Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

NMERO= 69 TTULO= REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID APROBACIN= AYUNTAMIENTO PLENO: 10-4-2000 PUBLICACIN= BOP 18-7-2000 ; CORRECCIN ERRORES 1-8-2000 VOCES= ORGANIZACIN ; ACCESO Y SERVICIO NOTAS= TEXTO= REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID EXPOSICIN DE MOTIVOS El objeto de este Reglamento es regular el funcionamiento interno del Archivo Municipal y sus bibliotecas auxiliares, as como las tcnicas del tratamiento documental, condiciones de acceso y servicio de documentos, normas de conservacin y la difusin cultural y educativa del Archivo Municipal. El Reglamento contempla unos principios generales en los que se incluyen objetivos y finalidad as como una definicin de conceptos bsicos. Respecto a las condiciones de acceso a la documentacin el Reglamento diferencia un aspecto formal procedimiento para la consulta, condiciones, formalidades y requisitos para la reprografa de documentos y el prstamo- y un aspecto material, ambos incluidos en las excepciones y principios de derecho al acceso, es decir, los documentos que pueden ser objeto de consulta restringida y la diferenciacin entre las consultas de carcter interno y externo. Se mantiene una clara diferencia entre los prstamos para los rganos de la Administracin Municipal y los prstamos al exterior, que tan solo se harn de los documentos de carcter histrico para exposiciones. El tratamiento tcnico de la documentacin determinar la forma en la que se realizarn las transferencias de los documentos que pueden proceder de las dependencias municipales, denominadas transferencias ordinarias, o las que proceden de donaciones, depsitos temporales, etc., que son calificadas como transferencias extraordinarias. Para garantizar la funcin cultural y educativa del Archivo Municipal se establecen una serie de actividades que se realizarn de forma continuada y fija y se proyectarn anualmente, tales como seminarios, exposiciones, visitas guiadas, etc. Para proteger el fondo documental y el derecho de los usuarios a la consulta se establece un rgimen sancionador en el que se hace distincin entre infracciones graves y leves. Asimismo se establece la facultad de expedir tarjeta de investigador, para lo que se firmar un convenio con las distintas Administraciones Pblicas y ser considerada vlida para poder acceder a todos los archivos y bibliotecas, de la misma forma que sern vlidos en el Archivo y Biblioteca Municipal de Valladolid todas las tarjetas de investigadores procedentes de archivos y bibliotecas de otras Administraciones Pblicas. REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID Captulo I: Disposiciones Generales Artculo 1 Forman parte del patrimonio documental del Ayuntamiento de Valladolid los documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los rganos que forman parte de la Administracin Municipal, as como el producido por organismos, entidades, o instituciones municipales o en las que participe el Ayuntamiento de Valladolid. Artculo 2 El Reglamento del Archivo Municipal, tiene como objetivo garantizar la accesibilidad, el tratamiento y la difusin del patrimonio documental municipal tanto para el Ayuntamiento como para la generalidad de los ciudadanos.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-1-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 3 1. El Archivo Municipal es el conjunto orgnico de documentos de cualquier poca y soporte material producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones y que se conservan debidamente organizados para su utilizacin en la gestin administrativa municipal, la informacin, la cultura y la investigacin. 2. Asimismo el Archivo Municipal es un servicio general del Ayuntamiento cuyas funciones son las de recibir, conservar y servir los documentos a la propia Administracin Municipal y a los ciudadanos 3. Dichas funciones y cualesquiera otras que se consideren integrantes de este servicio se desarrollarn conforme a lo regulado en este Reglamento y, en su defecto, en las disposiciones legales sobre rgimen local y sobre patrimonio histrico y documental y en la normativa sobre organizacin municipal. Artculo 4 Para la aplicacin de este Reglamento se tendrn en cuenta las siguientes definiciones. a) Se denomina fondo documental la agrupacin orgnica de documentos generados por una institucin o persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresin del conjunto de las actividades desarrolladas b) Serie documental es el conjunto de documentos con estructura y contenidos similares producido por un mismo rgano como resultado de un tipo de actividad o procedimiento determinados. c) Constituye una coleccin documental la reunin de documentos que, sin poseer carcter orgnico, responde a criterios subjetivos o de conservacin. d) La identificacin documental es la actividad que tiene como objetivo el estudio de la estructura orgnica y de las funciones del rgano o sujeto productor de la documentacin y la determinacin de las series documentales que son testimonio de las actuaciones de ese rgano en el ejercicio de sus funciones. e) La valoracin documental es la actividad que tiene por finalidad analizar y establecer en los documentos los valores primarios que responden a las necesidades administrativas, fiscales o legales de la Administracin y los valores secundarios derivados de su importancia para la investigacin f) La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por las que la documentacin, as como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasa de un archivo a otro en funcin de normas y plazos establecidos. g) Los calendarios de conservacin son instrumentos que determinan a partir de la valoracin documental los plazos para las transferencias y conservacin de documentos, as como las series que debern ser eliminadas, el momento de su eliminacin y aquellas otras que se conservarn indefinidamente. h) Se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural convencional, incluidas las de carcter grfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluido el informtico, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los individuos o a los grupos sociales. A los efectos de este Reglamento, se excluyen de este concepto los ejemplares mltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artstica, arqueolgica o etnogrfica. i) Se entiende por documentacin activa la que es de uso habitual en la oficina productora. j) Se entiende por documentacin semiactiva la que sin ser de uso habitual puede ser susceptible de consulta administrativa. k) Se entiende por documentacin inactiva la que ha perdido su utilidad para la oficina productora. l) Se considera de valor permanente la que en funcin de los ciclos documentales y de los calendarios de conservacin no es susceptible de ser eliminada.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-2-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

m) Los archivos de gestin u oficina son los que conservan y organizan la documentacin activa desde su creacin hasta la eliminacin o transferencia. n) El archivo central es el que recibe la documentacin semiactiva procedente de los archivos de gestin de los organismos y unidades administrativas del Ayuntamiento. ) El archivo histrico custodiar la documentacin inactiva de valor permanente. Captulo II: Estructura del Archivo Municipal Artculo 5 El Archivo Municipal est constituido por los servicios tcnicos y administrativos relacionados con l y por la totalidad de los archivos de oficina o gestin, el archivo central e histrico del Ayuntamiento y el fondo bibliogrfico. Artculo 6 El Archivo Municipal es una unidad tcnica de apoyo a la Administracin Municipal y un servicio de ayuda a los ciudadanos y a la investigacin. Artculo 7 1.- El Archivo Municipal es la unidad administrativa encargada de organizar, coordinar y dirigir la actuacin de los archivos de oficina, el archivo central e histrico del Ayuntamiento y sus bibliotecas auxiliares. 2.- Se entienden por bibliotecas auxiliares del Archivo las que estn dotadas de una coleccin de carcter administrativo y local suficiente para sus fines y se hallan debidamente organizadas de materiales bibliogrficos, sonoros y audiovisuales as como de otros soportes y materiales para satisfacer las necesidades de estudio y apoyo tcnico a los rganos de la Administracin Municipal, investigadores y ciudadanos sin discriminacin de ninguna clase. Artculo 8 Las funciones de Direccin Tcnica y Administrativa del Archivo Municipal corresponden a un funcionario del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos (Seccin Archivos) o escala equivalente de otras Administraciones Pblicas. Articulo 9 Los archivos de oficina o gestin estarn adscritos orgnicamente a los servicios, departamentos o unidades administrativas del Ayuntamiento, cuyos titulares sern los responsables de la custodia y conservacin de la documentacin que cada uno produce, sin perjuicio de las funciones tcnicas que corresponden al Archivo Municipal. Artculo 10 El Archivo Municipal depender orgnicamente del rea de Administracin y Recursos. Artculo 11 La gestin, organizacin y direccin del archivo central e histrico corresponden exclusivamente al Archivo Municipal. Artculo 12 La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin Municipal as como su integracin en el Archivo Municipal y el rgimen de su acceso e inutilidad administrativa. Artculo 13 La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos es el rgano competente del Ayuntamiento para proponer a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la Administracin del Estado y del Sector Pblico Estatal la seleccin o eliminacin de documentos administrativos municipales.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-3-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 14 La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos sancionar las propuestas de valoracin respecto a la accesibilidad, las transferencias y posible eliminacin de series documentales que le sean presentadas por la Direccin del Archivo Municipal. Artculo 15 1.- La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos estar presidida por la Alcalda e integrada por los siguientes vocales con el carcter de miembros permanentes y miembros no permanentes. 2.- Son miembros permanentes el Director del rea de Administracin y Recursos, el Director del Archivo Municipal de Valladolid y el Director del Archivo General de la Junta de Castilla y Len. 3.- Son miembros no permanentes el Jefe de Servicio o Seccin responsable de la documentacin que se presenta a valorar, un Profesor de Historia Contempornea y un Profesor de Derecho Administrativo, designados estos ltimos por la Universidad de Valladolid. Artculo 16 La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos se reunir al menos una vez al ao y siempre que sea convocada por su Presidente. Artculo 17 La estructuracin del Archivo Municipal compete a la Alcalda en el marco del Reglamento Orgnico del Ayuntamiento de Valladolid. Captulo III: Organizacin y funcionamiento del Archivo Municipal Artculo 18 1.- Se denominan transferencias ordinarias las que se realizan de forma peridica desde las distintas dependencias de las oficinas del Ayuntamiento al Archivo Municipal. 2.- Se denominan transferencias especiales las que se realizan por donacin, depsito o cualquier otra forma no incluida en las transferencias ordinarias. Artculo 19 Las transferencias de documentacin desde las oficinas al Archivo Municipal se realizarn en las fechas que, para las distintas reas, Servicios y organismos y entidades municipales, se establezcan por la Alcalda a propuesta de la Direccin del mismo. Artculo 20 1.- La documentacin se transferir ordenada y conservando la unidad de expediente, aunque estn los trmites del mismo en oficinas distintas. Los expedientes estarn individualizados en carpetillas en las que figuren los datos identificativos. 2.- La documentacin que no forme expedientes se ordenar respetando la unidad de asunto o contenido. Se eliminarn borradores, duplicados, copias y elementos ajenos al expediente y documentos que se transfieren. Artculo 21 Las transferencias se harn en impresos normalizados. Se researn en hojas separadas la relacin de libros del Archivo Municipal y la de expedientes y documentos. En el Archivo Municipal se llevar un registro de entrada de fondos, correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo. Artculo 22 1.- La relacin de transferencia se realizar por triplicado. El original se custodiar en el Archivo Municipal ordenado por el organigrama de las distintas dependencias que forman parte del Ayuntamiento. Una copia se archivar por signatura con el fin de formar el inventario topogrfico y otra copia se devolver a las oficinas productoras con la signatura que se ha dado a la documentacin en el Archivo Municipal. 2.- No se aceptar la documentacin que no coincida la descripcin con el contenido de las cajas.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-4-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 23 1.- El Archivo Municipal proporcionar las cajas normalizadas a las distintas dependencias del Ayuntamiento. 2.- Las transferencias de proyectos, mapas, planos y documentos especiales que no puedan enviarse en cajas normalizadas se realizarn en la forma que establezca el Archivo Municipal. 3.- Los materiales en soportes informticos debern transferirse con un informe sobre las caractersticas de los programas, datos que contiene y mquinas que puedan leer estos documentos informticos. 4.- Los documentos informticos se volcarn cada tres aos en nuevos soportes. Artculo 24 1.- Todas las dependencias del Ayuntamiento que desaparezcan o sus funciones pasen a otra dependencia se considerarn series cerradas y debern transferirse al archivo central. 2.- Si las funciones pasan a otra dependencia, sta solo se llevar los expedientes que estn pendientes de resolucin. Artculo 25 Todo ingreso de documentos, se haga por transferencia ordinaria o transferencia extraordinaria, se formalizar mediante un acta o relacin de entrega y deber anotarse en un registro general de entrada de documentos. Artculo 26 1.- La documentacin activa se conservar en los archivos de gestin de oficina. El tiempo que debern conservarse los documentos en archivos de oficina se establecer de forma individualizada para cada una. 2.- Como norma general la documentacin econmica se transferir a los cinco aos a contar desde la fecha del ltimo trmite. 3.- La documentacin administrativa que genere la tramitacin de expediente o responda a un procedimiento se transferir cuando el mismo haya sido totalmente tramitado y resuelto. 4.- La documentacin que no genere la tramitacin de expediente ni responda a un procedimiento se transferir cuando no se consulte ms de dos veces al ao. Artculo 27 La documentacin semiactiva se conservar en el archivo central que forma parte del Archivo Municipal durante cincuenta aos. Artculo 28 La documentacin histrica se conservar en el archivo histrico que forma parte del Archivo Municipal. Artculo 29 1.- La aprobacin de los calendarios de conservacin se realizar por Decreto de la Alcalda a propuesta de la Direccin del Archivo Municipal y previo informe de la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos. 2.- El plazo mximo para resolver sobre solicitudes de aprobacin de calendarios de conservacin ser de seis meses. 3.- La Direccin del Archivo Municipal promover de oficio la elaboracin de calendarios de conservacin correspondientes a los distintos departamentos del Ayuntamiento as como de los organismos, entidades o instituciones municipales. Artculo 30 Los calendarios de conservacin contendrn una regla de conservacin por cada una de las series documentales que se valoren en su elaboracin. La regla de conservacin deber contar con la

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-5-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

conformidad de las oficinas que hayan intervenido en la generacin de la documentacin o incluir al menos los siguientes datos a) Nombre de serie. b) rgano o unidad productora c) Plazos de transferencia entre los distintos archivos d) Plazos de eliminacin, totales o no, y tipo de muestreo propuesto en su caso. Artculo 31 1.- La eliminacin de documentos slo proceder conforme a los criterios propuestos en los calendarios de conservacin que sean aprobados en la forma establecida en este Reglamento. 2.- El Archivo Municipal deber garantizar la destruccin total de los soportes as como el reciclado de los mismos. Artculo 32 1.- El Archivo Municipal llevar el control de la eliminacin de la documentacin que proceda mediante un registro en el que figurarn como mnimo los datos relativos a ttulo de la serie afectada, fechas extremas, fecha de eliminacin y unidad productora. 2.- De las series documentales que se destruyan totalmente se conservar un pequeo muestreo para el estudio de la funcin administrativa cuya documentacin se elimina. Las caractersticas de los documentos eliminados se especificarn en el acta de eliminacin. Artculo 33 1.- El patrimonio documental municipal se organiza en base a un cuadro de clasificacin general de sus fondos en el que se representa el sistema de clasificacin adoptado en el Archivo Municipal. Esta clasificacin se basar principalmente en criterios orgnico-funcionales y tendr como base el principio de procedencia. 2.- Se elaborarn dos cuadros de clasificacin: el primero organizar los fondos de la documentacin del Antiguo Rgimen (1159 - 1834) y el segundo organizar los fondos de la documentacin contempornea (1834 - 2000). 3.- Los cuadros de ordenacin se elaboran con la colaboracin de las oficinas y se realizarn en funcin de como se accede a la informacin por parte de stas Artculo 34 Se tender a la homogeneizacin de las tcnicas y niveles de descripcin as como a la sistematizacin de los instrumentos de descripcin e informacin. Artculo 35 La Gua del Archivo Municipal de Valladolid constituye el elemento de divulgacin general de los fondos. El Archivo Municipal elaborar guas, inventarios, ndices y repertorios y cualquier otro instrumento de descripcin para favorecer la difusin y el acceso a la informacin de forma continuada. Artculo 36 Una vez clasificados los documentos e identificadas las series documentales se proceder a la ordenacin de las unidades documentales que las componen siguiendo criterios, cronolgicos, alfabticos, numricos o los que se estime conveniente aplicar en funcin del principio de estructura interna. Artculo 37 La documentacin se instalar en el Archivo Municipal por nmero currens, que ser el nmero de signatura por el que se localizar la documentacin. Esta signatura ser inamovible e ir acompaada, en el caso de expedientes y documentos, de un segundo nmero que ser el que designe el orden de los documentos o expedientes dentro de las cajas. Los libros de archivo solo dispondrn de un nmero en su signatura.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-6-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Captulo IV.- Del acceso y servicio de los documentos Artculo 38 El acceso a los documentos del patrimonio documental municipal es un derecho de los ciudadanos. Este derecho estar sometido al artculo 105 de la Constitucin Espaola, a las disposiciones legales reguladoras del patrimonio histrico y documental y del procedimiento administrativo y al Reglamento Orgnico del Ayuntamiento de Valladolid. Artculo 39 Los instrumentos de descripcin de los fondos municipales sern de libre acceso. Artculo 40 La publicacin total o parcial de los instrumentos de descripcin no podr realizarse por los autores o por terceras personas sin autorizacin del Archivo Municipal. Artculo 41 No obstante lo establecido en el artculo anterior, la Direccin del Archivo Municipal determinar los documentos sujetos a derechos de autor, rgimen, condiciones especiales de consulta y difusin. Artculo 42 El Archivo Municipal pondr en conocimiento de los usuarios las series documentales o fracciones de las mismas que, por estar incluidos en las restricciones legalmente establecidas, quedan retiradas de la consulta. Artculo 43 Cuando exista en el Archivo Municipal documentacin no incluida en las listas de series excluidas de la consulta que, sin embargo, pueda considerarse no accesible a criterio de la Direccin del mismo, sta podr denegar de forma razonada el acceso a la misma. En caso de disconformidad con este criterio, el interesado en el estudio de los documentos que se retiren del servicio al pblico podr solicitar la correspondiente autorizacin de la Alcalda. Artculo 44 El pblico que visite el Archivo Municipal tendr acceso libre exclusivamente a las dependencias administrativas del mismo y a las salas de exhibicin o consulta. No se permitir la entrada en los locales de acondicionamiento y depsito de los documentos, salvo en casos de visitas previamente autorizadas por la Direccin y en las condiciones de dicha autorizacin. Artculo 45 El acceso pblico a los depsitos, a las dependencias de trabajo especializado y a los dems locales de tratamiento de documentos del Archivo Municipal deber ser autorizado por la Direccin. Artculo 46 Las personas o grupos que deseen visitar las dependencias del Archivo Municipal debern solicitarlo previamente y, una vez concertada la visita, debern ser acompaadas por el personal del mismo designado a tal fin. Artculo 47 Para realizar trabajos de investigacin en el Archivo Municipal se necesitar estar provisto de alguna tarjeta nacional o internacional de investigador o acreditar su personalidad e indicar, a efectos estadsticos, el tema objeto de su investigacin, datos stos que gozarn del amparo del secreto estadstico. El Archivo Municipal expedir tarjeta de investigador de acuerdo con el convenio que se establezca con los archivos del Estado y Comunidad Autnoma. Artculo 48 La Direccin del Archivo Municipal podr restringir o, en su caso, impedir el acceso a los usuarios que contravinieren gravemente este reglamento o la legislacin vigente, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de dicha actuacin.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-7-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 49 El servicio de documentos a las dependencias administrativas del Ayuntamiento o a los usuarios de la sala de investigacin y consulta ser efectuado exclusivamente por personal vinculado al Archivo Municipal. Artculo 50 En el caso de los documentos que hayan sido transferidos por donacin o depsito, el acceso est supeditado a las condiciones que haya establecido el donante o depositario. Artculo 51 1.- Las consultas de los rganos que integran la Administracin Municipal tendrn la consideracin de consultas internas. 2.- Ser totalmente libre la consulta de documentos para las unidades administrativas y entidades o instituciones que hayan remitido la documentacin al Archivo Municipal. 3.- Las consultas de las unidades administrativas se realizarn formalizando un impreso normalizado en el que deben constar los siguientes datos: * rea, departamento, seccin o servicio municipal que solicita consultar la documentacin. * Nombre y apellidos de la persona a la que se le autoriza consultar. * Firma del Director del rea o del Jefe del Servicio, que se responsabiliza de la consulta. * Documentacin solicitada, con expresin del mayor nmero de datos identificativos. 4.- La signatura del archivo ser facilitada por el Archivo Municipal. 5.- Los impresos de consulta se formalizarn por triplicado. El original firmado por la persona que consulta se archivar en el expediente abierto para las unidades administrativas o para los usuarios, una copia se dejar como testigo de la documentacin retirada y otra copia se entregar al interesado. Cuando se devuelve la documentacin, del depsito se extrae la primera copia y se une al original, lo que servir de comprobacin de haber colocado la documentacin en su lugar. Artculo 52 Ninguna persona de las dependencias de la Administracin Municipal podr consultar documentacin que no haya sido transferida por las mismas sin el conocimiento previo de la oficina productora de los documentos depositados en el Archivo Municipal, excepto en los casos legalmente establecidos de acceso directo a cualquier tipo de documentacin. Artculo 53 Las oficinas establecern los niveles de reserva que deber tener su documentacin de acuerdo con la legislacin vigente. Artculo 54 Son consultas externas las que sean realizadas por personal ajeno a la Administracin Municipal. Artculo 55 1.- La investigacin y consulta de documentos se realizar en salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello. 2.- Cuando las caractersticas del Archivo Municipal lo aconsejen o permitan se dispondr de salas adecuadas para la instalacin y manejo de los instrumentos de consulta, para la investigacin en grupo y para la utilizacin de aparatos que requieran condiciones especiales de instalacin. 3.- Todas las dependencias debern contar con una vigilancia mientras permanezca pblico en ellas. Artculo 56 1.- Por razones de seguridad los investigadores que accedan a la sala debern depositar las carteras, bolsos, libros, carpetas, etc. en las dependencias del Archivo Municipal asignadas al efecto. 2.- Se exigir el cumplimiento de las normas que se establezcan para garantizar las adecuadas condiciones de trabajo y la buena conservacin de los documentos, quedando expresamente prohibido cualquier tipo de alteracin de los mismos por parte de los usuarios.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-8-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 57 1.- La solicitud de documentos se realizar mediante una peticin, en impresos normalizados, por cada unidad documental simple o compuesta y hasta un mximo de tres unidades simultneamente. 2.- Slo se podr consultar a la vez una unidad documental. 3.- Est prohibida la consulta simultnea de un mismo documento por varios investigadores. Artculo 58 Cuando el estado de conservacin de los documentos no aconseje su manejo directo se excluir del servicio pblico, debiendo habilitarse en este caso las correspondientes reproducciones que permitan su consulta Artculo 59 1.- Los prstamos sern totalmente libres para las dependencias administrativas y organismos, entidades e instituciones municipales que hayan remitido su documentacin al Archivo Municipal as como para las entidades o personas fsicas o jurdicas que, conforme a la legislacin vigente tengan autorizado el acceso directo a la documentacin y al prstamo de la misma. 2.- Las peticiones de prstamo a que se refiere el apartado anterior se realizarn mediante impreso normalizado, en el que se har constar como mnimo los siguientes datos: fecha de prstamo, descripcin del contenido de la documentacin que se solicita, signatura de la misma y persona responsable del prstamo. 3.- Las peticiones se realizarn por triplicado. El original se archiva en el expediente de la dependencia solicitante, una copia quedar como testigo en la caja de la que se extraigan los documentos y otra copia se entregar al interesado, que la presentar con la devolucin de la documentacin y en la que se firmar el recib. Artculo 60 1.- Los prstamos slo se realizarn a las personas responsables de las oficinas que transfirieron la documentacin o las que, en su caso, tengan legalmente autorizado acceso directo. 2.- Si una dependencia administrativa solicita en prstamo documentacin de la que no es productora, deber aportar autorizacin de la oficina productora de dichos documentos. Artculo 61 Los documentos del Archivo Municipal slo se prestarn a entidades particulares u oficiales distintas de la Administracin Municipal para exposiciones. Artculo 62 Las salidas de documentos y prstamos se debern anotar en un libro registro de salidas de documentos. Artculo 63 1.- Las peticiones de salidas de documentos para exposiciones debern presentarse con dos meses de antelacin a la fecha prevista para las celebraciones de las mismas. 2.- La peticin deber expresar los siguientes datos: * Identidad del peticionario. * Identidad de los documentos. * Motivo por el que se solicita la salida de documentos y la justificacin de la necesidad de exhibir los documentos originales excluyendo reproducciones. * Compromiso de garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad aplicables durante el transporte y permanencia de los documentos fuera del Archivo Municipal, de comunicar a la direccin del mismo las medidas adoptadas en cumplimiento de dichas normas y de permitir la comprobacin por la Direccin del Archivo Municipal de las condiciones de seguridad proyectadas y establecidas. 3.- El plazo de exhibicin de documentos en ningn caso podr exceder de seis meses.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

-9-

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

4.- La autorizacin se realizar por Decreto de la Alcalda, previo informe de la Direccin del Archivo Municipal. En el Decreto se establecern las condiciones en que se autoriza la salida y permanencia de dichos documentos y se exigir la presentacin de garanta o pliza de seguros por el valor de los documentos. La autorizacin podr ser denegada por el deterioro de los documentos o por falta de garantas en los traslados. La autorizacin podr ser revocada si en cualquier momento se incumplieran los requisitos exigidos para la salida de documentos. 5.- A la entrega de los documentos el peticionario firmar con la Direccin del Archivo Municipal la correspondiente acta de entrega, previa presentacin de las garantas previstas en la autorizacin. 6.- Los documentos deben ser devueltos al Archivo Municipal antes del plazo lmite establecido en el Decreto de la Alcalda y del plazo de validez del seguro. En el momento de su devolucin dentro del Archivo Municipal se levantar acta, en la que, adems de figurar los contenidos usuales de fecha, lugar y enumeracin de los documentos devueltos, constar su estado de conservacin e integridad. Si se hubiere producido alguna incidencia que hubiera alterado el estado fsico de los documentos durante el perodo de permanencia de los mismos fuera del Archivo Municipal, se comunicar a la Alcalda para la exigencia de responsabilidades. Artculo 64 Se entiende por reprografa el conjunto de tcnicas y procedimientos de copia o microcopia de aplicacin sobre los fondos de los depsitos del Archivo Municipal. Artculo 65 1.- El personal del Archivo Municipal con conocimientos en reprografa ser el nico autorizado para realizar la reproduccin de documentos. 2.- Slo en casos excepcionales la Direccin del Archivo Municipal podr autorizar la reproduccin de documentos por otros medios ajenos al mismo as como la salida de la documentacin, controlada en todo momento, para esta finalidad. Artculo 66 El interesado deber cumplimentar un impreso normalizado para solicitar las reproducciones. Artculo 67 Las reproducciones slo se autorizarn por la Direccin del Archivo Municipal. Captulo V: Difusin y funcin cultural y educativa del Archivo Municipal Artculo 68 La Direccin del Archivo Municipal promover publicaciones que tengan relacin con los fondos del mismo y colaborar a tal fin con la Unidad de Publicaciones y Documentacin del Ayuntamiento. Artculo 69 El Archivo Municipal a travs de sus fondos documental y bibliogrfico, prestar apoyo a la Unidad de Publicaciones y Documentacin del Ayuntamiento. Artculo 70 La Direccin del Archivo Municipal programar anualmente, por s o en colaboracin con otras Unidades del Ayuntamiento o con otros Archivos: * Un curso de formacin de archivos para el personal encargado de los archivos de oficina o gestin. * Un curso de formacin para la utilizacin de los servicios bibliotecarios en que se incluyen las bases de datos legislativas externas y las bases de datos propias del Archivo Municipal. * Una exposicin temtica. * Visitas guiadas y organizadas para colectivos. * Programas de informacin y acercamiento del Archivo Municipal al ciudadano.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

- 10

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Captulo VI.- De la conservacin de los documentos Artculo 71 Los locales destinados a sede del Archivo Municipal debern cumplir las condiciones que garanticen la conservacin de sus documentos, lo que hace incompatible la instalacin o establecimiento permanente y continuado en ellos de cualquier otro servicio, actividad, organismo o institucin ajenos a sus fines. Artculo 72 1.- Toda unidad de conservacin contar con signatura topogrfica correlativa, por lo que sern identificadas todas y cada una de las unidades documentales que contenga. Las citadas signaturas y sus respectivas identificaciones de contenido se anotarn en el registro topogrfico. 2.- Los documentos que por sus caractersticas materiales requieran ser disgregados de su unidad de origen para garantizar su conservacin pueden incorporarse a otros nuevos en que su integridad resulte asegurada. En todo caso en la unidad de conservacin de origen deber quedar resea o constancia de la nueva localizacin, sin que la separacin fsica del fondo de su procedencia determine el encuadramiento en series de creacin posterior. Artculo 73 1.- En los depsitos del Archivo Municipal se llevar un control sistemtico y peridico de sus condiciones ambientales, instalaciones y estado fsico de los fondos. 2.- Cuando se observe la existencia de condiciones graves de contaminacin o deterioro o se presenten situaciones de emergencia o de peligro inmediato para los locales o fondos documentales se comunicar inmediatamente a la Alcalda. 3.- Los documentos de nuevo ingreso, si as lo requieren por su estado y previa su incorporacin al depsito, debern ser objeto del tratamiento adecuado que impida la contaminacin y propagacin de factores nocivos al resto de fondos. Artculo 74 Anualmente se establecern los programas de restauracin de documentos para aqullos que tengan grave peligro de deterioro. Captulo VII.- Rgimen econmico Artculo 75 El Archivo Municipal estar dotado de medios suficientes para la realizacin de sus actividades y el cumplimiento de sus fines. Artculo 76 Las tasas por certificaciones, copias y reproduccin de documentos e impresos sern las establecidas en la Ordenanza Fiscal correspondiente. Captulo VIII.- De las infracciones y el rgimen sancionador Artculo 77 Salvo que sea constitutiva de delito, constituir infraccin administrativa en materia de patrimonio documental y archivos toda vulneracin de las prescripciones contenidas en este Reglamento y en la legislacin general sobre la materia. Artculo 78 Constituirn infracciones leves: a) La realizacin de conductas que impliquen molestia evidente para los usuarios, fumar, hablar, ocupar espacio excesivo, etc. b) Tratar la documentacin sin el debido cuidado. c) Incumplir las obligaciones o vulnerar las prohibiciones que se establecen en este Reglamento. d) Cualquier otra infraccin que no pueda ser calificada de grave. Artculo 79 Se calificar como infraccin grave la destruccin o dao grave de los documentos.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

- 11

Ayuntamiento de Valladolid Servicio de Archivo Municipal

Artculo 80 A las infracciones leves, sin perjuicio de la obligacin de restitucin o reparacin de los daos producidos, sern aplicadas alguna de las siguientes sanciones: a) Prdida del derecho a la consulta entre cinco das y un mes. b) Multa de 10.000,-ptas. a 100.000,-ptas. Artculo 81 En los supuestos de infracciones graves se impondr alguna de las sanciones siguientes, con independencia de la obligacin de restituir o reparar los daos ocasionados: a) Prdida del derecho a la consulta por un periodo superior a un mes e inferior a un ao. b) Multa de 100.001,-ptas. a 300.000,-ptas. Artculo 82 En cualquier caso se expulsar inmediatamente de la sala de investigacin y consulta a los usuarios que realicen cualquiera de las faltas que se han especificado o cualquier otra que, a juicio del encargado de la misma y previa informacin a la Direccin del Archivo Municipal, sea perjudicial para el buen funcionamiento del servicio. Artculo 83 La imposicin de sanciones requerir la tramitacin de un expediente que, previa audiencia del interesado, ser resuelto por la Alcalda. Artculo 84 Cuando los hechos sean constitutivos de delito, la Direccin del Archivo Municipal remitir al Gabinete Jurdico Central la documentacin necesaria para que emita informe al respecto y se proceder de conformidad con el mismo. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA 1.- Se autoriza a la Alcalda para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo de este Reglamento. 2.- La Secretara General podr dictar instrucciones para la aclaracin e interpretacin de este Reglamento. SEGUNDA Este Reglamento entrar en vigor a los quince das de su publicacin en el Boletn Oficial de la Provincia.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE VALLADOLID

- 12