POLITICA PARA LA ADMINISTRACIN DEL PARQUE VEHICULAR

Fecha de emisin: Diciembre 2011 Redact

M.D.O. Lizbeth Estrada Osorio
Desarrollo de Proyectos de la CGDF

Revisin: 00 Revis:
C.P. Mercedes Crdenas Ruiz
Coordinadora General de Desarrollo Financiero

Autoriz:
C.P. Aureliano Martnez Castillo,
Director General de Finanzas.

TITULO

Pgina 1.- OBJETIVO 2 2.- ALCANCE. 2 3.-DEFINICIONES. 2 4.-RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA.. 2 5.-REVISION DE LA POLITICA.. 2 6.-DOCUMENTOS NORMATIVOS.. 2 7.-POLITICA 3 8.-LISTA DE DISTRIBUCIN 7

ANEXOS
Anexo I. Bitcora de Uso de Vehculo Anexo II. Instructivo de llenado de la Bitcora de Uso de Vehculo

8 9

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1. OBJETIVO: Establecer las disposiciones para la adquisicin, asignacin, uso, control y resguardo de los vehculos de la UADY que se encuentran al servicio de sus Dependencias para asegurar la adecuada administracin y aprovechamiento del parque vehicular. 2. ALCANCE: Esta poltica es aplicable en todas las Dependencias de la UADY que tengan a su servicio vehculos oficiales. 3. DEFINICIONES: PTA: Programa Operativo Anual PARQUE VEHICULAR: Totalidad de los vehculos propiedad de la UADY. RESGUARDANTE: Personal universitario que firma en el resguardo la aceptacin la responsabilidad del uso y conservacin de un vehculo oficial. TITULAR DE LA DEPENDENCIA: Director de una Dependencia funcionario cuya actividad implique poder de decisin respecto al desarrollo de las actividades de unidad acadmico-administrativa. USUARIO: Personal universitario que tiene bajo su uso un vehculo oficial. VEHICULO OFICIAL: Medio de transporte propiedad de la UADY. 4. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: El responsable de revisar y actualizar sta poltica es el Jefe(a), del Departamento de Adquisiciones y Patrimonio, de la DGF. La responsabilidad de la edicin es del (la) Coordinadora General de Desarrollo Financiero y la difusin ser competencia del Director General de Finanzas. 5. REVISIN DE LA POLTICA: Esta poltica deber revisarse anualmente, en el mes de noviembre o antes, se modifica o mejora significativamente el sistema administrativo u operativo de la DGF. La edicin y difusin de las modificaciones debern realizarse a ms tardar en el mes de enero siguiente. 6. DOCUMENTOS NORMATIVOS: UNO: Manual de Polticas Administrativo-Financieras de Aplicacin General M-DGF-CGDF-03 DOS: Ley Orgnica de la Universidad,

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7. POLTICA 7.1 EN GENERAL:

7.1.1 Todos los vehculos oficiales debern adquirirse y asignarse en funcin de las necesidades operativas de las Dependencias, previa solicitud, justificacin y anlisis que para el efecto realice su titular. 7.1.2 Cualquier ampliacin del parque vehicular, deber estar autorizada por el Rector, tomando como base el punto 7.1.1.

7.1.3 Cuando por la naturaleza de las necesidades de la Dependencia sea necesario adquirir un vehculo con caractersticas distintas a los lineamientos establecidos en estas polticas, el titular de la Dependencia deber justificarlo por escrito y obtener la autorizacin del Rector. 7.1.4 Ser responsabilidad de cada Dependencia presupuestar y sufragar el mantenimiento y conservacin de los vehculos oficiales asignados a su servicio.

7.1.5 El titular de la dependencia deber autorizar la asignacin de los vehculos, previo anlisis de las necesidades operativas del rea y ser responsabilidad del resguardante el correcto manejo y operacin del mismo. 7.1.6 Los vehculos oficiales podrn utilizarse fuera de la ciudad de Mrida, en caso de ser necesario, para el desempeo de las funciones de la Dependencia, siempre y cuando se cuente con autorizacin por escrito del titular de la misma. 7.2 PARA PUNTOS ESPECFICOS

7.2.1 DE LA ADQUISICIN 7.2.1.1 La adquisicin o cambio de vehculo deber ser solicitado por escrito al Rector por el titular de la Dependencia, justificando las necesidades institucionales para las cuales se requiere y determinar la fuente de financiamiento. Slo se autorizar la adquisicin por cambio de siguientes casos: a) vehculos en los

7.2.1.2

Cuando cumplan con al menos cinco aos de antigedad y cuyo kilometraje supere los 100,000 kilmetros, considerando para los efectos de la antigedad, el ao de adquisicin.

b) Cuando por sus condiciones mecnicas y de seguridad ya no sean tiles para el servicio o sea muy alto el costo de mantenimiento, para lo cual deber anexarse el dictamen tcnico que emita al menos un taller de servicio de mantenimiento vehicular. c) Para reemplazar los que resulten siniestrados.
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d) Para el cumplimiento presupuestados. 7.2.1.3

del

proyecto

en

que

se

encuentren

Todas las adquisiciones de vehculos debern ser efectuadas a travs de la DGF, independientemente de la fuente de financiamiento. nicamente se autorizar la adquisicin de automviles de tipo compacto o subcompacto, dependiendo de las necesidades de la Dependencia, de acuerdo con la siguiente tabla:

7.2.1.4

TIPO DE VEHICULO

MONTO MAXIMO AUTORIZADO

SUB COMPACTO COMPACTO O SEDN MOTOCICLETA

2,650 SMD 4,410 SMD 355 SMD

SMD: Salario mnimo diario de la Zona Geogrfica C.

7.2.1.5

La adquisicin de vehculos de transporte de pasajeros y los de carga y transporte de materiales debern ajustarse a la siguiente tabla:

TIPO DE VEHICULO

MONTO MAXIMO AUTORIZADO

TRANSPORTE DE PASAJEROS DE 8 A 18 PLAZAS CARGA Y TRANSPORTE DE MATERIALES

9,436 SMD 5, 292 SMD

SMD: Salario mnimo diario de la Zona Geogrfica C.

7.2.1.6

No se autorizar la adquisicin de automviles que sean considerados en la categora de equipamiento total, de lujo o versin deportiva, de acuerdo con los catlogos propios de la marca a adquirir.

7.2.2 DEL RESGUARDO 7.2.2.1 Es responsabilidad del Secretario Administrativo o equivalente, la emisin de los resguardos de vehculos oficiales. nicamente podr ser resguardante de un vehculo oficial el titular de la Dependencia, funcionarios de segundo nivel y responsables de proyecto de la misma. Los usuarios debern contar con licencia de conducir vigente y acorde al tipo de vehculo. Las asignaciones de vehculos a usuarios nicos sern mediante oficio que especifique las actividades para las cuales se asigna. Las asignaciones a
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7.2.2.2

7.2.2.3

7.2.2.4

los usuarios para cubrir necesidades diarias sern mediante la firma de la bitcora de uso del vehculo. 7.2.2.5 Las transferencias de vehculos entre resguardantes o dependencias debern informarse a la DGF. El uso de los vehculos oficiales ser estrictamente para el desempeo de actividades propias de la UADY. Es responsabilidad del resguardante tener en el vehculo la Tarjeta de circulacin y la Pliza del seguro. Los vehculos oficiales en das inhbiles, festivos y fines de semana debern permanecer estacionados y pernoctar en las instalaciones de la Dependencia. Excepto cuando conste por escrito la autorizacin del uso del vehculo. nicamente los titulares de la Dependencias podrn tener bajo su custodia un vehculo oficial las 24 horas del da.

7.2.2.6

7.2.2.7

7.2.2.8

7.2.2.9

7.2.2.10 Se suspender la asignacin del uso de vehculos en los siguientes casos: a) Por disponer del vehculo sin autorizacin fuera del horario de trabajo. b) Cuando se transfiera la posesin fsica a personas no autorizadas o ajenas a la UADY. c) Falta de licencia vigente. d) Cuando conduzca el vehculo de manera inapropiada (manejo temerario, alcohol, drogas, infracciones de trnsito reiteradas, etc.). e) Negligencia al no reportar fallas en el vehculo que le impliquen un dao de mayor proporcin. 7.2.3 DE LA CONSERVACIN 7.2.3.1 Los daos y desperfectos que se causen al vehculo por negligencia o por ser utilizado para asuntos no oficiales y los daos a terceros, sern responsabilidad del resguardante y/o usuario. El pago de multas impuestas por incumplimiento al reglamento de trnsito debern ser cubiertas por el resguardante y/o usuario. Los gastos por la reposicin de la tarjeta de circulacin, licencia o pliza de seguro sern cubiertos por el responsable del extravo. El resguardante y/o usuario, ser el responsable de mantener el vehculo en ptimas condiciones de limpieza y funcionamiento. Tambin ser responsable de reportar las fallas que presente el vehculo para efectos de tramitar la reparacin y mantenimientos correspondientes.
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7.2.3.2

7.2.3.3

7.2.3.4

7.2.3.5

Cada Dependencia a travs de su Secretario Administrativo o equivalente, deber elaborar y llevar a cabo su propio programa de mantenimiento vehicular. Por todos los vehculos oficiales se deber llevar una Bitcora de Uso, misma que debern firmar las personas que utilicen el vehculo. Mensualmente las bitcoras debern ser entregadas al Secretario Administrativo o equivalente para su verificacin y control. Cada Dependencia deber presupuestar en su PTA, los recursos necesarios para sufragar los gastos de mantenimiento, servicios correctivos y preventivos, combustible y lubricantes de los vehculos a su servicio. El mantenimiento, servicios preventivos y correctivos de los vehculos nuevos debern realizarse en los talleres de las agencias automotrices en las que se realiz la adquisicin a fin de mantener los derechos de las garantas. El mantenimiento, servicios preventivos y correctivos de los vehculos que no estn contemplados en el punto 7.2.3.8, podrn realizarse en los talleres de servicio seleccionados por la Dependencia.

7.2.3.6

7.2.3.7

7.2.3.8

7.2.3.9

7.2.3.10 El proceso de seleccin de talleres de servicio preventivos y correctivos los vehculos de las Dependencias, deber realizarse bianualmente mediante la comparacin de cotizaciones de servicios bsicos de cuando menos tres talleres del ramo, seleccionando como proveedor al taller que proporcione mejor precio y servicio. Esta informacin deber plasmarse en un cuadro comparativo que indique claramente el proveedor seleccionado y cuente con el Vo.Bo., del Secretario Administrativo de la Dependencia o su equivalente. 7.2.4 DEL CONTROL 7.2.4.1 Los vehculos oficiales debern estar identificados en la carrocera con el logo de la UADY y el nombre de la Dependencia. Todos los vehculos debern contar con un expediente actualizado a cargo del Secretario Administrativo o su equivalente, mismo que deber contener: -Copia de la factura -Copia de la pliza de seguro -Copia de la tarjeta de circulacin vigente -Fotografas del interior y exterior del vehculo en el momento de la asignacin. -Resguardo y/o formato de transferencia y oficio de asignacin a usuarios nicos.

7.2.4.2

7.2.4.3

La DGF efectuar los pagos de tenencias, canjes de placas, as como la autorizacin de altas y bajas del parque vehicular de la UADY.
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7.2.4.4

La DGF se encargar de contratar y mantener vigentes los seguros correspondientes de cada una de las unidades, que conforman el parque vehicular de la UADY, con una cobertura tal que por lo menos ampare a la unidad, los ocupantes y a los terceros que pudieran resultar daados por un accidente o siniestro. La DGF ser la encargada de conservar los documentos originales que acrediten la legal posesin de los vehculos, facturas, tenencia vehicular y copias de las tarjetas de circulacin vigentes, turnando a cada Dependencia copia de dichos documentos. Cuando del mal uso de un vehculo se derive en un dao patrimonial a la UADY, el usuario ser sancionado segn la gravedad de la falta y de acuerdo a lo establecido en los contratos correspondientes, sin detrimento de la responsabilidad civil o penal en la que incurra de acuerdo a la legislacin aplicable.

7.2.4.5

7.2.4.6

7.2.5 ACCIDENTES O ROBO 7.2.5.1 En el caso de accidente el usuario deber llamar a la aseguradora y avisar al Secretario Administrativo o equivalente de Dependencia para seguir los trmites correspondientes. En el caso de accidentes y daos a terceros, se deslindar la responsabilidad del usuario del vehculo de acuerdo a los dictmenes emitidos por la autoridad correspondiente; si el usuario fuera el culpable por causa atribuida a su persona, ste deber correr con los gastos derivados del accidente de acuerdo a lo dispuesto por las reas competentes de la UADY. (Si la unidad cuenta con seguro de daos, el pago del deducible correr por cuenta del responsable del siniestro). En caso de que el accidente o siniestro implique la prdida total, los recursos recuperados de la aseguradora, debern depositarse a la DGF, la baja del vehculo proceder con el dictamen de la aseguradora. En caso de robo de un vehculo oficial, la Dependencia deber iniciar los procedimientos legales o judiciales ante la Oficina del Abogado General y en su caso, deber realizar el trmite de baja del vehculo resguardado siguiendo el procedimiento de administracin de Bienes Muebles emitido por la DGF. El pago del deducible por robo de vehculo ser cubierto por la DGF.

7.2.5.2

7.2.5.3

7.2.5.4

7.2.5.5

8. LISTA DE DISTRIBUCIN A todas las Dependencias pertenecientes a la UADY cuya relacin se encuentra en la presentacin del Manual.

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ANEXO I: BITACORA DE USO DE VEHCULO

(Este formato puede utilizarse en hoja horizontal)

BITACORA DE USO DE VEHICULO

(1) DEPENDENCIA: (2)DATOS DEL VEHCULO
MODELO: MARCA: COLOR: NO. DE PLACAS: NO. DE INVENTARIO

(3)RESGUARDANTE:

KM. (7) (4)FECHA (5)USUARIO INICIAL (6)ACTIVIDAD A REALIZAR

GASOLINA (8) (9)FIRMA INICIAL FINAL FINAL

(10) OBSERVACIONES

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ANEXO II INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: BITACORA DE USO DE VEHCULO 1. Dependencia: Nombre de la Dependencia que tiene a su disposicin el vehculo. 2. Datos del vehculo: Anotar los datos correctos que se solicitan en el apartado para identificar la unidad: marca, modelo, color, no. de placas y el no. de inventario. 3. Resguardante: Nombre de la persona que firma el resguardo del vehculo. 4. Fecha: Registrar la fecha en que se toma en uso el vehculo (indicando da mes y ao Ej. 19/03/11) 5. Usuario: Nombre de la persona que conducir el vehculo 6. Actividad a Realizar: Indicar para qu se est usando el vehculo indicando claramente el destino. Ejemplos: Traslado de materiales para el Congreso de Fotoqumica al Edificio Central de la UADY, calle 57X60 de la Col. Centro. Reunin de trabajo en las oficinas de la Sria. De Desarrollo Econmico en la calle 59X60 de la Col. Centro. 7. Kilometraje: Inicial: Anotar el kilometraje que marca el odmetro. Este dato corresponde al total de kilmetros recorridos por el vehculo desde su adquisicin. Final: Anotar el kilometraje que marca el odmetro al final del recorrido que fue realizado por el usuario. 8. Gasolina: Registrar el combustible con que cuenta el tanque de gasolina de la unidad al inicio y final de su uso de la siguiente manera: Vaco, Lleno, , , . 9. Firma: Registrar la firma del conductor para rectificar que la informacin proporcionada en la bitcora es correcta. 10. Observaciones: En este apartado es conveniente registrar cualquier irregularidad que presente la unidad, falta de algn accesorio, mal estado de la pintura, falta de coincidencia entre el kilometraje inicial con el kilometraje final anterior, etc. ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA EL BUEN USO DE LA BITCORA: No utilizar ningn vehculo sin el llenado de la Bitcora Llenar todos y cada uno de los datos solicitados en la Bitcora, con letra clara y legible. No estn permitidos borrones o enmendaduras de cualquier tipo. En el caso de cometer un error al llenar cualquiera de los campos requeridos, debe cancelar toda la fila con una lnea, anotar al costado la palabra NULO y llenar correctamente la bitcora utilizando la fila siguiente. Es recomendable que el usuario registre los datos solicitados inmediatamente despus de la ltima lnea que est informada. No deben dejarse lneas en blanco entre lo informado por el ltimo usuario y el actual. La Bitcora debe mantenerse en todo momento en la guantera del vehculo. Debe usarse con el debido cuidado para evitar daarla o ensuciarla.

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