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Manuel de dcouverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale volution

Chre Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acqurir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple utiliser. Il vous donnera entire satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner trs rapidement toutes les informations ncessaires votre rfrencement. Ce manuel vous prsente les principales fonctions du logiciel. Vous allez dcouvrir le suivi logique dune chane commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) la saisie puis aux traitements des pices commerciales. Les fonctionnalits spcifiques Ciel Gestion commerciale Evolution sont dtailles la fin de ce manuel. Pour la suite et le dtail des autres fonctionnalits de l'application, vous disposez du Manuel de rfrence lectronique ainsi que de laide contextuelle. Bien cordialement, L'quipe Ciel.

Contenu de votre botier


Dans le botier de votre produit, vous trouverez : le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. le certificat d'authenticit, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numro de licence, demand lors du rfrencement.

Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
Ncessite (Service Pack jour) : Windows 8, Windows 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou suprieur). Processeur 700 MHz (suprieur 1 GHz conseill). 512 Mo de Ram. 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. Imprimante : laser, jet d'encre. Carte graphique et moniteur ayant une rsolution minimum de 1024x768. Fonctions Internet : ncessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseill). Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou suprieur). Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou suprieur) et Adobe Flash Player 8 (ou suprieur).

Les noms de produits ou de socits, toute image, logo mentionns dans ce document ne sont utiliss que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques dposes par leurs propritaires respectifs.

Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Si vous dbutez .................................................................................9 Entranez-vous ................................................................................ 13 Cration et mise en place dun dossier ............................................. 21 Crez votre dossier .......................................................................... 22 Les paramtres du dossier ................................................................25 Crez les donnes de base ................................................................27 Saisie et traitements des pices commerciales................................. 45 Saisissez les pices clients ................................................................46 Saisissez les pices fournisseurs ........................................................ 66 Gestion de production....................................................................... 67 Commandes des articles en rupture.................................................... 68 Les tats........................................................................................... 69 Principes gnraux...........................................................................70 Les tats articles.............................................................................. 72 Les tats clients fournisseurs .............................................................75 Les tats analyses............................................................................ 82 Traitements de fin danne ............................................................... 86 Lassistant Top Clture ..................................................................... 87 Le journal comptable ........................................................................88 La rgulation des stocks ................................................................... 89 Purge des pices commerciales (Norme DGFiP) .................................... 90 Gestion des dossiers......................................................................... 93 La sauvegarde ................................................................................. 94 La restauration ................................................................................ 95 Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution .............. 97 La gestion des stocks multi-dpts .....................................................98 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux ........................... 100 La relation client ............................................................................ 101 Gestion avance des relances clients ................................................ 102 Liste des ordres de production ......................................................... 103 Les factures dabonnement.............................................................. 104

Les factures multi-chances........................................................... 105 Les infos perso........................................................................... 106 La gestion des socits ................................................................... 106 Administration avance des utilisateurs............................................. 106 Index.............................................................................................. 107

Prise en main

Prise en main

Documentation
Conventions utilises dans la documentation
Utilisation de la souris

cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

Les symboles du manuel


Symbole Fonction

indique laccs une fonctionnalit : est suivi du MENU ouvrir puis de la COMMANDE activer. attire votre attention sur un point particulier. renvoie une autre source dinformation, telle que le manuel de rfrence lectronique ou laide.

La formation Flash
Des squences vidos vous prsentent les principales fonctionnalits du logiciel. Pour les consulter, cliquez sur le menu AIDE puis slectionnez FORMATION FLASH. La formation est lance sur une page internet, sur le site ciel.com.

Les manuels
La documentation de votre logiciel est constitue de plusieurs manuels lectroniques (au format PDF) accessibles depuis le menu AIDE : le manuel de dcouverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalits spcifiques Ciel Gestion commerciale Evolution. le Manuel de rfrence qui dcrit en dtail la totalit des fonctions de votre logiciel et qui contient trois autres supports additionnels : la Prsentation gnrale qui dcrit des fonctions et des paramtrages gnraux du logiciel. le Gnrateur dtats qui dcrit le fonctionnement du gnrateur dtats vous permettant ainsi de personnaliser vos ditions. le Gnrateur de Tableaux de bord qui dcrit la personnalisation des fentre de type tableau de bord. L'application Adobe Reader ncessaire pour lire et imprimer les manuels doit tre installe sur votre ordinateur.

Pour imprimer les manuels lectroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Prise en main

Laide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intgre le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche <F1>.

Le site Internet Ciel


Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace rserv votre logiciel, des informations utiles.

Prise en main

Si vous dbutez
Si vous dbutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points prcis et des notions retenir avant de commencer.

Quelques astuces pour gagner du temps !


Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : crant vos lments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pices commerciales. saisissant ensuite vos devis clients. transformant directement un devis en facture. utilisant les modles de documents (devis, factures, commandes, prts lemploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. personnalisant vos modles de documents selon vos besoins. Il est prfrable de passer un peu plus de temps crer les lments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pices commerciales (devis, factures, rglements). Nous vous conseillons de crer les lments en suivant l'ordre indiqu ci- dessous. Les Les Les Les Les Les taux de TVA, TPF, les modes de rglement, les tarifs par famille clients fournisseurs reprsentants familles d'articles articles

Voir Crez les donnes de base, page 27

Saisissez un nouvel article


La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des lments cls dans une gestion complte des achats et des ventes. La notion darticle est trs importante. Avant de vouloir saisir votre pice commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez

sur le bouton . ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur crer un article.
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Prise en main

La fentre Article saffiche.


Saisissez toutes les informations caractrisant larticle. Le code article est obligatoire. Validez la cration de votre article en cliquant sur le bouton [OK].

Pour plus dinformations sur la saisie dun article Voir Les articles, page 32 Crez un devis pour un client
Pour crer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fentre Liste des devis saffiche. Cliquez alors sur le bouton [Crer] pour saisir votre nouveau devis.

Saisissez toutes les informations caractrisant votre devis. Le numro du devis est obligatoire. Validez la cration de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].

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Prise en main

Transformez des devis en factures


Pour viter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfrant directement vos devis en factures. 1. Slectionnez, comme le montre la fentre ci-dessous, le ou les devis transformer. Cliquez sur le bouton [Transfrer] puis slectionnez dans le menu droulant la commande TRANSFRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUP EN FACTURE.

2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez ce stade IMPRIMER la pice transfre et IMPRIMER et/ou VALIDER la pice cre. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectu.

Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numro et la date du devis transfr.

Voir Transfrez une pice commerciale : gnralits, page 56.

Facilitez votre gestion en utilisant les modles de documents


Ciel Gestion commerciale met votre disposition des modles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modles de documents commerciaux (modles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modles de documents, prts l'emploi, vous feront gagner un temps prcieux lors de l'tablissement de vos devis, factures, contrats et autres documents.

Personnalisez vos documents


Vous pouvez par la suite personnaliser vos modles selon vos besoins (insertion dun logo par exemple) partir du gnrateur de documents.
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Prise en main

Reportez-vous la partie Gnrateur d'tats du Manuel de rfrence disponible depuis le


menu AIDE.

Principales tapes de cration et de suivi de votre dossier


Le schma ci-dessous vous donne une vue densemble du suivi logique dune chane commerciale. A vous ensuite de ladapter selon votre propre gestion commerciale.

Crez votre socit Enregistrez les lments de base de votre dossier Etablissez votre premier devis client

Transformez votre devis en facture

Enregistrez les rglements clients

Transfrez les pices commerciales en comptabilit Communiquez avec vos tiers

Grez vos stocks

Analysez vos ventes

Attention !
Noubliez pas deffectuer rgulirement des sauvegardes de votre dossier !

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Prise en main

Entranez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel la fin de la procdure d'installation, en cliquant sur l'icne de dmarrage, prsent dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Dmarrer] de la barre de tches de Windows. 2. Slectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.

Ouvrez le dossier Socit Exemple


Toutes les informations concernant une socit sont conserves dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent tre crs mais un seul peut tre ouvert la fois. Pour faire un tour dhorizon des diffrentes fonctionnalits de lapplication, nous vous conseillons douvrir le dossier Socit Exemple, livr avec le logiciel. Dans la page daccueil qui saffiche chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [Jouvre la socit exemple].

Vous pouvez aussi louvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fentre douverture dun dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.

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Prise en main

La fentre principale de lapplication


Aprs avoir valid l'ouverture d'un dossier, la fentre principale de l'application s'affiche.
Barre de titre Barre de menus Barre dactions Zone de recherche

Intuiciel

Barre dtat

LIntuiciel
LIntuiciel est intgr la fentre principale de votre logiciel. Lorsque des fentres sont ouvertes, il nest donc plus visible. Vous pouvez alors y accder depuis les boutons de la barre dactions
INTUICIEL.

ou encore via le menu FENTRES, commande MON

L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui rsume vos principales activits et vous permet d'accder directement certaines oprations commerciales ou des rcapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est compos de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre dactions.

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Prise en main

Mon Bureau
Mon Bureau accessible par licne

, est actif par dfaut.

Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon lorganisation que vous aurez dfini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez crer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez crer un bureau pour grer uniquement vos clients, et un pour grer uniquement vos pices commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation

. Pour plus dinformations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser mon bureau, page 17.

L'accueil Ciel

Le bouton vous donne accs la page d'accueil Ciel. Elle se prsente comme lIntuiciel sous forme dellipse avec sept boutons vous permettant de dcouvrir rapidement votre logiciel et de commencer travailler.

Consulter mon compte Ciel


Le bouton vous permet daccder directement certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter diffrents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles lgislations etc.) ainsi que les mises jour tlcharger. Enfin, vous avez les numros de l'assistance technique.

Mon tableau de bord


Mon tableau de bord, est accessible par licne

Vous pouvez visualiser dans longlet Mon tableau de bord les principales informations de votre socit. Vous pouvez afficher ces donnes :

pour le mois en cliquant sur le bouton

(ce paramtrage est rgl par dfaut),

pour lanne en cliquant sur le bouton

.
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Prise en main

De mme, vous pouvez reprer rapidement les volutions du chiffre daffaires, les factures non rgles, relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent la date de travail affiche en haut droite de la fentre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.

Mes tats et statistiques


Mes tats et statistiques, est accessible par licne

Vous y retrouvez une liste dtats et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur

affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accder plus rapidement aux tats que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un tat dans la liste des tats en utilisant le glisser-dposer Vous pouvez ajouter et retirer des tats de votre liste dtats et crer des groupes dtats

en cliquant sur le bouton de personnalisation

Une liste des principaux tats du logiciel saffiche sous forme de menus droulants. Certains tats paramtrables peuvent galement tre visibles si vous avez activ laccessibilit de ces tats depuis la liste des tats paramtrables.

Pour plus de dtails, reportez-vous la partie Gnrateur dEtats du manuel de rfrence


disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tats du logiciel saffichent. Vous pouvez choisir dajouter un tat votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur ltat souhait avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfonc. 2. Glissez votre souris jusqu lendroit souhait. Des petites flches blanches saffichent. Elles prcisent les emplacements o vous pouvez dposer votre tat. 3. Dposez votre tat sur lemplacement souhait. Votre tat apparat dans lIntuiciel. Ajouter un tat un groupe dtats Vous pouvez glisser-dposer un tat directement dans un groupe dtats. 1. Pour cela, slectionnez ltat souhait dans la liste des tats. 2. Vous devez ensuite le glisser-dposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter ltat. Un + blanc saffiche. 3. Relchez le bouton gauche de la souris. Ltat sajoute au groupe.

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Prise en main

Renommer un tat ou un groupe d'tats 1. Double-cliquez sur l'intitul de l'tat ou du groupe d'tats. 2. Pour un tat, une fentre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'tat et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'tats, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche <Entre>. Supprimer un tat en utilisant le glisser-dposer 1. Sur l'tat supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenezle enfonc. 2. Glissez votre souris gauche jusqu la liste des tats. Personnaliser les tats En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un tat ou un groupe dtats, une petite barre d'icnes saffiche.
Ce bouton vous permet de supprimer ltat ou le groupe dtats slectionn. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de ltat slectionn.

Restaurer Mes tats et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton nires personnalisations.
Mes tats et statistiques par dfaut : permet de restaurer laffichage par dfaut.

puis choisissez l'une des options proposes :

Annuler les modifications : permet de revenir vos tats et statistiques avant vos der-

2. Un message de confirmation saffiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

Personnaliser mon bureau


Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tches vous permettant daccder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.

1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation

2. Une liste des principales fonctions du logiciel saffiche sous forme de menus droulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tches du logiciel saffichent. 3. Pour afficher la liste complte des tches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et slectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TCHES. Ajouter une tche au bureau en utilisant le glisser-dposer Une fois que vous avez choisi la tche ajouter votre bureau, vous pouvez la glisserdposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfonc. 2. Glissez votre souris jusqu lellipse du bureau.

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Prise en main

3. Des petites flches blanches saffichent. Elles prcisent les emplacements o vous pouvez dposer votre tche.

4. Dposez votre tche sur lemplacement souhait. Votre tche se trouve dsormais sur votre bureau. Crer un groupe de tches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tches sur le bureau. 1. Pour cela, slectionnez la tche souhaite dans la liste des tches. 2. Vous devez ensuite la glisser-dposer sur la tche avec laquelle vous souhaitez crer un groupe. Une flche blanche saffiche. 3. Relchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se cre. Renommer une tche ou un groupe de tches 1. Double-cliquez dans la bulle situe en-dessous de la tche ou du groupe de tches. 2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tche ou groupe de tches. 4. Appuyez sur la touche <Entre> de votre clavier. Supprimer une tche ou un groupe de tches en utilisant le glisser-dposer 1. Sur la tche ou le groupe de tches supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfonc. 2. Glissez votre souris gauche jusqu la liste des tches. Personnaliser les tches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tches du bureau, une petite barre dicnes daffiche.
Ce bouton vous permet de supprimer la tche ou le groupe de tches slectionn Ce bouton vous permet de modifier licne de la tche slectionne. Ce bouton vous permet de paramtrer louverture de la tche.

Vous pouvez utiliser les icnes et pour effectuer une rotation des tches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.

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Prise en main

Restaurer le paramtrage par dfaut 1. Cliquez sur le bouton sations.


Mon bureau par dfaut : permet de restaurer laffichage du bureau par dfaut.

puis choisissez l'une des options proposes :

Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernires personnali-

2. Un message de confirmation saffiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

Effectuez des recherches avec Trouvtoo


Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tche dans votre application. ou sur le Web via le moteur de recherche Google.

Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo situe en haut de la fentre principale, saisissez le mot cl rechercher et cliquez sur l'icne de la loupe. La fentre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lance. 2. Par dfaut, la recherche s'effectue sur tous les rpertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, dcochez un rpertoire de recherche.

Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en mme temps, les informations spcifiques chaque cible s'afficheront dans un onglet ddi. . .

3. Pour lancer une recherche, cliquez sur 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur

Choisissez votre mode daffichage : dcouverte ou standard


Vous disposez de deux modes d'affichage : le mode dcouverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos donnes plus dtaills ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.

Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.

Le mode daffichage dans lequel vous travaillez (dcouverte ou standard) est conserv lorsque vous quittez lapplication.

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Prise en main

Besoin daide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur

licne . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Slectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez imprativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant votre Numro de tlphone (o vous pouvez tre joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.

Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez : activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, cliquer dans la case de fermeture , situe en haut droite dans la barre de titre.

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Cration et mise en place dun dossier

Cration et mise en place dun dossier

Crez votre dossier


Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (socit) contient toutes les donnes de votre entreprise. Lors de la cration d'un dossier, vous dfinissez les paramtres gnraux de celui-ci. 1. Dans la fentre Cration, cochez loption de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre socit. 3. Cliquez sur le bouton [Crer].

L'assistant Top Dpart s'affiche. 4. Vous pouvez soit crer un nouveau dossier soit rcuprer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indpendant. Cochez l'option Crer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, Cochez l'une des options : Rcuprer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Rcuprer un dossier de Ciel Professionnel indpendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Rcupration dun dossier, page 24.

Cration dun nouveau dossier


Monnaie du dossier 1. Slectionnez dans la liste droulante la monnaie de tenue du dossier. Par dfaut, l'Euro est slectionn. Vous pouvez ventuellement prciser le nombre de dcimales de la monnaie. Pour cela : cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DCIMALES, dans la fentre qui s'affiche, saisissez le nombre de dcimales prendre en compte, cliquez sur le bouton [OK].
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Cration et mise en place dun dossier

Longueurs des comptes 2. Dfinissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, l'aide du bouton .

3. Cochez l'option Rcupration des informations de rfrencement pour reprendre les informations saisies lors de votre rfrencement.

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

Paramtrage des dcimales 4. Dfinissez la longueur des dcimales que vous souhaitez paramtrer pour les quantits, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.) l'aide de ce mme bouton.

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

Choix du mode de cration 5. Choisissez le mode de cration de votre dossier en slectionnant l'option correspondante :
Mode de cration rapide en 3 tapes

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnes et paramtres, etc.) sont renseigner. Voir Cration rapide dun dossier, page 23
Mode de cration dtaill en 8 tapes

Dans ce cas, vous pouvez dfinir des paramtres supplmentaires et complter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi oprationnel plus rapidement. Voir Cration dtaille dun dossier, page 24

Cration rapide dun dossier

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

Premire tape : raison sociale


La premire tape de l'assistant vous permet de renseigner diffrentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complte, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et slectionnez celle de votre raison sociale dans la liste droulante qui se dploie. 3. Prcisez votre Activit et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre tablissement, son numro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activit Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numro d'immatriculation au registre du commerce et des socits. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numro d'identification intracommunautaire (N TVA). 6. Indiquez votre Code socit.
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Cration et mise en place dun dossier

Deuxime tape : coordonnes et paramtres


Cette deuxime tape permet de dfinir vos coordonnes et paramtres. 1. Saisissez vos numros de Tlphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possdez un. 2. Indiquez la priode de votre exercice courant et la priode de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icne du calendrier .

3. Prcisez si vous grez les stocks articles en cochant l'option correspondante.

Dernire tape : options de dmarrage


1. Pour que le dossier que vous crez s'ouvre automatiquement au dmarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fentre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la cration de votre dossier.

Cration dtaille dun dossier

La cration dtaille dun dossier est explique dans le manuel de rfrence accessible
depuis le menu AIDE.

Rcupration dun dossier


La rcupration consiste crer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les lments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indpendant. 1. Slectionnez le dossier rcuprer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise jour que vous souhaitez appliquer :
Mise jour standard : permet de rcuprer la totalit des donnes du dossier. Mise jour avance : permet de slectionner les lments que vous souhaitez rcuprer

du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avanc, slectionnez les lments rcuprer (Tiers, Articles, Pices) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la rcupration. Un message affiche les lments rcuprs et enregistrs dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].

Votre dossier est cr. Vous pouvez commencer travailler.

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Cration et mise en place dun dossier

Les paramtres du dossier


Menu DOSSIER commande PARAMTRES
Cette commande prsente l'ensemble des paramtres (Socit, Facturation, Numrotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramtres que vous dfinissez lors de la cration du dossier l'aide de l'assistant de cration (cration dtaille dun dossier).

Paramtres socit Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - SOCIT


On entend par paramtres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des lments permettant didentifier votre socit (Identification, Coordonnes, Forme juridique, Activit, Responsable), des coordonnes de votre expertcomptable, du logo de votre socit.

Paramtres comptabilit Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - COMPTABILIT


Dans longlet Paramtres, dfinissez : les dates de Dbut et de fin de l'exercice courant de votre socit, les dates de Dbut et de fin de priode de saisie, la date de Dbut des objectifs. La date de fin se calcule automatiquement, La date de dbut de votre exercice courant correspond la date de cration de votre socit et, en aucun cas, la date de la premire utilisation de votre logiciel. la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous tes donc soumis la TVA sur les dbits. Dans ce cas, slectionnez l'option Dbits. Si, au contraire, vous effectuez votre dclaration de TVA au moment du rglement de la facture, vous tes soumis la TVA sur les encaissements. Slectionnez alors l'option Encaissements. les principaux comptes et journaux, les rglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractres utiliss, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les rglages compta] les racines de divers comptes (escomptes accord, escompte obtenu, produits, pertes, acompte vers, acompte reu), les comptes de port (port soumis, port non soumis , Factur soumis, etc.),

Dans longlet Comptes, paramtrez :

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Cration et mise en place dun dossier

Paramtres facturation Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - FACTURATION


La fentre Paramtres de facturation contient des informations varies. Vous devez dfinir : la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-chances, etc. les valeurs par dfaut utiliser lors la saisie des pices commerciales, laffichage de messages d'alerte lors de la saisie des pices commerciales, les mentions relatives la loi NRE, etc.

Paramtres Numrotation Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION


La fentre Paramtres de Numrotation contient les diffrentes bases et pices commerciales pour lesquelles l'incrmentation automatique d'un numro de code la cration d'une fiche est possible.

Paramtres Banque principale Menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - BANQUE PRINCIPALE.


Cet fentre regroupe les donnes bancaires de votre socit. Il vous permet de crer les diffrents tablissements bancaires utiliss par la socit.

Consultez le Manuel de rfrence, Menu Dossier, paramtres pour obtenir tout le dtail
sur les paramtres de votre dossier.

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Cration et mise en place dun dossier

Crez les donnes de base


Les lments suivants constituent les donnes de base de votre dossier : Les Les Les Les Les Les Les taux TVA, TPF, les modes de rglement, les remises/promotions, reprsentants, fournisseurs, articles, familles darticles, clients, affaires.

La TVA Menu LISTES - commande TVA


Une liste correspond l'enregistrement de divers lments, identifis principalement par des codes. Ces lments seront utiliss en saisie pour complter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez partir de la liste des TVA CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.

1. Pour crer un taux de TVA, cliquez sur le bouton La fentre Nouvelle TVA saffiche. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va tre rattach.

2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumrique obligatoire. 4. Prcisez le Compte de TVA collecte (type 44571) ainsi que le Compte de TVA dductible (type 44566).

Ces comptes sont ncessaires si vous exportez vos donnes vers la comptabilit.

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Cration et mise en place dun dossier

5. Cochez la case TVA non perue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collecte rgulariser, compte de TVA utilis pour les recettes rgulariser ainsi que le compte de TVA dductible rgulariser, compte de TVA rcupre sur les achats rgulariser.

La TVA non perue est une particularit notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas rpercute sur le montant TTC de la facture.

7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].

La TPF Menu LISTES - commande TPF


Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coch la case Gestion de la TPF dans les paramtres de facturation (menu DOSSIER - PARAMTRES - FACTURATION - onglet Options). La fentre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) prsente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usages), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez partir de la liste des TPF CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.

Les modes de paiement Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT


Cette liste rpertorie tous les modes de paiement des pices commerciales (chque, carte bleue, virement, traite, espces, etc.) au fur et mesure de leur cration. Vous pouvez partir de la liste crer, modifier ou supprimer un mode de paiement.

Les remises et promotions Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS


La liste des remises et promotions permet de grer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille darticles. En version Evolution, vous pouvez en plus crer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de dfinir deux types de tarifs : des remises qui sont applicables une slection de clients et d'articles, des soldes et promotions qui sont uniquement applicables une slection darticles. Une remise en montant est applique autant de fois que la quantit darticles saisie dans une pice commerciale.

La remise est applique au prix de base de votre article ou la ligne de facturation.

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Cration et mise en place dun dossier

En version Evolution, il est possible de crer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut tre applique de deux faons :
sur la totalit dune tranche : la remise est calcule sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou la quantit de l'article. par tranches successives : la remise est calcule sur plusieurs tranches partir de la quantit ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond un calcul de remise.

Consultez le Manuel de rfrence, Menu Listes, Remises/promotions pour obtenir plus


de dtails

Les reprsentants Menu LISTES - commande REPRSENTANTS


Le terme Reprsentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fentre contient la liste des reprsentants identifis par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez partir de la liste des reprsentants CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER un reprsentant.

Consultez le Manuel de rfrence, Menu Listes, reprsentants pour obtenir tout le dtail
sur les reprsentants.

Les fournisseurs Menu LISTES - commande FOURNISSEURS


Identification du fournisseur
La premire partie de la fiche fournisseur comporte diffrents renseignements gnraux sur l'identit du fournisseur.

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Cration et mise en place dun dossier

Identification du fournisseur

Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du code Fournisseurs utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone codes bases.

1. Si ce paramtrage est effectu, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumrique (13 caractres maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur cr. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pice commerciale. Nanmoins, vous pourrez trs bien retrouver ce fournisseur par d'autres critres, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numro qui identifie gographiquement l'tablissement d'une entreprise. 4. Slectionnez la Famille laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catgoriser vos fournisseurs selon les critres de votre choix (par rgion, par type d'activit, etc.). Vous pouvez par la suite diter ou consulter diffrentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.

Informations financires
1. Dans la zone Crdit accord, vous affectez un crdit maximum autoris un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous prviendra lorsque ce crdit sera dpass. 2. Slectionnez ensuite l'aide de licne Liste le Mode de rglement.

Vous pouvez galement catgoriser votre fournisseur suivant des critres de Risque. Exemple Il est possible d'tablir une diffrence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqu. 3. Cochez la case Relev de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'dition des relevs de comptes.

Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accs l'adresse principale de facturation et l'option Toutes la totalit des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Slectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Prcisez ses coordonnes tlphoniques (Tlphone fixe, Portable), Fax, Tlex, son adresse lectronique, son adresse Internet.

Pour plus de dtails sur lajout des autres adresses et sur la dfinition dune adresse
principale, reportez-vous lAide de votre logiciel accessible par la touche <F1> .
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Cration et mise en place dun dossier

Le bouton [Vrifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vrifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fentre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinraire] permet d'afficher la fentre du chemin correspondant (itinraire de votre adresse celle de votre fournisseur).

Onglet Complment

Nature
Les lments de cet onglet sont ncessaires la gestion de la TVA. 1. Slectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). Slectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le mme pays si les articles ou prestations qui leur sont facturs sont dclars comme tant soumis la TVA dans le fichier Articles. Loption CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communaut Europenne. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays tranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pice commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe.

2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opration commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti TPF lorsque votre fournisseur est assujetti TPF.

Compta
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilit Ciel, un numro de compte (qui peut tre alphanumrique) est attribu chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilit (Ciel Compta ou Ciel Compta volution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.

Autres
4. Saisissez le taux de remise accord au fournisseur sur le total factur. 5. Cochez loption Fournisseur Divers sil sagit dun fournisseur occasionnel.

Gestion de la TVA
Mme si vous avez dclar tre soumis au rgime de TVA sur les encaissements dans les paramtres de facturation, vous pouvez dclarer, indpendamment, qu'un compte fournisseur est soumis la TVA sur les dbits. Dans ce cas, lors du transfert des critures en comptabilit, le compte de TVA utiliser s'adaptera automatiquement. Prcisez alors si vous tes soumis la TVA sur les dbits ou sur les encaissements.

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Cration et mise en place dun dossier

Affaire
Vous pouvez associer une affaire un fournisseur. Pour cela, slectionnez-la en cliquant sur licne . Ainsi, laffaire sera systmatiquement insre dans les nouvelles pices commerciales du fournisseur.

Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.

Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numro de compte ainsi que la Cl RIB.

Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevs d'Identit Bancaire (R.I.B.).

2. Saisissez dans cette zone les coordonnes postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Slectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.

Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spcifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.

Les familles darticles Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES


Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matriel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'tablir par la suite des tats et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez partir de la liste des familles darticles CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles darticles.

Consultez

le Manuel de rfrence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le dtail sur le mode de cration des familles darticles.

Les articles Menu LISTES - commande ARTICLES


Le terme Article fait rfrence des produits de ngoce, des produits fabriqus, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.).

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Cration et mise en place dun dossier

Identification de larticle
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des lments cls dans une gestion complte des achats et des ventes.

Vous n'avez pas accs aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calcules en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldes.

Le Code article est une zone alphanumrique (15 caractres maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article cr. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pice commerciale.

Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du code Articles utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone codes bases.

1. Si ce paramtrage est effectu, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.

Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseigne. 2. Saisissez le Libell de l'article. Si vous grez des article l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues trangres. 3. Prcisez la Famille laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critres de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqu si vous souhaitez tablir une diffrence entre certains articles : dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, ou d'une rupture de stock proche.

Tout comme pour les clients bloqus, vous pouvez paramtrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pice commerciale (menu DOSSIER - PARAMTRES FACTURATION - onglet saisies).
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Cration et mise en place dun dossier

Quantits en stock
Si vous souhaitez grer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, dcochez cette case. Le Stock rel est une zone numrique que vous ne pouvez renseigner qu' la cration d'un article. Le stock rel correspond la quantit exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calcul par le logiciel en fonction des entres et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock rel, vous devez effectuer : une entre de stock manuelle ou une rgulation de stock

Lorsque vous saisissez un stock de dpart, le logiciel gnre automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entres et sorties d'articles sont mmorises dans la base des mouvements de stocks.

Attention !
Le Stock thorique correspond la quantit en Stock rel moins la quantit en Stock client commande plus les Commandes fournisseurs. Le Stock mini vous permet d'diter par exemple les tats de rapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock rel est infrieur ce stock minimum). Le Stock maxi vous permet d'diter la liste des articles surstocks (article dont le stock rel est suprieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramtrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.

Onglet Prix Tarif


Cet onglet vous permet de paramtrer les lments ncessaires la gestion des prix. 1. Slectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par dfaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entrane la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchang). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de grer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entrane la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchang).

Le choix du mode de calcul permet aussi d'viter les diffrences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pices commerciales. Les lignes des pices commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accs seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
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Cration et mise en place dun dossier

2. Slectionnez le Taux de TVA appliqu l'article. 3. Slectionnez le Taux de TPF. Cette option ne saffiche que si vous grez la TPF ; option dfinie dans les paramtres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondr) est calcul automatiquement au fur et mesure des entres de stock. Cette zone est calcule selon la formule suivante : Dernier PAMP x Stock rel + Quantit entre en stock x Prix achat / Stock rel + Quantit entre. Prix d'achat HT La zone numrique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une socit de services, cette zone peut correspondre au cot de la prestation. Pour une socit industrielle, il peut s'agir du cot interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les socits de ngoce ou pour les dtaillants, il s'agira du prix d'achat factur par le fournisseur. A chaque nouvelle entre de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indique dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez slectionn l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqu, la saisie d'un prix de vente entranera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez slectionn l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalcul en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez slectionn l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC tout rond, le prix de vente HT est recalcul en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalcul.

Grille des tarifs


La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
Grer des tarifs par quantit : le prix de vente dpendra des quantits de la grille des

tarifs (quantit maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). Grer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 7) un client (les diffrents tarifs ayant t pralablement saisis dans la fiche article).

Ces deux possibilits peuvent tre utilises indpendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder vos clients.

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Cration et mise en place dun dossier

Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complment) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bnficie.

Exemple Un article peut tre vendu diffrents clients bnficiant chacun de conditions diffrentes. La fiche de cet article est compose de :
Code : Pentium II 400 Dsignation : Pentium II 400 Mhz Prix de vente Hors Taxes : 2313,72

Vous tes fabricant de matriel informatique et votre clientle se rpartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. Le particulier sera factur au prix de vente public, c'est--dire au prix de vente indiqu dans la fiche article. Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barme que vous aurez arbitrairement fix et qui pourra tenir compte de sa rapidit de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura gnr sur l'anne prcdente ou de tout autre critre sachant que de toute faon, il vous en achte une quantit suffisante sur l'anne pour bnficier de tel ou tel tarif. Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous prfrez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantit de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantit.

Saisie des tarifs


Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton .

Une nouvelle ligne s'insre dans la grille de tarifs.

Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantits et les tarifs, cochez le mode Visualisation.

2. Double-cliquez dans les colonnes pour accder la saisie. Vous pouvez vous dplacer d'une colonne l'autre avec la touche <Tabulation>. Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanment. 3. Saisissez la quantit puis les tarifs qui correspondent aux quantits. Vous pouvez saisir jusqu' 7 tarifs.
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Cration et mise en place dun dossier

Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantits. La colonne Qt correspond la quantit minimale ncessaire pour bnficier du tarif correspondant. Vous devez avoir prcis pralablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complment) qu'il bnficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantit, les prix devront tre saisis dans l'ordre dcroissant car les quantits doivent tre saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrle de cohrence sur les quantits saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.

Si le mode de calcul est dfini partir du HT, vous devrez saisir les diffrents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est dfini partir du TTC, vous devrez saisir les diffrents tarifs en TTC.

Onglet Dsignation
Cette zone est rserve la description dtaille de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrmenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la rcuprer depuis un scanneur ou appareil photo.

Onglet Complment
Informations complmentaires 1. La zone Code barre n'est renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gre le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vrifie la clef de contrle du code EAN13, cochez l'option Contrle et calcul de la cl EAN13 dans les PARAMTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramtres facturation, page 26. 2. Saisissez l'aide du triangle de slection la Marque de l'article, si l'article en possde une. 3. Si votre article est concern par la nouvelle norme DEEE : Dchets quipements lectriques et lectroniques, affectez-lui laide du bouton Liste, lco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de srie.

Nous vous conseillons de crer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernes pour y affecter les articles de substitution.

5. Indiquez la Catgorie de l'article. Vous pouvez slectionn une catgorie dans la liste prdfinie. 6. Slectionnez dans la liste droulante l'unit de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pices commerciales.
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Cration et mise en place dun dossier

7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complte (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pice commerciale pour un article de type Divers certains lments seront automatiquement repris dans les lignes de la pice commerciale. Ces lments sont : le code article les codes de TVA et TPF

8. Si l'article n'est plus utilis (article dmod, obsolte, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pice commerciale. 9. Si larticle est susceptible dtre publi sur internet, cochez loption Publiable sur le web. 10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de cration de l'article s'affiche. 11.Vous pouvez spcifier la catgorie de larticle. Conditionnement 12.Indiquez un Conditionnement de l'article la vente et l'achat.

Les zones Poids net, Poids brut et Quantit par colis sont facultatives. Elles apportent des prcisions supplmentaires sur l'article.

Onglet Nomenclature

Cet onglet n'est accessible que si vous avez coch l'option Grer les nomenclatures dans les paramtres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - FACTURATION Onglet Options - zone Nomenclatures).

Selon votre activit, vous pouvez tre amen grer vos articles d'aprs une structure particulire. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composs partir d'autres lments. Dans ces deux cas, vous tes amen grer des nomenclatures.

Consultez le Manuel de rfrence, Menu Listes, Articles pour obtenir tout le dtail sur
les nomenclatures.

Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Slectionnez le Code du fournisseur l'aide du bouton Liste 2. Saisissez la Rfrence de l'article attribue par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge ralise entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. .

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Cration et mise en place dun dossier

Onglet Comptabilit
1. Renseignez les diffrents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattach un article une famille d'articles dont les mmes zones de l'onglet Comptabilit ont t renseignes. 2. Prcisez un code Analytique si vous grez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.

Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complmentaires sur l'article.

Les clients Menu LISTES - commande CLIENTS


Le terme Client dsigne des personnes qui achtent rgulirement des services ou des produits dans un tablissement commercial. La liste des clients rpertorie tous les clients crs. Les clients sont identifis par leur code, leur nom, leur socit, leur numro de tlphone, le crdit dont ils disposent, etc., suivant le paramtrage des colonnes que vous dterminez. Vous pouvez partir de la liste des clients CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.

Identification du client
Le Code est une zone alphanumrique (13 caractres maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client cr. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pices commerciales.

Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du code Clients utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone Codes bases.

1. Si ce paramtrage est effectu, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numro de SIRET. Il s'agit du numro qui identifie gographiquement l'tablissement d'une entreprise. 3. Slectionnez l'aide de licne le code du Reprsentant.

4. Slectionnez la Famille laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critres (par rgion, par type d'activit, etc.). Vous pouvez par la suite diter ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.

Informations financires
1. Dans la zone Crdit accord, saisissez le montant du crdit allou au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crdit est dpass. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturs aux clients qui n'ont pas encore t rgls. Cette zone est mise jour lors de la validation des factures, des avoirs et la cration de rglements.

Le Crdit Disponible correspond la diffrence entre le crdit maximum autoris et l'encours. Cette zone est renseigne et mise jour par le programme.
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Cration et mise en place dun dossier

3. Slectionnez l'aide de licne Liste le mode de paiement. Vous pouvez galement classer le client suivant des critres de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catgories, slectionnez un critre de risque Faible, Moyen ou lev. Il est possible d'tablir une diffrence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqu. 4. Cochez la case Relev de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'dition des relevs de comptes.

Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accdez aux diffrents types d'adresses du client par les options suivantes :
Facturation : adresse principale de facturation. Livraison : adresse principale de livraison. Toutes : la totalit des adresses (principales et autres adresses aussi bien de factura-

tion que de livraison). 1. Slectionnez loption de votre choix pour renseigner ladresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de slection liste correspondante. vous permet de consulter la

4. Prcisez les coordonnes tlphoniques du client (Tlphone fixe, portable), Fax, Tlex, son adresse lectronique, son adresse Internet. 5. Cochez loption NPAI (Nhabite pas ladresse indique) si ladresse de facturation que vous avez nest plus correcte.

Pour plus de dtails sur lajout des autres adresses et sur la dfinition dune adresse
principale, reportez-vous lAide de votre logiciel accessible par la touche <F1> . Ce bouton permet d'afficher la fentre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fentre du chemin correspondant (itinraire de votre adresse celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vrifier l'exactitude de l'adresse.

Onglet Complment
Les lments de cet onglet sont ncessaires la gestion de la TVA, des tarifs, la dfinition dun compte comptable et dun code analytique pour le client slectionn, etc.

Nature
1. Slectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le mme pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturs sont dclars comme tant soumis la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communaut Europenne.
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Cration et mise en place dun dossier

2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numro d'immatriculation de TVA du client utilis lors d'une opration commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays tranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pice commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti TPF lorsque votre client est assujetti TPF.

Facture
5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un ventuel Taux de remise. Il correspond au taux accord ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pices commerciales.

Comptabilit
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilit Ciel, un numro de compte (qui peut tre alphanumrique) est attribu chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client cr. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilit (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.

Divers

Un code analytique est une combinaison alphanumrique pouvant tre affecte chaque compte de charge ou produit pour effectuer une dcomposition diffrente de celle des comptes comptables.

6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer.

Tarifs
7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantit), slectionnez le code tarif affect au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC.

Affaire
Vous pouvez associer une affaire un client. Pour cela, slectionnez-la en cliquant sur licne . Ainsi, laffaire sera systmatiquement insre dans les nouvelles pices commerciales du client.

Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.

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Cration et mise en place dun dossier

Onglet Banque

Les informations concernant lIdentification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevs d'Identit Bancaire (R.I.B.).

1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numro de compte, la Cl RIB. Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. Le code BIC est un identifiant gr par SWIFT. C'est le seul identifiant des tablissements financiers normaliss au niveau international. Toutes ces rfrences bancaires seront utilises lors de la gnration des remises magntiques.

2. Saisissez dans cette zone les coordonnes postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Slectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas o vous effectuez des prlvements magntiques, votre client vous a livr un mandat vous autorisant le dbiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la rfrence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier gnr lors des remises en banque.

Onglet Relance
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Voir Gestion avance des relances clients, page 102.

Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spcifiques sur le client.

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Cration et mise en place dun dossier

Les prospects Menu LISTES - commande PROSPECTS


Les prospects dsignent des clients potentiels auprs desquels les dmarcheurs font de la publicit. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'dition de mailing. La liste des prospects rpertorie tous les prospects crs. Ils sont identifis par leur code, leur nom, leur socit, leur numro de tlphone, leur adresse suivant le paramtrage des colonnes que vous dterminez. Vous pouvez CRER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.

Consultez le Manuel de rfrence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le dtail sur
la gestion des prospects.

Les affaires Menu LISTES - commande AFFAIRES


Les affaires permettent de raliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que dtablir une comparaison avec vos prvisions. Vous pouvez donc suivre votre activit plus facilement. Le principe consiste regrouper vos achats et ventes par catgorie et faire des prvisions. Exemple Vous voulez connatre tous les achats et ventes relatives un chantier. Il suffit de crer une affaire pour ce chantier et de laffecter aux pices commerciales affrentes.

Crez une affaire


1. Cliquez sur le bouton [Crer]. Dans la fentre qui saffiche, saisissez le Code et Libell de laffaire.

Le code par dfaut dfini dans les paramtres de numrotation (menu DOSSIER commande PARAMTRES - NUMROTATION) est repris et incrment chaque cration.

Longlet Synthse prsente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilit. 2. Dans longlet Objectifs, vous renseignez les prvisions des achats ou des ventes. Pour cela, slectionnez loption Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Priode de... les dates prendre en compte. 3. Dans la premire colonne, saisissez le chiffre daffaire prvisionnel atteindre sur le premier mois. 4. Procdez lidentique pour les autres mois de la priode slectionne. Les autres colonnes sont calcules automatiquement par le logiciel en fonction des pices commerciales valides pour cette affaire. Longlet Statistiques est renseign automatiquement en fonction des pices de vente ou dachat valides pour cette affaire. Pour les consulter, slectionnez loption Vente ou Achat puis indiquez la priode en prendre en compte. 5. Longlet Pices prsente le dtail des pices de vente ou dachat lies cette affaire. Slectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pices correspondantes.
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Cration et mise en place dun dossier

Longlet Stocks prsente le stock rel, disponible ou thorique des articles. Les lignes des stocks sont actualises en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de rception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. 6. Dans longlet Observations, saisissez ventuellement un commentaire. Une palette doutils de mise en forme du texte saffiche lorsque vous cliquez dans la zone. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pices commerciales cette affaire qui permettra de complter longlet Synthse.

Lancez les tats des affaires


Vous pouvez diter la fiche dune affaire, toute la liste des affaires, les objectifs dtaills ou cumuls par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, slectionnez la ou les affaires imprimer. 2. Cliquez sur lun des icnes . La fentre des tats relatifs une affaire souvre.

3. Slectionnez ltat que vous souhaitez diter. 4. Dcochez la case La slection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperu] ou [Imprimer].

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Saisie et traitements des pices commerciales

Saisie et traitements des pices commerciales

Saisissez les pices clients


Rappels
Vous venez de mettre en place tous les lments de bases ncessaires votre dossier. Vous tes maintenant prt saisir vos premires pices commerciales. Les pices commerciales se rpartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pices clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pices fournisseurs (menu ACHATS).
Pices de vente Pices dachat

Devis Commandes Bons de livraison (BL) Factures, Avoirs

Commandes Bons de rception (BR) Factures Avoirs

Les factures dacompte sont automatiquement gnres lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur.

Avant de commencer la saisie proprement dite, dfinissez vos besoins en matire de modle de pices commerciales. Vous pouvez concevoir entirement le dessin de vos pices l'aide de la commande TATS PARAMTRABLES du menu DOSSIER.

Un

manuel lectronique spcifique dcrit cette commande. Reportez-vous au

Gnrateur d'tats disponible partir du MANUEL DE RFRENCE depuis le menu AIDE.

Le dessin des pices commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez trs bien utiliser les modles existants par dfaut dans le logiciel.

Attention !
Les pices commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gres par le logiciel de la mme faon. De nombreuses zones sont communes aux diffrentes fentres. Des renvois vers le Manuel de rfrence et laide intgre au logiciel vous permettent dobtenir plus dinformations sur la saisie et les traitements des pices commerciales.

Les diffrents modes de saisie


Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pice commerciale de plusieurs faons : la saisie Document : saisie des informations directement dans la pice commerciale concerne. la saisie standard. laide de lassistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE).

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Saisie et traitements des pices commerciales

La saisie document
Uniquement pour les pices commerciales de vente Ce mode de saisie permet de prparer un devis, facturer un client, tablir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pice commerciale concerne. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des donnes sont matrialises par l'icne . Vous visualisez immdiatement le rsultat final de la pice commerciale. En effet, la pice commerciale que vous tes entrain de raliser possdera les mmes proprits que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).

Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.

Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pices clients.

Exemple : Extrait dun devis

Saisissez les informations directement dans la pice commerciale.

Fonctions disponibles dans le menu Contextuel


Vous pouvez partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines oprations : Modifier les colonnes, Insrer une ligne, une ligne blanche dans la pice commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, slectionner loption de Facturation en TTC, insrer ladresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc.

Fonctions disponibles dans la barre dactions

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Saisie et traitements des pices commerciales

Les boutons prsents en haut de la fentre varient selon le type de pice que vous crez. Dans tous les types de pices, vous pouvez : crer une autre pice commerciale tout en enregistrant la pice en cours, efface la pice commerciale en cours, lancer l'aperu avant impression ou imprimer la pice commerciale en cours, envoyer la pice par e-mail, naviguer dans les pice commerciales (dbut, prcdent, suivant, fin) et atteindre un lment, modifier le reprsentant, modifier l'affaire, ce bouton permet daffecter une affaire la pice. consulter le client. laide intgre - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations dtailles sur ce mode de saisie.

Consultez

Lassistant Top Facture Menu VENTES - commande TOP FACTURE


Cet assistant vous aide crer ou transfrer vos pices commerciales. Choisissez l'opration effectuer puis cliquez sur le bouton [OK].

Crez une pice commerciale

Si dans les prfrences de saisie des pices commerciales, vous avez souhait que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.

1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].

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Saisie et traitements des pices commerciales

2. Slectionnez la pice commerciale crer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Crer]. 3. Slectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous crez la pice puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fentre de saisie de la pice commerciale s'affiche. Elle dpend du mode de saisie slectionn. Renseignez toutes les zones ncessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Crez une pice commerciale client, page 50.

Transfrez une pice commerciale


1. Slectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pice(s) commerciale(s) transfrer.

Pour slectionner plusieurs pices vous devez maintenir la touche <Ctrl> de votre clavier enfonce.

2. Vous pouvez trier les pices commerciales afficher (toutes les pices, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Slectionnez la pice de destination. Si vous transfrez plusieurs pices en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert group puis validez en cliquant sur le bouton [OK].

Un transfert group vous permet de transfrer plusieurs pices en mme temps. Ce transfert gnrera une seule pice qui regroupera toutes les pices transfres.

Une fentre de confirmation s'affiche. Vous pouvez ce stade IMPRIMER, VALIDER la pice transfre ou IMPRIMER, VALIDER ou RGLER la nouvelle pice cre. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectu.Voir Transfrez une pice commerciale : gnralits, page 56.

Liste des pices clients Menu VENTES - commande PICES CLIENTS


Cette fentre regroupe toutes les pices commerciales de vente qui ont t saisies.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pices (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pices. Vous pouvez partir de la liste des pices clients, CRER, MODIFIER, SUPPRIMER une pice commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De mme, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pice ou le TRANSFERT en une autre pice.

Crez une pice commerciale client Menu VENTES - slectionner la commande

correspondant la pice commerciale

crer puis cliquez sur le bouton

Vous pouvez crer des pices commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 47 Si vous cliquez directement sur le bouton (Crer], un assistant vous aide crer votre pice commerciale. Si vous activez le menu droulant en cliquant sur le triangle de slection du bouton [Crer], vous pouvez slectionner la pice commerciale crer. A partir de la liste de la pice commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Crer]. La fentre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations ncessaires la cration de la pice commerciale. Vous pouvez crer une pice commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.

Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pice commerciale


1. Slectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez crer la pice commerciale. Gardez la souris enfonce. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfonce, glissez-les dans la pice voulue.

Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pices (devis, factures...)


Le principe est le mme mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous tablissez la pice.

L'entte de la pice commerciale


Vous devez renseigner les zones Informations pice, Informations client ou fournisseur et Mode de rglement. Informations pice

Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du Numro de la pice commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone codes pices.

1. Si ce paramtrage est effectu, le numro de la pice s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pice commerciale (date du jour par dfaut).
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Saisie et traitements des pices commerciales

La date de saisie de la pice doit correspondre la priode de saisie dfinie dans les paramtres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe.

Informations client ou fournisseur 2. Slectionnez l'aide de licne Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous tablissez la pice. Le nom de la socit est rappel.

Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pice commerciale si cette zone n'est pas renseigne. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accus de rception, si vous devez faire parvenir au client un accus de rception par e-mail. 4. Prcisez le Reprsentant charg de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions attribuer. 5. Si cette pice commerciale doit tre prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques dune affaire, slectionnez lAffaire concerne. 6. Indiquez une Rfrence pour cette pice commerciale. 7. Saisissez ventuellement une Remarque. Mode de rglement Le mode de rglement mmoris au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .

La zone Date Echance est automatiquement calcule par le programme en fonction de la date de la pice et du mode de rglement.

L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour slectionner le code de l'article.

Le libell saisi lors de la cration de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier.
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Saisie et traitements des pices commerciales

2. Indiquez la Quantit de l'article command. Dans le cas o vous avez dfini des calculs sur les quantits, cliquez sur licne et choisissez le calcul appliquer.

Vous pouvez saisir une facture ngative. Pour cela, vous devez prciser une quantit ngative.

Si vous avez activ lalerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMTRES - FACTURATION) et quune remise peut tre applique, un message vous demande de confirmer soit aprs la slection de larticle soit aprs la saisie de la quantit. Une remise en montant est applique autant de fois que la quantit darticles saisie. Par contre, les remises en tranches sappliquent suivant le montant total de la ligne (quantit PU HT ou TTC).

Le Prix Unitaire HT propos correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone nest accessible que si vous avez slectionn l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de mme pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone nest accessible que si vous avez coch l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez dfini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numrique facultative. Le taux de remise saisi est attribu l'article et entrane le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calcul par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilit lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez slectionn dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : Fixer le prix de vente HT, Fixer le coefficient de marge, Fixer le prix de vente TTC.

Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifies dans la pice peuvent tre reportes dans la fiche de larticle. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de larticle et slectionnez la commande METTRE JOUR LARTICLE. Les informations qui peuvent tre actualises sont les suivantes : la dsignation longue, le dpt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantit par colis, lunit.

Les lignes de sous-total


Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situes au-dessus et calculent le sous-total. Par dfaut, les colonnes Quantit et Montant total TTC sont calcules. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs totaliser. Slectionner les colonnes totaliser 1. Cliquez sur la flche du bouton [Sous-total] et slectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fentre qui s'affiche, cochez les colonnes prendre en compte dans le calcul du sous-total.
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Saisie et traitements des pices commerciales

3. Cliquez sur le bouton [OK]. La slection des colonnes est mmorise et sera reprise la prochaine cration d'une pice commerciale de vente. Insrer une ligne de sous-total Une fois que vous avez dfini les lments calculer, vous pouvez insrer les lignes dans la pice commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insre. 2. Cliquez sur les flches situes droite de la fentre afin de bien positionner la ligne de sous-total aprs toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitul, modifier la prsentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opration si vous avez besoin d'insrer plusieurs lignes de sous-total.

Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les tats.

L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pice commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accorde au client ou fournisseur, diffre du taux de remise attribu ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramtr par dfaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calcul. Lescompte correspond lattribution d'une remise financire accorde pour paiement immdiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalcul partir du taux que vous avez paramtr dans les paramtres de facturation (menu DOSSIER - PARAMTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajout directement au Solde d. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilis indique le total des rglements encaisss. 4. Cochez la case Ne pas rintgrer les articles en stock pour ne pas rtablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajouts au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes verss pour la pice. La zone Rgl affiche le total des rglements perus pour la pice. Cliquez sur le bouton Liste ments. pour consulter le dtail des acomptes ou des rgle-

6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spcifier si le devis est envoyer, en cours, a t accept, refus etc. Slectionnez dans la liste droulante un statut.
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Saisie et traitements des pices commerciales

Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantit sont automatiquement renseignes en fonction des lments saisis dans l'onglet Lignes de la pice commerciale client ou fournisseur.

L'onglet Infos tiers Socit et Adresse


Le nom de la socit du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indique. Vous pouvez la modifier. 1. Pour dterminer l'adresse qui sera affiche, cliquez sur licne situe la fin de la zone Socit. La fentre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison prendre en compte dans la pice. Ce bouton permet d'afficher la fentre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fentre du chemin correspondant via internet. Forme juridique Slectionnez dans la liste droulante la forme juridique de la socit (SARL, SA, etc.).Contact 2. Slectionnez le contact de votre client dans la liste droulante. Nature Les lments de la zone Nature sont ncessaires la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affect un code tarif au client (fiche Client - onglet Complment), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 3. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en slectionnant un code tarif dans le liste droulante. Crdit disponible Le montant du crdit disponible est rappel au bas de la fentre.

L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complmentaires concernant la pice commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparatront pas sur le document final.

Modifiez une pice commerciale client


1. Pour modifier une pice commerciale, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le

bouton

. La fentre de la pice commerciale slectionne s'affiche.

2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Supprimez une pice commerciale client


1. Pour supprimer une pice commerciale client, slectionnez-la dans la liste puis cli-

quez sur le bouton

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].

Consultez laperu ou imprimer une pice commerciale

Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pice commerciale slectionne. 1. Si vous souhaitez visualiser la pice commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le

bouton

La pice commerciale saffichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modle dclar par dfaut dans les tats paramtrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis TATS PARAMTRABLES).

2. Une fentre affiche l'aperu avant impression. Utilisez le bouton menu droulant pour imprimer tout ou partie de la pice commerciale.

et son

Validez une pice commerciale


1. Pour valider une pice commerciale de vente, slectionnez-la et cliquez sur le bouton

. 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien droule. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pice valide, vous pouvez la rgler et l'imprimer.

Consquences de la validation
Bons de livraison/ bons de rception La validation entrane la mise jour des statistiques, du stock et des quantits livres dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).

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Saisie et traitements des pices commerciales

Factures La validation conditionne la mise jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue dun bon de livraison.

Attention !
Une facture valide ne peut plus tre modifie. En revanche, vous pouvez la rditer. Vous pouvez valider une facture qui na pas t dite. Cette opration est risque, car si, lors de limpression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pice (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis crer une facture). Seules les factures valides seront prises en compte lors de la gnration du journal comptable. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : les avoirs pour rectification derreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre daffaires du client et le chiffre d'affaires de larticle seront modifis, mais non les stocks, les avoirs pour rectification derreur sur quantit. Dans ce cas, il est ncessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant.

Transfrez une pice commerciale : gnralits


Pour viter une double saisie, le logiciel vous permet de transfrer directement une pice commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de rception) en une autre pice commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pice commerciale...). Pour transfrer une pice commerciale : Cliquez directement sur le bouton [Transfrer] de la liste de la pice commerciale (vente ou achat). Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez la pice commerciale que vous souhaitez gnrer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectu. Sil sagit dune pice de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide transfrer votre pice commerciale.Voir Lassistant Top Facture, page 48. Vous pouvez transfrer une pice commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.

Exemple : Transfrer un devis en facture 1. Slectionnez le devis transfrer. 2. Gardez la souris enfonce. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfonce, glissez-le devis dans la fentre Liste des factures.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Transfrez une pice commerciale de vente


Pice dorigine Transferts possibles en :

Devis Bon de livraison (BL) Commande Facture

Commande, Facture Facture Bon de Facture Avoir livraison, BL Livrable,

Transfrez une pice d'achat


Pice dorigine Transferts possibles en :

Commande Bon de rception (BR) Facture

Bon de rception, Facture Facture Avoir

1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RGLEMENT de la pice transfre ou de la pice commerciale cre. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a t effectu et qu'une nouvelle pice a t gnre.

Les traitements
Les traitements possibles sur la pice d'origine et sur la pice de destination varient en fonction du type de pice. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pice d'origine.
Pice dorigine Vous pouvez :

Devis Bon de livraison Commande Facture Bon de rception

Imprimer le devis Imprimer, valider le bon de livraison Imprimer la commande Valider, imprimer, rgler la facture Imprimer, rception valider le bon de

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Saisie et traitements des pices commerciales

Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pice de destination.


Pice de destination Vous pouvez :

Bon de livraison Commande Facture Avoir Bon de rception

Valider, imprimer le bon de livraison Imprimer la commande Valider, imprimer, rgler la facture Valider, imprimer l'avoir Imprimer, rception valider le bon de

Pour plus dinformations sur le transfert dune pice commerciale, reportez-vous aux
traitements spcifiques chaque pice commerciale dtaills dans le Manuel de rfrence disponible depuis le menu AIDE.

Les options supplmentaires


Certains traitements sont accessible partir de la barre dactions de la liste des pices clients. Ils vous permettent de : Dupliquer une pice. Considrer non-comptabilise. Ouvrir le client, le reprsentant, larticle.

Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pice, des traitements supplmentaires peuvent tre disponibles (valider ou transfrer la pice, saisir ou annuler un acompte, gnrer un abonnement, facture irrcouvrable...).

Dupliquez une pice


Cette commande vous permet de dupliquer la pice commerciale slectionne. Un message vous informe qu'une nouvelle pice a t gnre.

Considrez non-comptabilise
Ce traitement comptabilise. vous permet de "dcomptabiliser" une pice commerciale dj

Cette opration tant irrversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pice a bien t dfinie comme non-comptabilise.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Les options daffichage de la liste Ces options sont accessibles par le bouton
Afficher le dtail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fentre, les lignes de dtail de la pice commerciale ainsi que les lments spcifiques aux chances (date d'chance, type d'chance, mode de rglement, montant chance etc.) .

Afficher laperu
Cette option permet de visualiser, droite de la liste, l'aperu de la pice slectionne. L'aperu s'affiche droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperu, slectionnez nouveau cette option. La coche place devant n'apparat plus.

Affiner la slection
Cette option permet d'afficher des options supplmentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la slection, une zone supplmentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pices : de tous les clients ou dun client en particulier que vous slectionnez soit laide de licne dappel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client prcdent et le client suivant, en fonction dune priode, que vous indiquez dans les zones Priode du ... au, en fonction de critres de tri des pices commerciales, que vous slectionnez dans le menu droulant.

Envoyez une pice par e-mail


Cette commande vous permet de faire parvenir une pice commerciale au client via la messagerie lectronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir pralablement install une messagerie lectronique sur votre ordinateur et un modem.

Envoyez une pice commerciale par mail suite sa cration

1. A la fin de la cration de la pice commerciale, cliquez sur le bouton

Aprs quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pice est insr dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail dfinie pour le client auquel est adress la pice est propose comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est dfinie, la zone reste vide. Vous devez saisir ladresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez lhabitude.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Envoyez une pice commerciale par mail partir de la liste des pices
1. Dans la liste des pices, slectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail dfinie pour le client auquel est adress la pice est propose comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est dfinie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement la fin du traitement et vous devrez alors saisir ladresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pr-dfini (uniquement les pices commerciales clients). Si vous laissez <Utiliser les prfrences>, le logiciel utilisera l'tat dfini dans les prfrences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, dcochez l'option L'objet et le message utiliss seront ceux dfinis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modle de document ventuellement choisi est joint votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez lhabitude. pice jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton

Les factures dacompte Menu VENTES - commande PICES CLIENTS - FACTURES DACOMPTE
Un acompte est un rglement partiel valoir sur le montant total d'une somme payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite dduit du solde d.

Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement gnre.

Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'mettre une facture pour les acomptes perus (loi NRE). Vous pouvez partir de cette fentre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Les rglements Menu VENTES commande RGLEMENTS


Cette liste regroupe tous les rglements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez partir de la liste des rglements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les rglements, la fois pour les factures mais galement les avoirs. Elle prsente les mmes particularits de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.

Saisissez un rglement

Menu VENTES - commande RGLEMENTS - bouton

Cette commande vous permet d'effectuer un rglement pour une ou plusieurs pices clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en slectionnant dans la liste des factures, la

facture que vous souhaitez rgler puis en cliquant sur le bouton

Informations rglements

Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du numro du Rglement utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone Codes pices - Clients ou Fournisseurs.

Si ce paramtrage est effectu, le numro de la pice s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'mission du rglement (date du jour par dfaut).

La date de saisie du rglement doit correspondre la priode de saisie dfinie dans les paramtres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMTRES - FACTURATION onglet paramtres).

Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'chance du rglement. L'icne affiche le calendrier. L'icne spciales (date du jour, date de travail). affiche une liste droulante de dates

3. Slectionnez le Client l'aide de licne . Le mode de Rglement attribu au client lors de sa cration ainsi que son libell s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de rglement. 4. Saisissez une ventuelle Rfrence pour le rglement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un rglement par chque, vous pouvez noter le numro de chque. Pour un rglement par carte bancaire, inscrivez le numro de carte bancaire.
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Saisie et traitements des pices commerciales

5. Si le mode de paiement est de type Prlvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prlvement SEPA, il vous est possible dajouter un texte de 140 caractres maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prlvement. Pour cela, cliquez sur le bouton sions. . Une zone de texte saffiche, et vous pouvez alors saisir vos prci-

La zone de texte nest pas limite en nombre de caractres. Lors de la remise du prlvement, le texte sera cependant tronqu 140 caractres. Pour que cette option relative au prlvement SEPA soit active, vous devez avoir au pralable coch comme magntique le mode de paiement Prlvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.

Montant
1. Si vous avez activ la commande RGLER depuis la liste des factures, le montant du rglement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme rgler dans la zone Mt rglement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du rglement peut concerner plusieurs factures.

Si vous enregistrez un rglement ngatif, vous devez saisir un montant ngatif.


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Saisie et traitements des pices commerciales

2. L'cart de rglement s'affiche dans la zone Reste ventiler. Exemple Vous saisissez le rglement d'une facture dont le montant est de 150 . Vous saisissez 151 dans la zone Montant rglement. L'cart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Gnrer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le rglement est gnr sans tre affect une facture. 4. Lorsque vous accordez une rduction un client pour paiement anticip ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond l'attribution d'une remise financire accorde pour paiement immdiat. Exemple Vous avez effectu une facture au client Martin de 152 TTC en mentionnant sur la facture Escompte de 2 % pour paiement anticip. Le client Martin vous rgle par anticipation, soit 149 TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du rglement de cette facture indiquer 149 dans la zone Mt rglement et 3 dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez prciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone).

Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'tablissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du rglement de cette facture dans la mesure o, ce dernier a dj t dduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxime fois l'escompte, votre rglement comportera un cart de rglement.

Si le montant du rglement est infrieur au montant des factures slectionnes...


Dans ce cas, le logiciel vous signale l'cart et vous propose d'effectuer certaines oprations.
Rglement partiel : la facture est rgle partiellement et comporte un solde d diffrent de 0. Si plusieurs factures ont t slectionnes, le logiciel rgle les factures jusqu' ce que le montant du rglement soit atteint en commenant par la premire de la liste. La facture rgle partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau rglement dont le montant devra tre gal au solde d. Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement rgles et le montant manquant sera ventil en pertes et profits (charges ou produits financiers).

Si le montant du rglement est suprieur au montant des factures slectionnes...


Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop peru et vous propose d'effectuer certaines oprations.
Solder

La (ou les) facture(s) seront totalement rgles et le trop peru sera ventil en pertes et profits (charges ou produits financiers).
Gnrer un avoir

La (ou les) facture(s) seront rgle(s), le montant restant ventiler est transform en avoir et reste donc disponible pour rgler une prochaine facture.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Le programme vous informe de l'origine du rglement (numro + montant) et propose le numro d'avoir qui suit le dernier cr. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le rglement.

chances factures et avoir valids non rgls


Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs valids non rgls. 1. Slectionnez la ou les factures rgler. En effet, le rglement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne rgler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. Le bouton [Tout rgler] vous permet de slectionner toutes les pices rgler. Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes slectionnes s'affiche cliquez sur le bouton [Tout rgler] tout en conservant la touche <Shift> de votre clavier enfonce.

2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pice commerciale slectionne.

Rglez une facture laide de plusieurs avoirs


Vous pouvez rgler une facture client ou fournisseur l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera dduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des rglements (menu VENTES/ACHATS - commande RGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Crer]. 2. Slectionnez le client concern. Les avoirs valids apparaissent dans la zone chances valids et avoirs valids non rgls. 3. Double-cliquez sur la facture rgler ainsi que les avoirs auxquels sera dduit le montant du rglement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du rglement de la facture en fonction des avoirs utiliss. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fentre, dans le pied du rglement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Modifiez un rglement
1. Pour modifier un rglement, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fentre Rglement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].

Supprimez un rglement
Les rglements qui ne sont plus utiliss peuvent tre supprims tout moment. Pour supprimer un rglement, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a t effectue.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Rglement impay Liste des rglements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAY


Cette commande vous permet de rendre un rglement impay, l'exception des rglements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impay et une ventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impay, prcisez si vous souhaitez bloquer le client.

Toutes les factures associes un rglement impay sont logiquement dsoldes et peuvent faire l'objet d'un nouveau rglement.

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Saisie et traitements des pices commerciales

Saisissez les pices fournisseurs


Les pices commerciales dAchats (commandes, bons de rception, factures, avoirs, rglements) sont gres par le logiciel de la mme faon que les pices de Ventes : seule la dnomination de certaines zones diffre. Vous pouvez, comme pour les pices de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pices fournisseurs de la chane commerciale.

Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour crer des pices commerciales dachat. la rubrique Pices fournisseurs de laide intgre (touche F1) pour obtenir tous les dtails sur le fonctionnement des diffrentes commandes du menu ACHATS et les traitements associs.

Reportez-vous

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Saisie et traitements des pices commerciales

Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
La gestion de production vous permet de grer les nomenclatures articles et le rapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez crer des ordres de fabrication : assemblage dsassemblage annulation d'assemblage.

L'assemblage vous permet de fabriquer un article compos en runissant plusieurs articles composants. Le dsassemblage consiste dcomposer un article pralablement assembl. Les assemblages tant mmoriss, vous pouvez tout moment annuler un assemblage et ainsi rtablir les stocks initiaux. La fonctionnalit COMMANDES FOURNISSEURS permet de rapprovisionner les articles dun assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont gnrs automatiquement.

Attention !
Seuls les articles dfinis par un code fournisseur sont pris en compte.

A la fin dun assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour diter ltat correspondant.
rfrence accessible depuis le menu AIDE.

Pour plus de dtails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de

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Saisie et traitements des pices commerciales

Commandes des articles en rupture


Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Cette fonctionnalit vous permet de gnrer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de rapprovisionner les articles en rupture de stock.

Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Un assistant va vous permettre de paramtrer vos commandes travers 3 tapes.

Pour passer dune tape lautre, cliquez sur le bouton

Vous devez choisir, dans la premire tape, les articles pour lesquels un bon de commande sera gnr. 1. Slectionnez lune des options suivantes :
Tous les articles : lapplication intgrera tous les articles en rupture de stock. Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la

famille slectionne. Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur slectionn seront traits.

2. Dans la seconde tape, choisissez le type de stock (rel, thorique, disponible) partir duquel sera dtermin le rapprovisionnement. 3. Slectionnez le niveau du stock :
Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est ngatif seront

pris en compte.
Stock < Quantit min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infrieur au stock minimum seront pris en compte.

4. Dans la troisime tape, slectionnez loption qui permettra de dfinir la quantit darticles commander. Vous avez le choix entre commander un nombre darticles suffisant pour : remettre le stock zro ou, remettre le stock la quantit minimale ou, remettre le stock la quantit maximale.

5. Pour imprimer les bons de commandes ds aprs leur cration, cochez loption Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez loption Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email doivent tre renseignes dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la gnration des bons de commandes.

Un message vous informe que les pices fournisseurs ont t cres. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS commande COMMANDES).
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Les tats

Les tats

Principes gnraux
Les diffrents types dtats
Les tats peuvent tre regroups de la faon suivante :

Les tats articles


Ciel Gestion commerciale vous permet dobtenir des tats spcifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.

Les tats clients et fournisseurs


Les tats et traitements suivants sont ddis essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livres, chancier, volution des ventes, encours clients, etc.

Les tats analyses


Ces tats vous permettant deffectuer une analyse et un suivi prcis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, rpartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi prcis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Pralablement l'impression de n'importe quel type d'dition, vous devez vrifier et modifier, si besoin est, certains paramtrages ncessaires l'impression.

Limprimante
Configurez une imprimante
Le paramtrage des imprimantes utilises pour imprimer les documents, listes et tats avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit tre effectu au niveau du systme d'exploitation Windows en slectionnant le menu DMARRER, puis les commandes PARAMTRES et IMPRIMANTES.

Consultez le manuel de votre systme d'exploitation Windows pour plus de dtails.


Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par dfaut l'imprimante dclare dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont relies votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser.

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Les tats

Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fentre Mise en page s'affiche en fin de procdure.

Slectionnez l'imprimante qui sera utilis par dfaut dans votre logiciel Ciel.

Configurez votre imprimante


Le paramtrage des imprimantes utilises pour imprimer les documents, listes et tats avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit tre effectu au niveau du systme d'exploitation Windows en slectionnant respectivement les menus DMARRER, PARAMTRES et IMPRIMANTES.

Consultez le manuel de votre systme d'exploitation Windows pour plus de dtails. La liste des tats disponibles
Au lancement dun tat, plusieurs tats peuvent tre disponibles. Dans ce cas une fentre semblable celle ci-dessous souvre.
Types de sorties.

Pour ne plus afficher le commentaire et laperu de ltat slectionn, dcochez cette case. Liste des tats.

Aperu de ltat slectionn

Commentaire sur ltat. Pour agrandir laperu, glissez le curseur vers la droite. 71

Les tats

Les tats articles


Inventaire des articles Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES
Cet tat vous permet de connatre le stock rel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix dachat moyen pondr).

Seuls les articles pour lesquels vous avez coch la zone Gestion de stock dans la fiche article apparatront dans cet inventaire.

1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie. La fentre de paramtrage saffiche :

Loption Dtail par dpt nest que disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution.

2. Slectionnez les articles concerns. Vous pouvez slectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la prsentation souhaite : en liste trie par code article ou dcoupe par famille d'articles. 4. Si vous cochez la case Colonne Quantit physique, le logiciel dite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une dition papier, les quantits comptabilises lors de l'inventaire. 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur le bouton [OK].

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Les tats

Par la suite, vous pourrez effectuer la rgulation automatique des soldes via la commande RGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La rgulation des stocks, page 89.

Catalogue des articles Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES


Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destin aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez le type de catalogue imprimer : clients ou vendeurs. 3. Slectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associs une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la prsentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spcifier une grille de tarifs particulire. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu' 7 tarifs par article ; ils correspondent ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les lments du paramtrage de l'tat, cochez la case Impression des critres de slection. 7. Si vous avez accompagn la dsignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de l'tat de ltat.

Nomenclature des articles Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES


Cet tat permet l'dition de la nomenclature des articles composs et de leurs composants. L'tat peut tre ralis pour tous les articles ou pour une famille d'articles.

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Les tats

Capacit de fabrication Menu ETATS - commande CAPACIT DE FABRICATION


Cet tat permet de connatre, en fonction des stocks rels, la quantit assemblable ou commercialisable des articles de type compos. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composs. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage saffiche

Loption Dtail par dpt nest disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution.

L'tat peut tre ralis pour tous les articles de type compos ou pour une famille d'articles composs. 2. Dterminez si cette dition va tre trie par code article compos ou dcoupe par famille d'articles composs. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de l'tat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Les tats

Les tats clients fournisseurs


Portefeuille des commandes Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES
Cet tat vous permet d'diter les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantits ont t livres et celles pour lesquelles des reliquats doivent tre solds. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez le type de commandes prendre en compte : vous pouvez diter le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldes ou non soldes. 3. Choisissez un critre de tri. Vous pouvez diter par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez diter l'tat pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. 5. Prcisez les articles inclure dans l'dition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille). 6. Vous pouvez dfinir ou non un critre de date prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut tre obtenu en prenant en compte : la date de cration de la commande : correspond la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. la date de livraison prcise dans l'en-tte : correspond la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. la date de livraison de chaque ligne de dtails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de dtails dans la colonne Date livraison. sans tenir compte des dates

7. Indiquez une priode de dates dans les zones Du... au. 8. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de ltat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Les tats

Commandes non livres Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRES


Cet tat permet d'diter les commandes non livres clients ou fournisseurs. Cette dition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

2. La fentre de paramtrage saffiche.

3. Slectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un dtail de l'dition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs ldition peut tre dtaille par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposes. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de ltat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Les tats

Relev de comptes Menu ETATS - commande RELEV DE COMPTES


Le relev de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs solds ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relev de factures. Cette dition peut servir la fois d'indicateur interne pour suivre les factures encaisser et peut tre galement envoye priodiquement (en gnral tous les mois) chaque client, en tant que relev de factures payer. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez le ou les client(s). Vous pouvez slectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case cocher Relev de comptes dans l'en tte des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est coche, les factures et avoirs valids du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relev. Si elle n'est pas coche et que vous souhaitez que les factures et avoirs valids des autres clients figurent nanmoins sur le relev, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Prcisez les factures qui vont figurer sur le relev : Uniquement les factures encaisser ou toutes les factures. 5. Indiquez si vous voulez diter votre relev de comptes en fonction de : la date de cration de la pice : correspond la date saisie dans la zone Date de la pice. la date d'chance de la pice : correspond la date saisie dans l'onglet Dates chances de la pice.

6. Slectionnez la priode prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de cration ou aux dates dchances de la facture). 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de ltat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Les tats

Echancier Menu ETATS - commande CHANCIER


L'chancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classes par date d'chance. Le suivi des chances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une anne complte, les chances des factures.

Ces tats vous permettent de grer prcisment votre trsorerie prvisionnelle. Seules les factures valides apparatront dans l'tat. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage saffiche :

2. Slectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'chancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaisses. 4. Saisissez la date d'chance qui correspond la date de rfrence des critures inclure dans l'tat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.
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Les tats

Evolution des ventes Menu ETATS - commande VOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS
Cet tat vous permet de suivre l'volution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates conscutifs, selon : le chiffre d'affaires, la quantit vendue, la marge sur le PAMP, ou la marge sur le prix d'achat.

1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez les articles ou clients concerns. Vous pouvez slectionner un article/ client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation oprer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs prendre en compte (chiffre d'affaires, quantit vendue, marge ralise sur PAMP (Prix dachat moyen pondr) ou marge ralise sur PA (Prix dachat) et le format souhait (valeur, % ou les 2). 5. Slectionnez la prsentation souhaite : Par famille article/client ou Par article/client et tri par famille article/client. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de l'tat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

Lettre de pnalits de retard Menu ETATS - commande LETTRE DE PNALITS DE RETARD


Cette commande permet d'diter, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pnalits de retard calcules selon le taux lgal d'indemnit de paiement indiqu dans l'onglet Divers des PARAMTRES FACTURATION. Voir Paramtres facturation, page 26. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage saffiche.


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Les tats

2. Slectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pnalits de retard. 3. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

Encours Clients Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS


La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez chacun de vos client. L'tat Encours clients permet de contrler la position de ces encours.Voir Informations financires, page 39

Relance client Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT


Attention !
Cet tat est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millsime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances seffectuent laide dun traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe Gestion avance des relances clients, page 102. La relance client est galement disponible dans la liste des clients (menu LISTES commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Options], commande RELANCE.

Relance avec infos de pnalit de retard


Cet tat permet d'diter une relance avec la liste des factures dues et chues et le rappel des conditions des pnalits de retard.

Relance client
Cette commande permet d'diter des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Slectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'chance de la lettre de change. Une lettre de change rcapitulative sera galement imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs valids dont le solde d est suprieur zro et dont la date d'chance est infrieure ou gale la date de travail.
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Les tats

Relance client expert


La Relance client Expert ncessite un paramtrage plus avanc. 1. Slectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Slection des factures : la date d'chance des factures non rgles le nombre de jours de dpassement le mode de rglement.

4. Slectionnez le montant en fonction du crdit disponible ou du solde d. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'chance de la lettre de change. Une lettre de change rcapitulative sera galement imprimer.

Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs valids, non solds et chus une date donne suivant un montant.

Mailing LISTE DES CLIENTS - bouton [Options] - Mailing


Cette commande permet de paramtrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congs annuels, etc.). 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

2. La fentre de paramtrage de ltat saffiche. Vous devez prciser pour certains tats la priode. Indiquez pour cela lintervalle de dates prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de ltat. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Les tats

Les tats analyses


Etats rcapitulatifs TVA et TPF Menu ETATS - commande ETATS RCAPITULATIFS
Cette commande permet d'diter l'tat rcapitulatif TVA et l'tat rcapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez galement le total des ventes HT et TTC, le dtail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Slectionnez l'tat rcapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperu]. 3. Vous pouvez diter l'tat pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'tat choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces tats sont par dfaut crs partir des factures et avoirs valids. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non valids en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critre de date pour la slection des factures et avoirs. Votre tat rcapitulatif peut tre obtenu en fonction de : la date de cration de la pice : correspond la date saisie dans la zone Date de la pice. la date d'chance de la pice : correspond la date saisie dans l'onglet Dates chances de la pice.

7. Slectionnez le mois prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Analyseur commercial ventes Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES


Ces tats vous permettent d'effectuer un suivi commercial prcis. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

2. La fentre de paramtrage saffiche. Renseignez les informations ncessaires.

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Les tats

Analyseur commercial
Cette commande s'apparente un journal commercial des ventes. Elle contient le dtail des factures et avoirs valids. L'tat que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez gnrer les donnes d'une priode prcise. Saisissez alors la priode prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pices, par clients, par articles, etc. De mme, vous pouvez dterminer un sous-total (sous-totaux par pices, par familles clients, etc). 3. Cochez la case Plus de critres si vous souhaitez afficher un autre type de pices. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de slection qui apparat droite de la zone Des pices de type. Vous pouvez slectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non valids, etc. 5. Pour que le dtail de chaque ligne apparaisse sur l'dition, cochez la case Afficher le dtail des lignes. Le bouton [Valeurs par dfaut] permet de rtablir les critres dfinis par dfaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Graphiques des ventes


1. Vous pouvez gnrer les donnes d'une priode prcise. Saisissez alors la priode prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pices, par clients, par articles, etc. 3. Cochez la case Plus de critres si vous souhaitez afficher un autre type de pices. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de slection qui apparat droite de la zone Des pices de type. Vous pouvez slectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non valids, etc. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Ventes par dpartement


Cet tat affiche les ventes par dpartement sous forme de graphique.

Ventes par mois


Cet tat affiche les ventes par mois sous forme de graphique.

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Les tats

Statistiques Menu DIVERS - commande STATISTIQUES


Certaines statistiques sont directement disponibles partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent tre reprsentes graphiquement ou dites. Les statistiques suivantes sont calcules en fonction des pices de vente ou d'achat valides et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et reprsentants. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fentre] : pour obtenir directement la fentre de paramtrage de l'tat [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou reprsentants prendre en compte. 3. Spcifiez le type de prsentation de l'dition. 4. Slectionnez ensuite les dates prendre en compte. les dates d'exercice les dates de priode (prdfinies dans les paramtres de facturation).

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques reprsentants possdent les mmes critres avec deux options supplmentaires : elles peuvent tre calcules en fonction des factures et avoirs valids ou des factures rgles ; le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge ralise sur le Prix dachat moyen pondr ou de la marge ralise sur le Prix dachat.

Objectifs Menu DIVERS - commande OBJECTIFS


Ces tats permettent d'obtenir un rcapitulatif des objectifs que vous grez : partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ;

partir du bouton

des fiches Familles d'articles.

Pour chaque catgorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumuls ou dtaills.

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Les tats

1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs au bas de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [E-mail] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage saffiche. 2. Slectionnez les lments prendre en compte. 3. Choisissez la prsentation de l'tat (Tri). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramtrage de l'tat.

Rpartition par famille Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES


Ces tats affichent sous forme de tableau ou de graphique la rpartition des articles, clients ou fournisseurs par famille.

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Traitements de fin danne

Traitements de fin danne

Lassistant Top Clture


Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLTURE
L'assistant TOP CLTURE vous permet de prparer et effectuer les oprations de fin d'anne. Ainsi, vous clturer votre dossier en toute scurit.

Pour passer dune tape lautre, cliquez sur le bouton

La premire tape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos donnes.

1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fentre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est termine. Vous revenez l'assistant Top Clture. 2. Dans l'tape Mode assist, cliquez sur les icnes correspondant aux traitements effectuer avant de lancer la clture. Les traitements suivants sont proposs : diter les objectifs Voir Objectifs, page 84. diter les statistiques Voir Statistiques, page 84. raliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 72. lancer la rgulation des stocks Voir La rgulation des stocks, page 89. gnrer le journal comptable Voir Le journal comptable, page 88. modifier les paramtres de facturation Voir Paramtres facturation, page 26.

3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer].

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Traitements de fin danne

Le journal comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Au
pralable, vous devez avoir fixer les prfrences de gnration des critures (logiciel destinataire, vrifications des critures, etc). Pour plus de dtails sur les options de transfert des critures comptables, reportez-vous au chapitre Les Prfrences dans la partie Prsentation gnrale du manuel de rfrence, disponible depuis le menu AIDE. .

Pour passer dune tape lautre, cliquez sur le bouton

Slection des pices


1. Indiquez dans cette tape la priode et les pices commerciales prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pices d'achat et de vente concernes. 2. Vous pouvez Inclure les pices qui ont dj t comptabilises en cochant la case correspondante.

Options denregistrement
3. Slectionnez les comptes centraliser. La centralisation permet de regrouper les critures de plusieurs factures d'un mme mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est gnralement utilise pour cumuler des critures sur un mme compte afin d'viter un trop grand nombre de lignes comptables.

Quand la pice commerciale se compose de plusieurs articles avec le mme compte comptable, le regroupement est automatiquement ralise lors de la gnration du journal comptable.

Exemple Trois factures ont t saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectes au compte client divers 4110001. Lors de la gnration du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, deux lignes TVA et les lignes articles.

4. Vous pouvez obtenir le dtail des chances par client ou fournisseur.

Validation du paramtrage
5. C'est partir de cette fentre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lanc, une fentre de prvisualisation des critures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
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Traitements de fin danne

La rgulation des stocks


Menu TRAITEMENTS - commande RGULATION DES STOCKS
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vrifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilise dans le cas des saisies dinventaire.

Prparation de l'inventaire Avant d'effectuer une rgulation

de stock, vous pouvez procder un tat de l'inventaire des articles. Cet tat peut vous servir de support papier pour le contrle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilis manuellement dans la colonne rserve au pointage.Voir Inventaire des articles, page 72.

Saisie du stock physique La commande RGULATION

DES STOCKS ne vous permet pas de crer ou modifier un article : seule la quantit physique de chaque stock pourra et devra tre renseigne.

1. En mode Mode saisie code article, slectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilis dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fentre Rgulation des stocks contient les informations suivantes (renseigne pour la plupart, sur chaque fiche article) :
Stock physique dpt : correspond au stock de pointage : c'est la seule colonne modi-

fiable.
Ecart stock dpt : il correspond au stock rel moins le stock physique. Stock thorique dpt : il correspond la quantit en stock rel moins la quantit en commande client plus la quantit en commande fournisseur. Stock mini dpt : seuil minimum du stock paramtr dans chaque fiche article. Stock maximum dpt : seuil maximum du stock paramtr dans chaque fiche article. Stock rel dpt : correspond au stock rel avant inventaire.

4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dpt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dpt est mise jour. Si la quantit physique est infrieure au stock rel, l'cart sera ngatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectues, cliquez sur le bouton [Lancer la rgulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opration, le fichier de stock est modifi de faon irrversible. 6. Vous pouvez diter l'tat en cliquant sur le bouton [Gnration de ltat]. Cet tat correspond la transcription exacte des informations contenues dans la liste RGULATION DES STOCKS.

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Traitements de fin danne

Purge des pices commerciales (Norme DGFiP)


Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
Conformment la nouvelle rglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les donnes ayant permis dtablir les documents lgaux.

Attention ! L'archivage des donnes est obligatoire. En effet, pour une traabilit complte des donnes, la Direction Gnrale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des donnes.
La purge permet de dtruire des pices commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les oprations que vous devez effectuer.

Pour passer dune tape lautre, cliquez sur le bouton

1. La premire tape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de dfinir les critres prendre en compte. Vous pouvez slectionner :
une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pices commerciales

dont la date est antrieure celle indique. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icne du calendrier ou des dates spciales .

une slection de pices : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pices slectionnes.

Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour slectionner les pices purger.

Date limite de purge


Si vous avez auparavant choisi loption Date de limite de purge, vous allez choisir les pices commerciales prendre en compte dans les tapes qui suivent. 2. L'tape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pices commerciales de vente ainsi que les rglements clients purger. 3. Dans l'tape 3, cochez les pices commerciales d'achat ainsi que les rglements fournisseurs. Vous pouvez galement purger les mouvements de stocks.

Slection de pices

La fentre de slection ne propose que les pices valides. Les rglements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgs avec la facture d'acompte.

4. Si vous avez pralablement choisi loption Une slection de pices, slectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pices commerciales de vente (pices clients) purger. 5. Slectionnez galement les pices commerciales d'achat purger. 6. Slectionnez ensuite les rglements clients puis les rglements fournisseurs purger.
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Traitements de fin danne

Pour slectionner plusieurs pices, maintenez la touche <Ctrl> de votre clavier enfonce.

Archivage des donnes


Quel que soit les critres de slection que vous avez fait, cette tape vous est propose. En effet, elle est obligatoire, vos pices commerciales devant tre conserves. Cette tape de l'assistant vous permet darchiver directement tous les documents commerciaux lgaux et obligatoires. Il vous est indiqu le chemin du rpertoire dans lequel seront archivs ces documents. 7. Cliquez sur le titre correspondant au document des pices clients archiver puis faites de mme pour les pices fournisseurs.

Une fois le traitement termin, une coche verte apparat.

Sauvegarde et purge des pices


La purge est une opration irrversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde.

8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton

9. Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. 10.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectu votre sauvegarde, un message vous propose de : sier et lancer la purge. garde pralable. Si vous choisissez la deuxime option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 11.Une fentre s'affiche. Elle vous informe que l'opration s'est bien droule. Vous y retrouvez le dtail des pices purges. : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauve: cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dos-

Aprs une purge d'une ou de plusieurs pices commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis jour. En effet, ces donnes sont calcules en fonction des pices de vente ou d'achat valides.

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Traitements de fin danne

Historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES


L'archivage de vos pices est une rglementation de la DGFiP (Direction Gnrale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives rcapitule toutes les archives que vous avez gnres et vous pouvez les consulter.

Pour plus de dtails, reportez-vous au Manuel de rfrence accessible depuis le menu


AIDE.

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Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

La sauvegarde
Cette procdure a pour but d'effectuer la sauvegarde des donnes d'un dossier vers une autre unit de stockage. Il est IMPERATIF de procder priodiquement une sauvegarde de vos donnes. Cette opration est essentielle : en effet, une dfaillance de votre disque dur, un arrt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'excution ou encore une suppression malencontreuse des donnes peuvent arriver tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de rcuprer vos donnes.

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE


1. Connectez votre support de sauvegarde lordinateur (cl USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu droulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
Zip : la copie de votre dossier est ralise au format Zip (format compress). Fichier : la copie de votre dossier est ralise l'identique de l'original. e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera ralise distance sur Internet

avec Ciel e-Sauvegarde. et choisissez le rpertoire ou le 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton volume sur lequel sera stocke la copie de votre dossier. 4. Prcisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilis comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est coche par dfaut. Ainsi, dans le cas o deux sauvegardes possdent le mme nom, un message de confirmation vous est propos. Les deux dernires options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos donnes annexes (prfrences, modles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fentre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramtres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRFRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.

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Gestion des dossiers

La restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION
Lorsqu'un problme survient sur votre dossier, il vous suffit de rcuprer les donnes prcdemment sauvegardes.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un rpertoire ou support diffrent de celui utilis habituellement.

1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fentre prsente ci-dessous.

2. Choisissez votre Mode de restauration l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
Remplacer les donnes actuelles par les donnes sauvegardes : Si vous choisissez

cette option, le programme remplacera les donnes et les prfrences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. Restaurer une copie du dossier sauvegard : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegard vers l'emplacement que vous choisirez. Mode avanc : Slectionnez Mode avanc si vous souhaitez choisir les informations restaurer. Vous pouvez restaurer vos donnes ou vos prfrences ou les deux.

Par dfaut, votre logiciel slectionne l'option Remplacer les donnes actuelles par les donnes sauvegardes.

3. Une fois le Mode de restauration slectionn, cliquez sur le bouton [Suivant].

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Gestion des dossiers

La fentre suivante s'affiche.

4. Dans cette fentre vous devez spcifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous dsirez restaurer. Par dfaut, le logiciel slectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernire sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouv correspond celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider rechercher votre dossier sauvegard. Une fois celui-ci slectionn, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient la fentre prcdente et affiche l'emplacement du fichier sauvegard, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernire tape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].

Les points de restauration


Pour des raisons de scurit, Ciel Gestion commerciale peut raliser des points de restauration, cest dire des sauvegardes en fonction de paramtres que vous aurez pralablement dfinis.

Attention !
Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opration obligatoire que vous devez raliser priodiquement.

Pour

plus de dtails sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les Prfrences et les Utilitaires dans la partie Prsentation gnrale du manuel de rfrence, accessible dans le menu AIDE.

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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

La gestion des stocks multi-dpts


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des diffrents dpts de votre entreprise (entrepts, boutiques, sige social, etc.).

Enregistrez vos diffrents dpts Menu LISTES - commande DPTS - bouton [Crer].
Le dpt principal figure par dfaut dans tous les dossiers que vous crez mais celui-ci peut tre modifi si besoin. Vous pouvez paramtrer une incrmentation automatique du code Dpts utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMTRES - NUMROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramtrage est effectu, le code du dpt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumrique (13 caractres maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dpt cr. 2. Indiquez le Libell complet du dpt ainsi que ses coordonnes postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les diffrentes zones concernant le responsable du dpt et un commentaire ventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.

Affectez un article un dpt


Les diffrents dpts de stockage de l'article sont indiqus dans la fiche Article onglet Dpt.

Si vous saisissez plusieurs dpts pour un mme article, un des dpts doit tre dclar en dpt favori. , le Dpt favori de l'article. Il s'agit du dpt

1. Slectionnez l'aide du bouton Liste principal utilis lors de la facturation.

2. Saisissez dans la colonne Stock rel, le nombre d'articles stocks dans le dpt favori puis dans les autres dpts. C'est partir de ces diffrents dpts que le choix sera possible si la quantit de l'article factur est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dpt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Rapprovisionnez vos dpts


La saisie de pices commerciales fournisseurs vous permet de rapprovisionner vos stocks par dpt. Aprs avoir dfini un dpt par dfaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complment), vous pouvez passer l'enregistrement de vos pices fournisseurs par dpt. Lors de la saisie d'une pice fournisseur, le dpt par dfaut est celui auquel est rattach le fournisseur slectionn.
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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Pour dfinir un autre dpt que celui indiqu dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dpt de la pice commerciale et slectionnez l'aide du bouton Liste le dpt concern.

Grez les variations de stocks


Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantit en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dpt spcifi, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : utiliser l'article de substitution, si celui-ci a t dfini dans la fiche article (onglet Complment), effectuer un transfert de dpt dpt, utiliser un autre dpt dont la quantit en stock de l'article est suffisante, lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article compos.

Mouvements de stocks manuels et automatiques


En saisie automatique...
Les mouvements de stocks gnrs automatiquement lors de la validation de pices commerciales prennent en compte le dpt affect lors de l'enregistrement de la pice. Aucune modification n'est possible ce stade; seul un transfert de dpt peut tre envisag pour une modification de mouvements de stock.

En saisie manuelle...
La cration d'une entre ou sortie de stock s'effectue par dfaut sur le dpt dfini dans la fiche article concerne. Vous pouvez modifier ce dpt si vous le souhaitez. Dans la fentre de cration d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Crer]. Dans la fentre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dpt et slectionnez l'aide du bouton le dpt souhait.

Analysez vos dpts


Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilit d'obtenir vos tats par dpt. Toutes les ditions lies aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidpts, savoir : les articles par dpt, le suivi des stocks l'inventaire des articles la capacit de fabrication.

Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dpts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dpts s'affichent est respect.

Pour plus de dtail concernant les dpts, la gestion des stocks multi-dpts, les tats
relatifs la gestion multi-dpts, reportez-vous au Manuel de rfrence lectronique accessible depuis le menu AIDE.
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La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature


Si vous commercialisez des produits composs (chaque article compos est issu de plusieurs articles composants), vous tes donc amen grer des nomenclatures multiniveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du compos est lui-mme un compos. Aprs avoir cr des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Aprs avoir saisi les 3 fiches articles, vous crez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les lments de la Solution ainsi que deux logiciels complmentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les lments suivants : Solution, Ciel Prospects, Ciel Business Plan. indique que cet article est compos de

Dans la colonne Composants, le symbole plusieurs lments. Dans cet exemple, l'article ART0001

est un article compos. ou activez la

Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole commande DPLOYER ou TOUT DPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).

La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des lments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de dsassemblage ou d'annulation d'assemblage.

Pour

plus de dtails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de rfrence accessible depuis le menu Aide.

Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

La relation client
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT


La fonction Relations Client vous permet de grer vos relations client comme un agenda partir duquel vous enregistrez vos tches effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel tlphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tches enregistres partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.

Pour plus de dtail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de rfrence


accessible depuis le menu AIDE.

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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Gestion avance des relances clients


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

Paramtrage

Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - FACTURATION


Longlet Relances permet de choisir les lettres utiliser par dfaut lors du traitement des relances clients. Il vous est propos des modles de lettres pr-paramtrs adapts chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modles de lettres ou en crer de nouvelles par la commande TATS PARAMTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre utiliser par dfaut.

Relance

Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE


Cette commande permet de grer les relances par niveaux ainsi que d'diter des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.

Lors de la saisie de vos pices commerciales, vous devez renseigner la zone Date
Echance.

Les relances peuvent tre effectues sur trois niveaux. Si vous avez dfini dans les paramtres facturation les lettres utiliser par dfaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent gauche de la fentre. Dans le niveau Non sold, vous trouverez les pices relances trois fois et toujours non rgles. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est dite mais aussi le niveau de relance est incrment pour les pices choisies.

Pour plus de dtails, reportez-vous au Manuel de rfrence accessible par le menu AIDE.
Rcapitulatif des relances par client

Menu LISTES - commande CLIENTS


Longlet Relances de la fiche client prsente les relances ralises ou ignores pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libell, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pice non rgle (numro, date, date dchance, solde d). Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. Cochez la case Inclure les lignes soldes pour afficher les relances ralises sur des pices qui ont t rgles par le client.

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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Liste des ordres de production


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION


Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fentre lancer la cration d'un assemblage, dsassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 67. 1. Pour consulter un ordre de production, slectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez diter l'tat Ordre de production disponible en cliquant sur lune des icnes suivantes .

. Dans la zone Vous pouvez afficher affiner la slection en cliquant sur le bouton supplmentaire qui s'affiche en haut de la fentre, indiquez alors une priode prendre en compte.

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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Les factures dabonnement


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS


Cette commande vous permet de gnrer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est dire des factures rptitives et intervalle de temps rgulier (loyer). La gnration d'un abonnement implique la gnration d'une mme facture pour une priode donne.

Crez un abonnement La cration d'un abonnement

client ou fournisseur s'effectue partir d'une facture courante valide slectionne dans la liste des factures.

1. Slectionnez la facture partir de laquelle vous souhaitez gnrer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libell de la facture dabonnement. Le code de la facture de rfrence est automatiquement indiqu. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Slectionnez l'aide de l'icne calendrier ou de l'icne de dates spciales, les dates de dbut (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Priodicit. Un abonnement peut tre gnr toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Gnration, la date de la dernire facture enregistre et celle de la prochaine facture gnrer sont rappeles. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la gnration de labonnement, slectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Gnrer les factures].

Gnrez les factures dabonnement


7. Cochez lune des options proposes :
Jusqu'au : les factures seront gnres jusqu'a la date indique dans la zone de droite La prochaine facture : les factures seront gnres en fonction de la date de la dernire

facture.
Toutes les factures jusqu la fin de labonnement : toutes les factures seront gnres en

fonction des dates de dbut et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures gnres si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement gnres. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la gnration des factures d'abonnement s'est bien droule.

Pour plus de dtail concernant les factures dabonnement, reportez-vous au Manuel de


rfrence lectronique accessible depuis le menu AIDE.
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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Les factures multi-chances


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

menu VENTES/ACHATS - onglet chance de la pice commerciale en cours


Si vous grez des pices commerciales multi-chances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-chances de la fentre de la pice commerciale - Onglet chances. Cette option vous permet de gnrer par la suite un chancier pour la pice commerciale.

Ajoutez une chance manuellement


1. Pour ajouter une chance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insre dans la liste. 2. Slectionnez la date d'chance et le mode de rglement puis saisissez le montant de l'chance. Le libell ainsi que le solde d s'affichent automatiquement. Vous pouvez spcifier des montants d'chances diffrents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].

Gnrez une ou plusieurs chances automatiquement


1. Pour gnrer automatiquement une ou plusieurs chance(s), cliquez sur le bouton [Gnrer chances]. 2. Indiquez les informations ncessaires : le nombre d'chances le mode de rglement la date initiale de l'chance (date de base). Le libell s'affiche automatiquement dans la zone Echances.

Licne vous permet de modifier votre date d'chance et le bouton [Dtails] affiche le dtail (date, montant, etc.) des chances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Pour plus de dtails concernant les factures multi-chances, reportez-vous au Manuel


de rfrence accessible depuis le menu AIDE.

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Les fonctionnalits de Ciel Gestion Commerciale volution

Les infos perso


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

menu LISTES - commande INFOS PERSO


menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS Les infos perso vous permettent de personnaliser les fentres de saisie (socit, fournisseurs, clients, articles, pices clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparatront dans les fentres de saisie dans un onglet intitul Infos Perso et dans les tats paramtrables.

Crez une rubrique utilisateur


1. Slectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fentre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Crer]. La fentre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez prciser le nombre de caractres autoriss. 4. Validez la cration de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].

Pour plus de dtails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de


rfrence accessible depuis le menu AIDE.

La gestion des socits


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Avec Ciel Gestion commerciale volution, vous pouvez grer plus de 5 socits. Pour chaque socit grer vous devez crer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de crer votre dossier.

Administration avance des utilisateurs


Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution

Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avanc]


Pour une gestion plus complte des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avanc dans Ciel Gestion commerciale volution. Pour y accder, cliquez sur le bouton [Mode avanc] de la fentre Contrle daccs au dossier.
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Index
A
Achats pices fournisseurs 66 Affaires 43 Afficher dtail 59 Afficher menus dcouverte/standard 19 Archivage 91 historique 92 Articles 32 catalogue 73 inventaire 72 nomenclatures articles multi-niveaux 100 Assistant clture de dossier 87 cration de dossier 22 saisie de pices 48 Avoirs 46

D
Dpts 98 gestion du stock multi-dpts 98 Devis / Pro forma 46 Documentation 7 Dossier crer 22 paramtres 25 Rcuprer 24 restaurer 95 sauvegarder 94

E
Echancier 78 Escompte 53 Etats analyses 82 articles 72 clients fournisseurs 75 rcapitulatifs TVA et TPF 82

B
Besoin daide 20 Bons de livraison 46 Bons de rception 46

F
Factures 46 dabonnement 104 dacompte 60 multi-chances 105 Familles articles 32 Fin dexercice 87 Fournisseurs 29

C
Clients 39 encours 80 relation client 101 Commandes 46 Commandes articles 68 Crer un article 32 un client 39 un fournisseur 29 une nomenclature article 38

G
Gestion de production 67 liste des ordres 103

107

I
Impressions imprimante 70 types 70 Imprimante choisir 70 configurer 70, 71 Imprimer catalogue des articles 73 commandes non livres 76 chancier des factures 78 encours clients 80 tats rcapitulatifs 82 volution des ventes 79 inventaire des articles 72 lettre de pnalits de retard 79 mailing 81 nomenclature des articles 73 portefeuille des commandes 75 relance 80 relev de comptes 77 Intuiciel 14 Inventaire 72

P
Paramtres banque principale 26 comptabilit 25 facturation 26 numrotation 26 socit 25 Pices commerciales assistant Top facture 48 clients 49 crer 50 dcomptabiliser 58 envoyer par e-mail 59 fournisseurs 66 saisie document (ventes) 47 valider 55 Points de restauration 96 Portefeuille des commandes 75 Prospects 43

R
Rapprovisionner articles 68 Rglements 61 Rgulation des stocks 89 Relance client 80, 102 Relation client 101 Relev de comptes 77 Remise commerciale 52, 53 Reprsentants 29 Restaurer un dossier 95 Rupture de stock commande 68

L
Lettre de pnalits de retard 79

M
Mailing 81 Modes de rglement 28

O
Objectifs 84 Ordre de production 103

S
Saisie Document 47 Sauvegarder un dossier 94 Solder 63 Statistiques 84 Stocks 89

108

T
Tarifs grille de tarifs 35 par famille 28 Top facture 48 TPF 28 Transfrer une pice commerciale 56 Trouvtoo 19 TVA 27 non perue 28

V
Valider une pice commerciale 55 Ventes saisie document 47

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