Maestra en Direccin de Proyectos Fundamentos de Direccin de Proyectos Propuesta metodolgica para la implementacin de los conceptos de la Administracin de Proyectos, en las

iniciativas ambientales desarrolladas por la direccin ambiental, de la compaa Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL) Autor Michelle Salas Pinel Alumno Samanta Ascencio Netzahuatl 23 de Marzo 2012 UNITEC Campus Ecatepec

Profesor M. en C. Sal Rangel Lara

Anlisis crtico a la tesis: Propuesta metodolgica para implementar los procesos de la administracin de proyectos en base al PMBOK.
En principio el autor da una descripcin general de los problemas que a su parecer presentan los proyectos desarrollados por la CNFL, por los cuales no se logran cubrir los objetivos ni se obtiene el alcance deseado; as mismo define como principal objetivo de su propuesta proporcionar un manual que sirva como herramienta para guiar el proceso de implementacin de programas a travs de la administracin de proyectos. Como objetivos especficos determina la importancia de definir variables, conceptos y diseo lgico, seguir el proceso de las nueve reas de conocimiento de la Administracin de Proyectos y finalmente desarrollar herramientas de trabajo como son las plantillas. As como hace nfasis en que toda la propuesta est realizada en base al manual PMBOK. En el desarrollo de la propuesta menciona que ha definido cuatro lneas de trabajo que son: Inicio, planificacin, ejecucin y control, y la lnea de cierre; modificando de esta forma el proceso marcado por el PMBOK ya que omite el proceso de seguimiento que est compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.(PMBOK) de esta manera se pierde a lo largo del desarrollo de su propuesta el momento en que se debe reevaluar si se estn cumpliendo los objetivos que estableci y no se considera si se debe reencaminar el proyecto, y como consecuencia no menciona un plan de contingencia, nicamente propone una plantilla donde se identificar el problema, no un plan de accin, es decir, no sugiere lineamientos ni procesos a seguir en caso que se presentasen problemas, y por lo tanto no plantea una solucin para resolver los acontecimientos que surgieran.

En el proceso de inicio la plantilla aconsejada para presentar ante la Direccin de la organizacin, no cuenta con todos los campos necesarios para mostrar una propuesta de proyecto, como las fechas de iniciacin y cierre de los procesos, las fases y actividades en que se subdividirn, el objetivo general que es de suma importancia para poder determinar los objetivos especficos y as poder ver que estn acorde con el mismo, la estrategia que se utilizar a pesar de hacer mencin de los objetivos estratgicos, y lo ms importante para ser aprobado el monto econmico total que el proyecto requerira para llevarse a cabo.

Durante el proceso de planificacin habla de desarrollar la estructura detallada del trabajo, que supone debi estar previamente definida de forma general en la fase previa, ayudada por el entregable que es la plantilla de la lnea de inicio donde como se mencion en el prrafo anterior no existe. Tambin marca una segunda actividad a realizar descripcin del procedimiento propuesto donde una vez ms pronuncia el proceso de seguimiento que se debe efectuar durante dicha labor, aunque no se encuentra precisado que es lo que se debe hacer. As mismo dentro de la herramienta para especificar las actividades no coloca los espacios para definir el tiempo que durar cada una, el dinero requerido, como se llevar a cabo, ni las fechas en que se debe iniciar o concluir. Posteriormente enuncia los recursos humanos requeridos, sin embargo minimiza la realizacin de seleccionar al personal ya que intuye que se debe hacer por medio de outsorcing, y de esta forma cuando define los elementos a contemplar en la construccin del presupuesto se olvida de incluir el costo de la mano de obra. Dentro de la herramienta a utilizar faltan campos para colocar el dinero necesario para contar con esa plantilla de personal, y finalmente describir las actividades que debe emprender cada uno, ya que las responsabilidades (campo de la plantilla) son tan solo la consecuencia de efectuar oportunamente su trabajo. En la etapa de descripcin del procedimiento propuesto supone nuevamente que en la etapa anterior se defini quien hace que, y quien decide que y propone el uso de una

plantilla resumen donde se cuantificar la cantidad de factor humano laborando en cada rea, que en mi opinin resulta confusa ya que utiliza letras para determinar los rangos, por lo que no sera fcil de leer para los beneficiarios del proyecto. Manifiesta tambin el uso de un diagrama de Gantt para hacer la representacin de las actividades por medio del tiempo de realizacin, donde es necesario el uso del software MS Project de Microsoft, as como hace alusin a la importancia de contar con una ruta crtica bien definida ya que con ella se puede observar de manera mas simple el grado de avance del proyecto, sin embargo sera importante que considerara que no puede forzar a la utilizacin de este software, que por el contrario es una herramienta de apoyo, por lo que considero debi incluir cada accin a realizar dentro del programa as como actividades a desarrollar, ya que si no se cuenta con el software que se propuso, lo directores no sabran como efectuarlas. Reparo que en la actividad de planificacin del presupuesto no contempla un costo real, sino que sugiere que se base el monto en su mayora en informacin histrica, por lo que estima un margen de diferencia que en porcentaje puede resultar pequeo, pero al traducirlo a dinero podra diferir mucho con el capital valorado de inversin de los patrocinadores, dejando as actividades inconclusas, y as no se cumpliran los objetivos del proyecto. Desde mi punto de vista dej de lado una pieza que en el PMBOK es muy importante: el alcance del proyecto, mismo que menciona como algo que se debe realizar a manera de parte del Acta de Constitucin, y no considera que se mide en relacin al plan para la direccin del proyecto como lo marca el PMBOK y tampoco habla sobre las actividades a cumplir para definirlo, como seran recoleccin de requisitos, crear la EDT, verificar el alcance y controlarlo, as como tampoco el que no se debe confundir el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio, como es el caso. En el proceso de ejecucin y control a manera de opinin sugerira que elaborara una plantilla para poder evaluar y dar seguimiento del desempeo obtenido en el momento del monitoreo, ya que solo menciona que el director del proyecto debe fijarse en la plantillas de planeacin que tiene para ver si se cumpli o no con la actividad, pero se

necesita de un nuevo formato donde se contrapongan las actividades que se deban realizar con las que se han realizado, para poder revisar el grado de avance del proyecto y poder informar a los patrocinadores de forma mas palpable, as como creo que sera necesario tener archivos, formatos, o programas que evalen de manera independiente si se est o no cumpliendo con cada uno de las nueve reas de conocimiento que maneja el PMBOK, ya que se supone que su propuesta se encuentra sustentada en el manual. En la plantilla de pendientes que sugiere utilizar, pienso que faltara incluir un campo para colocar el nombre de la fase, etapa o actividad de la que se est hablando, para poder ubicarla fcilmente por ejemplo en la ruta crtica y monitorear el buen o mal desempeo, para poder prevenir futuros riesgos, que pongan en desconcierto al proyecto en general, para as poder realizar lo mas importante que es darle solucin a ese problema de retraso o de no realizacin de etapas, porque con el formato que propone solo se mira el problema pero no se mira una posible solucin.

Finalmente en el proceso de cierre escribe que es necesario verificar si se cubri el alcance del proyecto, ya que eso es lo mas importante, a pesar de haber dejado de lado el menester de priorizar el alcance del proyecto en las etapas anteriores. Concibo que sea imprescindible mencionar que el informe final del cierre debe tener una forma de comparar si se cumplieron o no los objetivos y un desglose de gastos, ya que finalmente esto es lo que ms importa a los patrocinadores y beneficiarios de su realizacin.

Marco metodolgico en contraposicin a las propuestas del autor

Para verificar si el autor sigui todos los procesos del PMBOK en las nueve reas de conocimiento, as como determinar las herramientas que utiliz, y reconocer de forma mas sintetizada las propuestas del autor, se presenta la siguiente tabla.

REAS DE CONOCIMIENTO

PMBOOK En esta rea se debe desarrollar:

Acta de Constitucin Plan para la direccin Dirigir y gestionar la ejecucin Monitorear y controlar el trabajo Realizar el control de cambios Cerrar el proyecto o fase

TESIS Se menciona que:

Acta de constitucin Descripcin del proyecto Plan de accin Entregables y mtricas

HERRAMIENTAS QUE UTILIZ

Plantilla Acta de Constitucin

CRTICA
No se encuentra definida el rea de Integracin como tal, en ningn momento explica o hace notar el cambio de sta a la de alcance, adems se olvid de diferenciar entre grupos de procesos y actividades del proyecto, es decir, no se entiende cuales actividades de las mencionadas corresponden a las del proceso de ejecucin y cuales al rea de integracin. La herramienta propuesta para implementar en el rea de Alcance, es parte de los manuales de desarrollo gil, que son opuestos a la metodologa del PMBOK por lo que todo el proceso de gestin se vera afectado si se tuviera que seguir rgidamente dicho manual. Cuando habla del tiempo nuevamente las herramientas utilizadas, y el momento de aplicacin de las mismas no es muy claro, considero que con tantos formatos se puede confundir el estado real de avance en el proyecto.

Integracin
Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos.

Alcance
Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente.

Recopilar los Requisitos Definir el Alcance Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Verificar el Alcance Controlar el Alcance

Definicin del alcance Expectativas planteadas Criterios de aceptacin Descripcin de actividades Planeacin

Criterio SMART eSpecfico, Medible, Acordado, Realista y en el Tiempo establecido Plantilla Declaracin del alcance WBS Chart Pro

Tiempo
Se centra en los procesos que Definir las Actividades

Lnea de planificacin: Estimacin de manera gradual de acuerdo a

Diagrama de Gantt : MS Project de Microsoft

se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto.

Secuenciar las Actividades Estimar los Recursos para las Actividades Estimar la Duracin de las Actividades Desarrollar el Cronograma Controlar el Cronograma

las actividades a realizar. Lnea de ejecucin y control: Verificar la realizacin de actividades de acuerdo al grado de avance. Lnea de control: Revisin de avances para la realizacin de posibles cambios que apresuren la actividad. Lnea de planificacin: El monto de los costos puede ser tomado de proyectos anteriores, cotizaciones, informacin de mercado, internet, llamadas telefnicas a proveedores, entre otras. Lnea de control: Se realizar tan pronto como inicie el proceso de ejecucin. Lnea de planificacin: El incluir la calidad dentro de la etapa de planificacin de un proyecto, permite asegurar que el proyecto satisfaga las

Se utiliza como herramienta de trabajo la plantilla # 18. En la que se ingresa la fecha real de inicio y finalizacin de las actividades planificadas.

La forma de estimar los costos es rebuscada y al tratar de hacerlo como lo plantea el autor, puede complicarse; el recurso humano no se toma en cuenta en la fase de iniciacin y planeacin, sino hasta la ejecucin, donde supone que ya se contrato el personal y se contabilizaron los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, al igual que hace con los planes de riesgo, los deja de lado y los menciona solo en la ejecucin.

Costo
Procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Estimar costos Determinar el presupuesto Controlar los costos

MS Project Plantilla # 12. Estimacin de costos

Tcnica del valor ganado, valor planeado y costo actual. Plantilla #16 diagrama de Ishikawa Plantilla # 15. Identificacin de los problemas potenciales para el cumplimiento de la calidad del proyecto. Plantilla # 17. Lista de

Calidad
Incluye los procesos y actividades de la organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos

Planificar la calidad Realizar el aseguramiento de calidad Realizar el control de calidad

y polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

Recursos humanos
Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Desarrollar el plan de Recursos humanos Adquirir el equipo Desarrollar el equipo Dirigir el equipo

Comunicacin
Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto

Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones Distribuir la Informacin Gestionar las Expectativas de los Interesados Informar el Desempeo

necesidades por las cuales inicio. Lnea de ejecucin y control: El aseguramiento de la calidad es el esfuerzo de plantear, organizar y dirigir la calidad durante la ejecucin del proyecto. Lnea de planificacin: Los recursos pueden ser clasificados en humano, maquinaria, herramientas, instalaciones, materiales, estudios, alquileres, entre otros. Lnea de ejecucin y control: consiste en la seleccin del personal idneo para el proyecto y el desarrollo de un equipo capaz de trabajar de manera conjunta Lnea de planificacin: Busca lograr una comunicacin efectiva entre el encargado del proyecto y los involucrados, para asegurar la oportuna y apropiada generacin, recoleccin,

verificacin de las soluciones o medidas de cumplimiento de la calidad.

Matriz de Involucrados Claves y Expectativas (LI-3, plantilla # 4) Plantilla # 19. Acciones para el cumplir de los criterios de aceptacin Plantilla # 11 Definicin de actividades. MS Project Diagrama de Gantt

Plantilla # 20. Listado de pendientes

LP-5, plantilla # 10 Matriz de

sean adecuados y oportunos.

Riesgo
Describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto.

Planificar la Gestin de Riesgos Identificar los Riesgos Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Adquisiciones
Describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o resultados para el proyecto.

Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

distribucin, archivo y disposicin final de la informacin Lnea de ejecucin y control: Comparar con el plan proyecto base, as como administrar y direccionar el flujo de informacin. Lnea de planificacin: Prever continuamente posibles problemas que afecten el proyecto, para implementar acciones preventivas a tiempo, en vez de improvisar y buscar soluciones tardas. Lnea de ejecucin y control: Consiste en monitorear la ejecucin y los resultados. Lnea de ejecucin y control: Se ejecutan a travs de un proceso administrativo, que le permite llevar un control de los fondos pblicos utilizados para compras, contrataciones y

comunicacin

plantilla # 14 Matriz de Riesgos potenciales

Sistemas como el SACP (Sistema Administrativo Contable Presupuestario) SIACO

servicios.

Conclusin
La propuesta de elaboracin de una herramienta de aplicacin en el desarrollo de proyectos exitosos analizada, resulta no ser tan fiel al manual PMBOK como el autor lo comenta, ya que en algunas reas, procesos y formas de implementacin propuestos se mezcla el uso del mtodo gil con el tradicional. Sin embargo contiene muchas ideas buenas y aplicables para el avance del proyecto aunque desde mi forma de verlo no son claras ni se encuentran bien delimitadas, considero que puede resultar confuso para el usuario incluso el solo leer la propuesta, ya que no se logra diferenciar donde termina un proceso, actividad o fase y donde comienza el otro, as como las herramientas sugeridas pueden no ser muy apropiadas, ya que son complicadas y no funcionales, aunque de la misma forma que tiene detalles que necesitaran restructurarse cuenta tambin con aplicaciones que puede resultar muy tiles para el director del proyecto, como la mezcla de uso de herramientas del mtodo tradicional con el gil, ya que a fin de cuentas es la combinacin de ambos la que puede apegarse mas a la forma de trabajo acelerada de los proyectos actuales, que tambin necesitan de una estructura y forma bien definidas. Los comentarios realizados son a manera de sugerencia y de ninguna forma intentan menospreciar, desacreditar o subestimar el valor o funcionalidad de la propuesta, simplemente son observaciones que como usuario podran hacerse a la misma, porque finalmente lo importante es que sean los beneficiarios quienes lo encuentren til, creo que debi enfocarse a lo bsico como es el tiempo, presupuesto y alcance, que son los puntos clave del proyecto y no enredarse tratando de incluir todas las reas y procesos del PMBOK por lo tanto reitero que no debi puntualizar que el trabajo es fiel al mismo manual.

Bibliografa
Autores varios, (2004), Manual PMBOK 4 Ed. En Espaol, Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos. Michael Arias Chvez, (2010), Marco conceptual de la Administracin de Proyectos.

Michelle Salas Pinel, (2010), Propuesta metodolgica para la implementacin de los conceptos de la Administracin de Proyectos, en las iniciativas ambientales desarrolladas por la direccin ambiental, de la Compaa Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL) Http://www.liderdeproyecto.com/

Anlisis de la lgica de la Propuesta

1) Propsito principal del artculo. Proporcionar un manual que sirva como herramienta para guiar el proceso de implementacin de programas a travs de la administracin de proyectos. 2) Pregunta clave a la que el autor hace referencia. Cules son los mtodos, procesos y herramientas necesarias para llevar a cabo un proyecto exitoso? 3) Informacin ms importante en el artculo. El autor se apoy en el manual PMBOK y para desarrollar la tesis hace referencia a la informacin histrica sobre proyectos que tiene de la empresa para la que fue creada la propuesta. 4) Principales inferencias o suposiciones en el artculo. El autor escribe a manera de conclusin que su propuesta es una gua prctica aplicable no solo a la empresa para la que originalmente fue concebida, sino que sirve para utilizarla en cualquier clase de proyecto, y que de esta forma se podrn maximizar los recursos y se obtendr el xito asegurado. 5) Conceptos clave que se necesitan comprender el artculo. PMBOK, grupos de procesos, gestin, direccin de proyectos, reas de conocimiento, metodologa. 6) Con estos conceptos el autor quiere decir. Que para llevar a cabo un proyecto es preciso tener una preparacin adecuada para realizarlos, es decir, que se necesita conocer como dirigir, controlar, implementar, organizar y dar seguimiento a un proyecto; a travs de la utilizacin de herramientas como son plantillas, manuales, software, etc. Adems habla de una necesidad de seguir procedimientos para conseguir cumplir con los objetivos de dichos proyectos y as llevarlos al xito.

7) Suposiciones principales que subyacen en el pensamiento del autor. El autor da por hecho que el usuario al que va dirigido el manual conoce y sabe la forma de trabajo de un proyecto, as como supone que tienen conocimiento de software y herramientas utilizadas en la Direccin de Proyectos. 8) Si tomamos esta lnea de razonamiento con seriedad, las implicaciones son: El usuario podr aplicar con facilidad los procedimientos marcados en el manual, sabr donde adquirir el software propuesto, implementar de forma adecuada la forma de trabajo propuesta, le dar aplicacin a las herramientas, podr dar solucin a los problemas que se presentasen durante el transcurso de realizacin, culminar con xito el proyecto. 9) Si no tomamos esta lnea de razonamiento con seriedad, las implicaciones son: Que los usuarios no entiendan ni sepan utilizar el manual elaborado, confundan los procesos, cometan errores, no tomen en cuenta situaciones de riesgo, y en ltima instancia que dejen de usar el manual porque no lo consideren factible ni utilizable. 10) El/los principales punto(s) de vista expuestos en este artculo son: Hacer ver a los desarrolladores de proyectos la importancia de seguir un proceso, utilizar herramientas, recursos y tcnicas para realizarlos, basndose en lineamientos previamente establecidos, que les servirn para implementar en proyecto, y que as obtendr resultados ptimos. cualquier tipo de