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Francisco Javier Echavarra Martnez

2.1 Aplicaciones del sistema clave en la organizacin Debido a que existen diferentes intereses, especialidades y niveles de una organizacin, hay diferentes tipos de sistemas. No solo sistema puede proporcionar toda la informacin que una organizacin necesita. La

figura 2-1 ilustra una forma de describir los tipos de sistemas que se encuentran en una organizacin. En la ilustracin, la organizacin se divide en estratgica, la gestin, el conocimiento y los niveles operativos y luego se divide en reas funcionales como ventas y marketing, produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los sistemas estn construidos para servir a estos intereses diferentes de organizacin (Anthony, 1965). Figura 1.2 Tipos de sistemas de informacin

Las organizaciones pueden dividirse en estratgica, la gestin, el conocimiento y los niveles operativos y en cinco reas funcionales principales: ventas y mercadotecnia, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los sistemas de informacin sirven cada uno de estos niveles y funciones. Diferentes tipos de sistemas Hay cuatro tipos principales de sistemas de informacin sean diferentes niveles de organizacin: sistemas a nivel operativo, los sistemas de nivel de conocimiento, sistemas de nivel gerencial y sistemas de nivel estratgico.

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Operativo sistemas de nivel apoyar a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organizacin, tales como ventas, recibos, depsitos en efectivo, nmina, decisiones acreditan, y el flujo de materiales en una fbrica. El objetivo principal de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas de rutina y realizar el seguimiento del flujo de transacciones a travs de la organizacin. Cuntas partes estn en el inventario? Qu pas con el pago del seor Williams? Para contestar este tipo de preguntas, la informacin en general, debe ser de fcil acceso, actualizada y precisa. Ejemplos de nivel operativo sistemas incluyen un sistema de registro de los depsitos bancarios de los cajeros automticos o uno que realiza un seguimiento del nmero de horas trabajadas cada da por los empleados en una fbrica. Nivel de conocimiento de los sistemas apoyar el conocimiento de la organizacin y los trabajadores de datos. El propsito de los sistemas de nivel de conocimiento es ayudar a la empresa de negocios integrar los nuevos conocimientos en el negocio y ayudar a la organizacin controlar el flujo de papeleo. Conocimientos a nivel de los sistemas, sobre todo en forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina son algunas de las aplicaciones de ms rpido crecimiento en los negocios hoy en da. Nivel de gestin de sistemas servir a la supervisin, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de mandos medios. La principal cuestin abordada por tales sistemas, son cosas funcionando bien? A nivel de direccin sistemas suelen presentar informes peridicos en vez de informacin instantnea sobre las operaciones. Un ejemplo es un sistema de control de reubicacin que informa sobre el movimiento total, casa de caza, y los costos de financiamiento de viviendas para los empleados de todas las divisiones de la empresa, sealando donde los costos reales exceden los presupuestos. Algunos sistemas de nivel gerencial no apoyar la toma de decisiones de rutina (Keen y Morton, 1978). Ellos tienden a centrarse en las decisiones menos estructuradas para que los requerimientos de informacin no siempre son claras. Estos sistemas suelen contestar "qu pasara si" las preguntas: Cul sera el impacto en los programas de produccin si nos bamos a duplicar las ventas en el mes de diciembre? Qu sera de nuestro retorno de la inversin si el calendario de fbrica se retras durante seis meses? Las respuestas a estas preguntas con frecuencia requieren nuevos datos de fuera de la organizacin, as como los datos del interior que no pueden ser fcilmente extradas de los actuales sistemas de nivel operativo.

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Estratgico sistemas de nivel ayudar a enfrentar la alta direccin y abordar cuestiones estratgicas y las tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su preocupacin principal es vincular los cambios en el entorno externo con capacidad existente de la organizacin. Qu son los niveles de empleo en cinco aos? Cules son las tendencias de la industria a largo plazo los costos, y de donde nuestra empresa en todo esto? Qu productos debemos estar haciendo dentro de cinco aos?

Los sistemas de informacin tambin sirven las funciones de negocio ms importantes, tales como ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Una organizacin tpica tiene operativa, la gestin, el conocimiento y los sistemas de nivel estratgico para cada rea funcional. Por ejemplo, la funcin de ventas en general, tiene un sistema de ventas a nivel operativo para registrar las cifras de ventas diarias y para procesar los pedidos. Un sistema de conocimiento a nivel de diseos de displays promocionales para los productos de la empresa. Un sistema de gestin de nivel de seguimiento de las cifras de ventas mensuales por territorio de ventas y los informes sobre los territorios donde las ventas exceden o caen por debajo de los niveles previstos. Un sistema para predecir las tendencias de ventas en un perodo de cinco aos sirve al nivel estratgico. En primer lugar, describir las categoras especficas de los sistemas de servicio de cada nivel de la organizacin y su valor para la organizacin. A continuacin se muestra cmo las organizaciones utilizan estos sistemas para cada funcin de negocio importante.

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Seis tipos principales de sistemas La Figura 2-2 muestra los tipos especficos de sistemas de informacin que corresponden a cada nivel de la organizacin. La organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) en el nivel estratgico, sistemas de informacin gerencial (MIS) y los sistemas de soporte de decisiones (DSS) a nivel de gestin, sistemas de conocimiento de trabajo (KWS) y sistemas de oficina en el nivel de conocimiento y procesamiento de transacciones sistemas (TPS) a nivel operativo. Los sistemas en cada nivel a su vez estn especializados para atender cada una de las principales reas funcionales. Por lo tanto, los sistemas tpicos que se encuentran en las organizaciones estn diseadas para ayudar a los trabajadores o administradores en todos los niveles y en las funciones de ventas y marketing, produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Figura 2-2 los seis tipos principales de sistemas de informacin Esta cifra proporciona ejemplos de TPS, sistemas de oficina, KWS, DSS, MIS, y ESS, que muestra el nivel de la organizacin y funcin de negocios que admite cada una.

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La Tabla 2-1 resume las caractersticas de los seis tipos de sistemas de informacin. Cabe sealar que cada uno de los diferentes sistemas pueden tener componentes que son utilizados por los niveles de organizacin y otros grupos que sus constituyentes principales. Una secretaria puede encontrar informacin en un SIG o un gerente de nivel medio que tenga que extraer datos de un TPS.

Type of System ESS

Information Inputs

Processing

Information Outputs Projection s; responses to queries Special reports; decision analyses; responses to queries

Users Senior managers Professionals; technical staff

DSS

Aggregate data; Graphics; external, internal simulation s; interactive Low-volume Interactive data or massive databases optimized for data analysis; analytic models and data Summary analysis tools transaction data; highvolume data; simple Design models specifications ; knowledge base ; simulation s; analysis

MIS

Routine reports; Summary simple models; and lowlevel exception analysis reports Modeling; simulations Models; graphics

Middle managers

KWS

Professionals; technical staff

Office syste ms

Documents; schedules

Document management ; scheduling; communicati on

Documents; schedules; mail

Clerical workers

Tabla 2-1 Caractersticas de los sistemas de procesamiento de informacin

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Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son los sistemas bsicos de negocios que sirven al nivel operativo de la organizacin. Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que realiza y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el desarrollo del negocio. Algunos ejemplos son la entrada de rdenes de venta, sistemas de reservas de hoteles, nmina, registro de empleado de mantenimiento y transporte.

Ejemplo Activo

Tome una mirada ms cercana a los conceptos y cuestiones que usted ha estado leyendo.

A nivel operativo, las tareas, los recursos y los objetivos estn predefinidos y altamente estructurados. La decisin de conceder crdito a un cliente, por ejemplo, se hace por un supervisor de nivel inferior segn criterios predefinidos. Todo lo que debe determinarse es si el cliente cumple con los criterios.

La Figura 2-3 representa un TPS de nmina, que es una tpica transaccin contable sistema de procesamiento en la mayora de las empresas. Un sistema de nmina realiza un seguimiento del dinero que se paga a los empleados. El archivo maestro se compone de piezas discretas de informacin (tal como nombre, direccin o nmero de empleado) llamado elementos de datos. Los datos se introducen en el sistema, la actualizacin de los elementos de datos. Los elementos en el archivo maestro se combinan de maneras diferentes de hacer informes de inters para la gestin y las agencias gubernamentales y enviar cheques de pago a los empleados. Estos TPS pueden generar otras combinaciones de elementos de informe de datos existentes.

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Figura 2-3 Representacin simblica de un TPS nmina Otras aplicaciones de TPS tpicos se identifican en la Figura 2-4. La figura muestra que hay cinco categoras funcionales de TPS: ventas / marketing, fabricacin / produccin, finanzas / contabilidad, recursos humanos, y otros tipos de TPS que son exclusivos de una determinada industria. El paquete de UPS sistema de seguimiento descrito en el captulo 1 es un ejemplo de un TPS de fabricacin. UPS vende servicios de entrega de paquetes, el sistema mantiene un registro de todas sus transacciones de envo de paquetes.

Figura 2-4 aplicaciones tpicas de TPS

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Hay cinco categoras funcionales de TPS: ventas / marketing, fabricacin / produccin, finanzas / contabilidad, recursos humanos, y otros tipos de sistemas especficos para una industria en particular. Dentro de cada una de estas funciones principales son funciones secundarias. Para cada uno de estos subfunciones (por ejemplo, gestin de ventas) hay un sistema de aplicacin importante.

Los sistemas de procesamiento de transacciones son a menudo tan importante para un negocio que TPS fallo durante unas pocas horas puede significar la desaparicin de la empresa y tal vez daar a otras empresas vinculadas al mismo. Imagnese lo que pasara con UPS si su sistema de seguimiento de paquetes no funcionaban! Qu sera de las aerolneas prescindir de sus sistemas informatizados de reserva?

Los gestores tienen TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el ambiente externo. TPS tambin son grandes productores de informacin para los otros tipos de sistemas. (Por ejemplo, el sistema de nmina se ilustra aqu, junto con TPS otras contabilidad, suministra datos al sistema general de la empresa libro mayor, que es responsable de mantener un registro de los ingresos de la empresa y de sus gastos y para producir informes como los estados de resultados y balances.)

Conocimiento de Trabajo y Sistemas de Oficina Los sistemas de conocimiento de trabajo (KWS) y sistemas de oficina servir a las necesidades de informacin en el nivel de conocimiento de la organizacin. Conocimiento sistemas de trabajo de ayuda los trabajadores del conocimiento, mientras que los sistemas de oficina principalmente ayudar a los trabajadores de datos (aunque tambin se utiliza ampliamente por los trabajadores del conocimiento).

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En general, los trabajadores del conocimiento son las personas que tienen ttulos universitarios oficiales y que a menudo son miembros de las profesiones reconocidas, tales como ingenieros, mdicos, abogados y cientficos. Sus trabajos consisten principalmente en la creacin de la nueva informacin y el conocimiento. KWS, como el cientfico o estaciones de trabajo de ingeniera de diseo, promover la creacin de nuevos conocimientos y asegurar que los nuevos conocimientos y los conocimientos tcnicos estn debidamente integrados en el negocio. Trabajadores de datos suelen tener menos formales, ttulos educativos avanzados y tienden a procesar en lugar de crear informacin. Se componen principalmente de secretarias, contables, empleados o administradores de ficheros, cuyos trabajos son principalmente de usar, manipular o distribuir la informacin. Sistemas de oficina son de las aplicaciones informticas diseadas para aumentar la productividad de los trabajadores de datos "mediante el apoyo a las actividades de coordinacin y la comunicacin de la oficina tpica. Coordinar los sistemas de oficina diversos trabajadores de la informacin, las unidades geogrficas y reas funcionales: Los sistemas se comunican con los clientes, proveedores y otras organizaciones fuera de la empresa y servir como centros de intercambio de informacin y flujos de conocimiento.

Los sistemas tpicos de oficina manejar y administrar documentos (a travs de procesamiento de textos, autoedicin, digitalizacin de documentos y archivo digital), programacin (a travs de agendas electrnicas) y la comunicacin (a travs de correo electrnico, correo de voz o videoconferencia). El procesamiento de textos se refiere al software y hardware que crea, edita, formatos, tiendas, e imprime documentos (vase el captulo 6). Los sistemas de procesamiento de textos representan la aplicacin ms comn de la tecnologa de la informacin para el trabajo de oficina, en parte debido a la produccin de documentos es lo que las oficinas se trata. Autoedicin produce con calidad profesional para publicacin los documentos mediante la combinacin de la produccin de software de procesamiento de palabras con elementos de diseo, grficos, y las caractersticas especiales de diseo. Las empresas estn empezando a publicar los documentos en forma de pginas Web para facilitar el acceso y la distribucin. Se describe publicacin en la Web con ms detalle en el captulo 10. Sistemas de imgenes de documento es otra aplicacin de conocimientos ampliamente utilizado. Sistemas de imgenes de documento convertir documentos e imgenes a un formato digital para que puedan ser almacenados y accesibles por el ordenador.

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Sistemas de Gestin de la Informacin

En el captulo 1, definimos los sistemas de gestin de la informacin como el estudio de los sistemas de informacin en los negocios y la gestin. Los sistemas de gestin a largo plazo de la informacin (MIS) tambin designa a una categora especfica de los sistemas de informacin que sirven de nivel gerencial funciones. Sistemas de informacin gerencial (MIS) sirven el nivel de gestin de la organizacin, proporcionando a los administradores de informes o con un acceso en lnea con el desempeo actual de la organizacin y los registros histricos. Tpicamente, stas se orientan casi exclusivamente a la interna, los eventos no ambientales o externos,. MIS sirven principalmente a las funciones de planificacin, control y toma de decisiones a nivel gerencial. Por lo general, dependen de los sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes de sus datos. MIS resumir e informar sobre las operaciones bsicas de la empresa. Los datos de las transacciones bsicas de TPS se comprimen y se presentan habitualmente en informes largos que se producen en un horario regular.

La figura 2-5 muestra cmo un MIS tpico transforma los datos de transaccin a nivel de inventario, produccin y contabilidad en archivos de MIS que se utilizan para proporcionar a los administradores con los informes. La Figura 2-6 muestra un informe de ejemplo de este sistema. Figura 2-5 Cmo los sistemas de gestin de informacin obtienen sus datos de la organizacin de
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TPS en el sistema ilustrado en este diagrama, los tres suministros TPS resume los datos de transaccin al final del perodo de tiempo para el sistema de informacin MIS. Los administradores acceder a los datos de la organizacin a travs del MIS, que les proporciona los informes correspondientes.

Figura 2-6 Un informe muestra que podra ser producido por el SIG en la Figura 25. Consolidados Productos de Consumo Sales Corporation por productos y regiones de ventas: 2002 MIS suelen servir gerentes interesados en semanales, mensuales y anuales resultados-no da a da las actividades. MIS generalmente proporcionan respuestas a las preguntas ms habituales que se han especificado con antelacin y tener un procedimiento predefinido para responderlas. Por ejemplo, los informes de MIS puede listar el total de libras de lechuga utilizadas en este trimestre por una cadena de comida rpida o, como se ilustra en la Figura 2-6, comparar las cifras totales de ventas anuales de productos especficos a los objetivos previstos. Estos sistemas generalmente no son flexibles y tienen poca capacidad analtica. La mayora MIS utilizar rutinas simples tales como resmenes y comparaciones, en contraposicin a modelos matemticos sofisticados o tcnicas estadsticas.

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Sistemas de apoyo a las decisiones

Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS), cumple tambin el nivel de gestin de la organizacin. Gerentes DSS ayuda a tomar decisiones que son nicas, que cambia rpidamente, y no es fcil especificar con antelacin. Abordan problemas en los que el procedimiento para llegar a no ser totalmente predefinido de antemano. Aunque DSS interna de TPS y MIS, suelen traer informacin de fuentes precios actuales de las acciones o de los precios de competidores. una solucin puede utilizar informacin externas, como los productos de los

Es evidente que, por diseo, DSS tienen ms poder analtico que otros sistemas. Se construyen explcitamente con una variedad de modelos para analizar los datos, o se condensan grandes cantidades de datos en una forma en la que pueden ser analizados por las autoridades. DSS est diseado para que los usuarios puedan trabajar con ellos directamente, estos sistemas incluyen explcitamente software fcil de usar. DSS son interactivos, el usuario puede cambiar los supuestos, hacer nuevas preguntas, e incluyen nuevos datos. Un DSS interesante, pequea, pero poderosa es la de la travesa de estimacin de una filial de una gran empresa estadounidense de metales que existe principalmente para transportar cargas a granel de carbn, petrleo, minerales, y productos terminados para su empresa matriz. La empresa es propietaria de algunos buques, otras cartas, y las ofertas para el envo de los contratos en el mercado libre para el transporte de carga general. Un sistema de viaje de estimacin calcula detalles travesa financieros y tcnicos. Clculos financieros incluyen barcos / hora costos (combustible, mano de obra, capital), las tasas de flete de los diferentes tipos de carga, y los gastos portuarios. Las caractersticas tcnicas se incluyen un gran nmero de factores tales como la capacidad de los buques de carga, velocidad, distancia del puerto, el consumo de combustible y agua, y los patrones de carga (posicin de carga para puertos diferentes). El sistema puede responder a preguntas como la siguiente: dado un calendario de entrega al cliente y una tasa de carga ofrecida, donde el buque debera asignarse a qu tasa de maximizar los beneficios? Cul es la velocidad ptima a la que un buque puede optimizar sus ganancias y an as cumplir con su calendario de entrega? Cul es el patrn de carga ptima para un barco con destino a la costa oeste de EE.UU. desde Malasia? La Figura 2-7 ilustra los DSS construidos para esta empresa. El sistema funciona en una computadora personal de escritorio de gran alcance, proporcionando un sistema de mens que facilita a los usuarios
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introducir datos u obtener informacin. Se describen otros tipos de DSS en el captulo 11.

Figura 2-7 Voyage-estimacin de apoyo a las decisiones del sistema

Este DSS funciona en un PC potente. Se utiliza a diario por los administradores que deben desarrollar las ofertas en contratos de transporte martimo.

Sistemas de apoyo ejecutivo

Los altos ejecutivos utilizan sistemas de apoyo (ESS) para tomar decisiones. ESS servir el nivel estratgico de la organizacin. Abordan las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluacin y conocimiento, porque no hay. Consensuada sobre el procedimiento para llegar a una solucin ESS crear una computacin generalizada y entorno de comunicaciones en lugar de proporcionar cualquier aplicacin fija o capacidad especfica. ESS estn diseados para incorporar datos sobre eventos externos, como nuevas leyes de impuestos o competidores, sino que tambin se basan en informacin que se resume interna MIS y DSS. Filtran, comprimir y rastrear datos importantes, haciendo hincapi en la reduccin del tiempo y el esfuerzo necesarios para obtener informacin til a los ejecutivos. ESS emplear el software de grficos ms avanzada y puede entregar grficos y

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datos de muchas fuentes de inmediato a la oficina de un alto ejecutivo o de una sala de juntas. A diferencia de los otros tipos de sistemas de informacin, ESS no estn diseados principalmente para resolver problemas especficos. En su lugar, SEE proporcionan una computacin generalizada y la capacidad de comunicacin que puede ser aplicado a una matriz de cambio de problemas. Aunque muchos DSS estn diseados para ser altamente analtico, ESS tienden a hacer menor uso de modelos analticos.

ESS ayudar a responder preguntas como las siguientes: En qu negocio deberamos estar? Cules son los competidores haciendo? Qu nuevas adquisiciones nos protegera de las oscilaciones cclicas del negocio? Qu unidades debemos vender para recaudar dinero para las adquisiciones (Rockart y Treacy, 1982)? Figura 2-8 ilustra un modelo de un ESS. Consta de estaciones de trabajo con mens, grficos interactivos y las capacidades de comunicacin que pueden acceder a los datos histricos y competitivo de los sistemas internos de las empresas y bases de datos externas, como Dow Jones News / o recuperacin de la encuesta de Gallup. Porque ESS estn diseados para ser utilizados por los altos directivos que a menudo tienen poco o ningn contacto directo o experiencia con los sistemas de informacin basados en computadoras, incorporan fcil de usar interfaces grficas. Ms detalles en la vanguardia de las aplicaciones de DSS y ESS se puede encontrar en el captulo 11.

Figura 2-8 Modelo de un sistema de apoyo ejecutivo tpico

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Este sistema de bancos de datos de diversas fuentes internas y externas y los pone a disposicin de los ejecutivos en un formato fcil de usar y la forma.

Relacin de los Sistemas de unos a otros

La figura 2-9 ilustra cmo los sistemas que sirven a diferentes niveles en la organizacin estn relacionados entre s. TPS son tpicamente una fuente importante de datos para otros sistemas, mientras que ESS son principalmente un receptor de datos de sistemas de nivel inferior. Los otros tipos de sistemas pueden intercambiar datos entre s tambin. Los datos tambin pueden ser intercambiados entre los sistemas que sirven a diferentes reas funcionales. Por ejemplo, una orden capturada por un sistema de venta puede ser transmitido a un sistema de fabricacin como una transaccin de produccin o distribucin del producto especificado en la orden.

Figura 2-9 Interrelaciones entre los sistemas Los diferentes tipos de sistemas de la organizacin tienen interdependencias. TPS son grandes productores de informacin que es requerida por los otros sistemas, los cuales, a su vez, generan informacin para otros sistemas. Estos diferentes
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tipos de sistemas son slo dbilmente acoplados en la mayora de las organizaciones.

En definitiva, es ventajoso tener un cierto grado de integracin entre estos sistemas de manera que la informacin puede fluir fcilmente entre diferentes partes de la organizacin. Sin embargo, los costes de integracin de dinero, y la integracin de diferentes sistemas es extremadamente lento y complejo. Cada organizacin debe sopesar sus necesidades para la integracin de los sistemas frente a las dificultades de montar un esfuerzo a gran escala de integracin de sistemas. La discusin de los sistemas de la empresa en la seccin 2.3 trata este tema con mayor detalle.

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