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Gestion de la formation continue de lENFMA

On s'intresse dans cette partie la conception d'un systme d'information pour le dpartement formation continue de l'ENFMA (Ecole Nationale Franaise du monde agricole). On suppose que vous avez obtenu du responsable de ce dpartement une premire description du fonctionnement. Cette description est donne ci-dessous.

DESCRIPTION DU DEPARTEMENT "FORMATION CONTINUE"


recueillie auprs du responsable du dpartement formation continue. L'ENFMA est issue de la fusion en 1965 de deux coles. C'est une cole d'application d'coles d'ingnieurs. A ce titre, elle assure la formation de ses lves (fonctionnaires, civils et trangers). Depuis 1968, elle a en charge la formation continue de ses anciens lves. La formation continue de l'cole se prsente sous la forme de sessions de courte dure (3 5 jours) raison d'une centaine par an. On peut essentiellement distinguer des formations gnrales (sciences de base, sciences humaines, informatique et Bureautique) et des formations techniques (gestion des milieux naturels et environnement, agro-alimentaire, amnagement du territoire). Au fil du temps, la formation continue de l'cole a diversifi ses sessions et s'est ouverte un public de plus en plus large. Elle n'accueille pas uniquement ses anciens lves mais aussi d'autres ingnieurs, techniciens et divers personnels administratifs; il viennent tous essentiellement des organismes cits ci-aprs: - le Ministre de l'Agriculture, - l'Office National des Forts, - le Ministre de l'Environnement, - divers instituts et offices - des tablissements privs. Gographiquement, les sessions sont organises pour la plupart dans les trois centres de l'cole: Paris, Nancy et Montpellier. Le fonctionnement du dpartement "Formation Continue" est organis autour de quatre activits complmentaires.

I. L'ACTIVITE D'ETABLISSEMENT DES PROGRAMMES


Au mois de juin de l'anne N, la direction de la formation continue tablit un catalogue des sessions qu'elle envoie l'ensemble des sessionnaires potentiels. Un questionnaire est joint au catalogue pour permettre chaque destinataire (s'il le dsire) d'exprimer les sessions souhaites ainsi que ses mois de disponibilit. Les rponses aux questionnaires sont des informations trs utiles qui

permettent d'tablir des statistiques sur les sessions les plus demandes, sur les mois de disponibilit apparaissant le plus souvent dans les rponses.... Le dpouillement des questionnaires conduit programmer un certain nombre de sessions. Une mme session peut tre programme plusieurs fois des priodes diffrentes. La liste des sessions programmes constitue le programme de la Formation Continue. Ce programme est envoy chaque sessionnaire potentiel la mi-novembre de l'anne N.

II. L'ACTIVITE DE GESTION DES INSCRIPTIONS


Les personnes souhaitant s'inscrire des sessions envoient dans le courant de l'anne N+1 des demandes d'inscriptions pour les sessions programmes. La priorit des inscriptions est tablie selon l'ordre chronologique de leur arrive. Des demandes d'inscription peuvent tre refuses si elles parviennent au dpartement formation continue au del de la date limite d'inscription ou si le nombre de places disponibles est atteint ou encore si l'ONF refuse la demande d'inscription (l'organisme national des forts contrle chaque demande et peut la refuser si par exemple le sessionnaire a suivi de nombreuses sessions durant les trois dernires annes). Un sessionnaire peut demander l'annulation d'une inscription. Une demande d'inscription en attente peut alors tre accepte si les convocations n'ont pas encore t envoyes.

III. L'ACTIVITE DE GESTION DES SESSIONS


Un mois avant le dbut de la session, une lettre de convocation est envoye aux sessionnaires accompagne du programme dtaill de la session. Le programme dtaill d'une session comporte les horaires, les intervenants, les salles et les sujets traits. Une session peut tre annule si le nombre d'inscriptions est infrieur au seuil d'annulation. Dans ce cas une lettre d'annulation est envoye aux sessionnaires et aux intervenants.

IV. L'ACTIVITE DE GESTION DES INTERVENTIONS


Les sessions sont ralises par des intervenants extrieurs. Pour chaque intervenant participant une session, le dpartement formation continue tablit une fiche d'intervention mentionnant: le nom, le prnom, l'adresse, le type de l'intervenant (fonctionnaire, secteur priv,...), le nom de son employeur et le nombre d'heures effectues pendant la session. Envoye au dpartement comptabilit, cette fiche permet d'effectuer le paiement des intervenants.

QUESTIONS
Question 1: Dcrire la dynamique du processus de formation au moyen dun diagramme dactivits en utilisant les couloirs dactivits pour affecter les responsabilits aux acteurs et mettant en vidence les principaux objets changs et leur tat selon les tapes.

Question 2 : Proposer une volution du systme dinformation o lessentiel des changes soit fait dune part, par lintranet de l entreprise en offrant aux employs davantage dautonomie et dautre part, par internet en offrant aux sessionnaires des accs en ligne pour le suivi de leur inscription.