2011

Manual de Proposta de Venda.

Callisto 15/07/2011

MANUAL PROPOSTA DE VENDA

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SUMRIO
APRESENTAO PROPOSTA DE VENDA 4 5
5 7 7 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14

1.1 Cadastrar Proposta 2.1 Excluir Proposta 3.1 Editar Proposta 4.1 Funes 1.1.1 Localizar 1.1.2 Itens da Proposta

1.1.2.1 Localizar 1.1.2.2 Incluir na lista de espera 1.1.2.3 Lista de espera 1.1.2.4 Disponibilidades 1.1.2.5 Estoques 1.1.2.6 Ordens de Compra 1.1.2.7 Ordens de Produo 1.1.2.8 Anlise de custos 1.1.2.9 Formao de Preo 1.1.2.10 Produto 1.1.2.11 Simular Converso 1.1.2.12 Aplicar Data de Entrega 1.1.2.13 Reordenar 1.1.3 Itens Incompletos 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 Revises de Proposta Informaes complementares Histrico Detalhes Anexos Endereos

1.1.10 Comisses 1.1.11 Planos de Venda 1.1.12 Clculos e Rateios 1.1.12.1 Reajustar 1.1.12.2 Recalcular Impostos/Frete/Plano de Venda 1.1.12.3 Recalcular Todos os Valores da Proposta 1.1.12.4 Calcular Frete 1.1.12.5 Ratear Frete/Outras Despesas 1.1.12.6 Ratear por Filiais 1.1.13 Planilha 1.1.13.1 1.1.13.2 Importar Exportar

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1.1.14 Gerar Rascunho 1.1.15 Autorizar 1.1.16 Enviar 1.1.17 Finalizao 1.1.17.1 Gerar Pedido 1.1.17.2 Gerar Ordem de Compra 1.1.17.3 Importao direta 1.1.18 Cancelar Proposta 1.1.19 Estornar Pedido 1.1.20 Relatrios 1.1.20.1 1.1.20.2 1.1.20.3 1.1.20.4 1.1.20.5 1.1.20.6 1.1.20.7 1.1.20.8 C938 Proposta Comercial C942 Proposta de Licitao C168 Relatrio Detalhado Relatrio Personalizado Relatrio Simplificado C934 Fatura Pro Forma Relatrio (Editor de Texto) C829 Itens

14 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 17 17

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2 APRESENTAO
Este manual contm a descrio das principais funes e configuraes relativas ao processo de proposta de vendas, disponvel no Mdulo Comercial. Este documento deve funcionar como uma fonte de consulta acerca de operaes bsicas que voc poder executar atravs do nosso sistema. Como os materiais estaro, a cada nova verso, recebendo melhorias, pedimos que voc encaminhe suas sugestes sempre que achar oportuno.
Lembre: Consulte nosso suporte sempre que precisar de ajuda ou alguma orientao.

O contedo do Manual est formatado para facilitar o seu entendimento, com tpicos importantes em destaque, complementaes ao tema, sugestes de leituras, configuraes e dicas. Estes tpicos esto apresentados de forma diferenciada no texto para que voc possa identific-los com facilidade durante a leitura. So eles: Vocabulrio: Este cone identifica a explicao de um
termo descrito no Manual. Pode ser uma sigla, uma palavra pouco comum ou de uso muito restrito ou especfico.

Saiba Mais: Sugestes de leituras, informaes e textos

complementares ao longo do texto estaro sinalizadas por este cone.

Importante: Este cone estar sempre destacando partes

do contedo do manual. Fique atento.

Dica: Sempre que voc encontrar este cone, ser

apresentada uma dica relacionada ao sistema.

Configurao: Este cone identifica o caminho no Mdulo

Tabelas para que voc possa efetuar as configuraes necessrias para o funcionamento de determinada funo.

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3 PROPOSTA DE VENDA
O processo de Proposta de Venda do Mdulo Comercial CALLISTO permite preparar uma proposta comercial com todas as informaes que realmente so importantes para seus clientes, consiste no documento de abertura da venda e que expressa as necessidades do cliente em produtos e servios. Na Tela de Proposta de Venda, possvel identificar o cliente, produtos, os valores praticados, as condies de compra/venda, transporte, entre outras vantagens que possam interessar seus clientes. Nesta tela, tambm possvel definir informaes especficas para a ocasio de venda, tais como: comisso, plano de venda, movimentao contbil, etc. Assim, caso a proposta gere um Pedido de Venda e, conseqentemente, emisso de documentos fiscais, estes documentos podero ser preenchidos com base nos dados previamente informados na proposta.

1.1 Cadastrar Proposta

Para cadastrar uma nova proposta de venda, acesse o menu vendas, opo Proposta de Vendas e clique no boto novo. Os campos indicados com a seta verde devero ser obrigatoriamente preenchidos. Aps preencher os campos, clique em ok para concluir o processo. Ao abrir uma proposta registrada ou ao clicar no boto novo para emitir uma nova proposta de venda, voc ser direcionado tela de Proposta de Venda. Nesta tela, os principais campos so:

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N. Proposta: Numerao gerada automaticamente pelo

sistema, usada para localizar as propostas.

Data Digitao: o preenchimento da data feito

automaticamente pelo sistema, indica a data de registro da proposta.

Cliente: Quando a proposta de venda destinada a um cliente

que j consta no cadastro de clientes, ele deve ser identificado neste campo.

CNPJ/CPF: Preencher com o CNPJ do destinatrio se pessoa

jurdica ou CPF se pessoa fsica.

Tabela de Preo: o valor (preo de venda) de produtos ou

servios numa condio especfica, esta tambm uma informao obrigatria.

Moeda/Data de cotao/Cotao: moeda utilizada na

negociao da proposta.

Tipo de Cobrana: a espcie que o cliente ir pagar seus

ttulos.

Movimentao Contbil: define a forma de contabilizao de

entrada/sada de estoque dos itens. determinado de acordo com a operao fiscal efetuada e a parametrizao do Grupo Contbil em Tabelas> Fiscal > Grupos Contbeis.

Desconto Cliente Padro: Ao marcar a caixa de seleo

empenho, o sistema utilizar a descrio do campo observao do item na impresso do DANFE.

Empenho: Utilize a descrio de empenho do item na

impresso do DANFE.

Consumidor Final: Se o cliente for consumidor final, acione a

caixa de seleo para incluir IPI na base de clculo do ICMS.

Contribuinte ICMS: Campo que tem por objetivo evidenciar se

o cliente contribuinte ou no do ICMS. No contribuintes usam alquota interna de ICMS e soma de IPI na base.

Fatura Parcial: um campo informativo que permite identificar

se a proposta pode ser fatura parcialmente.

Transportadora: Indique a transportadora selecionada para

atender a proposta.

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Tipo de Frete: tipo de frete oferecido pela transportadora e o

valor praticado e tipo de cobrana.

Representante: No caso de a proposta de venda envolver um

representante o nome do mesmo deve ser cadastrado neste campo, pelo cdigo ou nome.

Solicitante: o nome do contato (pessoa fsica) que solicitou a

proposta.

Data de Validade/Data de Retorno/Data Limite Envio: prazos

limites da proposta.

Ordem de Compra: informar o numero da ordem de compra

do pedido do cliente.

Modalidade: utilizado para identificar a origem da proposta,

muito comum em processos de licitao, os quais so identificados por modalidade.

Negociar na Moeda da Tab. Preo: ao selecionar esta opo,

a moeda identificada na proposta ser ignorada, considerando a moeda da tabela de preos.

Cliente No Cadastrado: voc pode fazer propostas para

O rateio do valor do frete feito de acordo com o peso da adio. Portanto tem influncia direta no clculo dos impostos.

clientes no cadastrados no arquivo de clientes. Assim, voc poder cadastrar somente os dados necessrios para seu prospect ou futuro cliente.

Entrega: endereo de entrega que pode ser diferente do

endereo indicado no CNPJ.

Cobrana: endereo de cobrana que pode ser diferente do

endereo indicado no CNPJ.

2.1 Excluir Proposta

A proposta executada excluso s em pode de ser

Para excluir uma proposta clique no boto excluir. Funo s pode ser executada em propostas sem vnculos e incompletas.

propostas

incompletas e sem vnculos.

3.1 Editar Proposta

Para editar uma tabela, voc deve selecion-la e clicar em Editar, modifique o campo desejado e confirme clicando em ok.

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4.1 Funes
Funes so aes e comandos que voc pode realizar dentro de cada tela do CALLISTO. As funes de cada rotina de trabalho, dentro de cada mdulo CALLISTO, so acessadas atravs de um clique com o boto direito do mouse em qualquer parte da tela, abaixo das barras de ttulo e cones. Observe que uma lista suspensa de funes ser apresentada, selecione a funo desejada com um clique. As funes utilizadas com maior freqncia sero disponibilizadas atravs de cones na barra de ferramentas. Em algumas telas, voc poder selecionar as principais funes personalizando a barra de cones de acordo com sua necessidade de trabalho. Da mesma maneira que ocorre com os menus, quando uma funo estiver com a cor cinza, significa que a funo est desabilitada, no sendo possvel clicar nela. Na Tela de Proposta de Venda esto disponveis as seguintes funes:

1.1.1 Localizar
Clique no boto localizar para realizar a pesquisa de itens da proposta previamente cadastrados. Para isto, informe um ou mais campos de pesquisa e clique em consultar. O resultado da pesquisa ser mostrado na tela. Selecione um dos itens apresentados e d um duplo clique ou clique em selecionar para visualiz-lo.

1.1.2 Itens da Proposta

Selecione uma proposta de venda e clique em itens da proposta para ter acesso tela onde possvel consultar os itens da proposta. Na parte inferior da tela, h botes que permitem inserir, editar ou excluir itens. Alm disso, h funes que permitem administrar e consultar outros cadastros e dados referentes aos produtos que iro compor a proposta de venda, tais como:

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A utilizao de algumas funes est condicionada ao status da proposta. Alteraes nos itens da proposta que venham a interferir no clculo dos impostos colocaro as propostas novamente no status rascunho, devendo ser autorizada novamente. 1.1.2.1 Localizar Clique no boto localizar para realizar a pesquisa de produtos previamente cadastrados. Para isto, informe um ou mais campos de pesquisa e clique em consultar. O resultado da pesquisa ser mostrado na tela. Selecione um dos produtos apresentados e d um duplo ou clique em selecionar para visualiz-lo. 1.1.2.2 Incluir na lista de espera Selecione um dos produtos da proposta de venda e clique em Incluir na Lista de Espera para aguardar a disponibilidade do produto no estoque. Em seguida, informe a quantidade de dias de espera e descreva uma observao. 1.1.2.3 Lista de espera Clique na funo Lista de Espera e utilize os Parmetros de Consulta do lado esquerdo da tela para pesquisar os produtos que esto na lista de espera para aguardar a disponibilidade do produto em estoque. O resultado ser apresentado na tela de lista de espera. Voc poder: selecionar os produtos e adiciona-los proposta, exclulos da lista ou informar que o cliente comprou na concorrncia. 1.1.2.4 Disponibilidades Ao clicar nesta opo voc ser informado sobre a disponibilidade do Item da Proposta de Venda. Apresenta tela informando a quantidade total em estoque, deduzindo a quantidade j reservada e o total disponvel. Apresenta tambm as adies, ou seja, a quantidade prevista nas ordens de compra e de produo. E as Excluses, ou seja, a quantidade constante em pedidos de

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vendas. Para produtos com controle de estoque apresentada a quantidade total do produto, considerando os itens acima. 1.1.2.5 Estoques Defina o estoque a ser utilizado na proposta de venda. Nesta opo, voc pode visualizar o local do estoque, nmero do lote, ID do lote, a quantidade em estoque e a quantidade total do produto disponvel, indicando, inclusive, a quantidade j reservada em outras operaes. 1.1.2.6 Ordens de Compra Selecione um item da Proposta de Venda e clique em ordens de Compra para visualizar as ordens de compras relacionadas respectiva proposta de venda. Voc poder conferir nesta tela o nmero da ordem de compra, a data prevista e a quantidade. 1.1.2.7 Ordens de Produo Selecione um item da Proposta de Venda e clique em Ordens de Produo para visualizar as ordens de produo respectiva proposta de venda. Voc poder conferir nesta tela o nmero da ordem de compra, a data prevista e a quantidade. 1.1.2.8 Anlise de custos Clique nesta opo para calcular os custos dos itens da proposta. Aps, clique em sim para confirmar o clculo. Ser apresentado em tela um grfico com a composio dos custos dos itens. Na parte superior esquerda voc pode alternar a visualizao do grfico de custo unitrio e geral. 1.1.2.9 Formao de Preo Neste item, voc pode consultar as variveis de formao de preo dos produtos. Clique em formao de preo, e na nova tela apresentada, as variveis de preo sero apresentadas em relaes Pr-definidas e Variveis Negociveis. Estes valores podem ser atualizou atravs de vrios filtros localizados no canto inferior direito da tela: Preo da Tabela de

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Preo, Preo da Proposta, MARK-UP do produto, MARK-UP Mnimo do Produto. 1.1.2.10 Produto

Esta funo funciona como um atalho para a Tela de Cadastro de Produtos. O Cadastro de Produtos pode ser acessado atravs do menu arquivo, opo Produtos. Consulte o Manual referente Arquivo de Produtos para conhecer as funes disponveis nesta tela. 1.1.2.11 Simular Converso

Use esta funo para simular a converso da unidade de medida de um produto. Por exemplo, um item pode ser fabricado com uma determinada unidade e convertido para outra unidade de medida para ocasio de venda. 1.1.2.12 Aplicar Data de Entrega

Utilize esta opo para aplicar a data indicada na tela da Proposta de Vendas a todos os itens da proposta. 1.1.2.13 Reordenar

Quando voc realizar incluses e alteraes nos itens da proposta a ordem dos itens pode ficar desorganizada, aplique a funo Reordenar sempre que necessitar organizar os itens.

1.1.3 Itens Incompletos

A funo Itens Incompletos trata-se de um opcional do sistema. Selecione uma proposta de venda e clique em itens incompletos para ter acesso tela onde possvel consultar os itens que no momento da gerao do "Rascunho" esto com dados incompletos. (Ex.: Produto sem Registro Anvisa). Na parte inferior da tela, h botes que permitem desfazer, gerar arquivo e gerar proposta referente itens incompletos.

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1.1.4 Revises de Proposta

Abre uma janela em que o usurio pode acompanhar todas as mudanas que ocorreram com a proposta em questo.
Algumas

1.1.5 Informaes complementares

Registre informaes adicionais nota fiscal. Na tela que ir abrir, escolha os itens de informaes que deseja acrescentar a nota. Ao selecionar os itens, o sistema solicitar o preenchimento do texto adicional. Aps digitar o texto, clique em ok para finalizar o processo. Feche a tela de informaes complementares, para voltar ao documento fiscal.

informaes complementares includas so

automaticamente

pelo sistema, especialmente aquelas associadas a

exigncias do fisco. Elas podem estar associadas ao CFOP ou ao NCM dos

produtos.

1.1.6 Histrico
O item histrico permite consultar as operaes realizadas com a proposta, identificando o usurio responsvel, data, motivo e observaes.

1.1.7 Detalhes
Selecione uma proposta e utilize esta opo para consultar o pedido e ordem de compra relacionada proposta de venda. As informaes referentes pedidos e ordens de compra estaro organizadas em abas. Na aba Pedido, voc pode identificar o ID, n Pedido, Data de Emisso e Filial relacionadas respectiva proposta. Na aba Ordens de Compra, voc pode visualizar o nmero da ordem, data de emisso e Filial.

1.1.8 Anexos
Selecione uma proposta e utilize esta opo para anexar imagens. Essas imagens devem ser em formato BMP.

1.1.9 Endereos
O endereo alternativo registrado no Arquivo de Clientes e voc pode poder selecion-lo para determinada proposta.

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1.1.10

Comisses

Mostra como est estruturada a comisso da proposta. Possibilita vincular um representante a proposta, definindo percentuais de comissionamento e forma de recebimento da comisso (no faturamento, recebimento ou vencimento do ttulo).

1.1.11

Planos de Venda

Clique em Plano de Venda para associar a proposta os planos de vendas comerciais previamente cadastrados e ativos no sistema (Mdulo Tabelas, Comercial, Proposta/Pedido, Plano de Venda). Se a proposta j tiver um plano escolhido, o sistema questionar se voc deseja alterar o plano de vendas. Voc ser notificado que para modificar esta Proposta necessrio criar uma Reviso e por isso, o status da proposta passar para Rascunho e as autorizaes sero canceladas. Clique em sim para criar a Reviso e se necessrio, apresente uma justificativa para reviso.

1.1.12
1.1.12.1

Clculos e Rateios
Reajustar

Esta funo serve para efetuar um reajuste em toda a proposta, sem a necessidade de fazer em cada um dos produtos lanados na mesma. Clique em reajustar, na tela seguinte, informe o percentual de reajuste a ser aplicado na proposta e clique em ok. 1.1.12.2 Recalcular Impostos/Frete/Plano de Venda

Ao clicar nesta opo o sistema far o clculo apenas dos impostos, frete e plano de venda. Assim, se voc tiver indicado qualquer valor que no alcance estes itens, os valores informados sero mantidos. 1.1.12.3 Recalcular Todos os Valores da Proposta

Efetua clculo da proposta levando em conta os valores da tabela de preo, deste modo, se voc tiver realizado qualquer alterao

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no preo da proposta, quando voc clicar em recalcular os valores estes valores sero desconsiderados. 1.1.12.4 Calcular Frete

Ao clicar neste item, ser apresentada uma tela com informaes de frete que so preenchidas de acordo com os dados do Mdulo Tabelas (comercial/tipos de frete) e cadastro de fornecedor (valores do Frete). 1.1.12.5 Ratear Frete/Outras Despesas

Rateia o valor do frete e de outras despesas, informados na proposta, entre os itens da mesma. 1.1.12.6 Ratear por Filiais

Clique em ratear por filial, ser apresentada a tela encaminhamento de proposta selecione na parte superior da tela o produto, em seguida selecione a filial alternativa e o plano de vendas. Com auxilio das setas adicione os produtos, informe a quantidade que deseja ratear entre outra filial e clique em ok. Feche a tela para voltar proposta.

1.1.13
1.1.13.1

Planilha
Importar

Trata-se de uma funo opcional do sistema. Ao clicar nesta opo, o sistema montar automaticamente uma proposta com os dados de uma planilha pr-formatada no Excel. O modelo de planilha pr-formatado deve ser solicitado previamente a Callisto. 1.1.13.2 Exportar

Esta funo permite exportar os dados do formulrio de proposta do Callisto para uma planilha do Excel.

1.1.14

Gerar Rascunho

Esta funo muda o Status da Proposta de Incompleta para Rascunho. Ao gerar o rascunho o sistema verifica se a proposta

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tem itens e se esto completos, se tem tabela de preo, cliente e plano de venda.

1.1.15

Autorizar

Solicita senha do usurio que pertence ao grupo habilitado para autorizar as propostas. Aps digitar usurio e senha, clique em autorizar, o Status da proposta para autorizada.

1.1.16

Enviar

Abre uma tela para que o usurio informe o tipo de envio da proposta e depois altera automaticamente o status da proposta para enviada.

1.1.17
1.1.17.1

Finalizao
Gerar Pedido

Transforma a proposta em pedido, ou seja, efetiva a proposta, permitindo ajustes na quantidade dos itens, data de entrega e rateio. 1.1.17.2 Gerar Ordem de Compra

Efetiva a proposta em forma de ordem compra e em seguida questiona sobre se voc deseja gerar tambm um pedido de venda. 1.1.17.3 Importao direta

Ao clicar nesta funo voc iniciar o processo de Importao Direta para a proposta selecionada. Clique em ok para confirmar o processo e, em seguida, informe a filial da importao. Clique novamente em ok, o sistema informar que processo foi enviado ao departamento de importao.

1.1.18

Cancelar Proposta

Ao clicar em cancelar proposta voc ser direcionado para uma caixa de mensagem para confirmao de cancelamento, preencha uma observao para o cancelamento e clique em ok. A proposta

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ficar destacada em vermelho, indicando o status cancelado. Propostas Finalizadas, com ordens de compra vinculadas, no podem ser canceladas.

1.1.19

Estornar Pedido

Clique em estornar pedido para cancelar o pedido vinculado a proposta. Ao clicar nesta funo, uma caixa de mensagens questionar se voc confirma o processo de estorno, clique em sim. Em seguida informe o motivo do estorno, clique em ok. Uma nova caixa de mensagem informar que o estorno foi concludo com sucesso.

1.1.20
1.1.20.1

Relatrios
C938 Proposta Comercial

Permite personalizar a proposta de venda, possibilitando escolher entre os dados constantes na tela da proposta, aqueles que voc deseja que aparea no documento emitido para o cliente. 1.1.20.2 C942 Proposta de Licitao

Gera relatrio de proposta para o processo de licitao. 1.1.20.3 C168 Relatrio Detalhado

Exibe a proposta com todos os produtos e com todas as informaes detalhadas. 1.1.20.4 Relatrio Personalizado

Neste relatrio voc determina previamente Callisto: o modelo de formulrio, os dados e o formato para emitir suas propostas de venda. 1.1.20.5 Relatrio Simplificado

Emite relatrio referente dados da proposta destinado a impressora matricial.

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1.1.20.6

C934 Fatura Pro Forma

Documento emitido pelo exportador ou fabricante, que formaliza a cotao do produto. 1.1.20.7 Relatrio (Editor de Texto)

Emite relatrio com dados da proposta de venda. Homologado para verso do Microsoft Office Word 2007 e BrOffice.org 3.2. 1.1.20.8 C829 Itens

Os itens que no momento da gerao do "Rascunho" esto com dados cadastrais incompletos (exemplo: Produto sem Registro Anvisa), sero exibidos separadamente na tela de proposta de venda (funes: Itens e Itens Incompletos). O relatrio C189 permite emitir relao dos itens com dados completos, incompletos ou ambos.

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