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LOS 8 DESPERDICIOS

Segunda unidad

Sergio San Juan Toro


[Direccin de correo electrnico]

El enfoque del razonamiento Lean es en reducir los desperdicios, es decir, todo lo que no aporta valor al cliente o que el cliente no percibe como valor (por el que pagar). Lean significa mejorar continuamente hacia lo ideal a travs de una implacable reduccin de los desperdicios (Muda). Existen 8 tipos de desperdicios en las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) que afectan negativamente la productividad, el servicio al cliente y el negocio. Cada vez que consigues reducir estos desperdicios, reduces el tiempo de fabricacin / desarrollo de un producto y con esto, su coste interno. Por eso, recuerda la palabra en ingls DOWNTIME (reducir el tiempo) Defectos (D = Defects) Ejemplos Es desperdicio porque...

Defectos en los productos Requieren recursos adicionales para corregirlos Defectos en la documentacin Datos incorrectamente imputados Aumentan el coste interno del producto Reducen la satisfaccin del cliente La correccin de los defectos causa retrasos de otras actividades (ver Espera) as como ms defectos

Sobreproduccin (O = Overproduction) Ejemplos Es desperdicio porque... Extra funcionalidades La produccin extra requiere recursos (tiempo, esfuerzo, materiales), pero no aporta ms valor al Informacin entregada sin producto desde la perspectiva del cliente. que se haya pedido El procesamiento adelantado (con insuficiente Impresin de documentos informacin) consume recursos, podra requerir reantes de que se requieran trabajo y causar defectos. Espera (W = Waiting) Ejemplos Retraso en la aprobacin del plan del proyecto Es desperdicio porque... Los retrasos en unas actividades impiden que los recursos se utilicen para otras

Retraso en la aprobacin Los tertasos de unos proyectos causan retrasos en de los requisitos o cambios otros en estos Los retrasos justifican la asignacin a multiples Retrasos en la codificacin proyectos. Sin embargo esto implica cambios entre o las prueba tareas (ver Extra procesamiento) que lleva a an ms retrasos. Los retrasos impiden que el cliente reciba y d uso del producto Procesamiento sin valor (N = Non value-added processing) Ejemplo Es desperidio porque...

Informe con mucha jerga Un informe demaciado tcnico afecta negativamente la percepcin de valor y la satisfaccin del cliente que dificulta su comprensin por parte del La bsqueda y la validacin de la informacin retrasa cliente otras tareas y podra resultar en re-trabajo. Bsqueda de informacin, p.ej. entre varios archivos de contenido parecido porque no se sabe cul es la ltima versin Transportacin (T = Transportation) Ejemplos Demasiados archivos adjuntos al correo electrnico Es desperdicio porque... Los elementos de transportacin
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se desestiman, si son demasiados se pierden

Multiples traspasos de un documento (hoja de gastos Traspasar documentacin entre varias personas o creada por un empleado- sistemas requiere esfuerzo adicional de gestin firmada por el Jefe del dpto (Exceso de procesamiento) - escaneada por el empleado-entregada al dpto de administracin) Datos imputados en un

sistema que luego se tienen que exportar a otro para ser procesados y usados para informes

Exceso de inventario (I = Inventory excess) Ejemplos Mantener la misma informacin en varios archivos o carpetas Guardar la misma informacin en formato electrnico y en papel Trabajo parcialmente hecho Es desperdicio porque... Consume recursos para:
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replicar la informacin mantener la informacin en todos los sitios o en las diferentes versiones La falta de mantenimiento adecuado termina en informacin errnea (Defectos), poco fiable (requerir Procesamiento sin valor), obsoleta (ms Inventario) o perdida (lleva a re-trabajo).

Exceso de procesamiento (M = Motion excess) Ejemplo Documentacin en papel Actividades de gestin y coordinacin Introduciendo la misma informacin en varios formularios/aplicaciones Multiples informes con informacin que se repite Un informe de 30 pginas cuando un resumen de 2 hojas es suficiente Cambios entre tareas Es desperdicio porque... Documentacin que nadie lee no aporta ningn valor Re-introducir informacin lleva a errores, necesidad de validacin de la informacin y retrasa el tiempo de ejecucin de la tarea Volver a empezar una tarea supone un 20% de tiempo adicional1 para revisarla y recordar el estado en el que se dej.

El hecho de que la documentacin sea un entregable requerido, no significa que aporte valor. Una buena prueba para la documentacin en papel es comprobar si existe un consumidor esperando a que se produzca la documentacin. Mal uso de los conocimientos del personal (E = Employee knowledge unused) Ejemplos Limitada autoridad y responsabilidad Asignacin inadecuada de tareas a personas Es desperdicio porque... La falta de conocimientos, autoridad o responsabilidad necesaria implica la involucracin de ms recursos en el proceso y aumenta el tiempo de ejecucin del mismo.