1. TRABAJAR CON TEMAS ara mejorar el aspecto de tus hojas existen caractersticas avanzadas de Excel, que permiten una modificacin del formato de una manera ms profesional. Ya sabemos cmo establecer el formato de las celdas, desde los controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de celdas. Adems, tambin disponemos de los estilos, que puedes aplicar a travs del botn . Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseo general. En el grupo de comandos Temas (que est en la ficha Diseo de pgina de la Cinta de opciones.) se encuentran varios botones que muestran listas desplegables, desde las cuales podemos aplicar temas y trabajar con ellos. En la lista que se muestra al pulsar el botn puedes ver los temas disponibles en Excel. Si quieres aplicar alguno de ellos, simple- mente debes seleccio- narlo. El cambio de tema afectar a todas las hojas del libro, afectando al formato de las celdas de todas sus hojas. En cada una de las opciones correspondientes a los temas puedes ver una pequea previsuali- zacin o muestra de sus colores y fuentes, para que te hagas una idea del aspecto que podran tener las celdas. P Temas y formato condicional 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO De esta forma puedes cambiar el aspecto general de las hojas del libro, simplemente cambiando el tema. Los estilos del libro se adaptarn al tema, por lo que, si has aplicado algn estilo a alguna celda, cambiar el formato de la celda para ajustarse al estilo. Los cuadros de seleccin de color estn divididos en varias partes: en la seccin Colores del tema puedes seleccionar alguno de los colores que estn definidos en el tema actual, pero tambin seleccionar alguno de los Colores estndar o elegir Ms colores para seleccionar exactamente el color que quieras. Si has utilizado algn color del tema (para la fuente de una celda, su relleno, las lneas del borde o cualquiera de los otros elementos de las hojas), al cambiar el tema este color cambiar, para adaptarse a los colores definidos en el nuevo tema. Por el contrario, si has utilizado un color estndar u otro color, este color no se ver modificado al cambiar el tema, sino que seguir igual. Lo mismo ocurre con las fuentes: si has utilizado alguna de las fuentes del tema en una celda, cambiar al cambiar el tema, mientras que, si has usado alguna de las otras fuentes disponibles, seguir igual al cambiar el tema. Pues bien: estos elementos (los colores del tema y las fuentes del tema) se pueden ver y modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas. Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los colores del mismo eligiendo otra combinacin desde la lista del botn . De esta forma, si seleccionas otra combinacin de colores, cambiarn nicamente los colores de las celdas de las hojas del libro, permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.
Desde el men del botn , aparte de los temas prede- terminados, tambin dis- pones de temas proporcionados por el sitio web Office.com. Adems, desde este men tam- bin puedes buscar ms temas en tu disco duro o en una ubica- cin de red. Temas y formato condicional Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3 De la misma forma que con los colores, podras seleccionar una combinacin de fuentes desde el botn para cambiar el aspecto del libro. En este caso, los colores no se veran modificados.
Si accedes a la opcin Crear nuevos colores del tema desde el men del botn , podrs ver los colores del tema. Como ves, la combinacin de colores de un tema est compuesta de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de nfasis y de dos colores de hipervnculo.
En el apartado de Muestra puedes ver el aspecto general al ir cambiando los colores. Por otro lado, el botn Resta- blecer permite recuperar los colores origi- nales de la combinacin de colores. Temas y formato condicional 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo Nombre. De manera similar, desde la opcin Crear nuevas fuentes del tema del men del botn puedes cambiar las fuentes del tema, creando una nueva combinacin de fuentes. En este caso, disponemos de una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o ttulos.
El ltimo botn del grupo de comandos Temas es . Los efectos se aplican a las formas, lneas y rellenos. No puedes crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado. Si, despus de crear una combinacin de colores y de fuentes y de seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un tema, puedes hacerlo a travs de la opcin Guardar tema actual del men del botn . Excel te pedir un nombre de archivo para el tema, y lo guardar en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema aparecer disponible en el men para que lo puedas aplicar en los documentos que quieras.
Los temas se comparten entre los programas de Office, para que puedas utilizarlos en cualquiera de ellos y puedas crear documen- tos que tengan el mismo as- pecto uniforme. Temas y formato condicional Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5 2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES unque con un formato personalizado puedes poner el color de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene, hay una manera ms adecuada y ms potente de hacer esto. El formato condicional sirve para aplicar unos determinados formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), segn la condicin que indiquemos. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas sobre las que vamos a trabajar. A continuacin, utiliza las distintas opciones del men del botn , que est en el grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos. Los dos primeros submens sirven para resaltar las celdas que cumplan las condiciones que se indican: las que sean mayores, menores o iguales a un determinado valor, las que tengan valores nicos o valores duplicados, los valores ms altos o ms bajos, etc. Las opciones del submen Resaltar reglas de celdas se basan en el valor de la celda y, en funcin de si se cumple o no la condicin, cambian el formato de la celda. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrar un cuadro en el que introduciremos el valor o valores a utilizar en la comparacin y el formato que se aplicar a las celdas que cumplan esta condicin.
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Incluso puedes obtener el va- lor a comparar desde una celda del libro, escribiendo la referencia a la celda (como si fuera una fr- mula, es decir, con el formato =ColumnaFila) o pulsando el botn Minimizar dilogo y haciendo clic en dicha celda. Temas y formato condicional 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO En los datos de la hoja puedes ver que el efecto que obtendras si aceptaras el cuadro con los parmetros que tengas en ese momento. Si pulsas el botn Cancelar, se cancelar este comando y no se aplicar el comando de formato condicional en las celdas de la tabla. Desde la lista del cuadro de dilogo que aparece al seleccionar un formato condicional se indica el formato a aplicar a las celdas que cumplan la condicin. Puedes utilizar alguno de los formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar t mismo el formato con la opcin Formato personalizado. De esta forma se abrir el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrs problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas fichas y controles. Las opciones del submen Reglas superiores e inferiores permiten cambiar el formato de los valores ms altos o ms bajos: por ejemplo, podras cambiar el formato de los 6 valores ms altos o ms bajos, de los 25% ms altos o ms bajos o de los que estn por encima o por debajo de la media. Las opciones de formato condicional del submen Barras de datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra representa el valor de la celda en relacin a las otras. Una barra corta indica que el valor de la celda es bajo en relacin a los valores de las otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto. El tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de tres a cinco categoras, adems de elegir distintos tipos de iconos.
El submen Escalas de color muestra una gradacin de colores en las celdas, donde el tono de color representa los valores (por ejemplo, los valores supe- riores con un color ms verde y los valores inferiores con un color ms rojo). Temas y formato condicional Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7 El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la distribucin proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el valor est por encima del 80% se muestra un icono, si est entre el 80% y el 60% se muestra otro, y as sucesivamente). Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma ms rpida y clara:
En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores y menores notas de los distintos exmenes para los alumnos. Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena nota media.
3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO parte de estas opciones de formato condicional, tambin puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que puedes especificar las condiciones de una manera ms personalizada que con las opciones predefinidas. Desde la opcin Nueva regla del men de crears una regla de formato condicional manualmente, mientras que desde el submen Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja. A
La opcin Administrar reglas del men del botn abre un cuadro de dilogo en el que puedes ver las reglas de formato condicional existentes en las celdas seleccionadas o en cualquier hoja del libro. Desde este cuadro tam- bin puedes aadir nuevas reglas, as co- mo modificar o eliminar las ya existentes. Temas y formato condicional 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO Al seleccionar la opcin Nueva regla, en la parte superior del cuadro de dilogo que aparecer seleccionaremos el tipo de regla de formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior configuraremos dicha regla.
Los parmetros de configuracin de la regla cambian segn el tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecern barras de color en las celdas segn su valor, barras de datos con longitud mayor o menor o iconos. En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarn para las barras o los iconos: el valor ms alto y ms bajo de las celdas, segn un porcentaje o un percentil, segn el resultado de una frmula o indicar el valor exacto.
En la regla Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar forma- to la condicin se basa en la frmulas que introduzcas; debes empezar la frmula con un signo = y debe dar como resultado un valor lgico, es decir, VERDADERO o FALSO. Temas y formato condicional Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9 El tipo de regla Aplicar formato nicamente a los valores con rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el nmero de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior del rango de valores. En cuanto a la regla Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan, desde la primera lista del apartado de configuracin de la regla puedes indicar si para la condicin de la regla se compararn valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiar el formato de las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.
En la segunda lista indicaremos cul es el criterio que seguiremos para comparar el valor que tenga la celda. En los campos de la condicin de algunas de las reglas tambin puedes utilizar el botn de Minimizar dilogo , de forma que podras indicar cmodamente una referencia de celdas, en lugar de un valor constante (como el que hemos escrito ahora). Tras indicar los parmetros de la regla, desde el botn Formato puedes indicar el formato que se aplicar a la celda cuando se cumpla la condicin que hemos puesto. Por otro lado, al seleccionar la opcin Administrar reglas del botn , podrs seleccionar una regla y pulsar los botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla de la lista de reglas de formato. El botn Nueva regla permite aadir nuevas condiciones, de la misma forma que con la opcin Nueva regla del men de .
La lista superior del cuadro del Administrador de reglas per- mite seleccio- nar si quieres ver las reglas de la seleccin de celdas actual, todas las reglas existentes en la hoja actual del libro o seleccionar otra hoja para ver las reglas que hay en ella. Temas y formato condicional 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras. Estas reglas se evalan por orden de prioridad segn aparezcan en este cuadro: primero se evalan las reglas que estn en la parte de arriba, y luego las reglas de abajo. El formato condicional puede ayudar a analizar los datos visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.
4. INSERTAR DIBUJOS E IMGENES on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de clculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma agradable. Pues ahora vamos a ver cmo podemos mejorar todava ms la presentacin de tus hojas: aadiendo objetos de dibujo (como rectngulos, crculos y otras formas ms sofisticadas), imgenes, objetos WordArt, etc. Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imgenes, cuadros de texto, objetos WordArt, grficos, hipervnculos, etc.
Desde el men del botn puedes dibujar lneas, flechas, rectngulos, elipses y otras formas ms complejas. Tras crear un dibujo, pulsando y arrastrando los pequeos controles blancos que se muestran alrededor de estos dibujos podrs cambiar su tamao, mientras que el circulito verde que hay sobre ellos permite girar los dibujos. C
Puedes cambiar el orden de prioridad de las reglas utilizando los botones Subir y Bajar del cuadro de dilogo. Temas y formato condicional Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Para mover los dibujos, pulsa sobre ellos y arrstralos hasta la posicin que quieras. Al seleccionar un objeto de dibujo, aparece la ficha contextual Formato en la Cinta de opciones, que dispone de todas las herramientas que permiten trabajar con este tipo de objetos: colores, tipos de lnea, girar, etc. Con el botn se abrir una lista, desde la que puedes seleccionar un color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen como relleno. Adems, si seleccionas la opcin Ms colores de relleno puedes indicar, adems del color, la transparencia que tendr este relleno.
El botn establece el color, ancho y estilo de la lnea de la forma, mientras que aplica efectos, como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.
Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes aadir ms objetos de dibujo o cuadros de texto, as como cambiar la forma selec- cionada a otra distinta o con- vertirla a una forma libre para modifi- carla de la manera que quieras.
Tambin pue- des modificar el formato de los objetos de dibujo desde el cuadro de dilogo Formato de forma, al que puedes acceder desde el men contextual del objeto. Temas y formato condicional 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO Para insertar una imagen en la hoja de clculo, desde la ficha Insertar de la Cinta de opciones utiliza el botn o , para aadir alguna de las imgenes que proporciona Office. Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle para hacer distintas operaciones con la imagen.
Entre otras posibilidades, puedes cambiar el brillo, contraste o la nitidez de la imagen desde el botn o aplicar efectos de color desde , por ejemplo, aumentar o disminuir la saturacin de color, cambiar el tono de color o colorearla con algn color en concreto. Desde el botn puedes aplicar distintos efectos para que la imagen parezca una pintura o un dibujo hecho a mano, entre otros efectos. El botn Restablecer imagen deshace todos los cambios de formato aplicados en la imagen, de forma que se queda tal como estaba inicialmente, al insertarla. El botn permite recortar la imagen, haciendo que no se vean partes de dicha imagen. Desde el men de dicho botn incluso puedes recortar la imagen de forma que se ajuste a una determinada forma. Adems de poder aadir dibujos e imgenes, en Excel tambin puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos vistosos), grficos SmartArt (que representan visualmente cierta informacin o concepto) o grficos a partir de los datos que tengas en la hoja de clculo.
Recuerda que tambin puedes utilizar los botones de Iniciador de cuadro de dilogo para acceder a distintos cuadros de dilogo, donde ver y modificar todas las propiedades de la imagen.