Manual de Protocolo y Ceremonial de La Universidad de Oriente

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
RECTORADO
DIRECCIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN CORPORATIVA
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
(PROYECTO)
Cuman, julio, 2001

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Cdigo: R-DICC-03-01-I

MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Pg.: 3

Fecha: Diciembre 2000
INDICE GENERAL

CONTENIDO PGINA
I. INTRODUCCIN I
1. Generalidades 1
2. La Situacin 1
3. Motivos y J ustificaciones 2
4. Procedimientos 3
5. Objetivo General 5
6. Objetivos Especficos 5
7. El Protocolo y el Ceremonial. 5
8. Clasificacin del Protocolo 5
9. Protocolo Universitario 7
9.1. Propsitos del Protocolo Universitario 7
9.2. Bases para la Aplicacin del Protocolo Universitario 7
10. Lineamientos Generales para la Organizacin de Eventos Protocolares 8

II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE 9
1. Actos Acadmicos 9
1.1. Acto de J uramentacin y Toma de Posesin
de las Autoridades Rectorales 11
1.2. Acto de Toma de Posesin de los Decanos 16
1.3. Imposicin de Medallas 19
1.4. Acto de Grado (Pregrado y Postgrado) 21
1.5. Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa 26
1.6. Profesor Emeritus o Profesor Honorario 28
1.7. Acto Aniversario de la Universidad de Oriente 28
1.8. Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre 28
1.9. Sesin Solemne del Consejo Universitario 29



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INDICE GENERAL

2. Actos Gremiales 30
3. Otros Actos 30
3.1 Actos Fnebres 30
3.2 Condecoraciones de Orden Acadmico 30
3.3 Graduacin por Secretara 30

III. ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR
EN LA EJECUCIN DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO 31
1. Antigedad 31
2. Precedencia 31
3. Orden en actos formales 32
4. Eventos auspiciados por varias Instituciones 32
5. La Derecha 32
6. La Representatividad 32
7. La Puntualidad 32
8. Ente Responsable del Acto 33
9. La J urisdiccionalidad 33
10 Lista Protocolar 33
10.1. Autoridades Rectorales 33
10.2 Autoridades Decanales 33
11. El Saludo Protocolar 34
12. Uso de Smbolos Patrios e Institucionales en la Universidad 34
13. Himno de la Universidad de Oriente 34
14. Orfen o Coral Universitaria 35
15. Tratamiento en las Universidades 35

RECOMENDACIONES 35
GLOSARIO 37
BIBLIOGRAFA 41
ANEXOS



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INTRODUCCIN

1. Generalidades.
El presente Proyecto es un esfuerzo que pretende proporcionar a la
Universidad de Oriente un instrumento para la aplicacin del Protocolo
Universitario, sustentado en sus fuentes: El Derecho, la Historia, el Uso y las
Costumbres y la Autonoma Corporativa, que permiten a las Universidades, al igual
que a los Consejos Legislativos y al Poder Municipal, fijar su propia normativa.
El mismo es producto de una recopilacin de datos basados en la propia
experiencia de la Institucin, la adquirida de otras Universidades Nacionales y, en
especial, la emanada de criterios tcnicos especializados establecidos en los
"Lineamientos Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en
Venezuela", del Consejo Nacional de Universidades, Secretariado Permanente,
Comisin Permanente de Comunicacin Social (1989), en el cual se trazan y
desarrollan los lineamientos y pasos fundamentales del Protocolo y Ceremonial
que deben seguirse en la Institucin, con el propsito de orientar a los
responsables en su debida aplicacin y ejecucin.
2. La Situacin.
Las instituciones, como organizaciones sociales creadas por el hombre para
satisfacer sus mltiples necesidades, requieren generalmente normar sus
funciones, actividades y tareas a los efectos de la clara interpretacin del
proceso a travs del cual logran cumplir a cabalidad sus objetivos. Por estos
motivos, es universalmente aceptado que las instituciones, a tales fines,
procedan a establecer jerarquas siguiendo un determinado orden de
importancia y respondiendo a esta necesidad, adopten procedimientos
sistemticos para crear su propio conjunto normativo que defina, regule,
normatice o reglamente a las ya mencionadas funciones, actividades y tareas.
En este orden de ideas, es como las instituciones se inician y operan; sin
embargo, salvo algunas excepciones, debido a la heterogeneidad y/o
complejidad de las mismas, en ocasiones se dificulta la referida jerarquizacin y,
en consecuencia, su normatividad para la totalidad de las funciones,
actividades y tareas; de donde algunas de stas quedan al margen de la
requerida reglamentacin. Esta carencia de normatividad conduce a que las
funciones, actividades y tareas, en algunos casos se pospongan o difieran para un
futuro no preciso, o bien a que se sustituyan por otras similares previamente
reglamentadas. Tambin, de manera permisiva, se acepta que se realicen
siguiendo algn uso o costumbre, o bajo la discrecionalidad de algn
funcionario, siempre que ello "facilite" el cumplimiento de sus objetivos, aunque se
corra el riesgo de imprecisiones y confusiones que son inmanentes a esta indebida
forma de proceder. El comportamiento anterior no es, verdaderamente el deseable;



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INTRODUCCIN

pues si bien establece cierta atmsfera para la aceptacin del proceso
aparentemente impregnado de legalidad, no llena plenamente la precisin
requerida ni satisface la necesaria legalidad con las consecuencias negativas que
ello podra acarrear a la institucin.
En el caso de la Universidad de Oriente, el que nos ocupa en esta ocasin y en
cuanto a Protocolo y Ceremonial se refiere, se observa la carencia de la normativa
correspondiente; de all que esta investigacin pretenda dar respuesta satisfactoria
a esta situacin, llenando el vaco existente en la actualidad.
3. Motivos y Justificaciones.
La Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa del Rectorado de la
Universidad de Oriente, aceptando el reto planteado por la Rectora, Dra.
Veridiana Gonzlez Contreras, elabor el presente Proyecto "Manual de
Protocolo v Ceremonial", en respuesta a la preocupacin resumida en su
Programa: "Gestin Universitaria, Lneas Maestras, Plan de Desarrollo y
Lineamientos de Accin", donde destaca la Universidad que soamos.
Por tales razones, en el caso especfico que nos ocupa en esta
oportunidad, y haciendo hincapi en el repetido empeo de la Rectora, de
proceder a la revisin y correccin de todos aquellos aspectos que as lo
requirieran, se ha procedido a implementar y presentar a la consideracin de las
Autoridades Universitarias, un trabajo en el rea de la realizacin de eventos
solemnes.
Adems de dichos requerimientos, habra que agregar la inquietud sentida por
todos los comunicadores sociales, que durante muchos aos han manejado la
organizacin de eventos en los actos protocolares de la Universidad, e inspirado
en ello, la Direccin ya citada, a cargo de la Licenciada Dhinora Romero,
convoc a las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa de
los cinco Ncleos que conforman esta Casa de Estudios, para que juntos
asumieran ese significativo reto de la responsabilidad compartida en los diferentes
escenarios y eventos de la vida intra y extrauniversitaria.
De all la importancia de este Manual para la vida institucional de la
Universidad, que puede ser vista desde las siguientes perspectivas:
Doctrinarias, ya que establece una normativa que da cohesin, comprensin y
solemnidad a los actos acadmicos y no acadmicos; Organizacional, pues fija las
pautas para un orden que disminuye las dudas y conflictos, en materia de
precedencia, de acuerdo a los criterios que aqu se sustentan, y desde la
perspectiva de las Relaciones Pblicas, que proyectan una amplia imagen de la
Institucin, dando una visin de unidad y solidez basada en el orden, la armona y
la tradicin.



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INTRODUCCIN

El estricto cumplimiento del Protocolo Universitario, utilizando las
indicaciones establecidas en este Manual de Procedimientos y la debida
coordinacin y supervisin en la realizacin de los actos universitarios, ayudar a
colocar y mantener muy en alto la imagen de la Institucin a travs de sus
propias actividades, entre ellas: Actos de Graduacin, J uramentacin y Toma de
Posesin de sus Autoridades, Reconocimientos Honorficos y otros eventos
acadmicos.
4. Procedimientos.
Al presentar al Consejo Universitario de la Universidad de Oriente este
Proyecto, es de resaltar que es el producto de una minuciosa investigacin
realizada por la Licenciada Nancy J imnez de Trujillo, Asesora de Relaciones y
Protocolo, adscrita a la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa del
Rectorado, la cual se bas, entre otras, en la propia experiencia de la Institucin,
que desde sus primeros aos desarroll su Protocolo y Ceremonial tomando como
ejemplo el de la Universidad Central de Venezuela, la ms antigua del pas y la
ms allegada a esta Casa de Estudios, pues casi todas sus autoridades
provenan, en los primeros tiempos, de sus aulas y/o de su cuerpo profesoral. La
UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los
procedimientos para sus actos protocolares, permiti que stos fueran utilizados
prevaleciendo los criterios personales ante el deber ser que implica el Protocolo.
En el ao 1986, el Rector Pedro Augusto Beauperthuy instruy para que fuese
elaborado un Instructivo para la Organizacin de Actos Solemnes de la Institucin.
Basndose en dicha solicitud, la Licenciada Nancy J imnez de Trujillo, como
J efe de Relaciones Pblicas de la Oficina de Informacin y Relaciones Pblicas
del Rectorado, elabor un Manual para esa oficina, referido a las Relaciones
Pblicas y Protocolo, como trabajo de ascenso para optar a la Categora de
Profesional Administrativo III, en el ao 1987. Este material desde entonces ha
venido utilizndose en la Universidad como gua para la realizacin de los actos
acadmicos.
Dos aos despus, en 1988, y como complemento a lo anterior, la
Licenciada Guadalupe Berrizbeitia, Directora de Servicios Estudiantiles en esa
fecha, present un programa destinado a impartir cursos sobre Protocolo y
Ceremonial Universitario a los estudiantes que colaboraban en esa rea. Se les
denominaba: Edecanes Universitarios, y hoy en da son los ayudantes tcnicos y
ordinarios que cumplen con esa actividad protocolar en todos los Ncleos de la
Institucin.
Surge, ese mismo ao, como consecuencia de las ideas anteriores, el
Grupo de Protocolo del Ncleo de Nueva Esparta, el cual en poco tiempo



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INTRODUCCIN

consigue destacarse y consolidarse, dada la responsabilidad y efectividad
manifestada en el rea, logrando motivar a las autoridades para que, en el ao
1998, por Resolucin CU-023-98, se aprobara la creacin de la Coordinacin de
Protocolo para el Ncleo de Nueva Esparta, extensiva a los dems Ncleos,
teniendo en cuenta las particularidades que, en esta materia, corresponde a cada
Ncleo.
Es de destacar que, an cuando la Universidad cuenta con un personal
profesional idneo, que maneja el rea de Protocolo a travs de la Direccin de
Informacin y Comunicacin Corporativa del Rectorado y de las Delegaciones
de Informacin y Comunicacin Corporativa de los Ncleos, no es menos cierto
que la dinmica de gerenciar eventos ha sorprendido a este personal por la
carencia de un instrumento legal que le permita aplicar las normativas de
Protocolo bajo un criterio uniforme.
De all la necesidad de la aprobacin de un proyecto de esta naturaleza,
que sera la respuesta al planteamiento de la Rectora Veridiana Gonzlez
Contreras, para desarrollar con xito la realizacin de los ceremoniales de la
Institucin, y contribuir a la proyeccin de una positiva imagen de la
Universidad. No hay que olvidar que la imagen es la representacin mental o
idea global, positiva o negativa, que se forman las audiencias con relacin a
personas o instituciones.
Por otra parte, en atencin a lo anteriormente planteado y como
complemento a los procedimientos previamente citados, la Direccin de
Informacin y Comunicacin Corporativa efectu reuniones en distintas
ocasiones con las Autoridades Rectorales, especialmente con la Rectora y el
Secretario, Decanos, y los Delegados de Informacin y Comunicacin
Corporativa de los Ncleos, para intercambiar experiencia, revisar y agregar
nuevos conocimientos al contenido del texto del Proyecto de Manual de
Protocolo y Ceremonial de la Universidad de Oriente.
Hoy, al entregar a las mximas instancias de decisin de la Universidad de
Oriente el producto final de la investigacin, hay que resaltar que la estructura
del mismo fue sugerida por el Licenciado Francisco Zapata Manrique, Profesor
Titular jubilado de la Universidad de Oriente, Especialista en Metodologa de
Investigacin de las Ciencias Sociales, a quien se agradece su cooperacin.
Igualmente hay que destacar que la revisin y correccin de este trabajo recay
en la Licenciada Doris Poreda de Snchez, profesora de la Escuela de
Humanidades y Educacin del Ncleo de Sucre de la Universidad de Oriente, a
quien reconocemos su dedicacin y colaboracin.
El Proyecto qued conformado de la siguiente manera:
I. Introducci n, que contiene resumidamente: Si tuaci n estudiada,
Motivos y Justificaciones del trabajo; Procedimientos utilizados para su
estructuracin y Objetivos que con l se persiguen. II. El Manual de Protocolo



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INTRODUCCIN

propiamente y algunas definiciones conceptuales que se crey conveniente
destacar para facilitar la comprensin al lector. III. Aspectos Fundamentales
que deben ser considerados en el Protocolo Universitario y IV. Algunas
Recomendaciones que se estimaron pertinentes hacer; cerrando el trabajo con
informacin complementaria anexa.
Planteada la situacin, establecidas las justificaciones pertinentes al caso, e
indicados los procedimientos hechos a lo largo de esta Introduccin, se trazaron
los objetivos buscados en este trabajo, los cuales se indican a continuacin:
5. Objetivo General.
Suministrar a la Universidad de Oriente un instrumento que establezca las
normas y procedimientos que permitan regular las ceremonias y eventos en los
cuales intervengan las Autoridades Universitarias, tratando de unificar criterios
generales en torno a precedencia, equivalencia y tratamiento, mediante la
reglamentacin de los Actos Protocolares de la Universidad de Oriente, de
acuerdo a la Ley de Universidades, Art. 26, numeral 21, y la normativa
universitaria.
6. Objetivos Especficos.
Dotar a las Autoridades Universitarias de un manual de procedimientos que
permita la realizacin de los actos protocolares y ceremoniales de la
Institucin.
Proporcionar a las Autoridades Universitarias y a los cuadros medios de la
Institucin un material sobre contenido, importancia y trascendencia del acto
protocolar y ceremonial en una institucin como la Universidad de Oriente.
Tratar de darle majestad a los actos protocolares y ceremoniales que
realice la Institucin.
7. El Protocolo y el Ceremonial.
El PROTOCOLO: Determina la precedencia, as como el tratamiento y la
equivalencia entre Autoridades Universitarias, Gubernamentales, Militares,
Legislativas, J udiciales, Diplomticas, Religiosas y del Sector Privado.
Es de hacer notar que por Protocolo tambin se debe entender una serie
ordenada de documentos que un Notario autoriza o custodia; tambin el acta o
cuaderno de actas relativas a un acuerdo diplomtico, por la respectiva
autoridad civil, eclesistica, militar y diplomtica (C. A. Gmez, 1996: 11).
El CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas que se establecen para



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INTRODUCCIN

determinar el modus-operandi de actos pblicos y solemnes que hayan sido
previamente normados. La finalidad de esta ceremonia lleva siempre una honda
significacin en el campo institucional y amerita la aplicacin de reglas fijas, lo
que evita confusin y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la eficiencia,
ayudando a mantener la imagen de la Institucin ante la sociedad (Gmez y
Visla,1989 : 217).

8. Clasificacin del Protocolo
Protocolo Pblico Civil
Fuentes que lo Rigen. Ente
Responsable.
- Ley Orgnica de la Administracin
Central.
- Reglamento Orgnico del MRI.
- Ley de Bandera, Escudo e Himno
Nacional.
- Ley sobre la Condecoracin de la
Orden del Libertador.
- Ley sobre la Condecoracin de la
Orden Francisco de Miranda, entre
otras.
- Direccin General Sectorial del
Ceremonial y Acervo Histrico
de la Nacin MRI.
Protocolo de Estado o Diplomtico;
El cual abarca:
- Protocolo Presidencial o Extranjero
(J efes de Estado).
- Protocolo Diplomtico o de Embajada,
(externo).
- Protocolo de Cancillera.
- Protocolo Consular.

- Congreso de Viena - Convencin
de Viena.
- Ley de Servicio Exterior.
- Direccin de Protocolo
Ministerio de Relaciones Exteriores
(MRE).

Protocolo Militar (Ejrcito, Armada,
Aviacin, Guardia Nacional)
Reglamento de Ceremonial y Proto-
colo Militar.
- Manual de Ceremonial Martimo.
- Direccin de Informacin y Relaciones
Pblicas del Ministerio de la Defensa.



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INTRODUCCIN

Protocolo Eclesistico

- Iglesia Catlica - Cdigo de Dere-
cho Cannico.
- Oficina de su Excelencia Reve-
rendsima El Arzobispo de Ca0
racas.

Protocolo Deportivo
- Normativas y Reglamentos segn
Disciplina

- Ley del Deporte.
- Instituto Nacional de Deportes
(IND).
- Federaciones.

Protocolo de Instituciones Pblicas y
Privadas, abarca:

- Protocolo Acadmico Universitario
Protocolo de Alcaldas.
- Protocolo de los Consejos Legislativo.
- Protocolo de los Consejos
Municipales.
- Protocolo de Alcaldas.
- Protocolo de Empresas en General.

- Leyes, normas, manuales y
Reglamentos basados en el principio
de autonoma corporativa.

(Frage, E., 1998, Fedupel: 39 y 40).



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INTRODUCCIN

Esta clasificacin nos conduce necesariamente hacia una definicin de
Protocolo Universitario.
9. Protocolo Universitario.
Se entiende por Protocolo Universitario la serie de normas, reglas y
procedimientos previamente establecidas de acuerdo a la costumbre, o por
resolucin que conlleva a establecer un ceremonial en los actos de carcter
acadmico, cultural, cientfico, social, etc., en los cuales la Universidad tenga
participacin, con el fin de mantener la solemnidad y majestuosidad de lo
acadmico en la sociedad.
En este Protocolo se deben distinguir las formas de actuar y organizar el
ceremonial cuyo procedimiento est relacionado directamente con el tipo de
acto o evento, es decir, se debe organizar la ceremonia dentro del Protocolo
que le corresponda segn el propsito.
9.1. Propsitos del Protocolo Universitario.
Actos Acadmicos (de Toga y Birrete): Graduaciones de Pregrado y
Postgrado; J uramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades
Universitarias; Doctorado Honoris Causa; Profesor Honorario; Actos
Solemnes: Acto Central Aniversario, Imposicin de Medallas,
Condecoraciones, Sesin Pblica del Consejo Universitario.
Act os Inst i t uci onal es (sin Toga y Birrete): Graduacin por Secretara;
Apertura de Clases Magistrales; Eventos Acadmicos (Congresos,
Seminarios, Conferencias, etc.); Programas de Aniversario; Entrega de
Reconocimientos; J uegos Deportivos; Culturales, Servicios Religiosos;
Acuerdos y Convenios, Ofrendas Florales; Visitas y Recorridos; Recepciones;
Comidas, Develaciones de Busto; Retratos y Placas; Actos Gremiales.
9.2. Bases para la Aplicacin del Protocolo Universitario.
Ejercer el Protocolo, dentro y fuera de la Universidad, consiste en la
aplicacin de las normas y procedimientos ya definidas y delineadas por ella,
debidamente aprobadas por el Consejo Universitario de la Institucin, y por las
cuales debern regirse cada uno de sus miembros cuando les toque ser
representantes de la institucionalidad universitaria, y ejerzan sus
responsabilidades en nombre de la Universidad, ya que deben guardar su
jerarqua, su representatividad y precedencia.



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INTRODUCCIN

10. Lineamientos Generales para la Organizacin de Eventos Protocolares
La organizacin de eventos es una funcin gerencial de las Relaciones
Pblicas que requiere de: Planificacin lgica y equilibrada; administracin
apropiada y un control constante y eficaz.
Los factores principales del xito del evento son: El manejo eficaz y efectivo
del conjunto de tcnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del
representante de la Institucin Patrocinadora y el Coordinador General del
evento, as como tambin por el equipo de trabajo que los acompaar en la
ejecucin del mismo.
La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento,
Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organizacin
propiamente dicha.
Pre-evento:
Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos
y los recursos humanos y econmicos, as como las reas de
responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de
trabajo que ayuden a la realizacin del acto.
Evento:
Esta fase tiene que ver con la realizacin del evento propiamente dicho, y
abarca: aplicacin del Protocolo y preparacin del local (decoracin, dotacin de
personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de
grabacin; dotacin de equipos: micrfonos, presidium, podium, etc.).
Post-evento:
Consiste en desmontar el escenario donde se realiz el evento y su
evaluacin posterior; elaboracin de cartas de agradecimientos a que haya
lugar, y un informe final de rendicin de cuentas.
Esto nos da una visin general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin
embargo, es necesario subrayar que cada institucin tiene su propia modalidad
y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.



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II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

Actividades (Actos Acadmicos, Actos Gremiales y otros Actos).

1. Actos Acadmicos.
Los actos acadmicos de la Universidad se organizan mediante la
aplicacin del Protocolo y Ceremonial, que por su propsito les corresponde:
graduaciones de pregrado y postgrado; juramentacin y toma de posesin de
las Autoridades Rectorales; toma de posesin de los Decanos; ttulos
honorarios (Doctorado Honoris Causa, Profesor Honorario y Emeritus); acto
central de aniversario, Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre,
Condecoracin 12 de Octubre; imposicin de medallas, sesin pblica del
Consejo Universitario.
La solemnidad de estos actos implica el uso de traje acadmico. La
excepcin de esta norma se le concede al Presidente de la Repblica, que tiene
potestad de que siendo o no docente universitario, puede ir en el presidium sin
togarse.
La Universidad exige en sus actos solemnes la utilizacin del traje
acadmico (Toga y Birrete), que consiste en el uso de toga y birrete de color
negro, de acuerdo a los siguientes criterios:
- Las Autoridades Rectorales y Decanos llevan en su toga una cinta
ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. La
medalla de autoridad es dorada, pende de una cinta tricolor y mide 6,6
centmetros de dimetro. En su anverso, la medalla lleva, en el centro, el
logotipo que identifica a la Universidad de Oriente, y a su alrededor se
distinguen los colores de la Bandera Nacional. Por el reverso, es lisa y lleva
grabado el nombre y el cargo de la autoridad, as como las fechas de inicio y
culminacin de gestin.
- El Cuerpo Profesoral tambin lleva una toga negra con una cinta ribeteada del
color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenece.
- Los graduandos de Postgrado usan toga negra con una cinta ribeteada del
color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen.
- Los graduandos de Pregrado llevan solamente la toga negra. La medalla
pender de la cinta del color que identifica la carrera (Escuela).
- Las mangas de las togas pueden marcarse con barras que identifican los
grados de titulacin: pregrado, especializacin, maestra y doctorado.
- La Universidad aplica el criterio generalizado en de las universidades
venezolanas de identificar las carreras (Escuelas) por colores, segn la
tradicin espaola, adoptada desde tiempos coloniales de la Universidad de
Salamanca, a saber:



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COLOR CORRESPONDE A LAS CARRERAS
Azul
Ing. de Produccin Animal
Ing. en Petrleo
Lic. en Gerencia de Recursos Humanos.
Tecnologa Electrnica
Ing. Qumica.
Ing. de Sistemas.
Ing. de Computacin.
Ing. Civil.
Ing. Elctrica.
Ing. Mecnica.
Ing. Industrial.
Tecnologa de Fabricacin Mecnica.
Lic. en Informtica.
Lic. en Estadstica.
Ing. Geolgica.
Geologa.
Ing. de Minas.
Amarillo
Medicina.
Lic. en Bioanlisis.
Lic. en Enfermera.
Tecnologa en enfermera
Beige
Lic. en Biologa Marina
Lic. en Biologa Pesquera.
Lic. en Acuicultura.
Lic. en Tecnologa de Alimentos.
Lic. en Biologa.
Lic. en Fsica.
Lic. en Qumica.
Lic. en Matemtica



Pg.: 16


Fucsia
Lic. en Hotelera.
Lic. en Turismo
Tcnico Superior en Empresas Tursticas.
Tcnico Superior en Empresas Hoteleras.
Gris
Lic. en Educacin.
Lic. en Educacin Integral.
(Todas las menciones).
Rojo
Lic. en Contadura Pblica.
Lic. en Administracin Comercial.
Tecnologa de Administracin Industrial.
Lic. en Administracin Industrial.
Verde Ing. Agronmica
Vino Tinto

Lic. en Sociologa.
Lic. Trabajo Social

1.1. Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades
Rectorales.
El Protocolo y Ceremonial de este Acto se realiza en la Universidad de
acuerdo a su Reglamento de Elecciones, que se seala en el Captulo VI de
la Eleccin del Rector, Vicerrectores y Secretario, en su artculo 72, que las
Autoridades electas prestarn juramento ante la Comisin Electoral y
tomarn posesin ante sus respectivos cargos en acto pblico v solemne en
la oportunidad que fije el Consejo Universitario. Los miembros del Consejo
Universitario estn obligados a asistir a dicho acto.
Este acto implica una actividad de planificacin y otra de ejecucin, que
a nuestros efectos les hemos denominado pre-evento a la primera y evento
propiamente a la segunda.
Pre-evento:
Propiciar reuniones con el Rector y dems Autoridades salientes y
entrantes, Comisin Electoral Central, Direccin de Informacin y
Comunicacin Corporativa, para planificar el evento.



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- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o
disponibles para el evento.
- Elaboracin del programa gua reseado en la pgina 14. Distribuirlo entre las
Autoridades entrantes y salientes, Comisin Electoral (Presidente y Secretario),
Representantes Profesorales, Egresados, Representantes Estudiantiles electos
ante el Consejo Universitario, y los funcionarios que trabajarn en el evento.
- Recordatorio a la Comisin Electoral Central: a) Invitacin a este acto a la
Comunidad Universitaria mediante una circular; b) Enviar las comunicaciones de
rigor a todo los representantes electos ante el Consejo Universitario, a fin de
que cumplan con el deber de asistir al acto para firmar el Acta de J uramentacin;
as mismo, notificar que los Representantes Docentes deben ir togados y los
Estudiantiles con traje formal.
- Elaboracin conjunta con las Autoridades salientes y entrantes, de una lista
selectiva de personalidades nacionales, regionales y locales afines con la
institucin, con la finalidad de enviarles tarjeta de invitacin. Esta se puede
adelantar mediante el envo de fax o correo electrnico.
- Prever todo lo concerniente a la atencin de invitados especiales.
- Canalizar con la Secretara que las medallas de cambio de Autoridades y
Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase estn
disponibles para el acto.
- Velar por el cumplimiento de que la interpretacin de los himnos y la pieza
musical intermedia que se ejecuten en el acto, sean realizados por el Orfen y/o
Coral Universitaria. Pueden actuar acompaados de una orquesta sinfnica.
- Coordinar un ensayo general del acto tomando como base el programa-gua de
la pgina 14, conjuntamente con los grficos anexos 1 y 1.1.
- Supervisar que todo est en orden en el escenario del acto (4 horas antes del
evento): Reflectores (luz), sealizaciones (espacio fsico, invitados especiales,
claustro, orfen), vigilancia. Presidium: Banderas, manteles, estandartes,
podium, mesa para el Secretario de la Comisin Electoral, micrfonos, sonido.
Evento:
Chequear con un mnimo de 2 horas antes del evento todo el escenario del
acto: Instalacin de micrfonos en sus sitios respectivos: Presidium (1), Mesa
del Secretario de la C.E.(1), uno (1) de pie para el uso del Presidente de la
Comisin Electoral para el momento de juramentar la las nuevas Autoridades.
Libro de firma de actas y medallas.



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- Mantener una comunicacin constante a travs de intercomunicadores con
cada uno de los responsables de la logstica del acto.
- Revisar con el Maestro de Ceremonia: Programa, vocativos, carpetas con
los discursos del Presidente de la Comisin Electoral, del Rector saliente y
del entrante.
- Cuando todo est supervisado y en orden se proceder de la siguiente
manera:
- A medida que el pblico asistente e invitados especiales no togados van
llegando al recinto universitario, los funcionarios de Protocolo los ubicarn
en el lugar que corresponde.
- En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias, claustro e
invitados especiales togados, estarn presentes los funcionarios
encargados de la formacin del desfile acadmico, basado en las
instrucciones grficas N 1 y 1.1. (desfile y presidium).
- El desfile acadmico se realizar de la siguiente manera:
a) Dos profesores togados entrarn al recinto, guiando el desfile
acadmico.
b) Autoridades Rectorales entrantes (por precedencia).
c) Ex-Autoridades Rectorales de la Universidad (precedencia por
antigedad).
d) Rectores invitados de otras Universidades (precedencia por antigedad
de Universidad).
e) Coordinadores acadmicos y administrativos de los Ncleos (precedencia
por antigedad de los Ncleos).
f) Directores de Escuelas (por precedencia de los Ncleos).
g) Dems cuerpo profesoral, (ver grfico N 1.1).
h) Al llegar al recinto universitario los funcionarios de Protocolo los ubicarn
en el sitio que les corresponde, en donde permanecern de pie esperando la
entrada de las Autoridades Rectorales y Decanales hasta su ascenso al
presidium.
i) Harn su entrada las Autoridades Rectorales, Decanales y Comisin
Electoral (Presidente y Secretario) guiadas por dos profesores togados, lo
cual ser anunciado por el Maestro de Ceremonia. (Ver grfico N 1).
j) Al llegar al estrado los profesores guas se retirarn a sus puestos y las
Autoridades subirn al presidium, donde habr un funcionario de Protocolo



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para ubicarlos en sus sitios que ya estarn sealados con sus respectivos
cargos.

Programa Gua del Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de las
Autoridades Rectorales para ser desarrollado por el Maestro de
Ceremonia:
a) Apertura del Acto por el Rector.
El Rector dice: " Se declara abierto el Acto" .
b) Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela, interpretado
por el Orfen Universitario del Ncleo de ____________
dirigido por el profesor __________________________.
c) Palabras del Presidente de la Comisin Electoral Central___________
d) Palabras del Rector saliente______________________________
e) Lectura del Acta de Proclamacin de las nuevas Autoridades Rectorales
de la Universidad de Oriente por el ciudadano Secretario de la Comisin
Electoral Central__________________________.
(Una vez concluida la lectura, las nuevas Autoridades subirn al presidium
para proceder al Acto de J uramentacin).
f) J uramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad
de Oriente, por el Presidente de la Comisin Electoral Central
_______________________________________________.
(Una vez juramentados, el Rector saliente le impondr las medallas a las
nuevas Autoridades y las Autoridades salientes irn a ocupar los asientos
dejados por las nuevas Autoridades, quienes ocuparn sus puestos en el
presidium).
g) Lectura del Acta de J uramentacin por el ciudadano Secretario de la
Comisin Electoral Central de la Universidad de Oriente
_______________________________________________________.
h) Firma del Acta de J uramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales



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de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario.
El Secretario de la Comisin Electoral llamar para la firma del Acta de la
siguiente manera:

Seores Decanos
Representantes Profesorales
Representantes Egresados
Representantes Estudiantiles
Representante del Ministerio de Educacin.

i) INTERMEDIO MUSICAL (la pieza musical que aqu se interprete debe
ser acorde con el Acto: "Canto de la Alegra", de Beethoven, el Aleluya del
Oratorio "El Mesas", de Haendel, etc.).
j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al
Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase.
(Poner nombre del Rector saliente)_____________________________ex-
Rector de la UDO, por el Secretario de la Universidad de Oriente.
________________________________________________________.
k) Imposicin de la Condecoracin Orden al Mrito Universitario 21 de
Noviembre en su Primera Clase, por el ciudadano
Rector,____________________________________________.
I) Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente
_________________________________________________________.
m) Himno de la Universidad de Oriente.
(Al concluir el Himno, el Maestro de Ceremonia dir: " Se agradece a l os
presentes no abandonar el reci nto hast a tanto l o hayan hecho las
Autoridades Rectorales" ).
n) Clausura del Acto. El Rector dice: "Ha concluido el Acto".



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La salida de las Autoridades ser de la siguiente manera:
Primero: saldrn de derecha a izquierda guiados por dos profesores, el
Rector a la derecha, a su izquierda el Vicerrector Acadmico, el
Vicerrector Administrativo y el Secretario; los Decanos, Comisin Electoral
(Presidente y Secretario).
Segundo, se incorporarn al desfile: Autoridades Salientes, Ex-Autoridades
Rectorales, Rectores Invitados, Coordinadores Acadmicos, Directores de
Escuela y dems Profesores.

Programa Bsi co del Acto para ser reproduci do como Anexo de l as
Invi taci ones de Ri gor:
a) Apertura del Acto.
b) Himno Nacional.
c) Palabras del Presidente de la Comisin Electoral Central.
d) Palabras del Rector Saliente.
e) Lectura del Acta de Proclamacin de las nuevas Autoridades
Rectorales.
f) J uramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales.
g) Lectura del Acta de J uramentacin.
h) Firma del Acta de J uramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales
de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario.
i) Interpretacin de___________________________ por __________..
j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al
Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase.
k) Imposicin de la Condecoracin Orden al Mrito Universitario 21 de
Noviembre en su Primera Clase.
l) Palabras del ciudadano Rector.
m) Himno de la Universidad de Oriente.



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n) Clausura del Acto.

1.2. Acto de Toma de Posesin de los Decanos.
El Protocolo y Ceremonial de este acto se realiza de acuerdo al Reglamento
de Elecciones de la Universidad de Oriente en su Cap. Vil de la Eleccin de
Decanos del Ncleo y de Candidatos al Tribunal Acadmico, en su Artculo 76:
"Los Decanos del Ncleo electo sern juramentados por el Rector y tomarn
posesin de sus cargos en Acto Pblico y Solemne en la oportunidad que fije
la Comisin Electoral. Los integrantes del Consejo del Ncleo respectivo estarn
obligados a asistir a dicho acto" (Gaceta de la UDO - J unio 78 - Ao V, Trimestre
II, Reg. de Elecciones).

Cabe explicar que a pesar del referido mandato, este acto se realiza por
separado de la siguiente manera:
- Los Decanos electos son juramentados por el Rector, en el saln del Consejo
Universitario. La asistencia debe ser en traje formal.
- La ceremonia de Toma de Posesin de los Decanos en nuestra Institucin se
lleva a cabo en cada Ncleo con su respectivo Decano electo, pues ella tiene una
connotacin de valores relacionados con el propio significado de celebrar cada
Decano electo con su comunidad universitaria, su ascenso para regir los
destinos de su Ncleo. Este acto se realiza con toga y birrete, presidido por el
Rector, como norma el artculo 76 arriba reseado. En caso de que el Rector
no pueda asistir, delegar su responsabilidad en el Vicerrector Acadmico, y/o
en otra Autoridad Rectoral.
Este acto implica igualmente dos actividades: una de planificacin y otra de
ejecucin, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la
primera y Evento propiamente a la segunda.
Pre-evento:
- Propiciar reuniones con el Decano saliente y el entrante, dems
Autoridades Decanales y la Delegacin de Informacin y Comunicacin
Corporativa de su Ncleo, para planificar el evento.
- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o
- Elaborar el programa reseado en la pgina 18. Distribuirlo entre las



Pg.: 23


Autoridades entrantes y salientes, el Rector y dems Autoridades
Universitarias participantes.
- Coordinar las comisiones de trabajo y los funcionarios de Protocolo para la
realizacin del evento.
- Coordinar ensayos generales del evento, tomando como base el programa
reseado en la pgina 18.
- Supervisar que todo est en orden en el escenario del acto: luz, sonido, sillas,
presidium, podium, banderas, manteles, programas, vocativos, sealizaciones y
orfen.
Evento:
- Supervisar con un mnimo de 4 horas antes del evento todo el escenario
del acto.

- Mantener una comunicacin constante a travs de intercomunicadores con cada
uno de los responsables de la logstica del acto.
- Revisar con el maestro de ceremonia: programa, vocativos, carpetas con los
discursos del Decano saliente y del entrante.
Cuando todo est supervisado y en orden, se proceder de la siguiente manera:
- Al recinto universitario entrarn los invitados especiales y el pblico asistente,
quienes sern ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les
corresponde.
- En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral
e invitados especiales togados, estarn presentes los funcionarios de Protocolo
encargados de la formacin del desfile acadmico basado en las instrucciones
grficas N 2 y 2.1.
a) Dos profesores togados entrarn al recinto guiando el desfile acadmico.
b) Al centro preside el Rector, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda
el Decano entrante.
c) Le siguen el Coordinador Acadmico a la derecha, y a su izquierda
el Coordinador Administrativo.
d) Directores de Escuelas (por precedencia de antigedad).
e) Dems cuerpo profesoral (ver grfico N 2).



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f) Al llegar al estrado, los profesores-guas esperarn que las
Autoridades suban al presidium, donde habr un funcionario de Protocolo
para ubicarlos en sus sitios. Ellos se sentarn junto al cuerpo profesoral.
g) La ubicacin del presidium ser: el Rector al centro, a su derecha
el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante, a la izquierda del
Decano saliente el Coordinador Acadmico y a la izquierda del Decano
entrante el Coordinador Administrativo, y a los lados se ubicarn los
Directores de Escuela por orden de antigedad (ver grfico N 2.1).
h) Despus de la Imposicin de Medalla al Decano entrante, por el Rector,
ste se cambiar a su derecha y el Decano saliente se trasladar a la
izquierda del Rector. En ese mismo orden se ubicarn para la salida del
presidium.
i) De asistir todas las Autoridades Rectorales, debern ir en el presidium
en el siguiente orden: a la derecha del Rector el Decano saliente, a su
derecha el Vicerrector Acadmico, Vicerrector Administrativo y
Secretario. A la izquierda del Rector el Decano entrante, el Coordinador
Acadmico y el Coordinador Administrativo. A un lado del presidium se
instalar una galena de honor para ubicar a los Directores de escuela por
antigedad y, si hay espacio, se ubicarn tambin los profesores que
asistan al desfile acadmico. De no poder ser, se les colocar abajo en
un sitio especial (ver grfico 2.2).
Programa-Gua Acto de Toma de Posesi n de l os Decanos para ser
desarrollado por el Maestro de Ceremonia:
a. Himno Nacional - Orfen Universitario.
b. Palabras del Decano saliente
c. Imposicin de medalla al Decano electo, por el ciudadano Rector.
d. Palabras del Decano.
e. Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente.
f. Himno de la Universidad de Oriente interpretado por el Orfen
Universitario.
- Al concluir el Himno el Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los
presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades
Rectorales".
g. "Ha concluido el Acto"; dice el Maestro de Ceremonia.



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Programa Bsico Acto Toma de Posesin de los Decanos.
Este programa se reproduce como anexo a las invitaciones de rigor
tomando el modelo arriba sealado, pero obviando los detalles internos.

1.3. Imposicin de Medallas
- La realizacin de este acto se inicia a partir de la Resolucin N 0046,
emanada del Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolvar los das 31-1 y
1-2-91: "...el acto de Imposicin de Medallas se realizar en cada uno de
los Ncleos a los fines de fortalecer el vnculo del egresado con su escuela.
En ese mismo acto se firmar el Libro de Actas; posteriormente se efectuar
la entrega protocolar de ttulos en la fecha establecida por la Institucin..."
(Este acto debe ser de Toga y Birrete).
- El graduando debe acudir a la Coordinacin de Control de Estudios de su
Ncleo, para chequear si aparece en la lista de graduandos, y luego a la
Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa del mismo, en
donde se le entregar un material informativo, consistente en los
instructivos nmeros 1 y 2, referentes a los Actos de Imposicin de Medallas y
Entrega de Ttulos.
- La medalla puede ser impuesta por los padres, hijos y cnyuges del
graduando, cuando se trate de un docente universitario, previa solicitud
escrita ante el Decano de su Ncleo con una semana de anticipacin. Al
conceder dicho permiso lo har saber a la Delegacin de Informacin y
Comunicacin Corporativa, para su inclusin en la programacin del Acto de
Imposicin de Medallas.
- Este acto implica dos grandes actividades: Una de planificacin y otra de
ejecucin, que a nuestros efectos la hemos denominado Pre-evento a la
primera y Evento a la segunda.
Pre-evento:
- Propiciar una reunin con el Decano, dems autoridades decanales,
Delegacin de Informacin Corporativa y J efe de Servicios Generales del
Ncleo, para planificar el evento.
- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros y/o disponibles para el
evento.
- Elaborar el programa reseado en la pgina 21, como base para realizar el
evento.



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- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas,
paros, etc.).
- Chequear con Secretara el suministro de medallas y el Libro de Actas.
- Prever todo lo concerniente a la atencin de los invitados especiales.
Evento:
- Chequear con un mnimo de 4 horas antes del evento el escenario del acto:
presidium, podium, banderas, manteles, estandartes, sonido, sealizaciones.
- Al llegar al recinto universitario con 2 horas de anticipacin, chequear todo el
escenario. Supervisar con el Maestro de Ceremonia: vocativos, discurso del
Decano y palabras del estudiante designado para hablar en nombre de los
graduandos.
- Supervisar el sitio de concentracin de las Autoridades Decanales y cuerpo
profesoral para el desfile acadmico.
- Velar por el orden de precedencia del desfile acadmico.

Cuando todo est supervisado y en orden, se proceder de la siguiente
manera:
- Al recinto universitario entrarn los invitados especiales y el pblico
asistente, quienes sern ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar
que les corresponda.
- En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias,

cuerpo profesoral e invitados especiales togados, estarn presentes los
funcionarios de Protocolo encargados de la formacin del desfile acadmico,
basado en la instruccin grfica N 3.
a) El Decano har su entrada al recinto universitario; le siguen: el
Coordinador Acadmico, el Coordinador Administrativo, los Directores de
Escuela y el Cuerpo Profesoral.
b) Al entrar las autoridades al recinto, el Maestro de Ceremonia dir: "Se
inicia el desfile acadmico, se agradece a los presentes ponerse de pie".
c) La ubicacin del presidium ser: de derecha a izquierda preside el Decano,
a su derecha el Coordinador Acadmico, a su izquierda el Coordinador



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Administrativo, a los lados se ubicarn los Directores de Escuelas, por
orden de antigedad de las mismas (ver grfico N 3.1).

Programa-Gua del Acto de Imposicin de Medallas para ser
a. Himno Nacional - Orfen.
b. Lectura de la Resolucin ___________________________por el
Coordinador Acadmico ______________________________
c. Imposicin de Medallas por el Decano ________________
Profesor _______________________(*).
d. Palabras del graduando ____________________ (se escoger entre los
graduandos que tengan mencin honorfica o el que posea mayor ndice
acadmico).
e. Palabras por el Profesor __________________Decano del Ncleo
___________________________.
f. Himno de la Universidad de Oriente.
g. Ha concluido el Acto.

1.4. Acto de Grado (Pregrado y Postgrado).
La realizacin de los actos de grado est basada en el cumplimiento del
Reglamento, Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Ttulos,
Diplomas y Certificados de la Universidad de Oriente. As, el Protocolo y
Ceremonial de estos actos se llevan a cabo mediante lo establecido por
resolucin o acuerdo, que para tal efecto apruebe anualmente el Consejo
Universitario, designando el nombre de la promocin y el calendario con las
fechas de realizacin de todos los actos de grados que regirn durante el
ao. Quedan el 21 de noviembre y el 12 de febrero (decreto de creacin e
inicio de actividades), respectivamente, como fechas permanentes para la
realizacin de graduaciones, a fin de darle realce a estas celebraciones,
segn lo aprobado por el Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolvar,
los das 31-01 y 01-02-91, por resolucin CU-0046.

(*) Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie al docente permisado para
imponer la medalla, deber decir: " Con la anuencia del ciudadano
Decano, Profesor _________________, se autoriza al profesor
_____________________ imponer la medalla al graduando" .



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- El Protocolo y Ceremonial de estos actos corresponde a la Secretara, que a
travs de la Coordinacin General de Control de Estudios, Control de Registro de
Graduandos y Ttulos, conjuntamente con el apoyo de la Direccin de Informacin
y Comunicacin Corporativa (Relaciones y Protocolo) y la Delegacin de
Informacin y Comunicacin Corporativa de cada Ncleo anfitrin, organiza todo
lo referente a los mismos.
- Las Autoridades Rectorales, Decanales y Cuerpo Profesoral (Claustro),
deben asistir togados a estos actos. Asimismo, los graduandos, a quienes
se les informar en su debida oportunidad que la Universidad se reserva el
derecho a la venta de medallas, cintas, y el alquiler de togas y birretes.
- Durante el desfile acadmico, mientras las Autoridades Rectorales se
desplazan hacia el presidium (entrada y salida), el Orfen Universitario
interpreta como fondo musical el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur".
Esta modalidad se inici desde las primeras graduaciones de la Institucin, y
el criterio que priva para ello es el de darle mayor solemnidad al ceremonial de
graduacin. (*).
- Slo el Rector est facultado, segn la Ley, para conferir ttulos, salvo que
previamente haya sido encargado el Vicerrector Acadmico, o que, por
razones de fuerza insalvable, el Rector no pueda acudir al acto, en cuyo caso
tambin lo sustituye el Vicerrector acadmico. En caso de imposibilidad
absoluta de ambos y de imprevisin jurdica al respecto, debe suspenderse
el acto con las explicaciones de rigor.
- La solicitud de ttulos ante el Rector debe estar a cargo del graduando
seleccionado por sus mayores mritos acadmicos (menciones honorficas
Cum Laude, Magna Cum Laude o Suma Cum Laude). De existir dos o ms
con iguales mritos, se sortearn entre ellos para escoger uno. Los restantes
lo acompaaran hasta el estrado para la peticin de ttulo.
- Los graduandos que van a recibir su ttulo de postgrado sern ubicados en
las primeras filas delante de los graduandos de pregrado. Los graduandos
con menciones honorficas, deben ser ubicados encabezando su Ncleo en
orden de lista; as sern llamados a recibir su ttulo.

(*) El Hi mno del Graduando se puede uti l i zar como fondo musi cal ,
por cuant o no es un smbol o patri o ni i nsti tuci onal ; ej empl o: el " Hi mno
de l a Al egra" de l a Qui nta Si nfona de Beethoven se uti l i za de una
manera si mi l ar.

- Despus que el graduando con mencin honorfica reciba su ttulo de
manos del Rector, debe voltearse hacia el pblico mientras el maestro



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de ceremonia da lectura a la nota honorfica que corresponde; una vez
leda, el graduando dar un giro para quedar nuevamente frente al
Rector, quien le har entrega de dicho reconocimiento.
- No debe colocarse en el presidium, a excepcin del Presidente de la
Repblica, a ninguna persona externa a la Universidad. Si asiste el
Gobernador de Estado del Ncleo anfitrin, an siendo docente de la
institucin no debe ir en el presidium (se le colocar en la galera de
honor para invitados especiales).
- Este acto implica dos grandes actividades: una de planificacin y otra de
ejecucin, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a
la primera y Evento propiamente a la segunda.

Pre-evento:
- Propiciar una reunin con el Decano del Ncleo anfitrin, Delegado de
Informacin y Comunicacin Corporativa (Coordinador de Relaciones y
Protocolo), J efe de Servicios Generales del Ncleo, y la Coordinacin
de Relaciones y Protocolo del Rectorado para planificar el evento.
- Al conocer el sitio donde se va a realizar el acto, los organizadores
deben tomar en cuenta lo reseado en los grficos anexos N 4.1, 4.2 y
4.3, con la finalidad de aplicar en dicha realizacin el modelo que ms
se ajuste a los requerimientos del espacio fsico donde se va a llevar a
cabo el evento.
- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias,
huelgas, paros, etc.) (ver anexos).
- Determinar los recursos humanos materiales y financieros y/o
- Prever la elaboracin del programa gua, pgina 24, para el Maestro de
Ceremonia.
- Suministrar a los graduandos el instructivo de graduacin N 2 (ver
anexo).
- Efectuar una reunin el da anterior al evento con todo el equipo de
trabajo encargado de la organizacin del acto, para revisar y ultimar
detalles sobre el mismo (representantes de la Secretara,
Coordinaciones de Protocolo Rectorado y Ncleo anfitrin, Comisiones
de Trabajo y Cuerpo de Protocolo).



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Evento:
El da del evento todo el equipo organizador debe estar presente en el lugar
del acto, para realizar las siguientes tareas:
- Revisin de sealizaciones.
- Revisin de sitio de concentracin de las Autoridades Rectorales,
Decanos y Cuerpo Profesoral.
- Fijacin de etiquetas (triedros) en el presidium; invitados especiales;
numeracin de las sillas de los graduandos.
- Supervisin de: Colocacin de manteles en el mesn del presidium y en
el de ubicacin de ttulos, emblema o logo de la Universidad colocado
al centro de la mesa del presidium de frente a los graduandos, a la
derecha la bandera nacional, a la izquierda la bandera de la
Universidad; funcionamiento del sonido, disposicin de un (1)
micrfono para el uso del Rector y el Secretario, respectivamente en
la mesa del presidium, un (1) micrfono en el podium, un (1)
micrfono de pie abajo en el estrado frente al Rector, para la solicitud
de ttulos; iluminacin; tarima o gradas para el Orfen Universitario;
colocacin de ttulos en el mesn detrs del presidium; disposicin de
carpetas en la mesa del presidium con el guin de lo que les
corresponde decir al Rector y al Secretario durante el acto, Decreto
Rectoral y Acta de Graduacin; carpeta para el Maestro de
Ceremonia con el programa gua del acto; carpeta con el discurso
Rectoral y vocativos en la gaveta del podium.
- Revisar el modus-operandi del evento.
Cuando todo est supervisado y listo, una hora antes de comenzar el evento,
se instruye a los funcionarios de Protocolo comisionados de atender a los
graduandos y sus familiares, para que comiencen a ubicarlos en los lugares
correspondientes; as mismo, a los encargados de la ubicacin estratgica en
los lugares acordados. El resto se distribuir entre el presidium y el sitio de
concentracin de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral
para la organizacin del desfile acadmico. All los organizadores del desfile
deben -disponer de los grficos instruccionales correspondientes a los
nmeros 4 y 4.3, que puede aplicarse en caso de que el cuerpo profesoral
sea bastante numeroso.
Al recibir el Maestro de Ceremonia la informacin de que todo est en
orden para empezar el acto, ste comenzar a desarrollar el Programa Gua
del Acto de Graduacin de la siguiente manera:
Dir: "Se agradece a los graduandos y pblico en general ponerse de pie,



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para dar inicio al desfile acadmico". El orfen entonar el Himno del
Graduando como fondo musical.

Al ubicarse las Autoridades Rectorales en el presidium (all debe estar un
funcionario de Protocolo para conducirlos a sus respectivos asientos, que ya
estarn sealados), el orfen cesar, ellos se sentarn y as todos los
presentes.
- El Maestro de Ceremonia pide permiso al Rector mirando hacia l con una
inclinacin de cabeza y el Rector dir: "Se declara abierto el Acto".
- Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie: "Lectura del Decreto Rectoral", el
Secretario leer el Decreto Rectoral que tiene en la carpeta.
- Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie la juramentacin de los graduandos,
el Rector preguntar: Graduandos!, J uran ustedes cumplir la Constitucin
y las Leyes de la Repblica y los deberes inherentes a los estudios que han
realizado?
Los graduandos respondern: Lo juro!.
El Rector dir: "Si as lo hicieren, que la Universidad y la Patria os lo
premien, si no que os lo demanden. En nombre de la Repblica y por la
Autoridad de la Ley, les confiero el ttulo correspondiente a los estudios
realizados".
- Al interpretar el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur", las Autoridades
permanecern sentadas y slo los graduandos debern ponerse de pie.
- El Maestro de Ceremonia anunciar las palabras del Rector. Al llegar ste al
podium, estar a su disposicin una carpeta con su discurso y los vocativos
para el saludo protocolar.
- Entrega de ttulos: Todas las Autoridades del presidium permanecern de pie.
- Al concluir la entrega de ttulos, el Maestro de Ceremonia anunciar: "Lectura
y Firma del Acta de Graduacin". El Secretario leer el Acta de Graduacin
que tiene en la carpeta: firmarn el Rector v el Secretario, respectivamente.
- Al concluir el Himno de la Universidad de Oriente el Maestro de Ceremonia
dir:
"Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan
hecho las Autoridades Universitarias". (Esto se dice con la finalidad de que
los graduandos y el pblico guarden el debido orden para la salida de las
Autoridades del recinto).
El Rector dir: "Ha concluido el Acto".



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Las Autoridades saldrn por la derecha en el mismo orden de llegada.
Programa Bsico Acto de Grado para ser reproducido y entregado a
los Graduandos durante el Evento (ver anexos):
a. Apertura del Acto.
b. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
c. Lectura del Decreto Rectoral, por el ciudadano Secretario de la
Universidad de Oriente.
d. Solicitud de ttulos.
e. J uramentacin de los graduandos por el ciudadano Rector.
f. Interpretacin del Himno al Graduando.
g. Palabras del ciudadano Rector,
h. Entrega de ttulos por el ciudadano Rector,
i. Lectura y Firma del Acta de Graduacin,
j. Himno de la Universidad de Oriente,
k. Clausura del Acto.

1.5. Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa.
- Los Actos de Conferimiento de Ttulos Honorarios que otorga la Universidad
de Oriente se realizan segn lo establecido en la Resolucin o Acuerdo
que para ello apruebe el Consejo Universitario, basado en el Reglamento,
Normas y Procedimientos para el otorgamiento de Ttulos Honorarios.
La Secretara, a travs del Control de Ttulos y Grado, es la instancia
encargada de custodiar para su firma el Libro de Actas de Ttulos
Honorarios, que deber llevar al Acto de Conferimiento, conjuntamente
con la medalla, el ttulo y el Acuerdo del Consejo Universitario.
- El Ceremonial y Protocolo de este acto son similares al de los actos de
graduacin, con la salvedad que en ellos no se interpreta el Himno del
Graduando ni se toma el juramento de ley.
- Las medallas utilizadas para dicho Conferimiento reposan en la Secretara,
las cuales se mandan a grabar con los datos de la persona a quien se le
va a imponer.
- Todos los gastos de vida del homenajeado(a), de la esposa(o), as como



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del Orador de Orden y del Presentador, que se eroguen en este Acto son
responsabilidad de la Universidad.
Programa-Gua Conferi mi ento Doctorado Honori s Causa para ser
a. Apertura del Acto por el ciudadano Rector.
b. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela interpretado por
el Orfen Universitario.
c. Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario de la Universidad de
Oriente, otorgando el Ttulo Doctor Honoris Causa en______________
_______________por el Secretario de la Universidad de Oriente,
_________________________________________.
d. Palabras de presentacin del Orador de Orden por el ______________
__________________________.
e. Palabras por el Orador de Orden designado, _____________________ .
-El Secretario dir: "Se solicita a los profesores (se designan dos
profesores)______________________ y __________________
acompaar al podium al Orador de Orden designado y, luego de terminada
su intervencin, regresarlo a su sitio de honor".
f. Conferimiento del Ttulo Honoris Causa en, _______________________
al______________ por el ciudadano Rector ____________________.
g. El Secretario dir: "Se agradece a los profesores _________________ y
_______________________________________ acompaar al estrado al
____________________". (El Rector impondr la medalla).
h. Palabras del homenajeado ___________________________________
(Una vez terminada su intervencin y cuando ste se dirija a saludar a las
Autoridades Rectorales, stas le invitarn a tomar su sitio de honor en el
presidium, donde deber estar previsto su puesto).



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i. Lectura del Acta de Conferimiento de Ttulos Honorarios por el Secretario
de la Universidad de Oriente.
j. Firma del Acta. (Firman el Rector y el Secretario).
k. Palabras de clausura por el ciudadano Rector de la Universidad de Oriente
_____________________________________________.
l. Himno de la Universidad de Oriente, interpretado por el Orfen
Universitario.
(El Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los presentes no
abandonar el recinto, hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades
Universitarias").
m. "Ha concluido el Acto", dice el Rector.
NOTA: El modus operandi del Protocolo de este Acto con respecto a la
ubicacin del Presentador y del Orador de Orden en el presidium o en otro
sitio de honor, as como la designacin y actuacin de los profesores que les
acompaarn en cada solicitud hecha por el Secretario de la Universidad,
estar sujeto a las normativas que se fijen con antelacin a la realizacin
del referido Acto por las Autoridades Rectorales y la Coordinacin de
Protocolo. Este procedimiento se hace debido a que la Universidad de
Oriente no cuenta con un espacio especial y adaptado para la realizacin de
los Actos Solemnes, como un Aula Magna o Anfiteatro, lo que motiva a
flexibilizar y acomodar las reglas protocolares al espacio fsico con el que
cuenta para que la movilidad y majestuosidad del acto no desluzcan.

1.6. Profesor Emeritus o Profesor Honorario.
La entrega de cada una de estas distinciones, se pueden hacer dentro
del marco de un Acto de Graduacin, o de otro Acto Solemne de la Institucin
(ver Glosario de trminos).

1.7. Acto Central Aniversario de la Universidad de Oriente (Decreto de
Creacin de Fecha 21 de Noviembre de 1958).
El acto central solemne de la fecha aniversaria de la Universidad se vena
realizando cada cinco aos, pero a partir de 1998 por decisin de sus



Pg.: 35


Autoridades Rectorales, sta se celebrar cada diez aos.
Para llevar a cabo el Protocolo y Ceremonial de este acto central se invita
a una persona de relevancia que sea parte de la comunidad universitaria o
muy vinculada a la Universidad, para que sea Orador de Orden durante la
ceremonia que se realiza en la ciudad de Cuman, por ser sede primigenia de
esta Casa de Estudios.
Se tomarn las previsiones administrativas y de Protocolo que este evento
amerita a travs de la Secretara y la Direccin de Informacin y Comunicacin
Corporativa (Relaciones y Protocolo).
La programacin para el desarrollo de este acto central incluye la
presentacin de un intermedio musical breve, interpretado por el orfen, coro,
orquesta sinfnica, estudiantina, etc., entre el discurso del Orador de Orden y
las palabras del Rector.

1.8. Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre.
Tradicionalmente la entrega de esta orden se hace en los siguientes Actos
Acadmicos:
Durante el Acto de J uramentacin y Toma de Posesin de nuevas
Autoridades Rectorales, por mandato del Reglamento de la Orden al Mrito
Universitario 21 de Noviembre, donde se otorga la Orden en su Primera
Clase al Rector saliente (ver Reglamento Orden 21 de Noviembre).
En los Actos Solemnes de Graduacin del 21 de Noviembre y 12 de Febrero,
en Actos Aniversarios de la Universidad y en los actos gremiales (Ejemplo: Da
del Empleado Universitario).

1.9. Sesin Solemne del Consejo Universitario.
La Sesin Solemne del Consejo Universitario se realiza mediante el
acuerdo que para tal fin apruebe el Consejo Universitario, cuando sta le sea
solicitada por los Consejos de Ncleos a travs de los Decanos. Esta sesin
es pblica y la asistencia de sus miembros debe ser en traje acadmico,
exceptuando a los representantes estudiantiles, que deben asistir en traje
formal.
Como antecedente de la realizacin de este acto, existe el Acuerdo CU-N
002-87, donde se aprob una Sesin Pblica y Solemne para la
conmemoracin de los veinticinco aos de la Escuela de Medicina y del
Ncleo de Bolvar.



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El modus operandi del Protocolo y Ceremonial de este acto debe hacerse
de la siguiente manera: Los miembros del Consejo Universitario presidido por
las Autoridades Rectorales y Decanos entrarn al recinto. Estas se ubicarn
en el presidium; detrs de ellos irn los dems integrantes del Consejo.
Debe preverse tanto el sitio de honor para la persona escogida para recibir el
reconocimiento acordado por el Consejo Universitario, como disponer del
sitio donde se ubicar el Orfen Universitario.
Programa-Gua para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia.
"Se declara abierta la sesin ", dice el Rector.
a) Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela
b) Lectura de la Agenda de la presente Sesin Solemne por el ciudadano
Secretario de la Universidad de Oriente, ________________________
c) Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario por el Secretario de la
Universidad de Oriente,___________________________________ .
d) Entrega del Acuerdo del Consejo Universitario Nmero ___________ _______
por el Rector.
e) Palabras de agradecimiento por:_____________________________ ______
(persona escogida para tal fin).
f) Lectura de la Resolucin del Consejo Universitario por el Secretario de la
Universidad de Oriente, concediendo la Orden al Mrito Universitario 21
Noviembre a: ___________________________________________ ______.
g) Imposicin de Medalla y Firma del Acta (Orden al Mrito Universitario 21 de
Noviembre) por el ciudadano Rector.
h) Himno de la Universidad de Oriente.
i) "Ha concluido el Acto", dice el Rector.

2. Actos Gremiales.
Los Actos Gremiales convocados por los distintos sectores que hacen vida
gremial dentro de la Institucin, en cuya programacin se incluyan las
Autoridades Rectorales o Decanos, se regirn por el ceremonial propio del Acto,
pero bajo la supervisin de la Coordinacin de Relaciones y Protocolo de la
Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa o de la Delegacin de
Informacin y Protocolo de los Ncleos.



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3. Otros Actos.
Breve explicacin sobre los siguientes Actos: Fnebres, Condecoraciones y
Graduacin por Secretara.

3.1. Actos Fnebres.
El fallecimiento de una autoridad Rectoral, Decanal en ejercicio, o de
una ex-Autoridad, amerita que se le rinda honores fnebres en el recinto
universitario. El Claustro Universitario deber estar presente en el Acto y se
efectuarn guardias de honor a los lados del cuerpo presente. La primera
guardia la harn las Autoridades Rectorales y Decanos. La segunda las
dems Autoridades Universitarias y profesores en general, con la presencia
de los representantes de los gremios de: empleados, profesores,
estudiantes y obreros.

3.2. Condecoraciones de Orden Acadmico.
"Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre" (ver Reglamento
Resolucin CU-N-025-77) y la Condecoracin: "12 de Octubre" (ver
Acuerdo CU-N-001-94).

3.3.Graduacin por Secretara.
Como su nombre lo indica, esta graduacin se hace directamente por la
Secretara a travs del Control de Registro de Ttulos y Grado, donde el
graduando acudir para la firma del Libro de Actas de Graduacin y recibir
su ttulo.



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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO

1. Antigedad.
Este criterio resuelve muchos problemas en situaciones de aparente
equivalencia absoluta; as, por ejemplo, el ex-Rector Pedro Cabello Poleo
tiene mayor precedencia que el ex-Rector Pedro Augusto Beauperthuy,
porque su mandato fue anterior.

2. Precedencia.
El Presidente de la Repblica tiene siempre la precedencia en todo el
pas, pero existe una excepcin: cuando la Asamblea Nacional y las asambleas
regionales, el Poder Municipal y las Universidades en sus propias sedes
realizan sesiones solemnes, son sus respectivos Presidentes y Rectores
quienes ostentan la precedencia, colocando al Presidente de la Repblica en un
lugar especial. En la Universidad se le concede el lugar a la derecha del Rector;
esta misma concesin se le aplica al Rector Fundador en la Universidad de
Oriente. El orden de precedencia en las Universidades es como sigue:
a) Nacionales Por antigedad
b) Nacionales Experimentales Por antigedad
c) Privadas Por antigedad

Esta forma constituye la manera u orden que deben seguir las autoridades
universitarias y dems cargos jerrquicos en todo acto o ceremonia institucional
de relevancia.
En actos donde asistan invitados de la misma jerarqua de las que
presiden (ejemplos: Rectores que acompaan a su homlogo en una ceremonia
determinada), rigen tres consideraciones:
- Se organizan en orden segn precedencia, e inician su entrada y
ubicacin en la lnea protocolar antes del ingreso de las autoridades del
lugar.
- Dos filas simultneamente: la de los invitados especiales (precedencia
segn se establezca) a mano izquierda de las autoridades del lugar.
- Utilizando la variante valedera del orden lineal creciente, en donde desfilan
en el mismo orden en que se sientan.



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3. Orden en actos formales.
El orden de precedencia ser de menor a mayor jerarqua, para que la
persona que presida el acto sea la ltima en hablar. No obstante, esto puede
variar. Por ejemplo, se puede decidir que en acto de instalacin y clausura de
un evento, instale la persona de mayor jerarqua en el lugar (Rector) y
clausura la de menor jerarqua, coanfitrin o ente responsable del acto.

4. Eventos auspiciados por varias Instituciones.
La primera intervencin corresponder al anfitrin, el resto de
intervenciones se ordenar segn la jerarqua o investidura de las
personalidades asistentes. Sin embargo, esto puede variar segn las
condiciones, caractersticas y exigencias del acto en particular.
En actos organizados por entes pblicos, el Rector o su representante debe
atenerse al orden de precedencia fijado por la Direccin General Sectorial del
Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin y del Ministerio de Relaciones
Interiores o el sealado por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U),
segn sea el caso.

5. La Derecha.
La derecha es el lugar de honor y debe ser respetada, incluso cuando se
desfila dentro del orden protocolar.

6. La Representatividad.
Este criterio es de gran importancia porque evita un presidium tumultuoso
que a veces cae en el campo de lo ridculo o de lo anecdtico. Lo
recomendable en estos casos es que la persona de mayor jerarqua de la
entidad invitada represente a toda la organizacin en el presidium.

7. La Puntualidad.
Los eventos deben ocurrir con toda puntualidad. Una vez que comienza el acto
nadie puede subir al presidium, a menos que el Rector le indique expresamente
al Maestro de Ceremonia, para que ste anuncie dicho permiso. Si una
autoridad llega retardada y el Acto comenz, debe quedarse en el sitio que le
indique el funcionario de Protocolo.



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8. Ente Responsable del Acto.
Cuando se realiza un acto presidido por el rector u otra autoridad rectoral o
decanal, y el motivo principal del mismo est centrado en una escuela,
departamento, biblioteca, u otra dependencia de la institucin, debe preverse un
puesto en el presidium a su representante. Tal es el caso de una donacin de
libros que un ente pblico o privado haga a la Universidad.
En el presidium, adems del rector u otra autoridad, debe ubicarse al
presidente o gerente general de la institucin donante y al representante (jefe,
director, etc) del departamento o ente que recibe la donacin.

9. La Jurisdiccionalidad.
Este principio se refiere a que cuando el Acto ocurre en la jurisdiccin de una
Institucin, su rector la preside. Ejemplo, en caso de un acto en la Universidad
de Oriente al que asiste el Rector de la Universidad Central de Venezuela; pues
bien, es el Rector de la Universidad de Oriente el que preside, y el de la UCV
ocupa su derecha, an cuando el Protocolo le concede mayor precedencia en el
Consejo Nacional de Universidades.

10. Lista Protocolar.
Se entiende por "Lista Protocolar" la informacin detallada del directorio de una
Institucin. En nuestro caso est diseada de la siguiente manera:

10.1. Autoridades Rectorales.
- Directores, Coordinadores Centrales (Rectorado).

10.2. Autoridades Decanales.
- Coordinadores, Directores de Escuelas, etc.

Esta Lista Protocolar se utiliza en forma de vocativos para saludar durante los
Actos de la Universidad, esto es:
Durante los Actos Acadmicos, se da la particularidad en cuanto el saludo al
presidium siempre deber iniciarse, con el de las Autoridades Rectorales,
exceptundose cuando est presente el Presidente de la Repblica o el Ministro de
Educacin.



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Ejemplo: Cuando el Rector lee los vocativos, deber saludar as:
Profesor:__________________________ Vicerrector Acadmico,
Profesor:__________________________ Vicerrector Administrativo,
Profesor:__________________________ Secretario,
Profesores: _______________________ Decanos,

ciudadano Gobernador (si est presente en su sitio de invitado especial),
Directores de Escuelas, seores profesores y dems miembros de la
Comunidad Universitaria (estudiantes, empleados y obreros), invitados
especiales, seoras y seores (si hubiera un Orador de Orden o un invitado de
honor deber saludarse despus del Gobernador):
El ttulo que debe usarse para nombrar a las autoridades en el presidium es el
de Profesor, pues priva el criterio de que es el ttulo ms honroso para un docente
universitario.

11. El Saludo Protocolar.
Durante otros actos de la Universidad debe regirse por el Protocolo que
determine el evento.

12. Uso de Smbolos Patrios e Institucionales en la Universidad.
Es obligatorio el uso de los smbolos patrios e institucionales en todo acto
universitario (ver Ley de Bandera e Himno Nacional, Art. 13: 5).
La Bandera Nacional debe colocarse a la derecha del presidium. As mismo
enarbolarse en fechas que establezca la Ley de Bandera, Escudo e Himnos
Nacionales en su Artculo N 1 sobre das declarados de Fiesta Nacional y las
dems fechas que por resoluciones especiales dispongan las Autoridades
competentes (Artculo 5, numeral 2:4).
La Bandera o Estandarte de la Universidad de Oriente debe colocarse en el
presidium a la izquierda de la Bandera Nacional. Esta bandera es de color azul
cian y lleva en el centro el logotipo, cuyo smbolo es obra del Rector Fundador
Dr. Luis Manuel Pealver, quien en el Suplemento XXXV Aniversario de la
Universidad de Oriente, encartado en el Oriente Universitario N 151 (1993:1),
seal:



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Qui se representar en l , l a ci rcunstanci a del Ori ente, por donde nacen,
no solamente el sol, sino todas las estrellas; y a la estrella que simboliza a la
UDO la insert dentro de los crculos que simbolizan el movimi ento de l os
tomos en las molculas y de los componentes del tomo dentro de esta
unidad de la materia; es decir, armonizar la idea del naci mi ento de l a
Uni versi dad para l a Regi n Ori ental con el senti do cientfico y tecnolgico.

13. Himno de la Universidad de Oriente (ver anexo N 1).
Su uso es obligatorio para cerrar los Actos Acadmicos.
El Himno "Acercaos J uventud" cuya letra fue escrita por la poetisa Lucila
Velsquez y la msica es creacin del compositor Inocente Carreo. Con
respecto a este Himno y a sus autores dijo el Dr. Pealver durante su discurso
como Orador de Orden del Cuadragsimo Aniversario del Decreto de Creacin de
la Universidad de Oriente, reseado en la publicacin "Subrayando en Nuestra
Historia" (1999:18):
Si mo fue el esfuerzo de esta obra material e intelectual, ellos le
regalaron el Himno, la cancin que enaltece y enaltecer siempre la
Universidad..., este hermoso Himno que convoca a la juventud de Oriente a
l l enar de entusi asmo, de trabaj o y de fe a " l a Casa Ms Al ta con su Orinoco
de luz torrencial" , ser impulsor de la UDO de todos los tiempos.

14. Orfen o Coral Universitaria.
Es el conjunto de voces integrado por estudiantes de la Institucin que
representan un valioso smbolo para la Universidad y cuya actuacin es
obligatoria para interpretar los himnos en los Actos Acadmicos de la
Institucin.

15. Tratamiento en las Universidades.
De "ciudadano" y "de usted", para todas las Autoridades Universitarias.
Tambin se acostumbra llamarlos: "Seor Rector". Este ltimo tratamiento es
preferido en las universidades privadas, en donde el trato del ciudadano Rector
parece muy del sector pblico. En los ttulos y cargos para el uso de la
correspondencia, el ttulo va primero y el cargo despus. Ej. Dr. _____________
Ministro de Educacin.



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IV. RECOMENDACIONES

1. Se recomienda a las Delegaciones de Informacin y Comunicacin
Corporativa de los Ncleos, elaborar una programacin externa de
comn acuerdo con los graduandos, y previamente al Acto de
Imposicin de Medallas, que proponga:
a) Misa de Accin de Gracias.
b) Ofrenda floral.
2. La normativa general de Protocolo nos indica que no deben
incluirse muchas actividades dentro del programa en un slo acto, pues
el objetivo principal del mismo se dispersa y se corre el riesgo de causar
molestias e inquietud, tanto a los participantes como al resto del pblico
asistente.
3. Todo acto protocolar debe estar previamente diseado, organizado
y ensayado con las partes involucradas en la programacin. Este
punto debe estar manejado directamente, tanto por el Rector y el
Secretario, como por el Coordinador de Relaciones y Protocolo.
4. El Coordinador del rea de Relaciones y Protocolo debe supervisar todo
lo referente al Acto Protocolar, conjuntamente con el equipo de trabajo
que lo acompae en esa tarea; debe esforzarse en todo momento para
que se cumpla la planificacin diseada para el evento y as obtener un
excelente resultado.
5. Las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa, cuando
sean anfitrionas de las graduaciones en sus Ncleos, deben solicitar
ante el Decano el envo de una circular destinada al cuerpo
profesoral, invitndolo a participar en el desfile acadmico
durante el Acto de Graduacin. La misma debe contener informacin
sobre la fecha, el lugar y la hora de la realizacin, tanto del acto como
del retiro de la toga y el birrete. Debe tambin sealar los nmeros
telefnicos de los profesores, a fin de confirmar su asistencia al evento.
6. Es importante insistir en la comunicacin que debe haber entre
los coordinadores del evento y las Autoridades Rectorales y Decanales.
Se debe informar con antelacin al acto, cualquier cambio intempestivo en el
programa. Una buena informacin a tiempo nos evita disgustos, permite resolver
situaciones imprevistas, y garantiza el xito en la realizacin del evento.



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GLOSARIO

Auditorium
Local acondicionado para escuchar conferencias, discursos, realizacin de
actos, etc.

Aula Magna
Sala donde se ensea colectivamente, sala para realizar actos acadmicos.

Birrete
Gorro de forma prismtica coronado por una borla de color determinado.
Complemento del traje acadmico usado en acto solemne.

Cultura Corporativa
La filosofa empresarial o institucional: estilo, comportamiento, valores y
normas que animan a cada miembro de la organizacin.

Cum Laude
Distincin que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con
promedio de 8 a 8.70 (ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97).

Coral
Perteneciente al coro, maestro coral. Composicin vocal armonizada a cuatro
voces de ritmo lento y solemne, ajustada a un texto de carcter religioso y
que se ejecuta principalmente en las iglesias protestantes. Composicin
instrumental anloga a este canto. Masa coral.

Desfile Acadmico
Caminata de entrada y salida de autoridades universitarias (acto solemne).

Edecn de Protocolo
Ayudante, auxiliar, acompaante. Capacitado para atender en el protocolo.

Emeritus
Distincin que la Universidad otorga a Profesores Titulares jubilados, que
hayan acreditado condiciones sobresalientes en la docencia o en la
investigacin.



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GLOSARIO

Escenario
Parte del teatro en donde se colocan las decoraciones y se representan las
obras.

Emblema
Smbolo con un lema que declara el concepto que encierra.

Estrado
Tarima elevada sobre la que se coloca el presidium.

Gua
El que acompaa a alguien para ensearle el camino.

Honoris Causa (Doctorado)
Distincin que otorga la Universidad a personas sobresalientes en el mbito
de la ciencia, la cultura, etc.

Identidad
La identidad es una "personalidad" constituida por la institucin o empresa
dentro de un proceso dinmico que refleja sus rasgos culturales, sociales y
filosficos.

Logo
Igual a logotipo. Grupo de letras, abreviaturas, terminaciones o figuras que
son utilizadas por una institucin como smbolo o distintivo.

Maestro de Ceremonia
El que dirige el ceremonial.

Magna Cum Laude
promedio de 8.71 a 9.30 (ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97).

Orfen
Agrupacin de personas que cantan en un coro, generalmente sin
acompaamiento orquestal. La cantidad de personas o cantores que
participan en un orfen no est establecido en una forma exacta, pero



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GLOSARIO

podemos afirmar que oscila entre cuarenta a sesenta personas.

Podium
Lugar donde se situaban los magistrados y senadores romanos para hablar, y
donde se colocan los vencedores deportivos.

Precedencia
Que se le da preferencia (superioridad o preeminencia por rango jerrquico).

Presidium
Lugar donde se ubican las personas a las que se otorga preferencia en actos
honorficos (superioridad, preeminencia). Precedencia por jerarqua en una
sesin acadmica, gubernamental, corporativa, etc.

Profesor Honorario
Es una distincin que la Universidad otorga a aquellas personas, que por
mritos sobresalientes de su labor docente, cientfica, cultural o profesional,
sean consideradas, por el Consejo Universitario, acreedoras a la misma.

Punta de Lanza
El final del asta donde se iza la bandera.

Relaciones Pblicas
Es la aplicacin de un programa de comunicaciones, sustentado por una
organizacin hacia su promocin de valores ticos, culturales, tradicionales e
institucionales. Segn Institute of Public Relations, RP.

Solemne
Acto Solemne. Solemnidad, ceremonioso, formalidades importantes.

Suma Cum Laude
promedio de 9.31 a 10. (Ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97).

Toga
Igual a bata y se usa en ceremonias solemnes. Parte del traje acadmico.



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GLOSARIO

Traje Acadmico
(La Toga y el Birrete). Traje acadmico ecumnico que simboliza solemnidad.

Triedro
Tarjeta formada por tres caras, ngulo o vrtices (sirve para identificacin).

Vocativo
Sirve para llamar o invocar a una persona o una cosa.



Pg.: 48

BIBLIOGRAFA

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Editorial Panapo.
Alarico G. Carlos (1996) Manual de Ceremoni al y Prot ocol o en l os Event os.
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Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en Venezuela.
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De Marchena De Frage, Etna. (1.988) Eventos Universitarios y Sociales.
Gerencia, Ceremoniales y Protocolo. Fedupel.
J imnez de Trujillo, Nancy (1987). Manual de Relaciones Pblicas y Protocolo
(Instructi vo de Protocol o) de l a Uni versi dad de Ori ente. Trabaj o de
Clasificacin Categora III del Personal Administrativo.
Pealver G. Luis Manuel (1993). Cuando pasa el Arado. Segunda Edicin.
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Pizzolante Negrn. talo (1993). Ingeniera de la Imagen. Coleccin Ayakua N 4.
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UCV (1997-1999). Di r ecci n de Inf or maci n y Rel aci ones Pbl i cas.
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UDO (1987). RRPP. Archivos de la Oficina de Informacin. Cuman.



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Vargas M. Gilberto (1999). Disertacin sobre los Trminos: Coro, Coral, Orfen.
UDO, Delegacin de Extensin Universitaria. Orfen Universitario "Antonio J os
de Sucre". Ncleo de Sucre.
Wragg. David (1992). Relaciones Pblicas para Mercadeo y Ventas. Legis
Editores.

ANEXOS



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ANEXOS

1.- Himno de la Universidad de Oriente. 2.- Plan de contingencia (1 y 2).
3.- Instructivos: N 1 (Imposicin de medallas); N.1.1 (Gua acto imposicin de
medallas), N. 2 Acto de graduacin.
4.- Modelo de programa bsico para ser elaborado y entregado a los graduandos el da
del acto de graduacin (Incluye semblanza referente al significado de la promocin); el
texto de este programa se repite durante todo el ao, cambiando solamente en el
formato la fecha y lugar de cada graduacin. Es elaborado por la DICC. (Relaciones y
Protocolo).
5 Grficos

1.- Himno de la Universidad de Oriente

2.- Plan de contingencia (1 y 2)

RECTORADO DIRECCIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN
CORPORATIVA
PLAN DE CONTINGENCIA N 1
Si a las 4:30 p.m. est lloviendo, los encargados del Protocolo y los Bomberos
Universitarios trasladarn a los graduandos al auditorio, y al pblico en general a los
pasillos contiguos, segn plan de contingencia N 2.
Asimismo, a las Autoridades Rectorales, Decanos y Claustro se les avisar para que se
trasladen al frente del auditorio, Departamento de Idiomas Modernos, para ponerse sus
togas y alinearse para el desfile acadmico que guiarn los profesores asignados
para tal fin.
A manera de precaucin, debe colocarse estratgicamente un personal de
apoyo en los siguientes sitios:
Puerta de entrada del auditorio del Ncleo de Sucre, pasillos contiguos, puerta
de entrada del Departamento de Idiomas Modernos (tener llave a la mano).
Utilizar megfonos para facilitar la tarea instruccional.

RECTORADO DIRECCIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN
CORPORATIVA
PLAN DE CONTINGENCIA N 2
En vista de que nos encontramos en la temporada de lluvias, presentamos a los
graduandos, padres, representantes e invitados en general, el presente plan para
ponerlo en prctica, en caso de presentarse dicha contingencia durante la
realizacin del acto de graduacin:
- Si a las 4.30 pm, est lloviendo, los encargados del Protocolo y los Bomberos
Universitarios ayudarn a trasladar a los graduandos e invitados especiales al
auditorio del Ncleo de Sucre, situado a la derecha del patio central, y al pblico
en general, padres y representantes a los pasillos contiguos al auditorio.
- Es i mport ant e acl arar que, debi do a l a capaci dad del audi t ori o de
aproxi madamente 350 personas, slo entrarn al mismo:
1. Los graduandos, invitados especiales, y el orfen.
2. El desfile acadmico integrado por las Autoridades Rectorales, Decanos y
Cuerpo Profesoral.
3. Las dems personas deben quedarse en los pasillos contiguos, como ya se les
ha sealado en el prrafo anterior.
NOTA: De presentarse esta situacin, agradecemos la mayor comprensin y el
cumplimiento del presente plan de contingencia, en beneficio de la mejor
realizacin de este acto acadmico trascendental para la Universidad de
Ori ente y para cada uno de l os graduandos que egresan de sus aul as y
reciben hoy su ttulo universitario.

Secretara

INSTRUCTIVO N 1
ACTO DE IMPOSICIN DE MEDALLAS
Nombre de la Graduacin:

Fecha:
Lugar:
Hora:
1. Los graduandos deben llegar con una hora de antelacin al Acto
de Imposicin de Medallas. Deben togarse para asistir a este Acto.
2. Los graduandos se ubicarn donde les indique el funcionario de protocolo.
3. Si el graduando es hijo(a), o cnyuge de un docente universitario, ste
puede, previa identificacin y autorizacin del Decano, imponer la
medalla a dicho graduando. Debe ir togado para tal fin y el funcionario de
protocolo le indicar el sitio que le corresponder ocupar, tanto en el
desfile del cuerpo de profesores, como en el auditorio; deber estar
atento a la llamada del Maestro de Ceremonia para subir el presidium.
4. Los graduandos deben ponerse de acuerdo con la Delegacin de
Informacin y Comunicacin Corporativa para lo referente a la Misa de
Accin de Gracias y la Ofrenda Floral, si la hubiere.
5. La Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa
suministrar informacin sobre el uso de las togas. La Universidad se
reserva la venta de medallas y cintas, y el alquiler de la toga y el birrete.
6. El graduando que haya sido seleccionado para hablar en nombre de
sus compaeros, entre los graduandos que tengan Mencin Honorfica o
el que posea mayor ndice acadmico, debe ponerse de acuerdo
con dicha Delegacin a fin de ensayar el Protocolo.

Secretara

INSTRUCTIVO N 1.1
ACTO GUIA DE IMPOSICIN DE MEDALLAS
a) Al entrar las Autoridades Universitarias al recinto donde se impondrn las
medallas, los graduandos y sus familiares deben ponerse de pie para recibirlos.
b) Una vez sentadas, comenzar el Acto:
1. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
2. Lectura de la Resolucin____________________ por el Coordinador
Acadmico___________________________________ .
3. Imposicin de Medallas por el Decano del Ncleo________________ .
4. El Maestro de Ceremonia va llamando por orden de lista. Al estar frente
al Decano, el graduando deber bajar levemente la cabeza, quitndose el
birrete (boneto) para recibir la medalla de parte del Decano o de la persona
autorizada para ello. (*)
5. Palabras a cargo del graduando escogido entre los graduandos que
tengan Mencin Honorfica o el que posea mayor ndice acadmico.
6. Palabras del Prof. _____________, Decano del Ncleo______________.
7. Himno de la Universidad de Oriente.
8. Conclusin del Acto por el Maestro de Ceremonia.
Los graduandos y familiares se pararn y permanecern en su sitio, hasta tanto se
retiren las Autoridades Universitarias.
(*) Cuando el Maestro de Ceremoni a anunci e al docente permi sado para
i mponer l a medal l a, deber deci r: " Con l a anuenci a del ci udadano Decano
Profesor ____________________, se autori za al profesor
_____________________ i mponer l a medal l a al graduando
_____________________________ .

Secretara

INSTRUCTIVO N 2
ACTO DE GRADUACIN

Nombre de la Graduacin:
Fecha:
Lugar:
Hora:

1. Los graduandos deben llegar, por lo menos, con una hora de antelacin al
Acto de Graduacin.
2. Los graduandos que lleguen despus de comenzado el Acto, no se les
permitir la entrada al recinto de los graduandos. Debern retirar su Ttulo
por Secretara.
3. Por razones de seguridad y la academicidad del Acto de Graduacin, no
est permitido traer nios al mismo. Cada graduando tiene potestad de traer
hasta tres (3) acompaantes al evento, los cuales deben presentar la
Tarjeta correspondiente a la entrada del recinto, y asistir en traje formal.
4. Deben ubicarse por el nmero que le corresponde en la lista de
graduandos, suministrada por la persona encargada de control de
graduandos y ttulos. Ese nmero estar sealado en el asiento asignado
en el rea de graduandos.
5. Los graduandos Suma Cum Laude, Magna Cum Laude y Cum Laude,
estarn ubicados en sus asientos, marcados con su nmero de lista
asignado, pero, encabezando su Ncleo. Al llegar al recinto universitario
deben solicitar a la Coordinacin de Protocolo o Grado las instrucciones
para recibir su Mencin Honorfica. La "Capella distintiva" que se le
suministra para tal fin, debe ser devuelta al concluir el Acto.
6. Se le recomienda al graduando leer el programa interno anexo, con la
finalidad de que tenga una idea precisa del Acto a realizarse y del papel
que, como graduando, le tocar jugar en l.
7. Tanto los graduandos como sus acompaantes deben mantener el orden y
el respeto cnsonos con el significado que el Acto que representa para
todos, sin interferir la correcta audicin del Acto.
8. A la entrega del Ttulo por parte del Rector(a), el graduando le dar la mano
a l o a ella y al Decano de su Ncleo correspondiente; luego, slo a una de
las dems Autoridades del presidium, para evitar el congestionamiento en la
tarima del mismo.
9. Al finalizar el Acto Acadmico, y al retirarse las Autoridades Rectorales y el
Claustro de Profesores que acompaan el desfile acadmico, los
graduandos deben mantenerse de pie en orden respetuoso delante de sus
respectivos asientos, hasta retirarse las Autoridades Universitarias.

ACTO SOLEMNE DE GRADUACIN
Programa
1. Apertura del Acto a cargo del Rector(a).
2. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (todos de pie).
3. Lectura del Decreto Rectoral por parte del ciudadano Secretario (todos
sentados).
4. Solicitud de Grado por parte de uno de los graduandos (todos de pie).
5. J uramentacin de los graduandos por el ciudadano Rector(a) (los
graduandos de pie alzarn su mano derecha para tomar el juramento de ley
-Decir: " LO JURO" - cuando les diga las palabras de rigor. Una vez todos
juramentados se sentarn.
6. Himno del Graduando (slo se levantarn los graduandos).
7. Palabras del Rector(a) (todos sentados).
8. Entrega de Ttulos: se irn llamando por orden de lista:
9. Primero los Graduandos de Postgrado, y luego los Graduandos de
Pregrado.
10. Lectura del Acta de Graduacin por el Secretario (todos sentados).
11. Himno de la Universidad de Oriente (todos de pie. Pueden cantar el
Himno, acompaados del Orfen).
12. Clausura del Acto por el Rector(a).
13. No abandonar el recinto y permanecer de pie, hasta que termine el
desfile Acadmico de las Autoridades Universitarias. Los graduandos
pueden incorporarse al desfile, despus de que salgan los profesores
togados detrs de las Autoridades.
NOTA: FAVOR REPRODUCIR Y ENTREGAR AL GRADUANDO CUANDO
FIRME EL LIBRO DE ACTAS.

4. Modelo de programa bsico para ser elaborado y entregado a los graduandos
el da del acto de graduacin (incluye semblanza referente al significado de la
promocin); el texto de este programa se repite durante todo el ao,
cambiando en el formato la fecha y lugar de cada graduando. Es elaborado
por la DICC. (Relaciones y Protocolo).

Con el nombre de SESQUICENTENARIO DEL DECRETO DE
CREACIN DE LA UNIVERSIDAD DE LA PROVINCIA DE CUMAN,
se distingue la XXXVI Promocin de la Universidad de Oriente,
correspondiente al ao 2000, por designacin del Acuerdo CU-N
001-00 del Consejo Universitario de esta Casa de Estudios.
Priv para tal escogencia que la primera mencin relativa al proceso de
enseanza superior en el oriente del pas, aparece en el Decreto del 27
de Octubre de 1824, sobre la creacin del Colegio Nacional de
Cuman; el cual el 26 de marzo de 1850, por Decreto Ejecutivo de
esa fecha, ordena crear las llamadas Clases Mayores, transformando
dicho Colegio en la Universidad de la Provincia de Cuman.
La inauguracin de esas clases en Derecho y Medicina se realiza el
1 de septiembre de 1850; se inician as, los primeros cursos, y entre
los profesores que dictaron esas ctedras se mencionan: los
abogados doctores J oaqun Hernndez, Sulpicio Fras, Modesto
Urbaneja y Emilio Berrizbeitia; y los profesores doctores en
Medicina, Calixto Gonzlez, Luis Daniel Beauperthuy y Antonio
J os Sotillo Empero.
Esta valiosa creacin se vio truncada tres aos despus, cuando
en 1853 un terremoto destruy la ciudad de Cuman y el antiguo
Convento de San Francisco, sede de la Universidad, dejando un
vaco profundo dentro de la ansiada tenencia de la educacin
superior en el oriente del pas.
Ciento nueve aos hacen de ese truncado proyecto educativo
primigenio en tierras cumanesas, y de otros ms ensayados en las
regiones orientales de Guayana y Barcelona; viene entonces a
llenar este vaco, la creacin de la Universidad de Oriente, el 21 de
Noviembre de 1958, cuando por Decreto!
por el gobierno provisorio, surgido a raz de la cada de la dictadura
perezjimenista, y presidido por el ilustre venezolano de origen cumans,
Dr. Edgard Sanabria, siendo Ministro de Educacin el tambin
eminente Dr. Rafael Pizani, ejecutan dicho Decreto, el cual fue
promulgado en el Gobierno Constitucional del presidente Rmulo
Betancourt, mediante la Resolucin No. 667 del 27 de J unio de 1959,
creando la Comisin Organizadora de esta Universidad.
Dicha comisin qued integrada por los doctores Luis Manuel
Pealver, como presidente, Enrique Tejera Pars, vicepresidente,
acompaados por los destacados venezolanos, Luis Villalba Villalba,
Pedro Roa Morales y Gabriel Chuchani.
En este recuento histrico es propicio el momento para recordar al
Rector Fundador de esta Universidad, Dr. Luis Manuel Pealver,
cuando en ocasin de la celebracin de los 40 aos de la
Institucin, seala: La Fundacin de esta universidad fue un reto
singular... Casi podramos parodiar al decir que fue una tarea de
sangre, sudor y lgrimas. Todo ello es una historia apasionante,
agnica, hoy olvidada para quienes no lograron vivirla y encontraron
una obra hecha y en marcha, pero tambin una obra estimulante que
habra un da que escribirla para que se considere la magnitud del
esfuerzo realizado.
Asimismo a nuestra Rectora, Veridiana Gonzlez Contreras: La
Universidad de Oriente ha cambiado desde entonces, pero su
misin sigue vigente. Aqu sembramos ideas, conocimientos,
principios, y cosechamos profesionales dispuestos a enfrentar las
exigencias del futuro, a trabajar por una sociedad ms digna por el
progreso del pas.

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