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Stage : ECG2201 Utiliser le PGI EBP.

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I . NADROS L. LARDEUX. Formation du 04 et 06 mars 2014.
Atelier Administration

Cahier dexercices
Sommaire
Vrification des paramtres de la socit. ................................................................................................................. 2
Gestion des utilisateurs et des groupes ..................................................................................................................... 3
Recrer un raccourci................................................................................................................................................... 4
Microsoft SQL Server .............................................................................................................................................. 4
Poste Client + Serveur ........................................................................................................................................ 4
Poste Client ......................................................................................................................................................... 4
Sun MySQL .............................................................................................................................................................. 5
Sauvegarder une socit. ........................................................................................................................................... 6
Restaurer une socit ................................................................................................................................................. 7
Restaurer une socit sur un serveur Windows. ................................................................................................... 7
Restaurer une socit sur un serveur Linux. .......................................................................................................... 9
Supprimer une base ................................................................................................................................................. 10
Lier/ Dlier des dossiers ........................................................................................................................................... 11
Lier des dossiers ................................................................................................................................................... 11
Dlier des dossiers ................................................................................................................................................ 15
Aller plus loin ............................................................................................................................................................ 17
Envoi de messages. ............................................................................................................................................... 17
Comment consulter le journal des vnements ? ............................................................................................... 18
La maintenance des donnes. .............................................................................................................................. 19
Exporter des donnes. .......................................................................................................................................... 20
Crer une socit. ................................................................................................................................................. 20
Crer et personnaliser son Tableau de bord ........................................................................................................ 23
Activer le transfert Automatique des critures entre Gestion Commerciale et Comptabilit. ........................... 24




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Vrification des paramtres de la socit.

A partir de la socit JARDIN CREATIF, connectez vous en administrateur et ralisez les manipulations suivantes :

- Vrifier les coordonnes de la socit. Ajouter un numro de portable (07 .81.76.08.35). Connectez-vous
un autre module pour vrifier que linformation a bien t prise en compte par les autres modules.



































- Ajouter un logo. Le fichier se nomme logo_jardin_creatif.jpg.





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- Vrifier que le transfert automatique des critures est activ.


Gestion des utilisateurs et des groupes

A partir de la socit JARDIN CREATIF, connectez vous en administrateur et ralisez les manipulations suivantes :

Dans la base JARDIN CREATIF on peut constater que les deux comptes stagiaires (STMG, TERMG) ont normment
de pouvoir. Notre travail va consister limiter les accs aux comptes stagiaires.



Pour cela :

Il faut ajouter un groupe STAGIAIRE.
Il faut dfinir les droits disponibles pour les membres de ce groupe.
Il faut ajouter les deux comptes stagiaires (STMG, TERMG) ce groupe.
Il faut se connecter ensuite avec lun des deux comptes et vrifier le bon fonctionnement des nouvelles
restrictions.




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Par exemple dans limage ci-dessous jai supprim laccs aux paramtres de la
socit aux utilisateurs membres du groupe STAGIAIRE.


Recrer un raccourci

Pour retrouver une socit il faut connatre les paramtres du
serveur sur laquelle elle est stocke. Il y a plusieurs possibilits :


Microsoft SQL Server

Poste Client + Serveur
La base est stocke sur le poste. La liste des
bases prsentes saffichent.

Poste Client
Il faut dabord slectionner le serveur sur
lequel est hberg la base de la socit. Ensuite
on slectionne la base dsire.
Au lyce les serveurs votre disposition sont SALLE-MUC-B102 et SALLE-ECOGEST\EBP.



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Sun MySQL

Pour recrer le raccourci il faut saisir les paramtres du serveur hbergeant les bases de donnes.



Dans chacun des cas il faut ensuite lancer la cration du raccourci, un message affiche les dtails de lopration.
Une fois lopration termine la base souvre.
Exemple :
Cration du raccourci pour le dossier 2013_BUROMOD_FORMATEUR
Fermeture des dossiers...
Cration du raccourci pour l'application EBP Compta Ligne ducation Open Line...
Cration des raccourcis...
Termin
Dure d'excution 00:00:15
Cration du raccourci pour le dossier 2013_BUROMOD_FORMATEUR

Le contenu dun fichier Raccourci :





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Sauvegarder une socit.

La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations
paramtres dans la sauvegarde "classique" effectue prcdemment.






Pour raliser une sauvegarde classique il faut slectionner le fichier raccourci correspondant la base que lon
souhaite sauvegarder.

Il est galement conseiller dactiver la Sauvegarde en fichier texte.








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Restaurer une socit
La premire tape est dindiquer le rpertoire contenant le fichier ZIP.
Il est conseiller de ne pas cocher Inclure la configuration et lenvironnement.

Restaurer une socit sur un serveur Windows.

Poste Client + Serveur.
En cochant il est possible de
modifier lemplacement des bases de donnes.

Il faut ensuite indiquer le lieu du raccourci et le nom du dossier dorigine (il est possible de le modifier).



Il faut rpter cette tape pour chacun des modules : Comptabilit, Gestion Commerciale, etc..

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Poste Client Seul


Par rapport la situation prcdente il y a un cran de slection en plus. Il faut indiquer le nom du serveur o seront
stockes les donnes.
Au lyce les serveurs votre disposition sont SALLE-MUC-B102 et SALLE-ECOGEST\EBP.


Par exemple :


Sur le serveur SQL, un rpertoire doit tre cr et partag pour la restauration. Ce rpertoire doit tre saisi dans la
zone intitule "Chemin rseau du dossier partag sur le serveur".


Par exemple :


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Il faut ensuite indiquer le lieu du raccourci et le nom du dossier dorigine.




Il faut rpter cette tape pour chacun des modules : Comptabilit, Gestion Commerciale, etc..

Restaurer une socit sur un serveur Linux.

La principale diffrence est quil faut saisir les paramtres su serveur SQL hbergeant les bases.



Il faut ensuite indiquer le lieu du raccourci et le nom du dossier dorigine (il est possible de le modifier).



Il faut rpter cette tape pour chacun des modules : Comptabilit, Gestion Commerciale, etc..




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Il faut ensuite attendre ..



Un message de succs ou dchec conclut la restauration :
Restauration du dossier 2013_COSA
Les applications suivantes ont t restaures :
- Dossier de l'application EBP Gestion Commerciale Ligne ducation Open Line version 5.1.1595.5
- Dossier de l'application EBP Compta Ligne ducation Open Line version 5.1.2741.3


Il est important de choisir un nom de dossier suffisamment clair pour reprer les diffrentes bases sur le
serveur.


Supprimer une base



Aprs avoir slectionn la base il faut saisir le mot de passe du
compte Administrateur.

Un message de succs ou dchec vient conclure lopration.



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Lier/ Dlier des dossiers
A partir du menu Paramtres - Socit, vous pouvez lier un dossier dune autre
application, consulter et modifier les dossiers lis par application. Vous pouvez associer un dossier en slectionnant
le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite la slection de ce bouton, une fentre de
slection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposes sont celles qui peuvent tre lies
entre-elles.

Lier des dossiers
Les diffrentes manipulations peuvent tre ralises aprs avoir restaures la base COSA.
Pour lier des dossiers il faut dabord crer les diffrents dossiers.
Dans notre cas nous avons le Dossier COSA qui est cr avec les modules de Comptabilit et de Gestion
Commerciale.
Il faut lancer le module Immobilisations pour crer dabord le dossier. Nous allons ensuite lier chacun des dossiers.

1- Lancez EBP Immobilisations.
2- Crez un dossier avec uniquement lapplication Immobilisation (Fichier Nouveau dossier):

3- Saisissez les informations relatives la base de donnes : au choix Microsoft SQL Server (Le mode retenir
au lyce est Poste client seul) ou Sun MySQL (mmes paramtres que prcdemment).
4- Le nom du Dossier sera 2013_COSA_Immo.
5- Remplissez succinctement les diffrents crans jusquau lancement de la cration du dossier.
6- A la fin de la cration du dossier, slectionnez Lier mon dossier dautres applications.



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7- Lancez Lier de nouveaux dossiers pour dautres applications.

8- Liez les diffrents dossiers.

9- Entre votre mot de passe pour vous connecter lapplication EBP Gestion Commerciale et Comptabilit.

10- Il est conseill de sauvegarder avant de continuer lopration. Dans notre cas pour gagner du temps nous
allons opter pour le deuxime choix.



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11- Il faut ensuite procder la rconciliation des donnes. Il faut cliquer sur les
informations correctes (elles passent en vert). Une fois lopration termine
il faut valider.




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Ensuite il faut attendre



Une fois lopration ralis nous avons biens les trois modules (Gestion Commerciale, Comptabilit et
Immobilisations).


Une fois lopration termine il faut rouvrir le module Immobilisations.


Il est possible de lier posteriori des dossiers en suivant la mme mthodologie (Menu Fichier- Lier ou Paramtres
Socits Synchronisation).



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Dlier des dossiers

Dlier des dossiers peut tre intressant si lon souhaite optimiser le temps de restauration ou conomiser de
lespace disque en enlevant les modules inutiles (cela peut tre le cas si on rcupre une base de donnes sur
Internet).
Par exemple : la base Buromod est compos de diffrents modules (Comptabilit, Gestion Commerciale,
Immobilisations, CRM) si on enlve la partie CRM le fichier archive (zip) est rduit denviron 15%. La partie CRM
stocke sur la machine reprsente environ 87 Mo.



Voici la procdure avec comme exemple la base COSA qui contient trois modules : Comptabilit, Gestion
Commerciale et Immobilisations. Nous allons supprimer la liaison avec le module Immobilisations.

1- Lancer EBP Comptabilit ou Gestion Commerciale
2- Aller dans le Menu Paramtres Socit Synchronisation.
3- Slectionner EBP Immobilisations et cliquer sur Supprimer la liaison.







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4- Il est conseill de lancer une sauvegarde avant toute manipulation. Pour gagner du temps en formation nous
nallons pas sauvegarder.







Voici la manipulation en vido pour dlier les modules et
allger ainsi la sauvegarde/restauration dune base :
http://www.laboiteatice.fr/?p=2593




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Aller plus loin

Envoi de messages.
Il est possible denvoyer des mails depuis EBP. Pour accder au paramtrage de lenvoi par mail, aller dans le menu
Paramtres Socits - Services Internet Email. Ces options permettent de paramtrer et de choisir le moyen par
dfaut par lequel les mails seront envoys.

Un exemple partir de la base JARDIN CREATIF :
Connectez vous en administrateur dans le module Gestion Commerciale.
Vrifiez les paramtres denvoi (SMTP : 172.16.0.1 port : 25 et adresse de messagerie : jardin.creatif@free.fr).

Vous avez la possibilit d'envoyer vos documents par e-mail vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux
possibilits :
Slectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des
documents sont l'cran.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la bote d'impression.

Par exemple si on veut adresser un devis par mail un de nos client (ici le client LA BOITE A TICE), il suffit de cliquer
sur Envoyer par mail.



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Une fentre permettant de personnaliser lobjet et le message du mail saffiche.
Ce paramtrage peut tre dfini par dfaut. Pour cela, vous devez passer par le
menu Paramtres Socit Email. Aprs avoir valid la fentre de personnalisation du mail, une fentre
permettant de choisir le modle de document envoyer, ainsi que son format saffiche. A la validation de la fentre,
l'impression du document se prpare et votre messagerie lectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le
destinataire et le document en pice jointe.


Le message reu :



Comment consulter le journal des vnements ?
Vous pouvez consulter le journal des vnements partir du menu Outils - Journal des vnements.
Il stocke les informations concernant :
La validation de documents pour laquelle lutilisateur a rpondu par laffirmative au message de rupture de
la numrotation,
Le manque d'un n TVA intracommunautaire, La suppression de documents,
La dvalidation dinventaire ou de document,
Le changement de code,
La clture mensuelle,
La validation des critures,
Le changement de type de numrotation dun journal





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La maintenance des donnes.



Si jamais vous avez des messages derreurs il se peut que vous deviez
utiliser la maintenance des donnes.

Exemple de messages derreurs :







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Exporter des donnes.

Le logiciel vous permet dobtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos
documents ou rglements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients -
Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les
paramtrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
Par le menu Outils - Exports paramtrables, vous accdez l'assistant d'exportation
paramtrable de donnes qui vous permet de slectionner les donnes exporter et de
lancer la procdure.

Vous pouvez exporter les donnes suivantes :

Articles, Familles articles, Sous familles articles,
Articles (informations fournisseurs)
Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous
familles clients/prospects
Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous
familles fournisseurs
Contacts
Commerciaux / Collaborateurs, Familles
commerciaux / collaborateur
Devis , Commandes , Factures
Bons dentre, Bons de sortie
Inventaires
Ordres de fabrication, Bons de fabrication
Ordres de transfert, Bons de transfert
Rglements client / fournisseur
Devises
Barmes des co-contributions
Groupes
Secteurs gographiques
Historique de rcupration Vente et Achat
Catgorie tarifaire client,
Catgorie tarifaire fournisseur


Crer une socit.
Il est important de prvoir ds la cration de la socit les diffrents modules utiliser.



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Il faut ensuite dfinir le moteur de bases de donnes utiliser :
- Microsoft SQL Server : dans le cas dune installation Client/serveur il faut
saisir le nom du dossier et ventuellement le chemin o seront stockes les donnes. Pour une cration en
mode Client il faut indiquer le nom du serveur o seront stockes les donnes et le nom du dossier.
- Sun MySQL : il faut ensuite indiquer le nom du dossier et les diffrents paramtres du serveur.
Il est possible de rcuprer des donnes depuis dautres applications EBP.

Il faut ensuite saisir les informations relatives la socit.





Il est conseill de dcocher limport de tous les codes postaux (gain de temps lors des oprations de cration,
sauvegarde, restauration).


Il faut ensuite saisir les priodes comptables et le plan comptable de lentreprise (De base, Dvelopp, Abrg,
Association, Syndicat professionnel).


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Dans mon exemple je nai utilis que deux modules. Je dois choisir les options de
chacun des modules.



Il faut lancer ensuite la cration des dossiers.





Aprs la cration d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fentre Socit du menu Paramtres, et de
la remplir avec soin, car certaines options vont dterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La
fentre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des
options, et sur la partie droite, les options correspondantes saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes ct module de Gestion :
Identification :
o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir tablir la dclaration de TVA.
o Informations de TVA : Dans cette fentre, doivent tre renseignes les informations relatives la
dclaration de TVA. Elles vont permettre de paramtrer les comptes utiliss pour les dclarations de
TVA.
o Outre, les diffrentes saisies effectuer dans les champs d'en-tte de la fentre, il convient galement
de slectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relve (module comptabilit).
Options comptables : Permet de dfinir la mthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libell des
critures, les journaux et comptes divers utiliss pour le transfert comptable
Numrotation : Permet de dterminer vos numros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et
stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type darticle et les marges que vous souhaitez appliquer par dfaut sur vos
articles.
Paramtrage : Permet de dterminer vos dcimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantits pour
l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-
valeur.

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Crer et personnaliser son Tableau de bord
Pour illustrer cette fonctionnalit jai utilis le module Comptabilit.
Pour crer un Tableau de Bord il faut dabord ldite et lui donner un
nom.




Une fois cr il faut slectionner le nouveau tableau de bord et ajouter des lments.



Voici la liste des possibilits :



Vous avez la possibilit dajouter diffrents et de modifier lemplcement de ces derniers. Vous pouvez ajouter
galement des commentaires (Personnaliser).


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Il ne faut pas oublier denregistrer votre nouveau de bord.



Vous pouvez maintenant choisir le Tableau de Bord de votre choix.



Activer le transfert Automatique des critures entre Gestion Commerciale et Comptabilit.