PROCEDIMIENTO PARA VISITA MEDICA COMERCIAL Version 04

P-C-VMC-005
PLANEACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL A
EVENTOS Y CONGRESOS
Efectivo Desde:
15/01/13
CONTROL MODIFICACIONES
FECHA No. VERSION RESUMEN DEL CAMBIO
19/12/2012 04 Se adiciona tabla para modificaciones, se reviso y ajusto procedimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA VISITA MEDICA COMERCIAL Version 04
P-C-VMC-005
PLANEACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL A
EVENTOS Y CONGRESOS
Efectivo Desde:
15/01/13
1. Objetivo:
2. Alcance:
3. Actividades:

Material de apoyo Jefe de sistemas
Material P.O.P. Aux. Publicidad
Refrigerios Proveedor Externo.
Elaborado por: Fecha Revisado por: Fecha Aprobado por: Fecha
19-12-12 27-12-12 15-01-13
Realizar la correcta planeacion de los eventos y congresos sin exceder el costo establecido para su realizacion.
Aplica desde la planeacion del evento o congreso hasta la entrega de informe de la realizacion del mismo.
GESTIN DE CALIDAD
* FC-017 Planeacin actividades fuera de Bogota
FLUJO-
GRAMA
OPERACIN
FC-056 Solicitud de material para
eventos y congresos
FC-017 Planeacin de actividades
fuera de (Bogota)
FC-016 Planeacin de actividades
(Bogota)
Nota 1: Recibir material suministrado y hacer observaciones de
ser necesario, firmar en seal de responsabilizarse, en el momento
de la devolucion Publicidad debe realizar la recepcion, si existen
daos, cuantificar perdidas por escrito en el formato por evento e
infromar a la Dir/ Sub. Dir. Comercial.
VISITA MEDICA COMERCIAL DIR. ADMINISTRATIVA
* FC-056 Solicitud de material para eventos y congresos
RESPONSABLE DOCUMENTO
Diligenciar los formatos y firmar en seal de responsabilizarse de
la actividad.(segn aplique)
Repr. De Ventas /
Prom * FC-016 Planeacin de actividades Bogota
Solicitar aprobacin al Dir /Sub. Dir. Comercial / Gerencia y
Coordinar la logstica de:
Repr. De Ventas /
Prom
* Solicitud de material P.O.P. via e-mail
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PROCEDIMIENTO PARA VISITA MEDICA COMERCIAL Version 04
P-C-VMC-005
PLANEACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL A
EVENTOS Y CONGRESOS
Efectivo Desde:
15/01/13
Elaborado por: Fecha Revisado por: Fecha Aprobado por: Fecha
19-12-12 27-12-12 15-01-13
Repr. De Ventas
(encargado)
FC-018 Informe mensual
de actividades
FLUJO-
GRAMA
DOCUMENTO
VISITA MEDICA COMERCIAL GESTIN DE CALIDAD DIR. ADMINISTRATIVA
Aux. Comercial
Tablero de mando FGQ-
020-1
I-C-VMC-009 Solicitud de
mercanca para programas de
salud Ocupacional, eventos,
obsequios y muestrarios.
Consolidar la informacin del planeador mensual de Bogota y
Fuera de Bogota.
OPERACIN RESPONSABLE
Verificar que todo este listo, el da anterior en la oficina principal
personalmente.
Repr. De Ventas /
Prom
Escribir en los formatos, una vez terminada la actividad, los
resultados obtenidos y socializar con Dir. Sub Dir. Comercial.
Repr. De Ventas /
Prom
Repr. De Ventas /
Prom
Solicitar mercanca para promocin y venta de ser necesario,
seguir el I-C-VMC-009.
FC-016 Planeacin de
actividades - Bogota
FC-017 Planeacin de
actividades fuera de
Bogota
Elaborar informe de la realizacion de congresos y adjuntarlo al
formato FC-016 FC-017, segn corresponda.
Repr. De Ventas /
Prom
Informe
Consolidar informacion de cantidad de eventos y costo, pasar al
tablero de mando y tomar acciones.
Planeador
Carpeta de planeador
Escribir en el planeador el evento una vez finalizado para control
interno. Mantener actualizado el planeador con el fin de imprimir
anualmente y dejar como constancia de todas las actividades del
ao. Archivar en la carpeta.
Repr. De Ventas
(encargado)
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PLANEACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL A
EVENTOS Y CONGRESOS
Efectivo Desde:
15/01/13
Elaborado por: Fecha Revisado por: Fecha Aprobado por: Fecha
19-12-12 27-12-12 15-01-13
AZ Actividades de promocin y
venta Bogota
AZ Actividades de promocin y
venta fuera de Bogota
Repr. De Ventas /
Prom
* Formato de Solicitud de Material de Eventos y Congresos en
Publicidad.
Publicidad
AZ - FC-056 Solicitud de material
para eventos y congresos
FLUJO-
GRAMA
OPERACIN RESPONSABLE DOCUMENTO
VISITA MEDICA COMERCIAL GESTIN DE CALIDAD DIR. ADMINISTRATIVA
INDICADOR: % Costo realizacion eventos =
Costo total de eventos mes
Total Facturado mes
Nota 3: Las cuentas de cobro de las actividades promocionales deben ser radicadas directamente por el proveedor en la recepcin.
Archivar:
* Los formatos de Bogota y fuera de Bogota en una AZ,
separadamente.
X 100
Nota 1: Las actividades de Bogota se deben organizar con dos (2) das de anticipacin.
Nota 2: Las actividades fuera de Bogota se deben organizar con ocho (8) das de anticipacin.
Fin
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