Manual de Usuario STD 2013 - v2 - Sistema de Tramite Documentario

DIRECCIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN DE CTeI
SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO
Manual de Usuario
FORMATO MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
Tabla de Contenido
1. 2. 3. 4. OBJETIVO DEL SISTEMA ........................................................................... 3 ALCANCE DEL SISTEMA ............................................................................ 3 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA................................................... 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ................................................................ 4 Interfaz del Sistema de Tramite Documentario...................................................... 4 Registro de Documentos....................................................................................... 8 Recepcin de Documentos ................................................................................ 11 Derivacin de Documentos ................................................................................ 14 Archivar un Documento....................................................................................... 18 Crear Documento Interno.................................................................................... 20 Visto Bueno Requerido ....................................................................................... 22 Firma Requerida ................................................................................................. 23 Firma Masiva ...................................................................................................... 24 Firma y Envi ...................................................................................................... 25 Seguimiento de Documentos .............................................................................. 26 Reportes del Sistema.......................................................................................... 30 REITERATIVO DE DOCUMENTOS.................................................................... 32 PRE-CERRAR DOCUMENTOS.......................................................................... 34 CERRAR DOCUMENTOS .................................................................................. 37 5. GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................... 39
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Fecha: 27/08/2013
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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El objetivo del Sistema de Tramite Documentario: Establecer los procedimientos y responsabilidades para la recepcin, registro y despacho de la documentacin de la Institucin dentro y fuera de la misma.
2. ALCANCE DEL SISTEMA

El presente aplicativo Web Sistema de Tramite Documentario, se encontrar a disposicin del personal de CONCYTEC y permitir que cada Oficina y/o Direccin tenga sus documentos digitalizados; es decir que todos los documentos registrados en el sistema se identifiquen con un nmero de registro nico. El sistema tiene entre sus procesos ms importantes, Registro, Recepcin, Derivacin, Seguimiento, Reiterativo, donde cada usuario podr hacer uso de la manera mas adecuada.
3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El presente Sistema de Tramite Documentario, permite tener un orden de documentos generados por cada oficina facilitando gestin de despacho de la documentacin, es la creacin de un espacio virtual, donde se alojar informacin de sobre diversos tipos de documentacin como Resoluciones, Informes, Memorando, etc. Permitiendo a cada usuario la obtencin de sus documentos de manera eficaz y rpida dado que el sistema nos da una variedad de criterios de bsqueda.
Para ello cuenta con opciones de consultas, que facilitan la integracin e interconexin de datos mejorando sustancialmente la disponibilidad, localizacin y acceso oportuno a los documentos de cada usuario.
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4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Estn son las funcionalidades mas importantes del sistema.
Interfaz del Sistema de Tramite Documentario

1.- Para ingresar al Sistema de Tramite Documentario lo haremos haciendo doble clic en el acceso directo que direcciona a la ruta http://192.168.5.114/appTramDocu
2.- Luego para accesar al sistema tenemos que tener usuario y password y darle click a botn
3.- A continuacin veremos la interfase principal del Sistema de Tramite Documentario.
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4.- Ahora veremos cada una de estas opciones y que hay dentro de ellas Cabecera La cabecera del Sistema cuenta con mensajes de alerta que cambian cada intervalo de tiempo, los mensajes son:
Mensaje de bandeja de recepcin: nos informa la cantidad de documentos por recibir.
Mensaje de bandeja de derivacin: nos informa la cantidad de documentos que tenemos en trmite.
Mensaje de documentos con motivo Atencin urgente: nos informa la cantidad de documentos que estn por Recibir y que tienen el motivo de atencin urgente.
Men
La opcin INICIO: Es la pgina que se muestra por defecto al ingresar al sistema.
La opcin REGISTRO: Vemos un desplegable donde se encuentra el registro.
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La opcin DOCUMENTO INTERNO: Vemos un desplegable donde se muestran los principales procesos de creacin de documentos internos y firma digital.
La opcin OPERACIONES: Vemos un desplegable donde figuran los principales procesos del flujo de trmite.
La opcin SEGUIMIENTO: Donde veremos el desplegable de bsqueda
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La opcin de REPORTES: Se manejan por perfil de usuario y es donde veremos los reportes por oficina.
Perfil de Secretaria, Director, Encargado.
Perfil de profesional
La opcin de CAMBIO DE CONTRASEA: para que cada usuario pueda cambiar su contrasea
La opcin de SALIR: Para salir de forma correcta del Sistema de Tramite Documentario.
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Registro de Documentos
Para registrar un documento tenemos que dar click en.
Esta es la pantalla para Registrar documentos nuevos.
Seguidamente nos desplegara la siguiente pantalla, donde ingresaremos los datos, aqu completaremos,
Aqu se despliega el combo original, copia, email, fax. Aqu se despliega en combo, normales, confidencial y tupa. Aqu se escribe en Numero del memorndum, informe, resolucin, etc. Aqu se guarda la fecha del registro.
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Documento,
sea
Aqu se guarda la hora del registro. Aqu es la cantidad de hojas Aqu se desplegara un combo donde seleccionaremos indicado
Aqu podremos digitar la fecha de respuesta
Aqu podremos poner el nmero documento, anterior si se tuviese alguna referencia. En esta opcin el usuario podr adjuntar su archivo. Aqu escribiremos el asunto que compete al numero de registro. Aqu se escribir los detalles del registro. Aqu se escribir de donde proviene el documento, si es externo se escribe, sino por defecto esta completado este campo.
Aqu se pone el tipo de persona Jurdica o Natural. Aqu va en nombre del Director de la Oficina por defecto o en el caso de mesa de partes si es externo se escribir el nombre. Aqu se escribe el nombre del Director. Aqu va el nombre de la Oficina o Direccin, a donde va el documento. Aqu va el nombre del director, secretaria y/o profesional,
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Las copias son enviadas para informar.
Ejemplo: Insertamos todos los datos y le damos clic en
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Seguidamente saldr una ventana emergente, como la siguiente dando el numero de registro generado y enviando el documento a la bandeja de recepcin de destino.
Recepcin de Documentos
Para recepcionar un documento vamos a la bandeja recepcin. Dando click en: Recepcin Doc.
A continuacin vemos en la parte inferior la una bandeja donde estn los documentos pendientes a recepcionar (es decir lo que nos enviaron). Estos documentos se encuentran en estado Por Recibir
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Ahora para recepcionar debidamente, vamos a darle click en nuestro registro que tenemos de la siguiente forma.
Al darle click se nos desplegara todos los datos de nuestro registro visualizndolo de la siguiente manera. Una vez conforme se procede a dar click en el botn .
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Nos preguntara para confirmar si deseamos recepcionarlo y aceptamos.
Ahora este documento pasa estado Trmite, y ya no lo veremos en la bandeja de recepcin, sino en la bandeja de Derivacin.
Bandejas de Recepcin auxiliares: Para acceder a las bandejas auxiliares debemos hacer click en el siguiente botn que se encuentra en la lista Documentos pendientes por Recepcionar
Y luego hacer click en la bandeja que deseamos abrir. Atencin urgente Nos muestra los documento por recibir en nuestra oficina que nos han enviado con la accin: Atencin Urgente.
Fecha rpta con plazo Nos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta, la fecha actual aun es menor que la fecha de respuesta sugerida por el remitente.
Fecha rpta lmite Nos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta, la fecha actual es igual a la fecha de respuesta sugerida por el remitente.
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Fecha rpta vencido Nos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta, la fecha actual es mayor que la fecha de respuesta sugerida por el remitente.
Producto de nuestra eleccin se nos mostrara una ventana como la que se muestra a continuacin:
Derivacin de Documentos
Para empezar a derivar documentos damos click en: Derivacin doc. Para esto antes debimos de recepcionarlos, as visualizaremos los documentos pendientes en la bandeja de derivacin que estn en estado Tramite.
A continuaron veremos la siguiente pantalla, donde encontraremos todos los documentos en estado Tramite
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1. Derivar sin crear documento: Una vez que el documento este listo para derivar otra oficina daremos click en l registro.
Ahora cargara la siguiente pantalla, donde veremos el N de Registro, N Doc., original (el cual nos derivaron)
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Ahora llenaremos el formulario y adjuntamos el archivo para enviarlo a otra oficina y damos click en derivar
Ahora obtendremos el siguiente mensaje en la parte superior de la pantalla.
Ahora el documento ya salio de nuestra bandeja de derivacin pasando a estado Por recibir en la bandeja de la oficina destino.
2. Derivar creando documento: Una vez que el documento este listo para derivar otra oficina daremos click en l icono que sirve para crear un documento de respuesta.
Ahora cargara el formulario de creacin de documento interno, en la parte superior derecha nos mostrara el nmero de registro al cual dar respuesta el documento.
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Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:
Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.
El documento creado en estado Borrador ser accesible desde: a. La bandeja de derivacin
Mediante el icono de edicin registro
que se encuentra en la operaciones del
b. La bandeja de documentos del Modulo Creacin de documento
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Accediendo al icono de edicin registro
que se encuentra en las operaciones del
El documento creado en estado Por Firmar ser accesible desde la bandeja de Firma y Envo
Archivar un Documento
Para archivar un documento en registro tiene que estar en estado Trmite, para entrar a archivo damos click en:
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Ahora veremos la siguiente pantalla, por defecto no veremos ningn registro en la bandeja de archivo.
Para proceder a archivar debemos buscar el registro, por su nmero usando el campo Le damos clic en el registro
y se desplegara la siguiente pantalla, ahora solo le damos clic en archivar.
Confirmamos que deseamos archivar
Luego obtendremos el mensaje de xito
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Crear Documento Interno

Para crear un documento interno debemos dar click en.
Se nos mostrara por defecto el siguiente formulario:
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Donde ingresaremos los datos, aqu completaremos,
: Opcin que aparece activada por default. Indica si el documento generado tendr un nmero de registro en el sistema o de lo contrario el documento ser usado como un documento de anexo. : Opcin donde el usuario escoge el tipo de documento a crear (memorando, oficio, informe, memo mltiple, carta, resolucin). : Opcin donde administrativa de destino del documento. el usuario escoge el rea
: Aqu debe ingresar el grado acadmico o la abreviatura de la profesin de la persona a la que se dirige el documento. : Opcin donde el usuario escoge a la persona a la que va dirigido el documento. : Aqu debe ingresar el asunto del documento. : Aqu debe ingresar la referencia del documento. : Aqu debe ingresar el cuerpo del documento.
: Esta opcin nos permite adjuntar documentos adicionales al documento principal.
Aqu escogemos las oficinas que recibirn una copia de nuestro envo.
: Opcin donde el usuario escoge el estado del documento (Borrador, Por firmar)
Descripcin de Botones complementarios En esta opcin el usuario escoger las oficinas involucradas en la firma de un documento.
En esta opcin el usuario escoger las oficinas involucradas en darle visto bueno a los anexos del documento principal. Esta opcin nos mostrara la lista de documentos que he generado bajo la modalidad de proyecto, tambin mostrara los documentos que las distintas oficinas nos han derivado. Esta opcin nos mostrara la lista de documentos en estado borrador. Esta opcin nos mostrara los documentos registrados y firmados que pueden anularse.
Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:
Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.
Visto Bueno Requerido

Para ingresar a la bandeja de documentos internos que requieren visto bueno debemos dar click en.
Se nos mostrara la bandeja de documentos en los que nos han requerido que visemos los documentos adjuntos.
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Descripcin de Operaciones complementarias
Con esta opcin se mostrara la lista de documentos adjuntos.
Con esta opcin Observamos el documento de tal manera que retorna al remitente, con un mensaje.
Firma con el Visto Bueno a los documentos adjuntos.
Firma Requerida
Para ingresar a la bandeja de documentos internos que requieren ser firmados debemos dar click en.
Se nos mostrara la bandeja de documentos en los que nos han requerido la firma al documento principal.
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Con esta opcin se procede a firmar el documento principal.
Con esta opcin Observamos el documento de tal manera que retorna al remitente, con un mensaje.
Firma Masiva
Para acceder al modulo de Firma Masiva debemos dar click en.
Se nos mostrara la bandeja de documentos pendientes de firma.
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Con esta opcin editamos el documento.
Con esta opcin eliminamos el documento.
Activando este check seleccionamos todos los documentos de la lista.
Activando el check de cada registro lo estamos seleccionando de forma individual de la lista como en la figura.
Con esta opcin procedemos a firmar todos los documentos que han sido seleccionados previamente mediante los checks.
Firma y Envi
Para acceder al modulo de Firma y Envi debemos dar click en.
Se nos mostrara la bandeja de documentos que tenemos pendientes por firmar.
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Con esta opcin editamos el documento.
Con esta opcin eliminamos el documento.
Con esta opcin se procede a firmar el documento principal y a visar los documentos adjuntos que se han marcado para visar.
Si esta opcin esta activada nos indica que el documento ya fue firmado en la opcin de firma masiva y esta pendiente de envo. Presionamos el botn para enviar a la respectiva oficina.
Seguimiento de Documentos
Para ver como esta nuestro documento haremos click en bsqueda.
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Ahora obtendremos la siguiente pantalla
Los criterios de bsqueda Busca el lugar de origen, de los documentos oficina y/o direccin.
Entre fecha inicio y Fin pondremos el intervalo de tiempo para saber que documentos generamos
Busca todos los documentos del rea respectiva, sin importar en el estado en que estn
Busca por la firma del Director.
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Buscamos por el numero de registro es la bsqueda mas precisa.
Busca por estado de documento tramite, por recibir, derivado, archivado, anulado.
Busca por en nombre documento de respuesta.
Busca segn los criterios de accin a realizar.
Busca los documentos que registro.
Busca segn el tipo de documento.
Busca segn el tipo de solicitud
Busca por la persona a quien se dirigidos
Busca segn el numero de expediente.
Busca por el nombre de documento
Busca por el asunto
Aqu tenemos los distintos criterios de bsqueda de registros y/o documentos los cuales funcionan de forma combinada. Cada Oficina es capaz de ver solo sus documentos generados y ver los documentos donde a participado
Ejemplo Bsqueda por rea y/o Oficina
Bsqueda por estado tramite
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El modulo nos permite exportar a Excel los resultados de nuestra bsqueda mediante el siguiente botn:
Reportes del Sistema
Para acceder a los reportes damos clic en
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Como vemos tenemos un submen donde escogeremos los tipos de reportes que queremos ver.
1. Estado / Fecha de Respuesta Legal
2. Reporte de documentos pendientes por Oficina, aqu se nos muestra un listado iniciando por la oficina principal seguido de sus sub-oficinas, con los totales de los documentos pendientes de recibir y enviar. Esta opcin la poseen todas las secretarias, directores o encargados.
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REITERATIVO DE DOCUMENTOS
Objetivo: Esta modulo tiene como finalidad facilitar el envo de documentos reiterativos con un nmero de registro comn, cualquiera que sea el estado en que se encuentre. Ingreso: El mdulo reiterativo, se encuentra en la parte inferior del men OPERACIONES, de la siguiente forma:
Mdulo Reiterativo: Este mdulo presenta la siguiente interfaz:
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En la parte superior se la pantalla, se aprecia por defecto el nombre de la Direccin u Oficina al que pertenece el usuario. Luego procederemos ingresar el nmero de registro del documento a reiterar en el campo Nro. De Registro. Luego hacemos click en el botn buscar. De similar forma procederemos a trabajar con el campo Nro. De Expediente.
Posteriormente, en la parte inferior se presentar el resultado, tal como se aprecia en la siguiente figura.
Para seleccionar la lnea, se debe hacer click en la parte derecha en Luego se desplegara la siguiente interfase, donde se proceder a registrar los datos del documento reiterativo, que se aprecia en la siguiente figura:
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El registro es similar al utilizado en la opcin derivacin y para terminar y grabar hacer Click en el botn Registrar, sino presionar el botn Regresar. Si grabacin fue exitosa recibir el mensaje Registro reiterado con xito
PRE-CERRAR DOCUMENTOS
1. Los rganos derivaran al rea de Tramite Documentario a travs del sistema los documentos que sern despachados fuera de la Institucin. 2. Para proceder a enviar fuera de la institucin los documentos registrara en la opcin Pre-cierre lo siguiente: el destinatario, remitente, nmero de documentos, objeto de envo, tipo de servicio (Local, EMS, Nacional, Certificado, Internacional) y cdigo de la gua del Courier. Ingresamos al sistema y nos ubicamos damos clic en la opcin Pre-Cerrar Doc.
Tendremos la siguiente completaremos los datos para el envo externo.
interfaz Pre-Cerrar donde
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Damos click en el botn y nos mostrar el siguiente cuadro donde veremos los documentos listos para enviar; seleccionamos con check y damos click en el botn .
Ahora veremos la caja de texto completa con los documentos enviar. Luego pasamos a completar el destinatario, y remitente dando click en la lupa donde digitaremos la empresa, persona a donde va dirigido este documento
Una vez elegido damos click en el botn
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Luego completamos el campo objeto de envo, tipo de servicio, Courier, cdigo gua de Courier Objeto de envo: Donde se escribe en detalle o motivo. Tipo de servicio: Local, EMS, Nacional, Certificado, Internacional Courier. Cdigo guia de Courier.
Finalmente pasamos a dar click en registro obteniendo el mensaje.
el documento, y confirmamos el
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Cuando los cargos son devueltos por el Courier el Responsable del rea de Tramite Documentario verificara que el cargo contenga las firmas, sellos y fechas de recepcin por el destinatario anotando en el Libro de Registros de salida de documento del CONCYTEC y en el Sistema de Tramite Documentario actualizando la opcin Cierre.
CERRAR DOCUMENTOS
Cuando los cargos son devueltos por el Courier el Responsable del rea de Tramite Documentario verificara que el cargo contenga las firmas, sellos y fechas de recepcin por el destinatario anotando en el Libro de Registros de salida de documento del CONCYTEC y en el Sistema de Tramite Documentario actualizando la opcin Cierre.
Ingresamos a la opcin Cerrar
Tendremos la siguiente interfaz Cerrar, donde podemos dar click al documento para cerralo aqu solo registraremos el Cdigo de Gua de Recepcin como campo obligatorio.
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Le damos click en aceptar y nos pedir confirmacin
Luego podemos ver los documentos cerrados en el Seguimiento- Busqueda
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5. GLOSARIO DE TRMINOS
CAMPO: Es el espacio en la memoria que sirve para almacenar temporalmente un dato durante el proceso, Su contenido varia durante la ejecucin del programa. SOFTWARE: Conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinas asociadas con la operacin de un sistema de computadoras, es decir, la parte intangible de computador. INTERFAZ: Una conexin e interaccin entre hardware, software y usuario, es decir como la plataforma o medio de comunicacin entre usuario o programa. USUARIO: Cualquier individuo que interacta con la computadora a nivel de aplicacin. Los programadores, operadores y otro personal tcnico no son considerados usuarios cuando trabajan con la computadora a nivel profesional. URL: (Uniform Resource Locator). La direccin de una fuente de informacin. Est compuesto por cuatro partes distintas: el tipo de protocolo (http, ftp, gopher), el nombre de la mquina, la ruta del directorio y el nombre del archivo. Versin: Trmino que nombra las actualizaciones de un producto, se utiliza cuando se saca al mercado, o bien, cuando las modificaciones que se hacen del antiguo son muy numerosas o de gran alcance (por ejemplo: Word Perfect 5.1, Word Perfect 6. 1, Windows 3.11, Windows 95).
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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

2. ALCANCE DEL SISTEMA

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

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4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Interfaz del Sistema de Tramite Documentario

3.- A continuacin veremos la interfase principal del Sistema de Tramite Documentario.

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Mensaje de bandeja de recepcin: nos informa la cantidad de documentos por recibir.

La opcin INICIO: Es la pgina que se muestra por defecto al ingresar al sistema.

La opcin REGISTRO: Vemos un desplegable donde se encuentra el registro.

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La opcin SEGUIMIENTO: Donde veremos el desplegable de bsqueda

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Perfil de Secretaria, Director, Encargado.

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Esta es la pantalla para Registrar documentos nuevos.

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Aqu podremos digitar la fecha de respuesta

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Las copias son enviadas para informar.

Ejemplo: Insertamos todos los datos y le damos clic en

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Nos preguntara para confirmar si deseamos recepcionarlo y aceptamos.

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Ahora obtendremos el siguiente mensaje en la parte superior de la pantalla.

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Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:

Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.

El documento creado en estado Borrador ser accesible desde: a. La bandeja de derivacin

Mediante el icono de edicin registro

que se encuentra en la operaciones del

b. La bandeja de documentos del Modulo Creacin de documento

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Accediendo al icono de edicin registro

que se encuentra en las operaciones del

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y se desplegara la siguiente pantalla, ahora solo le damos clic en archivar.

Confirmamos que deseamos archivar

Luego obtendremos el mensaje de xito

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Crear Documento Interno

Se nos mostrara por defecto el siguiente formulario:

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Donde ingresaremos los datos, aqu completaremos,

: Esta opcin nos permite adjuntar documentos adicionales al documento principal.

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Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:

Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.

Visto Bueno Requerido

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Descripcin de Operaciones complementarias

Con esta opcin se mostrara la lista de documentos adjuntos.

Firma con el Visto Bueno a los documentos adjuntos.