Logstica en restauracin: calidad y aseguramiento de los servicios

Autor:Chais Esvety Calaa Gonzles Fecha:28-01-2011 Temtica: Operaciones Nivel: N2- Tcnicos de reas Funcionales Focus: Restaurantes Independientes y F & B Hoteles Resumen: La logstica en la restauracin es el primer paso en una serie de procesos que permiten un producto y servicio de calidad, la gestin de compra, la recepcin de mercanca y el almacenamiento en muchos casos no se le brinda la importancia que merece, sin embargo los requerimientos estructurales, higinico-sanitarios y operacionales estn basados en elementos que garanticen una mayor seguridad a los clientes y sin duda es decisivo para el prestigio de cualquier instalacin que desee imponerse en un mercado competitivo. Dentro de todos los procesos que formar parte en un restaurante, sea el que fuere siempre se hace necesario darle una importante atencin al proceso logstico y de aseguramiento de los productos utilizados. Muchos tienen la idea de que el proceso de compra, recepcin, almacenamiento y despacho suele darse por s solo, sin embargo estos procesos son elementos vitales en una gestin eficiente y de calidad ya que es marcan el principio de todo lo que vendr despus, y por ende una mala planificacin de compra, recepcin, almacenamiento, y control puede influir de forma significativa en la satisfaccin de los clientes y los niveles de ingresos. Gestin de compras La compra de los productos de mayor rotacin como son los alimentos y las bebidas, deben tener una planificacin adecuada, adems de que en su gestin participen todas aquellas reas implicadas y que operacionalmente utilizan estos productos, por lo que el chef o jefe de cocina, matre, director de alimentos bebidas, etc. deben participar activamente en esta planificacin y control de las cantidades, frecuencias y calidades necesarias en cada compra de las materias primas. Se puede ganar o perder dinero en funcin de cmo funcione el proceso de compras. Por ejemplo, si se compra poco y se producen roturas de stock, se perdern ventas y los clientes no sern satisfechos. Si se compra demasiado, se inmovilizarn fondos en un inventario innecesario, y estos fondos no estarn disponibles para lograr otras obligaciones. Con una buena estrategia de compras puede asegurarse un buen comienzo en la gestin de alimentos y bebidas de cualquier instalacin, dado que a partir de ello se pueden resumir los principales elementos que a favor del servicio se muestran a continuacin:

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa. Desarrolla, evala y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios. Proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio.

Para ello deben tenerse en cuenta elementos tales como: eleccin de proveedores, temporada, producto, precios, servicios, almacenamiento (stock), sistema FIFO, instalaciones, formas de pago a proveedores y coordinacin entre compra y venta. Tambin considerarse las tcnicas de compra a utilizar, tomndose en consideracin la forma ms conveniente y que no implique irregularidades. En otras palabras, un proceso de compra exitoso es aquel que provee a la instalacin del producto adecuado al precio adecuado y en las cantidades adecuadas, y cuando se toca el trmino adecuado se especifica que debe ser adecuado segn las caractersticas del servicio y de las necesidades e intereses de casa instalacin en particular. Para ello se necesita entonces elaborar las especificaciones de compra, las cuales se basan en una descripcin detallada que muestra la calidad, tamao, peso y otros factores deseados para un artculo en particular, la que se utilizar para enviar a los proveedores y que se conozca con que caractersticas se desea el producto, para as poder pactar luego precios, frecuencia y cantidades de entrega, las cuales sern calculadas en funcin de la demanda de productos, el costo de emisin del pedido y el costo de mantenimiento del inventario. Existen factores que pueden afectar a la cantidad de los productos comprados. Algunos de estos factores son:

Precios cambiantes. Las subidas o bajadas de precios pueden afectar la cantidad comprada por un establecimiento. Disponibilidad de instalaciones de almacenamiento. Costos de almacenamiento y manipulacin. Aspectos de mal uso y despilfarro de los productos. Robos de productos. Condiciones del mercado. Por ejemplo, algunos productos pueden tener una oferta limitada. Descuento por volumen de compra. Requerimientos de pedidos mnimos impuestos por los proveedores. Problemas de transporte y entrega. Costos de tramitacin del pedido. Algunos proveedores cargan los costos de tramitar un pedido. Si esto es as ser mejor realizar pedidos mayores en detrimento de la frecuencia.

Recepcin de los productos La recepcin en si necesita de personal que tenga los conocimientos adecuados para llevar a cabo el proceso de forma correcta, ya que de esta forma se garantiza que se puedan seguir los procedimientos establecidos para la recepcin de mercancas. Como se mencionaba anteriormente, la compra es el proceso que precede a la recepcin y este ser el momento de verificar si lo establecido se cumple por parte del proveedor, por lo que la primera accin en esta caso es verificar que los productos que se reciban estn en correspondencia con las calidades establecidas en las especificaciones de compra, as como tambin los precios y las cantidades en las facturas emitidas por el suministrador. Para la elaboracin de un informe de recepcin se deben tener en cuenta todos los elementos segn las exigencias establecidas, para lo cual debe revisarse de forma exhaustiva adicionalmente, las temperaturas de refrigeracin y congelacin de los productos transportados segn sea el caso, si existen daos mecnicos como roturas, golpes, abombamientos, etc. ausencia de plagas y

que se mantengan las caractersticas organolpticas normales segn el tipo de producto. A esto se le suma la entrega de los certificados de calidad y registro sanitario, etc. Segn se estime conveniente pueden participar en la recepcin los implicados en las reas de cocina y gastronoma para emitir juicio sobre cualquier situacin que pueda atentar en las etapas posteriores. A partir de todo ello se toma la decisin de aceptar o rechazar la mercanca y se precede a realizar el informe de recepcin correspondiente, trasladando los productos en caso de aceptacin al rea de almacenamiento segn las caractersticas de cada producto. Almacenamiento El almacenamiento trabaja sobre tres pilares fundamentales: la seguridad, la calidad y el cumplimiento de los registros. Estos tres elementos deben estar bien implementados para que se asegure una adecuada proteccin de todas las mercancas que estn en cada uno de los locales y para la cual se invirti una cantidad razonable de dinero, por lo que se deber cuidar todos los detalles con respecto a la proteccin de los recursos, los registros de temperaturas, la rotacin de los productos, la limpieza de las reas, los sistemas de inventarios, etc. Es en este proceso donde se pueden tirar por la borda todos los esfuerzos realizados en la gestin de compra y la recepcin de mercanca, ya que la perdida, de mercanca por cualquier ndole, estara afectando el servicio, los ingresos y por ende la calidad y prestigio del lugar. Los temas relacionados con los inventarios tienen mucha tela por donde cortar y puede drsele mucha utilidad si realmente se trabaja sobre los indicadores y mtodos en la evaluacin de los stocks. Este proceso se desarrolla a partir de la informacin actualizada que emite el proceso general de Gestin de los inventarios. Cuando esta informacin no existe, se puede emplear el anlisis retrospectivo en el almacn de los niveles de inventario, empleando para ello las existencias registradas en diferentes momentos de perodos anteriores En el caso del almacenamiento de los alimentos, adems de las cantidades de alimentos a almacenar que deber calcularse segn el nmero de consumidores, el porciento de materia prima, la cantidad de das promedio y la capacidad de almacenamiento, existen tambin un grupo de requisitos fundamentales que se deben tener en cuenta, y que de forma general a continuacin se mencionan:

Deben estar sobre medios de almacenamiento, nunca directos al piso. No deben mezclarse con productos biodegradables y sustancias qumicas. Tambin debe prestrsele atencin a la compatibilidad organolptica de los productos alimenticios, pues el hecho de que algunos productos no sean compatibles puede traer por consecuencia alteraciones en sus propiedades gustativas. Ejemplo de ello se pueden apreciar en la tabla 1 donde se relaciona algunos alimentos que despiden olores y otros que los absorben.

Tabla 1. Alimentos que despiden y absorben olores

Se debe velar por la correcta rotacin de los productos, de forma tal que ningn producto permanezca almacenado por ms tiempo del establecido en sus normas de conservacin, adems de tener un control de las fechas de vencimiento de los mismos que permita que salga primero el producto, que primero venza. Se prohbe el almacenamiento de productos que no sean alimentos, que puedan provocar la transferencia de olores, sabores y el deterioro de las caractersticas propias de los mismos. En los almacenes de productos alimenticios no deben operar equipos de combustin interna, sino slo elctricos. Los equipos y medios de almacenamiento y de medicin en los almacenes de alimentos no deben representar riesgos de contaminacin. La administracin de los almacenes debe elaborar un plan de limpieza y desinfeccin para estos equipos y medios, as como para los pisos, paredes y columnas de la instalacin.

Los alimentos pueden clasificarse, entre otros criterios, segn las caractersticas que determinan las condiciones requeridas para su almacenamiento. Dicha clasificacin es:

Productos que no requieren climatizacin. Productos que requieren climatizacin. o En cmaras de conservacin o mantenimiento (pudiendo llegar hasta 0 C). o En cmaras de congelacin (pudiendo llegar hasta -30 C).

Dado que tambin se encuentran productos almacenados en reas de cocina, segn las caractersticas de las mismas, se puede mencionar en el caso de alimentos porcionados en reas de elaboracin o que se encuentren preparados para un posterior uso, que tambin se hace necesario guardar estos a temperaturas adecuadas y por tiempos que no excedan los mximos de conservacin para minimizar afectaciones organolpticas y perdidas posteriores. En la siguiente tabla 2 se muestran algunos ejemplos de productos de origen animal y vegetal con sus correspondientes caractersticas, temperatura y tiempo mximo de conservacin.

Tabla 2. Temperaturas y tiempos mximos de conservacin recomendados para productos preelaborados

Los alimentos que no requieran climatizacin son aquellos que, al transcurrir el tiempo, no presentan prdidas de sus cualidades y valores nutritivos en condiciones ambientales normales. En estos casos se deben mantener tambin las siguientes medidas para su correcto almacenamiento:

Los lugares donde se encuentran almacenados, deben estar ventilados. Debe eliminarse el acceso de animales a los lugares donde se almacenan los alimentos. Los productos alimenticios son almacenados en instalaciones techadas y cerradas. Los almacenes deben contar con un programa de control de plagas, efectuando las fumigaciones cuando sean requeridas.

Los alimentos que requieran climatizacin (llamados perecederos por algunos autores) son aquellos que cambian rpidamente con el tiempo sus propiedades, precisamente estos alimentos por lo general son los de mayor valor nutritivo. Es por ello que estos requieren de una especial atencin en su almacenamiento. Es necesario primero que todo conocer las caractersticas del mtodo de conservacin empleado para estos productos. Hoy en da el ms utilizado es el mtodo de la conservacin mediante fro. Consideraciones generales Como se conoce, los elementos que forman parte de todo el proceso de logstica y aprovisionamiento de mercanca para los servicios de alimentos y bebidas es muy extenso y complejo, dado todos los aspectos que deben considerarse. De cada uno de los procesos implicados puede comentarse mucho, dado que todos tienen sus particularidades. Sobre el proceso de compra existen muchos detalles en relacin a las confecciones de un programa de compra eficaz, as como en el almacenamiento dadas las condiciones, requisitos y variables a tener en cuenta, tomando tambin en consideracin todos los aspectos higinico-sanitarios, de estructura y operatividad requeridos en cada uno de los casos durante la manipulacin y almacenamiento de alimentos. Lo que si debe quedar claro es que cada establecimiento que decida brindar un producto y servicio con calidad debe comenzar por no perder de

vista los aspectos referentes a la logstica como el primer eslabn, sobre el cual se tienen una accin directa, solo as se podr comenzar con el pie derecho. Chais Esvety Calaa Gonzles Licenciado en Ciencias Alimentarias, Master en Ciencia y Tecnologa de los Alimentos, Especialista en cocina nacional e internacional, Grupo Hotelero Gran Caribe, Instructor, profesor adjunto Departamento A&B, Escuela de Hotelera y Turismo de La Habana.

Bibliografa * Centro de Investigacin y Desarrollo del Comercio Interior, Sociedad Cubana de Logstica, Marketing de la Asociacin Nacional de Economistas y Contadores de Cuba. Manipulacin y almacenamiento de alimentos. ISBN -959-7191-07-5. Cuba, 2006 * Domnguez, M. Garca, C. Arias, J. Recomendaciones para la conservacin y transporte de alimentos perecederos. CSIC. 2009 * Gmez, R. Gestin de alimentos y bebidas. Diplomado. EAEHT. La Habana. 2002. * Rochat, M La gestin del marketing en la restauracin. Ed. Gestin.2000. Espaa