Autor: Carlos E. A.

de Santis
Reviso Tcnica: Carlos Gomes
Reviso Ortogrca: Graciele Alves de Mira
Capa: Danilo Minorello
Ilustraes: Danilo Minorello
Diagramador: Rafael Uchida
Reviso de Diagramao: Karina de Oliveira
Superviso Editorial: Karina de Oliveira
Editora Viena
Santa Cruz do Rio Pardo - SP
ISBN: 978-85-371-0181-0
2 Edio Revisada e Ampliada
Impresso e Fotolito
Diviso Grca da Editora Viena
Copyright 2010 - Editora Viena Ltda
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(Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)
Santis, Carlos E. A. de
Assistente administrativo / Carlos E. A. de
Santis. -- 2. ed. -- Santa Cruz do Rio Pardo, SP :
Editora Viena, 2009.
ISBN 978-85-371-0181-0
1. Administrao - Estudo e ensino
2. Administrao de empresas 3. Trabalho -
Organizao I. Ttulo.
09-11547 CDD-651.3
ndices para catlogo sistemtico:
1. Assistentes administrativos : Administrao
651.3
2
Assistente Administrativo
1. INTRODUO ................................................................. 3
1.1. CARACTERSTICAS DE UM PROFISSIONAL IDEAL .... 4
1.2. VALORIZAO PROFISSIONAL ................................ 5
1.3. A LTIMA CORDA .................................................. 6
2. COMUNICAO ............................................................... 7
2.1. COMUNICAO COM SUPERIORES .......................... 8
2.2. COMUNICAO COM COLEGAS .............................. 9
2.3. COMUNICAO COM CLIENTES .............................. 9
2.4. COMUNICAO PELO TELEFONE ........................... 9
2.5. COMUNICAO: O CAMINHO PARA O SUCESSO .. 10
3. A EMPRESA .................................................................. 11
3.1. CLASSIFICAO DAS EMPRESAS ............................ 12
3.2. RAMOS DE ATIVIDADE ......................................... 13
3.2.1. EMPRESAS COMERCIAIS ............................. 13
3.2.2. EMPRESA DE PRESTAO DE SERVIOS .... 13
3.3. SETORES DE ATIVIDADE ...................................... 13
3.4. REGISTROS DE EMPRESAS .................................... 13
3.5. OBRIGAES CONTBEIS ..................................... 14
3.6. ESCRITURAO DE LIVROS OBRIGATRIOS ......... 14
3.6.1. LIVROS FISCAIS .......................................... 14
4. ADMINISTRAO .......................................................... 17
4.1. ADMINISTRAR ....................................................... 18
4.2. PLANEJAR .............................................................. 18
4.3. ORGANIZAR .......................................................... 18
4.4. COORDENAR ......................................................... 19
4.5. CONTROLAR .......................................................... 19
4.6. ADMINISTRAO DO TEMPO ................................ 19
4.6.1. ORGANIZAO DAS ATIVIDADES .............. 20
4.7. ARQUIVOS .................................................................. 20
4.7.1 TIPOS DE ARQUIVOS ................................... 21
4.7.2. SISTEMAS DE ARQUIVO .............................. 21
4.8. REUNIES PRODUTIVAS E SINERGIA .................... 21
4.8.1. DICAS PARA UMA BOA REUNIO ............ 22
5. REDIGINDO DOCUMENTOS ......................................... 25
5.1. COMO ESCREVER MELHOR .................................. 26
5.1.1. CARTAS ..................................................... 26
5.1.1.1. O QUE DEVE TER A
CARTA COMERCIAL .............................................. 26
5.1.1.2. CARTA COMERCIAL - REGRAS ............... 27
5.2. REDAO DE DOCUMENTOS .............................. 27
5.2.1. COMUNICADO ............................................ 28
5.2.2. CARTA COMERCIAL .................................... 28
5.2.3. ATA ............................................................ 29
5.2.4. OFCIO ....................................................... 29
5.2.4.1. OFCIO: REGRAS ..................................... 30
5.2.4.2. OFCIO SIMPLES: EXEMPLO ................... 30
5.2.4.3. OFCIO COMPLETO: EXEMPLO .............. 31
5.2.5. CIRCULAR ................................................... 32
5.2.6. MEMORANDO ............................................ 32
5.2.6.1. O QUE DEVE TER UM MEMORANDO .. 32
5.2.7. RELATRIO ................................................ 32
5.2.7.1. COMO FAZER RELATRIOS..... ............... 32
5.2.8. RECIBO ....................................................... 33
5.3. DICAS PARA FAZER UMA BOA REDAO ............ 34
SUMRIO
5.3.1. DICAS PARA REDAO NA INTERNET ...... 33
5.4. LINGUAGEM E ESTILO .......................................... 35
6. EMPREGABILIDADE ...................................................... 37
6.1. REAS DE TRABALHO........................................... 38
6.2. MARKETING .......................................................... 38
6.3. CONTROLE DE VENDAS ....................................... 38
6.4. MATERIAIS ............................................................ 39
6.4.1. ALMOXARIFADOS
E DEPSITOS (ESTOQUES) ................................... 39
6.4.2. DEPARTAMENTO DE COMPRAS .................. 39
6.4.3. CONTROLE DE COMPRAS........................... 39
6.4.4. CONTROLE DE DESPESAS .......................... 39
6.5. CONTROLE DE ESTOQUE FSICO E
FINANCEIRO ......................................................... 39
6.6. FINANCEIRA .......................................................... 39
6.6.1. CONTAS A PAGAR ...................................... 40
6.6.2. CONTAS A RECEBER .................................. 40
6.7. RECURSOS HUMANOS ........................................... 40
6.7.1. RECRUTAMENTO E SELEO ..................... 40
6.7.2. ADMISSO .................................................. 40
6.7.2.1. DOCUMENTOS PARA
ADMISSO DE EMPREGADOS ............................... 40
6.7.3. CONCEITOS BSICOS ................................. 41
6.7.4. LEGISLAO ESPECFICA ........................... 41
6.7.5. FOLHA DE PAGAMENTO ............................ 41
6.7.6. DEMISSO .................................................. 41
6.8. PRODUO ............................................................ 41
6.8.1. PLANEJAMENTO E CONTROLE DA
PRODUO..... .................................................. 41
7. QUALIDADE TOTAL ..................................................... 43
7.1. CRCULOS DE CONTROLE
DA QUALIDADE (CCQ) ....................................... 44
7.2. 5S .......................................................................... 44
7.2.1. SEIRI - SENSO DE UTILIZAO ............. 45
7.2.2. SEITON - SENSO DE ORDENAO ........ 45
7.2.3. SEISO - SENSO DE LIMPEZA ................... 46
7.2.4. SEIKETSU - SENSO DE SADE ............. 47
7.2.5. SHITSUKE - SENSO DE
AUTODISCIPLINA ........................................ 47
7.3. APLICANDO O 5S ................................................. 48
7.4. MODELO PARA IMPLANTAO DO 5S ................. 49
8. PLANEJAMENTO, ORGANIZAO,
DIREO E CONTROLE ............................................... 51
8.1. PLANEJAMENTO .................................................... 52
8.2. ORGANIZAO ..................................................... 52
8.3. DIREO ............................................................... 53
8.4. CONTROLE ............................................................ 53
8.5. SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS
- ERP ................................................................... 53
9. NOSSAS TEIMOSAS LIMITAES .................................. 55
9.1. VINTE DICAS PARA
SE DAR BEM NA PROFISSO .............................. 56
CONCLUSO ...................................................................... 61
BIBLIOGRAFIA..... .............................................................. 62
3
Assistente Administrativo
1.1. Caractersticas de um Profissional Ideal
1.2. Valorizao Profissional
1.3. A ltima Corda
Introduo
1
4
Assistente Administrativo
Introduo
O curso Assistente Administrativo destinado a todos os que pretendem realmente trabalhar
nessa rea de qualquer espcie de empresa, e ir percorrer disciplinas ligadas s atividades de secreta-
riado, contabilidade, qualidade e outras tantas que servem de suporte essa arte e cincia denominada
Administrao.
Mas por que estudar tantos assuntos diferentes?
Nos dias de hoje, o cargo denominado assistente administrativo muito mais que de mero auxi-
liar de um administrador. O prossional que ocupa essa rea precisa estar pronto para executar toda e
qualquer tarefa para que consiga obter os resultados desejados.
Para melhor compreenso, vamos raciocinar:
O Auxiliar Administrativo atua em servio de apoio e atividade-meio. Isso signica que ele
um prossional preocupado com a atividade em si, pois ainda no possui maturidade prossional para
conseguir focar algo alm.
J o Assistente Administrativo, de quem vamos falar neste curso um prossional que precisa
enxergar mais longe, ou seja, precisa tambm focar resultados e, por isso, ser um prossional muito
mais completo, pois nessa atividade no h esse servio no meu ou eu no sei fazer isso; nessa
atividade o prossional responsvel pelo sucesso de seu trabalho e corresponsvel pelo sucesso de
sua equipe e de sua empresa.
Assim, aprender o funcionamento da empresa, qual o seu produto, com o que ela trabalha e quais
as ferramentas de que ela dispe para que as tarefas sejam executadas fundamental.
1.1. CARACTERSTICAS DE UM PROFISSIONAL IDEAL
O prossional da rea administrativa deve seguir certas regras bsicas de comportamento, a saber:
Discrio e seriedade.
Pontualidade e senso de urgncia com compromissos.
Capacidade de organizao e planejamento.
Esprito de cooperao e trabalho em equipe.
Disponibilidade e ao prestativa com todos.
Sincera abertura a crticas.
Equilbrio emocional.
Capacidade de tomar decises.
Bom senso frente a situaes delicadas.
Capacidade de liderana.
Autoconana, sem comprometer a humildade.
A necessidade de todas essas qualidades se deve ao fato
de que a vida dentro da empresa est cercada de caractersti-
cas semelhantes a vida em comunidade, seja em relao aos
demais membros da organizao ou em relao aos clientes
externos. Assim, para que haja uma boa convivncia, o As-
sistente Administrativo deve ser capaz de se relacionar bem
desde a alta diretoria at com o faxineiro terceirizado.
1
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Assistente Administrativo
Est mais do que comprovado, pela Psicologia, que certas aes causam uma reao em cadeia,
que podem complicar, em muito, a produtividade da empresa. S como exemplo, podemos citar: agres-
sividade, presuno e fofoca.
Por outro lado, outros comportamentos tambm inuenciam, embora de forma mais lenta e desta
vez positivamente, toda a equipe. E so esses comportamentos que o assistente administrativo deve
absorver para seu cotidiano:
Cumprimentar a todos com alegria.
Mostrar interesse no trabalho.
No trazer problemas de casa para a empresa (nem o contrrio).
Ser pontual.
Sempre organizar o local de trabalho.
No perder o controle emocional.
Oferecer sempre ateno e gentileza a todos.
Para completar o comportamento do bom prossional necessrio destacar dois cartes de
visita que possumos: a voz e a aparncia.
A voz sempre deve ser o mais natural possvel. Se for ofensiva, a chance de obter uma resposta
no mesmo nvel ser grande (como acontece em um eco), e isso no interessante ningum, muito
menos sua empresa.
Por outro lado, uma entonao gentil pode amenizar qualquer clima ruim na resoluo de um
problema.
Na questo da aparncia, homens e mulheres precisam estar muito atentos, pois todas as empresas,
hoje, tm a preocupao de passar uma boa imagem nesse quesito. Assim, no dever ser esquecido:
Fazer a barba antes do trabalho (homens).
Pentear os cabelos.
Usar roupas dentro do padro da empresa.
No usar saia muito curta ou decote muito grande (mulheres).
No usar maquiagem pesada (mulheres).
No usar perfume em excesso.
No mascar chiclete.
importante lembrar que s h uma nica chance de causar uma boa primeira impresso (a
prxima impresso j ser a segunda).
Para completar, h mais algumas sugestes:
Usar roupas de cores sbrias.
Usar maquiagem com tons claros (mulheres).
No usar tnis com calas ou saias sociais.
No descuidar das unh as.
1.2. VALORIZAO PROFISSIONAL
Atualmente existem grandes compensaes para as pessoas que so ousadas, corajosas e dispostas
a carregar a tocha de uma prosso vitoriosa.
Observe a abertura dos jogos Olmpicos e imagine a diferena entre as pessoas que carregam
a tocha at um determinado ponto, as que esto aguardando para dar continuidade a esta misso to
importante e as que simplesmente so espectadoras deste evento.
As empresas procuram pessoas dispostas a carregar a tocha de uma grande ideia.
Aquelas que se levantam em meio as outras e diz: Eu vou fazer a diferena so verdadeiras porta-
doras de tochas e mais cedo do que se espera, a oportunidade lhes convidaro para essa gloriosa misso.
Veja os principais pontos fortes dos carregadores de tochas:
Fazem todas as tarefas, ou seja no arrumam desculpas para no execut-las.
So nicas e no inuenciam negativamente as demais.
Movem-se para frente, sem medo.
6
Assistente Administrativo
No param enquanto suas tarefas no se concretizam.
Vivem sempre com metas e sonhos realizados.
Essas pessoas acreditam realmente que tm potncial, independente dos obstculos que enfrentam
ou enfrentaro ao longo do caminho.
Voc talvez seja uma dessas pessoas, s que ainda no despertou para esse fato. No momento em
que despertar e se preparar, descobrir um potencial para realizao de aes muitas vezes inimagin-
veis. Ento, porque no comear hoje a guinada que pode mudar todo o rumo da sua vida e carreira
prossional? Creia, voc pode!
1.3. A LTIMA CORDA
ERA UMA VEZ UM GRANDE VIOLINISTA CHAMADO PAGANINI. ALGUNS DIZIAM QUE ELE ERA MUITO ESTRA-
NHO. OUTROS, QUE ERA SOBRENATURAL. AS NOTAS MGICAS QUE SAAM DE SEU VIOLINO TINHAM UM SOM
DIFERENTE, POR ISSO NINGUM QUERIA PERDER A OPORTUNIDADE DE VER SEU ESPETCULO. NUMA CERTA
NOITE, O PALCO DE UM AUDITRIO REPLETO DE ADMIRADORES ESTAVA PREPARADO PARA RECEB-LO.
A ORQUESTRA ENTROU E FOI APLAUDIDA. O MAESTRO FOI OVACIONADO. MAS QUANDO A FIGURA DE
PAGANINI SURGIU TRIUNFANTE, O PBLICO DELIROU. PAGANINI COLOCA SEU VIOLINO NO OMBRO E O QUE SE
ASSISTE A SEGUIR INDESCRITVEL. BREVES E SEMIBREVES, FUSAS E SEMIFUSAS, COLCHEIAS E SEMICOLCHEIAS
PARECEM TER ASAS E VOAR COM O TOQUE DAQUELES DEDOS ENCANTADOS.
DE REPENTE, UM SOM ESTRANHO INTERROMPE O DEVANEIO DA PLATEIA. UMA DAS CORDAS DO VIOLINO
DE PAGANINI SE ARREBENTA. O MAESTRO PAROU. A ORQUESTRA PAROU. O PBLICO PAROU. MAS PAGANINI
NO PAROU.
OLHANDO PARA SUA PARTITURA, ELE CONTINUA A TIRAR SONS DELICIOSOS DE UM VIOLINO COM PRO-
BLEMAS.
O MAESTRO E A ORQUESTRA, EMPOLGADOS, VOLTAM A TOCAR. MAL O PBLICO SE ACALMOU QUANDO,
DE REPENTE, OUTRO SOM PERTURBADOR DERRUBA A ATENO DOS ASSISTENTES.
OUTRA CORDA DO VIOLINO DE PAGANINI SE ROMPE. O MAESTRO PAROU DE NOVO. A ORQUESTRA
PAROU DE NOVO. MAS PAGANINI NOVAMENTE NO PAROU.
O MAESTRO E A ORQUESTRA, IMPRESSIONADOS, VOLTARAM A TOCAR. MAS O PBLICO NO PODERIA
IMAGINAR O QUE IRIA ACONTECER A SEGUIR. TODAS AS PESSOAS PASMAS GRITARAM OOHHH!
QUE ECOOU PELA ABOBADILHA DAQUELE AUDITRIO. UMA TERCEIRA CORDA DO VIOLINO DE PAGANINI
SE ARREBENTA. O MAESTRO PARA. A ORQUESTRA PARA. A RESPIRAO DO PBLICO PARA. MAS PAGANINI
NO PARA.
COMO SE FOSSE UM CONTORCIONISTA MUSICAL, ELE TIRA TODOS OS SONS DA NICA CORDA QUE
SOBRARA DAQUELE VIOLINO DESTRUDO. NENHUMA NOTA ESQUECIDA. O MAESTRO EMPOLGADO SE ANIMA.
A ORQUESTRA SE MOTIVA. O PBLICO PARTE DO SILNCIO PARA A EUFORIA, DA INRCIA PARA O DELRIO.
PAGANINI ATINGE A GLRIA.
SEU NOME CORRE ATRAVS DO TEMPO. ELE NO APENAS UM VIOLINISTA GENIAL. O SMBOLO DO
PROFISSIONAL QUE CONTINUA DIANTE DO IMPOSSVEL.
AUTOR DESCONHECIDO
Anotaes
7
Assistente Administrativo

2.1. Comunicao com Superiores
2.2. Comunicao com Colegas
2.3. Comunicao com Clientes
2.4. Comunicao pelo Telefone
2.5. Comunicao: O Caminho para o Sucesso
Comunicao
2
8
Assistente Administrativo
A comunicao o principal meio de transporte da informao! A cincia dene comunicao
como o ato de entender e/ou de se fazer entendido. Por esse motivo, ela essencial atividade humana.
O homem se utiliza, basicamente, da palavra para realizar o seu entendimento social. Mas, para
entender melhor todo esse processo de comunicao necessrio conhecer os seus elementos bsicos:
Emissor: Aquele que emite a mensagem.
Receptor: Aquele que recebe a mensagem.
Mensagem: Objeto da comunicao.
Cdigo: Forma usada para transmitir a mensagem (linguagem oral, escrita, gestual etc).
Canal: Meio pelo qual a mensagem ser enviada.
Informao: Medida esttica de mensagem transmitida.
A comunicao pode ser efetuada de forma verbal ou no-verbal. Como forma verbal, podemos
citar uma conversa entre dois amigos, ou a leitura de um jornal. J como forma no verbal, podemos
citar o desenho de proibido fumar ou o gesto de OK que uma pessoa d levantando o polegar direito.
Mas por que to importante estudar a comunicao neste curso? O atendimento aos clientes,
superiores e colegas de trabalho, dentro ou fora da empresa, ser sempre uma forma de comunicao
importantssima e determinante para a classicao do bom e do mal prossional.
Bom, j sabemos algo sobre a comunicao, mas h outra coisa muito importante que precisamos
saber: as pessoas precisam conhecer a si prprias e aqueles com os quais convivem para executarem
bem a comunicao.
Mas isso bem mais difcil do que parece. Por isso, sempre bom reavaliar todas as comunicaes
desagradveis que se tem ao longo do dia, reetindo sobre qual a melhor forma de, da prxima vez,
conduzir aquele assunto de maneira que se obtenha maior sucesso.
E sobre esse assunto to delicado, que tanto preocupa as empresas nos dias de hoje, que ten-
taremos traar uma orientao sobre como efetuar com qualidade a comunicao com superiores,
colegas e clientes.
2.1. COMUNICAO COM SUPERIORES
H diferentes tipos de chefes. Uns mais tratveis, outros indiferentes e outros que brigam com
todo mundo o tempo todo, sem, necessariamente, tais caractersticas determinarem se so melhores ou
piores em suas funes. Mas, o mais importante, que a personalidade do receptor da mensagem, ou
seja, a sua personalidade, o que mais inuencia a forma como o chefe lhe dirige a palavra.
Independente de qualquer coisa, algumas regras devem ser seguidas pelo assistente administrativo:
Respeitar sempre o chefe.
No demonstrar intimidade no ambiente de trabalho.
No bajular, demonstrando cortesia com seriedade.
Manter sigilo prossional.
Aceitar crticas como chance de crescimento.
Nunca criticar seu chefe de maneira negativa ou sem argumentos.
Comunicao 2
9
Assistente Administrativo
2.2. COMUNICAO COM COLEGAS
Os relacionamentos entre equipes so exaustivamente estuda-
dos por psiclogos e administradores de todo o mundo, signicando
uma grande dor de cabea para os responsveis pela rea de recursos
humanos das empresas.
Por esse motivo, o melhor conselho que podemos dar o se-
guinte: faa todo o possvel para no piorar o que j to complicado!
Pessoas trabalhando juntas tendem a criar conitos entre
interesses pessoais, coletivos e da empresa. Por isso, o clima nesse
ambiente deve ser o mais tranquilo possvel, onde todos priorizem
os mesmos objetivos, que devem, obrigatoriamente, serem traados
pela empresa e pelos superiores.
Qualquer novo conito ou algo que possa tirar a tranquilidade da equipe, deve ser analisado e
discutido de forma a ser resolvido em conjunto. Essa a nica forma de nunca comprometer a harmonia
de uma equipe, pois, em um time verdadeiro, todos so importantes.
2.3. COMUNICAO COM CLIENTES
Novamente h diferentes tipos de clientes tambm. E eles so pessoas importantssimas para a
sua empresa, so sua razo de existir.
Hoje, as empresas apresentam produtos iguais, com qualidade similar, em pontos comerciais
vizinhos, com preos muito parecidos. Ento, o que ir direcionar um cliente para uma determinada
empresa? Ou pior, o que far com que ele prera voltar a uma empresa, e no outra, aps j ter en-
trado em vrias?
A resposta est a: voc! As pessoas! So as pessoas que diferenciam as empresas no mundo hi-
perconcorrido de hoje, pois os clientes preferem as empresas que o atendem bem, que resolvem seus
problemas com maior facilidade, j que opes similares eles tm aos montes.
Mas, antes de ler as dicas abaixo, verique se realmente est pronto para realizar uma boa comu-
nicao com seu cliente:
Voc realmente espera ajudar seu cliente a resolver seu problema quando ele o procura em
sua empresa?
Voc realmente tem a sensao de que est realizando o que gosta?
Voc gostaria que seus lhos trabalhassem onde voc trabalha?
Se voc respondeu no para alguma dessas perguntas, talvez seja a hora de parar pra pensar em
seu futuro. Somente o trabalho feito com boa vontade pode levar aos resultados satisfatrios.
Mas, se voc respondeu sim para todas, vamos s dicas:
Conhecer bem a empresa, seus produtos e servios, para ter condies de oferecer ao cliente
aquilo que ele precisa, mesmo que ainda no tenha percebido ao certo tal necessidade.
Interessar-se pelo problema do cliente (foco).
Saber ouvir com ateno o que o cliente tem a dizer.
Mostrar-se disposto e interessado.
Nunca entrar em discusso com o cliente.
Ter conscincia de que o atendimento no termina logo aps a venda, pois ser responsvel
por qualquer problema futuro do cliente relacionado quela venda que voc efetuou.
Saber que no vendemos produtos ou servios e sim solues.
2.4. COMUNICAO PELO TELEFONE
As empresas modernas transformaram o telefone em uma poderosa ferramenta de negcios. Por
isso, o prossional, ao falar ao telefone, deve ter plena conscincia de sua posio de representante do
bom nome da empresa.
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Assistente Administrativo
Devido limitao de percepo, causada pela ausncia de viso com o interlocutor, o Assistente
Administrativo deve ter muito cuidado com a comunicao pelo telefone, tentando ser o mais objetivo
possvel, tratando somente do que realmente interessa a ambas as partes.
Algumas dicas para a boa comunicao pelo telefone:
Atender ao segundo toque;
Dizer o nome da empresa (ou seo), o seu nome e um cumprimento, respectivamente;
Se no puder resolver com rapidez, anotar o nmero para contato e retornar a ligao;
Levantar todos os dados necessrios antes de efetuar a ligao;
Evitar excesso de cortesia, mantendo um padro mais prximo ao prossional;
Anotar todos os dados pendentes, no conando na memria e nunca deixar de retornar uma
ligao quando prometido ou quando deixado um recado;
Quando anotar um recado, atentar para data e hora, nome completo, empresa/departamento,
nmero do telefone e mensagem;
Tomar cuidados com o celular, evitando seu uso em reunies, discursos, cursos, palestras,
igrejas, encontros formais, cinemas e teatros.
2.5. COMUNICAO: O CAMINHO PARA O SUCESSO
Podemos armar tranquilamente que a comunicao ecaz a base para o crescimento prossional
nos dias atuais. Comunicar-se bem no ambiente de trabalho, no dia a dia, e saber tratar as pessoas de
diversos nveis, desde o porteiro at o presidente, sem arrogncia e sem submisso, so fundamentais.
Quando se aprende a trabalhar a comunicao necessrio coloc-la em prtica para que suas
chances de crescimento prossional aumentem. Verique algumas lies importantes nesta rea:
Voz: A sua dico deve ser clara e o tom de voz deve transmitir segurana, sem ser agressivo.
Evite os vcios de linguagens, tais como: n, tipo etc. Procure treinar para melhorar cada
vez mais, uma dica entrar em um curso de impostao de voz.
Postura: Evite cruzar braos, colocar as mos no bolso o tempo todo e car segurando ob-
jeto enquanto expe suas ideias. O aperto de mo deve ser forte e decidido. Fique atento
expresso do seu rosto para que esteja sempre de acordo com o que est armando.
Olhar: Em todas as situaes preciso olhar nos olhos da pessoa a quem se dirige. Se for
um grupo grande, xe os olhos em partes dele alternadamente. Isso passa segurana e d
credibilidade ao que diz.
Aparncia: Estar bem cuidado e bem vestido fundamental. As roupas devem ser discretas
e impecveis, assim como o cabelo e a maquiagem.
Oportunidades: No tenha medo e aproveite todas as chances de mostrar seu potencial.
Reunies, palestras, negcios com clientes e at eventos sociais so momentos propcios para
se expor e fazer com que sua presena seja notada com sutileza.
Clareza: No que falando de assuntos que no domina. Isso far com que suas informaes
sejam imprecisas. Quanto maior clareza conseguir transmitir, maior sua chance de crescimento
prossional.
Estudo: Use seu conhecimento como diferencial no ambiente de trabalho. Leia bastante,
assista noticirios, saiba o que esta acontecendo no seu pas e no mundo. Se informe sobre
tudo que puder e use sempre que tiver uma oportunidade.
Bom Senso: Quanto mais pensar antes de tomar determinadas atitudes, maiores sero suas
chances de acertos. Prossionais sensatos so cada vez mais valorizados no mercado de trabalho.
Relacionamento: preciso ter cuidado para no ser muito agressivo e nem se submeter
demais. Saiba impor seu ritmo com jogo de cintura e mantenha um relacionamento cordial
com o resto da equipe. Cuidado para no estimular intrigas ou inveja.
Use essas informaes no processo seletivo e tambm quando estiver desenvolvendo suas ativi-
dades no ambiente de trabalho. Segue uma dica para aplicar os principais tpicos abordados: Consiga
um espelho, o maior possvel, o ideal seria um com mais de 60cm. Coloque-se diante dele e comece
a falar por pelo menos 10 minutos todos os dias, buscando observar sua postura, sua voz, aparncia,
gesticulaes, enm o conjunto. Voc se surpreender.
11
Assistente Administrativo
3.1. Classificao das Empresas
3.2. Ramos de Atividade
3.3. Setores de Atividade
3.4. Registro de Empresas
3.5. Obrigaes Contbeis
3.6. Escriturao de Livros Obrigatrios
A Empresa
3
12
Assistente Administrativo
o local onde desenvolver toda a sua carreira prossional. Ento vamos entender o que , como
constituda, os tipos existentes, seus departamentos. Enm, vamos conhecer de forma mais detalhada
esse ambiente que far parte de pelo menos 1/3 de sua vida.
Alguns tipos de empresas:
Industrial: Tem como objetivo a transformao da matria-prima em um bem material, ou
seja, a produo de bens. Exemplo: Fbrica de doces.
Comercial: Compra o que as indstrias produzem e distribui esses produtos em pontos de
venda. Exemplo: Loja de eletrodomsticos.
Prestadora de Servio: Tem como objetivo prestar servios diversos tanto para indstrias,
comrcios ou o pblico consumidor. Exemplo: Escritrio de engenharia.
As empresas, independentes de suas atividades, podem ser agrupadas em:
Empresa sem ns lucrativos (Filantrpicas/Benecentes): As empresas sem ns lucra-
tivos so, geralmente mantidas com doaes de particulares ou verbas do governo. Exemplo:
Associaes de Decientes Fsicos.
Empresa com ns lucrativos: As com ns lucrativos so mantidas com o dinheiro que rece-
bem em troca dos bens ou servios que oferecem. O lucro necessrio porque dele dependem a
segurana e sobrevivncia da empresa, seu crescimento e a melhoria das condies de trabalho.
3.1. CLASSIFICAO DAS EMPRESAS
Devemos entender que as empresas so constitudas de forma diferente, com atividades e tama-
nhos diversos, o que far com que o trabalho do assistente administrativo sofra alteraes de empresa
para empresa.
Tipos de Atividades
1. Empresas Extrativas: Extraem e coletam os recursos naturais, sejam minerais, vegetais ou
animais (a caa, a pesca, a minerao etc.).
2. Empresas Agropecurias:
a) Agrcolas: Plantam, cultivam e colhem os diversos produtos.
b) Pecurias: Criam, produzem e exploram os derivados de bovinos, equinos, sunos etc.
3. Empresas Industriais: Transformam os bens naturais, dando-lhes novas formas.
4. Empresas Comerciais: Vivem da compra e venda de mercadorias, comercializando bens
lojas, bares, magazines, boutiques, feiras, farmcias, restaurantes, supermercados etc.
5. Empresas Prestadoras de Servios:
a) Financeiras: Bancos, companhia de seguros, nanciadoras etc.;
b) Transportes: Areos, martimos, rodovirios e ferrovirios;
c) Comunicaes: Rdio, televiso, imprensa, telgrafo etc.;
d) Diversos: Hospitais, casas de sade, hotelaria, turismo, servios pblicos etc.
Agora que voc j sabe quais as principais atividades desenvolvidas pelas empresas, conseguir
entender melhor como desenvolver as tarefas que lhe forem passadas. Lembre-se de que nem sempre
o trabalho desenvolvido em uma empresa industrial ser o mesmo desenvolvido em uma prestadora
de servio. Fique atento s mincias de cada empresa.
A Empresa
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