<< DUBBELKLIK HIER EN VOER JE LOGO EN KOPTEKST IN >>

PLAN VAN AANPAK "<VUL NAAM PROJECT IN>"

Versiebeheer
Versie 0.1 0.2 Datum 16-06-2011 17-06-2011 Omschrijving Opzet Eerste concept Eerste gesprek met dhr. O. Gever verwerkt Opmerking

Distributie
Naam O. Gever X. Manager Y. Manager Rol Opdrachtgever Manager afdeling X Manager afdeling Y v0.1 X v0.2 X X X v0.3 v0.4 v1.0 v1.1

Akkoord voor deze versie <versienummer + datum>

Naam Opdrachtgever Namens afdeling X Namens afdeling Y O. Gever X. Manager Y. Manager Rol Opdrachtgever Sr. Gebruiker Sr. Leverancier Datum Paraaf

<<Vul je voetregel in>>

2/17

INHOUD
INHOUD.............................................................................................................................................. 3 INLEIDING ......................................................................................................................................... 4 1. PROJECTDEFINITIE ................................................................................................................ 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.6.1. 1.6.2. 1.6.3. 1.6.4. 1.7. 2. AANLEIDING ......................................................................................................................... 5 PROJECTDOELSTELLINGEN .................................................................................................. 5 BUSINESS CASE .................................................................................................................. 5 PROJECTRESULTATEN ......................................................................................................... 5 SCOPE ................................................................................................................................. 6 RANDVOORWAARDEN .......................................................................................................... 6 RANDVOORWAARDEN TIJD .............................................................................................. 6 RANDVOORWAARDEN GELD............................................................................................. 7 RANDVOORWAARDEN KWALITEIT ..................................................................................... 7 OVERIGE RANDVOORWAARDEN ....................................................................................... 7 PROJECTRISICOS ................................................................................................................ 7

PROJECTAANPAK .................................................................................................................. 8 2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5. HOOFDLIJNEN AANPAK ......................................................................................................... 8 FASERING EN BESLUITMOMENTEN ........................................................................................ 8 FASE N ........................................................................................................................ 8 FASE TWEE (ET CETERA) ................................................................................................. 8 PROJECTORGANISATIE......................................................................................................... 9 ORGANISATIESCHEMA ..................................................................................................... 9 ROLLEN EN ROLVERDELING ............................................................................................. 9 OVERLEGVORMEN EN FREQUENTIES ................................................................................ 9 PROJECTPLANNINGEN .......................................................................................................... 9 UITGANGSPUNTEN ......................................................................................................... 10 PRODUCTPLANNING ....................................................................................................... 11 RESOURCE- EN CAPACITEITSPLANNING.......................................................................... 11 FINANCILE PLANNING ................................................................................................... 11 OVERIGE PLANNINGEN ................................................................................................... 11

3.

PROJECTBEHEERSING ....................................................................................................... 12 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. BEHEERSING VAN HET BESTAANSRECHT ............................................................................ 12 BEHEERSING VAN DE SCOPE ............................................................................................. 13 BEHEERSING VAN TIJD EN GELD ........................................................................................ 13 BEHEERSING VAN KWALITEIT ............................................................................................. 13 BEHEERSING VAN DE OVERIGE RANDVOORWAARDEN ........................................................ 15 BEHEERSING VAN DE PROJECTRISICOS ............................................................................. 16 BEHEERSING VAN DE PROJECTAANPAK .............................................................................. 16

BIJLAGEN ....................................................................................................................................... 17

<<Vul je voetregel in>>

3/17

INLEIDING
Dit document vormt het plan van aanpak voor het project <<naam project>>. Leeswijzer Het eerste hoofdstuk Projectdefinitie geeft de essenties en definitie van het project weer. Vanuit een beschrijving van de aanleiding en na te streven doelstellingen volgt een overzicht van de op te leveren projectresultaten en van het kader waarbinnen deze moeten worden opgeleverd. Hiermee vormt dit hoofdstuk de basis voor de volgende hoofdstukken. In hoofdstuk twee Projectaanpak treft u een beschrijving van de aanpak van dit project aan. Daarna volgt een voorstel voor de fasering. Daarin staan de hoofdactiviteiten toegelicht, inclusief een overzicht van de op te leveren hoofdproducten. Tot slot presenteren wij u een aantal planningen waarin de oplevering van de hoofdproducten; de beslismomenten; de benodigde capaciteit; en de financile consequenties in de tijd zijn uitgezet. Hoofdstuk drie Projectbeheersing ten slotte, gaat in op de opzet en invulling van de beheersing van het project. Dit plan van aanpak gaat vergezeld van een aantal Bijlagen. Daarin wordt een groot aantal punten uit de hoofdstukken n tot en met drie in detail uitgewerkt. Hiermee maken wij het mogelijk dat het plan van aanpak zo weinig mogelijk hoeft te worden aangepast en houden wij het leesbaar. Referentiedocumenten Dit plan van aanpak is gebaseerd op de volgende documenten: Noem hier de documenten die hebben gediend als basis voor jouw document. Geef daarbij duidelijk aan wt ze hebben bijgedragen aan het plan van aanpak - bijvoorbeeld een richtlijn voor de opdrachtgever zoals een visiedocument of een beleidsdocument. Waar het om gaat is dat je niet alleen een stelletje documenten noemt, daar heeft de lezer niets aan. Wt stond waar in die documenten dat jouw document heeft benvloed?; << tekst >>.

<<Vul je voetregel in>>

4/17

1.

PROJECTDEFINITIE
Dit hoofdstuk geeft de essenties en definitie van het project weer.

1.1.

Aanleiding Beschrijf de aanleiding, de 'trigger' voor de opdrachtgever om dit project te starten. Dit kan een "kans" zijn: bijvoorbeeld "een groter marktaandeel". Dit kan ook een "bedreiging" zijn: "verliezen marktaandeel". Het kan ook een simpel "moeten" zijn. Denk daarbij aan de invoering van een nieuwe wet waar het bedrijf zich op aan moet passen, of destijds de invoering van de euro.

1.2.

Projectdoelstellingen Welke doelstellingen streeft de opdrachtgever na met dit project? Wat maken de projectresultaten hem mogelijk te doen? Hier ligt vaak een relatie met 1.1 Aanleiding en 1.3 Business Case. Soms ook is het een echte 'zoektocht' en geforceerde oefening om dit te beschrijven. Misschien helpt een trucje. Laat de opdrachtgever de volgende zinnen afmaken: "De gevraagde resultaten (1.4) maken het mij mogelijk om te bereiken: ...." of "De gevraagde resultaten (1.4) voorkomen het volgende: ....."

1.3.

Business Case Dit is een onderbouwing waaruit blijkt dat er een voldoende rechtvaardiging is om het project op te zetten, te starten en uit te voeren. Veelal financieel, maar dat hoeft niet altijd. In het geval van een wetswijziging is de rechtvaardiging duidelijk: niet voldoen is strafbaar. Ook hierbij geldt: blijf je gezond verstand gebruiken. De paragrafen 1.1, 1.2 en 1.3 zijn zeker in eenvoudige projecten goed te combineren tot n eenvoudig stuk tekst en paragraaf.

1.4.

Projectresultaten Hierin beschrijf je welke resultaten jij oplevert met het project. Doe dit zo concreet als mogelijk.

<<Vul je voetregel in>>

5/17

1.5.

Scope Dit is alles waarvan de opdrachtgever vindt dat het tot jouw projectopdracht hoort. Voor "scope" worden ook wel eens de woorden "bereik" en "afbakening" gebruikt. Met beide wordt hetzelfde bedoeld. Met bereik beschrijf je alles wat wl tot de opdracht behoort. En daarmee zeg je dan eigenlijk ook indirect wat er niet toe behoort. Met afbakening ben je heel expliciet in het "niet-niet-niet". Het is alles wat niet tot de opdracht behoort. Maar daarmee zeg je dan eigenlijk ook indirect dat alles wat je niet noemt, wl tot het project behoort. Het verschil zit 'm in de manier van benaderen: is het glas half vol of half leeg In de praktijk zal je een mix van beide hanteren. Neem alleen die punten op die er echt toe doen en wees daar heel expliciet over, of het nu een "wel" of een "niet" is. Voorbeelden van scope: "De computers moeten op alle vestigingen van ons bedrijf worden vervangen, behalve die in Amersfoort waar ze al vervangen zijn." "Onder vervangen wordt verstaan: het inkopen en installeren van de nieuwe computers; het verwijderen en afvoeren van de vervangen computers; de gebruikers trainen in het gebruik van de nieuwe computers; de beheerafdeling een bijgewerkte administratie van de apparatuur aanleveren."

1.6.

Randvoorwaarden Dit zijn alle voorwaarden die de opdrachtgever stelt aan het projectresultaat dat jij moet opleveren, n aan de manier waarop je dat gaat doen. Denk bij randvoorwaarden aan vier punten: T -G-K-O. Ofwel: Tijd, Geld, Kwaliteit en Overige. Beschrijf niet alleen de randvoorwaarde(n) maar ook de redenen die daarachter liggen. Dat leidt tot een groter begrip van de voorwaarde. En wat vaak ook helpt: als de opdrachtgever niet direct een dringende reden kan noemen, zal hij eerder bereid zijn om op dit gebied water bij de wijn te doen als jij niet uitkomt met de puzzel om aan alle randvoorwaarden te voldoen.

1.6.1. Randvoorwaarden Tijd Bijvoorbeeld: "Het eindresultaat moet 31 december 2009 opgeleverd zijn."

<<Vul je voetregel in>>

6/17

1.6.2. Randvoorwaarden Geld Bijvoorbeeld: "Het totale project mag niet meer dan 100.000 euro kosten." 1.6.3. Randvoorwaarden Kwaliteit Bijvoorbeeld: "Het resultaat moet aan de volgende eisen voldoen: ..." Tip: vaak blijft het hier bij hoofdlijnen en soms niet meer dan algemene kreten. Zie in hoofdstuk 3 hoe je omgaat met een verdere verfijning van deze randvoorwaarden en de beheersing daarvan. 1.6.4. Overige randvoorwaarden Tijd, Geld en Kwaliteit zijn de drie klassieke randvoorwaarden. Maar daar ben je er over het algemeen niet mee. Vaak stelt de opdrachtgever nog meer voorwaarden. Wij noemen die de "overige voorwaarden". Bijvoorbeeld: - Dat je speciale procedures, richtlijnen en standaarden moet aanhouden (inkoop, juridisch, veiligheid, financieel, communicatie, technisch - TIP: dit betreft vaak de zogenoemde "stafafdelingen" in een organisatie); - Dat je alleen maar interne medewerkers mag gebruiken; - Dat je een speciale methodiek moet toepassen; - Dat je rekening moet houden met andere projecten; - Dat je rekening moet houden met risico's en succesfactoren die al bekend zijn; - Enzovoort. 1.7. Projectrisicos Noem alleen die aspecten die een daadwerkelijk risico voor het starten, uitvoeren, voortzetten of afronden van het project vormen. Stem dit goed met je opdrachtgever af. Het is belangrijk dat jullie beiden eenzelfde beeld hierover hebben. Geef per risico aan wat de kans en impact zijn, en op hoofdlijnen welke maatregelen je beiden overeengekomen bent om te treffen. Per slot heb je daar mensen en middelen voor nodig, en die komen straks in jouw aanpak en planning terug.

<<Vul je voetregel in>>

7/17

2.

PROJECTAANPAK
In antwoord op de in hoofdstuk n omschreven projectdefinitie treft u in dit hoofdstuk een voorstel voor de aanpak, fasering en planning aan.

2.1.

Hoofdlijnen aanpak Beschrijf op hoofdlijnen de overeengekomen aanpak; de toe te passen werkwijzen; en de toe te passen projectmanagementmethode.

2.2.

Fasering en besluitmomenten In deze paragraaf treft u een overzicht van de fasen <<fasestappen >> en producten aan.

2.2.1. Fase n Samengevat zijn de hoofdproducten van deze periode: <opsomming> Hoofdproduct 1 Geef een bondige beschrijving van dit hoofdproduct. Doe dit vervolgens voor alle hierboven opgesomde hoofdproducten uit deze fase(stap). 2.2.2. Fase twee (et cetera) Samengevat zijn de hoofdproducten van deze periode: <opsomming> Hoofdproduct 1 Geef een bondige beschrijving van dit hoofdproduct. Doe dit vervolgens voor alle hierboven opgesomde hoofdproducten uit deze fase(stap).

<<Vul je voetregel in>>

8/17

2.3.

Projectorganisatie Deze paragraaf beschrijft de opzet en invulling van de projectorganisatie.

2.3.1. Organisatieschema Voeg een projectorganisatieplaatje in. Moeilijk te schetsen? Dan is de kans zeer groot dat ergens in je projectorganisatie iets wringt. Hoeft niet erg te zijn, zolang je daar dan maar heel helder over bent en het kunt managen. 2.3.2. Rollen en rolverdeling Beschrijf op hoofdlijnen de rollen die je in je organisatieplaatje hebt getekend. Voor iedere rol moet je klip en klaar beschrijven welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarbij horen. Dat wordt een te uitgebreid verhaal om je Plan van Aanpak nog leesbaar te houden. Werk dat daarom in aparte bijlagen uit en volsta hier door naar je bijlagen te verwijzen. Geef een overzicht van de verdeling van de rollen. Wees voorzichtig met het noemen van namen: zodra iemand later uit het project stapt, klopt je Plan van Aanpak niet meer. Beperk je hier tot afdelingen of organisaties. Bijvoorbeeld: de rol van opdrachtgever wordt ingevuld vanuit de afdeling X; :de rol van projectleider wordt ingevuld door leverancier Y. Voor de namen verwijs je naar een bijlage. Die kan je aanpassen zodra een naam wijzigt; je Plan van Aanpak blijft intussen gewoon zoals afgesproken. 2.3.3. Overlegvormen en frequenties Omschrijf op hoofdlijnen de verschillende overlegvormen. Beperk je ook hierbij weer tot hoofdlijnen en werk details in bijlagen uit. Wees vooral helder in de doelstelling van ieder overleg waarom komen mensen eigenlijk bij elkaar?

2.4.

Projectplanningen In deze paragraaf treft u de planningen aan, gerelateerd aan de hierboven beschreven producten. Ook voor deze paragraaf geldt weer dat je jezelf beperkt tot de hoofdlijnen, en de detailplanningen als bijlagen toevoegt.

<<Vul je voetregel in>>

9/17

2.4.1. Uitgangspunten Geef een overzicht van de uitgangspunten die je bij het uitwerken van je planning hebt gehanteerd. Enkele tips: Ben je uitgegaan van gewone werkdagen, of ook van weekeinden?; Welke verlofdagen en vakantieperiodes lopen dwars door je planning heen en op welke manier benvloeden die je planning?; Van welke werktijden ben je uitgegaan: van 08.30 tot 17.00 uur, of ook van overwerktijden?; Van welke productiviteit ben je uitgegaan? Mensen werken weliswaar 8 uur per dag maar ze zijn nooit 8 uur productief: ze drinken koffie (soms hl veel koffie), moeten daardoor een plas, gaan naar buiten om te roken, et cetera. Dus als het netto 8 uur kost om een product te maken, heb je bruto meer uren nodig. En ga je daarbij uit van standaard werktijden, dan red je het niet op n werkdag. In de meeste organisaties ligt de productiviteit niet hoger dan rond de 60% (ofwel maar 5 uur per werkdag)! Van welke ziektepercentage ben je uitgegaan? Dit sluit aan bij de vorige tip. Hierbij kan de afdeling P&O/HRM je helpen. Doe je een klein project met een relatief korte doorlooptijd, dan zal je niet zoveel last hebben van een gemiddeld ziektepercentage. Maar als je een omvangrijk project hebt met veel arbeidsuren en een lange doorlooptijd kan dit aardig in de uren lopen en je doorlooptijd ongemerkt benvloeden. Waar heb je rekening gehouden met beslistijd, en hoeveel? Ga na welk besluit door welk orgaan moet worden genomen. Je opdrachtgever kan wel zeggen dat hij beslist, maar vaak moet hij ook eerst ergens een akkoord vragen. Denk aan organen als: Ondernemingsraad; Directie; Raad of College van Bestuur; Raad van Commissarissen; Aandeelhoudersvergadering, enzovoort. Ga na of je ze "slechts" hoeft te informeren, of dat ze ook een advies- of zelfs instemmingsrecht hebben; Waar heb je rekening gehouden met extra uitlooptijd, hoeveel, en vooral waarom, wat is je verhaal erbij? Wees hier open over. Als opdrachtgever is niets zo erg als een projectleider met verborgen slimmigheidjes. En weet je wat het is; ze komen vaak toch uit je opdrachtgever is echt niet gek. Maak hem deelgenoot van de zorgen die maken dat je een extra buffer wilt inbouwen. Wijst hij het af, dan is dat zijn besluit. Maar geef ook aan wat jij er aan gaat doen om er voor te zorgen dat je buffers niet gebruikt hoeven te worden, en wat je vind dat je opdrachtgever zou moeten doen. Je zult zien dat als je dat goed inzichtelijk maakt, de beren die je zag plots meevallen, f dat je opdrachtgever ook inziet dat een buffer nog niet eens zon gek idee is. Van welke tarieven ben je uitgegaan? Inclusief of exclusief BTW?

<<Vul je voetregel in>>

10/17

2.4.2. Productplanning Geef een overzicht van: - de volgorde waarin je de hoofdproducten oplevert; - de afhankelijkheden tussen de hoofdproducten; - en de momenten waarop je de hoofdproducten oplevert. Het liefst in een tabelvorm of in een plaatje uit een planpakket zoals Microsoft Project. 2.4.3. Resource- en capaciteitsplanning Geef een overzicht van de soorten resources die je inzet; en hoeveel, wanneer. Doe dit aan de hand van de productplanning die je in de vorige paragraaf hebt opgesteld. Het liefst ook weer in een overzichtelijke tabel of plaatje. Als je handig bent, combineer je de planningen tot n tabel of plaatje. 2.4.4. Financile planning Geef een overzicht van de kosten die met het maken van de producten gepaard gaan. Maar ook van de opbrengsten die ze genereren vanaf het moment dat je ze klaar hebt. Doe ook dit weer aan de hand van je productenplanning, met als belangrijkste input uiteraard de resource- en capaciteitsplanning. Tip: laat een financieel genie onderdeel uitmaken van je team; het liefst iemand van de financile afdeling. Die is op de hoogte van interne kosten, manieren van berekenen, doorbelasten, enzovoort. Laat die vervolgens ook naast je project meedraaien als financile borging. Hij of zij bewaakt en rapporteert namens de opdrachtgever de financile voortgang van het project. 2.4.5. Overige planningen Wil je de opdrachtgever nog een andere planning laten zien, dan kan dat hier. Denk bijvoorbeeld aan een communicatieplanning, of een planning van reviews of audits, of you name it! Maar je weet het: hoofdlijnen hier details in bijlagen.

<<Vul je voetregel in>>

11/17

3.

PROJECTBEHEERSING
Dit hoofdstuk beschrijft op hoofdlijnen de opzet en invulling van de beheersing van het project. In hoofdstuk n stonden de WAAROM en WAT-vraag van de opdrachtgever centraal. In hoofdstuk twee jou HOE-antwoord. Geloof ons beide gaan veranderen. Hier, in dit hoofdstuk, beschrijf je de manier waarop jij en je opdrachtgever (en misschien nog wel meer mensen) de boel in het snotje houden. De indeling van dit hoofdstuk is helemaal afhankelijk van de indeling van je eerste twee hoofdstukken, n wat de opdrachtgever en jij belangrijk vinden om extra in het snotje te houden. De paragrafen die je hieronder ziet staan moet je daarom ook niet zozeer zien als d paragrafen die ook jij moet aanhouden. Ze sluiten aan bij onze indelingen van de hoofdstukken n en twee in deze template en wij hebben aan de hand van die indeling een paar tips per paragraaf beschreven. Beperk je ook nu weer tot de hoofdlijnen en werk de details uit in bijlagen.

3.1.

Beheersing van het Bestaansrecht Jouw project heeft een bestaansrecht. Dat staat beschreven in de eerste paragrafen van je plan van aanpak: de aanleiding, de doelstellingen en de Business Case. Dr is het allemaal om begonnen. Daaruit blijkt het bestaansrecht van je project. Iemand (jawel, de opdrachtgever) moet in de gaten houden of dat bestaansrecht blijft bestaan. Want zonder bestaansrecht, geen project. Hij moet dit op geregelde momenten toetsen en daarbij beslissen of het nog steeds verantwoord is om door te gaan. Daartoe heeft hij informatie nodig. Die haalt hij van buiten het project, maar ook vanuit het project, via jou. En hij zal (moeten) eisen dat alles en iedereen hem waarschuwt zodra men een gevaar ziet voor het bestaansrecht. Hierin zie je al een paar beheersonderdelen die je moet inregelen. Waarover je moet afspreken wie, wat, wanneer en hoe doet: - Toetsmomenten bestaansrecht; - Beslismomenten voortgang; - Benodigde informatie; - Melden, vastleggen en (op)volgen van aandachtspunten.

<<Vul je voetregel in>>

12/17

3.2.

Beheersing van de Scope Hierbij geldt hetzelfde als genoemd in de vorige paragraaf. Maak afspraken over de manier waarop je de scope bewaakt en hoe je omgaat met geplande en ongeplande wijzigen daarop.

3.3.

Beheersing van Tijd en Geld De opdrachtgever heeft in hoofdstuk n zijn randvoorwaarden op het gebied van tijd en geld gesteld, en jij hebt in jouw hoofdstuk twee verteld hoeveel resources en capaciteit je wanneer wilt inzetten om daaraan te voldoen, en wat de financile consequenties daarvan zijn. Dit alles moet je bewaken en rapporteren. Beschrijf in deze paragraaf op welke manier je de tijd en geldbesteding bewaakt. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een tijdschrijfsysteem (die je in een bijlage uitwerkt). Beschrijf in deze paragraaf ook op welke manier je de voortgang rapporteert, aan wie en hoe vaak. Ofwel maak afspraken over voortgangsrapportages. En je moet afspreken welke procedure je doorloopt zodra de dreiging ontstaat dat de afspraken over tijd en geld gaan schuiven of niet worden gehaald. Ofwel maak afspraken over escalatierapportages.

3.4.

Beheersing van Kwaliteit In deze paragraaf gaat het om het beheersen van afspraken over de juiste kwaliteit: n van de drie klassieke randvoorwaarden uit hoofdstuk n. Afspraken over de juiste kwaliteit Hoe weten jij en je team nu wanneer het goed genoeg is? Dat begint met een zo eenduidig mogelijke beschrijving van de kwaliteitseisen. Aan het begin van het project komt een opdrachtgever vaak niet verder dan algemene hoofdeisen. Prima. Maar niet genoeg. Want per slot van rekening heb jij dan een plan van aanpak gemaakt dat straks k weer moet worden aangepast. Je zult dus afspraken moeten maken over hoe je omgaat met niet duidelijke kwaliteitscriteria.

<<Vul je voetregel in>>

13/17

Maak afspraken over: - Wie beschrijven de kwaliteitscriteria?; - Wie toetsen die beschrijvingen?; - Hoe gaan we om met de situatie waarin blijkt dat de beschrijvingen niet door de toetsing komen?; - Wie hakt de knoop door?; - Hoe ga je dan vervolgens om met de gevolgen voor je plan van aanpak? Tip: als de kwaliteitscriteria het begin van je project nog te vaag zijn, maak dan een voorlopig plan van aanpak op hoofd lijnen, en een gedetailleerd faseplan voor de eerste fase waarin je de resultaten uitwerkt. Spreek af dat je aan het einde daarvan je definitief plan van aanpak uitwerkt. Kwaliteit aantonen Nu goed, je komt op een punt dat alle kwaliteitseisen voor ieder resultaat eenduidig zijn beschreven. Je kunt aan de slag! Dan komt er een moment van opleveren. En laat dat nu nt een moment zijn dat de ellende vaak begint. Natuurlijk, je hebt in je planning opgenomen wanneer de oplevermomenten vallen, maar daar kom je niet mee weg. Toetsen, beoordelen, testen of hoe je het ook wilt noemen, is een serieuze aangelegenheid die vraagt om goede afspraken, die je vastlegt in een miniplan. Ofwel, stel een testplan op. Maak afspraken over: - De criteria waarop wordt getoetst; - Wie toetsen; - Op welke manier wordt er getoetst?; - Hoe en binnen hoeveel tijd wordt er getoetst?; - Wat nu als blijkt dat het resultaat (nog) niet goed is?; - Hoe leggen we de uitkomsten van de toetst vast?; - Wie betaalt dit allemaal (ofwel, zorg voor een budget binnen je project en stel duidelijke maxima aan aantallen en tijd); - Et cetera.

<<Vul je voetregel in>>

14/17

Omgaan met wijzigende kwaliteitseisen Maar zoals je misschien al eens hebt ervaren (en anders komt dat snel, maak je niet ongerust); die criteria schuiven nogal eens. Vaak omdat tijdens het project de opdrachtgever (of de gebruikers of beheerders) inziet dat hij nt even iets anders nodig heeft. Of omdat de maker van de resultaten nou nt niet kan maken wat hij dacht te kunnen, en daarom iets anders voorstelt. Hoe het ook zij resultaten gaan veranderen. En daarover moet je afspraken maken: hoe gaan we om met wijzigingsverzoeken? Ofwel stel een wijzigingsprocedure op: Maak afspraken over: - Wie kan een wijzigingsverzoek doen?; - Hoe moet een verzoek worden gedaan?; - Hoe leggen we de verzoeken vast en bewaken we de voortgang van behandeling?; - Wie beoordelen wat de gevolgen van de wijziging zijn n wat de gevolgen zijn als het verzoek wordt afgewezen?; - Op welke onderwerpen moeten zij beoordelen (bijvoorbeeld: technische haalbaarheid, kosten, planning, standaarden en richtlijnen, impact op bedrijfsprocessen, et cetera)?; - Hoe en binnen hoeveel tijd wordt er beoordeeld?; - Wie betaalt dit allemaal ? (Ofwel, zorg voor een budget binnen je project en stel duidelijke maxima aan aantallen en tijd); - Op welke manier en aan wie worden de uitkomsten verteld? - Wie beslist vervolgens?; - Wie maakt het besluit kenbaar?; - Et cetera. Bundel tot slot alle afspraken in een Kwaliteitsplan Alle afspraken op het gebied van de juiste resultaten ofwel kwaliteit bundel je tot n verhaal wat vaak kwaliteitsplan wordt genoemd. Dit kwaliteitsplan is een bijlage bij je plan van aanpak. 3.5. Beheersing van de Overige randvoorwaarden Hierbij geldt hetzelfde als genoemd in de vorige paragrafen. Maak afspraken over de manier waarop je overige randvoorwaarden bewaakt en hoe je omgaat met geplande en ongeplande wijzigen daarop.

<<Vul je voetregel in>>

15/17

3.6.

Beheersing van de Projectrisicos De projectrisico's en afgesproken maatregelen heb je beschreven in Hoofdstuk 1. Maak afspraken over en beschrijf hier de manier waarop je de onderkende projectrisico's en afgesproken maatregelen bewaakt. Voeg daaraan toe op welke manier je het ontstaan van nieuwe risico's bewaakt, hoe je in de gaten houdt of afgesproken maatregelen effect hebben, en hoe je "ingedamde" risico's toch in de gaten blijft houden.

3.7.

Beheersing van de Projectaanpak Als je goed naar de paragrafen hiervoor kijkt, zal je daarin herkennen de beheersing van alle punten die in hoofdstuk n zijn genoemd. Maar ook de afspraken in Hoofdstuk 2 Projectaanpak" moet je bewaken en rapporteren. Voor zover je dat nog niet hebt afgedekt met de paragrafen 3.1 tot en met 3.6 kan je dat in deze paragraaf doen. En voeg meer paragrafen toe als je daar de noodzaak toe ziet.

<<Vul je voetregel in>>

16/17

BIJLAGEN
Dit is een opsomming van onderwerpen die je beter apart uitwerkt. Het is niet onze bedoeling een uitputtende en volledige lijst te bieden, en de volgorde in dit voorbeeld is willekeurig gekozen. Zie het als de meest voorkomende bijlagen van een Plan van Aanpak. Gebruik wat je nodig hebt, of vul het aan met je eigen bijlagen. Zo zie je dat ieder voorbeeld Plan van Aanpak anders kan zijn. Detailplanningen (financile planning; capaciteit-/resourceplanning) Communicatieplan(ning) Productbeschrijvingen Configuratielijst Kwaliteits- en testplan(ning) Aandachtspuntenlijst Besluitenlijst Risicolijst Overlegstructuren en frequenties Rolbeschrijvingen Richtlijnen en procedures (wijzigingsprocedure, inkoop, inleen en inhuur personeel, veiligheid, ARBO, werktijden, toegang, methodieken, tijdregistratie, communicatie, huisstijl, juridisch, Ondernemingsraad, auditering en toetsing, commercieel, basisarchitectuur, vergunningen). Kortom - alles waarvan "de buitenwereld" (alles buiten jouw project) aangeeft dat jij en jouw project zich aan moeten houden, en waar iedereen die jij bij het project bij betrekt weet van moet hebben. Opbouw en locatie projectdossier (papier en elektronisch)

Kijk voor meer en de laatste tips vooral regelmatig op http :/ / www.projectleider-worden.nl

<<Vul je voetregel in>>

17/17