TEORADELCICLOVITALDELOSDOCUMENTOS Acudimos a un Decreto de 9 de mayo de 1969, Creacin del Archivo General de la Administracin.

Se establece que todas las oficinas deben tener un archivo donde se recojan los documentosqueseestncreandoyquepermanezcan5aos. Tras los 5 aos se pasan a un archivo central. Donde estn 10 aos. De ah, pasan a un archivo final donde estarn 25 aos, tras los cuales se seleccionan para pasar al archivo histrico. 1. Archivodeoficinaodegestin: Permanencia:5aos. Funcin:Formacindelosexpedientes. Valorprimario:(sirvedetestimonioalaoficinaquelohaproducidoparasu gestinadministrativa). Usuario:Oficinaproductora. Ciudadano. Depsito: Al lado de la oficina, en armario de carpetas colgante o archivadores. Instrumentos:Basesdedatos(ndices) Relacionesdeentrega.

Paraquepasenalsiguientearchivotienequesucederque: Estnfinalizados,alomejortienenquepasarmsde5aos. Quedesciendasundicedefrecuenciadeconsulta. TRANSFERENCIA: Paso de un archivo a otro. Tiene que ir acompaado de la relacin de entrega(Instrumentodecontrol) 2. Archivocentral: Permanencia:10aosdesdelafechadesuingreso. Funcin:Formacindelasseriesdocumentales(Conjuntodedocumentos con elementos comunes: misma oficina, misma funcin, mismo tipo de documentacin, documentos que responden a un mismo trmite administrativo,EXPEDIENTE): Identificacin Valoracin Descripcin Difusin Conservacin Los documentos tienen VALOR PRIMARIO, pero pueden comenzar a aparecerlosVALORESSECUNDARIOS. Usuarios:Oficinaproductora Ciudadano Investigador Depsito:Dentrodelapropiainstitucin,enelmismoedificio.Seinstalar ladocumentacinencajas. Instrumentos:Relacionesdeentrega Cuadrosdeclasificacin Inventario Indices

3. Archivointermedio: Permanencia: De 15 a 25 aos desde la fecha de su ingreso, hasta la prescripcintotaldesusvaloresprimarios. Funciones:Identificacin Valoracin

Descripcin Difusin Conservacin Los documentos tienen valor primario (que empiezan a perder) y valor secundario. Usuarios:Oficinaproductora Ciudadano Investigacin Depsito: Por lo general fuera de la institucin productor. Se instalar la documentacinencajas. Instrumentos:Relacionesdeentrega Guas Cuadrosdeclasificacin Inventarios Indices(Basesdedatos) RegistroGeneraldeEntradadeFondos RegistrodeDepsitos

4. Archivohistrico: Permanencia:Definitiva Funcin:Conservacindefinitivadeladocumentacin: Descripcin Difusin Losdocumentostienenvalorsecundario,comofuenteparalahistoria. Usuarios:Ciudadano Investigador Depsito:Independiente. Instrumentos:Relacionesdeentrega Cuadrosdeclasificacin Guas Inventarios ndices Guasdefuentes. Permanencia: De 15 a 25 aos desde la fecha de su ingreso, hasta la prescripcintotaldesusvaloresprimarios. Funciones:Identificacin Valoracin Descripcin Difusin Conservacin Los documentos tienen valor primario (que empiezan a perder) y valor secundario. Usuarios:Oficinaproductora Ciudadano Investigacin Depsito: Por lo general fuera de la institucin productor. Se instalar la documentacinencajas. Instrumentos:Relacionesdeentrega Guas Cuadrosdeclasificacin Inventarios ndices(Basesdedatos) RegistroGeneraldeEntradadeFondos RegistrodeDepsitos

Valoresdelosdocumentos(Schellenberg): Primarios:Administrativo,legal,fiscal,JurdicoyContable Secundarios:Informativoyhistrico.