Aprenda a importar informações de outros programas, como o Excel, para o Access

Você trabalha com bancos de dados Access, mas alguns colegas seus utilizam aplicações baseadas em
outros aplicativos, como dBase, FoxPro e Excel. Dado momento, você precisa montar uma solução em
Access que use informações dessas fontes. E agora? Há dois caminhos para isso. O primeiro é importar
as tabelas. O outro é apenas ler os dados do banco externo. Vejamos como e quando empregar essas
duas técnicas.

1. IMPORTAÇÃO

Vamos trabalhar com um exemplo baseado numa planilha do Excel, recurso muito usado como banco de
dados. No Access, abra, ou crie, o banco de dados para o qual pretende importar os dados da planilha.
Acione Arquivo/Obter Dados Externos/Importar e indique o arquivo do Excel que contém a planilha. Clique
no botão Importar. Entra em ação o Assistente de Importação de Planilha. Na primeira tela, o assistente
mostra as várias folhas de cálculo existentes no arquivo. Clique na planilha desejada e dê o comando
Avançar. Siga em frente e indique se deseja criar nova tabela com os dados importados ou incorporá-los
a uma tabela já existente. Se você escolher esta última opção, as duas tabelas devem ter estrutura
idêntica. De todo modo, o melhor é importar a tabela e depois fazer os ajustes dentro do Access.
Continue e, no final, clique no botão Concluir. Abra a tabela importada em modo estrutura e ajuste os
tamanhos e tipos de campos para o que achar mais adequado. Esse procedimento pode ser aplicado
inclusive para tabelas de outros arquivos do Access.

Eis outra forma de transportar uma tabela do Excel ou parte dela para o Access. Abra os dois programas.
Selecione os dados no Excel e copie-os. No Access, na janela Banco de Dados, selecione Tabela e dê
um duplo clique no comando Criar Tabela Inserindo Dados. Surge uma tabela vazia. Clique na interseção
dos títulos dos campos com a coluna dos seletores de linhas. A tabela fica toda selecionada. Acione
Editar/Colar, ou Ctrl+V. Salve a tabela e faça os ajustes finais, dimensionando e renomeando os campos
— que, nesse caso, recebem os nomes Campo1, Campo2 etc.

A vantagem da importação é que os dados passam a ser tratados como itens nativos. Ela é aconselhada
quando o objetivo é juntar informações de diferentes origens numa única aplicação, desativando as
outras. Mas, se a tabela externa continua em uso, atualizações feitas nela não se refletirão na cópia
importada.

2. VINCULAÇÃO

Quando os bancos de dados externos permanecem ativos, o melhor é adotar a segunda opção: a
vinculação das tabelas. Para isso, acione Arquivo/Obter Dados Externos/Vincular Tabelas. Desse modo, a
aplicação em Access poderá ler e escrever na tabela externa, que também será utilizada pela aplicação
de origem. Tabelas vinculadas aparecem marcadas por uma seta, na janela Banco de Dados Access. O
recurso pode ser usado com arquivos Paradox, dBase, FoxPro e Excel. Também vale para bases do
próprio Access.

Os drivers que ensinam o Access a ler arquivos de outros aplicativos vêm com o programa, mas precisam
estar instalados. Se for necessário, vá ao Painel de Controle, opção Adicionar ou Remover Programas, e
rode a instalação do Office. No item Acesso a Dados, escolha o driver. A ligação a fontes externas é feita
via ODBC (Open Database Connectivity), tecnologia que também permite ao Access ler bases de dados
corporativos, como as do Oracle e do SQL Server.

3. DO OUTLOOK

Desde a edição 2000 é possível importar para o Access informações disponíveis no Outlook ou
estabelecer um vínculo entre as bases de dados. Esse intercâmbio abre novas possibilidades de uso dos
programas. É possível, por exemplo, criar um sistema de gerenciamento de clientes baseado na agenda
de contatos do Outlook ou desenvolver um sistema de gerenciamento de projetos utilizando o conteúdo
da lista de tarefas. Acione o comando Arquivo/Obter Dados Externos/Vincular Tabelas. Na tela Vincular,
indique Outlook na lista Arquivos do Tipo. Na seqüência, observe as instruções do assistente. Lembre-se:
como os dados estão vinculados, qualquer alteração feita num dos programas se reflete automaticamente
no outro.

4. EXPORTAÇÃO

A transferência de dados de uma tabela do Access para outro programa do Office pode ser feita
diretamente com o recurso de arrastar e soltar. Abra o documento que vai receber as informações — por
exemplo, um doc do Word. Agora, no Access, pressione a tecla Shift a fim de selecionar a parte da tabela
ou consulta que deseja exportar. Em seguida, desloque o ponteiro do mouse para a borda da área
selecionada. Quando ele assumir a forma de uma seta, arraste os dados para o documento do Word. O
procedimento funciona de forma idêntica com Excel, FrontPage e PowerPoint.

A transferência de dados do Access para programas que não pertencem ao Office exige um pouquinho
mais de trabalho. Mas também é simples: basta salvar o arquivo num formato que o aplicativo de destino
seja capaz de ler. Na janela Banco de Dados, selecione a tabela que vai ser exportada e dê o comando
Arquivo/ Exportar. Abre-se a tela Exportar Tabela. Na caixa Salvar Como Tipo, escolha o padrão no qual
os dados devem ser gravados. Entre as opções estão arquivos XLS, do Excel; DBF, do dBase; e
documentos HTML e RTF. Uma forma genérica de exportação é salvar os dados num formato texto como
TXT ou CSV (valores separados por vírgula). Arquivos nesses padrões podem ser importados por
qualquer banco de dados.

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