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REPBLICA DE MOAMBIQUE MINISTRIO DA EDUCAO Direco de administra e finanas Manual de procedimentos Para a gesto do fase

II Edio

Abril 2012

Glossrio ADE.........Apoio Directo s Escolas CREI........Centro de Recursos de Educao Inclusiva CUT .....Conta nica do Tesouro DPPF ..Direco Provincial do Plano e Finanas DPECs ...Direces Provinciais de Educao e Cultura FASE .......Fundo de Apoio ao Sector da Educao IFEAs......Institutos de Formao de Educadores e Alfabetizadores; IFPs........Institutos de Formao de Professores PAs.........Processos Administrativos PESD ......Programa de Educao Distncia para o Ensino Secundrio SDEJT..Servio Distrital de Educao Juventude e Tecnologia SISTAFESistema de Administrao Financeira do Estado. UGEA..Unidade Gestora Executora das Aquisies

ndice
Introduo. ................................................................................................................ 4 Contexto e enquadramento do manual.................................................... 5 CAPTULO I................................................................................................................ 5 1. O Projecto FASE. ............................................................................................... 5

1.1 Parceiros Signatrios do FASE: ................................................................................. 5 1.2 Fluxos de Fundos ............................................................................................................ 6 1.2.1 Fluxograma de desembolso ................................................................................. 6

2. Descentralizao dos Recursos Financeiros do FASE. ............... 8 3. Medidas de controlo Interno. ................................................................... 9
3.1 Pagamento das despesas. ................................................................................................. 9 3.1.1 Transaces via e-SISTAFE. ............................................................................... 9 3.1.2 Pagamento via cheque. ..................................................................................... 12 3.2 Controlo Oramental ......................................................................................................... 12 3.3 Verificao de documentos .............................................................................................. 12 3.4 Organizao do arquivo. ................................................................................................... 12 3.5 Elaborao das Reconciliaes. ..................................................................................... 13 3.6 Inventrio............................................................................................................................. 13 3.7 Contabilizao das transaces efectuadas no e-SISTAFE. ..................................... 14 3.8 Invalidao de documentos.............................................................................................. 15 3.9 Controlo de Alfabetizadores. ............................................................................................ 15 3.10 Gesto de contratos de empreitada. ............................................................................ 15

CAPTULO II ................................................................................................................ 17 1. Fundo de Superviso Provincial e Distrital. .................................................. 17


1.1.1 Pagamento de viagens ...................................................................................... 17 1.1.2 Aquisio de material de escritrio..................................................................... 18 1.1.3 Aquisio de outras maquinarias e equipamento. .............................................. 18 1.1.4 Aquisio de meios circulantes .......................................................................... 18 1.1.5 Aquisio de combustvel. ................................................................................. 18 1.1.6 Despesas no suportadas pelo fundo de superviso: ........................................ 19 1.2 O papel da DPEC e do SDEJT na gesto do fundo de superviso. ............ 19 1.2.1 So responsabilidades da DPEC: ...................................................................... 19 1.2.2 So responsabilidades do SDEJT: ..................................................................... 19 1.2.3 Incidncia da superviso: ................................................................................... 20

CAPTULO III ......................................................................................................... 20 1. Prestao de Contas e Relatrios Financeiros ............................. 20


1.1 Relatrios Financeiros ...................................................................................................... 20 1.2. Documentos que compem o processo de prestao de contas: ............................ 21 1.2.1 Documentos do mbito geral ............................................................................. 21 1.2.2 Documentos relacionados com o e-SISTAFE. ................................................... 21 1.3. Interveno dos vrios nveis na execuo e prestao de contas. ....................... 22 1.3.1 Fundo de superviso distrital ............................................................................. 22 1.3.2 Fundo de ADE. .................................................................................................. 22 1.3.3 Fundo de IFPs, IFEAs e CREI. ........................................................................ 23 1.3.3.1 Documentos a serem enviadas trimestralmente por estas instituies s DPECs: ............................................................................................ 23

Anexos: ...................................................................................................................... 23

ANEXO 1................................................................................................................................... 24 ANEXO 2................................................................................................................................... 25 ANEXO 3................................................................................................................................... 26 ANEXO 4................................................................................................................................... 29

Introduo. O sector da educao na sua componente de investimento conta com um grande financiamento dos parceiros de cooperao que depositam as suas contribuies na CUT. Para a gesto desses recursos financeiros, foi criado ao nvel do MINED, o projecto FASE. Trata-se de um projecto cuja gesto esteve centralizada no rgo central. Para atender as reformas da gesto financeira e a poltica vigente, foi descentralizado at aos nveis provincial e distrital com autonomia financeira e administrativa o que lhes permite implementar as actividades constantes nos seus programas. Para a gesto do FASE existe um Memorando de Entendimento e outros dispositivos de gesto onde esto plasmadas as regras de gesto financeira que devem ser escrupulosamente seguidos. O MINED vem realizando um conjunto de aces que inclui a produo de materiais de consulta, realizao de capacitaes dos gestores ao nvel provincial e distrital e acompanhamento sistemtico da gesto do FASE com vista a reforar a capacidade de gesto do projecto. Com a produo do presente manual pretende-se facultar aos gestores, um instrumento de consulta que os oriente na gesto do FASE bem como assegurar a uniformizao dos procedimentos de gesto ao nvel do sector.

Contexto e enquadramento do manual. Na gesto financeira h sempre uma necessidade de se proceder ao acompanhamento das mudanas resultantes das reformas e disponibilizar aos gestores, ferramentas necessrias para o seu quotodiano laboral. A correcta gesto do FASE, s ser possvel atravs de uma orientao adequada aos gestores aos vrios nveis para que tenham conhecimentos slidos sobre os novos procedimentos e outros aspectos relacionados com: A descentralizao de fundos de alguns programas (que so geridos directamente pelos SDEJTs e DPECs); A criao do SISTAFE atravs da Lei 9/2002, de 12 de Fevereiro, O Regulamento de Contratao de Empreitada de Obras Pblicas, Fornecimento de Bens e Prestao de Servios ao Estado aprovado pelo Decreto n 15/2010 de 24 de Maio e Revogado o Decreto n 54/2005 de 13 de Dezembro; Procedimentos do Banco Mundial Assegurar uma gesto de qualidade deve ser assumida como responsabilidade de todos os gestores. Por isso o MINED produziu-se o presente instrumento de consulta para acompanhar todas as mudanas operadas no sistema de gesto financeira do Estado em geral, e para melhorar a gesto do FASE, em particular Espera-se que os gestores ponham em prtica todas as instrues contidas no presente manual e melhorem o seu desempenho individual o que ter uma repercusso directa no desempenho institucional. CAPTULO I 1. O Projecto FASE. O Fundo de Apoio ao Sector de Educao (FASE) um programa do Governo da Repblica de Moambique que implementado pelo Ministrio da Educao. 1.1 Parceiros Signatrios do FASE: Canadian International Development Agency Canada (CIDA); Embaixada da Irlanda; Ministrio dos Negcios Estrangeiros da Finlndia; Governo da Repblica Federal da Alemanha; DFID Reino Unido; Banco Mundial; UNICEF; Ministrio dos Negcios Estrangeiros de Portugal; Cooperao Espanhola; Cooperao Flamenga.

1.2 Fluxos de Fundos Os parceiros de cooperao acordaram em utilizar um mecanismo para a integrao de fundos numa conta nica designada Forex. Procedeu-se abertura de uma conta bancria no banco de Moambique (BM), ordem de tesouro cujos assinantes para a sua movimentao foram indicados pelo MPF. Os depsitos so feitos na moeda originria do financiador e convertido em dlares americanos (USD) ao cmbio da data de recepo dos fundos. Por cada movimento (depsito ou transferncia), o BM emite um Bordeaux e envia-o Direco Nacional do Tesouro (DNT)/MF, que por sua vez, dever enviar cpias para a Direco de Administrao e Finanas (DAF-MINED). O Registo de entradas e sadas na conta em USD e o valor correspondente em meticais da responsabilidade da DNT-MF, assim como as reconciliaes bancrias e a remessa do mapa DAF/MINED com o respectivo extracto bancrio da conta Forex. A DAF/MINED efectua um registo no livro de controlo bancria (Conta Forex), em USD e MZM, com base nas cpias dos Borderaux recebidos da DNT/MF. Mensalmente a DNT/MF efectua o resumo mensal dos fundos canalizados para conta Forex, individualizados por parceiro de Cooperao, dos pagamentos ou transferncias efectuadas, e remete-se ao DAF/MINED para efeitos de reconciliao. A transferncia de fundos mediante a requisio atravs do e-Sistafe que so disponibilizados da conta Forex do MINED no Tesouro (MF) para conta virtual nas finanas enquanto os valores no forem transferidos para as contas do MINED e DPECs abertas para o efeito.

1.2.1 Fluxograma de desembolso

Registo de Necessidade (PF)

Carta para o MINED com informao da (PF)

DAF Central Cc Contab. Pblica A DAF faz uma carta para o Tesouro

O Tesouro debita a conta forex do MINED

Credita na conta CUT do MF

Credita-se a CUT do FASE rgo central Debita-se o rgo Central Credita-se na CUT da Provncia- FASE

Cabimentao, Liquidao e Pagamento (Via Directa)

Transferncias dos doadores

Relatrios

Conta FOREX

Execuo Central, DPEC e SDEJT

CUT

2. Descentralizao dos Recursos Financeiros do FASE. Como foi referido atrs, o FASE encontra-se descentralizado para dinamizar o processo de implementao dos programas do sector ao nvel das provncias e distritos. Dentre vrios programas cujo fundo se encontra descentralizado, citamos os seguintes: Fundo de Superviso Provincial e Distrital; Fundo de Apoio s Escolas de Professores do Futuro; Construo de salas de aulas para o Ensino Primrio e Secundrio; Fundo para a reproduo dos mdulos para o programa PESD; Subsdios de Alfabetizadores; Fundo para alimentao dos lares e centros internatos; Fundos para os programas de preveno e mitigao do HIV/SIDA Fundo de apoio aos IFPs, CREI e IFEAs Distribuio do Livro Escolar

3. Medidas de controlo Interno. Qualquer organizao precisa de instrumentos e planos para acompanhamento da execuo e avaliao do cumprimento de normas e procedimentos financeiros e administrativos que salvaguardem o patrimnio da mesma. A eficincia e eficcia na gesto financeira so determinadas pelo cumprimento integral de todas as medidas de controlo interno recomendveis numa organizao, pelo que todas as medidas de controlo interno devem ser estritamente observadas em todos os nveis de gesto. 3.1 Pagamento das despesas. No contexto da Reforma da Gesto Financeira do Estado foi introduzido o SISTAFE que tem como aplicao financeira o e-SISTAFE. Era desejvel que todas as transaces fossem efectuadas via e-SISTAFE. No entanto, esta aplicao financeira ainda no foi instalada em todos os distritos do pas, o que faz com que alguns ainda recorram transferncias bancrias ou emisso de cheques. O gestor financeiro deve observar todas as regras de gesto financeira e cumprir com todos os actos administrativos. 3.1.1 Transaces via e-SISTAFE. Para todas as despesas pagas por esta modalidade deve-se observar os seguintes aspectos: Verificar se os documentos que compem o processo esto devidamente autorizados pela entidade competente; Verificar a conformidade oramental da despesa antes do pagamento assim como a sua legibilidade; Aps o pagamento devem ser anexados no processo, todos os documentos gerados designadamente, NC (Nota de Cabimentao, LD (Nota de Liquidao de Despesa) e OP (Ordem de Pagamento).

3.1.1.1 Passos a observar no processo de pagamento:

VIA DIRECTA PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA

CABIMENTAO - NC

LIQUIDAO - LD

CONFORMIDADE PROCESSUAL

PAGAMENTO - OP

ANEXAR DOCUMENTOS DE SUPORTE

REGISTO NO SISTEMA CONTABILISTICO

CONFORMIDADE DOCUMENTAL

ENCERRAMENTO DO PROCESSO

ARQUIVO

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VIA INDIRECTA

PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA

CABIMENTAO - NC

CONFORMIDADE PROCESSUAL DA CABIMENTAO

ADIANTAMENTO DE FUNDOS A UGB -OP

LIQUIDAO DA DESPESA POR PRESTAO DE CONTAS

CONFORMIDADE PROCESSUAL DA LIQUIDAO DA DESPESA

CONFORMIDADE DOCUMENTAL

ENCERRAMENTO DO PROCESSO

ARQUIVO

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3.1.2 Pagamento via cheque. Esta modalidade s se aplica onde o e-SISTAFE ainda no est operacional. Aspectos que devem ser observados no uso de cheques: No assinar cheques em branco; Inutilizar todos os cheques cancelados e conserv-los para serem verificados em caso de necessidade (devendo deixar o nmero intacto); Emitir cheques em nome do legtimo beneficirio (funcionrio, fornecedor de bens e servios etc.) Cruzar os cheques emitidos; Entretanto, importante que os gestores assegurem, em alguns pagamentos, a existncia de: Contratos assinados pelas partes, com condies e valor evidentes; Garantias bancrias confirmadas e vlidas; Guias de remessa contendo quantidades e especificaes dos bens recebidos e outros documentos relevantes; 3.2 Controlo Oramental Antes da efectivao da despesa os gestores devem verificar se a actividade est inscrita no oramento do ano, o projecto e a respectiva CED, de modo a evitar desvios de aplicao ou pagamento de actividades de outros projectos. 3.3 Verificao de documentos O gestor deve ser rigoroso na verificao de todos os documentos de suporte nomeadamente facturas, recibos, notas de dbitos ou crditos, mapa de subsdios, guias de marcha e relatrios. As facturas e os recibos devem: Ser emitidos em nome da instituio com especificao do projecto; Ser originais; Conter o NUIT, localizao e nome de fornecedor; Estar isentos de qualquer suspeita, ou seja, no devem se apresentar rasurados. 3.4 Organizao do arquivo. Um dos indicadores de gesto exemplar na organizao a existncia de um sistema de arquivo organizado. Por isso, todos os processos aps o pagamento devem ser devidamente arquivados. Com vista a harmonizar o arquivo, recomenda-se que todos os processos do FASE sejam arquivados de acordo com o projecto e por ordem de lanamentos na aplicao contabilstica em uso.

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3.5 Elaborao das Reconciliaes. O gestor deve elaborar obrigatoriamente as reconciliao das contas existentes na instituio numa base mensal, o que ir permitir por um lado, a deteco de falhas que eventualmente possam ser cometidos de forma involuntria ou voluntaria pelo banco, finanas, secretaria distrital, DPEC ou SDEJT. A reconciliao deve ser composto por: Folha de reconciliao; Extracto bancrio do ms ou extracto do e-SISTAFE (8314300); Mapa do controlo bancrio ou mapa de lanamentos no sistema contabilstico em uso. Todas as situaes de dbito ou crdito do banco ou e-SISTAFE que no tenham sido registados na conta devem ser esclarecidas e resolvidas em tempo til. 3.6 Inventrio Na inventariao do imobilizado devem constar todos os Bens pertencentes ao FASE que devem ser reconciliados com os registos contabilsticos da aplicao informtica em uso numa base trimestral. O registo do patrimnio ser feito via e-SISTAFE. Entretanto, para os distritos que no dispem do e-SISTAFE devem fazer o registo em excel, worl ou outra forma recomendvel. responsabilidade da rea de Procurement e Patrimnio fazer o registo, mas todos os acrscimos, transferncias e abates no mesmo, devero ser rubricados pelo Chefe do DAF. O registo dever conter, entre outros, os seguintes detalhes:

Descrio do activo; Cdigo (CED) Cdigo Orgnico; Nmero de inventrio; Localizao; Data de aquisio; Custo do activo; Nmero da factura; Fornecedor; Valor lquido contabilstico; Valor das amortizaes acumuladas e do perodo, bem como as respectivas taxas utilizadas; Data de validade do seguro (se aplicvel); 13

Nmero de anos de vida esperada.

3.7 Contabilizao das transaces efectuadas no e-SISTAFE. Todas as transaces realizadas na CUT do projecto devem ser controladas pelo gestor financeiro. Neste contexto, para melhor controlo da conta de pagamento via directa necessrio a abertura duma conta especfica no programa de contabilidade na rubrica 48. Por exemplo: 4850 MF CUT. Neste caso devemos debitar a conta 4850 (MF CUT) e creditar a conta 4901 quando as finanas libertam os fundos, pois a conta 4850 (MF CUT) funciona como nosso banco virtual. No acto da realizao da despesa a conta 4850 (MF CUT) vai ser creditada em contrapartida da rubrica especfica da despesa ou adiantamento para superviso distrital (4860.). Depois da realizao das despesas nos SDEJT, estes preparam o processo e enviam as cpias dos justificativos para a DPEC. Esta por sua vez, confere os documentos e certifica-se do lanamento do adiantamento no sistema contabilstico. Em seguida, procede-se a contabilizao a Dbito na conta de despesas, de acordo com a CED, em contrapartida da conta (48 60) do respectivo SDEJT, eliminando deste modo o saldo do adiantamento. Todos os lanamentos que mexem com as contas de despesas, devem mexer igualmente com as contas analticas abertas anualmente, de acordo com as actividades planificadas para cada ano. A troca de contas analticas cria distores na execuo das actividades, pois algumas actividades podem apresentar no fim do exerccio, uma execuo acima de 100%. Os remanescentes de adiantamentos devem ser depositados na conta de receitas de terceiros do Ministrio das Finanas. Posteriormente estes valores so transferidos para a nossa conta 4850 no e-SISTAFE. Para que o valor seja revertido a nosso favor, a DPEC deve solicitar atravs de carta dirigida DNTDireco Nacional de Tesouro, com conhecimento da DPPF e do MINEDFASE. Aps o envio da carta deve se assegurar uma articulao constante at a transferncia do valor. A operao ser contabilizada da seguinte forma: 1. Pelo adiantamento: debita-se a conta do distrito beneficirio do adiantamento em contrapartida do nosso banco virtual (4850) 2. Pelo depsito do remanescente na conta das Finanas: debita-se a conta de receitas de terceiros (4851) em contrapartida da conta do distrito que depositou. 3. Pela Guia de recolhimento das Finanas: Debitamos o banco virtual (4850) e creditamos receitas de terceiros (4851). E assim o valor estar 14

disponvel para ser utilizado no pagamento das diversas despesas da respectiva actividade. Para evitar a ocorrncia de eventuais erros na gesto deste fundo, os procedimentos de controlo atrs descritos devem ser observados cuidadosa e integralmente. 3.8 Invalidao de documentos Todos os documentos de suporte (facturas, recibos, V.D, guias de marcha, declaraes) devem ser invalidados com o carimbo PAGO- FASE do programa quer ao nvel da DPEC quer ao nvel dos SDEJTs como forma de evitar riscos de duplicao de pagamentos. 3.9 Controlo de Alfabetizadores. importante garantir o controlo de todo o processo ligado alfabetizao e criar-se condies para que esteja disponvel sempre que for solicitado para verificao. As despesas por distrito devem ser registadas na folha de excel numa base mensal como forma de garantir o controlo de todas as despesas efectivadas. Por outro lado, preciso que haja consistncia entre o nmero de alfabetizando e o nmero de contratos existentes, tendo como base o rcio de alfabetizando por alfabetizador. Os contratos devem ser assinados pelo Alfabetizador e pelo Director do SDEJT As folhas de pagamento devem ser autorizadas pela DPEC, com o visto do chefe do DAF, assinadas pelo tcnico que processa e o que efectua o pagamento assim como o beneficirio. Os contratos originais devem ser arquivados nos SDEJTs, devendo as cpias dos mesmos serem arquivados nas DPEC. As folhas de pagamento originais devem ser arquivadas na DPEC e as cpias nos SDEJT. 3.10 Gesto de contratos de empreitada. Face existncia de vrios contratos de empreitada no mbito de construo de salas de aula e outras infra-estruturas, o gestor financeiro deve assegurar o controlo financeiro da execuo de todos os contratos assinados. Esse controlo pode ser feito numa folha de Excel de acordo com o mapa que se segue.

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MAPA DE CONTROLO FINANCEIRO DE CONTRATOS Detalhes do contrato Nmero do contrato: Nome do contratado Valor do contrato Objecto Valor em Meticais N da factura 1 2 3 4 5 Total -

Ordem

Data

Saldo

Observao

Valor por pagar

Para a gesto de contratos de empreitada e bens e servios deve-se ter em conta ainda os seguintes aspectos: Actualizar os contratos quando estes por motivos diversos expirar; Data do incio e trmino do Contrato; Assegurar a existncia de garantias bancrias nos contratos, se estiver previsto. Todas as garantias devem ser confirmadas nas respectivas instituies que as emitiram. Garantir a existncia de adendas aos contratos em caso de alterao das condies contratuais inicias; Sempre que receber facturas para pagamento verificar a existncia do relatrio do fiscal, mapa de quantidades e autorizao do superior hierrquico (obras) Verificar no contrato as quantidades, especificaes e o preo unitrio.

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CAPTULO II 1. Fundo de Superviso Provincial e Distrital. 1.1 Despesas elegveis Este fundo deve atender de forma integral as seguintes reas: Pedaggica; Administrativa e financeira; e Inspeco O fundo de superviso poder ser usado para: 1.1.1 Pagamento de viagens Pagamento de ajudas de custos ou subsdio de alimentao, combustvel e subsdio de transporte, Os documentos comprovativos de viagens devem obedecer o seguinte:

1.1.1.1 Guias de marcha.


Devem ser individuais e averbadas em todos os locais visitados e reflectir a efectividade do tempo de permanncia nos mesmos. A apresentao das guias de marcha deve ser efectuada dentro de 48 horas aps o regresso.

1.1.1.2 Modelo de entrega de valores.


O preenchimento do anexo 1 Modelo de entrega de valores obrigatrio assim como as assinaturas do responsvel, do tcnico que entrega e do beneficirio.

1.1.1.3 Relatrios de viagem.


Todos os relatrios de superviso devem ser elaborados em conformidade com o Anexo 2 Modelo do Relatrio de Superviso. O modelo apresenta a relao dos visitados que sero determinados pelo nmero de instituies a serem visitadas. Para as deslocaes cuja misso de carcter sigilosa, recomenda-se a elaborao de sumrio executivo. Os relatrios devem ser elaborados de forma criteriosa e devem apresentar contedos que permitem a introduo de algumas aces concretas de apoio imediato. Devem igualmente assegurar que as equipas subsequentes que visitarem as escolas, tenham bases que lhes orientem melhor para continuarem com o trabalho. Todas as brigadas (ou o funcionrio) aps a realizao de visita de trabalho devem assegurar a existncia do relatrio no local visitado. Para o caso de 17

visitas s escolas, recomenda-se que o relatrio seja canalizado sede da ZIP e esta, por sua vez, ira canalizar s escolas.

1.1.1.4 Realizao de seminrios


Na realizao do seminrio devem ser assegurados os seguintes documentos: Termos de referncias; Listas de presenas dirias devidamente assinadas pelos participantes; 1.1.2 Aquisio de material de escritrio. Trata-se do material que ser utilizado para a realizao de capacitao e/ou encontros de superao. 1.1.3 Aquisio de outras maquinarias e equipamento. Pode ser adquirido material ou equipamento que tem relao directa com o trabalho, como sejam, computadores de mesa incluindo impressoras, armrios para arquivo, secretrias, entre outros. 1.1.4 Aquisio de meios circulantes A deslocao dos tcnicos da DPEC aos SDEJT e s escolas e dos SDEJTs s escolas, pressupe a existncia de meios circulantes. Considerando a ausncia ou dfice desses meios, podero ser adquiridas motorizadas e bicicletas. Chama-se a ateno para que haja racionalidade na aquisio desses meios por forma a no comprometer a actividade de superviso. Nestes termos, o nmero mximo de motorizadas e bicicletas a serem adquiridas em cada exerccio econmico deve ser de 5 e 6 respectivamente. Todos os meios circulantes adquiridos devem ser registados a favor do respectivo SDEJT ou DPEC.

1.1.4.1 Regras para distribuio dos meios circulantes


A entrega dos meios deve ser evidenciada pela existncia de um termo de entrega devidamente assinado pelas partes; Os SDEJTs devem preparar um mapa de controlo paralelo que mostre a relao das reparties ou das ZIPs que j se beneficiaram desses meios com vista a se evitar repeties desnecessrias. 1.1.5 Aquisio de combustvel. Os gestores devem pautar por uma gesto correcta e transparente e facilitarem a verificao quer da aquisio quer do consumo de combustvel. Assim, para o abastecimento dos meios circulantes, deve se assegurar a existncia de mapas de controlo que devero conter, dentre outros, todos os elementos descritos no quadro abaixo:

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Data

Tipo de combustvel

Qtd

Tipo de meio circulante

Chapa de matrcula

Misso

Beneficirio

Assnatura legvel

Dado que para alm do financiamento do FASE, existem outras fontes, deve se encontrar uma forma de se proceder o controlo em mapas separados. 1.1.6 Despesas no suportadas pelo fundo de superviso: gua; Energia; Telefone; Salrio; Festividades e comemoraes escolares; Aluguer de viaturas e taxas de qualquer natureza; Constuo e manuteno de infraestruturas; Cadeiras de sofs; Geradores 1.2 O papel da DPEC e do SDEJT na gesto do fundo de superviso. A DPEC representa o nvel do sector da educao que tem tido contactos regulares com os SDEJTs e estes por sua vez com as escolas. Por isso de forma especfica apresenta-se o papel de cada nvel: 1.2.1 So responsabilidades da DPEC: Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nvel dos distritos; Apoiar os distritos, em termos de materiais pedaggicos na realizao das suas actividades (planificao, elaborao/adaptao de documentos do uso interno); Organizar seminrios de capacitao de acordo com as necessidades; Realizar visitas s escolas; Sistematizar relatrios das actividades realizadas e envi-los trimestralmente ao MINED; Disseminar as boas prticas do processo de educao na provncia. 1.2.2 So responsabilidades do SDEJT: Assegurar a utilizao do Fundo de Superviso de forma a responder s necessidades da educao ao nvel do distrito.

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Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nvel das Zonas de Influncia Pedaggica (ZIP), Escolas, e Ncleos Pedaggicos de Base (NPB); Realizar a superviso tendo em conta as reas: pedaggica e administrativa e financeira.

1.2.3 Incidncia da superviso: Situao do livro escolar; Disponibilidade e uso do livro de turma; Processo do aluno e do alfabetizando; Documentos normativos; Assistncia s aulas; Planos de actividades e de desenvolvimento da escola; Disponibilidade e assiduidade do professor, do alfabetizador e do funcionrio; Acompanhamento do levantamento estatstico de 3 de Maro; Avaliao das necessidades psicopedaggicas dos professores e dos alfabetizadores; Desempenho da escola; Situao de pagamento de salrios dos professores, alfabetizadores e funcionrios; Plantio de rvores; Execuo e prestao de contas do fundo de superviso distrital; Anlise e verificao documental das despesas realizadas; Execuo e prestao de contas dos fundos do Programa de Apoio Directo s Escolas (ADE); Execuo e prestao de contas dos fundos descentralizados aos IFPs, IFEAs e CREI.

CAPTULO III 1. Prestao de Contas e Relatrios Financeiros Cada nvel do sector deve ter no seu arquivo o processo de prestao de conta de todas as despesas realizadas e proceder o respectivo registo. 1.1 Relatrios Financeiros Para garantir que as demonstraes financeiras permitam a tomada de decises racionais e com eficincia e eficcia, necessrio que a informao financeira seja credvel. Numa base trimestral, cada Direco Provincial dever preparar relatrios cobrindo as transaces tanto do fluxo de caixa como das contas bancrias, que devem ser enviados ao Gestor Financeiro do Projecto ao nvel do rgo central, para que ele faa a respectiva consolidao.

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Nos casos em que a DPEC efectua adiantamento de fundos para o distrito, e este tiver realizado as despesas, deve recolher todos os justificativos num perodo mximo de dois meses para efeitos de contabilizao na aplicao contabilstica em uso. Nestes termos, ao nvel da DPEC (na sua relao com os SDEJT) so contabilizados: Os adiantamentos directos efectuados pelas Finanas para os SDEJTs (para efeitos de controlo da execuo); Justificativos originais resultantes dos adiantamentos feitos pela DPEC ao SDEJT; Cpia de justificativos dos valores do fundo de superviso distrital inscrito no oramento do distrito que no transita pela DPEC, ou seja, que transferido directamente pela DPPF para o distrito. Deve haver celeridade na justificao das despesas ao nvel dos SDEJTs, na medida em que, enquanto os justificativos no forem canalizados DPEC, todos os desembolsos efectuados no sero assumidos como despesa. Assim, mantendo-se sob forma de adiantamento at ao final do semestre ou do ano, resultando numa aparente baixa execuo financeira o que poder reflectir-se de forma negativa nos desembolsos subsequentes. 1.2. Documentos que compem o processo de prestao de contas: 1.2.1 Documentos do mbito geral Documentos de autorizao da despesa, Requisies Internas e externas Justificativos (exemplo: facturas, recibos, V.D, mapas de controlo de consumo de combustvel, guias de marcha, relatrios, processos de concurso, contrato com fornecedor, Guias de remessa, e.t.c) Relao de cheques emitidos Extractos bancrios Relao dos cheques em circulao Balancetes Cartas de confirmao da recepo de bens (ex: mobilirio e equipamento escolar) 1.2.2 Documentos relacionados com o e-SISTAFE. Visto que nem todos os nveis do sector da educao dispem da terminal do e-SISTAFE, recomenda-se que nos processos de prestao de contas sejam assegurados, pelo menos, os seguintes documentos: NC Nota de cabimentao; LD Nota de Liquidao da despesa; OP Ordem de pagamento.

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1.3. Interveno dos vrios nveis na execuo e prestao de contas. Como foi referido atrs, os recursos financeiros do FASE foram descentralizados para vrios programas. Entretanto, para atender alguns aspectos especficos decorrentes da introduo de novos procedimentos acordados entre o MINED e os pareceiros de cooperao (sem por em causa a autonomia financeira e administrativa de cada nvel), devem ser observados os procedimentos que se seguem de acordo com cada programa. 1.3.1 Fundo de superviso distrital O fundo de superviso distrital est inscrito no oramento do distrito e canalizado aos SDEJTs por intermdio das Secretarias Distritais. No obstante esta realidade, ao nvel das DPECs os valores comunicados aos SDEJTs so lanados como adiantamento no sistema contabilstico e contabilizados como despesas medida que os distritos prestam contas. O Decreto 15/2010, assim como o novo acordo com o Banco Mundial apresentam vrias modalidades de contratao que so aplicadas por todos os nveis do sector. Deste modo, todos os processos de aquisio ao nvel dos SDEJTs relacionados com bens e servios e outras maquinarias e equipamento (com recurso ao Ajuste Directo), devem apresentar um visto prvio da DPEC, devendo os dois nveis definir a melhor estratgia para a operacionalizao desta recomendao. O SDEJT depois de compor o processo da despesa, antes de submeter Secretria Distrital, deve canalizar DPEC para efeitos de verificao.

1.3.1.1 Prestao de contas deste fundo pelos SDEJs:


Enviar os justificativos originais Secretaria Distrital para efeitos de encerramento dos PAs abertos na DPPF; Enviar uma cpia do mesmo processo DPEC; Arquivar uma cpia no SDEJT Por imperativo de auditoria externa, num prazo mximo de dois meses aps submisso dos justificativos na Secretaria Distrital os SDEJTs devem negociar a recolha dos documentos originais e arquiv-los na instituio para efeitos de consulta. Esta recomendao surge pelo facto de as cpias no constiturem documentos sujeitos `a verificao no mbito de auditoria externa. Se dentro deste perodo os SDEJTs serem auditados, podero levar o auditor at a Secretaria Distrital para verificao dos mesmos. 1.3.2 Fundo de ADE. O ADE um programa que implementado no Ensino Prmrio, Secundrio e Tcnico Profissional e representa um grande investimento para o sector. Assim, para o alcance dos objectivos para os quais foi criado, necessrio que os vrios nveis do sector, e principalmente os SDEJTs e DPECs: 22

Participem de forma activa na implementao de cada fase do programa dando o apoio necessrio aos gestores das escolas; Realizem a actividade de superviso e fiscalizao de forma sistemtica; Produzem relatrios sobre a execuo do programa e submetam ao MINED; 1.3.3 Fundo de IFPs, IFEAs e CREI. A descentralizao deste fundo para uma gesto autnoma das instituies de formao, impe uma articulao estreita entre estas instituies e as DPECs. Estas devem ajudar as instituies esclarecendo-lhes eventuais dvidas que surgirem bem como apoi-las na organizao dos processos de aquisio e prestao de contas. Devem assegurar, igualmente, a fiscalizao deste fundo. 1.3.3.1 Documentos a serem enviadas trimestralmente por estas instituies s DPECs: Cpias dos documentos de suporte (Factura, recibo ou V.D) Cpia de balancete; Cpia do mapa com a relao dos cheques emitidos; Cpia do mapa com a relao dos cheques em circulao, se houver; Cpia da folha de reconciliao bancria com o respectivo mapa de controlo da conta bancria

Estes documentos devem ser rigorosamente analisados pela DPEC e arquivados numa pasta especfica na DPEC, pois, podero ser solicitados pelos auditores e inspectores.

Anexos: Anexo 1 - Modelo de confirmao de entrega de Valores Anexo 2 - Modelo de Relatrio de Superviso Anexo 3 - Classificao Econmica da Despesa Anexo 4- Decreto N 15/2010, de 24 de Maio

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ANEXO 1

REPBLICA DE MOAMBIQUE GOVERNO DA PROVNCIA/DISTRITO DE_________________ DPEC/SDEJT DE _______________ MODELO DE ENTREGA DE VALORES Provncia/Distrito de __________________________ Tipo de Superviso:_________________________________ Perodo da actividade: de ____/____/___ a ____/____/___ Vimos pela presente proceder a entrega de _______________ (valor por extenso), que se destinam a ajudas de custos correspondentes a (indicar o nmero de dias) a favor do(a) senhor(a) ____________________, que se desloca a (indicar o destino: exemplo aos distritos de ou as escolas da ZIP___), em misso de servio oficial. De notar que o prazo de apresentao dos justificativos da despesa de 48 horas aps o regresso da viagem.

ENTREGUEI ______________________ Data :........./............./............

RECEBI _____________________ Data :........./.........../............

Assinatura do Responsvel: ___________________________________ ( Funo:___________________________ )

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ANEXO 2

REPBLICA DE MOAMBIQUE GOVERNO DA PROVNCIA/DISTRITO DE_________________ DPEC/SDEJT DE _______________ MODELO DE RELATRIO DE SUPERVISO
Provncia/Distrito de _________________ Provenincia da brigada ______________ Perodo da Visita __________________ Nome das instituies visitadas: 1._____________________________________ 2._____________________________________ Assinaturas Visitados 1: ________________________ 2: ________________________ Visitantes 1: _____________________ 2: _____________________

Objectivos da Visita: ........... ........... Constataes: ........... ........... Aspectos Positivos: ........... ........... Aspectos Negativos ........... ........... Recomendaes: ........... ........... Observaes: ........... .......... Assinatura de todos os elementos da brigada _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ (Nome Legvel)

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ANEXO 3

Classificao Econmica da Despesa


Cdigo Descrio 100000 Despesas Correntes 110000 111000 111001 111002 111003 111004 111005 111006 111007 111008 111099 112000 112001 112002 112003 112004 112005 112006 112007 112009 112099 120000 121000 121001 121002 121003 121004 121005 Despesas com o Pessoal Salrios e Remuneraes Vencimento Base do Pessoal do Quadro Vencimento Base do Pessoal Fora do Quadro Remunero do Pessoal Estrangeiro Pessoal Aguardando Aposentao Salrios e Remuneraes do Pessoal Militar Gratificao de Chefia Outras Remuneraes Certas Remuneraes Extraordinrias Outras Outras Despesas Com O Pessoal Ajuda de Custo Dentro do Pas Ajuda de Custo Fora do Pas Pessoal Estrangeiro Pessoal Militar Representao Subsdio de Combustvel e Manuteno de Viatura Suplemento de Vencimentos Subsdio de Comunicao Outras Despesas com Bens e Servios Despesas com Bens Combustveis e Lubrificantes Manuteno e Reparao de Imveis Manuteno e Reparao de Equipamentos Construes e Equipamentos Militares Material no Duradouro de Escritrio

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121006 121007 121008 121099 122000 122001 122002 122003 122004 122005 122006 122007 122008 122009

Material Duradouro de Escritrio Fardamento e Calado Outros Bens no Duradouros Outros Bens Duradouros Despesas Com Servios Comunicaes Passagens Dentro do Pas Passagens Fora do Pas Rendas de Instalaes Manuteno e Reparao de Imveis Manuteno e Reparao de Equipamentos Transporte e Carga Seguros Representao

122012 gua e Eletricidade 122013 Consultorias e Assistncia Tcnica Residente - Pessoa Singular 122014 Consultorias e Assistncia Tcnica Residente - Pessoa Colectiva 122015 Consultorias e Assistncia Tcnica no Residente - Pessoa Singular 122016 Consultorias e Assistncia Tcnica no Residente - Pessoa Colectiva 122099 130000 141000 141001 141003 141004 142000 142099 143000 143100 143101 143102 143103 143104 143106 143199 Outros Servios Encargos da Dvida Transferncias a Administraes Pblicas A Instituies Autnomas Direitos Aduaneiros Outros Impostos Indirectos Transferncias a Administraes Privadas Outras Transferncias Administraes Privadas Transferncias a Famlias Penses Civis Aposentao Sobrevivncia Subsdio por Morte Sangue Rendas Vitalcias Outras

140000 Transferncias Correntes

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143200 143300 143301 143303 143399 143400 143401 143402 143406 143499 144000 144002 150000 151000 152000 152099 160000 160099 170000 170001 170002 170003 170004 210000 211000 211001 211002 211099 212000 212001 212099 213000 213001 213099 220000

Penses Militares Despesas Sociais Subsdio de Alimentos Subsdio Funeral Outras Outras Transferncias a Famlias Bolsas De Estudo Subsdios de Dirigentes Cessantes Outras Despesas com Dirigentes Cessantes Outras Transferncias Ao Exterior A Organismos Internacionias Sectoriais Subsdios Subsdios a Sociedade Outros Subsdios Outros Outras Despesas Correntes Outras Exerccios Findos Salrios e Remuneraes Outras Despesas com o Pessoal Bens Servios Bens de Capital Construes Habitaes Edifcios Outras Maquinaria e Equipamento Meios de Transporte Outras Maquinrias e Equipamentos Outros Bens de Capital Melhoramentos Fundirios Outros Transferncias de Capital

200000 Despesas de Capital

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221000 222000 230000 230099 240000 241000 242000

A Administraes Pblicas Outras Transferncias de Capital Outras Despesas de Capital Outras Operaes Financeiras Operaes Activas Operaes Passivas

ANEXO 4 Decreto 15/2010 de 24 de Maio 29