INFORME DE AUDITORA M-06-57 31 de mayo de 2006 MUNICIPIO DE RO GRANDE (Unidad 4061 Auditora 12553)

Perodo auditado: 1 de julio de 2001 al 30 de junio de 2004

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CONTENIDO Pgina INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA............................................................. 3 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ............................................................................. 5 ALCANCE Y METODOLOGA ............................................................................................... 5 OPININ...................................................................................................................................... 6 INFORME DE AUDITORA ANTERIOR............................................................................... 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 7 AL SECRETARIO DE JUSTICIA ........................................................................................ 7 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL ......... 7 AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES........................................................ 7 AL ALCALDE ....................................................................................................................... 7 AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL ................................................. 9 CARTAS A LA GERENCIA...................................................................................................... 9 COMENTARIOS DE LA GERENCIA ................................................................................... 10 AGRADECIMIENTO............................................................................................................... 10 RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS..................................................................... 11 CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO................................................ 11 HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE .................................................... 12 1 Puestos ocupados ilegalmente por una empleada municipal, posible posesin y traspaso de documento falsificado cometido por sta y deficiencia relacionada con su reclutamiento................................................................................................ 12 2 Irregularidades en la contratacin y pago por servicios musicales que fueron provistos por un empleado municipal ..................................................................... 16 3 Nombramiento de una persona en un puesto del Municipio que no haba sido habilitada por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado para reingresar al servicio pblico .................................................................................. 18

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4 Nombramientos de funcionarios que no se sometieron a la confirmacin de la Legislatura Municipal y que, adems, no cumplan con los requisitos de experiencia y preparacin acadmica para ocupar los puestos, y otras deficiencias relacionadas con la administracin del personal .................................19 5 Falta de informacin y de clusulas importantes en los contratos de construccin de obras, y de servicios profesionales y consultivos, crditos presupuestarios no obligados al momento del otorgamiento de los contratos, e incumplimiento de ley sobre el envo de contratos y de escrituras a la Oficina del Contralor de Puerto Rico ..............................................................................................................24 6 Deficiencias relacionadas con el uso de un local arrendado para establecer el Museo del Cartel, y obras de arte en estado de deterioro........................................30 7 Ausencia de reglamentacin para regir los procedimientos de desembolsos en varias operaciones del Municipio............................................................................33 8 Falta de controles internos relacionados con las operaciones del Garaje Municipal .....................................................................................................35 ANEJO 1 - INDICADORES SOCIOECONMICOS ...........................................................37 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO.........................................................38 ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO ...............................................40

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

31 de mayo de 2006

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Determinamos emitir tres informes de dicha auditora. Este segundo informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con la administracin del personal, los contratos de construccin de obras, y de servicios profesionales y consultivos, y algunos controles y procedimientos. En el primer informe presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con la propiedad, el Programa de Renta Subsidiada y los desembolsos (Informe de Auditora M-06-54 del 24 de mayo de 2006). INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, segn enmendada, y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico. ste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio

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de 1995 y comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este Informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 y por dicho Reglamento. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin. Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 2 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 16 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 3 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el perodo auditado. El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, desarrollo de obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes, seguridad y cuido de envejecientes. Para ofrecer dichos servicios cuenta con dependencias, tales como: Conservacin y Ornato, Obras Pblicas, Oficina de Programas Federales, Recreacin y Deportes, Oficina para el Manejo de Emergencias, Polica Municipal y Centro Geritrico. El presupuesto del Municipio ascendi a $13,396,843 en el ao fiscal 2002-03, a $13,915,264 en el 2003-04 y a $15,113,668 en el 2004-05. El Municipio tena preparados sus estados financieros auditados por contadores pblicos autorizados. Los mismos reflejaron supervits de $6,346,899, $6,854,967 y $1,936,159 en dichos aos fiscales, respectivamente. [Vase el ANEJO 1, Parte IV, Gobierno Municipal, Seccin de Finanzas] En el ANEJO 1 se especifican los indicadores socioeconmicos del Municipio de Ro Grande, tales como: cantidad de habitantes, caractersticas de la poblacin, estadsticas de empleo y desempleo, as como detalles acerca del gobierno municipal.

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RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos Mantener una oficina de auditora interna competente Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras Adoptar un plan estratgico para las operaciones Mantener el control presupuestario Mantenerse al da con los avances tecnolgicos Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el personal

10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGA La auditora cubri del 1 de julio de 2001 al 30 de junio de 2004. En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:

Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones fsicas

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Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y
de otros procesos

Confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente

OPININ Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones del Municipio objeto de este Informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos del 1 al 3, clasificados como principales, y los hallazgos del 4 al 8 clasificados como secundarios. En la segunda parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS, bajo la seccin HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE, comentamos dichos hallazgos. En el tercer y ltimo informe que emitiremos de esta auditora presentaremos una comparacin de la cantidad de situaciones que constituyen hallazgos incluidas en el primer informe (Informe de Auditora M-06-54), en este segundo informe (Informe de Auditora M-06-57) y las que incluiremos en el tercer y ltimo informe, con las incluidas en los informes de auditora anterior M-04-04 y M-04-08 del 15 y 25 de septiembre de 2003, respectivamente. INFORME DE AUDITORA ANTERIOR En nuestros informes de auditora anterior M-04-04 y M-04-08 fueron objeto de recomendaciones seis situaciones similares a las comentadas en los hallazgos del 5-b. al d., 7-a.1) y 8-a. y b. lo que representa un 30 por ciento de las 20 situaciones que se comentan en este Informe. Estas recomendaciones no fueron atendidas. El no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditora de la Oficina del Contralor puede constituir una violacin al Artculo 3.2(b) de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada. A estos

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efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DE JUSTICIA 1. Considerar las situaciones que se comentan en los hallazgos 1 y 2, y tomar las medidas que correspondan. Adems, tomar cualquier otra medida que considere de lugar con respecto a los dems hallazgos de este Informe. AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL 2. Considerar la situacin que se comenta en el Hallazgo 2, y tomar las medidas que correspondan. AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES 3. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado el 13 de junio de 1998 por el Gobernador. [Hallazgos del 1 al 8] AL ALCALDE 4. Asegurarse de que los funcionarios y empleados que se nombren o que se reclasifiquen en puestos en el Municipio cumplan con los requisitos mnimos de preparacin acadmica y de experiencia requeridas para cada puesto, y que realicen las funciones de los puestos para los cuales fueron nombrados. [Hallazgo 1-a. y b. y 4-a. y b.] 5. Exigir a todo aspirante a ocupar puestos en el Municipio una transcripcin de crditos oficial suministrada por la institucin educativa correspondiente. [Hallazgo 1-c. y d.] 6. Tomar las medidas necesarias para asegurarse de que no se repita una situacin similar a la comentada en el Hallazgo 2.

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7.

Cumplir con la ley en cuanto a los nombramientos de personas que han sido convictas por delito grave para ocupar puestos en el Municipio, asegurndose de que stas hayan sido habilitadas por la entidad correspondiente para reingresar al servicio pblico. [Hallazgo 3]

8.

Someter a la consideracin de la Legislatura Municipal los nombramientos de los funcionarios municipales dentro del trmino establecido por ley. [Hallazgo 4-a.]

9.

Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con: a. b. c. d. La administracin del personal [Hallazgo del 4-c. y d.] El local arrendado para establecer el Museo del Cartel [Hallazgo 6-a.1), 2) y 4)] Las obras de arte que se exhiben en el Museo del Cartel [Hallazgo 6-a.3)] Los controles internos en el Garaje Municipal [Hallazgo 8]

10. Asegurarse de que se cumpla con las disposiciones de la Ley Nm. 262 del 30 de diciembre de 1995, Ley del Seguro Choferil de Puerto Rico, en cuanto al pago de los seguros a los chferes, y ver que no se repita dicha situacin. [Hallazgo 4-e.] 11. Ver que los contratos de servicios profesionales y consultivos, y de construccin de obras contengan todas las clusulas e informacin requeridas por la Ley Nm. 5 del 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica de la Administracin para el Sustento de Menores, por la Carta Circular Nm. 95-05 del 31 de julio de 1995 emitida por la Oficina de tica Gubernamental, y por la Ley Nm. 237 del 31 de agosto de 2004, Ley para establecer parmetros uniformes en los procesos de contratacin de servicios profesionales o consultivos. [Hallazgo 5-a. y b.] 12. Asegurarse de que el Director de Finanzas obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago de las obras, y de los servicios profesionales y consultivos por contrato al momento del otorgamiento de los mismos. [Hallazgo 5-c.]

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13. Ver que se sometan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido para ello, copia de los contratos, de las escrituras y de las enmiendas a stos que se otorguen, segn se requiere por la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y por el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley. [Hallazgo 5-d. y e.] 14. Preparar proyectos de ordenanzas y presentarlos a la Legislatura Municipal para reglamentar lo siguiente: a. Las compras y el arrendamiento de equipo o la ejecucin de servicios para casos de emergencias provocadas por desastres. [Hallazgo 7-a.1)] b. Las operaciones y el funcionamiento de los campamentos de veranos auspiciados por el Municipio. [Hallazgo 7-a.2)] c. La adquisicin de uniformes para los empleados municipales. [Hallazgo 7-a.3)]

AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL 15. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos del 1 al 4, 6 y 7, de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para ver que esas situaciones se atiendan prontamente. CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este Informe se sometieron al ex Alcalde, Sr. Emilio Rosa Pacheco, para comentarios por carta del 19 de enero de 2006. Para el mismo propsito se someti el Hallazgo 5 al ex Alcalde, Sr. Csar Mndez Otero, por carta de esa misma fecha.

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COMENTARIOS DE LA GERENCIA

EI ex Alcalde Rosa Pacheco someti6 sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 27 de enero de 2006. Algunas de sus observaciones se incluyen en la segunda parte de este
Informe titulada RELACION DETALLADA DE HALLAZGOS, bajo la secci6n

HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RIO GRANDE. EI ex Alcalde Mendez Otero no contest6 nuestro hallazgo.
AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del Municipio de Rio Grande les agradecemos la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria.

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RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la seccin de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE, de

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forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE Los hallazgos del 1 al 3 se clasifican como principales, y los dems como secundarios. Hallazgo 1 Puestos ocupados ilegalmente por una empleada municipal, posible posesin y traspaso de documento falsificado cometido por sta y deficiencia relacionada con su reclutamiento a. En enero de 1996 una empleada solicit y se le nombr en el puesto de carrera de Jefe de Preintervenciones1. Dicha empleada no cumpla con los requisitos de preparacin acadmica y experiencia requeridos para el puesto. De noviembre de 1995 a septiembre de 1998 se le pagaron sueldos por $30,469 a la empleada por ocupar dicho puesto. [Vase el Apartado d.1)] b. De octubre de 1998 a junio de 2003 la empleada ocup el puesto de Oficial Administrativo. El 1 de julio de 2003 sta fue reclasificada a un puesto regular como Analista de Recursos Humanos I. La evidencia obtenida tiende a demostrar que la empleada no cumpla con los requisitos de preparacin acadmica y de experiencia requeridos para el referido puesto. De julio de 2003 a octubre de 2004 se le pagaron sueldos por $22,475 a la empleada por ocupar dicho puesto. c. Durante el examen que realizamos sobre la preparacin acadmica de la empleada mencionada en los apartados a. y b., se le solicit a la Directora de Recursos Humanos que le requiriera a dicha empleada una transcripcin de crditos oficial de la institucin educativa correspondiente. Al recibirse la misma se compar con la que estaba incluida en su expediente de personal. El examen al respecto revel lo siguiente:
1

En el Plan de Clasificacin y Retribucin del Servicio de Carrera del Municipio no existe el puesto de Jefe de Preintervenciones, puesto al que se nombr a dicha empleada con estatus transitorio en noviembre de 1995. El puesto que existe es el de Oficial de Preintervenciones el cual tomamos como base para evaluar si cumpla con los requisitos del puesto.

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1) La nueva transcripcin de crditos reflejaba cursos con una calificacin inferior y distinta a la que estaba incluida en el expediente de la empleada. 2) Los promedios acadmicos por semestres en la nueva transcripcin de crditos oficial eran menores en comparacin a los que se indican en la transcripcin de crditos que estaba incluida en el referido expediente. 3) La transcripcin de crditos incluida en el expediente de la empleada reflejaba que sta haba aprobado 79 crditos. Sin embargo, la transcripcin de crditos oficial reflejaba que slo haba aprobado 66 crditos. 4) La institucin universitaria la haba suspendido por un ao por no mantener un promedio acadmico mnimo de 2 puntos. La empleada nunca obtuvo el grado asociado, ya que el requisito de graduacin era de 84 crditos. Ante la falta de preparacin acadmica de la empleada, sta someti informacin falsa en su solicitud de empleo y present una transcripcin de crdito falsificada. Dicha documentacin e informacin fueron utilizadas por la Oficina de Recursos Humanos del Municipio para cualificar a dicha empleada en los puestos de Oficial de Preintervenciones y Analista de Recursos Humanos. d. El proceso de evaluacin para el reclutamiento de dicha empleada que efectu la Oficina de Recursos Humanos del Municipio fue inadecuado por las siguientes razones: 1) El puesto de Oficial de Preintervenciones que ocup la empleada requera un grado asociado en contabilidad. De la copia de la transcripcin de crdito en el expediente se desprende que la empleada slo haba aprobado dos cursos en el rea de contabilidad. Por lo tanto, no se poda concluir que la empleada tuviera un grado asociado en contabilidad, con los pocos cursos aprobados en dicha materia. Adems, en la misma solicitud de empleo la empleada haba indicado falsamente que tena una concentracin en Gerencia.

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2) De la transcripcin de crditos incluida en el expediente se desprenda que los promedios acadmicos por semestres no guardaban relacin con las calificaciones obtenidas. 3) Se debi solicitarle a la empleada una transcripcin de crdito oficial que fuera sometida por la institucin educativa directamente al Municipio. Esta Oficina inform las situaciones comentadas al Secretario de Justicia mediante carta del 7 de junio de 2005, para las medidas correspondientes. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

Cada municipio establecer un sistema autnomo para la administracin del personal

municipal y dicho sistema se regir por el principio de mrito. Adems, los municipios adoptarn un reglamento uniforme de Administracin de Personal que contengan un Plan de Clasificacin de Puestos y de Retribucin. [Artculo 11.001]

Los requisitos mnimos para ocupar cada puesto se establecern a base de las
cualificaciones establecidas en las especificaciones de la clase de puesto. Se establece, adems, que toda persona que sea nombrada en un puesto de carrera o transitorio deber reunir los requisitos mnimos que se establecen para la clase de puesto y las condiciones generales para el ingreso al servicio pblico municipal. [Artculo 11.007(b)]

El proceso de reclutamiento se llevar a cabo de forma sistemtica y objetiva mediante

un proceso de competencia en virtud del cual los aspirantes a puestos compitan, en igualdad de condiciones, mediante exmenes para cada clase, tales como: pruebas escritas, orales, de ejecucin o evaluaciones objetivas de la preparacin acadmica y la experiencia de los aspirantes. [Artculo 11.007(d)]

Los requisitos establecidos de preparacin, experiencia, licencias, colegiacin,

ciudadana y otros, se verificarn al momento del nombramiento o de autorizarse el cambio correspondiente. [Artculo 11.008(b)]

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Los funcionarios o empleados municipales no realizarn acto alguno que impida la

aplicacin de esta Ley y las reglas adoptadas de conformidad con sta, ni harn o aceptarn, a sabiendas, declaracin, certificacin o informe falso en relacin con cualquier materia cubierta por esta Ley. Adems, no realizarn, ni intentarn realizar, engao o fraude en la informacin sometida en cualquier solicitud de examen. [Artculo 11.011(b)(3) y (5)] En los planes de Clasificacin y Retribucin de Puestos de los Servicios de Carrera del Municipio, aprobados mediante las ordenanzas nms. 17 y 20 del 3 de noviembre de 1994 y el 8 de enero de 2001, respectivamente, se establecen los requisitos mnimos de preparacin acadmica y experiencia para cada puesto. Las situaciones comentadas en los apartados del a. al d. ocasionaron que la empleada mencionada ocupara ilegalmente dichos puestos y que se le pagaran sueldos por $52,944 ilegalmente. Adems, no permiten una administracin adecuada del personal municipal e impiden la aplicacin del principio de mrito, requisito indispensable de toda administracin de personal en el servicio pblico. Las directoras de Recursos Humanos no supervisaron ni administraron adecuadamente el proceso de reclutamiento del personal y no cumplieron con sus deberes en lo que respecta a las situaciones comentadas en los apartados del a. al d. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Relacionado a este Hallazgo, indico que no tena conocimiento de la situacin. La Directora de Recursos Humanos era la persona responsable de evaluar a esta persona y recopilar toda la informacin necesaria, para ver si la persona cualificaba para el puesto. Tengo que decir que si hubo alguna violacin de ley relacionada a este Hallazgo, no tengo reparo en que se le aplique todo el peso de la ley a la persona o personas responsables por estas violaciones. Vanse las recomendaciones 1, de la 3 a la 5 y 15.

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Hallazgo 2 Irregularidades en la contratacin y pago por servicios musicales que fueron provistos por un empleado municipal a. El 1 de julio de 2003 el Alcalde otorg un contrato por $2,400 a una persona para la prestacin de tres servicios musicales durante la celebracin del Carnaval de Ciudad del Yunque auspiciado por el Municipio. Nuestro examen sobre dicho contrato y los documentos de pago correspondientes revel lo siguiente: 1) La persona contratada nos declar que el contrato se otorg a solicitud de un empleado que trabajaba en el Departamento de Relaciones Pblicas y Turismo del Municipio. Esto con el propsito de facilitar que dicho empleado pudiera presentar su orquesta en dichas actividades, ya que ste no poda contratar directamente con el Municipio debido a que tena deudas contributivas con el Departamento de Hacienda y, adems, era empleado municipal. La orquesta que llev a cabo las presentaciones musicales pertenece a dicho empleado municipal. 2) En la factura que present al Municipio la persona a nombre de quien se otorg el contrato no figura el nombre del empleado municipal ni de su orquesta. En la misma se identific al grupo que realiz las presentaciones musicales con el nombre de una cantante de la orquesta del empleado municipal. La persona a nombre de quien se otorg el contrato nos declar que se factur as, a solicitud del propio empleado municipal para que no figurara en la factura su nombre ni el de su orquesta. Tambin nos declar que el pago que le hizo el Municipio por los servicios se emiti a su nombre y que luego de descontar el siete por ciento y lo correspondiente a la pliza del Fondo del Seguro del Estado, l emiti un cheque de su empresa para pagarle el remanente al empleado municipal. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

El Alcalde, los funcionarios y los empleados en quienes ste delegue y cualquier

representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del

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Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar con respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

El Municipio no podr otorgar un contrato en el que cualquiera de sus legisladores,

funcionarios o empleados tenga, directa o indirectamente, inters pecuniario a menos que el Gobernador, previa recomendacin del Secretario de Justicia y del Comisionado de Asuntos Municipales, lo autorice. [Artculo 8.016]

Los funcionarios o empleados municipales, independientemente del servicio a que

pertenezcan o del estado legal que ostenten, cumplirn con las disposiciones de la Ley Nm. 81 y con las ordenanzas y las reglas y rdenes adoptadas en virtud de la misma. [Artculo 11.011(a)(8)] Los funcionarios o empleados municipales cumplirn con las normas de conducta tica y moral establecidas en la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada, y cualquier otra norma establecida por la Oficina de tica Gubernamental, en virtud de dicha ley. [Artculo 11.011(a)(9)]

Los funcionarios o empleados municipales no podrn observar conducta incorrecta o

lesiva al buen nombre del Municipio o del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. [Artculo 11.011(b)(1)]

La violacin de las disposiciones del Artculo 11.011 de esta Ley por los funcionarios y
empleados municipales podr ser motivo de suspensin de empleo y sueldo y destitucin. [Artculo 11.012(d)] Esta situacin permiti que el referido empleado se aprovechara de sus funciones para obtener beneficios personales no permitidos por ley. Adems, crea una imagen negativa del Municipio. El Alcalde y el funcionario a cargo de la organizacin de la referida actividad no supervisaron adecuadamente los servicios relacionados a la misma.

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El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Mi administracin no endos este tipo de situacin por lo cual se deben aplicar las acciones correspondientes a este Hallazgo. Vanse las recomendaciones de la 1 a la 3, 6 y 15. Hallazgo 3 Nombramiento de una persona en un puesto del Municipio que no haba sido habilitada por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado para reingresar al servicio pblico a. En julio de 2003 y junio de 2004 el Alcalde nombr a una persona en el puesto de Trabajador en la Oficina para el Manejo de Emergencias. Dicha persona no contest en el Historial de Personal del Municipio la pregunta de si haba sido convicta de algn delito grave. Se determin que la persona haba sido convicta por infraccin a los artculos 401 y 406 de la Ley de Sustancias Controladas de 1971. Estos delitos fueron cometidos en julio de 1993 mientras ocupaba el puesto de Agente de la Polica de Puerto Rico. Por tal motivo, fue expulsada de ese Cuerpo el 4 de octubre de 1993. A octubre de 2004 dicha persona ocupaba el puesto en el Municipio. De julio de 2003 al 15 de octubre de 2004 recibi sueldos por $14,350. La persona no haba sido habilitada por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (ORHELA) [antes Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administracin de Recursos Humanos] para trabajar en el servicio pblico. En el Artculo 11.007 de la Ley Nm. 81 se establecen las condiciones generales para ingresar al servicio pblico municipal. Entre otras, no haber sido destituido del servicio pblico y no haber sido convicto de ningn delito grave excepto, cuando haya sido habilitado para el servicio pblico por el Director de ORHELA. En la Seccin 3.3.4 de la Ley Nm. 5 del 14 de octubre de 1975, Ley de Personal del Servicio Pblico, segn enmendada, se establece que el Director de ORHELA es el nico funcionario facultado para habilitar a una persona para ocupar puestos pblicos, previa recomendacin de la Junta Consultiva de Habilitacin.

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Esta situacin permiti que se nombrara ilegalmente a dicha empleada, lo que pudo traer consecuencias adversas al Municipio. El Alcalde y la Directora de Recursos Humanos no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron adecuadamente los intereses del Municipio en lo concerniente a la situacin comentada. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: En este Hallazgo entiendo que la empleada debi suministrar toda la informacin necesaria al Departamento de Recursos Humanos y solicitar a la Junta Consultiva de Habilitacin de la Oficina de ORHELA, para ser empleada del servicio pblico de nuevo, evidenciando su rehabilitacin. Vanse las recomendaciones 3, 7 y 15. Hallazgo 4 Nombramientos de funcionarios que no se sometieron a la confirmacin de la Legislatura Municipal y que, adems, no cumplan con los requisitos de experiencia y preparacin acadmica para ocupar los puestos, y otras deficiencias relacionadas con la administracin del personal a. De noviembre de 2003 a junio de 2004 dos empleados ocuparon interinamente los puestos de Director de Obras Pblicas Municipal y de Secretaria Municipal. El Alcalde no someti sus nombramientos a la consideracin de la Legislatura Municipal. Adems, el examen de dichos nombramientos revel que los funcionarios no cumplan con los requisitos de experiencia y preparacin acadmica requeridos para ocupar los puestos mencionados. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

El Alcalde deber nombrar todos los funcionarios y empleados del Municipio.

[Artculo 3.009(o)]

El Alcalde someter a la confirmacin de la Legislatura Municipal el nombramiento de

los funcionarios designados como directores de unidades administrativas. [Artculo 3.010(e)]

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Entre los deberes de la Legislatura Municipal est la confirmacin de los funcionarios

municipales. [Artculo 5.005(b)]

Los candidatos a directores de unidades administrativas de la Rama Ejecutiva del

gobierno municipal estarn comprendidos dentro del servicio de confianza y sus nombramientos estarn sujetos a la confirmacin de la Legislatura Municipal. [Artculo 6.002]

El Alcalde someter a la consideracin de la Legislatura Municipal el nombramiento de

toda persona designada como Director de una Unidad Administrativa no ms tarde de los 90 das siguientes a la fecha de efectividad del nombramiento. Cuando el Alcalde no someta dicho nombramiento en el trmino establecido, el funcionario nombrado cesar inmediatamente en el cargo a la fecha de expiracin de dicho trmino. [Artculo 6.002(a)]

Los funcionarios del municipio sern, entre otros, los directores de las unidades
administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal. Todos los funcionarios municipales estarn comprendidos en el servicio de confianza. [Artculo 11.003(a)]

Los empleados de confianza sern de libre seleccin y debern reunir aquellos requisitos
de preparacin acadmica, experiencia y de otra naturaleza que dispone esta Ley y que el Alcalde o el Presidente de la Legislatura Municipal en sus respectivas ramas de Gobierno Municipal, consideren imprescindibles para el desempeo adecuado de las funciones. [Artculo 11.004(a)] En el Plan de Clasificacin y Retribucin Uniforme para el Servicio de Confianza del Municipio del 12 de diciembre de 1994 se requiere, como mnimo, que el empleado que ocupe el puesto de Director de Obras Pblicas Municipal debe poseer ocho aos de experiencia realizando trabajos relacionados con el diseo, construccin, reparacin y mantenimiento de obras pblicas. Adems, se establece como requisito que la persona que

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ocupe el puesto de Secretaria Municipal sea graduado de bachillerato de una universidad acreditada. Esta situacin impidi a la Legislatura Municipal descargar su facultad legal con respecto a los nombramientos mencionados en el tiempo requerido por ley. Adems, ocasion que dichos funcionarios ocuparan ilegalmente dichos puestos, y que sus actuaciones y decisiones pudieran ser objetadas en perjuicio del Municipio. El Alcalde y la Directora de Recursos Humanos no cumplieron con las disposiciones citadas y actuaron en contra de los intereses del Municipio en lo que se refiere a esta situacin. b. El 1 de julio de 2003 el Alcalde nombr a un empleado en un puesto transitorio como Recaudador Auxiliar con un sueldo de $995 mensuales. El 17 de noviembre de 2003 a dicho empleado se le extendi un nombramiento probatorio para el mismo puesto. El empleado nunca ejerci las funciones de su puesto. Por instrucciones verbales del Alcalde, desde que fue nombrado se ha desempeado como ayudante de la Encargada de la Propiedad. Las funciones que realizaba el empleado no estaban contempladas en el Plan de Clasificacin y Retribucin para el Servicio de Carrera. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente:

Todos los puestos del municipio estarn sujetos a planes de clasificacin y retribucin
ajustados a las circunstancias y necesidades del servicio. El Alcalde establecer dichos planes con la aprobacin de la Legislatura Municipal y a tono con las Guas de Clasificacin y Retribucin preparadas por la Oficina Central de Administracin de Personal (ahora Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico). [Artculo 11.006]

Todo puesto debe estar clasificado dentro del plan de clasificacin correspondiente de
carrera o de confianza. No se podr nombrar persona alguna a un puesto que no est clasificado dentro de uno de los planes de clasificacin. De proceder en forma contraria, el nombramiento o la accin de personal ser nula. [Artculo 11.006(c)]

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Es norma de sana administracin y de control interno que las personas que ejerzan funciones de un puesto tengan el nombramiento correspondiente y cumplan con los requisitos del mismo. La situacin mencionada ocasion que al 31 de diciembre de 2003 el empleado devengara sueldos por $5,970 sin ejercer las funciones y responsabilidades correspondientes al puesto para el cual fue nombrado. c. A junio de 2004 no se haba establecido en el Municipio un sistema para la evaluacin de los empleados que provea los mecanismos para el desarrollo de niveles de excelencia que promuevan la productividad. En el Artculo 11.010 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Municipio implantar un sistema de evaluacin de las ejecutorias de los empleados de carrera y de su cumplimiento con los criterios de orden y disciplina. En el Reglamento de Personal del Municipio se incluye este requerimiento. La situacin comentada evita una adecuada administracin y supervisin del personal. d. A marzo de 2004 el Municipio mantena a 19 empleados clasificados como transitorios, a pesar de que stos ocupaban dichos puestos por perodos que fluctuaban de 1 a 4 aos. Los sueldos de dichos empleados se pagaban de partidas presupuestarias de los Fondos Operacionales. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

El nombramiento transitorio no podr exceder de un ao, con excepcin de puestos en

proyectos especiales sufragados con fondos federales o estatales. Se podrn efectuar dichos nombramientos en puestos permanentes de carrera segn se determine por reglamento. [Artculo 11.004(c)]

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Se podrn crear y clasificar puestos transitorios de duracin fija en el servicio de carrera

cuando surja una necesidad inaplazable de personal adicional para atender situaciones excepcionales e imprevistas o de emergencia. [Artculo 11.006(e)] Esta situacin puede ocasionar pleitos legales y no permite al Municipio mantener un sistema adecuado de administracin de personal. El Alcalde y la Directora de Recursos Humanos no cumplieron con las disposiciones citadas ni administraron adecuadamente los recursos humanos en lo que respecta a las situaciones que se comentan en los apartados del b. al d. e. A septiembre de 2004 el Municipio no pagaba la aportacin patronal ni les retena la aportacin individual del seguro choferil, requerida por ley, a 18 empleados que conducan vehculos municipales como parte de su ocupacin. En la Ley Nm. 262 del 30 de diciembre de 1995, Ley de Seguro Choferil de Puerto Rico, se dispone que todo empleado, que como parte integrante de su trabajo conduzca usual y regularmente, y no de manera casual o espordica un vehculo de motor, deber aportar al Programa de Seguro Choferil 50 centavos por cada semana trabajada. Adems, se dispone que el patrono aportar 30 centavos por cada semana trabajada por empleado. Esta situacin puede resultar perjudicial al Municipio y a los referidos empleados al stos no poder reclamar los beneficios de dicho seguro en la ocurrencia de accidentes con los vehculos municipales. El Alcalde y las directoras de Finanzas y Recursos Humanos no cumplieron con sus deberes al respecto. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Entendemos que el Departamento de Recursos Humanos, tena que estar seguro que las personas que fueron nombradas para los puestos, cumplan con todos los requisitos, si no cualificaban no podan ocupar los puestos para los que fueron

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seleccionados. El Departamento de Recursos Humanos tena que enviar los nombramientos a la Legislatura Municipal para su aprobacin. Es posible se haya olvidado de enviarlos a tiempo. [Apartado a.] Vanse las recomendaciones 3, 4, 8, 9.a., 10 y 15. Hallazgo 5 Falta de informacin y de clusulas importantes en los contratos de construccin de obras, y de servicios profesionales y consultivos, crditos presupuestarios no obligados al momento del otorgamiento de los contratos, e incumplimiento de ley sobre el envo de contratos y de escrituras a la Oficina del Contralor de Puerto Rico a. El examen de ocho contratos de construccin de obras por $1,348,003 otorgados de noviembre de 2000 a agosto de 2003 (dos contratos por $479,441 corresponden a la administracin del ex Alcalde Mndez Otero y seis por $868,562 a la del ex Alcalde Rosa Pacheco) revel que los mismos carecan de informacin y de clusulas para proteger los intereses del Municipio, segn se indica a continuacin: 1) En cinco contratos (63 por ciento) por $1,205,141 no se incluy una clusula que indicara que el Municipio vendra obligado a retener un diez por ciento de cada pago parcial que se realizara a la parte contratada, hasta la aceptacin final del proyecto. 2) En tres contratos (38 por ciento) por $142,862 no se incluy una clusula sobre el proceso a seguir para el trmite y aprobacin de las rdenes de cambio. b. El examen de 10 contratos de servicios profesionales y consultivos por $256,000 otorgados de agosto de 2000 a agosto de 2003 (dos contratos por $96,450 corresponden a la administracin del ex Alcalde Mndez Otero y ocho por $159,550 a la del ex Alcalde Rosa Pacheco) revel que en los mismos tampoco se incluyeron clusulas e informacin importantes para proteger los intereses del Municipio, segn se indica: 1) En seis contratos (60 por ciento) por $142,250 no se incluy una clusula en la que se indicara si los contratistas mantenan contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno y que, de tenerlos, los mismos no eran incompatibles con los contratos otorgados por el Municipio.

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2) En seis contratos por $173,350 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que no tenan litigios en proceso contra alguna agencia gubernamental. 3) En cinco contratos (50 por ciento) por $130,950 no se incluy una clusula en la que se estableciera si los contratistas tendran derecho a reembolso por otros gastos. 4) En cinco contratos por $202,700 no se incluy una clusula en la que se indicara que los contratistas aceptaban que conocan las normas ticas de sus profesiones y asuman responsabilidad por sus acciones. 5) En cuatro contratos (40 por ciento) por $143,350 no se incluy una clusula en la que se estableciera la obligacin de los contratistas de rendir informes de trabajo en forma peridica. 6) En cuatro contratos por $148,350 no se incluy una clusula en la que los contratistas indicaran que no reciban paga o compensacin por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad gubernamental, a menos que estuvieran autorizados por ley. 7) En tres contratos (30 por ciento) por $136,350 no se incluy una clusula en la que se estableciera que el Municipio poda cancelar inmediatamente los contratos en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte de los contratistas. 8) En dos contratos (20 por ciento) por $51,900 no se incluy una clusula en la que se indicara que a los contratados se les haran las retenciones establecidas en el Cdigo de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, segn enmendado. 9) En dos contratos por $19,000 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que no entraran en relaciones contractuales o llevaran a cabo actos que configuraran un conflicto de intereses. 10) En dos contratos por $73,500 no se incluy una clusula en la que se certificara que los contratistas estaban al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tuvieran la

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obligacin de pagar, o que se encontraba acogido a un plan de pagos cuyos trminos cumplan fielmente. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-04-08. En el Artculo 8.016 de la Ley Nm. 81 se establece que en todo contrato de construccin de obra o de mejora pblica se proveer para la retencin del 10 por ciento de cada pago parcial, hasta que se termine la obra, sta sea inspeccionada y aceptada por el municipio y hasta tanto el contratista evidencie que ha sido relevado de toda obligacin. En la Ley Nm. 5 del 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica de la Administracin para el Sustento de Menores, segn enmendada, se establece que para el empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerir que la persona certifique que est al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tenga la obligacin de pagar o que se encuentre acogido a un plan de pagos cuyos trminos cumple fielmente. Esta certificacin es necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato. En la Carta Circular Nm. 95-05 del 31 de julio de 1995 emitida por la Oficina de tica Gubernamental se recomienda incluir una clusula para certificar que el contratista no entrar en relaciones contractuales o llevar a cabo actos que configuren un conflicto de intereses con la entidad contratante. En el Memorando Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin se requiere que los contratos de servicios profesionales y consultivos contengan dichas clusulas e informacin. Los municipios deben adoptar estas normas para llevar a cabo una sana administracin pblica2. Es norma de sana administracin requerir que los contratos para la construccin de obras y mejoras permanentes contengan clusulas que protejan el inters pblico.

En la Ley Nm. 237 del 31 de agosto de 2004 se establecen, entre otras cosas, las clusulas que deben incluirse en los contratos de servicios profesionales y consultivos.

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La omisin de la informacin y de las clusulas mencionadas puede resultar perjudicial para el Municipio y el erario. Las mismas son indispensables para llevar a cabo una administracin pblica sana y eficiente. Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio con respecto al otorgamiento de los contratos que se indican en los apartados a. y b. c. La Directora de Finanzas no oblig los crditos presupuestarios necesarios para el pago de 17 contratos y 10 rdenes de cambio por $1,698,681 otorgados de agosto de 2000 a enero de 2004 por servicios profesionales y consultivos ($282,150) y para la construccin de obras y mejoras ($1,416,531), al momento de stos otorgarse. Dicha funcionaria registr las obligaciones para el pago de dichos contratos y rdenes de cambio de 5 a 153 das luego de otorgarse los mismos. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-04-08. De dichos contratos, cuatro por $575,891 corresponden a la administracin del ex Alcalde Mndez Otero y 13 contratos por $973,112 y las 10 rdenes de cambio por $149,678 a la del ex Alcalde Rosa Pacheco. En el Artculo 6.005(c) de la Ley Nm. 81 se dispone que el Director de Finanzas ser responsable de supervisar las tareas relacionadas con la contabilidad, las obligaciones y los contratos. En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) y (3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. Se dispone, adems, que no debern obtener materiales, equipo o servicios sin la orden de compra correspondiente. Esta omisin impide mantener un control efectivo de las asignaciones presupuestarias destinadas al pago de los referidos contratos y propicia sobregiros en stas.

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La Directora de Finanzas no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi los intereses del Municipio al respecto. d. De octubre de 2000 a febrero de 2004 el Municipio remiti a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de nueve enmiendas a contratos por $87,956 para la construccin de obras y mejoras, y cinco contratos y seis enmiendas por $159,050 para la prestacin de servicios profesionales y consultivos, con tardanzas que fluctuaron de 5 a 51 das de la fecha establecida para ello. Una situacin similar se coment en el informe de

auditora anterior M-04-08. De dichos contratos, uno por $30,450 corresponde a la administracin del ex Alcalde Mndez Otero y cuatro contratos por $94,850 y 15 enmiendas por $121,706 a la del ex Alcalde Rosa Pacheco. e. El Municipio no envi a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de 28 escrituras de adquisicin y disposicin de bienes. Dichas escrituras tampoco eran registradas en el Registro de Contratos del Municipio. En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y en el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se dispone que los municipios debern mantener un registro de todos los contratos, escrituras y documentos relacionados que otorguen, incluso las enmiendas a stos, y debern remitir copia de los mismos a esta Oficina dentro de los primeros 15 das siguientes a las fechas de sus otorgamientos. En dicha Ley se dispone, adems, que ninguna prestacin o contraprestacin de servicios objeto de un contrato podr exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

No se autorizar desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de

haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico. [Artculo 8.004(d)]

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Los municipios mantendrn un registro de todos los contratos que otorguen, inclusive
sus enmiendas, y enviarn copia de stos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico conforme a la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975 y su Reglamento. [Artculo 8.016] En el Captulo XI, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que es responsabilidad del Secretario Municipal enviar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico las copias de los contratos que otorgue el municipio. En Opinin del 29 de octubre de 2004 en el caso Lugo Ortiz v. Municipio de Guayama, 2004 T.S.P.R. 166, el Tribunal Supremo recalc sobre la importancia y el requisito de que los contratos municipales se registren y se remitan a la Oficina del Contralor de Puerto Rico. En la Carta Circular Nm. OC-2000-08 emitida por el Contralor de Puerto Rico el 29 de febrero de 2000, se inform a los alcaldes, secretarios del gobierno, y directores de dependencias y de corporaciones pblicas sobre las guas y los formularios necesarios para el registro y trmite de contratos, escrituras y documentos relacionados, as como para requerir copia de stos mediante disquete u otros medios electrnicos. Las situaciones comentadas en los apartados d. y e. impidieron que esta Oficina incluyera prontamente dichos documentos en el registro computadorizado que se mantiene para el registro de los contratos y escrituras otorgados por las entidades gubernamentales para los propsitos dispuesto por ley. Adems, retras la fecha en que los mismos debieron estar accesibles a la ciudadana en calidad de documentos pblicos. Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco y los secretarios municipales no cumplieron con las disposiciones citadas ni con sus deberes al respecto.

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El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: El Secretario Municipal tiene la responsabilidad de solicitar asesora con los abogados en relacin a los contratos, para ver si hay que hacer alguna clusula en los contratos. Es responsabilidad del Secretario Municipal enviar los contratos a tiempo a la Oficina del Contralor. [Apartados del a. al e.] Vanse las recomendaciones 3 y de la 11 a la 13. Hallazgo 6 Deficiencias relacionadas con el uso de un local arrendado para establecer el Museo del Cartel, y obras de arte en estado de deterioro a. El 14 de septiembre de 2001 el Municipio arrend el stano y el primer nivel de un local para operar el Museo del Cartel. El canon de arrendamiento se estableci en $3,500 mensuales. El examen que efectuamos sobre el arrendamiento del dicho inmueble revel lo siguiente: 1) En mayo de 2004 el Alcalde le cedi las instalaciones del Museo del Cartel al Departamento de Salud para ubicar una oficina de servicios a los pacientes del Programa Medicare. El referido funcionario no obtuvo la aprobacin de la Legislatura Municipal ni del dueo de la propiedad para ceder las instalaciones del local arrendado. De mayo a julio de 2004 el Municipio incurri en desembolsos por $10,500 por el arrendamiento de dicho local. A diciembre de 2004 el Municipio adeudaba $14,000 al arrendador correspondientes a la renta de agosto a noviembre de 2004. 2) De mayo a octubre de 2004 el Municipio incurri en gastos por $3,786 por los servicios de energa elctrica y de telfono mientras el Departamento de Salud brind servicios en las instalaciones del Museo bajo el Programa del Medicare. Adems, un empleado del Municipio realizaba la tareas de limpiar las instalaciones de la oficina de dicho Programa. 3) En una inspeccin fsica realizada por nuestros auditores en junio de 2004, stos observaron que las obras de arte que se exhiban en el Museo del Cartel estaban en condiciones de deterioro. Algunas de stas tenan los marcos y cristales rotos, las

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pinturas daadas y otras se encontraban en el piso. Dichas obras tienen un costo de $360,000. 4) El Alcalde cedi las instalaciones del Museo sin otorgar un contrato por escrito con el Departamento de Salud donde se establecieran los trminos y condiciones de dicha cesin. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

El municipio tendr los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo todas las
facultades correspondientes a un gobierno local y de aquellas incidentales y necesarias para ejercer los poderes Legislativo y Ejecutivo en todo asunto que fuera de naturaleza municipal, que redunde en beneficio de la poblacin y para el fomento y progreso de sta, inclusive el desarrollo de obras y actividades de inters colectivo. [Artculo 2.001(o)]

El Municipio podr contratar con cualquier agencia pblica y con cualquier persona
privada, natural o jurdica, para el desarrollo, administracin y operacin conjunta, coordinada o delegada de facilidades para la prestacin de servicios pblicos y para la construccin, reparacin y mantenimiento de facilidades municipales.

[Artculo 2.001(r)]

El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que

reciba el municipio, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley. [Artculo 3.009(s)]

La Legislatura Municipal puede disponer mediante ordenanza o resolucin lo necesario

para implantar las facultades conferidas al municipio en lo relativo a la creacin de organismos intermunicipales y a la otorgacin de convenios, en tanto y en cuanto comprometan econmica y legalmente al municipio. [Artculo 5.005(i)]

El Director de Finanzas tomar medidas adecuadas para salvaguardar los fondos, los
valores y la propiedad municipales. [Artculo 6.005(f)]

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El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier

representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar con respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

Los procedimientos para controlar y contabilizar la propiedad municipal tendrn los

controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades, y que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades. [Artculo 8.010(d)]

La custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida

y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa municipales ser responsabilidad del Alcalde y del Presidente de la Legislatura Municipal, respectivamente, o sus representantes autorizados. [Artculo 8.013] En el Captulo VII, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.

El Alcalde, con la aprobacin de la Legislatura Municipal, puede contratar con cualquier

agencia del Gobierno Central o del Gobierno Federal y otros municipios para realizar estudios, trabajos, obras y mejoras pblicas y para el desarrollo, administracin y operacin en forma conjunta, coordinada o delegada de facilidades para la prestacin de servicios al ciudadano. [Artculo 14.002] En el contrato otorgado por el Municipio y el arrendador se establece que el local se utilizara para la ubicacin de un museo. Adems, se dispone en el mismo que el Municipio no podr subarrendar ni ceder el uso o disfrute de dicha propiedad sin el consentimiento por escrito del dueo. En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v. Municipio de San Juan, 147 D.P.R. 824 (1999), el Tribunal Supremo dictamin que es requisito formular los acuerdos mediante contratos por escrito.

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Estas situaciones ocasionaron lo siguiente:

Se impidi a la Legislatura Municipal considerar dicha transaccin para las medidas de

lugar.

Se comprometi las finanzas del Municipio, ya que ste asumi la responsabilidad de los
gastos de arrendamiento, por los servicios de energa elctrica y de telefona incurridos por el Departamento de Salud.

Se propici el deterioro de las obras de arte las cuales eran propiedad del Municipio. La falta de un contrato por escrito priv al Municipio de un documento legal que
protegiera sus intereses y en el que se establecieran las obligaciones de ambas partes en forma precisa. El Alcalde Rosa Pacheco no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi adecuadamente los intereses del Municipio en lo que respecta a las situaciones comentadas. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Entenda que el Departamento de Salud es una Agencia del Gobierno y necesitaban unas facilidades, el Municipio de Ro Grande facilit las mismas, para que brindaran el servicio a las personas de mayor edad y pblico en general y no tuvieran que viajar a Fajardo o Carolina a recibir los mismos. [Apartado a.] Vanse las recomendaciones 3, 9.b y c. y 15. Hallazgo 7 Ausencia de reglamentacin para regir los procedimientos de desembolsos en varias operaciones del Municipio a. A junio de 2004 en el Municipio no se haba establecido lo siguiente: 1) Un reglamento para las compras y el arrendamiento de equipo o la ejecucin de servicios para casos de emergencias provocadas por desastres. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-04-04.

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2) Un reglamento en el que se establecieran los controles y procedimientos para regular las actividades y operaciones de los Campamentos de Verano, tales como: los procedimientos para el recaudo de las cuotas, los costos de la matrcula a pagar y la concesin de becas a los participantes de dichas actividades. De junio a octubre de 2003 se efectuaron desembolsos por $17,871 para cubrir los costos de operaciones del campamento llevado a cabo ese ao. 3) Un reglamento para la adquisicin de uniformes para los empleados de los departamentos de Obras Pblicas Municipal y de Control Ambiental, la Oficina para el Manejo de Emergencias, y la Polica Municipal. De diciembre de 2002 a abril de 2004 se desembolsaron $17,071 en la compra de estos uniformes. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente:

El municipio tiene la facultad de desarrollar programas de bienestar general y de servicio

pblico. [Artculo 2.004(q)] No obstante, como norma de administracin fiscal y de control interno, es necesario establecer reglas que permitan la operacin y funcionamiento adecuado de los programas.

Entre las facultades, deberes y funciones de la Legislatura Municipal est reglamentar

las compras y el arrendamiento de equipo o ejecucin de servicios para casos de emergencias provocadas por desastres. Adems, aprobar aquellos reglamentos que de acuerdo con la ley deban someterse a su consideracin. [Artculo 5.005(k) y (m)]

Los directores de unidades administrativas establecern sistemas de control que

permitan verificar el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de los programas, proyectos y actividades de la unidad administrativa. [Artculo 6.003(d)]

Los municipios podrn establecer, adoptar, e incorporar procedimientos que contribuyan

a mejorar y perfeccionar los controles internos y el cumplimiento con las leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos en general. [Artculo 6.007(e)]

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Las obligaciones y desembolsos de fondos pblicos municipales slo podrn hacerse

para obligar o pagar servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones o cualesquiera otros conceptos autorizados por ley, ordenanzas o resoluciones aprobada al efecto y por los reglamentos adoptados en virtud de las mismas. [Artculo 8.004] En el Captulo IV, Seccin 4 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye, en parte, una disposicin similar. Las situaciones comentadas impiden mantener un control adecuado de los desembolsos y propician el uso indebido de los fondos municipales. Adems, nos impidieron verificar, en todos sus detalles, la correccin y propiedad de los desembolsos efectuados en las operaciones mencionadas. El Alcalde no cumpli con su deber ni protegi adecuadamente los intereses del Municipio en lo que se refiere a las situaciones comentadas. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: En mi Administracin solicit al Secretario Municipal y el Director de Obras Pblicas que se hicieran reglamentos, se llevaran controles y procedimientos. No se hicieron los mismos. Para bien del Municipio todas estas cosas tienen que estar para el futuro. Vanse las recomendaciones 3, 14 y 15. Hallazgo 8 Falta de controles internos relacionados con las operaciones del Garaje Municipal a. No se mantena un registro o historial por cada vehculo municipal en el cual se detallara el consumo de combustible, las reparaciones y el mantenimiento que se le daba a dicho equipo. b. No se mantenan inventarios perpetuos de la existencia de las gomas y los lubricantes que se usaban en los vehculos municipales. Situaciones similares a las comentadas en los apartados a. y b. se incluyeron en el informe de auditora anterior M-04-04.

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En el Artculo 8.010(d) de la Ley Nm. 81 se establece que los procedimientos para controlar y contabilizar la propiedad municipal tendrn los controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades, y que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades. En el Captulo VII, Seccin 24 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen las normas de control interno que se deben observar en las operaciones relacionadas con los materiales, los suministros y las piezas de repuesto de los almacenes del Municipio. Entre otras, llevar un registro de inventario perpetuo para el control de los mismos. En la Ordenanza Nm. 22 del 12 de diciembre de 2002 se establece el uso, el control y la conservacin de los vehculos de motor y del equipo pesado municipales. Es norma de sana administracin y de control interno requerir que se mantengan registros adecuados del uso y mantenimiento del equipo automotriz y que se rindan informes peridicos a la gerencia sobre el uso de ste. Estas situaciones propician la comisin de irregularidades y el uso indebido del equipo automotriz y de los suministros. Los directores de Obras Pblicas Municipal no supervisaron adecuadamente dichos procesos. El ex Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: En el Garaje Municipal de Ro Grande no hay evidencia por escrito del mantenimiento que se da a los vehculos. En la mayora de las agencias del Gobierno hay estos procedimientos, Acueductos, Autoridad Energa Elctrica, Transporte, etc. Se recomend que se hiciera el procedimiento y se establecieran los controles. No se hicieron. Vanse las recomendaciones 3 y 9.d.

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ANEJO 1 MUNICIPIO DE RO GRANDE INDICADORES SOCIOECONMICOS*

Extensin Territorial del Municipio: Direccin en Internet de OCPR: http://www.ocpr.gov.pr I. Informacin General Poblacin Densidad poblacional Poblacin menor de 18 aos Poblacin entre 18 y 65 aos Poblacin mayor de 65 aos II. Caractersticas de la Poblacin Ingreso per cpita Poblacin debajo del nivel de pobreza (Individuos 18 aos o ms) Poblacin 25 aos o ms graduada de Escuela Superior o ms Poblacin urbana Poblacin rural III. Encuesta Grupo Trabajador (Nmero de personas empleadas) Grupo trabajador Empleo total Desempleo Tasa de desempleo IV. Gobierno Municipal Finanzas: Ingreso total Patentes municipales Contribucin sobre la propiedad Otros ingresos Gastos corrientes Exceso ( Deficiencia) de Ingresos sobre gastos del ao fiscal, segn los estados financieros auditados Supervit o (dficit) al cierre del ao fiscal Deuda pblica municipal Recursos Humanos: Empleo total del Municipio De confianza Regulares Transitorios Irregulares Nmina Informtica: Nmero de Terminales y Computadoras V. Evaluacin Gobierno Municipal Puntuacin por cumplimiento con los criterios de la OCPR para mejorar la administracin ** Personas Personas Personas Personas Personas Dlares Nmero Unidad Puntos Ao fiscal 2002-03 95 $ 414 20 352 42 6,000,264 $ 74 Ao fiscal 2003-04 95 478 16 405 57 5,558,808 $ 74 485 27 397 61 6,504,720 N/D Ao fiscal 2004-05 98 Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares $ $ $ $ $ $ $ $ 13,396,843 $ 2,225,000 $ 4,969,960 $ 6,201,883 $ 7,396,579 $ 1,597,004 $ 6,346,899 $ 17,210,000 $ 13,915,264 $ 2,225,000 $ 5,046,792 $ 6,643,472 $ 8,356,456 $ 428,069 $ 6,854,967 $ 16,607,000 $ 15,113,668 2,251,500 5,395,337 7,466,831 8,608,948 (2,515,170) 1,936,159 15,961,000 60.80 Millas 2 Posicin en extensin #15 / 78 Puerto Rico Censo 2000 3,808,610 1,114 28.7 60.1 11.2 Puerto Rico Censo 2000 8,185 48.2 60.0 94.4 5.6

Unidad Habitantes Habitantes/m2 Por ciento Por ciento Por ciento Unidad Dlares Por ciento Por ciento Por ciento Por ciento Unidad En miles En miles En miles Por ciento Unidad $

Censo 1990 45,648 751 33.9 58.4 7.7 Censo 1990 3,529 $ 59.4 52.0 55.3 44.7 Ao natural 2003 20,500 18,000 2,500 12.0 Ao fiscal 2002-03

Censo 2000 52,362 861 29.8 60.7 9.5 Censo 2000 7,347 $ 46.6 59.5 96.0 4.0

Ao natural 2004 Cambio Porcentual 18,000 16,000 2,000 11.0 Ao fiscal 2003-04 Ao fiscal 2004-05 -12.2 -11.1 -20.0 -8.3

*Vase en nuestra pgina de Internet las definiciones de trminos de los Indicadores de Municipios. ** El resultado de las evaluaciones y los correspondientes reconocimientos a los municipios acreedores de ellos son independiente de los hallazgos que se puedan determinar en las auditoras realizadas de sus operaciones fiscales.

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ANEJO 2 MUNICIPIO DE RO GRANDE FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO3 NOMBRE CARGO O PUESTO PERODO DESDE Sr. Emilio Rosa Pacheco CPA Marlene Smith Bermdez Sra. Hilda Villalongo Vzquez Sr. Javier Snchez Rivera Sr. Rey A. Ceballos Cepeda Sr. Alfredo Correa Montes Alcalde Directora de Finanzas Secretaria Municipal Interina Secretario Municipal Director de Obras Pblicas Municipal 1 jul. 01 1 jul. 01 20 nov. 03 1 jul. 01 17 nov. 03 1 jul. 01 1 jul. 01 22 jul. 03 1 jul. 01 14 feb. 03 HASTA 30 jun. 04 30 jun. 04 30 jun. 04 17 nov. 03 30 jun. 04 14 nov. 03 30 jun. 04 12 sep. 03 30 jun. 04 30 nov. 03

Sra. Francis J. Ceballos Vlez Directora de Recursos Humanos Sra. Yaritza Ortiz Reyes Sr. Luis A. Ortiz Cirilo Sra. Norma Navarro Algarn Directora de Recursos Humanos Interina Auditor Interno Auditora Interna Interina

No se incluyen interinatos menores de 30 das.

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Continuacin ANEJO 2

NOMBRE

CARGO O PUESTO

PERODO DESDE HASTA 30 jun. 04 30 jun. 04

Sr. Jos Ruiz Montes Sr. Hctor Rosa Cirilo

Director de la Oficina de Programas Federales Director de la Oficina de Manejo de Emergencias

1 jul. 01 1 jul. 01

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ANEJO 3 MUNICIPIO DE RO GRANDE FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO4 NOMBRE CARGO O PUESTO PERODO DESDE Sr. Carlos M. Mercado Guzmn Sra. Vivian A. Julin Camacho Presidente de la Legislatura Municipal Secretaria de la Legislatura Municipal 1 jul. 01 1 jul. 01 HASTA 30 jun. 04 30 jun. 04

No se incluyen interinatos menores de 30 das.