Microsoft Excel II

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Formamos profesionales 1 1 1

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s Procesador Microsoft Excel II 2 PAGE AGE 2 1 ocesador de Textos

SYLLABUS DE MICROSOFT EXCEL II

1. DATOS GENERALES. AGE 2 . . !urso " T#cnico Operador de Office. .$. %signatura " &icrosoft 'xcel (( .). *esiones " +, *esiones. 1 .-. Frecuencia " ./&/0 1 &/J/0 1 * 1 2 .3. 4oras por !la. tericas " +, 4oras. .5. 4oras de .a6oratorio " +, 4oras. ocesador .7. 4oras de .a6. .i6re de Textos " +, 4oras. .,. 4oras de *eminario " +$ 4oras.

Prof. Johnny Yaya Ramos !. DESCRI"CION DE LA ASIGNATURA. &icrosoft Office 'xcel $++7 avanzado8 es un potente soft9are de desarrollo :ue permite automatizar Prof. Johnny Yaya Ramos tareas frecuentes gra6ando y editando macros; aplicar t#cnicas de 6ases datos" listas8 filtros8 Procesador dede Textos su6totales8 ta6las din<micas8 gr<ficos para resumir y analizar datos; personalizar ho=as de c<lculo con de Textos el uso de Procesador formularios8 etc. 'stas aplicaciones avanzadas permiten solucionar y ela6orar informes Organizacin educativa profesionales. #. CA"ACIDADES TERMINALES. Organizacin educativa Formamos profesionales Realizar procesos con gr<ficos y &ane=ar Funciones de >?s:ueda. Realizar 6?s:ueda de datos mediante el uso de criterios. Formamos profesionales Realizar Operaciones en un >ase de datos y &ane=ar la informacin a 1trav#s de datos din<micos; %utomatiza Operaciones. (dentificar y aplicar los1controles de formulario 1 0alorar la importancia del mane=o de >ases de 2atos.
-.

s en clase8 e=ecutado en un CONTENIDO TRANS$ERSAL. Tema de reforzamiento8 a lo tratado proyecto de tra6a=o y1o s de acuerdo al cronograma t#cnico y fechas c@vicas. Procesador

%. TEMAS A TRATAR. PAGE 2 Procesador !reacin de gr<ficos8 formato de gr<ficos8 Funcin >uscar A>uscar08 >uscar48 (ndiceB8 0alidacin de PAGE 2 2atos8 (ngreso de 2atos usando 2atos/Formulario. Orden de listas o 6ase de datos APor un criterio o campo8 por varios campos8 agregar campos de ordenacinB8 Filtros A%utofiltro y filtro avanzadoB8 AGE 2de campos a trav#s del Funciones de 6ase de datos. Ta6las 2in<micas ACeneracin de resultados asistente para ta6lasAGE din<micasB8 &acros. 2 &. ESTRATEGIAS METODOLOGICAS. 1 .as clases tienen la siguiente estructura" una clase de teor@a y la siguiente de pr<ctica; dict<ndose +, horas de teor@a8 +, horas de pr<ctica con docente8 y +, horas de practicas calificadas sin apoyo ocesador de Textos docente8 desarroll<ndose 6a=o la utilizacin de m#todos enfocados por !%P%!(2%2'* T'R&(D%.'* y tangi6ilizada en proyectos de tra6a=o mensuales8 en los sistemas de enseEanza 1 ocesador de Textos aprendiza=e8 aplicando a su vez las t#cnicas necesarias para alcanzar los o6=etivos de dominio la6oral del estudiante8 aplicando casos pr<cticos 6a=o la supervisin y asesor@a del profesor/(nstructor. '. DESARROLLO DE CONTENIDOS. 1er(. Sesi)*+ Co*ce,t-(l. !reacin de gr<ficos8 formato de gr<ficos. Funciones de texto A(z:uierda8 2erecha8 'xtrae8 &ayusc.8 &inusc.8 Reemplazar8 !oncatenar. !.(. Sesi)*+ "roce.i/e*t(l. 0L(1or(torio2 Personalizacin de gr<ficos Avariedad de formatosB8 funciones aplicadas a e=ercicios para o6tener valores. "r3ctic( .iri4i.( N5 1. 0Te/(s .e cl(se 1 6 !2. #er(. Sesi)*+ Co*ce,t-(l. Funcin >uscar A>uscar08 >uscar48 FndiceB. 0alidacin de 2atos8 (ngreso de 2atos usando 2atos/Formulario. Orden de listas o 6ase de datos APor un criterio o campo8 por varios campos8 agregar campos de ordenacinB.

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7t(. Sesi)*+ "roce.i/e*t(l. 0L(1or(torio2 Permitir el ingreso de caracteres y valores para el me=or uso de ta6las8 as@ como el uso de las herramientas para ordenar AGEy2uso de funciones de 6?s:ueda. "r3ctic( .iri4i.( N5 !. 0Te/(s .e cl(se # 6 72. %t(. Sesi)*+ Co*ce,t-(l. 1 Funciones de 6ase de datos y macros. Filtros A%utofiltro y filtro avanzadoB. Ta6las 2in<micas &t(. Sesi)*+ "roce.i/e*t(l. 0L(1or(torio2 Ceneracin de resultados de campos a trav#s del asistente para ta6las din<micas. Cra6ar rdenes y ocesador de Textos agregarlas a 6otones. "r3ctic( .iri4i.( N5 #. 0Te/(s .e cl(se % 6 &2. '/(. Sesi)*+ Co*ce,t-(l. !ontroles de formulario A!uadro de lista8 cuadro com6inado8 6otones de opcin8 casilla de verificacin8 Prof. Johnny Yaya Ramos 6otn de comando8 control de numero8 6arra de desplazamiento8 etc.B. 89(. Sesi)*+ "roce.i/e*t(l. 0L(1or(torio2 Procesador de Textos Pr<ctica dirigida por el docente DG-. ATemas de clase 7B. E9(l-(ci)* Fi*(l.

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SEMINARIO MENSUAL. Tema de actualizacin y1o especializacin. 8. E$ALUACION. Not( .e L(1or(torio+ 1 I A.-B P. H A. B I A.$B I A.)B

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1
"ro/e.io Fi*(l+

A PL + PT + IS + PAB + EF PF = s $

PF H PRO&'2(O F(D%. Procesador P. H PRO&'2(O 2' .%>OR%TOR(O PAGE 2 PT H PROY'!TO 2' TR%>%JO (* H (DFOR&' 2' *'&(D%R(O 'F H '0%.J%!(OD F(D%. ATerico/Pr<cticoB P% H PRO&'2(O %!T(TJ2(D%. AGE 2 :. FUENTES DE CONSULTA+ BIBLIOGRAF;A &anuales del usuario 999.aulaclic.es

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Captulo Captulo Captulo

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Temas AGE 2

1 !reacin de gr<ficos8 formato de gr<ficos. Funciones de ocesador de Textos texto A(z:uierda8 2erecha8 'xtrae8 &ayusc.8 &inusc.8 ocesador de Textos !oncatenar. Reemplazar8

Personalizacin de gr<ficos Avariedad de formatosB8 Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos valores. funciones aplicadas a e=ercicios para o6tener
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Realizar procesos con Funciones de >?s:ueda. Procesador

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&ane=ar

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Introduccin

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Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita 1 su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos de Textos en una hoja ocesador de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. menudo un grfico nos dice mucho ms !ue una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en "#cel, podemos optar por crearlo$ % Como grfico incrustado$ &nsertar el grfico en una hoja normal como cual!uier otro o'jeto.

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% Como hoja de grfico $ Crear el grfico en una hoja e#clusiva para el grfico, en Formamos profesionales las hojas de grfico no e#isten celdas ni ning(n otro tipo de o'jeto.

1
CREAR GR IC!" 1
)ara insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos !ue se encuentra en la pesta*a Insertar.

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"s recomenda'le !ue tengas seleccionado el rango de celdas !ue !uieres !ue participen en el grfico, de esta forma, "#cel podr generarlo automticamente. "n caso contrario, el grfico se mostrar en 'lanco o no se crear de'ido a un tipo de error en los datos !ue solicita. Como puedes ver e#isten diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. )odemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo !ue nos interese para !ue se despliegue el listado de los !ue se encuentran disponi'les.

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"n cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado !ue muestra Todos los tipos de grfico...

1 1

+acer clic en esa s opcin e!uivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico !ue se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos . Procesador

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!u puedes ver listados todos los grficos disponi'les, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

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,i seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. ,i has AGE decidido pro'ar suerte y no tenas celdas seleccionadas, de'ers 2 seguir leyendo los siguientes apartados.

1
A#A$IR %&A "ERIE $E $AT!" "ste paso es el ms importante de todos ya !ue en -l definiremos !u- datos !ueremos !ue aparezcan en el grfico. UnaProf. vez tengamos un grfico so're la hoja de clculo, aparecern nuevas pesta*as Johnny Yaya Ramos para mostrarnos nuevas opciones. ,i o'servamos la pesta*a $ise'o encontraremos dos opciones muy (tiles$

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)rimero nos fijaremos en el 'otn "eleccionar datos. .esde -l se a're el siguiente cuadro de dilogo$ s

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/'serva detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante por!ue se encargar de generar el grfico.

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s pues tenemos s un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas !ue se tomarn en cuenta para crearlo. "n el caso de la imagen, las celdas !ue se tomaron eran ( y tenan los valores ))(, )(*, ()(, )(* y Procesador *)(. PAGE 2 )ulsa el 'otn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo AGE 2 de te+to con el rango correcto.

1
Una vez hayamos acotado los datos !ue utilizaremos, "#cel asociar unos al eje de Textos horizontal ocesador 0categoras1 y otros al eje vertical 0series1. 2en en cuenta !ue hay grficos !ue necesitan ms de dos series para poder crearse 0por ejemplo los grficos de superficie1, y otros en cam'io, 0como el !ue ves en la imagen1 se 'astan con uno solo.

Utiliza el 'otn Editar de las series para modificar el literal !ue se muestra en la leyenda del grfico. .el mismo modo tam'i-n podrs modificar el rango de celdas !ue se incluirn tanto en las series como en las categoras.

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,!$I ICAR -A .!"ICI/& 0 E- TA,A#! $E %& GR IC!

)ara cam1iar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo$ 3. ,eleccione el grfico. 1 4. ,it(e el puntero del mouse so're el grfico. "l puntero del mouse se convertir en una flecha 'lanca !ue apunta hacia la iz!uierda. ocesador de Textos 5. )ulse el 'otn del mouse y manteni-ndolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico. 6. ,uelte el 'otn del mouse. )ara cam1iar el tama'o de un grfico$ 3. ,eleccione el grfico.

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4. ,it(e el puntero educativa del mouse so're cual!uiera de los indicadores alrededor del Organizacin cuadro del grfico 0como si se deseara cam'iar de tama*o una ventana1. "l puntero del mouse se convertir en una flecha de dos puntas. 5. )ulse el 'otn 1del mouse y manteni-ndolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada. ,i deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mant-n pulsada la tecla CTR- o ,A0%". 6. ,uelta el 'otn del mouse.

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1 s

2odas estas funciones permiten manipular te#tos o porciones de te#tos dentro de una celda. AGE 2 uncin 3I45%IER$A6cadena7caracteres8 1 "#trae caracteres desde el e#tremo iz!uierdo de una cadena. uncin 3$EREC9A6cadena7caracteres8 ocesador de Textos "#trae caracteres desde el e#tremo derecho de una cadena. uncin 3E2TRAE6cadena7pos:inicial7caracteres8 "#trae caracteres de una cadena, empezando de la pos7inicial. uncin 39A--AR6cad;7cad<8 .evuelve el n(mero de posiciones de la ocurrencia de cad3 en cad4. uncin 3-ARG!6cad8 .evuelve la longitud de una cadena de te#to. Los espacios son tomados en cuenta

%&CI!&E" $E TE2T!

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s podr incluso com'inar funciones8. ocesador de Textos

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,A&E=! $E TE2T!

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C!&CATE&AR CE-$A"

Formamos profesionales "n "#cel el sm'olo !ue sirve para concatenar celdas es el operador 091, as podramos usar frmulas de este tipo$ 1 3$) > A) 1 : el resultado ser8888 s Procesador PAGE 2 AGE 2
&ncluso podr unir te#tos y celdas, as888 3?) > @AB > C) 8.el resultado ser8

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l concatenar celdas !ue contienen slo n(meros, el resultado es tam'i-n un n(mero, es as !ue puede ser utilizado en alg(n clculo.

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Modificar las caractersticas del grfico

En la pestaa Presentacin AGE 2 podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico.

1 Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes: ocesador de Textos

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Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para esta lecer qu literales de texto se 1 mostrarn en el grfico:

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!e todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico " arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.

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!esde esta seccin tam i#n podrs configurar la Leyenda del grfico.

$inalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

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%a primera opcin rea de trazado, slo estar disponi le para los grficos idimensionales &como el de la imagen de ejemplo anterior'.

AGE 2 interior del grfico " !iro "# modifican el aspecto de los uadro !rfico , Plano grficos tridimensionales disponi les: 1

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E(cel )**+ ,a sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, asque despu#s de AGE un par 2 de prue as con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos " resultados.

1 unos cuantos grficos con datos al azar " vers el provec,o que Practica primero con puedes sacarle a estas caracter-sticas. ocesador de Textos

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Captulo
Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

Funcin >uscar A>uscar08 >uscar48 FndiceB. 1 0alidacin de 2atos8 (ngreso de 2atos usando 2atos/ Formulario. Orden de listas o 6ase de datos APor un ocesador de Textos criterio o campo8 por varios campos8 agregar campos de ordenacinB. Permitir ingreso de caracteres y valores para el me=or uso de Prof. Johnny Yaya el Ramos ta6las8 as@ como el uso de las herramientas para ordenar y uso de funciones de 6?s:ueda. Procesador de Textos

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Realizar 6?s:ueda de datos mediante el uso de Procesador criterios.

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%&CI!&E" $E ?C"5%E$A

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"n una hoja de "#cel es muy importante coger los datos correctos para tra'ajar con las 1 eso e#iste una agrupacin de funciones especficas para realizar frmulas dise*adas. )or '(s!uedas de datos. Comprendamos !u- es en una '(s!ueda, cuando !ueremos encontrar alguna informacin ocesador de s Textos de algo no 'uscamos directamente por lo !ue 'uscamos pues lo desconocemos, realizamos una '(s!ueda de una propiedad o algo similar !ue conocemos !ue puede tener lo !ue 'uscamos. )or ejemplo, si 'uscamos a una persona, descri'imos su aspecto fsico, si Yayade Ramos 'uscamos Prof. el n; Johnny de tel-fono un restaurante, 'uscamos en la gua de tel-fonos por el nom're del restaurante. <ormalmente el dato !ue !ueremos encontrar no lo conocemos Procesador de Textos por eso 'uscamos por otros datos !ue s conocemos. "stas son las funciones disponi'les por "#cel para realizar '(s!uedas$ Organizacin educativa uncin

Formamos profesionales 1 1 s

$escripcin .evuelve el n(mero de rangos de celdas contiguas =usca valores de un rango de una columna o una fila =usca en la primera fila de la ta'la o matriz de valores =usca un valor en la primera columna de la iz!uierda .evuelve la posicin relativa de un elemento .evuelve el n(mero de columna de una referencia .evuelve el n(mero de columnas !ue componen la matriz .evuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de te#to "lige un valor o una accion de una lista de valores .evuelve el n(mero de fila .evuelve el n(mero de filas Crea un acceso directo a un documento

AREA"6ref8 ?%"CAR6...8

?%"CAR96Dalor:1uscado7matriE:1uscar:en7 indicador:filas7ordenado8 Procesador

PAGE 2 ?%"CARF6Dalor:1uscado7matriE:1uscar:en7 indicador:columnas7 ordenado8

C!I&CI$IR6Dalor:1uscado7matriE:1uscar:en7 tipo:de:coincidencia8 1 C!-%,&A6ref8

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ocesador de Textos
C!-%,&A"6matriE8 $E"RE 6ref7filas7columnas7alto7ancho8 $IRECCI!&6fila7columna7a1s7a;7hoja8 E-EGIR6num:indice7Dalor;7Dalor<7...8 I-A6ref8 I-A"6matriE8 9I.ERDnculo6u1icacin:del:Dnculo7 nom1re:descriptiDo8

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I,.!RTAR$AT!"$I&A,IC!"6camp:datos7 ta1las:dinmicas7campo;7elemento;7 AGE 2 campo<7elemento<...8 I&$ICE6matriE7num:fila7num:columna8

"#trae datos almacenados en una ta'la dinmica .evuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna .evuelve una referencia especificada &ntercam'ia las filas por las columnas en una matriz

I&$IRECT!6ref7a;8

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TRA&".!&ER6matriE8

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de Textos Ejercicio Procesador paso a paso. unciones Gue 1uscan. Organizacin educativa ; ,i no tienes a'ierto "#cel4>>?, 'relo para realizar el ejercicio. profesionales < "scri'e Formamos en la Columna ? unos 3> nom'res de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo @ose, @uan, @avi, Aaria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos 1 siempre en la columna ?.
* hora en la Columna 1 C escri'e n(meros de tel-fono al lado de cada nom're !ue has introducido antes. Vamos a hacer uso de la funcin ?%"CAR68A utilizaremos la celda $( para introducir el nom're a 'uscar y la celda $;; para al'ergar el tel-fono de la persona 'uscada. Procesador

PAGE 2
) s pues, sit(ate en la celda $;; y pulsa so're I referencia y elige la funcin ?%"CAR68. , selecciona la categoria de 1HsGueda

AGE 2 1

( )ulsa Aceptar.

J "n el parmetro valor7'uscado introduce o selecciona la celda $(, en vector7de7comparacin escri'e B=$=B o selecciona la Columna ? y en el parmetro vector7resultado escri'e o selecciona la Columna C. ocesador de BC$CB Textos K &ntroduce un nom're en la celda $(, un valor !ue se encuentre en la columna ? y mira !ue ocurre. "n la celda .33 de'e aparecer el telefono de la persona. hora vamos a utilizar la funcin TRA&".!&ER68, !ue es una poco ms compleja, pero tampoco mucho. Cecordemos !ue transponer significa cam'iar filas por columnas y viceversa. "s decir si tenemos los datos en fila, al transponer o'tendremos los datos en columna. L ,it(ate en la celda A;( y pulsa so're , selecciona la categoria de 1HsGueda I referencia y elige la funcin TRA&".!&ER68. )ulsa Aceptar. "n el (nico parmetro !ue nos pide BAatrizB de'emos seleccionar la matriz de filas y columnas !ue vamos a transponer.

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M ,eleccionar la matriz de ?;NC;O. La formula ya est hecha, AGE 2 pero vemos !ue nos d un error de valor, esto se de'e a !ue la frmula hace referencia a una matriz y no a una (nica celda. )ara !ue la transposicin se efectue correctamente 1 de'emos repetir la frmula para todas las celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos. ;O partir de la celda de la frmula 0 A;(1 esta incluida, selecciona las celdas necesarias ocesador de Textos para cu'rir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 4 filas por 3> columnas !ue se correspondern con la matriz A;(N=;J, pulsar < y seguidamente CtrlP,aIusPEnter. .e este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente. ;; Duarda el li'ro de tra'ajo en la carpeta ,is documentos del disco duro con el nom're de unciones de 1HsGueda.

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;< Cierra el li'ro de tra'ajo.

FA-I$ACI!& $E $AT!"

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Aediante esta opcin el usuario podr especificar !ue datos se pueden ingresar en un rango de celdas. .e tal manera !ue se pueden restringir el ingreso de datos a los 1 e#clusivamente se*alados. yuda adems la opcin de !ue al u'icarse en una celda donde se apli!ue la validacin se presente un mensaje

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3.

&ngresar los datos en modo lista !ue sern validados. .e preferencia de'e s datos en una zona de la hoja de clculo donde el usuario !ue introducirse estos usar> la 'ase de datos no tenga fcil acceso. )or ejemplo, en la celda EFF5> Procesador ingresar lo siguiente.

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4.

continuacin 1de'e indicar en !ue rango de celdas se aplicar la validacin. )or ejemplo$

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5. ,eleccionar el rango de celdas g4$g44 !ue es donde se tendr !ue colocar G"n AGE 2 trmiteH o G,entenciadoH 6. ,eleccione el men( 1 .atos. F. ,eleccione el men( Validacin. E. ll de'ers escoger entre las ocesador de Textos opciones de )ermitir la opcin -ista

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?. "n la opcin /rigen digitar el rango de celdas !ue contienen los datos a validar Procesador

PAGE 2 AGE 2
I. ,e compro'ar 1 el 'uen funcionamiento de la validacin cuando al seleccionar cual!uiera de las celdas donde se aplic dicha opcin, esta mostrar un 'otn !ue contiene la lista de datos !ue van a ser validados

Textos J. lic enocesador el 'otn de y luego clic en cual!uiera de las opciones de la lista. .icha opcin aparecer en la celda.

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!R,%-ARI!" .ARA TRA?A=AR C!& ?A"E $E $AT!"

"s una forma ms ordenada y funcional de ver los registros de una 'ase de datos, AGE 2 mostrando una ventana !ue contiene la totalidad de campos !ue conforman su lista. )ara usar esta opcin, realizar$ 3. ,eleccione el men( $atos. 4. ,eleccione ormularios. 5. "sta opcin despliega la siguiente caja de dilogo$ ocesador de Textos

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,e despliega una formula de datos !ue se puede usar para cam'iar registros, poner un &ueDo registro, Eliminar un registro y ?uscar registros. ,i se hacen cam'ios, se pueden s Restaurar antes de presionar enter o cam'iarse a otro registro. ,i se eliminan registros no se podrn recuperar.

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E&C!&TRAR -!" REGI"TR!"

l hacer clic so're el 'otn AGE 2 Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo$

1 ocesador de Textos
!R(T'R(O ha cam6iado por FOR&J.%R(O

"n esta caja se pueden determinar !ue registros se estn 'uscando, esta'leciendo criterios en cada uno de los campos. 2am'i-n se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines. Use los 'otones =uscar siguiente y 'uscar anterior para ir visualizando todos los registros !ue cumplan con el criterio.

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E-I,I&AR REGI"TR!"

Usted puede eliminar registros de su 'ase de datos. "n la ventana de formularios, use el AGE 2 'otn "liminar para 'orrar el registro !ue se muestra. "sta accin lo !ue realmente hace es eliminar la fila !ue contiene dicho registro.

!R$E&AR %&A ?A"E $E $AT!" ocesador de Textos

)uede reorganizar las filas o las columnas de una lista 'asndose en los valores de la lista, ordenndolos. l ordenarlos, "#cel reorganiza las filas, las columnas o las celdas individuales Prof. Aicrosoft Johnny Yaya Ramos utilizando el orden !ue especifi!ue. )ueden ordenarse listas en orden ascendente 0del 3 al J, de la

Procesador de Textos a la K, de la fecha ms antigua a la ms reciente1 o descendente . Organizacin educativa

)ara ordenar datos no es necesario !ue est-n agrupados en la misma forma en !ue se agrupa una 'ase de datos, puede ser filas o columnas aisladas.

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,in em'argo, uno de los usos ms comunes para las opciones !ue ordenan los datos es en las 1 'ases de datos.

!R$E&AR REGI"TR!"
)ueden ordenar los registros directamente en forma ascendente o descendente, con un solo criterio utilizando los siguientes iconos$

1 s

Procesador PAGE 2 scendente AGE 2

.escendente

)ara utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en alg(n registro del campo !ue desea tomar como criterio 1 y hacer clic so're el icono 0ascendente o descendente1.

!R$E&AR -!" $AT!" %"A&$! ," $E %& CRITERI! ocesador de Textos

"#cel permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. especificar hasta 5 criterios distintos para ordenar la ta'la. s usted puede

Cealizar lo siguiente$ 3. ,eleccione el men( $atos. 4. ,eleccione !rdenar. 5. ,e muestra la siguiente ventana$

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"n las cajas de !rden por y -uego por se selecciona de la lista, el nom're del campo con el !ue se !uiere ordenar y la prioridad. "#cel permite manejar hasta tres prioridades como se puede verAGE con 2los criterios. Cada criterio se puede ordenar Ascendente o $escendente. ,i se manejan enca'ezados en la seleccin se determina en la lista tiene fila de enca1eEamiento 1. "n )rimer criterio de ordenacin se elige alguna de las opciones !ue "#cel 4>>5 tiene creadas. ,e pueden crear ms criterios, !ue se revisarn posteriormente. 2am'i-n se ocesador de Textos puede determinar !ue sea sensi'le a las may(sculas en Coincidir may(sculas L min(sculas. ,eg(n se tengan acomodados los datos se de'e seleccionar la /rientacin ya sea /rdenar de arri'a hacia a'ajo o de iz!uierda a derecha. "l resultado de ordenar los Ramos datos del ejemplo siguiente, si le indicamos a "#cel !ue Prof. Johnny Yaya ordene los registros por <; el orden sera como se muestra$

Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2

.ER"!&A-I4AR E- TI.! $E !R$E&
Usted puede cam'iar el tipo de ordenacin a uno personalizado. )or ejemplo al usar como criterio de ordenacin un campo turno, los registros se ordenaran alfa'-ticamente 1 0ma*ana, noche y tarde1, o'teniendo un resultado poco real. )ara cam'iar el tipo de ordenacin se realizara$ 3. Crearocesador una lista con el orden !ue usted !uiere. de Textos 4. *ada la lista a la lista personalizada de "#cel.

AGE 2

5. 6. F. E.

,eleccione la lista y elija el men( 9erramientas ,eleccione !pciones. "legir la ficha -istas .ersonaliEadas. +aga clic en el 'otn Importar

Formamos profesionales 1

1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos Microsoft Excel II

?. la

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos

el 'otn !pcionesQ Organizacin educativa I. "n el cuadro .rimer CriterioA seleccione la lista creada. J. l Formamos ceptar, "#cel tomar la lista como criterio y ordenar los datos en 'ase a ella profesionales 0ma*ana, tarde y noche1.

Luego, en ventana !rdenarA haga clic en

1 1 s

Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

Formamos profesionales 1

Captulo
Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

Funciones de 6ase de datos y macros. Filtros A%utofiltro y filtro 1 avanzadoB. Ta6las 2in<micas.
ocesador de Textos de resultados de campos a trav#s del asistente para Ceneracin

ta6las din<micas. Cra6ar rdenes y agregarlas a 6otones.

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 Capacidades s Realizar Operaciones en un >ase de datos y &ane=ar la informacin a trav#s de datos din<micos; %utomatiza Operaciones. Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

%&CI!&E" $E ?A"E $E $AT!"

AGE 2 de datos7 &om1re de campo7 Criterios8 uncin ?$C!&TAR6?ase 1 !ue contienen n(meros en una columna de una lista o 'ase de Cuenta las celdas datos y !ue concuerdan con las condiciones especificadas. "l argumento <om're de campo es opcional. ,i se pasa por alto, =.C/<2 C cuenta de Textos todos ocesador los registros de la 'ase de datos !ue coinciden con los criterios.
uncin ?$E2TRAER6?ase de datos7 &om1re de campo7 Criterios8

Prof. un Johnny "#trae (nico Yaya valor Ramos de una columna de una lista o 'ase de datos !ue coincida con las condiciones especificadas. Procesador de Textos
uncin ?$,A26?ase de datos7 &om1re de campo7 Criterios8

Organizacin educativa

.evuelve el valor m#imo de una columna de una lista o 'ase de datos !ue coincida Formamos profesionales con las condiciones especificadas. uncin ?$,I&6?ase 1 de datos7 &om1re de campo7 Criterios8

1 mnimo de una columna de una lista o 'ase de datos !ue coincida .evuelve el valor con las condiciones especificadas. s
uncin ?$.R!$%CT!6?ase de datos7 &om1re de campo7 Criterios8

Procesador PAGE 2 Aultiplica los valores de una columna de una lista o 'ase de datos !ue coincidan con
las condiciones especificadas.

uncin ?$.R!,E$I!6?ase de datos7 &om1re de campo7 Criterios8 .evuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o 'ase de datos !ue coinciden con las condiciones especificadas. uncin ?$"%,A6?ase de datos7 &om1re de campo7 Criterios8 ,uma los n(meros de una columna de una lista o 'ase de datos !ue concuerden con las condiciones especificadas.

AGE 2 1

ocesador de Textos

?A"E $E $AT!"
Una 1ase de datos es una serie eti!uetadas de filas de hoja de clculo !ue contienen datos relacionados, como una 'ase de datos de facturas o un conjunto de nom'res y n(meros de tel-fono de clientes. Una lista puede utilizarse como una 'ase de datos, en !ue las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

CREAR %&A ?A"E $E $AT!"

Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una 'ase AGE 2 de datos. )or lo tanto, una 'ase de datos es un conjunto de datos !ue pertenece a una misma entidad, o'jeto o individuo. "jemplo$

ocesador de Textos

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2
Cada rengln es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, !ue son un 1 mismo pedido. Cada columna es un campo, contiene todos los datos registro, pertenecen al necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.

ocesador de Textos

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1 s Procesador PAGE 2
I-TR!" A%T! I-TR!"

Microsoft Excel II

AGE 2

Una de las operaciones ms comunes !ue se hacen con las 'ases de datos es la consulta. 1 Cuando se hace una consulta, normalmente se estn 'uscando registros !ue coincidan con alg(n valor o criterio. "#isten varias formas de 'uscar esa informacin, los Miltros son una de ellas. )ara aplicar un filtro a una 'ase de datos realizar$ 3. 4. 5. 6. ,eleccione el men( $atos. ,eleccione iltro. ,eleccione Autofiltro. "lProf. resultado ser similar al siguiente$ Johnny Yaya Ramos

ocesador de Textos

Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1

"l comando Autofiltro, aplica flechas para a'rir men(s colgantes en el enca'ezado de la 'ase de datos. Con estos men(s colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.

ocesador de Textos

,eg(n el campo, aparecen las posi'les com'inaciones de los registros !ue se pueden 'uscar. La opcin 02odas1, va a mostrar todos los registros sin importar ning(n criterio. La opcin 0Vacas1, muestra los registros !ue estn vacos en ese campo. La opcin 0<o vacas1 realiza la accin Contraria.

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1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos Microsoft Excel II

%"AR CRITERI!" C!,.%E"T!"

l seleccionar )ersonalizar, aparece la siguiente caja de dilogo$

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Con el utofiltro )ersonalizado se pueden determinar !ue registros e#actamente se estn 'uscando. ,e pueden utilizar operadores de comparacin !ue ya se encuentran en Organizacin educativa la lista$

Procesador de Textos

Formamos profesionales !.ERA$!R

C!,.ARACI/&
Aayor !ue Aenor !ue Aayor o igual !ue Aenor o igual !ue .iferente a

N O

1 1 s

Procesador PAGE 2

NP OP

AGE ON2 1

Con el operador se selecciona el registro con el !ue se est comparando tam'i-n de la lista "#cel Q) permite utilizar ocesador de Textoscomodines !ue son$ 0 R1 para representar un carcter individual y 0S1 para representar cual!uier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo$

CRITERI!

E&C%E&TRA

MS

MeS

Mermn Mernando Mulgencio Mederico Mermn Mernando Mederico

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II Mernando Mermn Mernando Mermn Mernando Mermn Mernando Mederico

MerS MRrS
1 AGE 2

RerS
ocesador de Textos

ReS

Con las opciones : y / se pueden esta'lecer dos criterios. Con la opcin : los criterios se suman, es decir !ue se tienen !ue cumplir con am'os criterios para !ue encuentre los Procesador de Textos registros deseados. Con la opcin / va a 'uscar cual!uiera de los registros !ue cumplan con los criterios esta'lecidos, no tienen !ue cumplir con am'as. Los 'otones de los campos donde se esta'lecieron filtros y los enca'ezados de los reglones cam'ian de color. "n cada uno de los campos se pueden esta'lecer filtros y en Formamos profesionales este caso se suman los criterios, es decir !ue se de'e de cumplir con cada uno de los criterios !ue se mar!uen 1 en los filtros de los campos. )ara desha'ilitar todos los filtros, realizar$ 3. ,eleccione el men( $atos. 4. ,eleccione iltro s. 5. ,eleccione Autofiltro.

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Organizacin educativa

"%?T!TA-E" Procesador
Uno de los clculos ms comunes !ue se hacen en las listas y en las 'ases de datos es el de los su'totales. "s decir, !ue se haga una operacin parcial de los registros !ue se especifi!uen en el rango, AGE 2 as como una operacin general de toda la '(s!ueda. )ara realizar esta operacin, realizar$

PAGE 2

1 $atos. 3. ,eleccione el men( 4. ,eleccione "u1totales. 5. pareciendo la siguiente caja de dialogo$ ocesador de Textos

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

"sta opcin va a insertar ,u'totales en cada cam'io de registro seg(n se le indi!ue, y al final de la lista va a insertar un gran total. )ara utilizar esta opcin es necesario !ue la 'ase de datos o la lista necesariamente un enca'ezado. 2am'i-n es conveniente AGE tenga 2 !ue se ordene la lista antes de utilizar esta opcin, pero no es un re!uisito primordial para !ue funcione. 1 "sta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente ,uma los elementos ocesador ,uma de Textos Cuenta Cantidad de valores !ue no son 'lancos )romedio )romedio de los elementos en el grupo del su'total A#. Valor num-rico ms grande en el grupo del su'total Ain. Prof. JohnnyValor Yayanum-rico Ramos ms pe!ue*o en el grupo del su'total )roducto )roducto de todos los valores del grupo del su'total Cuenta num. Cantidad de registros o filas !ue contienen datos num-ricos Procesador de Textos .esvest "stimacin de la desviacin estndar .esvest .esviacin estndar Organizacin educativa Var "stimacin de la varianza Varp Varianza de una po'lacin Formamos profesionales

1 "n la lista gregar ,u'total se determina !ue campos ven a contar con ,u'total. ,e pueden seleccionar todos si as se desea pero el cam'io se va a realizar seg(n lo determinado en la lista1)ara cada cam'io en.
Ceemplazar ,u'totales s ctuales, cam'ia los su'totales anteriores e inserta los nuevos. ,alto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez !ue termina un su'total. Cesumen de'ajo de los datos va a colocar cada ,u'total al finalizar Procesador cada rango, de otra forma PAGE 2 lo coloca al inicio de cada rango. )ara !uitar todos los ,u'totales, utilice el 'otn Tuitar 2odos. Crear su'totales da como resultado algo similar a lo !ue aparece a continuacin$

AGE 2 1

ocesador de Textos

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este conjunto de elementos se le conoce como es!uema. <tese !ue del lado iz!uierdo, junto al enca'ezado de la fila, aparecen los 'otones del es!uema o sm'olos del es!uema con la forma de U AGE y %, !ue 2 sirve para esconder o aparecer las filas !ue contienen la informacin y dejar solo las de los ,u'totales. Con los 'otones primero al tercero.

se puede a'rir o cerrar automticamente todo el nivel del

ocesador de Textos
TA?-A" $I&,ICA"
Una ta1la dinmica com'ina lo mejor de un Consolidado y de su'totales, para presentar los datos en una forma simple y con un formato y presentacin fle#i'le.

Prof. Johnny Yaya Ramos

Un informe de ta'la dinmica es una ta'la interactiva !ue se puede utilizar para resumir Procesador de Textos rpidamente grandes vol(menes de datos. )odr girar filas y columnas para ver diferentes res(menes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los Organizacin educativa datos especficos de alg(n rea de inter-s. Utilice un informe de ta'la dinmica cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista de n(meros larga para resumir y desee realizar 1 comparaciones distintas con cada n(mero. Utilice los informes de ta'las dinmicas cuando desee !ue Aicrosoft "#cel realice automticamente ordenaciones y el clculo de su'totales 1 y totales. Como un informe de ta'la dinmica es interactivo, usted u otros usuarios pueden cam'iar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes s res(menes.

Formamos profesionales

CREAR %&A TA?-A $I&,ICA

)ara crear una ta'la dinmica de'e realizar lo siguiente$ 3. Colocar el puntero de celda so're una celda de la ta'la. 4. ,eleccione el men( AGE 2 $atos. 5. ,eleccione &nforme de ta1las I grficos dinmicos. 6. "l asistente lo llevar paso a paso en el desarrollo de su ta'la, as se mostrar$ 1 .A"! ;$ "lija la opcin -ista o ?ase de datos de ,icrosoft !ffice E+cel y luego clic en la opcin Ta1la dinmica . ,i selecciona la opcin Muente de datos e#terna usted puede usar ocesador de Textos ta'las de alg(n manejador de 'ase de datos relacional$ ccess o ,TL. ,e visualiza la siguiente ventana$

Procesador PAGE 2

Formamos profesionales 1

1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

.A"! <$ ,eleccione el rango de su 'ase de datos. "#cel marca automticamente la 'ase de datos so're la !ue se encuentra el puntero de celda. +aga clic en siguiente. ,e visualiza la AGE 2 siguiente ventana.

1 ocesador de Textos

.A"! *$ Use elJohnny 'otn $ise'oQ para definir los campos de su ta'la dinmica. ,e visualiza la Prof. Yaya Ramos siguiente ventana$

Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2

$E"ARR!--! $E- $I"E#!$ "n esta ventana distri'uya y organice los campos de su ta'la AGE 2la informacin re!uerida. La ventana !ue presenta es la siguiente$ de tal forma !ue muestre

1 ocesador de Textos

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

)ara el resumen !ue se pide, de'e arrastrar el campo gencia a la seccin )gina, al igual !ue los campos Vehculo, 2urno y Lugar. Luego el campo Vendedor al sector filas, el campo AGE 2 Aarca a la seccin Columna y el campo Cantidad al sector .atos. "l diagrama sera el siguiente$ 1

ocesador de Textos

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

Luego !ue termine el dise*o haga clic en Aceptar. .A"! )$ La ventana regresa a la ventana del paso 5, elegir donde desea situar la ta'la dinmica y a continuacin haga clic en inaliEar. ,u ta'la dinmica de'e ser similar a la siguiente$

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Captulo
Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

!ontroles de formulario A!uadro de lista8 cuadro com6inado8 1 6otones de opcin8 casilla de verificacin8 6otn de comando8 control de numero8 6arra de desplazamiento8 etc.B.
ocesador de Textos

Ceneracin de resultados de campos a trav#s del asistente para ta6las din<micas. Cra6ar rdenes y agregarlas a 6otones.
Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 Capacidades

(dentificar y Procesador formulario

PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

aplicar

los

controles

de

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

!R,%-ARI!" .ARA TRA?A=AR C!& ?A"E $E $AT!"

"s una forma ms AGE ordenada y funcional de ver los registros de una 'ase de datos, 2 mostrando una ventana !ue contiene la totalidad de campos !ue conforman su lista. )ara usar esta opcin, realizar$ 1 3. +acer clic en alguna celda de la lista 4. ,eleccione $atos. ocesador el demen( Textos 5. ,eleccione ormularios. 6. "sta opcin despliega la siguiente caja de dilogo$

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1
,e despliega una formula de datos !ue se puede usar para cam'iar registros, poner un &ueDo registro, Eliminar un registro y ?uscar registros. ,i se hacen cam'ios, se pueden Procesador Restaurar antes dePAGE presionar 2 enter o cam'iarse a otro registro. ,i se eliminan registros no se podrn recuperar.

E&C!&TRAR -!" REGI"TR!"

AGE 2 1

l hacer clic so're el 'otn Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo$ "n esta caja se pueden determinar !ue registros se estn 'uscando, esta'leciendo criterios en cada uno de los campos.

ocesador de Textos

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II

2am'i-n se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines. )or ejemplo, el criterio DS en el campo pellido encontrara todos los apellidos !ue comiencen por D.

AGE Los operadores lgicos en2los campos de tipo num-rico pueden ser$ N, O, P8etc.
Use los 'otones =uscar 1 siguiente y =uscar anterior para ir visualizando todos los registros !ue cumplan con el criterio.

A#A$IR REGI"TR!"
3.

ocesador de Textos

+acer clic en alguna celda de la lista

4. ,eleccione el men( $atos Prof. Johnny Yaya Ramos 5. ,eleccione ormularios.

6. Clic en ele 'otn &ueDo.

Procesador de Textos

F. .igitar los datos del nuevo registro E. hacer clic en el 'otn Cerrar. Formamos profesionales

Organizacin educativa

1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

Formamos profesionales 1

1 s Procesador PAGE 2
-I,I&AR REGI"TR!"
Usted puede eliminar registros de su 'ase de datos !ue no interesen. "n la ventana de AGE 2 formularios, use el 'otn "liminar para 'orrar el registro !ue se muestra. "sta accin lo !ue realmente hace es 1 eliminar la fila !ue contiene dicho registro. 3. +acer clic en alguna celda de la lista ocesador de Textos

Microsoft Excel II

4. ,eleccione el men( $atos 5. ,eleccione ormularios.

Prof. Johnny Yaya Ramos 6. ,eleccione un registro

F. Clic en ele 'otn de Eliminar. Procesador Textos E. Clic en Aceptar. hacer clic en el 'otn Cerrar.

Organizacin educativa

Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

Formamos profesionales 1

1 s Procesador PAGE 2
I-TR! AFA&4A$!

Microsoft Excel II

pesar de !ue AGE sea 2 muy (til y sencillo de manejo, los filtros automticos, estn limitados a uno o dos criterios por cada campo. )or esto, se tienen los iltros aDanEados 1 y el manejo es similar al de los filtros automticos pero con mayores posi'ilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de clculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condicionesocesador aplicadas una sola columna. "jemplos$ de a Textos 3. Crear los criterios. 4. ,eleccione una celda de la =ase Prof. Johnny Yaya Ramos de .atos. 5. ,eleccione el men( .atos. Procesador de Textos 6. ,eleccione Miltro. F. ,eleccione Miltro avanzado. Organizacin educativa E. parece una ventana igual a la Formamos profesionales !ue e#iste en la parte inferior. ?. ,i el resultado lo desea en la 1 misma hoja selecciona la opcin$ iltrar la lista sin moDerla a 1 otro lugar. s lo desea en otra hoja selecciona la opcin$ Copiar a I. ,i el resultado otro lugar. ,i es as tienes !ue seleccionar una celda a insertar el Procesador resultado.PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

!riterios

Formamos profesionales 1