LA RELEVANCIA JURDICA DE LOS LIBROS CORPORATIVOS OBLIGATORIOS PARA LAS SOCIEDADES MERCANTILES.

Las leyes y cdigos de nuestro pas establecen diversos medios de control mediante los cuales se identifica, mide y registra la informacin econmica de una empresa, de tal manera, establecen la obligacin de que los entes jurdicos cuenten con libros en los que se registre la historia de la sociedad. Tales libros son indispensables debido a que en ellos se anotan de manera ordenada ciertas transacciones y decisiones de la sociedad, convirtindose en un medio fehaciente para constatar en todo momento el resultado de las actividades y en su caso la situacin econmica de la empresa. En ese conte to, este artculo tiene la primordial finalidad de brindar una perspectiva general con respecto a la obligacin de llevar los libros sociales que establece la ley, enfoc!ndose principalmente a las sociedades annimas e istentes en nuestra legislacin, por ser estas la m!s comunes" no obstante ello, es de inters general puesto a que e isten ciertas semejan#as con los libros que deben llevar otros tipos de sociedades, siempre y cuando se hagan las adecuaciones necesarias. Que son los lib os so!i"les# Los libros de una empresa se dividen en dos grandes grupos, que son los libros contables y los sociales, en estos $ltimos se asientan los movimientos de mayor relevancia de una sociedad, ya sean acuerdos principales tomados en las asambleas, la salida o entrada de alg$n socio, el incremento en su capital, acuerdos para la compra%venta de activos y acciones, fusiones, transformaciones y otros cambios inherentes a la propia actividad empresarial. &e tal modo, los principales libros sociales que deben e istir en una sociedad annima son los siguientes' Lib o $e A!%"s Es el libro corporativo m!s importante en una sociedad, debido a que en l se deben hacer constar todas y cada una de las resoluciones efectuadas por las asambleas generales ordinarias y e traordinarias. La obligacin de este libro nace con el (cta )onstitutiva de la sociedad, es decir, cuando se funda legalmente la misma, ya que desde esa fecha se pueden decidir y acordar asuntos que afecten a la empresa y seg$n el artculo *+ del )digo de )omercio es cuando se debe formar el Libro de (ctas. ,ara acatar dicha obligacin de llevar el Libro de (ctas, se deber! hacer constar en este por lo menos una (samblea -eneral .rdinaria cada a/o y las (sambleas -enerales E traordinarias que se requieran seg$n las necesidades de la sociedad, dichas (sambleas -enerales deber!n ir debidamente firmadas por el ,residente, 0ecretario y )omisarios que intervinieron conforme al

artculo 123 de la Ley -eneral de 0ociedades 4ercantiles" as como por los accionistas presentes que lo deseen. &e acuerdo al artculo *3 del )digo de )omercio el libro de actas deber! estar encuadernado, empastado y foliado dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Lib o $e Re&is% o $e A!!iones En este libro se deben registrar todos y cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa, ya que de acuerdo al artculo 152 de la Ley -eneral de 0ociedades 4ercantiles la sociedad considerar! como due/o de las acciones a quien apare#ca inscrito como tal en el registro. Esa obligacin nace al igual que el Libro de (ctas al momento que se constituye la sociedad, ya que es ah cuando se debe de registrar a los accionistas" asimismo, cada ve# que un nuevo miembro ingrese como accionista o alguno se separe como tal, se debe de registrar en el Libro. Los requisitos de este Libro, seg$n el artculo 156 de la Ley -eneral de 0ociedades 4ercantiles son' 1.% 7ombre, nacionalidad, domicilio del accionista y la indicacin de las acciones que le pertene#can, e pres!ndose los n$meros, series, clases y dem!s peculiaridades" 5.% La indicacin de las e hibiciones que se efect$en, y" *.% Las transmisiones que se realicen. Lib o $e Re&is% o $e Au'en%o o Dis'inu!i(n $e C")i%"l So!i"l En este Libro, como su nombre lo se/ala se deber! inscribir todo aumento o disminucin del )apital 0ocial especificando la manera y proporcin de dicho aumento o disminucin. Lib o $e Sesiones $e Conse*o 7o es necesario ni obligatorio llevar este tipo de libro en una sociedad, m!s si recomendable en aras de un mejor control, sobre todo trat!ndose de sociedades en que se hacen severos movimientos y cambios que afecten de alguna manera su administracin y manejo" lo anterior, $nicamente en el supuesto de que en los estatutos del contrato social se haya especificado que la administracin de la sociedad se efectuara por medio de un )onsejo de (dministracin, cuyas resoluciones deben ser por escrito, seg$n lo marca el artculo 13* de la Ley -eneral de 0ociedades 4ercantiles. La relevancia de tener Libros )orporativos debidamente integrados y firmados radica en que son documentos mercantiles que revisten la peculiaridad de servir como medio de prueba no slo con efectos legales internos de las sociedades, sino tambin e ternos, ya sea en alg$n conflicto interno entre accionistas o en un juicio de ndole mercantil, pues de acuerdo al artculo 1522 del )digo de )omercio, en caso de un litigio el reconocimiento o inspeccin judicial har! prueba plena cuando se haya practicado en objetos que no requieran conocimientos especiales o cientficos, como lo es el revisar la debida actuali#acin de los Libros )orporativos. &e igual forma, a peticin de parte o de oficio a consideracin del 8ue# competente, podr! decretarse la e hibicin de los Libros, registros y documentos de los comerciantes" ra#n de suma importancia para tener debidamente actuali#ados los Libros )orporativos de una empresa.

(nte las autoridades hacendarias tambin es importante tener los Libros )orporativos actuali#ados, ya que con fundamento en el artculo 9* del )digo :iscal de la :ederacin pueden solicitar, datos, informes o documentos del contribuyente. En los mismos trminos, con apoyo en el numeral 56, $ltimo p!rrafo y dem!s del )digo :iscal de la :ederacin, en caso de una ;isita &omiciliaria o <evisin por parte del 0ervicio de (dministracin Tributaria =0(T>, traera consecuencias de ndole fiscal e inclusive sanciones pecuniarias. ( la par, es menester indicar que de acuerdo al artculo 3+ del )digo de )omercio, todo comerciante est! obligado a conservar los Libros, registros y documentos de su negocio por un pla#o mnimo de 1? a/os, aunque para efectos fiscales es conveniente conservarlos durante toda la vida de la sociedad" toda ve# que conforme al artculo *? del )digo :iscal :ederal, trat!ndose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociacin en participacin, de las actas en que se haga constar el aumento o la disminucin del capital social, la fusin o la escisin de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los trminos de la Ley del @mpuesto 0obre la <enta al distribuir dividendos o utilidades, de la informacin necesaria para determinar los ajustes a que se refiere la ganancia por enajenacin de acciones y el costo comprobado de adquisicin en enajenaciones subsecuentes, as como de las declaraciones de pagos provisionales del ejercicio, de las contribuciones federales, deber! conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate. ,or otra parte, para efectos de liquidar la sociedad, tal y como lo establece el artculo 531 de la Ley -eneral de 0ociedades 4ercantiles, una ve# nombrados los liquidadores, los administradores les entregar!n, Libros, bienes y documentos de la sociedad, adem!s de que dichos liquidadores mantendr!n en depsito durante die# a/os los Libros y papeles de la sociedad. Con!lusi(n :inalmente, a modo de conclusin, podemos mencionar que la obligatoriedad de tener debidamente actuali#ados los libros corporativos, adem!s de evitar contingencias de car!cter fiscal y la imposicin de multas, nos trae como beneficio el otorgarnos herramientas probatorias en caso de revisiones o visitas domiciliarias por parte de la autoridad hacendaria competente, en ejercicio de sus facultades de comprobacin, e incluso en juicios de car!cter mercantil" ya que en diferentes tesis jurisprudenciales nos encontramos que las actas de asamblea de sociedad mercantil producen conviccin y eficacia probatoria frente a la autoridad fiscal a partir de la fecha en que se protocoli#an, as como que los asientos de los libros reali#ados conforme a la ley mercantil hacen fe contra los que no observaron lo ordenado por la ley, salvo prueba en contrario admitida por el derecho" es decir, si una sociedad o un comerciante no presenta sus libros, hacen fe contra l los de su contrario, llevados regular y legalmente.