Captulo I 1.

Inventario Son los bienes disponibles listos para la venta, bien sea la mercanca de una empresa comercial o los bienes terminados de un fabricante.; bienes en proceso de produccin, o bienes que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin, consistentes en materia prima, partes compradas o suministros.

Constituye el activo corriente ms representativo de una empresa y son muy susceptibles a grandes errores y de fraude.

La determinacin del valor del inventario afecta directamente el costo de los bienes vendidos y tiene un impacto grande en la utilidad neta durante el ao.

La determinacin de la calidad, condicin y valor del inventario es inherente una labor ms compleja y difcil que la que acompaa la mayora de los elementos de la posicin financiera

2. Control interno sobre los inventarios y costo de los bienes vendidos La importancia de un control interno adecuado sobre los inventarios y el costo de los bienes vendidos desde el punto de visto de la gerencia, y de los auditores difcilmente puede ser sobre enfatizada, puesto que muchos tipos de inventarios se componen de elementos particularmente no susceptibles de robo, la gerencia puede considerar los controles son innecesarios para esta rea. Esta forma de pensar ignora el hecho de que los controles de los inventarios afectan casi todas las funciones involucradas en la produccin y disposicin de los productos de la compaa.

3. La funcin de compra

Un control interno adecuado sobre las compras exige en primer lugar, una estructura organizacional que delegue a un departamento separado de la compaa, autoridad exclusiva para efectuar todas las compras de materiales y servicios. Las funciones de compra, recibo y registro deben estar claramente separadas y mantenidas en departamentos separados.

Una transaccin de compra empieza con la emisin de una solicitud de compra o pedido apropiadamente por el departamento de almacenamiento u otro departamento que necesita los bienes o servicios.

En muchas organizaciones grandes se expiden pedidos de compras solamente despus de cumplir con otros procedimientos amplios para: 1. Determinar la necesidad del articulo 2. Obtener ofertas competitivas. 3. Obtener aprobacin del aspecto financiero del compromiso. 4. Funcin de recepcin:

Todos los bienes recibidos por la compaa sin excepcin, deben parar por un departamento de recepcin de compra, almacenamiento y despacho. El departamento de recepcin es responsable por:

1. La verificacin de las cantidades de bienes recibidas 2. La direccin de mercanca daada o defectuosa 3. La preparacin de un informe de entrada 4. La transmisin pronta de los bienes recibidos al departamento de almacenamiento.

5. Funcin del Almacenamiento.

A medida que los bienes se envan a los almacenes o depsitos, estos son contados, inspeccionados, notificados como recibidos. El departamento de almacenamiento notificara entonces al departamento de contabilidad de la cantidad recibida y puesta en existencia. Al realizar estas funciones, el departamento de almacenamiento hace una contribucin importante al control global de inventarios. 6. La funcin de Distribucin

El departamento de almacenamiento al ser responsable por todos los bienes bajo su control, tiene razn en insistir que sea emitida una solicitud pre numerada- para todos los elementos que pasan por sus manos que sirva como recibo firmado del departamento que acepta los bienes, normalmente con un triplicado. 7. La funcin de produccin (conversin)

La produccin global debe ser controlada mediante un programa de produccin maestro que presenta las necesidades de produccin bruta durante un periodo particular. Debido a que el programa se desarrolla con base en pronsticos de demanda para los productos de la compaa. El programa de produccin maestro asegura tambin que haya disponibilidad de materiales y de trabajo en forma oportuna, para satisfacer las demandas de produccin durante el periodo. Las solicitudes de materiales y tiquetes de desplazamiento documentan el flujo de los bienes y la responsabilidad relacionada a medida que ellos progresan a travs del proceso de produccin.

Las tarjetas de tiempo de trabajo se preparan para documentar el trabajo o las horas maquina dedicadas a un trabajo de produccin particular.

Los controles sobre los bienes de produccin incluyen generalmente procedimientos de inspeccin regular para revelar el trabajo defectuoso. Esto ayuda a revelar ineficiencias en el sistema productivo y tambin tiende a evitar la inflacin del inventario de los productos en proceso mediante la acumulacin del costo de los bienes que eventualmente sern desechados.

8. La funcin de Despacho El despacho debe hacerse solamente despus de haber recibido la autorizacin apropiada. Normalmente esta autorizacin ser un pedido de ventas apropiado por el departamento de crdito, aunque la funcin del departamento de despacho incluye la devolucin de bienes defectuosos a los proveedores. En este ltimo caso, la autorizacin tomara la forma de una autorizacin de despacho de un ejecutivo del departamento de compras

El departamento de despacho preparara manualmente o mediante el sistema de computador, un documento de despacho pre-numerado indicando los bienes despachados. Una copia del documento de despacho como evidencia del envi, una segunda copia debe ser enviada al departamento de facturacin, donde ser utilizada, con el pedido de compra del cliente, y una tercera copia debe ser incluida como un volante de empaque con los bienes cuando estos son despachados. Cuando los bienes son enviados utilizando un transportador comn, se entrega al transportador copia del documento de despacho, en este caso resulta ser el CONOCIMIENTO DE EMBARQUE. La copia enviada para facturacin incluir entonces evidencia adicional del despacho, las cuentas del transporte por camin, los recibos de los transportadores y las cuentas de carga.

9. El sistema de contabilidad de costos Para controlar y registrar el uso de las materias primas y suministros, para determinar el avance y el valor de los bienes del inventario en proceso y para calcular el inventario de bienes terminados, es necesario un sistema de contabilidad de costos adecuado. Este sistema comprende todos los registros, pedidos, solicitudes y requerimientos para la contabilidad apropiada del uso de los materiales a medida que ingresan al flujo de produccin y continan a travs de la fbrica, en el proceso de convertirse en bienes terminados

El control es afectado por diversos procedimientos que verifican la precisin de los registros de produccin. Los costos de manufactura que se aplican utilizando tasas predeterminadas se ajustan a los costos reales al final del periodo. Muchas compaas han establecido sistemas de costos estndar para ayudar a identificar las causas de la inefectividad y del desperdicio mediante un estudio de las variaciones entre costos reales y estndar.

10. El sistema de inventario perpetuo (permanente) Los registros de inventario perpetuo constituyen una parte muy importante del control interno. Estos registros al mostrar en todo momento la cantidad de bienes disponibles, proporcionan informacin esencial para la compra, venta, y polticas inteligentes de la planificacin de la planeacin de la produccin.

El uso de un sistema de inventario perpetuo (permanente) permite a las compaas controlar los altos costos de mantener inventario excesivo, a la vez que se minimiza los riesgos de quedar sin existencia. La compaa puede controlar los inventarios a travs de puntos para reordenamiento o compra de materiales y lograr economa en las entidades pedidas, incluidos los sistemas de pedidos JUSTO A TIEMPO.

Los registros de inventarios permanente desestimula el robo y el desperdicio del inventario, puesto que quienes cuidan las bodegas y otros empleados son consientes de su responsabilidad sobre los bienes recibidos, distribuidos y disponibles. Los registros sin embargo deben ser verificados peridicamente a travs del conteo fsico de los bienes. 11. Mtodo de valuacin de inventario

11.1. Mtodo PEPS ( Primero en entrar, primero en salir) Constaste en aplicar los materiales utilizados a los precios de las primeras entradas hasta agotar la existencia de ese precio par continuar con las siguientes entradas, o sea que la materia prima queda valorizada al precio con que ingresa. 11.2. Mtodo UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir)

Se utiliza para valorizar los consumos de materia prima a los precios de la ltima adquisicin hasta agotar la cantidad comprada, siguiendo con lo anterior y as sucesivamente. 11.3. Mtodo Promedio Continuo

Consiste en obtener cada entrada de materia prima el precio promedio para valorizar las salidas del almacn. 11.4. Mtodo promedios peridicos Se aplica a periodos determinados que pueden ser semanal quincenal o mensual.

11.5. Mtodo promedio fijo estndar Se aplica cuando las fluctuaciones de los precios son mnimos. Consiste en establecer un precio ms o menos conocida con dichos fluctuaciones y se aplica en forma constante en la valoracin de las salidas de materia prima.

Conclusiones.

1. El control interno de inventario es una de las importantes, dado que, es uno de los pilares de las compaas, sin ellas no lograran el objeto de la misma, abastecer las demandas de sus clientes, que los mismos sean de calidad, de consumo directa o indirectamente o bien, un producto terminado que se convierte en materia prima para la produccin de otro bien. 2. Si el mtodo de evaluacin y el control de los inventarios no son atendidos de manera adecuada con la supervisin fsica y documental no se realiza de manera adecuada y peridica podra causar graves consecuencias a las compaas, tal es el caso de las mercaderas perecederas como frutas, verduras, medicinas, etc mercaderas que merecen una atencin especial. que son

Recomendaciones.

1. Establecer un estricto control que se refiere a inventarios, con personal altamente calificado, la perfecta segregacin de funciones, desde la funcin de compras ya sea de materia prima para el proceso productivo o bien de un producto terminado para venta, hasta el momento de el despacho del producto, incluyendo la documentacin de el conocimiento de embarque para asi no dar lugar a errores que posteriormente repercutiran a la entidad tanto econmica como productiva, 2. Elaborar inventarios fsicos peridicos para determinar el estado de las existencias en bodegas, que los mtodos implementados sean los adecuados e implementar medidas pertinentes para la rotacin de la misma en los productos perecederos.

Bibliografa. 1. O. Ray Whittington, CIA, CMA, CPA, De Paul University; Kurt Pany CFE, CPA, Arizona State University. Auditoria un enfoque Integral, 12. Edicin, Colombia noviembre de 1999. 2. Perdomo Salguero, Mario Leonel, Costos de produccin Contabilidad V, Contabilidad administrativa Tomo I, decima cuarta edicin, Guatemala enero de 2012.

ndice Captulo I ........................................................................................................ 1 1. Inventario ............................................................................................... 1 2. Control interno sobre los inventarios y costo de los bienes vendidos .... 1 3. La funcin de compra ............................................................................ 2 4. Funcin de recepcin: ........................................................................... 2 5. Funcin del Almacenamiento................................................................. 3 6. La funcin de Distribucin...................................................................... 3 7. La funcin de produccin (conversin) .................................................. 3 8. La funcin de Despacho ........................................................................ 4 9. El sistema de contabilidad de costos ..................................................... 5 10. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. El sistema de inventario perpetuo (permanente) ................................ 5 Mtodo de valuacin de inventario ..................................................... 6 Mtodo PEPS ( Primero en entrar, primero en salir ........................ 6 Mtodo UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir) .......................... 6 Mtodo Promedio Continuo............................................................. 6 Mtodo promedios peridicos ......................................................... 6 Mtodo promedio fijo estndar ........................................................ 7

Conclusiones. ............................................................................................... 8 Recomendaciones........................................................................................ 9 Bibliografa ................................................................................................. 10

Introduccin:

El presente trabajo constituye una investigacin sobre el control interno mnimo que debiese implementar en cualquier compaa para tener un control eficiente en su inventario, costo de ventas y compras que pueden coadyuvar y reducir riesgos inherentes en el inventario en un nico capitulo que integra el total de la investigacin.

Contiene los lineamientos necesarios a seguir, en varios departamentos directa o indirectamente relacionados con el inventario, ya que uno u otra forma quedan ligados a este proceso.

Incluye informacin relevante sobre los diferentes mtodos de valuacin del inventario aplicable en el medio, as como los mtodos y procedimientos necesarios a implementar en el despacho de la mercadera, que es un rea muy importante para no dar lugar a salida de mercadera sin la autorizacin implementado mediante polticas y procedimientos de control interno inventario. del