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derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organizacin tiene autorizacin para la utilizacin con fines laborales
de este documento, prohibida la reproduccin total y/o parcial de su contenido salvo autorizacin explcita escrita por parte
de la Gerencia.

Declaracin: Este Documento est firmado digitalmente cualquier alteracin anulara las firmas y carecer de valor alguno
ante el Sistema de Gestin Integral de la Organizacin.


RESPONSABLE : JEFE DE GESTION HUMANA
REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO
APROBO : GERENTE


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0 14/07/2008 Creacin. Mnica Neira
































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OBJETIVO

Determinar los mecanismos necesarios para la elaboracin de la nmina, liquidacin de prestaciones sociales y parafiscales
del personal de la Organizacin.

ALCANCE

Aplica para todas las actividades relacionadas con la elaboracin y pago de la nmina, prestaciones sociales y
parafiscales.

DEFINICIONES

Centro de Costos: Es la forma como se agrupan los costos y gastos en los que incurre una actividad especfica.
Novedad: Informacin adicional que se incluye en la liquidacin de nmina.
Archivo plano: Es el traslado de un archivo de un programa a otro.
Nomina: Es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal de cada uno de los trabajadores.
Parafiscales: Son contribuciones parafiscales aquellos recursos pblicos creados por ley.
Prestaciones Sociales: Corresponde a un conjunto de beneficios diferentes a los pagos ordinarios que deben ser
cancelados en diversos periodos y/o cuando finalice la relacin laboral.



































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DESCRIPCIN










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1. Inicia con la contratacin de trabajadores, una vez el trabajador ha cumplido el proceso de seleccin, se presenta en la
oficina de Gestin Humana quin ha elaborado previamente el contrato de trabajo para su firma. Este contrato ya
firmado por el trabajador es enviado a la gerencia para su firma.

2. Se realizan las afiliaciones correspondientes a: Salud, Fondo de Pensin, Fondo de Cesantas que son escogidas por
el trabajador; Caja de Compensacin Familiar y Administradora de Riesgos Profesionales designadas por la
Organizacin. Estas afiliaciones son realizadas a travs de los formularios que las entidades nos suministran para tal
fin y se efectan el da anterior al inicio de labores del trabajador. Previo diligenciamiento por parte del trabajador del
formato Vinculacin del Personal.

3. La induccin se debe realizar una vez firmado el contrato por parte del trabajador.

4. Para los trabajadores del rea operativa se hace la entrega de la respectiva dotacin, elementos de proteccin
personal y seguridad industrial por parte del Auxiliar HSE; el cual debe haber diligenciado previamente el formato de
entrega de EPP para que el trabajador lo firme. La dotacin se entrega inmediatamente el trabajador ha recibido la
induccin. En el caso de los trabajadores de las reas administrativas, la Organizacin tiene en su poltica entregar
dotacin a estos sin ser de carcter obligatorio pero debe hacerse una vez ha cumplido satisfactoriamente con el
perodo de prueba.

5. Ingreso del Personal al Sistema de Nomina. De la carpeta del trabajador se toman los datos bsicos para incorporarlos
a la base de datos del personal de la Organizacin. Para efectos de la cancelacin del salario, el trabajador realiza la
apertura de una cuenta en la entidad bancaria designada por la Organizacin. Si el trabajador posee la cuenta en dicha
entidad, la debe informar en el formato Vinculacin del Personal; el original del contrato de trabajo, las copias de las
afiliaciones y todos los documentos relacionados con la vinculacin del trabajador deben ser archivados en una
carpeta de hoja de vida, que es de absoluta reversa de Gestin Humana.

6. Liquidacin de Novedades. La Organizacin estableci el pago de los salario a sus trabajadores mensualmente para
esto realiza el siguiente proceso:
Reporte de tiempos y novedades del personal operativo.
Las novedades relacionadas con la nmina (horas extras, dominicales y festivos, recargos nocturnos, incapacidades,
permisos no remunerados, aumentos salariales, descuentos etc.) quedan registrado en el formato de nomina y se reportan
el da 25 de cada mes a la Auxiliar Administrativa para su liquidacin, debidamente diligenciadas en el Formato Control de
Actividades revisadas por el Director de Proyectos y aprobadas por el Director Administrativo.
Nota: Si el da del reporte es festivo este se debe entregar el da hbil anterior. Toda novedad que se reciba despus de
estas fechas se tramitar en la nmina siguiente.
Cobros Judiciales
La Organizacin aplica descuentos a los trabajadores, debidamente aprobados por autoridad judicial, de acuerdo con los
siguientes lineamientos y cumpliendo el Cdigo Sustantivo del Trabajo. El juzgado mediante comunicacin escrita, notifica a
la Organizacin sobre le fallo obtenido de una demanda judicial por alimentos, para que ste a su vez comunique y tenga la
obligacin de descontar mensualmente al trabajador vinculado al proceso, estos descuentos se pueden efectuar de acuerdo
con el artculo 155 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, seala que el excedente del salario mnimo mensual slo es










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embargable en una quinta parte. Cabe anotar que estos dos artculo fueron modificados por la ley 11 de 1984. Por otra
parte, el artculo 156 del citado Cdigo estipul dos excepciones a la regla general de inembargabilidad del salario mnimo.
Tales excepciones operan respecto de las obligaciones contradas con cooperativas y las derivadas de cuotas alimentaras.
En estos casos el salario puede ser embargado hasta por el cincuenta por ciento, inclusive el salario mnimo legal mensual
vigente.
7. Si existe una novedad que requiera la creacin en contabilidad, debe ser comunicada a la Auxiliar Administrativa quin
es la nica persona autorizada para su creacin en la contabilidad de la Organizacin.

8. Proceso de Liquidacin Nomina; despus de reunidos y revisados los conceptos mencionados anteriormente, la Auxiliar
Administrativa genera un listado de nmina que incluye en forma detallada todos los conceptos liquidados de cada
trabajador, la informacin es revisada y aprobado por el Jefe de Gestin Humana; se imprime el listado general de
nmina que contiene el total devengado, valor total deducido a cada trabajador, el total neto a pagar, debe llevar la
firma del que la elabora (Auxiliar Administrativa) y la firma del que aprueba (Jefe de Gestin Humana). Esta misma
informacin se genera en medio magntico y es entregada al Director Administrativo con el fin de procesar el pago a
travs del sistema de transferencia con la entidad bancaria.

9. Impresin de Comprobantes de Consignacin; se imprimen los comprobantes de pago para cada trabajador a travs de
stos la Organizacin informa al trabajador los conceptos liquidados en cada perodo, y el monto total consignado a su
cuenta personal.

10. La auxiliar administrativa rene todos los documentos relacionados con la nmina y los contabiliza en el sistema
contable de la Organizacin llamado SISCOM, luego de contabilizados los guarda fsicamente en los archivos de la
contabilidad.
11. Para la liquidacin de aportes el Auxiliar Administrativo debe generar un archivo plano el cual sea compatible con la
pgina www.soi.com.co, esto con el fin de presentar de manera integral el pago a travs de una Planilla Integrada de
Liquidacin de aportes a la seguridad social y Parafiscales.

12. Este sistema se encarga de recibir la informacin consolidada del empleador; procesarla y distribuirla a la
administradora que corresponda segn lo establecido por la ley. Este archivo es revisado y aprobado por el

Jefe de
Gestin Humana quin lo enva al Director Administrativo para realizar el trmite de su cancelacin, durante los cinco
primeros das de cada mes.

13. Liquidacin de Prestaciones

Liquidacin de Primas.- Para este caso se verifican todos los conceptos relacionados en este tipo de liquidacin,
se revisa el perodo a liquidar y se procede. El Auxiliar Administrativo imprime un listado general el cual es revisado
y aprobado por el Jefe de Gestin Humana. Se genera un archivo plano con la misma informacin y junto con el
listado es entregado al Director Administrativo para realizar el trmite correspondiente a la cancelacin. La copia
del comprobante se entregada al trabajador como soporte de la cancelacin y al auxiliar administrativo para su
contabilizacin.
Liquidacin de Cesantas El Jefe de Gestin Humana el 31 de diciembre de cada ao pasa al Auxiliar
Administrativa las novedades a fin de que se haga la respectiva liquidacin definitiva de cesanta, por la anualidad
o por la fraccin correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuar en fecha diferente por la terminacin del
contrato de trabajo. Posteriormente esta es revisada y aprobada por el Jefe de Gestin Humana y devuelta a la










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Auxiliar Administrativa para su causacin. Se genera un archivo plano con la misma informacin adicionndole el
fondo de Pensiones que el trabajador ha elegido previamente a su ingreso a la Organizacin y junto con el listado
es entregado al Director Administrativo para realizar el trmite correspondiente a la cancelacin antes del 15 de
Febrero de cada ao. La copia del comprobante se entregada al trabajador como soporte de la cancelacin y al
auxiliar administrativo para su contabilizacin.
Cuando un trabajador necesita reclamar las cesantas enva una carta dirigida al Jefe de Gestin Humana
haciendo la respectiva solicitud indicando el motivo del retiro y adjuntando los documentos soporte, posteriormente
con el visto bueno del Jefe de Gestin Humana, la Auxiliar Administrativa elabora una comunicacin a la oficina
regional del Ministerio de la Proteccin Social la solicitud con el fin de que sea autorizado el pago de las cesantas.
Luego el Ministerio nos enva copia de la carta dando respuesta; si la solicitud es aprobada, se entrega la carta al
trabajador para que la presente en la entidad correspondiente y de esta manera le sea consignado el dinero; en
caso contrario, se le comunica al trabajador.

Liquidacin de Intereses de Cesantas.- El Jefe de Gestin Humana el 31 de diciembre de cada ao pasa al
Auxiliar Administrativa las novedades a fin de que se haga la respectiva liquidacin definitiva de los intereses
legales sobre el valor de la cesanta el cual de acuerdo a la Ley es del 12%, por la anualidad o por la fraccin
correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuar en fecha diferente por la terminacin del contrato de trabajo.
Posteriormente esta es revisada y aprobada por el Jefe de Gestin Humana y devuelta a la Auxiliar Administrativa
para su causacin. Se genera un archivo plano con la misma informacin y junto con el listado es entregado al
Director Administrativo para realizar el trmite correspondiente a la cancelacin antes del 31 de Enero de cada
ao. La copia del comprobante se entregada al trabajador como soporte de la cancelacin y al auxiliar
administrativo para su contabilizacin.

Liquidacin de vacaciones.- El Jefe de Gestin Humana junto con la Gerencia elabora la programacin de
vacaciones del personal. De acuerdo a las fechas establecidas en la programacin, se notifica por escrito a los
trabajadores con quince das de anticipacin de quin sale y quin recibe el cargo. Debe haber una capacitacin
del que entrega necesaria para el trabajador que queda responsable del proceso conozca sus nuevas funciones
asignadas.
El Jefe de Gestin Humana pasa esta novedad a la Auxiliar Administrativa a fin de que se haga la respectiva
liquidacin, posteriormente es revisada y aprobada por el Jefe de Gestin y enviada al Director Administrativo para
su cancelacin, la copia del comprobante se entregada al trabajador como soporte de la cancelacin y al auxiliar
administrativo para su contabilizacin.

14. Liquidacin Final del Contrato
La liquidacin del contrato de trabajo ocurre en trminos generales en tres eventos: Por renuncia voluntaria del trabajador,
por vencimiento del plazo fijo pactado sin que se prorrogue el trmino del contrato y por decisin unilateral del trabajador
con justa o sin justa causa.
En el caso de renuncia voluntaria el trabajador enva comunicacin escrita al Jefe de Gestin Humana con copia al Director
de Departamento, especificando la fecha de terminacin de sus labores.
Por vencimiento del plazo fijo pactado sin que se prorrogue el trmino del contrato se notifica por escrito comunicando la
decisin con un mes de anticipacin y si la terminacin de contrato es por decisin unilateral, el trabajador puede ser
notificado en el momento en que la Organizacin lo estime conveniente.











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De otro lado, La Auxiliar Administrativa el da del retiro del trabajador hace diligenciar el formato Paz y Salvo del Trabajador,
con el visto bueno de cada uno de los involucrados, evidenciando que el trabajador no tiene ningn pendientes con ninguna
rea; por ltimo Jefe de Gestin Humana firma cuando el formato esta completamente diligenciado.

15. La Auxiliar Administrativa solicita al Jefe de Gestin Humana el Paz y Salvo del Trabajador; para proceder hacer la
respectiva liquidacin de las Prestaciones Sociales una vez elaborada, la entrega para revisin y aprobacin al Jefe de
Gestin Humana, el tiempo mximo estipulado para esta liquidacin es de ocho das calendario despus de retirado el
trabajador. Se genera un archivo plano con la misma informacin y junto con el listado es entregado al Director
Administrativo para realizar el trmite correspondiente a la cancelacin. La copia del comprobante se entregada al
trabajador como soporte de la cancelacin, al auxiliar administrativo para su contabilizacin y al Jefe de Gestin
Humana para el archivo final en la carpeta de hoja de vida.

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Paz y Salvo del Trabajador.