Guia de Desarrollo de Un Proyecto de Access

Fundamentos de Bases de Datos en Access
GUIA DE DESARROLLO DE UN PROYECTO DE ACCESS

PROBLEMA
Se desea sistematizar una tienda de venta de zapatos, para lo cual se realizara un bases de datos que permita almacenar el stock de productos, los proveedores, los clientes, las facturas, asi como las entradas y salidas de productos. Lo primero que debemos acer es determinar las entidades que participaran en esta base, que dar!n ori"en a las respectivas tablas. Para iniciar creemos una base de datos d!ndole el nombre zapateria.mdbx, como se aprecia en la fi"ura#
$ ora debemos crear las tablas que permitan almacenar todos los procesos de la venta de los art%culos de calzado y zapateria#
CREAR LAS TABLAS

Para crear las tablas es recomendable realizarlo en modo dise&o, para lo cual iniciaremos creando las primeras tablas. Tabla Articulo: en esta tabla es indispensable definir re"las de validaci'n para el stockminimo, stockma(imo y sockactual, definiendo que las mismas no deben ser menores de ).
1|UFPS
Tabla Proveedor:
Tabla Cliente:
Tabla Factura:
*|UFPS

Tabla Detallefactura:
RELACIONES ENTRE TABLAS

Se deben crear las relaciones entre tablas, para lo cual se debe comenzar aciendo clic en Herramientas de bases de datos>Crear relaciones
Se deben a"re"ar las tablas y "enerar las respectivas relaciones#
+|UFPS
-espues de a"re"adas las tablas debemos a"re"ar las respectivas relaciones entre tablas, para lo cual debemos tener en cuenta el definir la inte"ridad referencial y los modos de actualizaci'n y borrado.
.l resultado final de las tablas con las relaciones debe ser como el que se muestra en la fi"ura si"uiente#
,|UFPS
-espu0s de creadas las tablas y relaciones debemos continuar al si"uiente paso, crear los formularios que nos permitiesen in"resar la informaci'n a las tablas.
CREAR FORMULARIOS
Procederemos a crear los formularios en un respectivo orden, iniciando por el formulario de administraci'n de proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic en Crear>Formulario#
$l acer clic, se "enerara un formulario que muestra la informaci'n de los proveedores, como se muestra en la fi"ura#
/|UFPS
2omo la tabla proveedor tiene relaci'n directa con la tabla art%culos, se "enera un panel que muestra todos los art%culos que corresponden a ese proveedor. Nota: no olvidemos "uardar el formulario, as% como todos aquellos elementos de la base de datos que vamos aciendo. 3amos a modificar el formulario, lo primero ser! ir a vista dise&o, como se muestra#
1|UFPS
$ ora vamos a modificar el lo"otipo por uno mas acorde a nuestra empresa, aciendo clic en lo"otipo. 5ambien podemos modificar el color del fondo, asi como el titulo del encabezado. 6ecordemos que tenemos un panel de propiedades con diversas pesta&as que nos permite modificar nuestros elementos.$qu% podemos cambiar valores se"7n el ob8eto, pero al"unos que se destacan son tama&o de la fuente, color y tipo, etc. .l resultado del encabezado asta el momento puede ser como el que se muestra a continuaci'n, pero falta a"re"ar al"unos botones#
4|UFPS
3amos a se"uir modificando el formulario en la parte del detalle, cambiando los nombres de los label de los campos. .l si"uiente paso es a"re"ar los botones que nos permiten realizar diversas operaciones como a"re"ar nuevo re"istro, buscar re"istro, etc. Para a"re"ar un bot'n nuevo ay que acer clic en para poder desple"ar la ventana que permite seleccionar la operaci'n del bot'n#
2ada una de las opciones permite realizar varias operaciones, por a ora para este bot'n buscaremos la opci'n de Buscar registro, lue"o damos clic en si"uiente. Lue"o deberemos esco"er si mostraremos te(to en el bot'n o una ima"en.
9|UFPS
Para terminar damos clic en finalizar y el resultado ser! el mostrado en la ima"en del formulario.
.ste formulario muestra el bot'n de buscar y las modificaciones en los label de los campos. .n este caso la funcionalidad del bot'n buscar permite consultar informaci'n del campo seleccionado, para que retorne el re"istro basado en la condici'n propuesta#
:|UFPS
Los botones son importantes porque nos permiten manipular los formularios, en este caso la b7squeda del re"istro. Pero para este caso faltan al"unos botones como re"istrar, eliminar, etc. .l resultado final sera el si"uiente#
2omo se puede observar, los botones pueden ser ubicados en distintos lu"ares. $ ora procederemos a crear el formulario de $rticulos, y aqu% conoceremos un elemento nuevo. .l proceso es el mismo, donde se podr! "enerar el formulario que se observa en la fi"ura#
1) | U F P S
2omo se observa en la ima"en, cada articulo tiene un proveedor asi"nado, y abr%a que di"itar el c'di"o del proveedor. .n este caso es mas sencillo para el usuario el seleccionar un nombre de proveedor de un cuadro desple"able. Un cuadro desple"able es un elemento que permite seleccionar un campo de un con8unto de valores. Crear combo desplegable Para crear un combo desple"able en este caso, debemos seleccionar el campo de codproveedor y cambiar el tipo a 2uadro combinado#
11 | U F P S

-espues de cambiar el tipo debemos seleccionar la propiedad de Origen de la fila, donde se podr! seleccionar la tabla o realizar un consulta aciendo clic en el bot'n de , que me permitir! realizar una consulta con los datos necesarios para car"ar el combo desple"able. $lli se encuentra una columna dependiente que definir! el campo que se desea almacenar al momento de seleccionar.
Si por al"una raz'n se desea seleccionar la informaci'n de una consulta se puede "enerar aciendo clic en el bot'n . .sto inicia el "enerador de consulta, donde podremos realizar una consulta seleccionando los campos que vamos a utilizar en un orden especifico, primero lo que deseamos mostrar y lue"o el codi"o que "uardaremos. .n este caso primero sera el nombre del proveedor y lue"o el codi"o del proveedor, lue"o damos clic en Cerrar, lo que nos muestra un cuadro de dialo"o pre"untando si deseamos "uardar la consulta. -espues de "uardar la consulta seleccionamos el campo dependiente, que en este caso sera la columna *, lo cual me muestra el nombre del proveedor, pero me almacena el codi"o del mismo.
La fi"ura muestra el resultado anterior, donde se puede seleccionar el proveedor. $ ora vamos a se"uir editando el formulario. .l resultado final ser! el si"uiente#
1* | U F P S
$ca colocamos el panel izquierdo en facturaci'n, cuando no se puedan mover, se debe acer bot'n derec o y acer clic en diseo >quitar diseo. Podemos crear el formulario para la facturaci'n#
1+ | U F P S
2omo se puede ver en esta ima"en, los clientes deben ser seleccionados y se presentan ocasiones en las que no se encuentra re"istrado el mismo, por lo tanto podemos asociar el formulario de re"istro de clientes, para eso seleccionamos el combo y en la propiedad Formulario de Edicion de Elementos de Lista seleccionamos el formulario cliente, eso me "enera un bot'n nuevo en el combo que al ser presionado abre el formulario#
-espu0s de tener todos los formatos es recomendable crear un formulario principal, que permita vincular a todos los formularios, para lo cual creamos un formulario en Formulario en Blanco. .n este formulario se deben a"re"ar los botones para poder abrir los formularios de 2lientes, Proveedores, $rt%culos y Facturaci'n, as% como el de cerrar la aplicaci'n.
1, | U F P S
$ partir de aca se debe comenzar a traba8ar en los reportes y las consultas.
CREAR INFORMES
Procederemos a crear los informes en un respectivo orden, iniciando por el informe de todos los proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic en Crear>Informes#
.ste es un formulario "en0rico que podremos ir modificando, accediendo al mismo en vista dise&o, para lo cual podremos se"uir modificando el reporte, cambiando el valor de las etiquetas y dem!s elementos. .l resultado final del reporte debe ser el que se muestra en la ima"en#
1/ | U F P S

Lo mismo se puede acer con las otras tablas para poder "enerar los reportes#
Para poder realizar el informe de art%culos es necesario incluir no solo la tabla art%culos, sino adem!s la tabla proveedores, ya que nos interesa colocar el nombre del proveedor en frente del articulo. Para esto utilizaremos el $sistente de ;nformes#
.sto nos desple"ara el asistente, el cual lo primero que pide son los campos que deseo mostrar#
11 | U F P S

-e all% debo seleccionar las tablas art%culos y proveedor, para se"uir a"re"ando los respectivos campos, el resultado debe ser el que se muestra en la fi"ura#
Lue"o de acer clic en si"uiente, se muestra la parte del asistente que permite seleccionar la forma de a"rupaci'n de los re"istros, en este caso puede ser por articulo o por proveedor#
14 | U F P S

.n esta ocasi'n recomiendo seleccionar por art%culo, para que no se realice nin"una a"rupaci'n, lue"o acemos clic en si"uiente. Se"uido de esto se debe seleccionar un campo para el orden#
Lue"o debe seleccionar la distribucin y el estilo dando clic en siguiente asta lle"ar a la ventana final#
19 | U F P S

$veri"uar que es la distribuci'n y que son los estilos en el asistente de informes, que diferencias ay y c'mo influyen en el informe. $l acer clic en Finalizar le dar! la vista previa del informe, el resultado del informe es el mostrado a continuaci'n#
.ste reporte puede ser modificado en vista dise&o, para me8orarlo, cambiando el orden de los campos, los tama&os, etc. Para eso deben cerrar la vista preliminar y acer clic en vista dise&o, el resultado final podr%a ser el visto en la fi"ura#
.ste informe es al"o sencillo, pero a ora vamos a crear un informe que represente una factura de venta, para lo cual deber%amos realizar primero una consulta.
CREAR CONSULTAS
Procederemos a crear una consulta que nos permita mostrar la informaci'n necesaria para poder mostrar los datos de la factura, aunque ay varias formas de crear consultas, en esta ocasi'n usaremos la vista de dise&o, para lo cual aremos clic en Crear>Dise o de consulta#
1: | U F P S

.sto desplie"a una ventana que permite adicionar las tablas, as% como mostrar propiedades de campos y dem!s#
Lo primero en esta ventana es adicionar las tablas aciendo clic sobre cada una de ellas, en este mismo espacio se pueden adicionar consultas, para este caso adicionaremos las tablas art%culo, cliente, detallefactura y proveedor.
*) | U F P S
.l resultado final de la consulta es el mostrado en la fi"ura, donde se pueden encontrar las tablas y en la parte inferior los campos que fueron seleccionados para la consulta. -eba8o de numfactura, en la parte de criterio aparece !nfactura", esto indica que se pedir! un par!metro, es decir que al momento de e8ecutar la consulta saldr! un cuadro desple"able solicitando un valor o que se debe pasar un valor desde el formulario que llame la consulta.
*1 | U F P S

<o olvidemos "uardar la consulta, porque esta ser! usada para crear la factura, en esta ocasi'n la llamaremos consultafactura.
CREAR INFORME A PARTIR DE CONSULTAS FACTURA

$ ora procedemos a crear un nuevo informe usando el asistente, pero en esta ocasi'n utilizaremos la consulta, despu0s de pasar por el asistente nos queda el si"uiente resultado#
<o se ve realmente como una factura, asi que procedemos a modificarla en vista dise&o. .stando en vista dise&o, si queremos modificar libremente el informe, debemos quitar el dise&o como se muestra en la fi"ura#
** | U F P S

-espues de aber quitado el dise&o, procedemos a modificar el informe para convertirlo a un dise&o parecido al si"uiente#
2omo se puede observar se a reacomodado los diversos campos, se adicionaron elementos y nuevas etiquetas. =ay un proceso importante y es el de obtener el valor de la cantidad por el precio unitario. Opc!"# $ % Ed!&a#do la co#s'l&a Para esto seleccionamos la consulta y le damos ver vista dise&o, y lue"o seleccionamos para ver vista S>L.
*+ | U F P S

2omo se observa en la fi"ura, el resultado final es mostrar la consulta en S>L, la cual debe ser modificada a"re"ando una sentencia de multiplicaci'n al final, como se observa en la l%nea resaltada# SELECT factura.numfactura, factura.fecha, cliente.nombre, cliente.direccion, detallefactura.codarticulo, articulo.descri cion, detallefactura.!alor, detallefactura.cantidad , detallefactura.valor*detallefactura.cantidad AS total F"O# $cliente %&&E" 'O%& factura O& cliente.idcliente(factura.idcliente) %&&E" 'O%& $articulo %&&E" 'O%& detallefactura O& articulo.codarticulo(detallefactura.codarticulo) O& factura.numfactura(detallefactura.numfactura *+E"E $$$factura.numfactura)(,nfactura-)). .sto adiciona un campo que lleva la multiplicaci'n de las unidades por el valor individual, de i"ual forma si quisi0ramos traba8ar con el ;3$ lo podr%amos acer ac!. Lue"o ese campo es llevado al formulario. Para finalizar vamos al formulario y a"re"amos un nuevo campo de te(to y le damos en propiedades como ori"en el campo total de la consulta#
Opc!"# ( % M'l&!pl!ca#do campos e# el )orm'lar!o 2omo se observa en la si"uiente fi"ura, cada campo tiene un nombre, en este caso el campo seleccionado se llama valorunit. .ste campo sirve para acer referencia al ob8eto y puede ser utilizado para realizar operaciones. .n este caso se tomo el campo valor y el campo cantidad para multiplicarlo. Para eso se deben buscar los nombres de los campos.
*, | U F P S
Se a"re"a un nuevo campo como se observa en la fi"ura#
$ este nuevo campo se le a"re"a en ori"en de control el valor !valorunit"#!Te$to%&", porque esos son los nombres de los campos que tienen el precio unitario y las unidades, de esta forma se obtiene el total al frente de cada fila. 2ualquiera de las dos es una forma para poder a"re"ar el campo de multiplicaci'n. Agregar campos de &o&al!*ar )ac&'ra Para a"re"ar un campo totalizador de la factura se deben acer dos cosas, primero a"re"ar nuevamente un campo y asi"narle como ori"en de datos el campo total# Pero esta vez en la propiedades debemos adicionar en Suma continua? Sobre todo. $dicional a esto debemos marcar en visible el valor <o. -e esta forma obtendremos un acumulador de todos los valores. */ | U F P S

$ ora para finalizar la factura a"re"amos un nuevo campo en la secci'n de pie de p!"ina y le damos un formato distinto. $c! seleccionamos la opci'n de ori"en de control y ponemos el nombre del acumulador.
.l resultado final de la factura es el que se muestra en la si"uiente fi"ura#
.n la si"uiente secci'n aprenderemos a vincular los informes a los respectivos formularios.
*1 | U F P S

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