PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIONES

ALCALDA DE GALERAS SUCRE

I. ANTECEDENTES II. OBJETIVOS III. DEFINICIONES POLITICAS DE COMUNICACIN IV. PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE GALAPA POLTICAS DE COMUNICACIN 1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 2. LA COMUNICACIN CON LA CIUDADANA 3. VOCERAS INSTITUCIONALES 4. RELACION CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN 5.TICS GRUPOS DE INTERS DEL PLAN DE COMUNICACION AREA DE COMUNICACIN

I. ANTECEDENTES La Constitucin Poltica de 1991 incorpor el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la funcin pblica. Por su parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creacin del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, promovi la adopcin e implementacin de un modelo de control interno, iniciativa que fue acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, que condujo a la expedicin del Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Este Modelo se construy tomando como fundamento el marco conceptual desarrollado con ocasin de la cooperacin internacional con la Agencia de los Estados Unidos para la Cooperacin Internacional (USAID), y su operador en Colombia Casals & Associates Inc., dentro del Programa de Fortalecimiento de la Transparencia y Rendicin de Cuentas en Colombia. Dicho marco conceptual propone un Modelo Estndar de Control Interno para el sector pblico, de tal forma que se establezca una estructura bsica de control, respetando las caractersticas propias de cada entidad, utilizando un lenguaje comn para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos, al tiempo que unifica criterios de control en el Estado. 1 De ah, que el Departamento administrativo pone a disposicin de las entidades pblicas de los rdenes nacional y territorial, de los rganos de control del Estado, de todos los organismos competentes y de la ciudadana en general, la promocin del control como herramienta de gestin, que facilite el cumplimiento y por ende de comunicacin que promueva una administracin transparente y unos ciudadanos informados.

http://www.galapa-atlantico.gov.co/apc-aafiles/63653535353863383764653463323534/PLAN_DE_COMUNICACION.pdf

II. OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES Crear y mantener una imagen positiva de la Alcalda de Galeras. Generar una cultura en la comunicacin organizacional y garantizar que la entidad se expresen frente a la sociedad. OBJETIVOS ESPECIFICOS Buscar la participacin activa de todos los funcionarios en la implementacin de los diferentes programas y proyectos. Servir de plataforma para que se garantice la comunicacin a nivel externo. Socializar y divulgar los programas, planes y proyectos de la Alcalda Municipal de Galeras. Generar un clima laboral armnico, lo que mejorar la atencin a la ciudadana. Dar a conocer a la comunidad la transparencia en la gestin de los funcionarios, en cabeza del alcalde municipal. Presentarse ante la opinin pblica como una entidad en camino a alcanzar la excelencia. Obtener un espacio estable y definido en los medios de comunicacin Conforme a un plan establecido. Redefinir las relaciones en el trabajo y optimizar los cuadros profesionales. Afrontar situaciones de crisis conforme a unos protocolos previos y superarlas con el menor dao posible, y generando, al final del proceso, sensacin de confianza. Contribuir a los objetivos trazados por la entidad y mejorar sus mtodos internos de trabajo, su productividad y el bienestar de los implicados. Como consecuencia de todo lo anterior, generar una imagen positiva, ajustada a los objetivos, consecuente con su historia y esperanzadora

hacia el futuro. III. MARCO TERICO

QUE ES UN PLAN DE COMUNICACIN? Definicin general: es una propuesta de acciones de comunicacin sobre la base de unos datos, objetivos y presupuesto, que pretende potenciar la imagen corporativa en todos los niveles y apoyar la labor de todas las dependencias. Definicin Particular: El plan de comunicacin es el conjunto de instrumentos operativos que proporcionan la programacin y la agenda de las acciones futuras. Una estrategia de comunicacin se apoya en dos lneas de actuacin bsicas: Un plan de comunicacin externa. Un plan de comunicacin interna. La comunicacin se ha completado recientemente con las llamadas redes de intracomunicacin, que recurren a aplicaciones tecnolgicas para, fundamentalmente, realizar el proceso comunicativo ms rpidamente, reduciendo al mximo la probabilidad de generar mensajes contradictorios (ruido comunicativo). Esto se refiere a los sistemas de correo electrnico, video conferencia, ICQ, chats profesionales, foros, y otros canales similares que pueden utilizarse en beneficio del proceso productivo. POLITICAS DE COMUNICACIN Definiciones: Poltica: es una directriz u orientacin acerca de cmo debe relacionarse la entidad en un campo especfico de su gestin para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prcticas y sus propsitos. La estructura del manual de polticas de comunicacin es: Poltica general de comunicacin: establece el carcter estratgico que la entidad le reconoce a la comunicacin y define el objetivo del macro proceso de comunicacin pblica, de acuerdo con las definiciones contenidas en su misin, visin y objetivos estratgicos, determinando, a la vez, los instrumentos a travs de los cuales debe ser ejecutada. Poltica especfica de direccin: establece cada uno de los campos en los cuales la entidad decide reglamentar sus prcticas comunicativas y proporcionan los instrumentos concretos a travs de los cuales debe llevarse; adems, definen los objetivos de cada uno de los procesos que se desprenden

del macroproceso de comunicacin pblica.

Polticas operativas: establecen los temas que componen cada poltica especfica de direccin, definiendo los objetivos de los subprocesos que conforman cada proceso y proporcionando los instrumentos operativos a travs de los cuales estos deben ser implementados. Lineamientos de poltica: identifican y definen pautas de accin que marcan lineamientos precisos acerca de cmo aplicar las polticas operativas en la gestin comunicacional de la entidad. Orientaciones operativas: desagregan cada lineamiento de poltica en disposiciones concretas y determinan cmo ejecutar los lineamientos en la prctica de la gestin comunicacional de la entidad.

IV. PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE GALERAS POLTICA GENERAL DE COMUNICACIN El plan de comunicaciones adoptado por la Alcalda Municipal de Galeras permite que las Secretaras, dependencias y dems oficinas se apoyen en una visin compartida y de perfeccionamiento de las relaciones humanas con sus grupos de inters facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Las polticas de comunicacin deben ser divulgadas de tal manera que se conviertan en una herramienta de trabajo para los servidores pblicos de todas las reas y niveles., Los servidores pblicos de todos los niveles y procesos de la Alcalda, al asociarse, logran el cumplimiento de objetivos comunes, desarrollando la gestin administrativa y proyectando su imagen a la sociedad mediante la circulacin suficiente y transparente de la informacin; promoviendo de esta forma la participacin ciudadana, la rendicin de cuentas a la ciudadana y el control social como mecanismos que permiten reorientar la labor institucional. Al establecer mecanismos de comunicacin organizacional, la Alcalda Municipal orienta la difusin de sus polticas y la informacin generada al interior para una clara identificacin de sus objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y gestin de operaciones. En la comunicacin organizacional, los servidores pblicos de la Administracin Municipal giran en torno a una imagen corporativa que comprende una gestin tica, eficiente y eficaz; proyectando su compromiso con la rectitud y la transparencia como gestores y ejecutores de lo pblico, fortaleciendo el clima laboral. La comunicacin informativa garantiza que las practicas de interaccin de la Administracin Municipal con las partes interesadas y la ciudadana estn enfocadas en la construccin de lo pblico y a la generacin de confianza, siendo la divulgacin de la informacin y la interlocucin una condicin necesaria para que se realicen los principios de la democracia participativa y de democratizacin. Finalmente y como estrategias y mecanismos de comunicacin, la Alcalda Municipal maneja la informacin hacia la ciudadana y partes interesadas mediante la implementacin de boletines institucionales, pagina Web, perifoneo, socializacin y participacin ciudadana, facilitando el acceso a la informacin sobre los deberes y derechos de los ciudadanos y los servicios a los que puede acceder en su relacin con la Administracin Municipal, as como determinar el conjunto de responsabilidades y el nivel de participacin

que le participacin que le corresponde asumir a cada una de las partes involucradas en cada uno de los procesos. A continuacin se enumeran el listado de polticas que sern adoptadas por la Alcalda municipal: 1. 2. 3. 4. 5. Comunicacin organizacional. La comunicacin con la ciudadana. Voceras institucionales. Relaciones con los medios de comunicacin. Tics Grupos de inters y pblico en general.

1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL A fin de construir una visin compartida que contribuya al logro de los objetivos misionales, la comunicacin organizacional estar orientada a la efectiva difusin de la informacin estratgica y hacia el establecimiento de relaciones de dilogo y colaboracin entre los servidores pblicos. 1.1. POLTICA DE OPERACIN: Generar sentido de pertenencia entre los servidores pblicos es una gestin comunicacional que busca contribuir a la cohesin interna y conferir identidad a los funcionarios de la Alcalda de Galeras, para contribuir a este proceso se implementar como estrategia la sensibilizacin de los servidores pblicos hacia los principios y valores ticos, polticas, misin y visin de la Entidad. 1.1.1 LINEAMIENTO: La Alcalda de Galeras, realizar jornadas de sensibilizacin a todos los servidores pblicos de la Entidad proporcionndoles la informacin que requieren para conocer en detalle todo lo relacionado a la misma, haciendo nfasis en el Plan de Desarrollo y el Cdigo de tica, e implementar estrategias pedaggicas que logren impactar significativamente a los funcionarios a fin de que interioricen los elementos necesarios para generar el cambio hacia la nueva cultura organizacional.

1.2 POLTICA DE OPERACION A fin de fortalecer la imagen institucional de la Alcalda de Galeras, se promocionar como elemento de la cultura de la organizacin la actitud de servicio y se implementar dentro del Plan de capacitacin la atencin al usuario, para con ello mejorar la prestacin del servicio.

1.2.1 LINEAMIENTO Los servidores pblicos de la Alcalda de Galeras, se capacitaran en atencin al pblico, ya que la entidad presta un servicio a la comunidad y es de carcter prioritario mejorar el servicio de atencin ya que es importante para mejorar la imagen institucional. 1.3 POLTICA DE OPERACION El establecimiento de relaciones interpersonales optimas entre los servidores pblicos de la Alcalda Municipal de Galeras que faciliten el trabajo en equipo y el logro de los objetivos misionales, se implementar una estrategia que promueva los espacios formales de comunicacin y canalice la comunicacin informal hacia estos.

1.3.1 LINEAMIENTOS Para mejorar las relaciones interpersonales y contribuir al trabajo en equipo se implementar una estrategia que promueva los espacios formales de comunicacin.

2. LA COMUNICACIN CON LA CIUDADANA La comunicacin de la Alcalda Municipal de Galeras con la ciudadana en el ejercicio de la funcin pblica estar orientada bajo los principios de publicidad y transparencia, propio de los actos de los servidores pblicos, para lo cual se implementar un plan de comunicacin externa, que nos permita interactuar con la ciudadana con calidez y amabilidad atendiendo oportunamente sus requerimientos, adoptando un efectivo programa de rendicin de cuenta. 2.1 POLTICA DE OPERACIN La Alcalda Municipal de Galeras informar peridicamente a la ciudadana, sobre sus actuaciones y los resultados de su gestin, implementando los mecanismos necesarios para su difusin. 2.1.1 LINEAMIENTO Las actuaciones de la Alcalda Municipal de Galeras sern difundidas a la ciudadana posterior al trmino de la reserva.

2.2. POLTICA DE OPERACIN La Alcalda Municipal de Galeras implementar un proceso sistematizado que permita utilizar la informacin suministrada por la ciudadana, para el diseo de planes y proyectos que apunten a la satisfaccin de sus necesidades y al mejoramiento continuo de la institucin. 2.2.1. LINEAMIENTO La secretaria general, sern las responsables del proceso de sistematizacin de la informacin proveniente de la comunidad.

3. VOCERAS INSTITUCIONALES Para el logro de los objetivos institucionales y el fortalecimiento de la imagen corporativa, la Alcalda Municipal de Galeras en trminos de transparencia y publicidad, tendr como vocero institucional al seor Alcalde o su delegado en los temas estratgicos de su gestin sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. 3.1 POLTICAS DE OPERACIN Con la finalidad de preservar la imagen corporativa, la alta direccin de la Alcalda Municipal de Galeras definir y promulgar los criterios en cuanto al manejo, cuidado y confidencialidad de la informacin institucional que debern seguir todos aquellos servidores pblicos que acten en un momento dado como voceros de la Entidad. 3.1.1 LINEAMIENTO Es responsabilidad del titular de la vocera institucional determinar los temas, el lugar y momento en que deba dirigirse ante los medios ante los diferentes auditorios y escenarios. 4. RELACION CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN La relacin de la Alcalda Municipal de Galeras con los medios de comunicacin tendr un carcter institucional y estar basado en los principios de veracidad, libertad y publicidad mediante el suministro de informacin en forma equitativa y objetiva para que llegue oportunamente a la ciudadana. 4.1. POLTICA DE OPERACIN Con el fin de que la informacin de la Alcalda Municipal de Galeras sea difundida de manera oportuna, veraz y objetiva, la Alta direccin diseara estrategias y acuerdos con los medios de comunicacin para dar a conocer sus actuaciones. 4.1.1 LINEAMIENTO La Alcalda Municipal de Galeras, procurar establecer una relacin de confianza y respeto con los medios de comunicacin en aras de que la informacin institucional circule en forma amplia, equitativa e imparcial.

5. TICS Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC o bien NTIC para nuevas tecnologas de la informacin y de la comunicacin ) agrupan los elementos y las tcnicas usadas en el tratamiento y la transmisin

de las informaciones, y telecomunicaciones.

principalmente

de

informtica,

internet

5.1 POLTICA DE OPERACIN. De manera que la gestin y eventos que origine la administracin municipal, sean visibles a todo pblico, la Oficia de prensa disear una estrategia basada en las tecnologas de la informacin y comunicacin para dar a conocer estos hechos de manera oportuna y eficaz. 5.1.1 LINEAMIENTO La Alcalda de Galeras buscar la creacin de espacios en las redes sociales a fin de que la informacin circule y sea conocida por todo pblico.

GRUPOS DE INTERS DEL PLAN DE COMUNICACION

Planear la comunicacin desde una perspectiva estratgica requiere de un ejercicio cuidadoso de definicin de los grupos de inters o pblicos hacia los cuales estarn orientadas las acciones comunicativas. Los grupos de inters son aquellas poblaciones o pblicos hacia los cuales se orienta la intervencin comunicativa. Su identificacin debe hacerse estableciendo su cercana o distancia con la Alcalda Municipal de Galeras la capacidad que tenga cada uno de ellos, a su vez, de incidir en los dems.

Los siguientes son los pblicos hacia los cuales se orientan la accin comunicativa del presente Plan, cada uno de ellos con su correspondiente descripcin que especfica su nivel de importancia y sus principales caractersticas.

DIRECTIVOS Los directivos de la Alcalda Municipal de Galeras son los servidores pblicos encargados del direccionamiento general de la formulacin de polticas institucionales y de adopcin de planes, programas y proyectos, para el cabal cumplimiento de su objetivo misional, por tanto son fuente de informacin y alta credibilidad. PROFESIONALES Los profesionales de la Alcalda Municipal de Galeras, son los servidores pblicos que ejecutan sus actividades y tareas aplicando los conocimientos propios de su disciplina profesional en la coordinacin, supervisin y control de las reas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. TCNICO Los tcnicos en la Alcalda Municipal de Galeras apoyan a la entidad en el desarrollo de sus procesos y procedimientos en labores tcnicas y misionales, constituyndose en una fuente de informacin veraz.

ASISTENCIAL El nivel asistencial de la Alcalda Municipal de Galeras, lo constituyen los servidores pblicos que ejecutan actividades de apoyo y complementarias de la ejecucin.

MEDIOS DE COMUNICACIN Los medios de comunicacin sirven de apoyo a la Alcalda en la difusin de la informacin, sobre sus actuaciones y los resultados de su gestin institucional. Su relacin tendr un carcter institucional y la informacin ser suministrada en forma equitativa y objetiva para que llegue oportunamente a la ciudadana, se constituyen en socializadores de la informacin institucional. COMUNIDAD La comunidad, como cliente de la prestacin de nuestro servicio pblico, es quien recibe los beneficios del eficiente actividad, por tanto nos asiste el deber de la rendicin de cuentas institucional y la atencin oportuna a sus peticiones, quejas y reclamos presentados, disponiendo de mecanismos que permitan tramitarlos para darles una respuesta veraz y objetivo. Son un pblico indispensable para socializar los resultados de la gestin.