MANUAL DE ALMACENES

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3. ORGANIZACIN DE LA GESTIN DE ALMACENES
Como en el resto de las funciones logsticas, la Gestin de Almacenes se
caracteriza por su posicin heterognea en los organigramas.
Habitualmente este proceso ha sido subordinado a las funciones productivas
de las empresas como proceso soporte a ellas. Sin embargo, la propia
evolucin de los almacenes hacia una posicin ms activa dentro del
negocio y la consolidacin de la Logstica como rea clave, han provocado
la migracin del Almacn hacia puestos de mayor responsabilidad y
autonoma.
Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestin del
almacn suele colgar de los departamentos de Compras, Produccin o
Logstica, y siempre en los niveles inferiores, a excepcin de las organizaciones
o centros de trabajo entre cuyas actividades principales est el
almacenamiento.
Aplicando la perspectiva de la gestin por procesos, el organigrama interno
de un almacn puede estar constituido por responsables de cada
subproceso. As, e independientemente del tamao de la empresa y, en
particular, de los almacenes, la Gestin de un almacn estar constituida por
responsables para cada uno de los procesos que se han descrito a lo largo del
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presente manual.
Fuente: PricewaterhouseCoopers.
El Responsable de Almacn es el encargado de que las actividades que se
llevan a cabo en el almacn se ejecuten de acuerdo a la planificacin y
organizacin de la cual tambin es responsable, mientras que los otros tres
responsables lo hacen de sus correspondientes subprocesos.
El Responsable de Recepcin debe controlar y supervisar las actividades
que se realizan desde la entrada de las mercancas hasta su traslado a la
zona de almacenamiento estable, lo que implica las inspecciones de
recepcin, la identificacin y su mantenimiento en zona temporal hasta su
traslado a una zona de almacn definitiva.
El Responsable de Almacenamiento abarca en su mbito de actuacin la
ubicacin de las mercancas en la zonas ms apropiadas, as como su
conservacin en las mejores condiciones.
El Responsable de Movimiento debe asegurar que se cumplen las normas
de traslado de las mercancas almacenadas entre zonas de almacn o su
salida de almacn hacia procesos que le aporten valor aadido al
producto o al exterior para su expedicin a cliente o a otra instalacin de
la compaa.
Finalmente, es responsabilidad de los cuatro que la informacin se genere
y fluya de la manera ms ptima para la organizacin, si bien debe ser la
propia empresa la que elija la mejor opcin para sus necesidades,
incluyendo un responsable de informacin y/o administrativos de almacn
para gestionar las necesidades de informacin, del mismo modo que debe
ser cada empresa la que adapte este organigrama a sus singularidades de
negocio, tamao, etc, convergiendo funciones en personas o viceversa.
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As, una compaa puede aunar en una sla persona las cuatro cajas del
organigrama indicado o puede asignar personas diferentes a cada una de
las cajas por lnea de negocio, mercanca, zona de almacn, salidas de
mercancas al exterior o internas, etc.
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Tan slo un exhaustivo anlisis de la compaa puede dar luz al
organigrama ms adecuado para la Gestin de los Almacenes. Aun y as,
la base a partir de la cual cualquier compaa debe construir su propio
esquema es asignando responsables a las actividades y reflejndolo en
documentacin a tal efecto.
A modo de ejemplo ilustrativo, se muestra a continuacin el perfil y
habilidades que ha de cumplir el Responsable de Almacn de una
empresa ficticia.
PERFIL Y HABILIDADES DEL RESPONSABLE DE ALMACN
Conocimiento de los procesos de negocio de la compaa/sector
Conocimiento de las tcnicas y herramientas de almacenamiento
Experiencia previa en puestos similares con duracin en funcin
del tamao del almacn y de la empresa
Conocimiento bsico de gestin de recursos humanos
Conocimiento de los sistemas de calidad
Usuario avanzado de herramientas informticas
Organizacin y mtodo
Espritu de iniciativa
La preparacin de pedidos es un subproceso que tradicionalmente est
asignado al almacn. Por ello, las estructuras organizativas de los
almacenes suelen disponer de personal dedicado a esta tarea. Sin
embargo, la preparacin de pedidos es uno de las actividades asociadas
a la Gestin de Pedidos y Distribucin. Es decir, en una gestin enfocada a
procesos, la responsabilidad de la preparacin de los pedidos debe estar
asignada fuera de la gestin de los almacenes, si bien, funcionalmente
puede ser desarrollada en ellos.