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PROCDURES D'ACHATS ET DE COMPTES PAYER

PROCDURES D'ACHATS ET DE COMPTES PAYER

Direction du dveloppement des entreprises

Prpar par Andr Labelle et Jacques Villeneuve Conseillers en gestion

Publi par la Direction des communications : janvier 1997 Rdit par la Direction des communications et des services la clientle : avril 2003 Rvis : juillet 2004 Actualis : juillet 2004 Rimprim : janvier 2002 Numro de document : 1547

Toute reproduction de ce document est autorise avec la mention de la source

Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.

AVANT-PROPOS

Dans une trs petite entreprise, le dirigeant soccupe gnralement de la gestion, du contrle et du paiement des achats. Cependant, lorsque lentreprise requiert de plus en plus de personnel administratif, la possibilit de perte de contrle grandit. Le prsent document vise donc scuriser le dirigeant qui sinterroge sur les points suivants : quantit facture par le fournisseur suprieure la quantit reue; possibilit de fraude avec un fournisseur; rception par erreur de matriel non command; dcouverte dune augmentation de prix aprs la rception de la marchandise; manque de suivi sur les rceptions partielles; perte de stocks (ex. : vol, gaspillage); perte d'escompte de caisse ou paiement de pnalit pour retard; paiement en double d'une facture.

Il faut donc tablir une srie de procdures, selon la taille de lentreprise, pour sassurer que le contrle interne soit efficace et que le processus dachats rponde bien aux interrogations mentionnes au paragraphe prcdent.

Le prsent document tablit une liste de procdures qui devrait se retrouver dans le processus de contrle des achats et des comptes payer. Le dirigeant devrait comparer sa mthode actuelle avec celle propose dans ce guide et faire les corrections quil juge ncessaires.

TABLE DES MATIRES

SERVICE DES ACHATS ................................................................................................ 5

LES INFORMATIONS INSCRIRE SONT LES SUIVANTES :..................................... 6

SERVICE DE RCEPTION............................................................................................. 7

SERVICE DES ACHATS ................................................................................................ 7

SERVICE DES COMPTES PAYER............................................................................. 8

ANNEXE - EXEMPLE DTAMPE DES COMPTES PAYER.................................... 12

PROCDURES SUIVRE

SERVICE DES ACHATS

Rgle de base Toute commande d'achat doit tre supporte par un bon de commande.

Le bon de commande La technique utiliser est la formule de bon de commande prnumrot en trois ou quatre copies selon le besoin.

Dsignation et acheminement des copies

Dsignation Original

Couleur (blanc)

Destinataire Fournisseur

Mode de classement omettre cette copie si envoye rarement; utiliser le tlcopieur Fax au besoin.

2e copie 3e copie 4e copie

(jaune)

Comptes payer en ordre numrique dans le dossier bons dachat mis. Acheteur Rception en ordre alphabtique. en ordre alphabtique (sans prix).

(chamois) (rose)

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LES INFORMATIONS INSCRIRE SONT LES SUIVANTES :

Nom du fournisseur; Adresse du fournisseur; Date d'mission : AA/MM/JJ; Confirm e.g. : poste, FAX; Confirm : nom de l'interlocuteur chez le fournisseur; Date(s) requise(s) : AA/MM/JJ; Adresse de facturation; Adresse de livraison; Numro de code grand livre; Conditions de paiement; Point FAB; Transport : port pay et percevoir, percevoir, via; Quantit commande; Numro de code du produit; Description de lachat; Unit de mesure; Cot unitaire; Numros de taxes avec cases exempt, extra, incluse pour TPS et TVQ; Signature autorise.

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SERVICE DE RCEPTION Lors de la rception de la marchandise, les tapes sont les suivantes : s'assurer qu'il y a un bon de rception (rose) mis pour ce matriel; l'aide du bon de livraison (aussi appel bon d'expdition ou liste d'emballage) vrifier sommairement la validit des informations, e.g. : type de produit, nombre de colis, dimensions, etc.; signer et dater le bon de livraison; utiliser ltampe sujet vrification lorsque la marchandise n'est pas vrifie en prsence d'un reprsentant du fournisseur; lorsque la commande est vrifie, contre le bon de livraison, inscrire les quantits reues sur la copie rception (rose) du bon de commande; attacher le bon de rception au bon de livraison du fournisseur et envoyer le tout l'acheteur.

SERVICE DES ACHATS Sur rception des documents en provenance de la rception, mise jour par lacheteur de sa copie (chamois) du bon dachat : si la commande est complte, classer la copie chamois en ordre permanent numrique; si la rception est partielle, inscrire les quantits reues, la date, et garder en ordre alphabtique pour faire les suivis, avec les fournisseurs, des soldes suivre; acheminer au service des comptes payer les documents en provenance de la rception.

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SERVICE DES COMPTES PAYER Sur rception du bon de livraison et du bon de rception (rose) : vrifier la prsence sur le bon de rception de : la signature la date la concordance des quantits reues avec celles du bon de livraison;

si la commande est complte, assembler la copie comptable du bon d'achat (jaune) avec le bon de livraison et le bon de rception (rose); si la commande est partielle : faire une photocopie du bon de rception (rose) et de la copie comptable (jaune); retourner le bon de rception (rose) la rception; classer la copie comptable (jaune) dans le dossier bons d'achat mis; assembler la photocopie de la copie comptable (jaune) du bon d'achat avec le bon de livraison et la photocopie du bon de rception (rose); faire la mise jour de l'inventaire permanent s'il y a lieu; classer les documents alphabtiquement dans le dossier en attente de factures.

Sur rception de la facture :

apposer l'tampe de comptes payer sur la facture (voir annexe ci-jointe) et y inscrire les informations suivantes : numro de code du fournisseur; numro de la facture; date de la facture; date due (omettre si calcule par le systme informatique).

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Sur rception de la facture (suite) : vrifier les quantits avec le bon de rception (rose); vrifier les prix avec la commande (jaune); vrifier les extensions et les additions; vrifier les taxes; s'il y a divergence entre la facture et le bon d'achat (jaune), le service des comptes payer appelle le fournisseur pour faire mettre une note de crdit; si le fournisseur accepte d'mettre la note de crdit, attendre la note de crdit et vrifier si on conserve l'escompte; s'il y a msentente, envoyer l'acheteur une copie de la facture qui mentionne la nature du malentendu et ce dernier verra solutionner le problme avec le fournisseur. Entre-temps, les documents originaux sont classs dans un dossier problmes; l'acheteur met un mmo lorsqu'il y a changement de prix et indique le pourquoi. Ce mmo est achemin au service des comptes payer qui en fait suivre une copie la direction et qui doit voir la mise jour des cots de l'inventaire permanent et du prix de revient; codifier la facture; inscrire les escomptes s'il y a lieu; initialiser la vrification par le prpos; transmettre les documents la personne qui autorise.

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Lors de l'autorisation : vrifier sur une base alatoire certaines transactions au complet; pour les autres, vrifier la documentation et la codification; faire initialiser l'autorisation par le contrleur ou le comptable; acheminer les documents au prpos l'enregistrement l'informatique, s'il y a lieu; classer les documents alphabtiquement dans le dossier en attente de paiement.

Lors du paiement : slectionner les factures dont on dsire effectuer le paiement; prparer les chques; assembler chaque chque avec les factures correspondantes; dans le cas de plus d'une facture pour un chque, annexer un talon de chque ou ruban d'addition mcanique; inscrire le numro de chque sur chaque facture (voir annexe ci-jointe); transmettre les chques et les factures la personne autorise signer.

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Lors de la signature du chque : vrifier que chaque document a t pralablement autoris; vrifier que le montant de la facture est le mme que celui du chque ou le mme que sur le talon ou le ruban et que le total du talon ou du ruban correspond au montant du chque; vrifier le numro du chque apparaissant sur la facture; vrifier le nom du bnficiaire et la date du chque; signer le chque; retourner les documents au service des comptes payer qui doivent : classer les factures payes dans les dossiers de fournisseurs; date due (omettre si calcule par le systme informatique).

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ANNEXE EXEMPLE DTAMPE DES COMPTES PAYER

No FOURNISSEUR

No JUSTIFICATIF

No FACTURE

DATE DE FACTURE

DATE DUE

CODE DU GRAND-LIVRE

VRIFI PAR

AUTORIS PAR

PAY CHQUE No :

Il est recommand d'utiliser une tampe autoencreuse rouge pour un meilleur contraste avec la facture et de l'apposer dans un espace ne nuisant pas la lecture de la facture. Dans les cas exceptionnels de manque d'espace, il serait indiqu de l'apposer sur un papier broch la facture.

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