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Contenido
3 Introduccin 11 Captulo 3 Metodologa para la asesora y el seguimiento a las organizaciones que cuentan con fondo rotatorio 4 Metodologa Taller de formacin-accin en fondos rotatorios 11 Cules son los objetivos?
A quin va dirigida la metodologa? Estructura de la gua 12 Actividades de preparacin 12 Desarrollo de la Metodologa
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Programa Oportunidades Rurales Andrs Silva Mora Director Elaborado por: Nelly Amparo Rojas Crdenas Servicios Financieros Luca Isaacs Rodrguez Seguimiento y Evaluacin Diseo editorial y correccin de estilo Claudia Vergara Silva Ilustracin Massimo Manzoni
4 4
6 Captulo 1 Cules son los conceptos 17 Captulo 4 Metodologa para la asesora relevantes en el proceso de formacin- y el seguimiento a las organizaciones que accin? NO cuentan con fondo rotatorio
6 7 7 7 En qu consisten los talleres de formacin- accin? Qu hacen los talentos locales y/o asesores en el taller? Para qu son los talleres? Cules son las actividades de preparacin? 17 18 19 25 40 Objetivos Etapas de la Metodologa Etapa I Si usted crece, crecemos todos. Taller de reconocimiento del trabajo en equipo Etapa II Padonde va vicente? A crear un fondo pa la gente. Implementacin del fondo rotatorio Etapa III Seguimiento y Evaluacin
8 Captulo 2 Conceptos y aspectos fundamentales de un fondo rotatorio 43 Captulo 5 Recomendaciones para el talento local y/o asesor 8 Qu es el fondo rotatorio?
8 9 9 Otros beneficios de los Fondos Rotatorios De dnde provienen los recursos de un fondo rotatorio para las organizaciones apoyadas por el Programa Oportunidades Rurales? Qu caractersticas tienen los Fondos Rotatorios?
44 Anexos
Introduccin
Como parte del fortalecimiento a los procesos productivos de las asociaciones de Microempresas Campesinas, el Programa Oportunidades Rurales cofinancia la adquisicin de maquinaria, equipos e insumos para que se conviertan en efectos demostrativos replicables. Lo que se busca es estimular la participacin de todos los socios de los beneficios y las responsabilidades que se obtiene al pertenecer a una comunidad que quiere progresar unida. As mismo, el Programa busca dejar herramientas financieras como, en este caso, la implementacin de fondos rotatorios cuyo capital semilla sern los recursos invertidos en maquinas, equipos e insumos. Este capital semilla ser el primer prstamo de los socios con el fondo cofinanciado por el Programa Oportunidades Rurales. Lo que se quiere lograr posteriormente, es que bajo la administracin de la organizacin se contine la capitalizacin de los negocios ya sea de manera individual o colectiva. Con el fin de facilitar la dinmica del fondo rotatorio el Programa desarroll la presente metodologa de formacin-accin, para transferir e implementar conocimiento en el buen manejo, sentido de pertenencia y sensibilizacin de las organizaciones de microempresarios rurales sobre los fondos rotatorios. Este documento es una gua paso a paso, para desarrollar de manera gil, prctica y completa la metodologa para el fortalecimiento de los fondos rotatorios, coordinada por el componente de Servicios Financieros del Programa Oportunidades Rurales.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
Metodologa
Taller de formacin-accin en fondos rotatorios
A quin va dirigida la metodologa?
Esta gua est dirigida a los talentos locales y/o asesores, quienes como parte importante del desarrollo de la estrategia de Fortalecimiento de los fondos rotatorios, sern los responsables de implementar la metodologa de formacinaccin y hacer el seguimiento de las organizaciones de microempresas rurales del programa.
Estructura de la gua
Esta gua permite a los talentos locales en fondos rotatorios, desarrollar la metodologa con el fin de transferir e implementar conocimientos de buen manejo, sentido de pertenencia y sensibilizacin sobre los fondos a las organizaciones de microempresas rurales que reciben o han recibido recursos del programa; la presente gua contiene cinco (5) captulos y Anexos: Captulo 1 Conceptos relevantes sesiones de formacin-accin Captulo 2 Conceptos y aspectos fundamentales de un fondo rotatorio Captulo 3 Metodologa para la asesora y el seguimiento a las organizaciones que cuentan con fondos rotatorios Captulo 4 Metodologa para la asesora y el seguimiento a las organizaciones que no cuentan con fondos rotatorios Captulo 5 Recomendaciones para el talento local y/o asesor Anexos
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
La Organizacin cuenta con fondo rotatorio e instrumentos que permiten su implementacin Diligenciar la Matriz de diagnstico del fondo rotatorio de la organizacin Asesora directa y seguimiento para ajuste y mejoramiento
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Determinar si la Organizacin tiene fondo rotatorio
Captulo 5 Anexos
Realizar el Taller de formacinaccin para fondos rotatorios de acuerdo a la gua
Recomendaciones
Captulo 1
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Conocimiento
Formacin-Accin
Recomendaciones
Pertenencia
Voluntad
Reglamento
Unin
Compromiso
Comit
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
Captulo 2
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
De dnde provienen los recursos de un fondo rotatorio para las organizaciones apoyadas por el Programa Oportunidades Rurales?
El fondo rotatorio se crea a partir de los recursos que otorga el Programa de Oportunidades Rurales y funciona con base en los reintegros que cada uno de los socios realiza por los insumos y maquinaria recibidos. Este es el mecanismo que permite que los recursos sean rotatorios. Los recursos del programa que se invierten en insumos y maquinaria benefician a los socios de la organizacin, y deben ser retornados al fondo rotatorio de acuerdo al reglamento establecido por los mismos. Los fondos rotatorios tienen fundamento en el crdito, que se constituye en una estrategia basada en principios de confianza y responsabilidad de cada uno de los socios. Si los crditos otorgados no son recuperados, el fondo rotatorio tiende a desaparecer, trayendo no slo prdidas econmicas sino tambin sociales, como lo son la falta de credibilidad y de confianza.
Usuarios
Son los socios de las organizaciones quienes se comprometen a retornar el dinero correspondiente a insumos y maquinaria. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Que participen en un proceso de capacitacin, formacin-accin, sobre fondos rotatorios. Que participen de un proceso de desarrollo organizativo. Que desarrollen negocios econmicamente viables. Que tengan voluntad de pago.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Participacin
El fondo rotatorio requiere que se creen funciones y espacios de decisin en los diferentes roles: usuarios, comits de crdito, directivos, etc. Es necesario tener claridad sobre: los espacios e instancias de decisin e identificar las personas adecuedas para que participen en cada una de ellas. Esto con el propsito de definir los objetivos; los criterios de aprobacin de crditos, el reglamento, los mecanismos para su implementacin y
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
evaluacin; y la forma de admi-nistracin del fondo, lo cual garantiza su buena gestin. En la medida que exista una participacin real de la poblacin en la definicin de los criterios, polticas y objetivos del fondo rotatorio, se lograr establecer un control social, que permita reducir el riesgo, mejorar la rotacin de capital, obtener resultados sostenibles en el nivel social y econmico, y hacer del fondo una estrategia eficiente y eficaz para el fortalecimiento de la organizacin y de los negocios de los socios.
Solidaridad
Cuando los usuarios del crdito pagan oportunamente sus obligaciones financieras con el fondo rotatorio, se genera un sentido de solidaridad, y permite que otros usuarios que estn tramitando solicitudes de crdito puedan disponer del recurso. Si se socializa con los socios la informacin sobre la gestin del fondo y el comportamiento de la cartera (pagos) se posibilita el control social. Esta es una caracterstica bsica de los fondos.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Flexibilidad
Los fondos rotatorios den ser flexibles para que se adapten a las circunstancias y particularidades de cada regin, y las personas que conforman el fondo. Esta flexibilidad se manifiesta en la oportunidad y la accesibilidad, que garantizan a los usuarios la variedad y adecuacin de las lneas de crdito, los plazos, las tasas de inters, las clases de garantas, etc.
Sostenibilidad
Al permanecer en el tiempo, el fondo rotatorio garantiza adecuados servicios financieros a la poblacin que tiene dificultades de acceso al crdito del sector financiero formal. Es decir, garantiza su sostenibilidad financiera a travs de una adecuada gestin y recuperacin de cartera.
Captulo 3
Captulo 4
Subsidio
Debe realizarse un clculo de los costos que se generan en el manejo del fondo, tanto operativos como administrativos (chequeras, transacciones, transporte entre otros), pues slo teniendo muy claro lo que cuesta a la organizacin administrarlo, se podr definir si es posible subsidiar (cobrar menos) o no, a los usuarios. Una opcin es conseguir recursos adicionales de otras fuentes para cubrir estos costos, por ejemplo: en dinero o en especie, papelera, equipos, muebles, eventos, bazares, rifas, etc. Los dems aspectos fundamentales del fondo se precisan ms adelante en la metodologa de formacin-accin.
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 3
Metodologa para la asesora y el seguimiento a las organizaciones que cuentan con fondo rotatorio
Cules son los objetivos?
Reconocimiento por parte del Comit del Fondo y los dems miembros de la organizacin sobre el estado de desarrollo del fondo rotatorio. Compromiso para el mejoramiento del mismo, en cuanto a los aspectos administrativos, organizativos y financieros. Desarrollar o mejorar los instrumentos para el buen funcionamiento del fondo rotatorio. Consolidar y fortalecer al Comit de Fondo Rotatorio de cada organizacin.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Actividades de preparacin
Realizar la convocatoria a cada una de las organizaciones para que participen el mayor nmero de asociados posibles, puesto que, no es solamente compromiso del Comit del Fondo sino de todos los miembros de la asociacin. Se le solicita a los miembros del Comit del Fondo los documentos que estn utilizando para el funcionamiento del fondo, tales como: (reglamento, formatos, formularios de solicitud, libros, cuenta bancaria, entre otros): con el fin que el talento local y/o asesor pueda verificar la existencia e implementacin del mismo. Definir lugar y fecha (cronograma) de las visitas con las organizaciones microempresariales rurales a su cargo. Contar con la Formato diagnstico del fondo rotatorio (ver Anexos - Formatos para el Asesor).
Desarrollo de la Metodologa
El talento local realiza por lo menos tres (3) visitas: Una de diagnstico y dos (2) de sesora y seguimiento.
Captulo 2
Insertar Ilustracin 8 Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Sensibilizacin y apropiacin
Conocimiento de los socios de todos los aspectos del fondo (reglamento, instrumentos, comit)
Instrumentos
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Actores
Comit en funcionamiento
Captulo 3
Aspectos nancieros
Captulo 4
Acciones clave
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
Cabe recordar que el papel del talento local es orientar, asesorar y compartir los conocimientos sobre estructura y manejo de los fondos; por lo tanto estar en condiciones de resolver cualquier duda conceptual o prctica. Por ejemplo, si al revisar los documentos, la tasa de inters se aplica de manera incorrecta, es necesario que el asesor explique con varios ejemplos el clculo de la tasa de inters; dejando como compromiso (tarea) la revisin y aplicacin de la misma, de manera correcta. Si es el caso volver a explicarles hasta asegurarse que el tema es comprendido y aplicado de forma correcta.
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Accin
Diligenciamiento del Formato diagnstico del fondo rotatorio (ver Anexos - Formatos para el Asesor) con los asistentes y de manera participativa. El talento local formula preguntas abiertas, buscando que participen todos los asistentes y no solamente los miembros del Comit del Fondo, con el fin de conocer el estado del fondo enfocado en los tres (3) aspectos fundamentales: estructuracin, sensibilizacin y apropiacin del funcionamiento del fondo. A partir de este diagnstico, el talento local deber, en el mismo taller, realizar las asesoras necesarias con el fin de asegurar el correcto desarrollo del manejo del fondo y se har la verificacin de la implementacin en la segunda visita. El formato de Diagnstico debe diligenciarse debidamente, tres veces, una copia para el talento local y/o asesor, una para la UNG del Programa y otra para la organizacin, con el fin poder realizar los respectivos ajustes y seguimiento.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Accin
El asesor realizar el taller con los socios y har un anlisis puntual de cada tem consignado el Formato diagnstico. Verificar los compromisos acordados con la asociacin y el nivel de apropiacin de cada uno de los socios. Si es el caso los asesorar nuevamente y dejar compromisos consignados para ser verificados en la prxima visita, la cual tendr el mismo procedimiento. El talento local deber verificar el buen funcionamiento del fondo rotatorio y el retorno del dinero de los crditos, de acuerdo con los compromisos pactados en el reglamento. La experiencia ha demostrado que la implementacin de instrumentos, tales como: pagars, actas, carpetas de cada usuario se dificulta. Por lo tanto, es necesario hacer seguimiento a la implementacin de estos instrumentos.
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Accin
Captulo 3
El asesor realizar el taller con los socios y har un anlisis puntual de cada tem consignado en el formato y verificar los compromisos acordados con la asociacin y el nivel de apropiacin de cada uno de los socios. Si es el caso, los asesorar nuevamente. El talento local deber verificar el buen funcionamiento del fondo rotatorio y el retorno del dinero de los crditos de acuerdo con los compromisos pactados en el reglamento.
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 4
Metodologa para la asesora y el seguimiento a las organizaciones que NO cuentan con fondo rotatorio
Objetivos
Generar inters en las organizaciones y sus miembros sobre los conceptos de la estrategia de comunicacin: Pa donde va Vicente? A crear un fondo pa la gente y Si usted crece, crecemos todos. Demostrar que la unin y el trabajo en equipo hacen posible el crecimiento de la organizacin, y logran beneficios para cada uno de sus miembros. Conocer el fondo rotatorio como instrumento financiero que ayuda a fortalecer la organizacin y a cada uno de los miembros. Establecer claramente que los recursos que el Programa Oportunidades Rurales entrega a las organizaciones para maquinaria e insumos, deben formar parte del fondo rotatorio, y que son un medio de aprendizaje para las microempresas. Dejar claro que estos recursos deben ser reinvertidos a beneficio de las organizaciones y sus socios. Sensibilizar a los microempresarios sobre la importancia de ser parte activa del fondo rotatorio de su organizacin. Desarrollar los instrumentos para el buen funcionamiento del fondo rotatorio. Preparar planes de accin y hacerles seguimiento, y verificar as, que se mejoran las condiciones del fondo rotatorio de cada organizacin.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Etapas de la Metodologa
Talleres para el fortalecimiento de las organizaciones que NO cuentan con fondo rotatorio
Etapa I
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Pa donde va Vicente? A crear un fondo pa la gente.
Etapa II
Captulo 4
Captulo 5
Seguimiento y Evaluacin
Etapa III
Recomendaciones
Anexos
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Etapa I Si usted crece, crecemos todos. Taller de reconocimiento del trabajo en equipo
Objetivo General
Incentivar el sentido de pertenencia a travs del reconocimiento del otro. En este caso se busca que se valore la importancia de conocerse unos con otros, los socios de la organizacin. Esto es clave ya que es estimula los sentimientos de confianza y credibilidad.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Etapa I
Captulo 3
Materiales
Adhesivos
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Taller 2 Trabajo en equipo
Al trabajar en equipo se logran objetivos?
Juegos de rompecabezas Imgenes recortadas de Vicente Billetes Hojas de Problema #1 Hojas de datos en el Anexo #3
Recomendaciones
Materiales
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
Accin
El asesor entregar a cada uno de los participantes un adhesivo para que en l, escriban el nombre. Les pedir a todos que se lo peguen en un lugar visible. Se les pedir a los participantes que se enumeren del nmero uno al dos, con el fin de formar dos grandes grupos. A los participantes que tienen el nmero 1 se les pedir que escojan a un participante que tenga el nmero 2 y se formen parejas. Cada pareja, sin hablarse, debe presentar ante el grupo a su compaero. Al contar en un minuto lo que ms conozca de esta persona.
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Una vez todas las parejas se hayan presentado, se le pedir a los que no se sintieron identificados con lo que la pareja describi, que levanten la mano. Se pedir a aquellas parejas que levantaron la mano que se renan por tres minutos y se describan a si mismos intercambiando informacin. Luego, cada pareja le contar al resto del grupo si conoce mejor al compaero(a) despus de la conversacin. Al finalizar, cada miembro del equipo compartir lo aprendido de la actividad.
Captulo 2
Taller 2 Trabajo en Equipo Al trabajar en equipo se logran objetivos?
Objetivo
Analizar de manera constante la importancia del trabajo en equipo y cmo aplicarlo en la organizacin y en la propia vida. Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Materiales: Juegos de rompecabezas (ver Anexos - Hojas de trabajo) Imgenes recortadas de Vicente (ver Anexos - Hojas de trabajo) Billetes (el talento local y/o asesor entregar a cada grupo la suma de $500.000 a lo largo del juego). Problema #1 (ver Anexos - Problemas) Hoja de datos de cada grupo (ver Anexos - Hojas de trabajo)
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
ACTIVIDAD 1
El talento local debe recordar que el juego de la pirmide es para explicar el compromiso y el rol que cada uno de los socios tiene con su asociacin, y enfatizar que cada uno es parte importante de la asociacin y que si alguno no cumple con los compromisos la asociacin se debilita, por lo tanto no pueden lograr los objetivos. As mismo debe explicar cul es el significado de los billetes en esta etapa de formacin accin, qu significan el ahorro, los aporte, los recursos, las cuotas entre otros.
Formacin
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En la medida que el talento local entrega el dinero a los diferentes grupos, es clave que oriente el ejercicio a la conformacin de los recursos econmicos de un fondo rotatorio. Al finalizar, el asesor le pregunta al grupo, qu aprendieron de la actividad y cmo lo pueden aplicar en la organizacin? Una vez los integrantes hayan expuesto sus ideas, el talento local har un resumen o sacar unas conclusiones en conjunto con los participantes.
Accin
El talento local forma equipos de al menos de 5 personas Le pide a cada equipo que escoja un nombre para identificarse. Se le entrega a cada equipo un juego de 5 sobres, cada uno contiene varias piezas que unidas arman un cuadrado (ver Anexos - Hojas de trabajo).
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Se leen las siguientes instrucciones, preguntado si hay dudas: Cada uno de los miembros del equipo tiene un sobre con diferentes piezas de cartulina que unidas forman cuadrados. Cuando se de la seal de empezar, deben armar cinco cuadrados del mismo tamao con las piezas entregadas. La actividad terminar cuando cada uno tenga un cuadrado del mismo tamao. Los grupos pueden intercambiar piezas, para armar sus rompecabezas. El asesor anotar en un tablero el nombre de cada equipo. Cuando un miembro logre completar un cuadrado, los premiar con $50.000 y pegar una imagen de Vicente para ir formando una pirmide (de la base hacia arriba) como lo indica la siguiente figura (ver Anexos - Hojas de trabajo).
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
El dinero reunido por cada equipo ser de todos los miembros del equipo, y con este se crear un fondo comn. Cuando todos los equipos hayan terminado la tarea, cada uno tendr cinco (5) figuras que conforman parte de la pirmide. En la siguiente actividad podrn obtener la ltima imagen de Vicente para completar la pirmide.
Captulo 4
ACTIVIDAD 2 Accin
Para esta actividad el talento local entrega el Problema #1 (ver Anexos - Problemas) a cada grupo. Se le dar a los participantes tres minutos para resolver el problema de forma individual. Si alguien lo resuelve, ganar 50 mil pesos adicionales. Pasados los tres minutos si nadie resuelve el problema, se les permitir trabajar en grupo. El primer grupo que encuentre la respuesta recibir la ultima imagen de Vicente en la pirmide, al completarla tambin recibir 150 mil pesos, el segundo grupo 120 mil pesos y as sucesivamente hasta que todos resuelvan el problema. (La respuesta es: 20 mil pesos)
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Con el fin de analizar la actividad el asesor debe realizar las siguientes preguntas: Qu pasara si alguna de las imgenes se retira de la pirmide? Qu pasara si uno de lo socios se retira de la organizacin? Qu se puede hacer para que los asociados no se retiren y qu le ofrece cada uno en la organizacin?
ACTIVIDAD 3 Accin
Para la siguiente actividad, a cada grupo, se le entrega la Hoja de datos de cada grupo (ver Anexos - Hojas de trabajo) y se pide que la diligencien con la informacin de cada uno de los miembros del equipo, esta hoja debe ser guardada por el equipo y llevada a la siguiente sesin.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Etapa II Padonde va vicente? A crear un fondo pa la gente. Implementacin del fondo rotatorio.
Objetivo general
Lograr que los miembros de la asociacin de microempresarios estn en capacidad de implementar el fondo rotatorio de las organizaciones a las que pertenecen.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Materiales
Captulo 4
Propiciar la participacin activa de los socios y el trabajo en equipo para la toma de decisiones en consenso sobre: El funcionamiento del Fondo Rotatorio Las aplicaciones reales del Fondo Rotatoio
Hojas Problema # 3
Materiales
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
Revisar las nanzas del Fondo Realizar una rendicin de cuentas Ajustar los procesos establecidos para mejorar el funcionamiento del Fondo y de la Organizacin
Materiales
Realizar una sesin de comentarios y preguntas sobre las actividades desarrolladas. Lo que aprendieron y en general el ambiente de los talleres
Hojas Evaluacin #2
Materiales
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Formacin
El talento local debe CONOCER muy bien los siguientes conceptos con el fin de transmitrselos con palabras sencillas a los participantes y orientarlos, para que puedan construir el reglamento del fondo: Qu es un reglamento? El reglamento del fondo rotatorio es la gua que orienta y regula el funcionamiento del fondo, el cual debe cumplirse y debe ser un instrumento de consulta permanente. Debe ser concertado y aprobado por todos los miembros de la organizacin. Debe contemplar los siguientes aspectos:
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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De dnde provienen los recursos? Inicialmente el Fondo se constituye con los recursos solicitados por la organizacin, para la adquisicin de maquinaria e insumos, como efectos demostrativos replicables, para el fortalecimiento de la actividad productiva, aprobados por el Programa Oportunidades Rurales. El Programa requiere que el costo de la maquinaria e insumos retornen al fondo rotatorio a travs del pago de capital ms los intereses, por parte cada uno de los socios que los soliciten. Por lo tanto, la manera de retorno de estos recursos deben quedar estipulada en el reglamento del fondo. Un fondo rotatorio se sostiene de los intereses y las actividades realizadas por la asociacin: rifas, bazares, aportes o donaciones de una empresa, fundacin, entidad pblica, etc. Por ejemplo:
Capital Inicial Intereses Aportes Bazares Donaciones $ Incremento 55.000.000 200.000 350.000 1.500.000 2.000.000 $Total 55.000.000 55.200.000 55.550.000 57.050.000 59.050.000
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
NOTA: El asesor debe explicar la tabla y la grfica en un tablero o un hoja de papel peridico.
55550.000
57050.000
Apotes
Bazares
Donaciones
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Deberes y derechos de los asociados (usuarios). Prdida de los derechos. Miembros y funciones del Comit de Fondo Rotatorio. Monto, plazos, destino, tipo y lneas del crdito.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Para el caso especfico de los recursos del Programa Oportunidades rurales quedara estipulado asi: Para insumos: En el reglamento quedar estipulado monto y plazo mximo y mnimo de prstamo Para maquinaria: En el reglamento se deber estipular en qu tiempo van a retornar el valor de la maquinaria, plazo, montos Solicitudes y anlisis de factibilidad
Cuenta del Fondo Gastos administrativos Gastos operativos
Captulo 3
Captulo 4
60%
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
20%
$50.000
Pago de Intereses
$6.000
10%
NOTA: El talento local debe explicar esta grfica en un tablero o una hoja de papel peridico.
Imprevistos
10%
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Tasas de inters corriente y de mora La asociacin debe definir a qu tasa de inters se va a retornar el dinero. Al mismo tiempo debe tener claro que de este monto de dinero, producto de los intereses, se debe dejar un porcentaje (%) de dinero para imprevistos, un porcentaje de dinero para gastos administrativos, y porcentaje de dinero para gastos operativos. Amortizacin (tiempo y nmero de cuotas) de los crditos, de la compra o arriendo de la maquinaria. Tipo de garantas. Recuperacin de cartera. Sanciones e Incentivos. Estructuracin de los convenios, pagars y dems formalidades. Apertura de una cuenta de ahorros independiente a la cuenta de la organizacin, con dos firmas la del presidente del Comit y del tesorero del fondo.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Recomendaciones generales para la elaboracin de un reglamento Alcance: En la reglamentacin del fondo se debe tener en cuenta las posibilidades reales de la organizacin para no crear falsas expectativas con los socios, en trminos del monto de los prstamos y su destinacin.
Captulo 5 Anexos
Tener un sistema de informacin (listado actualizado de los usuarios, por tamao del crdito y por modalidad). Tener un control contable: los soportes contables de gastos y egresos, libros diarios, caja, bancos, cuentas por cobrar, por pagar, registro de cartera etc. Control de la cartera, tener definida la cartera vencida, morosa y perdida. Tener una cuenta bancaria nica donde se manejen los dineros del fondo rotatorio con 2 firmas, presidente del Comit y tesorero. Elaborar balance general semestral. Llevar una carpeta individual por asociado
Recomendaciones
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Materiales: Billetes Accin Problema #2 (ver Anexos - Problemas) Claves para crear un reglamento (ver Anexos - Hojas de trabajo) Hoja de evaluacin del reglamento (ver Anexos - Hojas de trabajo)
El asesor entrega a cada grupo el Problema #2 (ver Anexos - Problemas) y pide que analicen las cuatro (4) solicitudes para que aprueben una de las solicitudes, teniendo en cuenta las siguientes reglas: a. El solicitante debe tener familia. b. El solicitante debe vivir en la vereda. c. El solicitante debe ganar ms de tres salarios mnimos mensuales. d. El solicitante y su esposo o esposa deben trabajar en la finca. e. El solicitante debe certificar que es conocido por los de la asociacin. f. El solicitante debe pagar el 100% de lo solicitado en 10 das. g. El solicitante debe tener propiedades. Un miembro de cada grupo, dir en voz alta su voto, la solicitud que escogieron y por qu. El talento local anota cuantos puntos tiene cada uno de los solicitantes y pregunta si estn todos de acuerdo en sacar dinero de cada fondo para prestarle al de mayor puntaje (se espera que no lleguen a un acuerdo). A continuacin el asesor invita a la discusin sobre las dificultades que se presentaron para resolver el problema. En este momento se plantea, de acuerdo a la discusin, si las reglas eran las correctas y si la informacin recibida fue suficiente para tomar la decisin.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Trabajo en equipo. Se le entrega a cada grupo, la hoja Claves para crear un reglamento (ver Anexos - Hojas de trabajo), que contienen recomendaciones para tener en cuenta al construir el reglamento del fondo. Se entrega tambin, a cada grupo, una hoja donde deben escribir las reglas de manejo del fondo teniendo en cuenta cada uno de los datos de la hoja de claves. Luego de esta actividad y con el nuevo reglamento, se aprobarn las solicitudes que estn acordes con el mismo y se explicar a todos cmo se lleg a esta decisin. El dinero de cada solicitud aprobada, ser descontado del fondo de cada grupo. Cada equipo evaluar el reglamento de otro equipo y justificar sus comentarios con base en la hoja Claves para crear un reglamento. El asesor debe ir analizando dicha justificacin para y en cada caso compartir la debida realimentacin. De acuerdo a la evaluacin, los grupos recibirn un porcentaje adicional al dinero con que cuentan, de esta manera:
PUNTAJE
NOTA: Este dinero ahora formar parte del fondo de cada equipo.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
% adicional del dinero que con que cuenta 125% 120% 110% 100% 80%
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Formacin
El talento local debe CONOCER muy bien los siguientes conceptos con el fin de transmitrselos con palabras sencillas y orientar a los participantes a construir su comit. Qu es un Comit del Fondo Rotatorio? El Comit de Crdito es la instancia administrativa y operativa autnoma del fondo rotatorio de crdito rotatorio que por delegacin de la Junta Directiva de la Organizacin ser la encargada de responder por los crditos solicitados por parte de los asociados, por la gestin de nuevos recursos y por la utilizacin eficiente de los mismos. Qu hace el Comit del Fondo Rotatorio? Velar por el cumplimiento de los objetivos Aplicar el reglamento Proponer modificaciones al reglamento Proponer alternativas para mejorar la gestin Analizar, estudiar y aprobar los crditos solicitados Recuperar la cartera Gestionar recursos Realizar el seguimiento a los crditos otorgados Quines integran el Comit del Fondo Rotatorio? Aquellos miembros que han sido elegidos democrticamente por la Asamblea General o nombrados por la Junta Directiva de la Organizacin para periodos de (X) aos. Ser facultad del organismo competente, segn sea el caso, de ratificarlos o reemplazos. Estos miembros sern: El representante legal de la organizacin de productores por derecho propio. Cuatro (4) representantes de los asociados.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
32
Estas personas deben tener las siguientes caractersticas: Ser honestas Participar activamente en la Organizacin Conocer el reglamento y la filosofa del fondo Rotatorio Tener conocimientos bsicos de lecto-escritura y matemticas Tener disponibilidad de tiempo para asistir a las reuniones Actuar de buena fe Poseer criterios de desarrollo regional, asociativo y pensamiento proactivo
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Cules son las funciones del coordinador(a) o presidente del fondo? Presidir todas las reuniones del comit Promocionar las lneas de crdito del fondo Atender y guiar a los beneficiarios del fondo Presentar ante el Comit del Fondo las solicitudes de crdito, las cuales deben contener los documentos completos
Pues yo soy el presidente. Y yo secretario.
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Captulo 4
Abrir la cuenta de ahorros junto con el tesorero del fondo Velar por que los beneficiarios del fondo estn al da con sus obligaciones. De lo contrario, informar por escrito al Comit del Fondo para que se tomen las medidas respectivas Cules son las funciones del secretario(a)? Elaborar todas las actas de las reuniones del comit del fondo Recepcin de las solicitudes por fecha de llegada Tener archivo completo de cada usuario, soportes de pago y dems documentacin Llevar archivo de la documentacin producida por el fondo Elaborar las notificaciones de aprobacin o negacin de las solicitudes de crdito
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Llevar un libro de recepcin de solicitudes de crditos por fecha y hora de llegada Cules son las funciones del tesorero(a)? Realizar informes de cartera Presentar informes financieros al Comit del Fondo Entregar al contador los soportes contables de los ingresos al fondo Apertura de la cuenta de ahorros junto con el Coordinador Expedir los comprobantes de ingresos y de egresos Entregar al asistente de la Organizacin la relacin de los gastos y desembolsos de los crditos aprobados Solicitar por escrito al Contador los elementos e insumos necesarios de acuerdo a los crditos aprobados Emitir tabla de amortizacin de los crditos a los usuarios Realizar los registros de pagos tanto de los aportes, como de los intereses Cules son las funciones de los veedores(as)? Vigilar y controlar para que el reglamento se este cumpliendo a cabalidad, tomar decisiones y participar activamente de la vida del fondo.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
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Recomendaciones
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Cada equipo ya conoce el reglamento y las funciones del Comit. Con el Problema #3 (ver Anexos - Problemas), aprendern a analizar una solicitud y a tomar decisiones viables y de acuerdo con el reglamento. Cada grupo tendr veinte minutos para realizar el problema. Una vez transcurrido el tiempo, cada equipo, a travs de un vocero del comit, expone la decisin del grupo y entrega al asesor la suma solicitada. El talento local realizar las siguientes preguntas para determinar qu tanto pensaron la decisin, si sopesaron las cosas a favor y en contra de la inversin, y si planearon cmo manejarla. Dnde se construir y ubicar el tanque de fro? Quin manejar y como se pagar a los operarios? Quin manejar el motocultor y con qu se pagar a esta persona, los gastos de gasolina y de mantenimiento? Quin vigilar la maquinaria comprada? Cmo se determinar el acceso? De acuerdo a la decisin y la exposicin realizada por cada grupo, cada uno de los miembros, segn la inversin escogida, recibe una cantidad de dinero como estipula el siguiente cuadro de valores.
Inversin Tanque de fro Motocultor Maquinaria Valor 150 mil 78 mil 70 mil
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Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
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Recomendaciones
Al finalizar el ejercicio el asesor debe realizar una sesin de comentarios y preguntas con los participantes, sobre los temas tratados, con el fin de verificar si comprendieron el ejercicio. Si es el caso, el talento local debe volver a explicar detalladamente los debilidades que se presentan.
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Los participantes del taller con la asesora del talento local elaborarn el reglamento del fondo rotatorio, ya sea a mano o en Word, que contenga: Nombre del fondo, Objetivo, Reglamento y Nombramiento del Comit del Fondo. Es clave que esta actividad est orientada a la organizacin, y que sirva para recordarles que en el reglamento debe quedar estipulado el retorno de maquinaria e insumos al fondo, como parte del compromiso con el Programa Oportunidades Rurales
Captulo 2
Taller 3 Cmo hacer cuentas?
Para el talento local y/o asesor
Antes de iniciar esta etapa el talento local debe realizar una sesin de comentarios y preguntas con los participantes, sobre los temas tratados, puesto que este documento ser el reglamento con el que inicia el fondo rotatorio de la Organizacin asesorada. Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Objetivos
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Que los participantes estn en capacidad de conocer con cuntos recursos cuenta el fondo, de dnde provienen, qu montos han prestado y a quines. Saber liquidar la tasa inters y hacer los registros correspondientes.
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Recomendaciones
Formacin
El asesor debe CONOCER muy bien los siguientes conceptos, para poder transmitirlos con palabras, con ejemplos, y orientar a los participantes en la construccin del manejo financiero: Clculo de tasa de inters Amortizacin del prstamo Registro de Entradas: retorno a capital, pago de intereses. Registros Salidas: prestamos, porcentajes (%) de intereses destinados a costos operativos y financieros (ver a continuacin el Cuadro de
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Gastos operativos y financieros de un fondo), estos porcentajes deben estar incluidos en el reglamento. Cuadro: Gastos operativos y financieros de un fondo
Costos operativos Costos financieros
Intereses: intereses pagados sobre ahorros, depsitos y prstmos recibidos Comisiones: causadas por operaciones bancarias (chequeras, impuestos y 4x1000 entre otros) Inflacin: costo de la disminucin del valor sobre el capital propio del fondo Riesgo: costo del capital perdido por los prstamos incobrables Personal: sueldos, bonificaciones, capacitacin del personal, etc. Operacionales: gatos de ofici- Son gastos que Son gastos que se nas, suministros, comunicacio- se generan por las acciones finangeneran al operar nes, ariendo, etc.
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Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
el fondo rotatorio Materiales: material didctico, e incluyen pagos fotocopias, pliegos de papel por los siguientes peridico, etc. conceptos:
ler de equipos Otros: impuestos, depre-ciacin de muebles, etc.
cieras del fondo rotatorio e incluyen pagos por los siguientes concepEquipos: Depreciacin o alqui- tos:
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Recomendaciones El talento local debe tener en cuenta el ejercicio anterior , donde cada grupo aprob un prstamo. Con base en este ejercicio, cada grupo debe hacer el ejercicio de retorno del dinero ms intereses de acuerdo con el reglamento. El asesor invita a cada grupo a realizar en pliegos de papel una presentacin que indique: Cunto dinero tiene el grupo? Cunto dinero han recibido por intereses? Qu saldo tiene actualmente?
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Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
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Recomendaciones
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El asesor debe entregar fotocopias de estos formatos a cada organizacin. Estos les servirn de gua para el funcionamiento del fondo. El talento local debe explicar que por cada socio que tenga un prstamo debe existir una carpeta en la cual reposarn los documentos. As mismo, deben llevar carpeta de: actas, registro de socios, bancos, etc.
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Recomendaciones
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Recomendaciones
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Fecha
Agosto 11 de 2011
Que el fondo cuente Determinar los miemcon personas respon- Acta de seleccin bros del Comit de sables quienes van a de los miembros del Fondo Rotatorio en dirigir, administrar y comit forma participativa ejecutar el fondo
Reglamento del fondo rotatorio aprobado por todos los miemLa organizacin cuen- bros de la organizata con un reglamento cin. Comit de Fondo Agosto 30 El reglamento debe del fondo rotatoRotatorio y Asamblea de 2011 rio acorde con las oficializarse mediante de socios. caractersticas de la un documento firasociacin. mado por el Representante Legal y los miembros del Comit del Fondo. El comit del fondo tiene definidas por escrito sus funciones y sus miembros. Los dineros del fondo rotatorio y la recuperacin de los socios se guardan en una cuenta de ahorros independiente. Acta de conformacin Comit de Fondo Agosto 30 del comit y funcioRotatorio y Asamblea de 2011 nes. de socios.
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
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Captulo 5 Anexos
Cuenta de ahorros con Comit de Fondo Octubre 1 dos firmas autorizaRotatorio y Asamblea de 2011 das. de socios.
Recomendaciones
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Accin
Socializar el reglamento ajustado a los miembros de la organizacin
Objetivo
Todos los miembros de la organizacin conocen los deberes y derechos que tienen por ser parte del fondo.
Producto
Responsables
Fecha
Estado de cuentas del fondo: con que cuentan, cuantos beComit de Fondo neficiarios tiene, que Rotatorio y Junta contratos o prstaDirectiva. mos se han realizado, quienes deben dineros al fondo.
Octubre 15 de 2011
Carpeta por usuario con: con solicitud de crdito, pagare Todos los instrufirmado, carta de aval mentos del fondo se encuentran ordenados de la organizacin, y son aplicados efecti- documento donde se soporte valor del crvamente. dito, forma de pago, intereses, sanciones. El comit debe conocer el estado del fondo, que los socios estn retornando el dinero Registros de entradas y salidas, libro de bancos..
Captulo 2
Octubre 30 de 2011
Captulo 3
Registros contables
Captulo 4
Este plan de accin debe hacerse por duplicado, una copia para el Comit del Fondo y otra para el asesor para ser revisados en la tercera y ultima visita.
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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Captulo 5
Captulo 2
Aspectos fundamentales de un fondo rotatorio
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5 Anexos
Recomendaciones
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