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NDICE
1. Introduccin ....................................................................... 4 1.2 Comenzando con Excel 2000............................................... 4 2. Cmo Organizar la Informacin ............................................... 8 2.1 Celdas y Referencias a Celdas ............................................. 9 2.2 Desplazndonos por un Libro de Trabajo y una Hoja de Calculo .......................................................................................... 12 3. Abrir Libros......................................................................... 15 3.1 Crear un Libro Nuevo ....................................................... 17 3.2 Modificando Cerrando y Guardando Libros........................... 19 4. El Men de Visualizacin....................................................... 24 4.1 Ocultando y Mostrando las Barras ...................................... 25 4.2 Otras Opciones de Visualizacin......................................... 30 4.3 El Men Formato ............................................................. 30 4.4 Dar Formato a una Hoja ................................................... 31 4.5 Formato de Filas y Columnas ............................................ 33 4.6 Formato de Celdas........................................................... 35 4.7 Autoformato ................................................................... 40 4.8 Crear y Usar Modelos de Formato ...................................... 41 4.9 Preparar la pgina ........................................................... 42 4.10 Eliminando Los Formatos ................................................ 44 5 Rangos de Celdas. Seleccin ................................................. 46 5.1 Asignar Nombre a un Rango.............................................. 47 5.2 Copiar, Mover y Cortar Grupos de Celdas ............................ 48 5.3 Llenar un Rango de Celdas................................................ 49 5.4 Eliminar e Insertar Celdas................................................. 51 5.5 Bsqueda y Reemplazamiento ........................................... 52 5.6 Deshacer y Repetir Cambios ............................................. 53 6 Referencias De Celdas........................................................... 55 6.1 Operadores Bsicos en Excel 2000 ..................................... 58 6.2 Introducir y Modificar Frmulas ......................................... 59 6.3 Funciones....................................................................... 59 6.4 Expresiones Condicionales ................................................ 65 6.5 Referencias Circulares en Celdas........................................ 66 6.6 Empleo del Solver............................................................ 67 7. Creacin y Modificacin de un Grfico con el Asistente .............. 70 7.1 Editar un Grfico ............................................................. 74 7.2 Insercin de Imgenes ..................................................... 78 7.3 Dibujando en Excel .......................................................... 79 8. Creacin de una Base de Datos ............................................. 80 8.1 Filtros de Bases de Datos ................................................. 82 8.2 Asistente Para Plantillas.................................................... 84 8.3 Clasificar Registros .......................................................... 86 8.4 Importar y Exportar Datos ................................................ 88
9. Correccin de Ortografa....................................................... 89 9.1 Correccin Automtica ..................................................... 89 9.2 Proteger los Datos ........................................................... 90 9.3 Autoclculo..................................................................... 91 9.4 Mapas............................................................................ 92 9.5 Impresin de Datos ......................................................... 94 9.6 Administrador de Escenarios ............................................. 95 10. Crear y Grabar una Macro ..................................................100 10.1 Asignarle una Macro a un Botn......................................102
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1. Introduccin
Excel 2000 es un potente programa destinado a facilitar sus tareas. Algunas de las funcionalidades que puede obtener son: Automatizar sus clculos matemticos (facturas, ventas, nminas). Crear bases de datos. Crear grficos para la presentacin de sus informes Realizar una serie de acciones sucesivas con las macros.
Realizaremos un seguimiento de los distintos temas de Excel 2000, utilizando ejemplos para ilustrarlos, y descripciones de cmo realizar las diferentes tareas. Al final de los captulos se propondrn una serie de ejercicios destinados a afianzar los contenidos tratados.
Tambin podemos ejecutarlo desde la barra de acceso directo de Office 2000, o bien desde el men Ejecutar. Todos los modos de arranque usuales de Windows 98 estn disponibles. , y el El icono de arranque de Excel 2000 es icono asociado a cualquier hoja de clculo creada con Excel 2000 es: Si hacemos doble clic sobre un archivo de Excel 2000 se ejecutar el programa, abriendo el archivo en cuestin. Una vez hecho esto el aspecto de la pantalla sera como el que aparece en la figura.
Los siguiente elementos son reconocibles en la ventana de Excel 2000: 1.- Barra de mens: Aqu se encuentran los comandos de Excel 2000
2.- Barras de herramientas: Aqu se encuentran las utilidades ms usadas de Excel 2000
3.- Barra de frmulas: Aqu se encuentra la celda (casilla) en la que nos encontramos actualmente.
Para salir de Excel hacer clic con el ratn sobre el botn X, o bien la combinacin de teclas ALT+F4, o bien pulse en Archivo y Salir. Pruebe a abrir y cerrar varias veces el programa como le hemos indicado. Tenga en cuenta que si escribe algo aparecer un mensaje como este:
Haga clic en Cancelar y as saldr del programa sin guardar los cambios.
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En una celda podemos poner datos numricos, fechas, texto o frmulas matemticas.
Las celdas se colocan formando filas y columnas adoptando el aspecto de cuadrcula que ya hemos visto, que es lo que tradicionalmente se llama hoja de clculo.
La posicin de una celda viene dada por su columna y su fila, en el ejemplo se marca la celda C3. Donde hemos escrito el texto C3 para identificarla. Las hojas de clculo se agrupan en una entidad que conocemos como Libro de trabajo. As podemos reunir en un slo documento varias hojas de clculo relacionadas. Cada hoja dentro de un libro se referencia por su nombre (por defecto Hoja #, donde # es un nmero de orden).
Para hacer una operacin, por ejemplo sumar las dos cantidades que tenemos, en la celda C4, introducimos en la casilla C4:
El ejemplo que hemos visto se ha realizado dentro de la misma hoja de clculo, pero puede hacerse referencia a una celda en concreto de otra hoja determinada poniendo por ejemplo lo siguiente: Hoja1!C4 En vez de simplemente C4. La sintaxis es Nombre Hoja!Ref. Celda. Ahora por ejemplo copiemos el contenido de la celda C4 de la hoja 1 en la casilla B2 de la hoja 2, multiplicndolo por 2. Para lo cual hacemos clic en la pestaa con nombre Hoja2, nos situamos con el ratn en la celda B2, hacemos clic, y escribimos: =Hoja1!C4*2
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Para escribir en las celdas lo podemos hacer como hemos indicado, sin embargo cuando se trata de modificar algo escrito, entonces situarnos sobre la celda, escribirlo de nuevo y pulsar Intro es pesado. Si nos fijamos en la barra de frmulas, vemos que a la izquierda aparece la celda en que estamos situados y a la derecha el contenido de la misma. Pulsando F2 el cursor se sita en la zona de edicin y el aspecto del cuadro de referencia y edicin de celda cambia. Supongamos que queremos en la Hoja 2 anterior cambiar en la celda B2, donde pone la referencia de celda C4 poner B1. Nos situamos en la Hoja 2, nos vamos a la celda B2, pulsamos F2, y tendremos:
Ahora podremos movernos con los cursores, borrar, o corregir lo que queramos, en nuestro caso haciendo la modificacin correspondiente:
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Adems en el cuadro de referencia y edicin de celda tenemos dos botones que tienen la siguiente utilidad: Para cancelar los cambios. Para aceptar los cambios.
Para desplazarnos horizontalmente pulsamos botn izquierdo o el derecho, segn deseemos, con ratn o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar botn izquierdo del ratn, arrastramos a derecha izquierda.
el el el o
Para desplazarnos verticalmente pulsamos con el botn arriba o abajo, segn deseemos con el ratn, o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastramos arriba o abajo.
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Para desplazarnos por las celdas podemos usar el ratn o bien las siguientes combinaciones de teclas: cursores: para desplazarse a las celdas contiguas.
Inicio
+ Inicio + Fin
hoja.
Control Av. Pg. Re Pg.
Nos lleva una pantalla hacia abajo. Nos lleva una pantalla hacia arriba.
Hay un mtodo para ir ms rpido a una celda determinada, seleccionando dentro del men Edicin la opcin Ir a (o pulsando F5, o bien CTRL + I):
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En referencia pondremos la celda a la que queremos ir. Podemos adems utilizar referencias completas tal como se vio en la referencia de celdas.
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Para poder trabajar eficientemente con una hoja de clculo electrnica necesitamos utilizar los medios de almacenamiento que pone a nuestra disposicin el ordenador. A los efectos de usuario en Excel 2000 todos los medios de almacenamiento del sistema estn disponibles y los podemos manejar de manera transparente, simplemente indicando al programa dnde queremos guardar nuestro trabajo. En esta unidad veremos las diferentes posibilidades que nos ofrece el programa.
3. Abrir Libros
Si ya hemos creado algn libro de datos o queremos abrir alguno de los ejemplos suministrados con Excel 2000 slo tenemos que ejecutar el comando abrir. Esto lo podemos hacer de varias maneras: Pulsando
Control
Escogiendo el men Archivo y luego Abrir Pulsando con el ratn el botn del Icono con una carpeta que se abre. De cualquiera de estas tres formas obtendremos un cuadro como ste:
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Podemos abrir el archivo haciendo clic sobre uno cualquiera y nuevamente sobre Podemos no abrir ninguno haciendo clic sobre o sobre Se pueden seleccionar tambin varios archivos distintos sujetando la tecla Control y haciendo clic sobre cada uno de ellos. Se puede asimismo especificar un archivo por el nombre, alguna propiedad o algn archivo perteneciente a otro programa, para buscarlo.
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Una vez fijadas las condiciones en los cuatro casilleros anteriores haremos clic en Si se desean borrar las bsquedas anteriores haremos clic en
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En este cuadro podemos, haciendo clic en la solapa Soluciones hoja de clculo, escoger algunos modelos predefinidos (plantillas) en Excel 2000 otros que nosotros mismos creemos como plantillas, e incluso a la derecha tendremos una presentacin preliminar de las mismas.
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Nos crear una hoja de clculo nueva desplazando a la que tenamos en curso y las posteriores a la derecha.
Nos ha creado una Hoja 17, nueva. Para eliminar hojas primero seleccionamos cules queremos eliminar, haciendo clic en la solapa que
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identifica a cada una, mientras presionamos la tecla de Control. Luego elegimos del men Edicin Eliminar hoja. Por defecto se elimina la hoja en curso si no se marca ninguna otra. Por ejemplo eliminemos las hojas 17, 1 y 3. Las marcamos:
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Para cerrar un libro seleccionaremos en el men Archivo la opcin Cerrar. Si ha habido alguna modificacin en el libro desde que se abri o se cre, aparecer al cerrarlo este cuadro de dilogo.
Para guardar un archivo elegiremos o bien Archivo Guardar, o Control + G, o hacer clic en. Si el documento es la primera vez que se guarda tendremos que fijar su nombre y ubicacin (ver fig.). En caso contrario no nos preguntar.
Si usamos la opcin Archivo Guardar como... , nos aparecer el mismo cuadro anterior. Aqu hay varias opciones que conviene sealar: Junto a Guardar en: tenemos una lista que podemos desplegar, para elegir la unidad y directorio en que se colocar el archivo.
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En Guardar como: Podemos elegir formatos distintos de otros programas destinados a crear hojas de clculo, desplegando la lista.
Una
vez
completados
los
datos
si
queremos
guardar elegiremos
y en caso contrario
Los otros botones son los clsicos de las barras de herramientas de la ventana de Windows 98. Subir al directorio (carpeta) superior. Crear nueva carpeta Si elegimos el botn men Herramientas en el
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Aqu podemos fijar: Una contrasea, para que usuarios no autorizados no puedan abrir el fichero sin la misma. Marcar con un aspa para que siempre se cree una copia de seguridad. Marcar con un aspa para que se solicite abrir en modo slo lectura.
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Vamos a ver en este captulo cmo visualizamos la informacin de las hojas de Excel 2000 y cmo le podemos asignar diferentes formatos para resaltar partes, y conseguir una presentacin que d aspecto profesional a sus documentos.
4. El Men de Visualizacin
Las opciones de visualizacin de las hojas de clculo se encuentran en el men Ver. Abrindolo tiene este aspecto:
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Las opciones pueden aparecer con una marca de verificacin a la izquierda, lo cual significa que el elemento correspondiente est activado y se ver en la pantalla principal cuando salgamos del men Ver. En nuestro caso estn activas la Barra de frmulas y la Barra de estado, estando desactivada la Barra de herramientas y el aspecto de la pantalla principal es ste:
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La barra de frmulas ha desaparecido. Si activamos ahora la barra de herramientas haciendo lo anteriormente explicado obtendremos una serie de opciones:
Aqu podemos marcar qu botones queremos que aparezcan en la barra, haciendo clic en la seleccin correspondiente. Por ejemplo si marcamos:
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La ficha muestra la lista de las Barras de herramientas disponibles. Ofreciendo diferentes opciones de personalizacin:
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crear una nueva barra de herramientas vaca a la que pueda agregar botones y mens. restablece las configuraciones originales. agrega la barra herramientas personalizada al libro. de
La ficha muestra las categoras y listas de comandos, organizadas por nombre de men o por tipo.
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Las barras Formato y Estndar comparten una fila: cuando se muestran las barras de herramientas Estndar y Formato, esta opcin coloca a las dos barras de herramientas en la misma ventana de documentos. Mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente: muestra los comandos bsicos y los usados con frecuencia en versiones personalizadas de mens. Mostrar mens completos transcurridos unos segundos: cuando coloca el puntero sobre un men abierto, se mostrarn todos los comandos del men despus de una breve pausa. restablece los botones de la barra de herramientas que se muestran en una barra de herramientas incorporada originalmente. Iconos grandes: para comandos ms grandes. ver los iconos de
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Mostrar nombres de fuente mostrando la fuente: muestra cada nombre de fuente como una muestra de la fuente en listas que muestran fuentes, como las listas Fuente y Estilo de la barra de herramientas Formato. Mostrar sugerencias en las barras herramientas: muestra las descripciones pantalla de los botones de la barra herramientas cuando el cursor del ratn sita en ellos. de en de se
Animaciones de men: Cambia la manera en que se muestran los mens cuando haga clic en un comando.
: se ve la hoja a pantalla completa, sin las barras, hasta que se pulse escape o en el botn Cerrar pantalla completa. : Ver la hoja con la ampliacin que deseemos. Tambin se puede hacer desde la barra de
Las funciones de formato las podemos encontrar en el men Formato. Para ver las opciones desplegamos el men Formato:
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Podemos dar formato a Celdas, Filas, Columnas y hojas enteras, e incluso a un rango de celdas con estilos predefinidos.
Para asignarle un fondo grfico y darle pues un aspecto agradable elegiremos Fondo. En este cuadro podremos elegir qu fondo darle a la hoja, pudiendo buscar en cualquier carpeta, o unidad distintos tipos de archivos grficos posibles y pudiendo hacer una bsqueda del archivo requerido.
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Para cambiar el nombre a una hoja en el men Formato con la opcin Hoja Cambiar nombre:
Asimismo, podramos modificar el nombre de la Hoja de Clculo seleccionando la ficha de la hoja que queremos, pulsando el botn derecho del ratn (men de contexto) y eligiendo la opcin:
(visibles)
mostrar
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Cambiar el alto de todas las celdas de la fila, modificando el valor (en puntos).
Ajustar el alto de la fila a la seleccin, para cambiar la altura automticamente y adecuarla a la altura del texto. Aplicndolo por ejemplo a:
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El mtodo para dar formato a las columnas es muy similar al de las filas y las opciones son:
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La nica opcin nueva respecto a las filas es Ancho estndar y que sirve para fijar el tamao normal para las columnas de la hoja de clculo (el que nos aparecer en el cuadro cambiar ancho por defecto).
Ficha : Permite fijar los tipos de datos y forma en que se van a expresar(nmero, porcentaje, fecha, texto etc.).
Al elegir cada tipo de dato (con el ratn) aparecen cuadros con las posibilidades de modificacin que ofrecen. Por ejemplo para tipo Nmero:
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Podemos elegir nmero de decimales con que va a verse, separador de miles y formato para nmeros negativos. Tambin podemos dar o modificar algunos formatos de nmero desde la barra de herramientas, as:
Pone el nmero en formato de millares Pone el nmero en formato de porcentaje Pone el nmero en formato monetario Disminuye un decimal Aumenta un decimal
Ficha en la celda.
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En el cuadro horizontal, marcando una de las opciones en el crculo blanco podemos especificar para el texto centrar, alinear a la izquierda, alinear a la derecha etc. En el cuadro vertical podemos seleccionar la alineacin del texto en vertical. En el cuadro orientacin podemos marcar cmo queremos orientar el texto dentro de la celda. Podemos adems marcar retorno automtico, para que automticamente el texto pase a la lnea siguiente cuando no quepa en la celda. Ficha : Permite definir tipos de fuentes, tamao, estilo, color de letra y efectos.
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Tambin podemos realizar algunas de estas funciones desde la barra de herramientas. As:
Pone el texto en negrita Pone el texto en cursiva Pone el texto en subrayado Alinea el texto a la izquierda Centra el texto Alinea el texto a la derecha Para elegir tipo de letra y tamao. Para asignar color al texto
Ficha : Permite definir el tipo de borde para las celdas, el color y en qu caras se aplicar.
Podemos igualmente fijar algunos tipos de borde (sin soltar el botn izquierdo) y haciendo clic en moviendo el ratn hasta el tipo elegido.
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Ficha : Permite elegir un color de fondo de la celda (haciendo clic) sobre l y eligiendo
Tambin podemos desde la barra de herramientas (sin soltar el ratn como con los haciendo clic en bordes) elegir el color de fondo de la celda.
: Permite proteger u ocultar las Ficha celdas o ambas cosas a la vez,. Slo es necesario hacer clic en el recuadro correspondiente.
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Slo funcionan estas opciones si se protege la hoja. Por defecto las celdas estn marcadas como protegidas y la hoja no.
4.7 Autoformato
Esta es una opcin que seleccionando un rango de celdas, nos permite aplicarles un modelo de formato predefinido de Excel 2000, dando un magnfico acabado al trabajo, de una forma muy sencilla. Nos puede ahorrar el tener que definir los formatos de todas las celdas manualmente. Tenemos adems una galera de autoformatos bastante extensa, de manera que podemos encontrar uno que se ajuste al aspecto final que deseamos dar al documento (hoja de clculo). Supongamos que tenemos una tabla como la siguiente:
Elegimos el rango:
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Si no hubisemos querido todas las opciones de cambio de formato, habramos seleccionado Opciones>> y habramos marcado las que quisiramos, obteniendo el resultado correspondiente.
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O bien en la casilla del nombre escribir uno nuevo y luego pulsar Intro, con lo cual tenemos uno nuevo con las opciones que tena el anterior. Modificndolas (eligiendo Modificar tenemos un cuadro idntico al de formato de celdas) podemos obtener un modelo nuevo a nuestro gusto para aplicar a las celdas que deseemos.
: Permite fijar en orientacin si se Ficha colocar en horizontal o vertical, en Escala cuantas pginas queremos por hoja y porcentaje del tamao normal, el tamao del papel, la calidad de impresin y la numeracin de pgina. Tambin podemos ver una presentacin preliminar de como se imprimir.
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: Permite fijar aqu el tamao de Ficha todos los mrgenes de la hoja y encabezado y pie de pgina, viendo una muestra de cmo quedar.
Ficha : Permite fijar aqu lo que queremos que aparezca en las hojas como encabezado y pi de pgina, pudiendo adems personalizarlos.
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: Permite aqu fijar algunos detalles Ficha de la hoja como el orden en que queremos que se impriman, el rango de impresin y si queremos que se repitan algunas filas y columnas o no.
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Podemos eliminar todos los formatos que hayamos aplicado a un rango de celdas seleccionadas eligiendo en el men Edicin la opcin Borrar Formatos.
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Edicin
En este captulo recogeremos cmo podemos crear grupos de celdas y cmo podemos utilizar datos ya escritos para copiarlos, moverlos, borrarlos y utilizar algunas funciones especiales para simplificar el trabajo.
Como podemos ver, al seleccionar un rango cambia el aspecto, ponindose las celdas en vdeo inverso y con un recuadro alrededor.
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Otro mtodo (til para rangos mayores) es pulsar F8 que nos pone en modo de seleccin. Si nos fijamos en la barra de estado aparece .
Seal que nos indica esta situacin. Usando las flechas de cursores podemos agrandar o disminuir la seleccin hasta que tengamos la requerida.
Con lo que eligiendo Definir podemos conseguir asignar un nombre al rango sin ms que rellenar el cuadro de dilogo que obtenemos:
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Haciendo clic en
aadimos el nombre a
la lista y salimos, haciendo clic en podemos agregar el nombre a la lista sin salir (para poder aadir otros por ejemplo).
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Podemos rellenar datos hacia abajo, hacia arriba, hacia la derecha y hacia la izquierda. Tambin podemos rellenar simultneamente otras hojas (seleccionndolas previamente) y rellenar con series. Vamos a ver un ejemplo de rellenar hacia abajo y rellenar una serie, ya que las dems opciones siguen el mismo mtodo de trabajo. Para rellenar hacia abajo seleccionamos un rango como por ejemplo:
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Para rellenar una serie podemos elegir varias opciones, bastante claras todas ellas, aunque en la cronolgica hay que especificar si el incremento unitario ser de das (Fecha), das laborables, meses o aos. Supongamos que elegimos Geomtrica e incremento 2 (previamente debemos poner en la primera celda el nmero de inicio):
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Y tendremos lo siguiente:
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Que elimina las celdas desplazando por ejemplo las que estaban a la derecha a la izquierda, o bien las que estaban abajo hacia arriba. Tambin podemos seleccionar aqu eliminar toda una fila o columna de la misma manera. Para insertar celdas seleccionaremos la opcin de Celdas del men de Insercin y obtenemos un cuadro casi idntico, con la salvedad que ahora se desplazan hacia la derecha y hacia abajo.
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Podemos as buscar lo que escribamos en el campo Buscar en la hoja de clculo, pudiendo adems especificar el orden de bsqueda y dnde buscar en primer lugar (Buscar dentro de). Para reemplazar datos en la hoja de clculo hacemos clic en Control+ H). , ( o habiendo pulsado
Podemos pues, sustituir el reemplazamiento una a una, pulsando todas a la vez. , con lo que cambiamos
Eligiendo la opcin Deshacer los cambios del men Edicin podemos hacerlo, o bien Control + Z, o bien con . Para repetir la ltima accin podemos recurrir tambin a Repetir, del men Edicin, o bien Control + Y, o bien .
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6 Referencias De Celdas
Como vimos con anterioridad en Excel 2000 se referencian las celdas por la fila y la columna en la que estn. Adems como vimos tambin puede aparecer en la referencia la hoja en la que est. Por ejemplo:
Hoja1!C4
Nombre de la hoja Fila Columna
Pero estas referencias, que son las que usa Excel 2000 por defecto, son relativas, y hay otro tipo de referencias que son las absolutas, en las cuales se referencia la misma celda (aadiendo un smbolo $) as:
Hoja1!$C$4
Nombre de la hoja Fila Columna
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En las referencias a una nica celda no encontraremos diferencias, pero cuando, por ejemplo, tengamos una suma de varias celdas y la copiemos a otra donde queramos hacer la misma operacin, como Excel 2000 al copiar cambia las referencias relativas a las celdas, manteniendo las posiciones relativas, no obtendremos lo mismo con referencias relativas y absolutas. Vemoslo con un ejemplo. Supongamos que tenemos la hoja:
Y nos situamos en la celda B5 e introducimos =B2+B3+B4 (referencias relativas) para sumar las cantidades del Comercial 1, y luego copiamos (como se vio) el contenido de la celda en C5.
Viendo el contenido de la celda C5 en la barra de edicin de funciones tenemos =C2+C3+C4, que es lo que resulta al cambiar todas las columnas en la frmula anterior, luego el programa ha copiado la frmula de manera relativa (distancia relativa a la celda en la que se escribe la frmula). Esto es muy til a la hora de copiar frmulas que se pretende que sean por ejemplo suma de columnas. Si la referencia hubiese sido absoluta en la celda B5 la frmula en B5 sera: =$B$2+$B$3+$B$4.
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Tenemos por tanto el mismo resultado que en la columna B5. Tambin podemos referirnos a una celda como intersec-cin de dos rangos. El operador interseccin en Excel 2000 es un espacio en blanco. As, en el caso anterior si escribimos en la celda B6, el valor =B2:B5 A3:C3, es la interseccin de los dos rangos desde la celda B2 a la B5 y desde la A3 a la C3. Luego el resultado ser el contenido de la celda B3 (1000000).
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Los operadores que existen en Excel 2000 son: Operadores aritmticos + Suma - Resta / Divisin * Multiplicacin % Porcentaje
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^ Potenciacin Operadores de comparacin = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de Operador de texto & Une dos cadenas de texto.
Para modificar algo ya escrito pulse F2, corrjalo y despus proceda de la misma manera que anteriormente para finalizar. O bien sitese sobre la celda y directamente escriba todo lo que vaya a ser la nueva operacin y pulse Intro.
6.3 Funciones
Una de las capacidades ms importantes de Excel 2000 es la de realizar funciones. Una funcin tiene unos argumentos de entrada (datos) y devuelve unos
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resultados. Tiene un nombre reservado que es el que la identifica. La sintaxis que se utilizar es: =FUNCION(ARGUMENTOS) Donde FUNCION es el nombre de la funcin y ARGUMENTOS los datos que utilizar. Los argumentos tambin pueden incluir datos o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Si el argumento de una funcin incluye a su vez otra, hablamos de funciones anidadas. Se pueden anidar hasta siete niveles de funciones. Para introducir una funcin tambin puede usar el Asistente para funciones que permite, mediante cuadros de dilogo, incluir de forma fcil la frmula que usted desee. Para activar el asistente de funciones lo puede hacer escogiendo Funcin del men Insertar.
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Con ayuda de este cuadro es muy sencillo construir una funcin. Si necesitamos ayuda sobre los argumentos hacemos clic en Ayuda. Por ejemplo, supongamos que pedimos la ayuda cuando estamos utilizando la funcin suma.
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Donde podemos claramente consultar los datos que necesitemos. Vamos a ver ahora un ejemplo de cmo usar el asistente de funciones. Supongamos que queremos escribir en la hoja:
La funcin =SUMA(COS(30);B2:B5) , que suma el rango desde B2 hasta B5 (todas las celdas) y luego le suma COS(30) (operacin coseno). Seleccionamos en el men Insertar Hacemos clic en :
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Como queremos escribir en el primer argumento , junto a nmero 1 una funcin hacemos clic en y despus elegimos la funcin que deseamos de la lista, en nuestro caso COS.
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Procedemos de igual forma en nmero 2 y escribimos el rango B2:B5, y eligiendo terminar ya lo tenemos.
Tambin podemos escribirlo directamente cuando conocemos la sintaxis de la orden completa. Como por ejemplo:
Rango
=SUMA(COS(30);B2:B5)
Signo = Funcin Funcin anidada Argumento de func. anidada
No vamos a describir todas las funciones disponibles en Excel 2000. La lista completa la tenemos en el asistente de funciones como hemos visto, y se puede consultar en la ayuda lo necesario, como ya dijimos antes. Los tipos de funciones que podemos encontrar en Excel 2000 son: Financieras De fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas
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En una hoja de clculo, por error o intencionadamente, una celda puede hacer referencia a s misma. Al usar una frmula o funcin una celda puede hacer referencia a ella misma directa o indirectamente (a travs de otra u otras que hagan referencia a ella). Esto se debe evitar, salvo en algunos casos en que especialmente nos interesa ejecutar un clculo iterativo en una celda. Un ejemplo de referencia circular es que en la celda A3 escribiramos =A3+50. Por defecto las referencias circulares no estn permitidas en Excel 2000 y si escribiramos una como la anterior nos aparecera un cuadro indicando que no estn permitidas (por defecto).
Para activar la opcin de referencias circulares Elegiremos dentro la opcin Opciones... del men Herramientas, y aqu la solapa de clculo. Sealamos el nmero de iteraciones (veces que se repetir la frmula) que deseamos y pulsamos Aceptar. Hagmoslo con el ejemplo expuesto con 100 iteraciones. Obtendremos:
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Ya que es valor inicial 0, al que le sumamos 50 cien veces, es 5000. Podemos usar esta propiedad de iteracin para resolver algunas ecuaciones matemticas que admiten ser resueltas por iteracin (por ejemplo el mtodo de Newton). Como ejemplo usaremos la ecuacin x=Cos(x) , que puede ser resuelta por iteracin simplemente haciendo xk+1 = Cos(xk). Es decir que el valor siguiente se obtiene aplicando la funcin coseno al anterior. As poniendo en la celda A1 =COS(A1) obtenemos inicialmente el valor 0, al estar desactivadas las referencias circulares. Pero activndolas despus como hemos explicado y fijando 100 iteraciones y una variacin de 0, cada vez que pulsemos en recalcular (F9) nos aproximaremos ms a la solucin de la ecuacin (en radianes). Hacindolo varias veces obtenemos:
Solver es una macro automtica que se puede ejecutar desde el men de herramientas y sirve para hallar cunto deben valer una serie de celdas para hacer mnima o mxima una funcin sujeta a una serie de restricciones. Para tenerla disponible en el men de herramientas hay que seleccionar en ste Macros automticas, y en el cuadro que aparece, hacer clic y marcarla. Pulsando Aceptar ya la tendremos disponible. Para explicar cmo funciona vamos a resolver un sencillo problema de programacin lineal con su ayuda. Muchos otros problemas de diferentes tipos se pueden resolver como el que vamos a ver.
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Supongamos que estamos en guerra y disponemos de 5 aviones que pueden cargar 1000 Kg de bombas, costando cada viaje de stos 50.000 ptas. Disponemos tambin de 10 aviones que pueden llevar 500 Kg de bombas, costando cada viaje 20.000 ptas. Suponemos que tenemos que lanzar 6.000 Kg de bombas sobre el objetivo. Con estos datos queremos saber cul es la solucin ms econmica para realizar el bombardeo. Rellenemos la hoja de clculo con datos (no los ptimos) y la funcin que queremos minimizar (el costo es: aviones grandes*50000+aviones pequeos*20000).
Ahora situndonos en la casilla del costo (C4), elegimos Solver del men de Herramientas.
Las restricciones las hemos fijado eligiendo Agregar y colocando las que se ven, que quieren decir que slo tenemos 5 aviones grandes, 10 pequeos y que el peso total de bombas debe se 6.000 Kg. Con estos datos elegimos Resolver. Y obtenemos:
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la
solucin
Este ejemplo, aunque simple, nos da idea de las posibilidades del Solver, ya que muy bien podran haber sido 10 variables en lugar de 2 y ms restricciones, e incluso otro tipo de funciones no lineales.
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Excel
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Una de las caractersticas ms llamativas es la posibilidad de realizar y modificar grficos a partir de los datos de una hoja de clculo. Excel posee un potente asistente que nos guiar en la creacin de cualquier grfico.
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Con el ejemplo que hicimos en otra leccin con dos comerciales seleccionando el rango B2:C5 el sitio donde lo queremos colocar y haciendo clic en la opcin grfico del men Insertar o pulsando en herramientas. de la barra de
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Elegimos las opciones de los grficos, si queremos leyenda o no, titulo del grfico, etc.
En este paso podemos colocar el grafico en una nueva hoja o en la misma hoja de calculo donde estn los datos el grfico.
Aunque inicialmente no tiene muy buen aspecto simplemente con hacer clic en los botones de desplazamiento y sin soltar, arrastrar el ratn, podemos agrandarlo hasta el tamao que queramos.
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Ventas
5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 1000000 850000 3850000 1800000
Una vez creado el grfico automticamente nos aparece la barra de herramientas de grficos. Para modificarlo hacemos clic sobre el grfico y luego elegimos qu queremos hacer.
El significado de los botones es: Galera de grficos. Haciendo clic y arrastrndolo podemos cambiar el tipo de grfico que elegimos. Elegimos el tipo de formato de los ejes. Inserta la tabla de contenidos. Muestra u oculta la leyenda. Cambia de columnas a filas el estilo del grfico. Cambia la inclinacin de los datos de la hoja de calculo.
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Aqu podemos cambiar el aspecto general del cuadro donde est el grfico. Para editar todo el grfico haremos doble clic sobre l. Tambin haciendo clic y luego pulsando el botn derecho y arrastrando el ratn hasta Editar objeto. Nos sale as un dibujo del objeto en el que podemos seleccionar lo que queramos cambiar.
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Haciendo clic en la leyenda (Ventas) y en el botn derecho, o doble clic obtenemos un cuadro de similar funcionamiento al de formato de celda, donde podemos ajustar bordes, colores, tipos y tamaos de letra, alineacin etc.
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Para las lneas de divisin podemos cambiar el aspecto y la escala para ajustarla a un tamao adecuado.
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Muy similar al cuadro que aparece al poner un fondo a la hoja de clculo. Podemos insertar imgenes de distintos tipos: .wmf , .bmp, .tif, .gif, .tga, .jpg y otros tipos de formatos grficos de otros programas.
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CAPTULO
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Excel . .
. . . . . . . . . .
Bases de Datos en
Las hojas de clculo como Excel, aunque no sea su propsito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas, usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna.
A1:E4
elegimos
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Directamente nos crea un cuadro de dilogo con los epgrafes que tenemos y nos permite crear un nuevo registro, eliminar uno, buscar el anterior o el siguiente y restaurar los datos anteriores a una modificacin. Podemos tambin elegir condiciones de bsqueda. para fijar
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y escogiendo un dato Eligiendo cualquier botn de un registro slo se ver este (con el nmero de su fila azul).
Tambin podemos modificar, eligiendo Filtro avanzado, las opciones del filtro automtico. Y as ajustar las opciones que queremos del filtro automtico.
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Elegimos Siguiente>. Elegiremos el nombre de la base de datos y su ubicacin en el paso dos. A continuacin nos aparecer la siguiente ventana. Una vez que hayamos elegido Siguiente>. Podemos llenar los datos indicando las celdas en las que pondremos los campos de los registros.
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Pulsando Siguiente>
Haciendo clic en siguiente ya se crea la plantilla de introduccin de datos y la base de datos asociada. (Pulsando Terminar).
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Ya tenemos disponible por tanto la plantilla y al seleccionar Archivo Nuevo nos aparece la plantilla creada.
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Si tenemos un ejemplo como el anterior y queremos ordenar los alumnos de la manera natural, por apellidos y luego por nombre. Seleccionamos los registros:
Elegimos la opcin Ordenar dentro de Datos, fijando el orden de clasificacin que hemos dicho.
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Tambin se puede clasificar en orden ascendente haciendo clic en clic en . , y en orden descendente haciendo
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CAPTULO
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Excel . .
. . . . . . . . . .
Otras Utilidades De
Recogemos en esta leccin otras herramientas que podemos utilizar en Excel y que se utilizan normalmente en el trabajo.
9. Correccin de Ortografa
Podemos corregir errores ortogrficos con Excel, ya que cuando seleccionemos esta opcin buscar en su diccionario las palabras y nos dar una lista de posibles opciones de las que no encuentra y estn probablemente errneas. Para arrancar la correccin de ortografa elegimos Ortografa ... del men Herramientas, o bien pulsando F7, o bien haciendo clic en el botn de correccin ortogrfica que tiene las letras ABC.
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Podemos aqu sealar para corregir dos maysculas seguidas, poner en maysculas los nombres de los das, usar la tabla de reemplazamientos habituales que tenemos abajo. Siempre podemos escribiendo algo errneo y el correspondiente corregido.
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En Proteger hoja podemos fijar la contrasea y proteger el Contenido, los Objetos o Escenarios, pudiendo elegir los que queramos de estos.
Tambin de igual modo podemos proteger todo el libro (en la opcin proteger libro), pudiendo proteger la Estructura o
9.3 Autoclculo
En la barra de estado tenemos una posibilidad adicional de ver el autoclculo de un rango que tengamos seleccionado. Automticamente Excel nos muestra el resultado de aplicar la funcin de clculo (la suma por defecto) al rango seleccionado. Por ejemplo:
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Rango
Autosuma
Se puede cambiar la funcin que ejecuta el autoclculo llevando el ratn encima de la zona de autoclculo y pulsando el botn derecho del ratn, seleccionando la que deseemos.
9.4 Mapas
Podemos ilustrar alguna tabla o datos que pongamos en Excel usando los mapas que incluye. Seleccionando Mapa del men Insertar. Elegimos el sitio donde colocarlo, haciendo clic y arrastrando el ratn. Tambin podemos elegir el mapa que queremos.
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Podemos personalizar lo que queremos tener en el mapa haciendo clic en el botn derecho sobre el mapa, obteniendo:
En Elementos tenemos varias opciones que podemos activar para fijar lo que queremos visualizar.
Podemos adems fijar en Personalizado los caracteres que queremos que representen cada elemento, eligiendo uno y pulsando el botn los posibles caracteres. , tenemos
Podemos tambin usar la barra de herramientas que aparece para modificar el mapa.
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Aqu podemos seleccionar la impresora donde se imprimir, lo que queremos imprimir (todo, una seleccin, o las hojas seleccionadas), qu pginas se imprimirn de la hoja u hojas seleccionadas y cuntas copias queremos. Tambin podemos imprimir con las opciones de defecto, pulsando .
Podemos tambin sacar una imagen de cmo se imprimir lo que hemos seleccionado.
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Aqu tenemos disponibles las opciones: Siguiente, que nos pasa a la pgina siguiente (salvo que estemos en la ltima) Anterior que nos pasa a la pgina anterior (salvo que estemos en la primera) Zoom, que nos aumenta o disminuye el tamao de visualizacin Imprimir, que vuelve al men de impresin Preparar, que ejecuta preparar pgina (ya visto con anterioridad) Mrgenes, para ver los mrgenes, encabezados y pies de pgina. Adems podemos desplazarlos pulsando sobre las lneas que aparecen y arrastrando el ratn. Cerrar, sale de este cuadro. Ayuda, nos ensea la ayuda asociada a este cuadro.
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celdas, de manera que podamos hacer suposiciones del tipo qu pasara si cambiamos. Esto puede ser til para, por ejemplo, presupuestos, beneficios en la venta de un producto y cualquier otro supuesto en el que los datos iniciales son una suposicin o previsin y el resultado (beneficio) depende de los datos reales. Podemos entonces tener unas celdas que sern cambiantes (hasta 32 series) y unos resultados que dependern de ellos. Tambin se les puede dar nombre, guardarlos y ver los distintos escenarios. Vemoslo con un ejemplo. Suponemos que tenemos un producto (zapatillas deportivas) que tiene una serie de gastos fijos en la fbrica, una serie de gastos variables y un precio de venta para cada unidad y, por supuesto, un resultado (positivo o negativo).
Seleccionamos Herramientas.
Escenarios
en
el
men
de
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podemos crear el Escogiendo escenario. En nuestro caso las celdas cambiantes sern: B4:B6;C4:E4. Ya que el costo de mano de obra lo hemos puesto que dependa del nmero de unidades fabricadas y las materias primas tambin. Rellenamos el cuadro de dilogo con esos datos y le damos el nombre CASO INICIAL.
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Si aceptamos los valores tenemos creado un escenario con las condiciones iniciales que hemos dado. Podemos, por ejemplo, con el Solver, averiguar cuntas unidades tenemos que vender para amortizar gastos (beneficio 0%), considerando que siempre fabriquemos 50 de ms por posibles pedidos inesperados. Obtenemos 1586,365 unidades, que es el punto crtico a partir del cual obtendremos beneficios. Este punto lo fijaremos en el Administrador de Escenarios como PUNTO CRITICO.
Podemos ahora probar cambiando el valor del nmero de unidades vendidas poniendo por ejemplo 2500.
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En el cual el beneficio es ya del 25%. Podemos asimismo modificar los gastos y crear tantos escenarios posibles como deseemos asignndoles nombres y pudiendo as mostrarlos y compararlos.
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CAPTULO
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. .
. . . . . . . . . .
Macros en Excel
Una macro es una funcin que agrupa una serie de tareas que normalmente realizamos de forma repetitiva y que podemos asignar a una combinacin de teclas. As, cada vez que queramos repetir la misma tarea nicamente ser necesario pulsar esa combinacin de teclas.
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ya Asignndole un nombre y pulsando podemos comenzar a grabar la macro. Para parar la que nos aparece grabacin haremos clic en el botn en la esquina superior derecha. Supongamos que seleccionamos el rango A1:E11 y lo imprimimos. Hacemos la seleccin, elegimos imprimir y paramos la grabacin de la macro. As ya la tenemos creada.
Hay ms opciones disponibles para una macro, que obtenemos si al grabarla elegimos . Aqu obtenemos un cuadro que, marcando la opcin adecuada, nos permite:
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Asignar unas teclas de ejecucin CTRL + tecla (donde en tecla podemos poner la que queramos). Cuando hemos terminado de grabar la macro si la hemos incluido en el libro que estamos usando aparece una nueva hoja al final del libro.
Hoja de la macro
Si hacemos clic en la solapa de Mdulo1 aparece la macro tal y como se grab, y podemos editarla y modificarla. El lenguaje en el que se graba es Visual Basic. Aqu no entraremos en detalles del lenguaje, pero en la ayuda de Excel podremos aclarar nuestras dudas. Tambin podamos haber editado la macro seleccionando en el men Herramientas Macro, eligiendo nuestra macro con el ratn y pulsando.
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).
Y pulsando y arrastrando le damos el tamao que deseemos. Pulsando el botn derecho del ratn, elegimos del men emergente Asignar macro.
Y en el cuadro que aparece podemos asignarle una macro ya creada o grabar una nueva. En nuestro caso . As asignamos impresinf y hacemos clic en ya tenemos una macro que al hacer clic en el botn se ejecutar, imprimiendo el rango seleccionado.
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