Organizao da Empresa Noo

Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objectivos comuns.
Ex:escolas,

empresas, creches, cooperativas, famlias,

etc.

Quase tudo, portanto feito por meio das organizaes.

Organizaes so:
Por

um lado, entidades que surgem para operar tecnologias que so impossveis ou inviveis de serem utilizadas por indivduos ou por outras organizaes. outro, entidades que surgem para desempenhar uma funo que sentida como necessria por outros agentes do meio ambiente.

Por

Definio de Sntese Consiste num grupo social em que existe uma diviso funcional de trabalho e que visa atingir, atravs da sua actuao, determinados objectivos e cujos membros so, eles prprios, indivduos intencionalmente coprodutores desses objectivos e, concomitantemente, possuidores de objectivos prprios.

O que uma Empresa?

Em sentido lato uma empresa :

um empreendimento uma tarefa que algum se determina a executar um feito, uma atitude ousada.

Mas tambm
associao organizada que, sob a direco e responsabilidade de uma pessoa ou de uma sociedade, explora uma indstria, um ramo de comrcio ou outra actividade de interesse econmico

A Empresa como uma das formas de Organizao

A Empresa como uma das formas de Organizao Diferente das outras organizaes que proliferam na sociedade

uma empresa

um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma actividade (quer seja particular ou pblica), que produz e fornece bens e/ou servios, com o objectivo de responder a alguma necessidade humana. O lucro, na viso moderna das empresas privadas, consequncia do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. As empresas de titularidade do Poder Pblico tm a finalidade de obter rentabilidade social.

Princpios de Organizao e reas de Interveno

A partir do momento em que os membros de um grupo aceitam uma liderana, est caracterizada a existncia de uma organizao. As pessoas aceitam assim a ascendncia de uma lder para julgar ou compor as diferenas entre os membros de um mesmo grupo e todos seguem esse lder.

Organiza Organizao Radial Primitiva

Representao grfica mais comum o mais comum

Necessidade de um objectivo

Ao iniciar o estudo de qualquer organizao, o ponto de partida sempre ser identificar e explicar seu objectivo. preciso saber qual a razo de ser da organizao, isto , porque ela existe.

Necessidade de um objectivo

A necessidade de um objectivo
Todas

as organizaes, da mesma forma que as pessoas, tm necessidade de objectivos claros e bem definidos para serem saudveis. Para que uma organizao tenha integridade, ela precisa ter uma identidade, isto , um senso de quem e o do que tem a fazer.

Necessidade de um objectivo

Assim, toda as empresas devem definir os seus objectivos relativamente a:

Clientes

actuais e potenciais; Accionistas; Empregados e prestadores de servio Vizinhos e liderana poltica local e nacional.

Actividades

Principais actividades executadas numa organizao:

Contabilidade e Oramentos Recursos Humanos Finanas Organizao, Sistemas e Mtodos Servios administrativos Engenharia do Produto / Servio Engenharia dos Processos Manuteno Marketing Direco

Criao de uma Empresa - A Empresa na Hora

Atravs da iniciativa Empresa na Hora possvel constituir uma sociedade unipessoal, por quotas ou annima de forma rpida, no momento e sem ter que mudar de balco. Legislao aplicvel:
Decreto-Lei n. 111/2005, de 8 de Julho (lei que cria a Empresa na Hora) Portaria n. 590-A/2005, de 14 de Julho (regulamenta a lei que cria a Empresa na Hora) Cdigo de Registo Comercial Cdigo das Sociedades Comerciais

Tipos de sociedades (empresas)

Sociedades unipessoais por quotas Sociedades por quotas Sociedades annimas Sociedades em nome colectivo Sociedades em comandita

Documento

Representao fsica, ou um meio, que contm uma informao, que pode adoptar diversas formas (suporte de papel, suporte informtico), bem como diferentes manifestaes (smbolos, cdigos, letras ou nmeros, imagens, etc.), cujo fim ltimo se prende com a comunicao e/ou comprovao de uma determinada realidade.

Informao ?

Comunicao

Informao vs Comunicao
Definio de Informao
Representao simblica, em cdigo convencionado, de acontecimentos, objectos ou fluxos que constituem o real perceptvel. Conjuga, assim, um conjunto de registos em linguagem simblica (dados), interpretados de acordo com um determinado cdigo (padro).

Definio de Comunicao
Transmisso da informao. o modo de desenvolver o relacionamento entre as pessoas e grupos, atravs de um intercmbio de factos, opinies, ideias, atitudes e emoes.

Processo de comunicao

Composio e terminologia de documentos na rea administrativa

Ofcios E-mails Circulares Memorandos Requerimentos Relatrios Currculo pessoal Cartes-de-visita Resposta a um anncio de emprego

Regras para a comunicao por escrito

Algumas regras para melhorar a comunicao por escrito Usar palavras e expresses simples Usar palavras curtas e com um significado acessvel Utilizar ilustraes, grficos e exemplos Fazer pargrafos curtos Usar adjectivos e advrbios de modo com moderao Exprimir as ideias com um encadeamento lgico e directo Evitar palavras desnecessrias No repetir a mesma palavra vrias vezes, mas sim sinnimos NOTAS: Deve ser dado um cuidado especial apresentao desses documentos, quer no aspecto lingustico, quer no aspecto da sua organizao. importante realar a importncia do contedo, bem como a aparncia e forma do documento.

Arquivo - conceito

Conjunto de documentos produzidos e conservados por uma instituio no decurso da sua actividade. Unidade de informao que recolhe, trata, conserva e divulga documentos. Conjunto de documentos relativos histria e actividade de uma instituio, de uma cidade, de uma famlia, etc., ou prprios de uma empresa, administrao, etc.

Caractersticas e uso dos arquivos

Os arquivos so a evidncia das actividades e direitos legais das instituies e dos indivduos. Os arquivos constituem uma fonte de informao insubstituvel relativamente histria dos pases, e sua evoluo demogrfica, poltica, econmica e social.

Arquivar PARA QU? Arquivar PARA QU?

planear e desenvolver actividades, considerando o capital informacional prvio; tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender s necessidades legais e tcnicas; evitar a repetio completa ou parcial de actividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a histria.

Tipos de arquivos
(quanto s instituies que produzem os documentos)

Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de

ministrios, de escolas, de entidades administrativas variadas so indispensveis para a proteco da propriedade e outros direitos legais dos cidados)

Arquivos empresariais Arquivos de familiares ou privados

Arquivos eclesisticos

Tipos de Arquivos
(quanto tipologia dos documentos)

Arquivos em suporte de papel Arquivos audiovisuais Arquivos fotogrficos Arquivos digitais

Tipos de Arquivos
(quanto ao plano temporal)

Arquivo morto (guarda documentos que no so to utilizados) Arquivo vigente

Tipos de arquivos
(quanto permanncia dos documentos)

Arquivos correntes ou administrativos:

asseguram o funcionamento das instituies e a aplicao dos direitos legais e das polticas institucionais e governamentais.

Arquivo Activo:
Correspondncia de Entrada (cartas de informao, cartas de documentao, cartas de gesto, cartas pessoais); e correspondncia de Sada (cartas respondidas, cartas espera de resposta).

Arquivo Semi-activo:
Correspondncia, documentao do departamento pessoal, contratos de compra e venda, arrendamento, facturas, documentos contabilsticos, documentos fiscais, documentos bancrios.

Tipos de arquivos
(quanto permanncia dos documentos)

Arquivos histricos (arquivo passivo)

contm a informao indispensvel ao reconhecimento da histria das organizaes, possibilitando a compreenso da evoluo e dos problemas contemporneos.

Arquivo
Arquivador
Tipos

horizontal :

de documentos - documentos grficos de tamanho considervel.

Arquivador
Tipos

Lateral :

de documentos - cd's, documentos encadernados e

livros.
Arquivador
Tipos

Vertical:

de documentos - documentao corrente (facturas, correspondncia, etc).

Arquivo
As unidades de conservao Os documentos de um arquivo no se colocam directamente em cima da estante ou nos arquivadores, metendo-se primeiro em unidades de conservao, para que os documentos fiquem protegidos do p e luz. O mtodo que se escolher depender de factores como:

o tipo de negcio a que a empresa se dedica; o tipo e o tamanho dos papis que a secretria arquiva (correspondncia, documentos legais, projectos, grficos ou desenhos); a quantidade de material a arquivar ou a frequncia com que se precise do mesmo.

Tipo de armazenamento

Entre os arquivadores e unidades de conservao convm destacar:

1. 2.

Papel: Dossier, caixas, pastas, tubos, Computador:

Digitalizao de documentos; Access (Base de Dados); CD DVD Disco Externo Pen Drive Etc.

Mtodos de classificao

Os principais mtodos de classificao so:

Alfabtico; Numrico; por

assuntos (ideolgico); Geogrfico; Cronolgico;

Cada um deles tem vantagens e desvantagens, tambm possvel combinar dois ou mais mtodos, em funo das necessidades da empresa.

A classificao por ordem alfabtica

Na classificao por nome em ordem alfabtica, o material organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento registado e depois ordenado em sequncia alfabtica.

Vantagens:
simplicidade

no plano de classificao (no so previstas classes nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o material o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa) familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica uma das mais tradicionais, elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar exacto). baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples). possibilidade de encontrar facilmente uma posio.

Desvantagens:
os

critrios de ordenao do material no so inequvocos ( fcil surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efectuam sucessivamente a procura no sigam os mesmos critrios). quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonmia (repetio dos mesmos nomes).

Resumindo

A classificao por nome em ordem alfabtica aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material quando:
a

documentao no demasiada, pois as probabilidades de cometer erros de sistematizao so mais limitadas.

As regras de classificao por ordem alfabtica

Para que a classificao por nome em ordem alfabtica seja eficiente tem que se seguir certas regras: Os nome individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Ex: Barbosa, Anbal Correia, Antnio Correia, Joo Carlos Correia, Paulo As partculas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante do nome. Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou no por hfen, no so separados. Ex: Castelo Branco, Srgio Vilas Boas, Heitor

As regras de classificao por ordem alfabtica

Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal.
Ex: Santa Rita, Lus Santo Antnio, Joaquim

Os ttulos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na alfabetizao.
Ex: Arajo, Paulo (General) Estado de So Paulo (O)

As regras de classificao por ordem alfabtica

Os nomes espanhis so registados pelo penltimo nome que corresponde ao da famlia do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, Jos

Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so registados na ordem em que se apresentam.

Ex: Al Bem Abib

As regras de classificao por ordem alfabtica

Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados como uma s palavra.
Ex: SantAna, Armindo L-se e arquiva-se Santana

Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam

Ex: lvaro Costa & C Barbosa Sousa, Ld

As regras de classificao por ordem alfabtica

As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetizao.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ld

Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE IDEAL

As regras de classificao por ordem alfabtica

Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o arquivista dever adoptar pela forma de entrada que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos

A correspondncia recebida de seco diviso ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento.
Ex: ANJE Diviso de Pessoal

As regras de classificao por ordem alfabtica

As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regies em que se encontram.
Ex: ANA Faro ANA Lisboa

Os nomes das instituies e rgos governamentais so considerados como se apresentam.

Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve

As regras de classificao por ordem alfabtica

Os nomes dos rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos do nome do pas.
Ex: Estados Unidos The Liberty Congress Inglaterra Red Cross

Os numerais que fazem parte do nome, quer no incio, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmos Insecticida mata Sete

Classificao por ordem numrica

Na classificao por nome em ordem numrica o principal elemento a considerar para a classificao um nmero e a sua ordenao feita por ordem sequencial crescente ou decrescente. Nesta modalidade, a consulta indirecta, pois h a necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.

Classificao por ordem numrica

Vantagens:
ao

contrrio da alfabtica, possibilita a deteco imediata da falta de um processo permite um menor n de arquivamentos errados, pois torna-se mais fcil ler nmeros do que letras; as operaes de arquivo so mais rpidas.

Desvantagens:
torna-se

quase impossvel detectar um documento quando por lapso se lanar um n errado de processo.

Classificao por nome em ordem geogrfica

Na classificao por nome em ordem geogrfica o material organizado em funo do local ou provenincia da informao.

Ex: Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes.

Se houver documentos procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo aps a capital. ARGENTINA Este mtodo de arquivo muito Buenos Aires utilizado no caso das empresas Maia Carraro, Alcide que mantm correspondncia Corrientes com vrias filiais ou agncias em Del Vale, Lus vrias zonas e ainda para firmas
de transporte de cargas e mercadorias.

Classificao por assuntos (Ideolgico)

Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm requer um planeamento prvio alm de requisitos como:

amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as actividade da mesma; anlise minuciosa e interpretao da documentao. Artigos para Calados Calados Ortopdicos Calados para Crianas Calados para Homens Calados para Senhoras Fbricas de Calados

Ordenao dos assuntos por ordem alfabtica:

Classificao por Ordem Cronolgica

O material ordenado, com base na data de emisso, fabricao, aquisio, prazo, recepo, etc. de baixo para cima. Vantagens:
uma

das mais rpidas e menos dispendiosas; no so previstas intercalaes, mas apenas sobreposies ou acrescentos de material novo; para encontrar o material classificado por esta ordem preciso saber a data em que foi colocado ou ento percorrer todo o material recolhido.

Por isso este sistema deve ser adoptado quando:

O

material a classificar limitado; possvel conhecer aproximadamente a data da classificao.

A classificao por ordem cronolgica revela-se til quando se tem que classificar documentos de carcter financeiro. Dentro de cada seco o material ordenado: alfabeticamente ou numericamente.