Vous êtes sur la page 1sur 29

Microsoft Access 2000

C.G.C

MICROSOFT

ACCESS

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

I.1. NOTION DE BASE DE DONNEES


Une base de donnes est une collection d'informations relatives un sujet. Elle a un objectif particulier. Elle permet une gestion facile et agrable des donnes. Exemple : Gestion de stock, Gestion du personnel etc. . Imaginer par exemple un chef de personnel disposant dun volume important dinformations sur les employs. Ces informations sont dans la plupart des cas contenues dans des fichiers indpendants cest--dire disperss (sans relation entre eux). Les questions suivantes peuvent se posent alors : Comment extraire rapidement des renseignements sur un seul employ ? Comment sassurer quil ny a pas de redondance dans le stockage des donnes (double emploi) ? Comment connatre les liens entre les diffrents fichiers concernant un employ ? Tant dautres questions ncessitant des rponses rapides et efficaces peuvent toujours se poser. Les bases de donnes relationnelles facilitent la gestion efficace et rigoureuse de toutes vos donnes.

I.2. BASES DE DONNEES RELATIONNELLES


Les systmes de gestion de basse de donnes stockent et traitent les donnes selon un modle relationnel. Chaque enregistrement de la base de donnes se rapporte un seul et unique sujet ou catgorie dinformation. Par exemple on peut traiter les commandes, les clients et les fournisseurs en tant quentits par le biais des relations cres entre eux. Exemple : Saisir le nom, ladresse et le code postale dun client chaque commande savre superflu et alourdi le systme. Avec un systme relationnel, au niveau des informations sur les commandes on prvoit un champ pour stocker une donne, le code client par exemple, qui va ensuite mettre le fichier commande en relationnel avec le fichier client.

I.3. ETAPES DE CONCEPTION DUNE BASE DE DONNEES


1. Dterminer lobjectif de votre base de donnes : Dterminer son objectif et lutilisation qui va en tre faite. Rflchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de donnes.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

Discutez avec les concerns, rflchir ensemble aux questions auxquelles la BDD doit apporter une rponse. Esquissez les tats que vous souhaitez raliser. Runir les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos donnes. 2. Dterminer les tables ncessaires (ltape la plus difficile) Une table ne doit pas contenir des informations en double et les informations ne doivent pas tre dupliques entre les tables. NB : Lorsquune information est stocke dans une seule table, vous le mettez jour un seul endroit. Chaque table doit contenir des informations relatives un seul sujet. NB : lorsque chaque table contient des faits relatifs un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives chaque sujet indpendamment des autres sujets. On peut par exemple stocker des adresses dun client dans une table et les commandes client dans une autre tel enseigne quon peut supprimer une commande sans supprimer ladresse client. 3. Dterminer les champs ncessaires : Etablir une relation entre chaque champ et le sujet de la table. Nincluez pas des donnes drives ou calcules. Stocker les informations de manire logique possible (exemple nom, prnom au lieu de nom seulement). 4. Identifier le/les champs comportant enregistrement ( les cls Primaires). 5. Dterminer les relations entre les tables. des valeurs uniques dans chaque

REMARQUE : Approche Pratique de Conception dune BDD.


1. Prenez le temps ncessaire lapprentissage du domaine dactivit que vous essayez de modliser (poser le maximum de questions aux concerns). 2. Notez sur papier la mission fondamentale que doit remplir le systme. 3. Faites un premier brouillon reprsentant les formulaires servants la saisie des donnes. Votre approche doit sappuyer sur ltat du systme existant. 4. Faites un brouillon sur papier des Tables. 5. Observez attentivement vos notes et les rapports imprims. 6. Reprenez les rapports dfinis lors de ltape 5 et vrifiez que les Tables de ltape 4 leur correspondent. 7. Ajoutez sur le papier plusieurs lignes de donnes aux Tables que vous avez dfinies.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

8. Commencez le processus de normalisation. Identifiez pour chaque Table les cls candidates, puis slectionnez les cls primaires. 9. Notez galement les cls externes afin de les ajouter aux Tables lies. 10. Vrifiez dans les Tables si tout les champs sont atomiques (1re forme normale). 11. Vrifiez si chaque Table dcrit une entit unique (2ime forme normale). 12. Vrifiez sil y a des colonnes calcules (3ime forme normale) et supprimez-les. 13. Affinez les Relations entre les Tables (les cardinalits). 14. Crez les Tables. 15. Crez les Requtes. 16. Retournez voir les utilisateurs par rapport lavancement. 17. Revenez apportez les modifications. 18. Commencez dvelopper lApplication. 19. Faites un test avec les utilisateurs. 20. Livrez et installez le systme final.

I.4. CARACTERISTIQUE DUNE BASE DE DONNEES


Un systme de gestion de base de donnes permet de dfinir la structure de vos donnes, de les utiliser, de les traiter aisment et de les contrler. Dans une base de donnes Access 2000, les objets principaux sont les tables, les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules.

Table :
Une table est un objet que vous dfinissez pour stocker vos donnes. Chacune contient des informations se rapportant un seul et unique sujet tel que les clients, les produits. Les tables organisent les donnes en colonnes (appeles champs) et lignes (appeles enregistrements). Les informations rentres dans la table constituent des enregistrements. Un champ peut constituer la cl primaire (et indexe) de la table. Elle permet didentifier directement un enregistrement de la table en cas de recherche. NB : L'utilisation d'une table distincte pour chaque sujet signifie que vous ne stockez ces donnes qu'une seule fois, ce qui renforce l'efficacit de votre base de donnes et rduit les erreurs de saisie.

Requte :
Une requte est un objet qui permet dafficher, modifier et analyser des donnes de diverses faons. Vous pouvez galement les utiliser comme source d'enregistrements pour des formulaires, des tats et des pages d'accs aux donnes.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

Formulaire :
Cest un objet dont la fonction principale rside dans le contrle et la saisie des donnes dans lapplication. Il sutilise pour prsenter les donnes issues des requtes ou des tables.

Etat :
Un tat est un objet qui met en forme, calcule, imprime et comptabilise les donnes slectionnes. Les tats permettent la visualisation dun ou plusieurs documents sur lcran avant limpression.

Macro :
Une macro est une dfinition de structure, compose dune ou plusieurs instructions effectuer, en rponse un vnement. Vous pouvez, par exemple, excuter une macro qui imprime un tat lorsqu'un utilisateur clique sur un bouton de commande.

Module :
Cest un formulaire programmable partir de Microsoft Basic. Les modules offrent plus de souplesse pour la dfinition des actions que les macros et permettent de dceler des erreurs, chose impossible avec les macros.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

Un exemple dapplication de Gestion du Personnel sera utilis dans ce support afin dillustrer la dmarche de conception dune base de donnes Access.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

II.1. CREATION DUNE NOUVELLE BASE DE DONNEES


Lancer Access 2000 partir de licne Ou 1. Cliquer sur le bouton Dmarrer 2. Pointer sur Programme 3. Enfin pointer et cliquer sur licne Microsoft Access La fentre suivante saffiche Access

Cliquer sur Nouvelle base de donnes Access. La fentre Fichier Nouvelle base de donnes apparat et vous permet de sauvegarder votre BDD avec un nom dans un rpertoire. Remarque : BDD signifie Base De Donnes. NB : Assistant, pages et projets de bases de donnes Access permet de crer une Base de Donnes laide dun assistant. Ouvrir un fichier existant permet douvrir une BDD existante.

Approche Pratique

Microsoft Access 2000

C.G.C

Fentre Base de Donnes

II.2. DEFINITION DE LA STRUCTURE DES DONNEES


La cration des diffrents objets constituant la BDD (tables, formulaires, requtes etc.) ncessite un travail pralable. Il sagit de dfinir les rubriques des entits (tables) qui vont stocker les informations. Exemple : Table Personnels Nom du champ (Mnmonique) Mat Nom Prnom DateNaiss LieuNaiss ServAffect DateEmb Type de donnes Texte Texte Texte Date/Heure Date/Heure Texte Date/Heure Taille 10 20 20 Description Le numro matricule de lemploy Le nom de lemploy Le prnom de lemploy Date de naissance de lemploy Lieu de naissance de lemploy Service daffectation de lemploy Date dembauche de lemploy

20

NB : Cette structure nest pas exhaustive et peut tre complt au besoin.

II.3. LES TABLES


II.3.1.Cration dune table :
Cliquer sur longlet Table de la fentre BDD. Vous avez trois (3) possibilits pour crer vos tables :

Approche Pratique

Microsoft Access 2000 II.3.1.1 Cration dune table en Mode cration :

C.G.C

Double-Cliquer sur Crer une table en mode cration, la fentre suivante saffiche.
Ajoutez ou renommez un champ Ex : Mat Dfinissez le type de donnes dun champ. Ex : Texte

Description du nom de champ

Vous dfinissez les proprits des champs ici. Ex : Taille Mat=10

NB : Cette option vous permet de crer une table en spcifiant les noms de champs, les types de donnes, et les proprits des champs (dans la partie infrieure de la fentre). Dans la partie description vous pouvez dcrire brivement le champ appropri. Enregistrer votre table en choisissant Fichier, Enregistrer (dans la barre de menu) ou en cliquant sur loutil Enregistrer . Donnez un nom votre table (Employs par exemple dans notre cas). Remarque : Quand vous enregistrez votre table pour la premire fois, Access vous demande de dfinir une cl primaire. La cl permet didentifier un enregistrement dans une table de faon unique. Elle permet alors dviter les doublons dans les enregistrements. Elle permet aussi de mettre en relation une table avec dautres tables. Pour notre exemple, nous allons mettre une cl sur Mat (le matricule).

Approche Pratique

10

Microsoft Access 2000 II.3.1.2 Cration une table laide de lassistant :

C.G.C

Cette option vous permet de faire un choix parmi une liste de tables caractre professionnel ou personnel et de spcifiez les informations dsires. II.3.1.3 Crer une table en entrant des donnes : Cette option permet de crer une table tout en saisissant des donnes.

II.3.2 Choix du type de donnes :


Type de donnes Texte Mmo Numrique Date/Heure Montaire Compteur Oui/Non Liaison OLE Valeurs acceptes Caractres alphanumriques Caractres alphanumriques (plusieurs phrases ou paragraphes) Valeurs numriques (entires ou dcimales) Dates et heures Valeurs montaires Valeur numrique que Access augmente automatiquement chaque ajout denregistrement. Valeur boolenne Objets OLE, graphiques et autres donnes binaires. Taille 255 Octets (caractres) Jusqu 64000 Octets

1, 2, 4, 8 Octets 8 Octets 8 Octets 4 Octets

1 bit Jusqu 1Go (selon lespace disponible du disque)

II.3.3 Proprits des champs :


Utilisez cette proprit de champ Taille de champ Pour Cette proprit permet de limiter la taille dun champ de type texte ou numrique afin de ne pas gaspiller inutilement lespace de stockage. La proprit Format permet de dfinir un format pour des types de donnes. Afficher les dates et les nombres dans un format tel que le format de date de type long ou le format Montaire. Afficher un certain nombre de chiffres aprs la virgule dans un champ numrique ou montaire. Afficher des caractres de mise en forme dans un champ et viter de les taper, en tant sr que les donnes

Format

Dcimales

Masque de saisie

Approche Pratique

11

Microsoft Access 2000

C.G.C tiendront dans le masque. Spcifier une tiquette autre que ltiquette par dfaut (nom du champ) pour les nouveaux formulaires et tats. Remplir automatiquement ce champ par une valeur donne lors de lajout de nouveaux enregistrements la table. Limiter les donnes dun champ en fonction dun critre prcis. Imposer la saisie dune donne dans un champ Permettre lenregistrement de chanes vides dans un champ Mmo ou Texte. Acclrer la recherche des champs frquemment consults.

Lgende

Valeur par dfaut

Valide si Message si erreur Null interdit Chane vide autorise Index

II.3.4 Modifier une table :


Si la table est ouverte, cliquer sur le bouton Modifier Ou Si vous tes dans la fentre BDD, Activez longlet Tables , pour la modifier.

Cliquez sur le nom de la table modifier, Cliquez ensuite sur le bouton Modifier. II.3.4.1 Insertion dune nouvelle ligne : Positionner le curseur sur la ligne avant laquelle doit se faire linsertion. Dans le menu Edition, Choisir Insrer ligne ou cliquer directement sur loutil barre doutil. Saisissez le nom du nouveau champ et ses proprits Enfin fermer la table en lenregistrant. Exemple : Vous pouvez complter la Table Employs en ajoutant le champ fonction. II.3.4.2 Suppression dune ligne : Ouvrir la table en mode modification Cliquer sur la ligne supprimer Choisir Supprimer dans le menu Edition ou de la

Approche Pratique

12

Microsoft Access 2000 cliquer directement sur loutil Exemple : supprimer la ligne Nationalit dans la table Agents II.3.4.3 Modification du nom dun champ : Cliquer dans la zone nom de champ et procder comme dans un traitement de texte. Ensuite enregistrer la table. Exemple : Changer Mat dans la table Employs par Matricule.

C.G.C

La saisie des donnes directement partir de la structure de la table nest pas toujours agrable, do lintrt dutiliser des formulaires.

II. 4. LES FORMULAIRES


II.4.1 Cration dun formulaire :
1. Cliquer sur longlet Formulaire de la BDD 2. Faites double clique sur loption Crer un formulaire laide de lassistant, une bote de dialogue saffiche.

3. Choisir la table ou la requte sur laquelle vous voulez crer le formulaire. 4. Slectionnez les champs dont vous avez besoin.

Approche Pratique

13

Microsoft Access 2000 Les boutons suivants permettent de :

C.G.C

Slectionner le champ en surbrillance dans les champs disponibles et lajouter dans champs slectionns droite. Slectionner tous les champs. Retirer le champ en sur brillance dans la zone champs slectionns. Retirer lensemble des champs dj choisis. NB : Une double clique sur le nom du champ dans la partie champs disponible permet aussi de le slectionner. 6. Cliquer sur suivant pour passer ltape suivante (ou sur prcdent pour revenir en arrire ou sur annuler pour abandonner lopration ou terminer pour sauter les tapes intermdiaires). 7. Choisir laspect de votre formulaire (standard, relief, etc.). 8. Indiquer le titre de votre formulaire (titre dentte de formulaire). 9. Cliquer sur terminer pour parachever le formulaire. 10. Donner un nom au formulaire NB : Crer un formulaire en mode cration permet de crer un formulaire en spcifiant la source de lenregistrement, les contrles et les proprits des contrles.

II.4.2 Modification dun formulaire


II.4.2.1 Ajout dune nouvelle zone de texte : Pour ajouter une zone de texte, par exemple pour dterminer lge dun agent sur la base de lanne de naissance. Cliquer sur le bouton zone de texte de la bote outils (si la bote outil nest pas active, cliquer sur le bouton bote outils de la barre BDD). Dans le formulaire cliquer droite en regard de la date de naissance, vous verrez apparatre Texte() Indpendant

Double cliquer sur texte et saisissez ge Cliquer lintrieur du champ Indpendant et taper la formule = Anne(date()) Anne([DateNaiss]). Lge de lemploy est automatiquement calcul. Remarque : rpter la mme procdure pour dterminer lanciennet dun employ.

Approche Pratique

14

Microsoft Access 2000

C.G.C

II.4.2.2 Suppression dun objet du formulaire ou dun formulaire : Cliquer sur lobjet ou sur le nom du formulaire supprimer dans la fentre BDD. Appuyer sur la touche Suppr . Remarque : Vous pouvez changer lapparence dun formulaire par des mises en forme comme dans un traitement de texte (Taille de la police, couleur darrire plan/remplissage, couleur de police/premier plan etc.).

II. 5. LES REQUETES


Il existe plusieurs types de requtes : mise jour, suppression, ajout, cration de tables etc. Les requtes apportent des rponses aux questions que vous posez vos donnes ; elles servent aussi extraire des informations des tables et modifier les donnes de diffrentes manires. Cest parce que vous pouvez btir des requtes que vous utilisez un programme de base de donnes pour grer de grandes quantits dinformations. Elles permettent dafficher, danalyser et de modifier les donnes provenant dune ou de plusieurs tables.

II.5.1 Cration dune requte :


Cliquer sur longlet Requtes de la fentre BDD Choisissez crer une requte en mode cration, une fentre saffiche :

Approche Pratique

15

Microsoft Access 2000

C.G.C

Choisissez les tables/requtes dont vous avez besoin. NB : Pour choisir une table/requte faites double clique sur son nom ou cliquer une fois dessus et faites ajouter. Cliquer sur le bouton Fermer, la fentre requte slection saffiche; Faites double clique sur les diffrents champs de la table qui apparat en haut pour les faire apparatre comme champs de la requte. Enregistrer votre requte en lui donnant un nom. NB : la ligne ou permet de dfinir des critres de slection. Exemple : Dans la colonne DateNaiss cliquer sur la ligne ou et taper >= 01/01/1960 et <=01/01/1974. Cette requte vous permet de trier la liste des employs ns entre 1960 et 1974. Dans la colonne Mat cliquer sur la ligne Critres et taper : [Entrer le matricule de lagent]. Cette requte vous permet de vous renseigner sur un seul employ en saisissant son matricule comme paramtre de visualisation.

Approche Pratique

16

Microsoft Access 2000

C.G.C

II.5.1.1 Ouvrir une requte : Si vous tes en mode modification, Cliquer sur le mode feuille de donnes Ou Sur le bouton Excuter .

Si vous tes dans la fentre BDD, Cliquer sur longlet Requte, puis sur le nom de la requte et enfin sur ouvrir. NB : En excutant la requte Agents, elle vous demande toujours de rentrer le numro matricule agent. Pour modifier une requte, il faut passer en mode cration.

II. 6. LES ETATS


Un tat est une prsentation efficace des donnes sous forme imprime.

II.6.1 Cration dun tat :


Cliquer sur longlet Etats, de la fentre BDD Choisissez crer un tat laide de lassistant (lassistant vous pose des questions et cre un tat en fonction de vos rponses).Une bote de dialogue limage de celle de lassistant formulaire saffiche. Indiquer la table/requte sur lequel sera bas ltat Slectionner les champs faire apparatre dans ltat comme dans le cas de lassistant formulaire. Ajouter des niveaux de regroupement (champs) au besoin. Pour slectionner un champ, il faut faire double clique sur son nom. Exemple : Liste des employs par service (service niveau de regroupement). Au besoin indiquer des champs de tri. Exemple : Liste des employs par service et par ordre alphabtique des noms.

Approche Pratique

17

Microsoft Access 2000

C.G.C

Dfinir le type de prsentation (Echelonn, Bloc etc.), lorientation de limpression (Portrait, Paysage). Dfinir le style de ltat (compact, formel, gras etc.). Donner un titre votre tat Remarque : le bouton Suivant vous permet de passer dune tape une autre. Le bouton Terminer met fin la cration de ltat.

Exemple dun tat

Liste des Employs service

Modification dun tat : Sil est ouvert, cliquer sur le bouton Mode Cration sinon cliquer sur longlet Etats de la fentre BDD. Slectionner ltat modifier Enfin cliquer sur lobjet modifier et procder comme en traitement de texte.

Approche Pratique

18

Microsoft Access 2000

C.G.C

Approche Pratique

19

Microsoft Access 2000

C.G.C

III.1. RELATIONS ENTRE LES TABLES


Aprs avoir cre diverses tables pour les diffrents sujets traits dans votre Base de Donnes, il vous faut un moyen d'indiquer Microsoft Access comment rassembler ces informations. La premire tape consiste dfinir des relations entre vos diffrentes tables. Aprs quoi vous pouvez crer des requtes, des formulaires et des tats pour afficher simultanment des donnes provenant de plusieurs tables diffrentes. Une relation a pour objet de faire correspondre les donnes des champs-cls de deux tables ces champs ont habituellement le mme nom dans les deux tables. Dans la plupart des cas, ces champs sont la cl primaire de la premire table, qui constitue un identificateur unique pour chaque enregistrement, et la cl trangre de l'autre table.

III.1.1 Cration de relations entre tables :


Cliquer sur loutil relation de la fentre Microsoft Access Ou Sur Outils de la barre de menu, Cliquez sur loption Relations. Une fentre contenant tous les noms des Tables/Requtes apparat.

Pour ajouter une table/requte Faites double clique sur son nom ou Cliquez une seule fois sur son nom, puis sur le bouton Ajouter et enfin cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fentre. Pour crer la relation il suffit de faire clique glisser sur le champ (cl primaire) de la table source jusquau champ correspondant (cl trangre) de la table destination.

Approche Pratique

20

Microsoft Access 2000

C.G.C

La fentre Modification des Relations apparat et vous permet de dfinir le type de relation dont vous avez besoin.

Fentre modification des relations

Remarque: les relations tiennent comptent de certaines rgles de gestion. Exemple : Table Employs, Table Service, Table Charges et Table Salaires. Un Employ est affect dans un et un seul service. Un service contient au moins un Employ. Un Employ reoit un salaire chaque mois Etc. Ici la table source est Employ et la table destination est Salaire . Le champ Mat (cl primaire de la Table Employ) se trouvant dans la table Salaires est appel cl externe. Ce champ Mat permet alors de faire un lien (ici type de relation un plusieurs) entre les deux tables. On fait alors un clique-glisser sur Mat de la table Employs jusqu Mat de la table Salaires. Fentre relations Rgle de gestion :

Fentre Relations

Types de relations : Selon les critres de gestion plusieurs types de relations peuvent apparatre dans une BDD.

Approche Pratique

21

Microsoft Access 2000 Relation un plusieurs :

C.G.C

La relation un--plusieurs (1 N) est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors qu' chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la table A. Exemple : Un enregistrement de la table Employs est li plusieurs enregistrements de la table Salaires , alors que chaque enregistrement de la table Salaires nest li qu un seul enregistrement de la table Employs .

Relation plusieurs--plusieurs Dans une relation plusieurs--plusieurs (N N), un enregistrement de la table A peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'aprs dfinition d'une troisime table (appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux champs les cls trangres des tables A et B. Une relation plusieurs--plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un--plusieurs avec une troisime table. Relation un--un Dans une relation un--un (1 1), chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu' un enregistrement de la table B, et inversement chaque enregistrement de la table B ne peut correspondre qu' un enregistrement de la table A. Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associes de la sorte font normalement partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une relation un--un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de scurit, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table principale. Exemple : Un Mdecin et ses Patients. Les informations gnrales peuvent tre stockes dans une table appele Patient, alors que les donnes sensibles (Nom, adresse etc.) seront stockes dans une autre Table appele Confidentielle. Laccs aux donnes confidentielles est alors restreint. NB : Dans ce type de Relation les Tables lies devraient possder la mme Cl Primaire. Remarque sur lintgrit rfrentielle : L'intgrit rfrentielle est un systme de rgles que Microsoft Access utilise pour garantir que les relations entre les enregistrements dans les tables lies sont valides et que vous n'effacez pas ou ne modifiez pas par erreur des donnes lies. Intgrit rfrentielle Rgles devant tre respectes pour prserver les relations dfinies entre des tables lors de l'ajout ou la suppression d'enregistrements. Si vous appliquez l'intgrit rfrentielle, Microsoft Access vous empche d'ajouter des enregistrements une table lie lorsque la table primaire ne contient pas d'enregistrement associ, de procder la modification de valeurs

Approche Pratique

22

Microsoft Access 2000

C.G.C

dans la table primaire qui entranerait des enregistrements orphelins dans une table relie, et de supprimer des enregistrements de la table primaire lorsque la table relie contient des enregistrements correspondants. On utilise l'intgrit rfrentielle si les conditions suivantes sont runies : Le champ correspondant de la table source est une cl primaire ou possde un indexe unique. Les champs lis ont le mme type de donnes (exception : numro auto et numrique peuvent tre lis). Les deux tables appartiennent la mme base de donnes Microsoft Access. Lorsque vous appliquez l'intgrit rfrentielle, vous devez observer les rgles suivantes : Dans le champ cl trangre de la table lie, vous ne pouvez pas entrer une valeur qui n'existe pas dans la cl primaire de la table primaire. Vous ne pouvez pas effacer un enregistrement de la table primaire si des enregistrements correspondants existent dans une table lie. Vous ne pouvez pas changer une valeur cl primaire dans la table primaire si cet enregistrement possde des enregistrements lis. Si vous souhaitez que Microsoft Access applique ces rgles pour une relation, activez la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle lorsque vous crez la relation. Si vous appliquez l'intgrit rfrentielle alors qu'une des rgles ci-dessus n'est pas respecte, Microsoft Access affiche un message d'erreur et n'autorise pas la modification. Vous pouvez ignorer ces restrictions relatives la suppression ou modification des enregistrements lis et prserver nanmoins l'intgrit rfrentielle en activant les cases cocher Mettre jour en cascade les champs correspondants et Effacer en

cascade les enregistrements correspondants.


Mise jour en cascade Pour les relations qui imposent l'intgrit rfrentielle entre tables, mise jour de tous les enregistrements lis de la ou des tables lies la modification d'un enregistrement de la table primaire. Suppression en cascade Pour les relations qui imposent l'intgrit rfrentielle entre tables, suppression de tous les enregistrements lis de la ou des tables lies la suppression d'un enregistrement de la table primaire.

Approche Pratique

23

Microsoft Access 2000

C.G.C

III.2. FORMULAIRES ET SOUS- FORMULAIRES


Un sous-formulaire est un formulaire dans un formulaire. Le formulaire primaire est appel formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une combinaison formulaire/sous-formulaire est souvent appele formulaire hirarchique ou formulaire pre/fils. Supposons quon ait en envie de faire apparatre les diffrents avancements dun Employ. Nous allons crer une structure de donnes Avancements qui aura comme champs : Nom du champ RfAvanc DateAvan Classe Echelon Indice Type de donnes NumroAuto Date/Heure Numrique Numrique Numrique Description Cl de la table pour identifier un avancement Date davancement dun agent La classe dun agent Lchelon de lagent Lindice de lagent

Crer une nouvelle table appele Avancements Crer un formulaire en format tabulaire pour cette table afin dy entrer des informations.

Formulaire avancement en mode tabulaire

Pour pouvoir faire le lien entre la table Employs et celle des Avancements, il faut un lien qui peut tre matrialis par le champ Mat qui est unique pour chaque Employ. Il faut alors complter la structure de la table avancement en lui ajoutant un champ Mat. Au lieu davoir deux formulaires excuter sparment, on peut incorporer le formulaire gestion des avancements dans le formulaire gestion du Personnel. Pou cela : Ouvrir le formulaire de saisie des Employs en mode cration avec sa fentre restaure de faon voir la fentre BDD. A partir de la fentre BDD faites un clique glisser du formulaire Avancement jusquau formulaire Personnel ouvert en mode cration. Cliquer une fois sur le formulaire Avancement pour le slectionner Cliquer sur le bouton Proprits , une fentre apparat

Approche Pratique

24

Microsoft Access 2000

C.G.C

Saisissez Mat dans les champs pres et fils. Ouvrir le formulaire Employ en mode cration Cliquer sur loutil sous-formulaire/sous-tat Cliquer dans le formulaire Employs lemplacement appropri, la fentre assistant sous formulaire saffiche Cocher loption utiliser un formulaire existant et cliquer sur son nom Cliquer sur loption choisir partir dune liste Donner un nom votre sous-formulaire au besoin. Exemple dun formulaire avec sous-formulaire :

Remarque : Un formulaire principal peut contenir autant de sous-formulaires que vous le souhaitez condition qu'ils soient placs dans le formulaire principal. Vous pouvez galement imbriquer jusqu' dix sous-formulaires. Cela signifie que vous pouvez avoir un sous-formulaire contenu dans le formulaire principal mais aussi un second sous-formulaire contenu dans le premier sous-formulaire, etc.

Approche Pratique

25

Microsoft Access 2000

C.G.C

III.3. CREATION DUNE ZONE DE LISTE MODIFIABLE


Dans le formulaire de saisie des renseignements sur un Employ il est fastidieux de saisir chaque fois le service daffectation de lagent avec des risques de dformation. Etant donn que tous les services sont connus davance il plus ais de crer une table service. Cette table servira de source une zone de liste modifiable dans le formulaire Employs et remplacera la zone de texte service. Crer la table Services et saisir quelques donnes Ouvrir le formulaire agents en mode modification dans la bote outils Cliquer sur loutil zone de liste modifiable Cliquer sur le formulaire lendroit o doit apparatre cette liste La fentre Assistant zone de liste modifiable saffiche Cliquer sur loption qui permet de rechercher les valeurs dans une table ou requte Cliquer sur le nom de la table/requte concerne Slectionner le champ concern Activer loption Stocker la valeur dans ce champ et choisissez le champ appropri Saisir le nom de ltiquette (Service) de votre zone de liste Cliquer sur terminer

III.4. LES BOUTONS


Les boutons permettent dexcuter des oprations en cliquant dessus. Par exemple : ouvrir ou fermer un formulaire, supprimer un enregistrement etc. Cration dun menu pour la gestion des Employs en utilisant des boutons : Crer un formulaire vide (mode cration) Cliquer sur loutil bouton de commande Cliquer sur le formulaire vierge, le fentre assistant bouton de commande saffiche Cliquer dans catgories sur opration sur formulaire (par exemple), puis sur ouvrir formulaire dans actions Choisir le formulaire ouvrir Activer loption ouvrir le formulaire et afficher tous les enregistrements Choisir loption texte pour donner un nom au bouton ou image pour incorporer une image la place du bouton. Enregistrer le formulaire sous le nom de Menu Principal. NB : Procder de la mme manire pour crer tous les boutons permettant douvrir des formulaires, de visualiser des tats, dexcuter des requtes etc.

III.5. LA MACRO AUTOEXEC


Elle permet chaque ouverture de la BDD dexcuter une srie dinstructions.

Approche Pratique

26

Microsoft Access 2000 Nous pouvons par exemple cre une macro qui ouvre le formulaire Menu Principal louverture de la BDD. Procdure : Cliquer sur Macro dans la fentre BDD Choisir Nouveau Dans la zone Action, slectionner ouvrir formulaire Indiquer en abs le nom du formulaire, Menu Principal dans notre cas Fermer la macro en lui donnant le nom Autoexec.
Choisir ouvrir formulaire ici

C.G.C

Taper le nom du formulaire ici

Prochainement en ouvrant la BDD Gestion du Personnel, le Menu Principal sera automatiquement ouvert.

ETUDE DE CAS :GESTION DE LA PAIE


THEMATIQUE :
Une Socit locale souhaiterait automatiser la paie de ses employs. Vous tes responsabilis pour mettre en place un systme permettant de rpondre aux diffrentes sollicitations.

ANALYSE :
Le responsable financier tient jour des fiches : Fiche de paie, Fiche didentification des employs.

CONCEPTION :

Approche Pratique

27

Microsoft Access 2000

C.G.C

Afin de vous aider mieux concevoir votre base de Donne, nous rsumons les informations dans les tables suivantes :

TABLE DES EMPLOYES : Informations relatives lidentification des Employs. TITRE CHAMP
Mat Nom Prnom DateNaiss DateEmb Service

TYPE
Texte (alphanumrique) Texte Texte Date/Heure Date/Heure Texte

DESCRIPTION
Matricule de lemploy Nom employ Prnom employ Date de Naissance employ Date dembauche employ Service daffectation de lemploy. Zone de liste modifiable en provenance de la table Service. Nombre denfants en charge

NbreEnft

Numrique

TABLE DES SALAIRES : Copies de bulletins dlivrs chaque employ. TITRE CHAMP
Mois Anne Mat SalB CotCNSS FondRet Ind AlloFam Av

TYPE
Numrique Numrique Texte Montaire Montaire Montaire Montaire Montaire Montaire

DESCRIPTION
Mois pour lequel le salaire est vers. Zone de liste modifiable venant de la table Mois. Zone de liste modifiable venant de la table Employs. Salaire de base de lemploy Cotisation CNSS Cotisation de retraite Indemnits Allocation familiale Avances perues par lemploy.

TABLE DES MOIS TITRE CHAMP


Mois

TYPE
Texte

DESCRIPTION
Les 12 mois de lanne

TABLE DES SERVICES TITRE CHAMP


Service

TYPE
Texte

DESCRIPTION
Nom du service

REGLES DE GESTION
Chaque employ a le droit un bulletin de salaire par mois. Un employ est affect dans un et un seul service. Allocation Familiale = Nombre denfants * 2500. Cotisation CNSS = (Salaire de base + Indemnit) * 1,7%.

Approche Pratique

28

Microsoft Access 2000

C.G.C

Cotisation de retraite = Salaire de base * 6%. Salaire Net = (Salaire de base+ Indemnits+ Allocation Familiale) (Cotisation CNSS+ Fond de Retraite + Avances).

RESULTATS ATTENDUS :
1. Bulletin mensuel pour chaque employ (voir exemple ci-dessous).

Socit X BULLETIN DE SALAIRE

Mois : Janvier Anne : 2002

Nom/Prnom Employ : Toto Dodo

Nombre enfants :

(G)

Intitul Salaire de base Indemnits Cotisation CNSS Fond de Retraite Allocation Familiale Avances Salaire Net (A) (B) (C) (D) (E) (F)

Montant 450 000 50 000 8 500 27 000 10 000 45 000 429 500 FCfa

2. Une situation de la masse Salariale par Service.

Approche Pratique

29