TTC des lignes de pices. Option non coche par dfaut. Cette option est indpendante de toutes les autres de cette fentre et peut tre lance seule. Sa slection rend active les zones Priode de / . Rajustement documents compacts Compte tenu des modifications apportes la gestion des stocks, les documents compacts issus des versions antrieures la version 2.00 doivent tre modifis en ce qui concerne les valeurs de stock. Le fait de cocher cette option permet de rajuster vos valeurs de stock issues des documents compacts. Vrification des liens Cette option ne doit tre utilise que sur indication de lassistance technique et ncessite une sauvegarde pralable du fichier commercial.
Loption Recalcul des informations libres qui apparaissait cet endroit des versions prcdentes du programme fait maintenant lobjet dune fonction distincte.
Voir le titre Recalcul des informations libres, page 346. Ecart Cette zone n'est active que lorsque l'option Rajustement documents compacts est slectionne. Cette zone permet d'indiquer la valeur en de de laquelle le programme doit supprimer les lignes enregistres pour un mme article dans un document compact et pour lesquelles le solde en quantit est gal zro et le solde en valeur est infrieur au montant indiqu dans la zone Ecart.
Le solde en valeur est exprim dans ce cas, en valeur absolue.
Voir la commande Archivage, page 984. Rfrence de / Quelles que soient les options slectionnes, les zones Rfrence vous permettent de limiter le traitement un article ou un ensemble darticles. Date de / Ces zones ne deviennent actives que si loption Recalcul des montants HT et TTC des lignes est coche. Dans ce cas, elles permettent de prciser la priode sur laquelle ces montants doivent tre recalculs. Chaque zone de saisie de date donne accs un calendrier.
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Menu Fichier
Pour plus dinformations sur lutilisation du calendrier, reportez-vous au Manuel de la gamme. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et lancer la fonction. Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans lancer la fonction.
Si au cours de ce recalcul le programme dtecte une sortie de stock antrieure une entre (documents antidats), il affectera en prix de revient, la valeur du dernier prix dachat sil existe ou bien la valeur stocke dans la zone Prix dachat du volet Fiche principale de larticle. Lutilisation de cette dernire option, doit systmatiquement tre accompagne du recalcul des cumuls en quantit.
Le lancement de la vrification fait apparatre un message vous dcrivant lopration en cours et permettant de linterrompre.
Lutilisation de cette fonction est fortement conseille aprs une importation de donnes dans les documents de vente et de stock.
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Menu Fichier
Maintenance
Fichier / Outils / Maintenance
Cette fonction permet de lancer directement loutil Sage Maintenance. Elle peut tre lance en cliquant sur le bouton [Maintenance] de la barre doutils Fonctions avances , Le programme Sage Maintenance est dcrit dans le Manuel de la gamme.
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Menu Fichier
Cette fonction permet dafficher le contenu du journal de maintenance qui comporte les indications correspondant la dernire opration de maintenance ralise. Elle peut tre lance en cliquant sur le bouton [Afficher le journal de maintenance] de la barre doutils Fonctions avances .
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Menu Fichier
Les informations concernes par cet change sont prcises dans le tableau ci-dessous.
lment Prfrences gnrales du poste Description Taille et positionnement de la fentre de lapplication Taille et positionnement des fentres Options de la fonction Prfrences Affichage et ordonnancement des colonnes Personnalisation de la barre verticale Personnalisation des menus Personnalisation des barres doutils Affichage et ordonnancement de la barre verticale Dfinition des menus et fonctions Boutons des barres doutils Fentre / Prfrences Fichier / A propos de / Options / Organisation Menu contextuel de la barre verticale Volet Fentre / Personnaliser linterface / Menus Volet Fentre / Personnaliser linterface / Barres doutils ou menu contextuel des barres doutils Volet Fentre / Personnaliser linterface / Clavier Fonction du programme
Elle ouvre une fentre Ouvrir le fichier dimport qui propose par dfaut douvrir un fichier de prfrences. Extension .PREF.
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Menu Fichier
Slectionnez le fichier dans le dossier o il a t stock et cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez. Si le poste dans lequel le fichier de prfrences est import comporte dj une personnalisation des menus, cette personnalisation reste inchange dans le cas o le fichier de prfrences importer ne comporte pas de paramtrage des menus.
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Menu Fichier
Cette fonction permet dexporter un fichier de prfrences. Elle ouvre une fentre Crer le fichier dexport qui permet denregistrer un fichier de prfrences sous le nom et dans le dossier voulus par lutilisateur. Lextension de ces fichiers est .PREF. Elle sera ajoute automatiquement par le programme. Cette fonction peut tre lance en cliquant sur le bouton [Exporter les prfrences] de la barre doutils Fonctions avances .
Sil y a exportation des prfrences dun poste sur lequel les menus nont pas t personnaliss, aucune personnalisation des menus ne sera enregistre dans le fichier. Si le poste destinataire de limportation des prfrences comporte une personnalisation des menus, cette dernire ne sera pas modifie.
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Menu Fichier
Vont apparatre cet emplacement du menu Fichier les intituls des applications Ligne Sage 100 dont vous disposez sur votre poste. Cette dtermination est faite automatiquement au lancement du programme qui recherche sur vos disques durs les applications Ligne Sage 100 qui pourraient sy trouver. La slection de la dsignation dune application Sage lancera cette application en ouvrant le fichier de donnes paramtr et fermera ou non Sage 100 Saisie de caisse dcentralise suivant le paramtrage fait dans les options du poste de travail. Voir la commande Prfrences, page 1094. Si vous avez enregistr, dans le volet Fichiers lis des options de lentreprise, les noms des fichiers de donnes sur lesquels vous souhaitez travailler par dfaut, le lancement par ce biais dun programme Sage ouvrira le fichier associ. Voir loption Fichiers lis - Option de lentreprise, page 143. Les dsignations qui peuvent apparatre cet endroit du menu Fichier sont les suivantes :
Comptabilit pour le lancement du programme Sage 100 Comptabilit, Immobilisations pour le lancement du programme Sage 100 Immobilisations, Moyens de paiement pour le lancement du programme Sage 100 Moyens de paiement, Paie pour le lancement du programme Sage 100 Paie.
Macintosh
Cette dernire dsignation ne pourra apparatre que sur la version Macintosh du programme.
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Menu Fichier
Quitter
Fichier / Quitter
Cette commande permet de quitter le programme. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Q ou ALT + F4. Cette commande fait quitter compltement le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Les fichiers qui pouvaient tre ouverts sont referms et les dernires modifications enregistres. Les impressions diffres non encore imprimes sont supprimes. Un message apparat. Les impressions diffres vont tre supprimes ! [OK] [Annuler] Il est encore possible, en cliquant sur le bouton [Annuler], d'annuler l'opration et de lancer les impressions. Si vous cliquez sur le bouton [OK] ou si vous validez, les impressions sont supprimes et le programme referm ainsi que les fichiers.
Il n'est pas ncessaire de refermer les fentres ou les fichiers avant de quitter le programme. Le fichier Reprendre la gestion commerciale enregistre tous les lments ouverts au moment o vous quittez le programme et vous les proposera nouveau tels que vous les avez quitts lorsque vous relancerez le programme.
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Menu Edition
Menu Edition
Annuler Couper Copier Coller Effacer Slectionner tout Dupliquer, page 358 Inverseur Calculette Sage Ajouter Consulter Voir/Modifier Supprimer Prcdent Suivant Rechercher Atteindre Afficher le journal de traitement
Pour plus de dtails sur ces fonctions, voir le manuel de la gamme.
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Menu Edition
Dupliquer
Edition / Dupliquer
Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fentre certaines des informations tires dune prcdente. Equivalent clavier sur Macintosh: COMMANDE + D. Equivalent clavier sous Windows: CTRL + D. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Dupliquer] de la barre doutils Standard . Elle vous rendra de grands services lors de la saisie dinformations rptitives en reportant dune pice une autre les mmes renseignements. Ne sont pas reportes les informations permettant de diffrencier les pices entre elles.
Exemple
Vous avez annonc une promotion dans la presse et plusieurs clients vous demandent des devis identiques ? Vous pourrez utiliser cette commande pour crer une nouvelle pice partir dune autre, pour un autre client ou pour une autre priode. Laction de la commande Dupliquer stend plusieurs types dlments. Le programme de saisie dcentralise vous permet de dupliquer les lments suivants :
Fiche client, Modles de rglement, Codes affaires, Devis client, Bon de commande client, Prparation de livraison client, Bon de livraison client, Bon de retour client, Bon davoir client, Facture client (comptabilise ou non), Facture de retour client, Facture davoir client.
Si le stock rel ne permet pas de satisfaire cette duplication, la fentre dindisponibilit apparatra. Laffectation des numros de srie et de lots seffectue lidentique de la fonction Saisie de document. Utilisez la duplication de la faon suivante : 1 . rendez active, en louvrant, en cliquant dessus ou en la slectionnant dans le menu Fentre, la fentre de llment que vous voulez dupliquer, 2 . slectionnez la commande Dupliquer,
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Menu Edition
3 . compltez les informations de la nouvelle fiche. La fiche dorigine nest modifie en aucune faon.
Une mise jour des tarifs peut tre possible lors de la duplication des pices de vente. Ces cas particuliers sont dtaills dans le chapitre traitant des documents de vente.
Pour plus de prcisions sur la duplication de clients, voir Cration de client par duplication, page 539. Pour plus de prcisions sur la duplication de documents, voir Duplication des documents des ventes, page 821.
Glisser/dposer des lignes dun document dans un autre. Pour cela il faut que les documents soient ouverts cte cte (ou avec un certain recouvrement).
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Menu Structure
Menu Structure
Familles darticles, page 361, Articles, page 374, Nomenclatures, page 425, Comptabilit, page 443 qui donne accs aux fonctions :
Plan comptable, page 444, Plan analytique, page 458, Taux de taxes, page 473, Codes journaux, page 478, Banques, page 489, Modles de rglement, page 499,
Codes affaires, page 503, Clients, page 512, Barmes, page 550 qui donne accs aux fonctions :
Commissions reprsentants, page 551, Rabais, remises et ristournes clients, page 559, Soldes et promotions clients, page 564,
Glossaires, page 567, Modles denregistrement, page 570, Collaborateurs, page 579, Caisses, page 585, Dpts de stockage, page 592.
Le plan comptable, le plan analytique, les taux de taxes, les codes journaux et les banques sont repris du fichier comptable. Il en est de mme des clients.
La fonction Mise jour des tarifs se trouve maintenant dans le menu hirarchique Fichier / Outils.
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Menu Structure
Familles darticles
Structure / Familles darticles
Cette commande permet de consulter et de modifier, dans une certaine mesure, les familles darticles. Son lancement ouvre la liste des familles saisies dans un programme Sage Gestion commerciale que lon a importe ou transfre dans le fichier commercial utilis par le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Il nest, en effet, pas possible de crer ni de supprimer les familles darticles partir du prsent programme. Ceci doit tre ralis partir dune version de la gestion commerciale et les donnes transmises soit par copie de fichier commercial, soit par importation, soit par transfert, cette dernire mthode tant la plus conseille. Si vous travaillez en rseau et si le fichier commercial peut tre directement modifi sur le serveur, aucune opration de transfert ne sera alors ncessaire. Les seules modifications que lon puisse apporter aux familles darticles dans le cadre de la saisie dcentralise concernent les catgories tarifaires et les remises par client. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des familles] de la barre doutils Gestion des articles et stocks . Le Manuel de la gamme vous donnera toutes explications sur les barres doutils. Une famille darticles sert dune part au classement des articles et dautre part laffectation des caractristiques communes aux articles dune mme famille. La consultation des familles peut tre ralise de deux faons diffrentes :
selon une gestion classique, celle des versions prcdentes du programme, dans laquelle
les familles sont proposes en liste, voir ci-dessous.
selon une gestion structure dans laquelle un catalogue permet de slectionner aisment
une ou plusieurs familles partir dun catalogue. Voir le titre Gestion des familles darticles Mode catalogue, page 364.
Toutes les manipulations qui peuvent tre ralises sur les listes sont dtailles dans le Manuel de la gamme.
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Menu Structure
Cette liste permet la slection pour consultation ou modification des familles darticles. Le nombre de familles nest limit que par la taille du fichier. Elle affiche par dfaut :
Code : classement sur le code famille (classement par dfaut), Intitul : classement sur lintitul de la famille, Type : classement sur le type de la famille (voir plus loin le dtail des icnes qui correspondent chaque type).
Il est galement possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
La modification et la consultation des familles darticles seffectuent comme dans toutes les listes des programmes Sage. Pour plus de dtails, voir le Manuel de la gamme. En cas de slection multiple, seule la premire famille slectionne souvrira dans le cadre des modifications et consultations. Colonne Type Le type de la famille darticles est symbolis par une icne :
Le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] dispos sur le bord infrieur de la fentre permet de passer en mode catalogue ou de revenir au mode classique. Voir le titre Gestion des familles darticles Mode catalogue, page 364. Sur la structure des articles et des familles, voir galement la Remarque importante pralable, page 41. Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Ce bouton est inactif. Il est impossible de crer une famille darticles.
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Menu Structure
Bouton [Supprimer] Ce bouton est inactif. Il est impossible de supprimer une famille darticles. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Dans la liste des familles, cliquez sur la ligne de la famille en question puis sur le bouton [Voir/Modifier]. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne de la famille dans la liste. Les informations que lon peut modifier sont les suivantes :
les catgories comptables et les comptes associs, les catgories tarifaires, les tarifs dexception.
De plus, on peut slectionner les diffrents champs statistiques articles, uniquement pour consultation des numrs ventuellement affects la famille pour chacun des champs.
Cliquez sur la ligne de la famille en question puis sur le bouton [Consulter]. Cette opration ne vous permet pas de modifier la famille dont toutes les zones de la fiche sont estompes.
Il nest pas possible de supprimer une famille darticles dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Ceci ne peut se faire que dans le programme Sage Gestion commerciale.
La zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des familles :
Code : les familles sont classes par ordre croissant de code famille. Intitul : le tri seffectue sur lintitul de la famille. Type : le classement seffectue dabord sur le type de la famille (enregistr dans la zone
Type de chaque fiche famille), dtail puis total puis centralisateur, puis sur le code famille.
Il est galement possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des familles lment par lment. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Il lance la commande Rechercher/Remplacer dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Elle permet d'imprimer une famille ou la liste des familles. Pour rechercher rapidement une famille dans la liste, vous pouvez taper les premiers caractres du code si la liste est trie par code famille ou de lintitul avec un tri sur lintitul.
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Menu Structure
Limpression des familles darticles et des informations associes seffectue au moyen de la fonction Rechercher / Remplacer quon peut lancer par la commande Rechercher de la barre doutils Navigation . On peut imprimer :
la Liste des familles darticles, les Fiches des familles darticles, les Catgories tarifaires par famille, les Remises clients par famille
en slectionnant ces dsignations dans la liste droulante Fichier de la commande Rechercher / Remplacer. Pour plus de dtails, voir le Manuel de la gamme.
La partie du haut liste le catalogue des niveaux tels quils ont t structurs dans loption
Catalogue articles du volet Fichier / A propos de / Options .
Celle du bas affiche, de manire classique, les familles en fonction de leur appartenance
aux niveaux slectionns dans la partie du haut.
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Menu Structure
Les niveaux dont la ligne comporte le symbole dun triangle vertical ( ) donnent accs un ou plusieurs niveaux qui en dpendent. Cliquer sur la ligne comportant cette icne fait apparatre la liste des niveaux correspondant au niveau dorigine. La liste du bas se rduit alors la liste des familles appartenant ce niveau.
Lappartenance des familles un niveau se constate dans lencadr Catalogue de leur fiche.
A leur tour ces niveaux peuvent donner accs dautres niveaux (quatre au maximum). On y accde en cliquant sur leur ligne. Un niveau ne comportant pas ce symbole na pas dautre niveau qui dpend de lui. Pour remonter dans la liste des niveaux, il suffit de cliquer sur un autre niveau de mme rang ou de rang plus lev ou dutiliser la touche GAUCHE. Les touches HAUT et BAS permettent de passer dun lment un autre dun mme niveau. La slection dun niveau ouvre immdiatement la liste des niveaux qui en dpendent (sil y en a).
On ne peut pas ajouter de famille dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Ceci ne peut tre ralis que dans le programme Sage Gestion commerciale.
On ne peut pas supprimer de famille dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Ceci ne peut tre ralis que dans le programme Sage Gestion commerciale.
Ces oprations sexcutent en slectionnant la famille dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Voir/Modifier] de barre doutils Navigation . Elles sont identiques celles que lon peut faire en gestion classique. Les autres fonctions de gestion des familles darticles (menu contextuel, personnalisation de la liste, etc.) sappliquent comme pour la gestion classique mais uniquement la liste du bas.
les familles de type Dtail sont destines au regroupement des articles, les familles de type Centralisateur permettent de regrouper des familles possdant une
caractristique commune constituant ainsi des sous-familles et dobtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains tats. Voir les commandes du menu Etat.
les familles de type Total servent la totalisation des familles de type Dtail ayant mme
radical (de code famille). La fentre est identique dans les trois cas. Une fiche famille se compose de trois volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au Volet Fiche Principale - Famille darticles, page 366 lorsque lon consulte un autre volet de la fiche famille.
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Menu Structure
Onglet / Bouton Tarification Permet de passer au Volet Tarification Familles darticles, page 369. Ce volet regroupe des informations permettant la gestion des attributs principaux des tarifs de vente et dachat par famille. On peut faire dfiler les familles au moyen des boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre doutils Navigation en fonction du classement de la liste des familles.
Code Chaque famille a un code qui lui est propre. Les valeurs saisies apparaissent systmatiquement en majuscules. Type Cette zone affiche lun des trois types de familles possibles :
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Menu Structure
Unit de vente Zone affichant lunit de vente affecte la famille. Les units de vente sont enregistres dans les options de lentreprise. Les informations enregistres dans cette zone sont utilises dans la dtermination des quantits en stock. Centralisation Zone affichant la famille darticle de type Centralisateur affecte celle en cours de consultation.
La zone Catgorie produits des prcdentes versions du programme est remplace par lencadr Catalogue dcrit ci-dessous.
Suivi stock Zone indiquant le mode de gestion des stocks de la famille darticle :
Aucun : les articles de la famille ne sont pas suivis en stock, aucun calcul de la valeur du
stock et des quantits en stock nest donc effectu ; si la catgorie de produits choisie nest pas suivie en stock (se rfrer loption Fichier / A propos de /Options / Catgorie de produit), cette zone affiche Aucun.
Srialis : chaque article est repr par son numro de srie qui est demand chaque
transaction (vente et stock). Un article srialis est vendu lunit sans possibilit dy attacher un conditionnement ; ce suivi nest pas compatible avec les articles gamme et la gestion des conditionnements (voir plus loin). La valorisation du stock est faite lunit en tenant compte de la date de premption et de fabrication.
LIFO : abrviation de la dsignation anglo-saxonne Last In, First Out ou dernier entr, premier sorti. La valeur de sortie des articles du stock est dtermine sur le cot des articles entrs en dernier.
FIFO : abrviation de la dsignation anglo-saxonne First In, First Out ou premier entr,
premier sorti. La valorisation de sortie des articles du stock est dtermine sur le cot des articles les plus anciens.
Par lot : chaque article est repr par son numro de lot. Lors dune sortie de stock, le
programme propose la liste des lots avec leurs quantits disponibles. Une date de fabrication ainsi quune date de premption peuvent tre associes au numro de lot. La gestion du stock par lot est incompatible avec les articles gamme de type produit, les articles conditionnement et les articles vendus au dbit.
La valeur saisies dans les bons davoir financier et les bons de dprciation pour les articles grs en srialis, FIFO, LIFO ou par lot, ne sera rpercute que sur la valeur CMUP de larticle. La valeur du prix de revient en srialis, FIFO, LIFO ou par lot nest pas affecte par les bons davoir financier et les bons de dprciation.
Pays dorigine Zone affichant le nom du pays dorigine des articles de la famille. Champ statistique Liste droulante proposant la liste des champs statistiques articles enregistrs dans les options de lentreprise. La slection dune information dans cette zone permet de connatre lnumr statistique affect la famille et qui saffiche dans la zone suivante. Ces informations permettent limpression de statistiques prcises. Enumrs statistiques Zone affichant lnumr affect la famille et correspondant au champ statistique slectionn dans la zone prcdente.
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Menu Structure
Coefficient Cette zone mentionne le coefficient qui sera appliqu au prix dachat pour ltablissement du prix de vente des articles de la famille. Garantie Zone affichant la dure de la garantie en mois. Code fiscal Zone affichant le numro de nomenclature douanire de la famille de larticle.
Catalogue
Les quatre zones de cet encadr prcisent laffectation de la famille un des niveaux du catalogue article structur. Les niveaux sont organiss par ordre hirarchique dcroissant, le niveau le plus lev tant le premier. Aucune modification nest possible dans ce programme.
Rappelons que laffectation des familles des niveaux de structure ne peut se faire que dans le programme Sage Gestion commerciale.
Catgories comptables
Une liste droulante permet de slectionner les catgories comptables enregistres dans les options de lentreprise. Par dfaut, elle affiche la premire catgorie concernant les ventes. La slection dune catgorie fait safficher les comptes correspondants dans la liste du bas (si des comptes ont t saisis). Pour chacune des catgories comptables vous pouvez prciser :
un compte gnral de produits ou de stock suivant le cas, une section analytique, un compte de taxe 1 (TVA), un compte de taxe 2 (taxe parafiscale) sil y a lieu, un compte de taxe 3 sil y a lieu.
Ces informations sont ncessaires pour toute passation comptable et pour le calcul des taxes dans les documents de vente.
Les comptes de taxe sont identifis la fois par leur numro de compte et par leur code taxe (enregistr dans leur fiche).
Liste des comptes Cette zone affiche, pour la catgorie comptable slectionne, les numros de comptes affects avec leurs intituls (ventuellement tronqus) et leur taux (dans le cas des comptes de taxe 1, de taxe 2 et de taxe 3).
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Cette liste dispose dun menu contextuel dont seules les commandes Atteindre et Rechercher sont disponibles.
Compte Cette zone prend cinq intituls en fonction de la ligne slectionne dans la zone qui la surmonte :
Compte Taxe 3. Elle affiche le compte enregistr sur la ligne slectionne dans la liste. Les sections analytiques proposes dans la liste droulante correspondent au plan analytique article dsign dans les options de lentreprise (du programme Sage Gestion commerciale). Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Ce volet permet de grer les principaux attributs des tarifs de vente des articles de la famille. Ces attributs seront repris par dfaut dans les tarifs des fiches articles rattachs la famille uniquement lors de la cration des articles.
Les modifications apportes ici ne pourront pas tre appliques la cration darticles puisque cette possibilit nexiste pas dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Cette modification sappliquera dans le programme Sage Gestion commerciale servant la gestion des articles si vous y avez transfr (ou export) ces modifications.
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Par contre, lajout et la modification des catgories tarifaires et des tarifs dexception (remises par client) peuvent sappliquer lors des ventes comptoir ou de la saisie des documents de vente en fonction du choix fait dans la zone Choix dapplication des remises du volet Fichier / A propos de votre socit / Commercial .
lintitul de la catgorie tarifaire, le coefficient, le type de prix, et le taux de remise ou le mot Gamme si une gamme de remise est affecte.
La liste est classe selon lordre des catgories tarifaires. Il est impossible ce niveau de crer une catgorie tarifaire, celle-ci doit tre cre dans les options de lentreprise. Toutes les catgories tarifaires dont lintitul a t saisi dans loption Catgorie tarifaire sont reprises dans cette fentre avec le coefficient renseign dans le volet Fiche principale . Pour consulter et/ou modifier une catgorie tarifaire : slectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation ou faites un double-clic sur celle-ci. La suppression dune catgorie tarifaire seffectue dans loption correspondante. Pour supprimer le paramtrage dune catgorie tarifaire (revenir au paramtrage par dfaut), slectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation .
Coefficient Zone de 14 caractres numriques autorisant la saisie dun coefficient jusqu 4 dcimales. Le coefficient doit tre dtermin par rapport lexpression du prix de vente. Type Liste droulante permettant lexpression du prix de vente en :
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Arrondi Liste droulante reprenant la liste des arrondis enregistrs dans les options de lentreprise. Un item supplmentaire, Aucun, est propos par dfaut si aucun arrondi ne doit tre observ. Cette zone nest pas accessible si une devise est slectionne dans la liste droulante Devise. Remise Cette zone se compose dune liste droulante et dune zone de saisie. La liste droulante offre deux choix :
Remise (valeur par dfaut) : la remise est enregistre dans la zone de saisie adjacente.
Elle est inactive ds lors quune gamme de remise a t paramtre pour la catgorie tarifaire.
Hors remise : aucune remise nest applique et la zone de saisie adjacente ainsi que la
liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous slectionnez cette deuxime option alors que des remises ont t enregistres, deux vnements peuvent se produire :
la remise globale tait enregistre dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprime et la zone devient inaccessible ;
une grille de remise tait enregistre : un message davertissement apparat pour vous
prvenir que la grille de remise va tre supprime. Vous pouvez encore rpondre Non ce message et conserver les valeurs telles quelles taient. Si vous rpondez Oui, la grille de remise est efface et toutes les zones de saisie de remise sestompent. Devise Liste droulante permettant de slectionner la devise concernant la catgorie tarifaire si vous voulez exprimer le prix de vente en devise (valeur par dfaut Aucune). Cette zone est inaccessible si la suivante est coche. Calcul du PV / P. revient Cette option, non coche par dfaut, indique au programme que le prix de vente propos en saisie de document sera systmatiquement calcul par application du coefficient sur le prix de revient. Cette option permet de vendre prix cotant ou selon un coefficient de marge dfini. La slection de cette option entrane la dsactivation de la zone Devise. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Gammes de remises
La zone du bas de la fentre sert lenregistrement des tarifs dgressifs sil y en a. Slection dune gamme de remise La liste droulante sert la slection du type de remise et propose les gammes de types Remise par quantit et Remise par montant enregistres dans loption A propos de / Options / Gamme. Cette liste propose un item supplmentaire Aucune, aucun tarif dgressif nest propos pour la catgorie tarifaire slectionne. La valeur slectionne dans cette liste droulante reste affiche par dfaut. Si aucune gamme na t enregistre dans les options de lentreprise, les zones de saisie sont estompes. Il nest pas possible denregistrer simultanment plusieurs gammes de remises. La slection dune nouvelle annule la prcdente. Un message vous le rappellera.
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La slection dune grille de remise estompe la zone de saisie de la remise globale (voir plus haut). Liste des tranches de remise La liste en bas de la fentre affiche les diffrentes tranches enregistres dans les options de lentreprise pour la gamme donne. Jusqu Ces deux zones servent lenregistrement des remises. Pour enregistrer un taux : 1 . slectionnez la ligne en cliquant dessus, 2 . ventuellement modifiez la limite dans la zone de gauche (14 caractres numriques), 3 . tapez le montant de la remise dans la zone de droite (voir ci-dessous), 4 . validez pour enregistrer. Pour ajouter une tranche : 1 . dslectionnez celle qui pourrait tre slectionne en cliquant sur sa ligne tout en pressant la touche CTRL sur Windows ou COMMANDE sur Macintosh, 2 . tapez les informations dans les zones de saisie en dessous de la liste et validez. Les tranches sont classes automatiquement par valeur croissante des limites. Pour supprimer une tranche, slectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Les ajouts, modifications et suppressions de tranches de remise ne valent que pour la famille darticles en cours et ne sont pas reports dans les options de lentreprise. Ils ne sont pas reports non plus aux autres tarifs de la famille darticles. La faon dont vous tapez le montant de la remise conditionnera son calcul : 1 . si vous tapez un nombre seul, il sera pris comme remise en pourcentage (il saffichera complt du signe %), 2 . si vous tapez un nombre suivi du symbole F, il sera pris comme le montant global en valeur forfaitaire ou en devises de la remise, 3 . si vous tapez un nombre suivi du symbole U, il sera pris comme le montant unitaire en valeur ou en devises de la remise, 4 . vous pouvez additionner les remises en les sparant par le signe + mais vous ne pouvez taper que deux oprateurs au maximum, cest--dire 3 remises successives au maximum, 5 . vous pouvez combiner remises en pourcentage et remises en montant (monnaie locale ou devises).
Exemple
Si vous tapez la remise 9 + 5 + 3, la remise effectivement applique sera de 16,14 %. Elle est calcule de la faon suivante :
100 9 ) ( 100 5 ) ( 100 3 ) R = 100 ( -------------------------------------------------------------------------------100 100 Exemple
Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise applique sera celle rsultant du calcul des 5% augmente de la valeur fixe 500.
Rappelez-vous que dans cet exemple et les suivants, le symbole F est celui dune remise fixe et non du franc.
Lordre avec lequel vous saisissez les remises a une grande importance.
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Exemple
Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise en pourcentage sappliquera sur la tranche et la remise fixe sera dduite ensuite.
Exemple
Si vous tapez une remise de 500 F + 5, la remise fixe de 500 sera dduite avant que le calcul des 5 % seffectue sur le solde. Si une tranche ne doit pas subir de remise, laissez vide le montant de sa remise. Vous pouvez galement la supprimer. Pour enregistrer la tranche maximale, tapez des 9 refus.
Si le prix est exprim en devise, les remises globales en montant ou lunit (type U ou F) seront considres comme des remises en devise.
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Articles
Structure / Articles
Cette commande permet de consulter et modifier les fiches des articles. Son lancement ouvre la liste des articles saisis dans un programme Sage Gestion commerciale et imports ou transfrs dans le fichier commercial utilis par le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Il nest, en effet, pas possible de crer ni de supprimer des articles partir du prsent programme,. Ceci doit tre ralis partir dune version de la gestion commerciale et les donnes transmises soit par copie de fichier commercial, soit par importation, soit par transfert, cette dernire mthode tant la plus conseille. Si vous travaillez en rseau et si le fichier commercial peut tre directement modifi sur le serveur, aucune opration de transfert ne sera alors ncessaire. Si la cration et la suppression des articles ne sont pas possibles dans ce programme, par contre les modifications le sont. Nous dtaillerons dans les explications qui suivent les informations quil est possible de modifier et celles qui ne le sont pas. On peut ouvrir cette liste au moyen du bouton [Liste des articles] de la barre verticale Gestion des articles et stocks . On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des articles] de la barre doutils Gestion des articles et stocks .
Les automatismes attachs aux articles en contremarque ne sont pas grs dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Ils sont considrs comme des articles simples.
une gestion classique, celle des versions prcdentes du programme, dans laquelle les
articles sont proposs en liste, voir ci-dessous.
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La consultation et limpression des articles seffectuent comme dans toute liste dlments des programmes Sage. Voir le Manuel de la gamme.
En ce qui concerne la cration, la modification et la suppression des fiches articles/nomenclatures, voir ce qui est dit au dbut de la prsente fonction.
Le nombre darticles nest limit que par la taille du fichier. Les colonnes affiches par cette fentre dpendent de la personnalisation de la liste.
Le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] dispos sur le bord infrieur de la fentre permet de passer en mode catalogue ou de revenir au mode classique. Voir le titre Liste des articles - Mode catalogue, page 377.
Article standard, Article gamme, Article ressource unitaire, Article ressource multiple.
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Colonne Nomenclature La colonne Nomenclature affiche les icnes suivante :
Article nomenclature de fabrication, Article nomenclature commerciale compos, Article nomenclature commerciale composant, Article li.
Si un type de nomenclature est dfinie pour un article, la colonne Nomenclature affiche licne correspondante.
Il est possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
Slection des articles Cette liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre de liste permet de slectionner entre :
Tous les articles : (valeur par dfaut) tous les articles sont affichs ; Articles actifs : seuls les articles dont loption Mise en sommeil nest pas coche sont
affichs ;
Articles mis en sommeil : seuls les articles dont loption Mise en sommeil est coche
sont affichs.
La zone Mise en sommeil apparat dans le volet Complment de la fiche article.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des articles/nomenclatures lment par lment. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Rechercher un article
Pour rechercher rapidement un article dans la liste, tapez les premiers caractres de sa rfrence ou de sa dsignation. Pour atteindre la fiche dun article, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Atteindre un article] de la barre doutils Gestion des articles et stocks .
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation pour lancer la commande Rechercher/Remplacer dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme .
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Impression des articles
Pour imprimer les articles/nomenclatures et les fonctions associes, utilisez la commande Rechercher/Remplacer quon peut lancer par le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation . Vous pouvez imprimer :
le Rpertoire des articles, les Fiches articles, les Tarifs par catgories tarifaires, les Tarifs par clients
en slectionnant, pour ces dernires possibilits, les fichiers correspondants dans la liste droulante Fichier de la commande Rechercher.
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La partie du haut liste le catalogue des niveaux darticles. Celle du bas affiche les articles appartenant au niveau du rang slectionn dans la liste du
haut et ce de manire classique.
Dans cette prsentation, la zone Slection des articles dispose sur le bord infrieur de la fentre nest pas utilisable. Seuls les articles actifs sont prsents.
La slection des niveaux seffectue comme pour les niveaux des familles darticles. Voir le titre Slection des niveaux, page 365. Lorsquun niveau est slectionn dans la zone du haut, non seulement les niveaux qui peuvent en dpendre apparaissent automatiquement mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachs directement ou indirectement ce niveau. Pour naviguer dans les niveaux, utilisez les touches :
GAUCHE pour revenir un niveau plus lev, HAUT et BAS pour passer dun lment un autre du mme niveau.
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Windows Macintosh
La slection des diffrents volets dont se compose la fiche seffectue laide donglets sur Windows. La slection des diffrents volets dont se compose la fiche seffectue laide de boutons sur Macintosh. Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au Volet Fiche principale - Article, page 380 de larticle quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Complment Permet daccder au Volet Complment - Articles, page 399 de larticle. Onglet / Bouton Descriptif Permet daccder au Volet Descriptif - Articles, page 403 de larticle. Onglet / Bouton Champs libres Permet daccder au Volet Champs libres - Articles, page 407 de larticle. Onglet / Bouton Stock Permet daccder au Volet Stock - Articles, page 413 de larticle. Ces onglets / boutons apparaissent en tte de tous les volets de larticle. Bouton [Fonctions] Ce bouton propose la fonction suivante :
Nomenclature
Cette fonction nest disponible que si larticle dont la fiche est ouverte comporte une nomenclature quelle soit de fabrication, commerciale/compos, commerciale/composant ou articles lis. Dans ce cas, cette fonction ouvre la fiche nomenclature de larticle. Pour plus de dtails, voir Nomenclatures, page 425.
Programmes
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Cette fonction permet dexcuter un programme externe. Si aucun programme externe nest paramtr, la fonction est inactive. Pour plus de dtails sur cette fonction, voir le manuel de la gamme. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Windows
La partie basse des volets de la fiche article comporte une information. Date de cration Cette information nest pas modifiable. Elle est ajoute automatiquement par le programme lors de la cration de la fiche article. La date du jour (date de lordinateur) y est inscrite. Les modifications ultrieures ne modifient pas cette information.
Macintosh
La date de cration est inscrite la droite de la zone Rfrence du premier volet de larticle. Cette date pourra tre utilise comme critre de slection dans les commandes Rechercher/Remplacer, Exporter et dans les impressions.
Dans le cas dune conversion de fichier, la date enregistre est celle du jour de limportation ou de la conversion (date du micro-ordinateur).
Date de modification Cette information est identique la prcdente mais concerne la date de dernire modification. Cette information tout comme la prcdente pourront servir la slection des articles/nomenclatures dans certaines fonctions.
Macintosh
Les dates de cration et de modification sont inscrites la droite de la zone Rfrence du premier volet de larticle. La date de modification est modifie chaque fois que lon modifie une information concernant les articles/nomenclatures sauf dans les cas rsums dans le tableau suivant.
Fichier Articles/nomenclatures Article/stock Modification nentranant pas de mise jour de la date de modification Article transfr Dernier prix dachat Valeur du stock Quantit en stock Quantit rserve Quantit commande Quantit rserve contremarque Quantit commandes contremarque Valeur du stock Quantit en stock Quantit rserve Quantit commande Quantit rserve contremarque Quantit commande contremarque
Article/gamme stock
Menu Structure
Rfrence Zone mentionnant la rfrence de larticle. Cette information ne peut tre modifie dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Les caractres apparaissent toujours en majuscules.
Macintosh
Les dates apparaissant la droite de la zone Rfrence sont dcrites plus haut sous les titres Date de cration et Date de modification. Type Utiliser cette liste droulante pour slectionner un type darticle parmi les types suivants :
Standard Gamme
La slection du type Gamme est possible si au moins une gamme est dfinie dans le volet Option / Gamme de la fiche entreprise. Si aucune gamme nest dfinie, le message suivant saffiche : La cration dun article de type Gamme ncessite au moins une Gamme de type Produit .
Particularits des articles. En fonction de leur type, les articles prsentent certaines particulari-
ts. Le tableau suivant prsente pour chaque type darticle leurs particularits :
Type darticle Ressource unitaire Non Non Non Non Non Non Non Ressource multiple Non Non Non Non Non Non Non
Standard Nomenclature (1) Particularit des articles Conditionnement Gammes Contremarque Vente au dbit Srie / lot Facturation / poids net Oui Oui Non Oui Oui Oui Oui Oui
Gamme
1. La gestion de la nomenclature seffectue partir de la fonction du menu Structure / Nomenclature, voir Nomenclature, page 381.
Nomenclature Cette zone liste droulante non ditable permet de choisir le type de nomenclature :
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Menu Structure Aucune : (valeur par dfaut) larticle ne possde aucune nomenclature. Fabrication : cas classique dun article compos dun ou plusieurs autres. Un tel article
est assembl par les soins de lentreprise utilisatrice du programme. Les articles nomenclature de fabrication peuvent tre utiliss dans la saisie des pices de vente du programme Sage Saisie de caisse dcentralise mais leur fabrication ne peut tre entreprise que dans le programme Sage Gestion commerciale.
Commerciale / compos : un article nomenclature commerciale / compos est compos dun certain nombre darticles et sa valorisation dans les lignes de pices est faite en fonction du prix de larticle compos et non de ceux des articles qui entrent dans sa composition.
Article li : un article li est associ dautres articles qui sont gnralement vendus
ensemble. Lappel dun article li dans une pice gnrera, lors de sa validation, lapparition des lignes des articles lis. Ces articles nont aucun lien avec larticle dorigine et peuvent tre supprims ou modifis si besoin est. Le tableau ci-dessous prcise quels sont les articles nomenclature qui peuvent entrer dans la composition dun autre article nomenclature. Comme vous pouvez le constater, un article nomenclature commerciale ne peut jamais entrer dans la composition dun autre article nomenclature commerciale.
Nomenclature Fabrication Fabrication (1) Commerciale / compos Commerciale / composant Article li Oui (2) Oui (3) Oui (3) Oui (3) Composants nomenclaturs Commerciale/ compos Non Non Non Non Commerciale/ composant Non Non Non Non Articles lis Oui (3) Non Non Oui (3)
1. Ces articles ne peuvent tre assembls que dans le programme Sage Gestion commerciale. 2. Un article nomenclature de fabrication peut entrer dans la composition dun autre article nomenclature de fabrication et ceci jusqu 10 niveaux successifs. Voir plus loin les explications sur ce point. 3. Un article nomenclature de fabrication ou lie peut constituer un composant dun article nomenclature quel que soit son type. Cette facult est limite un seul niveau.
La zone Nomenclature se fige sur la valeur slectionne ds lors quune slection autre que Aucun est faite dans la liste et quun article est affect la nomenclature. Elle ne redevient disponible que si on supprime tous les articles de la nomenclature. Ds quune valeur autre que Aucune est slectionne, deux oprations sont ralises par le programme :
une fiche comportant la rfrence de larticle en cours de paramtrage est cre dans la
fonction Structure / Nomenclatures,
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Menu Structure
Les composants des nomenclatures, sauf sils sont eux-mmes des nomenclatures, et les articles sur lesquels porte un lien doivent rester paramtrs sur Aucune. Un article gamme de type Produit peut tre nomenclature. Un article nomenclature commerciale (commerciale / composant ou commerciale / compos) ne peut tre gr en stock.
Dsignation Zone de 69 caractres alphanumriques permettant la saisie du nom de larticle. Cette information est obligatoire mais pourra tre modifie aprs validation de la fiche article. Famille Liste droulante ditable permettant de slectionner la famille darticles de type Dtail laquelle larticle est rattach. Cette information est obligatoire. Les informations renseignes dans la famille (catgorie tarifaire, catgorie comptable, rfrence fournisseur...) sont alors attribues larticle en cration (mais restent modifiables). Il est obligatoire dutiliser la touche TABULATION pour accder aux autres zones de saisie. Les autres zones de la fiche ne deviennent actives que lorsque les informations obligatoires (rfrence, dsignation, et famille) ont t saisies. Prix dachat Zone permettant la saisie du prix dachat HT de base. Lorsque pour un mme article plusieurs fournisseurs sont rfrencs indiquer ici le prix moyen dachat.
Exemple
Si vous achetez des brosses dent par cartons de 100 au prix dachat de 300 euros (le carton) et que vous les revendez lunit, le prix dachat mentionner est de 3 euros. Si vous les revendez par deux, le prix dachat sera alors de 6 euros. Coefficient Zone reprenant par dfaut le coefficient enregistr dans la famille darticles. Il est modifiable. Le prix de vente est dtermin par dfaut par laffectation de ce coefficient au prix dachat. Le coefficient doit tre dtermin par rapport au prix de vente. Prix de vente Liste droulante permettant lexpression du prix de vente en :
Gamme 1 / Gamme 2 Listes droulantes proposant la liste des gammes de type Produit saisies dans les options de lentreprise. La liste droulante Gamme 1 propose uniquement les gammes de type Produit. La slection dune gamme dans cette liste droulante rend valide la liste droulante Gamme 2. Il est possible de rattacher une fiche article une ou deux gammes de type Produit. La gestion des gammes de ce type permet de dfinir, par article, diffrentes combinaisons tout en ne gnrant quune seule fiche article. La gestion des gammes est incompatible avec :
la gestion du stock en srialis, la gestion du stock par lot, la gestion dun conditionnement,
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la gestion du stock en srialis, la gestion du stock par lot, la gestion dune gamme, la vente au dbit.
Unit de vente Liste droulante reprenant par dfaut lunit de vente saisie dans la famille darticle laquelle le produit est affect. Cette valeur peut tre modifie. Lunit de vente correspond lunit dans laquelle est exprime le prix de vente. La zone du bas de lcran permet lenregistrement des diffrents tarifs de larticle :
Tarifs par client (Gestion des tarifs dexception (clients) - Articles, page 392)., Tarifs des numrs de gammes (Gestion des numrs de gamme - Articles,
page 395),
Tarifs des conditionnements (Gestion des conditionnements - Articles, page 397), Nouveaux tarifs (Nouveau tarif - Articles, page 398).
Des onglets, sur Windows, ou une liste droulante, sur Macintosh, permettent de slectionner ces diffrents volets.
Rappelons que les articles ne peuvent tre simultanment gamme et conditionnement.
Ces listes donnent respectivement accs aux fentres de dfinition des tarifs intitules respectivement Fiche catgorie tarifaire client , Fiche tarif par client ou Tarifs des numrs de gamme ou Tarifs des numrs de conditionnement . Les saisies des gammes et conditionnement se font sans affichage dune fentre particulire. Les paragraphes ci-aprs dcrivent ces fentres en dtail.
Gestion des catgories tarifaires articles (Tarifs de vente), page 385, Gestion des tarifs dexception (clients) - Articles, page 392,
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Menu Structure Gestion des numrs de gamme - Articles, page 395, Gestion des conditionnements - Articles, page 397, Nouveau tarif - Articles, page 398.
Elle propose lensemble des catgories tarifaires enregistres dans les options de lentreprise. La liste reprend les informations suivantes :
lintitul de la catgorie tarifaire, le coefficient, le prix de vente suivi du type de prix (HT, TTC ou au format devise), le taux de remise ou le mot Gamme si une gamme de remise a t affecte.
Elle reprend par dfaut le paramtrage dfini dans la fiche tarifs de la famille de larticle.
Il est impossible dajouter (ou de supprimer) une Catgorie tarifaire dans cette fonction. Ceci doit tre fait dans les Catgories tarifaires des options de lentreprise.
La suppression dune catgorie tarifaire permet de revenir au tarif enregistr dans le volet Fiche principale . On peut utiliser les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre doutils Navigation pour faire dfiler les fiches tarifs.
Volet Tarif actuel dune catgorie tarifaire article, page 386, Volet Nouveau tarif dune catgorie tarifaire article, page 389.
2009 Sage 385
Menu Structure
Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre. En mode consultation le bouton [OK] n'est pas accessible.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Prix dachat Zone reprenant la valeur saisie dans la fiche article. Elle nest pas modifiable. Coefficient Zone reprenant la valeur saisie dans la fiche article. Elle est modifiable. Elle est inaccessible si une devise est slectionne dans la liste droulante Devise. Prix de vente Liste droulante destine la dtermination du prix de vente :
Remise (valeur par dfaut) : la remise enregistre dans la zone de saisie adjacente est
indpendante du volume quantitatif ou qualitatif des ventes effectues aux clients de la catgorie. Cette zone est limite lenregistrement dun seul taux de remise. Elle est inactive ds lors quune gamme de remise a t paramtre pour la catgorie tarifaire.
Hors remise : aucune remise nest applique et la zone de saisie adjacente ainsi que la
liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous slectionnez cette deuxime option alors que des remises ont t enregistres, deux vnements peuvent se produire :
la remise globale tait enregistre dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprime et la zone devient inaccessible ;
2009 Sage 386
Menu Structure une grille de remise tait enregistre : un message davertissement apparat pour vous
prvenir que la grille de remise va tre supprime. La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous rellement changer de tarification ? [Oui] [Non] Vous pouvez encore rpondre Non ce message et conserver les valeurs telles quelles taient. Si vous rpondez Oui, la grille de remise est efface et toutes les zones de saisie de remise sestompent. Devise Liste droulante permettant de slectionner la devise dans laquelle la catgorie tarifaire est exprime (valeur par dfaut Aucune). La liste est celle qui a t enregistre dans loption Devise de la fiche de lentreprise. PV en devise Il sagit du prix de vente en devise de larticle. 14 caractres numriques. Cette zone nest saisissable que si une devise est slectionne dans la liste droulante Devise. Le contenu de cette zone est rgi par le format de devise dfini dans loption de la fiche de lentreprise. Cette zone et la prcdente sont inaccessibles si loption Calcul du prix de vente par rapport au prix de revient a t coche. Arrondi Liste droulante reprenant la liste des arrondis enregistrs dans les options de lentreprise. Un item supplmentaire, Aucun, est propos par dfaut si aucun arrondi ne doit tre observ. Cette zone nest pas accessible si une devise est slectionne dans la liste droulante Devise. Cet arrondi ne sapplique que dans le cas o le prix de vente rsulte du calcul : Prix dachat * Coefficient. Les arrondis apparaissent dans la liste sous une forme codifie :
Proche : +/, Suprieur : +, Infrieur : , Fin proche : F+/-, Fin suprieur : F+, Fin infrieur : F.
Calcul du Prix de vente / Prix de revient Cette option, non coche par dfaut, indique au programme que le prix de vente doit tre calcul par rapport au prix de revient par application du coefficient dfini pour larticle et le client. Ce prix de vente sera alors dtermin lors de la saisie du document de vente en fonction du prix de revient de la ligne. Lutilisation de cette option invalide les zones Prix de vente, Devise et PV en devise. Cette option permet de vendre prix cotant ou selon un coefficient de marge dfini. Gamme de remise Cette zone liste droulante et les zones adjacentes permettent denregistrer des tarifs dgressifs en fonction des quantits vendues. Elle affiche la liste des grilles de remise par quantit, montant ou prix nets enregistres dans loption Gammes de la fiche de lentreprise. Voir loption Gamme - Option de lentreprise, page 146.
Rappelons que la liste affiche les intituls des grilles de remises que vous avez paramtres.
Rappelons que les types de grilles de remises offerts dans les options de lentreprise sont les suivants :
Aucune : (valeur par dfaut) aucune grille de remise ne sera applique larticle.
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Menu Structure Quantit : la slection de cette option permet denregistrer une grille de remise par quantits dans les zones disposes en dessous.
Montant : la slection de cette option permet denregistrer une grille de remise par montants dans les zones disposes en dessous.
Prix nets : la slection de cette option fait safficher la gamme de remise sur prix nets
enregistre dans les options de lentreprise. Il faut, dans ce cas, mentionner le prix net de vente appliquer en fonction des quantits vendues. Lorsquon slectionne une gamme de remise diffrente de celle qui existe, un message avertit que les valeurs prcdemment saisies seront perdues. La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous rellement changer de tarification ? [Oui] [Non] Liste des tranches de remise La zone de liste dispose en dessous affiche les diffrentes tranches de remise ou de prix nets enregistres pour larticle et la catgorie tarifaire considrs. Lenregistrement dune tranche seffectue dans les zones disposes en dessous de la liste. Les tranches sont classes par ordre croissant de quantits. Pour modifier une tranche : 1 . Cliquez sur sa ligne pour la slectionner. Les valeurs saffichent dans les zones de saisie. 2 . Apportez les modifications voulues. Il nest pas possible que les quantits de deux tranches se recouvrent. 3 . Validez. Pour supprimer une tranche : 1 . Slectionnez sa ligne en cliquant dessus. 2. Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation .
Saisie des tranches Les deux zones disposes sous la liste des tranches ne deviennent accessibles que si une dsignation de grille diffrente de Aucune est slectionne dans la zone Gamme de remise. Dans ce cas, la zone de gauche sert saisir les quantits et celle de droite le montant des remises ou les prix nets dans le cas dune grille de remise de ce type. Il faut valider (presser la touche ENTREE) aprs chaque saisie de tranche qui vient alors sinscrire sa position logique dans la liste. La quantit indique pour une tranche est toujours sa borne suprieure, sa borne infrieure tant reprsente par la limite de la tranche qui lui est immdiatement infrieure. Pour indiquer la tranche maximale, taper des 9 refus. La saisie des remises seffectue comme suit :
si la tranche ne comporte aucune remise, laissez cette zone vide ; si la remise sapplique en pour-cent, tapez simplement la valeur du pourcentage sans le
faire suivre daucun symbole distinctif ;
si la remise est une valeur globale en monnaie de tenue commerciale, tapez le montant de
la remise suivi du symbole F ;
si le type de grille est prix net, saisissez le montant HT du prix de vente correspondant la
tranche ;
il est possible de cumuler jusqu' trois remises diffrentes pour une mme tranche en les
sparant par le signe plus (+) ; le calcul de la remise rsultante seffectue alors de la gauche vers la droite ; on peut combiner des remises en pour-cent et en montant.
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Il nest pas possible de cumuler ou de mlanger des remises et des prix nets.
Date dapplication : zone dont la saisie est facultative et qui permet de fixer lavance la
date laquelle la modification de tarif interviendra. Cette modification nest cependant pas automatique et doit se faire par lintermdiaire de la fonction Mise jour des tarifs.
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des numrs composant la gamme. Par dfaut, le prix appliqu chacun est celui dtermin dans la zone Prix de vente. Pour ajouter un numr : tapez les informations dans les zones de saisie et validez. Si un numr est slectionn, il faut le dslectionner au pralable, sinon il est modifi. La slection et la desslection des lments dans les listes sont dcrites dans le Manuel de la gamme. Les numrs sont classs par ordre alphabtique. Pour modifier un prix (ou un numr de la gamme) : cliquez sur sa ligne puis utilisez les zones de saisie en dessous de la liste. Validez pour enregistrer les modifications. Pour supprimer un numr : slectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Les ajouts, modifications et suppressions dnumrs de gammes ne valent que pour larticle en cours et ne sont pas reports dans les options de lentreprise. Ils se rpercutent cependant tous les tarifs de larticle (tarifs dachat et de vente). Toutes les autres zones sont identiques celles de la fentre des articles sans gamme.
Lutilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles simple gamme. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera propos en saisie de pice de vente sera celui de la tranche correspondante.
Gamme 2 : dans ce cas, la liste affiche les diffrents numrs de la gamme 2 quil est
alors possible de modifier (ajout ou suppression dun numr de gamme).
Enumrs de la gamme 2 : dans ce cas la liste affiche les numrs de la gamme 1 disponibles pour lnumr de gamme 2 slectionn. Il est alors possible de modifier cette gamme 1 par modification, ajout ou suppression dnumr ou du prix unitaire. Par dfaut la liste droulante est sur le premier numr de la gamme 2 et la liste affiche les numrs de la gamme 1 avec leur tarif. Aprs slection dun numr de la gamme 2, la liste affiche les numrs de la gamme 1 permettant la modification du prix unitaire de chacun des numrs. La modification, la suppression ainsi que la cration dnumrs de gamme seffectuent comme dans le cas dun article mono gamme. Les tarifs ne peuvent tre dfinis que par couple dnumrs.
Lutilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles double gamme. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera propos en saisie de pice de vente sera celui de la tranche correspondante.
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La gestion du conditionnement permet de dfinir par article diffrentes combinaisons en ne grant en stock quune seule entit (unit de vente). Elle napporte aucune modification aux tarifs des achats.
La fentre qui souvre comporte deux volets Tarif actuel et Nouveau tarif . Leur utilisation est strictement identique celle des volets des catgories tarifaires darticles simples. Voir le titre Dtail dune catgorie tarifaire article, page 385 pour la description de ces volets. Les lments de la liste sont les suivants. Conditionnement Zone reprenant par dfaut les numrs du conditionnement dfini dans loption Conditionnement (voir les options de lentreprise). Il est possible de crer, de modifier ou de supprimer un conditionnement. La cration dun conditionnement se rpercute aussi sur les catgories tarifaires. Pour ajouter un conditionnement : saisissez les valeurs dans les zones en dessous du tableau Conditionnement, la dsignation, la quantit et le prix unitaire du conditionnement et validez. Pour modifier un conditionnement : il suffit de le slectionner et deffectuer les modifications souhaites dans la zone conditionnement puis de valider. Pour supprimer un conditionnement : slectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Quantit de vente Lunit de vente de larticle est rappele dans le titre de la colonne Quantit. Il est possible de modifier la quantit en slectionnant le conditionnement, et en modifiant la quantit dans la zone prvue cet effet. La quantit de vente reprend par dfaut la quantit dfinie pour lnumr dans loption Conditionnement (commande A propos de votre socit). Prix unitaire du conditionnement Le prix de vente du tarif multipli par la quantit dunit de vente du conditionnement est repris par dfaut. Il est possible de modifier le prix unitaire en slectionnant le conditionnement et en modifiant son prix unitaire dans la zone prvue cet effet. Le nombre de conditionnements par article est illimit.
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Les modifications apportes aux conditionnements se rpercutent lensemble des tarifs de vente de larticle.
Gamme de remise La zone du bas de la fentre sert lenregistrement des tarifs dgressifs sil y en a. Les remises ou les prix nets enregistrs dans ces zones sappliqueront dans les pices mentionnant larticle. La slection dune gamme de remise est prcise sous le titre Volet Tarification Familles darticles, page 369.
Lutilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles conditionnement. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera propos en saisie de pice de vente sera celui de la tranche correspondante.
Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fentre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire.
Le client XXX possde une centrale dachat. Des tarifs clients ne peuvent tre dfinis sur son compte ! [OK]
Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il est identique celui dcrit pour les Catgories tarifaires. Veuillez vous y reporter.
sil existe un tarif pour le client concern, cest le prix dfini dans le tarif client de larticle
qui sera propos,
sil ny a pas de tarif client, cest le prix dfini dans la catgorie tarifaire du client qui sera
affich,
sil ny a pas de tarif client et sil nexiste aucune catgorie tarifaire, cest le prix dfini dans
la fiche principale qui sera propos.
Rappelons que le tarif client doit sutiliser uniquement pour grer les exceptions.
le N du client, la Rfrence client : rfrence de larticle pour le client (18 caractres alphanumriques),
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Un de vos client est gros consommateur dun article bien particulier. De ce fait, il vous demande pour cet article une tarification correspondant sa masse dachat. Vous allez crer pour larticle en question un tarif client qui lui sera rserv. Dans la mesure du possible, et pour ne pas alourdir inutilement le fichier commercial, privilgier lutilisation des catgories tarifaires. 1 . Pour ajouter un tarif, assurez-vous que le pointill de slection se trouve bien dans la liste (ou quune ligne y est slectionne) puis cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation . Le nombre de tarifs par client pour un article nest limit que par la taille de vos fichiers. 2 . Leur consultation, leur modification ainsi que leur suppression seffectuent comme pour les listes classiques (voir le Manuel de la gamme). On peut utiliser les boutons [Prcdent] et [Suivant] pour faire dfiler les fiches tarifs.
La fentre qui souvre comporte deux volets Tarif actuel et Nouveau tarif . Leur utilisation est strictement identique celle des volets des catgories tarifaires darticles simples.
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Voir le titre Dtail dune catgorie tarifaire article, page 385 pour la description de ces volets. Rfrence Zone de 18 caractres alphanumriques (similaire la rfrence article) qui permet dindiquer une rfrence article pour le client. Cette rfrence article client est unique pour le client tous les articles confondus. Si le programme constate un doublon dans les rfrences articles clients, il affiche un message derreur. Numro client Cette liste droulante ditable permet la slection dun numro de client condition quil ait t enregistr au pralable dans les fiches clients.
La fentre qui souvre comporte deux volets Tarif actuel et Nouveau tarif . Leur utilisation est strictement identique celle des volets des catgories tarifaires darticles simples. Voir le titre Dtail dune catgorie tarifaire article, page 385 pour la description de ces volets. Rfrence numr Cette zone de 18 caractres alphanumriques (similaire la rfrence article) apparat dans la liste des numrs. Elle permet dindiquer une rfrence numr pour le client. Cette rfrence numr client est unique pour le client tous les articles confondus. Si le programme constate un doublon dans les rfrences numrs clients, il affiche un message derreur.
Les articles double gamme sont grs comme ceux simple gamme. Une rfrence numr peut sappliquer chaque couple dnumrs.
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Cette commande permet daffecter une rfrence, un code barres et un prix dachat aux articles simple gamme ou double gamme. Elle permet aussi de grer directement et plus simplement les combinaisons de gammes en cas darticles deux gammes.
Les polices codes barres installes par le programme Sage 100 Saisie de caisse dcentralise sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur lutilisation ou les paramtrages spcifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.
Lors de la saisie des documents de vente, si lon enregistre directement, dans la colonne Rfrence article, la rfrence par numr de gamme, la fentre de slection des gammes ne saffichera pas et la ou les colonnes Gamme se complteront du ou des numrs correspondants. La rfrence de larticle sera automatiquement convertie dans celle de larticle.
En cas de conversion des fichiers dune version antrieure la version 6.00, le prix dachat affect aux numrs sera celui enregistr dans la fiche du fournisseur principal (si elle existe) sinon ce sera le prix dachat enregistr dans le volet Fiche principale de larticle.
La saisie de ces informations seffectue directement dans cette fentre sans quil soit ncessaire den faire apparatre une particulire. Une zone particulire apparat dans ce volet quand un nouveau tarif a t saisie et la fentre donnant le dtail du tarif est, elle aussi modifie. Voir ci-dessous Code barres Zone de 18 caractres alphanumriques permettant dindiquer un code barre pour chaque numr de gamme ou couple dnumrs de gamme.
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Le code barre doit tre unique pour lensemble du fichier des articles. Un message derreur apparatra si le programme constate la prsence dun doublon. Les polices codes barres installes par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur lutilisation ou les paramtrages spcifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.
Lorsquun nouveau tarif dachat comportant une date dapplication a t enregistr dans le volet Nouveau tarif accessible ce mme niveau, une case cocher apparat dans cette fentre.
Elle mentionne lexistence dun nouveau tarif gnral enregistr pour la gamme de larticle avec application une date donne. Quand on la coche, le nouveau tarif gnral dachat apparat au droit de chaque lment de gamme (si le nouveau tarif porte sur le prix dachat). Il est alors possible de moduler le tarif dachat en fonction de llment de gamme en slectionnant chaque ligne et en portant les modifications dans les zones de saisie au bas de la liste puis en validant. Cet affichage et ces saisies nont aucun effet sur les documents dachat qui resteront tarifs aux prix actuels tant quune mise jour des tarifs naura pas t ralise.
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Gamme 2 Cette liste droulante dispos au dessus de la liste des numrs permet de choisir un des numrs de second niveau pour affecter rfrences, numrs (de second niveau) et prix dachat. Le maniement est identique celui dtaill ci-dessus.
Pour modifier les numrs de premier niveau (Gamme 1) il faut afficher Gamme 2 dans cette liste droulante. Dans ce cas, la liste des numrs de niveau 1 apparat et vous pouvez travailler dessus mais seulement pour en modifier la gamme.
Cette commande permet daffecter une rfrence particulire aux diffrents conditionnements pratiqus. Il est possible de modifier les quantits et dajouter, de modifier ou de supprimer les numrs de conditionnements.
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Le maniement des zones de cette liste seffectue exactement comme celui des numrs de gamme. Veuillez vous y reporter. La liste mentionne une colonne Codes barres qui peut tre saisie manuellement (18 caractres alphanumriques majuscules) ou renseigne automatiquement par le programme lors de la cration de larticle si on utilise la codification automatique. Ce code barres peut servir lappel de larticle dans une pice. Le programme vrifie lunicit de ce code. Voir loption Codification automatique - Options de lentreprise, page 121 de la fiche de lentreprise. Une colonne P (Principal) prcise, sous la forme dune coche ( ), le conditionnement principal, cest--dire celui qui sera propos par dfaut lors de la saisie de larticle dans une pice de vente. Il ne peut y avoir quun seul article principal. Le fait de cocher une ligne desslectionne celle qui tait coche auparavant. Le conditionnement par dfaut est report dans le volet Stock pour laffichage des valeurs. Le programme naffecte aucun conditionnement par dfaut. Cette information nest pas obligatoire.
Si on veut, en saisie de pice, modifier le conditionnement propos par dfaut, il faut presser la touche de fonction F4 depuis la colonne Conditionnement pour ouvrir la fentre Conditionnement de larticle et slectionner celui qui convient.
La mise jour des tarifs gnraux des articles seffectue par le biais de la fonction Structure / Mise jour des tarifs. Reportez-vous la fonction Mise jour des tarifs, page 317 pour toute information concernant le droulement des mises jour. Pour saisir une nouvelle valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la slectionner ; 2 . enregistrez la nouvelle valeur dans la zone de saisie en bas du volet ; 3 . validez.
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Pour modifier une valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la slectionner ; 2 . enregistrez la nouvelle valeur dans la zone de saisie en bas du volet ; 3 . validez. Pour supprimer une valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la slectionner ; 2 . effacez la valeur dans la zone de saisie en bas du volet ; 3 . validez. Date dapplication du nouveau tarif La saisie de cette date est obligatoire. Si aucune date nest renseigne, le programme affiche un message derreur la fermeture de la fentre ou au changement de volet. Un calendrier peut tre ouvert partir de cette zone pour faciliter la slection et la saisie des dates. Lutilisation du calendrier est dcrite dans le Manuel de la gamme. Nouveau prix dachat / Nouveau coefficient / Nouveau prix de vente La saisie de ces trois valeurs nest pas obligatoire. Si le prix dachat et le coefficient sont saisis, le programme dtermine automatiquement le prix de vente ; ce prix de vente peut nanmoins tre modifi.
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Les boutons et onglets de la partie suprieure de la fentre ont t dcrits dans le volet Fiche principale. Unit de poids Cette zone affiche par dfaut lunit de poids slectionne dans Unit de poids de la fonction Fichier / A propos de votre socit / Commercial / Paramtres gnraux . La zone Unit de poids est lie aux deux zones infrieures. Ces deux zones ont par dfaut les intituls Poids net et Poids brut. Leur intitul peut tre diffrent si ces libells ont t personnaliss dans la zone Personnalisation des libells de poids de la fonction Fichier / A propos de votre socit Commercial / Paramtres gnraux. Si les deux champs Libell poids de longlet Fichier / A propos de votre socit / Commercial / Paramtres gnraux sont positionns sur Personnalis, la zone Unit de poids est inactive.
Il est possible de facturer des articles/nomenclatures en fonction du poids. Voir plus loin les explications donnes sur ce point.
Dlai de livraison Zone permettant de saisir le nombre de jours entre 0 et 999 correspondant au dlai de livraison. Cette valeur doit tre saisie en jours indpendamment de la valeur slectionne dans la zone Format date de livraison du volet A propos de votre socit / Commercial . Garantie Zone reprenant la valeur saisie dans la Famille. Elle est galement modifiable. Elle doit tre comprise entre 0 et 9999 et tre saisie en mois. Raccourci Zone de 6 caractres alphanumriques au maximum. Ce code permet dappeler larticle correspondant lors des saisies de pices. Il doit tre tap en mme temps que vous maintenez enfonces les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh. Article en contremarque Case cocher permettant d'indiquer que l'article est gr en contremarque. Les articles contremarque ne sont pas grs dans Sage Saisie de caisse dcentralise et sont considrs comme des articles simples. Pour plus de prcisions sur les articles en contremarque, consultez la documentation fournie avec le programme Sage Gestion commerciale. Vente au dbit Option permettant de saisir dans la colonne Conditionnement dun document de vente, les oprateurs et les oprandes servant au calcul de la quantit.
Cette option est incompatible (la zone est estompe) avec : le suivi de stock par lot, le suivi de stock srialis, les articles gamme de type produit, les articles conditionnement.
Exemple
Larticle Fermoir cliquet est gr en vente au dbit. Le corps de la facture reprend les lments
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suivants :
Rfrence Dsignation Quantit Quantit colise Conditionnement
Valeur affiche sur la ligne aprs validation CHFE01 Fermoir cliquet 12 12 6*2
Si dans Fichier / A propos de votre socit / Commercial / Paramtres gnraux, le libell Poids net est renomm Degr , cette fonction sintitule Facturation / Degr . La facturation porte alors sur la valeur saisie dans la zone Degr. Cette option permet dobtenir une unit de facturation (le poids net) diffrente de lunit de gestion du stock (la quantit). Pour un tel article, le cochage de cette option entrane que le montant HT est calcul daprs la formule suivante : (Prix unitaire Poids net global) Remise = Montant HT La valeur enregistre dans cette fentre est propose par dfaut en saisie des documents dans la colonne Poids net (ou libell personnalis). Cette valeur par dfaut est ensuite multiplie par les quantits saisies.
Pour un article pour lequel l'option Facturation / poids net est slectionne, les prix renseigns dans les tarifs de vente sont exprims pour une unit de l'unit de poids renseigne dans le volet A propos de votre socit. / Commercial .
Les remises de type U (remise unitaire) sappliquent sur les quantits. Facturation forfaitaire Pour un article dont cette option est coche, les quantits saisies ne sont pas totalises.
Rappelons que la saisie dune quantit sur une ligne de pice est obligatoire et que sa valeur par dfaut est 1.
Cette option permet dutiliser des articles de charge (frais de port, emballage, remise, consignation) qui ne ncessitent pas la saisie dune quantit. Dans les documents utilisant de tels articles, les quantits saisies sur les lignes correspondantes ne fausseront pas les totaux relatifs aux quantits. Ces quantits seront toutefois utilises pour calculer le montant HT de la ligne. Non soumis lescompte Cette option permet de dfinir larticle comme non soumis lescompte. Dans ce cas le montant hors taxe de larticle ne rentrera pas dans la base de calcul de lescompte (option non coche par dfaut).
Exemple
Pour crer un article concernant les frais de transport, il faut slectionner cette option. Le montant des frais de transport ne sera pas compris dans la base de calcul de lescompte.
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Non impression document Option permettant de ne pas faire figurer larticle dans le corps du document. Toutefois il pourra apparatre nimporte quel endroit du document, si la mise en page le permet. Cette option permet, par exemple, de ne pas imprimer la facturation des frais de port dans le corps du document, mais uniquement dans le pied ( condition que le modle de mise en page utilis le prvoit). Hors statistiques Option permettant de ne pas prendre en compte le chiffre daffaires gnr par cet article lors des calculs des impressions des statistiques. Cette option peut tre coche pour les articles comme les frais de port. Elle peut tre rvoque lors des impressions. Mise en sommeil Option permettant de retirer du catalogue les articles pour lesquels la distribution nest plus assure. Lors de la saisie des documents, un message prviendra que cet article nest plus au catalogue de lentreprise. Ce message permettra toutefois la saisie de larticle en fonction du paramtrage ralis dans la zone Interdire la saisie des donnes mises en sommeil du volet Fichier / A propos de votre socit / Commercial . Lors de la procdure darchivage, il sera possible de supprimer les fiches articles pour lesquelles cette option a t coche. Le chiffre daffaires et la quantit vendue de ces articles seront reports sur un article gnrique que vous aurez slectionn. Voir la commande Archivage, page 984.
Elle prsente les catgories comptables affectes larticle. Aucune modification nest possible dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Pour toute modification, il est ncessaire de passer par le programme Sage Gestion commerciale. Voir la commande Familles darticles, page 361 pour un complment dexplications. Les catgories comptables peuvent ne pas tre renseignes dans les fiches articles. Deux cas peuvent se produire lors de la gnration des critures comptables :
les catgories comptables nont t renseignes que dans la fiche famille : celles-ci seront
reprises par dfaut dans chaque article appartenant cette famille. Contrairement aux familles darticles, les comptes ne peuvent tre supprims mais modifis. Pour revenir aux comptes hrits de la famille, cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation ,
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Le tableau suivant rcapitule les diffrents types darticles.
Article Sans particularit Mono Gamme Caractristiques Article pour lequel aucune gamme, aucun conditionnement, aucun numro de srie ou de lot na t dfini. Cet article nest pas gr en vente au dbit. Article pour lequel la liste droulante Gamme 1 a t renseign par une gamme de type Produit dfinie dans loption Gamme (commande A propos de). Exemple : article gr par tailles. Article pour lequel les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2 ont t renseigns par des gammes de type Produit dfinies dans loption Gamme (commande A propos de). Exemple : article gr par tailles et par couleurs. Le conditionnement permet de dfinir par article diffrentes combinaisons de stock tout en ne grant quune seule entit en stock. Exemple : ampoules lectriques. Article pour lequel un numro de srie doit tre dfini. Le numro de srie est propre chaque article. Exemple : des imprimantes informatiques. Article pour lequel un numro de lot doit tre dfini. Plusieurs peuvent avoir le mme numro de lot. Exemple : articles pharmaceutiques. La colonne Conditionnement des pices de vente est destine la saisie dinformations autres que lintitul du conditionnement, comme les oprateurs et les oprandes servant au calcul de la quantit. Le pris unitaire reste celui renseign dans la fiche article. Exemple : vente de 80 sections de 7 m de cordages en Nylon 76 euros/m. Article vendu au poids. Exemple : vente de 1 (quantit) poulet de 3 kg (poids net) 15 euros/kg (prix unitaire), ce qui entrane un montant de 45 euros pour la ligne. Article dont on ne tient pas compte de la quantit saisie. Seul le prix unitaire est mentionn dans la pice. Exemple : frais de port.
Double gamme
Gr en vente au dbit
Poids net
Forfaitaire
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Les boutons et onglets de la partie suprieure de la fentre ont t dcrits plus haut.
Catalogue
Les zones de cet encadr prcisent laffectation de larticle un niveau de catalogue en cas de structuration du catalogue articles. Par dfaut, ces zones reprennent (lors de la cration de larticle) les niveaux affects la famille dappartenance de larticle. Ces informations sont modifiables. Voir le Volet Fiche Principale - Famille darticles, page 366 pour plus dexplications sur ces zones.
Langue 1 / Langue 2 Zones de 69 caractres alphanumriques chacune permettant la facturation des articles avec un libell dans une langue trangre. Cette option se retrouve au niveau des fiches clients ainsi que dans chaque en-tte de document. Code EDI Zones permettant la saisie de la rfrence de larticle aux normes EDIFACT. Ces zones ne sont pas gres dans la version actuelle du programme. Code barres Zone de 18 caractres alphanumriques permettant de relire une rfrence code barre diffrente de la rfrence article. Cette zone peut se substituer la rfrence article. En utilisation dun code barre dans la colonne Rfrence article des documents, le programme vrifiera si une rfrence article correspond la valeur saisie avant de rechercher une rfrence code barres. Les polices codes barres installes par le programme Sage Saisie de caisse dcentralise 100 sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur lutilisation ou les paramtrages spcifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/ sage.html. Les deux informations suivantes sont ncessaires llaboration de la dclaration dchanges de biens intra-communautaire.
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Code fiscal Zone de 25 caractres alphanumriques permettant de saisir le numro de nomenclature douanire du produit. Pays dorigine Liste droulante ouvrant la liste des pays renseigne dans les options de lentreprise. Le pays slectionn doit tre celui do provient larticle.
Liste des glossaires Liste proposant les glossaires qui sont rattachs larticle. Elle se compose de la rubrique (intitul du glossaire) ainsi que de la priode dapplication. Pour rattacher un glossaire un article : il faut slectionner son intitul dans la liste droulante ditable Rubrique et valider par la touche ENTRE. Seuls les glossaires disposant du domaine Article sont proposs. Aprs avoir rattach le glossaire larticle, il pourra tre visualis ou modifi en faisant un doubleclic sur sa ligne.
Toute modification au texte dun glossaire se rpercute sur tous les articles disposant de ce glossaire.
La liste des glossaires est classe selon lordre de leur rattachement larticle. Il est toutefois possible dinsrer un glossaire avant un autre. Slectionnez dans la liste le glossaire qui doit figurer aprs celui insrer. Slectionnez laide de la liste droulante ditable le nouveau glossaire et validez par la touche ENTRE. La suppression dun intitul de glossaire seffectue comme dans une liste classique. Il est possible de crer des glossaires directement partir de cette zone. Pour cela : 1 . Tapez le titre du glossaire dans la zone Rubrique. 2 . Si le nom tap ne correspond pas celui dun glossaire existant, un message proposera de le crer. Le glossaire XXX nexiste pas. Voulez-vous le crer ? [Oui] [Non] - [Oui] : affichage de la classique fentre de saisie des glossaires. - [Non] : effacement du nom tap. 3 . A la validation, le glossaire est enregistr et affect larticle en cours.
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Rappelons que les modles denregistrement permettent linsertion de valeurs numriques ou alphanumriques dans certaines colonnes des pices de vente ou de stock pour les articles auxquels ces modles sont affects. Pour slectionner un modle : 1 . slectionnez un modle dans la liste de ceux dj enregistrs, 2 . slectionnez un domaine, 3 . validez. Si le domaine slectionn est Tous les domaines, on ne peut affecter quun seul modle denregistrement un article. Sinon, on peut affecter un maximum de quatre modles, un pour chaque domaine particulier. Pour supprimer un modle : 1 . slectionnez-le dans la liste, 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Liste des modles denregistrement Cette liste ne peut comporter plus de quatre modles. Chaque modle est repr par sa dsignation suivie de son domaine dapplication. Deux modles diffrents ne peuvent concerner le mme domaine. Modle Cette zone liste droulante affiche et permet de slectionner un des modles denregistrement enregistrs dans la commande correspondante du menu Structure. Domaine Zone liste droulante permettant daffecter le modle denregistrement slectionn dans la zone prcdente un des domaines suivants :
Tous les domaines : le modle denregistrement sappliquera tous les domaines, ventes, achats et stocks. Toute slection dun autre modle pour larticle considr, quel que soit le domaine choisi, entranera le remplacement du prcdent.
Ventes : le modle denregistrement ne sappliquera quaux ventes. Achats : le modle denregistrement ne sappliquera quaux achats. Stocks : le modle denregistrement ne sappliquera quaux stocks. Ventes comptoir : le modle denregistrement ne sappliquera quaux tickets.
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Il nest pas possible daffecter plus dun modle par domaine. Cest la raison pour laquelle un maximum de quatre modles peut tre affect un mme article. Un mme modle peut tre affect trois domaines (ventes et stocks par exemple) sans tre affect un quatrime. Toute slection dun modle pour un domaine donn remplace celui qui tait dj affect au mme domaine.
les champs statistiques articles, les informations libres concernant larticle, une image de larticle (ou un document scanneris) et des documents divers concernant larticle (documents dorigines diverses, objets multimdia, etc.).
Rappelons que les champs statistiques ainsi que les dsignations des informations libres sont enregistrs dans les Options de lentreprise.
Sous-volet Statistique article - Volet Champs libres de la fiche article, page 407, Sous-volet Information libre - Volet Champs libres de la fiche article, page 409, Sous-volet Photo - Volet Champs libres de la fiche article, page 410 et Sous-volet Documents - Volet Champs libres de la fiche article, page 411.
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Champ statistique article Cette liste permet de complter la fiche article/nomenclature par une ou plusieurs informations de votre choix.
Le programme fait ici rfrence aux Champs statistiques articles enregistrs dans les Options de la commande Fichier / A propos de votre socit. La zone en bas de la liste permet de slectionner le champ statistique dont lun des numrs (significatif pour larticle en cours) sera slectionn dans la zone situe en dessous. Ces informations pourront tre utilises pour raliser des slections et ruptures lors des impressions. Exemple
Pour pouvoir tudier les ventes saisonnires de vos articles, vous slectionnez ici le champ statistique Collection et vous prcisez sur la zone suivante, la saison correspondant la commercialisation du produit. Ces informations pourront tre utilises pour raliser des slections lors des impressions.
Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules trois de ses commandes, Supprimer les lments slectionns, Atteindre et Rechercher sont accessibles.
Enumr statistique Liste droulante dispose en dessous de la liste et proposant les numrs enregistrs pour le champ statistique actuellement slectionn dans la liste. Vous pouvez procder successivement plusieurs slections : 1 . slectionner le premier champ statistique qui vous intresse (exemple Collection) dans la liste, 2 . puis choisir l'numr associer au client (par exemple Printemps/t) dans la zone du bas de la fentre, 3 . choisir le second champ statistique tudier (exemple Style), 4 . puis l'numr associer au client (par exemple Classique) 5 . et ainsi de suite.
Il est possible, aprs affectation dun numr statistique, de leffacer en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIRE sur Macintosh. De cette faon vous signifiez au programme que le client ne doit pas ou plus tre rattach au champ statistique correspondant.
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Menu Structure Sous-volet Information libre - Volet Champs libres de la fiche article
Ce sous volet permet de consulter ou de renseigner les informations libres concernant larticle. Il napparat pas si aucune information libre na t paramtre pour les articles dans loption Fichier / A propos de votre socit / Options / Information libre.
Rappelons que les dsignations des informations libres sont enregistres dans les Options de lentreprise.
On y accde en slectionnant un onglet sur Windows ou en utilisant une zone liste droulante sur Macintosh.
La liste reprend lensemble des informations libres concernant le fichier des articles.
Les informations libres de type Numro srie/lot napparaissent pas dans ce volet mais dans les fentres de saisie des numros de srie ou de lot lors dune entre en stock.
Les informations libres de type Valeur calcule sont repres par une icne particulire. Pour renseigner une information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez la valeur dans la zone de saisie en bas de la fentre puis validez. Sil sagit dune information libre de type Table, la zone de saisie est une zone liste droulante ditable. Si vous saisissez un numr de table qui nexiste pas, le programme vous proposera de le crer. Lnumr de table XXX nexiste pas. Voulez-vous le crer ? [Oui] [Non]
Pour modifier une information libre : slectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout. Pour supprimer une information libre : slectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et validez.
Il nest pas possible dajouter ni de supprimer une catgorie dinformation libre ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet Options de la fiche de lentreprise. Voir les explications donnes, notamment sur les suppressions. Rappelons que les informations libres peuvent tre imprimes dans les tats et servir de critre de slection dans la commande Rechercher/Remplacer et dans les fonctions du menu Etat.
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On peut associer la fiche article tout fichier dimage lisible sous Windows (JPG, BMP, GIF, PCT,). Si le type nest pas gr, un message derreur apparatra lors de lattachement.
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Menu Structure
Slectionnez le fichier concern et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Il nest pas possible dassocier plus dune image une fiche article. Le bouton [Attacher] devient inactif ds quune image a t associe. Lattachement ne modifie en rien le fichier image dorigine qui reste dans le dossier o il se trouvait. Une copie du fichier dimage est ralise et stocke dans un sous-dossier (ou rpertoire) MULTIMEDIA cr au niveau o le fichier commercial est stock.
Exemple
Soit un fichier dimage stock dans le dossier suivant : C:\IMAGES\BRACELET.JPG Ce fichier est associ larticle BRA OR MA. Le fichier commercial est stock dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker sous un nouveau nom dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\BRA_OR_MA.JPG
Dans le cas o la rfrence de larticle comprendrait les caractres /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou lespace, ces caractres seront, pour permettre un ventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacs par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numro dordre (1, 2, 3,) sera ajout la suite du nom du fichier dimage. Une mme image peut tre associe un nombre illimit darticles. Le lien entre document photo et fiche article est conserv dans le fichier commercial.
Pour supprimer une image associe : cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce bouton est inactif si aucun fichier dimage na t associ la fiche article. Cette suppression entrane dune part la suppression du lien entre la fiche article et le fichier image mais aussi la suppression du fichier existant dans le dossier MULTIMEDIA.
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Menu Structure
Les informations qui peuvent tre stockes dans ce volet sous forme de fichiers peuvent tre de diffrentes origines :
slectionnez le fichier dans la liste ; utilisez le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation .
La suppression dun fichier naffecte pas le fichier original mais supprime le lien entre le fichier et la fiche article ainsi que la copie du fichier stocke dans le dossier MULTIMEDIA. Commentaire sur le fichier Cette zone permet denregistrer un commentaire de 69 caractres alphanumriques maximum concernant le fichier slectionn dans la liste.
Le commentaire peut aussi tre enregistr avant de slectionner un nouveau fichier associer. Dans ce cas, il concernera le fichier choisi.
Bouton [Attacher] Ce bouton permet dassocier un fichier la fiche article concerne. Son utilisation ouvre une fentre de slection.
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Menu Structure
Si le type de fichier nest pas gr, un message derreur apparatra. Lattachement ne modifie en rien le fichier dorigine qui reste dans le dossier o il se trouvait. Une copie du fichier est ralise et stocke dans un dossier (ou rpertoire) MULTIMEDIA cr au niveau o le fichier commercial est stock.
Exemple
Soit un document stock dans le dossier suivant : C :\CONTRATS\CONTRAT MARS.DOC Ce fichier est associ larticle BRAORMA. Le fichier commercial est stock dans le dossier : C :\PROGRAM FILES\GECOMAES Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker dans le dossier : C :\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\CONTRAT_MARS.DOC
Dans le cas o le nom du fichier comprendrait les caractres /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou lespace, ces caractres seront, pour permettre un ventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacs par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numro dordre (1, 2, 3,) sera ajout la suite du nom du fichier du document. Un mme document peut tre associ un nombre illimit darticles. Le lien entre document multimedia et fiche article est conserv dans le fichier commercial.
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Menu Structure
Les boutons et onglets de la partie suprieure de la fentre ont t dcrits plus haut. Les zones dont se compose cette fentre sont les suivantes. Suivi du stock Cette zone indique le mode de suivi du stock de larticle. Elle est modifiable tant que des mouvements nont pas t enregistrs pour larticle. Si larticle doit tre nomenclature commerciale / composant ou commerciale / compos, il ne peut tre suivi en stock et cette zone doit tre ncessairement sur Aucun pour pouvoir paramtrer un de ces deux types de nomenclatures dans le volet Fiche principale de larticle. Si larticle dispose de conditionnements ou dune gamme de type produit ou encore est vendu au dbit, la gestion des stocks en mode srialis ou par lot nest pas disponible. La gestion des stocks en mode FIFO ou LIFO tant une gestion par lots, les entres en stock ne sont plus modifiables ds lors que le lot est entam. Substitution Liste droulante ditable permettant denregistrer un article qui sera propos la place de larticle en cours en cas de rupture de stock. Si larticle en cours de saisie dispose dune gamme de type produit, il ne sera pas possible denregistrer de substitut (zone estompe), la rfrence de substitution tant un numr de gamme. Intgration des frais Liste droulante ditable permettant la gestion des cots de stockage, de transport et dautres frais pouvant tre dfinis par lutilisateur. Les intituls sont modifiables pour larticle et proposent par dfaut Cot de stockage, Cot de transport plus une zone libre. Ces deux zones permettent, celle du haut la saisie de la dnomination des frais, celle qui se trouve en dessous la saisie de la valeur de ces frais. Le format de saisie de cette zone est identique celui des zones Remise dans les numrs de gamme de remise et permet des expressions du type %, U et F. Ces frais seront automatiquement ajouts au prix dachat de larticle pour obtenir le prix de revient unitaire propos en saisie des documents des achats. Ce prix de revient unitaire pourra tre modifi manuellement en saisie. Unit daffichage des valeurs de stock Cette zone nest utilise que dans le cadre des articles conditionnement. Elle permet de dfinir dans quelle unit les valeurs de stock doivent tre affiches.
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Voir le titre Article conditionnement - Volet stock de la fiche article, page 420. Les zones suivantes ne sont pas accessibles si la valeur Aucun est slectionne dans la zone Suivi de stock. Slection des dpts Cette zone liste droulante permet de slectionner un dpt et de constater les quantits de larticle en stock dans ce dpt. Si la liste est vide, cest que le stock de larticle est zro ou quil nest pas rfrenc dans ce dpt. La liste droulante propose :
Tous les dpts : (valeur par dfaut) tous les dpts seront affichs dans la liste. Liste des dpts : affiche la liste des dpts enregistrs dans la fonction Structure /
Dpts de stockage et den slectionner un pour connatre ltat du stock de larticle dans ce dpt. Liste des dpts La zone centrale du volet est une liste qui mentionne tous les dpts dans lesquels larticle est rfrenc et affiche les diffrents cumuls correspondants. Le bas de cette liste affiche les totaux correspondants. La liste des dpts affiche les informations suivantes :
le nom des dpts (classement par ordre de saisie), ces dsignations sont remplaces par
celles des numrs de la gamme si elle est demande,
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Emplacement contrle Cette zone disparat lorsque la gestion du multi-emplacement par dpt nest pas active. La gestion du multi-emplacement est paramtre dans le Volet Commercial - Fiche entreprise, page 95. Lorsquelle est active, cette zone permet denregistrer ou de slectionner un code demplacement de stockage lors de sa rception en provenance dun fournisseur avant contrle.
Dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise, cette indication est seulement informative car le contrle des articles puis leur transfert dans des emplacements do ils pourront tre sortis par un document de vente ne peut tre ralise que dans le programme Sage Gestion commerciale.
Stock Mini Saisir ici la quantit minimale exige en stock pour lemplacement et le dpt considrs. Le stock minimal dun article gamme peut tre dfini par numr ou couple dnumrs de gamme. Voir les titres Article simple gamme - Volet stock de la fiche article, page 417 et Article double gamme - Volet stock de la fiche article, page 418. Stock Maxi Saisir ici la quantit maximale autorise en stock pour lemplacement et le dpts considrs. Valider pour enregistrer ces valeurs. 14 caractres numriques maximum dans chacune de ces zones. Le stock maximal dun article gamme peut tre dfini par numr ou couple dnumrs de gamme. Pour connatre les quantits minimales et maximales : cliquez sur la ligne du dpt. Les valeurs saffichent dans les zones du bas. Pour supprimer un dpt : cliquez sur sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Cette suppression ne peut seffectuer que sil nexiste aucun mouvement pour larticle dans le dpt concern. Cot standard Cette zone permet de saisir le cot standard de larticle. Ce cot standard sera repris dans le volet Composition des fiches nomenclatures comme cot standard des composants. Il permet alors de dterminer le cot global unitaire. Voir le Volet Composition - Nomenclature, page 430. Dernier prix dachat Cette zone nest utilise que dans le programme Sage 100 Gestion commerciale.
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Article simple gamme - Volet stock de la fiche article, page 417, Article double gamme - Volet stock de la fiche article, page 418, Article conditionnement - Volet stock de la fiche article, page 420, Article suivi en srialis - Volet stock de la fiche article, page 422, Article gr par lot - Volet stock de la fiche article, page 423, Article en contremarque - Volet stock de la fiche article, page 424. Article simple gamme - Volet stock de la fiche article
Dans le cas dun article simple gamme, la fiche stock de la fiche article vous permet de visualiser ltat des stocks par numr de gamme.
La partie centrale de la fentre comporte deux listes droulantes dans lesquelles vous pouvez slectionner :
Slection Dpt :
Tous les dpts, un des dpts.
Slection Gamme 1 :
Gamme 1, Intitul de la gamme 1, ou lun des numrs de la gamme 1.
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Le tableau suivant rcapitule les diffrentes combinaisons possibles.
Slection dpt Tous les dpts Gamme 1 Gamme 1 Intitul de gamme Enumr de gamme Dpt X Gamme 1 Intitul de gamme Enumr de gamme Affichage liste Stock total tous dpts et tous numrs confondus Stock tous dpts numr par numr Stock tous dpts de lnumr slectionn Stock tous numrs confondus dans le dpt slectionn Stock numr par numr dans le dpt slectionn Stock de lnumr slectionn dans le dpt slectionn
Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement Ces informations peuvent tre prcises pour chaque numr de gamme et pour chaque dpt. Cot standard Ce cot peut tre prcis pour chaque numr de gamme (mais pour tous les dpts confondus). La zone Dernier prix dachat est estompe. Elle ne sert que dans le programme Sage 100 Gestion commerciale.
La partie centrale de la fentre comporte trois listes droulantes dans lesquelles vous pouvez slectionner :
Slection dpt :
Tous les dpts, un des dpts.
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Slection Gamme 2 :
Gamme 2, Intitul de la gamme 2, ou lun des numrs de la gamme 2.
Gamme 1 Gamme 1
Affichage liste Stock total tous dpts, toutes gammes et tous numrs confondus Stock tous dpts et pour toute la gamme 1 avec le dtail des numrs de la gamme 2 Stock tous dpts et pour toute la gamme 1 mais pour lnumr de la gamme 2 slectionn Stock tous dpts avec le dtail des numrs de la gamme 1 mais sans celui de la gamme 2 Slection impossible Stock tous dpts avec le dtail des numrs de la gamme 1 pour lnumr de la gamme 2 slectionn Stock tous dpts de lnumr de la gamme 1 slectionn pour tous les numrs de la gamme 2 Stock tous dpts de lnumr de la gamme 1 slectionn pour chaque numr de la gamme 2
Intitul de gamme
Gamme 2
Intitul de gamme
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Slection dpt
Gamme 1
Affichage liste Stock tous dpts de lnumr de la gamme 1 slectionn pour lnumr de la gamme 2 slectionn Stock tous numrs confondus dans le dpt slectionn Stock tous numrs confondus de la gamme 1 avec le dtail des numrs de la gamme 2, dans le dpt slectionn Stock tous numrs confondus de la gamme 1 pour lnumr de la gamme 2 slectionn, dans le dpt slectionn Stock numr par numr de la gamme 1 sans dtail de la gamme 2, dans le dpt slectionn Slection impossible Stock numr par numr de la gamme 1 pour lnumr de la gamme 2 slectionn, dans le dpt slectionn Stock de lnumr slectionn de la gamme 1 pour tous les numrs de la gamme 2, dans le dpt slectionn Stock de lnumr slectionn de la gamme 1 pour chaque numr de la gamme 2, dans le dpt slectionn Stock de lnumr slectionn de la gamme 1 pour lnumr slectionn de la gamme 2, dans le dpt slectionn
Dpt X
Gamme 1
Intitul de gamme
Enumr de gamme
Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement Ces informations peuvent tre prcises pour chaque numr de gamme et pour chaque dpt. Cot standard Ce cot peut tre prcis pour chaque numr de gamme (mais pour tous les dpts confondus). La zone Dernier prix dachat est estompe. Elle ne sert que dans le programme Sage 100 Gestion commerciale.
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Menu Structure
La partie suprieure de la fentre comporte les fonctions spcifiques ce type de produit. Unit daffichage des valeurs de stock Cette zone liste droulante nest utilisable que dans le cadre des articles conditionnement. Elle permet de prciser dans quelle unit de conditionnement laffichage des valeurs de stock doit tre ralis. La saisie dinventaire pourra tre ralise dans lune ou lautre des units de conditionnement proposes. Elle offre les choix suivants :
Unit de vente de la fiche principale : (valeur par dfaut) les valeurs de stock affiches
correspondent lunit de vente mentionne dans la zone Unit de vente du volet Fiche principale de larticle.
Liste des numrs de conditionnement : affichage de la liste des numrs de conditionnement affects larticle. Les valeurs affiches dans la liste sont calcules par rapport lnumr de conditionnement slectionn. Lnumr par dfaut est repr par une coche ( ) dans la liste ouverte par cette zone.
Si un conditionnement diffrent de celui par dfaut est slectionn, cette slection sera conserve pendant toute la dure de la session ou jusqu ce quune autre unit de conditionnement soit slectionne.
La partie centrale de la fentre comporte deux listes droulantes dans lesquelles vous pouvez slectionner :
Slection dpt :
Tous les dpts, un des dpts.
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Menu Structure
En fonction de la slection des listes droulantes, les valeurs affiches sont rsumes dans le tableau suivant.
Slection conditionnement Unit de vente Conditionnement particulier Dpt X Unit de vente Conditionnement particulier
Information affiche Valeurs globales des stocks pour chaque dpt tous conditionnements confondus Valeurs globales des stocks dans chaque dpt pour le conditionnement slectionn Valeurs globales des stocks dans le dpt slectionn tous conditionnements confondus Valeur des stocks dans le dpt slectionn pour le conditionnement slectionn
La zone Dernier prix dachat est estompe. Elle ne sert que dans le programme Sage 100 Gestion commerciale.
La partie centrale de la fentre comporte deux listes droulantes dans lesquelles vous pouvez slectionner :
Slection dpt :
Tous les dpts, un des dpts.
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Menu Structure
En fonction de la slection dans les listes droulantes, les valeurs affiches sont rsumes dans le tableau suivant.
Slection dpt Tous les dpts Slection Numro srie Aucun N srie N srie puiss Dpt X Aucun N srie N srie puiss Information affiche Valeurs globales des stocks pour chaque dpt tous articles srialiss confondus Stock de chacun des articles srialiss sans distinction du dpt de stockage Numros de srie non disponibles (sortis du stock) sans distinction du dpt dorigine Valeurs globales des stocks pour le dpt slectionn tous articles srialiss confondus Stock de chacun des articles srialiss dans le dpt slectionn Numros de srie non disponibles (sortis du stock) pour le dpt slectionn
Lorsque laffichage des numros de srie est demand, la liste reprend les informations suivantes :
le stock rel du numro de srie, le stock terme du numro de srie, le CMUP affiche le prix de revient srialis pour le numro de srie considr.
La zone Dernier prix dachat est estompe. Elle ne sert que dans le programme Sage 100 Gestion commerciale.
Slection dpt :
Tous les dpts, un des dpts.
Comme pour les numros de srie, lorsque laffichage des numros est demand, la liste reprend les informations suivantes :
le stock rel du numro de lot (quantit disponible du lot), le stock terme du numro de lot, le CMUP affiche le prix de revient du lot pour le numro considr.
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Menu Structure
Voir le tableau donn pour les articles srialiss. Les informations affiches sont exactement les mmes.
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Menu Structure
Nomenclatures
Structure / Nomenclatures
Cette commande permet de consulter et modifier les fiches des nomenclatures et des articles lis. Les nomenclatures sont des regroupements darticles vendus ensemble sous une mme rfrence. Ils prsentent les particularits suivantes :
ils peuvent tre saisie variable cest dire que leur composition peut tre modifie en
saisie de document de vente ou de bon de fabrication (cas des nomenclatures de fabrication) ;
ils peuvent tre gamme simple ou double (et comporter bien videmment des articles
composants gamme simple ou double) ;
Le nombre de nomenclatures nest limit que par la taille du fichier. Les colonnes affiches par cette fentre dpendent de la personnalisation de la liste.
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Le classement de la liste est ralis en fonction de la zone Tri de la barre doutils Navigation . Lordre est le suivant :
Article standard, Article gamme, Article ressource unitaire, Article ressource multiple.
Le type Article standard est affecte tout nouvel article. Colonne Nomenclature Le type de nomenclature est symbolis par une icne :
Colonne Saisie variable Cette colonne affiche sous la forme dune coche ( ) les nomenclatures dont la saisie est variable cest--dire dont on peut modifier la composition en saisie de document de vente ou lors de la fabrication. Pour plus de dtails, voir Articles nomenclature et saisie variable, page 754.
Lors de la conversion dun fichier dune version prcdente du programme, cette option nest pas coche par dfaut.
Slection des nomenclatures Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre permet de slectionner les nomenclatures par type :
Toutes les nomenclatures : (valeur par dfaut) affiche la liste de toutes les nomenclatures,
Fabrication : seules les nomenclatures de ce type sont affiches, Commerciale/compos : seules les nomenclatures de ce type sont affiches, Commerciale/composant : seules les nomenclatures de ce type sont affiches, Article li: seules les nomenclatures de ce type sont affiches.
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Menu Structure
Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Pour slectionner rapidement une rfrence de nomenclature, tapez simplement les premiers caractres de llment.
Il est important de saisir les caractres exactement comme ils ont t enregistrs pour llment recherch. Le radical tap doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramtr sur la barre doutils Navigation.
On peut galement utiliser le bouton [Atteindre] de la barre doutils Navigation . Cette fonction propose par dfaut le fichier des articles et les critres de slection suivants :
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des nomenclatures lment par lment. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Lajout dune nomenclature seffectue uniquement dans la fiche article aprs dtermination du type de nomenclature. La fiche nomenclature est cre ds lors quun composant est ajout dans la fiche nomenclature de larticle. Il nest alors plus possible de modifier le type de larticle ( moins de supprimer les composants si aucun mouvement na t enregistr pour larticle). Voir la fonction Articles, page 374.
Il est impossible de supprimer un article nomenclature partir de la prsente fonction. La suppression ne peut seffectuer qu partir de la liste des articles. Pour supprimer une fiche nomenclature sans supprimer larticle : 1 . Supprimez les articles composants dans le volet Composition. 2 . Supprimez la gamme opratoire dans le volet du mme nom. 3 . Revenez la fiche article. Le type peut alors tre paramtr sur Aucun ce qui entrane ipso facto la suppression de la fiche nomenclature associe.
Pour imprimer les articles et les fonctions associes, utilisez la commande Rechercher de la barre doutils Navigation . Vous pouvez imprimer :
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Menu Structure les fiches nomenclatures (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type
dimpression de la fentre qui saffiche lors du lancement de limpression par la fonction Rechercher/Remplacer),
les tarifs par catgories tarifaires, les tarifs par clients, les tarifs par fournisseurs, les catgories comptables par article
en slectionnant, pour ces dernires possibilit, les fichiers correspondants dans la liste droulante Fichier de la commande Rechercher.
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Menu Structure
Elle se compose de plusieurs volets. Onglet / Bouton Composition Permet de revenir au Volet Composition - Nomenclature, page 430 quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Composition / Gammes Permet daccder au volet Volet Composition / Gammes - Nomenclatures, page 441 de larticle : ce volet est disponible dans le cas o la nomenclature est gamme simple ou double.
La fonction correspondante du programme Sage Gestion commerciale dispose de volets supplmentaires permettant denregistrer les ressources mises en jeu dans lassemblage des nomenclatures de fabrication ainsi que les prvisions de fabrication. Des fonctions grant la fabrication de ces articles y sont galement prsentes.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage. Date de cration Cette information nest pas modifiable. Elle est ajoute automatiquement par le programme lors de la cration de la fiche article. La date du jour (date de lordinateur) y est inscrite. Les modifications ultrieures ne modifient pas cette information. Cette date pourra tre utilise comme critre de slection dans les commandes Rechercher, Exporter et dans les impressions.
Dans le cas dune importation ou dune conversion de fichier, la date enregistre est celle du jour de limportation ou de la conversion (date du micro-ordinateur).
Date de modification Cette information est identique la prcdente mais concerne la date de dernire modification. Cette information tout comme la prcdente pourront servir la slection des articles dans certaines fonctions. La date de modification est mise jour chaque fois que lon modifie une information concernant les articles sauf dans les cas rsums dans le tableau suivant.
Modification nentranant pas de mise jour de la date de modification Article transfr Dernier prix dachat Valeur du stock Quantit en stock Quantit rserve Quantit commande Valeur du stock Quantit en stock Quantit rserve Quantit commande
Article/gamme stock
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N opration Cette zone de 10 caractres alphanumriques permet daffecter un numro dordre lopration affecte aux composants ainsi quaux ressources. Ce numro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra dobtenir le dtail des composants et des ressources faire intervenir dans chaque opration de fabrication de la nomenclature. Rfrence Zone non saisissable affichant la rfrence de larticle nomenclature. Cette rfrence est un lien qui permet, en cliquant dessus, daccder directement la fiche de larticle. Type de nomenclature Cette zone affiche le type de nomenclature affect larticle dans sa fiche. Rappelons que les nomenclatures peuvent tre des types suivants :
Commerciale / compos : un article nomenclature commerciale / compos est compos dun certain nombre darticles et sa valorisation dans les lignes de pices est faite en fonction du prix de larticle compos et non de ceux des articles qui entrent dans sa composition.
Article li : un article li est associ dautres articles qui sont gnralement vendus
ensemble. Lappel dun article li dans une pice gnrera, lors de sa validation, lapparition des lignes des articles lis. Ces articles nont aucun lien avec larticle dorigine et peuvent tre supprims ou modifis si besoin est. Quantit conomique Cette zone nest disponible que lorsque larticle est nomenclature de type Fabrication. Dans ce cas elle sert lenregistrement de la quantit minimale en dessous de laquelle il ne serait pas rentable de lancer une fabrication de larticle considr. Cette information est gre par le programme Sage Gestion commerciale.
Les zones propres au volet Composition sont les suivantes. Dfinition de la nomenclature pour compos(s) fabriqu(s) Cette zone nest disponible que dans les nomenclatures de type Fabrication. Elle est dcrite comme la quantit de fabrication de la nomenclature dans certaines fonctions annexes. Elle sert prciser le nombre darticles nomenclaturs correspondant aux nombres darticles composants mentionns dans la liste. Par dfaut, la valeur de cette zone est gale 1. Il est cependant possible dy mentionner une valeur suprieure en rapport avec les quantits de composs mentionns dans la liste. Lorsque cette quantit est diffrente de 1, la sortie des com-
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posants de type Variable est calcule au prorata de leur quantit dans le compos :
Quantit du composant dans la nomenclature - Quantit de composs fabriqus Quantit du composant sortir = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Quantit de fabrication de la nomenclature Exemple
Un demi litre dun liquide entre dans la composition dun article. Ce liquide est stock par bidons de 1,5 litres. Vous ne voulez pas stocker de bidons entams. Vous aurez donc intrt lancer des fabrications par tranches de 3 articles nomenclaturs et enregistrer une quantit de 1,5 pour le liquide dans la liste des composants. Pour les composants de type Fixe, il ny a pas de calcul. La valeur sortie correspond la quantit dfinie dans la composition de la nomenclature quel que soit le nombre darticles fabriqus.
La valeur saisie dans cette zone doit tre identique celle saisie dans la zone de mme nom du volet Gamme opratoire.
Saisie variable Cette case cocher permet de prciser que la nomenclature affiche est saisie variable cest-dire quil sera possible de modifier sa composition en saisie de pice de vente. Lors de la conversion de fichiers de versions prcdentes du programme, cette option nest pas coche. Voir le titre Articles nomenclature et saisie variable, page 754 en ce qui concerne les pices de vente. Liste des composants Cette zone mentionne la liste des articles entrant dans la composition de la nomenclature. Voir ci-dessous la description des informations donnes dans cette zone sous le titre Liste des composants, page 433. Rfrence Liste droulante permettant la slection dun article composant. Toutes les possibilits de slection proposes dans la saisie des lignes de pice sont disponibles. Si larticle possde une gamme de type Produit, la ou les zones Gamme 1 et Gamme 2 deviennent accessibles. Le tableau ci-dessous prcise quels sont les articles nomenclature qui peuvent entrer dans la composition dun autre article nomenclature. Comme vous pouvez le constater, un article nomenclature commerciale ne peut jamais entrer dans la composition dun autre article nomenclature commerciale.
Nomenclature Fabrication Fabrication (1) Commerciale / compos Commerciale / composant Article li Oui (2) Oui (3) Oui (3) Oui (3) Composants nomenclaturs Commerciale/ compos Oui Non Non Non Commerciale/ composant Oui Non Non Non Articles lis Oui (3) Non Non Oui (3)
1. La fabrication des articles nest possible que dans le programme Sage Gestion commerciale. 2. Un article nomenclature de fabrication peut entrer dans la composition dun autre article nomenclature de fabrication et ceci jusqu 10 niveaux successifs. Voir plus loin les explications sur ce point.
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3. Un article nomenclature de fabrication ou lie peut constituer un composant dun article nomenclature quel que soit son type. Cette facult est limite un seul niveau.
Gamme 1 / Gamme 2 Listes droulantes proposant la liste des gammes de type Produit affectes larticle slectionn. Dans ce cas, leur intitul devient celui de la gamme.
Exemple
Si larticle dispose dune seule gamme Pierres, lintitul Gamme 1 devient Pierres. Lintitul Gamme 2 nest pas utilisable. Si larticle dispose de deux gammes : dans lordre Longueur et Mailles, lintitul Gamme 1 devient Longueur et lintitul Gamme 2 Maille. Il est obligatoire de slectionner un numr gamme 1 dans le cas dun article simple gamme et deux numrs gamme 1 et gamme 2 dans le cas dun article double gamme. Si plusieurs numrs de mme gamme dun mme article doivent figurer dans la nomenclature, ils doivent faire lobjet dautant de lignes spares. Dpt de sortie Cette zone nest accessible que dans le cas des articles nomenclature de type Fabrication. Dans ce cas elle permet de choisir entre :
Dpt document : (valeur par dfaut) larticle composant sera extrait du dpt mentionn
sur le bon de fabrication.
Liste des dpts : la sortie du composant seffectuera sur le dpt dfini lors de la fabrication du compos. Quantit Zone de 14 caractres numriques maximum permettant de saisir le nombre darticles. En cas de nomenclature de fabrication, ce nombre doit tre exprim en fonction de la valeur saisie dans la zone Composition de la nomenclature pour.
Exemple
Si la quantit de fabrication de la nomenclature est de 5 articles et que chaque nomenclature comporte 2 articles X, il faudra mentionner 10 sur la ligne du composant X. Voir ci-dessous les informations donnes sur les articles composants saisis avec une quantit ngative sous le titre Nomenclatures de fabrication, page 435. Type de traitement de la quantit Cette zone liste droulante non ditable se trouve immdiatement droite de celle destine la saisie de la quantit. Elle propose les choix suivants :
Variable : (valeur par dfaut) la quantit des articles composants ou lis est fonction de la
quantit de larticle nomenclature. Voir lexemple ci-dessous.
Exemple
Larticle GRAVURE saccompagne de frais de dossiers enregistrs comme un article sous le numro FRAIDOS. La ralisation de plusieurs gravures nentrane la perception que dun seul frais de dossier. Vous enregistrerez 1 comme Quantit de larticle FRAIDOS et Fixe comme Type.
Exemple
Larticle THAR, Thire argent, est vendu avec 6 tasses, 6 sous-tasses et 1 sucrier. Lenregistrement dune ligne de n THAR doit faire automatiquement apparatre les lignes suivantes : n * 6 Tasse n * 6 Sous-tasse n Sucrier. Vous enregistrerez le Type Variable pour les tasses, les sous-tasses et le sucrier.
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% Rpartition Cette zone nest disponible que dans le cas dun article nomenclature commerciale / compos ou commerciale / composant. Elle permet alors de prciser le prix de vente unitaire net des composants par rapport au prix unitaire du compos. Cette rpartition peut tre faite automatiquement laide du bouton Rpartition automatique. Si elle est faite manuellement, un message derreur avertira au cas o la rpartition dpasserait les 100 %. Dans le cas des articles nomenclaturs gamme, la rpartition doit tre faite 100 % pour chaque numr ou paire dnumr dans le cas des gammes doubles. Bouton [Rpartition automatique] Comme la zone prcdente, ce bouton nest disponible que dans le cas des articles nomenclature commerciale/compos ou commerciale/composant. Il permet, une rpartition automatique du pourcentage de chaque composant par rapport au prix total du compos. Voir plus loin les explications donnes sur ce bouton. Commentaire Zone permettant la saisie dun commentaire concernant larticle composant. Lorsque les informations sur larticle composant ont t saisies, validez pour les enregistrer.
Cette zone mentionne la liste des articles entrant dans la composition dune nomenclature. Une ligne de totalisation apparat au bas de cette liste. Un double clic sur une ligne ouvre la fiche article du composant slectionn. Pour ajouter un article : 1 . Saisissez les informations concernant ce nouvel article dans les zones disposes en dessous de la liste. 2 . Validez. Pour modifier un article : 1 . Cliquez sur la ligne de larticle modifier. 2 . Apportez les modifications voulues dans les zones en dessous de la liste. 3 . Validez. Pour supprimer un article : 1 . Cliquez sur la ligne de larticle supprimer. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Les informations mentionnes pour chaque article sont les suivantes. Rappelons que les valeurs affiches sont celles saisies dans les zones du mme nom en dessous de la liste. Colonne Rfrence Cette colonne mentionne la fois la rfrence de larticle et son type symbolis par une icne :
Article simple, Article nomenclature de fabrication, Article nomenclature commerciale compos, Article nomenclature commerciale composant, Article li.
Si une ligne mentionne un article nomenclature, elle est prcde dun triangle vertical ( ). Un clic sur ce symbole fait apparatre la liste des composants de cet article avec un dcalage. Le triangle devient alors horizontal ( ). Un nouveau clic sur ce bouton fait disparatre la liste. Un
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double clic sur la ligne dun tel article ou lutilisation de la fonction Voir/Modifier du menu contextuel ou de la barre doutils Navigation fait apparatre la fiche nomenclature de cet article. Colonne Dsignation Mention de la dsignation de larticle composant. Colonne N opration Cette colonne affiche le numro dordre de lopration affecte au composant. Ce numro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra dobtenir le dtail des composants faire intervenir dans chaque opration de fabrication de la nomenclature. Colonne Quantit Mention de la quantit correspondant la quantit de fabrication de la nomenclature. Colonne C.M.U.P. Le C.M.U.P. du compos est gale la somme des C.M.U.P. des composants. Le CMUP des composants est tir de leur fiche article. Si ce CMUP nest pas disponible, le DPA (Dernier Prix dAchat) sera mentionn et, dfaut, le PA (Prix dAchat) tir de la fiche article. Colonne Type Cette colonne prcise par une icne le type de sortie du composant :
Variable, Fixe.
Colonne Cot Std (standard) Prcise le cot standard de chaque composant (saisi dans sa fiche article ou dtermin dans la prsente fonction sil sagit dune nomenclature). Un cumul en est fait sur la ligne de totalisation en bas de la liste. La dtermination du cot standard seffectue de manire identique celle du C.M.U.P.. Voir les explications donnes ci-dessus pour la colonne C.M.U.P.. Colonne Prix vente Affiche le prix de vente de chaque composant tel quil apparat dans sa fiche. Boutons [Monter] / [Descendre] Ces boutons ne sont actifs que lorsquune ligne de composant est slectionne et ce en fonction de sa position. Ils permettent de dplacer la position de larticle dans la liste.
Totaux composants
La zone en dessous de la liste affiche les totaux des colonnes correspondantes de la liste au dessus. Dans le cas o la nomenclature comporte un composant qui est lui-mme une nomenclature, la slection de la ligne de ce composant fait apparatre dans cette zone de totalisation les cumuls correspondant larticle slectionn.
Cette possibilit est rserve aux seuls composants nomenclature.
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Nomenclatures de fabrication, page 435, Nomenclature commerciale / compos, page 435, Nomenclature commerciale / composant, page 439, Articles lis - Nomenclatures, page 440. Nomenclatures de fabrication
Les articles avec nomenclature de fabrication sont reprs par licne ci-contre dans la liste des articles. Une nomenclature de fabrication reprsente le cas gnral dun article dans la composition duquel entrent un ou plusieurs autres articles qui peuvent tre vendus sparment. La saisie dun tel article dans un bon de fabrication dclenchera automatiquement des mouvements sur les articles qui entrent dans sa nomenclature. Voir la commande Documents des stocks dans le programme Sage Gestion commerciale. Le programme Sage 100 Gestion commerciale permet de dfinir pour un article nomenclature des composants disposant dune quantit ngative pour indiquer lentre en stock dun sous produit. Ces composants ngatifs seront entrs en stock lors de la fabrication du compos avec comme valorisation le prix dachat du volet Fiche principale.
Ces composantes ngatives ne sont pas prises en compte dans la dtermination du prix de revient dentre en stock de larticle nomenclature.
Larticle de substitution enregistr dans le volet Stock de la fiche article nest pas propos si un des articles dune nomenclature de fabrication est manquant lors de la saisie dun bon de fabrication.
La zone % Rpartition et le bouton Rpartition automatique ne sont pas disponibles pour les articles nomenclature de fabrication.
Soit un article SERCAF, Service caf, compos des articles suivants : 1 cafetire prix tarif : 350,00
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6 tasses et sous-tasses prix tarif 580,00 1 sucrier prix tarif 190,00 Lensemble est vendu sous forme de nomenclature commerciale/compos au prix tarif de 850,00 euros supportant une TVA de 5,5 %. La valorisation dune facture comportant 2 SERCAF est la suivante : Montant HT : 850,00 * 2 = 1700,00 TVA : 1700,00 * 5,5 / 100 = 93,50 Montant TTC 1700,00 + 93,50 = 1793,50 Toutes les oprations lies aux articles (mouvements de stock, grilles de remises, tarifs dexception, ruptures de stock) sappliqueront lors de lapparition des lignes dans les pices.
La rpartition des tarifs de vente concerne uniquement les documents des ventes. Les nomenclatures commerciales ne concernent dailleurs que les documents des ventes. Dans les documents des achats, les articles nomenclature commerciale sont considrs comme des articles simples.
% Rpartition Afin de connatre la part de chaque composant dans le prix total de larticle nomenclature, le compos, il est possible daffecter chaque composant un pourcentage de rpartition qui permettra au programme de dterminer le prix unitaire net du composant par rapport au prix total du compos. Il est possible de nenregistrer aucun pourcentage de rpartition. Ce cas sera voqu plus loin.
Pour excuter une rpartition automatique, oprez comme suit : 1 . enregistrez tous les composants de la nomenclature, 2 . cliquez sur le bouton Rpartition automatique. Si des pourcentages avaient dj t enregistrs pour certains articles, un message davertissement vous prviendra de leur suppression et vous permettra dannuler lopration au besoin.
Exemple
Soit un service caf compos des articles suivants : 1 cafetire prix tarif 350,00 6 tasses et sous-tasses prix tarif 580,00
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1 sucrier prix tarif 190,00 Lensemble est vendu sous forme de nomenclature commerciale / compos au prix tarif de 850,00 euros. La rpartition automatique donnera les pourcentages suivants :
Article Cafetire Tasses et sous-tasses Sucrier Totaux Prix tarif 350,00 580,00 190,00 1120,00 % rpartition 31,25 % 51,79 % 16,96 % 100,00 % Mode de calcul = 350 / 1120 * 100 = 580 / 1120 * 100 = 100 - (31,25 + 51,79) Prix unitaire 850 * 31,25% = 265,63 850 * 51,79% = 440,22 850 * 16,96% = 144,15 850,00
Le montant HT de la ligne des composants est obtenu par le calcul suivant : Montant HT = Prix unitaire * Quantit * % rpartition Du fait que le prix de vente du tarif est utilis pour la ligne, la remise est calcule de manire obtenir un montant HT correspondant au pourcentage de rpartition : Remise = Prix unitaire * Quantit Montant HT calcul par application du % de rpartition Cette remise sera considre comme remise en valeur et suivie du symbole F (qui reprsente ici la monnaie de tenue commerciale). Si le document est exprim en devise, les remises en valeur (F) seront galement exprimes en devise. Cette devise sera celle de len-tte du document. Si larticle composant est factur sur le poids net, le montant de la remise et celui du prix unitaire net sont calculs partir du montant HT brut et du montant HT calcul.
Exemple
Saisie dans un document de vente, pour un client ne bnficiant daucune remise, dun article nomenclature commerciale compos COFFORLUI vendu 750 euros HT et compos de :
Rfrence BJFORLUI MOOR01 STYPLOR Dsignation Bote bijou pour lui Montre de ville homme Stylo plume dor 1 1 1 Quantit Prix de vente 105,00 539,00 250,00 % rpartition 10,00 60,00 30,00
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Les valeurs enregistres pour les composants dans la pice sont les suivantes :
Article COFFORLUI BJFORLUI MOOR01 STYPLOR Total Prix unitaire 750,00 105,00 539,00 250,00 30,00F 89,00F 25,00F 144,00 Remise Prix unitaire net 750,00 95,55 490,49 227,50 750,00 750,00 * 10,00 / 100 = 75,00 750,00 * 60,00 / 100 = 450,00 750,00 * 30,00 / 100 = 225,00 750,00 Montant HT
Les remises pratiques de ce fait sur chaque article composant sont values par rapport au montant HT du compos. Dans le cas o larticle compos bnficie dune remise (article, famille ou client), le programme appliquera cette remise sur le montant HT de la ligne du compos et les valeurs de chaque composant seront dtermines en fonction de ce montant. Les remises individuelles dont peuvent bnficier les articles composants sont ignores et remplaces par celles calcules.
Exemple
Supposons que ce mme article est vendu un client bnficiant dune remise de 20 % dans sa fiche client. Les valeurs enregistres pour les composants dans la pice deviennent :
Article COFFORLUI BJFORLUI MOOR01 STYPLOR Total Prix unitaire 750,00 105,00 539,00 250,00 Remise 20% 45,00F 179,00F 70,00F 294,00 Prix unitaire net 600,00 60,00 360,00 180,00 600,00 600,00 * 10,00 / 100 = 60,00 600,00 * 60,00 / 100 = 360,00 600,00 * 30,00 / 100 = 180,00 600,00 Montant HT
La remise client est dtermine sur le prix unitaire net du compos et les prix unitaires nets des composants sont dduits de cette valeur ainsi que les remises pratiques sur les composants. Voir le paragraphe Valorisation des documents des ventes dans le manuel de rfrence o des tableaux rsument les diffrentes valorisations possibles des lignes articles nomenclature commerciale.
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Voir le paragraphe Valorisation des documents des ventes dans le manuel de rfrence o des tableaux rsument les diffrentes valorisations possibles des lignes articles nomenclature commerciale.
Soit le mme article SERCAF, Service caf, vendu sous forme de nomenclature commerciale / composant et compos des articles suivants :
Article Cafetire Tasses et sous-tasses Sucrier 1 6 1 Quantit Prix unitaire 350,00 580,00 190,00 20,6 % 5,5 % 20,6 % TVA
Toutes les oprations lies aux articles (mouvements de stock, grilles de remises, tarifs dexception, ruptures de stock) sappliqueront lors de lapparition des lignes dans les pices.
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Valorisation avec rpartition - Articles nomenclature commerciale / composant
De la mme faon que lon peut valoriser les composants dun article nomenclature commerciale / compos, il est possible de valoriser larticle nomenclature commerciale / composant partir des valeurs des diffrents composants. La zone % Rpartition ainsi que le bouton [Rpartition automatique] sont galement disponibles dans un tel article pour prciser le poids de chaque composant dans le prix total de larticle nomenclatur. Ce dernier ntant pas valoris dans les documents de vente, cette rpartition ne sert qu des fins statistiques. Voir le paragraphe Valorisation des documents des ventes dans le manuel de rfrence o des tableaux rsument les diffrentes valorisations possibles des lignes articles nomenclature commerciale.
Larticle THAR, Thire argent, est vendu habituellement avec 6 tasses, 6 sous-tasses et 1 sucrier. Lenregistrement dune ligne de n THAR fera automatiquement apparatre les lignes suivantes n * 6 Tasse n * 6 Sous-tasse n Sucrier. Si le client ne dsire que les thires et les sucriers, les lignes des tasses et sous-tasses pourront tre supprimes.
La zone % Rpartition et le bouton Rpartition automatique ne sont pas disponibles pour les articles lis.
Pour connatre la compatibilit entre articles nomenclature de fabrication, nomenclature commerciale et articles lis, nous renvoyons le lecteur aux explications de la zone Type de nomenclatures et au tableau expos plus haut.
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les articles entrant dans la composition de base de la nomenclature peuvent tre saisis
dans le volet Composition ;
les articles propres un numr de gamme, ou deux dans le cas dune gamme double,
sont saisis dans le volet Composition / Gamme.
Exemple
Soit une bague qui peut tre fournie avec des brillants et une pierre : meraude, rubis ou saphir. Elle se compose : - dune monture : article MONTBAGOR01, - dun ensemble de brillants : article ENSBRILL, - et dune pierre variable suivant le cas : articles EMER001, RUBI001 ou SAPH001. La monture et les brillants seront enregistrs dans le volet Composition et le volet Composition / Gamme servira lenregistrement de chaque article pierre pour lnumr considr.
Toutes les zones de la fentre sont identiques celles du volet Composition dcrit prcdemment. Seules en diffrent les zones suivantes. Cot global unitaire Dans le cas dune nomenclature gamme de produit, le cot global est calcul de la faon suivante :
CGSC + CGSC/G + CGSGO + CGSGO/G Cot global unitaire = -------------------------------------------------------------------------------------------------------Quantit du compos fabriqu
avec :
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CGSC = Cot global standard composition, CGSC/G = Cot global spcifique composition / Gamme, CGSGO = Cot global standard gamme opratoire, CGSGO/G = Cot global spcifique gamme opratoire / Gamme. Ces deux dernires valeurs ne sont prises en compte que dans le cas de nomenclatures de fabrication dans lesquelles des gammes opratoires sont paramtres. Gamme 1 Cette zone liste droulante propose la premire gamme de type Produit affecte larticle nomenclatur. Elle permet, en slectionnant un numr de gamme prcis, de saisir (ou de consulter), dans la liste en dessous, les articles composant la nomenclature pour cet numr. Gamme 2 Cette zone liste droulante napparat que lorsque la nomenclature est deux gammes. Dans ce cas elle propose les numrs de la seconde gamme et, comme pour la zone prcdente, permet de saisir ou de consulter les articles entrant dans la composition de la nomenclature pour les deux numrs de gamme affichs. Le contrle dunicit des composants seffectue entre les volets Composition et Composition / Gammes sur le couple numro dopration + code article composant. Si un mme article composant est enregistr dans les deux volets avec des numros dopration diffrents, il figurera en double dans la nomenclature.
Totaux composants
Les zones de totalisation disposes en dessous de la liste affichent les totaux des colonnes correspondantes des volets Composition et Composition / Gammes .
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Menu Structure
Comptabilit
Structure / Comptabilit
Cette commande permet davoir accs toutes les fonctions concernant la comptabilit. Elle ouvre un menu hirarchique.
Plan comptable, page 444, Plan analytique, page 458, Taux de taxes, page 473, Codes journaux, page 478, Banques, page 489, Modles de rglement, page 499.
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Menu Structure
Plan comptable
Structure / Comptabilit / Plan comptable
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. Prcisons avant toutes choses que le programme Sage Saisie de caisse dcentralise impose lutilisation dun fichier comptable en mme temps que celle du fichier commercial. Ce fichier comptable peut tre cr directement dans ce programme ou bien provenir dun programme Sage Comptabilit. Cliquer sur le bouton [Plan comptable] de la barre doutils Comptabilit pour activer cette commande. La liste des comptes gnraux crs apparat.
La cration, la consultation, la modification, la suppression des comptes comptables seffectuent comme pour toute liste dlments des programmes de la Ligne Sage 100. En outre, la cration des comptes peut tre ralise de faon assiste. Voir ci-dessous. Une colonne prsente une particularit. Type Cette colonne reprsente le type de compte sous la forme dune icne :
Dtail, Total.
Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment (voir Cration dun compte gnral, page 446). Pour crer un compte partir dun compte existant, voir Cration dun compte par duplication, page 445.
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Menu Structure
Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Il nest pas possible de supprimer un compte mouvement sur lexercice en cours ou sur un autre exercice (si vous travaillez sur plusieurs exercices simultanment) ou encore utilis dans une autre commande du menu Structure (par exemple dans les Taux de taxes). Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr dans le volet Prfrences du dossier de lentreprise (commande Fichier / A propos de votre socit). Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Un compte peut tre cr par duplication dun autre. Les zones recopies dans ce cas sont : Nature de compte, Report -nouveau, Type, Saut de page, la Devise ainsi que toutes les botes cocher. Voir la fonction Dupliquer, page 358 du menu Edition sur la duplication.
La zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des comptes :
Numro : les comptes sont classs par ordre croissant de numro. Classement : le tri seffectue dabord sur le contenu de la zone Classement de chaque
fiche compte puis sur son numro sil y a des doublons.
Type : le classement seffectue dabord sur le type du compte (enregistr dans la zone
Type de chaque fiche de compte), dtail puis total, puis sur le numro de compte.
Il est galement possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des comptes lment par lment. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Rechercher un compte
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Il lance la commande Rechercher/Remplacer dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Elle permet d'imprimer un compte ou la liste du plan comptable. Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez le dbut de son numro. Vous pourrez utiliser les premiers caractres du numro de compte en tri par numro ou le dbut du classement en tri par classement. Pour atteindre la fiche dun compte prcis vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Atteindre un compte gnral] de la barre doutils Comptabilit .
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soit avec laide dun assistant qui guide lutilisateur chaque tape de la cration : Assistant de cration dun compte gnral comptable, page 446,
en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste du plan comptable est la fentre active ou en cliquant sur le bouton [Crer un compte gnral] de la barre doutils Comptabilit .
Informations principales
Le premier cran souvrir est destin lenregistrement du numro de compte et de son intitul. Il comporte deux zones seulement, Numro et Intitul et deux cases cocher, dans le cas o aucune information libre na t enregistre pour les comptes gnraux. Voir loption Information libre - Option de lentreprise, page 149 de la fiche de lentreprise.
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Menu Structure
Si des informations libres ont t enregistres pour les comptes gnraux, la fentre de lassistant est diffrente. Les zones renseigner sont les suivantes. Numro Zone destine la saisie du numro du nouveau compte. Si la longueur des comptes est libre, vous pouvez saisir de 3 13 caractres alphanumriques. Si la longueur des comptes est fixe, la saisie est limite au nombre de caractres correspondant cette longueur. Si le numro saisi est plus court, il sera complt par des zros. Si le compte dont vous avez saisi le numro existe dj, un message derreur apparatra la fermeture de lassistant. Le compte gnral XXX existe dj ! [OK] Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques. Valider ce compte et quitter lAssistant Cette case cocher est active par dfaut. Comme sa dsignation lindique, lassistant se refermera aprs cration du compte. Valider ce compte pour en crer un nouveau Cette case cocher permet de crer plusieurs comptes gnraux la suite. Bouton [Annuler] Referme lassistant sans crer de compte. Bouton [Suivant] / [Fin] Ce bouton nest actif que si le numro et lintitul du compte ont t enregistrs. Il peut prendre deux dsignations :
si la case Valider ce compte pour en crer un nouveau est coche, il prend la dsignation [Suivant] ; dans ce cas le compte est cr et lassistant reste ouvert pour le paramtrage dun autre compte.
Dans le cas o des informations libres existent pour les comptes gnraux, le bouton prend toujours la dsignation [Suivant].
Menu Structure la Nature de compte prend une valeur correspondant la racine du compte ; ces natures
sont prcises plus loin sous le titre dcrivant le premier volet de la fiche compte ;
la zone Report nouveau est paramtre sur Aucun sil sagt dun compte de charge ou
de produit (radicaux 6 et 7) ou Solde pour tous les autres ;
Informations libres
Dans le cas o des informations libres auraient t enregistres pour les comptes gnraux, lcran prcdent de lassistant est suivi dun autre dcrit ici.
La liste affiche toutes les informations libres enregistres pour les comptes gnraux. Pour en enregistrer une : 1 . cliquez sur sa ligne ; 2 . saisissez linformation dans la zone en dessous de la liste ; 3 . validez. Pour supprimer une valeur dinformation libre : 1 . slectionnez sa ligne ; 2 . effacez son contenu ; 3 . validez. Il nest pas possible, ce niveau, de supprimer ou dajouter une nouvelle information libre. Ceci doit tre fait dans les options de lentreprise. Les cases Valider ce compte pour en crer un nouveau et Valider ce compte et quitter lAssistant ont t dcrites plus haut ainsi que les boutons du bas de lcran lexception du suivant. Bouton [Prcdent] Permet de revenir la premire fentre de lassistant pour y modifier une information.
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Onglet / Bouton Bloc-notes On accde au Volet Bloc-notes - Compte gnral, page 454 en cliquant sur longlet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Bloc-notes] sur Macintosh. Onglet / Bouton Information libre On accde au Volet Information libre - Compte gnral, page 454 en cliquant sur longlet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Onglet / Bouton Cumuls On accde au Volet Cumuls - Compte gnral, page 455 en cliquant sur longlet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Cumuls] sur Macintosh. Bouton [Fonctions] Ce bouton propose la fonction suivante :
Graphique
Cette fonction permet dimprimer des graphiques partir des valeurs affiches par le volet Cumuls . Pour plus de dtails, voir Gestion des graphiques - Comptes gnraux, page 456. Date de cration Le programme insre automatiquement la date de cration du compte. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
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Les commandes du menu Edition peuvent tre utilises sur le plan des comptes gnraux pour copier, couper et coller le contenu d'une zone de saisie. Les zones recopies lorsqu'un compte est dupliqu sont : Report -nouveau, Compte reporting, Type, Saut de page, la Devise ainsi que toutes les botes cocher.
Un compte gnral est dfini par les zones suivantes. Numro de compte Enregistrer ici le numro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes gnraux ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de compte a t paramtre lors de la cration du dossier comptable. Cette longueur peut tre modifie, si aucun compte nest cr, dans le Volet Initialisation Fiche entreprise, page 75. Si vous dpassez cette longueur, un message davertissement vous prvient quand vous refermez la fentre. La longueur minimale dun compte de type dtail est de 3 caractres numriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Les trois premiers caractres doivent donc obligatoirement tre numriques. Les comptes de totalisation peuvent avoir un numro plus court que celui paramtr en fiche socit. Type Le programme distingue deux types de comptes :
Les comptes de type Dtail : ce sont les comptes classiques servant lenregistrement en
dtail des critures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fentre sont saisissables, lexception des zones Compte reporting et Date de cration. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par cette icne.
Les comptes de type Total : ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de
dtail ayant mme racine. Outre le numro de compte et la dsignation, seules les zones permettant la saisie du code de classement, du saut de lignes ou de page et du nombre de
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Menu Structure
lignes sont disponibles ; toutes les autres sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par cette icne. La slection du type de compte est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun compte dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer.
Exemple
Un enregistrement de type Total peut par exemple tre effectu pour tous les comptes donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA, eux, peuvent tre totaliss sur des comptes enregistrs comme tels. Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Nature de compte La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numro. En fonction de la nature du compte mouvement, le programme ralisera un certain nombre de contrles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du compte mouvement n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature fournisseur sur un journal de ventes) ; l'criture ne sera dans ce cas valide qu'aprs confirmation de l'utilisateur. Report -nouveau Slectionnez le mode de report des soldes de fin de priode mettre en uvre lors des oprations de fin danne :
Aucun : pas de report du solde ou des mouvements dtaills du compte ; choix adapt
aux comptes de charges et de produits ne devant pas tre reports.
Solde : seul le solde du compte est report sur lexercice suivant. Dtail : tous les mouvements non lettrs du compte sont reports en dtail sur lexercice
suivant ; slectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront tre reports en dtail si vous avez pris soin de les lettrer. Compte reporting Cette zone nest pas utilisable dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise. Compte tiers rattach Le programme permet d'associer chaque compte gnral cr, un ou plusieurs comptes de tiers clients ou fournisseurs. Cette association seffectue lors de la cration du compte de tiers. Voir la commande Clients, page 512. Slectionnez le compte souhait partir de la zone liste droulante ditable qui se trouve en dessous de la liste puis validez par la touche ENTRE pour quil saffiche sur la liste des comptes tiers rattachs. Si un seul compte de tiers est rattach, lorsque le compte gnral sera mouvement, le compte de tiers sera automatiquement propos. Si plusieurs comptes de tiers sont rattachs, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement propos lorsque le compte gnral sera mouvement.
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Menu Structure
Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il ne permet ni de voir, ni de modifier, ni de consulter llment slectionn ni de personnaliser la liste.
Code taxe Cette zone permet de slectionner un des codes taxes enregistrs dans la commande Comptabilit / Taux de taxes afin daffecter le taux de taxe correspondant au compte. Laffectation dun code taxe nest pas obligatoire. Si vous affectez un code taxe un compte (en saisie ou en modification), un message apparatra la fermeture de la fentre (ou au changement de volet) lorsque ce compte nest pas mentionn dans la liste des comptes gnraux affects au taux de taxe correspondant. Le compte gnral XXX nest pas rattach la taxe YYY ! Souhaitez-vous effectuer ce rattachement ? [Oui] [Non] Les rponses ont les effets suivants :
[Oui] : le compte gnral est rattach au taux de taxe indiqu et son numro apparatra
dans la liste des comptes affects ce taux.
[Non] : le rattachement est refus, la fentre du compte reste ouverte et lutilisateur doit
modifier le code saisi dans cette zone ou le supprimer. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques) permet dappeler le compte correspondant dans nimporte quelle pice.
Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfonces les touches COMMANDE + OPTION sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un numro de compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les taux de taxes).
Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand-livre des comptes et de la balance. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes / page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Regroupement Si cette case est coche, le dtail des critures enregistres sur le compte pourra, la demande de l'utilisateur, tre regroup sur le grand livre. Saisie analytique Cette option dtermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte. Le programme Sage Saisie de caisse dcentralise ne permettant pas la gestion des plans analytiques, nous renvoyons lutilisateur aux programmes Sage Gestion commerciale ou Sage Comptabilit pour les informations concernant les saisies et ventilations analytiques sur les comptes gnraux. Saisie de l'chance Si cette case est coche, il sera ncessaire de saisir une date dchance lorsque ce compte sera appel dans un journal ou dans une pice comptable. Cette date pourra tre calcule automatiquement si le compte est associ un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de rglements rattaches.
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Saisie de la quantit Cette option autorise ou non la saisie des quantits dans la colonne prvue cet effet en comptabilit. Elle sera exploite lors de la mise jour comptable. Voir le Sous-volet Facturation - Volet Comptable de la fiche entreprise, page 82. Saisie devise Cette zone autorise la saisie en devise sur le compte. Elle permet daffecter, si elle est coche, une devise privilgie au compte considr. La liste droulante qui se trouve la droite de cette zone ouvre la liste des devises enregistres dans les Options de la fiche de lentreprise laquelle est ajoute loption Aucune. Ces deux dernires zones, Saisie de la quantit et Saisie devise, sont, en cration de compte, coches ou non par dfaut. Le tableau ci-dessous rsume le paramtrage par dfaut du programme.
Nature du compte Client Fournisseur Salari Banque Caisse Amortissement / provision Rsultat bilan Charges Produits Rsultat gestion Non Non Non Non Non Non Non Oui Oui Non Saisie de la quantit Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Saisie devise
Lettrage automatique Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande).
Un compte est toujours lettrable manuellement.
Saisie compte tiers Si cette case est coche, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers associ ce compte. Mise en sommeil Si cette option est active, le compte est mis en sommeil. Lutilisation dun compte gnral mis en sommeil dpend de loption Interdire la saisie des donnes mises en sommeil du volet Commercial / Paramtres gnraux de la fonction Fichier / A propos de votre socit, ainsi :
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La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTRE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher/Remplacer, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.
Pour supprimer une information, il suffit de la slectionner et de cliquer sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils Navigation . Vous pouvez galement lafficher sur la zone de saisie et leffacer par la touche ENTRE.
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Menu Structure
En cas de gestion de la norme IFRS, ne sont prises en compte dans ce volet que les critures de types Les deux ou Nationale.
Mouvements dans la devise Cette zone liste droulante affiche les choix suivants :
Tous : (valeur par dfaut) les cumuls sont exprims dans la monnaie de tenue commerciale pour toutes les critures enregistres sur le compte.
Aucun : seules les critures enregistres dans le fichier comptable dont la zone Devise
nest pas renseigne.
Liste des devises telles quelles ont t enregistres dans le volet A propos de votre
socit / Options . Seules les critures enregistres dans la devise slectionne sont cumules.
La fonction Graphique est disponible dans les fiches de comptes gnraux. Elle permet laffichage de graphiques correspondant aux valeurs affiches dans le volet Cumuls . Elle donne accs une premire fentre permettant la slection des valeurs utiliser pour le graphique.
Les valeurs quil est possible dimprimer pour les comptes gnraux sont les suivantes :
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Menu Structure Mouvements dbit, Mouvements crdit, Solde (valeur par dfaut).
Les diffrentes reprsentations graphiques peuvent apparatre sous la forme dhistogrammes, de courbes ou de secteurs. Voir le Manuel de la gamme pour lutilisation, laffichage et limpression des graphiques.
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Plan analytique
Structure / Comptabilit / Plan analytique
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections du plan analytique. Cliquez sur le bouton [Plan analytique] de la barre doutils Comptabilit pour activer cette commande. La liste des sections analytiques saffiche. Le bouton [Crer une section analytique] de la barre doutils Comptabilit donne un accs direct la fentre de saisie dune section analytique. Le bouton [Atteindre une section analytique] de la barre doutils Comptabilit ouvre la fentre de la commande Atteindre en la pr-paramtrant pour la recherche dune section analytique. La liste des sections analytiques prsente les informations suivantes :
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Menu Structure
Lajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou limpression des sections analytiques seffectuent comme dans toutes les listes dlments des programmes Ligne Sage 100. Les sections listes dans la fentre sont celles qui ont t rattaches au plan slectionn dans la zone dispose en bas de la liste. Cette zone liste droulante permet de slectionner le plan analytique souhait. Les plans analytiques sont crs dans loption Plan analytique - Option de lentreprise, page 190. Pour afficher les sections appartenant un autre plan, il suffit de slectionner ce dernier. La gnration automatique des sections analytiques est lance par le bouton [Gnrer] qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre de liste des sections analytiques. Cette fonction sera vue plus loin. Voir Assistant de gnration automatique des sections, page 463.
Le programme conserve la dernire slection effectue : lors de la prochaine ouverture de la fentre Plan analytique, le programme proposera le dernier plan slectionn.
Voir le Manuel de la gamme Il est impossible de supprimer une section analytique rattache :
une criture analytique, un modle de grille, un modle de saisie, un compte gnral, un poste budgtaire (si budget de type Analytique).
Il est possible de crer une section analytique par duplication. Les zones recopies lorsqu'une section est duplique sont : Niveau d'analyse, Plan analytique, Type, Saut de page / ligne et les botes cocher Report -nouveau et Mise en sommeil. Voir la commande Dupliquer dans le manuel de rfrence.
La zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation permet de slectionner le critre de tri appliquer la liste des sections :
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Menu Structure Numro : les sections sont classs par ordre croissant de numro. Classement : le tri seffectue dabord sur le contenu de la zone Classement de chaque
fiche de section puis sur son numro sil y a des doublons.
Type : le classement seffectue dabord sur le type de la section (enregistr dans la zone
Type de chaque fiche de section), dtail puis total, puis sur le numro de section.
Il est galement possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
Enregistrements en sommeil Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre de liste permet de slectionner entre :
Toutes les sections : (valeur par dfaut) toutes les sections sont affiches ; Sections actives : seules les sections dont loption Mise en sommeil nest pas coche
sont affiches ;
Sections mises en sommeil : seules les sections dont loption Mise en sommeil est
coche sont affiches.
La zone Mise en sommeil apparat dans le volet Complment de la fiche de la section.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des sections bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Pour rechercher rapidement une section dans la liste, tapez les premiers caractres de son numro ou de son intitul selon le mode de tri actif. Pour atteindre la fiche dune section prcise vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Atteindre une section analytique] de la barre doutils Comptabilit .
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Menu Structure
Le volet Options permet galement, pour chaque plan analytique, de dfinir la structure des numros des sections qui lui seront rattaches. Ainsi, toutes les sections dun mme plan analytique auront une structure de numro commune. Cette possibilit sera vue plus loin.
Le paramtrage de la structure des numros de section na aucun caractre obligatoire.
Vous pouvez choisir de crer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numros de section dfinie lors de la cration du dossier (et ventuellement modifie dans le volet Initialisation). Voir loption Plan analytique - Option de lentreprise, page 190. En fonction du choix effectu dans le volet Fichier / A propos de votre socit / Options , trois mthodes de cration sont donc possibles :
une cration libre des numros de section, si aucune structure nest dfinie, une cration avec gestion de la structure des numros de section, une cration assiste avec laide dun Assistant de gnration automatique. Paramtrage libre des numros de section
Une section analytique peut tre saisie manuellement en enregistrant les informations dans les diffrents volets de sa fiche. Voir plus loin le titre Section analytique - Dtail de la fiche, page 467 pour connatre les valeurs saisir.
La structure des numros des sections du plan analytique Production par site enregistre par la commande Fichier / A propos de votre socit est la suivante : - les 3 premiers caractres correspondent la Localisation, - les 2 caractres suivants correspondent la Matire premire, - les 2 caractres suivants correspondent au Responsable, - les 3 derniers caractres correspondent au Produit. Les numrs de chacun de ces niveaux ont ensuite t enregistrs :
Localisation 57P Production Metz 69P Production Lyon 75P Productions Paris Matire premire AR Argent OR Or Responsable BR - M. Briant CA - M. Camet Produit BAG - Bague BRA - Bracelet COL - Collier ORF - Orfvrerie
Le numro de toute nouvelle section analytique doit donc correspondre cette structure.
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Lenregistrement dune section analytique doit donc tre ralise comme suit : 1. crez une nouvelle section en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ,
2.
3 . slectionnez le plan analytique, le type de section et les diffrents niveaux de la structure, 4 . cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La section est cre.
Vous pouvez galement vous faire assister, dans cette cration de sections structures par un assistant dont le fonctionnement est dcrit la fin de ce chapitre.
Pour crer automatiquement une section, dans la fiche de section, cliquez sur la fonction Analytique. Une fentre apparat.
Plan analytique Utilisez la zone liste droulante pour slectionner le plan analytique. Si vous slectionnez un plan non structur, les diffrents lments de la structure napparatront pas et la validation de cette fentre vous conduira effectuer une saisie manuelle comme dcrit plus haut. Type Cette zone liste droulante propose :
Dtail ((valeur par dfaut) : la section sera de type dtail, Total : la section sera totalisatrice.
Niveaux Si vous avez slectionn un plan analytique structur, la zone centrale de la fentre se complte avec les intituls des diffrents niveaux paramtrs. Il suffit de slectionner dans chacun deux les informations qui formeront la structure du numro de section. Pour crer une section de type Total, ne slectionnez que les intituls des niveaux sur lesquels des totalisations doivent tre effectues. Lorsque la slection porte sur un niveau qui nest pas le premier, le programme fera automatiquement une totalisation sur tous les lments du ou des niveaux suprieurs.
Exemple
Reprenons lexemple ci-dessus. Nous voulons obtenir une totalisation sur tous les articles en argent produits par Metz. Nous slectionnerons donc 57P au premier niveau et AR au deuxime. Bouton [OK] Ce bouton valide les paramtrages faits et vous ramne au niveau du volet Fiche principale de la section en cours de cration. Vous pouvez refermer classiquement cette fentre pour lenregistrer ou bien annuler pour ne pas la crer.
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Bouton [Annuler] Ne cre aucune section et revient au volet Fiche principale de la section.
tape 1 de lAssistant de gnration automatique des sections, page 463, tape 2 de lAssistant de gnration automatique des sections, page 464, tape 3 de lAssistant de gnration automatique des sections, page 464, tape 4 de lAssistant de gnration automatique des sections - Sections totalisatrices,
page 466.
sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus, sur le bouton [Prcdent] pour revenir dune tape en arrire ou sur le bouton [Annuler] pour linterrompre.
Si le processus est poursuivi, une deuxime fentre souvre.
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Cette fentre vous donne un certain nombre dinformations que nous vous invitons tudier attentivement, les oprations menes sur les fentres suivantes en dpendent. Cliquez maintenant :
sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus, sur le bouton [Prcdent] pour revenir dune tape en arrire ou sur le bouton [Annuler] pour linterrompre.
Une troisime fentre apparat.
Cette fentre a la particularit dapparatre autant de fois que vous avez paramtr de ruptures dans votre plan analytique.
Exemple
La structure donne votre plan analytique comporte : - le dpartement sur 3 caractres, - la matire premire sur 2 caractres, - les initiales du responsable sur 2 caractres, - le type de produit sur 3 caractres.
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La fentre apparatra quatre fois pour le paramtrage des trois lments composant la structure de vos sections. Le contenu de la zone de liste dpend de la position de la zone Slectionner le type de rupture. Slectionner le type de rupture Cette zone liste droulante propose trois choix :
pour en dslectionner un, cliquez sur sa ligne (la coche disparat), pour en r-slectionner un, cliquez nouveau sur sa ligne, la coche rapparat.
Lassistant gnrera uniquement les sections se rapportant aux numrs slectionns.
Exemple
Reprenons lexemple ci-dessus. Nous en sommes au niveau 1 de la structure, cest--dire les sites. Si nous conservons coch un seul site, nous ne pourrons crer que des sections correspondant ce site. Si nous en conservons deux, nous pourrons crer des sections sur ces deux sites et ainsi de suite.
Reprenons lexemple des sites et supposons que nous voulions crer les sections analytiques correspondant aux sites de la couronne parisienne. Nous allons donc saisir de 91 95.
Cette fonction ne cre aucun lment dans la liste des numrs de la structure analytique. Ce processus nest utilisable que sur des caractres numriques. Il nest pas obligatoire de crer les diffrents numrs dans la commande A propos de votre socit. Lintitul des sections se composera de celui du niveau de rupture (dpartement dans notre exemple) suivi de son numro.
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Il nest pas obligatoire de crer les diffrents numrs dans la commande A propos de votre socit. Lintitul des sections reprendra le numro de lincrment gnr. Ce processus nest utilisable que sur des caractres numriques.
Lorsque le paramtrage de la rupture est termin, vous pouvez : 1 . soit cliquer sur le bouton [Suivant] pour passer au paramtrage de la rupture suivante, 2 . soit cliquer sur le bouton [Prcdent] pour revenir au stade prcdent et faire dventuelles modifications, 3 . soit cliquer sur le bouton [Annuler] pour annuler le processus de cration. Lorsque la fentre de lassistant concerne le dernier chelon de rupture, le bouton [Suivant] est remplac par le bouton [Fin]. Si vous cliquez sur ce dernier, vous voyez apparatre dans la liste la ou les sections analytiques ainsi paramtres.
IMPORTANT. Il est ncessaire de faire la distinction entre Enumr, Intervalle et Incrment. Si la slection porte sur Enumr, lintitul doit avoir t saisi au pralable dans la structure (volet Fichier / A propos de votre socit / Options ). Si la slection porte sur Intervalle ou Incrment, cest la valeur numrique gnre qui sera mentionne dans lintitul de la section analytique, quelle ait t enregistre ou non dans la structure.
Boutons Oui / Non La case doption Oui est coche par dfaut, cest--dire que le programme crera des sections analytiques de type total en fonction du paramtrage ralis dans la zone suivante. Si vous cochez Non, aucune section totalisatrice ne sera gnre (mais vous pourrez en crer manuellement). Niveau de rupture Cette zone liste droulante propose tous les niveaux crs dans la structure du plan analytique sauf le dernier. Par dfaut lavant-dernier est slectionn. Cela signifie que le programme crera autant de sections de type Total quil y a de niveaux jusqu celui qui est slectionn (en fonction des slections faites dans les crans prcdents).
Exemple
Supposons un plan analytique Production par site structur de la faon suivante. On a slectionn les niveaux par numrs et demand des totalisations sur tous les niveaux (en slectionnant le
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dernier propos, Responsable.
Niveaux Localisation Intituls& 57P (Metz) 69P (Lyon) 75P (Paris) Matire premire AR (argent) OR (or) Responsable BR (M. Briant) CA (M. Camet) Produit BAG (bague) BRA (bracelet) COL (collier) ORF (orfvrerie) 4 4 4 4 4 4 4 Slections Sections cres 75PARCABAG 75PARCABRA 75PARCACOL 75PARCA 75PAR 75PORCABAG 75PORCABRA 75PORCACOL 75PORCA 75POR 75P Dtail Dtail Dtail Total Total Dtail Dtail Dtail Total Total Total Type
Graphique
Cette fonction permet dimprimer des graphiques partir des valeurs affiches par le volet Cumuls . Pour plus de dtails, voir Gestion des graphiques - Section analytique, page 471 la description des valeurs affichables.
Analytique
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Menu Structure
La fonction Analytique permet de crer automatiquement une nouvelle section conformment la structure de numro dfinie pour le plan analytique. Cette fonction nest disponible que lorsquune structure a t paramtre pour le plan considr. Pour plus de dtails, voir Plans analytiques et structure des numros de section, page 460.
Programmes
Cette fonction permet dexcuter un programme externe. Si aucun programme externe nest paramtr, la fonction est inactive. Pour plus de dtails sur cette fonction, voir le manuel de la gamme. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre. En mode Consultation, le bouton OK n'est pas accessible.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage. Date de cration Le programme insre automatiquement la date de cration de la section.
Numro de section Enregistrez ici le numro de la section, en caractres majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux sections de mme type ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de section a t paramtre lors de la cration du dossier comptable. Cette longueur peut tre modifie, si aucune section nest cre, dans le Volet Initialisation Fiche entreprise, page 75. La longueur minimale dune section de type dtail est de 3 caractres alphanumriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Lorsquune longueur fixe a t paramtre dans la fiche socit, le programme naccepte pas de sections avec un numro plus court sauf sil sagit dune section de type Total (voir zone suivante). Type Le programme distingue deux types de sections :
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Menu Structure les sections de type Dtail : ce sont les sections classiques recevant les montants enregistrs sur les comptes gnraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demande) lors de la saisie des journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Dans la liste du plan analytique, ce type de section est symbolis par cette icne.
les sections de type Total : ce sont les sections servant la totalisation des sections de
dtail ayant mme racine. Seules les zones permettant la saisie du code de classement, du saut de lignes ou de page et du nombre de lignes sont disponibles ; toutes les autres sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Dans la liste du plan analytique, ce type de section est symbolis par cette icne. Un enregistrement de type Total sera effectu pour toutes les sections donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grandlivre analytique. La slection du type de section est obligatoire. La forme de la section tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dune section dj enregistre, il est ncessaire de la supprimer et de la recrer.
La liste du plan analytique peut tre classe selon le type du compte.
Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche de la section. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Niveau d'analyse Cette bote liste droulante affiche la liste des niveaux danalyse enregistrs dans les options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de votre socit). La zone est estompe lorsque la section est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent dintroduire une classification supplmentaire des sections analytiques. Cette classification sera utilise dans les tats analytiques pour regrouper des sections concernant un mme niveau d'analyse en comptabilit. Plan analytique Cette zone liste droulante affiche la liste des plans analytiques enregistrs dans les options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de votre socit). La slection dun des lments de cette liste affectera la section analytique ce plan analytique. Aprs validation de la cration de la section, cette zone devient inaccessible. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques majuscules) permet dappeler la section analytique correspondant dans nimporte quelle pice.
Pour appeler une section en saisie de ventilation : maintenez enfonces les touches COMMANDE + OPTION sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un numro de section.
Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats analytiques. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible.
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Menu Structure
Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Report -nouveau Cette case cocher permet de demander la reprise des critures enregistres sur la section dans le journal des -nouveaux. Cette option sera utilise lors du report des -nouveaux en comptabilit. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvemente. Lors de la saisie, un message vous prviendra que la section nest plus utilisable et interdira la saisie en fonction du paramtrage ralis dans la zone Interdire la saisie des donnes mises en sommeil du volet Fichier / A propos de votre socit / Commercial . Il sera possible, dans les formats de slection, de demander de ne pas imprimer les sections dont l'option est coche.
La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre aprs slection de linformation libre renseigner. Validez ensuite par la touche ENTRE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.
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Menu Structure
Les informations libres de type Valeur calcule sont repres par une icne particulire. Leur mise jour se fait normalement par lintermdiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise jour remplacera la valeur prcdente quelle ait t gnre par calcul ou saisie manuellement. Voir la fonction Lire les informations, page 206. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul nest pas dtruite par cette saisie manuelle. Pour supprimer une information, il suffit de la slectionner et de cliquer sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Vous pouvez galement lafficher dans la zone de saisie, leffacer par la touche SUPPR puis valider.
Les valeurs sont affiches en monnaie de tenue commerciale. Si cette monnaie est diffrente de celle de tenue de la comptabilit, les valeurs affiches sont converties en fonction du cours enregistr dans les devises.
En cas de gestion de la norme IFRS, ne sont prises en compte dans ce volet que les critures de types Les deux ou Nationale.
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Menu Structure
Le bouton [Visualisation dun graphique] est disponible dans les fiches des sections analytiques. Il permet laffichage de graphiques correspondant aux valeurs affiches dans le volet Cumuls . Il donne accs une premire fentre permettant la slection des valeurs utiliser pour le graphique.
Les valeurs quil est possible dimprimer pour les articles et nomenclatures sont les suivantes :
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Menu Structure
Taux de taxes
Structure / Comptabilit / Taux de taxes
Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxes. Cliquez sur le bouton [Liste des taux de taxes] de la barre doutils Comptabilit pour activer cette commande. Cette commande permet daffecter des comptes du plan gnral les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilit.
Lajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou limpression des taux de taxe seffectuent comme dans toutes les listes dlments des programmes Ligne Sage 100. Il nest pas possible de crer un taux de taxe par duplication. Il est impossible de supprimer un taux de taxe :
associ un compte gnral, mentionn dans une ligne dcriture sur un journal comptable.
Les journaux comptables mentionnent le code taxe utilis dans les lignes.
Cette fentre affiche deux colonnes supplmentaires qui sont : Colonne Sens Le sens est repr par une icne :
Dductible : la TVA calcule par ce taux est dductible, Collect : la TVA calcule par ce taux est collecte.
Colonne Code taxe Cette colonne affiche le code taxe affect au taux. Il sert de classement par dfaut. Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn.
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Menu Structure
Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
La zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des taux de taxe :
Code taxe : (valeur par dfaut) les taux sont classs par ordre croissant de numro de
code.
Intitul : le tri seffectue dabord sur le contenu de la zone Intitul de chaque fiche de taux
puis sur son code taxe sil y a des doublons.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des taux bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Lancez la commande Rechercher/Remplacer laide du bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Pour rechercher rapidement un taux dans la liste, tapez les premiers caractres de son numro ou de son intitul selon le mode de tri actif. La fonction Atteindre nest pas utilisable dans ce cas.
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Menu Structure
Le taux de taxe et les comptes associs sont utiliss dans les fiches articles pour automatiser le calcul du montant de la taxe. Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement tre saisies, except les comptes gnraux de rattachement (bas de la fentre). Code taxe Cette information est obligatoire et doit tre unique. Elle sert dsigner le taux de taxe et sera utilise, par exemple, pour affecter le taux un compte gnral. 5 caractres alphanumriques majuscules maximum.
Lors de la conversion dun fichier comptable dune version prcdente, le programme affecte automatiquement des numros aux taux convertis. Ces numros sont de la forme 1, 2, etc. Il appartiendra lutilisateur de les modifier sa convenance. Si vous souhaitez, lors de la conversion dun fichier comptable existant, une codification plus parlante quun simple numro (exemple : D20 pour dductible 20,6 % ou C55 pour collecte 5,5 %), il est ncessaire de faire cette modification dans votre ancien programme avant de lancer la conversion par le programme Sage Maintenance.
Dductible : (valeur par dfaut) le montant calcul de la taxe sera port au dbit, Collect : le montant de la taxe sera port au crdit.
La modification de cette zone est possible ultrieurement. Intitul de la taxe Zone alphanumrique de 35 caractres. Compte taxe Saisissez le numro de compte (13 caractres alphanumriques) sur lequel seront enregistrs les mouvements pour lesquels le taux est utilis. Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le crer lors de la fermeture de la fentre. Le cas chant, la fentre de saisie des comptes vous est alors propose. Il est possible daffecter un mme compte taxe plusieurs taux de taxe. Taux Prcisez la valeur de la taxe correspondant au taux :
Taux % : (valeur par dfaut) la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable. Montant F : la taxe est gale un montant forfaitaire. Quantit U : la taxe est gale au montant unitaire saisi multipli par la valeur de la
colonne Quantit. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantit.
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Menu Structure
Saisissez ensuite la valeur correspondant la slection prcdente : un taux saisi en pour-cent (compris entre 0 et 100), un montant fixe ou un montant unitaire. Type de taxe Slectionnez le type de taxe adquat :
TVA/dbits : TVA sur les dbits, la facturation. TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - dcaissements. TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes. TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC. TP/poids : taxe parafiscale sur poids. TVA/CEE : TVA sur oprations intra communautaires. Surtaxe.
Divers 5. Cette information sert linitialisation des registres de taxes sils sont utiliss. Elle peut galement tre utilise comme critre de slection dans certains tats. Code regroupement Zone destine la saisie, non obligatoire et non unique, dun code de 5 caractres alphanumriques majuscules permettant le regroupement de taxes en gnration dcritures sur les journaux de vente ou dachat. Cette valeur est en relation directe avec la zone suivante. La valeur saisie peut tre modifie. Assujettissement % Permet denregistrer une valeur comprise entre 1 et 100 pour indiquer quelle est la part du prsent taux de taxe lors du regroupement des valeurs sur le code saisi dans la zone prcdente. La valeur 100 est propose par dfaut.
Le programme neffectue aucun contrle sur les diffrents taux dassujettissement saisis. Il appartient lutilisateur de raliser des paramtrages donnant un rsultat de 100 % pour tous les taux de taxes comportant le mme code regroupement.
La valeur saisie dans cette zone est modifiable ultrieurement. Taxe non perue Case cocher permettant de prciser si le taux en cours de paramtrage est non peru (cas des DOM TOM). Dans ce cas la TVA sera calcule au taux mentionn dans la zone adquate mais ne sera pas report dans le total TTC du document.
Lors du transfert comptable d'une facture client, le montant de cette taxe n'est pas pris en compte.
Numro de compte Liste des comptes du plan gnral auxquels ce compte de taxe sera systmatiquement associ. Il est ncessaire d'associer un compte diffrent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent.
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Slectionnez successivement, depuis la zone Numro, les comptes gnraux (comptes de charge, de produit ou dimmobilisation), associs au compte de taxe. Pour saisir ces comptes, tapez leur numro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de transfrer le numro dans la fentre de liste. Les comptes sont automatiquement classs dans lordre croissant.
Pour slectionner rapidement tous les comptes de mme racine, tapez cette dernire puis la touche ENTRE. Le programme propose alors d'intgrer tous les comptes gnraux commenant par a racine saisie . Il est galement possible de transfrer les comptes par glissement.
Le Manuel de la gamme dtaille la manire doprer ces transferts. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
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Codes journaux
Structure / Comptabilit / Codes journaux
Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Elle permet le paramtrage des journaux qui seront utiliss en saisie des critures. On peut accder cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des codes journaux] de la barre d'outils Comptabilit . La liste des codes journaux prsente les informations suivantes :
Lajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou limpression des codes journaux seffectuent comme dans toutes les listes dlments des programmes Ligne Sage 100. En outre, la cration des codes journaux peut seffectuer laide dun assistant. Il nest pas possible de crer un code journal par duplication. Il est impossible de supprimer un code journal :
sur lequel des critures ont t passes, sil est associ un modle dabonnement, sil est mentionn dans une des zones de paramtrage de la commande A propos de votre
socit.
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Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
La zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des codes journaux :
Code : (valeur par dfaut) les codes journaux sont classs par ordre croissant de numro
de code.
Intitul : le tri seffectue sur le contenu de la zone Intitul. Type : le classement seffectue par type de journal avec un classement secondaire sur le
code.
Il est galement possible de modifier lordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant ces critres de tri.
Enregistrements en sommeil Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre de liste permet de slectionner entre :
Tous les codes journaux : (valeur par dfaut) tous les codes journaux sont affichs ; Codes journaux actifs : seuls les codes journaux dont loption Mise en sommeil nest
pas coche sont affichs ;
Codes journaux mis en sommeil : seuls les codes journaux dont loption Mise en sommeil est coche sont affichs.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des codes journaux bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Lancez la commande Rechercher/Remplacer laide du bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Pour rechercher rapidement un code journal dans la liste, tapez les premiers caractres de son numro ou de son intitul selon le mode de tri actif. La fonction Atteindre nest pas utilisable dans ce cas.
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soit avec laide dun assistant qui guide lutilisateur chaque tape de la cration : Assistant de cration dun code journal, page 480,
soit manuellement, en enregistrant les donnes du code journal dans sa fiche : Cration
manuelle dun code journal, page 484. Dans les deux cas, la cration dun code journal seffectue en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste des codes journaux est la fentre active.
Identification du journal
Le premier cran souvrir est destin lenregistrement des informations didentification du code journal.
Menu Structure
Type du journal Zone liste droulante offrant les choix suivants :
Voir plus loin les particularits attaches chaque type de journal. Code Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommand de donner ce code une consonance rappelant la destination du journal. Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres pour lenregistrement obligatoire du titre du journal. Ventilation analytique du journal La case doption Oui (coche par dfaut) autorise les critures sur les sections analytiques pour le journal considr. Bouton [Annuler] Referme lassistant sans crer de compte. Bouton [Suivant] Ce bouton nest actif que si le code et lintitul du code journal ont t enregistrs. Lutilisation de ce bouton est suivie de lapparition dautres fentres de lassistant en fonction du type de journal slectionn.
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Compte de trsorerie Cette zone liste droulante ditable affiche la liste des comptes gnraux enregistrs dans la commande Plan comptable. Il faut y slectionner le compte sur lequel seront passes les critures de contrepartie du journal. Si le compte slectionn nest pas de nature trsorerie, un message de confirmation apparatra. Le compte de trsorerie XXX nest pas de nature Banque ou Caisse. Voulez-vous lutiliser ? [Oui] [Non] Les rponses possibles sont :
[Oui] : le compte slectionn sera affect au code journal, [Non] : la fentre de lassistant reste ouverte pour slectionner un autre compte.
Contrepartie Deux cases doption permettent :
En centralisation en fin de mois : (valeur par dfaut) des contreparties globales (dbitrice et crditrice) de l'ensemble des mouvements saisis sur le journal seront gnres ; le programme leur affecte alors le libell : Centralisation mois de , automatiquement complt du nom de la priode et du quantime de lexercice. Voir lexemple donn plus loin au sujet de la zone Contrepartie chaque ligne. Cette deuxime option sestompe et devient inaccessible en mme temps que la premire se coche par dfaut si loption Sur le compte trsorerie du groupe doptions suivantes est slectionne. Compte de rapprochement Ces trois cases doption offrent les possibilits suivantes :
Sur le compte de trsorerie : la slection dune criture, en rapprochement manuel uniquement, fera apparatre toutes les critures passes sur le compte de trsorerie de ce journal. La slection de cette dernire option rend inutilisable loption En centralisation en fin de mois du groupe doptions prcdentes. Loption En contrepartie des rglements enregistrs est alors coche par dfaut. Bouton Prcdent Permet de revenir la premire fentre de lassistant pour y modifier une information. Les autres boutons ont les rles dcrits plus haut.
Options du journal
Cette fentre de lassistant apparat :
directement la suite de celle didentification du code journal sil est de type autre que
Trsorerie,
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Elle est destine enregistrer les particularits de numrotation des pices.
Les cases cocher de cette fentre peuvent tre estompes si la numrotation des journaux a t dtermine dans le programme Sage 30 ou 100 Comptabilit utilis conjointement avec la Gestion commerciale. Dans ce cas, le paramtrage de la numrotation des journaux suit celui dfini dans la comptabilit.
Les zones complter dans cette fentre sont les suivantes. Numrotation du journal Les cases doptions regroupes sous ce titre dfinissent comment la numrotation des pices sera ralise dans le journal :
Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ; Continue par journal : (valeur par dfaut) le programme numrote automatiquement les
pices, par journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ;
si la case Valider ce code journal et quitter lAssistant est coche, il prend la dsignation [Fin] ; dans ce cas le code journal est cr et lassistant se referme ;
si la case Valider ce code journal pour en crer un nouveau est coche, il prend la
dsignation [Suivant] ; dans ce cas le code journal est cr et lassistant reste ouvert pour le paramtrage dun autre code.
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Les zones qui composent cette fentre ont les rles suivants. Code Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommand de donner ce code une consonance rappelant la destination du journal. Type Slectionnez le type du journal paramtrer. Il est impossible de modifier le type dun journal aprs sa cration. Cette information est obligatoire. Le type du journal dtermine le pr-positionnement automatique du curseur en saisie :
Trsorerie : le curseur se pr-positionne selon le sens du compte : crdit pour les comptes de nature Client et Produits, dbit pour les comptes de nature Fournisseur, Salari et Charges ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par une icne particulire.
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Menu Structure Gnral : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de
nature Amortissement ou Produits ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par une icne particulire.
Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ; Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal ;
il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ;
Dans tous les cas, la saisie du numro de pice reste possible dans les journaux. Saisie analytique Cette option autorise ou non les critures sur les sections analytiques pour le journal considr. Rserv IFRS Cette zone napparat dans la fentre de paramtrage des codes journaux que si la gestion IFRS a t demande. Voir le Volet Initialisation - Fiche entreprise, page 75. Elle permet de prciser si le journal est rserv la saisie des seules critures de type IFRS.
Rappelons que les critures de ce type peuvent tre enregistres soit dans des journaux rservs cette fin soit dans nimporte quel journal en fonction du paramtrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de la socit.
lors de la cration du code journal, aprs cration la condition que le journal concern ne comporte aucune criture de type
Nationale ou Les deux. Sil existe au moins une criture de ce type, un message derreur vous prviendra que cette modification est impossible. Cette case peut tre dcoche :
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Menu Structure si le journal comporte des critures et si loption Saisie IFRS du volet Fichier / A propos
de votre socit / Initialisation est paramtre sur Tous types de journaux. Si ce nest pas le cas, un message derreur vous prviendra de cette impossibilit. Il nest pas possible denregistrer dcritures de types Les deux ou Nationale dans un journal rserv IFRS. Compte de trsorerie Cette zone nest active (non estompe) que si le journal est de type Gnral, Situation ou Trsorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Slectionnez, sur la liste des comptes gnraux (comptes de dtail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistre. Vous pouvez galement saisir le numro de compte directement sur la zone. Sil nexiste pas, le programme proposera sa cration la fermeture de la fentre Code journal . Hormis les journaux de type Trsorerie pour lesquels l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne dsirez pas bnficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. Contrepartie chaque ligne Cette option nest active que lorsque le journal en question est de type Trsorerie. Elle dtermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseign zone prcdente) :
pour obtenir une contrepartie globale (dbit et crdit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la pice, ne cochez pas cette case ; le programme leur affecte le libell Centralisation mois de , automatiquement complt du nom de la priode et du quantime de lexercice ;
pour obtenir une criture automatique de contrepartie aprs chaque saisie de ligne,
demandez une contrepartie chaque ligne.
Exemple
Vous avez enregistr le compte 5310000 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. Vous enregistrez une livraison contre remboursement en la dbitant du compte 602100. Lors de la passation comptable de cette pice, il ne vous est pas ncessaire de porter cette somme au crdit (dpense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immdiatement sur une ligne particulire qui sera gnre par action sur la touche TABULATION. Si en cours de saisie, vous dcidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement pour les priodes non mouvementes. Dans le cas de la gestion IFRS, il est conseill de paramtrer une contrepartie chaque ligne pour viter les dsquilibres en exportation de donnes. En effet, les journaux de type IFRS gnrent des critures de contrepartie du mme type IFRS. Par contre, dans le cas o la gestion IFRS est paramtre sur Tous les journaux, des lignes de saisie peuvent tre types Nationale mais les lignes de contrepartie mensuelles sont systmatiquement types Les deux.
Exemple
Les critures suivantes ont t portes sur un journal de trsorerie avec contrepartie mensuelle sur le compte 5125 et une saisie IFRS paramtre sur Tous les journaux :
Compte gnral 4010000 4010000 5125 Norme Nationale Nationale Les deux Dbit 1000.00 200.00 1200.00 Crdit
Lors de lexportation de la balance la norme IFRS (en fait IFRS + Les deux), lcriture sur le compte 5125 sera bien prise en compte mais pas celles du compte 4010000 do une balance
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dsquilibre. Si une contrepartie chaque ligne est demande, nous obtiendrons :
Compte gnral 4010000 5125 4010000 5125 Norme Nationale Nationale Nationale Nationale 200.00 200.00 Dbit 1000.00 1000.00 Crdit
et aucun dsquilibre ne sera constat lexportation IFRS (les lignes la norme Nationale ne seront pas exportes dans ce cas). Rapprochement Cette zone liste droulante nest active que si loption Contrepartie chaque ligne est coche. Dans ce cas elle offre les choix suivants :
Aucun : (valeur par dfaut) aucun rapprochement ne pourra tre effectu sur les critures
du journal, ni manuellement, ni automatiquement. Utile dans le cas des journaux de caisse.
Contrepartie : identique au fonctionnement actuel : le rapprochement seffectue sur lcriture de contrepartie qui a t obligatoirement enregistre.
Trsorerie : la slection dune criture, en rapprochement manuel uniquement, fera apparatre toutes les critures passes sur le compte de trsorerie de ce journal. Ce type de rapprochement implique la gestion de la contrepartie chaque ligne.
Cette option tant paramtrable dans le programme Sage Saisie de caisse dcentralise mais destine au seul programme Sage 100 Comptabilit, veuillez vous reporter au manuel de rfrence de ce dernier pour de plus amples explications.
Rglement dfinitif Case cocher permettant de signaler que le code journal de trsorerie correspondant est destin la saisie des rglements dfinitifs rellement enregistrs en banque lorsque le processus de comptabilisation fait passer le rglement par diffrents stades avant remise dfinitive en banque.
Exemple
Cas des effets de commerce qui peuvent tre : - remis lencaissement dans un premier temps : le journal de trsorerie utilis dans ce cas nest pas un journal rglement dfinitif, - remis en banque dans un deuxime temps : le journal de trsorerie utilis dans ce cas est un journal rglement dfinitif. Lors de la mise jour comptable sur les journaux de ce type, le programme mettra jour automatiquement certaines informations des critures comptables (statut, montant rgl, date de dernier rglement). Mise en sommeil Cette case cocher permet, si elle est coche de mettre le journal en sommeil. Il ne sera plus possible dy effectuer les oprations suivantes sans quun message davertissement ne saffiche :
saisie des critures (y compris toutes les fonctions automatiques de gnration dcritures
: ajustement lettrage, critures dabonnement, rapprochement, etc.),
Menu Structure
Le message davertissement nest pas bloquant et il est possible de passer outre en fonction du paramtrage ralis dans la zone Interdire la saisie des donnes mises en sommeil du volet Fichier / A propos de votre socit / Commercial . Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
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Menu Structure
Banques
Structure / Comptabilit / Banques
Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les coordonnes des diffrents tablissements bancaires de la socit. Cliquez sur le bouton [Liste des banques] de la barre doutils Comptabilit pour activer cette commande.
Lajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou limpression des banques seffectuent comme dans toutes les listes dlments des programmes Ligne Sage 100. Il nest pas possible de crer une banque par duplication. Il est impossible de supprimer une banque si elle comporte des extraits bancaires.
Programmes
Cette fonction permet dexcuter un programme externe. Si aucun programme externe nest paramtr, la fonction est inactive. Pour plus de dtails sur cette fonction, voir le manuel de la gamme. Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn.
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Menu Structure
Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des banques bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Lancez la commande Rechercher/Remplacer laide du bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Pour rechercher rapidement une banque dans la liste, tapez les premiers caractres de son intitul. La fonction Atteindre nest pas utilisable dans ce cas.
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Menu Structure
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
Abrg 17 caractres alphanumriques sont disponibles pour enregistrer un code abrg significatif qui sera utilis dans la commande Saisie des rglements. La saisie de l'abrg est obligatoire et cet abrg doit tre unique. Code BIC Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de ltablissement). Ce code est repris dans la fentre Banque . Les modifications qui pourraient y tre faites seront reportes dans cette zone. Le code BIC doit respecter une longueur, de 8 ou de 11 caractres. Si le champ saisi est diffrent de 8 ou 11 caractres, le message non bloquant suivant doit apparatre : La longueur du code BIC doit tre compose de 8 ou de 11 caractres. Confirmez-vous la saisie ? . Si la longueur est respecte, l'application contrle la structure du code BIC. Le format du code BIC est le suivant : BBBBPPAASSS
BBBB est l'identifiant de l'tablissement financier PP correspond au code pays ISO AA correspond au code localisation. Ce code permet une identification de la localisation
de l'institution. (Ville, tat.)
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Menu Structure
Intitul Nom de la banque (35 caractres alphanumriques). Contact Personne contacter (zone de 35 caractres). Adresse Coordonnes compltes de la banque composes de :
son adresse (35 caractres), un ventuel complment (35 caractres), son code postal (9 caractres alphanumriques), la ville ou bureau distributeur (35 caractres), la rgion et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractres alphanumriques).
Tlcommunication
Tlphone Zone permettant denregistrer le numro de tlphone principal de la banque. 21 caractres alphanumriques. Tlcopie Zone permettant denregistrer le numro de tlcopie principal de la banque. 21 caractres alphanumriques. E-mail Zone permettant de saisir ladresse e-mail de la banque ou de votre principal contact. 69 caractres alphanumriques. Si aucune adresse e-mail nest indique, il faudra saisir une telle adresse ou la slectionner dans le carnet dadresse du programme de messagerie. Site Zone permettant de saisir ladresse du site Internet de la banque. 69 caractres alphanumriques.
Il est ncessaire de taper ladresse complte. La mention du protocole nest pas obligatoire. Exemple
Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr. Les dsignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie prsent sur votre poste et denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site Internet correspondant par lintermdiaire du navigateur install sur le poste. Si aucun site na t enregistr, le programme de navigation est lanc avec connexion au site paramtr par dfaut.
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Menu Structure
Liste des contacts La zone de liste prsente tous les contacts dj enregistrs. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de lcran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation .
Cette liste possde un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn et Personnaliser la liste sont indisponibles.
Nom : 35 caractres alphanumriques, Prnom : 35 caractres alphanumriques, Service : zone liste droulante permettant de slectionner un des services enregistrs
dans loption Service contact de la fonction A propos de votre socit,
Type contact : Liste droulante non ditable proposant la liste des types de contact cre
dans Fichier / A propos de votre socit / Options / Type contact.
Tlcommunication
Tlphone : 21 caractres alphanumriques, Portable : 21 caractres alphanumriques pour le numro du tlphone portable,
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Menu Structure Tlcopie : 21 caractres alphanumriques, E-mail : 69 caractres alphanumriques pour lenregistrement de ladresse mail du contact. La dsignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie prsent sur votre poste et denvoyer un message ladresse indique. Si aucune adresse E-mail nest indique, il faudra saisir une telle adresse ou la slectionner dans le carnet dadresse du programme de messagerie.
Cette fentre prend diffrents aspects en fonction de la slection faite dans la zone Structure. Voir loption Structure banque - Option de lentreprise, page 199. Liste des comptes La zone de liste prsente tous les comptes bancaires possds dans la banque slectionne. Pour ajouter un compte : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de lcran et validez. Pour consulter ou modifier un compte : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un compte : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation . Un compte bancaire ne peut tre supprim si des extraits lui sont rattachs.
Cette liste possde un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn et Personnaliser la liste sont indisponibles.
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Menu Structure
Abrg Cette zone sert la saisie dun code de 5 caractres alphanumriques majuscules qui servira identifier chaque compte bancaire dans diffrentes fonctions comme par exemple les modles de mise en page. Cette saisie est obligatoire et chaque code doit tre unique non seulement pour la banque mais aussi pour chaque compte.
Lors de la conversion des fichiers de versions prcdentes, le programme affectera chaque compte bancaire les trois premiers caractres de labrg de la banque auxquels il ajoutera un numro dordre 1, 2, etc. Exemple
Si la banque avait labrg BEU et comportait deux comptes, ces comptes porteront les abrgs BEU1 et BEU2. Pays Liste droulante permettant de slectionner le pays de lagence bancaire. La liste des pays est paramtrable dans Fichier / A propos de votre socit / Options / Pays. Devise Liste droulante permettant de slectionner la devise dans laquelle le compte bancaire est tenu. Par dfaut, cest la monnaie de tenue de comptabilit dfinie dans le volet Initialisation de la commande A propos de votre socit qui est propose. Devise Zone liste droulante permettant de slectionner la devise dans laquelle le compte bancaire est tenu. Par dfaut, cest la monnaie de tenue de comptabilit dfinie dans le volet Initialisation de la commande A propos de... qui est propose. Code ISO Le code ISO de la devise saffiche automatiquement (sil a t enregistr) en fonction de la devise slectionne dans la zone prcdente. Le programme vrifie que le code ISO de la devise enregistre ici correspond bien au R.I.B. qui sera enregistr dans les zones qui suivent ( lexception de la cl). Code BIC Identifiant international de ltablissement de 11 caractres alphanumriques. Le programme reprend la valeur saisie dans le volet Identification de la fiche banque. Cette valeur peut tre modifie. Pour plus de prcision, voir Code BIC, page 491 Bouton [Coordonnes de lagence] Ce bouton permet douvrir la fentre permettant de renseigner les coordonnes de lagence. Voir la description de cette fentre sous le titre Coordonnes de lagence, page 497. Structure Zone liste droulante permettant de slectionner une des quatre structures de comptes que le programme peut grer :
Locale (valeur par dfaut) pour une banque situe sur le territoire national, Autre pour une banque situe en dehors du territoire national, BBAN : structure de compte de 34 caractres alphanumriques majuscules qui remplace
le code BIN des versions prcdentes du programme,
IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens
de paiement.
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Cette option permet dattribuer au RIB de la banque la structure prtablie dans loption Fichier / A propos de votre socit / Options / Structure banque. Voir loption Structure banque - Option de lentreprise, page 199.
Code banque Zone destine la saisie du code de la banque dont relve le compte. La longueur de cette zone ainsi que des trois suivantes est dtermine dans loption Structure banque de la fiche de lentreprise. Cette zone autorise la saisie de caractres alphanumriques.
La zone Contrle de la cl de loption Fichier / A propos de votre socit / Options / Structure banque permet un contrle de cohrence de la cl du RIB. Ce contrle ne peut tre effectu que si la prsente zone ne contient que des valeurs numriques. Lors d'une utilisation de la gestion commerciale ncessitant la saisie de caractres alphanumriques dans cette zone, l'option Contrle de la cl ne devra pas tre coche pour le type de structure banque correspondant. Si cette mesure nest pas respecte, un message indiquant que la cl RIB est incorrecte sera systmatiquement affich la validation du RIB. Si le paramtrage de cette zone dans loption Structure banque indique 0 comme nombre de caractres, la zone est inaccessible.
Un contrle est effectu sur le type de caractres saisis. Des caractres alphabtiques, par exemple, ne peuvent pas tre saisis pour des zones de type Numrique. La longueur des codes est limite en fonction du paramtrage des banques : rsidentes, trangres, IBAN ou BBAN, qui est effectu dans loption Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques rsidentes ou trangres, reportez-vous loption Structure banque - Option de lentreprise, page 199.
Pour une banque locale ou trangre, renseignez les zones comme suit :
Code banque : vous disposez de 5 14 caractres numriques pour saisir le code de l'agence dont relve le compte du tiers. Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractres numriques pour saisir le code guichet dont relve le compte du tiers. Numro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractres alphanumriques pour saisir le numro de compte dont relve le compte du tiers. Cl : Elle est saisie sur 2 caractres numriques. Le programme effectue le contrle de la validit de cette cl. Si vous nen tes pas sr, ne saisissez rien dans la zone cl car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrle s'effectue uniquement si la zone Contrle de la cl de loption Fichier / A propos de votre socit / Options / Structure banque est positionne sur la valeur France. De la mme manire, il ny a aucun contrle de la cl si la case Structure EDI a t coche dans cette mme option.
Si aucune valeur de cl RIB nest saisie, la validation du RIB, le message suivant saffiche : La cl RIB nest pas renseigne. La cohrence de la structure de lIBAN ne pourra pas tre assure. Confirmezvous la saisie ? . Cliquer sur Oui pour valider le RIB sans cl. Loption Calcul automatique de lIBAN se dsactive. Cliquer sur Non pour ne pas valider le RIB, le curseur se positionne par dfaut sur la zone Cl. Si le contrle de la cl est positionn sur Aucun ( dans Fichier / A propos de / Options / Structure banque ), il n'existe pas de contrle sur un champ de cl RIB vide. Lors de la saisie de RIB de structure locale ou autre, si le contrle de cl est positionne sur France dans le menu Fichier / A propos de / option / Structure banque, lapplication complte les zones par des zros, si la saisie est incomplte.
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Si le nombre de caractres saisis sur le RIB est incomplet, le calcul de lIBAN qui en dcoule est erron ce qui peut bloquer lintgration des extraits de compte.
Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractres et dune zone de 2. Renseignez les zones comme suit : - Code pays + Cl de contrle : vous disposez de 2 caractres numriques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractres pour la cl. - Numro de RIB : 30 caractres (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numro au format Local. Des contrles sont effectus par le programme et gnreront des messages derreur si : - la cl ne correspond pas au numro IBAN ; - les deux premiers caractres de lIBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays slectionn ; - le numro de RIB inclus dans lIBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
La gestion de lIBAN est utilise dans le cadre des virements internationaux grs par le programme Sage 100 Moyens de paiement.
Calcul automatique de lIBAN Si cette option est active, le programme dtermine automatiquement lIBAN. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractres et 1 de 2. Si lIBAN a dj t saisi dans le volet R.I.B. de la banque considre, il sera report dans ces zones mais ne sera pas modifiable.
LIBAN nest pas dtermin automatiquement par le programme mais doit tre saisi par lutilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevs didentit bancaire) sauf si loption Calcul automatique de lIBAN est coche. Les modifications apportes dans cette fentre doivent tre valides en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRE les informations sur la banque dans le volet R.I.B. .
Compte intra-groupe Slectionner cette option pour dfinir le compte bancaire comme un compte intra-groupe. La slection de cette option dsactive la zone infrieure Journal. Journal Slectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrs les mouvements du compte. Le programme propose les codes journaux de type Trsorerie. Il est possible daffecter un journal de trsorerie rserv IFRS sils sont utiliss. Commentaire Zone de saisie libre de 69 caractres.
Coordonnes de lagence
Cette fentre souvre en cliquant sur le bouton [Coordonnes de lagence] aprs slection dune banque dans la liste des banques de la socit. La fentre Coordonnes de lagence permet de saisir les coordonnes de lagence bancaire dans les zones suivantes :
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Menu Structure
Modles de rglement
Structure / Comptabilit / Modles de rglement
Cette commande permet de pr-enregistrer l'ensemble des modalits de rglement gnralement pratiques par votre socit. Cliquez sur le bouton [Liste des modles de rglement] de la barre doutils Comptabilit pour activer cette commande. Un modle de rglement peut tre appliqu un compte de tiers client (dans le volet Complment de sa fiche) afin que la gestion des rglements soit automatise.
Il nest pas possible de crer un modle de rglement par duplication. Lajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou limpression des modles de rglement seffectuent comme dans toutes les listes dlments des programmes Ligne Sage 100. Il est possible de supprimer un modle de rglement tout moment.
Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
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Les modles de rglement ne peuvent tre classes que sur leur intitul.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des modles de rglement bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . Pour rechercher rapidement un modle de rglement dans la liste, tapez les premiers caractres de son intitul. La fonction Atteindre nest pas utilisable dans ce cas.
Intitul La saisie de l'intitul d'un modle de rglement est obligatoire ; il est compos de 35 caractres alphanumriques. La partie infrieure de la fentre permet d'enregistrer le dtail des modalits de rglement. Les slections sont ralises partir des zones situes en bas de la fentre. Pourcentage / Equilibre / Montant Slectionnez le mode de saisie de chaque montant de rpartition.
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Menu Structure
Equilibre : le programme solde le montant total du mouvement sur la ligne. Dans la partie centrale de la fentre, le programme indique ce type de choix par une balance en dbut de ligne. Une ligne d'quilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernire est calcule automatiquement par le programme.
Montant : le montant affect la ligne du modle de rglement est fixe ; il est saisi sur la
zone suivante. Dans la partie centrale de la fentre, le programme indique ce type de choix par le symbole F. Une ligne de modle de rglement correspond un mode de rglement et une chance. Jour Indiquez le nombre de jours de "battement" respecter entre la date de la pice gnratrice du paiement (facture) et la date de premier versement du rglement (premire chance). Condition Le programme se servira de cette condition pour dterminer la date de dpart du calcul de l'chance :
Jour net : le programme prend comme date de rfrence la date de l'criture (la facture)
et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et annes ; si un jour de tombe est enregistr (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte.
Exemple
Le client rgle 60 jours nets. Date d'criture : 10/01/NDate d'chance : 11/03/N. Le client rgle 60 jours nets le 25. Date d'criture : 10/01/NDate d'chance : 25/03/N.
Fin de mois civil : le programme calcule l'chance partir de la fin du mois de la facture
conformment au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la rgle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombe est enregistr (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte.
Exemple
Le client rgle 60 jours fin de mois civil. Date d'criture : 10/01/N Calcul effectu par le programme : Date d'criture : Date de dbut de calcul de l'chance : Nombre de jours : Echance : Echance fin de mois : Le client rgle 60 jours fin de mois le 10. Date d'criture : 10/01/N Calcul effectu par le programme : Date d'criture : Date de dbut de calcul de l'chance : Nombre de jours : Echance fin de mois : Tombe :
Date d'chance : 31/03/N. 10/01/N. 31/01/N. 60 (2 mois) Mars. 31/03/N. Date d'chance : 10/04/N. 10/01/N. 31/01/N. 60 (2 mois) 31/03/N. 10/04/N.
Date d'criture :
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10/01/N.
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Date de dbut : 10/01/N. Nombre de jours : 60 Si le client rgle 60 jours fin de mois : Echance intermdiaire : 11/03/N. Date d'chance : 31/03/N. Si le client rgle 60 jours fin de mois le 10 : Echance de fin de mois : 31/03/N Tombe : 10/04/N. Le Indiquez sur cette zone le jour de tombe du rglement : jour prcis saisi manuellement. Vous pouvez enregistrer jusqu 6 jours de tombe (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme JJ,JJ,JJ,JJ,JJ,JJ. Si la zone reste vide, le programme calcule la date de tombe en fonction du nombre de jours de "battement" et la condition. Mode de rglement Slectionnez le mode de rglement utilis pour la ligne du modle (chance). Les diffrents modes de rglement proposs sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options.
Exemple
Soit le Modle de rglement : Chque 30 jours fin de mois - Type : Equilibre - Nombre de jours de battement : 30 jours - Condition : Fin de mois civil - Mode de rglement : Chque Cas 1 : Facture de 20000 euros le 15 janvier L'chance correspond au montant de la facture (Equilibre). La date de dpart du calcul de l'chance n'est pas la date de facture mais la fin du mois civil en cours, soit le 31 janvier. Le rglement interviendra le 28 fvrier. Le rglement sera effectu par chque. Cas 2 : Facture de 20000 euros le 31 janvier L'chance correspond au montant de la facture (Equilibre). La date de dpart du calcul de l'chance n'est pas la date de facture mais la fin du mois civil en cours, soit le 31 janvier. Le rglement interviendra le 28 fvrier. Le rglement sera effectu par chque. Bouton [OK] Utiliser ce bouton pour valider le paramtrage et fermer la fentre.
Laction de cliquer sur le bouton est identique laction de cliquer sur le bouton OK.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
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Menu Structure
Codes affaires
Structure / Codes affaires
Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les codes affaires. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des codes affaires] de la barre doutils Comptabilit . Si aucun plan analytique na t affect aux affaires, un message davertissement apparatra au lancement de cette fonction. Il ny a pas de plan analytique affaires ! [OK] Laffectation dun plan analytique aux affaires seffectue dans loption Plan analytique - Option de lentreprise, page 190.
La cration, la consultation, la modification, la recherche, limpression ou la suppression des codes affaires seffectuent comme dans toute liste des programmes Sage. Voir le Manuel de la gamme sur ces points. Les codes affaires sont, en fait, des sections analytiques appartenant au plan analytique qui a t affect au Plan analytique affaires en cochant la case ce nom dans loption Plan analytique du volet Fichier / A propos de votre socit / Options. Il ne peut y avoir quun seul plan analytique affect aux affaires. Les codes affaires ne sont pas structurs par plans analytiques mais apparaissent tous dans une mme liste suivant le classement en vigueur. Bouton [Ouvrir] Utiliser ce bouton pour voir / modifier llment slectionn. Bouton [Nouveau] Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel lment. Bouton [Supprimer] Utiliser ce bouton pour supprimer llment slectionn. Il est impossible de supprimer un code affaire :
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Menu Structure
pour lequel des mouvements ont t enregistrs dans le fichier comptable ouvert en ligne, sil est affect un tiers, sil est utilis dans un document (en-tte ou ligne), sil est utilis dans une rpartition analytique, sil est utilis dans un poste budgtaire, sil est utilis dans un modle de saisie analytique.
Une confirmation vous est demande avant toute suppression (si vous lavez paramtre dans la commande Fentre / Prfrences). Bouton [Fermer] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre.
Le classement de la liste des codes affaires est dfini dans la zone Tri de la barre doutils Navigation :
sur le Numro de code (par dfaut), sur la zone Abrg de la fiche, sur le Type.
Cette liste peut tre personnalise (voir plus loin). Colonne Type Le type de code affaire est symbolis par une icne :
Dtail, Total.
Enregistrements en sommeil Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre de liste permet de slectionner entre :
Toutes les sections : (valeur par dfaut) tous les codes affaires sont affichs ; Sections actives : seuls les codes affaires dont loption Mise en sommeil nest pas
coche sont affichs ;
Sections mises en sommeil : seuls les codes affaires dont loption Mise en sommeil est
coche sont affichs.
La zone Mise en sommeil apparat dans le volet Fiche principale de la fiche du code affaire.
Dfilement de la liste
Les boutons [Prcdent] et [Suivant] de la barre d'outils Navigation permettent de faire dfiler la liste des codes affaires bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.
Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils Navigation . Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme . On peut aussi rechercher un code affaire en cliquant sur le bouton [Atteindre un code affaire] de la barre doutils Comptabilit .
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Menu Structure
Pour slectionner rapidement un code affaire, tapez simplement les premiers caractres de llment.
Dune part, il est important de saisir les caractres exactement comme ils ont t enregistrs pour llment recherch, dautre part, le radical tap doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramtr sur la barre doutils Navigation.
La fonction Atteindre permet de rechercher un code affaire sur le code ou sur lintitul.
Graphiques
Ce bouton permet dimprimer des graphiques partir des valeurs affiches par le volet Statistiques . Voir dans ce volet la description des valeurs affichables.
Cette fonction peut tre directement accessibles par un bouton ajout droite du bouton [Fonctions]. Laffichage des boutons est personnalisable, voir le Manuel de la gamme.
Bouton [Annuler] Utiliser ce bouton pour fermer la fentre sans valider le paramtrage.
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Menu Structure
Date de cration Le programme ajoute automatiquement la date de cration du code affaire.
Numro daffaire Enregistrez ici le numro du code affaire, en caractres majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux codes de mme type ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de codes a t paramtre lors de la cration du dossier comptable (mme paramtrage que celui des sections analytiques).
Cette longueur peut tre modifie, si aucun code affaire ni aucune section analytique nont t crs, dans le volet Fichier / A propos de... / Initialisation .
La longueur minimale dune section de type Dtail est de 3 caractres alphanumriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Le programme naccepte pas de codes avec un numro plus court que celui paramtr dans la fiche socit, sauf sil sagit dun code de type Total (voir zone suivante). Type Le programme distingue deux types de codes affaires :
Les codes de type Dtail : ce sont les codes ou sections classiques recevant les montants
enregistrs sur les comptes gnraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demande) lors des mises jour comptables. Pour ce type de section, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Dans la liste des codes affaires, ce type de code est symbolis par cette icne.
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Menu Structure Les codes de type Total : ce sont les codes ou sections servant la totalisation des codes
de dtail ayant mme racine. Seules les zones Classement, Saut de lignes ou de page et Nombre de lignes sont disponibles ; toutes les autres sont estompes et inaccessibles. Dans la liste des codes affaires, ce type de code est symbolis par cette icne. Un enregistrement de type Total sera effectu pour tous les codes affaires donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-livre analytique. La slection du type de code est obligatoire. La forme du code tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun code dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Abrg Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche du code affaire. Par dfaut, cette zone reprend les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques majuscules) permet dappeler le code affaire correspondant. Les indications des touches mentionnes ct du titre de la zone ne doivent pas tre saisies lors de la cration du raccourci.
Pour appeler un code affaire en saisie de pice : maintenez enfonces les touches CTRL + MAJUSCULE sous Windows ou Commande + Option sur Macintosh et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit se trouver dans une zone de saisie d'un numro de code affaire.
Cette zone nest pas accessible dans les codes de type Total. Domaine Zone liste droulante offrant les choix suivants :
Les deux : (valeur par dfaut) ce code affaire sera utilis la fois dans le cadre des ventes et dans celui des achats. Le calcul de la ralisation seffectue par la diffrence entre le CA sur les ventes et le CA sur les achats.
Ventes : ce code affaire nest utilis que pour les ventes. Dans ce cas, le calcul de la ralisation seffectue sur la diffrence entre le CA sur les ventes et le PR global des lignes de vente.
Achats : ce code affaire nest utilis que pour les achats. Dans ce cas, la dtermination de
la ralisation seffectue sur la diffrence entre lobjectif CA achat et le chiffre daffaire des achats. Niveau d'analyse Cette zone liste droulante affiche la liste des niveaux danalyse enregistrs dans les Options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de...). La zone est estompe lorsque le code affaire est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent dintroduire une classification supplmentaire des sections analytiques et donc des codes affaires. Cette classification sera utilise dans les tats analytiques pour regrouper des codes concernant un mme niveau d'analyse. Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats analytiques. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre sestompe et devient par consquent inaccessible.
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Menu Structure
Nbre (Nombre de lignes) Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Comptes tiers rattachs Cette liste permet dassocier des tiers (en fonction de la slection faite dans la zone Domaine) au prsent code affaire. De cette manire, le code affaire sera mentionn systmatiquement dans len-tte des pices destines aux tiers mentionns dans la liste. Cette liste peut ne pas tre renseigne et laffectation dun code affaire tre ralise dans chaque pice. Dans ce cas, le tiers ne sera pas associ au code affaire.
Cette affectation dun tiers un code affaire peut seffectuer galement dans la fiche du tiers o une zone est destine cette fin. Dans ce cas le nom du tiers sera automatiquement report dans cette liste.
Un mme tiers ne peut tre associ plus dun code affaire. Un message davertissement vous en prviendra si le cas se prsente. Cette zone nest pas utilisable dans les codes affaires de type Total. Pour associer un tiers vous pouvez :
saisir son numro dans la zone liste droulante dispose en dessous de la liste puis valider. La liste qui souvre prsente les clients et les fournisseurs quelle que soit la valeur enregistre dans la zone Domaine.
faire glisser une ligne de tiers depuis la liste des clients ou celle des fournisseurs.
Voir le Manuel de la gamme pour la fonction glisser / dposer. A partir de cette liste on peut :
ouvrir la fiche du tiers par un double-clic sur sa ligne ou lutilisation des boutons [Consulter] ou [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation ;
supprimer un tiers en slectionnant sa ligne puis en utilisant le bouton [Supprimer] de la barre doutils Navigation ; commande Ajouter un nouvel lment cre un nouveau code affaire).
ouvrir un menu contextuel (la commande Personnaliser la liste nest pas disponible et la
Report -nouveau Cette case cocher permet de demander la reprise des critures enregistres sur le code affaire dans le journal des -nouveaux. Pour les codes affaires pour lesquels le report -nouveau est demand, lors d'un changement d'exercice, le programme passera 2 critures sur les comptes "pivots" : compte de charges et compte de produits et un dtail des codes pour lesquels l'option est coche. Les comptes "pivots" sont dfinis au moment de la gnration du report des -nouveaux en comptabilit. Cette zone nest pas accessible dans les codes de type Total. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que le code affaire correspondant ne soit plus mouvement. Lors de la saisie, un message vous prviendra que le code a t mis en sommeil. Il sera nanmoins possible de lutiliser en fonction du paramtrage ralis dans la zone Interdire la saisie des donnes mises en sommeil du volet Fichier / A propos de votre socit / Commercial . Il sera galement possible, dans les formats de slection, de demander de ne pas imprimer les codes dont cette option est coche. Cette zone nest pas accessible dans les codes de type Total.
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La saisie des informations libres est effectue dans la zone affiche en bas de la fentre aprs slection de linformation libre renseigner. Validez ensuite par la touche ENTRE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.
Les informations libres de type Valeur calcule sont repres par une icne particulire. Leur mise jour se fait normalement par lintermdiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise jour remplacera la va