Indicadores de Gestion

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Asesora Organizacional
INDICADORES DE GESTIN
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QUE ES UNA ORGANIZACIN?
Las organizaciones son instrumentos sociales que sirven para que muchas personas combinen sus esfuerzos y trabajen juntas con el fin de alcanzar objetivos que jams podra alcanzar si trabajaran en forma aislada.
EVOLUCION DE LAS ORGANIZACIONES
LA DINMICA DE LA ORGANIZACIN
Globalizacin, tecnologa, diversidad y tica. Gestin organizacional Diseo organizacional Cultura organizacional Inteligencia organizacional Conformacin Equipos Interaccin cultural Estructura de redes Liderazgo empresarial Solucin de conflictos Diferencias personalidad Generaciones Percepcin, atribucin, actitud y decisin Motivacin
EL GRUPO
EL INDIVIDUO
ENTORNO GLOBAL
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EVOLUCION EN LA GESTION
Proporcionar la gua de la Organizacin, definir quines somos, en qu creemos, cul es nuestra razn de ser y la forma en que nos vemos en el futuro. Establecer estrategias y objetivos que guen el actuar de la Organizacin en el corto y mediano plazo a partir del anlisis de las fuerzas externas o del entorno .
Planteamiento estratgico
MISIN, VISIN, VALORES
ESTRATEGIA Y OBJETIVOS
Operacionalizacin
SISTEMAS DE GESTION ESTRUCTURA DE PROCESOS
Identificar los sistemas de gestin y los procesos centrales del negocio y los que deben ser de apoyo y direccionamiento. Definir el diseo conceptual y detallado de procesos que soportan la operacin del negocio.
Establecer un sistema para el monitoreo de la gestin organizacional con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
CONTROL DE LA GESTION
Principales funciones del rea de RRHH

Objetivos expl.
Atraer Retener Motivar Ayudar a crecer
Objetivos impl.
Productividad Calidad de vida Cumplimiento normativas
Objetivos a LP
Supervivencia Rentabilidad Competitividad Adaptabilidad
Planificacin Planificacin estratgica y otros planes Planificacin de RRHH
Contratacin Reclutamiento Seleccin y orientacin
Crecimiento Formacin y perfeccionamiento Gestin de planes de carrera profesional
Evaluacin/Retrib. Evaluacin del rendimiento Retribucin
Entorno Externo
Economa Demografa Legislacin Competencia internacional
Anlisis del puesto de trabajo

Entorno Interno
Apoyo de la alta gerencia Estrategia y planes empresa Cultura Tecnologa y estructura Tamao, ...
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Planificacin de los RRHH

Presente
Planif. otras reas
Futuro
Previsin de las condiciones futuras que puedan afectar al plan
Objetivos
Planificacin
RRHH
Previsin de Demanda
Ejecucin de los planes: Demanda de RRHH
Planificacin RRHH
Ejecucin del plan: Oferta de RRHH

Contratacin Reclutamiento Seleccin y orientacin Crecimiento Formacin y perfeccionamiento Gestin de planes de carrera profesional
APT Situacin
Planificacin RRHH
Objetivos Polticas
Previsin de la oferta y de las condiciones futuras internas y externas que puedan afectar al los RRHH
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Caractersticas
Gestin RRHH
Produccin/Costos Crear Valor/Desarrollo Integral
Sistema Direccin RRHH
Tendencias
Organizacin Fuentes Valor Resolucin Conflictos Clima Organizacional Rol con la funcin Rol con las Personas GESTION RRHH Estabilidad Capital Financiero Confrontacin Produccin Experto Contralor FUNCIONAL Adaptabilidad Capital intangible Dilogo Social Efectividad organizacional Generalista Agente de cambio y socio ESTRATEGICA
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PROCESOS
PLAN DE NEGOCIO MODELO DE GESTION LIDERAZGO GENTE MOTIVADA EMPRESA
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QU ES UN SISTEMA DE GESTIN?
SISTEMA
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que actan entre s Polticas Objetivos Procesos Recursos
CONTROL DE GESTIN
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin
Indicadores
Planificacin Control Aseguramiento Mejoramiento
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Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
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QU ES EL CONTROL DE GESTIN?
Es la evaluacin que permite a la alta direccin medir en forma eficaz, sistemtica y objetiva la marcha de la organizacin, as como modificar el rumbo de la misma si se considera necesario, o adoptar las medidas correctivas para volver al camino original.
Los indicadores de gestin son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de produccin, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestin o la administracin de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestin en posiciones estratgicas que muestren un efecto ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logstico.
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QU SON LOS INDICADORES DE GESTIN?

Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se estn logrando los objetivos estratgicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia. Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados. Detectan y prevn desviaciones en el logro de los objetivos.
EL anlisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIN, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente alineada con el plan.
Son una expresin cuantitativa del comportamiento de las variables o de los atributos de un servicio, un proceso, o una organizacin.
Indicadores de gestin
Un sistema de control de gestin tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeacin y control de cada uno de los grupo operativo, informacin permanente e integral sobre su desempeo, que les permita a stos autoevaluar su gestin y tomar los correctivos del caso. A cada uno de sus usuarios, el sistema debera facilitarle informacin oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables crticas para el xito a travs de los indicadores de gestin que hayan sido previamente definidos. Por qu medir? - Por qu la empresa debe tomar decisiones. - Por qu se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha a ciegas, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones). - Por qu se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea. - Por qu se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se est ms dbil. - Por qu se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
Para qu medir?
- Para poder interpretar lo que esta ocurriendo. - Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos. - Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible. - Para analizar la tendencia histrica y apreciar la productividad a travs del tiempo. - Para establecer la relacin entre productividad y rentabilidad. - Para direccionar o re-direccionar planes financieros. - Para relacionar la productividad con el nivel salarial. - Para medir la situacin de riesgo de la empresa. - Para proporcionar las bases del desarrollo estratgico y de la mejora focalizada.
Atributos de los indicadores y tipos de indicadores

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos: Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad. Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan. Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.
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TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de eficiencia: Establecen la relacin entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operacin. Indicadores de Efectividad (impacto): Miden la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.
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ndice e Indicador
Indicador: Es una expresin matemtica de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser histricos, estndar, tericos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento poltico, planificado, etc.
INDICADOR = a (unidad) b (unidad)
ndice: Valor que da la expresin matemtica (indicador) al introducirle datos y se obtienen para evaluarlos a travs de diagnstico.
NDICE = 10 (toneladas) 100 (HH) = 0,1 toneladas / HH
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ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

tiles Pertinentes Prcticos
FRMULA
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El objetivo de los sistemas de medicin

El objetivo de los sistemas de medicin es aportar a la empresa un camino correcto para que sta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medicin debe satisfacer los siguientes objetivos: - Comunicar la estrategia. - Comunicar las metas. - Identificar problemas y oportunidades. - Diagnosticar problemas. - Entender procesos. - Definir responsabilidades. - Mejorar el control de la empresa. - Identificar iniciativas y acciones necesarias. - Medir comportamientos. - Facilitar la delegacin en las personas. - Integrar la compensacin con la actuacin.
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Razn de Ser ?
La razn de ser de un sistema de medicin es entonces: Comunicar, Entender , Orientar y Compensar la ejecucin de las estrategias, acciones y resultados de la empresa.
Los procesos que comnmente integran un sistema de medicin son: Planificacin, Presupuesto (asignacin de recursos), Informacin, Seguimiento (control), Evaluacin y Compensacin.
Cmo se mide la gestin de las reas de Recursos Humanos?

La gestin de Recursos Humanos, es medida a travs de indicadores como: 1. Capacitacin 2. Accidentabilidad Laboral 3. Rotacin de Personal 4. Ausentismo Estos IGRH se miden en una constante en el tiempo, siendo posible compararse de mes en mes, de ao en ao, de empresa en empresa, incluso de pas en pas. En cualquier caso, lo ms relevante ser estandarizar las frmulas de clculo de las tasas con el objeto de que la medicin tenga las mismas bases.
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Cul sera la diferencia entre una variable y un Indicador de Gestin?

Por ejemplo: La variable Accidentabilidad Laboral se transforma en Indicador de Gestin, cuando se establece que en el mes 1 hubo 5 accidentes, y se espera continuamente que este disminuya a cero, o bien se establezca que para el ao 2001, los 50 das perdidos deben bajar para el ao 2002 en un 50%. Lo que se quiere establecer es que las variables por s solas no nos dicen nada si no existen parmetros de comparacin entre s. Los Indicadores aplican como estrategia de desempeo del rea cuando las cifras disminuyen de perodo en perodo. Se asume que si la variable Accidentabilidad disminuye, las acciones preventivas y correctivas de Recursos Humanos han surtido efecto y por lo tanto, la tasa de pago de la mutual baja, lo que redunda en un ahorro de costos y mayor disponibilidad de hora hombre. Lo anterior indicara claramente que el IGRH asociado a la Accidentabilidad, mejor.
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Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos? 1.- Respecto de la Accidentabilidad laboral
La Accidentabilidad como meta debera ser siempre cero, sin embargo la realidad dice que siempre va a haber un accidente o una hora perdida a causa de un incidente laboral.
Uno de los principales Indicadores es reducir los costos asociados a este concepto y lograr la reduccin a cero de los das sin accidentes. Su frmula tradicional:
Nmero de das perdidos ____________________ Total de Trabajadores
= Tasa de Accidentabilidad por Trabajador
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Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos?

2.-Respecto del Ausentismo
El ausentismo laboral ms que un indicador, es un sntoma que revela no slo problemas a nivel del empleado sino tambin evidencia problemas en el mbito de la organizacin. Es un factor que es imposible de prever y genera muchas veces desconcierto ya que la planeacin de la produccin est en funcin de la disponibilidad de la mano de obra. El ausentismo lo vamos a definir como: la ausencia del empleado al lugar de trabajo en perodos de trabajo normales, sean estos por faltas, por atrasos y/o permisos. Podra tener su origen ya sea en un problema personal como en un problema laboral. www.auraquinonesli.com
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2.-Respecto del Ausentismo

Cules son sus causas en el mbito personal? Entre las principales se encuentran: - Licencias Mdicas por enfermedad comn - Licencias Mdicas por enfermedad o accidente del trabajo - Descansos maternales - Permisos estipulados en el Cdigo del Trabajo, en su artculo 66 - Problemas Familiares - Atrasos involuntarios por fuerza mayor - Faltas o atrasos voluntarios - Problemas de transporte, etc Cmo se calcula el ndice de ausentismo laboral? Puede calcularse en funcin de das perdidos y en funcin de horas perdidas. Este ltimo clculo resulta relevante a la hora de incorporar los atrasos y permisos en el anlisis.
Ausentismo = Nmero de hombres / das perdidos _____________________________________ Nmero de hombres x Nmero das de trabajo x 100
Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos?

3.- Respecto de la Capacitacin En general, en la administracin de la capacitacin nos encontramos que esta puede ser medida por: Nmero de horas por trabajador: Existe una medicin que puede ser comparada y es aquella que habla de las horas capacitadas (Sence y NO Sence), an cuando es sabido que no tienen nada que ver con que si la capacitacin sirvi o no sirvi o si ms an, influy o no en una mayor productividad. Lo cierto de este Indicador es que podemos compararnos respecto de nmero de horas que por lo menos asegura que las actividades se realizaron. La Frmula es: Total de horas de Capacitacin
_________________________ = Horas por Trabajador Total de Trabajadores
Costo de la capacitacin : Aqu se incorpora el concepto de gasto o inversin, como quiera llamarse. Recordemos que en lenguaje de Finanzas se hablar de gasto y en lenguaje de Recursos Humanos hablaremos de inversin en las personas. La frmula general:
Total de Gasto __________________ Total de Trabajadores = Gasto por Trabajador
INDICADORES DE EFICIENCIA
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADE S SALIDAS
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Grado de aprovechamiento de los recursos Recursos/Productos o Actividades
EFICIENCIA
EFICACIA
Como una razn:

Consumo de Recursos
Producto
Como un ndice:
Unidades Recursos / Unidad de Recurso X 100
Unidades Esperadas/ Unidad de Recurso
EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA Como un ndice:

266 Uds/Hora 279 Uds/Hora Esperadas
Ejecucin presupuestal Calidad de los Insumos Cantidad de los Insumos Oportunidad en la entrega de los Insumos
Como una razn:

No. H-H laboradas Puestos de Trabajo Atendidos No. H-H laboradas Usuarios Atendidos No. H-Ausentismo No. De Horas Programadas
X 100
INDICADORES DE EFICACIA
PROCESO
Extensin en la que se alcanzan los resultados planificados Como una razn:

Cantidad de unidades aceptadas
Total Unidades Producidas
EFICIENCIA
EFICACIA
Atributos de calidad, Producto/Grado de satisfaccin del cliente
Como un ndice:
Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas Nivel de Referencia X 100
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EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA Como una razn:

Nmero de Personas Capacitadas Nmero de Asesoras Eficaces
Total Empleados
Total Asesoras
Como un ndice:
No. de Personas Capacitadas / Total Empleados 0.90 X 100 No. de Asesoras Oportunas Total Asesoras Programadas
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INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se optimizan los recursos.
PROCESO
Como una razn:

EFECTIVIDAD
Actividades Realizadas
EFICIENCIA EFICACIA
Actividades Esperadas
Como un ndice:
Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin Objetivo Nivel de Referencia X 100
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EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Como una razn:

Nmero de Personas Beneficiadas Poblacin Objetivo Nmero de Asistencias Efectivas Total de Asistencias
Como un ndice:
Nmero de Personas Beneficiadas / Poblacin Objetivo X 100 0.98
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OTROS INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS
Productividad de mano de obra Ausentismo
= =
Produccin . Horas-hombre trabajadas

Horas-hombre ausentes . Horas-hombre trabajadas No. De accidentes incapacitantes x 1.000.000 Horas-hombre trabajadas Produccin . Horas-hombre trabajadas No. de das perdidos x 1.000.000 Horas-hombre trabajadas
Frecuencia de accidentes
Productividad de mano de obra ndice de severidad
=
= =
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ndice prestaciones-salario
ndice de tipos de trabajo
=
=
Prestaciones pagadas Total salario pagado No. de empleados de produccin No. de empleados administrativos Salario pagado a obreros . Salario pagado a empleados administrativos Salario pagado a obreros . Salario pagado a supervisores
ndice de tipos de salario
ndice de tipos de salario
Importancia de los salarios
Total salario pagados Costos de produccin

ndice prestaciones-trabajadores Indicador de rotacin de trabajadores Indicador horas-trabajador Indicador horas extra en el periodo Indicador ventas-trabajador = = = = = Prestaciones pagadas Total trabajadores Total de trabajadores retirados . Nmero promedio de trabajadores Horas - hombre trabajadas . Nmero promedio de trabajadores
Total horas extra . Total horas trabajadas

Ventas totales . Nmero promedio de trabajadores
Ciclo bsico del proceso de construccin de indicadores

1
Identificacin de los productos estratgicos y objetivos que sern evaluados
2
Identificar los mbitos de desempeo
3
Recolectar los datos que permitan Construir los indicadores
4
Validar los indicadores
Misin Productos Objetivos estratgicos
Eficacia Eficiencia Finales Intermedios
Comparaciones Formulas Antecedentes
Validar: aplicar Aspectos Tcnicos
Proceso de vinculacin Planificacin Estratgicas e Indicadores

Algunas consideraciones previas
La PLANIFICACION ESTRATEGICA en el mbito de la gestin pblica es concebida como una herramienta imprescindible para la identificacin de prioridades y asignacin de recursos. La combinacin de PLANIFICACION ESTRATEGICA y evaluacin del desempeo forma un circulo, un proceso continuo de resultados
Proceso de vinculacin Planificacin Estratgicas e Indicadores

Algunas consideraciones previas
Identificacin de objetivos, metas e indicadores que permitan evaluar resultados
Establecimiento de sistemas de control y seguimiento
PE
Vinculacin del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos
Identificar responsables del logro de las metas
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ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES
1. Diagnstico de la organizacin y su cultura de la evaluacin de la gestin. 2. Descripcin de los procesos y su informacin asociada. 3. Diseo de los indicadores.
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1- DIAGNSTICO DE GESTIN
1. La organizacin est direccionada por reas o por procesos. 2. Estn identificados los responsables, objetivos, recursos y procedimientos documentados de las reas o procesos. 3. La organizacin planifica peridicamente sus actividades administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles. 4. Se asegura que el personal debe realizar las actividades de acuerdo con las disposiciones planificadas. 5. Existe un sistema o sistemas de medicin de la gestin. 6. Las acciones de mejora en la organizacin se realizan con base en hechos y datos.
2- DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

Proceso:
LOGO
Cdigo: Versin:
Requisitos de la Norma NTCGP 1000 Aplicables:
Pgina 1 de 1
Objetivo: Proveedores Entradas P H V Actividades Salidas Responsable: Clientes
A
Recursos Fsicos: Humanos: Ambiente de Trabajo: Documentos (Incluye Legales y Reglamentarios) Internos: Externos: Riesgos Indicadores
Metas (Frecuencia)
3- DISEO DE INDICADORES
Estrato Estratgico:
Corporativo y de largo plazo
Formulacin
Medicin
Anlisis
Tctico:
Unidades estratgicas de negocio, a mediano plazo
Operativo:
Equipos de trabajo, a corto plazo
3- DISEO DE INDICADOR
Variables, factores claves o vitales: Pulso, tensin arterial, frecuencia cardiaca, la respiracin y la temperatura.
Plan Programa Proyecto Proceso (Objetivo)
Factor Crtico de xito
Tipo de Indicador
Nombre del Indicador
Formula
Definicin
Meta
Rango de Gestin Valor Minimo, Maximo
Frecuencia
Respon sabilid ad
Variable o Definir aspecto si es clave de Establecer Frecuencia Determinar un nombre la queConsignar Responsables mximos o con Interpretar elValoresel del proceso eficiencia, de cuyo identifique se 1) realizar relacin el resultado entreque resultado se queque se de Medir y 2) mnimos que resultado obtenido resultado depende eficacia elo logro la medicin del y quiere obtener, variables aloestablecer frmula desea la permitan alcanzar Interpretar mantener frente a de los efectividad objetivos indicador relacinpara entre calcular variables el respecto o el del Factor analizar el el indicador en medicin valor factor delclave indicador a medir resultado condiciones de efectuada Crtico a partir control y faciliten el de las variables definidas para el uso de alertas indicador
Cartilla o Manual de Indicadore s
FICHA TCNICA DE INDICADORES

FICHA TCNICA
orientacin de la medicin dirigida hacia la eficiencia, eficacia o efectividad
se refiere a las variables que se quiere analizar
Factor: __________________ Tipo de Indicador: _____________________ Nombre: _____________________________________________________

Detalle amplio del indicador
Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al establecer la relacin entre variables o el factor clave
Definicin:____________________________Unidad: ________________
se refiere al uso que se le quiere dar a la informacin obtenida o a que Objetivo Empresarial contribuira resultado que se Objetivo:_____________________________________________________ desea alcanzar Gerencia, Equipo, Area respecto del Responsable: _________________________________________________ Factor Crtico a se refiere a los estndares de medir comparacin de los indicadores Meta (Opcional): _______________________ Rango : Valor minimo:__________ Valor maximo: _______ Periodicidad con que se Frecuencia: ______________________ realizar la medicin del indicador: mensual, Frmula de Clculo:________________ trimestral
Observaciones: _______________________________________________
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QU MEDIR?
Planes y Programas (Indicadores temporales) Unidades Estratgicas Poltica y Objetivos Procesos (Indicadores permanentes: cantidad, calidad, tiempo, recursos y resultados)
ENFOQUE DE INDICADORES
EFICIENCIA: Es el uso racional de los recursos disponibles en en el funcionamiento de la organizacin y en la prestacin del servicio. EFICACIA: Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad del producto que satisface las necesidades y demandas de los clientes y partes interesadas.
EFECTIVIDAD: 1. Es la evaluacin del impacto de la gestin del proceso en el cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.
2. Es la evaluacin de la utilidad de los resultados en funcin de los intereses ms amplios de la organizacin.

MODELO DE EFECTIVIDAD TOTAL

PROVEEDORES Elementos constitutivo s del Sistema Empresa CLIENTES
Insumos
PROCESO
Resultados
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
Eficiencia (Recursos) Personas Insumos (Materiales) Mquinas y Equipos Tiempos Gastos Utilizacin Rotacin Disponibilidad (informacin) Uso del captal (Dinero) Motivacin Instalaciones
Eficacia (Atributos) Calidad Oportunidad en la entrega Amabilidad Confiabilidad Quejas Satisfaccin del cliente Servicio
Efectividad (Impacto) Rendimiento Productividad Cobertura Participacin en el mdo. Impacto Crecimiento Beneficios Retencin de clientes Incremento de clientes Nuevos productos
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CONSTRUCCION DE INDICADORES
Las Etapas para la construccin de los sistemas de indicadores, son:
1. Identificar y/o revisar productos y objetivos 2. Identificar las dimensiones y mbitos de desempeo. 3. Establecer responsabilidades organizacionales 4. Establecer referentes de comparacin 5. Construir frmulas o algoritmos 6. Recopilar la informacin necesario 7. Validar los criterios tcnicos 8. Analizar los resultados obtenidos 9. Comunicar e informar los resultados www.auraquinonesli.com
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1. Identificacin de productos y objetivos

Preguntas clave: Est identificada la misin, los productos y usuarios? Estn claros los objetivos que se debe lograr? Estn estos alineados con las prioridades estratgicas de la organizacin? Los objetivos estn expresados en metas mensurables?
2. Identificar las medidas de desempeo

Pregunta clave: qu se mide? Ello depender de: El tipo de metas que se monitorean Las prioridades de informacin tanto para fines externos como internos Las prioridades de evaluacin Los recursos disponibles (ej. Sondeos de opinin, encuestas, focus groups, mediciones tcnicas especiales, etc.)
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3. Establecer responsabilidades
Segn el tipo de tareas que desarrolla, los centros de responsabilidad: a) Tienen productos claramente asignables? b) Tienen objetivos traducidos en metas concretas? c) Cuenta con la autoridad y atribuciones para tomar decisiones necesarias para el logro de las metas d) Tienen recursos (humanos, materiales y financieros)?
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4. Establecer referentes (benchmarking)

a) b) c) Sobre lo planeado o presupuestado Respecto de otras instituciones comparables. Respecto de los resultados histricos (perspectiva temporal) La frecuencia de la medicin depende de: i. El tipo de indicador (estratgicos, de gestin ii. u operativo) iii. Los usos del mismo (externos o internos) iv. Los costos asociados a su medicin. v. Deben estar identificados con nombre claro y auto-explicativo. vi. Tener un objetivo claro y que lo cuantifique. vii. Tener un responsable de su medicin / recopilacin (metadatos) viii. Debe especificarse su frecuencia de medicin. ix. Deben especificarse las fuentes consultadas.
5. Construir frmulas o algoritmos

Esta fase se realiza cuando se tenga claridad de qu dimensiones se evaluar, sobre qu producto y en cumplimiento a qu objetivos se mide. a) Razones o ratios entre dos variables (Eficiencia: insumos/productos, Economa: costos/producto) a) Promedios simples b) Promedios ponderados c) Sistemas de clasificacin (clustering analysis, data mining, etc.)
6. Recopilar la informacin necesaria

Tipos de informacin: a) Contable-financiera (relativa a costos de la produccin, ingresos, gastos, activos, etc.) b) Informacin operacional (niveles de produccin, estadsticas operativas km constuidos, alumnos matriculados, contratos firmados, etc.) c) Informacin sobre resultados o impactos (a veces requieren estudios especiales, como sondeos de opinin, focus groups, etc. )
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7. Validacin del indicador

Criterios de validacin: a) Pertinencia (debe referirse a los productos/procesos esenciales) b) Relevancia (respecto a sus objetivos) c) Homogeneidad (sistema de unidades) d) Independencia (no condicionado por factores externos) e) Costo f) Confiabilidad g) Simplicidad y comprensividad h) No redundancia i) Focalizado en reas controlables j) Participacin (involucrar a los actores relevantes)
8. Anlisis de los resultados

Este permite: a) Revisar las metas que fueron definidas, estableciendo si stas fueron o no realistas. b) Priorizar la asignacin de recursos hacia determinados productos o programas. c) Justificar la asignacin de mayores recursos. d) Abandonar o fortalecer programas.
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9. Comunicar e informar
La comunicacin tiene que estar focalizada en los aspectos claves y con mensajes simples, directos y demostrables. El contenido debe ser, en lo posible, educativo. Los informes deben entregarse con cierta periodicidad. Debe detallar el anlisis de las desviaciones, justificando sus causas, repercusiones y responsabilidades.
Dificultades en la construccin de indicadores de desempeo

Dbil formulacin de los objetivos estratgicos y desagregacin de la metas. Quin se hace cargo de generarlos? Cmo ponderar los resultados? Cmo medir aquello que depende de condiciones externas? Cmo medir lo que depende del largo plazo? Cmo conseguir los datos necesarios? No se cuenta con una unidad a cargo de la generacin de la informacin. Pocas capacidades tcnicas, recursos para desarrollos y dbil compromiso institucional. El ejercicio se torna una carga burocrtica para los funcionarios que no vislumbran su utilidad. Tendencia a medirlo todo (catstrofe de confunsin)
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Qu es el desempeo ?
Ejemplo
Un cirujano de transplante de hgado oper a diez pacientes.
2 murieron 1, que haba tenido cncer en aos anteriores, sufri una recada El hgado de 1 paciente comenz a fallar, y fue necesario un segundo trasplante De los restantes 6 pacientes, slo 3 fueron capaces de reasumir sus vidas normales de trabajo.
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Depende de quin evalue !!

Ejemplo
Cuestionado sobre su desempeo, el cirujano manifest haber tenido una tasa de xito de 8 en 10
Un inmunlogo calific de 7 en 10, pues crey que el cirujano no debi haber operado en la persona que haba tenido cncer
Un administrador de costos calific como de 6 en 10 La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la calidad de vida posterior a la operacin (Mintzberg, 1996)
CASO
SEDAPAL
CUADRO DE RELACIN
ENTRE ESTATUTO Y PLAN OPERATIVO
PLAN OPERATIVO
ACTIVO FIJO
PRESUPUESTO OPERATIVO
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
RECURSO HUMANO
Objetivos y Actividades
- Operacin - Mantenimiento - Inversiones
- Bienes - Servicios
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PROCESO DE INTEGRACIN DEL PLAN MAESTRO OPTIMIZADO AL PLAN OPERATIVO

META ANUAL PLAN MAESTRO OPTIMIZADO
SEDAPAL
OBJETIVOS PRIMER NIVEL(CAUSAS)
OBJETIVOS SEGUNDO NIVEL (SUBCAUSAS)
INDICADORES
PROYECTO
ACTIVIDAD B3
ACTIVIDAD B2
ACTIVIDAD A2
PROYECTO
INDICADORES INDICADORES
SEDAPAL
Metas PLAN MAESTRO
OBJETIVOS Y METAS PRIMER NIVEL (CAUSAS)
OBJETIVOS Y METAS SEGUNDO NIVEL (SUBCAUSAS)
Actividades y Proyectos de Equipos
INDICADORES DEL EQUIPO DE CAPACITACIN
Innovando Gestin
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EJEMPLOS
SEDALIB
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SEDALIB
TALLER DE INDICADORES CASO PRACTICO
1. Conformar equipos de trabajo. 2. Proponer indicadores y metas de RRHH. 3. Considerar el periodo histrico de 3 aos. 4. Exponer.
3- DISEO DE INDICADOR
Variables, factores claves o vitales: Pulso, tensin arterial, frecuencia cardiaca, la respiracin y la temperatura.
Plan Programa Proyecto Proceso (Objetivo)
Factor Crtico de xito
Tipo de Indicador
Nombre del Indicador
Formula
Definicin
Meta
Rango de Gestin Valor Minimo, Maximo
Frecuencia
Respon sabilid ad
Cartilla o Manual de Indicadore s
FICHA TCNICA DE INDICADORES

FICHA TCNICA
Factor: __________________ Tipo de Indicador: _____________________ Nombre: _____________________________________________________ Definicin:____________________________Unidad: ________________
Objetivo:_____________________________________________________
Responsable: _________________________________________________ Meta (Opcional): _______________________ Frecuencia: ______________________ Frmula de Clculo:________________
Rango : Valor minimo:__________ Valor maximo: _______
Observaciones: _______________________________________________
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REFLEXIN
Si no se miden los resultados, las Organizaciones van a la deriva, NO APRENDEN y tampoco permiten o exigen que los individuos que pertenecen a ellas lo hagan. La funcin de las evaluaciones es decirles a los administradores y a los participantes cmo van y qu les hace falta. Un principio bsico de la administracin es que uno obtiene lo que mide.
Hoy da se ha comprobado que hacer mucho no es lo mismo que hacer lo que se requiere y hacerlo correctamente.
La mejor manera de afrontar el cambio es generndolo, para que los dems sean quienes se adapten.
Hacer lo correcto correctamente.
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REFLEXIN
Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que no se administra no se mejora
Planear Organizar Dirigir Controlar
Desterrar de raz el yo creo, me parece, yo pienso

N.N
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MUCHAS GRACIAS
Lima - PERU E-mail: consultora@auraquinonesli.com AURA QUIONES LI - Copyright (c) 2010

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Indicadores de Gestion

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Innovando Gestin

QUE ES UNA ORGANIZACIN?

EVOLUCION DE LAS ORGANIZACIONES

MISIN, VISIN, VALORES

SISTEMAS DE GESTION ESTRUCTURA DE PROCESOS

Principales funciones del rea de RRHH

Planificacin Planificacin estratgica y otros planes Planificacin de RRHH

Contratacin Reclutamiento Seleccin y orientacin

Crecimiento Formacin y perfeccionamiento Gestin de planes de carrera profesional

Evaluacin/Retrib. Evaluacin del rendimiento Retribucin

Anlisis del puesto de trabajo

Planificacin de los RRHH

Ejecucin de los planes: Demanda de RRHH

Ejecucin del plan: Oferta de RRHH

Sistema Direccin RRHH

Planificacin Control Aseguramiento Mejoramiento

QU SON LOS INDICADORES DE GESTIN?

Atributos de los indicadores y tipos de indicadores

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

El objetivo de los sistemas de medicin

Cmo se mide la gestin de las reas de Recursos Humanos?

Cul sera la diferencia entre una variable y un Indicador de Gestin?

= Tasa de Accidentabilidad por Trabajador

Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos?

2.-Respecto del Ausentismo

Cmo se miden y calculan los Indicadores de Gestin de Recursos Humanos?

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Como una razn:

Unidades Esperadas/ Unidad de Recurso

EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA Como un ndice:

Como una razn:

Extensin en la que se alcanzan los resultados planificados Como una razn:

Atributos de calidad, Producto/Grado de satisfaccin del cliente

EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA Como una razn:

Como una razn:

EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Como una razn:

OTROS INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS

Productividad de mano de obra Ausentismo

Produccin . Horas-hombre trabajadas

OTROS INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS

ndice de tipos de salario

ndice de tipos de salario

Importancia de los salarios

Total salario pagados Costos de produccin

OTROS INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS

Total horas extra . Total horas trabajadas

Ciclo bsico del proceso de construccin de indicadores

Misin Productos Objetivos estratgicos

Eficacia Eficiencia Finales Intermedios

Comparaciones Formulas Antecedentes

Validar: aplicar Aspectos Tcnicos

Proceso de vinculacin Planificacin Estratgicas e Indicadores

Proceso de vinculacin Planificacin Estratgicas e Indicadores

Establecimiento de sistemas de control y seguimiento

Vinculacin del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

Identificar responsables del logro de las metas

ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES

2- DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

Requisitos de la Norma NTCGP 1000 Aplicables:

Plan Programa Proyecto Proceso (Objetivo)

Factor Crtico de xito

Nombre del Indicador

Rango de Gestin Valor Minimo, Maximo

Factor: ________ Tipo de Indicador: _ Nombre: ___________________________________________

Factor: ________ Tipo de Indicador: _ Nombre: ___________________________ Definicin:Unidad: