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FASCICULE 1

NOTIONS DE BASE
AVEC ANNEXE SUR EXCEL 97

Jacques CELLIER

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I Principes et mthodes de base

I PRINCIPES ET METHODES DE BASE


I.1 LE DECOR GENERAL
Barre de menu Barre doutils

Barre de formules

Cellule active

Barre doutils flottante Feuille de calcul

Barre de dfilement des onglets Onglets

Barres de dfilement de la feuille

Figure 1 : fentres Excel

I.1.1 LA FENETRE DE LAPPLICATION


Outre quelques raccourcis claviers parfois encore utilises, Excel offre trois moyens daccs ses commandes et outils

LES MENUS
En haut de la fentre de lapplication, le menu principal ouvre des sous-menus droulants. On y retrouve les grandes rubriques traditionnelles des logiciels Windows : Fichier, Edition, Affichage, Insertion, Format, Outils, Fentre ? linstar de Word 6 plus une rubrique Donnes. La rpartition des commandes entre ces diffrents menus a t en partie modifie par rapport la version prcdente Excel 4 . En voici une description sommaire :

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Fichier :

regroupe les commandes pour ouvrir un fichier, lenregistrer sous un autre nom ou autre rpertoire, et toutes les commandes de mise en page et dimpression. Edition : regroupe les commandes pour couper, copier, coller, les commandes deffacement, de suppression etc... Affichage : regroupe les outils pour rgler laffichage zoom ou pour personnaliser la fentre de lapplication. Insertion : regroupe les commandes pour insrer de nouvelles lignes, de nouvelles colonnes, ou des objets divers et varis au sein du document. Format : regroupe les outils de mise en forme. Outils : regroupe les outils spciaux (Audit, Solveur etc...). Donnes : regroupe les outils spcifiques la gestion de donnes (Tri etc...) Fentre : regroupe les commandes pour basculer dun document lautre, ouvrir plusieurs fentres sur une mme feuille ou des feuilles diffrentes. ?: ouvre laccs laide en ligne.

BARRE DOUTILS
Situe en dessous de la barre des menus, la ou les barres doutils fournissent des boutons de raccourci pour activer les diffrentes commandes et sont entirement personnalisables. Un bon choix consiste via le menu Affichage/Barre doutils de choisir la barre doutils standard et la barre doutils format, puis en fonction du type dapplication que lon envisage et de ses habitudes de travail denlever les boutons peu utiliss et dy inclure les boutons correspondant des commandes frquemment sollicites. On peut par ailleurs faire apparatre momentanment des barres doutils flottantes utilisables en fonction du contexte de travail (graphique, dessin, gestion de donnes...). En laissant, une (ou deux) fraction de seconde, le pointeur de la souris sur un de ces boutons, on provoque lapparition dune bulle explicative quant sa finalit.

MENUS CONTEXTUELS
Par rapport la version prcdente, Excel 5 dveloppe lusage du bouton droit de la souris suivant le principe gnral suivant. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un objet slectionn ouvre un menu contextuel (c..d dpendant de lobjet cibl) pour modifier les proprits de cet objet. Cette manire de procder savre efficace notamment avec les graphiques.

ANNULATION DUNE COMMANDE


Excel accorde ses utilisateurs un droit au remords. La dernire commande excute peut tre annule par Edition/Annuler ou par le bouton . Mais attention, contrairement Word 6, cette libralit se limite la dernire commande et ne va pas au del.

I.1.2 LA FENETRE DE DOCUMENT LE CLASSEUR


Avec Excel 5 le document de base se nomme un classeur et peut regrouper diffrentes feuilles : des feuilles de calcul

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des feuilles graphiques des feuilles de programme en Visual Basic baptises des modules des feuilles de bote de dialogue. Chaque feuille du classeur est repre par un onglet. Cliquer sur un onglet active la feuille correspondante. Ces onglets portent par dfaut les noms Feuil1, Feuil2 etc... Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un onglet ouvre un menu contextuel qui permet, entre autres, de donner un nom plus parlant la feuille. Lordre de ces feuilles peut dailleurs tre modifi en cliquant et glissant les onglets correspondants

I.2 LA FEUILLE DE CALCUL


I.2.1 LIGNES, COLONNES, CELLULES
Une feuille de calcul est structure en lignes et en colonnes numrotes. Au croisement dune ligne et dune colonne se trouve une cellule repre par son numro de ligne et son numro de colonne qui constituent sa rfrence ou adresse. La rfrence de la cellule situe lintersection de la ligne 3 et de la colonne 4 est note ainsi L3C4. A chaque instant une cellule, marque par un encadrement caractristique : se trouve tre la cellule active de la feuille ; cest elle qui recevra les informations frappes au clavier. Pour rendre une cellule active, on peut user des touches de dplacement usuelles , , , qui dplacent la cellule active ou bien cliquer sur la cellule que lon souhaite rendre active. Paralllement les barres de dfilement classiques (horizontales et verticales) permettent de naviguer dans une feuille dont les dimensions peuvent excder de beaucoup la taille de la fentre daffichage.

I.2.2 CONTENU DES CELLULES


Les cellules peuvent recevoir essentiellement trois types dinformation : 1. Du texte servant de libell et de titre pour documenter la feuille 2. Des donnes numriques Excel sait en principe distinguer le texte du numrique, mais se livre parfois des facties troublantes. Sil on place ainsi dans une cellule 0-5 il affiche sans surprise 0-5 , mais si on place 1-5 il affiche de faon inattendue 01-mai , interprtant lexpression frappe comme une date. Pour viter ce genre dinconvnient, commencer la saisie par une apostrophe, ce qui force Excel considrer ce qui va suivre comme du texte et lafficher tel quel. 3. Des formules de calcul pouvant faire rfrence dautres cellules. Ces formules de calcul doivent obligatoirement commencer par le signe = qui est la marque pour Excel de lintroduction dune formule. Si on tape, par exemple 5+2, Excel considrera quil sagit de texte et affichera dans la cellule 5+2 , si lon tape =5+2, Excel interprtera cela comme une formule quil valuera avant dafficher le rsultat 7 dans la cellule.
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Une fois saisie, linformation est valide par la touche ou en changeant de cellule active. Si lon souhaite corriger une information dj saisie, on doit alors rendre la cellule la contenant active, puis cliquer la souris dans la barre de formule, les touches de dplacement horizontaux permettent alors de se dplacer dans lexpression pour procder aux corrections. Les deux boutons de la barre de formule, permettent respectivement dannuler une entre ou de la valider.

I.2.3 FORMULES DE CALCUL


Cest bien vident cette troisime possibilit qui fait la spcificit des tableurs en gnral et dExcel en particulier. Une formule Excel est constitue de symboles 1 opratoires usuels : +, -, *, /, ^ (lvation une puissance), de fonctions , de parenthses et doprandes (ou arguments), crits, en particulier en ce qui concerne le parenthsage et les rgles de priorit des oprateurs, selon les rgles habituelles. Loriginalit rside dans ce que les oprandes places dans la formule peuvent tre non seulement des constantes numriques, mais aussi des rfrences2 des cellules contenant des valeurs. De plus ces rfrences peuvent tre obtenues automatiquement en cliquant sur les cellules concernes. Ces cellules peuvent se trouver sur la mme feuille (cest le cas le plus courant), sur une autre feuille du classeur, ou mme, sur une feuille dun autre classeur ouvert.

Exemple :
Pour calculer dans une cellule, le produit du contenu des deux cellules situes au dessus, il suffira aprs avoir activ cette troisime cellule de : 1. Taper = 2. Cliquer sur la premire cellule. Excel crira L(-2)C 3. Taper * 4. Cliquer sur la deuxime cellule. Excel crira L(-1)C 5. Valider. Excel valuera et affichera le rsultat du calcul dans la troisime cellule. Dans ce contexte, une cellule contenant une formule a comme antcdents, les cellules qui sont ainsi rfrences dans la formule. Lorsque le contenu dune de ces cellules antcdents se voit modifi, Excel rvalue automatiquement3 la formule et affiche le nouveau rsultat. Ainsi conue, la feuille de calcul est donc vivante , chaque modification des donnes provoquant une mise jour des rsultats subordonns.

I.2.4 ERREURS
Des formules errones peuvent provoquer, dans la cellule o elles ont t places, laffichage de messages derreur au lieu du rsultat escompt. Voici les principaux et leur signification : #DIV/0!
1 2

Division par 0.

Les fonctions dExcel sont dveloppes au chapitre suivant. Les rfrences et les subtilits que leur maniement peut receler sont claircies au dbut du prochain chapitre. 3 Ce processus de recalcul automatique peut tre gel par Outils/Option/Calcul en cochant calcul sur ordre.

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#NOM? #NOMBRE!

Excel ne reconnat pas un des noms (de fonction ou de bloc) utilis dans la formule. Utilisation dun argument incorrect dans une formule numrique comme par exemple -1 avec la fonction RACINE. Utilisation dun type dargument incorrect comme du texte dans une formule numrique. Rfrences incorrectes dans une formule. Ne signale pas une erreur proprement parler, mais indique quExcel manque de place dans la cellule pour afficher un nombre avec la prcision requise.

#VALEUR! #REF! #########

I.2.5 MISE EN FORME ET PRESENTATION Largeur de colonnes, hauteur de lignes


Le moyen le plus rapide pour redimensionner lignes et colonnes consiste dplacer la souris les traits sparant les numros sur les bords de la feuille. Si lon souhaite donner les mmes dimensions plusieurs lignes ou colonnes, il faut pralablement les slectionner en cliquant glissant sur les numros correspondants. Il est aussi possible de recourir Format/Ligne ou Format/Colonne. Les colonnes ou lignes peuvent tre masques par ces mmes mthodes.

Format des cellules


Il faut pralablement slectionner les cellules concernes par la mise en forme Slection de cellules Pour slectionner un bloc rectangulaire de cellules, on clique et glisse sur le bloc, Les cellules slectionnes, lexception de la premire, sont affiches avec les couleurs complmentaires de celles dorigine. Pour slectionner plusieurs blocs rectangulaires, il faut pars avoir slectionn un bloc, appuyer sur la touche Ctrl , relcher la souris et passer au bloc suivant. Pour slectionner la totalit dune ligne ou dune colonne, cliquer sur son numro. Pour slectionner toute la feuille, cliquer sur le bouton gris situ gauche des numros de ligne. Pour dselectionner, cliquer nimporte o Mise en forme du texte Une fois la slection effectue, Excel offre toute une panoplie pour mettre en forme les cellules. Celle-ci est accessible soit partir du menu Format/Cellule, soit en

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cliquant avec le bouton droit de la souris sur les cellules slectionnes, soit en utilisant les boutons de raccourci de la barre doutil format comme par exemple :

dont les rles se devinent aisment. Les outils disponibles, quivalent de ceux dont on dispose en traitement de texte concernent : le type (police, taille, etc.) des caractres employes. A signaler que, lencontre de son prdcesseur Excel 4, la version 5 autorise diffrents types de caractre au sein dune mme cellule. lalignement dans les cellules (centr, droite, gauche, justifi), horizontalement ou verticalement. Excel permet dcrire un texte sur plusieurs lignes au sein dune cellule. Normalement si la longueur du texte dpasse la largeur de la cellule, Excel dborde sur les cellules voisines si celles-ci sont vierges, sinon le texte est tronqu laffichage. En activant via Format/Cellule/Alignement, loption Renvoi la ligne automatique, Excel affiche le texte complet sur plusieurs lignes si ncessaire. Ce renvoi la ligne peut dailleurs tre impos lors de la saisie par la combinaison de touche Alt + La couleur (Motifs) et lencadrement (Bordure) Le centrage du texte sur plusieurs colonnes Format nombre Excel ayant une vocation prononce pour le calcul, il est logique de trouver des outils spcifiques de mise en forme des nombres. Ces outils naffectent que laffichage des nombres ( lcran et limpression) mais ne modifient en rien la prcision des calculs. Afficher avec deux dcimales dans une cellule, nempchera pas toutes les dcimales disponibles, mais non visibles, dtre utilises dans un calcul qui rfrera au contenu de cette cellule. Pour une mise en forme courante les boutons suivants savrent les plus rapides format montaire 5237 devient 5 237,00 F format pourcentage 0,25 devient 25% format avec espace entre les milliers 5237 devient 5 237,00 augmente le nombre de dcimales diminue le nombre de dcimales.

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Les formats plus sophistiqus requirent le passage par Format/Cellule/Nombre qui ouvre une bote de dialogue proposant des modles plus labors, regroups par catgorie et dcrits par des codes daffichage. A signaler entre autres : les formats montaires avec affichage des nombres ngatifs en rouge les multiples formats daffichage des dates et des heures le format scientifique le format fraction. Il est par ailleurs possible de crer ses propres formats. Le plus simple pour y parvenir est de modifier dans la case code un format dj existant. Par exemple partir du modle # ##0,00 on ajoute, par exemple, droite " Km" pour obtenir laffichage de lunit de mesure. Deux remarques pour clore ce sujet : Avec Excel le pourcentage est un format daffichage et non une multiplication par 100 de la valeur : 0,5 50% ou sont des variantes dcriture du mme nombre. Il est donc inutile et mme nuisible de placer des coefficients 100 parasites dans les formules. Le nombre de dcimales affich doit tenir compte de leur caractre significatif. Afficher la distance de Rennes New-York au micron prs trahit un manque desprit critique fcheux en gnral et une mconnaissance de la drive des continents en particulier.

I.2.6 COPIER/COLLER
Comme tout logiciel Windows, Excel offre, sous forme habituel, le Copier/Coller qui permet de recopier le contenu (texte, donne numrique ou formule) dune cellule source vers une ou dautres cellules : 1. On active ou on slectionne le ou les cellules copier
4 2. On utilise Edition/copier ou le bouton

3. On slectionne les cellules de destination 4. On utilise Edition/coller ou le bouton Mais il propose des variantes, plus rapides mettre en oeuvre ou plus adaptes aux applications dExcel lesquelles font un usage intensif de la recopie des formules5. Dans nombre de feuilles Excel on trouve une formule rpte sur toute une colonne ou ligne. Il nest videmment pas ncessaire dintroduire une une les formules dans chacune des cellules. Il suffit dcrire la formule dans la premire cellule (source), puis dutiliser un des deux moyens suivants :

4 5

On peut utiliser Couper au lieu de Copier qui effacera le contenu de la source. Dans certains cas, les recopies de formules posent des problmes quant aux rfrences placer dans la formule source. Ces questions seront traites au dbut du prochain chapitre.

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Slection du bloc form de la cellule source et des cellules buts et Edition/Recopier/ vers le bas (ou droite) Etirer la souris la cellule active contenant la formule recopier partir du petit carr situ en bas droite de cette cellule.

Cration de sries de donnes Il est trs simple dengendrer sur une ligne ou une colonne une srie de valeurs en progression arithmtique (1, 2, 3... ) ou de dates (jan, fv...). Il suffit de placer dans deux cellules lune en dessous de lautre ou lune ct de lautre les deux premiers termes de la srie, de slectionner les deux cellules et dtirer la souris, comme prcdemment le petit carr magique. Pour des sries plus sophistiques comme les sries gomtriques (1, 2, 4, 8...) ou chronologiques varies, il faut aprs criture du premier terme dans une cellule et slection du bloc devant accueillir la srie (premier terme inclus) utiliser Edition/Recopier/Srie et prciser dans la bote de dialogue le type et ventuellement le pas et la dernire valeur.

I.2.7 INSERER, SUPPRIMER Lignes, colonnes, cellules


Pour insrer une colonne entire au sein dune feuille de calcul dj en partie labore, il suffit de slectionner la colonne situe lendroit o lon veut effectuer linsertion puis dutiliser Insertion/Colonne ou le bouton droit de la souris. Linsertion de la nouvelle colonne dplace vers la droite la colonne slectionne et toutes celles situes droite. Excel a le bon got de mettre jour les rfrences ventuellement bouscules par cette insertion. Le procd mutatis mutandis sapplique bien videmment aux lignes. Linsertion dun bloc de cellules, aprs slection du bloc, seffectue de la mme faon, mais Excel demande si les cellules existantes doivent tre dcales vers le bas ou vers la droite. Les suppressions de lignes, colonnes ou cellules soprent de la mme faon aprs slection par Edition/Supprimer ou via le bouton droit de la souris. Mais cette suppression peut avoir des effets dsastreux lorsque des formules font rfrences des cellules supprimes. A ce propos il ne faut pas confondre leffacement obtenue Edition/Effacer, qui vide une ou plusieurs cellules de leur contenu ou de leur format sans affecter les cellules voisines avec la suppression qui, elle dplace des cellules voisines, lesquelles viennent prendre la place des cellules supprimes6.

Annotation
Les annotations sont des commentaires libres que lon peut attacher une cellule. La cration dune annotation se fait par Insertion/Annotation qui ouvre une bote de dialogue permettant de composer une annotation pour la cellule active. Par ailleurs, cette mme bote de dialogue donne la liste des cellules annotes et permet de visualiser les annotations associes chacune dentre elles. Les cellules annotes sont reprables dans la feuille par la prsence dun petit carr dans le coin suprieur
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La confusion est dautant plus tentante que la touche Suppr efface le contenu de la slection.

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droit de la cellule. Le bouton permet aussi de visualiser les annotations (ainsi que dautres informations) concernant la cellule active.

Nouvelle feuille
Pour insrer une nouvelle feuille de calcul dans un classeur on peut utiliser Insertion/Feuille de calcul ou bien cliquer avec le bouton droit de la souris sur longlet de la feuille active.

Objets flottants (Identifis)


On peut insrer dans une feuille de calcul divers objets. Ces objets, qui ne sont pas rivs une cellule, peuvent tre dplacs ou redimensionns aisment la souris. Ce sont notamment : Des vignettes de texte On peut placer nimporte quel endroit de la feuille du texte encadr o non laide du bouton de la barre doutil dessin.

Des lments de dessin On peut dessiner des flches, rectangles, cercles etc., laide de la barre doutil dessin ou mme, via Insertion/Image, importer un dessin partir dun fichier graphique. Des graphiques Des graphiques visualisant des donnes de la feuille peuvent directement tre placs sur celle ci. Les graphiques seront dvelopps au chapitre 3.

I.3 LAFFICHAGE
Parmi les moyens de contrler laffichage lcran, on trouve : Le zoom Ajustable par Affichage/Zoom ou le menu droulant de la barre doutils. Les zooms 50% ou 25% savrent pratiques pour oprer et visualiser une slection tendue. Les volets Fentre/Figer les volets, permet dinhiber lcran le dfilement des cellules situes au dessus ou gauche de la cellule active. Ce dispositif est utile pour faire dfiler de longues feuilles lcran tout en ayant toujours en vue lignes et/ou colonnes de titre. Le fractionnement de la feuille Le fractionnement de la feuille consiste afficher dans lespace de travail deux ou quatre vues avec un dfilement synchronis entre les vues. La commande Fentre/Fractionner partage la feuille en quatre, la commande Fentre/Supprimer le fractionnement annule ce partage. Il est aussi possible de tirer la souris la barre noire situe en haut gauche de la fentre du document pour crer un partage

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horizontal que lon annule en tirant la souris la barre de sparation en haut de la feuille. Le mme dispositif sapplique mutatis mutandis pour un fractionnement vertical. Le multi fentrage Excel autorise louverture simultane de plusieurs classeurs. Le passage du classeur actif un autre sobtient par lintermdiaire du menu fentre qui en donne la liste ou par la combinaison de touches Ctrl + Tab . Il est aussi possible dobtenir dans lespace de travail laffichage de deux fentres (ou plus, mais la visibilit devient douteuse) dune mme feuille, dun mme classeur, ou de deux classeurs distincts. Dans les deux premiers cas, il faut pralablement crer une nouvelle fentre par Fentre/Nouvelle fentre, dans le dernier cas il faut sassurer que les deux classeurs sont ouverts. Puis, dans tous les cas, on utilise Fentre/Rorganiser pour choisir parmi les dispositions proposes (Mosaque, Vertical, Horizontal, Cascade). A signaler, que, contrairement au fractionnement, le dfilement dans les diverses fentres nest pas synchronis.

I.4 LES IMPRESSIONS


Quimprimer ?
On peut choisir dimprimer : La feuille active Une slection de la feuille active Les feuilles slectionnes7. La totalit du classeur. Ce choix sopre via Fichier/Impression

Sur quelle imprimante ?


Cest vers limprimante par dfaut de Windows que sera dirige limpression. La bote de dialogue ouverte par Fichier/Impression, permet de rediriger limpression vers une autre imprimante installe.

Mise en page
Elle sopre par lintermdiaire de Fichier/Mise en page qui ouvre une bote de dialogue onglets permettant de choisir : Onglet Page La dimension de la feuille de papier et lorientation Portrait ou Paysage. Cette dernire disposition savrant souvent mieux adapte certaines feuilles. Les tailles des marges et le centrage de la zone imprime par rapport cette dernire.

Onglet Marges
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Cette slection de plusieurs feuilles sobtient en cliquant et glissant sur les onglets sils sont contiges, ou en cliquant en appuyant simultanment sur la touche Ctrl sinon.

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Onglet En-tte/Pied de page

Comme en traitement de texte, ces zones sont destines recevoir un texte qui sera rpt sur chaque page imprime. Par dfaut Excel propose le nom de la feuille en en-tte et le numro de la page en pied de page. Mais rien interdit de les personnaliser en y plaant par exemple la date, un grand titre... Diverses options concernant limpression de la feuille : Impression ou non du quadrillage, des numros de ligne et de colonne Choix de la Zone dimpression Impression des titres. Cette dernire option permet limpression sur chaque page de lignes et/ou colonnes de titres. Elle est lquivalent pour limpression de Figer les volets

Onglet Feuille

Dcoupage
Bien videmment, les dimensions dune feuille de calcul peuvent excder celle de la page. Excel se livre alors un travail de dcoupage de la feuille en rectangles qui pourront, chacun tenir sur une page imprime, compte tenu des dimensions, marges et orientation dfinies. Les traces de ce dcoupage peuvent se matrialiser lcran, sous forme de traits pointills, via Outils/Options/Affichage Sauts de page automatique. Mais il est possible dimposer son propre dcoupage. Si lon veut quun saut de page ait lieu, par exemple, entre les lignes 17 et 18, on slectionne la ligne 18 et on utilise la commande Insertion/Saut de page. Ces sauts de page dfinies par lutilisateur apparaissent sous forme de traits discontinus. Lorsque les dimensions de la zone imprimer nexcdent que de peu la taille de la page, une gymnastique classique sous Excel consiste jouer sur les largeurs de colonnes, hauteurs de lignes, tailles de polices etc... pour que tout tienne en une seule page.

Aperu avant impression


En tout tat de cause ne pas se priver des services de Aperu avant impression, accessible aussi bien partir du menu Fichier que des botes de dialogue Mise en page et Imprimer, pour viter le gchis de papier. Outre la visualisation, cette option permet de redimensionner la souris, marges, largeur de colonnes, hauteur de lignes ou... de retourner aux botes de dialogue Mise en page et Imprimer pour rectifier.

I.5 UN PEU DE METHODE


Quelques conseils gratuits : Rflchir larchitecture gnrale confrer la feuille de calcul. La disposition des donnes, lemplacement des formules de calcul et leurs enchanements, lventuel besoin de cellules de rsultats intermdiaires, tous ces points doivent tre soigneusement examins, avant de se

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prcipiter sur le clavier. Un schma confectionn avec du papier et un crayon nest pas inutile. Tenir compte du fait quune feuille de calcul doit pouvoir tre utilise avec diffrents jeux de donnes. Dans les formules utiliser des rfrences plutt que des valeurs numriques. Faute de quoi, la feuille ne sadaptera pas aux modifications de donnes Utilisez au maximum les copies de formule. Vrifier et re-vrifier les formules. Ne se lancer dans la mise en forme et la prsentation quaprs avoir achev la mise au point de la feuille. Si lon se satisfait de parer de couleurs chatoyantes des calculs faux, il faut mieux se rorienter vers un logiciel de dessin. Il en existe dexcellent. Traiter simultanment toutes les cellules devant recevoir la mme prsentation plutt que de recommencer dix fois les mmes manipulations. Ne pas oublier que tous les outils de mise en forme et de prsentation doivent tre mis au service de la lisibilit des donnes et rsultats.

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II Rfrences et fonctions

II REFERENCES ET FONCTIONS
II.1 LES REFERENCES
II.1.1 LE MECANISME DES REFERENCES
Excel donne le choix entre deux systmes de rfrences aux cellules. Dans le systme A1 , les lignes sont repres par un numro et les colonnes par une lettre (A.. Z, AA, AB...). Dans le systme L1C1 lignes et colonnes sont toutes deux repres par un numro. La bascule dun systme lautre se fait par Outils/Options/Gnral. Dans une formule on peut utiliser des rfrences relatives ou des rfrences absolues. Une rfrence absolue dsignera toujours la mme cellule quelque soit la position dans la feuille de la cellule dans laquelle elle est place. Une rfrence relative indique la position dune cellule par rapport la cellule dans laquelle elle est place. Les rfrences mixtes combinent les deux types prcdents Le tableau suivant rsume leur notation et signification : Type de rfrence Relative Absolue Absolue en ligne Relative en colonne Relative en ligne Absolue en colonne Notation systme L1C1 LC(-2) L6C1 L6C(-2) LC1 Notation systme A1 A6 $A$6 A$6 $A6 Signification Mme ligne, 2 colonnes avant Ligne 6, colonne 1 Ligne 6, 2 colonnes avant Mme ligne, colonne 1

Dans la pratique lutilisateur ncrit pas directement les rfrences dans la formule, mais clique sur la cellule concerne. Par dfaut, Excel traduit alors en rfrence relative. Si lon souhaite changer le type de rfrence, utiliser la touche F4 qui convertit suivant le schma suivant :
F4 F4 F4 F4 LC( 2) L6C1 L6C( 2) LC1 L(C 2)

Les rfrences dune cellule dautres cellules peuvent tre visualises par 8 Outils/Audit/Reprer les antcdents qui indique par des flchs sur la feuille de calcule les cellules auxquelles la cellule active fait rfrence

Ce mme menu propose aussi de Reprer les dpendants, autrement dit les cellules qui font rfrences la cellule active.

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II Rfrences et fonctions

II.1.2 EXEMPLES DUTILISATION


La diffrence entre ces types de rfrence ne prend sa vritable signification que dans le cadre de recopie de la formule vers dautre cellule. Exemple 1: On souhaite calculer la rpartition en pourcentage des ressources de la rgion Bretagne :
1 2 3 4 5 6 1 IMPTS TRANSFERTS PRODUITS AUTRES TOTAL 2 7879 4369 3294 5299 20841 3 =LC(-1)/L(4)C(-1) =LC(-1)/L(4)C(-1) =LC(-1)/L(4)C(-1) =LC(-1)/L(4)C(-1) =LC(-1)/L(4)C(-1)

Figure 2 : rfrences relatives Sur la premire ligne, le pourcentage des impts dans les recettes sera calcul correctement, mais la recopie vers le bas de cette formule provoquera laffichage du message derreur #DIV/0!. Logique, car dans les formules recopies le dnominateur pointe, non sur la cellule qui contient le total (20841), mais sur les cellules vides situes au dessous. Il faut donc dans la formule initiale mettre le dnominateur en rfrences absolues.
1 2 3 4 5 1 IMPTS TRANSFERTS PRODUITS AUTRES TOTAL 2 7879 4369 3294 5299 20841 3 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2 =LC(-1)/L5C2

Figure 3 : rfrences relatives et absolues Exemple 2 On souhaite calculer dans un tableau le prix rduit de diffrents articles, avec diffrents taux de rduction. Dans la cellule L2C2 o sera place la premire formule, la rfrence au prix devra tre absolue en colonne (le prix est toujours sur la 1 colonne) mais relative en ligne. Pour le taux de rduction cest linverse, la rfrence devra tre absolue en ligne (le taux de rduction est toujours sur la premire ligne), mais relatif en colonnes. Avec ces rfrences, la formule peut alors tre recopie aussi bien vers le bas que vers la droite :
1 1 2 3 4 5 78,00 F 225,00 F 42,00 F 32,00 F 2 5% =LC1*(1-L1C) 3 6% 4 7%

=LC1*(1-L1C)

Figure 4 : rfrences mixtes

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II Rfrences et fonctions

II.1.3 REFERENCES A DES BLOCS


La rfrence un bloc (ou plage) rectangulaire de cellules sobtient en spcifiant la rfrence de la cellule situe en haut gauche et la rfrence de la cellule en bas droite connectes par deux points. Exemple L1C2:L10C2, L(-4)C(-2):L(-1)C(-1) La rfrence un ensemble de cellules non contigus, comme plusieurs blocs rectangulaires sobtient en connectant leurs rfrences avec un ou (des) points virgules, symbole de la runion ensembliste pour Excel : Exemple L1C1;L2C2;L3C3;L4C4;L5C5 est la rfrence de la diagonale du bloc rectangulaire L1C1:L5C5. On rappelle que pour slectionner des blocs non contigus, il faut combiner le cliquer/glisser la souris avec lappui de la touche Ctrl.

II.1.4 REFERENCES EXTERNES


Le cas plus courant est la rfrence une ou plusieurs cellules dune ou plusieurs autres feuilles du mme classeur. Le principe de la notation consiste faire prcder la rfrence (absolue ou relative) de la cellule ou du bloc de cellules par le nom de la feuille suivi dun point dexclamation. Mais, comme pour les rfrences prcdentes, la saisie des formules, elles peuvent tre obtenues automatiquement en cliquant et glissant ventuellement sur les cellules concernes, aprs avoir cliqu sur longlet de la feuille o elles se situent. Exemples : JANVIER!L(-1)C La cellule situe une ligne avant sur la mme colonne dans la feuille nomme JANVIER. Toutes les cellules L1C2 de toutes les feuilles depuis la feuille nomme JANVIER, jusqu celle nomme JUIN, dans lordre des onglets. Le bloc L1C1:L4C4 de la feuille nomme JANVIER. Tous les blocs L1C2 de toutes les feuilles depuis la feuille nomme JANVIER, jusqu celle nomme JUIN, dans lordre des onglets

JANVIER:JUIN!L1C2

JANVIER!L1C1:L4C4 JANVIER:JUIN!L1C1:L4C4

II.1.5 NOMS DE CELLULES


Excel permet lutilisateur de nommer sa convenance, cellules ou blocs de cellules. Ces noms, reconnus et utilisables dans tout le classeur, renvoient aux rfrences absolues du bloc. Ils facilitent lcriture des formules et en amliorent la lisibilit. Il ne faut cependant pas confondre le fait de nommer des cellules avec linsertion de titres ou libells dans la feuille, ces derniers nayant quun rle documentaire, alors que les noms de cellules ont un vritable rle fonctionnel dans lcriture des formules. Le logiciel prte quelque peu confusion en proposant,

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II Rfrences et fonctions

comme nom par dfaut, le titre du bloc que lon souhaite nommer, sil en dtecte un dans la feuille, mais rien oblige accepter cette suggestion. Pour nommer une cellule ou un bloc on le slectionne puis on utilise Insertion/Nom/Dfinir pour ouvrir la bote de dialogue qui permet dattribuer le nom de son choix au bloc slectionn. Les espaces lintrieur du nom ne sont pas acceptes, les caractres accentues sont dconseills et Excel ne distingue pas majuscules et minuscules. Plus rapidement on peut utiliser la liste droulante situe gauche dans la barre de formule, pour donner le nom, aprs slection du bloc.

Figure 5 : nommer un bloc Cette mme liste droulante permet de visualiser les noms dfinis dans le classeur Elle sert de plus, lors de lcriture dune formule, insrer un nom en le cliquant dans la liste.

II.1.6 ITERATIONS
Lorsquune cellule X fait rfrence une cellule Y qui elle-mme fait rfrence X , cela sappelle un cercle vicieux et Excel dlivre le message derreur : Rfrences circulaires non rsolues Mais il est possible de transformer ce cercle vicieux en spirale vertueuse... Cette mthode permet en particulier de calculer des limites de suites dfinies par rcurrence. Exemple : Soit calculer la limite de la suite dfinie par u0 = 1 et pour n > 0 un = 1 + . Placer u n 1 la valeur initiale dans la cellule L1C1 par exemple, puis crire dans la cellule L1C2 la formule =1+1/LC(-1) qui calculera u1. Revenir la cellule L1C1 pour y placer la formule =1+1/LC(1) et Excel envoie le message derreur prvisible. Prendre alors Outils/Options/Calcul et dans la bote de dialogue cocher Itrations, modifier ventuellement Nb maximum ditrations et Ecart maximum proposes par dfaut et cliquer le bouton Calculer maintenant, les rfrences circulaires sont rsolues et une valeur approche de la limite de la suite est calcule (dans lexemple cette limite est le nombre dor). Ne pas oublier par la suite de revenir au mode de recalcul automatique.
1

II.2 LES FONCTIONS


Avec Excel 5 lventail de fonctions disponibles en standard est dj considrable et si, de plus la macro complmentaire Utilitaire danalyse a t install lensemble est impressionnant.. puisque lamateur y trouvera mme des fonctions valeurs et arguments complexes.

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II Rfrences et fonctions

II.2.1 SYNTAXE GENERALE


Une fonction retourne une valeur calcule partir darguments. Lcriture gnrale est : NOM(LISTE_D_ARGUMENTS) dans laquelle : NOM dsigne le nom de la fonction. Avec Excel ces noms sont en majuscules, sans espace lintrieur du nom, ni entre la fin du nom et la parenthse ouvrante. Si on tape le nom en minuscule, Excel lacceptera mais le convertira en majuscule. LISTE_D_ARGUMENTS dsigne une liste de 09, 1 ou n arguments spares par des points virgules si ncessaire. Un argument peut tre : Une constante numrique ou autre, bien que ceci soit, en gnral viter. Une rfrence une cellule ou bloc de cellules. Cette rfrence pouvant tre absolu, relative, mixte. Un nom dfini dans le classeur (lequel est lquivalent dune rfrence absolue) Une expression, ou une autre fonction. Il est bien vident que le type des arguments fournis doit tre compatible avec ceux requis par la fonction et que lon ne saurait demander la fonction MOYENNE, par exemple, de calculer la moyenne dune plage contenant du texte !

II.2.2 MISE EN OEUVRE


Pour les fonctions les plus courantes, comme SOMME ou MOYENNE il est plus rapide dcrire directement le nom de la fonction suivi de ses arguments. Pour les fonctions demploi plus exceptionnel il est plus sr de passer par lAssistant fonction. Celui-ci est activ soit par Insertion/Fonction... partir du menu principal soit par le sil est prsent sur la barre doutils. A partir de l lassistant fonction bouton propose, dans une premire bote de dialogue, la liste des fonctions disponibles, classes par catgorie, pour choisir la fonction, puis ouvre alors une deuxime bote de dialogue pour choisir selon la fonction slectionne les arguments. Dans cette deuxime bote, les arguments obligatoires sont indiqus en gras, les autres sont facultatifs. Ces arguments peuvent tre crits directement dans la barre correspondante, soit tre spcifis la souris dans la feuille.

II.2.3 BREVE ANTHOLOGIE


Compte tenu de la quantit de fonctions disponibles, il est hors de question den donner un inventaire exhaustif, lassistant fonction donnant par ailleurs accs une aide prcise pour chaque fonction. Cette anthologie se bornera donc une prsentation de quelques une des plus courantes.

Fonctions Maths et Trigo


Dans cette rubrique sont regroupes toutes les fonctions mathmatiques classiques LOG, EXP, COS, SIN etc. Parmi les moins classiques on signalera la fonction ALEA()10 et sa cousine ALEA.ENTRE.BORNES(MIN;MAX) qui retournent un nombre

Certaines fonctions comme PI qui renvoie une valeur approche de nont pas darguments. Il faut cependant lcrire PI(). 10 ALEA() est un autre exemple de fonctions sans arguments
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II Rfrences et fonctions

alatoire entre 0 et 1 pour l'une et entre MIN et MAX pour l'autre. Elles permettent de simuler des tirages au sort.

Fonctions statistiques
Les plus couramment utilises sont : NB(L) SOMME(L) MOYENNE(L) MEDIANE(L) MIN(L) MAX(L) VARP(L) ECARTYPEP(L) Retourne le nombre de valeurs numriques de la liste L Retourne la somme de la liste L Retourne la moyenne de la liste L Retourne la mdiane de la liste L Retourne la valeur minimum de la liste L Retourne la valeur maximum de la liste L Retourne la variance de la liste L Retourne lcart-type de la liste L

L dsignant une liste de valeurs numrique, en gnral spcifies par les rfrences du bloc qui les contient. Dans ce cas, les cellules vides sont ignores et ne sont donc pas traites comme des zros. Pour les deux dernires cites, il existe deux variantes VAR(L) et ECARTYPE(L). La diffrence est la suivante : VARP(L) et ECARTYPEP(L) sont utiliser pour calculer la variance ou lcart-type lorsque L reprsente la liste des valeurs pour une population statistique complte. VAR(L) et ECARTYPE(L) sont utiliser lorsque L reprsente les valeurs pour un chantillon dune population que lon cherche estimer. Lorsque le nombre de valeurs est grand la diffrence entre les deux variantes est faible. Attention ! Les fonctions MOYENNE, MEDIANE, VAR, VARP, ECARTYPE, ECARTYPEP ne permettent pas de tenir compte dventuelles pondrations. Elles sont donc proscrire lorsquau lieu de disposer de la liste exhaustive des valeurs, on ne connat que la distribution. Dans ce cas il faut mettre en scne soi-mme le calcul en utilisant des lignes ou colonnes appropries ou utiliser la fonction SOMMEPROD qui calcule les produits termes termes de deux ou plusieurs blocs, puis en effectue la somme. Exemple
Valeurs Frquences 1 20% 2 35% 3 25% 4 15% 5 5%

Le bloc des cinq valeurs tant nomm X, le bloc des cinq frquences tant nomm F, on calcule dans une cellule qui sera nomme M, la moyenne par : =SOMMEPROD(X;F), puis la variance par : =SOMMEPROD(X;X;F)-M*M A signaler aussi la fonction COEFFICIENT.CORRELATION(Y;X) et qui retourne le coefficient de corrlation linaire d'une srie de donnes Y sur une srie de donnes X (ce coefficient not Y/X, toujours compris entre -1 et 1 est un indicateur de la

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II Rfrences et fonctions

qualit de la corrlation). On peut aussi utiliser la fonction COEFFICIENT.DETERMINATION(Y;X), qui calcule le carr du coefficient prcdent.

Fonction textes
Certaines fonctions permettent de manipuler du texte : Dans les exemples T1="Julius " et T2="CAESAR" CONCATENER(T1;T2) Met bout bout T1 suivi de T2. On peut utiliser la place loprateur & Exemple : CONCATENER(T1;T2) et T1&T2 retourneront :"Julius CAESAR" Retourne le nombre de caractres de T1 Exemple : NBCAR(T1) retournera 7 (Pourquoi ?) Met le texte en majuscules (ou en minuscules) Exemple : MAJUSCULE ("Julius ") retournera "JULIUS " me Extrait K caractres du texte T1 partir du I caractre Exemple : STXT(T2; 2;3) retournera "AES"

NBCAR(T1)

MAJUSCULE(T1) MINUSCULE(T1) STXT(T1;I; K)

Il existe par ailleurs des fonctions de conversion de texte en valeur numrique et rciproquement. Mais ces conversions peuvent tre implicites. Si l'on crit par exemple =4&" - "&5, la valeur retourne sera le texte "4 - 5"

Fonctions financires
Pour naviguer dans les eaux glacs du calcul financier, Excel offre toute une panoplie de fonctions, citons simplement VPM(TP; NP, C) qui retourne le montant du remboursement priodique pour l'emprunt d'un capital C, aux taux priodique de TP sur une dure de NP priodes.

Fonctions logiques
Les fonctions logiques sont la traduction Excel des connecteurs logiques de base : NON, ET, OU, SI. La fonction SI est en particulier utilise pour crer une alternative ou branchement conditionnel dans une formule. Sa syntaxe est : SI(CONDITION; VALEUR_SI_VRAI; VALEUR_SI_FAUX) CONDITION reprsentant un expression logique retournant la valeur vraie ou fausse, forme en gnral avec les oprateurs de comparaison =, <>, <, >, <=, >=. VALEUR_SI_VRAIE reprsentant une expression calculer si CONDITION est vraie VALEUR_SI_FAUSSE reprsentant une expression calculer si CONDITION est fausse Exemple : Une remise de 5% doit tre accorde sur les commandes d'un montant strictement infrieur 5000 F et une remise de 10% sur les commandes d'un montant suprieur 5000 F. En supposant que la cellule contenant le montant avant rduction soit nomme MONTANT, la formule pour appliquer la rduction s'crira :

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II Rfrences et fonctions

=SI(MONTANT<5000; MONTANT*0,95; MONTANT*0,90) Les SI peuvent s'emboter pour traduire des branchements conditionnels trois branches ou plus. Exemple : Pour faire apparatre dans des cellules la mention obtenue un examen en fonction de la note on crira, la cellule contenant la note tant nomme NOTE, la formule : =SI(NOTE<10;"Aj";SI(NOTE<12;"P"; SI(NOTE<14;"AB";SI(NOTE<16;"B";"TB)))) La fonction SI se combine aussi avec les autres fonctions logiques comme dans l'exemple suivant. Exemple : Pour faire apparatre le texte "Dedans ou "Dehors" suivant que le contenu de la cellule voisine soit dans l'intervalle [8, 12] ou non, on crira la formule : =SI(ET(LC(-1)>=8;<=12);"Dedans";"Dehors")

Fonctions de recherche
Elles permettent de rechercher soit partir dune valeur, soit partir dune position, une donne dans un bloc de cellules. Exemples : INDEX(B ; L ; C) retourne la valeur situe sur la Lime ligne et Cime colonne du bloc B , L et C dsignant la position par rapport au bloc et non par rapport la feuille. recherche la valeur V dans un bloc, dune seule ligne ou dune seule colonne V1, rang par ordre croissant et retourne la valeur correspondante du bloc V2.

RECHERCHE(V ; V1 ; V2)

Fonctions d'informations
Elles retournent divers renseignements sur des cellules. Exemples : ESTNUM(C) NB(B) NBVAL(B) retourne vrai si le contenu de la cellule C est une valeur numrique. retourne le nombre de cellules du bloc B contenant valeurs numriques. retourne le nombre de cellules non vides du bloc B.

Fonctions dates et heures


Pour Excel dates et heures sont des valeurs numriques traites et affiches de manire particulires. Excel appelle numro de srie, le temps coul depuis le 1

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II Rfrences et fonctions

janvier 190011 exprim en nombre de jours suivi de dcimales pour tenir compte des heures minutes secondes. Ainsi le 1 mai 1996 midi correspond au numro de srie : 35186,50. Par Format/Cellule/Nombre, on peut obtenir laffichage des numros de srie sous les diffrents formats dheure et de dates conventionnels. Divers fonctions spcifiques permettent de grer ces heures et dates. Exemples : MAINTENANT() AUJOURDHUI() ANNEE(NS) MOIS(NS) JOUR(NS) HEURE(NS) MINUTE(NS) SECONDE(NS) DATE(A ; M ; J) HEURE(H ; M ; S) retourne le numro de srie en cours et laffiche sous la forme jj/mm/aaaa hh:mm. retourne la date courante sous la forme jj/mm/aaaa. retournent respectivement lanne, le mois (de 1 12), le jour (de 1 31), lheure (de 0 23), les minutes (de 0 59), les secondes (de 0 59) correspondant au numro de srie NS.

effectuent la conversion inverse en retournant le numro de srie correspondant lanne A, mois M, jour J pour lune et lheure H, minute M, seconde S pour lautre.

II.2.4 FONCTIONS MATRICIELLES


Alors que les fonctions ordinaires retournent un rsultat unique dans une cellule, les fonctions qualifies de matricielles , retournent plusieurs rsultat dans un bloc de cellules. Leur mode demploi diffre en ceci : Il faut pralablement slectionner le bloc de cellules devant accueillir les rsultats La fonction, une fois crite, doit tre valide par la combinaison de touches : Ctrl + +

Une fois valides correctement, elles apparaissent entre accolades dans la barre de formule. Il nest pas possible de modifier isolment une cellule du bloc En voici quelques exemples : Fonction FREQUENCE(DONNEES; LIMITES) Cette fonction mal nomme puisquelle calcul des effectifs et non des frquences, savre nanmoins fort utile. Elle permet partir dun bloc de donnes de calculer la rpartition par classes limites par des valeurs x1,...xn que lon choisit sa convenance. En supposant le bloc de donnes nomm DONNEES, on dispose les limites de classe en colonne, on les nomme LIMITES, puis aprs slection sur la colonne adjacente dun nombre de cellules gal au nombre de limites plus 1 (en gris sur la figure), on crit la formule et on valide avec la combinaison de touches requises.
11

Excel ignorant les dates antrieures, les historiens peuvent se sentir frustrs...

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II Rfrences et fonctions

Limites x1 : : xn

Effectifs =FREQUENCE(DONNEES ; LIMITES)

La fonction calcule : droite de x1, le nombre de donnes x1, droite de x2, le nombre de donnes >x1 et x2, etc... et dans la dernire cellule le nombre de donnes >xn. Fonctions dajustements dun nuage de points Pour calculer un ajustement linaire, Excel propose deux fonctions matricielles : DROITEREG(Y;X) qui fournit dans deux cellules les coefficients a et b de lquation y=ax+b de la droite dajustement linaire de la srie de donne Y par rapport la srie de donne X. TENDANCE(Y;X) qui fournit dans un bloc de cellules les ordonnes des points de la droite dajustement correspondant aux valeurs de la srie X. Il existe par ailleurs, pour les amateurs, des versions plus sophistiques de ces deux fonctions, consulter laide en ligne. Deux fonctions jouent un rle analogue lorsque lon souhaite ajuster le nuage de points par une courbe exponentielle et non par une droite : LOGREG(Y;X) CROISSANCE(Y;X). Formules matricielles Avec les mmes conventions (de validation notamment), llutilisateur peut crire ses propres formules matricielles. Sont considrer et donc traiter comme telles, toutes formules dont le rsultat final ou un rsultat intermdiaire est un bloc de cellules. Avec les mmes notations que dans lexemple cit page 18, on peut calculer moyenne et variance pondres par les formules matricielles : {=SOMME(F*X)} pour la moyenne {=SOMME(F*X*X)-M*M} pour la variance.

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III Graphiques

III LES GRAPHIQUES


Une reprsentation graphique vise donner une vision synthtique, claire et vridique dun ensemble de donnes numriques. Quelque soit loutil utilis pour le raliser, il existe, en fonction de la nature des donnes et de lclairage quon souhaite leur apporter, un certain nombre de rgles, simples et de bon sens pour lessentiel, respecter pour satisfaire ces exigences. Avec Excel, le terrain est min. Non seulement il ne fournit aucune aide concernant le respect de ces rgles, mais en plus il gare sous une terminologie plus que douteuse. Mais il faut lui rendre justice, il permet dobtenir trs rapidement en quelques coups de souris une reprsentation graphique aussi dcorative et spectaculaire que falsificatrice si lon se dispense dune rflexion pralable sur le type de reprsentation appropri la nature des donnes dont on dispose.

III.1 LES TYPES DE GRAPHIQUE


Voici lventail propos par Excel :

Figure 6 : les principaux types de graphique On peut trs rapidement rduire le choix rel. A lexception du type Surface 3D apte reprsenter une fonction de deux variables, tous les types 3D sont non seulement inutiles mais nuisibles. Induisant artificiellement des effets de perspective parasites, ils privilgient arbitrairement la srie en premier plan aux dtriments des autres souvent masques. On obtient ainsi des vues davion de Manhattan, spectaculaire souhait, mais absolument aucun graphique pertinent. Le type dit Histogrammes est abusivement nomm. Il sagit en fait dun diagramme en btons comme son cousin Barres , la diffrence rsidant en ce que lun

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III Graphiques

donne des barres verticales, tandis que lautre donne des barres horizontales. Mais ni lun ni lautre ne sont de vritables histogrammes. Les types Courbes et Aires sont des variantes de prsentation de ce type, en donnant un trac continu, avec superposition dans le deuxime cas. Le type Secteur fournit une reprsentation classique en camembert linstar du type Anneau qui napporte rien dautre quun trou au milieu. Le type Radar est adapt des reprsentations graphiques dont labscisse est une grandeur angulaire comme par exemple une rose des vents. Le type XY (Nuages de points) est lui encore bizarrement nomm. Sa vritable caractristique est dtre en fait le seul type de graphique respecter lchelle numrique selon laxe des X. Pour autant il ninterdit en rien lobtention dun trac continu, alors que le type Courbe permet tout autant de son ct une reprsentation par des points isols. Pour illustrer cette diffrence fondamentale, voici, partir de la srie de donnes :
X Y 4 5 10 17 7 11

ce que donnera un graphique dit en Courbes :


Y 20 15 10 5 0 4 10 7 X

Figure 7 : graphique type Courbe et ce que donnera un graphique dit en XY (Nuages de points)
Y 20 15 10 5 0 4 5 6 7 8 9 10 X

Figure 8 : graphique type XY Enfin le type Combinaison, autorise le mlange de deux types compatibles (comme des barres et une courbe) dans une mme reprsentation. Mais son intrt majeur rside dans ce quil permet facilement dobtenir deux axes des Y avec des chelles diffrentes, ce qui permet de reprsenter sur un mme graphique deux sries dont les domaines de variation sont trs loigns.

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III Graphiques

III.2 CREATION DUN GRAPHIQUE


III.2.1 SELECTION
La cration du graphique commence par la slection du bloc des donnes reprsenter. Typiquement celui-ci doit avoir la structure suivante :
Lgende 1 Valeur 1 : Valeur 1 1 Srie Lgende n Valeur n : Valeur n n Srie

Abscisse : Abscisse Abscisses

Figure 9 : slection du bloc de donnes La premire colonne (non ncessairement numrique) figurera en abscisse, la deuxime colonne fournira les valeurs correspondantes dune premire srie de donnes etc. La premire servira de textes de lgendes pour distinguer les diffrentes sries reprsentes. Le bloc nest pas ncessairement constitu de colonnes juxtaposes. Le bloc slectionn peut avoir une disposition analogue en permutant le rle des lignes et des colonnes.

III.2.2 INSERTION DU GRAPHIQUE


La commande Insertion/Graphique propose dincorporer le graphique sur la feuille ou de le crer dans une feuille spcifique du classeur. Dans le premier cas le pointeur de la souris se transforme en + quil faut dployer la souris pour dfinir la taille et la position initiales du futur graphique. Le bouton fournit un raccourci pour incorporer le graphique sur la feuille. Dans tous les cas, le lien entre le graphique et les donnes quil visualise est dynamique. Une modification des donnes provoque une mise jour du graphique.

III.2.3 ASSISTANT GRAPHIQUE


La commande prcdente lance simultanment lAssistant graphique, qui en 5 tapes matrialises par autant de botes de dialogue, va guider lutilisateur pour oprer un certain nombre de choix.

Etape 1/5
Lassistant graphique demande confirmation du bloc de donnes slectionn. Si celui-ci ne correspond pas, on peut soit corriger manuellement les rfrences, soit annuler et recommencer toute la procdure.

Etape 2/5
Lassistant graphique propose travers la bote de dialogue de la figure 7 le choix du type de graphique.

Etape 3/5
En fonction du choix prcdent, lassistant propose diffrents sous-types possibles.

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Etape 4/5
Lassistant propose, travers la bote de dialogue reprsent Figure 11, de confirmer ou dinfirmer certains choix, concernant linterprtation donner au bloc des donnes. Ces choix sont fondamentaux. A ce stade, lassistant graphique donne une esquisse du futur graphique pour apprcier la pertinence de ces choix.

Figure 10 : interprtation du bloc de donnes Sries de donnes en colonnes ou en lignes. Si les donnes sont disposes selon la figure 8, il faudra choisir en colonnes Interprtation de la 1 colonne (resp. 1 ligne). Dans une disposition en colonnes, la 1 colonne peut tre interprt comme tant les abscisses ou comme constituant la premire srie de donnes, auquel cas, Excel placera 1, 2, 3 etc. comme abscisses. Ce choix seffectue en spcifiant 1 ou 0 dans la case Utilisez les _ premires colonnes pour les tiquettes de laxe des catgories (X). Interprtation de la 1 ligne (resp. 1 colonne). Dans une disposition en colonnes, la 1 ligne peut tre interprt comme donnant le titre des diffrentes sries, titre qui pourra servir de texte de lgende. Elle peut aussi tre interprte comme donnant la 1 valeur de chaque srie. Ce choix seffectue en spcifiant 1 ou 0 dans la case Utilisez la _ premires lignes pour le texte de la lgende. Exemple : Pour illustrer limportance de ces choix, voici, partir du bloc de donnes :
1992 1993 1994 1995 AES 1 473 516 454 418 AES 2 320 359 341 398

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III Graphiques

Aprs avoir choisi le type de graphique dit Histogramme , donc en fait des barres verticales, voici ce quon obtient en choisissant srie de donnes en colonnes, 1 colonne comme tiquettes de laxe des X, 1 ligne comme texte de lgende :
DEUG AES
600 500 Effectifs 400 300 200 100 0 1992 1993 1994 Annes 1995 AES 1 AES 2

Figure 11 (barres juxtaposes) ou


DEUG AES
1000 800 Effectifs 600 400 200 0 1992 1993 1994 Annes 1995 AES 2 AES 1

Figure 12 (barres superposes) et ce que lon obtient en choisissant, sries de donnes en lignes, 1 ligne comme tiquettes de laxe des abscisses, 1 colonne comme texte de lgende :
DEUG AES
600 500 Effectifs 400 300 200 100 0 AES 1 Annes AES 2 1992 1993 1994 1995

Figure 13 : inversion lignes-colonnes A noter que dans ce deuxime cas la superposition des barres serait dnu de sens.

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Etape 5/5
Elle permet, travers la bote de dialogue de la Figure 13 de mettre en place certains textes et titres utiles (et mme indispensables pour certains) la comprhension du graphique. Il sagit du titre gnral, du titre de laxe des X, du titre de laxe des Y et de la lgende. Ds que deux sries ou plus sont reprsentes sur un graphique, une lgende plus explicite que srie 1, srie 2 etc. attribue par dfaut par Excel, savre indispensable pour distinguer les diffrentes sries.

Figure 14 : textes daccompagnement

III.3 PERSONNALISATION
Le principe, pour personnaliser le graphique, consiste louvrir12, puis slectionner en cliquant avec le bouton droit de la souris llment concern (Axe, srie de donnes, lgende, zone de traage etc...), puis dutiliser le menu contextuel qui souvre. Il est aussi possible dutiliser les menus Format et Insertion, dont le contenu change lorsque le graphique est ouvert. On peut ainsi changer les couleurs, le type des tracs ou des marques, les polices employes dans les zones de texte, le format daffichage des nombres etc. Ces mises en forme de type dcoratives soprent sans aucune difficult. Voici quelques prcisions concernant des modifications ou insertions dlments plus spcifiques aux graphiques.

III.3.1 ECHELLES
Par dfaut Excel calcule automatiquement les chelles daxe adaptes aux donnes. Ce choix peut tre corrig, essentiellement pour les chelles numriques (cest le cas des axes Y et de laxe des X dans le cas dun graphique de type XY). Cette personnalisation de lchelle seffectue en cliquant avec le bouton droit de la souris sur laxe, puis en choisissant Format daxe dans le menu contextuel, puis en cliquant longlet Echelle de la bote de dialogue. Il est alors possible de redfinir la valeur

Si le graphique est sur une feuille spare, on clique sur son onglet pour louvrir. Sil est incorpor dans une feuille, on clique deux fois sur le graphique pour louvrir, il apparat alors dans un encadrement hachur ou dans une fentre.

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III Graphiques

minimum des graduations, la valeur maximum, lunit principale, lunit secondaire. On peut aussi choisir une chelle logarithmique.

III.3.2 QUADRILLAGES
Linsertion de quadrillage sobtient en cliquant avec le bouton doit sur la zone de traage, et choix de Insertion de quadrillage dans le menu contextuel ou par Insertion/Quadrillage du menu principal. Le quadrillage peut concerner laxe des X et/ou laxe des Y et se limiter aux graduations principales ou non.

III.3.3 ETIQUETTES
Par des mthodes analogues celles du paragraphe prcdent, on peut insrer dans le graphique, auprs de chaque marque reprsentative, la valeur ou labscisse correspondante. Il est regrettable que les tiquettes se limitent, pratiquement, ces deux possibilits. Exemple : Population d'I &V
750000 700000 650000 600000 550000 500000 1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980
1962 1954 1968 1975

Figure 15 : insertion dtiquettes

III.3.4 TRACE LISSE


Dans les graphiques en trac continu (type Courbe ou XY principalement), le trac est constitu dune suite de segments de droites. En cochant loption Lissage dans la bote de dialogue Format de srie de donnes, onglet Motifs, on peut arrondir ce trac. Exemple :
1,5 1 0,5 0 -0,5 0 -1 Liss Non liss 5 10

Figure 16 : lissage du trac


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III Graphiques

III.3.5 COURBES DE TENDANCE


A partir dune srie de valeurs reprsentes par un graphique de type XY, on peut obtenir automatiquement une courbe dajustement, cest dire une courbe simple , linaire, exponentielle ou polynomiale qui approche au plus prs la courbe initiale. On peut de plus obtenir directement sur le graphique lquation de la courbe dajustement et la valeur du coefficient de dtermination qui indique la qualit de lajustement. Cette insertion sobtient en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la srie concerne, puis en choisissant Insertion de courbe de tendance dans le menu contextuel. Dans la bote de dialogue on choisit le type de courbe dajustement dsir (Linaire et Exponentiel sont les plus couramment utiliss ; Moyenne mobile est de nature diffrente). Puis par longlet Options, on peut obtenir laffichage de lquation et du coefficient de dtermination sur le graphique. Exemple :
Corrlation Temprature/Insolation 15
Temprature moyenne

14 13 12 11 10 9 1500

y = 0,0039x + 3,7099 2 R = 0,8468

Courbe (droite) de tendance

1700

1900

2100
Insolation heures/an

2300

2500

2700

Figure 17 insertion dune droite de tendance

III.3.6 BARRES DERREUR


En utilisant une procdure analogue, on peut ajouter chaque point dune srie de donne une barre matrialisant la marge derreur sur cette valeur. Exemple :
20 15 10 5 0 0 2 4

Barres d'erreur sur Y 10% de la valeur


6 8 10

Figure 18 insertion de barres derreurs

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III.3.7 DEUX SERIES DABSCISSE


Dans tous les cas voqus prcdemment, la srie des abscisses tait unique et donc la mme pour les diffrentes sries de valeurs reprsentes en Y. Il est cependant possible de reprsenter sur un mme graphique deux (ou plus) courbes avec une srie dabscisses diffrente pour chacune dentre elles. Voici la marche suivre avec comme exemple les donnes :
X1 Y1 X2 Y2

1 1 2 18

3 5 4 16

5 9 6 14

7 13 8 12

9 17 10 10

1. Slectionner les deux premires lignes, et procder normalement pour obtenir une reprsentation en XY de la premire courbe. 2. Le graphique tant ouvert, utiliser la commande Insertion/Nouvelle donne et dans la bote de dialogue pour dfinir la Plage, cliquer et glisser sur la ligne Y2...10. Excel convertira en rfrences. On obtient ainsi une deuxime courbe, mais dont les abscisses sont les valeurs X1 et non les valeurs X2 comme il le faudrait. 3. Cliquer alors avec le bouton droit de la souris sur cette deuxime courbe, et choisir dans le menu contextuel Format srie de donnes, puis dans la bote de dialogue longlet Valeurs X. Effacer le contenu de la zone de saisie Valeurs X et cliquer et glisser sur la ligne X2 de la feuille sur la zone des valeurs 2...10 (cellule contenant le libell X2 exclu) et valider par OK. On obtient :
20 15 10 Y1 5 0 0 2 4 6 8 10 Y2

Figure 19 : deux sries dabscisse

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ANNEXE : DEXCEL 5 VERS EXCEL97

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ANNEXE : DEXCEL 5 VERS EXCEL97


CE QUI RESTE STABLE
Aux yeux de ceux qui pensent quExcel, cela sert dabord organiser des donnes numriques et faire des calculs avec, lvolution, dune version lautre, apparatra mineure : les techniques de base et la bibliothque de fonctions prdfinies restant inchangs. On est loin du bond en avant quavait t le passage de la version 4 5. Lenvironnement (menus, menus contextuels, barre doutils) ne subit pas non plus de bouleversements droutants. Autrement dit, pour des utilisateurs matrisant correctement la version 5, la migration devrait soprer sans traumatismes majeurs

QUELQUES CHANGEMENTS ANODINS


Un certain nombre de modifications ont t apportes dans la prsentation des Assistants. Quelles constituent un progrs ou non, est une affaire de got personnel.

Lassistant fonction
LAssistant fonction, voit lapparition des botes de saisie rtractables.

En cliquant sur le bouton champ de saisie.

, la bote sefface pour ne laisser apparatre que le

Aprs saisie, un clique sur le bouton , restituera la bote de saisie dans son intgralit. Ce dispositif est destin faciliter le clique sur les cellules contenant les arguments lorsquelles sont masques par la bote de dialogue.

Lassistant graphique
Les quatre tapes de lAssistant Graphique ont fait lobjet dune nouvelle distribution et prsentation. Les voici dans lordre :

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1 Choix du type de graphique

2 Examen des donnes

4 Emplacement du graphique

3 Documentation du graphique

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QUELQUES NOUVEAUTES INTERRESSANTES


Mise en forme et prsentation
Des possibilits supplmentaires concernant la mise en forme des cellules et des feuilles ont t rajoutes. Certaines la limite du cosmtique (mais pourquoi pas ?), exemples : Alignement du texte en diagonale (Format/Cellule/Alignement). Image darrire-plan de la feuille (Format/Feuille/Arrire-plan) dautres plus consistantes, exemples : Mise en forme conditionnelle (Format/Mise en forme conditionnelle). Celle-ci autorise une mise en forme diffrente suivant que la valeur affiche dans une cellule vrifie ou non une condition spcifie au travers dune bote de dialogue. Utile pour attirer lil et lattention qui doit suivre sur des rsultats hors-normes. Une visualisation plus pratique des commentaires (appels annotations dans la version 5). Sous rserve davoir coch : Commentaires Indicateur seul dans Outils/Options/Affichage, les cellules, auxquelles un commentaire a t attach via Insertion/Commentaire, se verront ornes dun petit triangle rouge dans le coin suprieur droit et le commentaire saffichera ds que lon pointera sur la cellule.

Validation
La validation consiste oprer, ds la saisie la pertinence de ce qui est introduit dans des cellules de donnes. Cette nouvelle fonctionnalit trouve tout son intrt dans le cadre de la gestion de donnes o elle prvient la pollution dune table de donnes par un utilisateur inattentif (et nous le sommes tous par moment !). On y accde donc logiquement via Donnes/validation qui ouvre la bote de dialogue :

Graphiques
Parmi les nouveaux types de graphique qui font leur apparition, un seul est digne de retenir lintrt, le type Bulle qui permet de reprsenter une fonction de deux variables z = f ( x, y ) en traant autour de chaque point de coordonnes (x, y) un disque (une bulle) de rayon proportionnel z. Exemple : X 0 1 1 0 -1 -1 -1 0 1 Y 0 0 1 1 1 0 -1 -1 -1 Z 4 1
1 2 1 2 2

Graphique en bulles

2
Y

1 2 1 2

-1

-2

1 2

-2

-1

0 X

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Marche arrire
Excel 5 permettait dannuler, via Edition/Annuler ou le bouton dannuler la dernire action excute. Excel 97, plus tolrant (laxiste ?) permet de remonter plusieurs tapes en arrire.

Conversion vers HTML


Cette conversion dune feuille de calcul vers un document au format HTML sopre trs simplement via Fichier/Enregistrer au format HTML. Le rsultat de cette mtamorphose pouvant tre un tableau formant une page Web autonome ou un tableau insr dans une page Web prexistante.

Cartes
Excel 97 intgre un module de cartographie, certes beaucoup plus modeste que les logiciels spcialiss, mais nanmoins utile pour ceux qui nont pas accs ces derniers. Il permet de relier des donnes gocodes , un fond de carte choisi pour les reprsenter.

LE MOINS BON
Il est paradoxal quune nouvelle version dun logiciel soit en rgression sur certains points avec la version prcdente. Mais cest malheureusement le cas. Le futur manque parfois davenir

Compatibilit
Tradition chez Microsoft, le format de fichier Excel 97 nest pas compatible avec le format Excel 5. Bien entendu, Excel 97 savre capable douvrir un vieux fichier et de le convertir au got du jour, mais linverse est faux. Impossible douvrir le moindre fichier Excel 97, mme un classeur ne contenant que des donnes brutes sans la moindre formule, avec Excel 5 !!!

Compagnon Office
Toute la gamme Microsoft Office sest vue affubl dun Compagnon Office sens 13 venir en aide lusager gar. Sous la forme dun trombone convulsif , il propose inlassablement des services que lon a nullement sollicits et rarement en rapport avec ce que lon est en train deffectuer. Souhaitez vous accder laide dune fonction ? Il surgira pour vous demander si vous voulez vraiment de laide sur cette fonction l ou sur une autre, puis vous proposera un ou deux conseils avant que vous puissiez accder la rubrique daide souhaite. Son pouvoir de nuisance peut tre mouss via le menu Options quil lui est associ, mais pour sen dbarrasser compltement il faut passer par le programme dinstallation du logiciel

Mise en uvre du Visual Basic


Avec Excel 5, le code Visual Basic rdig par lutilisateur ou engendr par lenregistreur de macros, tait plac dans des feuilles dites feuilles modules insres directement dans le classeur. Ce dispositif avait lavantage de la simplicit.
Ou sous une autre ventuellement. Lutilsateur peut choisir la forme de son importun compagnon . La mouche du coche conviendrait merveille. Peut-tre quavec la version 2000
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Avec Excel 97, il faut dsormais ouvrir, partir de Outils/Macros le Visual Basic Editor, qui offre une interface, certes plus complte, mais inutilement complexe pour la rdaction et la mise au point de petites macros (fonctions personnalises et modification de code engendr par lenregistreur). Un problme de langue apparat avec cette nouvelle version. Avec Excel 5 Visual Basic tait francis, avec Excel 97 les termes du langage sont anglais, ce qui ne pose pas vritablement de problme, sauf lorsquon utilise des fonctions Excel dans le code. Dans ce cas il est ncessaire de traduire les noms franais des fonctions Excel pour pouvoir les utiliser dans le code Visual Basic. Ainsi au lieu dcrire, par exemple, application.moyenne(), il faut crire application.average(). Curieusement cette traduction est ralise automatiquement lorsquon ouvre, avec Excel 97, un classeur Excel 5 contenant une feuille module, mais pas lorsque lon rdige directement du code sous Excel 97. Un glossaire de conversion (Listevba.xls) est fourni avec la nouvelle version.

Le Solveur
Avec Excel 97, le Solveur ne fonctionne pas si lon opte pour le style de rfrence L1C1. IL semble que cela soit li un problme de traduction, le solveur codant les cellules sous la forme R1C1 (version anglaise Row=Ligne) au lieu de L1C1.

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TABLE DES MATIERES


I PRINCIPES ET METHODES DE BASE _______________________________________ 1
I.1 LE DECOR GENERAL_________________________________________________________________ 1 I.1.1 LA FENETRE DE LAPPLICATION ___________________________________________________ 1 I.1.2 LA FENETRE DE DOCUMENT LE CLASSEUR _________________________________________ 2 I.2 LA FEUILLE DE CALCUL ______________________________________________________________ 3 I.2.1 LIGNES, COLONNES, CELLULES ___________________________________________________ 3 I.2.2 CONTENU DES CELLULES ________________________________________________________ 3 I.2.3 FORMULES DE CALCUL __________________________________________________________ 4 I.2.4 ERREURS ______________________________________________________________________ 4 I.2.5 MISE EN FORME ET PRESENTATION________________________________________________ 5 I.2.6 COPIER/COLLER ________________________________________________________________ 7 I.2.7 INSERER, SUPPRIMER ___________________________________________________________ 8 I.3 LAFFICHAGE _______________________________________________________________________ 9 I.4 LES IMPRESSIONS__________________________________________________________________ 10 I.5 UN PEU DE METHODE_______________________________________________________________ 11

II REFERENCES ET FONCTIONS ___________________________________________ 13


II.1 LES REFERENCES _________________________________________________________________ II.1.1 LE MECANISME DES REFERENCES _______________________________________________ II.1.2 EXEMPLES DUTILISATION_______________________________________________________ II.1.3 REFERENCES A DES BLOCS _____________________________________________________ II.1.4 REFERENCES EXTERNES _______________________________________________________ II.1.5 NOMS DE CELLULES ___________________________________________________________ II.1.6 ITERATIONS ___________________________________________________________________ II.2 LES FONCTIONS ___________________________________________________________________ II.2.1 SYNTAXE GENERALE ___________________________________________________________ II.2.2 MISE EN OEUVRE ______________________________________________________________ II.2.3 BREVE ANTHOLOGIE ___________________________________________________________ II.2.4 FONCTIONS MATRICIELLES______________________________________________________ III.1 LES TYPES DE GRAPHIQUE _________________________________________________________ III.2 CREATION DUN GRAPHIQUE________________________________________________________ III.2.1 SELECTION ___________________________________________________________________ III.2.2 INSERTION DU GRAPHIQUE _____________________________________________________ III.2.3 ASSISTANT GRAPHIQUE ________________________________________________________ III.3 PERSONNALISATION_______________________________________________________________ III.3.1 ECHELLES____________________________________________________________________ III.3.2 QUADRILLAGES _______________________________________________________________ III.3.3 ETIQUETTES __________________________________________________________________ III.3.4 TRACE LISSE _________________________________________________________________ III.3.5 COURBES DE TENDANCE _______________________________________________________ III.3.6 BARRES DERREUR ____________________________________________________________ III.3.7 DEUX SERIES DABSCISSE ______________________________________________________ CE QUI RESTE STABLE ________________________________________________________________ QUELQUES CHANGEMENTS ANODINS ___________________________________________________ Lassistant fonction___________________________________________________________________ Lassistant graphique _________________________________________________________________ QUELQUES NOUVEAUTES INTERRESSANTES __________________________________________ Mise en forme et prsentation __________________________________________________________ Validation __________________________________________________________________________ Graphiques_________________________________________________________________________ Marche arrire ______________________________________________________________________ Conversion vers HTML________________________________________________________________ Cartes_____________________________________________________________________________ LE MOINS BON _____________________________________________________________________ Compatibilit _______________________________________________________________________ Compagnon Office ___________________________________________________________________ Mise en uvre du Visual Basic _________________________________________________________ Le Solveur _________________________________________________________________________ 13 13 14 15 15 15 16 16 17 17 17 21 23 25 25 25 25 28 28 29 29 29 30 30 31 33 33 33 33 35 35 35 35 36 36 36 36 36 36 36 37

III LES GRAPHIQUES _____________________________________________________ 23

ANNEXE : DEXCEL 5 VERS EXCEL97 _______________________________________ 33

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