TECNOLOGA DE ESPACIO ABIERTO

BREVE GUIA DEL FACILITADOR Harrison Owen

LOS REQUISITOS DEL ESPACIO ABIERTO La Tecnologa del Espacio Abierto requiere anticipar muy pocos elementos. Debe haber un tema claro y estimulante, un grupo interesado y comprometido, tiempo y un lugar, y un lder. Detalladas agendas anticipadas, planes y materiales, no slo son innecesarios sino normalmente contraproducentes. Esta Breve Gua ha demostrado ser efectiva para establecer y hacer operativos a la mayora de los nuevos lderes y grupos. Hay muchas cosas adicionales que pueden aprenderse para operar en el Espacio Abierto, no obstante, esto le permitir empezar. Para presentar un cuadro relativamente completo, se ha incluido algn material que tambin aparece en el libro. EL TEMA La creacin de una poderosa declaracin del tema es clave, ya que ser el mecanismo central para enfocar la discusin e inspirar la participacin. La declaracin del tema, sin embargo, no puede ser un largo y seco recitado de metas y objetivos. Debe tener la capacidad de inspirar la participacin, siendo bastante especfica para indicar la direccin y con la apertura suficiente para permitir la imaginacin del grupo. No hay ninguna formulacin exacta para hacer esto; lo que inspira a un grupo apaga totalmente a otro. Una manera de pensar sobre la declaracin del tema es como el prrafo inicial de una historia verdaderamente excitante. El lector debe tener suficiente detalle para saber donde parte el cuento y cules son algunas de las probables aventuras. Pero "decir todo" al principio har bastante improbable que el lector contine. Despus de todo, quines leeran una historia que ya saben? EL GRUPO El grupo debe estar interesado y debe comprometerse. Si esto falla, la Tecnologa de Espacio Abierto no funcionar. Los ingredientes importantes para el aprendizaje creativo profundo son libertad real y responsabilidad real. La libertad permite exploracin y experimentacin, mientras la responsabilidad asegura que ambos se realizan con rigor. El inters y compromiso son los requisitos previos para el uso responsable de la libertad. No conocemos ninguna manera de obligarles a las personas a estar interesadas y comprometidas. sa debe ser una condicin previa.

Una forma de asegurar el compromiso y el inters es hacer que la participacin en el evento de Espacio Abierto sea completamente voluntaria. Las personas que vienen deben estar all porque quieren estar all. Tambin es indispensable que todos los participantes sepan en qu se estn metiendo antes de llegar. Obviamente, ellos no pueden saber los detalles de discusiones que todava no se realizan. Pero pueden y deben hacerse conscientes de los contornos generales. El Espacio Abierto no es para todos, y la participacin involuntaria, no-informada no slo es una contradiccin en las condiciones, sino que puede llegar a ser muy destructiva. Esto plantea la pregunta obvia de qu hacer con esas personas a quienes usted quiere involucrar, pero que, por cualquier razn, no comparten su deseo. Hay dos posibilidades. La primera es fijar dos sesiones, confiando que la primera ser tan gratificante que los comentarios positivos de los participantes atraern al recalcitrante. La otra alternativa es respetar los deseos de aqullos involucrados. En ltima instancia, permanece verdadero que el aprendizaje genuino tiene lugar sobre la base del inters y compromiso, y no hay ninguna manera de forzarlos. El tamao del grupo no es completamente crtico. Sin embargo, parece ser que el lmite ms bajo es de aproximadamente 20. Con menos de 20 participantes se tiende a perder la diversidad necesaria para el intercambio genuino. En el lmite superior de la escala, grupos de 400 trabajan muy bien, y no hay ninguna razn para creer que el nmero no pudiera aumentarse. ESPACIO El espacio requerido es clave, pero no requiere ser muy elaborado o elegante. La comodidad es ms importante. Usted necesitar una sala suficientemente grande para acoger al grupo completo, con holguras de espacio para que los participantes se puedan mover fcilmente. Mesas o escritorios no slo son innecesarios, sino probablemente molestarn. Las sillas movibles, por otro lado, son esenciales. El arreglo inicial es un crculo, con una pared grande y en blanco en algn lugar de la sala. La pared no debe tener ventanas, puertas, ni cortinas, y con una superficie que permita pegar papel con cinta. La pared tambin debe ser suficientemente larga para que el grupo completo pueda estar de pie ante l, y nunca con una densidad de ms de tres a cuatro personas hacia atrs. El centro del crculo est vaco; despus de todo estamos hablando de Espacio Abierto. Si la sala es muy grande, puede que no se requieran reas adicionales de descanso, aunque siempre son tiles. El mejor de todos es la clase de ambiente en que hay abundancia de espacio comn. Si usted va a usar un centro de conferencias u hotel, encuentre uno con suficientes rincones de conversacin, lobbies, y espacios abiertos, donde las personas puedan encontrarse y trabajar tranquilas, sin ser molestados ni perturbar a otros.

TIEMPO El tiempo requerido depende de la especificidad del resultado buscado. Incluso un grupo grande logra niveles altos de interaccin, combinado con un sentido real de haber explorado los problemas, en cuestin de ocho horas. Sin embargo, si usted quiere profundizar ms, alcanzando conclusiones firmes y recomendaciones (como sera el caso para planificacin estratgica o plan de producto), el tiempo requerido puede estirarse a dos o tres das. Ms importante que la cantidad es la integridad del tiempo. La Tecnologa de Espacio Abierto no funciona si se interrumpe. Esto significa que debe desalentarse la entrada por goteo. Aqullos que vienen deben estar all desde el principio, y s i es posible se quedan durante toda la reunin. De la misma manera, una vez el proceso empieza, no puede interrumpirse por otros eventos o presentaciones. stos podran venir antes o despus, pero nunca en el medio. LA ESTRUCTURA BSICA Aunque es verdad que un evento de Espacio Abierto no tiene ninguna agenda predeterminada, debe tener una estructura global o armazn. Este armazn no les dice a las personas qu hacer y cuando. Ms bien, crea un ambiente favorable para que los participantes puedan resolver esos problemas por ellos mismos. Los elementos mnimos de este armazn incluyen: Apertura, Establecimiento de la Agenda, Espacio Abierto, y Conclusin. Estos elementos son suficientes para eventos que duran un da. Los eventos ms largos requerirn adicionalmente de: Anuncios de la Maana, Noticias de la Tarde, y probablemente una Celebracin. Un Plan de Espacio Abierto normal, usando todos estos elementos aparece ms adelante. Si el evento que usted proyecta dura ms tiempo que el indicado, simplemente reproduzca el medio da. Si es ms corto, usted encontrar que una Apertura, Espacio Abierto y Conclusin bastarn. Generalmente hablando, el tiempo mnimo requerido es cinco horas, pero eso implica cortar ms bien que cerrar. APERTURA Nosotros hemos encontrado que una apertura muy informal funciona bien, sobre todo si el grupo involucrado es un grupo de trabajo ntegro. Una comida de la tarde y un tiempo para conversaciones de puesta al da, pondr efectivamente el escenario. Si el grupo no tiene ninguna asociacin anterior, el dispositivo simple de que todos los participantes se presenten, dando sus nombres y contando una historia corta de sus vidas para ilustrar quines son, normalmente har el trabajo. Ejercicios detallados para romper el hielo e involucrarse no parecen trabajar muy bien, y ms an, ponen el tono equivocado. Despus de todo, queremos el Espacio Abierto.

ESTABLECER LA AGENDA ste es el momento para que el grupo defina lo que quiere hacer. Los detalles para este procedimiento se dan ms abajo. ESPACIO ABIERTO Es exactamente lo que las palabras implican, espacio abierto y tiempo para que el grupo haga su trabajo. Al comienzo, aqu no hay literalmente nada. ANUNCIOS Un perodo corto todas las maanas para que el grupo se ponga al da en lo que est haciendo, dnde, cundo y cmo. Nada detallado, ningn discurso, slo los hechos, nada ms que los hechos. NOTICIAS DE LA TARDE ste normalmente es un tiempo para la reflexin y, ocasionalmente, la diversin. No debe ser confundido con un informe formal-fuera de sesin. El acercamiento es cul es la historia? ", con participantes que proporcionan voluntariamente los cuentos. CELEBRACIN Si su evento de Espacio Abierto es como todos los que hemos visto, particularmente los de varios das, la ltima noche ser tiempo de celebrar, tambin conocido como tener una fiesta. Incluso en las tareas "serias" como la preparacin del plan estratgico corporativo, cuando ha terminado, ha terminado, y a las personas les gustar celebrar ese hecho. Sugerimos que la celebracin comparta el espritu y forma del resto del evento. Lo cual significa que no hay que planearlo con anticipacin. Puede valer la pena tener algo de msica grabada, si las personas se inclinan por bailar, pero aparte de eso usted encontrar indudablemente que el talento que necesita ya est disponible en los presentes. selo. Los sketches, las canciones, las revisiones cmicas de lo que ha pasado, llenarn la tarde ampliamente, y se suman a la experiencia de aprendizaje. CIERRE Nosotros intentamos mantener el cierre simple y serio. Simple en tanto no hay ninguna presentacin formal ni discursos. Pero serio, en tanto es el momento para anunciar compromisos, prximos pasos y observaciones sobre lo que el evento ha significado. El evento de cierre se dirige mejor en un crculo sin cabecera de mesa. Empiece en cualquier parte, y vaya alrededor del crculo dndole a cada participante que as lo desea la oportunidad de decir lo que fue significativo y lo que propone. Pero aclare que nadie tiene que decir algo. En grupos muy grandes, tener comentarios de todos es evidentemente imposible, pero puede pedirse que intervengan dos o tres voluntarios.

INFORMES FORMALES El informe formal-fuera de sesin al parecer se ha vuelto un adorno de la vida de las conferencias. Sin embargo, nosotros encontramos que son aburridos y generalmente improductivos. Nunca hay bastante tiempo por cada grupo para decir todo lo que ellos quisieran, y si se asigna el tiempo suficiente, la mayora de los participantes de la conferencia est indiferente en cualquier momento dado. Como una alternativa, recomendamos usar un proceso simple de procesamiento de palabras, un sistema computacional de conferencia, o ambos. En una reciente conferencia, 200 participantes crearon 65 informes de fuerza de tarea (un total de 200 pginas) qu estaba disponible cuando los participantes dejaron la conferencia. Mecnicamente, todo lo que se requiere son unas computadoras (las computadoras porttiles de baja potencia sirven) y una peticin a cada organizador de grupo para que ingrese los resultados de sus deliberaciones en el sistema. Ellos pueden teclearlo directamente o, para los "notecleadores", un grupo pequeo de secretarias har el trabajo. Nosotros imprimimos cada informe en la medida en que ingresa y lo colgamos en la pared, proporcionando un registro continuado y en tiempo-real de las discusiones. La ventaja obvia aqu es que los participantes averiguan lo que est pasando cuando est pasando, en lugar de esperar hasta el final, cuando es demasiado tarde. Por cierto, tener las actas al final de la conferencia, en lugar de seis meses despus, es una agradable y positiva sorpresa. COMIDAS Usted notar que no se listan las comidas en la agenda, ni estarn all las pausas de caf. La razn es bastante simple: una vez la conferencia empieza a operar en pequeos grupos, normalmente nunca hay un tiempo donde algo substancial no se est produciendo. Y de acuerdo con el Tercer Principio, tendr lugar en su propio tiempo. Todos esto crea un pequeo, pero no insoluble, problema para cosas tales como las comidas y caf-descansos. Nuestra solucin ha sido tener caf y otros refrescos disponibles en la sala de la reunin principal, para que las personas compartan cuando estn listas. No hay ninguna necesidad para el grupo entero de detener una discusin importante slo porque es tiempo de la pausacaf. Igualmente con las comidas. Nosotros sugerimos bufetes, abiertos y disponibles por un perodo de varias horas, para que las personas puedan comer cuando quieran. Hay dos excepciones al horario flexible de comidas y coffeebreak: una cena de la apertura si la hay, y la cena de la ltima noche. El punto es que el ritmo y timing de la conferencia deben estar determinados por las necesidades del grupo y su proceso de aprendizaje, y no por los requerimientos de la cocina.

LA DIRECCIN Dirigir un evento de Espacio Abierto es al mismo tiempo absurdamente simple y muy delicado. La simplicidad deriva del hecho que el propio grupo debe generar su propia direccin. La parte delicada es permitir que eso pase. Las demandas sobre el lder inicial del grupo son por consiguiente limitadas y crticas. Tratar los limitados aspectos de direccin del grupo es ms fcil y puede hacerse por consiguiente primero. Las funciones aqu son poner tiempo, lugar y tema. Tiempo y lugar simplemente son una pregunta de dnde y cuando, ambos han sido discutidos anteriormente. Establecer el tema involucra crear la declaracin escrita del tema, describiendo donde est el grupo, y hacia donde espera ir en trminos generales. Ahora vamos a la parte delicada. La direccin en el Espacio Abierto requiere un estilo que algunos pueden encontrar incmodo y anti-intuitivo. Esto es especialmente verdad para aqullos que equiparan la direccin con el control. No hay duda que cuando nosotros sabemos exactamente lo que estamos haciendo, y donde queremos ir (como probablemente es el caso, por ejemplo, en un proceso industrial), los controles firmes son esenciales. De hecho, el control es el corazn mismo de la buena administracin. Entramos en problemas, sin embargo, cuando entendemos el liderazgo simplemente como la administracin avanzada, y por consiguiente, si el gerente controla, el lder debe controlar absolutamente. Los lderes sensibles hoy, en un mundo marcado por la expansin progresiva del Espacio Abierto, saben demasiado bien que la mayor parte de aquello con lo que tienen que lidiar est ms all de su control, y quiz fuera de control. El liderazgo definido como control slo puede fallar. Pero sa no es la nica definicin. Gandhi describi al lder como uno que intuye de qu manera se est moviendo el desfile, y entonces corre para alcanzar la cabecera. La funcin del liderazgo es proveer un punto focal de direccin, y no asignar y controlar minuto a minuto un plan de accin. Los detalles deben dejarse a la tropa, lo que significa, entre otras cosas, que debe confiarse en la tropa. Posiblemente en ningn caso un lder puede resolver todos los problemas o dirigir todas las acciones. El liderazgo en el Espacio Abierto requiere que uno establezca la direccin, defina y respete el espacio, y deje que el proceso avance. Hay Cuatro Principios y Una Ley que sirven de gua al lder y todos los participantes. Los principios son: Quienquiera venga es la persona adecuada. Cualquier cosa que pase es la nica cosa que podra pasar. Cuando sea que empiece es el momento correcto. Cuando ha terminado, ha terminado. El primer principio recuerda a todos el hecho obvio que aqullos presentes son los nicos que estn all. Cualquier cosa que se haga, se har con ellos, o no se har. Por consiguiente, no es el punto preocuparse por todos aqullos que deberan haber venido, o podran haber venido, pero no vinieron. Es esencial concentrarse en aqullos que estn all. La experiencia es que, de alguna manera extraa, el grupo presente es siempre el grupo correcto.

En trminos ms prcticos, se ha descubierto que si el grupo est profundamente implicado en el problema en cuestin y entusiasmado por las posibilidades, el involucramiento y la excitacin son contagiosos, y pronto otros se unirn. Aun cuando la especializacin tcnica presente no sea del orden ms alto, un grupo comprometido encontrar la especializacin requerida. Sin embargo, si todo el tiempo se gasta diciendo que el grupo no es ni el correcto ni competente, siempre es el caso que el grupo reducir su conducta al nivel de sus expectativas. Nada de esto es para sugerir que no debe hacerse antes el esfuerzo de asegurar que se extiendan las invitaciones a personas claves. O que esas personas claves no deban instarse especialmente para que asistan. Sin embargo, cuando la reunin empieza, es indiscutiblemente cierto: sos que vinieron son los que vinieron. Cualquier cosa que se haga, ser hecha por ellos, o no se har nada. Ellos sern las personas adecuadas. El segundo principio es tambin otra declaracin de lo obvio. Dado el tema (el trabajo) en cuestin y las personas en la asistencia, cualquier cosa que pase es la nica cosa que podra pasar. Cambie a las personas, tiempo, lugar o tema, y algo diferente resultar. Es, por cierto, posible que el resultado de la reunin pudiera ser un fracaso miserable, pero la experiencia muestra que tal resultado negativo normalmente es el producto de expectativas negativas. Espere lo peor, y muy a menudo lo conseguir. Las expectativas son de hecho claves. Est preparado para ser sorprendido positivamente. Aqullos que vienen a un evento de Espacio Abierto con una lista precisa y detallada de resultados esperados, se frustrarn. Ms an, ellos inevitablemente se perdern las cosas positivas y tiles que ocurran. Nunca antes, y nunca de nuevo el grupo congregado se reunir en ese tiempo y lugar. Nadie podra predecir las sinergias que posiblemente tendrn lugar cuando esas particulares personas particulares se renan. Algo de lo que suceda no ser til. Pero es funcin especial del lder levantar las expectativas del grupo, y elevar su sensibilidad a las oportunidades a la mano, quienesquiera que ellos sean. Aqu est el punto ms difcil e importante del liderazgo en el Espacio Abierto. El lder debe confiar de verdad en que el grupo encontrar su propio camino. Los esfuerzos por parte del lder por imponer resultados especficos o una agenda abortarn totalmente el proceso. Cualquier persona que no est completamente preparada para dejar de lado su propia agenda detallada no debe dirigir.

El tercer principio parecer esencialmente equivocado a aqullos cuyas vidas han sido dictadas por el reloj, es decir, bsicamente todos nosotros. La sabidura convencional dice que si usted quiere conseguir que algo se haga, debe empezar a tiempo. La sabidura convencional est en lo cierto en tanto usted sepa lo que va a hacer, y cmo. Por otro lado, cuando la creatividad y el aprendizaje real estn involucrados, el reloj puede ser ms un obstculo que una ayuda. Las cosas empezarn cuando ellos estn listos, y cuando sea que empiecen es el momento apropiado. De hecho, cuando el momento de aprendizaje creativo llega, parece crear su propio tiempo o, dicho de otra forma, los relojes no parecen ya importar mucho. El ambiente del Espacio Abierto proporciona un escenario nutritivo para la actividad creativa, y aqullos que lideran en ese ambiente deben tener sus ojos puestos en el proceso creativo y olvidarse del reloj. Cuando "aquello" pasa, pasar en su propio tiempo, y fijar un descubrimiento para las 10 a.m. no slo es un ejercicio pueril, es cabalmente destructivo del Espacio Abierto. Los Eventos de Espacio Abierto, por cierto, ocurren en el tiempo, lo que significa que debe haber un tiempo para empezar y un tiempo para el cierre. Pero debe dejarse que todo lo que est en medio siga su propio curso. El ltimo principio, "Cuando ha terminado, ha terminado, de nuevo establece lo obvio, pero es un punto que se nos podra olvidar. El aprendizaje profundo y la creatividad tienen sus propios ciclos de vida interior. Ellos pueden tomar ms o menos tiempo, pero cuando se completan, han terminado. De vez en cuando esto significa que nosotros tenemos que gastar ms tiempo del que habamos planeado, pero la mayora de las veces ocurre lo contrario. El momento creativo tiene el sucio hbito de ocurrir muy rpidamente, y simplemente porque la sesin fue fijada para dos horas no es ninguna razn para sentarse alrededor y perder el tiempo despus de que el momento ha pasado. Cuando ha terminado, ha terminado. Finalmente, vamos a la Ley Uno del Espacio Abierto. Es una ley slo en el sentido que todos los participantes deben observarla o el proceso no funcionar. Nosotros la llamamos la Ley de Dos Pies. Brevemente enunciada, esta ley dice que cada individuo tiene dos pies, y debe estar preparado para usarlos. La responsabilidad de un resultado exitoso en cualquier Evento de Espacio Abierto reside exactamente en una persona: cada participante. Los individuos pueden representar una diferencia y deben representar una diferencia. Si eso no es as en una situacin dada, ellos, y slo ellos, deben tomar la responsabilidad de usar sus dos pies, y moverse a un nuevo lugar donde puedan hacer una diferencia. Esta salida requiere que no se haga con enojo u hostilidad, sino slo despus de honrar a las personas involucradas y el espacio que ellos ocupan. Con palabras o gestos, usted indica que no tiene nada ms que aportar, les desea lo mejor, y se va a hacer algo til.

CUANDO NO USAR LA TECNOLOGA DE ESPACIO ABIERTO Tal como hay individuos que no deben liderar en el Espacio Abierto, hay tambin situaciones en que la Tecnologa de Espacio Abierto no es apropiada, y de hecho puede ser contra-productiva. La Tecnologa de Espacio Abierto es eficaz cuando se requiere aprendizaje real, innovacin, y salida de la norma. Cuando usted no est completamente seguro acerca de dnde est, y menos claro sobre dnde se dirige, y requiere el mejor pensamiento y apoyo de todos aqullos que desean involucrarse, la Tecnologa de Espacio Abierto le proporcionar los medios. Por otro lado, si el estado presente, y la posicin futura es clara como el cristal, as como todos los pasos intermedios, la Tecnologa Espacial Abierta no slo es una prdida de tiempo, sino tambin ser muy frustrante. Usando un ejemplo muy mundano, si la tarea consiste en la implementacin de una tecnologa conocida, como un programa de procesamiento de palabras, o un procedimiento de oficina establecido, invitar a las personas a ser creativo e inventivo realmente est fuera de lugar. Ellos simplemente tienen que aprender las habilidades y mtodos requeridos. No hay ningn misterio. Simplemente hay que hacerlo. CREANDO El ESPACIO ABIERTO--Introduciendo El Evento Con el prembulo realizado, es tiempo de continuar con el evento. Lo que sigue es una descripcin del formato que nosotros hemos usado. Pero por favor no lo trate como un guin inalterable. Las necesidades de su grupo y su propio estilo finalmente determinarn la mejor manera. Si para usted sta es su "primera vez" como lder, le sugerimos fuertemente que practique. Empiece familiarizndose completamente con el material proporcionado ms adelante. Imagine que usted est conduciendo realmente un grupo, y lea el guin. Haga esto hasta que no necesite el guin escrito, y entonces avance un paso ms all. Olvdese de las palabras del guin y use su propio lenguaje. En ese punto, usted estar probablemente listo para un grupo real, pero no haga de su primer empeo "el intento decisivo. Encuentre a algunos amigos y colegas que quieran hacer de cobayos. Ellos deben divertirse y usted tambin. De hecho, divertirse es el indicador clave de que usted est listo para asumir un grupo real. Si no es divertido, no lo haga. Quiz usted nunca deba hacerlo, o quiz slo necesita ms prctica. Pero DIVIRTASE. Asuma que su grupo se congrega ahora en un crculo, con una gran pared en blanco detrs de ellos. Usted camina hacia el centro y empieza: "Nuestro tema para esta reunin es _________. En los prximos __das, vamos a desarrollar nuestros mejores pensamientos alrededor de los diversos aspectos, problemas y oportunidades asociados con nuestro tema.

Al comenzar, quiero que ustedes noten la pared en blanco. sa es nuestra agenda. Simplemente por curiosidad, cuntas veces han estado en una reunin donde la agenda era una pared completamente en blanco? Si usted est preguntndose cmo es que se meti en todo esto, o ms an, cmo conseguir salir, usted debe saber que aunque la Tecnologa de Espacio Abierto es una aproximacin nueva, no es inexperimentada. Grupos en todo el mundo, algunos que alcanzan las 400 personas, regularmente crean sus propias agendas para reuniones de varios das en menos de una hora. Luego, ellos proceden a autogestionar el asunto completo. Aunque ste no es un concurso, no hay ninguna razn para que no lo hagan tan bien como aqullos que lo han hecho antes que ustedes." Aqu vale la pena hacer una pausa. Permtales mirar la pared en blanco para que entiendan que realmente no hay ninguna agenda excepto la que ellos hagan. Algunas personas van a empezar a sentirse ms bien nerviosas, y otros lo demostrarn, pero el nerviosismo (la ansiedad) a estas alturas es una ventaja, ya que representa energa disponible o espritu esperando que eso ocurra. El arte es esperar lo suficiente como para dejarlo establecido, pero no tanto que las personas cuestionen lo que estn haciendo o, peor todava, que empiecen una discusin sobre la totalidad del proceso. Si esa clase de discusin empieza, usted habr perdido el momento. As que haga una pausa, y luego prosiga. Para llegar desde aqu hasta all usaremos dos mecanismos muy simples: la Pizarra de Anuncios de la Comunidad, y el Mercado del Pueblo. Un rato ms, yo les pedir que identifiquen cualquier aspecto, problema u oportunidad relacionado con nuestro tema, que le den un ttulo corto y lo escriban en el papel proporcionado. Luego, se ponen de pie delante del grupo, dicen de qu se trata su asunto, y pegan el papel en la pared. Asegrense que tienen una pasin real por ese asunto, y que no es slo una buena idea para que otros la hagan. De quien propone un tema se espera que asuma una responsabilidad real en la discusin. Eso significa decir dnde y cuando el grupo se encontrar, reunir al grupo, e ingresar los resultados de su discusin en nuestro sistema computacional (si se est usando un sistema). Usted puede ofrecer los asuntos que quiera, y si al final del da, no lo ve en la pared, habr una persona precisa frente a la cual quejarse: usted mismo. "Una vez que todos los problemas o asuntos estn en la pared, abriremos el Mercado del Pueblo, y todos estn invitados a venir a la pared y firmar en tantos grupos como deseen. De all en adelante, ustedes estn a cargo. "Aunque el Espacio Abierto es verdaderamente abierto, hay algunos principios y una ley que necesitamos tener presente. Los Cuatro Principios son. . . [ver anteriormente]. Y la Ley es lo que nosotros llamamos la Ley de Dos Pies. Todos los tenemos. . . [ver anteriormente].

Nosotros encontramos til escribir los Cuatro Principios y la Ley en un pedazo grande de papel que pueda colgarse en la pared para referencia futura. "Teniendo presente los Cuatro Principios y la Ley, es ahora tiempo para ponerse a trabajar. En esta lnea, hay una pregunta para empezar. Cules son los asuntos, problemas y oportunidades alrededor de nuestro tema, por los que usted tiene una real pasin y asumira una genuina responsabilidad? "Cuando usted ha identificado un problema o rea, dle un ttulo corto, apntelo en el papel proporcionado y frmelo. Deje algn espacio al final para que otros firmen." Si usted tiene un grupo relativamente grande (25 y ms) es til tener un montn de papel disponible en el centro del crculo. Un cesto con plumones tambin ayudar. Los papeles deben ser suficientemente grandes para que cuando se pongan en la pared puedan ser ledos fcilmente por el grupo desde una distancia de aproximadamente 10 pies. "Cuando est listo, pngase de pie, lea su ttulo en voz alta, y pguelo en la pared. No espere que se lo pidan. Vaya cuando est listo." Prosiga hasta que todos los que tienen un asunto que quieran trabajar lo hayan anunciado en la pared. Habr una cierta cantidad de ruido y confusin, lo que es positivo y bueno, pero contrlelo un poco para que las personas puedan or. Ms importante, no permita a las personas empezar a discutir cualquiera de los tems a estas alturas. Habr tiempo suficiente para eso. Cuando parezca que todos los artculos se han anunciado en la pared, pregunte si hay algo ms, y dirija la atencin del grupo a la pared. Si su grupo es como todos los otros con que nosotros hemos trabajado, la pared debiese estar cubierta con cosas por hacer. Usted podra decir algo como: "Para aqullos de ustedes que se preguntaban si tendramos algo que hacer, podran echar una mirada a nuestra pared. Podrn notar que hemos generado los tems para nuestra agenda en menos de ____minutos. "Nuestro prximo acto es definir quin va a hacer qu, cundo y dnde. Para eso, yo pedira que cada persona que tiene un artculo en la pared vaya y apunte la hora y lugar dnde su grupo se encontrar. "Asegrese que su nombre est en el papel. Por ejemplo, su grupo se encontrar de 10 a 12 hora en la sala de conferencia C, o quiz afuera en la piscina. El espacio se define sobre la base de quin lo escoge primero.

Antes de esta parte del programa, el lder debe anunciar una lista de lugares de reunin disponibles. Por cierto, si ustedes son el nico grupo que se rene en un centro de conferencias, el problema espacial se simplifica, y los grupos pueden encontrarse en cualquier parte donde se sientan cmodos. No se preocupen por los conflictos. Nosotros trabajaremos, en su momento, todo lo que salga. Una vez que ha seleccionado una hora, mueva su papel a la parte apropiada de la pared. Si usted quiere reunirse temprano, pngalo en el lado izquierdo. Si lo quiere para el fin de la reunin, pngalo en el derecho. Aqullos que quieran encontrarse a mitad de la jornada, pngalo en el medio." Para reuniones que duran ms de un da, es til dividir la pared con cinta en tantas secciones como das. Usted tambin podra publicar los Anuncios de la Maana asignndole un tiempo al comienzo de cada da, y Noticias de la Tarde justo antes de la cena. No se necesitan demarcaciones de tiempo adicionales. "Mientras algunos estn haciendo eso, el resto de ustedes tambin podra ponerse de pie y echar una mirada a las diversas ofertas. Cuando encuentre una que le interese, dnde usted pudiera aprender o contribuir, firme su nombre en el papel. Firme tantos como quiera, y no se preocupe por los conflictos. Nosotros cuidaremos de ellos en un minuto. Puede parecer un poco catico, pero resulta que el caos es la manera en que se aran los campos de la mente para que las nuevas ideas puedan crecer." A estas alturas, es probable que las cosas se pongan bastante ruidosas, algunos podran decir caticas. Los lderes acostumbrados a que las cosas sucedan en relativo silencio y en estricto orden puede ponerse muy nerviosos. Est bien estar nervioso, pero no intente enderezar las cosas. EL GRUPO CUIDAR DE S MISMO. Un poco de caos a estas alturas es una cosa buena y necesaria. En primer lugar, probablemente todos necesitan estirarse y conversar. Pero ms que nada, el nivel del ruido creciente es un indicador positivo de que el grupo est ponindose a trabajar, y cosas buenas estn pasando. Permita el burbujeo del grupo durante unos minutos, pero antes que transcurra mucho tiempo, algunas personas empezarn a experimentar conflictos. Ellos quieren ir a dos grupos diferentes que se supone que se encuentran al mismo tiempo. O se fijan dos grupos diferentes para encontrarse al mismo tiempo en el mismo lugar. Cuando usted se da cuenta de este acontecimiento, o aun cuando no lo note, se pone de pie y consigue la atencin del grupo. Usted puede tener que levantar la voz, pero el ruido no herir. "Algunos de ustedes pueden estar encontrando conflictos, pero debera ser fcil trabajarlos. Se llama negociacin. Si usted quiere ir al mismo tiempo a dos reunin de grupo, encuentre a los lderes del grupo y vea si usted puede hacerles fusionar sus sesiones o cambiar sus horarios. Claro, si ellos no quieren hacerlo, usted tendr que hacer una opcin, pero as es la vida.

"De aqu en adelante, usted est a su propio cargo. En cuanto su grupo est listo para ir a trabajar, vaya con l. Nos veremos de vuelta aqu a las ______ [Noticias de la Tarde, Cierre de la Sesin, lo que sea]. A estas alturas, nosotros encontramos muy til que el lder deje la sala, aunque slo sea para una taza de caf. El punto es que, por pequeo que sea el grupo, desde ahora cada individuo y el grupo total son responsables de lo que pasa. De aqu en adelante, el papel del lder ser infinitamente menos visible, pero muy importante. Hay, claro, varias cosas especficas que hacer, como emplazar los Anuncios de la Maana, las Noticias de la Tarde, y la Sesin de Cierre. El lder tambin debe hacer el arreglo para la recoleccin de los resultados (out-put) si se requiere un registro de las deliberaciones y decisiones formales. Esto puede ser tan simple como tener transcritos los apuntes, o mejor an, asegurar que el sistema de computadores de la conferencia est accesible, y se use. Una funcin ms importante de la lista de tareas del lder es cuidar la sala y la pared donde est la agenda creada. Nosotros nos encontramos pasando mucho tiempo en esa sala, a veces haciendo poco ms que recogiendo tazas de caf, o volviendo a pegar artculos de la agenda que se despegan. Esto puede parecer trivial y no til, pero en el nivel simblico es una declaracin poderosa de la preocupacin del lder por el espacio comn. En un nivel ms prctico, resulta normalmente que el cuarto de la reunin inicial juega el rol de "Sala de Control de la Misin". Es el lugar por donde todos pasan, ms pronto o ms tarde, para ver lo que est pasando o dnde ir luego. Simplemente estando all, es posible tener una idea de cmo est caminando todo. La funcin mayor del lder, sin embargo, es no hacer ciertas cosas especficas, sino ms bien sostener la atmsfera del Espacio Abierto. En la mayora de los casos esto involucra poco ms que caminar alrededor y ver cmo van las cosas. Cuando se encuentra una dificultad, es importante no hacerse cargo, sino para devolver la responsabilidad a aqullos que necesitan sostenerla. Por ejemplo, no es improbable que uno o dos de los participantes se encuentren ligeramente perdidos, y se acerquen al lder esperando que ste les diga qu hacer. Una respuesta apropiada sera una pregunta: "Qu te gustara hacer?", asegurndole en seguida que no hay nada malo en no hacer nada. Simplemente puede ser que la nica contribucin de algunos individuos se har sentndose bajo un rbol y pensando solos. El resultado de ese pensamiento puede presentarse en una sesin ms tarde, en las Noticias de la Tarde, o seis semanas despus en una reunin de la compaa. El Espacio Abierto requiere libertad real y responsabilidad real.

A veces pasa que participantes demasiado celosos sienten que sus ideas son tan importantes o poderosas que todos en un grupo particular (o incluso en la conferencia entera) deben prestar atencin y escuchar. Estos tienen que ser pellizcados en el comienzo, cuidadosamente. La manera es no desafiar a la persona directamente, sino ms bien recordar al grupo congregado la Ley de Dos Pies. Si todos quieren realmente escuchar, deben hacerlo. Pero si ese no es su deseo, ellos tienen dos pies que deben usar. No hay necesidad de argumentar y gritar, simplemente agradezca al grupo y vyase. Cuando todos se van, los egomanacos logran captar el cuadro rpidamente.