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PROCEDURE TITRE : MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS Code : PR-SMQ-01 Indice 00

PROCEDURE MAITRISE DES DOCUMENTS ET ENREGISTREMENTS

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EMARGEMENT

Ce document est la proprit dECO CHAUDIERE toute reproduction ou communication est soumise son accord.

PROCEDURE TITRE : MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS 1. Objet : Cette procdure a pour objet de dcrire les contrles ncessaires relatifs la rdaction, vrification, approbation et modification des documents afin de disposer de la Code : PR-SMQ-01 Indice 00

documentation en vigueur au bon endroit. Elle prvoit galement les contrles ncessaires associs l'identification, au stockage, la protection, l'accessibilit, la conservation et l'limination des enregistrements.
2. Domaine dapplication : Cette procdure sapplique tous les documents internes et externes relatifs au systme de management de la qualit, savoir : Documents de rfrence Procdures documentes et procdures oprationnelles, instructions et modes opratoires,

plans ainsi que les enregistrements Donnes informatiques

3. Documents de rfrence : Norme ISO 9000-2005 : SMQ/Principes essentiels et vocabulaires. Norme ISO 9001-2008 : SMQ/Exigences.
4. TERMES ET DEFINITIONS

Les dfinitions contenues dans la norme ISO 9000 V 2005 sont applicables.

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PROCEDURE TITRE : MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS


5. Description de la procdure :

Code : PR-SMQ-01 Indice 00

ACTIONS Cration / Modification des documents/ enregistrements NON Rev ue OUI Approbation

QUI Personnel/ Responsable du processus

RMQ / pilote de processus Consultant RMQ/DG RMQ

Diffusion/Retrait

Pilote de processus Classement/ Protection / Conservation Accessibilit

Elimination

RMQ RMQ

Documents dorigine externe

COMMENTAIRES -Demande son responsable -Renseigne la fiche de cration modification des documents/ enregistrements -Les documents du SMI sont identifis par un titre et un code -indice 00 (version initiale) concerne lindice de vie des documents, il augmente dun numro chaque modification - Les modifications sont portes sur le tableau de suivi des modifications contenu la fin de chaque document -Sassure de la cohrence, pertinence et conformit du document aux exigences - margent la case en premire page du document Approuvent le document et margent la case Approbateur en premire page du document -Diffuse les documents aux destinataires selon la liste de diffusion/retrait et les fait marger -retire le document prim et appose le cachet PERIME - tient jour la liste des documents/ enregistrements applicables il sassure travers la matrice de diffusion que les documents sont disponibles sur les lieux dutilisation et aux versions en vigueur -Assurer des conditions requises afin dviter les pertes et dommages ventuels -Le RMQ assure la sauvegarde et le stockage des donnes informatiques chaque changement de version, il limine la version prcdente. Les pilotes de processus assurent frquence mensuelle la sauvegarde des donnes relatives au fonctionnement des processus relevant de leurs activits -Conserve la version antrieure celle en vigueur de la politique, du manuel et des procdures documentes sous support papier ou informatique, en apposant la mention PERIME . Llimination des enregistrements se fait par broyage ou tout autre moyen physique - enregistrer sur le registre courrier arrive en gardant leur rfrence dorigine, -diffuss aux processus concerns selon les orientations de la direction gnrale - tiennent jour un tat des documents dorigine externe

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PROCEDURE TITRE : MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS L'identification des documents est dfinie selon le modle suivant
1. Fiche de processus Selon code intgr dans la liste de processus,

Code : PR-SMQ-01 Indice 00

2. Procdure : PR PR code processus- XX indice (00) XX = Nombre progressif La version initiale: PR-code processus- XX indice (00) 3. Fiche : FPR code processus- XX F-YY YY = Nombre progressif La version initiale : PR code processus- XX F-YY indice (00) 4. Instructions : IN

IN- code processus- XX indice (00) XX = Nombre progressif Mme identification que pour les procdures PR Les plans ont un code spcifique Les documents dorigine externe gardent leu rfrence dorigine
6. Enregistrements :

Liste des documents et des enregistrements applicables (PR-SMQ-01 F-01) Liste des documents dorigine externe (PR-SMQ-01 F-02) Liste de diffusion /retrait des documents (PR-SMQ-01 F-03) Fiche de demande de cration/modification des documents (PR-SMQ-01 F-04) Matrice de diffusion des documents (PR-SMQ-01 F-05)
7. Suivi des modifications

INDICE 00

DATE 10/07/2012

NATURE DE LA MODIFICATION Version initiale

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