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En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirn archivar correctamente en funcin de nuestras necesidades.

Vamos a ver cuales son los ms comunes: - Carpetas. Bsicamente est formado por una cartulina de cartn plegada que permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestaas o zonas donde identificar la documentacin que estamos guardando. Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc. El sistema a elegir depender en gran medida de las preferencias y de la ubicacin fsica.

Carpeta perforada

Gua para carpetas suspendidas

Carpeta suspendida

Caja carpeta

- Guas.Son separadores de clasificacin, stos estn formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentacin ubicada dentro de una misma carpeta. Dispone de una serie de pestaas que permiten una localizacin ms rpida.

Gua con separacin alfabtica Guas adhesivas

- Indicadores o separadores.Son elementos que se suelen colocar entre la documentacin ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La diferencia con respecto a las guas es que stas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificar la documentacin que separan. Tambin se usan como elemento sealizador, por ejemplo, para recordar un determinado documento, hacer una llamada de atencin etc.

- Pinzas.Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintos tipos: de percha, individuales, etc.

Perchas con pinzas

Pinzas y clips

- Archivadores.Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentacin. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan, stos suelen ser distintos: perforados, por presin, de palanca, etc.

Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o insertar fichas con el fin de identificar correctamente la documentacin que dentro porta.

- Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deber tener cuidado cuando los documentos estn recin impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plstico de la funda quedando el documento daado. Existen carpetas con un cierto nmero de fundas en su interior.

- Cajas archivadoras.Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo, fichas, etc. Existen varios tamaos y tipos en funcin de aquello que se pretende guardar.

Caja de transferencia sistema acorden

Caja de archivo de cajn

Caja de archivo vertical

- Armarios. Existen armarios cuyo nico objetivo es la de albergar documentos, por ello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporacin de los documentos. stos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad.

- Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo, permiten separar la primera documentacin que le llega al profesional del secretariado, por ejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentacin permanece apilada un corto espacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero definitivo. Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentacin en horizontal o en vertical segn el modelo.

Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales

- Microfilm. Sistema utilizado en archivos grandes. Permite microfilmar un documento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una pelcula de microfilm). La ventaja principal reside en el ahorro de espacio, pero requiere de un sistema de visualizacin especficos. Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas.

Microfilm Mquina lectora de Microfilm

- Almacenamiento digital. Existen escneres potentes que permiten digitalizar cualquier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almacenamiento digital, tales como: discos duros (HD), pendrives, servidores, servidores virtuales, etc. Por ello, hoy en da se hace necesario que cualquier empresa almacene sus documentos no solo en soporte fsico, sino en formato digital, ya que ste ltimo formato presenta la ventaja de que la informacin se podr y enviarse de una forma fcil y cmoda a travs de Internet.

Sistema de almacenamiento digital por discos duros

Servidores de almacenamiento

- Cdigos de barras. Este sistema, adems de resultar til para la gestin comercial, hoy en da se usan en los archivos informticos modernos y grandes, ya que a cada documento o bloque de ellos se les asigna un cdigo de barras que permite identificar el contenido del mismo. Posteriormente mediante un programa informtico se conocer la ubicacin exacta del documento. Este sistema hace necesario disponer de lectores de cdigos de barra o software informticos basados en bases de datos para su ubicacin y localizacin posterior.

Sistema de almacenamiento de documentacin por cdigo de barras Los dispositivos de almacenamiento por cdigos de barra son a menudo utilizados por empresas que tengan que almacenar gran cantidad de documentos, por ejemplo, las compaas aseguradoras.

- Almacenamiento de seguridad. Existen zonas, archivadores o armarios de seguridad que permiten albergar en ellos toda aquella documentacin que deba de preservarse. La mayor o menor medidas de seguridad vendr definida por el tipo de documentacin que deseamos almacenar. Pero adems de los anteriores sistemas que nos permiten archivar, existen otros sistemas que complementan las tareas de gestin y mantenimiento de un archivo.

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