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1.

LECCIN 1

Introduccin a Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Iniciar Microsoft Project Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del plan de proyecto Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto Microsoft Project es un programa que consta de una amplia variedad de productos, y puede facilitar: La realizacin del seguimiento de la informacin que conlleva los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos del proyecto La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estndar y con un dise o apropiado !l proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente !l intercambiar informacin de proyecto con otras aplicaciones del sistema de Microsoft "ffice !l comunicar la informacin a los recursos y otros participantes, dado que el administrador de proyectos posee el control del proyecto La gestin de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de !scritorio

1.2

Conceptos bsicos de Project 2003

Inicio de Project
Project #tandard es un miembro de la familia del #istema de Microsoft "ffice, de modo que la apariencia de Project es similar a la de $ord, !%cel y &ccess' La organizacin de la (arra de )erramientas y la barra de Men*s es muy similar a la de otras aplicaciones de "ffice, aunque no su contenido' !n este ejercicio, iniciar Project #tandard y se crear un arc+ivo basado en una plantilla adems de conocer las principales reas de la interfaz de Project' 1. #e dar clic, en el (otn -nicio 2. #e dar clic, en .odos los Programas 3. /el Men* Microsoft "ffice, se dar clic, en Microsoft Project 0112

4. La barra de men*s contiene conjuntos de instrucciones aplicables'

5. La barra de +erramientas ofrece un acceso rpido a las tareas ms comunes

6. La (arra de 3ormato ofrece varias opciones que dan un estilo espec4fico a varios elementos como te%to'

Leccin 1

Introduccin a Project

1.3

7. La (arra 5u4a de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualizacin de un proyecto'

8. !l Panel de .areas consta de una lista de arc+ivos abiertos recientemente adems de otras opciones'

9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento activo 10. !l cuadro de escriba una pregunta es una +erramienta de ayuda que ofrece soluciones rpidas a las consultas escritas'

1.4

Conceptos bsicos de Project 2003

#i +a utilizado las aplicaciones de "ffice, estar familiarizado con muc+os de los elementos de la interfaz de la ventana de Project' &lgunos de estos son: Las barras de men*s principal, que permite proporcionar instrucciones a Project Las barras de +erramientas, que ofrecen un acceso rpido a las tareas ms comunes La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto activo !l cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma rpida en el sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo las actividades comunes de Project' !l panel de tareas -nicio de Project, similar a los paneles de tareas que puede observar en las dems aplicaciones de "ffice

& continuacin, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de proyecto basado en una de ellas' 1. !n la seccin de Plantillas, se seleccionar la opcin !n mi P67 2. /el cuadro de /ilogo se elegir la pesta a Plantillas de Project

3. /el grupo de plantillas selecciona la nombrada 8uevo 8egocio 4. #e dar clic, en &ceptar 5. #e +a creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla'

Leccin 1

Introduccin a Project

1.5

Anlisis de las Vistas


!l espacio de trabajo de Project, se denomina 9ista' Project dispone de docenas de vistas, aunque normalmente trabajar con una vista o +asta dos' Las vistas son utilizadas para introducir, editar, analizar y visualizar la informacin del proyecto' La vista predeterminada, que ver al iniciar Project es el /iagrama de 5antt, mostrada en la siguiente ilustracin'

!n t:rminos generales, las vistas centran su atencin en los detalles de las tareas o en los detalles de los recursos' !l diagrama de 5antt, lista los detalles de las tareas en una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma grfica cada tarea como una barra en el diagrama situado en la parte derec+a de la vista' La vista /iagrama de 5antt, es una forma com*n de representar un plan de proyecto, especialmente cuando se presenta a los dems' .ambi:n resulta *til para la introduccin y refinamiento de los detalles de tarea y para el anlisis del proyecto' !n este ejercicio se mostrar un proyecto desde diferentes vistas' 1. #e dar clic, en )oja de recursos desde el men* 9er'

1.6

Conceptos bsicos de Project 2003

2. La +oja de recursos visualiza los detalles de los recursos' 3. #e dar clic, en Ms vistas desde el Men* 9er' 4. /el cuadro de dilogo se elegir la opcin )oja de .areas y se dar clic, en &ceptar'

5. La +oja de tareas, lista los detalles de cada una 6. #e elegir ;so de recursos del Men* 9er' 7. !sta vista muestra los recursos seg*n las tareas a las que +an sido asignados y viceversa en una escala temporal <d4as o semanas=

Leccin 1

Introduccin a Project

1.7

8. &+ora se elegir la opcin ;so de tareas en el men* 9er 9. #e seleccionar la tarea /efinir enfoque del negocio 10. #e dar clic, en el botn -r a la tarea seleccionada en la (arra de )erramientas !stndar 11. #e mostrar la escala temporal con los valores de trabajo programados para esta tarea'

12. /el men* 9er se elegir la opcin 6alendario' 13. !sta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala temporal'

1.8

Conceptos bsicos de Project 2003

14. #e elegir /iagrama de >ed desde el Men* 9er

15. !sta vista muestra la relacin entre tareas' & continuacin, se mostrarn dos vistas simultneas 1. #e dar clic, en Ms 9istas del men* 9er 2. /el cuadro de dilogo se elegir !ntrada de tareas y se dar clic, en &ceptar

Leccin 1

Introduccin a Project

1.9

3. #e seleccionar la tarea 2 </efinir enfoque del negocio= 4. !n la parte inferior de la pantalla la vista de !ntrada de tareas mostrar los detalles de la tarea'

5. #e dar clic, en la tarea ? <-dentificar las capacidades, informacin y soporte disponibles= 6. Para quitar la divisin, slo se dar clic, derec+o en una parte vac4a de la vista inferior y del men* secundario se elegir la opcin "cultar 9ista de 3ormulario

1.10

Conceptos bsicos de Project 2003

7.Utilizar los Informes para Imprimir los detalles del plan de proyecto
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos de Project' & diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes estn dise ados para ser impresos' Los datos no son introducidos directamente en un informe' Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos' !n este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana 9ista preliminar: 1. 2. #e dar clic, en -nformes desde el Men* 9er #e seleccionar la opcin Personalizados7

3.

!n la lista -nformes se seleccionar .area y se dar clic, en 9ista Previa

Leccin 1

Introduccin a Project

1.11

4. 5. 6.

#e dar clic, en -mprimir7 y en el cuadro se dar clic, en &ceptar' #e cerrar la vista previa al dar clic, en 6errar' .ambi:n se cerrar el cuadro de dilogo de -nformes personalizados e -nformes'

1.12

Conceptos bsicos de Project 2003

Creacin de n n evo Plan de Proyecto


;na vez realizado el recorrido por las principales partes de la -nterfaz de Project, estar en disposicin de crear un plan de proyecto' ;n plan de proyecto es esencialmente un modelo a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que desea que ocurran' Project +ace un constante uso de los calendarios' !l calendario define el +orario laborable y no laborable para las tareas y representa el +orario de trabajo normal, el cual podr4a sufrir variaciones debido a los periodos de vacaciones o asuetos'
Algunas caractersticas de Project tandard y Pro!e""iona#, son diferentes. Se resaltarn las diferencias en las ocasiones en que sean necesarias.

!n este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la 5u4a de proyectos y se configurarn periodos laborables 1. 2. /el panel de tareas 8uevo, se elegir la opcin Proyecto en blanco #e elegir la opcin /efinir el Proyecto en el panel de tareas <en la versin Professional= o /efinir fec+a de inicio de programacin <en la versin #tandard= 3. #e cambiar la fec+a de inicio del proyecto desde el calendario'

4.

#e dar clic, en Listo <versin Project #tandard= o 5uardar e ir al paso 0 <Project Professional= 5. # seleccionar la opcin 8o y se dar clic, en el paso 2 6. #e dar clic, en 5uardar y finalizar 7. #e dar clic, en el (otn 5uardar de la (arra de )erramientas !stndar y se dar nombre al arc+ivo como Proyecto@ 8. #e dar clic, en 5uardar 9. #e dar clic, en /efinir periodos laborables generales desde el panel de tareas 10. !n la lista #eleccionar una Plantilla de 6alendario se elegir el !stndar

Leccin 1

Introduccin a Project

1.13

11. #e dar clic, en 5uardar e ir al paso 0 12. !ste panel, ofrece la posibilidad de cambiar el +orario de trabajo aunque se utilizar la opcin predeterminada 13. #e dar clic, en 5uardar e ir al paso 2 14. #e dar clic, en cambiar calendario laboral 15. !l d4a 0A de abril es d4a de asueto en la escuela, por lo que se marcar como periodo no laborable

16. #e dar clic, en &ceptar 17. Para comprobar que se +a considerado como no laborable, se verificar desde el calendario de la grfica de 5antt 18. #e dar clic, en 5uardar e ir al paso ? 19. !n esta pantalla puede +acer ajustes a cada campo

20. #e dar clic, en 5uardar e ir al paso B 21. !n la pantalla final se dar clic, en 5uardar y finalizar

1.14

Conceptos bsicos de Project 2003

Creacin de n n evo Plan de Proyecto


/el mismo modo que ocurre en otros programas, Project permite especificar Propiedades de arc+ivo' &lgunas de estas son estad4sticas como el n*mero que +a sido revisado el documento' "tras incluyen informacin que probablemente desee registrar acerca del plan de proyecto, como el nombre del administrador o las palabras clave soportadas en una b*squeda de arc+ivo' Project utiliza adems propiedades para los encabezados y pies de pgina cuando se imprime' !n este ejercicio, especificaremos algunas propiedades' 1. #e elegir Propiedades, del men* &rc+ivo y aparecer el cuadro Propiedades 2. #e seleccionar la fic+a >esumen

3. 4. 5. 6.

#e escribir C6alendario de produccin de videoD en el cuado &sunto #e escribir el nombre del autor' #e +abilitar la opcin 5uardar vista previa #e dar clic, en &ceptar

Leccin 1

Introduccin a Project

1.15

!es men de la leccin


E Project incluye varias plantillas sofisticadas que ofrecen un punto de partida para un nuevo plan de proyecto E !l principal espacio de trabajo en Project es una vista' 8ormalmente, dispone de una o en ocasiones de dos vistas visualizadas de manera simultnea' La vista predeterminada es la vista /iagrama de 5antt y probablemente sea la ms conocida en Project' E Project incluye un gran n*mero de informes incorporados' Fstos estn destinados a la visualizacin de los datos de Project' E ;tilice los calendarios de Project para controlar cundo puede ser programado el trabajo' Evaluacin @' !sfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio *nico GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG 0' )erramienta que permite analizar el efecto de los tiempos de una tarea en la realizacin de las dems GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG 2' ;na de las opciones ofrecidas por Project es la modificacin del +orario GGGGGGGGGGGGGGGG ?' 3ormatos predefinidos destinados a la impresin de datos de Project' B' Project considera 2 plantillas de calendario que son: estndar, turno de noc+e y GGGGGGGGGGGGGGGGG

2.1

LECCIN 2

Creando una Li"ta de $area"


Una vez completada esta leccin, podr:
Introducir tareas Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante Organizar las tareas en fases Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas Comprobar la duracin total de un plan de proyecto Las tareas son los bloques ms bsicos en la creacin de cualquier proyecto <las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto=' Las tareas describen el trabajo del proyecto en t:rminos de secuencia, duracin y requerimiento de recursos' #e trabajar con dos tipos de tareas: .areas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas' )itos: -ndican un evento importante en el transcurso de un proyecto'

Adems de escribir la informacin de tarea directamente en Project, puede desarrollar listas de tareas en otras aplicaciones y despus importarlas en Project.

!n este ejercicio, se introducirn las primeras tareas requeridas en el proyecto' 1. #e dar clic, en 6rear una lista de las tareas del proyecto en la gu4a de proyecto, en la seccin de .areas'

2.2

Conceptos bsicos de Project 2003

2. #e escribir Planeacin del #itio en la primera celda debajo de nombre de la tarea y se oprimir la tecla -ntro' 3. #e seguirn escribiendo las siguientes tareas: a' >edaccin de .e%to por .ema b' (*squeda de -mgenes c' -ntegracin de 8avegacin en 3rontPage d' -ntegracin de te%tos a 3rontPage La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo que emplear para completarse' Project puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de minutos a meses' /ependiendo del mbito del proyecto, puede trabajar con duraciones de tarea en una escala de +oras d4as y semanas' !l calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las H de la ma ana a las B de la tarde, de lunes a viernes, con una +ora designada a comer y considerando como periodo no laborable las tardes y los fines de semana' &s4, una tarea con requerimientos de trabajo de @I +rs' Podr ser terminado en dos d4as' &l especificar medidas de duracin temporal, puede utilizar las siguientes abreviaturas:

#i escribe esta abreviatura


m

&parecer de esta forma


min

Lo que significa
minuto

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.3

h d s s

hr da sem ms

hora da semana mes

!n este ejercicio, se introducir la duracin de las tareas creadas anteriormente' &l +aberlas creado, Project introdujo una duracin estimada de un d4a para cada una de ellas' 1. #e dar clic, en la celda situada a la derec+a de Planeacin del #itio 2. #e escribir 0d y se oprimir la tecla -ntro 3. #e debern introducir las siguientes duraciones: a' >edaccin de .e%to por .ema H d4as b' (*squeda de -mgenes 0 d4as c' -ntegracin de 8avegacin en 3rontPage 0 d4as d' -ntegracin de te%tos a 3rontPage @ d4a

Introd ccin de n "ito


&dems del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto como conocer la fec+a de fin de cada fase' Los +itos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o acompa an al mismo' !l +ito en s4, no supone la realizacin de un trabajo y se representan como tareas con duracin cero' !n este ejercicio, se crear un +ito' 1. #e seleccionar la primera tarea 2. /el men* -nsertar se elegir la opcin 8ueva .area

2.4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. #e escribir Planeacin completada

4. !n el campo de duracin se escribir 1d 5. &utomticamente se mostrar como un +ito

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.5

#r$anizacin de %areas en &ases


#i posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de organizar las tareas en fases' La visualizacin de las fases de las tareas facilitar la revisin del plan de proyecto desde el punto de vista de elementos principales y detallados de trabajo' Por ejemplo, un proyecto en la realizacin de un sitio $eb escolar, puede dividirse en fases principales de trabajo, tales como la planeacin, la navegacin, la redaccin de las secciones, etc' La creacin de fases, se lleva a cabo aplicando un sangrado a las tareas' !n Project, las fases estn representadas por tareas de resumen' !l comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las dems' 8o podr editar directamente su duracin, la fec+a de comienzo ni otros valores calculados, debido a que estos, dependen de las tareas de detalle' Las tareas de resumen son de gran utilidad a la +ora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del proyecto' !n este ejercicio, se insertarn tareas y fases' 1. #e dar clic, derec+o en el selector de la fila 0 2. /el Men* secundario se elegir la opcin 8ueva .area

3. #e insertar una nueva tarea ms' 4. #e escribirn los siguientes nombres a las nuevas tareas: a' .ema b' Plano de 8avegacin 5. #e dar clic, en "rganizar tareas en fases

2.6

Conceptos bsicos de Project 2003

6. #e seleccionarn las dos tareas nuevas 7. #e dar clic, en el botn &plicar sangr4a en el panel izquierdo

8. La tarea @ se convertir en una tarea tipo resumen 9. #e dar clic, en Listo desde el panel izquierdo

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.7

Vinc lar %areas


Las tareas de proyecto debern ser llevadas a cabo en un determinado orden' Por ejemplo, antes de que se produzca la gu4a de navegacin de un sitio, se debi +aber planeado el propsito del mismo' !stas dos tareas, poseen una relacin fin a comienzo <tambi:n denominada dependencia o v4nculo= con dos aspectos' La segunda tarea debe producirse despu:s de la primera, es decir, en secuencia La segunda tarea slo se producir si la primera es completada, indicando una dependencia' La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se denominar sucesora, pues sucede a la tarea predecesora'

6ualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas sucesoras, de igual forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras' !sto +ace que las tareas slo puedan tener uno de los cuatro tipos de relacin de tarea:

!elacin de "area

Significado

#iagrama de $antt

%in a &omien'o (%&) *a fecha de fin de la tarea predecesora determina el inicio de la tarea sucesora &omien'o a comien'o (&&) *a fecha de comien'o de la tarea predecesora determina la fecha de comien'o de la tarea sucesora *a fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora

%in a fin (%%)

&omien'o a %in (&%) *a fecha de comien'o de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora

2.8

Conceptos bsicos de Project 2003

La presentacin de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las fec+as programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un motor de programacin como Project puede demostrar su funcionalidad' Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project' Por !jemplo: !n las vistas /iagrama de 5antt y /iagrama de >ed, las relaciones de tarea aparecen como l4neas de v4nculo entre las tareas' !n las tablas, los n*meros de identificador de las tareas predecesoras, aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras'

Para crear relaciones de tarea, se deben establecer v4nculos entre las tareas' .odas las tareas del plan de proyecto +an sido programadas para comenzar en un mismo d4a' !n este ejercicio, se vincularn tareas' 1. #e dar clic, en Programar .areas 2. #e seleccionarn las tareas 0 y 2 y se dar clic, en el botn de fin a comienzo

3. &+ora se vincularn igualmente, las tareas de la I a la A 4. #e seleccionar la tarea @0 5. /e la barra de +erramientas estndar, se dar clic, en el botn -nformacin de la tarea 6. /el cuadro de dilogo, se elegir la fic+a Predecesoras 7. !n la primer celda debajo de 8ombre de tarea se desplegar la lista de todas las tareas e%istentes y se elegir la tarea (*squeda de -mgenes 8. #e oprimir la tecla -ntro y se dar clic, en el botn &ceptar'

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.9

9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de oprimir la tecla 6trl 10. &l terminar, se dar clic, en Listo del panel izquierdo

2.10

Conceptos bsicos de Project 2003

'oc mentar %areas


Puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota' #i dispone de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea, puede a adir estos detalles en una nota de tarea' /e este modo, la informacin reside en el arc+ivo de Project y podr ser visualizada o impresa fcilmente' !%isten 2 tipos de notas: 8otas de tarea: -ntroducidas y revisadas en la fic+a 8otas de la -nformacin de .area' 8otas de recurso: -ntroducidas y revisadas en la fic+a notas de la -nformacin de >ecurso' 8otas de asignacin: -ntroducidas y revisadas en la fic+a notas de la -nformacin de &signacin'

%&E'ENCI( Para abrir el cuadro de dilogo +nformacin de la tarea, elija +nformacin de la tarea en el men, Proyecto.

Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de te%to, permiti:ndolo vincular o almacenar imgenes y otros tipos de arc+ivos' Los +iperv4nculos permiten unir una tarea, recurso o asignacin a informacin adicional que reside fuera del plan de proyecto, como otro arc+ivo, informacin en una determinada ubicacin del mismo documento, una pgina o sitio $eb o a una pgina en la -ntranet' !n este ejercicio, se crearn notas de recurso, asignacin y tareas' 1. #e dar clic, en la tarea @ y desde la barra de +erramientas se dar clic, en el botn de notas de tarea

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.11

2. #e escribir un comentario y se dar clic, en &ceptar 3. #e elegir la 9ista )oja de >ecursos desde el Men* 9er 4. #e seleccionar el recurso e%istente y se dar clic, en el botn de notas de recursos 5. #e escribir un comentario y se dar clic, en &ceptar

6. #e elegir la 9ista ;so de >ecursos y se seleccionar la *ltima tarea 7. #e dar clic, en el botn notas de la asignacin desde la barra de +erramientas 8. #e escribir un comentario de la asignacin 9. #e seleccionar la vista del diagrama de 5antt 10. #e abrir la nota de tarea y se agregar el siguiente v4nculo: a' +ttp:JJKKK'microsoft'comJlatam

11. #e dar clic, en el botn -nsertar objeto 12. !n el cuadro de dilogo se elegir 6rear desde un arc+ivo y despu:s se dar clic, en el botn !%aminar7 13. #e elegir una imagen y se cerrar el cuadro al dar aceptar +asta llegar a la nota'

(a ' racin de

n Proyecto

&unque no se +a introducido directamente la duracin total del proyecto o la fec+a de finalizacin, Project +a calculado este valor basndose en la duracin individual de las tareas y en las relaciones de tarea' Para conocer la fec+a de fin programada para el proyecto, es a trav:s del cuadro de dilogo -nformacin del Proyecto'
%&E'ENCI( "ambin puede hacer clicen los botones Acercar y Alejar para cambiar la escala temporal de la .ista #iagrama de $antt.

!n este ejercicio, se visualizar la fec+a de fin del proyecto'

2.12

Conceptos bsicos de Project 2003

1. #el men, Proyecto, se elegir la opcin +nformacin del Proyecto 2. Se dar clic- en el botn de estadsticas y se mostrarn .arios .alores, incluyendo la duracin, fecha de inicio y fin del proyecto

3. 4. 5. 6.

Se dar clic- en &errar Se cerrar la gua de proyectos desde la barra gua de proyectos. /n el men, 0er se elegir la opcin 1oom2 #el cuadro 1oom se habilitar la opcin Proyecto completo y se dar clic- en Aceptar

3o se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido programado tomando como referencia la fecha de comien'o y la duracin de las tareas, los das laborables requeridos.

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.13

!es men de la leccin


E Los aspectos esenciales de las tareas de un plan de proyecto son su duracin y el orden de incurrencia' E Los v4nculos de tarea, o relaciones, +acen que el comienzo o fin de una tarea afecte al comienzo o fin de otra tarea' ;na relacin de tarea com*n es una relacin de fin a comienzo, donde la finalizacin de una tarea controla el comienzo de otra tarea' E !n Project, las fases de una programacin se representan como tareas de resumen' E !l cuadro de dilogo -nformacin del proyecto es una e%celente forma de ver los valores clave de un plan de proyecto como su fec+a de fin programada y su duracin' Evaluacin
4. *as 55555555555555555 son un conjunto de tareas similares. "ienen un comportamiento diferente. 6. /.ento significati.o que sucede en el transcurso del proyecto. 7. 8loques bsicos en la creacin de un proyecto. 9. *as cuatro relaciones de tareas que e:isten son; %in a &omien'o, &omien'o a &omien'o, 55555555555555555 y &omien'o a %in. <. *os tres tipos de notas se pueden agregar a tareas, asignaciones y 55555555555555555

3.1

LECCIN 3

Lo" 'ecur"o"
Una vez completada esta leccin, podr:
Configurar la informacin bsica de los recursos para personas e!uipamiento y materiales Configurar la informacin de costo para los recursos Cambiar la disponibilidad de un recurso para el trabajo Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto' Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos: /isponibilidad: /etermina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede +acer' 6ostos: )acen referencia al importe que ser necesario para pagar a esos recursos'

La posibilidad de gestin de recursos de Project supone una de las mayores ventajas, si lo comparamos con +erramientas de planificacin de tareas como por ejemplo una agenda' 8o es necesario configurar los recursos o asignarlos a tareas, pero sin esta informacin, se tiene un menor control sobre los mismos factores' !n caso contrario, la configuracin de esta informacin no le ocupar muc+o tiempo, al contrario se reduce el tiempo o costos' Project trabaja con dos tipos de recursos: >ecursos de trabajo >ecursos materiales

Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto' & continuacin encontrar ejemplos de recursos de trabajo:

>ecurso de .rabajo Persona individual identificada por nombre' Persona individual identificada por funcin o t4tulo de trabajo' 5rupos de personas con un objetivo en com*n'

!jemplo /aniel >uiz #oto L4der de proyecto -lustradores

3.2

Conceptos bsicos de Project 2003

!quipamiento

6omputadoras e impresoras

!n este ejercicio, se configurar la informacin de diversos recursos +umanos' 1. #e dar clic, en >ecursos desde la barra 5u4a de proyectos 2. #e dar clic, en !specificar personas y equipamiento para el proyecto en el panel >ecursos 3. #e dar clic, en !specificar recursos de forma manual 4. !n la primera celda del encabezado 8ombre de recurso se escribir !lizabet+ #nc+ez M:ndez 5. #e ampliar el anc+o de la columna 6. #e escribirn los siguientes recursos en las siguientes celdas: a' /aniel >u4z #oto b' &ndrea 5arc4a 8un c' "scar P:rez Manzano 7. #e dar clic, en 6errar del Panel de 5u4a de proyectos 8. #e elegir la vista )oja de recursos 9. #e escribir ilustrador en la celda despu:s del *ltimo recurso 10. &seg*rese de que se encuentre seleccionado .rabajo en el campo .ipo

11. 9aya al campo de 6apacidad m%ima del nuevo recurso y se escribir 011L, debido a que se considera el trabajo paralelo de dos ilustradores trabajando al @11L

Leccin 3

Los Recursos

3.3

La capacidad m%ima representa la cantidad de un recurso para llevar a cabo cualquier tarea' Project le advertir si asigna alg*n recurso a ms tareas de las que puede llevar a cabo con una capacidad m%ima del @11L' 6uando un recurso representa una categor4a de personas que se irn intercambiando como los ilustradores de la simulacin anterior, se puede disponer de mayor capacidad m%ima, 011L o ms, dependiendo del n*mero de recursos disponibles para trabajar a jornada completa cada d4a laborable' Los recursos +umanos y de equipamiento se configuran del mismo modo' #in embargo e%isten ciertas diferencias en el modo en que puede programar los dos tipos de recursos' Los recursos de equipamiento podr4an funcionar a +orario completo y los recursos +umanos tienen un +orario laborable al d4a' "tro de los factores a considerar es que los recursos +umanos son ms fle%ibles en las tareas, mientras que los recursos de equipamiento son ms especializados en sus funciones' !s posible configurar los recursos de equipamiento cuando: !%istan varios equipos o personas que podr4an necesitar una parte del equipamiento para realizar diferentes tareas de manera simultnea y el equipamiento estuviese sobreasignado /esee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados al equipamiento'

!n este ejercicio, se configurarn las caracter4sticas de un equipamiento' 1. #e dar clic, en la siguiente celda vac4a de la columna de >ecursos 2. #e dar clic, en el botn informacin del recurso desde la (arra de )erramientas !stndar

%&E'ENCI( "ambin puede hacer doble clic-- en una celda .aca en la columna No)*re de recur"o para crear uno nue.o utili'ando el cuadro In!or)acin de# 'ecur"o

3.4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. !n la fic+a 5eneral se escribir 6omputadora de dise o en el campo 8ombre del recurso

4. #e especificar el tipo .rabajo, para este recurso y se dar clic, en el botn &ceptar 5. !n la celda de capacidad m%ima del nuevo recurso se especificar 011L, debido a que se requerirn dos mquinas, una para cada ilustrador' Los recursos materiales son los art4culos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto' !n un proyecto de construccin por ejemplo, se consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc' &unque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales' !n este ejercicio, introduciremos informacin sobre los recursos materiales' 1. #e dar clic, en la siguiente celda en blanco de la columna 8ombre del recurso 2. #e escribir Papel de impresin 3. #e seleccionar la opcin Material del campo .ipo, del nuevo recurso

Leccin 3

Los Recursos

3.5

4. #e escribir Paquete de +ojas en blanco en la columna !tiqueta de Material .anto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y perfilar las asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar tareas de costo a aplicar en diferentes +orarios y compartir los recursos a trav:s de un fondo de recursos' & diferencia de los recursos de trabajo, los recursos materiales no utilizan tasas de costo de +oras e%tra, calendarios de recurso o capacidad m%ima'

3.6

Conceptos bsicos de Project 2003

%asas de Costo del !ec rso


6asi todos los proyectos poseen alg*n aspecto financiero y el costo dirige el mbito de muc+os proyectos' !l seguimiento y gestin de la informacin financiera permiten al administrador del proyecto responder a preguntas como: M6ul es el costo total del proyecto, basado en la estimacin de los recursos y la duracin de las tareasN M#e estn utilizando recursos muy costosos que podr4an sustituirse por otrosN M6ul ser el importe de un tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyectoN M#e puede sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duracin del proyectoN

!n el siguiente ejercicio, se introducir informacin de costo para los recursos' 1. #e dar clic, en el campo .asa !stndar del >ecurso @ y se escribir @B11Js que son los +onorarios semanales del recurso

2. !n el campo .asa estndar se escribir la siguiente informacin: a' @211Js b' @B11Js c' @111Js d' @111Js e' 011Jd f' B1

Leccin 3

Los Recursos

3.7

3. !n el caso de los recursos materiales slo se especificar el costo unitario

!n muc+os proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos' Para aprovec+ar las caracter4sticas de 5estin de 6ostos de Project, el administrador de proyecto deber4a conocer los costos asociados a cada recurso material y de trabajo' !n el caso de los recursos +umanos, :sta ser4a una informacin dif4cil de conseguir' /ependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la organizacin, probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los costos del recurso'

3.8

Conceptos bsicos de Project 2003

Aj ste del "orario (a)oral para !ec rsos Individ ales


Project utiliza distintos tipos de calendarios para diferentes propsitos' !l calendario de recurso controla el +orario laborable y no laborable de un recurso' Los calendarios de recurso slo son aplicables a los recursos de trabajo, es decir a personas y equipamiento y no a los recursos materiales' /urante la creacin inicial de los recursos de un plan de proyecto, Project crea un calendario de recurso para cada recurso' !l ajuste inicial del +orario laboral para el calendario del recurso coincidir e%actamente con el calendario base !stndar <incorporado a Project, en el que el +orario laboral es de H am a B pm, de lunes a viernes=' !n caso de que el calendario de recurso requiera alg*n cambio de +orarios para un recurso espec4fico, se puede +acer y tambi:n se pueden especificar periodos vacacionales, asuetos, etc' 6ualquier cambio realizado en el calendario base !stndar, ser reflejado automticamente en todos los calendarios de recurso que est:n basados en el calendario base !stndar' #in embargo, cualquier cambio espec4fico realizado en el +orario laboral de un recurso, no ser cambiado' !n este ejercicio, especificaremos el periodo laborable y no laborable de los recursos individuales de trabajo' 1. #e elegir 6ambiar calendario laboral del men* )erramientas

2. #e seleccionar el >ecurso &ndrea 5arc4a 8un de la lista Para 3. !n el calendario se deber localizar el d4a @? de marzo

Leccin 3

Los Recursos

3.9

4. /e las opciones de !stablecer fec+as seleccionadas como, se elegir Periodo no laborable

5. #e seleccionar el recurso "scar P:rez Manzano de la lista 6. !n el cuadro de confirmacin de almacenamiento de cambios, se dar clic, en #4' 7. /el calendario se seleccionarn los d4as @O y @H de Marzo 8. #e escribir 1I:11 pm en el campo )asta 9. #eleccione los encabezados de las columnas de lunes, martes y mi:rcoles y seleccione la opcin Periodo no laborable

10. #e dar clic, en el botn &ceptar

3.10

Conceptos bsicos de Project 2003

#i necesita editar varios calendarios de recurso de una forma similar, puede asignar un calendario base diferente a un recurso o a un conjunto de recursos' !sto es ms eficiente que editar los calendarios individuales, y permite realizar los ajustes a nivel de proyecto en un calendario base en caso de ser necesario' #i dispone de un recurso que slo se encuentra disponible para trabajar en su proyecto a tiempo parcial, probablemente desear establecer el +orario laboral del recurso en el proyecto para que refleje una programacin a tiempo real' !l cambio de la disponibilidad del recurso, mantiene el enfoque sobre la capacidad de trabajo del recurso en el proyecto, en lugar de sobre las +oras en las que puede realizar el trabajo'

Leccin 3

Los Recursos

3.11

!es men de la leccin


E !l registro de la informacin de recursos en los planes de proyecto, ayuda a controlar mejor qui:n y cundo lleva a cabo el trabajo, y cul es su costo' E Los recursos +umanos y de equipamiento llevan a cabo el trabajo de un proyecto' E Los recursos materiales se consumen durante un proyecto

Evaluacin @' Las dos diferencias bsicas entre los recursos +umanos y los de equipamiento en cuanto a su configuracin en Project son: GGGGGGGGGGGGGG y GGGGGGGGGGGGG 0' Los >ecursos )umanos y de !quipamiento se conocen como GGGGGGGGGGGGGGG 2' &quel que controla los +orarios laborables y no laborables de un recurso' ?' ;no de los aspectos importantes para Project respecto a los recursos es su GGGGGGGGGGGGGGG B' Project puede mantenerle informado de los GGGGGGGGGGGGGGGGG de los recursos materiales'

4.1

LECCIN 4

("i+nando $area"
Una vez completada esta leccin, podr:
"signar recursos a las tareas Controlar la forma en !ue Project programa las asignaciones adicionales "signar recursos materiales a las tareas ;na asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea espec4fica para la realizacin del trabajo' /esde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina proceso de asignacin de un recurso a una tareaP desde la perspectiva de los recursos, se podr4a denominar como una asignacin de recurso' .area ms recurso, igual a asignacin' !n Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque e%isten varias razones por las que deber4a +acerlo' #i asigna los recursos a las tareas, podr encontrar respuestas a preguntas como: MQu: personas se encargan de trabajar en las tareas y cundoN M6uenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyectoN !spera que un recurso trabaje en una tarea cuando :ste no se encuentra disponibleN M)a asignado un recurso a tantas tareas que +a sobrepasado la capacidad de trabajo del recursoN

La asignacin de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la tarea' #i introduce informacin sobre los costos, Project adems calcular el costo de la tarea y del recurso de manera automtica' La capacidad de trabajo de un recurso se e%presa en unidades y queda almacenada en el campo capacidad m%ima' & menos que se especifique lo contrario, Project asignar el @11L de unidades, si el recurso dispone menos del @11L de capacidad m%ima, Project asignar el valor de la capacidad m%ima del recurso en las asignaciones a las que se encuentre relacionado' !n este ejercicio se asignarn recursos a tareas' 1. #e dar clic, en >ecursos, desde la 5u4a de Proyecto 2. #e dar clic, en &signar personas y equipamiento a las tareas en el panel de recursos

4.2

Conceptos bsicos de Project 2003

3. #e dar clic, en &signar >ecursos y del cuadro de dilogo se elegir la tarea 0

4. La tarea 2 se asignar a &ndrea 5arc4a 8un 5. #e dar clic, en el recurso /aniel >uiz #oto y se dar clic, en el botn &signar 6. #e seleccionarn las tareas de la I a la A y se elegir como recurso a !lizabet+ #nc+ez M:ndez

7. #e seleccionarn las tareas @@ y @0 a los recursos -lustrador y 6omputadoras de /ise o 8. Las tareas @? a @I sern asignadas a "scar P:rez Manzano 9. Por *ltimo la tarea @H ser llevada a cabo por &ndrea 5arc4a 8un 10. &ntes de cerrar el cuadro de dilogo, se e%aminar el final del panel izquierdo en donde se encuentra informacin como la duracin y los recursos asignados

Leccin 2

Asignando Tareas

4.3

11. #e dar clic, en el botn 6errar /espu:s de crear una tarea y antes de asignar un recurso, la tarea posee una duracin pero no un trabajo asociado a ella' !l trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearn para completar una tarea' #i e%iste una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo e%presada como trabajo ser la misma que la cantidad de tiempo e%presada como duracin' La cantidad de trabajo slo ser diferente de la duracin si asigna ms de un recurso a una tarea o si asigna un recurso que no trabaja a tiempo completo' Project calcula el trabajo utilizando la frmula de programacin:

Duracin x Unidades = Traba !

4.4

Conceptos bsicos de Project 2003

Asi$nacin de !ec rsos Adicionales a na %area


/e manera automtica, Project utiliza un m:todo de programacin denominado programacin condicionada por el esfuerzo' !sto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del n*mero de recursos asignados' !l efecto ms visible de la programacin condicionada por el esfuerzo es que cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duracin de :sta disminuye' Project aplica la programacin condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recursos de las tareas' Para definir la cantidad de trabajo que una tarea representa, se asignar uno o ms recursos a la tarea' #i a ade recursos adicionales ms adelante, la cantidad de trabajo no cambiar, aunque la duracin de la tarea se vea reducida' !n caso de que asigne ms de un recurso a una tarea y despu:s elimine uno de ellos cuando la programacin condicionada por el esfuerzo se encuentra asignada, la cantidad de trabajo de la tarea permanecer constante' La duracin o tiempo empleados por los dems recursos para completar esta tarea, se ver incrementado' !n este ejercicio, se asignarn recursos adicionales' 1. #e dar clic, en la tarea 0, cuyo trabajo requerido es de ?1 +rs' y duracin es de @ d4a' 2. #e dar clic, en el recurso &ndrea 5arc4a 8un y se dar clic, en &signar desde el cuadro de dilogo &signar >ecursos

*a programacin condicionada por el esfuer'o est acti.a para todas las tareas creadas en Project. Para cambiar el ajuste, elija ,-cione" en el men, .erra)ienta" y seleccione la ficha Programacin y seleccione o anule la seleccin de casilla La" tarea" nue/a" e"t0n condicionada" -or e# e"!uer1o.

3. !l trabajo total requerido todav4a es de ?1 +rs aunque est distribuido entre dos recursos, por lo que la duracin se disminuye a la mitad <medio d4a=

Leccin 2

Asignando Tareas

4.5

4. Las fec+as de comienzo de las tareas sucesoras tambi:n se modificarn 5. #e dar clic, en la tarea A y se asignar al recurso &ndrea 5arc4a 8un 6. &parecer un -ndicador de !tiqueta desde el que podr elegir el modo en que desea que Project trate la asignacin 7. /el men* de la etiqueta inteligente, se elegir la opcin &umentar trabajo y mantener la duracin constante

8. #e suplicara a @I el trabajo y la duracin se mantendr

!l administrador de proyecto ser el que decida la programacin condicionada por el esfuerzo y su aplicacin en los proyectos' !%isten tareas en las que no siempre es posible aplicar la programacin debido a que debe e%istir una capacitacin previa, o una coordinacin e%+austiva para completar la tarea y el

4.6

Conceptos bsicos de Project 2003

aplicar la programacin condicionada por el esfuerzo resultar4a en un decremento de la productividad'

Leccin 2

Asignando Tareas

4.7

Asi$nacin de !ec rsos *ateriales a las %areas


!%isten dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material: &signar una cantidad de unidades fija a la tarea' !n donde se multiplicar el costo de unidad por el n*mero de unidades consumidas para determinar el costo total' &signar una tasa variable del recurso material para la tarea' Project ajustar la cantidad y el costo del recurso seg*n cambie la duracin de la tarea'

!n este ejercicio asignaremos el recurso material a una tarea' 1. #e dar clic, en la tarea 2 desde el cuadro asignar recursos

2. /e la lista se elegir el recurso Papel de -mpresin y se dar clic, en &signar 3. Project asignar el recurso material a la tarea' Puesto que el recurso material no realiza ning*n tiempo de trabajo, la asignacin de un recurso material no afecta la duracin de una tarea'

4.8

Conceptos bsicos de Project 2003

!es men de la leccin


E ;na tarea posee un trabajo asociado a ella despu:s de que un recurso de trabajo +a sido asignado a la tarea E 6uando se asigna a los recursos ms trabajo del que pueden completar en un periodo de tiempo, se dice que estn sobreasignados durante ese periodo' E /ebe asignar los recursos a las tareas antes de poder realizar un seguimiento de su progreso o costo' E Project sigue la frmula de la programacinP unidades % tiempo R trabajo E La programacin condicionada por el esfuerzo es un ajuste a nivel de tarea que determina si el trabajo permanece constante cuando asigna recursos adicionales a la tarea E La forma ms fcil de comprender la programacin condicionada por el esfuerzo es preguntndose Msi una persona puede realizar esta tarea en @1 d4as, podr4an 0 personas realizarla en B d4asN #i es as4, entonces deber4a asignarse la programacin condicionada por el esfuerzo E Las etiquetas inteligentes aparecen despu:s de que lleve a cabo ciertas acciones en Project E &signar recursos materiales a las tareas permite realizar un seguimiento de los materiales de consumo' Evaluacin @' &sociacin de un recurso a una tarea espec4fica para la realizacin de un trabajo' 0' !l trabajo de una tarea permanece constante independientemente del n*mero de recursos 2' 6lculo de las +oras de trabajo dedicadas a una tarea con una duracin espec4fica' ?' !l cuadro de dilogo &signacin de recursos le permite relacionar recursos y GGGGGGGGGGGGG B' C6uando se requiere una capacitacin o preparacin previa para iniciar las labores de la tarea o en casos en que la coordinacin entre todos los recursos sea dif4cil de llevar a caboD son limitaciones a la aplicacin de la: GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG

5.1

LECCIN 5

2or)ato e I)-re"in de un P#an


Una vez completada esta leccin, podr:
Personalizar la vista del #iagrama de $antt y representar objetos en la parte grfica Cambiar el formato de un plan y editar e imprimir informes ;n plan de Project es una base de datos de informacin' 5eneralmente no se visualiza toda la informacin almacenada de manera simultnea, sino que se enfocar la atencin en los aspectos del proyecto que le interesen al momento' Las vistas y los informes son las formas ms comunes de visualizar o imprimir los datos de un plan de proyecto' !n los dos casos, puede modificar el formato de los datos para cubrir sus requerimientos' La principal forma en la que Project representa las tareas de forma grfica, es por medio de las barras grficas del panel derec+o de la pantalla' Fstas se denominan barras de 5antt' !n esta parte aparecern las tareas, tareas de resumen y los +itos, cada uno dispondr de un formato espec4fico'

'ia$rama de +antt Personalizado


!l diagrama de 5antt se +a convertido en una forma estndar de visualizar los planes de proyecto' !ste diagrama fue concebido por el -ngeniero americano )enry 5antt, quien por medio de un grfico de barras, mostr el uso de recursos' &ctualmente es tal el uso del diagrama de 5antt, que para muc+os es sinnimo de plan de proyecto' !l diagrama de 5antt consta de dos partes: .abla <del lado izquierdo= /iagrama de barras <del lado derec+o=

Las barras de diagrama representan grficamente las tareas de la tabla en t:rminos de fec+as de comienzo y fin, duracin y estado' Los dems elementos del diagrama como las l4neas de v4nculo representan las relaciones entre las tareas' !l diagrama de 5antt es una representacin de la informacin de proyecto de fcil comprensin ampliamente e%tendida en el mundo de la gestin de proyectos' !l formato predeterminado aplicado a la vista /iagrama de 5antt, funciona para la visualizacin en pantalla, la comparticin con otros programas

5. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

y la impresin' !s posible cambiar el formato de cualquiera de los elementos del diagrama' !%isten 2 formas de dar formato a las barras de 5antt:
4. Para abrir el cuadro E"ti#o" de *arra, se deber dar clic- en el men, 2or)ato. Para abrir el ("i"tente -ara 3ia+ra)a" de &antt, debe elegir la opcin desde el men, 2or)ato.

6.

1. /ar formato a todas las categor4as de las barras de 5antt en el cuadro de dilogo !stilos de barra' /esde aqu4, los cambios en el formato realizados para un tipo de barra, sern aplicados a todas esas barras en el /iagrama de 5antt 2. /ar formato a todas las categor4as de las barras de 5antt utilizando el &sistente para /iagramas de 5antt' !l asistente contiene una serie de pginas que permiten seleccionar las opciones de formato para las barras de 5antt ms utilizadas en el diagrama' 3. /ar formato a las barras de 5antt individuales de forma directa' Los cambios de este tipo no tendrn efecto en las dems barras del diagrama de 5antt !n este ejercicio, se utilizar el &sistente para diagramas de 5antt al modificar el formato de las barras' 1. #e dar clic, en el men* )erramientas y en "pciones 2. !n la fic+a 9ista se +abilitar la casilla Mostrar tarea de >esumen del Proyecto 3. #e dar clic, en &ceptar 4. #e deber ampliar el anc+o de la columna /uracin 5. #e elegir Ms vistas desde el Men* 9er 6. #e elegir el /iagrama de 5antt

7. #e dar clic, en el botn 6opiar 8. /esde el cuadro de dilogo /efinicin de una 9ista, se escribir /iagrama de 5antt Personal en el campo 8ombre

Leccin 5

or!ato e I!presin de un P"an

5.3

9. #e dar clic, en &ceptar y en el botn &plicar del cuadro Ms vistas 10. #e dar clic, en el men* 3ormato y posteriormente en el &sistente para diagramas de 5antt 11. #e iniciar el &sistente

12. 13. 14. 15.

#e +abilitar la opcin "tra y de la lista, la opcin !stndar: estilo ? #e dar clic, 3in )aga clic, en /ar formato y posteriormente en #alir del asistente #e +an cambiado las propiedades del formato del /iagrama de 5antt personal

5. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

16. #e elegir la vista preliminar desde la (arra de )erramientas !stndar

#i desea ver otros formatos del diagrama de 5antt disponibles en el asistente, seleccione la opcin deseada en el cuadro situado junto a la opcin "tra, para observar la vista previa en el rea izquierda de la ventana del asistente'

#)jetos en n 'ia$rama de +antt


Project incluye una barra de +erramientas /ibujo, con la que puede trazar objetos en el rea grfica de un /iagrama de 5antt, si desea destacar un evento o elemento, puede dibujar objetos como cuadros de te%to, flec+as, etc' /e igual forma puede unir un objeto trazado de una barra de 5antt a una fec+a espec4fica en la escala temporal' ;sted puede: ;nir objetos a una barra de 5antt cuando el objeto corresponde a la tarea que la barra representa' !l objeto se mover con la barra en caso de que la tarea fuese reprogramada' ;nir objetos a una fec+a cuando la informacin a la que +ace referencia, se encuentra asociada a la fec+a' !l objeto permanecer en la misma posicin en la escala temporal, sin importar la parte de la escala en la que est siendo visualizada'

Si la barra de herramientas 3i*ujo no dispone del tipo de elemento que desea a=adir, puede incluir imgenes de mapa de bits o documentos, utili'ando el comando ,*jeto del men, In"ertar.

!n el siguiente ejercicio, se a adir un elemento grfico' 1. /el men* secundario de la opcin (arras de )erramientas en el men* 9er, se elegir la opcin /ibujo 2. #e dar clic, en el cuadro de te%to 3. #e trazar un recuadro en el Srea grfica

Leccin 5

or!ato e I!presin de un P"an

5.5

4. #e escribir 8atalicio de ):roe 8acional 5. #e dar clic, en /ibujo, del men* formato, y se elegir Propiedades

6. #e modificar el color de relleno por amarillo 7. #e seleccionar la fic+a .ama o y Posicin 8. #e +abilitar la opcin &djuntar a escala temporal y se elegir la fec+a 0@ de marzo del 011BT12T@@ 9. #e especificar una distancia de H cms' !n la escala vertical y se dar clic, en &ceptar

5. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

&ormato del %e,to en


na Vista

Puede aplicar tambi:n un formato al te%to de las tablas de dos formas: /ando formato a todas las categor4as de te%to en el cuadro de !stilos de te%to /ando formato directamente a selecciones individuales de te%to' !stos cambios no repercutirn en el resto del te%to de la vista'

Los cambios realizados en cualquier vista o informe, afectarn slo a la que se encuentre activa' !n este ejercicio cambiar el estilo de te%to y el formato individual'
4. #el men, 0er, se elegir la opcin "abla; /ntrada y se elegir la opcin !esumen 5. /n el men, %ormato, se elegir la opcin /stilos de te:to

6. Se seleccionar "areas de !esumen en la lista &ambiar 7. Se cambiar el tama=o y el color del te:to

Leccin 5

or!ato e I!presin de un P"an

5.7

8. Se ampliar la columna de #uracin 9. Se dar clic- en el campo costo de la tarea > 10. Se cambiar el formato de la fuente desde el men, %ormato

Para resumir, utilice la orden !stilos de te%to para cambiar el formato de categor4as completas de informacin' 6uando desee aplicar formato a un determinado elemento, se deber modificar desde el cuadro de 3uente, del men* 3ormato' &lgunos de los botones de la barra de +erramientas 3ormato, corresponden a las opciones disponibles con el cuadro de dilogo de 3uente' Fste cuadro de dilogo no siempre se encuentra disponible, un ejemplo es la vista 6alendario'

Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos de Project' & diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre la pantalla o imprimir, los informes estn dise ados slo para la impresin o

5. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

visualizacin en la ventana 9ista preliminar' ;n informe no permite la entrada de informacin' Project incluye varios informes de tareas, recursos y asignaciones que puede editar para obtener la informacin deseada'

!n este ejercicio, se visualizar un informe desde la vista preliminar' 1. /el men* 9er, se elegir la opcin -nformes

2. #e elegir la opcin 5enerales7 3. #e elegir la opcin, >esumen del Proyecto

4. !n la vista Preliminar, se dar clic, a la mitad de la +oja, para +acer un acercamiento y ver los datos

Leccin 5

or!ato e I!presin de un P"an

5.9

5. #e cerrar la vista preliminar 6. #e seleccionar en asignaciones del cuadro de -nformes

7. #e seleccionar el -nforme .area, recursos +umanos y fec+as

5. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

8. #e mostrar el informe solicitado desde la 9ista Previa 9. !l mensaje de la barra de estado indica la cantidad de +ojas ocupadas por el informe Puede cambiar los encabezados y pies de las vistas del mismo modo que en los informes' Los cambios realizados en la configuracin de pgina de cualquier vista o informe, slo se aplicarn a esa vista o informe' La forma general de personalizar la configuracin de pgina es la misma para cualquier informe o vista'

Leccin 5

or!ato e I!presin de un P"an

5.11

!es men de la leccin


E Para dar formato a las categor4as completas de las barras de 5antt, puede utilizar el cuadro !stilos de barras o el &sistente para diagramas de 5antt' Para dar formato a las barras de 5antt individuales, se debe utilizar la opcin (arra, del men* 3ormato' E Puede redefinir el formato de una vista incorporada o copiar una vista y despu:s cambiar su formato' E Puede trazar o insertar objetos grficos en la parte derec+a de la vista /iagrama de 5antt, pero no en la parte de la tabla <izquierda=' E Los informes estn destinados a la impresin o vista preliminar, no puede introducir o editar datos directamente en un informe' #in embargo puede editar algunos elementos de los informes, tales como el te%to que aparece en el encabezado o pie de pgina' Evaluacin
4. !epresenta grficamente las tareas de la tabla en trminos de fechas de inicio y final, en una escala temporal. 6. Al igual que con las opciones de formato en Project, los cambios de formato en cualquier .ista o informe, afectarn 555555555555555 7. Para cambiar el formato de todas las tareas de un proyecto, de manera automtica, se deber utili'ar la herramienta de 5555555555 9. /:isten 555555555 categoras de informes <. *os encabe'ados de los informes pueden contener elementos como la fecha de actuali'acin y tambin 555555555555555

6.1

LECCIN 6

E# e+ui)iento de un Pro4ecto
Una vez completada esta leccin, podr:
"lmacenar los valores reales de la programacin como una l%nea de base &egistrar el progreso de las tareas de una fecha &egistrar el porcentaje completado de una tarea Introducir los valores para el comienzo fin y duracin de las tareas )asta a+ora, nos +emos enfocado en la planificacin del proyecto, pero una vez comenzado el trabajo, se dar paso a la gestin del proyecto: el seguimiento del progreso' !l seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto como el trabajo realizado por los recursos, su fec+a de realizacin y su costo' !stos detalles se denominan valores reales' !l seguimiento de los valores reales es esencial en la gestin de proyectos y compararlo con la planeacin' !l administrador debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario' !sto permitir tener respuestas a los siguientes cuestionamientos: MLas tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeadoN, Mcul ser4a la repercusin si algo cambiaraN MLos recursos estn empleando ms o menos tiempo del que planific para completar las tareasN M#e estn superando los costos de tarea previstosN

Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un proyecto, dependiendo del nivel de detalle o el control necesario' !l seguimiento detallado del progreso requiere de una mayor inversin de tiempo por parte de los miembros del equipo y del lider de proyecto' Los diferentes niveles de seguimiento incluyen: La actualizacin del trabajo del proyecto seg*n lo previsto' 6uando todo el proyecto sucede e%actamente como se planific La actualizacin del porcentaje completado de cada tarea en valores precisos o en incrementos La actualizacin de las fec+as reales de comienzo y fin, el trabajo real y la duracin real y restante de cada tarea o la asignacin'

6. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

La actualizacin del trabajo por periodo de tiempo' Fste es el nivel de seguimiento ms detallado' &qu4 actualiza los valores de trabajo real por d4a, semana u otro intervalo de tiempo'

Puede que necesite aplicar una combinacin de estas posibilidades en el mismo proyecto, ya que diferentes partes de un proyecto podr4an necesitar diferentes formas de seguimiento'

Almacenamiento de del Proyecto

na (-nea .ase

;na de las actividades ms importantes de un administrador de proyecto despu:s de desarrollar un plan de proyecto, es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto' Para poder analizar el funcionamiento del proyecto' Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original' !ste plan es lo que se denomina l4nea de base del plan o l4nea de base, que es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como la estimacin de las fec+as de comienzo y finalizacin y los costos de las tareas, recursos y asignaciones' &l almacenar una l4nea base se toma una Cimagen estticaD de los valores e%istentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones' Los valores almacenados en una l4nea de base incluyen los campos de tarea, recurso y asignaciones adems de los campos por fase temporal mostrados a continuacin:

&ampos de "area &omien'o

&ampos de !ecurso &ampos de trabajo y trabajo por fase temporal &ampos de costo y costo por fase temporal

&ampos de Asignacin &omien'o

%in

%in

#uracin

&ampos de trabajo y trabajo por fase temporal &ampos de costo y costo por fase temporal

&ampos de trabajo y trabajo por fase temporal &ampos de costo y costo por fase temporal

#e debe almacenar una l4nea de base en las siguientes situaciones:

Leccin #

$" %egui!iento de un Pro&ecto

#.3

1. 6uando se +aya desarrollado el plan del proyecto lo ms completo posible' 2. 6uando todav4a no +aya comenzado la introduccin de valores reales como el porcentaje de trabajo completado' !n el siguiente ejercicio se almacenar la l4nea de base' 1. #e dar clic, en #eguimiento 2. #e dar clic, en 5uardar un Plan Previsto para 6ompararlo con 9ersiones Posteriores

3. 4. 5. 6.

#e dar clic, en 5uardar l4nea de base #e ocultar la gu4a de proyectos #e elegir la vista )oja de .areas #e elegir .abla: 9ariacin, del men* 9er

6. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

7. #e visualizarn las columnas de comienzo y fin previsto y reales junto a la columna de tareas, debido a que no se +an introducido cambios, las fec+as son iguales 8. #e +a guardado una l4nea de base

/e$ imiento de

n Proyecto

!l seguimiento ms sencillo se da al actualizar el trabajo completado y confirmar que se +a procedido seg*n lo previsto' !sto se lleva a cabo desde el cuadro de dilogo &ctualizar Proyecto' Posteriormente, puede verificar que el seguimiento se +a actualizado, desde diferentes vistas' !n la vista /iagrama de 5antt, las barras de progreso mostrarn el avance de las tareas, y tambi:n aparecer una marca de comprobacin en la columna -ndicadores de las tareas completadas' Mientras que las barras de progreso cubrirn la longitud total de la tarea y su duracin estimada' !n este ejercicio, se actualizar el avance del proyecto al d4a actual 1. #e elegir el /iagrama de 5antt 2. #e elegir &ctualizar proyecto desde el men* )erramientas

"ambin puede hacer clicen el botn de flecha abajo, del cuadro (ctua#i1ar tra*ajo co)-#etado a#, y seleccionar la fecha deseada en el calendario.

3. #e +abilitar la opcin: &ctualizar trabajo completado al 4. #e escribir @?J12J1B

Leccin #

$" %egui!iento de un Pro&ecto

#.5

5. #e dar clic, en &ceptar 6. #e mostrarn barras de progreso en las barras de 5antt de las tareas completadas +asta la fec+a actualizada y aparecen indicadores al lado izquierdo de las tareas completadas'

Introd ccin del Porcentaje de %area

na

&l comenzar el trabajo de una tarea, puede actualizar el progreso, e%presado como porcentaje' 6uando introduzca un porcentaje distinto de 1, Project cambiar la fec+a de comienzo real de la tarea para que coincida con su fec+a de comienzo programada' Posteriormente, trazar la l4nea de progreso a trav:s de la longitud de la barra de 5antt' 8ormalmente necesitar registrar las tareas para que comiencen o finalicen ms pronto o ms tarde de lo previsto' !n este ejercicio, se actualizar el porcentaje completado de tareas' 1. #e dar clic, en #eguimiento 2. #e dar clic, en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto 3. !n el Panel 6onfigurar seguimiento, se seleccionar la opcin >ealizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del Porcentaje completado del trabajo

6. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e dar clic, en Listo o en 5uardar y finalizar, Project actualiza la vista gu4a de proyectos y la grfica de 5antt 5. #e dar clic, en -ncorporar informacin del progreso al proyecto 6. #e escribir @11L en la tarea @0 7. #e escribir B1L en el trabajo completado de la tarea @? y se dar clic, en el botn -r a la tarea seleccionada

8. #e ubicar el puntero en la barra de la tarea B y se mostrar un comentario con las propiedades de la tarea, incluyendo su porcentaje'

Leccin #

$" %egui!iento de un Pro&ecto

#.7

Valores !eales de las %areas


;na forma de mantener actualizada la informacin de la programacin, es registrando lo que ocurre realmente con cada tarea del proyecto' Puede actualizar los valores de comienzo, fin y duracin de cada tarea' &l introducir estos valores, se actualizar el calendario y se calcular el porcentaje completado utilizando los siguientes criterios: &l introducir una fec+a de comienzo real, se trasladar la fec+a de comienzo programada para que coincida con la fec+a real' &l introducir la fec+a de fin real de una tarea, la fec+a de fin programada se trasladar para que coincida con la fec+a real y se configurar la tarea como completada al @11L' &l introducir el valor real de una tarea, se recalculan los valores de trabajo restantes' &l introducir la duracin real de una tarea, en caso de que sea menor que la programada, se restar la duracin real de la duracin programada para determinar la restante' &l introducir la duracin real de una tarea, en caso de que sea igual a la programada, se configurar como completada al @11L' &l introducir la duracin real de una tarea y en caso de que sea mayor que la programada, se ajustar la duracin para que coincida con la real y se configurar como completada al @11L'

!n este ejercicio, se actualizarn los valores de trabajo real' 1. #e dar clic, en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto 2. #e seleccionar la opcin realizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del .rabajo real realizado y .rabajo restante 3. #e dar clic, en 5uardar y finalizar o Listo y se actualizarn los valores de trabajo real y trabajo restante en la lista de tareas 4. #e debe ir a la opcin -ncorporar informacin del progreso al proyecto

6. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

5. #e ocultar el panel gu4a de proyectos 6. #e escribir I en la tarea I en el campo de trabajo y en el men* del cuadro de dilogo se elegir &umentar la duracin de la tarea 7. #e actualizarn las tareas 8. !n el campo 6omienzo del estado real, se escribir @IJ12J1B y su duracin real ser de @ d4a

9. #e dar clic, en &ceptar

Leccin #

$" %egui!iento de un Pro&ecto

#.9

!es men de la leccin


E &ntes de realizar un seguimiento de trabajo real de un proyecto, se debe almacenar una l4nea de base' !sto proporciona una Cimagen estticaD del proyecto inicial para futuras comparaciones frente al progreso real' Fsta es una buena forma de decir si el proyecto se est cumpliendo o no' E La posibilidad de realizar un seguimiento del trabajo real de un plan de proyecto es una ventaja principal que una +erramienta de gestin de proyectos tiene sobre otras +erramientas de mantenimiento de listas' #e puede realizar un seguimiento de trabajo real a nivel general o a niveles ms detallados E La gu4a de Proyectos ayuda a la realizacin de la configuracin de un proyecto de manera correcta en el nivel de seguimiento que desee llevar a cabo' E Para evaluar apropiadamente el estado de un proyecto despu:s de comenzar a realizar el seguimiento, es necesario una combinacin de actualizacin precisa de los datos en Project y el uso de su buen juicio en la interpretacin de los resultados' Evaluacin @' La fase de gestin de los proyectos, se basa en el """"""""""" de los mismos y de los valores reales, esenciales a la +ora de gestionar un proyecto de manera apropiada' 0' .an pronto como +aya comenzado el trabajo en una tarea, podr actualizar el progreso como GGGGGGGGGGGGGG de avance' 2' La l4nea de base se almacena cuando: se +a configurado un proyecto a detalle o cuando GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG ?' 6onjunto de los valores importantes de un plan de proyecto como la estimacin de fec+as, costos, recursos y asignaciones' B' La actualizacin de tareas le permite variar el GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG y la duracin de una tarea

7.1

LECCIN 7

'e!ina)iento de #o" 3eta##e" de #a $area


Una vez completada esta leccin, podr:
'incular tareas aplicar delimitaciones a las mismas Crear un calendario de tarea y configurar tareas repetitivas Cambiar un tipo de tarea Identificar las tareas en la ruta cr%tica y establecer fechas l%mite de tarea Introducir costos fijos y sus incrementos

Vinc lar %areas y 'elimitaciones de tareas


6uando se introducen tareas en Project y despues se establecen v4nculos entre ellas +aciendo clic, en el botn #incular $areas, la relacin e%istente ser fin a comienzo <36=, para la mayor4a de las tareas esto resulta apropiado, aunque en ocasiones probablemente desee cambiar algunas relaciones de tarea' &lgunos ejemplos de tareas que requieren una relacin que no sea de fin a comienzo ser4an instalar las luces para una escena, o la planifiaccin de una secuencia de filmacin antes de que un guin este terminado' Las relaciones de tarea deben reflejar la secuencia en que se realizarn los trabajos' ;na vez establecidas podr refinar la planificacin especificando la superposicin o posposicin <tiempo de adelanto o de retraso= entre las fec+as de comienzo o fin de las tareas predecesoras o sucesoras' -magine que dos tareas tienen una relacin fin a comienzo: !l tiempo de adelanto +ace que la tarea sucesora comience antes de que concluya su tarea predecesora' !l tiempo de posposicin +ace que la tarea sucesora comience alg*n tiempo despu:s de que la tarea predecesora +aya concluido'

!l tiempo de adelanto y posposicin afecta las relaciones de tarea' !n un ejemplo terico: &ntes de que la tarea H pueda comenzar deber permitir que pase el tiempo necesario para que la tarea O quede lista si estas son parte de un proceso consecutivoP sin embargo, podr4a comenzar la tarea A si la tarea H solo requiere de un porcentaje de conclusin para que comience la siguiente tarea y esto representar4a el restante porcentual entre ambas tareas'

7. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Puede introducir el tiempo de adelanto y de posposicin como unidades de tiempo o como un porcentaje de la tarea predecesora' !l tiempo de adelanto se introduce como unidades positivas, mientras que el de retraso como unidades negativas' Puede agregar tiempo de adelanto o posposicin a cualquier tipo de relacin de tarea fin a comienzo, comienzo a fin, etc' #e cambiarn las relaciones de tarea y se introducir el tiempo de adelanto y posposicin entre las tareas predecesoras y sucesoras' 1. #e dar doble clic, en la tarea @B 2. !n la fic+a Predecesoras se escribir TB1L en el campo Pos de la tarea @? Predecesora

3. #e dar clic, en &ceptar 4. !n el diagrama de 5antt, se muestra que el inicio de la tarea @B comienza cuando todav4a no se +a terminado la tarea @? 5. #e dar doble clic, en la tarea A 6. !n el campo .ipo, se elegir la opcin 6omienzo a 6omienzo <66=

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).3

7. Las tareas @1 y A se considerarn paralelas 6ada tarea posee alg*n tipo de delimitacin aplicada' ;na delimitacin controla la fec+a de comienzo y fin de una tarea y el grado en el que puede ser modificada la programacin de una tarea' !%isten tres categor4as de delimitaciones: Deli%i$aci!nes &lexibles' Project puede cambiar las fec+as de comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin' #u finalidad es comenzar con la tarea lo antes posible' Deli%i$aci!nes in&lexibles' ;na tarea debe comenzar o finalizar en una fec+a determinada, las delimitaciones infle%ibles se denominan delimitaciones fuertes' Deli%i$aci!nes se%i&lexibles' ;na tarea tiene un l4mite de fec+a de comienzo o de fin, Project es fle%ible a la +ora de cambiar las fec+as de comienzo o fin pero no la duracin' & estas delimitaciones se les conocen como d:biles'

7. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

!%isten oc+o tipos de delimitaciones de tarea: 'a$e(!r)a de deli%i$acin .lexible *nclu+e es$e $i,! de deli%i$acin Lo antes posible Lo mas tarde posible -i(ni&ica Project programar una tarea para que comience lo antes posible' Project programar una tarea para que comience lo ms tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o cambiar las fec+as de fin del proyecto' Project programar una tarea para que comience en o despu:s de la fec+a de delimitacin' ;tilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea comience antes de una determinada fec+a' Project programar una tarea para que comience en o antes de la fec+a de delimitacin' ;tilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea comience despu:s de una determinada fec+a' Project programar una tarea para que finalice en o despu:s de la fec+a de delimitacin' ;tilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea finalice antes de una determinada fec+a' Project programar una tarea para que finalice en o antes de la fec+a de delimitacin' ;tilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea finalice despu:s de una determinada fec+a' Project programar una tarea para que comience en la fec+a de delimitacin que +aya especificado' ;tilice este tipo para asegurar que una tarea comience en una determinada fec+a' Project programar una tarea para que finalice en la fec+a de delimitacin que +aya especificado' ;tilice este tipo para asegurar que una tarea finalice en una determinada fec+a'

-e%i&lexible

8o comenzar antes de

8o comenzar despu:s de

8o finalizar antes de

8o finalizar despu:s de

*n&lexible

/ebe comenzar el

/ebe finalizar el

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).5

!stas categor4as de delimitaciones tienen efectos diferentes en la programacin de las tareas: Las delimitaciones fle%ibles no cuentan con fec+as de comienzo o fin, fijas o impuestas' /eben utilizarse siempre que sea posible' Las delimitaciones semifle%ibles limitan los posibles cambios en la programacin de una tarea dentro del intervalo de fec+a especificado' Las delimitaciones infle%ibles evitan la posibilidad de programar de nuevo una tarea' ;tilice este tipo de delimitacin *nicamente cuando sea absolutamente necesario'

!n este ejercicio, se aplicar una delimitacin tipo 8o 6omenzar &ntes /e' 1. #e dar clic, en .areas y posteriormente en !stablecer fec+as l4mite y delimitar tareas 2. #e elegir la tarea I y se seleccionar de la lista inferior, la opcin 8o comenzar antes del

3. !n el campo de la fec+a se introducir el 1HJ12J011B 4. #e dar clic, en Listo 6uando decida aplicar delimitaciones de tareas debe tomar en cuenta: La introduccin de una fec+a de fin para una tarea aplicar una delimitacin 8o finalizar antes del a la tarea' La introduccin de una fec+a de comienzo para una tarea, o el arrastre de una barra de 5antt directamente en el diagrama aplicar una delimitacin 8o comenzar antes del a la tarea'

7. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

!n la mayor4a de las ocasiones la introduccin de una fec+a de l4mite es una alternativa preferible antes de una delimitacin fle%ible o infle%ible' & menos que especifique una +ora Project programa una +ora de comienzo o de fin en la fec+a de delimitacin utilizando los valores )ora predeterminada de entrada y )ora predeterminada de salida de la fic+a 6alendario' Para eliminar una delimitacin, elija *n&!r%acin de la $area en el men* /r!+ec$!, y seleccione la fic+a 0van1ad! en el cuadro de dilogo *n&!r%acin de la $area' #eleccione 2! an$es ,!sible o 2! %3s $arde ,!sible en el cuadro Ti,! de deli%i$acin' #i necesita aplicar delimitaciones semife%ibles o infle%ibles a las tareas adems de las relaciones de tarea, podr4a crear lo que se denomina demora negativa, la fec+a de delimitacin aplicada a la tarea sucesora anular la relacin' Puede +acer que e%ista prioridad sobre las delimitaciones' !lija 4,ci!nes en el men* 5erra%ien$as y seleccione la fic+a /r!(ra%acin' &nule la seleccin de la casilla de verificacin 2as $areas sie%,re res,e$an las &ec6as de deli%i$acin' #i el proyecto debe ser planificado a partir de la fec+a de fin en lugar de la fec+a de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones ser diferente' !l valor predeterminado para las nuevas tareas ser el tipo de delimitacin Lo mas tarde posible'

6uando en un principio planifique las tareas del proyecto es posible que pueda predecir que el trabajo de una tarea ser interrumpido' Puede dividir la tarea para indicar el tiempo en que el trabajo ser interrumpido y cuando ser reanudado' & continuacin se listan algunas de las razones por las que podr4a desear dividir una tarea: !%iste una interrupcin prevista en una tarea' !%iste una interrupcin imprevista en una tarea'

!n este ejercicio, se dividir una tarea' 1. #e dividir a continuacin, una tarea 2. #e dar clic, en la tarea @I 3. #e dar clic, en el botn /ividir tarea, desde la (arra de )erramientas !stndar

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).7

4. #e desplazar el puntero sobre la barra de 5antt de la tarea @I +asta que aparezca como fec+a de inicio el 0BJ12J1B y se dar clic,'

5. La tarea se +a dividido' !%isten algunos detalles que debe recordar al dividir tareas: !l ajuste de la unidad inferior de la escala temporal es importante a la +ora de dividir tareas: la calibracin de la unidad inferior determina el incremento de tiempo ms peque o en el que podr dividir una tarea' Puede dividir una tarea en tantos segmentos como desee' Para cambiar la duracin de la divisin, arrastre un segmento de una parte de la divisin de la tarea +acia la izquierda o +acia la derec+a' !l tiempo en s4 de la divisin de la tarea no ser incluido en la duracin de la tarea a menos que la tarea posea una duracin fija'

7. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

#i la divisin de la duracin de una tarea cambia, el *ltimo segmento aumentar o disminuir' #i se modifica la programacin de una divisin de tarea, la tarea completa ser nuevamente programada' La redistribucin de los recursos o el ajuste de las asignaciones de forma manual puede ocasionar la divisin de tareas' Para volver a unir dos segmentos arrastre un segmento +asta alcanzar el otro segmento' #i no desea visualizar las divisiones como una l4nea de puntos puede eliminarlas'

!n ocasiones desear que ciertas tareas se realicen fuera del +orario de trabajo' Para esto aplicaremos un calendari! de $area a estas tareas' Puede especificar el calendario base a utilizar como calendario de la tarea, estos son algunos ejemplos de requerimiento de un calendario de tarea: 6uando utilice el calendario base !stndar como calendario del proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno de noc+e' 6uando una tarea deba realizarse durante un determinado d4a' 6uando una tarea deba realizarse durante un fin de semana'

Project no crea calendarios de tareas de forma automtica, deber asignar a la tarea uno de los calendarios de tarea ofrecidos por Project' Para las tareas que dispongan de un calendario de tarea y asignaciones del recurso, Project programa el trabajo en el +orario laboral com*n entre el calendario de tarea y el calendario y el calendario del recurso o recursos' #i no e%iste ning*n calendario laboral com*n, Project mostrar un recuadro de advertencia' 1. #e crear y aplicar un calendario de tarea 2. #e cambiar el +orario laborable desde el men* )erramientas' 3. #e dar clic, en 8uevo7

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).9

4. #e escribir 5aler4a de imgenes en el campo 8ombre 5. #e seleccionar la opcin )acer una copia del calendario <!stndar= y se dar clic, en &ceptar

6. #e seleccionar el d4a @? de marzo en el calendario 7. !l +orario laborable ser de @?'11 a @H'11 +oras 8. #e +abilitar la opcin )orario laborable no predeterminado

7. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

9. #e seleccionar la tarea @@ y se dar doble clic, 10. !n la fic+a &vanzado, se seleccionar la opcin 5aler4a de -mgenes, de la lista de 6alendario 11. #e +abilitar la casilla La programacin omite los calendarios de recursos y se dar clic, en &ceptar ;na tarea dispone de trabajo cuando le +a sido asignado al menos un recurso de trabajo' 6ada valor de la formula corresponde a un tipo de tarea' ;n tipo de tarea determina el valor que permanece fijo en la frmula de programacin si los otros dos valores cambian' !l tipo de tarea predeterminado es unidades &i asP cuando cambia la duracin de una tarea, Project vuelve a calcular el valor' !n cualquier caso, no cambiar el valor de las unidades' Los otros dos tipos de tareas son la duracin &i a y el $raba ! &i !' Para una tarea fija, es posible cambiar el valor del trabajo o las unidades de la tarea' Para una tarea de trabajo fijo, podr cambiar el valor de la duracin y las unidades de la tarea, pero no podr desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo' !n este ejercicio, se cambiarn los valores de la frmula de programacin y el tipo de tareas' 1. #e dar clic, en #eguimiento 2. #e dar clic, en >ealizar cambios en el proyecto 3. #e seleccionar la tarea @H y en el campo /uracin, se escribir Id

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).11

4. #e dar clic, en la etiqueta inteligente

5.

/e las opciones se seleccionar /isminuir la capacidad m%ima de los recursos 6. #e abrir el cuadro -nformacin de tarea, en la fic+a &vanzado 7. /e la lista .ipo de tarea, se elegir la opcin /uracin 3ija
*as tareas de resumen, siempre tienen un tipo de tarea de duracin fija que no podr ser cambiado. Puesto que est basada en la fecha de comien'o ms anterior y la fecha de comien'o ms posterior de sus subtareas.

7. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

8. !n la fic+a de >ecursos se especificar el H1L de las unidades para el recurso asignado

9. #e dar clic, en &ceptar y se visualizar el proyecto desde la 5rfica de 5antt' Muc+os proyectos requieren de tareas repetitivas como juntas de personal, creacin de informes, inspecciones de calidad, etc' &unque resulta ms fcil establecer la programacin de estos eventos, deber4a contabilizarlos en el plan de proyecto' Las reuniones de personal y eventos similares, ocuparn un tiempo de los recursos en el que deber4an abandonar sus otras asignaciones' Para facilitar la contabilizacin de dic+os eventos en el plan del proyecto crearemos una tarea repetitiva, que se lleva a cabo de manera peridica, diaria, semanal, mensual o anual' 6uando establece una tarea repetitiva, se crea una serie de tareas con delimitaciones 8o 6omenzar &ntes /el, sin relaciones de tarea y con la programacin condicionada por el esfuerzo in+abilitada'

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).13

!n este ejercicio, se crear una tarea repetitiva' 1. #e seleccionar la tarea @1 2. #e dar clic, en el Men* -nsertar y en la opcin .area repetitiva

3. !l nombre de la tarea ser >eunin de equipo de trabajo 4. #e especificarn los siguientes valores: a' /uracin b' Periodicidad c' 3ec+a de comienzo d' Periodo de finalizacin

5. 6. 7. 8.

#e dar clic, en &ceptar #e asignarn recursos desde la barra de +erramientas estndar #e dar clic, en &signar y 6errar #e dar clic, en el signo U de la tarea repetitiva para mostrar las asignaciones de recursos como subtareas

7. 14

Conceptos bsicos de Project 2003

9. #e +a creado una tarea repetitiva

Vis alizacin de la r ta Cr-tica del Proyecto e Introd ccin de &ec0as (-mite


;na ruta cr4tica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fec+a de fin de proyecto' La palabra cr4tica, +ace referencia al modo en que su programacin afecta a la fec+a de fin del proyecto' #i desea reducir la duracin de un proyecto para que repercuta en la fec+a de fin, deber comenzar por acortar la ruta cr4tica' /urante el transcurso de un proyecto, probablemente cambie la ruta cr4tica conforme vayan siendo completadas las tareas antes o despu:s de lo previsto' 6uando la programacin cambia, tambi:n puede cambiar la ruta cr4tica' /espu:s de que sea completada una tarea en la ruta cr4tica, no se considerar cr4tica, puesto que no podr afectar la fec+a de fin del proyecto' ;n aspecto clave que le ayudar a comprender la ruta cr4tica es el concepto de demora o flotante, e%isten dos tipos de demora: Margen de demora: 6antidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se posponga la fec+a de fin del proyecto' /emora total: 6antidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se posponga la fec+a de fin del proyecto'

Para que una tarea sea incluida en la ruta cr4tica, su demora total deber ser inferior a una determinada cantidad' Las tareas no cr4ticas disponen de una demora, lo que significa que pueden comenzar o finalizar ms pronto o ms tarde dentro de su tiempo de demora sin que esto afecte a la fec+a de fin de un proyecto' !n este ejercicio, visualizaremos la ruta cr4tica'

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).15

1. #e elegir la vista de 5antt /etallado desde el cuadro Mas vistas 2. Las tareas en color rojo son cr4ticas y las tareas en azul, son no cr4ticas

3. Las tareas con una l4nea al inicio o fin son aquellas que tienen un margen de demora 4. #e +an identificado las tareas cr4ticas y las no cr4ticas &lgunos aspectos que debe recordar al trabajar con la ruta cr4tica son:
Para aprender sobre la gestin de la ruta crtica, puede escribir $oda #a in!or)acin acerca de #a ruta cr5tica en el cuadro 6u"car en la esquina superior derecha de la .entana de Project.

Project define una tarea cr4tica si tiene una demora cero' Puede cambiar la demora requerida para que una tarea sea cr4tica' Project recalcula la ruta cr4tica incluso aunque nunca sea visualizada' #e pueden observar el margen de demora y los valores de la demora total en la tabla de programacin'

;no de los errores ms comunes de los nuevos usuarios, es colocar delimitaciones semifle%ibles o infle%ibles en demasiadas tareas' !stas delimitaciones, reducen la fle%ibilidad en la planificacin'

#i tiene certeza de que una tarea deber ser completada en una fec+a se recomienda una delimitacin /ebe 3inalizar !l' #i la tarea se retrasa por alg*n motivo, perder la fec+a de fin que le +a sido programada' Lo mejor, ser4a proponer una delimitacin Lo &ntes Posible e introducir una fec+a l4mite'

;na fec+a l4mite es un valor de fec+a introducida en una tarea que indica la fec+a m%ima en la que la tarea deber ser completada' La introduccin de una fec+a l4mite, +ace que Project 9isualice un marcador de l4mite en el /iagrama

7. 16

Conceptos bsicos de Project 2003

de 5antt y le advierta en caso de que intente desplazar la fec+a de fin, posterior a la fec+a l4mite, Project le advertir con un icono en la columna de -ndicadores' !n este ejercicio, se introducir una fec+a l4mite' 1. #e especificar una fec+a l4mite de terminacin de tarea 2. #e seleccionar la tarea B 3. #e dar clic, en .areas y despu:s en !stablecer fec+as l4mite y delimitar tareas

4. La fec+a l4mite ser el A de Marzo de 011B

5. #e dar clic, en Listo y se ocultar la 5u4a de Proyectos

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).17

Introd ccin de Costos &ijos


!n muc+os proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos materiales y de trabajo' 8ormalmente se establecen las tasas de costo por +oras, semanas o meses para los recursos' &dems de los costos de recurso asociados a una tarea, podr4a tener un costo fijo' !sto se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para una tarea' !stos costos, son los mismos, independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la finalizacin de la tarea' &lgunos ejemplos pueden ser: Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto 5astos de montaje de alguna pieza de equipo 5astos relacionados a la renta o uso de equipo de cmputo'

#i se introducen los costos de recurso y los fijos para una tarea, Project sumar los dos, para determinar el costo final de la tarea' Podr especificar cuando los costos sean acumulados en los siguientes momentos: &l comienzo, el costo fijo completo esta programado para el comienzo de la tarea' &l finP el costo fijo completo est programado para el final de la tarea' Por prorrateoP el costo fijo est distribuido durante el transcurso de la duracin de la tarea'

6uando planifique un proyecto, el m:todo de acumulacin que decida utilizar para los costos fijos, determinar el modo en que estos sern programados a trav:s del tiempo' Project asigna el m:todo de acumulacin prorrateo para los costos fijos, aunque puede cambiar esta opcin, para que coincida con las prcticas contables de costo de la organizacin' !n este ejercicio, se asignar un costo fijo a una tarea' 1. & continuacin se especificar el costo fijo y su m:todo de acumulacin 2. #e elegir la vista )oja de tareas 3. !n la opcin .abla: !ntrada <del men* 9er=, se elegir 6osto

7. 18

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e escribir @11 en el costo fijo de la tarea @?, !n el campo &cumulacin, se elegir de la lista la opcin 6omienzo

5. #e +a especificado el m:todo de acumulacin y el costo fijo de una tarea

Leccin #

Re'ina!iento de "os (eta""es de "a Tarea

).19

!es men de la leccin


E ;tilizando una combinacin de relaciones de tarea, y el tiempo de adelanto y posposicin, puede ajustar con mayor precisin el modo en que el trabajo deber4a llevarse a cabo' E 6uando introduzca un tiempo de adelanto entre una tarea predecesora y sucesora, especifique el tiempo de adelanto como un valor de porcentaje ya que ofrece un mayor rango de fle%ibilidad' E Las opciones de delimitaciones permiten aprovec+ar las ventajas del motor de programacin de Project, o desviarlo de manera efectiva' E Puede establecer una fec+a l4mite para una tarea en lugar de aplicar una delimitacin /ebe 3inalizar !l' E La ruta cr4tica indica la serie de tareas que deben ser completadas fuera de +orario laboral normal del proyecto, puede crear un nuevo calendario y aplicarlo a la tarea' E Project soporta tres tipos de tarea, el predeterminado es de unidades fijas' ;n tipo de tarea cuando realiza un cambio en los valores de unidades de trabajo, duracin o asignacin' Evaluacin @' #erie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fec+a de fin del proyecto' 0' Llamado tiempo de posposicin, +ace que la tarea sucesora comience tiempo despu:s de que la tarea predecesora +aya concluido' 2' !n donde no e%iste una fec+a fija de comienzo o fin' ?' .area en la que se puede cambiar la duracin y unidades de la tarea B' M:todo de acumulacin en el que el costo fijo se distribuye a lo largo del transcurso de la tarea

8.1

LECCIN 8

'e!ina)iento de #o" 'ecur"o" 4 #a" ("i+nacione"


Una vez completada esta leccin, podr:
(stablecer diferentes tasas de costo para los recursos Configurar la tasa variable de consumo de los recursos materiales Configurar la disponibilidad de recurso Manejo de demoras y perfiles de asignacin

%asas de Costo
/ado que los recursos +umanos y de equipamiento suelen ser la parte ms costosa de un proyecto, es importante para la planificacin, conocer el modo de +acer un mejor uso del tiempo de los recursos' #e utilizarn varias caracter4sticas avanzadas de Project relacionadas con los recursos y sus asignaciones a las tareas' &lgunos de los recursos de trabajo podr4an llevar a cabo diferentes tareas, con diferentes tasas de costos, por lo que se deber especificar tantas tablas de costos, como sean aplicables a diferentes actividades por persona' !sto se realiza despu:s de +aber asignado el recurso a las tareas' 6ada recurso, puede tener +asta B tablas de tasas de costo' !n este ejercicio, se crear una segunda tabla de costos para un recurso' 1. !lija la vista )oja de recursos 2. #e visualizar la informacin del recurso /aniel >uiz #oto 3. #e elegir la fic+a (, del apartado 6ostos

8. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e escribir @?J+ en la tasa estndar y 0@J+ en la tasa +oras e%tra, despu:s se dar clic, en &ceptar

5. Los datos registrados en la tasa estndar de la +oja de recursos coinciden con los de la tabla de tasas &, puesto que es la determinada y no cambiarn +asta que se especifique que se utilizar la tabla ( Los recursos pueden tener tasas de costo estndar y tasas de costo e%tra' /e manera predeterminada, Project utilizar estas tasas durante el transcurso del proyecto, pero se pueden cambiar las tasas para aplicar otras diferentes en periodos de tiempo diferentes' Project utiliza estas tasas de costo a la +ora de calcular los costos de recurso, basndose en el trabajo que +aya sido programado para este recurso' Puede asignar +asta un m%imo de 0B tasas de costo que sern aplicadas en los diferentes +orarios de cada una de las cinco tablas del recurso'

Leccin #

Re'ina!iento de "os Recursos & "as Asignaciones

*.3

!n este ejercicio, se darn de alta varias tasas de costo a un recurso' 1. #e seleccionar el recurso /aniel >uiz #oto 2. #e agregarn los siguientes valores en la fic+a de costos a' 01L en el campo .asa estndar de la segunda fila b' @BL en el campo .asa +oras e%tra c' !l d4a ser el @AJ12J1B

3. #e dar clic, en &ceptar 4. #e +an agregado valores de costos y d4as aplicables !n los incrementos, se pueden introducir valores e%actos, o un porcentaje de incremento o decremento calculado a partir de la tasa anterior' !l clculo de una nueva tasa de costo basada en un porcentaje de la tasa de costo previa es un clculo que se +ace una sola vez' 6uando los proyectos tienen recursos materiales, se puede especificar una cantidad fija o tasa fija de consumo a una tarea' "tra forma de utilizar los recursos es asignndolos con una tasa variable de consumo, las diferencias son: 1. .asa fija de consumo: -ndependientemente de la duracin de la tarea asignada, ser utilizada una cantidad absoluta del recurso' 2. .asa variable de consumo: La cantidad de recurso material consumido, depende de la duracin de la tarea' !sta cantidad, ser calculada basndose en la duracin de la tarea' ;na vez introducida una tasa de pago estndar para una unidad de recurso material, Project calcular el costo total de la asignacin' 1. #e utilizar la vista ;so de tareas 2. #e seleccionar la fila del recurso /aniel >uiz, debajo de la tarea 0 y se ubicar el campo de 6osto total 3. #e dar clic, en -nformacin de la &signacin

8. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

4. !n la fic+a 5eneral se elegir de la lista la opcin ( en el campo .abla de tasas de costo

5. #e +a aplicado una tasa de costo diferente a un recurso en su asignacin' Puede establecer +asta cinco tasas de pago por recurso' !sto permite aplicar diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso' /e manera predeterminada, Project utiliza la tasa & en cada asignacin, aunque puede especificar le uso de otra tabla de tasa' !n este ejercicio, se aplicar una tasa de pago diferente a un recurso en su asignacin' 1. #e asignar una tasa variable de consumo 2. /esde el diagrama de 5antt se elegir la tarea 2 3. #e dar clic, en el botn &signar >ecursos

Leccin #

Re'ina!iento de "os Recursos & "as Asignaciones

*.5

4. !n la fila Papel de impresin se escribir @ en el campo ;nidades y se dar clic, en &signar

5. #e elegir la vista ;so de tareas 6. #e abrir el cuadro de informacin de asignacin del papel de impresin

7. #e observarn los valores de las unidades asignadas, en caso de que :stas sufran cambios, se recalcular el costo total 8. #e +a asignado una tasa variable de consumo

'isponi)ilidad del !ec rso


;no de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el valor de 6apacidad M%ima del recurso' Fsta es la capacidad m%ima de un recurso para poder llevar a cabo las tareas' Los ajustes del +orario de trabajo de

8. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

un recurso, determinan el momento en el que un recurso est disponible para trabajar' La capacidad del recurso para trabajar, determina el +orario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrarse sobreasignado' !s posible especificar diferentes valores de capacidad m%ima de un recurso para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo' !l ajuste de la disponibilidad de un recurso durante el transcurso del proyecto, permite controlar con e%actitud, el valor de capacidad m%ima que un recurso tiene en un momento dado' !sto se realiza desde el cuadro /isponibilidad del recurso en el cuadro de dilogo -nformacin del recurso'

!n este ejercicio, se personalizar la disponibilidad de un recurso' 1. #e personalizar la disponibilidad del -lustrador 2. #e seleccionar el -lustrador en la informacin del recurso 3. !n la fic+a general se llenarn los siguientes datos en las tres filas a' /isponibilidad b' ;nidades

4. #e dar clic, en &ceptar despu:s de llenar los datos 5. #e +a personalizado la disponibilidad de este recurso

'emoras y Perfiles en Asi$naciones


#i e%iste ms de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que todos los recursos comiencen a trabajar en la tarea de manera simultnea'

Leccin #

Re'ina!iento de "os Recursos & "as Asignaciones

*.7

Puede demorar el comienzo del trabajo de uno o ms recursos asignados a una tarea' Por ejemplo, supongamos que una tarea tiene asignados ? recursos, 2 de ellos, deben trabajar en tareas diferentes y el cuarto se encargar posteriormente de inspeccionar la calidad del trabajo' #i necesita retrasar el comienzo de todos los recursos asignados, en lugar de ajustar cada asignacin de recurso, deber4a programar de nuevo la fec+a de comienzo de la tarea' !n este ejercicio, se demorar el comienzo de una asignacin de recurso' 1. #e ver el proyecto desde la vista uso de tareas 2. #e elegir al recurso !lizabet+ #nc+ez y se dar clic, en -nformacin de la &signacin
"ambin puede atrasar o reali'ar otros cambios en las asignaciones de recursos indi.iduales utili'ando la $ua de proyectos desde el panel de Seguimiento.

3. #e especificar el @?J12J1B como fec+a de comienzo y se dar clic, en &ceptar

8. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e +a demorado la participacin de un recurso en la tarea

!n las vistas ;so de recursos y ;so de tareas, podemos ver con e%actitud, el tiempo programado de cada recurso para trabajar en cada tarea' &dems de visualizar los detalles de la asignacin, podemos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajar en una tarea en un determinado periodo de tiempo' !%isten dos m:todos de +acer esto: &plicar un perfil predefinido de trabajo a una asignacin' Los perfiles predefinidos normalmente describen el modo en que el trabajo est distribuido en el tiempo de forma grfica' !l perfil grfico de campana, distribuye menos trabajo al principio y al fin de la asignacin, mientras conserva la mayor parte del trabajo en el espacio intermedio' #i observa el grfico de trabajo, comprobar que la sombra del grfico tiene forma de campana' !ditar directamente los detalles de la asignacin de forma manual' Puede cambiar los valores de la asignacin directamente en la cuadr4cula de escala temporal en la vista ;so de recurso o ;so de tareas'

La forma en que perfile o edite una asignacin depender de las necesidades a cubrir' Los perfiles predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde puede predecir un modelo de esfuerzo' !n el siguiente ejercicio, se aplicar un perfil predefinido a las asignaciones de una tarea' 1. /esde la vista ;so de tareas, se elegir al recurso !lizabet+ #nc+ez 2. !n la fic+a general del cuadro -nformacin de la &signacin, se especificar la opcin 6reciente en el campo Perfil de trabajo

Leccin #

Re'ina!iento de "os Recursos & "as Asignaciones

*.9

3. #e dar clic, en &ceptar 4. #e colocar el puntero sobre el indicador a la izquierda del recurso 5. #e visualizar una sugerencia indicando el tipo de perfil aplicado

8. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

!es men de la leccin


E Mientras trabaje con los costos de recurso, puede especificar tareas de costo diferentes para las diferentes asignaciones y aplicar diferentes tasas de costo en varios +orarios' E Puede contabilizar la disponibilidad de recurso variable en cualquier momento, lo que permite controlar el momento en que un recurso se encontrar asignado' E !n una vista de uso, puede editar los valores de trabajo programado de las asignaciones de recurso en cualquier momento' E Los recursos materiales, cuando son asignados a una tarea, pueden tener una tasa de consumo fija o variable' Evaluacin @' 6antidad de recurso material se basa en la duracin de la asignacin a la que se encuentre relacionado' 0' /etermina el modo en que el trabajo est distribuido en el tiempo de forma grfica' 2' Los recursos materiales utilizados en un proyecto, pueden asignarse de dos formas, por medio de la tasa 9ariable de consumo y la GGGGGGGGGGGGG ?' La capacidad del recurso para trabajar determina el +orario en que el recurso puede trabajar sin encontrarse GGGGGGGGGGGGGGGG B' Los recursos de trabajo pueden llevar a cabo diferentes tareas con diferentes niveles de especializacin que por lo tanto, consideran diferentes GGGGGGGGGGGGGGGGG'

9.1

LECCIN 9

'ecur"o"7 ("i+nacione" 4 Co"to"


Una vez completada esta leccin, podr:
'isualizar y editar la asignacin de un recurso &esolver las sobreasignaciones de recursos automticamente 'isualizar los costos de proyecto y la fecha de fin del mismo

Vis alizar y 1ditar la Asi$nacin de n !ec rso


&l crear un plan de proyecto, trabajar con tareas, recursos y asignaciones de forma conjunta' Los cambios realizados en las tareas afectarn a los recursos asignados a esas tareas' #e centrar la atencin en la distribucin del recurso como el modo en que las asignaciones de tarea realizadas, afectan a la cantidad de trabajo de los recursos +umanos y de equipamiento del proyecto' La relacin entre la capacidad de un recursos y sus asignaciones se denomina distribucin' 6ada recurso puede tener alguno de los tres estados de distribucin siguientes: *n&raasi(nad!: cuando las asignaciones de un recurso no cubre la capacidad m%ima del mismo' T!$al%en$e 0si(nad!: cuando las asignaciones del recurso cubren su capacidad m%ima' -!breasi(nad!: cuando las asignaciones del recurso sobrepasan su capacidad m%ima'

La capacidad de trabajo de un recurso, se mide en unidadesP la capacidad de trabajo de un determinado recurso es lo que se denomina capacidad m%ima' Las unidades se encuentran e%presadas como n*meros o como porcentaje' !n este ejercicio, se visualizarn los recursos sobreasignados' 1. 2. 3. 4. #e dar clic, en -nforme #e dar clic, en 9er cmo est asignado el tiempo de los recursos #e dar clic, en el encabezado de la columna 8ombre del >ecurso #e ocultarn las subtareas

9. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

5. #e seleccionar el recurso "scar P:rez Manzano 6. #e dar clic, derec+o en la barra superior de la escala de tiempo y se elegir del men* la opcin !scala temporal 7. !n la fic+a -ntermedio, se elegir de la lista ;nidades, la opcin Meses

8. /e la lista Mostrar, se elegir la opcin ;n 8ivel <intermedio=

Leccin +

Recursos, Asignaciones & Costos

+.3

9. #e dar clic, en &ceptar 10. #e mostrar la cantidad de +oras asignadas a diferentes tareas, las cantidades de una sobreasignacin, se encuentran en color rojo &l trabajar con las asignaciones de un recurso, debe recordar que: /e manera predeterminada, la vista ;so de recursos, muestra la tabla ;so' #in embargo, puede visualizar diferentes tablas desde el men* .abla' La vista ;so de recursos muestra los valores de trabajo en la cuadr4cula de escala temporal' #in embargo se pueden visualizar los valores de asignacin adicionales como el costo y la disponibilidad restante' !n lugar de utilizar la !scala temporal, para cambiar los niveles de la misma, puede +acer clic, en los botones &cercar y alejar, de la barra de +erramientas estndar' Para visualizar las asignaciones de cada recurso en un grfico junto a una escala temporal, puede visualizar el 5rfico de recursos eligiendo la orden 5rfico de recursos en el men* 9er'

/o)reasi$nacin de !ec rsos


&+ora nos centraremos en la solucin de las sobreasignaciones de forma manual'
Para aprender ms sobre la resolucin de los problemas de sobreasignacin de recursos, se debe escribir o#ucionar -ro*#e)a" de a"i+nacione" de recur"o" en el cuadro 6u"car.

La edicin manual de una asignacin es slo una forma de resolver una sobreasignacin de recurso' !ntre otras soluciones se incluyen las siguientes: #ustituir el recurso sobreasignado por otro, utilizando el botn >eemplazar, del cuadro de dilogo &signar recursos >educir el valor del campo ;nidades, en el cuadro de dilogo -nformacin de la asignacin o &signar recursos

9. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

#i la sobreasignacin no es demasiado seria, podr4a dejarla en la programacin' !n este ejercicio, se editar una asignacin manualmente' 1. #e editar manualmente una asignacin 2. #e seleccionar la tarea Planeacin del sitio 3. !n la fic+a 5eneral del cuadro de dilogo, se asignarn B1L de unidades

4. /e las acciones de etiquetas inteligentes se dar clic, en la opcin 6ambiar trabajo total para que coincida con la capacidad m%ima y la duracin 5. #e +a modificado manualmente una asignacin

Leccin +

Recursos, Asignaciones & Costos

+.5

La redistribucin de recursos es el proceso de demora del trabajo de un recurso en una tarea para la resolucin de una sobreasignacin' Las opciones del cuadro de dilogo >edistribuir recursos, permiten establecer los parmetros sobre el modo en que desea que Project resuelva las sobreasignaciones de recurso' /ependiendo de las opciones elegidas, esto podr4a suponer el retraso de la fec+a de comienzo de una asignacin o tarea, o la divisin del trabajo de la tarea' /espu:s de la redistribucin, Project retrasar las fec+as de comienzo de la segunda y tercera tarea de forma que el recurso no est: sobreasignado' !n ocasiones la redistribucin del recurso obliga a retrasar la fec+a de fin del proyecto, a menos que indique lo contrario' La redistribucin del recurso es una +erramienta potente, aunque lo *nico que +ace es retrasar las tareas, dividir las tareas y retrasar las asignaciones del recurso' La redistribucin del recurso sigue un conjunto complejo de reglas y opciones que sern especificadas en el cuadro de dilogo redistribuir recursos' !sta +erramienta no podr sustituir su planificacin sobre la duracin, relaciones y delimitaciones de las tareas, as4 como la disponibilidad del recurso' La redistribucin del recurso trabajar con toda esta informacin a medida que vaya siendo introducida en el plan del proyecto, aunque podr4a no ser capaz de resolver todas las sobreasignaciones del recurso dentro del intervalo de tiempo deseado a menos que cambie las tareas bsicas y la informacin de recurso' !n este ejercicio, se redistribuir un recurso, y se visualizarn los efectos en la fec+a de fin de proyecto' 1. #e visualizar el plan desde la vista )oja de >ecursos 2. #e abrir el cuadro >edistribuir recursos desde el men* )erramientas

3. #e dar clic, en el botn >edistribuir a+ora 4. !n el cuadro se +abilitar la opcin .odo el fondo y se dar clic, en &ceptar

9. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

5. #e visualizar el proyecto desde la grfica de 5antt de redistribucin

6. &+ora cada tarea tendr dos barras, la de color verde representa la tarea antes de su redistribucin y la barra de color azul, representa la tarea redistribuida'

Costos de Proyecto y &ec0a de &in


8o todos los planes de proyecto incluyen informacin de costo, pero para aquellos que s4 lo +acen, mantener un seguimiento de los costos de proyecto puede resultar tan importante o ms como mantener un seguimiento de la fec+a de fin prevista' Los dos factores a considerar a la +ora de analizar los costos de proyecto son los que desea visualizar y el mejor modo en que :stos pueden ser visualizados' Los tipos de costo con los que puede contar durante el proyecto son: Los costos previstos o de l4nea de baseP los costos de tarea, recurso o asignacin original programada almacenados como parte de un plan previsto Los costos actualesP acumulados de las tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto' & medida que realiza ajustes en un plan de proyecto como la asignacin o eliminacin de recursos' Los costos reales: los que +an sido contra4dos por las tareas, recursos o asignaciones

Leccin +

Recursos, Asignaciones & Costos

+.7

Los costos restantes: /iferencia entre los costos actuales o programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones'

Puede que necesite comparar estos costos o e%aminarlos de forma individual por tarea, recurso o asignacin' .ambi:n puede e%aminar los valores de costo de las tareas de resumen o de un plan de proyecto completo' Las formas ms comunes de visualizar estos costos son: 9isualizar los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto completo en el cuadro de dilogo !stad4sticas del proyecto' 9isualizar o imprimir informes con formato que incluyen el flujo de caja, el presupuesto, los recursos o tareas con presupuesto sobrepasado y el valor acumulado' 9isualizar la informacin de costo a nivel de asignacin, tarea o recurso en las vistas de uso de la tabla costo'

!n este ejercicio, se visualizarn los costos generales e individuales' 1. #e cambiar la vista a la )oja de .areas 2. #e elegir "pciones, del men* )erramientas 3. !n la fic+a 9ista se +abilitar la casilla Mostrar tarea de resumen del proyecto y se dar clic, en &ceptar

4. /el men* 9er, se elegir tabla y del men* secundario se dar clic, en 6osto 5. #e ampliar la o las columnas con signos de libra <V=, para visualizar los valores 6. La columna >eal, slo mostrar valores cero, puesto que todav4a no considera el progreso real'

9. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

7. #e +an visualizado los costos de un proyecto La fec+a de fin de proyecto es una funcin de su duracin y la fec+a de inicio' La mayor4a de los proyectos poseen una fec+a de fin deseada, o suave, y otros proyectos, poseen una fec+a de fin Ca cumplirD o tambi:n llamada r4gida' /urante la gestin de proyectos como :stos, es esencial conocer la fec+a de fin actual o prevista y comprender el modo en que los ajustes realizados en la planificacin afectarn a la fec+a de fin' La fec+ad e fin de un proyecto est determinada por su ruta cr4tica, durante la evaluacin de la duracin de un proyecto, deber4a centrar su atencin en las tareas de la ruta cr4tica denominadas, tareas cr4ticas'

Leccin +

Recursos, Asignaciones & Costos

+.9

!es men de la leccin


E !l valor de capacidad m%ima de un recurso, determina el momento en que el recurso, pasar a estar sobreasignado' E La vista ;so de recursos, permite observar los detalles de las asignaciones que producen sobreasignaciones de recurso' E Las sobreasignaciones de recurso pueden resolverse de forma manual o automtica' E /urante la edicin del valor de asignacin de recurso, puede utilizar una !tiqueta inteligente para cambiar el efecto de su accin en la programacin' E Puede visualizar los detalles de costo desde el nivel de asignacin individual +asta el nivel de proyecto completo' E Las tareas en la ruta cr4tica determinan la fec+a de fin del proyecto'

Evaluacin @' Los tipos de distribucin de recursos GGGGGGGGGGGGGGGGGG y sobreasignacin son: -nfraasignacin,

0' Las asignaciones del recurso cubren su capacidad m%ima' 2' GGGGGGGGGGG es una resolucin a la sobreasignacin de recursos ?' /iferencia entre los costos actuales o programados y los costos reales de las tareas, recursos o asignaciones' B' La mayor4a de los proyectos tienen una fec+a de fin deseada, tambi:n llamada GGGGGGGGGGGGGGGGG'

10.1

LECCIN 10

,r+ani1acin 4 2or)ato de 3ato"


Una vez completada esta leccin, podr:
Ordenar los datos de tareas y recursos adems de su visualizacin en grupos )iltrar datos de tareas y recursos Crear tablas y vistas personales

#rdenar datos de tareas y rec rsos adems de s vis alizacin en $r pos


& continuacin, utilizaremos algunas de las +erramientas de formato de Project para cambiar la apariencia de los datos y otras +erramientas que permiten organizar y analizar datos' La ordenacin es la forma ms sencilla de organizar los datos sobre tareas o recursos en Project' Las tareas o recursos podrn ser ordenados por cirterios predefinidos, o creando un criterio de ordenacin personal con un m%imo de tres condiciones' La ordenacin no cambia los datos subyacentes del plan de proyecto, sino que ordena de nuevo, los datos disponibles' La *nica e%cepcin, es la posibilidad de renumerar los identificadores de recurso o de tarea, despu:s de la ordenacin, despu:s de esto, no podr restaurar la numeracin de la secuencia' Podr utilizar grupos de recurso para representar los equipos funcionales, departamentos, o cualquier grupo de personal que describa de forma lgica los conjuntos de recursos similares' La ordenacin de todos los recursos por grupo de recurso, permite visualizar ms fcilmente los costos asociados con cada grupo' !n este ejercicio, se ordenar la vista de un recurso' 1. #e establecer la vista )oja de >ecurso 2. !n la opcin .abla del Men* 9er, se elegir >esumen 3. #e abrir el cuadro "rdenar

10. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

4. /e la lista desplegable del primer criterio, se elegir la opcin 6osto en orden /escendente 5. !n este ejercicio no se utilizar la renumeracin, por lo que la casilla no debe estar +abilitada 6. #e dar clic, en "rdenar 7. & continuacin se agregar un segundo criterio de ordenacin 8. #e abrir de nuevo el cuadro "rdenar 9. !n el primer criterio se elegir de la lista 5rupo deg >ecursos en orden &scendente 10. !n el segundo criterio se seleccionar 6osto en orden /escendente 11. #e dar clic, en "rdenar

/l agrupamiento es similar a la caractersticas de Subtotales de /:cel. Permite organi'ar y anali'ar los datos de Project a un programa de hoja de clculo para lograr su propsito.

12. Por *ltimo se ordenar la tabla por identificador' 13. #e +a utilizado la +erramienta de ordenacin' /urante el proyecto, las vistas predeterminadas disponibles en Project, ofrecen varias formas de visualizacin y anlisis de datos' ;na caracter4stica importante es el agrupamiento, que permite organizar la informacin de recursos y tareas de

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.3

acuerdo con el criterio seleccionado' & ade valores de resumen o CacumuladosD en los intervalos que pueden ser personalizados' !l agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualizacin de los datos de recursos y tareas, permitiendo un nivel de refinamiento en la presentacin y anlisis de datos' !l agrupamiento no cambia la estructura subyacente del plan del proyecto, slo organiza y resume los datos' 6uando los datos son agrupados en una vista, el agrupamiento ser aplicado a todas las tablas que sean visualizadas en la vista' Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar los recursos y tareas como el agrupamiento de las tareas por su duracin o de los recursos por la tasa de pago estndar' !n este ejercicio, se agruparn recursos por grupo' 1. #e elegir la opcin &grupar por 5rupo de >ecursos desde el cuadro Ms grupos

2. #e dar clic, en 6opiar 3. #e escribir 5rupo de recursos por costo en el campo 8ombre 4. !n la segunda celda de la columna 8ombre de campo se elegir la opcin 6osto con orden /escendente

10. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

5. #e dar clic, en /efinir intervalos de grupo 6. !n la lista &grupar en: se elegir -ntervalo y en el -ntervalo de 5rupo se escribir @111

7. #e dar clic, en &ceptar, para cerrar los dos cuadros y se dar clic, en &plicar 8. #e dar doble clic, en el encabezado 8ombre del recurso 9. &parecer el cuadro /efinicin de 6olumna y se dar clic, en &juste Perfecto

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.5

10. #e regresar a la vista original al elegir &grupacin: #in agrupacin desde el Men* Proyecto 11. #e +an agrupado recursos

&iltros
"tra caracter4stica *til para cambiar la visualizacin de la informacin es el uso de filtros, +erramienta que oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen el criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que est interesado' !l uso de esta +erramienta no cambia los datos del plan de proyecto, slo el modo en que son visualizados' !%isten dos formas de utilizar los filtros: &plicar un filtro predefinido o personalizado para observar o destacar la informacin de la tarea o recurso que coincide con el criterio del filtro' &lgunos filtros solicitan la informacin de un criterio' ;tilizar &utofiltros para filtrar cualquier tabla de forma automtica' 6uando los autofiltros estn activos, se encuentra activada, aparecern unas flec+as junto a los nombres de columna, y se visualizar la lista de criterios que podr utilizar para filtrar los datos' Las opciones de la lista, depender del tipo de datos de la columna'

&mbos tipos de filtro, ocultan las filas que no cumplen el criterio especificado en las vistas de +oja de tareas o de recursos' &l aplicar filtros, observar saltos en los n*meros de identificadores, :stos no se +abrn borrado, slo estarn ocultos' &l aplicar un filtro, se aplicar a todas las tablas que puedan ser visualizadas en la vista' Las vistas 6alendario y diagrama de >ed, tambi:n soportan filtros, pero no &utofiltros' !n el ejercicio, se utilizarn los dos tipos de filtro'

10. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

1. #e dar clic, en el botn de &utofiltro de la (arra de )erramientas 3ormato 2. #e desplegar la lista de filtrado de la columna 8ombre de tarea y se elegir la opcin Personalizado

3. #e aplicar un filtro en donde se muestren slo las tareas que contengan la palabra imgenes

4. #e dar clic, en &ceptar y se mostrarn los resultados' !l color azul del encabezado muestra que el filtro personalizado +a sido aplicado en esa columna

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.7

5. #e des+abilitar el &utofiltro 6. #e crear un 3iltro Personalizado desde el Men* Proyecto 7. !n el cuadro Ms filtros, se elegir 8uevo

8. #e crear un filtro llamado .areas sin 3inalizar y 6osto, para que se muestren las tareas que tengan un B1L o ms de porcentaje completado y cuyo costo sea mayor a @,111 pesos

10. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

9. #e dar clic, en &ceptar 10. #e eliminar el filtrado al elegir 3iltro para: .odas las tareas desde el men* Proyecto 11. #e +a creado un filtro personalizado

%a)las y Vistas Personalizadas


;na tabla es una presentacin similar a la de una +oja de clculo de los datos del proyecto, organizados en columnas verticales y en filas +orizontales' 6ada columna representa uno de los muc+os campos de Project, y cada fila una tarea o recurso' La interseccin de una columna y una fila se denomina celda o campo' Project incluye varias tablas que pueden ser aplicadas en las vistas' 5eneralmente estas tablas contendrn los campos que desea' #in embargo puede modificar cualquier tabla predefinida, o crear su propia tabla con slo aquellos datos que desee' !n este ejercicio, se crear una nueva tabla a partir de una ya e%istente' 1. #e dar clic, en Ms tablas, del men* secundario de .abla 2. /e la lista del cuadro Ms tablas, se elegir !ntrada y se dar clic, en 6opiar

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.9

3. !n el campo 8ombre, se escribir .abla de !ntrada de .iempos 4. #e eliminarn los campos: -ndicadores, fin, predecesoras y nombres de los recursos 5. !n la siguiente celda vac4a se elegir de la lista el campo fec+a de delimitacin 6. Los datos y el t4tulo se alinearn al centro, el anc+o ser de @B y en la columna de t4tulo se escribir 3ec+a l4mite y se ajustar el encabezado

7. !n la seccin 3ormato de fec+a se elegir un formato diferente al predeterminado

10. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

8. #e dar clic, en &ceptar y posteriormente el &plicar 9. #e +a creado una nueva tabla

6asi todo el trabajo en Project, ocurrir en una vista' ;na vista puede contener elementos tales como tablas, grupos y filtros' !stos, pueden ser combinados con otros elementos como una escala temporal, o con elementos grficos como la representacin grfica de las tareas en el /iagrama de 5antt' Project incluye varias vistas que organizan la informacin seg*n propsitos espec4ficos' Puede que necesite visualizar la informacin del proyecto de un modo que no est disponible entre las vistas predefinidas, para incluir diferentes elementos, puede modificar una tabla e%istente y agregarlos, o crear una nueva tabla desde cero y configurarla' !n este ejercicio, se crear una vista' 1. #e abrir el cuadro Ms 9istas 2. #e dar clic, en 8ueva, se deber encontrar +abilitada la opcin 9ista *nica y se dar clic, en &ceptar

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.11

3. !n el cuadro nombre se escribir 9ista 6alendario 4. /e la lista tabla, se elegir la opcin .abla de !ntrada de .iempos

5. !n la lista grupo, se elegir #in agrupar y en la lista de 3iltro, la opcin de -ntervalo de 3ec+as 6. #e deber +abilitar la opcin Mostrar en el men*

10. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

7. #e dar clic, en &ceptar y &plicar 8. #e solicita el intervalo de fec+a, se deber elegir el @? de marzo como fec+a inicial y el 0H de marzo como fec+a l4mite 9. #e +a creado y almacenado una vista nueva, que estar disponible en el men* de vistas del proyecto

Leccin 10

-rgani.acin & or!ato de (atos

10.13

!es men
E Las formas ms comunes de organizar los datos en Project, incluyen la ordenacin, agrupamiento y filtrado' !n ninguno de los casos, se elimina los datos, simplemente cambia el modo en que son visualizados' E Project incluye muc+os criterios de ordenacin, agrupamiento y filtrado, adems de permitir que cree los suyos' E Mientras la ordenacin y filtrado reorganiza o muestra de manera selectiva slo algunos de los datos de un plan de proyecto, el agrupamiento a ade valores de resumen de los datos' E Las tablas son los elementos principales de la mayor4a de las vistas en Project' Project dispone de varias tablas incorporadas, y puede recrear las suyas' E !l usuario trabaja con Project a trav:s de las vistas' Las vistas pueden contener tablas, grupos filtros y en algunos casos grficos' La vista /iagrama de 5antt, consiste en una tabla en la parte izquierda y una escala temporal en la derec+a' E Project ofrece muc+as vistas incorporadas y puede crear las suyas'

Evaluacin @' )erramienta que oculta los datos de tareas o recursos que no cumplen con uno o varios criterios' 0' &grega unas flec+as al lado de cada encabezado de columna con una lista de los criterios que pueden utilizarse para filtrar esa columna' 2' )erramienta que puede agregar valores de resumen o acumulados en los intervalos en los que pueden ser personalizados' ?' Los parmetros de la modificacin o creacin de una tabla se llevan a cabo desde el cuadro /efinicin de GGGGGGGGGGG' B' &juste que al ser seleccionado, se renumerarn todos los arc+ivos de forma permanente'

11.1

LECCIN 11

I)-re"in de #a In!or)acin de# Pro4ecto


Una vez completada esta leccin, podr:
Cambiar las opciones de configuracin de pgina para las vistas e informes Imprimir una 'ista Imprimir un Informe

Confi$ racin de P$ina para vistas e informes


;tilizaremos algunas de las vistas e informes disponibles para imprimir un plan de proyecto' ;na de las tareas ms importantes de caulquier administrador de proyecto, es comunicar la informacin del proyecto a los participantes, lo que a menudo implica imprimir el proyecto' Puede utilizar las vistas e informes predefinidos tal y como son, o personalizarlos para que se ajusten a sus necesidades' -mprimir la informacin de un plan de proyecto, es una prctica muy com*n para la mayor4a de los administradores de proyecto' La impresin se centra en las vistas e informes' Fstas organizan los detalles de un plan de proyecto en formatos espec4ficos para determinados propsitos' Puede introducir, leer, editar e imprimir informacin, mientras que en un informe slo puede imprimir informacin' Puede personalizar la forma de imprimir las vistas y los informesP sin embargo las opciones de impresin de informes no son tan amplias' Para personalizar la impresin de una vista o informe, utilice los cuadros de dilogo 6onfigurar pgina e -mprimir' !n el cuadro configurar pgina, las fic+as pgina y Mrgenes, se encuentran disponibles para las vistas y los informes' Las opciones espec4ficas que selecciona en 6onfigurar Pgina, para cualquier vista o informe, afectarn slo a esta vista o informe' &lgunas de las opciones de las fic+as !ncabezado, Pie de pgina y 9ista del cuadro 6onfigurar Pgina para todas las vistas' La fic+a 9ista, incluye opciones que var4an dependiendo de la vista activa' Para las

11. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

vistas que incluyen una leyenda, tambi:n se encuentra disponible la fic+a leyenda' Puede utilizar la opciones de las fic+as encabezado y pie de pgina en la mayor parte de los informes, pero las fic+as Leyenda y vista no se encuentran disponibles para todos los informes'

!l cuadro de dilogo -mprimir, se puede accesar desde el comando -mprimir, del men* &rc+ivo, o desde la 9ista Preliminar' La mayor4a de las opciones disponibles para las vistas, tambi:n estn disponibles para los informes' La vista /iagrama de 5antt y el -nforme .areas, recursos +umanos y fec+as, incluyen una escala temporal' #i lo desea, puede especificar determinados intervalos de fec+as para la escala temporal en el cuadro -mprimir' !n este ejercicio, se compararn las opciones de configuracin de pgina en las vistas y en los informes' 1. #e abrir el cuadro 6onfiguracin de Pgina 2. #e dar clic, en la fic+a 9ista

3. Las opciones de la vista estn relacionadas a las columnas y la escala temporal del /iagrama de 5antt' 4. #e cerrar el cuadro 6onfigurar pgina 5. #e visualizar el 6alendario del proyecto y se abrir de nuevo el cuadro 6onfigurar pgina 6. !n la fic+a 9ista se encontrarn opciones para controlar el modo en el que sern organizados los detalles en la vista 6alendario al ser impresa

Leccin 11

I!presin de "a In'or!acin de" Pro&ecto

11.3

7. #e cerrar el cuadro 6onfigurar pgina 8. #e crear un informe personalizado tipo .areas y recursos +umanos

9. #e dar clic, en el botn 6onfigurar7 10. Las fic+as Leyenda y 9ista, no se encuentran disponibles y se cerrarn los cuadros abiertos 11. #e +an comparado las opciones de impresin de las vistas e informes

Impresin de las Vistas


La impresin de una vista permite obtener una copia impresa de todo aquello que se visualiza en la pantalla' 6ualquier personalizacin realizada en una vista, tambi:n ser impresa' Puede imprimir cualquier vista que aparezca en Project con las siguientes e%cepciones:

11. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

8o podr imprimir vistas de formulario como 3ormulario de tareas y /iagrama de relaciones' #i se encuentran visualizadas dos vistas en una combinacin de vista, slo ser impresa la vista del panel activo'

La parte del plan de proyecto que se visualiza en la pantalla en un momento dado, podr4a ser una parte relativamente peque a del proyecto completo, y que la impresin de la vista del proyecto completo y que la impresin de la vista del proyecto podr4a suponer un gran n*mero de pginas' !n el ejercicio, se cambiar la configuracin de pgina de la vista /iagrama de 5antt' 1. #e abrir la 9ista Preliminar 2. #e dar clic, en Pgina a la derec+a desde la 9ista Preliminar y se regresar a la primer pgina 3. #e dar clic, en 9arias pginas

4. #e dar clic, en 6onfigurar pgina7

Leccin 11

I!presin de "a In'or!acin de" Pro&ecto

11.5

5. 6. 7. 8.

!n la fic+a !ncabezado, se especificar una alineacin tipo centro #e agregar el t4tulo del documento #e dar clic, en la fic+a Leyenda #e elegir la alineacin derec+a y se escribir C6omienzo: C y se agregar la fec+a de comienzo del proyecto 9. #e agregar una l4nea que contenga C/uracin: C y de la lista 6ampos de proyecto, se elegir /uracin

10. #e modificar el anc+o 11. #e dar clic, en &ceptar 12. #e +an modificado algunas propiedades de la impresin de la 9ista del /iagrama de 5antt

11. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresin de los datos en Project' & diferencia de las vistas, :stos estn dise ados slo para su impresin y no para trabajar en ellos' 8o es posible introducir datos directamente, Project incluye varios informes de tarea, recurso o asignacin predefinidas que podr editar para obtener la informacin deseada' !%isten algunos ajustes especificados para una vista que podr4an afectar a algunos informes como: #i se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en una vista, los informes que incluyan las listas de tareas slo mostrarn las tareas de resumen y no las subtareas' !n las vistas de uso, si las asignaciones son contra4das u ocultadas bajo las tareas o recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarn los detalles de la asignacin'

!n este ejercicio, se visualizar un informe desde la 9ista Preliminar' 1. #e abrir el cuadro de informes y se elegir la opcin Personalizados

2. #e seleccionar la opcin .area y se dar clic, en 9ista Previa

Leccin 11

I!presin de "a In'or!acin de" Pro&ecto

11.7

3. #e cerrar la 9ista Preliminar 4. #e copiar el informe .area 5. #e nombrar al informe como: -nforme de .areas Personalizado

6. !l periodo ser mensual y la tabla tipo >esumen 7. #e dar clic, en &ceptar y se visualizar la 9ista Previa

11. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. #e +a creado y visualizado un informe

Leccin 11

I!presin de "a In'or!acin de" Pro&ecto

11.9

!es men
E Project permite imprimir las vistas o los informes' Los informes estn dise ados slo para la impresin' E 6uando se imprime una vista, generalmente obtendr una copia en papel de todo aquello que se observa en pantalla' E -ncluso en los planes de proyecto moderadamente e%tensos, una vista o informe impreso podr4a requerir ms +ojas de papel de las que esperaba' Por esta razn, es aconsejable que siempre realice una vista preliminar de lo que despu:s ser la salida impresa antes de imprimir' E !l gran n*mero de informes disponibles en Project, se encuentra organizado en varias categor4as como 6ostos y &signaciones' Evaluacin @' ;no de los cuadros desde los que se pueden configurar propiedades de impresin es: 0' Las secciones de 9ista y GGGGGGGGGGGGG, no siempre se encuentran disponibles' 2' #ecciones en donde se configura informacin a ser agregada en la parte superior yJo inferior de la impresin' ?' #eccin en la que se configura la disposicin de la +oja a imprimir <+orizontal o vertical=, la escala de impresin y otras propiedades de papel' B' !s una e%cepcin en la impresin de GGGGGGGGGGGGGGGG C8o se imprimirn vistas de formulario como el de tareasD

12.1

LECCIN 12

Pu*#icacin de #a In!or)acin de# Pro4ecto en L5nea


Una vez completada esta leccin, podr:
*omar un +snapshot, o imagen esttica de una vista #iagrama de $antt como imagen $I) Publicar informacin de Project en formato -*M. Controlar la forma en !ue es almacenada la informacin de Project en formato -*M.

Im$enes 1stticas
-mprimir la informacin es una forma com*n de compartir los detalles del proyecto con los dems, aunque e%isten limitaciones' Los detalles de Project pueden quedar desfasados casi tan pronto como son presentados en papel' !sto tambi:n limita la duplicacin y distribucin de copias' La publicacin de la informacin de un proyecto, permite actualizar ms fcilmente los detalles del proyecto publicado y compartir dic+a informacin con una amplia audiencia de usuarios interactivos' #e utilizarn las caracter4sticas de publicacin en la $eb de Project' !stas caracter4sticas incluyen la +erramienta de copiar imagen, que captura el estado del proyecto grficamente y lo almacena en imagen 5-3' Para comunicar los detalles del proyecto a los recursos, administradores y otros participantes, necesitar copiar la informacin de Project y pegarla en otros programas y formatos' Project soporta el m:todo de copiar y pegar de la mayor4a de los programas de $indoKs, y dispone de una caracter4stica adicional denominada 6opiar -magen' &l tomar estas imgenes estticas, se dispone de diferentes opciones: 6opiar la vista completa que se encuentra visible en la pantalla o las filas seleccionadas de la tabla de una vista' 6opiar un intervalo de tiempo que especifique o que est: mostrado en la pantalla'

Puede almacenar la imagen esttica en un arc+ivo formato 5-3 <por sus siglas, 3ormato de -ntercambio de grficos= en la ubicacin que especifique' ;na vez almacenada la imagen en un arc+ivo 5-3, podr ser utilizada en cualquier programa que soporte el formato 5-3, y podr ser combinada con contenido

12. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

).ML o para ser utilizada por el Portapapeles de $indoKs, y despu:s pegarla en otro programa para su visualizacin en pantalla' !n este ejercicio, se +ar uso de la +erramienta copiar imagen, y se alamacenar con formato 5-3' 1. #e aplicar un filtro para ver slo las tareas de resumen 2. #e dar clic, en Woom, del men* 9er 3. #e elegir la opcin Proyecto 6ompleto y se dar clic, en &ceptar

4. #e dar clic, en 6opiar imagen de la (arra de )erramientas !stndar 5. !n el cuadro 6opiar imagen, se especificar que la imagen ser formato 5-3 y en el botn !%aminar, se especificar la ubicacin en donde se almacenar

6. #e dar clic, en &ceptar 7. #e abrir la barra de +erramientas $eb 8. #e dar clic, en el botn -r y en &brir )iperv4nculo

Leccin 12

Pub"icacin de "a In'or!acin de" Pro&ecto en L/nea 12.3

9. &l oprimir el botn !%aminar7 se especificar el .ipo de arc+ivo, como &rc+ivos 5-3

10. #e abrir la imagen almacenada 11. La imagen ser mostrada en el programa de visualizacin de imgenes'

Almacenamiento de &ormato 2e)

n Proyecto en

"tra forma de publicar la informacin de Project es almacenarla como pgina $eb' !sta opcin, a diferencia de la +erramienta 6opiar imagen, resulta ms apropiado para la publicacin de te%to' Project utiliza equivalencias, tambi:n denominadas equivalencias de e%portacin o equivalencias de datos, para especificar los datos e%actos a e%portar y el modo en que la informacin ser estructurada' Las equivalencias de e%portacin organizan los datos de Project en tablas ).ML' Las equivalencias predefinidas son similares a algunas de las tablas e informes predefinidos de Project' Puede utilizar las equivalencias de e%portacin tal y como son, o personalizarlas para e%portar slo los datos deseados' !n el ejercicio, se almacenar un proyecto como pgina $eb' 1. #e dar clic, en 5uardar como una pgina $eb desde el Men* &rc+ivo 2. #e especificar la ubicacin de almacenamiento de la pgina $eb, el nombre y se dar clic, en 5uardar 3. &parecer un &sistente de !%portacin y se dar clic, en #iguiente

12. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e elegir la opcin ;tilizar una equivalencia e%istente y se seguir con el &sistente

5. /e la lista se elegir la opcin !%portar a ).ML usando la plantilla estndar y se finalizar el &sistente 6. #e abrir el +iperv4nculo desde la barra de +erramientas $eb

Leccin 12

Pub"icacin de "a In'or!acin de" Pro&ecto en L/nea 12.5

7. &parecer la pgina $eb guardada del proyecto, la cul contiene informacin de tareas, recursos y asignaciones del plan de Proyecto &lgunas de las acciones que puede realizar para refinar las pginas $eb que publica desde Project son:
Para obtener una lista de las etiquetas de ?" *, que le ayudarn a refinar su pgina e:portada, escriba @-#anti##a" 4 eti8ueta" de e9-ortacin a .$:L di"-oni*#e"A en el cuadro 6u"car o en el cuadro E"cri*a una Pre+unta.

Puede editar la equivalencia de e%portacin' ;na vez seleccionada la equivalencia en el &sistente para e%portacin, +aga clic, en el botn #iguiente para conocer las dems opciones del asistente' /ispone de fle%ibilidad para la eleccin de los campos de tarea, recurso y asignacin que desea e%portar y el modo en que los datos e%portados sern organizados' #i es un usuario avanzado de ).ML, podr editar la pgina $eb directamente, despu:s de ser almacenada en Project' Puede aplicar una plantilla ).ML diferente a la pgina $eb, despu:s de ser almacenada'

Cam)io de la Apariencia P$ina 2e) de Project

de

na

&unque las equivalencias de e%portacin determinan los datos de Project que se almacenarn en una pgina $eb y el modo en que :stos sern almacenados, las plantillas ).ML determinarn el formato de estos datos' Project incluye varias plantillas ).ML que podrn ser aplicadas cuando almacene una pgina $eb' Practique con los diferentes formatos para encontrar aquellos que se ajusten ms a sus necesidades' !n este ejercicio, se cambiar la apariencia de la pgina $eb del Proyecto' 1. #e dar clic, en 5uardar como pgina $eb y se dar un nuevo nombre

12. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

2. !n el asistente, se dar clic, en #iguiente y se utilizar la equivalencia e%istente

3. #e dar clic, en #iguiente de nuevo y se elegir la opcin !%portar a ).ML usando la plantilla estndar 4. !n la pr%ima pantalla, se des+abilitar la casilla &signaciones 5. !n la seccin "pciones de ).ML se dar clic, en !%aminar y se buscar la ruta en donde se encuentran las plantillas

6. #e elegir la opcin 6entered 8avy'+tml 7. #e +abilitar la opcin -ncluir arc+ivo de imgenes en la pgina ).ML

Leccin 12

Pub"icacin de "a In'or!acin de" Pro&ecto en L/nea 12.7

8. #e buscar la imagen guardada anteriormente en el botn !%aminar7 9. #e finalizar el &sistente 10. #e abrir el +iperv4nculo desde la barra de +erramientas

11. #e +a modificado el formato de la presentacin de la pgina $eb guardada y se +a integrado una imagen esttica almacenada anteriormente' /ependiendo de las necesidades de comunicacin que posea como administrador, estas +erramientas le sern de utilidad, puesto que le permiten muc+a fle%ibilidad de presentacin y configuracin de datos'

12. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

!es men
E Los detalles de Project pueden cambiar de forma rpida' Puede que encuentre ms eficiente publicar los planes de Project de manera interactiva, actualizar y volver a publicar, cuando sea necesario' E La +erramienta 6opiar imagen, permite producir una imagen grfica en formato 5-3, que puede ser insertada en otro documento o pgina $eb o pegada en el portapapeles y llevarla a otros programas de "ffice' E &l realizar el almacenamiento en una pgina $eb utilice equivalencias de e%portacin para especificar la informacin de Project que desea e%portar' E 6uando realice la e%portacin de los datos de Project a una pgina $eb, controle el formato de los datos e%portados aplicando una de las diversas plantillas ).ML incorporadas' Evaluacin @' )erramienta que permite capturar Csnaps+otsD de las vistas de Project' 0' !specifican los datos a e%portar y el modo en que la informacin deber ser estructurada' 2' "pcin para refinar las pginas $eb publicadas desde Project' ?' Las imgenes estticas se guardan en formato B' Las GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG, tambi:n se pueden almacenar en el Portapapeles de $indoKs para estar disponibles para otros programas de "ffice'

13.1

LECCIN 13

I)-ortacin 4 E9-ortacin de In!or)acin en 3i!erente" 2or)ato"


Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar y pegar datos con Project como #ocumento de Origen y #estino/ $enerar un documento de Office con detalles del Proyecto adems de una ilustracin/ Utilizar Project para abrir un documento generado en otro programa y almacenar desde Project con otros formatos por medio de las e!uivalencias de importacin y e0portacin/

"erramientas de Copiar y Pe$ar


!n esta leccin se centrar la atencin en las diversas formas de obtener datos en Project 0112 y de las +erramientas para que Project almacene proyectos en otros formatos' &lgunos de los t:rminos ocupados a lo largo de la leccin sern:
uchos programas de BindoCs disponen de la herramienta Pegado especial, que ofrece ms opciones para el pegado de te:to desde Project en el programa de destino. Puede optar tambin por pegar slo los datos o reali'ar el pegado con un enlace a los datos de Drigen en Project.

Programa de origenP programa desde el que se copia la informacin' Programa de destinoP programa en el que se pegar la informacin'

!l uso de +erramientas como copiar, copiar imagen, pegar y pegado especial, permiten copiar y pegar datos en y desde Project' 6uando copia datos desde Project, tendr la posibilidad de elegir entre dos opciones: 6opiar te%to desde una tabla y pegarlo como te%to en un programa de destino como $ord' 6opiar una imagen grfica de una vista de Project y pegarla como una imagen grfica en el programa destino' La +erramienta 6opiar imagen, permite optimizar la imagen para su visualizacin en pantalla o para su impresin'

!%iste una diferencia importante entre 6opiar y 6opiar imagen' !l uso de 6opiar permite editar los datos en el programa de destino' #in embargo, el uso de copiar imagen produce una imagen que slo podr ser editada con un programa de edicin de grficos como Microsoft Paint'

13. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

En objeto ,LE es la tecnologa de integracin de programas que se puede utili'ar para compartir informacin entre programas. "odos los programas de Dffice admiten D*/, de manera que es posible compartir informacin a tra.s de objetos .inculados e incrustados.

/ispone de dos opciones cuando pega datos procedentes de otros programas en Project: Puede pegar te%to en una tabla, en un rango de celdas, copiadas desde !%cel, o una secuencia de prrafos desde $ord' Puede pegar una imagen grfica o un objeto "L! desde otro programa en una parte grfica de una vista /iagrama de 5antt' !s posible pegar una imagen grfica o un objeto "L! en una nota de tarea, recurso o asignacin, en una vista, en un encabezado o pie de pgina, leyenda o informe'

!n este ejercicio, se copiar una imagen esttica en el portapapeles de $indoKs, y se pegar en otro programa' 1. #e aplicar un filtro de las tareas de >esumen 2. #e dar clic, en Woom, del men* 9er 3. #e elegir la opcin Proyecto completo y se dar clic, en &ceptar

/l pegado de te:to en .arias columnas, requiere planeacin, asegurarse de que el orden de la informacin en el programa de origen, coincide con el orden de las columnas en la tabla de Project. *as columnas destino deben tambin soportar los mismos tipos de datos.

4. #e copiar la imagen de la vista y en el cuadro de dilogo se elegir la opcin Para pantalla y se dar clic, en &ceptar

Leccin 13 I!portacin & $0portacin de In'or!acin en (i'erentes or!atos 13 .3

5. #e abrir un documento de Microsoft $ord y se ubicar el cursor en la primer l4nea 6. #e pegar la imagen

7. #e +a pegado una imagen esttica de Project en un documento de Microsoft $ord

!es men de Proyecto Po3erPoint o Visio.

para

2ord,

Project puede +acer ms fcil la generacin de un documento completo en $ord, PoKerPoint o 9isio' !sto es posible con la caracter4stica 6opiar imagen en el asistente de "ffice, que le guiar en el proceso de especificacin de los datos e%actos que desea incluir el nuevo documento de "ffice y el modo en que desea que :stos sean visualizados' !ste asistente funciona en la mayor4a de las

13. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

vistas de Project, aunque no con la vista 6alendario, la vista /iagrama de red o las vistas de formulario' La +erramienta 6opiar imagen en el asistente de "ffice, genera un nuevo documento de "ffice que contiene la tabla de los valores de campo que se aplican al proyecto completo y una imagen 5-3 de la vista actual de Project' !l asistente ofrece la oportunidad de generar un nuevo documento en cualquiera de los tres formatos de "ffice ms comunesP PoKerPoint, $ord y 9isio' !n el ejercicio, se crear un documento de $ord, desde el &sistente 6opiar -magen' 1. #e abrir la barra de +erramientas &nlisis 2. #e dar clic, en 6opiar -magen en el &sistente de "ffice 3. #e iniciar el asistente y en la pantalla @ de ?, se deber +abilitar la opcin Mantener mi nivel de esquema original

4. #e dar clic, en #iguiente 5. #e configurarn las opciones requeridas en la pantalla 0 de ? y se dar clic, en #iguiente

Leccin 13 I!portacin & $0portacin de In'or!acin en (i'erentes or!atos 13 .5

6. #e dar clic, en 9ista Previa

7. 8. 9. 10.

#e cerrar la vista para regresar al paso 2 #e elegir la opcin $ord, como la &plicacin del documento a crear #e dar clic, en )orizontal en la seccin de "rientacin #e dar clic, en #iguiente y se seleccionar 6osto en el cuadro 6ampos de Microsoft "ffice Project

13. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

11. #e dar clic, en &gregar y en la siguiente pantalla se dar clic, en 3inalizar y despu:s en cerrar 12. #e abrir el documento creado en $ord

13. #e +a creado un documento en $ord desde el &sistente de 6opiar imagen

Apert ra de otros Arc0ivo en Project

&ormatos

de

La informacin que necesita incorporar en un documento de Project podr4a proceder de muc+as fuentes' !ntre otros, podr4amos citar una lista de tareas desde una +oja de clculo o los costos de los recursos desde una base de datos' Muc+os de los miembros de equipos en la realizacin de proyectos, no utilizan Project como parte de su trabajo primario, pero requieren enviar o compartir

Leccin 13 I!portacin & $0portacin de In'or!acin en (i'erentes or!atos 13 .7

informacin con los administradores de proyecto, por lo que cierta informacin puede encontrarse en otros formatos' Project utiliza las equivalencias de importacin al abrir datos de otro formato de arc+ivo o para el almacenamiento, por lo que se denominan !quivalencias de importacin y e%portacin o equivalencias de datos' Fstas permiten especificar el modo en que desea que los datos del programa origen, sean trasladados a los campos del programa destino' !n este ejercicio, se importarn datos de un arc+ivo en !%cel, por medio del asistente de importacin de datos' 1. 2. 3. 4. #e abrir desde Project un documento de !%cel &parecer el &sistente para importacin y se dar clic, en #iguiente #e +abilitar la opcin !quivalencia nueva y se dar clic, en #iguiente !n la siguiente pantalla se elegir la opcin 6omo proyecto nuevo y se continuar con el asistente

5. #e +abilitar la casilla de .areas y la de -ncluir encabezados al importar 6. #e dar clic, en #iguiente 7. &parecer la pgina de equivalencia de tareas, que le permite identificar el libro de origen y el modo en que sern incluidos los datos

13. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. #e seleccionar .areas en la lista 8ombre de la +oja de clculo de origen

9. #e dar clic, en #iguiente y en 3inalizar 10. Project importar los datos de !%cel en un nuevo documento

Almacenamiento en otros &ormatos de Arc0ivo desde Project


!l pegado de los datos de Project en otros programas podr4a resultar apropiado en un momento dado, pero esta t:cnica podr4a no funcionar correctamente si necesita e%portar una gran cantidad de datos' Para estos casos, puede almacenar los datos en varios formatos desde Project' !%isten dos posibilidades al +ace esto:

Leccin 13 I!portacin & $0portacin de In'or!acin en (i'erentes or!atos 13 .9

Puede almacenar el proyecto completo como una base de datos' Puede almacenar varios proyectos en un arc+ivo de base de datos para la administracin centralizada o para otros propsitos' !ntre los formatos soportados se incluyen (ase de datos de Project <'mpd= y (ase de datos de &ccess <'mdb=' La diferencia entre estos formatos es que el formato de datos de Project requiere almacenamiento del proyecto completo, mientras que el de base de datos de &ccess, permite almacenar el proyecto completo o slo aquellos especificados en una equivalencia de e%portacin' .ambi:n se puede almacenar un proyecto en formato XML <por sus siglas en ingl:s, !%tensible Mar,up Language= Puede almacenar los datos que especifique en un formato diferente' !ntre los formatos soportados, se incluyen bases de datos de &ccess, pginas $eb, libro de trabajo de !%cel, tabla dinmica de !%cel o te%to delimitado por comas o tabulaciones'

!n este ejercicio, se almacenarn los datos de un proyecto en otro formato' 1. #e elegir la opcin 5uardar como7 2. !l tipo de arc+ivo deber ser .e%to <delimitado por tabulaciones=, se dar clic, en 5uardar

3. !n el &sistente se dar clic, en #iguiente 4. #e utilizar una equivalencia e%istente y se continuar con el &sistente 5. /e la siguiente lista se deber elegir la opcin /atos de costo por tareas y se finalizar el &sistente

13. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

6. #e abrir el bloc de notas

7. #e deber encontrar desactivado el &juste automtico de palabras o el ajuste de l4nea 8. #e abrir el arc+ivo creado

Leccin 13 I!portacin & $0portacin de In'or!acin en (i'erentes or!atos 13 .11

9. #e +a guardado un documento en otro formato

13. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

!es men
E 6uando se comparten los datos de Project con otras aplicaciones de "ffice e%isten dos t:cnicas *tiles para incluir una copia de las imgenes de la vista activa y generar un nuevo documento de "ffice que incluya los detalles importantes de Project y una imagen de la vista activa' E Puede copiar y pegar en Project del mismo modo en que otras aplicaciones de $indoKs' #in embargo, preste una especial atencin cuando pegue datos en una tabla de Project y aseg*rese de que los datos que desea son incluidos en los campos correctos' E Para facilitar la importacin de datos de !%cel en Project, se +an instalado dos plantillas de !%cel que se encuentran estructuradas de manera apropiada para la importacin en Project' E &l abrirse otros formatos de datos en Project, se utilizan las equivalencias de importacin para facilitar la organizacin de los datos importados en la estructura correcta de una tabla de Project' E Project soporta el almacenamiento de los datos en formatos de datos estructurados tales como base de datos &ccess de escritorio y XML' Evaluacin @' Permiten especificar el modo en que desea que los datos del arc+ivo del programa de origen sean trasladados a los campos de Project' 0' 5enera un nuevo documento de $ord, GGGGGGGGGGGGGGG yJo 9isio que contiene la tabla de valores de campo y una imagen 5-3' 2' Programa receptor de la informacin copiada o almacenada desde un programa diferente' ?' Las imgenes estticas se guardan en formato B' 3ormato de (ase de /atos de GGGGGGGGGGG, que requiere el almacenamiento del proyecto completo'

14.1

LECCIN 14

e+ui)iento de $area" 4 ("i+nacione"


Una vez completada esta leccin, podr:
"ctualizar la l%nea de base de un plan almacenado previamente/ &egistrar el trabajo real diario de las tareas y las asignaciones/ Interrumpir el trabajo de una tarea y especificar la fecha en la !ue deber comenzar de nuevo/

Act alizar la (-nea de .ase


La creacin, verificacin y comunicacin de un plan de proyecto podr4a llevar muc+o tiempo' La planificacin es slo la primera fase de la gestin de proyectos' ;na vez completada esta fase, comenzar la implantacin del proyecto' Los proyectos, de manera ideal, se llevarn a cabo tal y como +an sido planeados' 6uanto ms complejo es el proyecto, ms se prolongar la duracin prevista y mayores sern las posibilidades de que e%ista una variacin' La variacin es la diferencia entre lo que deber4a ocurrir y lo que en realidad ocurre' !l seguimiento de trabajo real y la comparacin de :ste con el plan, permiten identificar la variacin de manera anticipada y ajustar la parte no completada del plan, en caso de que sea necesario' #e realizar el seguimiento de los totales de trabajo a nivel de tarea y de asignacin, y el trabajo por periodo de tiempo como el trabajo completado por semana o por d4a' La informacin distribuida en el transcurso del tiempo se conoce como fase temporal, de modo que en ocasiones el seguimiento de trabajo por periodo de tiempo se denomina seguimiento de los valores reales por fase temporal' !l seguimiento de los valores reales por fase temporal, es una forma de consignar las cuestiones ms bsicas de gestin de un proyecto' !l administrador debe determinar el nivel de seguimiento que se ajusta ms a las necesidades del plan de proyecto y a sus participantes' !l nivel de seguimiento ms detallado, es el que requiere una mayor inversin de tiempo' La l4nea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto como las fec+as previstas de comienzo y de fin y los costos de las tareas, recursos y asignaciones' &l almacenar una l4nea de base, Project toma una imagen esttica de los valores e%istentes y lo almacena en el arc+ivo de Project para futuras comparaciones'

14. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

& medida que transcurre el tiempo, puede que necesite cambiar sus e%pectativas, podr4a requerir refinar el plan de proyecto a adiendo o eliminando tareas o asignaciones y as4 sucesivamente' Para mantener una l4nea de base precisa para posteriores comparaciones, e%isten varias opciones: &ctualizar la l4nea de base para el proyecto completo, esta opcin sustituye los valores de la l4nea de base original por los valores programados actualmente' &ctualizar la l4nea de base para las tareas seleccionadas' !sto no afecta a los valores de la l4nea de base de las dems tareas, ni a los valores de la l4nea de base de los recursos del proyecto' &lmacenar una segunda l4nea de base' Puede almacenar +asta @@ l4neas de base en un proyecto'

!n este ejercicio, se actualizar la l4nea de base' 1. #e visualizar el proyecto desde la vista 5antt de #eguimiento 2. #e elegir -r a, en el men* !dicin y en el campo -dentificador se escribir B, se dar clic, en &ceptar 3. !sta tarea fue a adida despu:s de almacenar la l4nea de base inicial, por lo que no tiene valores de l4nea de base 4. #e almacenar la l4nea de base del proyecto completo

5. /el cuadro se elegir la opcin 5uardar l4nea de (ase y en el apartado Para, se elegir la opcin proyecto completo

Leccin 14

%egui!iento de Tareas & Asignaciones

14.3

6. #e dar clic, en &ceptar y en #4 7. #e +a guardado una l4nea de base para todo el proyecto

Valores !eales y !estantes de las %areas y Asi$naciones


!n las tareas en las que se asignaron recursos, puede introducir los valores de trabajo reales y restantes para la tarea o para asignaciones de la misma' #e debe considerar: #i una tarea posee un *nico recurso asignado, los valores del trabajo real que introduce para la tarea o la asignacin, se aplicarn igualmente a la tarea y al recurso' #i una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que introduce para la tarea sern distribuidos entre las asignaciones seg*n sus unidades de asignacin' #i una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que introduce para una asignacin sern acumulados en la tarea, pero no afectarn a las dems asignaciones de la misma'

!n el ejercicio, se actualizarn los valores de tareas y asignaciones' 1. #e visualizar el proyecto desde el ;so de tareas y la vista de la tabla deber ser .rabajo 2. #e dar clic, en la tarea 2 y se ver el .rabajo >eal, desde el Men* 3ormato, en la opcin /etalles

14. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. #e buscar la columna >eal de la tarea 2 y se escribir ?H+

4. #e +an actualizado las +oras restantes de trabajo real y +a sido distribuido entre las asignaciones de la tarea 5. #e modificar el trabajo real de un recurso asignado a la tarea

Leccin 14

%egui!iento de Tareas & Asignaciones

14.5

6. #e +an modificado los +orarios y su distribucin en la asignacin !l seguimiento del valor del trabajo real completado de una tarea es ms detallado que la introduccin de un simple porcentaje completado en una tarea' 8ing*n m:todo es tan detallado como la introduccin del trabajo real pro fase temporal para las tareas o asignaciones' Project siempre distribuye cualquier porcentaje completado o valor de trabajo real a nivel de tarea o asignacin introducido en los correspondientes valores de escala temporal' La introduccin de los valores por fase temporal supone ms trabajo para el administrador del proyecto y de igual forma para los miembros del equipo de trabajo, al tener que reportar de sus valores diarios al administrador' #in embargo, esto ofrecer ms detalle sobre el estado de las tareas y recursos del proyecto que otros m:todos' !sta es la mejor opcin si usted cuenta con un proyecto con las siguientes caracter4sticas: .areas de alto riesgo La duracin de las tareas es relativamente corta y una variacin pondr4a en peligro el proyecto entero' !%isten tareas en las que los inversores u otros participantes requieren informacin espec4fica de avance' Las tareas requieren la facturacin por +oras +ombre o de mano de obra'

!n este ejercicio, se actualizarn valores diarios de tarea' 1. #e deber ir a la tarea 0I 2. !n el panel derec+o, se dar clic, en la celda de trabajo real del Mi:rcoles 0B de mayo en la fila de la tarea 0I

14. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

3. #e escribir @1+ y se oprimir la tecla .ab 4. !l 0I de mayo, se escribir B+ en el trabajo real de la misma tarea

5. !sta actualizacin, concluye el trabajo real para la tarea, a+ora se introducirn los valores de trabajo real para las asignaciones de la tarea 0O 6. Los valores del trabajo real de los recursos fueron acumulados a los valores del trabajo real de las tareas 6uando necesite realizar un seguimiento del trabajo real lo ms detallado posible, utilice la cuadr4cula de escala temporal de la vista ;so de tareas o de la vista ;so de recursos, en :stas podr introducir los valores de trabajo real para las asignaciones individuales diarias, semanales o con la frecuencia que desee' #i requiere el uso de la escala temporal, podr utilizarlos como valores reales por fase temporal'

Leccin 14

%egui!iento de Tareas & Asignaciones

14.7

!epro$ramar el %ra)ajo !estante


/urante el proyecto, puede interrumpirse una tarea o +asta el proyecto completo' #i esto ocurre, puede +acer que Project vuelva a programar el inicio del trabajo restante despu:s de una fec+a especificada' &l programar de nuevo el trabajo incompleto, se especificar la fec+a en la que se reanudar el trabajo' Las tareas y la reprogramacin sern tratadas de la siguiente forma: #i no se +a registrado ning*n trabajo realizado en la tarea, antes de la fec+a de la nueva programacin y no se +a aplicado restricciones, la tarea ser reprogramada para que comience despu:s de dic+a fec+a' #i se +a registrado trabajo real en la tarea, anteriormente, pero no despu:s de la fec+a de la nueva programacin, la tarea ser dividida de modo que todo el trabajo restante comience despu:s de la fec+a de la nueva programacin' !l trabajo real no se ver afectado' #i se +a registrado trabajo real antes y despu:s de la fec+a de la nueva programacin, la tarea no se ver afectada'

!n este ejercicio, se reprogramar la planificacin despu:s de un retraso en el trabajo' 1. #e deber dar clic, en la tarea 2O 2. #e actualizar el proyecto desde #eguimiento en el men* )erramientas

3. !n el cuadro &ctualizar Proyecto, se seleccionar la opcin >eprogramar trabajo restante para que empiece despu:s de, y la fec+a ser @0J1IJ1B

14. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. #e dar clic, en &ceptar 5. #e +a reprogramado manualmente una tarea


Puede desacti.ar la posibilidad de que Project reprograme el trabajo incompleto en las tareas que no poseen ning,n trabajo real porque no han sido comen'adas.

#i utiliza las fec+as de estado para informar de los valores reales, Project soportar varias opciones para el control del modo en que los segmentos completados e incompletos de una tarea son programados en relacin con la fec+a de estado como: 7e$rasar el &in de las ,ar$es c!%,le$adas des,u8s de la &ec6a de es$ad! a la &ec6a de es$ad!.

Leccin 14

%egui!iento de Tareas & Asignaciones

14.9

!es men
E !l almacenamiento de una l4nea de base, guarda un conjunto de valores de tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto' !l almacenamiento de un plan provisional, slo almacena las fec+as de comienzo y fin de las tareas' E #i realiza el seguimiento del trabajo a nivel de tarea, el trabajo se e%tiende a las asignaciones' !n el caso inverso, el trabajo se resume a nivel de tarea' E !n las vistas de uso, puede cambiar los incrementos de +ora en el nivel inferior de la escala temporal para que coincida con el periodo de tiempo sobre el que desea realizar el seguimiento' E #i el trabajo en un proyecto fuese interrumpido por alguna razn, puede reprogramar el trabajo para comenzar en otra fec+a' Evaluacin @' &ctualizar la l4nea de base para el proyecto completo implica GGGGGGGGGGGGGG 0' #eguimiento de la informacin distribuida en el transcurso del tiempo' 2' &l registrar el trabajo real: #i una tarea posee ms de un recurso asignado, los valores de trabajo sern GGGGGGGGGGGGGGGGG' ?' &l reprogramar tareas: #i se +a realizado trabajo real antes y despu:s de la fec+a de reprogramacin, GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG' B' !l seguimiento detallado de un proyecto implica mayor trabajo, sin embargo se recomienda cuando:

15.1

LECCIN 15

E# E"tado de# Pro4ecto


Una vez completada esta leccin, podr:
#eterminar las tareas !ue comenzaron o fueron completadas posteriormente/ 'isualizar y e0aminar los costos de tareas y recursos adems de la variacin/ Utilizar campos personales para crear una vista con indicadores $rficos/

%areas Posp estas


/espu:s de configurar la l4nea de base, el objetivo principal del administrador del proyecto, ser la recopilacin, introduccin y anlisis de los detalles del rendimiento del proyecto en Project' !n la mayor4a de los proyectos, estos detalles del rendimiento se reducen a tres cuestiones principales: !l trabajo requerido para completar una tarea #i la tarea se inici y finaliz seg*n lo previsto !l costo requerido para completar una tarea

La comuniacin del estado del proyecto a los participantes, as4 como a los interesados, es la funcin ms importante de un administrador de proyecto' ;n proyecto con una comunicacin eficiente, tiene muc+o a su favor para ser e%itoso' ;na clave para la comunicacin es conocer: MQui:n necesita conocer el estado del proyecto y con qu: propsitoN MQu: formato o nivel de detalle necesitan estas personasN

La tarea de comunicacin ser comunicar el estado del proyecto al: !laborar informes de estado que describan el proyecto en t:rminos de costo, alcance y programacin /esarrollar informes de progreso que documenten las realizaciones espec4ficas del equipo de proyecto' >ealizar pronsticos, que preciden el futuro rendimiento del proyecto'

La diferencia entre los detalles reales o programados y los de la l4nea de base, es lo que se denomina variacin, :sta se mide como tiempo o costo' &l completar la

15. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

planificacin inicial del proyecto, muc+os de los administradores emplean la mayor parte del tiempo en identificar, documentar e informar de la misma' ;na causa de la variacin, es el retraso en el comienzo y finalizacin de las tareas' !l conocer estos factores ayudar a identificr las razones de atrasos' !%isten varias formas de observar las tareas retrasadas, dependiendo del tipo de informacin que desee conocer' &plicar la vista 5antt de #eguimiento para observar las tareas retrasadas' &plicar la tabla 9ariacin a una vista de tareas, para observar el n*mero de d4as de variacin para las fec+as de comienzo y fin de cada tarea' 3iltrar las tareas retrasadas o pospuestas con los filtros Progreso retrasado o .areas pospuestas' #eguir las instrucciones del panel 6omprobar progreso'

!n este ejercicio, se visualizar la variacin de un proyecto' 1. #e abrir la -nformacin del proyecto 2. #e dar clic, en !stad4sticas en donde se visualizarn los d4as de variacin de programacin

3. #e cerrar el cuadro y se abrir la vista 5antt de #eguimiento 4. #e visualizar la tarea 0B en el diagrama 5. #e aplicar un 3iltro tipo .areas pospuestas para que se muestren las tareas interrumpidas respecto a la l4nea base del proyecto

Leccin 15

$" $stado de" Pro&ecto

15.3

6. #e mostrarn de nuevo todas las tareas 7. #e mostrar la vista )oja de tareas con la vista en la .abla:9ariacin en donde se mostrarn los valores de variacin, previstos y programados por tarea

8. #e +an visualizado algunas variaciones del proyecto &lgunos consejos y sugerencias para la visualizacin de las tareas pospuestas son: Para observar una leyenda de todos los cdigos de color y s4mbolos de la barra de 5antt, active la vista /iagrama de 5antt y elija !stilos de barra del men* 3ormato' .odos los filtros se encuentran disponibles a trav:s del botn 3iltro en la barra de +erramientas 3ormato, si no +a sido aplicado ning*n filtro a la vista, aparecer el botn .odas las tareas o .odos los recursos'

15. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Para determinar las tareas o recursos que sern visualizados u ocultados, puede observar los criterios de muc+os filtros desde el men* Proyecto' !l informe .areas pospuestas, describe las tareas que no se cumplirn seg*n lo previsto' Para observar la variacin de las asignaciones de una tarea, se debe activar la vista ;so de tareas y aplicar la tabla 9ariacin o la taba .rabajo'

Anlisis de los Costos de %areas y !ec rsos


!l estado de la programacin, es un indicador del bienestar del proyecto completo' Para los proyectos que incluyen informacin de costos, otro indicador importante, es la variacin de los costos' !l costo de tarea se proyecta como costo fijo aplicado a tareas, costo de recursos derivados de las asignaciones y ambos' La variacin del costo es la diferencia entre el previsto y el real' La evaluacin de la variacin de costos, permite realizar los ajustes del presupuesto para evitar un incremento en el total presupuestado para el proyecto' &unque las tareas y los recursos estn relacionados, resulta ms informativo evaluarlos de manera individual' !n el ejercicio, se visualizar la variacin de costos de una tarea' 1. #e abrir el cuadro de !stad4sticas del proyecto para visualizar la seccin de costo

2. #e cerrar el cuadro de !stad4sticas y de la -nformacin del Proyecto 3. #e visualizar la tabla: 6osto, del men* 9er, para notar el costo previsto de cada tarea, el costo real y la variacin'

Leccin 15

$" $stado de" Pro&ecto

15.5

4. #e dar clic, en la tarea 2O y se dar clic, en -nforme de la 5u4a de Proyectos 5. #e dar clic, en 9er costos del proyecto y de la seccin &plicar un filtro, se elegir 6osto mayor que el presupuestado

6. #e mostrarn las tareas cuyo costo real y programado es superior a los costos previstos Los costos de tarea y de recursos estn relacionados, generalmente los costos de tarea son derivados de los costos de recursos asignados' &lgunos consejos del trabajo con los datos de costo son: Puede utilizar el informe .areas con presupuesto sobrepasado para listar las tareas que superan el presupuesto'

15. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

!l filtro 6osto mayor que el presupuestado y todos los dems filtros del Panel 6ostos del proyecto tambi:n se encuentran disponibles en el cuadro Ms 3iltros' La tabla .rabajo, muestra la variacin del trabajo' .ambi:n puede comparar el trabajo programado y el previsto en una vista de ;so #e +a visualizado la variacin de costo para una tarea, para visualizar la variacin del costo para las asignaciones a una tarea, se debe alternar a la vista ;so de tareas y aplicar la tabla 6osto'

!n algunas ocasiones, los administradores de proyecto se interesan en los costos de recurso con el propsito de conocer el progreso y la variacin dentro de un proyecto' La informacin de costo de los recursos tambi:n puede resultar de inter:s para otras personas con necesidades de informacin diferentes' Puede que los costos de recurso sean tareas propias de un administrador ejecutivo o un administrador de recursos' "tra razn para realizar el seguimiento de los costos de recursos, es la facturacin de la empresa <ya sea interna o e%terna=' !n este ejercicio, se visualizarn los costos de recurso' 1. #e elegir la )oja de recursos y la .abla: 6osto 2. #e aplicar un "rden de 6osto /escendente para mostrar los recursos por costo de mayor a menor importe

3. #e aplicar un "rden de 9ariacin de costo /escendente para mostrar los recursos por variacin de costo de mayor a menor costo

Leccin 15

$" $stado de" Pro&ecto

15.7

4. #e +an mostrado las variaciones de costo por recursos &lgunas sugerencias en el trabajo con el costo de los recursos son: ;tilizar el informe >ecursos con presupuesto sobrepasado, para listar los recursos que superan el presupuesto' .ambi:n puede observar los valores de costo por fase temporal en una vista de uso'

15. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

Informe de la Variacin de costo con Indicadores +rficos


!%isten varias formas de informar el estado de un proyecto en t:rminos de tarea o variacin de presupuesto' !%isten tambi:n muc+as caracter4sticas de Project, que permiten el informe de estado del Proyecto' Project puede ser utilizado para recopilar el tipo de informacin de estado del proyecto que mejor se ajuste a las necesidades de los participantes' !n este ejercicio, se crear una vista con indicadores grficos' 1. #e visualizar el proyecto desde la )oja de .areas 2. #e personalizarn campos desde la opcin Personalizar del men* )erramientas

&uando cambie la .ariacin de costo de una tarea, tambin cambiar el indicador grfico seg,n los inter.alos especificados en la frmula.

3. !n la fic+a 6ampos personalizados se elegir de la lista .ipo, la opcin 8*mero 4. /e la lista se elegir la opcin #obrepresupuestado <8*mero2= y se dar clic, en 3rmula en la seccin de &tributos Personalizados

Leccin 15

$" $stado de" Pro&ecto

15.9

5. #e muestra la frmula que calcula la variacin de costos de cada tarea' #e cerrar el cuadro de frmula 6. #e abrir el cuadro -ndicadores grficos y se dar clic, en la primera celda de la columna -magen y se mostrarn los indicadores grficos que pueden ser asociados con los valores de campos

7. #e cancelar el cuadro de -ndicadores grficos y el de Personalizar campos 8. #e cambiar la tabla a .abla: costo #e seleccionar la columna 6osto fijo 9. #e dar clic, en el men* -nsertar y se elegir la opcin 6olumnas7 10. !n el cuadro /efinicin de columna, se elegir de la primera lista la opcin #obrepresupuestado <8*mero2= y se dar clic, en &ceptar

15. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

11. #e insertar la columna con los indicadores grficos, que se actualizarn con las variaciones en el transcurso del tiempo'

Leccin 15

$" $stado de" Pro&ecto

15.11

!es men
E La variacin de programacin se produce por las tareas que se +an pospuesto de su fec+a de comienzo o fin previstas' Puede utilizar una combinacin de vistas, tablas, filtros e informes para identificar las tareas que se +an pospuesto y la variacin generada E La variacin de programacin y de costo estn relacionadas' Puede aplicar una combinacin de vistas, tablas, filtros e informes para localizar la variacin de costo' E Puede utilizar frmulas e indicadores grficos en los campos personalizados para crear una vista personalizada para comunicar aspectos clave del proyecto a todos los participantes' Evaluacin @' Los tipos de costos en un proyecto son los reales, actuales, restantes y GGGGGGGGGGGG 0' La GGGGGGGGGGGGG es la diferencia entre los detalles reales o programados' #e puede identificar fcilmente en tiempo y costos' 2' -nforme que documenta la realizacin espec4fica del equipo de proyecto' ?' 6osto que +a sido contra4do +asta el momento' B' La informacin del costo de los recursos puede servir en el seguimiento de la GGGGGGGGGGGGGGGG de la empresa

16.1

LECCIN 16

2or)ato (/an1ado
Una vez completada esta leccin, podr:
#ar formato a la 'ista #iagrama de $antt #ar formato a la 'ista #iagrama de &ed #ar formato a la 'ista Calendario

&ormato del 'ia$rama de +antt


;n plan de proytecto con un buen formato, es esencial, para la comunicacin de los detalles a los recursos, clientes y otros participantes' &lgunas posibilidades de formato, son similares a las utilizadas en un procesador de te%to' !n cuanto a la aplicacin de que un estilo, :ste afecta a todo el contenido' ;sted puede crear sus estilos para cambiar la apariencia de su documento' !%isten tambi:n otras opciones de formato para identificar tareas y otros elementos' !s posible cambiar directamente el formato de determinados elementos en un /iagrama de 5antt o por medio del &sistente para /iagramas de 5antt' Para cambiar la apariencia general del /iagrama de 5antt, puede utilizar la +erramienta !stilos de barra' &dems de cambiar el formato de los objetos que aparecen de manera predeterminada en el /iagrama de 5antt, puede a adir o eliminar objetos, que resultan de gran utilidad para el plan actual, el provisional o el previsto'
*os nombres de la mayora de las barras de tarea, aparecern en la leyenda de las .istas impresas de #iagrama de $antt. Si no desea que apare'ca en la leyenda, el nombre de la barra de tarea personal, escriba un asterisco (F) al principio del nombre de la barra de tarea.

!n este ejercicio, se visualizar la programacin actual, la l4nea de base y el plan provisional' 1. /el cuadro Ms vistas, se copiar el /iagrama 5antt de #eguimiento 2. !l nuevo diagrama se nombrar 5antt de #eguimiento Provisional y se dar clic, en &ceptar y &plicar

16. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

3. 4. 5. 6.

#e abrir el cuadro !stilos de barra #e dar clic, en /ivisin y se insertar una fila #e escribir Provisional en la nueva celda #e dar clic, en Mostrar para tareas7 de la fila insertada y de la lista se elegir la opcin 8ormales 7. /e la columna /esde, se elegir para la fila insertada la opcin 6omienzo@ y 3in@, en la columna )asta 8. #e dar clic, en la columna 3ila y se elegir la opcin 0, para que se visualicen varias filas de barras de 5antt para cada tarea'

9. !n la fic+a (arras se modificar el formato de las barras 10. & continuacin, se dar formato al te%to de las barras 11. #e dar alineacin a las fec+as 6omienzo@ y 3in@

Leccin 1#

or!ato A1an.ado

1#.3

12. #e dar clic, en &ceptar y se visualizarn las barras de la tarea I 13. La barra en el plan provisional se muestra en color verde'

14. #e visualizarn las l4neas de la cuadr4cula +orizontal en la parte de las barras de 5antt 15. !n el cuadro cuadr4cula, se +abilitar la opcin 3ilas de 5antt y de la lista .ipo, seleccionada la *ltima opcin

16. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

16. #e +a visualizado el /iagrama de 5ant con cuadr4culas y con barras por tarea en la l4nea de base y el plan provisional'

&ormato de la Vista del 'ia$rama de !ed


!n la administracin com*n de proyectos, el /iagrama de >ed es una forma general de mostrar las actividades de proyecto y de sus relaciones' Las tareas se presentan en cuadros o nodos y las relaciones entre tareas, trazadas como l4neas'
*os nodos con una G tra'ada sobre ellos, representan las tareas completadas.

!sta es una vista que muestra un diagrama para visualizar las actividades del proyecto en ms de un formato de /iagrama de flujo' !s *til si desea centrar la atencin de los recursos en las relaciones de las actividades que en sus duraciones' !%isten varias opciones de formato para esta vista' !n el ejercicio, se dar formato a un /iagrama de >ed' 1. #e elegir /iagrama de >ed, desde el men* 9er

Leccin 1#

or!ato A1an.ado

1#.5

2. #e abrir el cuadro de !stilos de cuadros desde el men* 3ormato

3. #e dar clic, en Ms Plantillas y de la lista Plantillas en /iagrama de >ed se elegir la opcin !stndar' #e dar clic, en 6opiar' 4. !l nombre de la nueva plantilla ser !stndarU!/. 5. #e dar clic, en la lista que contiene el campo de -d y se elegir la opcin !/.' #e oprimir la tecla !nter para actualizar la vista previa y se cerrarn los dos cuadros'

16. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

6. !n el cuadro !stilos de cuadro, se elegir toda la lista la opcin 6onfiguracin de estilos para 7. /e la lista Plantilla de datos, se elegir la opcin !stndarU!/. y se dar clic, en &ceptar

8. Project aplicar el estilo de cuadro revisado a los nodos en el /iagrama de >ed'

&ormato de la Vista Calendario


La vista 6alendario es probablemente, la vista ms sencilla de Project, sin embargo :sta incluso ofrece varias opciones de formato' !sta vista es especialmente *til para la comparticin de informacin de la programacin con los recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de CmesesD en lugar de una vista ms detallada, tal como el /iagrama de 5antt'

Leccin 1#

or!ato A1an.ado

1#.7

!n este ejercicio, se cambiar el formado de la vista 6alendario' 12. #e elegir la opcin !stilos de barra 13. !n la lista .ipo de tarea, se elegir >esumen y en la lista del tipo de barra se elegir la opcin (arra

14. /el cuadro .ipo de tarea, se elegir la opcin .areas 6r4ticas y la trama elegida ser la segunda opcin de la lista, tambi:n se modificar el color'

15. #e dar clic, en &ceptar 16. /el men* 3ormato, se elegir la opcin /ise ar a+ora

16. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

17. La vista calendario visualizar las tareas cr4ticas y de resumen con un formato diferente'

Leccin 1#

or!ato A1an.ado

1#.9

!es men
E !n la parte 5rfica de una vista de /iagrama de 5antt, pueden aparecer diferentes tipos de barras' 6ada uno, puede representar una clase de tarea o la condicin de la misma' E !l asistente para diagramas de 5antt, ofrece un formato de barra de 5antt limitado, pero la +erramienta !stilos de barra, ofrece un control completo sobre el formato de las mismas' E &unque el diagrama de 5antt es muy *til, el /iagrama de >ed, resulta *til para controlar la atencin de los participantes en las relaciones de las actividades' E La vista 6alendario, es *til para aquellas personas que prefieren un formato tradicional de meses' Evaluacin @' /os de las formas en que puede cambiar el formato de las barras del /iagrama de 5antt son por medio del &sistente para /iagramas de 5antt y GGGGGGGGGGGGGGG 0' 9ista *til para la comparticin de informacin de la programacin con los recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de meses' 2' /iagrama que muestra las tareas con cuadros o nodos y las relaciones por medio de l4neas' ?' &l dar formato al /iagrama de 5antt, se pueden GGGGGGGGGGGGGG elementos' B' &l aplicar un formato con GGGGGGGGGGGGGGG, :stos se aplican a todo el contenido'

17.1

LECCIN 17

Per"ona#i1ando Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar un elemento personalizado desde un plan de proyecto a otro por medio del Organizador/ $rabar y &eproducir una Macro 1encilla/ (ditar una macro con el (ditor de 'isual 2asic Crear una barra de herramientas Personalizada

%ra)ajando con el #r$anizador


&lgunas opciones de personalizacin, son similares a las opciones de Microsoft "ffice' &lgunas son slo aplicadas para Project' !l organizador es la caracter4stica que utilizar para compartir los elementos personalizados entre los planes de proyecto' Los nombres de las fic+as del cuadro de dilogo, determinarn la lista completa de los elementos que pueden ser copiados entre arc+ivos con el "rganizador' ;na caracter4stica con la que puede trabajar con el "rganizador es la plantilla global, que se instala como parte de Project y ofrece vistas, tablas y otros elementos predeterminados para todos los nuevos arc+ivos de Project' Los elementos de la plantilla global son: 6alendarios 3iltros 3ormularios 5rupos !quivalencias -nformes .ablas Men*s y barras de +erramientas Mdulos o macros 9istas

La primera vez que se visualiza una vista, tabla o elemento en Project, es automticamente copiado desde la Plantilla 5lobal' !l elemento residir en el proyecto' 6ualquier personalizacin del elemento en el proyecto, se aplicar slo a ese plan de proyecto y no afectar a la Plantilla 5lobal' Las macros, barras de +erramientas y equivalencias de importacin y e%portacin, son la e%cepcin' Project almacena los elementos antes mencionados en la Plantilla 5lobal'

17. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Para trabajar con la plantilla global, lo deber +acer desde el "rganizador' !%isten dos acciones que pueden llevarse a cabo en la Plantilla 5lobal: 6rear un elemento personalizado como una vista personal y +acer que est: disponible en todos los planes de proyecto con los que trabaje conpiando la vista personalizada en la plantilla global' >eemplazar un elemento personalizado en un plan de proyecto, copiando el elemento original, a partir de la plantilla global, en el plan de proyecto'

Los ajustes en la plantilla global, sern aplicados a todos los planes de proyecto con los que trabaje en Project' !n este ejercicio, se copiar una tabla personalizada de un proyecto a otro' 1. !l proyecto abierto contiene una tabla personalizada llamada .abla !ntrada Personal, que se copiar a otro proyecto' 2. #e abrir el "rganizador y se seleccionar la fic+a .ablas' Los elementos de la plantilla global aparecen en la parte izquierda y los del proyecto, en la parte derec+a'

&uando copia una .ista completa, sta se encuentra formada por tablas, filtros y grupos, por lo que puede que tambin necesite copiar estos elementos, que forman parte de la .ista personali'ada.

3. &l seleccionar un elemento de cualquier lado, y dar clic, en 6opiar, :ste ser copiado al lado contrario' 4. /e la lista .ablas disponibles en: <ubicado en la parte izquierda de la fic+a=, se elegir el arc+ivo Promocin &eroespacial Parnell @H 5. #e seleccionar .abla !ntrada Personal de la lista derec+a y se copiar' #e cerrar el "rganizador

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).3

6. #e abrir el arc+ivo al que se +a copiado la tabla y se abrir el cuadro Ms vistas7

7. #e seleccionar la )oja de tareas y la tabla deber especificarse como .abla: !ntrada Personal 8. #e +a copiado una tabla de un proyecto a otro por medio del "rganizador'

+ra)ando *acros
Muc+as de las actividades en Project, son repetitivas, para a+orrar tiempo, puede grabar una macro con las pulsaciones de tecla y acciones del ratn' La macro se grabar en 9isual (asic para aplicaciones, que es el lenguaje de programacin incorporado en las aplicaciones de escritorio' 6on este, podr llevar a acabo acciones complejas, aunque si lo prefiere, puede grabar y reproducir macros sencillas'

17. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Las macros creadas, son almacenadas en la plantilla global, de modo que estarn disponibles siempre que est: ejecutando Project, y no se requerir que el arc+ivo en el que se cre tal macro, est: abierto al momento de ejecutarla en un arc+ivo diferente' -ncluso puede copiar la macro de la Plantilla global a otro arc+ivo, para que se conserve al momento de copiar el documento a un dispositivo de almacenamiento' La publicacin de un plan de Proyecto en formato ).ML, es una buena forma de compartir los detalles del proyecto, sin embargo, requiere de varias actualizaciones, para que se muestren los detalles ms recientes del plan' La secuencia de pasos para publicar el documento, puede convertirse en una Macro'
*os nombres de acro, deben comen'ar por una letra y no contener espacios. Se pueden utili'ar caracteres subrayados (5) para marcar espacios en el nombre.

!n el ejercicio, se grabar una macro que publique el proyecto en formato ).ML'


1. Se dar clic- en acro, desde el en, ?erramientas y se dar clicen $rabar acro 2. Se nombrar a la macro como Pgina 5 Beb

3. /n la siguiente seccin se puede especificar una abre.iacin para ejecutar la acro, este ejercicio no lo requerir de esta forma. 4. *a macro ser almacenada en el proyecto acti.o y slo podr ser aplicada cuando el archi.o en donde se encuentra almacenada, se encuentre abierto. 5. /n el cuadro de #escripcin se escribir algo referente a las acciones lle.adas a cabo por la macro. 6. Se dar clic- en Aceptar 7. Se abrir el diagrama de $antt y se elegir el 1oom del proyecto completo

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).5

8. Se copiar una imagen del proyecto de tipo Archi.o $+%

9. Se proceder a guardar el proyecto como Pgina Beb utili'ando una equi.alencia e:istente y usando la plantilla estndar e incluyendo el archi.o de imagen. 10. Se elegir el 1oom reestablecido y se detendr la macro 11. Se ejecutar la macro.

17. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

12. Se dar clic- en Sobrescribir y en Aceptar.

13. Se abrir el archi.o del proyecto en formato ?" *

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).7

14. Se ha creado y ejecutado una macro que publicar el proyecto en formato ?" *

1ditando *acros
Las macros que +an sido grabadas, pueden ser editadas desde el !ditor de 9isual (asic' !l entorno es estndar de muc+as aplicaciones de "ffice, aunque los detalles espec4ficos de cada aplicacin son diferentes, el modo general en que utiliza 9(& en cada una de las aplicaciones es el mismo' La automatizacin de 9(& es una potente +erramienta que puede aprender, y cuyo conocimiento puede ser utilizado en muc+os programas' !n este ejercicio, se editar la macro grabada anteriormente' 1. #e seleccionar la Macro a ser editada y se dar clic, en Modificar 2. #e dar clic, al principio de la ?Y l4nea de cdigo y se oprimir la tecla !nter 3. #e escribir la siguiente l4nea: &pplication'&lerts 3alse

17. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. !sta l4nea evitar la aparicin de los cuadros de confirmacin al sobrescribir arc+ivos' 5. & continuacin se especificar en el cdigo que se requiere mostrar la fec+a de comienzo del proyecto' #e escribir &ctiveProject'Project#tart, en la l4nea con el te%to 3rom/ate:R 6. &+ora se especificar que se debe obtener la fec+a de fin actual del proyecto' #e escribir &ctiveProject'Project3inis+ en el campo .o/ate:R

7. #e cerrar el editor y se volver al proyecto'

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).9

8. #e abrir la informacin del proyecto y se especificar la fec+a de comienzo como 0?J1?J1B'

9. #e cambiar la duracin de la tarea a O d4as

17. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

10. #e ejecutar la macro reci:n creada, esta vez, no se le solicitar confirmar que se sobrescriba el documento y la macro detectar la fec+a de comienzo y fin actualizada' 11. #e abrir el arc+ivo creado en formato ).ML

Personalizacin "erramientas

de

na

.arra

de

!%isten varias elecciones sobre el modo en que trabaja con Project' &lgunas de las preferencias que establece, se aplican de forma automtica en las dems aplicaciones de "ffice y viceversa' &lgunos de estos ajustes de personalizacin son:
*as barras de herramientas se pueden encontrar @ancladasA a la parte superior o inferior de la pantalla, o pueden estar flotantes, para cambiar su estado (anclada o flotante) slo requiere arrastrar la barra al lugar deseado.

9isualizacin u ocultacin del ayudante de "ffice' 6onfiguracin de Project para almacenar el arc+ivo activo o todos los arc+ivos abiertos' 6reacin de (arras de +erramientas personalizadas con botones para cualquier )erramienta deseada'

!n este ejercicio, se crear una barra de +erramientas personalizada' 1. #e abrir el cuadro Personalizar desde el Men* 9er' 2. #e crear una nueva (arra de )erramientas con nombre: Mi (arra Personal y se dar clic, en &ceptar

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).11

3. #e seleccionar la fic+a 6omandos y se seleccionar la opcin .odas las macros en la lista 6ategor4as 4. #e arrastrar la macro de la lista 6omandos, a Mi (arra Personal

5. #e dar clic, en Modificar #eleccin y se elegir la opcin -magen y .e%to, esto permitir que el botn tenga espacio para una imagen y una etiqueta de te%to 6. #e volver a dar clic, en Modificar seleccin y del men* se elegir 6ambiar imagen del botn

17. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

7. #e elegir una imagen

8. #e modificar el 8ombre del (otn al dar clic, en Modificar seleccin y en 8ombre 9. #e escribir Publicar en la $eb y se oprimir la tecla !nter

Leccin 1)

Persona"i.ando Project

1).13

10. #e cerrar el cuadro Personalizar 11. & partir de este momento, al dar clic, en el botn de la barra personalizada, se ejecutar la macro asignada a la (arra de )erramientas Personalizada'

12. Las personalizaciones de las barras de +erramientas, se aplicarn a todos los proyectos, debido a que :stas se almacenarn el la Plantilla 5lobal'

17. 14

Conceptos bsicos de Project 2003

!es men
E Los elementos personalizados, se comparten entre los planes de proyecto a trav:s del organizador' E &l igual que en muc+os otros programas de "ffice, Project utiliza el lenguaje de programacin de macro 9isual (asic para &plicaciones <9(&=' !ntre otras cosas, las Macros permiten automatizar tareas repetitivas' E #i desea trabajar con el cdigo de 9(&, puede +acerlo en el !ditor de 9(&' E Puede personalizar las barras de +erramientas, para incluir las +erramientas que desee, como accesos directos' Evaluacin @' 6aracter4stica para la comparticin de los elementos personalizados entre los diferentes proyectos' 0' )erramienta de &yuda interactiva de Microsoft "ffice' #u funcionalidad, es similar a la del &sistente para &yuda de Microsoft "ffice AB' 2' Lenguaje de programacin de macros incorporado en las aplicaciones de escritorio de "ffice' ?' )erramienta que al grabar las pulsaciones de teclas y acciones del ratn, a+orran tiempo en la realizacin de tareas repetitivas' B' Las personalizaciones de algunos elementos <como las barras de +erramientas personalizadas= se almacenan en GGGGGGGGGGGGGGG

18.1

LECCIN 18

(n0#i"i" de# ;a#or (cu)u#ado


Una vez completada esta leccin, podr:
(stablecer una fecha de estado y observar los indicadores del valor acumulado para el rendimiento de la programacin Observar los indicadores del rendimiento del costo del valor acumulado

Indicadores del Valor Ac m lado


;na de las actividades esenciales del administrador, es observar la variacin de las tareas y recursos en el transcurso del proyecto' La visualizacin de la programacin o la variacin del presupuesto, de manera aislada, no indican demasiado, sobre el rendimiento que podr4a continuar en el tiempo restante del proyecto' Para obtener una visin ms completa en tiempo y costo, podemos utilizar un anlisis del valor acumulado, cuyo propsito es medir el progreso del proyecto, y facilitar la prediccin de su resultado' !l anlisis del valor acumulado conlleva la comparacin del progreso del proyecto que espera alcanzar en un momento de la programcin o presupuesto de un plan y la prediccin de rendimiento futuro del proyecto' Las diferencias entre el anlisis del valor acumulado y un sencillo anlisis de la variacin del presupuesto y de la programacin son: !l anlisis de la variacin formula preguntas como M6ules son los recultados obtenidos en el rendimiento actualN !l anlisis del valor acumulado formula preguntas como M#e obtienen los beneficios esperados dado el rendimiento actualN

&l conocer el rendimiento del proyecto, podr determinar dos aspectos importantes: !l verdadero costo de los resultados del proyecto +asta la fec+a' La tendencia del rendimiento durante el resto del proyecto'

!ste anlisis tiene sus or4genes en los grandes proyectos del 5obierno de !stados ;nidos de &m:rica y constituye una de las +erramientas de informe esenciales para los principales proyectos gubernamentales' La utilidad del anlisis es aumentar la popularidad en el sector privado en los proyectos ms peque os'

18. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Para que Project calcule las cantidades de valor acumulado para un plan de proyecto, se debe: &lmacenar un plan de l4nea de base de modo que Project puede calcular el costo presupuestado del trabajo programado antes de comenzar el seguimiento del trabajo real' >egistrar el trabajo real de las tareas o asignaciones' !stablecer la fec+a de estado de modo que Project puede calcular el rendimiento actual del proyecto en un momento' #i no especifica una fec+a de estado, se utilizar la fec+a actual'

!l anlisis del valor acumulado utiliza los tres valores clave siguientes para generar los valores de indicador de costo o programacin' !l costo presupuestado del trabajo programado <6P.P=, es el valor programado a ser compeltado +asta la fec+a de estado, se calcula a adiendo los valores de l4nea base por fase temporal' !l costo real del trabajo realizado <6>.>=, es el costo real necesario para completar el trabajo real de cada tarea, +asta la fec+a de estado' !l costo presupuestado del trabajo realizado <6P.>= o tambi:n llamado valor acumulado' !s la parte del costo presupuestado que +a sido empleada para completar el trabajo real de cada tarea +asta la fec+a de estado' !s el valor acumulado por el trabajo realizado'

La programacin del anlisis del valor acumulado y la variacin del costo, estn directamente relacionados, aunque es ms fcil e%aminar cada uno de ellos en forma separada' Project agrupa los campos de indicador de costo del valor acumulado en otra tabla' ;na tercera tabla combina los campos clave de los indicadores de costo y de programacin' !n este ejercicio, se especificar la fec+a de estado y se visualizarn los indicadores de programacin del valor acumulado' 1. #e abrir el cuadro de -nformacin del Proyecto 2. !n la fec+a de estado se especificar el 21J1IJ011B y se dar clic, en &ceptar

Leccin 1*

An"isis de" 2a"or Acu!u"ado

1*.3

3. #e elegir del cuadro ms tablas, la opcin -ndicadores de programacin del valor acumulado y se dar clic, en &plicar

4. !n esta tabla se pueden observar los indicadores de programacin del valor acumulado para el proyecto, las tareas y subtareas' Los valores se encuentran representados como valores monetarios o porcentajes' 5. La columna de 9P, muestra la 9ariacin de Programacin que es la diferencia entre 6P.P y 6P.>'

18. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

6. La columna L9P, es la variacin de programacin de 6P.P e%presada en porcentaje e indica si el nivel actual de finalizacin de las tareas se encuentra por encima o por debajo del rendimiento previsto en la l4nea base'

7. La columna ->P es el 4ndice de rendimiento de la programacin' 9alor de 6P.> dividido entre 6P.P' 3orma ms com*n de comparar el rendimiento de la programacin del valor acumulado entre las tareas, las tareas de resumen o los proyectos'

Leccin 1*

An"isis de" 2a"or Acu!u"ado

1*.5

Vis alizacin de los Indicadores de Costo del Valor Ac m lado


Los indicadores de costo del valor acumulado, le ayudarn a saber si e%iste suficiente dinero disponible para completar el proyecto' Para calcular los indicadores de costo, Project utiliza el costo real del trabajo realizado o 6>.>, que se deriva de los valores de trabajo real registrados en un plan de proyecto' !n el ejercicio, se visualizarn los costos del valor acumulado para el proyecto' 1. /el cuadro Ms tablas, se elegir la tabla -ndicadores del costo acumulado

2. !n esta tabla se pueden observar los indicadores de costo del valor acumulado para el plan, las tareas de resumen y las subtareas'

18. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

3. La columna de 96 es la variacin de 6osto, la diferencia entre 6.P> y 6>.>

4. La columna L96 muestra el porcentaje de costo para 6P.P, e%presado como porcentaje, indica la pro%imidad por encima o por debajo del plan presupuestado'

5. La columna 6P3 lista el costo presupuestado al finalizar o costo total de l4nea de base'

Leccin 1*

An"isis de" 2a"or Acu!u"ado

1*.7

6. !L 63! es el costo estimado al finalizar que representa el coste previsto para completar una tarea basndose en el rendimiento +asta el momento'

7. 9&3 representa la variacin en la finalizacin o la diferencia entre 6P3 y 6!3

18. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. La columna ->P6 es el 4ndice del rendimiento completo en porcentaje del trabajo restante para el presupuesto restante +asta la fec+a de estado' /esde un anlisis de variacin de costo, un proyecto puede parecer que no tenga problemas, pero al analizar la variacin de la programacin, puede que esto no sea as4' 5eneralmente no resulta tan evidente el buen funcionamiento del proyecto y requiere una comparacin entre la variacin de la programacin y del costo, tomando como base el rendimiento pasado y los pronsticos futuros' !l anlisis del valor acumulado es una de las tareas ms complicadas que puede llevar a cabo en Project, pero la informacin ofrecida del proyecto, es de un valor incalculable' !l anlisis del valor acumulado, es un gran ejemplo de las ventajas obtenidas por la introduccin de la informacin del costo de las tareas y recursos en un plan de proyecto'

Leccin 1*

An"isis de" 2a"or Acu!u"ado

1*.9

!es men
E !l anlisis del valor acumulado, es un concepto complejo y concreto de evaluacin del rendimiento del proyecto y prediccin de su resultado' E Para realizar el anlisis del valora cumulado, recuerde que es esencial establecer la fec+a de estado del proyecto' E Project organiza los indicadores clave del valor acumulado en los indicadores de programacin y las tablas de indicadores de costo, as4 como una tabla del valor total acumulado' Evaluacin @' ;no de los requisitos para el clculo del valor acumulado es GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG 0' 9alor clave del anlisis del 9alor &cumulado 2' La diferencia entre el valor acumulado y un anlisis de la variacin del presupuesto y de la programacin es que el anlisis de la variacin determina el GGGGGGGGGGGGGGGGGG' ?' Los indicadores del costo del valor acumulado le ayudarn a determinar si GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG B' !l propsito de este anlisis es medir el progreso del proyecto y facilitar la prediccin de su resultado'

19.1

LECCIN 19

Con"o#idacin de Pro4ecto" 4 'ecur"o"


Una vez completada esta leccin, podr:
Crear un fondo de recursos para compartir recursos entre varios proyectos y observar la asignacin de un recurso en varios proyectos/ Cambiar las asignaciones de un recurso en un plan compartido su calendario laboral y especificar una fecha como periodo no laborable en el fondo de recursos/ Crear un plan de proyecto y convertirlo en un plan compartido adems de actualizar manualmente el fondo de recursos/ Insertar planes de proyecto para crear un proyecto consolidado y vincular tareas entre dos planes de proyecto/

&ondos de !ec rsos y Asi$naciones


La mayor4a de los administradores de proyectos, deben encargarse de ms de un proyecto a la vez, generalmente estos proyectos comparten recursos y trabajan de manera simultnea' Project le ofrece la oportunidad de compartir informacin de recursos entre varios proyectos y unificarlos en un plan consolidado' &l manejar varios proyectos, los recursos de trabajo suelen estar asignados a ms de un proyecto, lo que podr4a ser dif4cil la coordinacin del tiempo de cada recurso, especialmente si los proyectos son administrados por personas diferentes' &l manejar recursos compartidos en varios proyectos, puede resultar que :stos se encuentren sobreasignados o infraasignados en el conjunto de proyectos en el que participan' Project le ayuda a visualizar los tiempos y las tareas a las que los recursos +an sido asignados para encontrar reas de oportunidad en los manejos de tiempos' ;n fondo de recursos, le ayudar a observar el modo enq ue estn siendo utilizados los recursos en diversos proyectos, puesto que re*ne la informacin de recursos de varios planes de proyecto' &l cambiar la informacin del recurso en el fondo de recurso, todos los planes de proyecto vinculados, utilizarn la informacin actualizada'

19. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Los planes de proyecto que estn vinculados al fondo de recursos se denominan planes compartidos'

Proyecto 4

Proyecto 6

%ondo de !ecursos

Proyecto 4

Proyecto 6

Proyecto 3ue.o

#i se gestiona un proyecto con recursos que no estn siendo utilizados en otros, el uso de un fondo de recursos, no ofrecer ninguna ventaja' La configuracin de un fondo de recursos en entornos de proyectos ms complejos, le permitir: -ntroducir la informacin de recurso una vez, pero utilizarla en varios planes de proyecto' 9isualizar los detalles de la asignacin de recursos de varios recursos reunidos en una ubicacin' 9isualizar los costos de las asignaciones por recurso en varios proyectos Localizar los recursos que estn sobreasignados en varios proyectos incluso si :stos estn infraasignados en proyectos individuales' -ntroducir informacin de recurso como periodos no laborables, de forma que se encuentre disponible de forma simultnea en los dems arc+ivos compartidos'

6uando trabaja con otros usuarios de Project en red, un fondo de recursos resulta *til, pues ser almacenado en una ubicacin central y los propietarios individuales de los planes compartidos, podrn actualizar informacin tanto en suy proyecto, como en el fondo de recursos'

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.3

!n este ejercicio, se crear un fondo de recurso de dos proyectos' 1. #e crear un nuevo documento que llevar por nombre 3ondo de >ecursos 01 2. #e organizarn todos los proyectos abiertos, desde el men* 9entana

3. #e elegir como vista del documento 3ondo de >ecursos 01 la )oja de recursos 4. &lgunos de los recursos aparecen en los dos proyectos que tienen informacin y ninguno se encuentra sobreasignado 5. #e compartirn los recursos del documento Promociona &eroespacial Parnell 01

6. #e dar clic, en 6ompartir recursos del men* )erramientas y del men* secundario se elegir la opcin 6ompartir recursos

19. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

7. #e elegirn las siguientes opciones y se dar clic, en &ceptar 8. #e compartirn de igual forma los recursos del documento 6omercial Zuguetes $ingtip 01

9. #e +a conformado el fondo de recursos, que consta de la informacin de recurso de ambos planes compartidos basndose en el nombre del recurso !l uso de un fondo de recursos, permite ver el modo en que se +an asignado los recursos sobreasignados en los proyectos a los que +an sido asignados' !n este ejercicio, se e%aminar el fondo de recursos' 1. #e visualizar el proyecto desde la vista ;so de recursos 2. #e visualizarn las tareas y el calendario de las mismas, asignadas al recurso B'

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.5

3. Los d4as de la escala temporal en rojo definen los d4as en los que el recurso se encuentra sobre asignado 4. #e dividir la ventana para ver los recursos y sus asignaciones

1fectos en Planes Compartidos y el &ondo de !ec rsos


/ebido a que los detalles de asignacin de un recurso se originan en planes compartidos, Project actualiza el fondo de recursos con los detalles de la asignacin mientras que :stos estn siendo realizados con el plan compartido'

19. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

!n el ejercicio, se cambiar una asignacin de los recursos en el plan compartido' 1. !l documento Promocin &eroespacial Parnell 01 se visualizar desde el /iagrama de 5antt 2. #e dar clic, en la tarea B y en &signar recursos 3. /e la lista de recursos se asignar a Zenny Lysa,er y se cerrar el cuadro

4. /el men* 9entana, se elegir el documento 3ondo de recursos 01

5. La nueva asignacin de tarea de Zenny Lysa,er aparecer en el documento'

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.7

&l actualizar la informacin de un recurso en el fondo de recursos, la nueva informacin estar disponible en todos los arc+ivos compartidos, lo cual resulta *til en empresas en las que e%iste un gran n*mero de recursos que trabajan en varios proyectos, generalmente los administradores de proyecto, son responsables del mantenimiento general de la informacin actualizada del recurso' !n este ejercicio, se actualizar el periodo laborable de un recurso, en el fondo de recursos' 1. #e dar clic, en -nformacin del recurso 0 2. #e seleccionar la fic+a de )orario de trabajo y se seleccionarn los d4as A y @1 de mayo como periodos no laborables

3. #e dar clic, en &ceptar 4. !n la escala temporal se pueden visualizar los d4as A y @1 sin programacin de trabajo para el recurso 0

19. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

5. &+ora se abrir el calendario del mismo recurso en otro arc+ivo' 6. !l calendario muestra los d4as A y @1 como periodos no laborables

7. #e +an actualizado los cambios de la informacin de un recurso desde el fondo de recurso a los proyectos vinculados' &l manejar un fondo de recursos, tambi:n se puede modificar el +orario de trabajo de un calendario base y observar la actualizacin, en todos los planes compartidos' &s4, al especificar un periodo no laborable en el calendario base, los proyectos vinculados a :ste, mostrarn los mismos cambios' !n este ejercicio, se modificar el calendario base del fondo de recursos' 1. #e abrir el cuadro 6ambiar calendario laboral 2. /e la lista Para: se elegir la opcin !stndar <6alendario del proyecto=

3. #e localizar el A de mayo y se especificar como periodo no laborable' #e dar clic, en &ceptar

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.9

4. #e abrir otro documento y se abrir el calendario del proyecto 5. #e localizar el A de mayo, que est considerado como periodo no laborable, determinado desde el 3ondo de >ecursos 01

6. #e +an +eredado las propiedades del calendario de fondo de recursos a los documentos compartidos'

Ena .entaja que supone un ahorro de tiempo al crear nue.os planes de proyecto compartido de un fondo de recursos, es que la informacin de recurso se encuentra disponible de manera instantnea.

Creaciones y Act alizaciones de 4 evos Proyectos a n &ondo de !ec rsos


!n el momento que requiera, podr +acer que un plan del proyecto, pase a ser un arc+ivo compartido en un fondo de recursos, cuando est introduciendo las tareas en el arc+ivo de proyecto, despu:s de que +aya asignado los recursos a

19. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

las tareas o +asta despu:s de que el trabajo +aya comenzado, puede requerir crear arc+ivos compartidos no slo de los proyectos que ya +ayan comenzado, sino de todos los nuevos proyectos' #e crear un plan de proyecto, y se convertir en un plan de proyecto compartido' 1. 2. 3. 4. #e abrir el fondo de recursos y se visualizar desde la )oja de recursos #e dar clic, en 8uevo, de la barra de +erramientas !stndar #e elegir 5uardar como7 y se nombrar como Proyecto G8uevo 01 #e abrir el cuadro &signar recursos y se dar clic, en el men* )erramientas'

5. #e compartirn recursos desde el cuadro compartir recursos' Los recursos debern ser los del 3ondo de >ecursos 01' #e dar clic, en &ceptar'

6. #e cerrar el cuadro &signar recursos

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.11

7. #e cerrar el arc+ivo nuevo y se guardarn los cambios en el 3ondo de recursos 01' #i comparte un fondo de recursos con otros usuarios por una red, en el momento en que un usuario abra el fondo de recursos en modo lecturaJescritura, evitar que los dems usuarios actualicen la informacin de los recursos' Por esto, es aconsejable que se abra el fondo de recursos en modo slo lectura y utilizar la +erramienta &ctualizar fondo de recursos slo cuando necesite actualizar el fondo de recursos' !sta +erramienta se encuentra en el submen* 6ompartir recursos del men* )erramientas' Fsta actualiza el arc+ivo de fondo de recursos con la nueva informacin de asignacin, para que cualquier persona que abra el arc+ivo, visualice la informacin de asignacin ms reciente' !n este ejercicio, se cambiarn las asignaciones de un arc+ivo compartido y se actualizar la informacin de una asignacin del fondo de recursos de manera manual 1. #e abrir el documento Promocin &eroespacial Parnell 01' 2. #e dar clic, en &signar recursos a la tarea I' #e asignar a #tep+anie )ooper

3. #e dar clic, en la tarea H y se quitar la asignacin a #ue Zac,son 4. /el men* 6ompartir recursos, se elegir &ctualizar fondo de recursos

19. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

5. &+ora se modificar una asignacin en el plan compartido 6. #e dar clic, en la tarea 2 y se asignar a Lane #tac,steder

7. #e cerrar el cuadro &signar >ecursos y se cerrar el arc+ivo 8. /ado que el fondo de recursos fue abierto en modo de slo lectura, Project determinar que los cambios de asignacin no +an sido actualizados en el fondo de recursos' #e deber dar clic, en &ceptar

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.13

*os proyectos consolidados tambin se conocen como proyectos principales y los insertados se pueden denominar subproyectos.

9. #e +an cambiado las asignaciones de un arc+ivo compartido y actualizado la informacin en el fondo de recursos

!elaciones entre Planes de Proyecto


Muc+os proyectos suelen implicar varias personas trabajando en tareas con diferentes +orarios, lugares y en varias ocasiones, con diferentes supervisores' ;n fondo de recursos no ofrece el nivel de control que podr4a desear sobre las tareas y las relaciones e%istentes entre los proyectos' ;na forma de recopilar la informacin de proyecto, es crear proyectos consolidados, que contiene proyectos insertados, los cuales no residen en el consolidado, pero estn vinculados a :l de tal modo, que pueden ser visualizados y editados, desde el proyecto consolidado' &l editar el proyecto insertado fuera del proyecto consolidado, la informacin actualizada aparecer actualizada en el proyecto consolidado, la pr%ima vez que se abra' !l uso de proyectos consolidados permite: 9er todas las tareas de los proyectos de su organizacin en una vista' >esumir la informacin de proyecto en distintos niveles de gestin' /ividir los datos de un proyecto para que cumpla con la naturaleza del proyecto y reunir la informacin de manera conjunta en un proyecto para ofrecer una vista amplia de la informacin' 9er la informacin de los proyectos en una ubicacin de modo que pueda filtrar, ordenar y agrupar los datos'

Los proyectos consolidados utilizan la caracter4stica de esquema de Project' ;n proyecto insertado, aparecer como una tarea de resumen en el proyecto consolidado, salvo el color gris, de la barra de 5antt de resumen y el icono de proyecto insertado que aparece en la columna -ndicadores'

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Conceptos bsicos de Project 2003

!n este ejercicio, se crear un plan de proyecto consolidado y se visualizarn los proyectos insertados' 1. #e abrir el documento Promocin &eroespacial Parnell 01 y del cuadro de dilogo se elegir la opcin 8o abrir los otros arc+ivos

2. #e abrir de igual forma el arc+ivo 6omercial Zuguetes $ingtip 01 3. #e elegir la opcin 8ueva ventana del men* 9entana

4. /el cuadro de dilogo se seleccionarn los dos nombres de arc+ivos al mismo tiempo y se dar clic, en &ceptar 5. #e aplicar un Woom de proyecto completo al nuevo proyecto

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.15

6. #e guardar el arc+ivo como Proyectos 6onsolidados 01 y en el cuadro de dilogo se dar clic, en #4 a todo 7. #e dar clic, en )erramientas y en "pciones, en el cuadro se elegir la fic+a 9ista

8. !n el apartado "pciones de esquema, se +abilitar la opcin Mostrar tarea de resumen del proyecto y se dar clic, en &ceptar 9. #e mostrarn las tareas de resumen del consolidado' Los valores de duracin y el trabajo representan los valores de resumen de ambos proyectos insertados' La mayor4a de los proyectos no estn aislados' Las tareas o fases de un proyecto, podr4an depender de las tareas de otros proyectos' Para mostrar estas dependencias, se deben vincular tareas entre proyectos' &lgunas de las razones por las que podr4a necesitar dependencias entre proyectos son:

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Conceptos bsicos de Project 2003

La finalizacin de una tarea de un proyecto podr4a se predecesora de una tarea de otro proyecto diferente, por lo que otros administradores de proyecto, requerirn la informacin de la misma, para saber el impacto en su proyecto' #i una persona o parte del equipo es asignada a una tarea en un proyecto, puede que requiera retrasar el comienzo de una tarea de otro proyecto, +asta que el recurso complete la primera tarea' Posiblemente las tareas no tengan actividades en com*n, pero requieran del mismo recurso' Las relaciones de tarea entre arc+ivos de proyecto, son similares a los v4nculos entre las tareas dentro de un arc+ivo, e%cepto que las tareas predecesora y sucesora e%ternas posean nombres de tarea y barras de 5antt de color gris' !n ocasiones, se +ace referencia a dic+as tareas como tareas fantasma, pues se encuentran vinculadas dentro del arc+ivo de proyecto' !n este ejercicio, se vincularn tareas de arc+ivos diferentes' 1. #e dar clic, en la tarea B del documento 6omercial Zuguetes $ingtip 01' 2. #e abrir la informacin de tarea y se seleccionar la fic+a Predecesoras'

3. #e dar clic, en la siguiente celda vac4a de la columna -d y se escribir Promocin &eroespacial Parnell 01[H se oprimir la tecla !nter y se dar clic, en &ceptar'

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

1+.17

4. #e elegir en el men* 9entana la opcin "rganizar todo, las tareas vinculadas aparecen en los dos planes'

5. La eliminacin de una tarea en el arc+ivo de origen o de la tarea fantasma en el arc+ivo de destino, borrar la tarea correspondiente o la tarea fantasma del otro arc+ivo' &lgunos consejos en el trabajo con proyectos consolidados y v4nculos entre proyectos: #i no desea visualizar los v4nculos entre proyectos, se puede anular la opcin desde el men* )erramientas, "pciones, en la fic+a 9ista' Para crear v4nculos entre proyectos, durante la visualizacin de un proyecto consolidado, se deber dar clic, en el botn 9incular tareas, de la barra de +erramientas !stndar'

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Conceptos bsicos de Project 2003

6ada vez que abre un plan de proyecto con v4nculos entre proyectos, se solicitar su confirmacin para la actualizacin de los v4nculos entre proyectos'

Leccin 1+

Conso"idacin de Pro&ectos & Recursos

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!es men
E #i posee informacin de recurso duplicada en ms de un plan de proyecto, un fondo de recursos es una e%celente forma de recopilar la informacin de los recursos en los proyectos y descubrir problemas de asignaciones' E &dems de poder indicar el +orario no laborable de los recursos individuales en un fondo de recursos, puede editar el calendario de proyecto del fondo y la actualizacin se propagar a todos los arc+ivos compartidos' E Los detalles de la asignacin de recursos de los arc+ivos compartidos se encuentra disponible para ser vistos en el fondo de recursos' E La consolidacin de los planes de proyecto en un plan resulta de gran utilidad al ver todos los detalles agregados en un lugar, porque esto todav4a le permitir trabajar con los planes de proyecto individuales' E 6uando una tarea de un plan de proyecto posee una dependencia lgica sobre una tarea en otro plan de proyecto, puede vincular las dos tareas' !sto genera tareas fantasmas en ambos planes de proyecto' Evaluacin @' Plan de proyecto que re*ne la informacin de los recursos de varios planes de proyecto' 0' Planes de proyecto vinculados al fondo de los recursos' 2' Proyectos que no residen en el consolidado, pero estn vinculados a :l de modo que pueden ser visualizados y editados desde el proyecto consolidado' ?' #e aconseja abrir el fondo de recursos en modo GGGGGGGGGGGGGGGG y utilizar la +erramienta &ctualizar fondo de recursos cuando se requiera' B' La configuracin de un fondo GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG de recursos le permitir