Adm - Bod I

2013
ADMINISTRACIN DE BODEGAS I
JOS LUIS ROJAS M SECAP 07/07/2013
INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 4 OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 5 TEORAS ADMINISTRATIVAS .......................................................................................................... 8 1.1. 1.1.1. 1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.2. 1.3. La empresa. ............................................................................................................................... 8 Concepto. ............................................................................................................................... 8 Estructura................................................................................................................................... 8 Tipo de organizaciones y empresas ................................................................................ 10 Concepto econmico de empresa ................................................................................... 11 Organigrama de una empresa .......................................................................................... 11 La administracin................................................................................................................ 12 Concepto jurdico de Empresa ......................................................................................... 13 Teoras administrativas .......................................................................................................... 14 Principios de la administracin ............................................................................................. 15
PROCESOS Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS ................................ 20 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.2. 2.2.1. 2.2.1.1. 2.2.1.2. 2.2.2. Planes, objetivos y metas...................................................................................................... 20 Planes ................................................................................................................................... 20 Objetivos .............................................................................................................................. 20 Metas .................................................................................................................................... 21 Actividades en la gestin de bodegas ................................................................................. 21 Registros y controles contables ....................................................................................... 23 La contabilidad ................................................................................................................ 23 Principales registros contables ..................................................................................... 24 Documentos de bodega..................................................................................................... 27
Tipos de documentos utilizados en bodega ................................................................................... 27 2.3. Planificacin y organizacin.................................................................................................. 34
GESTIN DE BODEGAS ................................................................................................................. 37 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.6.1. La funcin de bodega............................................................................................................. 37 Objetivos de la gestin de un almacn ............................................................................... 38 Procedimientos de la administracin de bodegas ............................................................. 38 Recepcin de materiales ....................................................................................................... 39 Procedimiento para la recepcin de materiales................................................................. 40 Almacenamiento de materiales ............................................................................................ 41 Plano de bodega y distribucin ........................................................................................ 42
4.6.2. 4.6.3. 4.7. 4.8. Consideraciones de seguridad ......................................................................................... 43 Normas generales .............................................................................................................. 43 Naturaleza de los productos ................................................................................................. 44 Equipos empleados en las bodegas .................................................................................... 46
CODIFICACIN .................................................................................................................................. 48 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. Definicin ................................................................................................................................. 48 Cdigos de clasificacin ........................................................................................................ 49 Cdigo de subconjuntos de dgitos significativos .............................................................. 49 Codificacin de materiales .................................................................................................... 49 Clasificacin de cdigos ........................................................................................................ 50 Clasificacin y Codificacin de los Materiales ................................................................... 50
Bibliografa ........................................................................................................................................... 52
INTRODUCCIN Durante mucho tiempo la iniciativa emprendedora se ha identificado con el desarrollo micro empresarial, puesto que el contexto econmico actual hace que sea necesario crear, innovar, generar riqueza y desarrollar el potencial creativo, que se empieza a asociar en la pequeas y medianas empresas (PYMES), manifestado en la bsqueda de la independencia econmica y el desarrollo social a travs de la creacin de una economa sustentable para la familia. En el marco de desarrollar una orientacin de hacia una actitud emprendedora as como para la orientacin hacia el mercado laboral se elabora el presente texto de apoyo con temas que son relevantes para el logro de dichos objetivos. La creacin de este folleto corresponde a entregar un material para aumentar el conocimiento de los alumnos/as en el rea empresarial y su entorno.
MANEJO DEL MANUAL Lea con cuidado y despacio cada tema. Pregunte siempre a su instructor las dudas que tenga. Observe y ponga en prctica las recomendaciones y sugerencias de su instructor. Si o entendi algo, no se apresure en el proceso, mejor es preguntar. No avance con dudas, siempre aclrelas. Los trminos artculos o mercancas son los usados para definir los productos que su comercio o negocio vender. En este manual los trminos empresa o comercio significa lo mismo. Todo oficio o profesin ofrece grandes oportunidades de progreso y desarrollo si se sabe trabajar. W. JAMES.
OBJETIVOS Conocer los aspectos econmicos y jurdicos de una empresa. Clasificar a las empresas de acuerdo a su actividad. Identificar la importancia que tiene el bodeguero, sus responsabilidades y compromisos en el proceso econmico del pas. Identificar las caractersticas y requerimientos que necesitan para ser un buen administrador de bodegas. Identificar y conocer los tipos de riesgos laborales a los que encuentran expuestos.
NUESTROS VALORES1 Nuestros valores son firmes y absolutos. Se centran en la Integridad y en la tica, en el consejo y la validacin imparcial, en el respeto a las personas, y en la responsabilidad medio ambiental. Para el ser humano siempre han existido cosas valiosas: el bien, la verdad, la belleza, la felicidad, la virtud. Sin embargo, el criterio para darles valor ha variado a travs de los tiempos. Se puede valorar de acuerdo con criterios estticos, esquemas sociales, costumbres, principios ticos o, en otros trminos, por el costo, la utilidad, el bienestar, el placer, el prestigio. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc. Para que se d esta transmisin de valores son de vital importancia la calidad de las relaciones con las personas significativas en su vida, sus padres, hermanos, parientes y posteriormente amigos y maestros. Recordemos que una persona valiosa, es una persona que posee valores interiores y que vive de acuerdo a ellos. Un hombre vale entonces, lo que valen sus valores y la manera en como los vive. Los valores ms importantes de la persona forman parte de su identidad. Orientan sus decisiones frente a sus deseos e impulsos y fortalecen su sentido del deber.
QU ES SER TOLERANTE? Cuando respetamos las ideas, opiniones y prcticas de los dems, significa que somos tolerantes. Ser bondadosos, implica ser utilices y agradables a todas las personas. El respeto se da cuando tenemos consideracin y miramientos hacia nuestros semejantes. La libertad de expresin es un derecho de todo ser humano.
(NUESTROS VALORES)
PRE TEST Nombre: Curso: Fecha: 1.- VERDADERO O FALSO: seleccione Verdadero o Falso segn corresponda. V Cualquier actividad comercial representa una empresa Todo ciudadano puede ser empresario Todas las empresas estn reconocidas por el estado Una empresa puede contar con un solo trabajador El nombre indicado en un letrero es la razn social de una empresa En cada una de las siguientes 2.- seleccin mltiple En cada una de las siguientes preguntas indique cual o cuales de las alternativas propuestas son correctas: a Son empresas: a. Un kiosco de ventas de revistas b. Un taller de mecnica c. Una tienda Las empresas se clasifican segn: a. Su tamao b. Su capital c. Su ubicacin Una empresa puede ser: a. Un grupo de personas b. Un grupo de personas y recursos c. Un grupo de personas, recursos y objetivos con fines de lucro Son entidades de apoyo a las empresas: a. B.N.F. b. CFN c. BANCA PRIVADA Un grupo de personas con un mismo fin pasa a constituir: a. Una asociacin b. Una empresa c. Ambas situaciones b c todas F
TEORAS ADMINISTRATIVAS 1.1. La empresa.
1.1.1. Concepto. Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar, comercializar y/o prestar servicios para satisfacer las necesidades de la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o servicio para satisfacer las necesidades del medio mediante el pago de los mismos, adems, persigue una permanencia en el tiempo.
a. Un kiosco de ventas de revistas b. Un taller de mecnica c. Estructura. Una tienda
SON EMPRESAS
1.1.
a. b. c.
Un grupo de personas Un grupo de personas y recursos Un grupo de personas, recursos y objetivos con fines de lucro
ESTO ES UNA EMPRESA
De manera general los recursos o factores productivos que se combinan con los objetivos de una empresa son: Son los recursos naturales, los yacimientos mineros, las reservas de agua, los bosques, insumos, materia prima, etc. Est formado por los bienes tales como las maquinarias, edificios, el local comercial, el dinero y las diferentes formas tecnolgicas de fabricar un bien o prestar un servicio. Estn representadas por las personas que prestan servicios a la empresa, el gerente, jefes de departamentos y los trabajadores
RECURSO MATERIAL
CAPITAL Y TECNOLOGA
RECURSO HUMANO
Al interior de una empresa se realizan actividades y para que se cumplan de una buena forma con su objetivo, deben ser organizadas: Estas actividades las podemos sintetizar en cuatro REAS FUNCIONALES.
REA DE COMERCIALIZACIN
Es el rea encargad de darle salida al producto o servicio, de venderlo, de llevarlo al MERCADO. La produccin es el proceso a travs del cual se crean bienes. Constituye un proceso de transformacin de las materias primas, insumos y energa mediante una tecnologa definida, con la utilizacin de hombres y maquinas. Se encarga de la administracin de los recursos econmicos de la empresa e incluye la determinacin de las fuentes de obtencin de los fondos necesarios para lograr los objetivos de ella. El personal de una empresa, cualquiera sea su tamao y rubro, es su mas importante riqueza, ya que los objetivos slo pueden ser logrados a travs de disponer de recursos humanos.
REA DE PRODUCCIN
REA DE FINANZAS
REA DE PERSONAL
Cada rea de una empresa tiene labores especficas que cumplir, las cuales podramos sealarlas de la siguiente forma: DETECTA las necesidades de los consumidores DISEA el producto o servicio, y establece sus propiedades. ESTUDIA los potenciales mercados. DETERMINA el precio. ESTABLECE los medios de promocin y publicidad. DEFINE el producto o servicio, disea us caractersticas. DEFINE los procesos que lo llevaran a cabo. ESTUDIA mtodos eficientes de trabajo. ABASTECE, almacena y mantiene inventarios. DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad
REA DE COMERCIALIZACIN
REA DE PRODUCCIN
ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias. SOLVENTA gastos en remuneraciones. CONTROLA la cartera interna y las cobranzas. ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad. MANEJA las relaciones financieras con los bancos y otros organismos. SELECCIONA y contrata personal. DESARROLLA instancias de capacitacin y adiestramiento. FIJA nivel de remuneraciones y comisiones. Supervisa el bienestar del personal. EVALA el rendimiento del personal
REA DE FINANZAS
REA DE PERSONAL
Es importante destacar que en la prctica existe una relacin intima entre cada una de estas reas funcionales, lo que permite asegurar que cualquier accin que se realice en una rea afectara directa o indirecta a las otras reas. 1.1.2. Tipo de organizaciones y empresas Por el fin que se persigue en el presente curso, las empresas se pueden clasificar en los siguientes grades grupos, por ejemplo: Industrias manufactureras Industrias de elaboracin. Industrias extractivas. Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas. Agroindustrial. Transporte. Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos. Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios. Distribucin al por mayor y menor. Hoteles y restaurantes. Informacin y servicios de esparcimiento. Minorista Mayorista Banco del Estado
PRODUCCIN:
SERVICIOS:
COMERCIAL: FINANCIERAS:
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Bancos locales y nacionales Cooperativas de ahorro y crdito Financieras.
EXTRACTIVAS:
Pesca Minera
1.1.3. Concepto econmico de empresa Para muchos especialistas, todas aquellas personas que desarrollan una actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios empresariales para otros, tal actividad se puede clasificar como: MICROEMPRESA, PEQUEA EMPRESA, MEDIANA EMPRESA Y GRAN EMPRESA, de acuerdo a esto podemos sealar que: MICROEMPRESA Aquella en que su nivel de ventas por productividad anual sea inferior a 2.400 UF2. Aquella en que su nivel de ventas por productividad anual entre las 2.400 UF y las 25.000 UF. Aquella en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las 25.000 UF y las 100.000 UF. Aquella en su nivel de venta por productividad supere las 100.000 UF:
PEQUEA EMPRESA
MEDIANA EMPRESA
GRAN EMPRESA
1.1.4. Organigrama de una empresa Un organigrama es un esquema de la organizacin de una empresa, este trmino se utiliza para representar grficamente las operaciones que realizan dentro del proceso industrial o informtico. Un organigrama permite analizar la estructura de la organizacin representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas generales de la organizacin. Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o divisin de la empresa, para explicar las relaciones jerrquicas y competencias vigentes. De esta manera, los organigramas deben representar de forma grafica los distintos niveles jerrquicos y la relacin existente entre ellos.
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UF : Unidades Facturadas
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EMPRESA
PERSONAL
SELECCIONA DESARROLLA FIJA SALARIOS SUPERVISA
COMERCIALIZACION
PRODUCCION
FINANZAS
DETECTA DISEA ESTUDIA DETERMINA ESTSBLECE
DEFINE ESTUDIA SELECIONA ABASTECE
ADQUIERE SOLVENTA CONTROLA MANEJA
1.1.5. La administracin No podemos dejar de mencionar otra actividad intrnseca ligada al desarrollo de una empresa: LA ADMINISTRACIN El proceso administrativo que sirve de gua al empresario contiene las siguientes fases o etapas Etapa en que se fijan las metas (produccin, ventas, utilidades, etc.) y las medidas (promocin, marketing, etc.) de la empresa. Etapa en que se distribuyen los recursos y se asignan tareas para lograr los objetivos de la planificacin. Etapa encargada de guiar y orientar el trabajo productivo conforme a lo planificado y a la organizacin establecida. Etapa en que se evala si la actividad desarrollada por la empresa est de acuerdo a lo programado.
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
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ACTIVIDAD: Ya sabemos que un kiosco de ventas de revistas, un taller de costura, etc., son empresas. Independiente de cuantas personas trabajen en cada una de ellas y cuantos sean sus dueos. Conoce como se definen sus recursos, sus reas y su proceso administrativo. Con estos antecedentes, indique para cada una de estas empresas, cuales serian: SUS RECURSOS: RECURSO MATERIAL CAPITAL Y TECNOLOGA RECURSOS HUMANOS
SUS REAS: COMERCIALIZACIN PRODUCCIN PERSONAL FINANZAS
SUS ETAPAS: PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL
1.1.6. Concepto jurdico de Empresa Ser empresario no es cosa de disponer recursos, un local, algn producto o servicio, para luego venderlo y listo. Ser Empresario significa incorporarse a un grupo importante en el quehacer laboral y econmico del pas. De acuerdo a esta realidad, nos podemos encontrar con dos tipos de empresarios; los que desarrollan su actividad fuera del marco jurdico (no pagan patente ni
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impuestos, no se rigen por las leyes laborales, sus recursos suelen ser muy limitados, etc.) y los que desarrollan su actividad conforme al marco jurdico (es decir, al contrario de los anteriores). Todo empresario que desarrolla su actividad conforme a la ley, se dice que est FORMALIZADO. Es importante tener claro que un empresario no formalizado tambin es reconocido por ejercer su actividad econmica y, entre otras cosas puede tener acceso a crditos. Qu es la Formalizacin? La FORMALIZACIN es un proceso, que consta de una serie de pasos, tramites y gestiones que pueden realizar cualquier ciudadano para adquirir la calidad legal de empresario. La formalizacin no debe ser entendida como una obligacin burocrtica sin sentido, sino como un instrumento que permite al empresario ir pasando por etapas cada vez que se proyecte ms a una estabilidad econmica y laboral. Si bien es cierto, conlleva una serie de trmites (que son fciles de cumplir), tambin es cierto que trae consigo una serie de beneficios y posibilidades para el empresario y su empresa. Beneficios y Ventajas legales de la Formalizacin Se puede producir, transportar y vender sin riesgo a multas. Se puede trabajar tranquilo. La formalizacin permite integrarse a la sociedad como trabajadores y no como actividades marginales. Permite recuperar el IVA. Elimina los riesgos e irregularidades que sufren los no formalizados frente a sus proveedores y clientes. Abre posibilidades para realizar negocios mayores y de nuevos mercados. Abre posibilidades crediticias en distintas instituciones financieras. Ayuda a ser ordenado en todo tipo de obligaciones internas y externas de la empresa. El nico costo de la formalizacin, tiene que ver con el tiempo que el empresario ocupar en obtener su legalidad y, tambin, con los gastos en que deber incurrir para obtenerla. Estos costos se vern compensados por los beneficios que se obtienen. Si conoce a alguien que tenga un negocio o algo que se parezca a empresa, pregntele si conoce los beneficios y ventajas de estar formalizado. 1.2. Teoras administrativas
Cada uno de los enfoques y teoras de la administracin describen sucesos importantes, los cuales involucran los principios administrativos que consisten en planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, llamados principios generales de
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administracin como procedimientos universales aplicables en cualquier tipo de organizacin o empresa pero se llevan a cabo de distintas maneras.
TEORAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIN CIENTFICA
PRINCIPALES ENFOQUES
NFASIS En las tareas En la estructura
Racionalizacin del trabajo en el nivel operacional Organizacin formal. Principios generales de la TEORA CLSICA administracin. Funciones del administrador. TEORA DE LA Organizacin formal burocrtica. BUROCRACIA. Racionalidad organizacional. TEORA DE LAS Organizacin informal. RELACIONES Motivacin, liderazgo, comunicacion HUMANAS. es y dinmica de grupo. TEORA Estilos de administracin. DEL COMPORTAMIENTO Teora de las decisiones integracin ORGANIZACIONAL de los objetivos organizacionales e individuales TEORA Cambio organizacional planeado. DEL DESARROLLO ORG Enfoque de sistema abierto. ANIZACIONAL TEORA Anlisis intraorganizacional y ESTRUCTURALISTA anlisis ambiental. Enfoque de sistema abierto. TEORA DE LA Administracin de la tecnologa CONTINGENCIA (imperativo tecnolgico). 1.3. Principios de la administracin
En la estructura En las personas
En las personas
En las personas
En el ambiente
En la tecnologa
Los principios bsicos de administracin no slo son aplicables a las empresas, sino que son vlidos en la vida personal. En el diario desarrollo personal, laboral o profesional, debemos aplicar muchos de los principios considerados esenciales en la administracin. El uso de los principios de la administracin tiene como finalidad simplificar el trabajo administrativo, entre los cuales tenemos los siguientes: 1.- DIVISIN DE TRABAJO La divisin del trabajo es de orden natural: se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es ms perfecto posee ms variedad de rganos encargados de funciones distintas; se advierte en las sociedades humanas, en que cuanto ms completo es el cuerpo social, tanto mayor y ms estrecha es la relacin entre la funcin y el rgano. A medida que la sociedad crece aparecen nuevos rganos
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destinados a remplazar al rgano nico primitivamente encargado de todas las funciones. La divisin del trabajo tiene por finalidad producir ms y mejor con el mismo esfuerzo. El obrero que fbrica, todos los das la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren una habilidad, una seguridad y una precisin que acrecen su rendimiento. Cada cambio de ocupacin o de tarea implica un esfuerzo de adaptacin que disminuye la produccin. La divisin del trabajo permite reducir el nmero de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atencin y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio de obtener el mximo provecho de los individuos y de las colectividades. No se aplica solamente a las tareas tcnicas sino a todos los trabajos, sin excepcin, que ponen en movimiento un nmero ms o menos grande de personas y que exigen de stas varias clases de capacidad. Tiende, en consecuencia, a la especializacin de las funciones y a la separacin de los poderes. 2.- AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la funcin y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sancin -recompensa o penalidad- que acompaa al ejercicio del poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la autoridad, nace una responsabilidad. La responsabilidad, valientemente ejercida y soportada, es una fuente de respeto, es una clase de coraje muy apreciada en todas partes. Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades. Un buen jefe debe tener y expandir a su alrededor el coraje de las responsabilidades. La mejor garanta contra los abusos de autoridad y las debilidades de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor moral. Es sabido que ni la eleccin ni la propiedad confieren este valor. 3.- DISCIPLINA La disciplina consiste esencialmente en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes.
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La disciplina, resultante de convenciones diversas y variables, se presenta naturalmente con los aspectos ms diferentes: las obligaciones de obediencia, de asiduidad, de actividad y de presencia difieren, en efecto, de una empresa a otra, de una categora de agentes a otra en la misma empresa, de una regin a otra y de una poca a otra. El inters de la empresa exige que se apliquen, contra los actos de indisciplina, ciertas sanciones susceptibles de impedir o de disminuir su repeticin. La experiencia y el tacto del jefe son puestos a prueba en la eleccin y el grado de las sanciones aplicadas: amonestaciones, consejos, multas, suspensiones, descenso de categora o cesanta. En su aplicacin es necesario tener en cuenta los individuos y el medio. En resumen, la disciplina es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella se impone a los ms altos jefes como a los agentes ms modestos. Los medios eficaces para establecer y mantener la disciplina son: 1.- Buenos jefes en todos los grados jerrquicos; 2.- Convenios tan claros y equitativos como sea posible; 3.- Sanciones penales juiciosamente aplicadas. 4.- UNIDAD DE MANDO Para la ejecucin de un acto cualquiera un agente slo debe recibir rdenes de un jefe. Esa es la regla de la "unidad de mando", que es de una necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es por lo menos igual, a la de cualquier otro principio; si es violada, la autoridad se resiente, la disciplina se compromete, el orden se perturba, la estabilidad se altera. Desde el momento en que dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo hombre o sobre el mismo servicio, se deja sentir un malestar; si la causa persiste, aumenta la confusin, la enfermedad aparece lo mismo que en un organismo animal molestado por un cuerpo extrao. La dualidad cesa por la desaparicin o la anulacin de uno de los jefes y la salud social renace. Ejemplo: a) En la esperanza de ser mejor comprendido, o de ganar tiempo, o bien para conjurar inmediatamente una maniobra peligrosa, el jefe J2 imparte directamente sus ordenes a un agente C sin pasar por el jefe J1. Si este procedimiento se repite nos hallamos en presencia de la dualidad de mando y de sus consecuencias: duda en el subalterno, confusin, choque de intereses opuestos, disgusto en el jefe dejado de lado, desorden en el trabajo.
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5.- UNIDAD DE DIRECCIN Este principio puede expresarse as: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. Es sta la condicin necesaria de la unidad de accin, de la coordinacin de fuerzas y de la convergencia de esfuerzos. Un cuerpo de dos cabezas es, en el mundo social como en el mundo animal, un monstruo. No vale la pena que viva. Es necesario no confundir Unidad de direccin, (un solo jefe, un solo programa) con Unidad de mando (un agente no debe recibir rdenes sino de un solo jefe). La unidad de direccin se crea mediante una buena constitucin del cuerpo social; la unidad de mando depende del funcionamiento del personal. La unidad de mando no puede existir sin la unidad de direccin, pero no deriva de sta. 6.- SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL INTERS GENERAL Este principio nos recuerda que en una empresa el inters de un agente, o de un grupo de agentes, no debe prevalecer contra el inters de la empresa; que el inters de la familia debe privar ante el de uno de sus miembros y que el inters del Estado debe preceder al de un ciudadano o de un grupo de ciudadanos. Parecera que este concepto no debiera ser recordado. Pero la ignorancia, la ambicin, el egosmo, la pereza, las debilidades y todas las pasiones humanas tienden a hacer perder de vista el inters general en provecho del inters particular. 7.- REMUNERACIN DEL PERSONAL La remuneracin del personal constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfaccin a la vez al personal y a la empresa, al empleador y al empleado. La tasa de la remuneracin depende, en primer lugar, de circunstancias independientes de la voluntad del patrn y del valor de los agentes, tales corno la caresta de la vida, la abundancia o la escasez de personal, el estado general de los negocios, la situacin econmica de la empresa; depende, en segundo trmino, del valor de los agentes; y, por ltimo, del modo de retribucin adoptado. El modo de retribucin del personal puede tener una influencia considerable sobre la marcha de los negocios; su eleccin es, por consiguiente, un problema importante. Es tambin un problema arduo que recibe, en la prctica, soluciones muy diversas, de las cuales ninguna ha parecido hasta el presente absolutamente satisfactorio. Mediante el modo de retribucin se busca generalmente lo siguiente:
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Que asegure una remuneracin equitativa. Que estimule el celo, recompensando el esfuerzo til. Que no pueda conducir a excesos de remuneracin, rebasando el lmite razonable. Los diversos modos de retribucin usados para los obreros son: 1.- Pago por jornal; 2.- Pago por tarea; 3.- Pago por pieza. 1. Pago por jornal En este sistema el obrero vende al patrn, de acuerdo con un precio previamente fijado, un da de trabajo en condiciones determinadas. Este sistema tiene el inconveniente de que conduce a la pereza y exige una vigilancia atenta. Se impone, sin embargo, cuando no es posible medir el trabajo efectuado. Es, en suma, muy usado. 2. Pago por tarea En esta modalidad de la remuneracin, el salario depende de la ejecucin de una tarea determinada fijada de antemano. Ese salario puede ser independiente de la duracin de la tarea. Cuando el salario no se abona sino a condicin de que la tarea se cumplida durante la duracin ordinaria del trabajo, este sistema se confunde con el de pago por jornal. El pago por tarea diaria no exige una vigilancia tan atenta como el pago por jornal. 3. Pago por pieza En este sistema el salario es ilimitado, pues se halla en relacin con el trabajo efectuado. Es empleado frecuentemente en los talleres donde se fabrica gran nmero de piezas iguales y en las industrias en las cuales el producto fabricado puede ser medido al peso, parmetro lineal o por metro cbico. Es preferido, cuando es factible su aplicacin. El pago por piezas acrecienta el trabajo de la empresa cuando se aplica a un conjunto importante de tareas. Para reducir el riesgo de los empresarios, se agrega a veces al precio de la pieza un suplemento calculado sobre cada jornada cumplida. Las tres formas de pago expuestas son usadas en todas las grandes empresas; unas veces predomina el pago por jornal, otras el pago por tarea o por pieza. En un taller puede verse a un mismo obrero trabajar unas veces por piezas y otra por jornal.
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Cada uno de estos tres sistemas tiene sus ventajas y sus inconvenientes y su eficacia depende de las circunstancias y de la habilidad de los jefes.
PROCESOS Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS 2.1. Planes, objetivos y metas. 2.1.1. Planes En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversin, sin embargo, un plan debe contener tambin, el desarrollo de las Tareas especficas. La formulacin de un Plan de Accin que priorice las iniciativas ms relevantes para cumplir con los objetivos y metas de gestin requiere estructurar adecuadamente su financiamiento y enlace con el presupuesto institucional. El Plan de Accin compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institucin, estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseadas. Los planes de accin son documentos debidamente estructurados que forman parte del Planeamiento Estratgico de la Empresa, ya que, por medio de ellos, es que se busca materializar los objetivos estratgicos previamente establecidos, dotndoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto. Dichos planes, en lneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas especificas para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de accin presentan su estructura de modo personalizado para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de accin adecuado a sus necesidades y metas. 2.1.2. Objetivos El objetivo es la sumatoria de todas las metas. Es el resultado final de una serie de metas y procesos. El objetivo es la cristalizacin de un plan de accin o de trabajo el cual est conformado por metas. Aprovechar espacios fsicos. Proteccin de los materiales. Identificacin de productos.
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Ordenamiento seguro de productos. Optimizar el retiro en forma rpida. Asegurar disponibilidad del material. Evitar robos
2.1.3. Metas La meta aborda las necesidades identificadas de manera amplia, es por eso que en la formulacin de la meta debemos tomar en cuenta los elementos que la componen para su formulacin, adems de aquellos elementos que: Definan con claridad a la poblacin objetivo con la que se trabajar. Definan los problemas o demandas sociales que se atendern. La meta es la visin del futuro que el grupo debe imaginar sobre el cambio que espera en las polticas de la empresa con relacin a los problemas a resolver, que esperan alcanzar con sus esfuerzos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo. Todo objetivo est compuesto por una serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo. Un objetivo es por ejemplo construir un ordenador o computador. Para eso es preciso construir una serie de partes como por ejemplo el disco duro, el procesador, la memora Ram, y la meta ser construir cada una de esas partes. 2.2. Actividades en la gestin de bodegas
Dentro de la gestin de bodegas se realizan diferentes actividades que estn relacionadas con los controles contables que se deben realizar dentro de la administracin de una bodega, estas actividades son: ACTIVIDADES Consignacin Comisin Devolucin/ventas En transito Entrega/recepcin Sobrantes Produccin Venta/consumo/entrega Devolucin en compra En consignacin En transito Donaciones
INGRESOS
EGRESOS
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Faltantes Produccin Destruccin/bajas Cada ingreso como egreso debe tener su justificacin que sirva de base legal para los registros correspondientes. DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL INGRESO COMPRAS DEVOLUCION EN VENTAS EN CONSIGNACION EN TRANSITO ENTREGA-RECEPCION DONACIONES SOBRANTES ENTREGA DEPARTAMENTOS FACTURA NOTA DE DEVOLUCION INVENTARIO NOTA DE ENTREGA GUIA DE TRANSPORTE ACTA-NOTA DE ENTREGA-RECEPCION FACTURA ACTA DE SOBRANTE ORDEN DE PEDIDO
DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL EGRESO VENTAS CONSUMO DEVOLUCION DE COMPRAS EN TRANSITO DONACIONES FALTANTES ABSOLENCIA - DESTRUCCION MERMAS TRANSPARENCIA FACTURA NOTA DE ENTREGA DE CREDITO INVENTARIOS GUIA DE TRANSPORTE FACTURA SIN VALOR DECLARACION DE ROBO ACTA MEMO NOTA DE ENTREGA
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2.2.1. Registros y controles contables 2.2.1.1. La contabilidad
Qu es la contabilidad? As como hemos dicho que por vender los helados me he ganado $ 5,00 o por haber pintado la casa me gan $ 10,00, o que Juan me debe $ 15,00, o yo estoy debiendo a comercial Ortega $ 20,00; al utilizar estos trminos me he ganado, me gan, me deben o estoy debiendo, indirectamente estamos ingresando en la contabilidad porque estamos determinando si obtuve una ganancia o perd en una u otra transaccin comercial que realice; o si alguien me debe o yo le debo, por la accin de haber comprado o vendido. LA CONTABILIDAD ES: La contabilidad es la tcnica de registrar en forma adecuada las transacciones que se realicen en dinero o especies con el fin de conocer la situacin real de un negocio en un periodo determinado de tiempo.
Por qu es importante la contabilidad? Nosotros al tener un negocio o al poner una microempresa, lo hacemos con el fin de OBTENER GANANCIAS y cmo podramos saberlo, SI NO LLEVAMOS UN REGISTRO DE LAS OPERACIONES QUE REALIZAMOS, por eso es importante la contabilidad. Quines estn obligados a llevar contabilidad? Las personas naturales se clasifican en obligadas a llevar contabilidad y no obligadas a llevar contabilidad. Se encuentran obligadas a llevar contabilidad todas las personas nacionales y extranjeras que realizan actividades econmicas y que cumplen con las siguientes condiciones: tener ingresos mayores a $ 100.000, o que inician con un capital propio mayor a $60.000, o sus costos y gastos han sido mayores a $80.000. En estos casos, estn obligadas a llevar contabilidad, bajo la responsabilidad y con la firma de un contador pblico legalmente autorizado e inscrito en el Registro nico de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dlares de los Estados Unidos. Las personas que no cumplan con lo anterior, as como los profesionales, comisionistas, artesanos, y dems trabajadores autnomos (sin ttulo profesional y no empresarios), no estn obligados a llevar contabilidad, sin embargo debern llevar un registro de sus ingresos y egresos.
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El registro de ventas y compras puede ser realizado bajo el siguiente formato: N de Comprobante de venta (sea de su venta o de su compra) 001-001-1234567 001-001-6581269
Fecha
Concepto
subtotal IVA
Total
7/07/2012 7/04/2013
Compra de gaseosas
100,00
12,00 00,00 18,00
112.00 50,00 168,00
Compra de frutas 50,00 Venta de mercadera 150,00
07/07/2013 001-001-2345678
2.2.1.2.
Principales registros contables
Los registros contables, es la anotacin sistemtica de las transacciones comerciales que realizamos dentro de la microempresa, en la que deben constar datos como: Fecha: en la cual se realiza la transaccin. Concepto: lo que realiza en la transaccin, pudiendo ser esta una venta, una compra o un saldo de un cierre del mes anterior. Ingreso: pudiendo ser este una venta. Gasto: pudiendo ser este una compra o un pago. Saldo: que es la diferencia entre el debe y el haber. La elaboracin de un cuadro de registro es la siguiente: Registro contable FECHA CONCEPTO INGRESO GASTO SALDO 100,00
1/abril/2011 Saldo del mes anterior
Registro de ingreso y gastos Este registro nos permite anotar detalladamente todas las operaciones que se realizan da a da y saber la cantidad de dinero que disponemos.
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Ejemplo: 1. El , 28/04/12 contamos con un saldo inicial de $ 100,00 2. El 28/04/12, vendimos al Sr. Jos R. mercancas por un valor de $ 15,00 que nos pag en efectivo. 3. El 28/04/12, compramos 3 jabas de colas medianas, por el cual pagamos $6.00 en efectivo. 4. El 28/04/12vendimos a crdito $5.00. 5. El 4 de abril de 2011 nos paga $5.00 de la venta a crdito. Registro de Ingresos y Gastos
FECHA 28/04/12 28/04/12 28/04/12 28/04/12 28/04/12 DESCRIPCIN Saldo del mes anterior Sr. Jos R., venta al contado Compramos 3 jabas de cola mediana, Venta a crdito Nos cancelan de la venta a crdito $5,00 $15,00 $6,00 INGRESOS GASTOS SALDO $ 100,00 $ 115,00 $ 109,00 $ 109,00 $ 114,00
Registro de cuentas a cobrar o de ventas Este registro nos permite llevar un control de cunto ha vendido y el dinero que tiene pendiente de cobro y quin se lo debe, tomando el ejemplo anterior: Ejemplo: 2. 3. 4. El 28/04/121, vendimos al Sr. Jos R. 3 champs, 3 jabones y 2 toallas a precio de $ 15,00 que nos pag en efectivo. El 28/04/12vendimos 3 latas de atn a $5.00 a la Sra. Gardenia Santos y nos pagar maana. El 28/04/12la Sra. Gardenia Santos nos paga $5.00 del atn de ayer.
Registro de cuentas a cobrar o de ventas

FECHA 28/04/12 28/04/12 28/04/12 DESCRIPCIN Al sr Jos R. le vendimos 3 champs, 3 jabones y 2 toallas Sra. Gardenia Santos 3 latas de atn que nos pagar maana Nos paga la Sra. Gardenia Santos las 3 latas de atn de ayer $ 5,00 VENTAS $ 15,00 $ 5,00 $0,00 $ 20,00 COBROS SALDOS $ 15,00
Registro de cuentas a pagar o de compras
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Este registro nos permite saber cunto dinero estamos debiendo a nuestros proveedores y a quin se lo debe. Ejemplo: El 28/04/12, compramos a Comercial K&K 10 fundas de detergente por un valor de $10.00; abonamos $4.00 y el saldo lo pagaremos en 15 das. Registro de cuentas a pagar o de compras
FECHA 28/04/12 28/04/12 DESCRIPCIN Comercial K&K por compra de 10 fundas de detergente segn factura # 0001 Abonamos a Comercial K&K , por la compra de detergente COMPRAS $ 10,00 $ 4,00 PAGOS SALDO $ 10,00 $ 6,00
Registro de mercaderas Este registro nos permite conocer la disponibilidad de productos o artculos para la venta. Ejemplo: 1. El 28/04/12, compramos 3 caja de pollos a razn de $ 90,00 cada una, con factura # 0001 a la veterinaria pollitos & vacunas, a un mes de plazo . 2. El 28/04/12, Compramos 6 sacos de balanceado de 50 Kg a razn de $ 19,00 cada uno a un mes de crdito con factura # 0123 a Veterinaria J&J. 3. El 28/04/12, abonamos a la factura # 0123 de veterinaria J&J el 50% del valor de la factura. 4. El 28/04/12, pagamos la factura # 0001 de veterinaria pollitos & vacunas. 5. El 28/04/12 cancelamos la diferencia de la factura # 0123 a la veterinaria J&J. Registro de mercaderas. FECHA
28/04/12 28/04/12
DESCRIPCIN
3 cajas de pollos a $ 90,00 c/u, a un mes de crdito factura # 0001 6 sacos de 50Kg de balanceado a $ 19,00 c/u a un mes de crdito factura # 0123 Abonamos a la factura # 0123 el 50% Pagamos la factura # 0001 Pagamos diferencia de la factura # 0123
INGRESO
$ 270,00 $ 114,00
PAGOS
SALDO
$ 270,00 $ 384,00
28/04/12 28/04/12 28/04/12
$ 57,00 $ 270,00 $ 57,00
$ 327,00 $57,00 00,00
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2.2.2. Documentos de bodega Tipos de documentos utilizados en bodega En el campo de los negocios y a medida que ste ha ido evolucionando, la implementacin de documentos utilizados en las transacciones comerciales han permitido un ordenado control de las actividades comerciales Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin y salida de ellos. En la bodega deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso, procedencia o despacho. Estos documentos que intervienen en el proceso de movimientos relacionados con las mercaderas tenemos los siguientes: a) b) c) d) e) f) g) DOCUMENTOS DE CONSULTA DOCUMENTO DE COTIZACIN NOTAS DE VENTAS O PEDIDO GUAS DE DESPACHO FACTURA NOTA DE DEBITO NOTA DE DESPACHO
a) Documentos de Consulta Los documentos de consulta no son otra cosa que consulta, en el que la empresa solicita informacin tcnica o especfica sobre un producto o servicio. Por ejemplo una empresa minera necesita adquirir de una empresa proveedora de productos para la minera, un extractor de polvo para la unidad de chancado, pero en el catalogo no se indica la capacidad de extraccin de partculas por milln de ese equipo. Es aqu donde se utiliza el documento de consulta. Un ejemplo de diseo puede ser:
EMPRESA MINERA EL ARCN CARRERA 24 Y LA PERIMETRAL SEORES TELFONO FECHA: CONSULTA:
ATENTAMENTE
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Tal vez resulte ms fcil y rpido resulte pedir la informacin por telfono, pero no olvidemos que el nico documento de respaldo que tenemos para defendernos o apelar alguna situacin es el documento escrito y firmado por el emisor. b) Documento de Cotizacin Este documento es muy utilizado por las empresas, puesto que a travs de l se recibe informacin acerca de uno o varios productos con sus respectivos precios. En este documento generalmente se indican los productos y precios de aquellos que slo se han solicitado informacin. La mayora de las empresas tienen codificado sus productos, lo que hace ms eficiente poder cotizarlos, es decir, que el interesado revisa el catalogo del proveedor y puede solicitar su cotizacin de la siguiente manera:
CIA MINERA EL ABRA TELFONO GUAYAQUIL VA PERIMETRAL POLGONO 32 SEOR: FECHA: COTIZACIN Solicito a usted la siguiente cotizacin de los cdigos: CDIGO 023651 125963 899910 456991 Atentamente Oscar Muoz g. Gerente de adquisiciones PRECIO NETO $ 5.632,60 $1,506,50 $788,80 3,586,00
c) La Nota de Venta o Pedido La nota de venta o pedido, es un documento de gran importancia en el ejercicio de las compras y ventas que realiza la empresa, pues ste documento es utilizado para registrar las ventas realizadas por sus ejecutivos de los productos solicitados por sus clientes.
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COMERCIAL J&L JOS LUIS ROJAS MONCAYO
NOTA DE VENTA S001-001 N 000001 RUC 1102280953001 Aut. SRI. 110100300
Direccin: AV. PIO JARAMILLO ALVARADO 20-33 Y CUBA telf.: 2546020 CEL.: 094460785 NOMBRE Direccin: RUC/CI FECHA: CANTIDAD DESCRIPCIN V. UNITARIO TOTAL TELFONO LOJA ECUADOR
DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR
TOTAL
FIRMA CLIENTE
FIRMA AUTORIZADA
d) Gua de Despacho La gua de despacho es un documento que la ley obliga a las empresas a emitir. Esta emisin se realiza cuando la entrega de la factura se posterga o bien cuando se trasladan bienes. Este documento se rige por las disposiciones legales vigentes que se imparten por el SRI, en cuanto a su emisin, la gua de despacho debe emitirse por triplicado:
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El original y un duplicado se debe entregar al cliente, para registrar el bien que se traslada con motivo de una venta. La otra copia debe conservar el emisor de la mercadera. A fin de proceder a la facturacin de la transaccin comercial. Estas guas de despacho deben ser impresas en las imprentas autorizadas por el SRI, y se debe tener mucho cuidado en no olvidar ningn dato del cliente y el detalle de la operacin.
COMERCIAL J&L JOS LUIS ROJAS MONCAYO GUA DE DESPACHO S001-001 N 000001 RUC 1102280953001 Aut. SRI. 110100300 Direccin: PIO JARAMILLO ALVARADO 20-33 Y CUBA telf.: 2546020 - CEL.: 094460785 NOMBRE Direccin: RUC/CI FECHA: CANTIDAD DESCRIPCIN V. UNITARIO TOTAL TELFONO LOJA ECUADOR
DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA
SUBTOTAL DESCUENTO IVA 0% IVA 12%
ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR N DE FACTURA A EMITIR
TOTAL
FIRMA CLIENTE
FIRMA AUTORIZADA
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e) La Factura La factura es el documento ms importante de la transaccin comercial y debe ser emitida por todas las empresas que venden productos o prestan servicios. Al formar un negocio es necesario cumplir con ciertas reglas que son impuestas por la ley (SRI), una de ellas es la emisin de Facturas por cada compra o venta que realicemos, ya que es el nico respaldo que garantiza la compra o venta de un artculo. No se debe olvidar que la factura es un documento legal que respalda una operacin comercial. En cuanto a su emisin, esta debe hacerse por duplicado entregndose el original al cliente y la copia queda en poder del vendedor para su posterior revisin del SRI.
COMERCIAL J&L JOS LUIS ROJAS MONCAYO FACTURA N 000001 S001-001 RUC 1102280953001 Aut. SRI. 110100300 Direccin: PIO JARAMILLO ALVARADO 20-33 Y CUBA telf.: 2546020 - CEL.: 094460785 NOMBRE Direccin: RUC/CI CANTIDAD DESCRIPCIN TELFONO V. UNITARIO TOTAL
LOJA ECUADOR FECHA:
DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA
SUBTOTAL DESCUENTO IVA 0% IVA 12%
ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR
TOTAL
FIRMA CLIENTE
FIRMA AUTORIZADA
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f) La Nota de Debito La nota de debito es un documento complementario de la factura y debe ser emitida slo cuando se deben aumentar los valores de una transaccin en que ya se ha emitida la factura. La razn por la cual se debe modificar los valores pueden ser: cambio en los precios, recargo e intereses. En su encabezado debe llevar los datos del emisor y como todo documento mercantil un nmero correlativo, y luego registrar los datos del comprador.
COMERCIAL J&L Direccin: AV. PIO JARAMILLO ALVARADO 20-33 Y CUBA telf.: 2546020 CEL.: 094460785 NOMBRE Direccin: RUC/CI FECHA: SE HA CARGADO EN SU CUENTA LO SIGUIENTE Modificar factura n 00345 de fecha 23/04/2012 por concepto de modificacin precios mouse $3,00, entre dif a 2,60 por 50 mouse mas 12% de IVA VALOR 1.200,00 TELFONO LOJA ECUADOR NOTA DE DEBITO N 000001
130,00 15,60
TOTAL CARGO
145,60
SON CIENTO CUARENTA Y CINCO CON 60/100 DLARES ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR
FIRMA CLIENTE
FIRMA AUTORIZADA
g) La Nota de Crdito La nota de crdito es un documento, que al igual de la nota de Debito, complementario a la factura y slo se emite cuando se deben disminuir los valores de una operacin en que ya se ha emitido una factura.
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Las razones por las cuales se deben modificar los precios pueden ser: cambios en sus precios, menos productos recepcionados por las facturas, etc. La nota de Crdito se utiliza mas cuando en la factura no fue considerado un descuento o cundo el cliente anticipo su pago y que segn convenio correspondera a un abono proporcional a los das que anticipo su pago. Solamente pueden ser emitidos al mismo comprador o beneficiario del servicio y no olvidar que al igual que la nota de debito, la nota de crdito debe ser emitida con posterioridad a la facturacin.
COMERCIAL J&L Direccin: AV. PIO JARAMILLO ALVARADO 20-33 Y CUBA telf.: 2546020 CEL.: 094460785 NOMBRE Direccin: RUC/CI Fecha: Telfono: Fecha.
NOTA DE CRDITO N
LOJA ECUADOR
SE HA ABONADO EN SU CUENTA LO SIGUIENTE Modificar factura n 00345 de fecha 23/04/2012 por concepto de mal cobro de artculos mas 12% de IVA TOTAL CARGO SON CIENTO CUARENTA Y CINCO CON 60/100 DLARES ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR FIRMA CLIENTE
VALOR
130,00 15,60 145,60
FIRMA AUTORIZADA
Cada uno de los documentos analizados cumple un objetivo especifico de control y permiten que no se presenten confusiones a la hora de ver los resultados de las operaciones en un periodo determinado
ACTIVIDAD Hemos conocido y reforzado un poco ms los distintos documentos mercantiles que participan en un proceso de compraventa. Ahora bien, corresponde que apliquemos los conocimientos en un ejercicio que involucrar gran parte de estos documentos. Es decir, debemos utilizar los siguientes documentos: nota de venta, gua de despacho, factura, nota de debito y nota de crdito.
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EJERCICIO La empresa AIWA por intermedio de su ejecutivo de ventas quien tom el pedido a la empresa ANY STORE cuyo representante legal es el sr gerente, en dicho pedido consta lo siguiente: N orden DETALLE Valor neto 4.000 1.500 80 14.000 AIWA Y CIA 1102280953001 LOJA, AV. PIO JARAMILLO ALVARADO 2567089 - 094460785 180 DAS CON CHEQUE
1 20 televisores de 20 pulgadas 2 100 DVD 3 100 cajas de CDs 4 40 equipos de msica DATOS DEL VENDEDOR RAZN SOCIAL RUC DOMICILIO COMERCIAL TELFONOS CONDICIONES DE VENTA DATOS DEL COMPRADOR RAZN SOCIAL RUC DOMICILIO COMERCIAL TELFONO
ANY STORE Y CIA LTDA 1234567890001 ZUMBA, CALLE BOLVAR Y CNDOR 072603978
La toma del pedido se realizo con fecha 1-nov-2012 Se despacha la mercadera con fecha 15-nov-2012 Se factura l mercadera con fecha 1-abr-2012 Se emite nota de debito con fecha 26-abr-2012 Se emite nota de crdito con fecha 30-abr-2012. ATENCIN
En el tem 2 se realizo el cobro por $ 1.500 y debi ser por $1.850 En el tem 4 se cobra $ 350 por cada equipo de msica de un total de 40 pedidos, slo se entregaron 36 2.3. Planificacin y organizacin.
2.3.1. Planificacin Concepto.- la organizacin y la planificacin es la capacidad de fijar metas y prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un rea o un proyecto conviniendo la accin, los plazos y recursos que se deben utilizar.
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Es la habilidad que hay que poner en marcha cuando se tiene que hacer concurrir las acciones de un conjunto de personas, en tiempo y costes efectivos de modo que se aprovechen del modo ms eficiente posible los esfuerzos y se alcancen los objetivos. Para tener una buena logstica de almacenamiento debemos lograr tener una buena planificacin de todas las actividades que se realizaran en el da, semana y mes. Ya que planificar se refiere a generar un curso de accin anticipado para la ejecucin de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Para esto debemos tener claro los flujos de entrada, de salida y programar de manera optima el tiempo en el cual se realizara el orden interno del inventario. La planificacin es necesaria para optimizar tanto los tiempos como las acciones dentro de la bodega, ya que si se sabe con base estadstica las horas con ms flujos de entrada se puede programar de la mejor forma para que en la maana se preocupen solo de las llegadas de productos. Otro punto importante es la organizacin en la bodega, ya que al organizar se le asignan recursos y personas a las actividades que estaban planificadas con anterioridad, adems tambin se definen responsabilidades al personal de la bodega en tareas especificas. Recepcin de materiales. Es el registro de mercancas que ingresan a Bodega procedente de zonas externas proveedores como internas productos de la misma empresa que manda a guardar a bodega. Para la realizacin de este proceso debemos seguir los siguientes pasos: Recepcionar y verificar mercancas: se verifican los flujos de entrada respecto a la informacin que le haban proporcionado con anterioridad. Revisin tcnica con el solicitante de la compra: se verifican las especificaciones tcnicas del los productos que llegaron con la persona que genero el pedido si es interno y con la persona que envi los productos si es interno. Rechazar inconsistencias: una vez verificada los documentos antes mencionados si no estn los productos que son especificados se rechaza debido a que no es lo que est estipulado en los documentos. Generar los Registros pertinentes: Una vez aceptados los requiere del uso de sistemas automatizados como gras horquillas. Por Zonas: Agrupa productos de caractersticas comunes juntos, en lugares de fcil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso por ejemplo las materias primas estarn todas en el mismo lugar por si hay algn pedido el periodo de entrega es le menor posible. Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Se utiliza
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eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida, ya que cuesta identificar por que no estn por categoras. De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en reas de fcil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulacin. Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, txicas, sustancias qumicas peligrosas, etc. Requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisin. De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulacin puede ser tambin ms lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.
Movimientos internos Para que los movimientos dentro de la bodega sean ptimos se debe organizar de la mejor manera los espacios, es por esto que se recomienda organizar los espacios de la siguiente forma: Los productos de mayor rotacin deben estar cerca de las zonas de descarga y carga de los vehculos, ya que estos son los mas requeridos, utilizando esta forma ahorramos los costos de manipulacin dentro de la bodega por ejemplo los productos de moda o promocionales. Los productos de rotacin intermedia se deben localizar en el medio de la bodega ya que si bien son requeridos, no lo son de la misma forma que los promocionales por lo que deben tener fcil acceso pero no necesariamente una fcil recogida por ejemplo productos que tienen demanda todo el ao, pero esta demanda es muy constante y previsible lo que provoca que se pueda programar su salida. Para finalizar tenemos los productos que no tienen mucha rotacin lo que provoca que estn ms alejados de la zona de carga y descarga debido a que su demanda es ms inestable, generalmente estos son productos de lujo, por lo que en bodega generalmente no hay muchos, ya que es mucho capital que estar inmovilizado, lo que generara un alto nivel de costo de inventario.
2.3.2. Organizacin Concepto.- es la estructura misma de la institucin o entidad mediante la cual se determina su conformacin y responsabilidades asignadas a cada escalon o seccin con respectivos campos de acion para las personas que en ellos trabajan; equipos,
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materiales y ms elementos que hagan posible la ejecucin de la actividad programada. REGLAS FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA ORGANIZACIN. a. Coordinacin.Es la razn fundamental para organizar, pues las organizaciones son el resultado natural de la divisin y especializacin del trabajo y su propsito consiste en lograr el desempeo coordinado de todos los trabajos que los componen. b. Autoridad.Consiste en definir cada uno de los deberes y responsabilidades de la direccin o gerencia. c. Liderazgo.Es la personificacin de la autoridad por medio de la delegacin, los superiores confieren autoridad a sus subordinados sucesivamente en toda la cadena de mando. d. Especializacin.Sin importar el tipo de organizacin existe la necesidad de que haya gente que ejecute diferentes tareas en diversos momentos.
GESTIN DE BODEGAS
4.1.
La funcin de bodega
IMPORTANCIA:aquella que se dedica a dictar y aplicar los normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de estas disposiciones al interior de las bodegas La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de los artculos a los lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones.
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4.2. Objetivos de la gestin de un almacn
El objetivo principal de un almacn es permitir en la empresa, tener disponible y de una manera constante los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades normalmente y actuar con eficacia. Establecer mtodos y procedimientos mediante los cuales, la empresa no exceda ni acumule volmenes de existencias La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas. Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el jefe de bodega tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucin, en cada una de las secciones o pisos. En l se debe indicar las disposiciones generales de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La limitante principal esta recomendacin la constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribucin de las bodegas de una empresa hace que sea necesario reunir previamente, una serie de informacin relativa a los materiales que se almacenan, a la capacidad de los locales destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para tal funcin, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: 4.3. Procedimientos de la administracin de bodegas
Para realizar una gestin eficiente en la administracin de bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter general, pudiendo existir otros especficos a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. Recibir: Los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en el orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra .
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Informar al departamento de adquisiciones o al jefe administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin. Almacenar: y resguardar los bienes y materiales condiciones de uso. en buenas
Informar a la jefatura: sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerradura ras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad en las instalaciones, mermas, perdidas, deterioros, peligros de contaminacin de incendios, etc. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento solicitud de abastecimiento u otro documento interno. Mantener actualizado: los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia. 4.4. Recepcin de materiales
La recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin o de bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas adquiridas por la empresa. Responsabilidad proveedores Su responsabilidad Entregar productos BUEN ESTADO en
Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones
Para la recepcin de materiales se debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicito el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especficos. Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.
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4.5. Procedimiento para la recepcin de materiales.
El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresan a las instalaciones de la empresa, sean estas, materias primas, materiales, repuestos o mercancas en general, adquiridas por la empresa. Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicito el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Y que guarden relacin con alguna de las siguientes normas: a) Que sean adquiridas por la empresa, y b) Que sean semi elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriores. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de prove edores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho. 1.- cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objeto informar al bodeguero sobre los artculos que va a recibir, cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin. 2.- previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de Remisin o despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra. 3.- el encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho. Verificando que los artculos recibidos correspondan exactamente a los solicitados. 4.- una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al transportista la copia y el original de la gua se archiva. En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten guas de recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5.- si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones: Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin). Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin). Devolucin de gua y materiales al proveedor, informando a su superior. 6.- el encargado de la recepcin deber realizar inspeccin a aquellos envases con roturas o marcas de daos, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.
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4.6. Almacenamiento de materiales
Para el almacenamiento de las especies bajo su custodia, el encargado de las bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas a continuacin. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos. El objeto principal de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin. Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son: Para permitir que la recepcin y la entrega de materiales sea fcil, rpida y segura, se deber disponer de un rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepcin y despacho de los materiales. En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artculos y contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y transporte de los materiales. Disponer de medios de proteccin contra la daos y deterioros de los materiales organismos vivos, como hongos, bacterias, insectos. contaminacin, producidos por roedores e
Disponer de medios de proteccin contra daos de los materiales y contar con extintores de incendios. Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteren por accin de la luz, calor y humedad. Apilar sobre palletes, nunca directamente sobre el suelo, evite el dao de los envases y la absorcin de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, grava, ripio, etc.
Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier
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persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso slo ser posible con la autorizacin del jefe de Bodega o Encargado de Bodega. ACTIVIDAD Usted forma parte de la empresa PROAD S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que sta va a ocupar dentro del proceso productivo. Realizar esta actividad ocupando herramientas como: Internet, Word Excel. 4.6.1. Plano de bodega y distribucin La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicaran cuales irn a las reas de menudeo, a las reas de bultos, a las reas fras o a una combinacin de ellas.
Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar u control constante de las facturaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo aprovechamiento del espacio.
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El plano de bodega y distribucin, deber mantenerse en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como : papeles, jabones, pinturas, etc. La carta de distribucin constituye un elemento eficaz para el control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de bodega. Actividad Agrpese con sus compaeros y grafique el plano para la bodega de un supermercado, indicando las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera. 4.6.2. Consideraciones de seguridad Cuando se manipulen productos que sean peligrosos para la salud del/los trabajador/es, se ha de tomar las siguientes consideraciones: Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y por ningn motivo junto a productos alimenticios. En la carga y descarga de productos delicados, debe usarse nicamente equipos y herramientas que no daen los envases. No se debe emplear ganchos que puedan pinchar o rasgar los envases. En caso de derrame de productos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco con aserrn o arena seca, alrededor de la zona de derrame, para luego recogerla. Los qumicos (como plaguicidas, fertilizantes, etc.) en polvo recogerlos con aserrn o arena hmeda. En ambos casos enterrar el aserrn o arena utilizada, al menos un metro de profundidad, lejos del curso de aguas. El lugar de trabajo de contar con agua, jabn y paos limpios o papel. Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos. No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento. 4.6.3. Normas generales En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
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Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipacin a objeto de preparar el despacho de ellas. El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Todas las unidades productivas de la empresa debern solicitar los materiales a bodega, mediante un formulario, por ejemplo; pedido de materiales. Este formulario se confeccionar por triplicado y se debe enviar a bodega, debidamente sellado y firmado por el funcionario autorizado. La solicitud se utilizar, dems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas. De acuerdo al siguiente orden: 1.- Solicitante, 2.- Bodega Despachadora, Y 3.- Departamento Solicitante. Los ejemplares de la solicitud debern distribuirse de la siguiente manera: PRIMERA COPIA SOLICITANTE SEGUNDA COPIA BODEGA DESPACHADORA TERCERA COPIA DEPARTAMENTO SOLICITANTE
Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activar la reposicin de su stock (pedir al departamento de adquisiciones o al encargado de compras las cantidades para reponer el stock). Las bodegas debern establecer horarios de entrega y recepcin de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas pendientes, archivar y despachar documentos, ponerse al da con el stock y formularios en general. 4.7. Naturaleza de los productos
Tiene que ver con dos aspectos fundamentales: Capacidad de la bodega Equipos empleados en la bodega
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Con respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicacin en la bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las siguientes caractersticas: a) Naturaleza Las condiciones de almacenamiento varan segn esta caracterstica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre s y de otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos agentes atmosfricos como la humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartn. b) Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre s en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un almacenamiento racional. As por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados, con aquellos bultos que sean frgiles, no es posible formar pilas uno sobre otro por el peligro de que resulten daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, lo que se detalla ms adelante. Actividad o movimiento de los artculos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les puede manejar de forma rpida y eficaz, en tanto que aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse ms apartados o donde por la estructura del edificio, su manejo ofrezca una mayor dificultad. c) Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio, ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relacin con la cantidad que normalmente se depositar, no slo representa un desperdicio de espacio, sino que tambin de tiempo y esfuerzo.
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Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribucin de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamao de los bultos, tenindose que cantidades grandes de bultos uniformes son fciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especifico. Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderas, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente este caso, habr que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin general de las bodegas. d) Capacidad de las bodegas En relacin a la capacidad de las bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de la superficies de almacenamiento. Distancia entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicacin de las puertas y ventana. Servicios de carga y descarga. Distancia entre estantes, tato para la conservacin de las mercaderas, como para su proteccin contra incendios. 4.8. Equipos empleados en las bodegas
La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el adecuado de: Estanteras, Casilleros, Pallets o tableros, Cajoneras, etc. La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de la naturaleza hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destina. La clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuacin: a) Estantes La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo aprovechamiento del espacio cubico; en especial en el almacenamiento de artculos voluminosos de forma irregular que no se adapten al manejo de bultos o tableros.
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Los estantes pueden ser rgidos y desmontables. Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: De tubo De madera Mixtos De cajonera para el almacenamiento de artculos de despacho irregular. Desmontables. Pueden tener entradas por ambos lados del estante. Cerrados los extremos y el fondo. b) Tableros Consiste en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como pallets. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o una combinacin de ambos. Factores que son necesarios analizar para la determinacin del espacio: Caractersticas relativas al tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga. Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, columnas, puertas, etc. Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a almacenar. Situacin con respecto a los equipos de manejo. Plan de compras (periodos de llegada de adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin. Altura de las bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenamiento tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribucin flexible, un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales. El manejo y transporte de los materiales de forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de: Reduccin de gastos.
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Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminucin de las posibilidades de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reduccin de prdidas por ausentismo, otros. Caracterstica del material a transportar Cantidad de materiales. Frecuencia de movimientos. Largo de la ruta. Direccin de los desplazamientos. Limitaciones: Anchos de los pasillos. Clases de equipos aptos para mover los materiales, o conservacin y reparacin de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y muy variados, y la empresa deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Para facilitar la seleccin de los equipos, se han dividido en cuatros clases principales que son: 1) 2) 3) 4) Transporte por correas o transportadores. Gras horquillas. Vehculos industriales (como puentes gras, camiones gras). Equipo colocador y transportador (montacargas mecnicos o manuales).
CODIFICACIN 5.1. Definicin La codificacin es el mtodo que permite convertir un carcter de un leguaje natural (alfabtico) en un smbolo de otro sistema de representacin, como un nmero, aplicando normas o reglas de codificacin las cuales definen la forma en la que se codifica dado el sistema de representacin. La codificacin ayuda a que se alcance ms eficiencia, debido a que los datos son codificados requieren menos tiempo para su organizacin o bsqueda. Sirve para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad
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de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Sirve para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo y control eficiente de las existencias. Cuyo objetivo de la codificacin es hacer el seguimiento de algo. 5.2. Cdigos de clasificacin
Se unen para distinguir un grupo de datos que tienen caractersticas diferentes de otro. Estos se listan en anuales y se distribuyen para que el personal de trabajo pueda localizarlos fcilmente. Muchas veces el personal de trabajo llega a familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memoriza. 5.3. Cdigo de subconjuntos de dgitos significativos
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente la descripcin del concepto parece ser un nmero largo. Sin embargo, para los vendedores el nmero est compuesto de unos cuantos nmeros ms pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Por ejemplo, los primeros tres dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un cdigo de subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase. 5.4. Codificacin de materiales
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos de la bodega y control eficiente de las existencias.
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5.5. Clasificacin de cdigos
Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. Catalogacin: significa inventario de todos los artculos, los existentes sin omitir ninguno. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todos los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informacin sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material, el trabajo de ingeniera del producto. Etc. Normalizacin: indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. As catalogar, simplificar, especificar, normalizar y estandarizar constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales. CLASIFICACIN Catalogacin Simplificacin Especificacin Normalizacin Estandarizacin CODIFICACIN
5.6.
Clasificacin y Codificacin de los Materiales
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Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con sus dimensiones, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin, etc., la clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin en la bodega. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usados son: Cdigo alfabtico El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. Cdigo numrico Cdigo alfanumrico Es sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del articulo
Este sistema limita el nmero de artculos y es difcil de memorizar, razn por la cual es un sistema poco utilizado.
Ejemplos: ARTCULO REFERENCI A PRODUCTO CLASIFICACI CODIFICACI N N
CUADERNO 50 HOJAS CUADRICULAD O 123 CUADERNO 100 HOJAS CUADRICULAD O 125 CUADERNO 50 HOJAS FERROCARRIL 127 CUADERNO 100 HOJAS FERROCARRIL 129
CUADERNO
GRUPO
CUADRICULAD O SUBGRUPO
101
50 HOJAS
REFERENCIA
101123
100 HOJAS
REFERENCIA
101125
51
CUADERNO 50 HOJAS RAYAS 131 CUADERNO 100 HOJAS RAYAS 133 ESFERO NEGRO 542
FERROCARRIL SUBGRUPO 50 HOJAS 100 HOJAS RAYAS 50 HOJAS 100 HOJAS ESFEROS REFERENCIA REFERENCIA SUBGRUPO REFERENCIA REFERENCIA GRUPO
102 102127 102129 103 103131 103132 2
Bibliografa Aazco Baquero Carlos Dorian. Administracin de una bodega (recuperado 10 de abril del 2010,http://www.mailxmail.com/curso-administracion-bodega/empresa Sez Andrades, Carlos A .CURSO DE ADMINISTRACIN CONTROL DE INVENTARIO. DE BODEGA Y
http://www.monografias.com/trabajo 37/codificacin/codificacion.shtml http://www.gestion_de_almacen/controldealmacen http://www. codificacin-1224866430020538-9 http://www. distribucionparaalmacenesf-090921103131-phpapp02 http://www.mailxmail.com/curso-estados-financieros-ejercicios-herramientasauxiliares/balance-general-estado-situacion
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JOS LUIS ROJAS M SECAP 07/07/2013

Tipos de documentos utilizados en bodega ................................................................................... 27 2.3. Planificacin y organizacin.................................................................................................. 34

ESTO ES UNA EMPRESA

DETECTA DISEA ESTUDIA DETERMINA ESTSBLECE

DEFINE ESTUDIA SELECIONA ABASTECE

ADQUIERE SOLVENTA CONTROLA MANEJA

SUS REAS: COMERCIALIZACIN PRODUCCIN PERSONAL FINANZAS

SUS ETAPAS: PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL

TEORAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIN CIENTFICA

NFASIS En las tareas En la estructura

En la estructura En las personas

12,00 00,00 18,00

112.00 50,00 168,00

Compra de frutas 50,00 Venta de mercadera 150,00

Principales registros contables

1/abril/2011 Saldo del mes anterior

Registro de cuentas a cobrar o de ventas

Registro de cuentas a pagar o de compras

28/04/12 28/04/12 28/04/12

$ 57,00 $ 270,00 $ 57,00

$ 327,00 $57,00 00,00

COMERCIAL J&L JOS LUIS ROJAS MONCAYO

NOTA DE VENTA S001-001 N 000001 RUC 1102280953001 Aut. SRI. 110100300

DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR

DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA

SUBTOTAL DESCUENTO IVA 0% IVA 12%

ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR N DE FACTURA A EMITIR

LOJA ECUADOR FECHA:

DATOS DE LA EMPRESA VALIDA HASTA

SUBTOTAL DESCUENTO IVA 0% IVA 12%

ORIGINAL ADQUIRIENTE/COPIA EMISOR

130,00 15,60 145,60

Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones

Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier

Clasificacin y Codificacin de los Materiales

Ejemplos: ARTCULO REFERENCI A PRODUCTO CLASIFICACI CODIFICACI N N

102 102127 102129 103 103131 103132 2

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