PARTE IV COSTO Y PRESUPUESTO REPORTE MENSUAL DE COSTOS Es el informe que prepara el Contralor, donde se registran los resultados de la operacin

de alimentos y bebidas; y es la fuente de datos que sirven para la elaboracin del asiento contable de costos. Este informe se realiza con la ayuda de los inventarios fsicos, y con la totalizacin de las hojas de control diario y con los c lculos de cr!dito al costo del mes. Es el cuadro resumen m s importante en !l se resume num!ricamente la operacin de alimentos y bebidas, con los porcentajes de costo resultantes del mes. " trav!s de este cuadro se elabora el asiento contable de costo y sirve para analizar el comportamiento de las cuentas con el presupuesto mensual. Elementos #entas $etas% &epresentan el resultado de restarles a las ventas brutas las atenciones del mes. Esta informacin es suministrada por la seccin de "uditoria de 'ngresos. Costo de #entas% El costo de ventas determina la materia prima consumida en el periodo, tanto lo que se utiliz para ser vendida como la que fue destinada a la manutencin del personal y otros conceptos necesarios para el funcionamiento del establecimiento. En el costo de ventas intervienen los llamados traspasos de costos, refiri!ndose al intercambio de materia prima entre el costo de comestible y el costo de bebidas, necesarios para la obtencin de productos terminados. El monto total de estos traspasos representa lo pedido a trav!s de requisiciones y transferencias del mes que se analiza.

Cr!dito al costo% (e refiere a los alimentos y bebidas consumidas que de una u otra forma no producen ingresos por ventas. (e restan del costo bruto para obtener el costo neto de produccin. )orcentaje de costo% Este porcentaje nos indica como fue la operacin * positiva o negativa+ de alimentos y bebidas durante el periodo y establecer comparaciones estadsticas para mostrar las variaciones que arrojan estos datos%

! Costo

"

Costo Neto Ventas neta

#$$

El costo de #enta se representar de la siguiente forma%

Costo de Ventas 'nventario 'nicial - Compras - / Comida para 0ezclar - / 1ebida para cocinar Total disponible / 'nventario 2inal Costo Bruto de Ventas

Comestibles ,,, ,,, / *,,+ -*,,+ ,,, ,,,

Bebidas ,,, .,, -*,,+ /*,,+ ,,, ,,,

E%er&i&io Costo de Ventas Inventario Inicial + Compras + - Comida para Mezclar + - Bebida para cocinar Total disponible - Inventario inal Costo Bruto de Ventas Comestibles Bebidas

*INFORME DE GANANCIAS Y P RDIDAS DE! RES"A#RAN"E $#A!I"Y

!Este seria el res"ltado de los c#lc"los de los costos$

VENTAS NETAS DE LOS ALIMENTOS Costos de los alimentos vendidos 5tilidad bruta sobre las ventas 6"(78( C8$7&89"19E( (ueldos y (alarios Comida de los empleados 'mpuesto de la nmina Total de la nmina y gastos relacionados 9avandera, mantelera y uniformes #ajilla, cristalera y cubertera "rtculos de uso corriente &eparaciones y 0antenimiento :onorarios legales y Contables )ublicidad y )romocin "dministrativos y generales Total de 'astos Controlables UTILIDADES DE LAS OPERACIONES 6astos 2ijos UTILIDAD ANTES DEL IMPUESTO

#$()#( ;<.=> =;.;? 3?.@< A.3? 3.=< 3@.B? 3.4B A.=; 4.4A A.4< A.3; A.?< 3.?< *+),# -$).* ;.=< #,)-*

PRESUPUESTO

DEFINICION DE PRESUPUESTO "ntes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cu l es su papel y su relacin con el proceso gerencial. )ocas veces *y nunca con !,ito+ un presupuesto es algo aislado m s bien es un resultado del pro&eso /eren&ial 0ue &onsiste en estable&er ob%eti1os 2 estrate/ias 2 en elaborar planes) En especial, se encuentra ntimamente relacionado con la planeacin financiera.

)or lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del cl sico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, m s especficamente, como parte de un sistema total de administracin que incluye%

2ormulacin y puesta en pr ctica de estrategias. (istemas de )laneacin. (istemas )resupu!stales. 8rganizacin. (istemas de )roduccin y 0ercadotecnia. (istemas de 'nformacin y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. " propsito, esta definicin hace una distincin entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos Cltimos est n orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aCn cuando en su funcin de control, el presupuesto para un perodo anterior pueda compararse con los resultados reales *pasados+. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, e,presada en valores y t!rminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.

I PORT!NCI! DE "OS PRESUPUESTOS 9as organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores ser n los riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de prediccin o de acierto, mayor ser la investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los pases latinoamericanos que por razones de manejo macroeconmico en la d!cada de los aDos ochenta e,perimentaron fuertes fluctuaciones en los ndices de inflacin y devaluacin y en las tasas de inter!s. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa. )resupuestos% (on Ctiles en la mayora de las organizaciones como% 5tilitaristas *compaDas de negocios+, no/utilitaristas *agencias gubernamentales+, grandes *multinacionales, conglomerados+ y pequeDas empresas 9os presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. )or medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. (irven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 2acilitan que los miembros de la organizacin Cuantifican en t!rminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 9as partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.

9os procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaDas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 9os presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. 5na red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a trav!s de niveles sucesivos para su ulterior an lisis. 9as lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

OB3ETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS )lanear integral y sistem ticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

C"!SIFIC!CI#N DE "OS PRESUPUESTOS

9os presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les d! depende de las necesidades del usuario. #er el cuadro sinptico siguiente%

>

Se%&n la le'ibilidad$ R(%idos) Est#ticos) i*os o +si%nados le'ibles o ,ariables$ Se%&n el per(odo -"e c"bran + Corto Plazo$ + .ar%o plazo$ Clasi%i&a&i'n del Presu(uesto Se%&n el campo de aplicabilidad en la empresa /e Operaci0n o Econ0micos$ inancieros 1tesorer(a 2 capital3$

Se%&n el sector en el c"al se "tilicen P&blico$ Privado$

De opera&i4n o e&on4mi&os 7ienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollar n en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de 6anancias y )!rdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar% Presupuestos de Ventas% 6eneralmente son preparados por meses, geogr ficas y productos. reas

Presupuestos de Produ&&i4n % ComCnmente se e,presan en unidades fsicas. 9a informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de m quinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prev! las compras de materias primas yEo mercancas que se har n durante determinado periodo. 6eneralmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo5Produ&&i4n % "lgunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. "l comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los m rgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de 6lu%o de e6e&ti1o % Es esencial en cualquier compaDa. Febe ser preparado luego de que todas los dem s presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro% Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el Gpresupuesto de presupuestosH. El presupuesto de 1entas) 9a organizacin deber determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qu! se espera que haga el mercado, al concluir con esto, podr elaborar un presupuesto propio de produccin. $ormalmente se realiza este procedimiento en la mayora de las empresas, ya que cuentan con una capacidad ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para producir. E,isten casos en que las empresas elaboran el presupuesto de produccin como primer paso. 7ambi!n est n las empresas del sector pCblico que presupuestan primeramente sus gastos o necesidades y con base en ello determinan los ingresos que habr n de recaudar por va impositiva *impuestos, derechos, etc.+. )ara desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia% #) Feterminar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, as como las estrategias que se desarrollar n para lograrlo. -) &ealizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos m!todos que garanticen la objetividad de los datos, como an lisis de regresin y correlacin, an lisis de la industria, an lisis de la economa, etc. +) 1as ndose en los datos deseados para el futuro que gener el pronstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto de !stas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, lneas, etc!tera, de tal forma que se facilite su ejecucin. 5na vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a todas las reas de la organizacin para que se planifique el presupuesto de insumos.

A<

Presupuesto de ne&esidades de materia prima 2 de &ompras) 5na vez concluido el presupuesto de produccin, se puede diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. 1ajo condiciones normales, cuando no se espera escasez de materia prima, la cantidad debe estar en funcin del est ndar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, as como la cantidad presupuestada para producir en cada lnea, indicando a la vez el tiempo en que se requerir . 0ateria primaH"H requerida I )roduccin presupuestada de una lnea J est ndar materia prima G"H El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe e,presar en unidades monetarias una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo cual constituye el costo del material presupuestado. En este presupuesto se incluye Cnicamente el material directo, ya que los materiales indirectos *lubricantes, accesorios, etc.+ se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricacin.

MINI ) GR*FICO DE #N PRES#P#ES"O

AA

DEMOGRAFICO "ECNO!OGICO PRO/UCCIO5 PERSO5+. COMPR+S ECO!OGIA

C#!"#RA!

,#RIDICO

PO!I"ICO

,E5T+S

Geren&ia+ Geren&ia+ Planea$ Planea$ Or%aniza$ Or%aniza$ Inte%ra$ Inte%ra$ /iri%e$ /iri%e$ Controla$ Controla$

I5+56+S

SOCIA! I5,ERSIO5

ECONOMIA

/I+45OSTICO /I+45OSTICOI5TER5O I5TER5O ORT+.E6+S ORT+.E6+SY YBEBI.I/+/ES BEBI.I/+/ES

/I+45OSTICO /I+45OSTICOE7TER5O E7TER5O OPORTU5I/+/ES OPORTU5I/+/ESY Y +ME5+6+S +ME5+6+S

A3 Estos ser-an los %ormatos .ue se utili/ar-an en la administra&i'n de alimentos 0 bebidas en &ual.uier ne1o&io donde se reali/a el &ontrol de los mismos2

PRES#P#ES"O DE COMPRAS CAN"IDAD NOMBRE INGREDIEN"ES COS"O 3"O"A!

"O"A! El pres"p"esto de compra nos indicar# -"e cantidad) tipo de in%redientes 2 el costo de los ins"mos -"e se re-"ieren para la elaboraci0n de n"estros platos$ 8erramienta indispensable para la toma de decisiones en c"anto a lo -"e se debe prever a la 9ora de realizar 2 prod"cir dic9os platos$

A4

PRES#P#ES"O DE VEN"AS

P!A"OS Y BEBIDAS P!A"O I

PRECIO POR P!A"O PORCION 3 COPA CAN"IDAD PRECIO

PRECIO POR CAN"IDAD "O"A!3P!A"OS CAN"IDAD PRECIO

POS"RE I

BEBIDAS

"O"A! El Pres"p"esto de ventas nos servir# para entre%ar al cliente los platos completamente elaborados 12 como ser#n presentados3 con s"s respectivos precios 2 cantidades solicitadas$ Tambi:n 9erramienta importante dentro de la toma de decisi0n 2a -"e nos mostrar# la posible cantidad de ventas e in%resos res"ltantes de dic9o in;orme para n"estro ne%ocio en "na ;ec9a determinada$ En los ne%ocios de comida tambi:n se realizan Pres"p"estos de la mano de obra es decir se calc"la las 9oras 9ombres -"e se necesitan para la elaboraci0n de alimentos dentro de "na cocina) se mide tiempo) cantidades por "nidades prod"cidas etc$