Secretara Municipal Direccin de Desarrollo Comunitario, rea Participacin Social Comunitarias Dionisio Manzo Barboza Arquitecto Secretario Municipal

l Ilustre Municipalidad de Quillota I.

11 de Marzo de 2011

GUA OFICIAL - PROCESO PARA OBTENER PERSONALIDAD JURDICA Y FUNCIONAMIENTO DE ORGANIZACIONES COMUNITARIAS
SEGN LEY 19.418 DE JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

FUNDACIN DE UNA ORGANIZACIN

Las personas que habitan en Quillota y deseen crear una Organizacin Comunitaria Territorial o Funcional con Personalidad Jurdica, pueden solicitar Asesora en la Oficina del rea de Participacin Social Comunitaria (APSC) en Blanco 425, Fono 257674, Mail: apsc.quillota@gmail.com, perteneciente a la Direccin de Desarrollo Comunitario, que trabaja en coordinacin con el Secretario Municipal. En todo caso, el procedimiento debe ajustarse a lo dispuesto en la Ley N19.418 sobre Juntas de Vecinos y dems Organizaciones Comunitarias, incluyendo las Modificaciones de la Ley N20.500 sobre Asociaciones y Participacin Ciudadana en la Gestin Pblica (las que se pueden encontrar en www.bcn.cl) Adems deben solicitar la concurrencia de un Ministro de Fe para su constitucin, el que puede ser: a) Un Funcionario Municipal designado por el Alcalde. b) Un Oficial del Registro Civil o c) Un Notario. El Ministro de Fe velar por la legalidad del proceso, y el Libro de Registro de Socios debe ser firmado en su presencia en la Sesin de Constitucin de la Organizacin, exhibiendo Cdula de Identidad. Los ciudadanos deben coordinar con el Apoyo Comunitario, Ministro de Fe, dos reuniones: Una reunin para explicar y aclarar las dudas respecto a la Ley N19.418: Personalidad Jurdica, Estatutos que regirn a la Organizacin, Deberes y Derechos de los Socios y otros. Cada Organizacin debe estudiar y adecuar sus Estatutos previamente al Acto de constitucin, de acuerdo a su naturaleza, documento que debe ser conocido por los Socios y aprobado en la Sesin Constitutiva. Una segunda reunin para constituir formalmente la organizacin.

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REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA ORGANIZACIN PARA SU CONSTITUCIN Para Juntas de Vecinos Nmero de Socios: (Art. 40 de la Ley N19.418 y sus modificaciones) - rea Urbana: se requiere un mnimo de 150 personas, inscritas en el Libro de Registro de Socios que se debe abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, el que debe contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. - Adems deben registrarse en el acta directamente como socios constituyentes presentes con nombre rut domicilio, telfono y firma. - rea Rural: no se exige un nmero determinado de socios, se constituye previo Decreto Alcaldicio. Solo podr existir una Junta Vecinal en cada localidad rural. Los Socios deben estar inscritos en el Libro de Registro de Socios que se debe abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, el que debe contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) - Firma. Edad de los Socios: Mayores de 14 aos (Ttulo I Disposiciones Generales, Art. 2 letra c, Ley 19.418). Domicilio: Residencia habitual en la Unidad Vecinal.

2.

Para Organizaciones Funcionales (Centros de Madres, Clubes de Adulto Mayor, Clubes Deportivos, Clubes o Agrupaciones Juveniles y otras Organizaciones) Nmero de Socios: - rea Urbana: Se requiere un mnimo de 15 personas, inscritas en el Libro de Registro de Socios. Los Socios deben estar inscritos en el Libro de Registro de Socios el que se deber abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, y deber contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. - rea Rural: Se requiere un mnimo de 10 personas, inscritas en el Libro de Registro de Socios. Los Socios deben estar inscritos en el Libro de Registro de Socios, el que se deber abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, y deber contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. Edad de los Socios: Mayores de 15 aos. En el caso de las organizaciones juveniles, sus socios debern tener entre 14 y 29 aos de edad, Domicilio: En la Comuna o Agrupacin de Comunas. Edad para integrar Directorio: Mayores de 18 aos, excepto en Organizaciones Juveniles, en las cuales podrn ser Dirigentes los Socios mayores de 15 aos, no obstante se recomienda que los cargos de presidente y tesorero, sean ocupados por personas mayores de 18 aos, para efecto de tramitaciones legales o bancarias. (Art. 20, letra a) de la Ley 19.418 y sus modificaciones). 2

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Para Comits de Programas de Vivienda: - rea Urbana: Se requiere un mnimo de 15 personas, inscritas en el Libro de Registro de Socios. Los Socios deben estar inscritos en el Libro de Registro de Socios, el que se deber abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, y deber contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. rea Rural: un mnimo de 10 personas, inscritas en el Libro de Registro de Socios. Los Socios deben estar inscritos en el Libro de Registro de Socios, el que se deber abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, y deber contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. Edad de los Socios: Mayores de 18 aos. Domicilio: En la comuna o agrupacin de comunas. Edad para integrar Directorio: Mayores de 18 aos. Para Juntas de Vecinos Y Organizaciones Funcionales Al momento de la Constitucin deben contar con los siguientes Libros: Libro de Actas, Libro de Finanzas, Libro de Registro de Socios, con el total de socios registrados en l.

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REUNIN DE CONSTITUCIN
La constitucin de la Organizacin se realizar en la segunda reunin de Asamblea acordada con el Apoyo Comunitario, Ministro de Fe. A dicha reunin los socios de la Organizacin deben concurrir con su cdula de identidad y no con otro documento. La persona que no porte su Cdula de Identidad no podr ingresar al Registro de Constitucin de la Organizacin, y no podr votar. No obstante podr inscribirse posteriormente, portando su Cdula de Identidad. En la Reunin de Constitucin, la Asamblea ante el Apoyo Comunitario, Ministro de Fe, quien presidir la Sesin hasta que se elija la Directiva Provisional, proceder a la inscripcin de socios en el Libro de Registro de Socios, el cual se deber abrir en la Sesin de Constitucin como Control adicional de Asistencia, y deber contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. Adems la Asamblea: a) Aprobar el Nombre de la Organizacin (que no debe coincidir con el nombre de otra Organizacin existente).

3.

b) Aprobar los Estatutos de la Organizacin. c) Proceder a la Eleccin del Directorio Provisional, el cual durar dos meses en su cargo, hasta la eleccin de la Directiva Definitiva, fecha que determinar los perodos de 3 aos de Vigencia de Directivas. d) Aprobar el destino de sus Bienes en caso de Disolucin de la Organizacin (Art. 33 de la Ley N19.418 y sus modificaciones). c) Elegir la Comisin Electoral integrada por 5 personas(duracin 3 aos) Se levantar Acta de los Acuerdos mencionados, en la que debe incluirse la nmina e individualizacin de los asistentes (Nombre completo RUT Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma).

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OBTENCIN DE PERSONALIDAD JURDICA PROVISORIA

Una vez que el Ministro de Fe autorice el Acta Constitutiva, esta deber depositarse en Secretara Municipal, dentro del plazo de treinta das contado desde aquel en que se celebr la asamblea constitutiva. Esta gestin debe hacerla el Presidente o el Secretario electo. (Titulo 2. Prrafo 1. Art. 8 de la Ley N19.418). Al entregar copia de esta Acta en Secretara Municipal, se debe acompaar fotocopia de la Cdula de Identidad de cada miembro de la Directiva, para confeccionar el Certificado de Vigencia de Directiva correspondiente. Efectuado el depsito del Acta Constitutiva en Secretara Municipal, la Organizacin Comunitaria gozar de Personalidad Jurdica propia. Por lo cual el Secretario Municipal expedir un certificado, a ms tardar dentro de los tres das hbiles siguientes a la realizacin del depsito, y ser entregado al Presidente de la respectiva Organizacin.

4.

VALIDACIN DE PERSONALIDAD JURDICA Y ELECCIN DE DIRECTIVA DEFINITIVA

Si la constitucin de la organizacin no hubiere sido objetada, el Directorio Provisional deber convocar, entre los treinta y sesenta das posteriores a la fecha de obtencin de la Personalidad Jurdica (da en que se deposit Acta Constitutiva en Secretara Municipal), a una Asamblea Extraordinaria, en la que se elegir: a) El Directorio definitivo (duracin 3 aos) b) La Comisin Fiscalizadora de Finanzas (duracin 1 ao), la que deber elegirse anualmente. Se deber entregar una copia de esta Acta en Secretara Municipal, a la cual se debe adjuntar fotocopia de la Cdula de Identidad de los integrantes de la Directiva, para confeccionar el Certificado de Vigencia de Directiva correspondiente.

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CONFORMACIN DE COMISIN ELECTORAL Y RENOVACIN DE DIRECTIVA

Antes del trmino del perodo de Vigencia de la Directiva (tres aos que se cuentan desde el da y mes de la primera eleccin), se deber convocar, a lo menos con dos meses de anterioridad a la eleccin, a una Asamblea Extraordinaria para conformar o constituir la Comisin Electoral integrada por 5 personas, la que entrar en funciones para organizar la eleccin. La Comisin Electoral debe ser elegida en la Asamblea Constitutiva, y entrar en funciones inmediatamente para preparar la Eleccin de la Directiva definitiva (una vez cumplido el proceso de validacin de la Constitucin de la Organizacin ante el Municipio, perodo en el que acta el Directorio Provisorio). El proceso de conformacin de esta Comisin y de organizacin del Acto Eleccionario deber iniciarse tres o cuatro meses antes del trmino del periodo respectivo, con la finalidad de disponer de tiempo suficiente para el traspaso de informacin entre la Directiva en ejercicio y la Directiva Electa, y tambin para que no se produzca algn desfase de Directivas Vigentes. Teniendo presente que la Directiva Electa solo podr asumir sus funciones al expirar el periodo de vigencia de la Directiva en Ejercicio. Es importante considerar que si se retrasa la eleccin, y se realiza despus del perodo de vigencia de la Directiva anterior, la Organizacin mantiene su personalidad jurdica, pero no tiene Directiva vigente (se encuentra acfala), y la nueva Directiva estar vigente por el tiempo que resta para completar el perodo correspondiente (no se cuenta el nuevo perodo desde la fecha de la eleccin, sino que desde que expir el perodo anterior) Se levantar Actas de estas Asambleas (1.- Nominacin de Comisin Electoral y 2.- Eleccin de Directiva), en las que debe incluirse la nmina e individualizacin de los asistentes (Nombre completo RUT Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma). Al entregar copia de estas Actas en Secretara Municipal, se debe acompaar fotocopia de la Cdula de Identidad de cada nuevo Dirigente, para confeccionar el Certificado de Vigencia de Directiva correspondiente. Ante cualquier duda en este procedimiento, se recomienda solicitar la asesora del Apoyo Comunitario.

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Art. 10 de la Ley 19.418 k) Establecimiento de la comisin

electoral que tendr a su cargo la organizacin y direccin de las elecciones internas. Esta comisin estar conformada por cinco miembros que debern tener, a lo menos, un ao de antigedad en la respectiva junta de vecinos, salvo cuando se trate de la constitucin de la primera, y no podrn formar parte del actual directorio ni ser candidatos a igual cargo. La comisin electoral deber desempear sus funciones en el tiempo que medie entre los dos meses anteriores a la eleccin y el mes posterior a sta. Corresponder a esta comisin velar por el normal desarrollo de los procesos eleccionarios y de los cambios de directorio, pudiendo impartir las instrucciones y adoptar las medidas que considere necesarias para tales efectos. Asimismo, le corresponder realizar los escrutinios respectivos y custodiar las cdulas y dems antecedentes electorales, hasta el vencimiento de los plazos legales establecidos para presentar reclamaciones y solicitudes de nulidad. A esta comisin le corresponder adems la calificacin de las elecciones de la organizacin.

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VALIDACIN SEMESTRAL DE PERSONALIDAD JURDICA

Para mantener la Vigencia de su Personalidad Jurdica y validar su existencia, las Organizaciones Comunitarias deben presentar en Secretara Municipal: a) En marzo de cada ao, una Copia Actualizada y Autorizada del Registro de Socios, el que debe contener: Nombre completo RUT Domicilio Telfono Correo Electrnico (opcional) Firma. El mismo documento debe ser entregado a los representantes de las diferentes candidaturas en elecciones de las Juntas de Vecinos al renovar sus Directivas, por lo menos con un mes de anticipacin y con cargo a los interesados. b) cada 6 meses (septiembre), Certificado con las nuevas incorporaciones o retiros del Registro de Asociados. En caso de no haber modificaciones en el Registro, se certificar aquello (Art. 15 de la Ley N19.418). El cumplimiento de esta Norma se exigir para emitir Certificados de Vigencia de las Directivas.

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IMPORTANTE
1) Para sesionar y tomar acuerdos vlidos, las Organizaciones deben contar con la asistencia de a lo menos la cuarta parte de los socios mnimos exigidos para su constitucin, ejemplo: Juntas de Vecinos: 38 personas; Organizaciones funcionales urbanas: 4 personas; Organizaciones funcionales rurales: 3 personas No obstante, se requiere realizar Asamblea General Extraordinaria para: a) La reforma de los Estatutos, que requiere el Acuerdo de la Mayora Absoluta de los Miembros Asociados, y cuyo Acuerdo entrar en vigencia una vez aprobado por el Secretario Municipal (Art. 11 de la Ley N19.418). b) La adquisicin, enajenacin y gravamen de los bienes races de la organizacin. c) La determinacin de las cuotas extraordinarias, que requiere el Acuerdo de las tres cuartas partes de los afiliados presentes (Art. 13 de la Ley N19.418). d) La exclusin o la reintegracin de uno o ms afiliados, cuya determinacin deber hacerse en votacin secreta, como asimismo la cesacin en el cargo de dirigente por censura, segn lo dispuesto en la letra d) del artculo 24, que requiere dos tercios de los miembros presentes (Art. 24 letra d de la Ley N19.418). e) La eleccin del primer directorio definitivo, f) La convocatoria a elecciones y nominacin de la comisin electoral. g) La disolucin de la organizacin. h) La incorporacin a una unin comunal o el retiro de la misma. i) La aprobacin del plan anual de actividades. 2) Las organizaciones comunitarias debern confeccionar anualmente un balance o una cuenta de resultados, segn el sistema contable con que operen, y someterlos a la aprobacin de la asamblea. El incumplimiento de esta obligacin ser causal de censura para todo el directorio de la organizacin. La asamblea general elegir anualmente la Comisin Fiscalizadora de Finanzas, que estar compuesta por tres miembros, a la cual corresponder revisar las cuentas e informar a la asamblea general sobre el balance o cuenta de resultados, inventario y contabilidad de la organizacin comunitaria (Artculo 32 de la Ley N19.418).

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Toda la Asesora de estos procesos por parte del Municipio es gratuita. Para ms informacin, consultas en Blanco 425 - Quillota Fono 257674 apsc.quillota@gmail.com

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MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIN En Quillota, ay siendo las........... horas, en . (domicilio) ................, de esta comuna, en presencia del Sr/Sra. o Srta. .. quien acta como Ministro de Fe y preside esta Asamblea, se reunieron (N).. personas, como se individualiza mas adelante, con el objeto de constituir una Organizacin Comunitaria de Carcter Funcional regida por la Ley 19.418 de Juntas de Vecinos y dems Organizaciones Comunitarias. Con la Unanimidad de los presentes, se tomaron los siguientes Acuerdos: 1.- Se aprueba la Constitucin de la Organizacin Comunitaria de Carcter (Funcional o Territorial) denominada: ................................................................................................................................................. 2.- Se aprueban los Estatutos por el que se va a regir esta Organizacin, cuyo texto se adjunta, el Presidente, el Secretario, el Tesorero y el/la Ministro de Fe de la I. Municipalidad de Quillota y tres Asamblestas. 4.- Se elige la Comisin Electoral conformada por: 1.-. 2.-. 3.-. 4.-. 5.-. 3.- Se elige el Directorio Provisorio, conformado por: PRESIDENTE........................................... RUT...... DOMICILIO: .......................................... FONO: ..... SECRETARIO: ............................................. RUT... DOMICILIO:................................................... FONO: ......... TESORERO:. ................................................ RUT..... DOMICILIO:................................................ FONO:.. ... 10

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1 DIRECTOR: ................................................ RUT .. DOMICILIO: ......................................................... FONO: .....

2 DIRECTOR: ................................................. RUT ..... DOMICILIO: ......................................................... FONO: .....

3 DIRECTOR: ...................................... RUT .... DOMICILIO: Siendo las............horas, se levant la sesin, firmando el Presidente, el Secretario, el Tesorero y el/la Ministro de Fe de la I. Municipalidad de Quillota, ..., quien da Fe de que el Acta es fiel testimonio de lo tratado en ella. Socios constituyentes presentes: Nombre Apellidos RUT Telfono Mail Firma 1 ... 2 ... 3 ... 4 ... 5 .. etc

-------------------Presidente

-------------------Secretario

-------------------Tesorero

-------------------Ministro de Fe

-------------------------------Asamblesta 1

-------------------------------Asamblesta 2

-------------------------------Asamblesta 3

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