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TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS, REQUÊTES ET MACROS

Cellule Pédagogique et de Claude LE GALL


Recherche en Informatique Février 1998
AVERTISSEMENTS........................................................................................................................................................ 1
COMMENT OBTENIR DE L'AIDE EN GÉNÉRAL?................................................................................................................... 1
COMMENT OBTENIR UNE AIDE PONCTUELLE? .................................................................................................................. 2
CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS .............................................................................................................. 3

LES OBJETS ACCESS .................................................................................................................................................... 5


DÉFINITIONS .................................................................................................................................................................... 6
Tables.......................................................................................................................................................................... 6
Clés primaires............................................................................................................................................................. 6
Relations ..................................................................................................................................................................... 6
Requêtes...................................................................................................................................................................... 6
Formulaires ................................................................................................................................................................ 7
États ............................................................................................................................................................................ 7
Macros ........................................................................................................................................................................ 7
Modules....................................................................................................................................................................... 7
LA FENÊTRE MODIFIER ............................................................................................................................................. 8

LA FENÊTRE OUVRIR .................................................................................................................................................. 9

CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES.................................................................................................................. 10

TABLES ET FEUILLES DE DONNÉES ..................................................................................................................... 11


CRÉATION D'UNE TABLE................................................................................................................................................. 11
Création en mode « Feuille de données »................................................................................................................. 12
Création en mode « Création »................................................................................................................................. 12
Création à l’aide de l’assistant................................................................................................................................. 15
MODIFICATION DE LA STRUCTURE D'UNE TABLE ............................................................................................................ 15
Sélection d'un champ ................................................................................................................................................ 15
Insertion d'un champ ................................................................................................................................................ 16
Suppression d'un champ ........................................................................................................................................... 16
Renommer une table ................................................................................................................................................. 16
DUPLIQUER UNE TABLE.................................................................................................................................................. 17
SUPPRIMER UNE TABLE .................................................................................................................................................. 17
SAISIE DES DONNÉES DANS UNE FEUILLE DE DONNÉES (FENÊTRE "OUVRIR") ................................................................. 18
Déplacements............................................................................................................................................................ 18
Saisie des données .................................................................................................................................................... 19
Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 19
Sélection de colonnes................................................................................................................................................ 19
Sélection de lignes .................................................................................................................................................... 20
Sélection du contenu d'un champ.............................................................................................................................. 20
Suppression d'enregistrements.................................................................................................................................. 20
Recherche dans les champs ...................................................................................................................................... 20
Remplacer dans les champs ...................................................................................................................................... 20
MODIFICATION DE L'ASPECT DE LA FEUILLE DE DONNÉES............................................................................................... 21
Masquer ou afficher des colonnes ............................................................................................................................ 21
Largeur de colonnes ................................................................................................................................................. 21
Hauteur de lignes...................................................................................................................................................... 21
Déplacer des colonnes .............................................................................................................................................. 21
Figer des colonnes .................................................................................................................................................... 22
Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules. ....................................................................................... 22
Changement de police............................................................................................................................................... 22
Sauvegarde de la mise en forme ............................................................................................................................... 22
LES OPTIONS DES FEUILLES DE DONNÉES ....................................................................................................................... 23
L’onglet « Général »................................................................................................................................................. 23
L’onglet « Feuille de données »................................................................................................................................ 23
L’onglet « Editer/Rechercher ». ............................................................................................................................... 24
L’onglet « Affichage ». ............................................................................................................................................. 24
IMPRESSION D'UNE FEUILLE DE DONNÉES ....................................................................................................................... 25
LES RELATIONS .......................................................................................................................................................... 26
CLÉS PRIMAIRES ............................................................................................................................................................ 26
Définition d'une clé primaire.................................................................................................................................... 26
LES TYPES DE RELATIONS .............................................................................................................................................. 26
Relation un à un ....................................................................................................................................................... 26
Relation un à plusieurs ............................................................................................................................................. 26
Relation plusieurs à plusieurs .................................................................................................................................. 27
DÉFINITION DES RELATIONS ........................................................................................................................................... 27
LES REQUÊTES ............................................................................................................................................................ 29
L’ONGLET « REQUÊTE »................................................................................................................................................. 29
CONSTRUCTION D'UNE REQUÊTE SIMPLE........................................................................................................................ 30
CONSTRUCTION D'UNE REQUÊTE MULTI-TABLES ............................................................................................................ 32
LA BARRE D'OUTILS « REQUÊTE ».................................................................................................................................. 34
LES OPÉRATEURS UTILISÉS DANS LES REQUÊTES............................................................................................................ 35
INSERTION OU SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES DANS UNE REQUÊTE ............................................................. 36
Suppression d'une colonne ....................................................................................................................................... 36
Suppression d'une ligne ............................................................................................................................................ 36
Insertion d'une colonne ............................................................................................................................................ 36
Insertion d'une ligne ................................................................................................................................................. 37
Déplacement d'une colonne...................................................................................................................................... 37
CHANGEMENT DES LIBELLÉS DE COLONNES ................................................................................................................... 37
VALEURS DISTINCTES .................................................................................................................................................... 38
CHAMPS CALCULÉS ....................................................................................................................................................... 38
REGROUPEMENTS .......................................................................................................................................................... 38
TYPE D'OPÉRATIONS AVEC UN REGROUPEMENT ............................................................................................................. 39
LIENS JOINTURES ........................................................................................................................................................... 40
Création d'une jointure............................................................................................................................................. 40
Suppression d'une jointure ....................................................................................................................................... 40
Les équi-jointures ..................................................................................................................................................... 40
Les jointures externes ............................................................................................................................................... 40
Les jointures réflexives ............................................................................................................................................. 41
ANALYSE CROISÉE ......................................................................................................................................................... 41
CRÉATION DE REQUÊTES « ACTION »............................................................................................................................. 42
Différence entre une requête Sélection et une requête Action .................................................................................. 42
Création de table ...................................................................................................................................................... 43
Ajout d'enregistrements à une table ......................................................................................................................... 43
Mise à jour de données............................................................................................................................................. 44
Suppression d'enregistrements ................................................................................................................................. 44
Paramètrage d'une requête ...................................................................................................................................... 45
Mise à jour des enregistrements d'une table à partir d'une feuille de réponses....................................................... 45
Visualisation des instructions SQL ........................................................................................................................... 46
Dupliquer une requête .............................................................................................................................................. 47
Supprimer une requête.............................................................................................................................................. 47
LES ÉTATS..................................................................................................................................................................... 48
A QUOI SERT UN ÉTAT.................................................................................................................................................... 48
CRÉATION D'UN ÉTAT À L’AIDE DE L'ASSISTANT ............................................................................................................. 48
Modification d'un état............................................................................................................................................... 50
Enregistrement et fermeture d'un état ...................................................................................................................... 50
Impression d'un état.................................................................................................................................................. 50
Dupliquer un état...................................................................................................................................................... 50
Supprimer un état ..................................................................................................................................................... 51
MODIFICATION D'UN ÉTAT ............................................................................................................................................. 52
Dimensions d'une section ......................................................................................................................................... 53
Création d'une section En-tête/Pied d'état ............................................................................................................... 53
Création d'une section En-tête/Pied de page............................................................................................................ 53
Création d'une section de groupe ............................................................................................................................. 53
Propriétés d'une section ........................................................................................................................................... 53
Les contrôles de la boîte à outils .............................................................................................................................. 55
Modification des « propriétés par défaut » des contrôles ........................................................................................ 55
Le Pointeur ............................................................................................................................................................... 55
Le contrôle "Étiquette" ............................................................................................................................................. 55
Le contrôle "Zone de texte" ...................................................................................................................................... 56
Le contrôle Graphique.............................................................................................................................................. 58
Mettre en forme un Graphique ................................................................................................................................. 61
Le contrôle "Sous état" ............................................................................................................................................. 62
Le contrôle Cadre indépendant ................................................................................................................................ 65
Le contrôle Cadre dépendant ................................................................................................................................... 65
Le contrôle Trait ....................................................................................................................................................... 66
Le contrôle Rectangle ............................................................................................................................................... 66
Le contrôle Saut de page .......................................................................................................................................... 66
Les modèles de contrôles .......................................................................................................................................... 67
Alignement, empilement des contrôles...................................................................................................................... 67
LES FORMULAIRES .................................................................................................................................................... 68
CRÉATION D'UN FORMULAIRE AUTOMATIQUEMENT ....................................................................................................... 68
Assistant Colonne simple .......................................................................................................................................... 68
Assistant Tabulaire ................................................................................................................................................... 69
CRÉATION D'UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT........................................................................................................... 69
MODIFICATION D’UN FORMULAIRE. ............................................................................................................................... 72
Propriétés d'un formulaire........................................................................................................................................ 72
Les différentes sections d’un formulaire. .................................................................................................................. 74
Dimensions d'une section.......................................................................................................................................... 74
Les propriétés des sections ....................................................................................................................................... 74
Placement de champs................................................................................................................................................ 75
Propriétés des contrôles ........................................................................................................................................... 75
Le contrôle « Zone de texte »(voir page 56) ............................................................................................................. 77
Propriétés des zones de texte .................................................................................................................................... 77
Le contrôle « Case d'options ».................................................................................................................................. 77
Le contrôle « Case à cocher » .................................................................................................................................. 78
Le contrôle « bouton de commande »....................................................................................................................... 82
Propriétés des boutons de commande....................................................................................................................... 83
Le contrôle « Liste modifiable » ............................................................................................................................... 84
Le contrôle « Zone de liste »..................................................................................................................................... 84
Les propriétés du contrôle Graphique (voir page 58) .............................................................................................. 86
Le contrôle Sous formulaire (voir le contrôle Sous-état page 62)............................................................................ 88
Le contrôle Cadre indépendant (voir page 65)......................................................................................................... 88
Le contrôle Cadre dépendant (voir page 65)............................................................................................................ 88
Le contrôle Trait (voir page 66) ............................................................................................................................... 88
Le contrôle Rectangle (voir page 66) ....................................................................................................................... 88
Le contrôle Saut de page (voir page 66)................................................................................................................... 88
Ordre de parcours des champs d'un formulaire ....................................................................................................... 88
Déplacements dans un formulaire ............................................................................................................................ 89
Enregistrement d'un formulaire ................................................................................................................................ 89
Saisie en mode formulaire ........................................................................................................................................ 90
Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 91
Sélection d'un champ ................................................................................................................................................ 91
Sélection de l'enregistrement affiché ........................................................................................................................ 91
Suppression d'enregistrement ................................................................................................................................... 92
Suppression d'un formulaire ..................................................................................................................................... 92
LES FILTRES ................................................................................................................................................................... 93
Filtrer par Sélection.................................................................................................................................................. 93
Filtrer par Formulaire.............................................................................................................................................. 94
Filtrer par Filtre/Tri Avancé..................................................................................................................................... 95
Enregistrement d'un filtre ......................................................................................................................................... 96
Utilisation d'une requête existante en tant que « Filtre » ......................................................................................... 96
LES MACROS ................................................................................................................................................................ 97
A QUOI SERVENT LES MACROS ? .................................................................................................................................... 97
LA FENÊTRE MACRO ...................................................................................................................................................... 98
La barre d'outils de la fenêtre macro........................................................................................................................ 98
CRÉATION D'UNE MACRO ............................................................................................................................................... 99
Enregistrement d'une macro ................................................................................................................................... 100
Exécution d'une macro............................................................................................................................................ 100
Création d'un groupe de macros............................................................................................................................. 100
Comment faire référence à une macro faisant partie d'un groupe. ........................................................................ 101
Référence aux noms de contrôles dans les expressions .......................................................................................... 101
Expressions conditionnelles dans les macros ......................................................................................................... 102
Mise au point d'une macro ..................................................................................................................................... 102
LES MACROS DANS LES FORMULAIRES ......................................................................................................................... 103
Liste des événements de formulaire et les propriétés pour y répondre................................................................... 103
Attacher une macro à un formulaire ou à un contrôle ........................................................................................... 104
Création d'un bouton de commande qui déclenche une macro .............................................................................. 105
Filtrage des enregistrements .................................................................................................................................. 105
Création d'une barre de menus personnalisée attaché un formulaire.................................................................... 106
Pour affecter une macro à une combinaison de touches ........................................................................................ 108
LA MACRO « AUTOEXEC » .......................................................................................................................................... 109
LISTE DES ACTIONS UTILISABLES DANS UNE MACRO .................................................................................................... 110
LES EXPRESSIONS .................................................................................................................................................... 121
SAISIE DES EXPRESSIONS ............................................................................................................................................. 121
Saisie des noms d'objets ......................................................................................................................................... 121
Saisie de valeurs date/heure ................................................................................................................................... 121
Saisie de texte ......................................................................................................................................................... 121
LES OPÉRATEURS DANS LES EXPRESSIONS ................................................................................................................... 121
Opérateurs d'identificateur..................................................................................................................................... 121
LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSIONS ................................................................................................................................. 122
LES FONCTIONS DANS LES EXPRESSIONS ...................................................................................................................... 124
Fonctions de regroupement dans les domaines...................................................................................................... 124
Fonctions de regroupement SQL ............................................................................................................................ 124
Autres fonctions ...................................................................................................................................................... 125
EXEMPLES D'EXPRESSIONS .......................................................................................................................................... 126
Expression de contrôles calculés............................................................................................................................ 126
Expression de validation ........................................................................................................................................ 126
Expression de valeurs par défaut ........................................................................................................................... 127
Expression Critères ................................................................................................................................................ 127
Expression arguments d'actions ............................................................................................................................. 127
LIMITES TECHNIQUES DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................................... 128
BASE DE DONNÉES ....................................................................................................................................................... 128
TABLES........................................................................................................................................................................ 128
REQUÊTES ................................................................................................................................................................... 128
FORMULAIRES ET ÉTATS .............................................................................................................................................. 128
MACROS ...................................................................................................................................................................... 129
AVERTISSEMENTS

Cette notice est un résumé succinct des principales fonctions de MicroSoft Access. Dans bien
des cas vous serez obligé de vous reporter à la brochure officielle, ou bien d'utiliser l'aide en ligne.

Les « Modules », objets de MicroSoft Access, permettent de programmer ses propres procédures
et fonctions.
Ils font partie d'une seconde brochure, et ne seront donc pas décrits ici.

Comment obtenir de l'aide en général?

1- Déroulez le menu ci-dessous et activez la commande « Rubriques d’aide Microsoft Access ».

2- Sélectionnez une option de recherche en cliquant sur un onglet.

Onglet "Sommaire de l'aide"

Onglet "Index"

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 1


Onglet "Rechercher"

Onglet "Aide intuitive"

Comment obtenir une aide ponctuelle?

1. Dans la barre de menu, cliquez sur le


2. Puis cliquez sur un objet d’une boîte de dialogue, ou sur un bouton d’une barre d’outils pour
obtenir l’aide correspondante.

Page : 2 MicroSoft Access Version 7.0


CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS

1. Cliquez sur le raccourci du bureau, ou cliquez sur le bouton « Démarrer », et ouvrez le groupe
« Programme »,

2. Faites un double clic sur l'icône MicroSoft Access


3. Access démarre et affiche la fenêtre ci-dessous. Vous avez le choix entre:
a/ ouvrir une nouvelle base.
b/ Ouvrir une base « Préfabriquée ».
c/ Ouvrir une base existante.

Créer une nouvelle base

3
1

2
6
4

1. Activez la commande « Nouvelle base de données ».


2. Cliquez sur « Ok ».
3. Faite un double clic sur l’icône « Base de données vide ».
4. Sélectionnez le répertoire.
5. Tapez le nom de la base que vous désirez créer.
6. Cliquez sur « Créer ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 3


Ouvrir une base « Préfabriquée ».

3
1

7
5

1. Activez la commande « Nouvelle base de données ».


2. Cliquez sur « Ok ».
3. Cliquez sur l’onglet « Base de données ».
4. Faite un double clic sur l’icône correspondant au modèle de votre choix.
5. Sélectionnez le répertoire.
6. Tapez le nom de la base que vous désirez créer.
7. Cliquez sur « Créer ».

Ouvrir une base existante

2 4 3

1. Activez la commande « Ouvrir une base de données existante ».


2. Cliquez sur « Ok ».
3. Sélectionnez le répertoire.
4. Sélectionnez le fichier contenant la base de données.
5. Cliquez sur « Ouvrir »..
Page : 4 MicroSoft Access Version 7.0
LES OBJETS ACCESS

Lorsqu'une base de données est ouverte, ou que vous êtes en création, vous avez sur l'écran
une boîte à outils vous permettant de créer 6 types d'objets. (Tables, Requêtes, Formulaires, États,
Macros et Modules)

Pour créer un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, puis sur le bouton
« Nouveau ».

Pour modifier un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans
la liste, puis cliquer sur le bouton « Modifier ».

Pour Ouvrir un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans la
liste, puis cliquer sur le bouton « Ouvrir ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 5


Définitions

Tables
Une table est une suite d'enregistrements contenant des données relatives à une certaine
catégorie d'information. Chaque enregistrement est composé de champs contenant les éléments
spécifiques. Une base de données est généralement composée de plusieurs tables, chaque table
étant liée entre elles par des relations.

Clés primaires
Afin de pouvoir établir des liens entre les tables, chaque enregistrement d'une table doit parfois
être identifié par une valeur unique. Le champ contenant cette valeur unique s'appelle La clé
primaire.
Lorsque vous choisissez la clé primaire souvenez-vous des points suivants :
• Il ne faut pas de doublons dans le champ servant de clé primaire.
• La longueur de la clé primaire affecte la vitesse des traitements, choisissez la plus petite longueur
possible.
• MicroSoft possède un champ appelé « Compteur », qui numérote en séquence les
enregistrements et peut servir de clé primaire.

Relations
Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table(Table Source) et le champ
d'une autre table (Table Destination). La notion de relation est évidemment très importante dans la
structure d'une base de données. Il est vivement conseillé de définir les relations entre les tables
avant toutes saisies.
MicroSoft Access possède une option « Appliquer l'intégrité référentielle », ce qui oblige Access,
si cette option est choisie, à faire des contrôles lors de la création ou la suppression
d'enregistrements.
Lorsque cette option est active, il sera impossible de créer un enregistrement dans la table
« Destination » faisant référence à un enregistrement n'existant pas dans la table « Source ».
De plus, la suppression d'un enregistrement de la table « Source » sera impossible si cet
enregistrement est lié à des enregistrements de la table « Destination ».

MicroSoft Access distingue 2 types de relations :


• Relation un à un, où un enregistrement de la table « Destination » correspond à un seul
enregistrement de la table « Source ».
• Relation un à plusieurs, où un enregistrement de la table « Source » peut correspondre à
plusieurs enregistrements de la table « Destination ».

Requêtes
Une requête interroge une ou plusieurs tables, en fonction de certains critères.
MicroSoft Access distingue 2 types de requêtes :
• Les requêtes « Sélection », qui extrait et affiche des données dans une « Feuille de réponses ».
• Les requêtes « Action », qui modifie ou crée des tables.

Access offre une grande souplesse de formulation des requêtes. Elles vous permettent de :
• Choisir les champs à sélectionner et à afficher.
• Restreindre des enregistrements en fonction de critères de sélection.
• Trier les enregistrements.
• Interroger plusieurs tables, faire des totaux et des regroupements.
• Créer des requêtes à partir de requêtes.

Page : 6 MicroSoft Access Version 7.0


Formulaires
Un formulaire est un masque de saisie personnalisé, contenant les champs d'une table ou d'une
requête. Vous avez donc le choix de modifier une table, soit en utilisant la fenêtre « Modifier », soit
en utilisant un formulaire que vous aurez préalablement créé.
Un formulaire vous sera très utile pour :
• Saisir, modifier ou visualiser des tables.
• Calculer des totaux.
• Présenter des données de manière attractive, avec couleurs, reliefs et effets d'ombre.
• Incorporer des sous-formulaires et des graphiques automatiques basés sur vos données.

États
Un état sert à regrouper des données extraites d'une table ou d'une requête, dans un format et
une mise en page que vous aurez spécifié, afin de les imprimer.
En créant un état vous pourrez :
• Organiser et regrouper des données.
• Calculer des sous-totaux, des totaux et des pourcentages.
• Incorporer des sous-états et des graphiques automatiques basés sur vos données.

Macros
Une macro est une suite d'instructions qui serviront à exécuter des tâches répétitives ou
routinières en diminuant les risques d'erreurs. Vous pouvez créer une macro pour :
• Lier des formulaires.
• Rechercher et filtrer des enregistrements.
• Vérifier la validité des données.
• Automatiser des transferts de données.
• Créer un environnement de travail en ouvrant automatiquement des formulaires et des
requêtes.

Modules
Un module est un « programme » écrit par le concepteur de la base, dans un langage propre à
MicroSoft Access, qui s'appelle « Visual Basic Application ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 7


LA FENÊTRE MODIFIER

La fenêtre « Modifier » sert à créer ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, macro
ou module ).

Page : 8 MicroSoft Access Version 7.0


LA FENÊTRE OUVRIR

La fenêtre « Ouvrir » sert à saisir ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, une macro
ou un module ).

Nouvel enregistrement Supprimer l'enregistrement

Accès à la fenêtre "Modifier" Rechercher une chaîne de caractères


Trier la table

1er enregistrement Nouvel enregistrement


Enregistrement précédent Dernier enregistrement
Enregistrement suivant

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 9


CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES

L'élaboration d'une base de données est un travail d'analyse méthodique qui prend du temps,
mais qui à long terme, en économise beaucoup. Pendant cette phase, vous établissez le schéma
de la structure de la base. Rappelez-vous que, une base de données bien conçue évite des
corrections ultérieures et optimise la productivité de ses utilisateurs.

Pour gérer convenablement la base de données, MicroSoft Access doit stocker les informations
dans des tables, reliées entre elles par des liens.

Pour faciliter la saisie et la mise à jour de la base MicroSoft Access vous permet de définir des
écrans appelés « Formulaires ».

Pour la diffusion des données, MicroSoft Access vous permet de définir des « États »
L'interrogation de la base se fera à partir de requêtes faciles à mettre en œuvre.

Quant aux macros elles vont vous permettent de personnaliser et d'automatiser votre base de
données.

Pour créer une nouvelle base de données :

1
2

1. Activez la commande « Nouvelle base de données » du menu « Fichier ».


2. Faite un double clic sur l’icône « Base de données vide ».
3. Sélectionnez le répertoire.
4. Tapez le nom de la base que vous désirez créer.
5. Cliquez sur « Créer ».

Page : 10 MicroSoft Access Version 7.0


TABLES ET FEUILLES DE DONNÉES

Lorsque vous avez ouvert une base de données, la fenêtre « Base de données » apparaît sur
l'écran. Cette fenêtre comporte une série d'icônes symbolisant tous les objets que vous pouvez
créer.
Boutons de sélection
des objets

Accès à la fenêtre "Ouvrir"

Bouton de création
d'un nouvel objet
Accès à la fenêtre "Modifier"

Création d'une table

1
2

1. Cliquez sur l’onglet « table ».


2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Choisissez le mode de création.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 11


Création en mode « Feuille de données »
Ce mode vous permet de créer une table très rapidement, mais d’une façon incomplète. En
effet vous ne pouvez pas spécifier les types de données correctement. Toutefois, vous pourrez le
faire ultérieurement si nécessaire.
1. Pour renommer les champs, faite un double clic sur « Champ1 », « champ2...)
2. Sur les lignes suivantes, entrez les données.
1

Création en mode « Création »


Le mode « Création » est recommandé pour définir une table de façon correcte. Vous pourrez
définir les valeurs avec précision.

1 2 6 7 3

1. Dans cette colonne, tapez le nom du champ.

Page : 12 MicroSoft Access Version 7.0


2. Le tableau ci-dessous donne la liste des types disponibles.

Texte Caractères alphanumériques (maximum 255 caractères)


Mémo Caractères alphanumériques (maximum 32000 caractères)
Numérique Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767) ; Entier long(-2 milliards à + 2
milliards) ; Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ; Réel double(-1,8 10E308 à
+1,8 10E308)
Date/Heure Pourra contenir une date ou une heure
Monétaire Pourra contenir une valeur monétaire
Compteur Valeur numérique incrémentée par Access. Ce type est souvent utilisé
pour créer la clé primaire. Lorsque la clé primaire est basée sur ce type de
champ, le champ correspondant doit être du type Entier long.
Oui/Non Pourra contenir une valeur booléenne (Oui/non ou -1/0).
Liaison OLE Ce champ pourra contenir n'importe quel type de données liées dans une
autre application OLE ( Dessin, son, animation).

3. Dans cette colonne, vous avez la possibilité de taper des informations concernant le champ.
C'est un message d'aide pour l'opérateur, qui viendra s'inscrire dans la barre d'état, en bas de
l'écran lorsque le point d'insertion sera dans le champ et que la table sera en mode saisie
(Fenêtre « Ouvrir »)
4. Cette zone s'affiche lorsque le type du champ a été défini.

Taille du champ Longueur de la chaîne de caractères prévue, ou nombre de chiffres


pour le type numérique.
Format Valeur du champ Valeur affichée
Type numérique, monétaire, compteur
Nombre général 1550,879 1550,879
Monétaire 1550,879 1 550,87 F
Fixe 1550,879 1550,87
Standard 1550,879 1 550,87
Scientifique 1550,879 1,55E+03
Pourcentage 0,186 18,60%
Type Date
Date Générale 19/02/94 19/02/94 15:20:12
Date complète 19/02/94 Samedi 19 février
Date réduite 19/02/94 19- Fév-94
Date abrégée 19/02/94 19/02/94
Heure complète 15:20:12 15:20:12
Heure réduite 15:20:12 03:20 PM
Heure abrégée 15:20:12 15:20
Type Oui/Non
Vrai/Faux Vrai ou Oui ou Actif ou valeur Vrai
différente de zéro
Oui/Non Non ou Faux ou Inactif ou zéro Faux
Actif/Inactif Identique

Décimales Cette zone permet de préciser le nombre de décimales


Légende Cette zone permet de saisir un texte qui sera affiché comme libellé du
champ (à la place du nom du champ).
Valeur par défaut Permet d'indiquer la valeur qui sera inscrite par défaut, dans le champ.
Valide si Utilisé pour saisir une expression de validation pour contrôler la saisie.
Opérateurs de comparaison :< > <= >= <> =
Opérateurs logiques : Et, Ou, Ou_x Eqv, Imp, Pas
Fait référence à une date : #23/12/42#
Valeur dans une fourchette : Entre (ex: Entre 1 et 31)
Valeur dans une liste : Dans (ex: Dans "janvier», «février ","........")
Comme (ex: Comme "Juillet", Comme "J*", Comme "Juil?et")
Vérifie si un champ est vide : Est null
Message d'erreur Message qui sera affiché en cas d'erreur de saisie

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 13


Indexé Un champ indexé activera les recherches sur ce champ.
Oui - Avec doublons : autorise la saisie de valeurs identiques
Non - Sans doublons : N'autorise pas les valeurs identiques.

5. Message d'aide pour la construction de la table.


6. Ce bouton sert à définir la clé primaire de la table. Pour définir la clé primaire, sélectionnez le
champ, puis cliquez sur l'icône.
Une Clé primaire peut être basée sur plusieurs champs, vous devez alors sélectionner le premier
champ, puis en maintenant enfoncée la touche CTRL, sélectionner les suivants.
Vous avez la possibilité d'utiliser un champ indexé comme clé primaire, mais il doit s'agir d'un
index "Sans - Doublons".
7. Ce bouton permet d’afficher la fenêtre « Index ». Un index aide Microsoft Access à rechercher
et à trier les enregistrements plus rapidement. Vous pouvez créer des index basés sur un seul ou
plusieurs champs. Les index multichamps vous permettent de faire la distinction entre les
enregistrements dont le premier champ peut contenir la même valeur.

Liste de choix
Pour faciliter la saisie ultérieure, vous avez la possibilité d’associer à un champ une « Liste de choix »
1. Sélectionnez dans la liste déroulante une zone de liste.
2. Renseignez les zones « Origine source, Contenu, colonne liée » ect (voir page 84)
1

Page : 14 MicroSoft Access Version 7.0


Création à l’aide de l’assistant
L’assistant table vous propose de créer des tables à partir de modèles :
1. Sélectionnez un modèle de table.
2. Sélectionnez les champs qui vous conviennent.

1 2

Modification de la structure d'une table

A tout moment vous avez la possibilité de modifier la structure d'une table, en sachant tout de
même que la modification de la longueur d'un champ, ou la modification du type de données
peut entraîner une perte d'informations. Access effectue les conversions lorsque cela est possible,
de toute façon Access vous préviendra, en vous affichant la fenêtre ci-dessous. Dans ce cas,
choisissez « Annuler ».

Sélection d'un champ

Positionnez le pointeur de
souris ici, puis cliquez

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 15


Insertion d'un champ
1. Sélectionnez la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre nouveau champ.

2. Activez la commande « Champ » du menu « Insertion ».

Suppression d'un champ


1. Sélectionnez le champ que vous désirez supprimer.

2. Activez la commande « Supprimer une ligne » du menu « Edition ».

Renommer une table

1. Cliquez sur l’onglet « Table ».


2. Sélectionnez la table dans la liste.

2 4
3

3. Activez la commande « Renommer » du menu « Edition ».


4. Modifiez le nom de la table, et appuyez sur la touche « Entrée ».

Page : 16 MicroSoft Access Version 7.0


Dupliquer une table

1. Cliquez sur l’onglet « Table ».


2. Sélectionnez la table à copier dans la liste.

3. Activez la commande « Copier » du menu « Edition ».


4. Activez la commande « Coller » du menu « Edition ».
5. Sélectionnez une option.
6. Modifiez le nom de la table, et cliquez sur le bouton « Ok ».

Supprimer une table

1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la table à supprimer


2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition »
3. Normalement, Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer
ou annuler la suppression.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 17


Saisie des données dans une feuille de données (Fenêtre "Ouvrir")

1. Activer la fenêtre « Ouvrir », en cliquant sur le boutons


2. Access affiche un tableau où les enregistrements sont en lignes et les champs en colonnes.

Nouvel enregistrement Supprimer l'enregistrement

Accès à la fenêtre "Modifier" Rechercher une chaîne de caractères


Trier la table

1er enregistrement Nouvel enregistrement


Enregistrement précédent Dernier enregistrement
Enregistrement suivant

Déplacements

TAB
Passer au champ suivant

Passer au champ précédent


+ TAB

Passer à l'enregistrement suivant ou précédent


ou
Passer au premier champ de l'enregistrement
FIN
Passer au dernier champ de l'enregistrement

Passer au premier champ du premier enregistrement CTRL


+
Passer au dernier champ du dernier enregistrement CTRL
+ FIN

Cliquez sur les flèches

Pour aller sur n'importe quel enregistrement


Ou retapez le n° d'enregistrement

Page : 18 MicroSoft Access Version 7.0


Saisie des données
Texte Tapez simplement le texte.

Valeurs numériques Tapez les valeurs numériques avec le séparateur de décimales actif dans
Windows.

Dates Vous pouvez saisir les dates sous toutes ses formes.

Champ Oui/Non Tapez Oui/Non, 0 ou autre(pour Oui), Vrai/Faux, Actif/Inactif.

Champs mémos Tapez simplement le texte.

Champs OLE Cliquez dans le champ et activez la commande "Insérer un objet" du menu
"Edition". Choisissez le type d'objet, Access lance alors l'application. Vous
pouvez également, par la commande "Coller avec liaison.." du menu
"Edition", réaliser une liaison DDE.

Pour dupliquer dans un champ, le contenu du même champ


de l'enregistrement précédent.
CTRL
+ 4 {
,

Pour inscrire dans un champ la valeur par défaut que vous


avez définie.
Alt Gr
+ Espace

Pour faire un retour à la ligne à l'intérieur d'un champ. CTRL


+
Pour enregistrer les modifications d'un enregistrement.
+
Saisie d'un nouvel enregistrement
Pour créer un nouvel enregistrement, positionnez-vous sur le dernier enregistrement.
La commande « Ajout » du menu « Enregistrements » vous permet de n'afficher que les nouveaux
enregistrements.
La commande « Supprimer le filtre/Tri » du même menu, affiche à nouveau la totalité des
enregistrements de la table.

Sélection de colonnes
Pour sélectionner une colonne, positionnez le pointeur de souris dans le libellé de la colonne, le
pointeur se transforme en flèche, puis Cliquez.
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionnez une première colonne, puis déplacez la souris
en maintenant le bouton enfoncé.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 19


Sélection de lignes
Pour sélectionner une ligne, positionnez le pointeur de souris sur la ligne et dans la colonne la
plus à gauche de l'écran (grisée), le pointeur se transforme en flèche, puis Cliquez.
Pour sélectionner plusieurs lignes, sélectionnez une première ligne, puis déplacez la souris en
maintenant le bouton enfoncé.

Sélection du contenu d'un champ


Pour sélectionner le contenu d'un champ, placez-vous dans le champ et appuyer sur la touche
F2

Suppression d'enregistrements
Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements, sélectionnez la ou les lignes, puis appuyez sur la
touche Suppr , ou activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

Recherche dans les champs

Placez le curseur dans le champ, puis cliquez sur le bouton ou activez la commande
« Rechercher » du menu « Edition ».

Les caractères génériques utilisables sont :


* qui remplace n'importe quelle suite de caractères (ex: FR*)
? qui remplace un caractère (ex: T?T?)
[] qui permet de rechercher n'importe quel caractère placé à l'intérieur (ex: [eéèê])
- qui permet de rechercher dans une fourchette de caractères(ex : A-C)
! qui permet de ne pas rechercher les caractères entre crochets (ex: BA[!RST]TE)

Remplacer dans les champs

1. Activez la commande « Remplacer » du menu « Edition ».

2. Tapez le texte à rechercher.


3. Tapez le texte de remplacement.

Page : 20 MicroSoft Access Version 7.0


Modification de l'aspect de la feuille de données

Masquer ou afficher des colonnes


Pour masquer ou afficher une colonne:
1. Activez la commande « Afficher les colonnes... » du menu « Format ».

2. Cocher les cases dont les colonnes doivent être affichées.

Largeur de colonnes
Pour changer la largeur d'une ou de plusieurs colonnes, sélectionnez-les, placez le pointeur de
souris dans le libellé de la colonne, à l'intersection de la colonne suivante, le curseur se
transforme, dès lors vous pouvez régler la largeur.
ou
1. Sélectionnez la ou les colonnes
2. Activez la commande « Largeur de colonnes » du menu « Format ».

Hauteur de lignes
Pour changer la hauteur d'une ou de plusieurs lignes, sélectionnez-les. Puis placez le pointeur de
souris dans la colonne grisée à gauche de la table et à l'intersection de la ligne suivante. Le curseur
se transforme , dès lors vous pouvez régler la hauteur.
ou
1. Sélectionnez la ou les lignes
2. Activez la commande "Hauteur de lignes" du menu « Format ».

Déplacer des colonnes


Vous avez la possibilité de déplacer les colonnes les unes par rapport aux autres.

1. Sélectionnez la colonne à déplacer.


2. Placez le pointeur de souris au niveau du libellé de la colonne, le curseur se transforme en flèche
oblique, dès lors vous pouvez déplacer la colonne.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 21


Figer des colonnes
Lorsque les champs d'une table ne peuvent tenir tous sur l'écran, vous êtes obligé de faire défiler
vers la droite le contenu de la fenêtre. Il est parfois agréable dans ce cas, de conserver sur l'écran,
lors du défilement, un ou plusieurs champs. Pour ce faire :

1. Sélectionnez les colonnes que vous désirez immobiliser.


2. Activez la commande « Figer les colonnes » du menu « Format ».

Colonne figée

Lors du défilement la colonne


figée ne bougera pas.

Pour effectuer la manœuvre inverse, utilisez la commande « Libérer les colonnes » du menu
« Format ».

Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules.


Pour afficher ou pas le quadrillage comme dans l'exemple ci-dessous, activez la commande
« Cellules... » du menu « Format ».

Changement de police
Pour changer la police de caractères utilisée, activez la commande « Caractères.. » du menu
« Format », sélectionnez une police, la taille et le style, puis cliquez sur le bouton « Ok ».

Sauvegarde de la mise en forme


Lorsque vous voulez sauvegarder la mise en forme de façon à ce qu'elle soit conservée dans
une session ultérieure, activez la commande « Enregistrer le format » du menu « Fichier ».

Page : 22 MicroSoft Access Version 7.0


Les options des feuilles de données

La commande « Options... » du menu « Outils »", ouvre une boite de dialogue, dans laquelle vous
accédez aux diverses options.

L’onglet « Général ».

L’onglet « Feuille de données ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 23


L’onglet « Editer/Rechercher ».

L’onglet « Affichage ».

Page : 24 MicroSoft Access Version 7.0


Impression d'une feuille de données

Que ce soit pour une feuille de données, un formulaire, une requête ou un état, le processus est
rigoureusement identique.

1. Vérifiez les marges et l’orientation du papier à l’aide de la commande « Mise en page... » du


menu « fichier ».

2. Avant d'imprimer il est vivement conseillé de lancer la commande « Aperçu avant impression »
du menu « Fichier ».
Imprimer
Zoom Fermer la fenêtre
Afficher une page
Afficher deux pages

Contrôle du zoom

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 25


LES RELATIONS

Pour définir une relation entre 2 tables vous devez avoir préalablement défini au moins une clé
primaire dans une des 2 tables que vous désirez mettre en relation.

Clés primaires

La puissance d'un système de gestion de base de données relationnelles, tel que MicroSoft
Access, réside dans sa capacité à rechercher et à relier des données stockées dans plusieurs
tables. Pour qu'Access réalise ces tâches avec une efficacité maximale, chaque table de la base
de données doit inclure un champ qui identifie chaque enregistrement de la table. Il doit s'agir
d'un numéro d'identification unique. En terminologie base de données, cela s'appelle la « Clé
primaire » de la table.

Grâce aux clés primaires :


• Vous pouvez créer des liens entre les tables pour que MicroSoft Access associe
automatiquement et correctement les données qu'elles contiennent.
• Access trouve et extrait plus rapidement les données qui proviennent de tables ayant une clé
primaire.
• Vous disposez d'une plus grande souplesse pour la modification et la mise à jour des données. Si
vous visualisez des données provenant de plusieurs tables sans clé primaire, MicroSoft Access
n'autorise pas les modifications.

Définition d'une clé primaire


1. Rappelez-vous qu'une clé primaire ne peut comporter de doublons.
2. Sélectionnez le champ que vous destinez à être la clé, puis cliquez sur le bouton .

Les types de relations

Pour établir une relation entre deux tables, vous devez ajouter la clé d'une table dans l'autre
table, de façon à ce qu'elle apparaisse dans les deux tables. Pour savoir quel est le champ ou
groupe de champs qui doit être défini en tant que clé primaire, vous devez déterminer le type de
relations à mettre en place. Il en existe trois :

• Relation un à un.
• Relation un à plusieurs.
• Relation plusieurs à plusieurs.

Relation un à un
Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A ne peut être relié qu'à un seul
enregistrement de la table B, et inversement. Ce type de relation est rare car dans bien des cas il
peut être plus astucieux de combiner ces 2 champs dans une même table.
Relation un à plusieurs
Dans une base de données relationnelles, cette relation est très fréquente. Avec une relation un-
à-plusieurs un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B,
mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table A.

Page : 26 MicroSoft Access Version 7.0


Relation plusieurs à plusieurs
Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs
enregistrements de la table B, et inversement. Dans une telle relation vous devez créer une table
intermédiaire pour éclater la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-plusieurs. Pour ce
faire, vous allez placer la clé primaire de chacune des deux premières tables dans la troisième.

Définition des relations

1. Fermez tous les objets, ne gardez sur l'écran que la fenêtre « base de données ».

2. Activez la commande « Relations... » dans le menu « Outils ». La fenêtre ci-dessous s’affiche avec
les relations déjà établies.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 27


3. Pour définir une autre relation, activez la commande « Ajouter une table » dans le menu
« Relations ».
4. Sélectionnez la table.
5. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

5. Ensuite, faites glisser le champ comportant la clé primaire sur le champ homologue de l'autre
table, la fenêtre ci-dessous doit apparaître.

8 7

6. Définissez le type de relation.


7. Définissez éventuellement le type de jointure.
8. Si vous activez cette option, MicroSoft Access appliquera les règles de l'intégrité référentielle lors
de l'ajout ou de la suppression d'un enregistrement.
9. Cliquez sur le bouton « Créer », pour enregistrer la relation.

Conséquences de l'intégrité référentielle:


• Lors de l'ajout d'enregistrements dans la table Destination il doit y avoir un enregistrement
correspondant dans la table Source.
• Interdit la suppression d'un enregistrement dans la table Source s'il existe un enregistrement
correspondant dans la table Destination.

Page : 28 MicroSoft Access Version 7.0


LES REQUÊTES

L’onglet « requête »

Une requête interroge une ou plusieurs tables et/ou une requête. La manière de formuler la
requête indique à MicroSoft Access les données qu'il doit extraire.
MicroSoft Access distingue 2 types de requête :

• Les requêtes « Sélection » où le résultat génère une table de réponses, c’est à dire que cette
table n’existe que le temps de la requête.
• Les requêtes « Action » qui effectuent des modifications sur les tables origines.

1. Cliquez sur l'onglet « requête », si vous avez déjà créé des requêtes, vous les verrez apparaître
dans la fenêtre ci-dessous.
1

Icône de requête Sélection.

Icônes de requête Action.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 29


Construction d'une requête simple

L'exemple suivant est basé sur la table « Commune », représentée ci-dessous.


Nous allons construire une requête qui interroge cette table, et qui nous affiche les communes du
Val de marne dont l’altitude est supérieure à 100 mètres.

1. Cliquez sur l'onglet « requête ».


2. Cliquez sur le bouton « Nouveau ».
3. Cliquez sur « Mode Création ».

4
3

4. Cliquez sur « Ok ».
5. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une table », sélectionner la table sur laquelle va porter la
requête.

Affiche la liste des tables


Affiche la liste des requêtes

5 7

Page : 30 MicroSoft Access Version 7.0


6. Cliquez sur « Ajouter »
7. Puisque cette requête ne va travailler que sur cette table, cliquez sur « Fermer ».
8. Dans la fenêtre ci-dessous, désignez les champs utiles à la requête :
Cliquez sur les champs de la table, et faites-les glisser sur la ligne « Champ : ».

9. Dernière étape, précisez les critères de recherche, les champs à afficher dans la réponse et
éventuellement ordre du tri.

Cliquez ici, pour ne pas voir apparaître


ce champ dans la réponse.

Choisissez l'ordre du tri


Ecrivez les critères de recherche

10. La requête est maintenant terminée, donnez lui un nom à l’aide de la commande
« Enregistrer » du menu « Fichier ».

10
11. Lancer la requête soit en la sélectionnant dans la liste,
puis en cliquant sur la bouton « Ouvrir »,
ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la
barre d’outils.
12. Le résultat de la requête apparaît dans une feuille de
données comme ci-contre.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 31


Construction d'une requête multi-tables

L'exemple suivant est basé sur les tables « Commune », « Maire »et « Partis_politiques »,
représentées ci-dessous.
Nous allons construire une requête qui interroge ces trois tables, et qui nous affiche les
communes du Val de marne qui ont un maire appartenant au parti communiste.

1. Vous reprenez les étapes 1, 2 , 3, 4 et 5 comme dans l’exemple précédent.


2. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une table », sélectionner les tables de la façon suivante :
3. Sélectionnez la table « Commune », puis cliquez sur « Ajouter »
4. Sélectionnez la table « Maire», puis cliquez sur « Ajouter »
5. Sélectionnez la table « Partis_politiques», puis cliquez sur « Ajouter »
6. Cliquez sur « Fermer ».

4
5

Page : 32 MicroSoft Access Version 7.0


Si les relations n’ont pas été créés entre les tables, nous allons établir des jointures de la façon
suivante :
a/ En partant de la table « Maire », faite glisser le champ « n°insee » sur le champ « Maire » de la
table « Commune ».
b/ En partant de la table « Partis_politiques », faite glisser le champ « N°» sur le champ « Partis »
de la table « Maire ».

7a 7b

Double clic

8a

8. Nous allons pour chaque jointure définir sa propriété :


a/ Faite un double clic sur la jointure, et dans la fenêtre ci-dessous choisissez la propriété de la
jointure.

8b

9. Insérez les champs nécessaire à la requête, précisez les critères de recherche, les champs à
afficher dans la réponse et éventuellement ordre du tri.

Critères

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 33


La requête est maintenant terminée, donnez lui un nom à l’aide de la commande « Enregistrer »
du menu « Fichier ».
11. Lancer la requête soit en la sélectionnant dans la liste, puis en cliquant sur la bouton « Ouvrir »,
ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la barre d’outils.
Le résultat de la requête apparaît dans une feuille de données comme ci-dessous.

La barre d'outils « Requête »

Menu déroulant permettant de choisir


entre une requête Sélection ou une
requête Action.

Menu déroulant permettant de passer


soit en mode Création
soit en mode Feuille de données
soit de visionner le code SQL

Page : 34 MicroSoft Access Version 7.0


Les opérateurs utilisés dans les requêtes

Opérateurs ou conventions Signification


Conventions
[ Nom de champ] [ Spécialité] donne le contenu du champ spécialité
# Ce caractère sert à encadrer une date :#23/12/45#.
Opérateurs de comparaison
< Inférieur à
> Supérieur à
<= Inférieur ou égal à
>= Supérieur ou égal à
<> Différent de
= Égal à
Opérateurs arithmétiques
* Multiplication
/ Division (ex : 5\2 donne 2,5)
\ Division entière (ex : 5\2 donne 2)
+ Addition
- Soustraction
^ Elévation à la puissance n
Mod Donne le reste d'une division (ex : 5 Mod 2 donne 1)
Opérateurs de chaînes
& Concatène 2 chaînes de caractères
Opérateurs logiques
Et Et logique
Ou Ou logique
Ou_x Ou exclusif logique
Eqv Equivalence logique (bit à bit)
Imp Implication logique (bit à bit)
Pas Non logique
Entre Valeur comprise entre (ex : Entre 10 Et 20)
Dans Valeur dans une liste (ex : Dans "Lundi";"Mardi";"Dimanche"
Est null Si le champ est vide
Est pas null Si le champ n'est pas vide
Comme Recherche d'une chaîne. L'utilisation du caractère * et ? peut être
utilisé ( ex : Comme "*di"
Les séparateurs d'objets
. Sert à préciser l'appartenance d'un nom de champ à une table,
lorsque le nom d'un champ est commun à plusieurs tables.
(ex : [Groupe].[Responsable] désigne le champ Responsable de la
table Groupe

! Sert à faire référence à un élément contenu dans un objet.


ex : Formulaire![Saisie_Groupe]![Responsable], fait référence au champ
Responsable du formulaire Saisie_groupe
Fonctions
Toutes fonctions Toutes les fonctions Access peuvent être utilisées.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 35


Insertion ou suppression de lignes ou de colonnes dans une requête

Suppression d'une colonne

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.

2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Suppr ou activez la commande « Supprimer colonne » du
menu « Edition ».

Suppression d'une ligne

1. Placez le pointeur de souris à gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flèche.

2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Suppr ou activez la commande « Supprimer ligne » du
menu « Edition ».

Insertion d'une colonne

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.

2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser ou activez la commande « Insérer colonne » du
menu « Edition ».

Page : 36 MicroSoft Access Version 7.0


Insertion d'une ligne

1. Placez le pointeur de souris à gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flèche.

2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser ou activez la commande « Insérer ligne » du menu
« Edition ».

Déplacement d'une colonne

1 2

1. Placer le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.
2. Cliquez, de façon à sélectionner la colonne.
3. Placez le pointeur de souris de nouveau dans la bande grise, puis déplacez la colonne à
l'endroit désiré.

Changement des libellés de colonnes

Si vous désirez avoir dans la « Fenêtre résultats », un nom de colonne différent du nom de
champ, tapez le nouveau libellé devant le nom du champ suivi de deux points.

Dans l'exemple ci-dessus nous avons tapé : Nom de pays : Pays.


Ci-dessous nous n'avons plus « Pays » pour libellé de la colonne 2, mais « Nom de pays ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 37


Valeurs distinctes

Par défaut, Access affiche tous les enregistrements correspondant aux critères définis. Vous avez
la possibilité de demander à Access de n'afficher que les valeurs distinctes. Pour ce faire, lorsque
vous êtes en mode création, activez la commande « Propriétés de la requête » du menu
« Affichage » ou bien cliquez sur le bouton de la barre d'icônes .
• Modifiez la ligne "Valeurs distinctes seulement".

Champs calculés

Lors d'une requête, vous avez la possibilité de créer de nouveaux champs qui seront issus d'un
calcul en fonction du contenu d'un ou plusieurs autres champs.

1. Sur la ligne « Champ » de la table de requête, tapez dans une colonne vide le nom du champ
que vous désirez créer.
2. Tapez ensuite le caractère deux point suivi, de la formule de calcul.

Exemple :
Pour calculer le champ TTC en fonction du champ Prix_HT , vous devez créer un champ TTC de
manière suivante :
TTC : [Prix_Ht]* 2,206

Regroupements

Une requête permet de regrouper des données de manière à effectuer des calculs statistiques
sur des ensembles de valeurs.

Exemple :
La Table PERSO contient les champs nom, prénom, sexe... groupe et enfants.
La requête donnée en exemple, consulte cette table et fait le cumul des valeurs contenues
dans le champ « enfants », avec un regroupement sur le champ « Groupe ». Pour ce faire,
procédez de la manière suivante:
1. Activez la commande "Opérations" du menu "Affichage" ou bien cliquez sur le bouton de la
barre d'outils.

Page : 38 MicroSoft Access Version 7.0


2. Une nouvelle ligne est ajoutée au tableau de la requête. (Ligne Opération).

3 4

3. Choisissez de faire le regroupement sur le champ "Groupe".


4. Cliquez sur le menu déroulant du champ "enfants", et choisissez "Somme".
5. Lancez la requête, vous obtenez le résultat ci-dessous.

Remarque :
Par défaut, chaque champ de la ligne « Opération » est un regroupement. Vous pouvez donc
modifier cette opération en sélectionnant une autre opération dans le menu déroulant, ou
supprimer simplement l'opération en sélectionnant la cellule de la ligne « Opération »et en pressant
la touche Suppr .

Type d'opérations avec un regroupement

Type d'opérations Signification

Somme Somme des valeurs du champ


Moyenne Moyenne des valeurs du champ
Min Valeur mini du champ
Max Valeur maxi du champ
Compte Nombre de valeurs dans le champ
Ecart type Ecart type des valeurs du champ
Var Variance des valeurs du champ
Premier Contenu du champ dans le premier enregistrement de la
requête
Dernier Contenu du champ dans le dernier enregistrement de la
requête
Expression Calcul(pour les champs calculés)
Où Pas de regroupement le champ sert simplement de critère

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 39


Liens jointures

Dans une requête, lorsque vous demandez d'ajouter une table, les liens créés par la commande
« Relations » du menu « Outils » sont représentés par un trait reliant les champs liés.
Il est toutefois possible lors de la création d'une requête, de créer de nouveaux liens. Ce type de
lien, appelé Jointure, ne sera pris en compte par Access que dans la requête où ce lien a été créé.

Création d'une jointure


Cliquez sur le champ à lier de la table d'origine, gardez le bouton de la souris enfoncé, et
déplacez-vous sur le champ à lier de la table destination, relâchez le bouton. Access affiche
aussitôt la jointure, symbolisée par un trait reliant les 2 champs.

Suppression d'une jointure

Cliquez sur le trait symbolisant la jointure, il apparaît en gras, appuyez sur la touche Suppr .

Access vous permet de définir 3 types de jointure:

• Les équi-jointures
• Les jointures externes
• Les jointures réflexives.

Pour définir le type de jointure, cliquez sur le trait symbolisant la jointure pour le sélectionner, puis
activez la commande « Propriété de la jointure » du menu « Affichage », vous obtiendrez ainsi la
boîte de dialogue figurant sur la page suivante.

Les équi-jointures
Dans ce type de jointure, les liens établis entre les tables imposent qu'il existe une
correspondance entre les champs liés, ainsi Access n'extraira que les enregistrements dont les
champs ont la même valeur dans les différentes tables. Cette jointure est l'option 1 de la boîte de
dialogue et est l'option par défaut d'Access.
Les jointures externes
Dans ce type de jointure, les liens établis ne sont pas pris en compte pour les champs non
concordants. Pour réaliser une telle jointure, cochez dans la boîte de dialogue ci-dessus, l'option 2
ou 3, en sachant qu'Access extraira tous les enregistrements de la première table, et seulement
ceux de la seconde dont les champs joints sont identiques à ceux de la première table.

Page : 40 MicroSoft Access Version 7.0


Les jointures réflexives
Ce sont des jointures entre 2 champs d'une même table. Pour réaliser une jointure entre 2
champs d'une même table, affichez 2 fois la même table à l'aide de la commande « Ajouter une
table ... » du menu « Requête », puis liez ensuite les champs exactement comme vous le feriez pour
2 tables différentes.

Analyse croisée

Lorsque l'on fait des regroupements pour analyser des données statistiques, il peut être plus
agréable de représenter les données sous forme de tableau plutôt que sous forme de liste.
Pour ce faire :
1. Créer une nouvelle requête à l’aide de l’assistant « Analyse croisée ».
2. Répondez aux questions de l’assistant.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 41


Création de requêtes « Action »

Les requêtes « Action » servent à créer de nouvelles tables, ou à modifier des données dans les
tables existantes. MicroSoft Access offre quatre types de requêtes « Action ».

• La requête création de tables, qui crée une nouvelle table à partir d'une ou plusieurs tables.
• La requête Suppression, qui supprime des enregistrements dans une ou plusieurs tables.
• La requête Ajout, qui ajoute des enregistrements dans une ou plusieurs tables.
• La requête Mise à jour, qui modifie des données dans une ou plusieurs tables.

Différence entre une requête Sélection et une requête Action


Lorsque vous créez une requête, c'est automatiquement une requête Sélection, à moins que
vous ne la transformiez en requête Action en choisissant dans le menu « Requête » une des options
suivantes :
• Création de tables ...
• Mise à jour.
• Ajout...
• Suppression.

Pour empêcher toute modification inopportune après le lancement accidentel d'une requête
Action, Access identifie ces requêtes à l'aide d'une icône spéciale.

Icône de requête Sélection.

Icônes de requête Action.

De plus, par précaution, Access demande confirmation. Ceci étant une option que vous pouvez
modifier dans le menu « Outils -Options », onglet « Editer/Rechercher ».

Page : 42 MicroSoft Access Version 7.0


Conseils
Avant de modifier des données importantes par l'intermédiaire d'une requête Action, il peut être
utile de créer une copie de la, ou des tables concernées par cette requête. Partant du principe
qu'il vaut mieux prévenir que guérir, il est recommandé de créer les requêtes Action en 3 étapes:

1. Créer une requête « Sélection ».


2. Lancez la requête et examinez la feuille de réponses.
3. Convertissez la requête Sélection en requête Action lorsqu'il vous semble que votre requête est
correcte.

Création de table
Si vous désirez que le résultat de la requête « Action » soit une nouvelle table :

1. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Création de table... » du menu


« Requête » pour obtenir la boîte de dialogue ci-dessous.
2. Répondez aux questions de la boîte de dialogue.

Tapez le nom de la nouvelle table

Cliquez pour
valider

Tapez éventuellement le nom


de la nouvelle base de données

3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access va vous créer la nouvelle table.

Ajout d'enregistrements à une table


1. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Ajout... » du menu « Requête » pour
obtenir une boîte de dialogue similaire à celle de création de tables.
2. Répondez aux questions de la boîte de dialogue.
3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access va ajouter les enregistrements à la
table.
4. Remarquez qu'Access a créé une ligne supplémentaire dans la requête (Ajouter à). Cette ligne
sert à indiquer à Access le nom des champs de la table destination auxquels correspondent les
champs de la table origine. Vous pouvez recopier le contenu de certains champs d'une table
dans les champs d'une autre table même ci ceux-ci ne portent pas le même nom.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 43


Mise à jour de données
1. Activez la commande « Mise à jour » du menu « Requête ».
2. Constatez qu'Access affiche une nouvelle ligne (Mise à jour) dans le tableau de requête.

3. Sur cette ligne « mise à jour », inscrivez la formule qui modifiera les données du champ.

Suppression d'enregistrements
Lorsque vous avez des enregistrements à supprimer dans une table, il est souvent commode de
créer une requête Action qui le fera automatiquement en fonction de certains critères.

1. Par prudence, construisez une requête « Sélection », vérifiez les résultats.


2. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Suppression » du menu « Requête ».
Access ajoute une nouvelle ligne au tableau de requête, la ligne « Supprimer ».

3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access supprimera les enregistrements


correspondant aux critères que vous avez définis.

Page : 44 MicroSoft Access Version 7.0


Paramètrage d'une requête
Lorsqu'une requête doit être fréquemment utilisée avec des critères de sélection légèrement
différents, vous pouvez paramètrer les critères de sélection.
Pour définir un paramètre dans un critère :
1. Entrez un texte entre crochets, qui sera le message pour l'utilisateur.
2. Vous pouvez également définir le type du paramètre afin d'éviter les erreurs de saisie. Activez la
commande "Paramètres..." du menu "Requête".

3
4
Coller

Copier

3. Dans la colonne « Paramètre » remettez le texte entre [ ]


4. Cliquez sur le menu déroulant de la colonne « Type de données » pour en définir le type.
5. Dans notre exemple, lors de l'exécution, la boîte de dialogue représentée ci-dessous s'affichera.

Mise à jour des enregistrements d'une table à partir d'une feuille de réponses
Dans de nombreux cas les modifications apportées dans une feuille de réponses d'une requête
sont répercutées dans la table source. Pour que la mise à jour soit possible il faut que chaque
enregistrement de la requête représente un seul enregistrement de la table.

Le tableau ci-dessous récapitule les cas où les tables sources sont oui ou non, modifiables à
partir d'une feuille de réponses.

Type de requête ou de champ Champs Commentaires


actualisables

Requête reposant sur une seule Oui Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur
table unique, ni analyse croisée.
Requête reposant sur deux tables Oui Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur
avec relation un à un unique, ni analyse croisée
Requête reposant sur deux tables En partie Vous pouvez mettre à jour les champs du côté
avec relation un à Plusieurs ou "Plusieurs" uniquement si la requête ne comporte
Plusieurs à un ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 45


Requête reposant sur deux tables Oui Vous pouvez mettre à jour les champs du côté
avec relation un à Plusieurs "Un" uniquement si la requête ne comporte ni
aucun champ du côté Plusieurs calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.
n'étant inclus dans la feuille de
réponses
Requête reposant sur deux tables Non
avec relation un à un avec
jointure réflexive
Requête avec valeur unique (où Non
la propriété Valeur unique est
sélectionnée)
Requête avec calculs Non
Requête Analyse croisée Non
Requête multitables sans clé Non Un index unique signifie que la propriété Index du
primaire ou sans index unique du champ est définie sur "Oui-sans doublons".
côté "un" de la relation
Champ calculé Non Vous pouvez cependant modifier les champs
dont dépendent le champ calculé, les champs
seront recalculés.

Visualisation des instructions SQL


SQL ( Structured Query Language) est un langage de programmation particulièrement adapté
à l'interrogation, la mise à jour et la gestion de bases de données relationnelles. Lorsque vous créez
une requête dans un tableau de "Requête", MicroSoft Access convertit systématiquement vos
instructions en langage SQL.

Pour visualiser ou modifier les instructions SQL :

1. Créez bien évidemment une requête.


2. Utilisez la barre d’outils ou choisissez la commande « SQL... » du menu « Affichage », Access vous
affiche la boîte de dialogue ci-dessous.

3. Le cas échéant, vous pouvez modifier les instructions directement dans cette boîte de
dialogue.
4. Cliquez sur « Ok », les modifications sont directement visibles dans le tableau de requête.

Page : 46 MicroSoft Access Version 7.0


Dupliquer une requête
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la requête à copier.
2. Choisissez la commande « Copier » du menu « Edition ».
3. Choisissez la commande « Coller » du menu « Edition ».
4. Access vous affiche la boîte de dialogue « Coller sous.. », dans laquelle vous pourrez taper le
nouveau nom.

Supprimer une requête


1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la requête à supprimer.
2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».
3. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la
suppression.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 47


LES ÉTATS

A quoi sert un état

Un état regroupe des données dans un format et une mise en page que vous allez spécifier.
Vous faites appel à un état pour extraire d'une base de données, des informations significatives afin
de les diffuser. Les étiquettes de publipostage, les factures, les listes téléphoniques sont autant
d'exemples d'états.

Création d'un état à l’aide de l'assistant

Il est vivement conseillé d’utiliser un assistant pour la création d’un état , vous gagnerez du
temps et pourrez éventuellement le modifier ponctuellement par la suite.

1. Cliquez sur l’onglet « état »


1

2. Puis cliquez sur le bouton « Nouveau ».


La fenêtre « Nouvel état » affichée ci-dessous vous permet de sélectionner la table principale à
partir de laquelle vous allez récupérer les informations.

3. Sélectionnez une table ou une requête.

5
4. Sélectionnez un assistant dans la liste qui vous est proposée.
5. Cliquez sur « Ok ».
6. Indiquez les champs que vous désirez mettre dans votre état.
Page : 48 MicroSoft Access Version 7.0
7. Indiquez si vous voulez faire un regroupement sur un champ.
8. Précisez le champ sur lequel l’état doit être trié.
9. Choisissez une présentation.
10. Choisissez un style.
11. Donnez un titre à votre état.
6

10

11

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 49


Modification d'un état
Pour modifier un état créé à l'aide de l'assistant, passez en « Mode Création ».

Enregistrement et fermeture d'un état


Au moment de la fermeture de la fenêtre, Access vous propose d'enregistrer l'état. Vous pouvez
cependant enregistrer vous-même de la manière suivante :

1. Choisissez « Enregistrer sous... » du menu « Fichier ».


2. Tapez le nom de l'état.
3. Cliquez sur « Ok ».

Pour fermer un état :


1. Activez la commande « Fermer » du menu « Fichier ».

Impression d'un état


1. Choisissez « Configuration de l'imprimante » dans le menu « Fichier ».
2. Sous « Orientation » sélectionnez le mode « Portrait » ou « Paysage ».
3. Cliquez sur « Ok ».
4. Activez la commande « Imprimer » du menu « Fichier ».

Dupliquer un état
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez l'état à copier.
2. Choisissez la commande « Copier » du menu « Edition ».
3. Choisissez la commande « Coller » du menu « Edition ».
4. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez taper un nouveau nom.

Page : 50 MicroSoft Access Version 7.0


Supprimer un état
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez l'état à supprimer.
2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».
3. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la
suppression.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 51


Modification d'un état

Lorsque vous passez en « mode création », MicroSoft Access affiche la fenêtre ci-dessous:

Mode Création
Aperçu avant inpression
Echantillon de l'aperçu
Trier et regrouper
Propriétés
Liste des champs
Boîte à outils
Palette des couleurs

Sections
Modifier les dimensions

Liste des champs

Changement de mode Boîte à outils


Aperçu avant inpression Trier et regrouper Propriétés

Modifier les dimensions

Sections

Cette fenêtre est partagée en plusieurs parties appelées Section. La section Détail est la zone
dans laquelle vous allez créer votre état. Un état peut contenir 4 sections :

• Une section détail.


• Des sections, En-tête de groupe et Pied de groupe qui contiennent les données affichées en
début et fin de chaque groupe, dans le cas où l'état est basé sur une requête comportant des
regroupements.
Page : 52 MicroSoft Access Version 7.0
• Une section En-tête d'état et Pied d'état qui contient les données affichées au début de la
première page et en fin de dernière page.

• Des sections En-tête de page et Pied de page qui contiennent les données affichées en début
et en fin de chaque page.

Dimensions d'une section


Pour changer les dimensions d'une section :

1. Sélectionnez l'icône de la boîte à outils.


2. Placez le curseur de la souris sur le bord de la section (le curseur se transforme), déplacez la
souris pour redimensionner la section.
Création d'une section En-tête/Pied d'état
Pour créer une section En-tête et une section Pied d'état, appelez la commande « En-tête/Pied
d'état » du menu « Disposition ».
Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez y placer n'importe quel contrôle.

Création d'une section En-tête/Pied de page


Pour créer une section En-tête et une section Pied de page, appelez la commande « En-
tête/Pied de page » du menu « Disposition ».
Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez également y placer n'importe quel
contrôle.

Création d'une section de groupe


Pour définir une section de groupe, appelez la commande « Trier et regrouper » du menu
« Affichage » ou bien cliquez sur l'icône de la barre d'icônes.

Propriétés d'une section


Propriété Sections Fonction
Saut de page En-tête/Pied de groupe Permet d'indiquer si l'impression de la section doit être
En-tête/Pied d'état précédée ou suivie d'un saut de page.
Détail

Nouvelle Ligne En-tête/Pied de groupe Permet d'indiquer si, dans une impression en multi-
ou colonne En-tête/Pied d'état colonnes, la section doit être imprimée sur une nouvelle
Détail ligne ou une nouvelle colonne ou bien suivie d'un retour
ligne ou d'un changement de colonne.

Section insécable En-tête/Pied de groupe Si vous choisissez "Oui", la section sera obligatoirement
En-tête/Pied d'état imprimée en entier sur une page.
Détail

Visible Toutes Permet de masquer une section à l'impression.

Au formatage Toutes Permet de spécifier le nom d'une macro ou d'une


fonction à exécuter lorsque l'état est mis en forme.

Sur impression Toutes Permet de spécifier le nom d'une macro ou d'une


fonction à exécuter lorsque l'état est imprimé.

Auto-extensible En-tête/Pied de groupe Permet d'indiquer si la taille de la section peut être


Auto-réductible En-tête/Pied d'état modifiée automatiquement afin de s'ajuster à la taille de
l'enregistrement (en tenant compte des lignes vierges).
Détail

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 53


Hauteur Toutes Hauteur de la section.

Apparence Toutes Aspect de la section (couleur ou 3D).

Couleur du fond Toutes Pour changer la couleur du fond, choisissez "Palette"


dans le menu "Affichage". Cliquez sur la section, puis
choisissez la couleur dans la ligne "Fond" de la palette.

Page : 54 MicroSoft Access Version 7.0


Les contrôles de la boîte à outils

Les outils utilisés pour créer des contrôles sont identiques, que ce soit pour les formulaires ou les
états. Cependant certains de ces outils se prêtent mal aux états; c'est le cas des zones de liste, des
zones de liste modifiable, des boutons de commande et des boutons bascule.

Pointeur de sélection Assistant contrôle


Etiquette de texte Zone de texte
Groupe d'options Bouton bascule
Bouton d'options Case à cocher
Liste modifiable Zone de liste
Bouton de commande Image
Cadre d'objet Cadre d'objet
indépendant dépendant
Saut de page Sous état
Trait Rectangle

Modification des « propriétés par défaut » des contrôles


Pour modifier les propriétés qui seront prises par défaut :

1. Cliquez sur dans la barre d'outils.


2. Cliquez sur le contrôle que vous désirez modifier.

3. Dans la feuille de propriétés, modifiez les paramètres pour qu'ils deviennent les valeurs par
défaut.

Le Pointeur

Outil de sélection d'objets

Le contrôle "Étiquette"

Écriture d'une étiquette (titre, commentaire etc..). Pour un retour à ligne appuyer sur
CTRL+Return

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 55


1. Sélectionnez l'outil
2. Positionnez le cadre dans la feuille d'état
3. Tapez le texte

Le contrôle "Zone de texte"

Ce contrôle va servir à afficher un texte libre dans le rectangle de gauche


(étiquette) et à mettre une valeur calculée dans le rectangle de droite (formule,
champ d'une table ou d'une requête).

Pour déplacer cet objet


Placer le pointeur ici
Pour déplacer cet objet
Placer le pointeur ici

Pour déplacer l'ensemble placer le


pointeur de souris ici

Exemple d'une zone de texte avec une formule:

1. Sélectionnez l'outil « Zone de texte ».


2. Placez le contrôle sur la feuille d'état ou le formulaire.
3. Sélectionnez le texte de l'étiquette(à gauche), puis retapez votre texte (Imprimé le :).
4. Sélectionnez le texte du cadre de droite, puis tapez la formule (=Maintenant() ).
3 4

Cliquez sur Vous obtenez cela :

Page : 56 MicroSoft Access Version 7.0


Exemple d'une zone de texte qui affiche des champs d'une table

1. Cliquez sur le bouton « Liste des champs » dans la barre d'outils ou choisissez « Liste des champs »
dans le menu « Affichage ».
2. Sélectionnez le ou les champs (sélectionnez le premier, puis les suivants avec la touche CTRL)
3. Faites glisser la sélection de la liste vers l'état.
2

4- Si vous désirez modifier l'étiquette, sélectionnez-la, puis modifiez le texte.


5- Choisissez « Propriété » dans le menu « Affichage » ou cliquez sur dans la barre d'icônes.
7

6
4

6. Tapez le libellé de l'étiquette.


7. Refermez la boîte de dialogue.

Le contrôle Groupe d'options (voir page 79)

Le contrôle Bouton bascule (voir page 78)

Le contrôle Case d'options (voir page 77)

Le contrôle Case à cocher (voir page 78)

Liste modifiable (voir page 84)

Le contrôle Zone de liste (voir page 84)

Le contrôle Bouton de commande (voir page 82)

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 57


Le contrôle Graphique
Avant de créer un graphique, il faut décider de la source de ses données. Si toute l'information
nécessaire se trouve dans une seule table, cette table sera la source. Bien souvent, hélas les
données proviennent de plusieurs tables. Il faut dans ce cas créer une requête sur laquelle sera
basé le graphique. La source de données, qu'il s'agisse d'une table ou d'une requête, comprend
généralement une combinaison des champs suivants:

• Le(s) champ(s) contenant les données à représenter sous forme graphique. Un de ces champs
au moins doit être numérique.
• Le(s) champ(s) contenant les étiquettes qui identifient les valeurs dans le graphique.
• Le(s) champ(s) de liaison si le graphique doit être régénéré enregistrement par enregistrement.
Les valeurs du champ de liaison doivent correspondre - enregistrement par enregistrement - aux
valeurs d'un autre champ dans l'état ou le formulaire. C'est grâce à ces champs que le
grapheur différencie les données à associer à chaque enregistrement.

Exemple :
Dans cet exemple le formulaire est basé sur une requête qui fournie pour chaque élève, les nom
et prénom, adresse et les notes de grammaire, d'orthographe et lecture.
Nous allons construire un formulaire qui représente ces 3 notes graphiquement.

1. Dans la fenêtre « Base de données », cliquez sur l’onglet « Etats ».


2. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau ».
1

3. Dans la fenêtre « Nouvel état », sélectionnez « Assistant graphique ».


4. Sélectionnez la table ou la requête sur laquelle doit être basé l’état, puis cliquez sur « Ok ».

Page : 58 MicroSoft Access Version 7.0


L’assistant graphique est maintenant lancé, il vous reste à répondre à ses questions.

5. Sélectionnez un à un les champs devant être représenté graphiquement.


6. Cliquez sur le bouton pour le faire passer dans la fenêtre de droite, puis cliquez sur « Suivant ».

7. Choisissez le type de graphique, puis cliquez sur « Suivant ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 59


L’assistant vous propose ensuite la fenêtre ci-dessous.

8. Nous allons faire glisser un à un les champs à représenter graphiquement dans la fenêtre
« Données ».
Par défaut, l’assistant propose de synthétiser les données en en faisant la somme. Dans notre
exemple nous voulons utiliser les données telles qu’elles sont dans la requête.
9. Double cliquez sur chaque champ de façon à ouvrir la fenêtre « Synthétiser », puis choisissez
la fonction à appliquer.
10. Cliquez sur le bouton « Ok », puis recommencez les étapes 9 et 10.
11. Cliquez sur « Suivant ».

10

11

La dernière étape vous permet de :

12. Donner un titre au graphique.


13. D’afficher ou pas une légende.
14. ect..
15. Cliquez sur le bouton « Terminer ».

12

13

15

Lorsque vous quittez l’assistant graphique, le graphique apparaît dans votre état. Il vous reste
ensuite à le mettre en forme.

Page : 60 MicroSoft Access Version 7.0


Mettre en forme un Graphique
Vous avez ensuite la possibilité de faire des modifications de mise en forme, exactement comme
vous le feriez dans le grapheur « Excel ».
Pour avoir accès à la barre de menu du grapheur, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le graphique, de manière à le sélectionner.
2. Placez la main au milieu du graphique, puis double cliquez.

La fenêtre du grapheur est représentée ci-dessous. D’un manière générale, pour modifier un
objet du graphique, il faut faire un double clic sur cet objet.

Exemple :
Pour modifier l’échelle des valeurs de l’axe des y :

1. Double cliquez sur l’axe des y, la fenêtre « Format d’axe » s’ouvre.


2. Dans la fenêtre « Format d’axe », cliquez sur l’onglet « Echelle », puis modifiez les valeurs.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 61


Le contrôle "Sous état"
Un sous état ou un sous formulaire est un état ou un formulaire placé dans un autre état ou un autre
formulaire. Ceci est pratique lorsque, par exemple un état doit contenir à la fois des données sous
forme de fiche et des données sous forme de tableau; Ou lorsque, sur un même état vous voulez
effectuer des niveaux de regroupements différents. Ou encore lorsque l’état doit comporter un
graphique.

Exemple :
Nous venons de voir comment créer un état contenant un contrôle graphique. Cet état, nommé
« Graph », nous allons l’incorporer dans l’état ci-dessous, nommé « Relevé de notes ».
L’état « Graph » sera alors considéré comme un sous état de l’état « Relevé de notes ».

Nous avons donc, d’une part :


La table « Eleves »

et l’état « Relevé de notes » basé sur la table « Eleves ».

Et d’autre part :

La table « notes »

Page : 62 MicroSoft Access Version 7.0


La requête « Graph »

et enfin l’état « Graph ».

Notes de Français

20

15 13,16
9,17
10 6,92

0
Grammaire Orthographe Lecture

ATTENTION :
Etant donné que l’état « Relevé de notes » est basé sur la table « Eleves » et que l’état « Graph »
est lui basé sur la requête « Graph », il faut que cette requête sélectionne, pour chaque
enregistrement de la table « Eleves » l’enregistrement correspondant dans la table « Notes ».
Il faut donc que le critère de sélection de la requête « Graph » soit par exemple les champs
nom et le prénom de l’état « Relevé des Notes ».

Il reste maintenant à incorporer l’état « Graph » dans l’état « Relevé de Notes ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 63


1. Affichez la fenêtre « Base de données ».
2. Sélectionnez l’onglet « Etat ».
3. Sélectionnez l’état « Relevé de Notes ».
4. Cliquez sur le bouton « Modifier », l’état s’affiche .
5. Sélectionnez l’état « Graph »
6. Faites-le glisser sur l’état « Relevé de Notes ».
2 1

5 3
6

L’état « Graph » est maintenant un sous-état de l’état « Relevé de Notes », il ne vous reste plus qu’a
demander « l’aperçu avant impression ».

Page : 64 MicroSoft Access Version 7.0


Le contrôle Cadre indépendant
Un cadre d'objet dépendant sert à afficher un objet OLE si vous avez coché l’option « Créer
nouveau », ou une image si vous avez coché l’option « A partir d’un fichier ». Un cadre d'objet
indépendant est similaire à une étiquette. Les étiquettes et les cadres d'objets indépendants
servent à enrichir les formulaires et les états.

Créer ou incorporer un document existant

1. Ouvrez l'état ou le formulaire


2. Cliquez sur le cadre « Objet indépendant » de la boîte à outils.
3. Dans le formulaire ou l'état, cliquez là où vous souhaitez placer le
coin supérieur gauche du cadre de l'objet, et délimitez
l'encombrement en faisant glisser la souris sur le coin opposé.
4. MicroSoft Access affiche la liste des objets disponibles

5. Sélectionnez « Créer nouveau » ou « A partir d'un fichier ».


6. Sélectionnez le type d'objet ou le fichier contenant l’image.
7. Quittez en cliquant sur « OK ».

Le contrôle Cadre dépendant


Un cadre d'objet dépendant sert à afficher un objet OLE stocké dans une table. Un tel contrôle
permet de modifier des images dans un formulaire ou un état, enregistrement par enregistrement,
comme on le ferait avec des zones de texte.

Pour créer un cadre d'objet dépendant:


1. Ouvrez l'état ou formulaire.
2. Cliquez sur le cadre « Objet dépendant » de la boîte à outils
3. Lorsque le cadre est sélectionné, cliquez sur le bouton pour
afficher les propriétés de l’objet, puis dans la fenêtre
« Propriétés - Source contrôle», sélectionnez le champ
correspondant.
Ou
2 2. Affichez la liste des champs en cliquant sur le bouton dans
la barre d'outils.
3. Faites glisser le nom du champ qui stocke l'objet OLE sur le
formulaire ou l'état, Access crée un cadre d'objet dépendant
associé à ce champ.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 65


Le contrôle Trait

1. Sélectionnez l'outil « Trait » dans la boîte à outils.


2. Cliquez dans l'état ou le formulaire là où vous voulez une des
extrémités du trait et déplacez la souris en gardant le bouton
enfoncé jusqu'à l'autre extrémité du trait.

Le contrôle Rectangle

1. Sélectionnez l'outil « Rectangle » dans la boîte à outils.


2. Cliquez dans l'état ou le formulaire là où vous voulez le coin
supérieur gauche du rectangle et déplacez la souris vers le
coin inférieur droit en gardant le bouton enfoncé, relâchez le
bouton.

Le contrôle Saut de page

1. Sélectionnez l'outil « Saut de page » dans la


boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire ou l'état à
l'endroit où vous désirez un saut de page.

Page : 66 MicroSoft Access Version 7.0


Les modèles de contrôles
Si vous placez plusieurs fois le même type de contrôle avec les mêmes propriétés, procédez
comme suit :

1. Créez votre contrôle et définissez les propriétés du contrôle.


2. Sélectionnez le contrôle puis activez la commande « Définir les paramètres par défaut du
contrôle » du menu « Format »
3. Choisissez ensuite, dans la boîte à outils, le bouton correspondant au nouveau contrôle, puis
placez-le dans l'état ou le formulaire. Ce contrôle prend automatiquement les propriétés du
contrôle défini comme modèle.

Alignement, empilement des contrôles

Pour aligner des contrôles les uns par rapport aux autres :

1. Sélectionnez les contrôles à aligner entre eux.


2. Utilisez une des options des commandes « Aligner.... » du menu « Format »

Pour empiler les contrôles :

Sélectionnez le contrôle, puis activez la commande « Premier plan » ou « Arrière plan » du menu
« Format ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 67


LES FORMULAIRES

1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l'onglet symbolisant les formulaires.
2. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau ».
1

Pour la création d’un formulaire ou d’un état, Access vous offre 3 possibilités :
a/ Créer le formulaire de toutes pièces, sans aucune aide, c’est le « Mode création ».
b/ Créer le formulaire de façon totalement automatique : « Colonne simple » et « Tabulaire ».
c/ Créer le formulaire à l’aide d’un assistant, c’est le mode « Assistant formulaire ».

Création d'un formulaire automatiquement

Assistant Colonne simple


Les champs de chaque enregistrement seront affichés les uns en dessous des autres.

Page : 68 MicroSoft Access Version 7.0


Assistant Tabulaire
Les champs seront affichés les uns à côtés des autres sous forme de tableau, avec un enregistrement par
ligne.

Création d'un formulaire avec l'assistant

1. Sélectionnez la table ou la requête à utiliser.


2. Cliquez sur "Assistant Formulaire".
2

3. Choisissez les champs que vous voulez voire apparaître dans le formulaire.

Ajoute le champ sélectionné


Ajoute tous les champs

Retire le champ sélectionné

Retire tous les champs


3

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 69


4. Choisissez la présentation.

5. Le style

6. Donnez un nom au formulaire.

Page : 70 MicroSoft Access Version 7.0


7.Vous obtenez ceci :

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 71


Modification d’un formulaire.

Lorsque qu’un formulaire à été créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez toujours le modifier.

Dans la barre d’outils, cliquez sur pour passer en « création ».

Propriétés d'un formulaire


Le formulaire, de même que les contrôles et les objets, possèdent un certain nombre de
caractéristiques modifiables appelés « Propriétés ».
Pour afficher la fenêtre de modification, sélectionnez le formulaire à l'aide de la commande
« Sélectionner le formulaire » du menu « Edition », puis activez la commande « Propriétés... » du
menu « Affichage ».ou cliquez sur

Propriétés Fonction
Source Nom de la table à laquelle appartient les champs. (permet de créer des
formulaires avec des données de plusieurs tables).

Légende Texte affiché dans la barre de titre du formulaire.

Sur activation Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
activé.

Sur insertion Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un nouvel
enregistrement est saisi (au premier caractère saisi).

Sur suppression Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
supprimé.

Avant MAJ, Après MAJ Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
modifié. Exécution soit avant, soit après la mise à jour de l'enregistrement.

Sur ouverture Contient une macro ou une fonction à exécuter soit à l'ouverture, soit à la
Sur fermeture fermeture.

Page : 72 MicroSoft Access Version 7.0


Propriétés Fonction
Menu Contient le nom d'une macro de la barre de menus à affecter au formulaire.

Affich par défaut Affich par défaut sert à indiquer le mode d'affichage standard du formulaire:
Affich autorisé soit simple (un seul enregistrement affiché à la fois), soit continu (plusieurs
enregistrements affichés à la suite, chacun dans un formulaire), soit feuille de
données (affichage par défaut en mode tableau).
Affich autorisé indique les types d'affichage autorisés pour le formulaire : soit
feuille de donnée (affichage interdit en mode formulaire), soit formulaire
(affichage interdit en mode feuille de donnée), soit les deux.

Permet MAJ Permet d'indiquer quelles sont les tables modifiables avec le formulaire : soit
aucune, soit générale(toutes les tables sont modifiables), soit limitée(seules les
tables par défaut sont modifiables).

Barre défilement Permet d'indiquer si on doit afficher les barres de défilement.

Filtrage autorisé Donne ou pas, l'autorisation d'utiliser les commandes de filtrage du menu
"Enregistrements".

Grille X, Grille Y Indique les valeurs permettant d'ajuster les contrôles.

Police imprimante Indique si les polices disponibles doivent être seulement celles de l'imprimante
sélectionnée (option Oui), ou bien toutes celles utilisables à l'écran.

Taille ajustée Avec l'option "Oui", le formulaire sera ajusté de façon à afficher un
enregistrement complet. Dans le cas contraire, il sera ouvert à la taille qu'il
avait lors de sa dernière fermeture.

Verrouillage Mode de verrouillage des enregistrements en environnement multi-utilisateurs:


Aucun (automatiquement verrouillés), Enr modifié (enregistrement en cours
verrouillé durant la modification), Général (tous les enregistrements sont
verrouillés).

Fen indépendante Ces propriétés affectent les sous-formulaires. Fenêtre indépendante (il est
Fen modale ouvert par-dessus les autres fenêtres), Fen modale ou non (Une fenêtre modale
Afficher sélecteur reste active tant qu'elle n'est pas fermée), Afficher sélecteur sert à afficher ou
non les sélecteurs d'enregistrements.

Largeur Indique la largeur du formulaire.

Fichier Aide Pour utiliser ces fonctionnalités, il faut posséder le compilateur d'aide de
Contexte Aide MicroSoft. Fichier Aide, nom du fichier contenant l'aide attaché au formulaire.
Contexte Aide, numéro de la rubrique du Fichier Aide.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 73


Les différentes sections d’un formulaire.
La fenêtre d’un formulaire est partagée en plusieurs parties appelées Section.
La section Détail est la zone dans laquelle vous allez créer votre formulaire. Un formulaire peut
contenir 5 sections :
Il est également possible de créer d’autres sections, à l’aide des commandes « En-tête/Pied de
formulaire » et « En-tête/Pied de page » du menu « Affichage ».
Vous pouvez placer dans ces sections, les contrôles qui vous conviennent.

Dimensions d'une section


Pour changer les dimensions d'une section :

1. Sélectionnez l'icône de la boîte à outils.


2. Placez le curseur de la souris sur le bord de la section (le curseur se transforme), déplacez la
souris pour redimensionner la section.

Les propriétés des sections

Pour modifier les propriétés d’une section, cliquez sur la section, puis cliquez sur

Page : 74 MicroSoft Access Version 7.0


Placement de champs
1. Pour placer un champ dans un formulaire ou un état, activez la commande « Liste des champs »
du menu « Affichage », ou cliquez sur
2. Faites glisser un champ de la boîte « Champs », vers le formulaire ou l'état.
3. Access affiche sur le formulaire, une étiquette, destinée à contenir le nom du champ
4. Access affiche sur le formulaire une zone de texte, destinée à contenir le contenu du champ.

3 4

Propriétés des contrôles


Pour changer les propriétés d'un contrôle, sélectionnez-le, puis activez la commande
« Propriétés... » du menu « Affichage », Access affiche une liste de propriétés qui peuvent être
différentes d'un contrôle à l'autre.

Police
Certaines propriétés, comme la police, les attributs de caractères, ou l'alignement peuvent être
modifiés directement à partir de la barre d'icônes.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 75


Dimensions
Pour modifier la position ou les dimensions d'un contrôle, activez la commande « Propriétés... » du
menu « Affichage ».

x du coin supérieur gauche


Y du coin supérieur gauche

Dimensions du contrôle

Apparence
Pour un contrôle, vous avez le choix entre 6 apparences : à 2 dimensions, relief, 3D enfoncé, gravé,
ombré et ciselé.

Visibilité
Un contrôle peut être visible ou invisible. Pour modifier sont état, utilisez la propriété « Visible » dans
la fenêtre de propriété.

Validation
Si vous voulez qu'Access vérifie la saisie dans un contrôle, vous pouvez entrer dans la zone « Valable
si », une expression. Les zones avant MAJ et après MAJ vous permettent de préciser le moment où
Access doit faire la vérification.
Vous pouvez également utiliser la zone « Message si erreur » pour envoyé un message à l'utilisateur
en cas de non-validité de la saisie.

Couleur

Pour Modifier la couleur d'un contrôle (fond, texte ou bordure), cliquez sur .

Page : 76 MicroSoft Access Version 7.0


Le contrôle « Étiquette » (voir page 55)

Le contrôle « Zone de texte »(voir page 56)

Propriétés des zones de texte


Propriété Signification
Texte barre d'état Le texte tapé dans cette zone est affiché dans la
barre d'état lorsque le contrôle est actif.

Sur entrée Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque


Sur sortie l'utilisateur active, désactive ou fait un double clic
Sur double clic sur le contrôle.

Valeur par défaut Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.

Activé Permet de préciser si l'on peut activer ou non le


contrôle en cliquant dessus.

Verrouillé Permet de spécifier si l'on peut ou non, saisir du


texte dans le contrôle

Barre de défilement Affiche ou pas une barre de défilement

Auto-Extensible Permet de préciser que le contrôle peut être


Auto-réductible agrandi automatiquement par Access.

Le contrôle « Case d'options »

Les cases d'options sont composées d'un cercle suivi d'une étiquette . Lorsque l'on clique sur ce
cercle, un rond noir apparaît, on dit que l'option est sélectionnée.

Pour créer une case d'options :


1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle.

Pour créer une case d'options dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété
« Source contrôle » de la case d'options.

Propriétés des cases options"

Propriété Signification
Valeur contrôle Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque
celui-ci est activé.

Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la


modification, ni la suppression de données.
NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et
la suppression de données.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 77


Le contrôle « Case à cocher »

Les cases à cocher sont composées d'un carré suivi d'une étiquette. Lorsque l'on clique sur ce
carré, une croix apparaît (si il était vide) ou disparaît (si la croix existait). Lorsqu'une croix figure dans
le carré, on dit que l'option est sélectionnée.

Pour créer une case à cocher :


1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle.

Pour créer une case à cocher dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété
« Source contrôle » de la case à cocher.

Propriétés des cases à cocher

Propriété Signification
Valeur contrôle Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque
celui-ci est activé.

Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la


modification, ni la suppression de données.
NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et
la suppression de données.

Le contrôle « Bouton bascule »

Les boutons bascules sont des boutons qui reste enfoncés lorsque l'on clique dessus.

Pour créer un bouton bascule :


1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle.

Propriétés des boutons bascules

Propriété Signification
Légende Texte affiché dans le bouton.

Image Nom de l'image affichée dans le bouton (image Bitmap .BMP).

Valeur contrôle Valeur affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsqu'on clique
dessus. Cette valeur doit être un entier positif.

Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la


modification, ni la suppression de données.
NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et
la suppression de données.

Page : 78 MicroSoft Access Version 7.0


Le contrôle « Groupe d'options »

Un groupe d'options est un cadre possédant une étiquette et permettant d'encadrer des contrôles
qui doivent fonctionner ensemble (de façon à ne pouvoir sélectionner qu'une seule option).

Les contrôles que vous pouvez mettre dans un groupe d'options sont :
• les case d'options.
• les cases à cocher.
• les boutons bascules.

Pour créer un groupe d'options à l’aide de l’assistant:

1. Sélectionnez l'outil dans la boîte à outils.


2. Activez l’assistant, en cliquant sur le bouton se trouvant dans la barre d’outils.
3. Positionnez le pointeur de souris là où vous désirez disposer le coin supérieur gauche du
rectangle.
4. Déplacez la souris vers le coin opposé. A ce moment précis un assistant vous prend en charge.
5. Tapez autant de noms que vous désirez d'étiquettes.
6. Cliquez sur « Suivant »

7. Désignez éventuellement l'option qui doit être prise par défaut, puis cliquez sur « Suivant »..

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 79


8. Décidez des valeurs à donner à chaque option.

9. Si le contrôle est associé à un champ, choisissez le champ dans la liste déroulante.

10. Choisissez le type de contrôles


11. Choisissez le style des contrôles

10

11

Page : 80 MicroSoft Access Version 7.0


12. Donnez un nom au contrôle, puis cliquez sur « Terminer ».

12

Propriétés des groupes d'options

Propriété Signification
Source contrôle Permet de spécifier le champ dont dépend le
contrôle. Cela sert à modifier le contenu d'un
champ en fonction de l'option sélectionnée.

Texte barre d'état Tapez le texte à afficher dans la barre d'état


lorsque le contrôle est activé.

Sur entrée Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque


Sur sortie l'utilisateur active, désactive ou fait un double clic
Sur double clic sur le contrôle ou son étiquette.

Valeur par défaut Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.

Activé Permet de préciser si l'on peut activer ou non le


contrôle en cliquant dessus.

Verrouillé Permet de spécifier si l'on peut ou non, saisir du


texte dans le contrôle.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 81


Le contrôle « bouton de commande ».

Les boutons de commande sont des boutons classiques donnant lieu à une action lorsque l'on
clique dessus.

Pour placer un bouton de commande à l’aide de l’assistant:

1. Sélectionnez l'outil dans la boîte à outils.


2. Cliquez sur le formulaire à l'emplacement où vous désirez placer le bouton.
3. Si l'option « Assistant contrôle » du menu « Affichage » est actif, vous êtes pris en charge par
l'assistant :
4. Sélectionnez une catégorie, et éventuellement une action.

5. Sélectionnez le texte que vous voulez voire apparaître sur le bouton. A la place du texte, vous
avez possibilité de mettre une image prédéfinie. Le bouton « Parcourir » vous permet d’aller
sélectionner une image se trouvant sur la disque.

Page : 82 MicroSoft Access Version 7.0


6. Donnez un nom au bouton.

Propriétés des boutons de commande


Légende C'est le texte affiché dans le bouton.

Image Nom de l'image affichée dans le bouton, (image Bitmap .BMP).

Transparent Permet de rendre le bouton transparent. Vous pouvez de cette façon placer
un bouton par dessus un contrôle.

Auto répétition L'option Oui permet d'exécuter la macro associée dans la rubrique "Sur
pression", s'exécute tant que le bouton est enfoncé.

Texte barre d'état Texte qui sera affiché dans la barre d'état lorsque le contrôle sera actif.

Sur pression Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque l'utilisateur clique sur le
Sur entrée bouton(sur pression) ou lorsqu'il devient actif (sur entrée) ou lorsqu'il n'est plus
Sur sortie* actif (sur sortie) ou lorsque l'on double clic.
Sur double clic
Actif par défaut Si vous choisissez Oui le bouton sera sélectionné par défaut dans le formulaire.

Afficher Permet d'indiquer si on veut que le contrôle soit visible à l'écran et/ou à
l'impression.

Activé Permet de préciser si le contrôle peut être activé en cliquant dessus.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 83


Le contrôle « Liste modifiable »

Pour placer une liste modifiable dans un formulaire :


1. Cliquez sur l'outil de la boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire, là où vous désirez placer la liste.
3. Supprimez éventuellement l'étiquette.

Le contrôle « Zone de liste »

Pour placer une zone de liste dans un formulaire :


1. Cliquez sur l'outil de la boîte à outils.
2. Cliquez dans le formulaire, là où vous désirez placer la liste.
3. Supprimez éventuellement l'étiquette.

Les listes peuvent contenir différents types de données : des valeurs, des noms de champs issus
d'une table, ou le contenu du premier champ d'une table ou d'une requête.

• Pour remplir une liste avec des valeurs.


1. Sélectionnez l'option « Liste de valeurs » dans la propriété « Origine Source » et tapez la liste de
valeurs dans la propriété « Contenu ». (le point virgule est le séparateur de valeurs)
2. Dans la propriété « Source contrôle » indiquez le champ de la table sur laquelle le formulaire est
basé, afin que l'élément de la liste, sélectionné par l'utilisateur soit recopié dans ce champ.

Champ de la table associée


au formulaire qui sera mis à
jour par la sélection d'un élément
de la liste.

Largeur de la liste

Enumérez la liste, en mettant un


point virgule entre chaque élément.

Remarque : Si on considère qu'une liste de valeurs simule une table, l'exemple ci-dessus,
représente une table virtuelle d'un seul champ.
Pour simuler une table à 2 champs, il faut énumérer la liste de la façon suivante :
Contenu............. : 0;bleu;1;blanc;2;rouge;3;jaune;4;vert
0 bleu
1 blanc
2 rouge

Page : 84 MicroSoft Access Version 7.0


• Pour remplir une liste avec le champ d'une table.

1. Sélectionnez l'option « Table/requête » dans la propriété « Origine Source »; Dans la propriété


« Contenu » Inscrivez le nom de la table, ou de la requête, ou la requête elle-même.(Utilisez
l'assistant, il le fera pour vous).
2. Dans la propriété « Source contrôle » indiquez le champ de la table qui doit être mis à jour par la
liste.

Champ de la table associée


au formulaire qui sera mis à
jour par la sélection d'un élément
de la liste.

Largeur de la liste Nbre de colonnes de


la table liée à la liste

N° de la colonne qui contient


les informations pour la mise
à jour de la table.

• Pour remplir une liste à l'aide d'une table comprenant plusieurs champs.

La figure ci-dessous représente les relations entre les propriétés d'une liste et :
- La table associée à cette liste.
- Le formulaire qui contient la liste.
- La table sur laquelle est basée le formulaire.

Champ de la table associée


au formulaire qui sera mis à
jour par la sélection d'un élément
de la liste.

Pour afficher dans la liste


la 2ème colonne de la table
on affecte 0 à la largeur de
la colonne 1. Nbre de colonnes de
la table liée à la liste

N° de la colonne qui contient


les informations pour la mise
à jour de la table.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 85


Propriétés des listes
Propriété Signification
Source contrôle Permet de spécifier le champ associé au contrôle. Ce champ sera mis à jour
en fonction de l'option sélectionnée dans la liste.
Origine source Permet de choisir le type de données à afficher dans la liste.
Contenu Permet de saisir les valeurs (séparées par des points-virgules) à afficher dans la
liste ou bien la table de référence.
Nombre de colonnes Permet de préciser le nombre de colonnes que doit avoir la liste. Lorsque vous
affichez le contenu d'une table, chaque colonne contiendra le contenu d'un
champ.
En-tête colonnes Si l'option Oui est sélectionnée, la première valeur de la liste sera utilisée
comme titre de la liste et ne sera pas sélectionnable.
Largeur colonne Permet de définir la largeur des colonnes.
Colonne liée Permet d'indiquer le n° de la colonne dont le contenu doit être recopié dans le
champ indiqué au niveau de la propriété "Source contrôle".
Si vous tapez 0, c'est l'index de l'élément sélectionné qui sera inscrit dans le
champ.
Lignes affichées Permet d'indiquer dans une liste déroulante, le nombre de lignes à afficher, les
autres étant accessibles par l'ascenseur.
Largeur de liste Permet d'indiquer dans une liste déroulante, la largeur de la partie déroulante.

Texte barre d'état Texte qui sera affiché dans la barre d'état.
Limiter à liste L'option Oui permet de taper des valeurs qui ne figure pas dans la liste.
Sur entrée Nom de la macro ou de la fonction à exécuter lorsque l'utilisateur active,
Sur sortie désactive ou double-clic sur le contrôle.
Sur double-clic
valeur par défaut Valeur inscrite par défaut dans le contrôle.
Visible Permet de masquer la liste à l'impression.
Activé Permet de préciser si on peut activer ou non le contrôle.
Verrouillé Permet de spécifier si on peut saisir ou non dans le contrôle.

Les propriétés du contrôle Graphique (voir page 58)


Propriété Signification
Visible Permet de masquer le graphique à l'impression.

Afficher Permet de préciser si l'on veut que le graphique soit visible à l'écran et/ou à
l'impression.

Echelle Initiale, l'objet est affiché tel quel ; Proportionnel, l'objet est ajusté au cadre
dans les 2 dimensions (attention il peut être déformé) ; Zoom, l'objet est ajusté à
la plus petite des 2 dimensions du cadre (Pas de déformation).

Application OLE permet de sélectionner l'application d'origine de l'objet (MicroSoft Graph).

Origine source Permet de sélectionner le type de données à représenter : données d'une


table, d'une liste de valeurs ou des noms de champs d'une table.

Contenu Permet de saisir les valeurs à représenter (séparées par un point-virgule) ou la


table de référence ou une requête.

Page : 86 MicroSoft Access Version 7.0


Propriété Signification

Champs fils Permet de spécifier le nom des champs à utiliser (précédé éventuellement du
nom de table correspondante (séparé par un point).

Champs pères Permet de spécifier le nom des champs correspondant aux champs fils, dans le
formulaire.

Nombre de colonnes Permet de préciser le nombre de colonnes qui doivent être envoyées au
serveur OLE. Ce paramètre n'a généralement pas d'effet pour un graphique.

En-tête colonnes Avec l'option Oui activée, la première valeur de la liste (ou le nom du champ)
sera utilisée comme titre et ne sera donc pas utilisée comme donnée dans le
graphique.

Activé Permet de préciser si on peut ou non activer le contrôle en cliquant dessus.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 87


Le contrôle Sous formulaire (voir le contrôle Sous-état page 62)

Le contrôle Cadre indépendant (voir page 65)

Le contrôle Cadre dépendant (voir page 65)

Le contrôle Trait (voir page 66)

Le contrôle Rectangle (voir page 66)

Le contrôle Saut de page (voir page 66)

Ordre de parcours des champs d'un formulaire


Lorsque l'on se déplace dans un formulaire avec la touche « Tabulation », les contrôles sont
activés dans un ordre précis. Vous pouvez redéfinir cet ordre à l'aide de la commande « Ordre de
tabulation... » du menu « Affichage ».

Pour changer l'ordre :


1. Sélectionnez le contrôle à déplacer, en vous positionnant sur le carré gris de la ligne.
2. Toujours sur le carré gris de la ligne, faites glisser la ligne à sa nouvelle place.

Page : 88 MicroSoft Access Version 7.0


Déplacements dans un formulaire

Champ suivant TAB

Champ précédent
+ TAB

Changement de section F6

Sélectionner le contenu d'un champ F2

Lorsque le contenu d'un champ est


sélectionné : retour au 1er champ.

Lorsque le contenu d'un champ est


FIN
sélectionné : retour au dernier champ.

Premier champ du premier


enregistrement. CTRL
+
Dernier champ du dernier
enregistrement. CTRL
+ FIN

Pour aller sur n'importe quel champ.

Pour passer d'un sous formulaire au


champ suivant du formulaire principal.
CTRL
+ TAB

Pour passer d'un sous formulaire au 1er


champ du formulaire principal. CTRL
+ TAB
+
Enregistrement suivant/précédent.
OU

Pour se déplacer d'un enregistrement à


l'autre.

Enregistrement d'un formulaire


Lorsque vous quittez le mode "Création" en fermant le formulaire
ou en cliquant sur le sélecteur de mode
Access vous propose d'enregistrer le formulaire.

Toutefois, vous pouvez à tout moment utiliser la


commande "Enregistrer" du menu "Fichier".

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 89


Saisie en mode formulaire

Saisie de texte
Tapez tout simplement votre texte.

Saisie de valeurs numériques


Tapez les valeurs sans blanc, avec le séparateur décimal choisi dans Windows.

Saisie de date
Vous pouvez saisir les dates aux formats suivants : jj/mm/aa ou jj-mm-aa .......

Saisie de champs Oui/Non


Tapez Oui ou non, ou 0 pour non et toutes autres valeurs pour oui, ou Vrai pour Oui et faux pour
Non, ou Actif pour Oui et Inactif pour Non.

Si le champ est associé à une case à cocher :


Cochée = Vrai/Oui/Actif.
non cochée = Faux/Non/Inactif.

Saisie de champs mémos


Tapez simplement votre texte.

Saisie de champs OLE


Cliquez dans le champ et activez la commande « Objet... » du menu « Insertion ».

ou
à partir de l’application d’origine, effectuer un « Copier », revenez dans Access, sélectionnez le
champ, puis lancez la commande « Collage spécial » du menu « Edition ».

Page : 90 MicroSoft Access Version 7.0


Saisie d'un nouvel enregistrement
Appelez la commande « Ajout » du menu « Enregistrements ». Access ne vous affiche alors, que
les nouveaux enregistrements. Si vous désirez de nouveau tous les enregistrements de la table,
appelez la commande « Supprimer le filtre/Tri » du menu « Enregistrements ».

Sélection d'un champ


1. Cliquez sur l'étiquette contenant le nom du champ.
1

Sélection de l'enregistrement affiché


1. Cliquez dans la colonne gris clair à, gauche du formulaire, une fois sélectionnée cette colonne
devient gris foncé.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 91


Suppression d'enregistrement
1. Sélectionnez l'enregistrement de la manière décrite au-dessus.
2. Activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

Suppression d'un formulaire


1. Pour supprimer un formulaire, sélectionnez le formulaire en activant la commande « Sélectionner
le formulaire » du menu « Edition ».
2. Activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

Page : 92 MicroSoft Access Version 7.0


Les filtres

Les filtres sont des critères de sélection appliqués à la table principale d'un formulaire. Ils
permettent également de trier la base de données dans un ordre et sur un champ précis. Pour
pouvoir utiliser les filtres il faut être en mode « Formulaire » ou en mode « Feuille de données ».

Filtrer par Sélection


1. Ouvrer le formulaire en mode « Feuille de données ».
2. Sélectionner dans la feuille de données la valeur qui doit servir de critère.
3. Activez la commande « Filtrer par sélection » du menu « Enregistrements » ou cliquez sur .

1 3

4. Vous ne voyez que les enregistrements correspondant au critère défini précédemment.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 93


Filtrer par Formulaire
1. Sélectionnez la commande « Filtrer par formulaire » dans le menu « Enregistrements » ou
cliquez sur .

2. Dans la fenêtre ci-dessous, cliquez sous le ou les champs qui vont vous servir de critère.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez un critère.

2
2
3

4. Activez le filtre.
4

Page : 94 MicroSoft Access Version 7.0


Filtrer par Filtre/Tri Avancé
Si vos critères de tri sont très compliqués, vous pouvez utiliser cette dernière solution.
1. Dans le menu « Enregistrements », exécutez la commande « Filtre/Tri avancé ».

2. Une fenêtre « Requête »s'ouvre.

3. Dans la ligne « Champ » faites glisser le nom des champs qui vont servir de critères de filtrage.
4. Dans la ligne « tri », définissez l'ordre de tri.
5. Dans la ligne « Critères » entrez les critères de sélection.
6. Lorsque la définition de vos critères est terminée, cliquez sur pour revenir en mode
visualisation des enregistrements. Les critères seront appliqués à la table en cours.

Appuyez de nouveau sur ce bouton pour désactiver le filtre.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 95


Enregistrement d'un filtre
Lorsque vous fermez un formulaire, le filtre n'est pas enregistré. Vous pouvez, cependant,
enregistrer un filtre en tant que requête si vous souhaitez vous en servir ultérieurement.

1. Choisissez la commande « Enregistrer comme une requête » dans le menu « Fichier ».


2. Indiquez le nom du filtre et validez.

Utilisation d'une requête existante en tant que « Filtre »


Après avoir enregistré un filtre de formulaire en tant que requête, vous pouvez la réutiliser en tant
que filtre.
Vous pouvez également utiliser toutes requêtes simples, en tant que filtre de formulaire.
Pour utiliser une requête en tant que filtre, celle-ci doit répondre aux exigences suivantes:
• Elle doit être fondée sur la même table ou sur la même requête que le formulaire sur lequel vous
voulez l'utiliser.
• Elle ne doit pas inclure d'autres tables ou d'autres requêtes.
• Ce doit être une requête « Sélection » ne comportant pas d'analyse croisée.
• Elle ne doit pas inclure d'opérations.

1. Dans le menu « Enregistrements », exécutez la commande « Filtre/Tri avancé ».


2. Activez la commande « Charger à partir d'une requête » du menu « Fichier »
3. Dans la boîte de dialogue « Filtre à appliquer », sélectionnez la requête voulue et cliquez sur
« Ok ».

Page : 96 MicroSoft Access Version 7.0


LES MACROS

A quoi servent les macros ?

Une macro exécute automatiquement, une ou plusieurs tâches, appelées « actions ».


Avec MicroSoft Access vous pouvez automatiser toutes les tâches routinières, ce qui optimise le
fonctionnement de votre base et diminue considérablement les risques d'erreurs.

Principaux avantages des macros :

Liaison de formulaires et d'états


Il est fréquent de travailler simultanément sur deux formulaires. Avec une macro, vous pouvez
ajouter dans un formulaire un bouton de commande qui ouvre automatiquement le deuxième,
vous pouvez également ajouter un bouton qui imprime un état.

Recherche et filtrage automatique des enregistrements


Les macros accélèrent les opérations de recherche. Vous pouvez attacher une macro à un
bouton de façon à filtrer automatiquement un sous-ensemble d'enregistrements.

Définition de la valeur d'un contrôle


Les macros permettent de lier la valeur d'un contrôle au résultat d'un calcul ou à une valeur
provenant d'une autre table. Vous pouvez par exemple, utiliser une macro pour rechercher
automatiquement la valeur d'un champ, et placer cette valeur dans un contrôle du formulaire.

Vérification de la validité des données


Les macros sont également très appropriées au traitement et à la validation de données
spécifiques dans un formulaire. Lors d'une saisie, une macro peut très bien contrôler la validité d'un
champ et envoyer un message en cas de non-validité.

Automatisation des transferts de données


Les macros peuvent également être très utiles pour exporter automatiquement des données
dans un autre format de fichier.

Création d’un environnement de travail personnalisé


Vous pouvez créer une macro, qui ouvre automatiquement un groupe de requêtes, de
formulaires ou d'états dès, l'ouverture d'une base de données. Vous pouvez également
personnaliser les barres de menus des formulaires.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 97


La fenêtre Macro

Liste des actions possibles Commentaires facultatifs

Arguments de l'action Description de l'action choisie

La barre d'outils de la fenêtre macro


Exécuter
Exécuter pas à pas

Ouverture de la colonne
"Nom de macro"
Supprimer une ligne
Ouverture de la colonne
Insérer une ligne
"Condition"

Page : 98 MicroSoft Access Version 7.0


Création d'une macro

Pour créer une macro :

1. Dans la fenêtre « Base de données » sélectionnez l'outil « Macro »


2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
1

3. Dans la colonne « Action » de la fenêtre « Macro », sélectionnez l'action qui vous convient.

4
3

ou
3. Positionnez côte à côte la fenêtre « Base de données » et la fenêtre « Macro », comme dans
l’exemple de la page suivante.
• Dans la fenêtre « Base de données », cliquez sur le bouton du type d'objet à utiliser.
• Faites glisser l'objet vers une ligne vide de la colonne « Action » de la fenêtre « Macro ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 99


4
3

• Si vous faites glisser une table, une requête, un formulaire ou un état, Access ajoute
automatiquement l'action qui ouvre l'objet.
• Si vous faites glisser une macro, Access ajoute automatiquement l'action qui exécute la macro.

4. Dans la zone « Commentaire » vous pouvez expliquer l'action.


5. Complétez le cas échéant, les arguments de l'action.

Enregistrement d'une macro


Une macro doit être obligatoirement enregistrée avant d'être exécutée.

1. Choisissez « Enregistrer » du menu « Fichier ».

Exécution d'une macro

1. Cliquez sur dans la barre d'icônes, ou choisissez la commande « Exécuter » du menu


« Macro ».

Création d'un groupe de macros

Il est parfois utile de regrouper plusieurs macros en une seule. Pour ce faire, vous devez créer un
groupe de macros.

1. Créez une nouvelle macro, qui contiendra plusieurs macros.


2. Cliquez sur dans la barre d'icônes ou activez la commande « Nom de macro » du menu
« Affichage ».
3. Dans la colonne « Nom de macro », tapez le nom des macros.
4. Dans la colonne « Action », programmez les actions, comme pour une macro ordinaire.
Une macro peut contenir une ou plusieurs actions.

Page : 100 MicroSoft Access Version 7.0


Chaque nom est le début d'une macro
Nom du groupe Colonne supplémentaire
de macros

5. Choisissez « Enregistrer » du menu « Fichier » pour enregistrer le groupe de macros.

Comment faire référence à une macro faisant partie d'un groupe.


Pour appeler une macro faisant partie d'un groupe de macros, on donne le nom du groupe, et
le nom de la macro, les deux noms étant séparés par un point.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons les macros :


Ouvrir.Réalisateurs, Ouvrir.Acteurs, Ouvrir.Saisie etc..

Référence aux noms de contrôles dans les expressions


Il est souvent nécessaire de se référer à la valeur d'un contrôle dans une macro. Les expressions
faisant référence aux contrôles doivent respecter la syntaxe suivante.

Formulaires!Nomdeformulaire!nomdecontrôle
Etat!nomd'état!nomdecontrôle

Si le nom du formulaire ou du contrôle comporte un espace, vous devez mettre le nom entre
crochets:
Formulaires!Fournisseurs![n° de fournisseur]

Dans l'exemple ci-dessus on fait référence au contrôle « n° de fournisseur » du formulaire


« Fournisseurs ».

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 101


Expressions conditionnelles dans les macros
Il peut être utile d'exécuter une action ou une suite d'actions seulement si une condition
particulière est remplie.
Une condition est une expression logique, la macro suit un chemin ou un autre selon que la
condition est vraie ou fausse.

Pour ajouter une condition à une macro :

1. Cliquez sur dans la barre d'icônes ou activez la commande « Condition » du menu


« Affichage ».

Expression conditionnelle ces 2 actions seront exécutées


si la condition est vraie

Points de suite

2. Tapez une expression conditionnelle sur la ligne et la colonne appropriée.


3. Sélectionnez dans la colonne « Action », l'action à exécuter si la condition est vraie.
Si vous avez plus d'une action à exécuter ajoutez 3 points dans la colonne « Condition ».

Mise au point d'une macro

1. Ouvrez la macro.
2. Cliquez sur dans la barre d'icônes ou choisissez « Pas à pas » dans le menu « Macro ».

3. Exécutez la macro normalement en cliquant sur dans la barre d'icônes.

Page : 102 MicroSoft Access Version 7.0


Choisissez :

Pas à Pas Exécute l'action affichée.


Arrêter Interrompt l'exécution.
Continuer Désactive le mode "Pas à Pas". Si vous êtes dans un groupe de macro,
Access exécute le reste de la macro, mais reprend le mode "Pas à Pas"
lorsqu'il atteint une nouvelle macro.

Les macros dans les formulaires

Lorsque vous travaillez dans un formulaire, Access reconnaît certaines actions en tant
qu'événements. Le déplacement d'un enregistrement à un autre ,ou un clic sur un contrôle sont
des événements.
Vous avez la possibilité d'exécuter une macro en réponse à ces événements.

Liste des événements de formulaire et les propriétés pour y répondre

Evénement Propriété Utilisée pour


Ouverture d'un formulaire Sur Ouverture A l'ouverture d'un formulaire, mais avant
l'affichage du 1er enregistrement.
Activation d'un enregistrement Sur activation Avant qu'un enregistrement ne devienne actif
(à l'ouverture du formulaire ou au passage de
l'enregistrement suivant)
Insertion d'un nouvel Sur insertion Lorsque vous commencez à taper ou que
enregistrement vous définissez la valeur d'un contrôle dans un
nouvel enregistrement.
Modification des données dans Avant MAJ Après avoir quitté un enregistrement modifié et
un enregistrement avant ou après la sauvegarde des
après MAJ
modifications. Cet événement s'applique aux
enregistrements existants et nouveaux.
Suppression d'un enregistrement Sur suppression Lorsqu'il y a tentative de suppression, mais
avant qu'il ne soit effacé.
Fermeture d'un formulaire Sur fermeture Au moment de la fermeture d'un formulaire,
mais avant sa disparition de l'écran.
Sélection d'un contrôle Sur entrée Lorsque vous passez à un contrôle, mais juste
avant son activation.
Pression sur un bouton de Sur pression Au moment du clic.
commande
Modification des données dans Avant MAJ Après avoir quitté un contrôle modifié et avant
un contrôle ou après qu'Access n'accepte les
Après MAJ
modifications.
Double clic sur un contrôle Sur double clic Lorsque vous cliquez 2 fois sur un contrôle.
Sortie d'un contrôle Sur sortie Lorsque vous tentez de quitter un contrôle,
mais avant que celui-ci ne devienne inactif.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 103


Attacher une macro à un formulaire ou à un contrôle

1. Dans un formulaire en mode création, sélectionnez le formulaire en activant la commande


« Sélectionner le formulaire » du menu « Edition ».
Affichez la « Feuille de propriétés » en activant la commande « Propriétés » du menu
« Affichage ».
ou

1. Pour un contrôle, sélectionnez ce contrôle et activez la commande « Propriétés » du menu


« Affichage ».

2. Cherchez dans la fenêtre événement auquel vous désirez attacher une macro.
3. Sélectionnez dans la liste des macros celle qui vous convient, ou tapez directement le nom de
la macro. Si cette macro fait partie d'un groupe de macros, sélectionnez le nom du groupe puis
ajoutez un point et le nom de la macro.

exemple: MaMacro ou MomGroupe.Macro1

Page : 104 MicroSoft Access Version 7.0


Création d'un bouton de commande qui déclenche une macro

1. Ouvrez le formulaire qui doit contenir le bouton.


2. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur le bouton « Macro » de façon à afficher la liste
des macros.
3. Faites glisser la macro dans le formulaire, Access crée le bouton.

Filtrage des enregistrements


Si vous appliquez fréquemment des filtres différents à un formulaire, vous pouvez automatiser le
processus à l'aide de macros, déclenchées par des boutons.
L'action qui permet l'application automatique d'un filtre se nomme « AppliquerFiltre ».

1. Créez une nouvelle macro


2. Dans la colonne « Action » choisissez l'action « AppliquerFiltre ».

3. Dans « Nom du filtre » tapez le nom du filtre, si vous avez un filtre enregistré en tant que requête.
ou

3. Dans « Condition Where » tapez le critère de sélection (Ex: [MARQUE] = "Citroën")


4. Enregistrez la macro, puis définissez le bouton, comme nous l'avons vu précédemment.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 105


Création d'une barre de menus personnalisée attaché un formulaire

Vous pouvez créer une barre de menus personnalisée, comprenant vos propres menus attacher
à un formulaire. C'est une manière de personnaliser ses formulaires.
Exemple :
Nous voulons créer une barre de menus comme ceci :

1. En mode « Création », sélectionnez le formulaire.


2. Affichez les propriétés du formulaire.
3. Cliquez sur le générateur de menus.

4. Sélectionner « Barre de menu vide » pour créer une nouvelle barre de menu, ou sélectionnez
une barre de menu Access pour ajouter vos menus à une barre existante.
5. Cliquez sur « Ok ».

6. Tapez le libellé du menu ou du sous-menu.


7. Déterminez le niveau. (1er niveau c’est le nom du menu, les autres niveaux sont les commandes
du menu.

Page : 106 MicroSoft Access Version 7.0


Echo
Spécifie si MicroSoft Access met à jour l'écran de l'ordinateur lors de l'exécution d'une macro.
Vous pouvez utiliser cette action pour masquer ou afficher les résultats d'une macro en cours
d'exécution.

Echo actif Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par
défaut est Oui.
Texte barre état Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple,
"Macro en cours d'exécution".

EnvoiTouches
Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft
Windows active.

Touches Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application.
Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire.
Attendre Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient
traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

ExécuterApplication
Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft
Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access.

Ligne commande Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du
chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui
exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.

ExécuterCode
Exécute une procédure Function d'Access Basic.

Nom fonction Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la
fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.

ExécuterElémentMenu
Exécute une commande de menu MicroSoft Access

Barre menus Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La
liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent.
Cet argument est obligatoire.
Nom menu Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous
les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet
argument est obligatoire.
Commande Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu
que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est
obligatoire.
Commande Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée
secondaire d'un sous-menu.

ExécuterMacro
Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros.

Nom macro Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action
dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de
la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une
macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire.
Répéter compte Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi
que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois.
Répéter Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si
expression l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est
exécutée.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 113


ExécuterSQL
Exécute une requête action MicroSoft Access en utilisant l'instruction SQL correspondante.

Instruction SQL Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur
doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.

Fermer
Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est
indiquée.

Type objet Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la
section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre
active, laissez cet argument vierge.
Nom objet Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de
données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type
objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.

Imprimer
Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de
données, des états et des formulaires.

Imprimer Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de
l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous
spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est
Toutes.
De page Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet
argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
A page Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument
est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
Qualité impression Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon.
Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est
Haute.
Copies Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1.
Copies triées Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin
qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur
Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

OuvrirEtat
Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous
pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état.

Nom état Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer
tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Aperçu avant impression.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une
requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête
doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été
préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de
la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous
sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette
Clause WHERE au filtre.

Page : 114 MicroSoft Access Version 7.0


Pour ouvrir un état dans lequel la valeur d'un contrôle est égale à celle d'un contrôle dans un formulaire,
utilisez la syntaxe suivante :
[nomcontrôle dans un formulaire ouvert] =Forms!NomFormulaire![nomcontrôle dans un formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, si vous utilisez seulement le nom du contrôle dans
l'expression de cet argument, il se rapporte au contrôle de l'état qui est ouvert et non au formulaire ou à l'état
qui a appelé la macro.

OuvrirFormulaire
Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression
ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de
fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire.

Nom formulaire Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création,
Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Formulaire.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom
d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la
requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit
avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs
sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous
sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique
cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de
ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la
syntaxe suivante :
[nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle
dans le formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans
l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et
non au formulaire qui a appelé la macro.

Mode données Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires
ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout
(l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à
modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les
enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur
n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est
Modification.
Mode fenêtre Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans
le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le
formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les
propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont
paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 115


OuvrirRequête
Ouvre une requête Sélection ou Analyse Croisée en mode Feuille de données, en mode
Création ou en mode Aperçu avant impression. Exécute une requête action. Vous pouvez aussi
sélectionner un mode de saisie des données pour la requête.

Nom requête Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de
données en cours.
Affichage Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création
ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes
en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de
nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements
existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en
ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

OuvrirTable
Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant
impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table.

Nom table Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou
Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en
mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux
enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants),
Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de
nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

Quitter
Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de
la base de données.

Options Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez
MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en
demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets
sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les
objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.

RedessinerObjet
Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou
pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent
tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet.

Type objet Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou
Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif.
Nom objet Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez
l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.

Page : 116 MicroSoft Access Version 7.0


Réduire
Réduit la fenêtre active en icône en bas de la fenêtre MicroSoft Access.

Renommer
Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la
fenêtre Base de données.

Nouveau nom Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est
obligatoire.

Restaurer
Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente.

Sablier
Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro.

Sablier actif Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le
paramètre par défaut est Oui.

SélectionnerObjet
Sélectionne l'objet de la base de données spécifié.

Type objet Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments
de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire.
Nom objet Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est
obligatoire.
Dans fenêtre Base Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou
non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Non.

TransférerBase
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une
autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft
Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez
accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de
données.

Type transfert Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans
la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le
paramétrage par défaut est Importation.
Type base Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à
laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des
autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description
complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la
commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access.
Nom base Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à
laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet
argument est obligatoire.
Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers
différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu.
Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans
l'argument Destination (pour l'exporter).
Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour
voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft
Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la
table en mode Création et affichez les propriétés de la table.
Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la
chaîne de connexion de la table.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 117


Type objet Type de l'objet à importer ou à exporter. Si vous sélectionnez MicroSoft Access dans
l'argument Type base, vous pouvez sélectionner Table, Requête, Formulaire, Etat,
Macro ou Module dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez un autre type de base
de données ou choisissez, pour l'argument Type transfert, l'option Attacher, Type objet
est ignoré. Le paramétrage par défaut est Table.

Source Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou
attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il
s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF).
Cet argument est obligatoire.
Destination Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la
base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que
Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier
(par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour
l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les
données de la table importée.
Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à
son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1
et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2.
Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft
Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même
nom.
Structure Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft
seulement Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous
importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez
Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.

TransférerFeuilleCalcul
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un
fichier de tableur.

Type transfert Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste
déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage
par défaut est Importation.
Type feuille Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous
sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous
trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique
de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est
MicroSoft Excel.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access
ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft
Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul.
Nom fichier Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des
données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des
données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille
de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante.
Contient noms Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si
champs vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que
noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données
de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la
première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par
défaut est Non.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de
calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul
si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de
calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument.
Etendue Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de
calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou
spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet
argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.

Page : 118 MicroSoft Access Version 7.0


Echo
Spécifie si MicroSoft Access met à jour l'écran de l'ordinateur lors de l'exécution d'une macro.
Vous pouvez utiliser cette action pour masquer ou afficher les résultats d'une macro en cours
d'exécution.

Echo actif Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par
défaut est Oui.
Texte barre état Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple,
"Macro en cours d'exécution".

EnvoiTouches
Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft
Windows active.

Touches Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application.
Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire.
Attendre Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient
traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

ExécuterApplication
Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft
Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access.

Ligne commande Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du
chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui
exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.

ExécuterCode
Exécute une procédure Function d'Access Basic.

Nom fonction Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la
fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.

ExécuterElémentMenu
Exécute une commande de menu MicroSoft Access

Barre menus Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La
liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent.
Cet argument est obligatoire.
Nom menu Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous
les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet
argument est obligatoire.
Commande Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu
que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est
obligatoire.
Commande Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée
secondaire d'un sous-menu.

ExécuterMacro
Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros.

Nom macro Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action
dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de
la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une
macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire.
Répéter compte Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi
que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois.
Répéter Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si
expression l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est
exécutée.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 113


ExécuterSQL
Exécute une requête action MicroSoft Access en utilisant l'instruction SQL correspondante.

Instruction SQL Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur
doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.

Fermer
Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est
indiquée.

Type objet Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la
section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre
active, laissez cet argument vierge.
Nom objet Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de
données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type
objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.

Imprimer
Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de
données, des états et des formulaires.

Imprimer Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de
l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous
spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est
Toutes.
De page Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet
argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
A page Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument
est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
Qualité impression Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon.
Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est
Haute.
Copies Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1.
Copies triées Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin
qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur
Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

OuvrirEtat
Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous
pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état.

Nom état Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer
tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Aperçu avant impression.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une
requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête
doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été
préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de
la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous
sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette
Clause WHERE au filtre.

Page : 114 MicroSoft Access Version 7.0


Pour ouvrir un état dans lequel la valeur d'un contrôle est égale à celle d'un contrôle dans un formulaire,
utilisez la syntaxe suivante :
[nomcontrôle dans un formulaire ouvert] =Forms!NomFormulaire![nomcontrôle dans un formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, si vous utilisez seulement le nom du contrôle dans
l'expression de cet argument, il se rapporte au contrôle de l'état qui est ouvert et non au formulaire ou à l'état
qui a appelé la macro.

OuvrirFormulaire
Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression
ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de
fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire.

Nom formulaire Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création,
Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Formulaire.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom
d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la
requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit
avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs
sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous
sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique
cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de
ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la
syntaxe suivante :
[nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle
dans le formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans
l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et
non au formulaire qui a appelé la macro.

Mode données Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires
ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout
(l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à
modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les
enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur
n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est
Modification.
Mode fenêtre Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans
le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le
formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les
propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont
paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 115


OuvrirRequête
Ouvre une requête Sélection ou Analyse Croisée en mode Feuille de données, en mode
Création ou en mode Aperçu avant impression. Exécute une requête action. Vous pouvez aussi
sélectionner un mode de saisie des données pour la requête.

Nom requête Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de
données en cours.
Affichage Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création
ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes
en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de
nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements
existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en
ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

OuvrirTable
Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant
impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table.

Nom table Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou
Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en
mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux
enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants),
Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de
nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

Quitter
Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de
la base de données.

Options Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez
MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en
demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets
sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les
objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.

RedessinerObjet
Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou
pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent
tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet.

Type objet Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou
Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif.
Nom objet Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez
l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.

Page : 116 MicroSoft Access Version 7.0


Réduire
Réduit la fenêtre active en icône en bas de la fenêtre MicroSoft Access.

Renommer
Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la
fenêtre Base de données.

Nouveau nom Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est
obligatoire.

Restaurer
Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente.

Sablier
Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro.

Sablier actif Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le
paramètre par défaut est Oui.

SélectionnerObjet
Sélectionne l'objet de la base de données spécifié.

Type objet Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments
de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire.
Nom objet Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est
obligatoire.
Dans fenêtre Base Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou
non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Non.

TransférerBase
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une
autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft
Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez
accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de
données.

Type transfert Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans
la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le
paramétrage par défaut est Importation.
Type base Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à
laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des
autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description
complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la
commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access.
Nom base Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à
laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet
argument est obligatoire.
Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers
différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu.
Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans
l'argument Destination (pour l'exporter).
Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour
voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft
Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la
table en mode Création et affichez les propriétés de la table.
Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la
chaîne de connexion de la table.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 117


Type objet Type de l'objet à importer ou à exporter. Si vous sélectionnez MicroSoft Access dans
l'argument Type base, vous pouvez sélectionner Table, Requête, Formulaire, Etat,
Macro ou Module dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez un autre type de base
de données ou choisissez, pour l'argument Type transfert, l'option Attacher, Type objet
est ignoré. Le paramétrage par défaut est Table.

Source Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou
attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il
s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF).
Cet argument est obligatoire.
Destination Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la
base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que
Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier
(par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour
l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les
données de la table importée.
Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à
son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1
et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2.
Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft
Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même
nom.
Structure Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft
seulement Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous
importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez
Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.

TransférerFeuilleCalcul
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un
fichier de tableur.

Type transfert Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste
déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage
par défaut est Importation.
Type feuille Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous
sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous
trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique
de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est
MicroSoft Excel.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access
ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft
Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul.
Nom fichier Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des
données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des
données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille
de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante.
Contient noms Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si
champs vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que
noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données
de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la
première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par
défaut est Non.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de
calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul
si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de
calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument.
Etendue Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de
calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou
spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet
argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.

Page : 118 MicroSoft Access Version 7.0


Si vous importez à partir d'une feuille de calcul MicroSoft Excel, vous pouvez spécifier
la plage nommée Base_de_données en tapant Base_de_données pour cet
argument.
Lorsque vous exportez vers une feuille de calcul MicroSoft Excel, MicroSoft Access
crée une plage nommée Base_de_données dans la feuille de calcul contenant les
données de votre table.

TransférerTexte
Importe ou exporte du texte entre la base de données MicroSoft Access en cours et un fichier
texte.

Type transfert Type de transfert à effectuer. Vous pouvez importer ou exporter des données vers des
fichiers texte délimités ou à longueur fixe. Vous pouvez aussi exporter des données
vers un fichier de données de publipostage MicroSoft Word pour Windows que vous
pouvez utiliser par la suite avec la fonction de publipostage de Word pour Windows
pour créer des documents fusionnés tels des lettres types ou des étiquettes de
publipostage. Sélectionnez Importation texte (délimité), Importation texte (longueur
fixe), Exportation texte (délimité), Exportation texte (longueur fixe) ou Fusion avec
Word pour Windows dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la
fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation texte (délimité).
Format Nom du format des options qui déterminent la façon dont un fichier texte est importé
ou exporté. Cet argument est obligatoire pour les fichiers texte à longueur fixe.
Vous utilisez, dans le menu Fichier, la commande Paramètres d'import/export pour
créer le format pour un type de fichier texte particulier, tel qu'un fichier texte délimité
dont les champs sont séparés par des tabulations et qui utilise le format JMA pour les
dates. Sélectionnez les options souhaitées dans les boîtes de dialogue de la
commande Paramètres d'import/export et enregistrez votre format. Vous pouvez
ensuite entrer le nom de ce format dans l'argument Format chaque fois que vous
voulez importer ou exporter le même type de fichier texte.
Vous pouvez importer ou exporter un texte délimité ou des fichiers de données de
publipostage Word pour Windows sans entrer de nom de format pour cet argument,
auquel cas MicroSoft Access utilise le paramètrage par défaut des boîtes de
dialogue de la commande Paramètres d'import/export.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données texte. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation texte (délimité) ou Importation texte (longueur fixe)
pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access ajoute les données texte à la table si
elle existe déjà. Sinon, MicroSoft Access crée une nouvelle table contenant les
données texte.
Nom fichier Nom du fichier texte à partir duquel importer ou dans lequel exporter des données.
Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée un nouveau fichier texte lorsque vous en exportez des
données. Si le nom du fichier est le même que celui d'un ficher texte existant,
MicroSoft Access remplace le fichier texte existant.
Contient noms Indique si la première ligne du fichier texte contient les noms des champs. Si vous
champs sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne comme noms de
champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données texte. Si
vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la première ligne comme étant
une ligne de données normale. Le paramétrage par défaut est Non.
MicroSoft Access ignore cet argument pour les fichiers de publipostage Word pour
Windows, pour lequel la première ligne doit contenir les noms de champ.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans un fichier
texte délimité ou à longueur fixe, les noms des champs de votre table sont insérés
dans la première ligne du fichier si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous importez un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour son
argument, la première ligne contenant les noms de champ doit utiliser le délimiteur
de texte dans la spécification import/export pour séparer les noms de champ. Si vous
exportez vers un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour cet
argument, MicroSoft Access insère les noms de champ sur la première ligne du fichier
texte utilisant ce délimiteur.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 119


TrouverEnregistrement
Recherche l'enregistrement suivant qui correspond aux critères spécifiés par les arguments. Vous
pouvez rechercher des enregistrements dans la feuille de données de la table, dans celle du
formulaire, dans la feuille de réponses dynamique de la requête ou dans le formulaire actif.

Rechercher Données à rechercher dans l'enregistrement. Entrez le texte, le nombre ou la date


recherché, ou tapez une expression (précédée du signe égal). Vous pouvez utiliser
des caractères génériques. Cet argument est obligatoire.
Où Indique où se trouvent les données dans le champ. Vous pouvez rechercher des
données dans n'importe quelle partie d'un champ (N'importe où dans le champ), des
données qui remplissent le champ entier (Champ entier) ou des données situées au
début du champ (Début de champ). Le paramétrage par défaut est Champ entier.
Majuscule/minuscule Indique si la recherche respecte les majuscules et les minuscules. Sélectionnez Oui ou
Non. Le paramétrage par défaut est Non.
Direction Indique si la recherche commençant à partir de l'enregistrement en cours est
effectuée vers le début ou vers la fin des enregistrements. Sélectionnez Haut ou Bas.
Le paramétrage par défaut est Bas.
Comme formaté Indique si la recherche tient compte du format. Si vous sélectionnez Oui, MicroSoft
Access recherche les données telles qu'elles sont mises en forme et affichées dans le
champ. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access recherche les données telles
qu'elles sont stockées dans la base de données, ce qui est parfois différent de leur
affichage. Le paramétrage par défaut est Non.
Vous pouvez utiliser cette caractéristique pour limiter la recherche aux données
dotées d'un certain format. Sélectionnez Oui et entrez 1 234, par exemple, dans
l'argument Rerchercher pour trouver la valeur 1 234 dans un champ doté d'un
espace pour le séparateur de milliers. Sélectionnez Non et entrez 1234 pour
rechercher cette valeur dans les données du champ sans tenir compte du format.
Pour rechercher des dates, sélectionnez Oui pour rechercher une date telle qu'elle
est mise en forme dans les champs, par exemple 03-mars-1992. Si vous sélectionnez
Non, la date sera recherchée suivant le format défini dans la section Internationale
du Panneau de configuration de Windows (soit le format Date abrégée de la section
Format Date). Si, par exemple, le format de la date abrégée est réglé sur j/m/aa,
vous pouvez entrer 9/3/92 et MicroSoft Access recherchera toutes les entrées d'un
champ Date qui correspondent au 9 mars 1992, quel que soit le format du champ.
Remarque Cet argument n'est effectif que si le champ en cours est un champ
dépendant, que l'argument Où est réglé sur Champ entier, que l'argument
Rechercher dans est réglé sur Champ en cours et que l'argument
Majuscule/minuscule est réglé sur Non.
Rechercher dans Indique si la recherche est limitée au champ en cours dans chaque enregistrement
(Champ en cours) ou si elle s'étend à tous les champs (Tous les champs) de chaque
enregistrement. La recherche effectuée en sélectionnant Champ en cours est plus
rapide que celle effectuée avec Tous les champs. Le paramétrage par défaut est
Champ en cours.
Trouver premier Indique si la recherche commence au niveau du premier enregistrement ou de
l'enregistrement en cours. Sélectionnez Oui pour démarrer au premier enregistrement
et Non pour démarrer à l'enregistrement en cours. Le paramétrage par défaut est
Oui.

TrouverSuivant
Recherche l'enregistrement suivant qui correspond aux critères spécifiés par l'action
TrouverEnregistrement précédent ou dans la boîte de dialogue Rechercher de la commande
Rechercher.

Page : 120 MicroSoft Access Version 7.0


LES EXPRESSIONS

Les expressions représentent une partie essentielle des nombreuses opérations MicroSoft Access.
Elles sont utilisées pour les calculs, pour définir les critères de requête, pour contrôler les macros et
en tant qu'arguments dans les fonctions.

Saisie des expressions

Si une expression dépasse la taille de la zone de saisie prévue dans une "Fenêtre de propriétés",
vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue "Zoom" en appuyant simultanément sur MAJ+F2.

Saisie des noms d'objets


Les crochets doivent entourer les noms d'objets
ex : = [Port]+[Montant]

Saisie de valeurs date/heure


Les signes # entourent les valeurs de type Date/heure
ex : #23-12-92#

Saisie de texte
Les guillemets anglais entourent les valeurs de type texte.
ex : "Paris".

Les opérateurs dans les expressions

Les opérateurs arithmétiques, comparatifs, logiques et de concaténation de chaînes sont décrits


dans la rubrique "Les opérateurs dans les requêtes" page 27 de cette notice.

Opérateurs d'identificateur

L'opérateur ! et. servent à signaler l'appartenance d'un élément à un objet.

Le ! est toujours suivi du nom d'un élément défini par l'utilisateur.


ex : Formulaires![commande]![date_commande] fait référence au champ Date_commande
dans le formulaire commande, lequel est un objet "Formulaire"
Le . est toujours suivi du nom d'une propriété.
ex : Formulaires![clients].Visible fait référence à la propriété "Visible" du formulaire client.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 121


Le générateur d'expressions

La syntaxe des expressions n'est pas évidente, en revanche Access possède un Générateur
d'expressions agréable à utiliser.
Vous pouvez l'activer à partir de la plupart des éléments qui servent à la rédaction d'expressions.
Pour lancer le Générateur d'expressions à partir de la barre d’outils.

1. Cliquez sur dans la barre d’outils.

Pour lancer le Générateur d'expressions à partir d'une feuille des propriétés


1. Cliquez dans la zone de l'argument qui doit contenir l'expression.
2. Cliquez sur le bouton « Générateur » situé à droite de l'argument.

Pour lancer le Générateur d'expressions dans une fenêtre Requête.


1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer l'expression.
2. Dans le menu contextuel, choisissez « Générer ».

Page : 122 MicroSoft Access Version 7.0


La fenêtre du générateur d'expressions.

Pour copier un élément de la zone inférieure du Générateur d'expression et le coller dans la


zone Expression

1. Dans la zone de gauche, cliquez deux fois sur le dossier contenant le type d'objet ou l'élément
recherché.
2. Dans le dossier, cliquez sur l'objet de votre choix.

5
Zone contenant l'expression créée 4

3
2

3. Utilisez les zones situées au centre et à droite pour sélectionner un élément à coller.
4. Cliquez deux fois sur ce dernier, ou choisissez le bouton « Coller ».
5. Lorsque l'expression est correcte, cliquez sur « Ok ».

• Pour coller un identificateur ou un champ se référant à une « Table » ou à un champ


« Requête », cliquez sur le dossier pour choisir la table ou la requête concernée puis cliquez sur le
champ de votre choix.

• Pour coller un identificateur se référant à une propriété ou à un contrôle de formulaire ou d'état,


ou à un champ de la requête ou de la table sous-jacente d'un formulaire ou d'un état cliquez
sur le dossier contenant le formulaire ou l'état. Dans la zone centrale, sélectionnez le type
d'élément et, dans la zone de droite, cliquez deux fois sur l'élément choisi.

• Pour coller une fonction intégrée ou définie par l'utilisateur , cliquez sur le dossier contenant les
fonctions intégrées ou les fonctions définies par l'utilisateur . Dans la zone centrale, sélectionnez
la catégorie de fonctions ou le module de votre choix puis, dans la zone de droite, cliquez deux
fois sur la fonction.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 123


Les fonctions dans les expressions

Vous utilisez les fonctions dans les expressions pour retourner une valeur basée sur le résultat d'un
calcul ou d'une opération. Vous pouvez également créer vos propres fonctions dans un module en
"Access Basic".

Fonctions de regroupement dans les domaines.


Fonction Retourne.

MoyDom La moyenne d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

CpteDom Le nombre d'enregistrements sélectionnés dans un domaine.

PremDom Une valeur de champ provenant du premier enregistrement dans un domaine.

DernDom Une valeur de champ provenant du dernier enregistrement dans un domaine.

RechDom Une valeur de champ dans un domaine.

MinDom La valeur minimale d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

MaxDom La valeur maximale d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

EcartyDom L'écart-type d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un


domaine.

EcartyPDom L'écart-type d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de


valeurs dans un domaine.

SomDom La somme d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

VarDom La variance d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un


domaine
VarPDom La variance d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de
valeurs dans un domaine.

Fonctions de regroupement SQL


Fonction Retourne
Moyenne La moyenne d'un ensemble de valeurs dans un
champ.

Compte Le nombre d'enregistrements sélectionnés.

Premier La valeur d'un champ provenant du premier


enregistrement dans une requête, un formulaire ou
un état.

Dernier La valeur d'un champ provenant du dernier


enregistrement dans une requête, un formulaire ou
un état.

Min La valeur minimale d'un ensemble de valeurs dans


un champ.

Max La valeur maximale d'un ensemble de valeurs dans


un champ.

Ecartype L'écart-type d'une population représentée en tant


qu'ensemble de valeurs dans un champ.

Page : 124 MicroSoft Access Version 7.0


EcratypeP L'écart-type d'un échantillon de population
représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans
un champ.

Somme La somme d'un ensemble de valeurs dans un


champ.

Var La variance d'une population représentée en tant


qu'ensemble de valeurs dans un champ.

VarP La variance d'un échantillon de population


représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans
un champ.

Autres fonctions
Fonction Retourne

Choisir Une valeur parmi la liste d'arguments.

Date La date système actuelle.

AjDate Une date à laquelle a été ajoutée un intervalle de


temps x.

DiffDate Le nombre de jours 'ou autre intervalle de temps)


entre 2 dates.

PartDate Un élément x de la date.

Jour Un nombre entre 1 et 31 représentant le jour du


mois.

Format Un nombre, une date, une heure ou une chaîne


mise en forme.

VraiFaux Un argument ou un autre en fonction du résultat


d'une expression.

EstNull Une valeur qui indique si une expression contient ou


non la valeur spéciale Null.

Gauche Les n premiers caractères d'une chaîne.

Droite Les n derniers caractères d'une chaîne.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 125


Exemples d'expressions

Expression de contrôles calculés


Vous utilisez ce type d'expression pour créer un contrôle calculé dans un formulaire ou un état,
ou en tant que paramètre de la propriété Source contrôle dans une fenêtre de propriétés.

Expression Ce qui est affiché


=[Prénom] & " " &[Nom] Les valeurs des champs Prénom et Nom séparés
par un blanc.

=[Quantité] * [Prix unitaire] Le produit du champ Prix unitaire par le champ


Quantité.

=[Prix unitaire]* 1,06 Le produit du champ Prix unitaire par la valeur 1,06.

=[Ventes]/Somme([Ventes])*100 La valeur des ventes dans un enregistrement en


tant que pourcentage du total des ventes dans
tous les enregistrements.

="Page" &Page Page 1, Page 2, etc., à l'impression.

=RechDom("[Contact]";"[Fournisseurs]";"[ N° La valeur du champ Contact dans la table


fournisseur]= Formulaires![N° fournisseur]") Fournisseurs correspondant au N° fournisseur
spécifié dans le formulaire en cours.

=RechDom("[Contact]";"[Fournisseurs]";"[ N° La valeur du champ Contact dans la table


fournisseur]= Formulaires![Nouveaux Fournisseur correspondant au N° fournisseur spécifié
fournisseur]![N° fournisseur]") dans le formulaire "Nouveaux fournisseurs.

=SomDom("[Montant]";"[Commandes]";"[ Code Le total de tous les champs Montant de la table


client]=100") Commandes pour lesquels le code client est égal à
100.

Expression de validation
Les expressions de validation sont utilisées pour définir la propriété "Valide si" ou en tant que
condition de macro.

Expression Les données doivent


="Royaume-Uni" Etre égales à "Royaume-Uni".

Entre 10 Et 100 Etre comprises entre 10 et 100

Dans ("British Columbia" ; "Québec") Correspondre à ""British Columbia" ou à "Québec".

Comme "P[A-F]###" Commencer par le lettre "P" suivie de toute lettre


comprise entre "A" et "F", puis de 3 chiffres.

RechDom("[Code]";"[Employés]";"[Code]=[Empl Correspondre à une des valeurs stockées dans le


oyés]") EstPas Null champ Code de la table Employés. L'expression
retourne "Vrai" s'il y a correspondance ; "Faux" dans
le cas contraire.

Page : 126 MicroSoft Access Version 7.0


Expression de valeurs par défaut
Ce type d'expression est utilisé pour définir le paramètre de la propriété "Valeur par défaut"
dans la feuille propriété.

Expression La valeur par défaut est


=1 1.
=Null Pas de valeur.
=Date() Date système.
=PartDate("m":Date()) Le mois de la date système.
=Format$(Date();"jj-mmm-aa" La date système dans le format indiqué.

Expression Critères

Ce type d'expression est utilisé dans la cellule "Critère" d'une requête ou d'un filtre.

Champ Expression La requête trouve les commandes


Ville de livraison "Paris" ou "Bruxelles" Expédiées à Paris ou Bruxelles

Pays de livraison Dans("Canada";"France") Expédiées au Canada ou en France.

Pays de livraison Pas "Etats Unis" Expédiées dans tous les autres pays sauf les états
unis.

Date d'envoi Entre #05-07-92# Et #05-09-92# Expédiées entre le #05-07-92# et le #05-09-92#

Date commande < Date()-30 Passées il y a plus de 30 jours

Date commande Année([Date commande]) commandées en 1991.


=1991
Date commande PartDate("t";[Date Commandées pendant le dernier trimestre de
commande])=4 l'année.

Destinataire "S*" Expédiées aux clients dont le nom commence


par "S".²
Destinataire Comme "[A-D]*" Expédiées aux clients dont le nom commence
par "A", "B", "C" ou "D".

Expression arguments d'actions


Vous utilisez ce type d'expression en tant qu'arguments dans plusieurs actions.

Expression Action Résultat


Formulaire![Fournisseur]!N° DéfinirValeur Définit la valeur de l'élément de
fournisseur l'action spécifié, sur la valeur de N°
fournisseur dans le formulaire
fournisseur.

Formulaire![Employés]![Salaire]*1,1 DéfinirValeur Définit la valeur de l'élément de


l'action spécifié, sur le Salaire+10% du
formulaire Employés.

=[Choix société] RechercherEnregistrement Recherche l'enregistrement portant le


nom de société figurant dans la zone
de liste "Choix société"

Année[Date commande]=92 ExécuterMacro Exécute la macro si la date stockée


dans le champ Date commande est
92.

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 127


LIMITES TECHNIQUES DE MICROSOFT ACCESS

Base de données

Attribut Maximum
Taille d'un fichier .MDB 1 gigaoctet
Nombre de tables dans une base 32.768
Nombre de tables attachées 32768
Nombre de requêtes dans une base 32768
Nombre de tables ouvertes 254
Nombre de caractères d'un nom d'objet 64
Nombre de tables d'un mot de passe 14
Nombre de tables d'un nom d'utilisateur 20
Nombre d'accès simultanés 255

Tables

Attribut Maximum
Nombre de caractères d'un nom de table 64
Nombre de caractères d'un nom de champ 255
Nombre de champs dans un enregistrement ou une table 255
Taille d'une table 1 gigaoctet
Nombre de caractères dans un champ de type texte 255
Nombre de caractères dans un champ de type Mémo 64000
Taille d'un champ de type Liaison OLE 1 gigaoctet
Nombre d'index dans un enregistrement ou une table 32
Nombre de champs dans un index 10
Nombre de caractères d'un message de validation 255
Nombre de caractères d'un enregistrement 2000
Nombre de caractères d'une description de table oude champ 255

Requêtes

Attribut Maximum
Nombre de tables dans une requête 32
Nombre de champs dans une feuille de réponses 255
Taille d'une feuille de réponses 1 gigaoctet
Nombre de champs de tri 10
Nombre de niveaux d'emboîtement 50

Formulaires et états

Attribut Maximum
Nombre de caractères dans une étiquette 2048
Nombre dans une zone de texte 64000
Largeur d'un formulaire ou d'un état 22 pouces (55,87 cm)
hauteur d'une section 22 pouces (55,87 cm)
Hauteur totale des sections et des en-têtes 200 pouces (508 cm)
Nombre de niveaux d'emboîtement 3
Nombre de champs/expression de tri et de regroupement 10
Nombre d'en-tête/pieds de groupes 10
Nombre de pages imprimées 65.536

Page : 128 MicroSoft Access Version 7.0


Macros

Attribut Maximum
Nombre d'action dans une macro 999
Nombre de caractères dans un commentaire 255
Nombre de caractères d'une condition 255
Nombre d'actions dans un argument d'action 255

MicroSoft Access Version 7.0 Page : 129


Informatique
Base de données - Access
UFR L.E.A. - MST CI 2
Janvier 2004
A. Lemay
Contenu du document.
1 Introduction 3

2 Méthode Merise 4
2.1 Principes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.2 Modèle Conceptuel de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.2.1 Repérage des entités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2.2 Construction des entités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2.3 Construction des relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.2.4 Choix des cardinalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2.5 Cas particuliers et pièges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3 Modèle Logique de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.1 Construction des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.2 Transformation des relations en liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3.3 Suppression des tables inutiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3 Création de la base de données dans Access 12


3.1 Création des tables dans Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2 Importation de table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.3 Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4 Requêtes 16
4.1 généralités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2 Requête de sélection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.1 Requêtes mono-table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.2 Requêtes multi-tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.3 Requêtes avec critère . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.4 Requêtes à champs calculés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.5 Requêtes de regroupements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.6 Requêtes en cascades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2.7 Requête d’analyse croisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2.8 Requêtes en mode SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.3 Requêtes d’actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.3.1 Requêtes de suppression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3.2 Requêtes de mise à jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3.3 Requêtes de création de table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3.4 Requêtes d’ajout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

5 Finalisation de la base 26
5.1 États . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5.2 Modification de l’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
5.3 Création d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
5.4 modification d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.5 Sous formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
5.6 Menus et autres personnalisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.6.1 menu général . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.6.2 Démarrage de l’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2
1 Introduction
Alors qu’au début de leur histoire les ordinateurs servaient essentiellement à calculer, leur utilisa-
tion principale de nos jours est la gestion d’informations. On les retrouve dans tous les secteurs
d’activité. Une grande quantité d’informations stockée dans un ordinateur s’appelle une base de
données. Un logiciel permettant d’utiliser ces données est un système de gestion de base de données
(SGBD).
Différents logiciels existent permettant cette opération. Ainsi un tableur (tel qu’Excel) peut être
considéré comme un SGBD. Nous allons utiliser ici le logiciel Accesscomme SGBD. Ce logiciel
permet une conception aisée de bases de données de ”petite” taille avec un nombre restreint
d’utilisateurs. Il est à noter que plusieurs autres SGBD plus performants (mais également plus
complexes) existent par ailleurs. On peut citer notamment Oracle, SQL Server, Paradox, MySQL,
PostgreSQL parmi beaucoup d’autres.
La plupart de ces systèmes sont basés (dont Access) sur le modèle relationnel et fonctionnent
sur le même principes générale : les informations sont stockées dans des tables qui sont reliées entre
elles par des relations. L’interrogation de la base de données se fait à l’aide de requêtes, ces requêtes
étant écrites à l’aide d’un langage commun à la plupart des SGBD : le SQL (Structured Query
Language). Accessa comme avantage par rapport à la plupart de ses concurrents de permettre
une écriture en mode graphique des tables, de leur relations et de la plupart des requêtes. De plus,
il intègre un système de création d’applications claires et simples pour chaque base de données.
Ce document est composé de cinq parties :

1. cette introduction,

2. une partie consacrée à la méthode Merise, qui indique comment concevoir une base de
données,

3. une partie consacrée à la création de la base de données dans le logiciel Access,

4. une partie consacrée aux différents type de requêtes,


5. et une dernière partie consacrée à la finalisation de la base de données (notamment conception
des formulaires, des états et des menus) qui permet d’avoir un produit fini, utilisable par un
utilisateur n’ayant pas de connaissances particulière sur les SGBD.

3
2 Méthode Merise
2.1 Principes généraux
La méthode Merise a été créée en France dans les années 1970. Cette méthode utilise le système
dit d’entités-relations. Il s’agit d’un outil et d’une technique d’analyse permettant de construire
des schémas théoriques de raisonnement sur des applications tournant avec des bases de données
dite relationnelles (comme celles d’Access).
A noter que nous ne présenterons ici qu’une partie de la méthode Merise, puisque la méthode
Merise générale traite de l’intégralité de la conception de la base de données : elle ne s’intéresse pas
uniquement de la partie correspondant au stockage des données, mais également à leur traitement.
La méthode Merise considère quatre phases dans la création d’une base de données :

1. La phase d’analyse : cette phase, qui ne sera pas étudié dans ce document, est une phase
essentielle qui consiste à

• étudier l’existant : y-a-t’il un système qui gère déjà tout ou partie de l’information,
qu’il s’agisse d’un logiciel ou d’un ensemble de documents papiers ? Comment ces
informations sont elles stockées ? Quelles sont les informations stockées ? Que manque-
t’il ? Qu’est ce qui convient ou ne convient pas aux utilisateurs ?
• interroger les futurs utilisateurs : qu’attendent-ils du futur SGBD ? Quelles sont les
opérations qu’ils désirent automatiser ?
• recueillir les informations existantes, étudier les divers liens qui peuvent exister entre
ces informations, mettre en évidence les règles de gestion employées, ...

2. La phase conceptuelle : elle consiste à représenter l’organisation des données de manière


générale. Elle aboutit sur la création du modèle conceptuel des données (MCD) dans lequel
les données sont représentées sous forme d’entités liées entre elles par des relations.

3. La phase logique ou organisationnel : dans cette phase, la base de données sont


représentées sous une forme logique plus proche de leur représentation réelle au sein du
SGBD : les informations sont représentées uniquement sous forme de tables au sein d’un
modèle logique des données (MLD).

4. La phase physique ou opérationnelle : elle consiste à construire réellement la base de


données au sein du SGBD (ici Access). Cette partie ne sera pas décrite dans cette section,
mais dans les suivantes.

A retenir
Les quatre phases de la méthode Merise :

1. analyse (étude de l’existant et enquête)

2. conceptuel (création du MCD)

3. logique (création du MLD)

4. physique (conception de la base de données dans Access)

2.2 Modèle Conceptuel de données


Après la phase d’analyse, nous pouvons commencer à représenter les informations sous forme
conceptuelle. Le Modèle Conceptuel de Données (MCD) que nous allons construire contient deux
éléments principaux : les entités et les relations.

4
Une entité est un élément du problème. Elle est définie par un ensemble de propriétés. Chacune
des propriété est l’un des éléments qui caractérise l’entité. Il faut distinguer une entité et une
occurrence d’entité (ou instance). Une entité correspond au type général d’une donnée (ex : le
type ”employé”) alors qu’une occurrence d’une entité est un représentant particulier de cette entité
(l’employé ”Jean Martin”).
Une relation est un lien possible qui relie deux entités. Par exemple, si un employé peut être
affecté à un entrepôt, il y aura une relation ”affectation” entre l’entité entrepôt et l’entité ”em-
ployé”. Cela ne signifie pas nécessairement qu’il y aura affectation pour chacun des employé, juste
qu’il est possible qu’un employé soit affecté à un entrepôt. Une relation peut éventuellement être
reliée à plus de deux entités et peut avoir certaines propriétés.
Après avoir fait une analyse aussi complète que possible du problème à informatiser, la construc-
tion du MCD se fait en quatre étape :

1. repérage des entités,

2. construction des entités, choix des propriétés,

3. construction des relations,

4. choix des cardinalités.

2.2.1 Repérage des entités


Une entité est un composant du problème : une personne, une facture, un livre, ... C’est la
représentation d’un objet matériel ou immatériel pourvu d’une existence propre et conforme aux
choix de gestion de l’entreprise. Comme dit plus haut, ce que l’on considère comme entité est un
type général (ex : l’entité personne représente toutes les personnes) à ne pas confondre avec une
occurrence d’entité (Jean Martin étant une personne, on le considère comme une occurrence de
l’entité personne). Une entité doit avoir une existence indépendamment de tout autre entité.
Exemple : On considère le problème suivant :
Un libraire gère des œuvres littéraires. Une œuvre est une création littéraire.
Une œuvre a au moins un auteur et est dans une édition (un livre). Une édition
possède un ISBN unique et a un unique éditeur. Elle peut contenir plusieurs
œuvres. On veut mémoriser pour chaque édition le nombre d’exemplaires en
stock et pour chaque exemplaire son état.

Dans ce problème, les entités sont :

• l’entité ”œuvre” : Une création littéraire, un récit...

• l’entité ”auteur” : une personne créateur d’œuvre,

• l’entité ”édition” : un livre contenant une ou plusieurs œuvres littéraires,

• l’entité ”éditeur” : la société qui va imprimer les livres,

• l’entité ”exemplaire” : un exemplaire physique de livre.

L’ISBN, par exemple, n’est pas une entité puisqu’il s’agit d’un élément qui caractérise l’entité
”édition”.

2.2.2 Construction des entités


L’étape suivante correspond à la construction des entités. On commence par donner un nom à
chacune des entités. Il faut ensuite rechercher les propriétés de ces entités. On devra garder à
l’esprit les points suivants :

5
• toute propriété est élémentaire (elle n’est pas la composition d’éventuelles propriétés plus
petites),
• une propriété ne doit pas être ”instable” ou ”calculable” : si une propriété peut être obtenue
par calcul à partir d’autres éléments qui vont apparaı̂tre dans la base de donnée (notamment
d’autres propriétés), on ne doit pas la considérer,
• toute entité doit posséder une propriété particulière appelée sa clé (ou identifiant). Une
clé doit caractériser de manière unique chaque occurrence de l’entité. Par exemple, le nom
de famille d’une personne ne peut pas être considéré comme une clé d’une entité ”personne”
puisque deux personnes peuvent avoir le même nom de famille. Le numéro de sécurité sociale
est par contre tout à fait acceptable. Il vaut mieux éviter les identifiants trop longs (on
préférera un code de quelques chiffres à un intitulé d’une vingtaine de lettres par exemples),
• si aucune des propriétés ”naturelles” ne peut servir de clé, on en rajoute une artificiellement
(par exemple ”CodeLivre” ou ”IdAnimal”).
• Chaque propriété ne doit dépendre que d’une seule entité.

Une entité se représente ensuite graphiquement sous la forme d’un boı̂te dans lequel on indique
en titre le nom de l’entité suivi de toutes ses propriétés. On indique d’une manière particulière
l’identifiant.

Entité
Identifiant
propriété 1
propriété 2
...

Exemple : Dans l’exemple du libraire, on peut construire les entités suivantes (les propriétés
sont indiquées après le nom de l’entité, l’identifiant est en gras) :

• œuvre : Idœuvre, titre


• Auteur : IdAuteur, nom, prénom
• Édition : ISBN, titre, nb pages
• Éditeur : IdEditeur, nom
• Exemplaire : IdExemplaire, état

Notons que, dans le cas de l’édition, l’ISBN est un identifiant tout à fait acceptable. Dans les
autres cas, aucune des propriétés ne convenant comme identifiant, il a fallu créer une propriété
particulière pour cet effet (Id...).

2.2.3 Construction des relations


L’étape suivante consiste à énumérer toutes les relations possibles entre entités. Si une relation a
une chance d’apparaı̂tre (et de nous intéresser), alors on doit la considérer dans le MCD. On parle
également parfois d’association.
Une relation se représente de la manière suivante :
Entité A Entité B
Ecrit
... ...

On notera les points suivants :

6
• Une relation est en général entre deux entités. Il est possible d’avoir des relations entre
plus que deux entités. Par exemple, une relation Vente entre Acheteur, Vendeur et Lieu
pour une base de donnée de transaction immobilière. Il est néanmoins souvent possible
(et préférable !) de se restreindre à des relations entre deux entités. Dans le cas ici, la
relation Vente pourrait être remplacée par une entité Acte de vente qui est en relation
avec l’acheteur, le vendeur et le lieu.

• Il est tout à fait possible d’avoir plusieurs relations entre deux entités.

• Il est également possible d’avoir une relation dite réflexive, c’est-à-dire entre une entité et
elle-même. Par exemple, on peut avoir une relation Responsable entre une table employé
et elle-même. Dans ce cas, il convient tout de même de remarquer que chacune des ”pattes”
de la relation a une signification différente. Ici, l’une des ”pattes” signifiera est responsable
de et l’autre signifiera a comme responsable.

• une relation peut avoir des propriétés. Par exemple, si une relation Contient lie l’entité
Facture et l’entité Produit, elle possède certainement la propriété ”quantité” (une facture
contient un produit x en quantité y). D’ailleurs, si une propriété dépend de plus d’une entité
(comme c’est le cas ici avec la quantité qui dépend à la fois de la facture et du produit), c’est
certainement qu’elle dépend d’une relation, et non pas d’une entité.

• Il faut éviter les relations que l’on peut déduire d’autres relations par transitivité. Par
exemple, dans une base de données gérant une université, si on dispose d’entités étudiant,
formation et cours. On a les relations fait partie entre formation et cours (un cours fait
partie d’une formation) et inscription entre étudiant et formation. Il est inutile d’avoir en
plus une relation inscription entre étudiant et cours : tout étudiant inscrit à une formation
est systématiquement inscrit à tous les cours qui composent la formation.

Exemple : Dans l’exemple du libraire, on a les relations suivantes :


Auteur
œuvre
IdAuteur
Idœuvre écrit
nom
Titre
prénom
édition
Édition
Éditeur
ISBN
édite IdEditeur
Titre
Nom
nb pages
Exemplaire
tirage IdExemplaire
État

2.2.4 Choix des cardinalités


Une fois les relations établies, il convient ensuite de caractériser le nombre de fois ou chacune de
ces relations peut apparaı̂tre réellement. Ceci se fait à l’aide des cardinalités. Dans une relation
classique (i.e. entre deux entités), quatre cardinalités sont à déterminer.
Entité A minA : maxA minB : maxB
Entité B
... Relation ...

• minA est le nombre minimal de fois où une occurrence de l’entité A participe à une relation
du type considéré. Il s’agit en général de 0 ou 1.

7
• maxA est le nombre maximal de fois où une occurrence de l’entité B participe à la relation.
Il s’agit en général de 1 ou n (n pour plusieurs fois, ou un nombre quelconque de fois).

• minB et maxB fonctionnent de la même manière, mais en considérant l’entité B.

Notons qu’il est souvent difficile de choisir entre une cardinalité de type 0 : n et une cardinalité
de type 1 : n. Il est important de noter que ce choix a souvent peu d’importance.
Exemple : Dans l’exemple du libraire, considérons la relation édite qui existe entre les entités
éditeur et édition. Ainsi, dans l’exemple du libraire, une édition (un livre) a toujours un et un
seul éditeur (soit un minimum de un éditeur, et un maximum de un éditeur). Un éditeur par contre
peut éditer au minimum une édition et au maximum plusieurs éditions (un nombre quelconque de
fois). Ce qui nous donne :
Éditeur Édition
1:n 1:1
... Édite ...

Le MCD complet est donc :


Auteur
œuvre
1:n 1:n IdAuteur
Idœuvre écrit
nom
Titre 1:n prénom
édition
Édition 1:n
1:1 1:n Éditeur
ISBN
édite IdEditeur
Titre
Nom
nb pages
0:n Exemplaire
1:1
tirage IdExemplaire
État

2.2.5 Cas particuliers et pièges


Quelques points particuliers sont à garder à l’esprit lors de la réalisation d’un MCD.

• Un identifiant est obligatoire pour chaque entité.

• Il ne doit pas y avoir de redondance d’informations : une information quelconque ne doit pas
être représentée plus d’une fois dans le MCD.

• Évitez autant que possible les relations entre plus de deux entités. Souvent, il est possible
de remplacer la relation par une entité.

• Restez dans la mesure du possible avec des cardinalités de valeurs 0, 1 ou n. Il est de toute
manière souvent possible de se ramener à ce cas dans les rares cas où des cardinalités d’un
autre type semblent plus naturelles.

• Dans l’idéal, il faut trouver un bon compromis entre niveau de détail et ”taille” de la base
de données. Il est toujours possible de multiplier les entités, mais il vaut mieux le faire que
si cela a vraiment du sens et un intérêt dans le problème. Par exemple, si on a une entité
personne, on peut considérer l’adresse comme une entité séparée (reliée à personne par une
relation ”habite à”) ou comme une propriété de la personne (ce qui est fait usuellement). En
règle générale, il est plus économique de définir l’adresse comme une propriété, mais dans un
cas ou il est courant que des personnes habitent au même endroit, la règle de non-redondance
incite plutôt à utiliser une nouvelle entité.

8
A retenir
La méthode générale de construction du MCD :

1. recherche des entités,

2. recherche des propriétés (dont la clé de chaque entité),

3. recherche des relations entre entités,

4. recherche des cardinalités (0:1, 1:1, 0:n ou 1:n ?)

2.3 Modèle Logique de données


Une fois le MCD construit, l’étape suivante dans la conception de la base de données consiste à
concevoir le modèle logique de données, ou MLD. Ce MLD montre l’organisation des données sous
forme de tables et est très proche de la manière dont les données vont être effectivement organisées
dans Access. L’étape de transformation du MCD en MLD est assez simple et passe par trois
étapes :

1. transformation des entités en tables,

2. transformation des relations du MCD,

3. suppression des tables inutiles.

2.3.1 Construction des tables

La première étape consiste à transformer toutes les entités du MCD en tables du MLD. Cette
transformation est directe : il suffit de recopier les entités. Il s’agit essentiellement d’un changement
de vocabulaire :

• une entité devient une table,

• une propriété devient un champ,

• un identifiant devient une clé primaire.

A noter toutefois qu’il est essentiel qu’il n’y ait pas deux tables qui aient le même nom.

Exemple : la première partie de la construction du MLD du libraire est directe. Il suffit de


recopier les entités.
Auteur
œuvre
IdAuteur
Idœuvre
nom
Titre
prénom
Édition
Éditeur
ISBN
IdEditeur
Titre
Nom
nb pages
Exemplaire
IdExemplaire
État

9
2.3.2 Transformation des relations en liens
L’étape suivant consiste à transformer les relations du MCD en liens du MLD. Deux grands cas
peuvent se présenter.
1. l’une des branches de la relation a une cardinalité de 1:1 ou 0:1
2. les autres cas

Premier cas
Dans le cas d’une relation ou l’une des branches a une cardinalité de 1:1 ou 0:1, la transformation
de la relation de la relation se fait de la manière suivante :
• On ramène dans la table correspondant à l’entité ”du côté du 1:1” (ou du 0:1) la clé primaire
de l’autre table ainsi que toutes les éventuelles propriétés de la relations.
• On lie la clé primaire ainsi importée avec la clé primaire de la deuxième table.
• Si la relation contenait des propriétés, celle-ci se retrouve également importées du côté du
1:1.
Entité A Entité B
IdA 1:1 ? :? IdB
Relation
... ...

Se transforme en :
Entité A
Entité B
IdA
IdB
IdB
...
...

A noter que la clé importée (ici IdB qui se retrouve dans table A) ne devient pas une clé de
la table : c’est une propriété comme une autre. Notons aussi que le lien se fait entre champs (on
relie IdA à IdB) et non pas, comme dans le MCD, entre les tables.
Deuxième cas
Dans tous les autres cas, la relation du MCD se transforme en une table du MLD :
• on crée une nouvelle table correspondant à la relation. Cette table contient toutes les
éventuelles propriétés de la relation.
• On intègre à cette table les clés primaires des entités impliquées dans la relation.
• On relie les clés primaires des tables avec les clés importées dans la nouvelle table.
• On choisit enfin la ou les clés primaires de la nouvelle table. L’idée générale est que chaque
occurrence de cette entité doit pouvoir être identifiée de manière unique par ses clés primaires.
Cela revient en général à choisir comme clés primaires l’ensemble des clés importés des autres
tables.
Entité A Entité B
IdA ?:n ?:n IdB
Relation
... ...

se transforme en :
Entité A Entité B
Relation
IdA IdB
IdA
... ...
IdB
Cas particuliers
Quelques cas particuliers peuvent apparaı̂tre.

10
• Si la relation est de type 1:1 - 1:1, on fusionne les deux entités en une. Ce type de relation
rare est souvent due à un problème dans la conception du MCD.

• Si la relation est de type 0:1 - 1:1, on traite la relation comme une relation de type 1:1 - ?:?
(en ramenant la clé primaire du côté du 1:1)

• Les relations réflexives (entre une entité et elle-même) se traitent comme les autres relations.

• les relations ternaires (entre trois entités, ou plus), se traitent comme d’habitude. Si l’une
des branches a une cardinalité de type 1:1, on ramène les clés primaires des autres entités et
les propriété de la relation dans l’entité ”du côté du 1:1”. Si ce n’est pas le cas, la relation
se transforme en table.

2.3.3 Suppression des tables inutiles


La dernière étape consiste simplement à supprimer les tables inutiles. En général (mais pas tou-
jours), une table qui ne contient qu’un seul champ (sa clé) est inutile : elle ne nous apporte aucune
information. L’exemple le plus classique est une entité de type ”date”.
Exemple : Le MLD correspondant à l’exemple du libraire est le suivant :
Auteur
œuvre Écrit
IdAuteur
Idœuvre Idœuvre
nom
Titre IdAuteur
prénom
Rel Édition
Idœuvre
ISBN
Édition
ISBN Éditeur
Titre IdEditeur
nb pages Nom
IdEditeur
Exemplaire
IdExemplaire
ISBN
État

A retenir
Le méthode de transformation MCD - MLD :

1. les entités sont transformées en tables (sans modification)


2. les relations sont transformées en fonction de leurs cardinalités

• pour une relation de type 1:1 - ?:? entre une entité A et une entité B
se traduit par une importation de la clé primaire de l’entité B dans
la table de A, et on ajoute un lien entre les deux clés,
• une relation autre (sans 1:1 - ?:?) se transforme en table dans laque-
lle on retrouve les clés primaires de A et B.

3. les tables inutiles sont supprimés : il s’agit essentiellement des tables à


un seul champ (leur clé).

11
3 Création de la base de données dans Access
Après avoir conçu un MLD, l’étape finale de la méthode Merise consiste à concevoir le Modèle
physique de nos données. Il s’agit ni plus ni moins que d’intégrer le MLD au sein du SGBD
(Access). Cette opération comprend trois phases essentielles.

1. Création de la table : il s’agit simplement d’ouvrir Accesset de choisir ”Nouvelle base


de données”.

2. Création des tables : toutes les tables du MLD doivent être créées. Les données peuvent
éventuellement provenir d’un logiciel extérieur (feuille Excel, document textuel...). Il faut
également spécifier le type de donnée que doit contenir chaque champ de la table et préciser
quelle est la ou les clé(s) de la table.

3. Création des liens : tous les liens qui apparaissent dans le MLD doivent apparaı̂tre dans
la base de données.

3.1 Création des tables dans Access


Il existe deux principales méthodes pour créer une table dans Access. Soit la table est créée
directement dans Access, soit elle provient d’un logiciel extérieur. Nous traiterons ici de la création
dans Access. L’importation sera traitée dans la section suivante. L’objectif final est de créer au
sein d’Access toutes les tables présentes dans le MLD.
Tout d’abord, sélectionnez ”créez une table dans Access” en mode création. La table créée est
vide. Il faut maintenant créer tous les champs présents dans le MLD. Pour créer un champ, il suffit
de cliquer sur une zone vide dans la liste des champs et de rentrer le nom du champ. Il faut ensuite
préciser les différentes propriétés de ce champ présentes soit dans le tableau de la liste des champs,
soit dans les onglets en dessous. Les propriétés indiquées d’une astérisque sont obligatoires.
Nom du champ* le nom du champ, tel qu’il apparaı̂t dans le MLD
à choisir parmi (essentiellement) Texte, Numérique, Date/Heure,
NuméroAuto (un compteur qui s’incrémente automatiquement,
Type de donnée*
très utile pour les clés), Oui/Non (champ à deux valeur possible :
Oui/Non mais aussi Vrai/Faux...) et monétaire.
pour un champ de type texte, il s’agit de la longueur maximale
Taille du champ*
(en nombre de caractère) d’un élément du champ.
Format Permet de définir l’apparence du champ à l’écran
permet l’utilisation d’un masque de saisie qui peut faciliter grande-
ment la saisie des données. Utile notamment pour les numéro de
Masque de saisie
téléphone, code ISBN ou autre référence. (voir l’aide F1 , le bou-
ton ... contient quelques exemples utiles)
Valeur par défaut Une valeur proposée par défaut pour le champ.
Condition pour lesquelles la valeur entrée par utilisateur est ac-
Valide Si
cepté (par exemple ”H ou F” pour le sexe... voir F1 )
Message indiqué à l’utilisateur si son information n’est pas valide,
Message si erreur
selon la condition entrée dans Valide Si
Accepte-t’on que l’utilisateur laisse éventuellement ce champ vide
Null Interdit* ? Dans le cas d’une clé importée, c’est OUI si la relation dans le
MCD était de type 0:1, NON si c’était 1:1.
Autorise-t’on une réponse vide (””) ? A priori, laisser la valeur
Chaı̂ne vide autorisée*
par défaut.
Indexé* Laisser la valeur par défaut.
Compression Unicode* Laisser la valeur par défaut.
Pratique si on désire que l’utilisateur entre son information dans
une liste. Il faut alors préciser soit les éléments de la liste, soit
Liste de choix
le champ de la table dans lequel se trouvent ces informations.
Intéressant surtout pour les clés importées.

12
important : si deux champs sont de même natures, ils doivent être de même type et de même
taille. Par exemple, dans l’exemple du libraire, le numéro d’éditeur (champ IdEditeur) doit être
de même type (texte, nombre ou numéroAuto) et de même taille de champ qu’il soit dans la table
éditeur ou la table édition.
Note : Si un champ a un nombre limité de valeurs (par exemples, les catégories sociaux pro-
fessionnelles, le statut marital, ...), il vaut mieux considérer une champ de type numérique plutôt
qu’un champ texte. Préférera stocker 1,2 ou 3 plutôt que ”célibataire”, ”marié” ou ”veuf”.
La dernière étape consiste à sélectionner la ou les clés de la table. Sélectionner ce ou ces champs
(s’il y en plusieurs, vous pouvez les sélectionner en cliquant sur CTRL ) et appuyez ensuite sur le
bouton représentant une clé.
En pratique
Pour créer une table :

• sélectionnez Table dans le menu général, puis Nouveau.

• Créez ensuite tous les champs en précisant leur type et leurs propriétés.

• Précisez la clé ou les clés en sélectionnant le champ correspondant et en


cliquant sur le bouton représentant une clé dans la barre d’outils.

3.2 Importation de table


La deuxième solution pour créer une table consiste à importer des données déjà existantes dans
une autre base de données. Ce peut être (essentiellement) un fichier texte, un classeur Excel ou
une table dans une autre base de données Access.

• Pour un fichier texte :

1. s’assurer que le nom du fichier se termine bien par ”.txt” ou ”.tab”, que ses données
sont bien disposées en ligne (un enregistrement par ligne) et que sa première ligne est
bien soit une ligne de titre, soit une ligne de données (supprimer les éventuelles lignes
superflues),
2. créez la table en passant par Fichier,Données externes, Importer, optez pour
Fichier texte et sélectionnez votre fichier texte,
3. choisissez si les champs de votre fichier sont séparés par un délimiteur (un caractère
spécial) ou si elles sont de largeurs fixes (chaque champ prend un certain nombre de
caractères). S’il s’agit de champs délimités, choisissez le délimiteur (le caractère qui
sépare les champs, souvent la tabulation ou la virgule). S’il s’agit de champ de largeur
fixe, indiquez quelles sont les zones qu’occupent chaque champ.
4. Indiquez ensuite le nom et le type de chaque champ. Si la clé primaire n’est pas présente
dans votre table, ajoutez la maintenant. Sinon, ne précisez pas de clé tout de suite
5. indiquez le nom de la table et sauvegardez. La table est maintenant crée.
6. Modifiez éventuellement la table. En particulier, sélectionnez éventuellement la ou les
clé(s) primaire(s).

• Pour un fichier Excel :

1. s’assurer que les données sont bien sur une seule feuille Excel qui ne contient que ces
données avec une éventuelle ligne de titre. Supprimez les données superflues.
2. Créez la table en passant par Fichier,Données externes, Importer, optez pour
Fichier Excel et sélectionnez votre classeur Excel, puis la feuille qui contient les
données.

13
3. Pour tous les champs, vérifiez et changez éventuellement leur noms et le type de données.
Indiquez également les champs dont vous ne voulez pas dans votre table.
4. Si la clé primaire existe déjà dans la table, sélectionnez la, sinon vous avez la possibilité
d’ajouter une clé primaire de type numérotation automatique. Si la table contient
plusieurs clés primaires (dans le cas d’une table crée à partir d’une relation du MCD
notamment), ne sélectionnez aucune clé pour l’instant.
5. Terminez en donnant un nom à la table, la table est créée.
6. Modifiez éventuellement la table. En particulier, ajoutez les clés primaires le cas échéant.

• Pour un fichier Access :

1. créez la table en passant par Fichier,Données externes, Importer, optez pour


Fichier access et sélectionnez votre base de donnée,
2. sélectionnez la table qui vous intéresse,
3. modifiez éventuellement la table.

3.3 Relations
La deuxième phase consiste à intégrer dans la base de donnés les relations du MLD. Cela se fait en
ouvrant la fenêtre des relations (menu Outils, Relations), en affichant toutes les tables (cf bouton
droit) et en dessinant les relations : cliquez sur la clé primaire et faites glisser vers la clé importée.

Access vous demande si vous voulez activer la contrainte d’intégrité de votre base. Une con-
trainte d’intégrité empêche dans votre base des références à des clés inexistantes. Par exemple, si
la relation entre livre et auteur a une contrainte d’intégrité, il sera impossible d’indiquer à un livre
un numéro d’auteur inexistant dans la base. En règle général, activez la contrainte, cela évitera
des problèmes dans votre base.

Deux autres options sont indiquées :

• mettre à jour en cascade : Si cette option est cochée et que vous changez la valeur d’une
clé (par exemple le numéro d’Auteur dans la table auteur), la valeur de la clé sera modifiée
partout (toute référence à l’ancien numéro d’auteur sera remplacée). Inversement, si la case
n’est pas cochée, il sera impossible de modifier une clé primaire si elle est utilisée dans d’autres
tables.

En général, cette option peut être activée sans risque.

• Si cette option est cochée et que vous supprimez un enregistrement, tous les enregistrements
de la table qui font référence à la clé primaire de cet enregistrement seront supprimés. Dans
l’exemple, la suppression d’un auteur entraı̂nerait la suppression de tous ses livres. Inverse-
ment, si la case n’est pas cochée, il sera impossible de supprimer un auteur tant que tous ses
livres ne sont pas supprimés également.

A vous de voir dans quels cas la suppression doit se faire automatiquement ou pas. Par
sécurité, vous pouvez laisser cette option désactivée.

Un cas particulier peut arriver : le cas des relations réflexives. Si une relation existe entre
une table et elle même, Access vous interdira de la dessiner directement. Il faudra ajoutez une
deuxième fois la table (avec le bouton droit de la souris) et indiquer la relation entre la clé importée
de la table de départ et la clé primaire de la deuxième table.

14
En pratique
Pour créer les relations de votre base :

1. allez dans le menu Outils, Relations pour accéder à la fenêtre


représentant les relations,
2. avec le bouton droit de la souris, choisissez afficher la table et
sélectionnez les tables de votre base,

3. dessinez les relations en faisant glissez les clés primaires vers les clés
importées,

4. N’oubliez pas d’activer les contraintes d’intégrités.

15
4 Requêtes
4.1 généralités
Les requêtes constituent un moyen pratique et automatisé d’interroger ou de modifier la base de
données. On distingue deux grands types de requêtes :

• les requêtes de sélection : ces requêtes sélectionnent une partie des données de la base,
souvent dans le but de les montrer à l’utilisateur. Il s’agit de loin le type de requêtes le plus
fréquent ;

• les requêtes d’action : ces requêtes modifient la base de données en ajoutant, retirant ou
modifiant des enregistrements. On distingue parmi ces requêtes les requêtes de suppression,
de mise-à-jour, de création de table ou d’ajout.

Toutes ces requêtes sont construites de manière assez similaire. Nous allons commencer par
présenter les requêtes de sélection en montrant les différentes méthodes employées pour créer ces
requêtes.

4.2 Requête de sélection


4.2.1 Requêtes mono-table

Une requête mono-table est la requête la plus simple qui soit : on désire sélectionner/montrer
les valeurs d’un ou plusieurs champs d’une table. Pour créer une requête de ce type, il faut tout
d’abord sélectionner la table qui contient les enregistrements qui nous intéresse, puis choisir parmi
les champs de cette table ceux que l’on désire sélectionner.
En pratique

• Dans la partie Requête du menu principal, sélectionnez Nouveau, puis


Mode création.

• Sélectionnez la table contenant les informations.

• Sélectionnez les champs qui contiennent les informations qui vous


intéressent en double-cliquant dessus. Vérifiez bien que la case afficher
soit cochée.

4.2.2 Requêtes multi-tables

Une requête concerne souvent plus d’une table. Par exemple, dans le cas du libraire, on peut avoir
envie d’afficher la liste des auteurs avec pour chaque auteur, la liste de ses oeuvres. Cette requête
fait intervenir deux tables : la table auteur et la table oeuvre. Il y a ici une relation entre ces deux
tables que nous allons exploiter. Nous voulons donc afficher pour chaque auteur X, les oeuvres
dont l’auteur est X, par conséquent, il faudra utiliser le lien qui existe entre le champ ’idauteur’
de la table auteur et le champ ’idauteur’ de la table oeuvre.

Remarque : Il est possible dans ce genre de requêtes de faire appel plusieurs fois à la même
table. Supposons par exemple que nous disposons d’une entité employé qui dispose d’une relation
réflexive responsable entre employé et employé. Si on désire la liste de tous les employés avec leurs
responsables, il nous faudra utiliser deux fois la table employé dans la requêtes : l’une d’entre elle
représentera l’employé, l’autre le responsable.

16
En pratique

• Dans la partie Requête du menu principal, sélectionnez Nouveau, puis


Mode création.
• Sélectionnez les tables intervenant dans la requête.

• Vérifiez que les liens ont tous vraiment du sens dans votre requêtes, sup-
primez les liens inutiles.

• Sélectionnez les champs à afficher.

4.2.3 Requêtes avec critère

Lorsqu’une requête ne s’intéresse pas à tous les enregistrements d’une table de la base de données,
mais seulement à certains, il nous faut utiliser des critères pour limiter la sélection. Les critères
s’indiquent dans la ligne du même nom.

Supposons que nous nous désirons afficher toute la liste des auteurs dont le nom est ”Dupont”.
Nous allons commencer par écrire une requête qui affichent tous les auteurs, puis nous allons
restreindre cette requête en sélectionnant le champ ”Nom” et en indiquant dans la zone ”Critères”
la valeur ="Dupont" (ou simplement "Dupont").

Access nous permet d’utiliser d’autres opérateurs mathématiques que =.

Opérateur Signification
= Égal
<> Diférent
< Inférieur
<= Inférieur ou égal
> Supérieur
>= Supérieur ou égal

On peut également utiliser les opérateurs suivants

Opérateur Signification Exemple


Entre "A" et "C"
Sélectionne les enregistrements pour lesquels la valeur d’un Entre 10 et 20
Entre
champ est comprise dans un intervalle de valeurs. Entre #01/01/04# et
#31/12/04#
Sélectionne les enregistrements pour lesquels la valeur d’un
Dans Dans("Lille";"Roubaix")
champs est comprise dans une liste
Sélectionne les enregistrements pour lesquels un champ est est NULL
Est
vide ou non est pas NULL
Sélectionne les enregistrements contenant une donnée ap-
Comme Comme ”rue*”
proximative
Sélectionne les enregistrements ne correspondant pas au
Pas Pas Entre ”A” et ”C”
critère
Il est possible de faire référence à un autre champ dans les critères. Pour cela, utilisez le nom du
champ entre crochets (Exemple : [Nom]. Si deux tables possèdent ce champ, on doit alors préciser
la table en la mettant également entre crochet et en séparant la table et le champ par un point
(exemple : [Clients].[Nom]).

Par exemple, la requête suivante sélectionne les livres dont l’auteur est le même que celui spécifié
dans la table Auteur.

17
Champ : IdAuteur
Table : Livre
Tri :
Afficher :
Critère : [Auteur].[IdAuteur]
Un certain nombre de fonctions sont également disponibles. En voici quelques unes.
Pour les texte
Nbcar N bcar([N om]) = ”4” sélectionne les
nombre de caractère d’un texte
noms de 4 caractères
retrouve les caractères à droite d’un Droite([N om]; 2) = ”se” sélectionne
Droite
texte les noms se terminant par ”se”
retrouve les caractères à gauche d’un Droite([N om]; 2) = ”mo” sélectionne
Gauche
texte les noms commençant par ”mo”
ExtracChaı̂ne([N om]; 2; 3) = ”ach”
sélectionne les noms qui contiennent la
Extracchaı̂ne retrouve les sous-chaı̂nes d’un texte
chaı̂ne ”ach” à partir de la deuxième
lettre (”machin” par exemple)
Pour les dates et heures
permet d’avoir le mois d’une date (il ex- M ois([DateCommande]) = 6 Affiche
Mois
iste aussi jour et année) les commandes du mois de Juin.
Dif f Date(”j”; [Date1]; [Date2]) >
100 retrouve les éléments pour lesquels
permet de faire une différence entre
diffdate il y a plus de 100 jours entre date1
deux dates
et date2 (mettre ”m” pour le mois et
”aaaa” pour l’année à la place de ”j”).
AjDate(”j”; −10; [DateLivraison])
permet de faire des opérations sur les
AjDate fournit une date antérieure de 10 jours
dates
à la dte de livraison.
permet d’avoir la date du jour (voir = Aujourdhui()) permet de
Aujourdhui aussi maintenant pour avoir l’heure sélectionner un champ date dont
actuelle) la valeur correspond à la date du jour.
Pour les champs numériques ou monétaires
Ent([P rix]) = [P rix] sélectionne les
Ent calcule la partie entière
prix ronds (sans centimes).
Abs([V ariation]) < 10 sélectionne les
Abs calcule la valeur absolue
variation entre -10 et +10.
Access autorise la combinaison de plusieurs critères. Si ces critères sont tous sur la même
ligne, la requête sélectionnera les enregistrements qui répondent à tous les critères à la fois. Si
ces critères sont sur des lignes différents (lignes ”ou”), la requête sélectionnera les enregistrements
correspondant à l’une de ses lignes.

Champ : Ville Age Champ Ville Age Champ Ville Age


... ... ...
Critères : ”Roubaix” > 50 Critères : ”Roubaix” Critères : ”Roubaix” > 50
Ou : Ou : > 50 Ou : ”Lille”

Ici, par exemple, la première requête sélectionnera les habitants de Roubaix de plus de 50 ans.
La deuxième requête sélectionnera les habitants de Roubaix (indifféremment de leur age) et les
personnes de plus de 50 ans (même n’habitant pas Roubaix). La troisième requête sélectionne les
habitants de Roubaix de plus de 50 ans ainsi que tous les habitants de Lille.
La combinaison de critère peut aussi être réalisée à l’aide des opérateurs booléens : OU, ET ou
NON. La requête suivante permet de sélectionner les habitants de Lille et de Roubaix (soit, ceux
dont le champ ville vaut ”Lille” ou ”Roubaix”)

18
Champ : Ville
...
Critères : ”Roubaix” Ou ”Lille”
Ou :
Enfin, il est possible de demander à l’utilisateur d’entrer un critère. Pour cela, mettre [truc] dans
les critères (éventuellement dans une formule) où truc est un nom quelconque qui ne correspond
pas à un nom de champ. L’exemple suivant permet de sélectionner un auteur dont le nom est
demandé à l’utilisateur.

Champ : Nom
Table : Auteur
Tri :
Afficher :
Critère : [Quel Nom]

4.2.4 Requêtes à champs calculés


Si on désire afficher une information qui n’est pas présente dans la base, mais qui est issue d’un
calcul à partir d’autres champs, il est possible d’utiliser des formules pour créer ce nouveau champ.
Ce champ s’appelle alors un champ calculé. Pour cela, dans la zone de champ, on écrit nom du
champ : formule où nom du champ est le nom que l’on désire donner à notre nouveau champ et
formule est une formule Access (écrite avec les mêmes opérateurs que dans le point précédent).
Par exemple, la requête suivante permet d’avoir l’âge d’une personne.

Champ : Age : DiffDate(”aaaa”,[Date],Aujourdhui())


Table :
Tri :
Afficher :
Critère :

4.2.5 Requêtes de regroupements


La requête de regroupement est un important outil d’analyse et de synthèse. Un regroupement
permet de faire un calcul sur un ensemble de valeurs d’un champ éventuellement en fonction d’un
autre.
Prenons par exemple les données ci-dessous contentant le chiffre d’affaire de plusieurs agences
d’une société à différentes dates.

Date Agence CA
06/01/2003 Nord 927,02 e
06/01/2003 Sud 1 098,46 e
06/01/2003 Est 561,29 e
07/01/2003 Nord 1 385,55 e
07/01/2003 Est 681,09 e
07/01/2003 Sud 1 401,56 e

Pour juger des performances des différentes agences, on peut avoir envie de faire des calculs sur
le chiffre d’affaire en fonction de différentes données :

• par date : on peut avoir le chiffre d’affaire total par jour. le ”par jour” est un indice fort du
regroupement : on fera un regroupement sur la date, et un somme sur les chiffres d’affaires.
Notons que la notion d’agence ne nous intéresse pas, elle ne devra pas apparaı̂tre dans la
requête

19
• par agence : en sommant les chiffres d’affaires. Le regroupement se fait sur l’agence, on
fait une somme sur le CA. Encore une fois la date ne doit pas apparaı̂tre dans la requête
puisqu’elle ne joue aucun rôle dans le regroupement.

Lorsqu’on fait un regroupement, comme dans les deux exemples ci-dessus, il y a donc deux types
de champs qui nous intéressent :

• les champs sur lesquels le regroupement porte (ici date et agence)

• les champs sur lesquels un calcul s’effectue

Tous les autres champs ne nous intéressent pas et n’ont pas à apparaı̂tre dans la requête. En
particulier, si on désire ajouter une critère dans la requête sur un champ qui n’est ni un champ de
regroupement, ni un champ de calcul, cela ne sera pas possible (directement en tout cas, voir les
requêtes en cascade).

Différentes opérations sont possibles, en voici quelques-unes :

• Somme : effectue la somme de tous les champs

• Compte : calcule le nombre de fois où un champ apparaı̂t. A ne pas confondre avec somme,
dans les requêtes ci-dessus, il s’agit bien d’une somme de CA. Un compte indiquerait par
exemple 3 (il y a 3 chiffres d’affaire pour chaque date).

• Moyenne

• Var, EcartType : variance et écart type.

• Minimum, Maximum : la plus petite/grande valeur

• Premier, Dernier : le premier/dernier de la liste (souvent couplé avec des tris)

Notons que bien évidemment la plupart de ces opérations n’ont de sens que sur des données de
type numérique ou monétaire.

En pratique
Pour créer une requête de regroupement :
1. Commencez par créer votre requête en ne faisant intervenir que des
champs sur lesquels vous ferez une calcul ou un regroupement (si vous
avez besoin d’autres champs, il vous faudra plusieurs requêtes, voir la
section ”requête en cascades”),

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris dans la zone de description de


votre requête et sélectionnez ”Totaux”,

3. Pour chacun des champs, choisissez l’opération que vous comptez ef-
fectuer, ou ”Regroupement” si le champ est un champ sur lequel vous
allez faire un regroupement (il est obligatoire de renseigner cette partie :
si vous pensez qu’il ne faut rien mettre, c’est probablement que le champ
qui vous intéresse n’a pas à apparaı̂tre dans la requête).

20
4.2.6 Requêtes en cascades
Il arrive souvent qu’une requête ne puisse pas réaliser exactement ce que vous vouliez. Dans ce
cas, il ne faut pas avoir peur de décomposer cette requête en plusieurs. Il est possible en effet
de construire une requête en ouvrant une autre requête à la place d’une table. Pour cela, lors
du choix des tables nécessaires pour une requête, choisissez l’onglet ”Requête” et sélectionnez la
requête dont vous avez besoin.
Une démarche générale pour créer une requête peut maintenant être proposée :

• commencez à concevoir votre requête principale,

• s’il vous manque une information, créez la requête qui indiquera cette information,

• répétez cette opération jusqu’à ce que votre requête principale ait tout ce dont elle a besoin.

Un exemple, supposons qu’une liste de personne soit indiquée avec leur nom, prénom et leur date
de naissance. On désire connaı̂tre le nom de la ou des personne(s) les plus âgés.

• la requête sera une requête simple avec un critère : le champ nom sera affiché et la date de
naissance doit être égale à la plus petite date de naissance.

• L’information ”la plus petite date de naissance” n’est pas connue. Pour avoir cette infor-
mation, il nous faut donc créer une requête : ce sera une requête par regroupement qui fait
simplement un ”min” sur l’ensemble des dates de naissance.

• Nous pouvons maintenant créer notre requête principale en se basant sur la requête qui nous
permet d’avoir la date de naissance la plus ancienne.

Important : Quand vous envisagez de faire des requêtes en cascade, pensez à afficher la clé
primaire de vos tables dans toutes vos requêtes : les liaisons entre vos requêtes se feront plus
facilement et vous ferez moins d’erreur.

4.2.7 Requête d’analyse croisée


Faire une analyse croisée consiste à effectuer une synthèse des données sur plusieurs niveaux. Cela
ressemble à bien des points de vue à la création d’un Tableau Croisé Dynamique (TCD) en Excel.
Dans Access, l’analyse croisée constitue une forme particulière de requête de sélection.
trois colonnes, et possédant des caractéristiques particulières. L’une des colonnes doit comporter
des doublons, sur lesquels sera effectuée l’opération de regroupement (la colonne ”U” de la figure
ci-dessous). Une autre colonne (la colonne ”W” de la figure ci-dessous) doit comporter un nombre
restreint de valeurs distinctes, qui serviront à créer les nouvelles colonnes.
U V W
a 1
a 2
U W1 W2 W3
a 3
a
b 1
b
b 2
c
c 1
c 2
c 3
On peut ainsi réaliser des tableaux en deux dimensions pour visualiser l’évolution d’une données.
Trois types de champs sont importants :

• entête de ligne : le champ qui sert à étiqueter les lignes,

21
• entête de colonne : le champ qui sert à étiqueter les colonnes,

• valeur : le champ qui va être à l’intérieur du tableau ; il faut lui associer une opération (voir
requêtes de regroupement).

En pratique
Pour créer une requête d’analyse croisée :

1. créez une requête de sélection contenant les données

2. transformez la en requête d’analyse croisée en allant dans le menu type


de requête et en sélectionnant Analyse Croisée,

3. indiquez quel champs utiliser comme entête de ligne, entête de colonne


et valeur (dans analyse)

4.2.8 Requêtes en mode SQL


Le SQL (Structured Query Language) est le véritable langage utilisé pour faire des requêtes non
seulement par Access, mais aussi par la quasi totalité des SGBD.
Il y aurait beaucoup à dire sur le SQL, et nous ne rentrerons pas ici dans les détails. Nous nous
bornerons à montrer que chaque requête réalisée graphiquement en Access a une traduction en
SQL (l’inverse n’est pas vrai), et qu’Access permet d’écrire des requêtes en SQL.
Le SQL est un langage assez simple qui permet d’écrire une requête sous forme de texte. Par
exemple, la requête SQL suivante permet de sélectionner les noms de l’auteur ayant écrit ”Franken-
stein”.
SELECT AUTEUR.nom FROM AUTEUR, OEUVRES where AUTEUR.idAuteur = OEUVRES.idAuteur AND
OEUVRES.titre=’Frankenstein’;
En quelques mots : la requête SQL indique qu’il affiche le champ nom de la table AUTEUR,
qu’il a besoin pour cela des tables AUTEUR et OEUVRES, qu’il utilise le lien AUTEUR.idAuteur -
OEUVRES.idAuteur et qu’il a un critère : OEUVRES.titre=’Frankenstein’.

En pratique
Pour passer en ’Mode SQL’ :

• créez une requête normalement ou ouvrez une requête existante ;

• au moyen de l’icône d’affichage (située sous fichier, complètement à


gauche de la barre d’outils), sélectionnez le ”Mode SQL” ;

• vous pouvez voir la traduction SQL de votre requête, et éventuellement


modifier votre requête ;

• la requête modifiée ne peut éventuellement plus être vue dans Access


(si elle ne peut pas être représentée graphiquement). On peut toutefois
toujours l’exécuter (bouton avec point d’exclamation).

4.3 Requêtes d’actions


Jusqu’à présent, les requêtes que nous avons vu sont toutes des requêtes qui permettent de consulter
la base de données. Il est également possible de faire des requêtes qui vont modifier la base de
données :

22
• en supprimant des enregistrement,

• en les modifiant,

• en en ajoutant,

• ou en créant de nouvelles tables.

Nous voyons dans cette section comment réaliser ces différentes opérations. Il s’agit en règle
générale de créer une requête de sélection (avec les méthodes vues ci-dessus) et en modifiant ces
requêtes pour les transformer en requêtes d’action.

4.3.1 Requêtes de suppression


Une requête de suppression permet d’effacer des informations de la base de données. La conception
d’une requête de suppression se fait très simplement en deux temps :

• création d’une requête de sélection qui va sélectionner les enregistrements à supprimer,

• transformation de la requête en requête de suppression.

Faı̂tes très attention lorsque vous utilisez ce genre de requête ! Cette opération est irréversible et
par le jeu des relations, les suppressions peuvent se répercuter en cascade dans d’autres tables si
l’option correspondante a été choisie lors de la création de la relation (voir la section sur l’intégrité
réferentielle).

En pratique
Pour concevoir une requête de suppression :

• créer une requête de sélection qui va sélectionner les enregistrements à


supprimer,

• transformez la en requête de suppression en allant dans le menu type de


requête et en sélectionnant Suppression,

• vous pouvez passer en mode ”feuille de données” pour afficher les enreg-
istrements qui vous être supprimés (sans les supprimer réellement),

• pour exécuter la requête (et supprimer effectivement les enregistrements)


appuyez sur le bouton ”!” ou allez dans le menu Requête / Exécution,
soit dans la liste des requêtes, double-cliquez sur votre requête.

4.3.2 Requêtes de mise à jour


Une requête de mise à jour permet de modifier les valeurs de certains enregistrement de la table.
Il s’agit probablement du type de requête d’action le plus courant.
La conception d’une requête de mise à jour se fait en deux temps :

1. Conception de la requête comme d’une requête de sélection. On commence par créer une
requête de sélection qui va permettre d’indiquer quels sont les enregistrements qui vont être
modifiés.

2. Modification des enregistrement : on indique quels sont les nouvelles valeurs des champs
indiqués.

23
Attention : il n’est pas possible d’utiliser des critères dans une requête de mise à jour. Si vous
avez besoin d’utiliser des critères, utilisez alors des requêtes en cascade : une requête de sélection
choisit les enregistrements qui vous intéressent, et une requête de mise à jour ouvre la requête de
sélection et fait les modifications.
En pratique
Pour faire une requête de mise-à-jour :

1. créez une requête en mode sélection qui affiche les champs qui seront
modifiés,
2. transformez cette requête en requête de mise à jour à partir du menu
Type de requête,

3. Indiquez pour champs, sa nouvelle valeur (qui peut éventuellement être


une formule).

4. testez en passant en mode feuille de données et exécutez avec le bouton


”!”,

4.3.3 Requêtes de création de table


La requête de création de table se fait également très simplement. Le résultat d’une requête de
sélection peut se voir sous la forme d’une table : la requête de création de table crée simplement
cette table réellement.
Il est à noter que ce type de requête ne devrait servir que très rarement, essentiellement lorsqu’il
s’agit de modifier une base de données ou de créer une base de données à partir d’une autre (en
vue de faire de l’importation de données).
En pratique
Pour faire une requête de création de table :

1. créez une requête en mode sélection qui affiche les informations qui seront
présentes dans votre table,

2. transformez cette requête en requête de création de table à partir du


menu Type de requête,

3. testez en passant en mode feuille de données et exécutez avec le bouton


d’exécution (”!”),

4. à l’exécution le système demandera un nom de table.

4.3.4 Requêtes d’ajout


Ce type de requête ajoute un groupe d’enregistrements d’une ou plusieurs tables à la fin d’une ou
de plusieurs autres tables. Sa création est également très aisée :

• on crée une requête de sélection comprenant les enregistrement à ajouter,

• on transforme la requête en requête d’ajout,

• et à l’exécution de la requête, on spécifie la table à laquelle sont ajoutées les données.

Il faut bien sûr que la requête de sélection ait bien les mêmes champs que la table à laquelle les
données seront ajoutées.

24
En pratique
Pour faire une requête d’ajout :

1. créez une requête en mode sélection qui affiche les informations qui seront
ajoutées,
2. transformez cette requête en requête d’ajout à partir du menu Type de
requête,

3. testez en passant en mode feuille de données et exécutez avec le bouton


d’exécution (”!”),

4. à l’exécution le système demandera le nom de table à laquelle seront


ajoutées les données.

25
5 Finalisation de la base
Une fois la base de données terminée, l’utilisateur final ne devrait pas avoir à manipuler directement
les différentes tables et requêtes. Il manipulera la base à l’aide d’états et de formulaires. Un état
permet une présentation agréable des données de la base de données et propose ainsi une vue
soit sur une table de la base, soit sur les données sélectionnées par une requête de sélection. La
navigation parmi ses différents éléments se fait classiquement à l’aide d’un menu.

5.1 États
Un état sert à visualiser les données. Il ne permet aucune modification. Les états sont en particulier
tout à fait adaptés à l’impression des données : ils fournissent une présentation sous forme de feuilles
prêtes à être imprimés.
La création d’un état se fait dans la section ”état” puis ”Nouveau”. Différentes méthodes de
création sont proposées :

• Mode création : création de l’état sans aucune aide.

• Assistant état : conseillé pour la plupart des utilisations.

• État Instantané Colonnes / Tableau : permet la création très rapide d’états, mais sans
aucune option de personnalisation. L’assistant colonnes permet une présentation sous forme
de colonnes avec à gauche le nom du champ et à droite sa valeur, l’assistant tableau génére
une présentation proche de celle des tables (noms des champs en haut puis la liste des valeurs).

• Assistant graphique : pour créer un graphique (non abordé ici).

• Assistant Etiquette : génère des états sous forme d’étiquettes. Non abordé ici, la création
se fait cependant d’une manière très similaire à celle des états classiques.

Nous verrons ici uniquement l’utilisation de l’assistant état. Celui-ci nous pose différentes ques-
tions :

• Choix des champs : tout d’abord, sélectionnez une table ou une requête puis faites glisser
les champs qui seront affichés dans l’état. Notez que si les champs qui vous intéressent
appartiennent à plusieurs tables ou requêtes, alors il vaut mieux commencer par créer une
requête qui regroupe ces différentes informations et bâtir l’état sur cette nouvelle requête.

• Niveau de regroupement : si l’état nécessite un regroupement, c’est ici qu’on l’indique.


Par exemple, si on désire la liste des livres par auteurs, nous choisirons un regroupement
par auteur (sur IdAuteur). Notez que si tous les champs ne sont pas à leur bon niveau
de regroupement, ce sera rectifiable par la suite (par exemple, le regroupement par IdAu-
teur laissera le nom de l’auteur au même niveau que les informations sur les livres, ce sera
rectifiable plus tard).

• Le tri : on choisit les champs à partir duquel les lignes de détails seront triés (les lignes de
détails sont les lignes qui seront affichés pour chaque enregistrement).

• La présentation : on choisit ici le modèle de présentation de l’état.

• Le style : on choisit les différents éléments de style (couleur,...) parmi une liste de quelques
choix.

• Nom de l’état : le nom avec lequel l’état sera stocké.

L’état est ensuite crée.

26
5.2 Modification de l’état
Un état étant crée, il est possible de le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton ”Modifier” après
avoir sélectionné votre état (ou passez en mode ”Création”).
On observe alors les différentes parties de l’état :

• l’entête de l’état : c’est ce qui va être imprimé au début de l’état ; ce ne sera imprimé
qu’une seule fois.

• l’entête de page : c’est ce qui est affiché au début de chaque page

• l’entête de groupe : c’est ce qui va être imprimé au début de chaque groupe, un groupe
étant l’un des niveaux de regroupements choisis lors de la création de l’état

• le détail : c’est ici que vont être imprimés chaque ligne de l’état

• le pied de groupe : c’est ce qui va être imprimé à la fin de chaque groupe,

• le pied de page : ce qui est imprimé en bas de chaque page (souvent la date et le numéro
de pages),

• le pied d’état : imprimé une seule fois à la fin du document.

Notez qu’il peut y avoir plusieurs groupes (s’il y avait plusieurs niveaux de regroupements) et
qu’il est possible que certaines section indiqués ici manquent (pied de groupe est souvent absent),
on peut choisir les sections à afficher à l’aide du bouton ”Trier/Regrouper”.
Par exemple, si on utilise un état qui affiche tous les auteurs, avec tous leurs livres (avec donc
un regroupement sur Auteur), l’impression du document se fait ainsi :

Entête de l’état
Entête de page
Entête de groupe 1 (Auteur1)
Détail : premier livre de Auteur1
Détail : deuxième livre de Auteur1
Détail : troisième livre de Auteur1
...
Entête de groupe 1 (Auteur1)
Entête de groupe 2 (Auteur2)
Détail : premier livre de Auteur2
Détail : deuxième livre de Auteur2
Détail : troisième livre de Auteur2
...
Entête de groupe 2 (Auteur2)
...
Pied de page
Pied de l’état
A partir de là, il est possible de faire différents types de modifications :

• déplacer un élément, y compris d’une section à une autre,

• supprimer des éléments,

27
• ajouter des éléments de décoration (lignes, boı̂tes, images, textes), pour cela appuyer sur le
bouton ”boı̂te à outils”,
• les sauts de pages peuvent également être ajoutés (voir propriété des différentes sections, en
général dans ”pied de groupe”).

5.3 Création d’un formulaire


Un formulaire permet de modifier et d’afficher le contenu d’une façon bien plus agréable que le
mode ”feuille de données” qui ne permet qu’un affichage en lignes et colonnes.
De plus, le mode ”feuille de données” ne permet l’affichage et la modification d’informations
ne provenant que d’une seule table, le formulaire peut nous permettre de manipuler au même
endroit des informations provenant de plusieurs tables simultanément. Par exemple, dans la base
de données du libraire, il est possible au sein d’un même formulaire d’ajouter ou modifier les
informations sur un auteur et sur l’ensemble des oeuvres qu’il a écrit.
La création d’un formulaire se fait d’une manière très similaire à la création d’état. Après avoir
fait ”nouveau formulaire”, plusieurs choix vous sont proposés.
• Mode création : la création se fait sans aucune aide.
• Assistant formulaire : Access nous guide pas à pas dans la création du formulaire
• formulaires instantanés (Colonnes / Tableau / Feuille de données) : crée un for-
mulaire rapidement pour une table, sans poser de questions. L’aspect est rudimentaire et ne
donne pas de grandes possibilités de personnalisations
• Assistant graphique et tableau croisé dynamique : non abordé ici.

Si vous créez un formulaire en utilisant la méthode ”Assistant formulaire”, Access vous demande
les renseignements suivants :
• La table : quelle est la table qui contient les informations que l’on souhaite modifier.
• Les champs : quels sont les champs que nous désirons afficher dans le formulaire (en
général tous, mais pas toujours. Il n’est par exemple pas nécessairement utile de choisir la
clé si celle-ci est issu d’un champ de type NuméroAuto).
• La présentation : la présentation générale de l’état, les plus souvent utilisés étant ”Colonne
simple” et ”Tabulaire”.
• Le style : le style général (couleur, fond...).
• Le nom : le nom de l’état.

Une autre méthode pour créer le formulaire consiste à utiliser l’un des assistants ”formulaire
instantané”. Pour cela, à la création, choisissez l’un de ces assistants plutôt que l’assistant standard
:
• l’assistant formulaire instantané : Colonnes crée un formulaire standard avec un enreg-
istrement par feuille,
• l’assistant formulaire instantané : Tableau crée un formulaire sous la forme d’un tableau
reprenant l’ensemble des enregistrements,
• l’assistant formulaire instantané : Feuille de données permet la création immédiate de
formulaire reprenant la même présentation que les feuilles de données (c’est-à-dire moche).
L’assistant vous demande simplement la table ou la requête à partir de laquelle vous voulez créer
votre formulaire et le crée instantanément. Ceci a l’avantage de permettre une création très rapide
mais ne propose pas beaucoup de possibilité de personnalisation.

28
5.4 modification d’un formulaire
Le formulaire étant crée, il est ensuite possible de le modifier. La modification d’un formulaire en
suivant une méthode similaire à celle utilisée pour modifier un état.
Pour modifier un formulaire, il faut passer en mode création (dans le menu affichage ou par
l’icône mode création). On voit alors la structure du formulaire, à partir de là, il est possible de
réaliser les opérations suivantes :

• déplacer ou redimensionner un élément,


• supprimer des éléments,
• changer les propriétés des éléments (en cliquant sur l ’élément avec le bouton droit de la
souris)
• ajouter des éléments (bouton, ligne, zone de texte...), pour cela appuyer sur le bouton ”boı̂te
à outils”,

Lorsqu’on ajoute un élément, il est possible de les ajouter directement pour ensuite modifier
l’élément, ou, plus simplement, en utilisant un assistant. Pour cela, sélectionnez sur la boı̂te
à outils le bouton représentant une ”baguette magique” avec de créer l’élément. On trouve les
éléments suivants :

• intitulé : il s’agit d’une zone de texte qui ne sert qu’à la présentation.


Pour le créer, sélectionnez le bouton correspondant (”Aa”) et cliquez sur le formulaire à
l’endroit où vous voulez placer votre intitulé et écrivez votre texte.
• zone de texte : une zone de texte est une zone qui sert à afficher la valeur d’un champ. Il
est également possible d’ajouter des champs calculés à partir d’autres champs présents dans
le formulaire.
Pour la créer, sélectionnez le bouton correspondant (”ab|”) et cliquez sur le formulaire à
l’endroit où vous voulez placer votre zone de texte. Si vous avez activé l’assistant (”baguette
magique”), on vous demandera alors à quel champ doit correspondre la zone de texte. Sinon,
dans la zone de texte, indiquez le champs qui vous intéresse ("[salaire]" par exemple, ou
"=[salaire] + [commission]" si vous voulez une formule).
• bouton bascule, bouton d’option et case à cocher : ils fonctionnent de la même
manière que les zones de textes, mais pour des champs de type Oui/Non.
• groupe d’options : un groupe d’options vous permet de choisir entre différents choix à
l’aide de boutons ou de cases. Le groupe d’options est particulièrement adapté aux champs
contenant un nombre limité de valeurs numériques ”codés” (par exemple, les catégories so-
ciaux professionnelles).
Pour le créer, utilisez l’assistant, sélectionnez le bouton correspondant et cliquez sur le for-
mulaire à l’endroit où vous voulez placer votre groupe d’options. L’assistant vous demande
quelles sont les différentes étiquettes de votre liste (”patron”, ”cadre moyen”, ”ouvrier”,...). Il
s’agit de la valeur affichée dans le groupe d’options. On vous demande ensuite une éventuelle
valeur par défaut, puis la valeur correspondante à chacune des étiquettes. Il s’agira de la
valeur contenue réellement dans le champ. On vous demande ensuite le champ correspondant
au groupe d’options (celui dans lequel l’information sera stockée) et le style (bouton ou case).
La dernière question concerne la légende de votre groupe d’options.
• liste déroulante : permettent le choix d’une valeur dans une liste.
Pour la créer, utilisez l’assistant, sélectionnez le bouton correspondant et cliquez sur le for-
mulaire à l’endroit où vous voulez placer votre liste déroulante. De là, trois choix vous sont
proposés : le premier indique que la liste est remplie à partir des valeurs d’une table ou d’une

29
requête, la deuxième correspond à des valeurs remplies ”à la main”, et la troisième offre une
fonction de recherche que nous n’aborderons pas ici.
Si on choisit le premier choix, l’assistant commence par demander la source des informations
(une table ou une requête). Il demande ensuite le ou les champs concernés. Il est possible
de mettre plusieurs champs : le champ qui contient réellement l’information à stocker et un
ou plusieurs autres champs plus parlants qui serviront à renseigner l’utilisateur. On souhaite
ainsi souvent faire une liste sur un ensemble de clés primaires (IdAuteur par exemple), alors
qu’on préfère afficher d’autres informations (nom et prénom de l’auteur). Si on a choisit
plusieurs champs, l’assistant demande s’il faut masquer ou non le premier champ. Il demande
ensuite la largeur souhaitée pour la liste et enfin le champ qui contiendra les données de la
liste.
Avec le second choix, la démarche est similaire. On commence là par remplir la liste des
valeurs.

• bouton de commande : un bouton de commande permet de réaliser certaines opérations


par le biais d’un bouton. Il est ainsi possible de passer d’un enregistrement à un autre,
d’effectuer des recherches, d’ouvrir un autre formulaire ou un autre état.
Pour le créer, utilisez l’assistant, sélectionnez le bouton correspondant et cliquez sur le for-
mulaire à l’endroit où vous voulez placer votre bouton. l’assistant vous demandera ensuite
quel opération vous voulez réaliser avec votre bouton et la présentation qu’il aura.

• boı̂te, trait, image : il s’agit d’éléments purement graphiques qui peuvent améliorer la
présentation de votre formulaire.

• Onglet : ce contrôle offre deux avantages. Il regroupe les informations à une même place et
prend moins d’espace à l’écran. Il suffit de cliquer sur l’onglet pour voir les informations de
la catégorie choisie.

• Sous formulaire / Sous état : cet élément permet d’intégrer un sous formulaire. Ce point
sera abordé plus loin.

• autre contrôles : Access contient également d’autres contrôles qui permettent d’autres
types de saisie, par exemple le contrôle Calendrier pour les dates

5.5 Sous formulaire


Les sous formulaires sont un peu aux formulaires ce que sont les regroupements aux états. Ils
permettent d’éditer plusieurs tables en même temps. Supposons par exemple que, dans l’exemple
du libraire, on désire avoir un formulaire qui affiche tous les renseignements concernant les auteurs
(nom, prénom, ...) ainsi que la liste des livres qu’ils ont écrits. L’opération peut se faire ”à la
main” ou à l’aide de l’assistant. Nous présentons ici deux méthodes, une simple et rapide, une un
peu moins simple (mais tout de même) qui permet de faire plus de choses.
Méthode simple
La création du formulaire se fait de la manière suivante.

1. Créez une requête qui contient les informations que devra contenir le formulaire (dans
l’exemple, il s’agira d’une requête contenant tous les auteurs et tous les livres de ces au-
teurs).

2. Créez un formulaire en se basant sur cette requête à l’aide de l’assistant.

3. Suivez l’assistant. La procédure est la même que pour un formulaire simple à une nuance
près. On vous demande comment vous souhaitez afficher vos données, choisissez le niveau de
regroupement voulu (comme pour un état). Choisissez ”formulaire avec sous formulaire”.

30
Méthode un peu moins simple (mais tout de même)
La méthode présentée ici a le même résultat que ci-dessus mais permet éventuellement plus de
souplesse. On peut par exemple en suivant cette méthode avoir plusieurs sous-formulaires au sein
d’un même formulaire.
Nous reprenons ici le même exemple : on désire tous les auteurs avec tous les livres de chaque
auteur.

1. créez la requête du sous-formulaire : il s’agira ici d’une requête affichant tous les livres avec
leur auteur (IdAuteur). Les données qui nous intéresse sont effectivement les informations sur
les livres, et le champ IdAuteur nous permettra de faire le lien avec le formulaire principal.

2. Créez le sous formulaire : il s’agira d’un formulaire classique sur la requête précédente. Ce
sera ce formulaire qui sera intégré dans le formulaire principal.

3. Créez le formulaire principal.

4. Modifiez ce formulaire : à l’aide du bouton ”Sous formulaire” de la barre d’outils, importez


le sous formulaire (en ayant activé la ”baguette magique”). L’assistant vous demandera
comment lier le sous-formulaire avec le formulaire : dans notre exemple, il s’agit de faire un
lien par le champ IdAuteur (on affichera ainsi uniquement les livres dont l’auteur est celui
du formulaire).

5.6 Menus et autres personnalisations


5.6.1 menu général
Une étape importante de la finalisation de la base de donnée est la conception d’un menu. Ce
menu permettra à l’utilisateur de retrouver facilement les différents éléments dont il a besoin sans
avoir à manipuler directement la base de donnée. Idéalement, l’utilisateur doit pouvoir réaliser
toutes les opérations dont il a besoin à partir du menu. La méthode est la suivante.

1. Commencez par réfléchir à ce que vont contenir toutes les différentes pages de votre menu.

2. Créez votre menu principal. Pour cela, aller dans ”Outils/Gestionnaire du menu général”.
Acceptez d’avoir un menu général.

3. Vous avez maintenant accès à une fenêtre dans laquelle se trouve un élément (menu général).
Dans cette fenêtre se trouveront toutes les pages de votre système de navigation. Créez-les
(avec Ajouter)

4. Vous pouvez maintenant les modifier. Chaque page de menu contient différents éléments.
Chaque élément sera représenté par un bouton qui effectuera une action précise. En partic-
ulier, on peut :

• aller sur une autre page du menu,


• ouvrir un état,
• ouvrir un formulaire en mode création (s’ouvre sur une page blanche) ou en mode
modification (s’ouvre sur le premier enregistrement),
• Quitter l’application...

Attention : Access semble être très sensible aux manipulations sur son menu. En théorie, vous
pouvez consulter le menu qui est présent dans les formulaires. Évitez de trop modifier ce menu,
et surtout ne l’effacez pas sous peine de voir Access se ”planter” ou vous empêcher de créer un
nouveau menu...

31
5.6.2 Démarrage de l’application
On peut ensuite personnaliser d’avantage notre application en indiquant ce que va voir l’utilisateur
lorsqu’il va démarrer notre base de données. Pour cela, allez dans outilsé.marrage. De là on peut
(entre autres) :

• indiquer le nom du menu qui est affiché lors du démarrage de l’application,

• l’icône de l’application,

• le nom de l’application

32
Leçon – exercice : exemple d’utilisation d’une base de données

Le but de cette leçon est de vous montrer un exemple d’utilisation d’une base de
donnée (carnet d’adresse, listes fournisseurs, listes d’articles, etc. les possibilités
sont illimitées).
Il est recommandé de faire cet exercice en suivant la leçon : cliquez ici pour
télécharger l’exercice.

L’exemple choisi est le suivant : à partir d’un choix dans une liste déroulante qui
contient le nom des contacts d’un carnet d’adresse, l’adresse complète sera
affichée automatiquement sur une lettre à l’emplacement du destinataire.

Entrez la valeur « 1 » dans A1.


Sélectionnez une cellule quelconque, puis insérez-y une fonction
RECHERCHEV :

Complétez les paramètres de la fonction (voir image ci-dessous) :

Valeur_cherchée = $A$1 = la cellule qui contient le n° du contact à rechercher


Table_matrice = sélectionnez ici les colonnes A à F de la feuille « Base de
donnée » (en indiquant des colonnes et non pas des cellules, vous pourrez
enrichir votre base de données ultérieurement sans avoir à modifier les formules).
No_index_col = le n° de colonne indiqué ici correspond à une colonne de
« Table_matrice ». En indiquant 2 nous obtiendrons le nom, 3 le prénom, 4
l’adresse, 5 le code postal et 6 le lieu. Le but ici est d’indiquer 2 pour obtenir le
nom, vous pouvez soit mettre « 2 » directement puis changer ce chiffre
manuellement après recopie à la prochaine étape, soit mettre « ‘Base de
donnée’ !A3 » (=2) et qui vaudra après recopie 3-4-5-6.
Valeur_proche = FAUX pour obtenir des valeurs exactes

Validez.

Faites une recopie :


Vous obtenez l’adresse complète du contact 1 (choix cellule A1) :

Dans ce cas nous souhaitons que le nom et le prénom ainsi que le code postal et
le lieu se suivent.

Faites comme ceci :

Nom : =Formule1
Prénom : =Formule2
Nom prénom : = Formule1&" "&Formule2

Vous obtenez alors ceci :


Leçon – exercice 9 : suite

Déplacez les cellules comme vous le souhaitez (ici à l’emplacement du


destinataire) :

Déplacez la cellule A1 hors de la zone d’impression :

Dans la barre d’outils formulaires, sélectionnez la zone de liste déroulante :

Créez une liste hors de la zone d’impression :

Modifiez le format de l’objet (voir image) :

Plage d’entrée = la liste des noms des contacts, sélectionnez soit la liste de
noms, soit la liste de noms avec une marge si vous comptez ajouter d’autres
contacts par la suite (il n’y a que ce paramètre à modifier dans le cas où la marge
est dépassée).
Cellule liée = I10 = la cellule qui contient le « 1 ».
Nombre de lignes = au nombre de lignes affichées simultanément lorsque vous
cliquez sur la liste déroulante.

Validez.

Faites quelques essais, l’adresse entière se modifiera à chaque changement …


Il s’agissait d’un exemple « simple » qui permet de se faire une première idée des
possibilités d’une base de données sur Excel.

Il est possible d’utiliser INDEX+EQUIV à la place de RECHERCHEV : exemple


simple ici …

La liste déroulante « classique » peut être remplacée par une liste intégré à la
cellule : explication ici …

Bref, les possibilités sont illimitées !

Si vous avez des difficultés, le forum est là pour vous aider …