EL PROCESO DE COMPRAS INTRODUCCIN Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico.

Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso. En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir el producto ms idneo en cada momento. 2.1. EL PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar
preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de

materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan
afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la
calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la
oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un
documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material
solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas. 2.1.1. TIPOS DE COMPRAS Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:

Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta. La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien. Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo. Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos. 2.2. PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

Guas telefnicas, pginas web. Organismos Oficiales. Asociaciones empresariales y profesionales. Prensa y revistas especializadas. Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones. Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador. Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que concentran las fbricas de determinados productos. Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms puntera. Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central. Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables. 2.3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado boletn de compras; en l se detalla las caractersticas del material que necesita y cuando tiene que estar disponible. El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificacin antes de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o informacin de los materiales. El proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mnimos. Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez. Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo proveedor. Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. 2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una prctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad. Cuando tiene que comprar un producto nuevo. Cuando no est satisfecha con los proveedores habituales. Para ampliar la cartera de proveedores. Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste econmico, nos aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud. Adems, dependiendo de la poltica de compras que adopte la empresa tambin existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

El tipo de producto. La cantidad solicitada en cada periodo. La ubicacin de la tienda. Los servicios ofrecidos por el proveedor. 2.4.1. QU INFORMACIN DEBEMOS SOLICITAR? Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la informacin que necesitamos conocer. La informacin gira en torno a tres aspectos: Condiciones econmicas.

Precio por unidad y por lote. Descuento comercial. Rappels y su aplicacin. Gastos de envases y embalajes. Gastos de transporte y seguro. Forma de pago. Recargo por aplazamiento del pago. Condiciones tcnicas.

Caractersticas tcnicas. Calidad. Embalajes especiales. Instalacin y montaje. Tiempo de garanta. Formacin de los usuarios. Repuestos y mantenimiento postventa. Servicios postventa.

Plazo de entrega. Devolucin de excedentes.

Revisin de precios. Otros servicios. 2.5. CLCULO DEL PRESUPUESTO Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayora de las veces es preciso hacer unos clculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artculos en ella incluidos. Este proceso se conoce como prorrateo de gastos comunes, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc entre los distintos artculos. Una forma de reducir el clculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica as: K = Coste neto / Importe bruto Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + + Cn x Pn C1 = Cantidad del artculo uno P1 = Precio del artculo uno C2 = Cantidad del artculo dos P2 = Precio del artculo dos Coste neto = Importe bruto - descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes ) Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artculo ser igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el nmero de unidades.