FUNDAMENTO FINANCIERO PARA LA TOMA DE DECISIONES

UNIDAD I: GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD

Es indudable que el concepto de la contabilidad como tcnica de informacin ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla slo un registro de hechos histricos. Por fin ha sido colocada en el sitio que le corresponde: el de herramienta intrnsecamente informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes usuarios.

El mundo de los negocios, cada vez ms complejo, exige ms profesionalismo en la administracin de las empresas, si es que las organizaciones quieren alcanzar un lugar destacado dentro del desarrollo econmico del pas y de un mundo cada vez ms competitivo. Para lograr esta meta se requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de informacin relevante, oportuno y confiable, generado mediante un buen sistema de contabilidad.

En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de informacin cuantitativo es la contabilidad, que constituye un verdadero suprasistema. De l emanan otros subsistemas de informacin cuantitativos que deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a la informacin financiera de las empresas, para que cada uno, segn sus caractersticas, tome las decisiones ms adecuadas para su organizacin.

En la definicin emitida por la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en su boletn A-1, se destaca que el objetivo de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones por sus diferentes usuarios. Si no cumple con ese objetivo, la contabilidad pierde su razn de ser.

De acuerdo con lo anterior, se puede definir a la contabilidad como una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la afectan, con objeto de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica.

1.1 DEFINICION Y FUNCIONES PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA.

CONTABILIDAD FINANCIERA: Sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crdito, inversionistas, etctera, a fin de facilitar sus decisiones.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologas, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciacin que la distinga de otras empresas. El anlisis de todas sus actividades, as como de los eslabones que las unen, facilita detectar reas de oportunidad para lograr una estrategia que asegure el xito. La funcin principal de la contabilidad financiera: Produce informacin para los usuarios externos, se basa generalmente en informacin del pasado o en sucesos ya realizados por la organizacin, adems de que permite visualizar de manera global los resultados de la entidad econmica. Est regulada por las normas de informacin financiera. Esto se debe a que los usuarios de la contabilidad financiera requieren de un estndar en la presentacin de la informacin para hacerla comparable con otros ciclos del negocio y/o con otras entidades econmicas. Es llevar en forma histrica la vida econmica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. Tambin proporciona los estados contables o estados financieros que son sujetos al anlisis e interpretacin, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa. La funcin principal de la contabilidad administrativa: est organizada a fin de producir informacin para usuarios internos integrados por los administradores de los diferentes departamentos o reas de la organizacin. Est enfocada hacia el futuro y genera, entre otra informacin, los presupuestos y estndares de costos.

La informacin financiera: idioma de los negocios El objetivo de la contabilidad es generar y comunicar informacin til para la oportuna toma de decisiones de los acreedores y accionistas de un negocio, as como de otros pblicos interesados en la situacin financiera de una organizacin. Es conveniente aclarar que en el caso de las organizaciones econmicas lucrativas, uno de los datos ms importantes que genera la contabilidad y de la cual es conveniente informar, es la cifra de utilidad o prdida. En efecto, la cuantificacin de los resultados (beneficios netos) de la realizacin de actividades comerciales o industriales, o de la prestacin de servicios a los clientes y su correspondiente efecto en el valor de la organizacin econmica es un dato de suma importancia para los accionistas y acreedores de un negocio. La informacin financiera como herramienta de competitividad En la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de informacin eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Solo mediante la informacin proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas. Bsicamente, las decisiones que se toman en los negocios se refieren a cmo se obtienen y cmo se utilizan los recursos.

1.2 ESTRUCTURA BSICA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA La estructura bsica de la informacin financiera es sencilla. Existen varios conceptos bsicos que rigen los elementos de un sistema contable y la forma en que se relacionan entre s. El conocimiento de dichos conceptos es esencial para comprender cmo opera en la prctica un sistema de contabilidad. La estructura contable se sostiene bajo cinco conceptos o cuentas bsicas: Activo Pasivo Capital Ingresos Gastos

Activo Un activo es un recurso econmico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicios puede tener slo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueo. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliarios, mquinas y equipo. Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder, o depositado en alguna institucin bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancas disponibles para su manufactura o comercializacin, las instalaciones fsicas donde estn los almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde estn construidas dichas instalaciones, el equipo para trasportar la mercanca o el personal de la entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el equipamiento de las oficinas administrativas, as como la maquinaria y herramientas del rea de produccin. Pasivo El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Estos tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antes que los dueos, quienes siempre ocuparn el ltimo lugar. En caso de disolucin o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores. En segundo lugar se encuentran los acreedores, mientras que el remanente queda para los dueos. Como ejemplo de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los proveedores provenientes de compras efectuadas a crdito, los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los prstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la adquisicin de activos. Capital El capital es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas. Representa la parte de los activos que pertenecen a los dueos del negocio. En sntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros trminos de uso frecuente para designar la participacin de los dueos.

La participacin de los dueos, o capital contable. Puede aumentar en dos formas: 1. Por la aportacin en efectivo o de otros activos al negocio 2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operacin del negocio. El capital contable puede disminuir en dos formas: 1. por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o un reparto de las utilidades obtenidas, llamadas, en este caso dividendos, Es decir estos ltimos representan la distribucin de las utilidades obtenidas entre los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparto de utilidades obtenidas. 2. Por las prdidas provenientes de la operacin del negocio. Ingresos Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se genera una cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Gastos Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos; asimismo, disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas de seguros que pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los servicios pblicos como telfono, luz, agua y gas, las comisiones que se fijan a los empleados por alcanzar su presupuesto de ventas y la publicidad que efecta la empresa. Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad o una prdida.

1.3 NATURALEZA Y SIGNIFICADO DE LAS CUENTAS CONTABLES MS USUALES Principales cuentas del activo: Caja: Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual est representado por monedas y billetes de banco, as como cheques, pagars (vouchers) de tarjetas de crdito, giros postales, bancarios, y telegrficos recibidos de otras entidades; esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad. Bancos: Representa el valor de los depsitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad; esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando expide cheques en contra del banco; es cuenta del activo porque representa el valor del dinero depositado en instituciones bancarias que es propiedad de la entidad. Mercancas: Mercancas son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta; esta cuenta aumenta cuando la empresa compra o el devuelven mercancas, disminuye cuando vende o devuelve mercancas; disminuye cuando vende o devuelve mercancas; es cuenta del activo porque representa el valor de las mercancas que son propiedad de la entidad, aunque lo es nicamente al principiar y al terminar el ejercicio. Clientes: Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancas a crdito, sin exigirles especial garanta documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancas a crdito, disminuye cuando los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancas o se le concede algn descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor de las ventas efectuadas a crdito que la empresa tiene el derecho de cobrar. Documentos por cobrar: Son los ttulos de crdito a favor de la entidad, tales como letras de cambio y pagars; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe letras de cambio o pagars a su favor, disminuye cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del activo porque representa el valor nominal de las letras de cambio y pagars que la empresa tiene el derecho de cobrar. Deudores diversos: Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa le quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancas, por ejemplo al prestar dinero en efectivo, al vender a crdito cualquier valor que no sea
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mercanca, etc., disminuye cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo; es cuenta del activo porque representa el importe de los deudos que no sean por venta de mercancas a crdito que la empresa tiene el derecho de cobrar. Terrenos: Son los predios propiedad de la entidad; es cuenta del activo porque representa el precio de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa. Edificios: Son las propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc., propiedad de la empresa; es cuenta del activo porque representa el precio de costo de los edificios propiedad de la empresa. Mobiliario y equipo: Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, bsculas, mquinas de oficina, entre otros, propiedad de la empresa; es cuenta del activo porque representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad de la entidad. Principales cuentas del pasivo: Proveedores: Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad compra mercancas a crdito, disminuye cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercancas al proveedor o ste conceda algn descuento o rebaja; es cuenta del pasivo porque representa el importe de las compras de mercancas efectuadas a crdito que la empresa tiene la obligacin de pagar. Documentos por pagar: Son los ttulos de crdito a cargo de la empresa, tales como letras de cambio y pagars; esta cuenta aumenta cuando la empresa expide letras de cambio o pagars a su cargo, disminuye cada vez que pague o cancele uno de estos documentos; es cuenta del pasivo porque representa el importe de las letras y pagars que la empresa tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo. Acreedores diversos: Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de la compra de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa quede a deber por un concepto distinto de la compra de mercancas; por ejemplo, al recibir un prstamo en efectivo, al comprar mobiliario a crdito, etc., disminuye cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta o le devuelve al acreedor los valores que le haban adquirido; es cuenta del pasivo porque representa el valor de los adeudos que no proceden de la compra de mercancas que la empresa tiene la obligacin de pagar. Anticipo de clientes: Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancas; su finalidad es
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contar con recursos para poder producir los artculos solicitados y, a la vez, tener mayor seguridad de la venta de su produccin; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe anticipos de clientes a cuenta de futuras ventas de mercancas o de servicios, disminuye por el importe de la amortizacin o cancelacin del anticipo cuando la empresa cobra el saldo a cargo de los clientes y entrega facturado el pedido; tambin disminuye por le devolucin del importe del anticipo cuando se cancela algn pedido debido al incumplimiento de la entrega prometida; es cuenta del pasivo porque representa el importe de los anticipos recibidos de clientes a cuenta de pedidos de mercancas o de servicios que la empresa tiene la obligacin de devolver a los clientes si no cumple oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato celebrado.

Clasificacin tradicional del activo y del pasivo

CONCEPTO ACTIVO CLASIFICACIN SEGUN SU FUNCIN CIRCULANTE: Elementos o partidas convertibles en efectivo en un plaza menor de un ao, o en el ciclo financiero a corto plazo. EJEMPLOS Caja, Bancos, Inversiones temporales, Mercancas, Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores diversos y Anticipo a proveedores. Terrenos, Edificios, Mobiliario y equipo, Equipo de cmputo electrnico, Equipo de entrega o de reparto, Depsito en garanta, Inversiones permanentes. Gastos de instalacin, Papelera y tiles, propaganda y publicidad, Primas de seguros, Rentas pagadas por anticipado, Intereses pagados por anticipado Proveedores, Documentos por pagar, Acreedores diversos, Anticipo de clientes, Gastos pendientes de pago, gastos por pagar o gastos acumulados, Impuestos pendientes 8

ACTIVO

FIJO O ACTIVO NO CIRCULANTE: Recursos propiedad de la empresa que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con la finalidad de usarlos y no con la intencin de venderlos

ACTIVO

DIFERIDO O CARGOS DIFERIDOS: Gastos pagados por anticipado que generan el derecho de recibir un servicio o beneficio posterior, y que son aplicables a los resultados en el periodo en el cual se amortizan, se consumen o se devengan.

PASIVO

CIRCULANTE O PASIVO A CORTO PLAZO: Deudas y obligaciones a cargo de la entidad con vencimiento menor de un ao, o menor al de su ciclo financiero a corto plazo.

de pago, impuestos por pagar o impuestos acumulados PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO: Deudas y obligaciones a cargo de la empresa con vencimiento mayor de un ao, mayor al de su ciclo financiero a corto plazo Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, Documentos por pagar a largo plazo, Cuentas por pagar a largo plazo. Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado

PASIVO

DIFERIDO O CRDITOS DIFERIDOS: Cobros anticipados efectuados que generan la obligacin de proporcionar un servicio posteriormente, y que transforman en utilidad conforme se presta el servicio o transcurre el tiempo.

1.4 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE INGRESOS, GASTOS, COSTOS, UTILIDAD, RENTABILIDAD, PRDIDA. Ingresos: Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se genera una cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no el que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son las ventas, es decir, los ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente, y los ingresos por servicios, o sea, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar servicios de limpieza, seguridad, hospitalarios, etc. Gastos: Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos; asimismo, disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas de seguro que se pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los servicios pblicos como telfono, luz, agua y gas, las comisiones que se fijan a los empleados por alcanzar su presupuesto de ventas y la publicidad que efecta la empresa. Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad o una perdida.

Costos: La palabra costo tiene dos acepciones bsicas: Puede significar la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo; as, por ejemplo, se dice: su examen le cost dos das de estudio, lo que significa que utiliz dos das para poder presentarlo. La segunda acepcin se refiere a lo que se sacrifica o se desplaza en lugar de la cosa elegida; en este caso, el costo de una cosa equivale a lo que se renuncia o sacrifica con el objeto de obtenerla, as por ejemplo: su examen le cost no ir a la fiesta, quiere expresar que el precio del examen fue no haberse divertido. El primer concepto, aun cuando no se aplic al aspecto fabril, expresa los factores tcnicos e intelectuales de la produccin o elaboracin, y el segundo manifiesta las consecuencias obtenidas por la alternativa elegida.

COSTO DE INVERSION Es el costo de un bien, que constituye el conjunto de esfuerzos y recursos realizados con el fin de producir algo, la inversin est representada en tiempo, esfuerzo o sacrificio, y recursos o capitales. La produccin de un bien requiere un conjunto de factores integrales, que son: a) Cierta clase de materiales. b) Un nmero de horas de trabajo-hombre, remunerables. c) Maquinaria, herramienta, etc., y un lugar adecuado en el cual se lleve a cabo la produccin. Estos factores pueden ser fsicos o de otra naturaleza, pero su denominador comn es la moneda como unidad de medida. El costo de inversin representa los factores tcnicos mediables en dinero, que intervienen en la produccin, presuntamente recuperable a travs del precio de venta.

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COSTO FABRILES Y NO FABRILES El Costo de Produccin o de Fabricacin est formado por tres elementos bsicos: materiales, sueldos y salarios, y otros gastos de fabricacin o de produccin. El Costo Unitario de Fabricacin sirve para determinar el valor de elaboracin de los productos terminados, de los que estn en proceso de transformacin, y de los vendidos; los dos primeros se presentan en el Documento de Posicin Financiera, mal denominado Balance. El costo no fabril se aplica a todas las inversiones que no corresponden a la produccin de algn artculo, lo cual indica que no se realizan actividades de transformacin. El anlisis del costo es un examen de gastos, como son las compras, los gastos sobre las ventas, los de administracin, los de financiacin, y otros gastos que pueden existir en empresas dedicadas a vender un producto o a prestar un servicio. COSTO TOTAL El costo, econmicamente hablando, representa en trminos generales toda la inversin necesaria para producir y vender un artculo. Utilidad: Son los ingresos que generan los bienes o servicios prestados por la entidad, restndole los costos de adquisicin y gastos de operacin, para llegar a la utilidad neta.

Rentabilidad: Sirve al usuario general para valorar la utilidad neta o los cambios de los activos netos de la entidad, en relacin con sus ingresos, su capital contable o patrimonio contable y sus propios activos. Por medio de esta informacin y de otros elementos de juicio que sean necesarios, el usuario general de la informacin financiera podr evaluar las perspectivas de la entidad y tomar decisiones de carcter econmico sobre la misma. Prdida: Es el resultado de comparar los ingresos contables menos las deducciones contables en un periodo o ejercicio, cuando los gastos sean mayores que los ingresos.

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DEPRECIACIN: El gasto por depreciacin constituye una partida virtual porque no representa un desembolso real del dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejara la utilidad correcta. Cada final del mes las empresas deben registrar la depreciacin de sus activos fijos, sin considerar los terrenos debido a que stos, a travs del tiempo, no pierden valor. Consiste en reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a determinado tipo de activos, van perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello se deben registrarse en la contabilidad de las organizaciones econmicas este ajuste para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos. Cada activo fijo tiene su contracuenta llamada Depreciacin acumulada, en la cual se va registrando el desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para disminuir y se abona para aumentar). Es conveniente sealar que los terrenos son un activo fijo que nunca se debe depreciar. La frmula para calcular el gasto por depreciacin de un periodo es: Gasto por depreciacin =(costo de adquisicin valor de rescate)/vida til. En relacin con los elementos que forman parte de la frmula anterior, es importante mencionar que el costo de adquisicin no incluye IVA, que el valor de rescate es la cantidad estimada que se podra obtener al vender un activo al final de su vida til y que esta ltima es una estimacin del tiempo durante el cual se piensa utilizar un activo en una organizacin. Amortizaciones La amortizacin es un trmino econmico y contable, referido al proceso de distribucin en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como sinnimo de depreciacin. Se emplea referido a dos mbitos diferentes casi opuestos: la amortizacin de un activo o la amortizacin de un pasivo. En ambos casos se trata de un valor, habitualmente grande, con una duracin que se extiende a varios periodos o ejercicios, para cada uno de los cuales se calcula una amortizacin, de modo que se reparte ese valor entre todos los periodos en los que permanece.

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Amortizacin de un pasivo La obligacin de devolver un prstamo recibido de un banco es un pasivo, cuyo importe se va reintegrando en varios pagos diferidos en el tiempo. La parte de capital que se cancela en cada uno de esos pagos es una amortizacin. En la prctica la amortizacin es el dinero que debemos ir reservando para la renovacin de la mquina cuando se agote su vida til.

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